Introduccin a Excel (I)

Documento de apoyo para la iniciacin a Excel

Las hojas de clculo son una estructura de proceso y almacenamiento de informacin esencialmente cuantitativa extremadamente verstil. Ofrece a los usuarios una gran diversidad de oportunidades de clculo preestablecidas y adems los usuarios tienen la posibilidad de ampliarlas gracias al mdulo de programacin vba, mediante el cual se pueden generar sistemas de clculo ad hoc para solucionar problemas concretos o automati!ar procesos de clculo en rutinas espec"ficamente programadas. #n buen conocimiento de las caracter"sticas, utilidades y potencialidades de una hoja de clculo es imprescindible para evitar infrautili!arlas o mal utili!arlas. $iertamente se pueden tomar caminos alternativos para alcan!ar el mismo resultado, cuando se trabaja con una hoja de clculo, pero por lo general existen siempre procesos automati!ados %ue hacen las tareas ms rpidas, cmodas y menos costosas en tiempo. & lo largo de este documento se tratarn de mostrar las diferentes funcionalidades %ue excel tiene programadas, y %ue pueden ser de utilidad para a%uellos usuarios especiali!ados en tareas relacionadas con la econom"a, la estad"stica y la econometr"a. La definicin ms exacta de una hoja de clculo, es aun%ue pare!ca evidente, la de una estructura de clculo compuesta por filas y columnas %ue dan lugar a celdas o casillas, entre los cuales se puede plantear relaciones lgicas o de clculo. &s", gracias a esta disposicin las operaciones se plantean entre posiciones bidimensionales, celdas, definidas a partir de la interseccin fila columna, en lugar de entre cifras concretas como ocurre en otros sistemas de clculo como las calculadoras. &ntes de comen!ar a introducirnos en las diferentes funcionalidades %ue excel ofrece, resulta necesario sentar las bases para una correcta utili!acin de la aplicacin. 'e trata de una serie de indicaciones sobre la disposicin de los datos con los %ue se va a operar, la forma de introducir las frmulas y la de plantear las referencias entre las celdas cuyo conocimiento es bsico para poder sacar el mximo partido a excel. Esta serie de reglas las llamaremos (Las )res *eglas de +sicas, a la hora de trabajar con excel-

'E.&*&* EL E'.&$/O DE E0)*&D& DE D&)O' DE L& 1O0& DE '&L/D& DE D&)O' o De modo %ue en un determinado rango de la hoja se sit2en los datos originales con los %ue se va a operar y en otro espacio diferente situar las frmulas %ue den lugar a los resultados pretendidos. De este modo un cambio en los datos no obliga a repetir todo el procedimiento de clculo.

0O /0$L#/* 0#0$& 034E*O' E0 #0& 56*4#L&. o *eferenciar las frmulas al contenido de celdas en lugar de n2meros concretos.

D/')/07#/* E0)*E *E5E*E0$/& *EL&)/8& 9 *E5E*E0$/& &+'OL#)&. o $uando en excel se hacen referencias entre las diferentes celdas, en realidad la aplicacin no toma los nombres de las celdas como puntos fijos dentro de un tapi!, sino %ue captura su posicin respecto a la celda activa. Es decir, si en la celda $:, se introduce una frmula %ue sume el contenido de &: ; +:, en realidad el proceso interno de excel est actuando de la siguiente manera- en la celda $:, sumar el contenido de la celda %ue est inmediatamente a su i!%uierda una posicin ms el de la celda %ue se encuentra inmediatamente a su i!%uierda dos posiciones. & esto es a lo %ue se denomina *eferencias *elativas y son las %ue por defecto se dan en excel. 'i se copia la celda $: en la celda $< =sta sumar el contenido de la celda %ue se encuentra una posicin a la i!%uierda >+<? ms la %ue se locali!a dos celdas a la i!%uierda >&<?. $uando se copia una frmula %ue contiene referencias relativas, se copia por tanto la estructura entre la celda activa y las vinculadas. o Las referencias absolutas se producen cuando se fija una celda concreta como punto de referencia para una frmula. En este caso ya no se toma la celda a partir de la distancia desde la casilla activa sino %ue se toma una celda concreta %ue responde al cruce de una determinada fila y una columna concreta. #na referencia absoluta se genera introduciendo el s"mbolo @ delante de la letra de la columna y del n2mero de la fila. .or ejemplo @&@A fija la celda &A para cual%uier operacin.

:. ELE4E0)O' +B'/$O'- L/+*O, COD&, $OL#40&, 5/L&, $ELD&.

CONCEPTOS Los archivos o documentos de 4icrosoft Excel se denominan Libros, y su extensin es .xls. .or defecto cada libro de excel contiene en el momento de su creacin tres Cojas de clculo, si bien se pueden insertar hasta un mximo de <AA hojas en un libro. $ada una de las hojas de clculo est compuesta por <AE columnas %ue siguen un nombre secuencial alfab=tico desde la & hasta la /8 >cuando termina el alfabeto por primera ve! comien!a con la &&,&+,F. y luego con la +&, ++, F? y EA.AGE filas. Los datos contenidos en cada hoja o en cada libro pueden ser independiente o estar vinculados, es decir se pueden crear relaciones entre los datos de una hoja de clculo con otra o entre un libro de excel con otro. Existen, por tanto en cada hoja de clculo ms de :E millones y medio de celdas cuyo nombre se construye combinando la letra de la columna a la %ue pertenecen y el n2mero de su fila. $ada una de estas celdas puede contener un texto, un n2mero, una frmula, una funcin. OPERACIONES La insercin de filas o de columnas se reali!a con el men2 /0'E*)&* o bien utili!ando el men2 contextual una ve! posicionado en el lugar donde se desea insertar. El men2 contextual es a%uel %ue aparece cuando se pulsa al botn derecho del ratn. La eliminacin de filas, columnas, celdas u hojas se hace mediante el men2 ED/$/60, acudiendo a las opciones (eliminar, para las filas, columnas y celdas o a (eliminar hoja, para el caso de las hojas. )ambi=n se puede reali!ar cmodamente desde el men2 contextual. Las hojas tambi=n se pueden mover o copiar mediante el men2 ED/$/60 y la opcin (4over o $opiar Cojas, o ayudndonos del men2 contextual una ve! seleccionada la hoja objeto de copia o movimiento.

<. 56*4#L&' 9 5#0$/O0E'

.revio a la creacin de frmulas es la introduccin de datos y el movimiento por la hoja. La introduccin se reali!a en funcin del tipo de dato- texto, fecha, n2mero, moneda, porcentaje o fraccin son los ms habituales en el mbito de la econom"a. En cual%uier caso la introduccin de datos es sencilla e intuitiva, basta con rellenar la celda y pulsar intro. La seleccin del tipo de celda se reali!a en el men2 formato celda. $on los datos introducidos pueden crear frmulas en excel. Distinguiremos dos tipos de frmulas en excel, a%uellas %ue se expresan mediante los operadores y a%uellas %ue re%uieren el uso de funciones, pero en ambos casos comen!ar siempre por el signo H >en realidad si se teclea el signo ; o el signo I al comen!ar una frmula excel entiende %ue se desea plantear una frmula y =l mismo lo sustituye por el signo H?. 5rmulas mediante los operadores, %ue se pueden referenciar tanto a datos num=ricos >H:<;:J? como a celdas >H&J;+J?, siendo esto 2ltimo lo ms habitual. Los operadores sono o o o o ; suma I resta K multiplicacin L divisin M potencia

Las funciones son instrucciones operativa ya programadas o una ecuacin predefinida, la cual puede re%uerir para su proceso una serie de parmetros o argumentos sin los cuales no puede operar. El conjunto de instrucciones puede abarcar tanto funciones matemticas como algoritmos >conjunto de reglas %ue definen un procedimiento de clculo con el objetivo de obtener unos resultados a partir de una informacin general?.Excel incluye un abanico de ms de <NN funciones %ue se agrupan en las siguientes categor"as- 5inancieras, 5echa y Cora, Lgicas, 4atemticas y )rigonom=tricas, Estad"sticas, +ases de Datos, )exto, /ngenier"a, /nformacin, +2s%ueda y *eferencias o Las funciones se introducen con el signo H, luego el 0ombre de la funcin y luego entre par=ntesis y separados por O los argumentos necesarios para cada funcin. H5#0$/60>&rgumento:O&rgumento <OF..&rgumento 0?

o Existen varios caminos alternativos. 'i se conoce la sintaxis de la funcin y los argumentos se puede introducir de manera directa en una celda. 4ediante el 4en2 /nsertar 5uncin, y seleccionando la funcin y los argumentos seg2n el ayudante los va solicitando.

o .or ejemplo la funcin 'uma tiene como argumentos los n2meros, celdas o rangos de celdas %ue se han de sumar