Mayo 2007

MANEJO DE INVENTARIO

Boletn Tcnico de Negocios y Finanzas

MANEJO DE INVENTARIOS
En una Empresa Agrcola puede haber varios tipos de inventarios:
1. Inventarios de activos fijos. 2. Inventarios de productos en proceso (los cultivos o plantaciones que todava no se cosechan). 3. Inventarios de producto terminado. 4. Inventarios de materia prima. 5. Inventarios de materiales e insumos agrcolas.

cosas pesadas deben estar en los estantes ms bajos y/o colocadas sobre tarimas, etc.). En los estantes superiores se deben colocar los insumos que su presentacin sea en polvo y los lquidos bajo estos, por si se da un derrame no contamine los primeros. La estantera de preferencia debe ser de material no absorbente (metal o plstico). Se debe colocar separadamente los herbicidas, insecticidas, fungicidas y fertilizantes, para evitar cualquier contaminacin cruzada entre los productos que pueda producir la prdida del cultivo. Por ejemplo, si se derrama un herbicida sobre un fertilizante, al utilizar el fertilizante se puede daar el cultivo. Todo producto debe almacenarse en su envase original. En el caso que se haya estropeado se puede colocar en un nuevo envase que debe identificarse y si es posible retirar la etiqueta del envase daado y pegarla en el nuevo. Cuando se recibe la mercadera se debe revisar que la cantidad que viene en la factura sea la cantidad que se recibe, y que la descripcin de la factura concuerde con el producto recibido. En el caso de productos perecederos o que tienen fecha de vencimiento, esta debe estar claramente impresas en el empaque. Como una regla prctica no se debe comprar productos con fecha de vencimiento de menos de seis meses contando del da que se realice la compra.

En este boletn trataremos sobre este ltimo. El almacenaje de las existencias debe hacerse en un lugar seguro y debe tener acceso restringido, solamente el encargado de la bodega debe entrar. Tambin debe estar retirado de la vivienda y del lugar donde se almacene o manipule el producto ya listo para el mercado. El mantener materiales e insumos en inventarios tiene un costo, ya que es dinero que no se est utilizando, por lo que se debe mantener la menor cantidad posible de inventarios, pero no tan pocos que pongan en precario la produccin por no tener existencias cuando se requieran. Para esto se debe hacer una adecuada planeacin y programacin de la produccin; en el caso de importaciones hay que tomar en cuenta el tiempo de transporte, en aduanas, etc. En la bodega debe haber completo orden, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Debe ser de fcil acceso y tener las medidas de seguridad para el personal (lugar ventilado, estibas no muy altas y bien ordenadas, las

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MANEJO DE INVENTARIO
EJEMPLO DE REGISTRO DE INVENTARIO DE INSUMOS (FERTILIZANTE) Productor: Juan Prez Cultivo: Berenjena Variedad: Departamento: Comayagua Municipio: Fecha de siembra: 16 de noviembre 2006
Fecha Descripcin Compra Fertilizante 18 46 0 Aplicacin de Fertilizante 18 46 0 Unidad Costo Unitario

China Ajuterique
Entrada o Ingreso

rea de siembra: 1 manzana Aldea:

Salida o Egreso Cantidad Valor

Saldo Cantidad 100 Valor 340.0

Cantidad 18/02/07 libras 3.40 100

Valor 340.0

22/02/07

libras

30

102.00

70

238.00

Despus de revisar la mercadera se debe proceder a ingresar al inventario la cantidad comprada y el valor de la misma. El Kardex es una hoja que se hace por cada tipo de insumo que se tiene en la bodega y sirve para llevar el inventario perpetuo. Las unidades que se deben ingresar al Kardex debe ser la unidad mnima de uso; es decir si se compra un litro de un producto a Lps. 2,000.00, y se aplica 50 cc por bomba, se debe ingresar al Kardex 1000 cc a Lps. 2.00 cada cc. Esto hace que sea ms exacto el valor del inventario que tenemos cuando se establecen los saldos. De igual forma si compramos un quintal de fertilizante, al ingresar el producto al Kardex se debe hacer por libra, porque es la forma en que se va a usar. En el almacn se debe tener diferentes herramientas de medicin como: balanza, metro, copas graduadas, etc., para que todas las salidas de bodega se hagan bien medidas y asignar bien los costos. En las bodegas grandes con muchos productos, para retirar los productos se debe llenar un formato llamado salida de bodega, en el que se debe poner la cantidad solicitada, la descripcin del producto y donde se va a utilizar. Este documento debe tener al menos dos copias, una para el que lo lleva, otra para uso en el almacn y el original debe ser enviado a Contabilidad.

Al ser entregado el producto se pone un sello de entregado y lo firma la persona que lo recibe. Con este documento se procede a hacer la salida del Kardex para establecer el nuevo saldo del producto. Si para llevar el control del efectivo se decide llevar una Hoja de Entradas y Salidas de Efectivo, hay que recordar que se debe anotar cada vez que se hace una compra de contado o un pago parcial si es al crdito. Existen diferentes formas de valorar los inventarios las ms comunes son: Primeras Entradas y Primeras Salidas: Esto significa que los productos que quedan en el inventario estn valorados al precio del ltimo lote que se compr. Ya que las salidas de bodega se van registrando al valor de adquisicin de los primeros lotes. Nos permite tener un inventario valorado al costo ms reciente. Ultimas Entradas y Primeras Salidas: En este caso tambin se registran los ingresos de insumos o materiales por lote, pero las salidas se valoran con el precio de los ltimos lotes que se recibieron. Este mtodo nos permite tener el costo de produccin ms actualizado, ya que se contabiliza con los ltimos precios de compra. Costo de Inventario Promedio: Para determinar este costo, lo que se hace es

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MANEJO DE INVENTARIO
EJEMPLO DE UN REGISTRO DONDE SE LLEVEN LAS ENTRADAS Y SALIDAS EN UN MISMO CUADRO Productor: Juan Prez Cultivo: Berenjena Variedad: Departamento: Comayagua Municipio: Fecha de siembra: 16 de noviembre 2006
Fecha 14/02/07 17/02/07 18/02/07 20/02/07 Descripcin Venta de Berenjena Venta de Berenjena Compra 18-46-0 Agroinsumos El Productor Abono Empacadora de Oriente Cantidad Caja 35 lb Caja 35 lb Unidad 7 12

China Ajuterique
Precio Unitarios Lps. 112.00 112.00

rea de siembra: Aldea:

Entrada de Dinero Lps. 784.00 1,344.00 340.00 1,000.00 Salida de Dinero Lps.

1 manzana

Saldo 784.00 1,728.00 1,388.00 2,388.00

sumar la cantidad existente del producto con las nuevas compras, tanto en cantidad como en valor. Luego se procede a dividir el valor entre la cantidad existente para establecer el costo promedio; es decir que si los precios estn cambiando cada vez que se hace una compra se tendr un precio diferente. Este es el mtodo mas utilizado por su facilidad de manejo. Idealmente cada mes se debe hacer una toma de inventario fsico. Esto no es ms que verificar cuanto producto nos queda en el almacn, y compararlo con el kardex. En la prctica a veces no es posible porque requiere mucho tiempo, lo que se acostumbra es solo tomar una muestra; es decir se seleccionan algunos productos para verificar si cuadra el Kardex con lo que hay en la bodega. Si el inventario fsico es menor se dice que hay un faltante y se debe investigar porque se dio, ya que las causas pueden ser varias dependiendo de la naturaleza del producto. Entre ellas se puede mencionar la evaporacin, derrames o errores al hacer las

mediciones o sustraccin. Por ejemplo, en combustibles casi siempre se presenta una diferencia. El valor aceptable es de un 5%; si es mayor se debe evaluar las condiciones de almacenaje. Contablemente, despus de establecer la diferencia se procede a hacer un ajuste al inventario, y la diferencia se lleva al costo de produccin. De igual forma si hay sobrantes tambin puede ser un problema de mal manejo de inventario y se debe proceder a hacer el ajuste contable, aumentando el valor del inventario y reduciendo los costos de produccin. En conclusin, si no se manejan cuidadosamente los productos en el almacn aumentaran los costos, ya sea por desperdicios, derrames o por tener dinero invertido en inventario que no se usa o que se vence. Y si no tiene la cantidad necesaria puede poner en peligro la produccin. Mantenga sus costos bajos, planifique y programe correctamente sus inventarios de acuerdo al nivel de produccin.

El EDA (Entrenamiento y Desarrollo de Agricultores) es un programa de la Cuenta del Desafo del Milenio de Honduras (MCA-Honduras) con fondos provenientes de la Corporacin del Desafo del Milenio (MCC) de los Estados Unidos de Amrica. EDA es implementado por Fintrac Inc., la Fundacin Hondurea de Investigacin Agrcola y la Escuela Agrcola Panamericana. Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo brindado por la oficina de MCA-Honduras, bajo los trminos del contrato entre MCA-Honduras y Fintrac Inc. Las opiniones aqu expresadas corresponden a los autores de las mismas y no necesariamente reflejan la opinin de MCA-Honduras, MCC, del Gobierno de Honduras ni del Gobierno de los Estados Unidos.

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