Unidad 2 Tema 5.

Check list Auditoras

1. Metodologa general de auditora: Antes de realizar una auditora, es necesario hacer una lista de verificacin de los aspectos que sta abarcar: Se recomienda partir de la lista de documentos vigentes para verificar la existencia de todos los registros de calidad. Con una copia de cada procedimiento se interroga a cada uno de los responsables de los departamentos que aplican dicho procedimiento, pidindole que muestren los registros que se describen en el apartado de registros de cada procedimiento. En el apartado de responsabilidades del procedimiento se describen las obligaciones de cada puesto. Se evalan varios ejemplos de cada registro para verificar su adecuada cumplimentacin. Con frecuencia existen listas de verificacin que emplean los operadores y es posible simplificar la lista de verificacin de la auditora. Otras veces, ser necesario consultar el procedimiento o proceso a auditar y transformar su forma escrita en puntos para preguntas. Por ejemplo, si el procedimiento dice: registrar el nmero de solicitud de trabajo en la hoja de datos de inspeccin; en la lista de verificacin del auditor debe decir: Se registra el nmero de solicitud de trabajo en la hoja de datos de inspeccin? Haga una lista de verificacin de los equipos que desea ver durante la auditora. Haga una lista de las personas que desea entrevistar durante la auditora. Observe todos los problemas detectados en la auditora, previa de la misma rea, procedimiento o proceso. Observe los nmeros de prrafos de los procedimientos aplicables en la lista de verificacin, para que no tenga que referirse continuamente al procedimiento. Deje suficiente espacio en la lista de verificacin para hacer notas sobre lo que observe y lo que se comente durante la auditora. Tambin deje espacio para registrar los nmeros de modelo y la serie del equipo relacionado con la auditora.

1.1. La realizacin de una auditora interna El objetivo de una auditora del sistema de administracin de la calidad, es lograr una evaluacin objetiva del sistema de administracin de la calidad de la empresa. Sin estar limitada a ello, la auditora incluye: Organizacin. Procedimientos. Capacitacin. Equipo. Materiales. reas de trabajo. Operaciones. Procesos. Producto terminado. Documentacin. Informes. Mantenimiento de registros.

Las auditoras del sistema de administracin de la calidad por lo general se realizan a varios niveles. Primero, se audita el manual de calidad para asegurar el apego al estndar ISO 9000. En segundo lugar, los procedimientos operativos de segundo y tercer nivel, para confirmar que estn acordes con el manual de calidad. Por ultimo, los puntos de la lista anterior se auditan de acuerdo con sus respectivos procedimientos.

1.2 Sistemas de calidad ISO 9000. Guas para la auditora 1. Revise primero con mucho cuidado los procedimientos documentados que describen el sistema que se va a auditar. Manual de calidad (documentacin de nivel I) Procedimientos operativos (documentacin nivel II) Instrucciones de trabajo paso a paso (documentacin nivel III) Formatos y registros (documentacin de nivel IV)

Estos documentos satisfacen los requisitos de ISO 9000? 2. Verifique el apego actual a esos documentos. Los operadores de los procesos hacen lo que los procedimientos exigen? Todos los formatos estn autorizados y controlados? Existen los registros necesarios?

3. Base siempre sus preguntas en declaraciones escritas. Rastree el problema hasta sus orgenes. Es el problema el resultado de la falta de un procedimiento indispensable, o de una capacitacin inadecuada? 4. Evite las opiniones personales. Limtese a los requisitos reales del estndar o documentos que se crearon para apoyar ese estndar. 5. Formule preguntas como stas: Cmo sabe la manera de llevar a cabo esa operacin? Me muestra los registros? Dnde se autoriz el uso de este formato? Para qu es su sistema...? Quin puede tomar esa decisin?

2. Ejemplo de aplicacin de una lista de chequeo en una empresa instaladora: Verificar uno o varios ejemplos para cada comprobacin. Si se detecta que puede haber algn incumplimiento, investigar ms ejemplos. Que todos los registros se realizan siguiendo el formato descrito en los anexos de los procedimientos. Que todos los procedimientos que aplican a cada departamento (segn las casillas con X, en lista de distribucin de la lista de documentos vigentes). Que nicamente se compra a los proveedores de la lista de proveedores y adems que todos los proveedores han sido evaluados con la ficha de evaluacin de proveedor. Que todos los proveedores con evaluacin por certificado de calidad dispone de copia del certificado que se ha solicitado y al mismo la copia del certificado. Que todos los campos de los formatos se registran adecuadamente, en particular los que describen cdigos o referencias a otros documentos. En el departamento comercial: seguir varias ventas desde el inicio hasta la entrega final del producto. En cada pedido del programa de pedidos, debe verificarse que se registr el presupuesto de dicho pedido.

 En cada factura de compra-venta debe hacer referencia al pedido interno y al pedido del cliente, si lo hay. En cada factura se hace referencia a la factura de entrega, al pedido interno. Que se han respetado en facturacin los precios pactados mediante presupuesto, las tarifas pactadas para el cliente o los precios del catlogo, si no hay pactos o presupuestos. Que los expedientes del personal estn actualizados con las capacitaciones internas realizadas. Que las capacitaciones impartidas han sido evaluados por el formador, registrando el resultado para cada persona (APTO / NO APTO) y que se registra el mtodo de evaluacin (recomendable prueba prctica in situ). Si se han realizado cambios en la documentacin del sistema de calidad (procedimientos), comprobar que la lista de documentos vigentes est actualizada. Si se han incorporado o diseado nuevos formatos o plantillas al Sistema de Gestin de la Calidad, se debe comprobar que se han incluido en algn procedimiento o al menos se encuentra en la lista de documentos vigentes, poniendo s/c (sin cdigo) y quien revisa, archiva y redacta ese registro, debe colocar la fecha a partir de cuando es utilizado. En versin no es necesario poner nada. Que los perfiles de los puestos de trabajo estn actualizados, si se han realizado cambios en los mismos (es decir, que si ahora piden ms requisitos de formacin y experiencia para desempear el puesto de trabajo, se han incluido al perfil). Que los expedientes de personal de cada empleado, cumplen con los requisitos del perfil de puestos, de los cargos que desempean actualmente. Ejemplo: si para ser auditor interno hace falta la capacitacin sobre de auditoras internas, en el expediente personal de los auditores internos se debe reflejar la realizacin de dicha capacitacin y adems se debe adjuntar una copia del diploma. Que se ha realizado el plan de calidad para el ao siguiente. Que se han auditado todos los departamentos y existe el correspondiente informe de auditora. Que se ha realizado la revisin por la direccin e incluye todos los puntos descritos en el plan de gestin.

 Que se han emitido las encuestas de satisfaccin del cliente y que se han analizado los resultados de las respuestas. Que se han registrado en el registro de acciones formativas, las capacitaciones realizardas tanto interna como externamente. Que se dispone de las fichas de datos de seguridad, de los productos qumicos utilizados por el departamento de bobinados y transformadores. Que la poltica de calidad sigue siendo vlida para la organizacin. Que la poltica de calidad est en lugares visibles de la empresa. Que todas las hojas de ruta tienen una hoja de verificacin y que en esta, se apunta la hoja de ruta relacionada. Que las facturas tienen la misma importancia que los presupuestos cerrados. Que todos los equipos para reparar, tienen su etiqueta de producto del cliente. Que todas las instalaciones realizadas segn las hojas de ruta, tienen su correspondiente verificacin del montaje de instalaciones. Si la empresa encargada de la instalacin ha desarrollado un check list propio de verificacin, debe cercirarse que se ha registrado dicho check list y que ste hace referencia al No de hoja de ruta. Que todas las partes de intervencin de instalaciones, reflejan la firma de aceptacin del cliente. Que las fichas de mantenimiento de los equipos del plan de mantenimiento de equipos de fabricacin, reflejan todas las actividades de mantenimiento que se describen en el plan y con la periodicidad establecida. Es decir, si el plan dice: cambio de aceite mensual, la ficha tiene que registrar un cambio de aceite por mes. Que todos los equipos de inspeccin del inventario de equipos de inspeccin, tienen su correspondiente ficha de equipo de inspeccin. Que se han realizado las calibraciones o verificaciones descritas en el inventario de equipos de inspeccin, es decir, que no se ha superado la fecha prxima sin que exista el correspondiente informe de calibracin por el laboratorio externo o el formulario de verificacin interna si se calibra internamente. Que existe el correspondiente plan de auditoras internas del ao.

 Que los informes de no conformidad han sido cumplimentados adecuadamente registrando: el problema, el departamento, la causa, el tipo de no conformidad y la solucin dada. Que los informes de accin correctiva-preventiva han sido cumplimentados adecuadamente, registrando la medida tomada para evitar las no conformidades. Que se han realizado acciones correctivas para las no conformidades repetitivas, que son homogneas o del mismo tipo.

3. Despus de la auditora Se pasan las no conformidades detectadas a informe de auditora interna y se comunican las no conformidades al responsable de cada departamento. Se abre un informe de no conformidad, para cada no conformidad detectada. Si es posible corregir, se corrige y se registra la solucin dada. Si no es posible corregir posteriormente, se hace la accin correctiva (tipos frecuentes de acciones correctivas). Habilitar o estudiar un mtodo ms fiable para que el problema no vuelva a suceder, pudiendo ser: Cambiar el procedimiento. Cambiar el formato. Cambiar a la persona encargada de hacerlo. Informar / formar con un comunicado interno a la persona relacionada con la no conformidad, instruyndola de qu y cmo debe hacer. Si la causa es negligencia, el comunicado interno de la direccin como toque de aviso, le recuerda sus obligaciones e informa que el sistema de calidad slo funciona si en equipo, es importante cumplir todos los requisitos descritos en los procedimientos para tener la empresa bajo control, mejorar continuamente y asegurar un futuro sostenible.

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 22 de mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Control del documento

Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez

Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin

Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo

Fecha Diciembre de 2012 Mayo de 2013

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