INFORME MEDIOS MAGNETICOS SIIGO AO GRAVABLE 2011

La informacin exgena es el conjunto de informacin que las personas, tanto naturales como jurdicas, deben presentar peridicamente a la DIAN. La informacin y el modo de presentacin esta definida por la DIAN en las resoluciones que anualmente publican. En la resolucin expedida se definen las personas que estn en la obligacin de reportar esta informacin, as como los formatos a presentar, los cuales consolidan categoras de informacin: pagos, retenciones, valores deducibles en declaracin de renta, ingresos, etc. Esta informacin es entregada a la DIAN en archivos de tipo XML mediante el portal electrnico establecido por esta institucin. Existe un total de 55 formatos, de los cuales, en SIIGO UNICAMENTE se generan 18, del 1001 al 1012, 1016, 1017, 1018, 1027, 1054 y 1055, pues los dems formatos corresponden a informacin de consorcios, fondos de inversin, fondos de pensiones, grupos econmicos, entre otros, o por transacciones muy especficas como contratos de asociacin para exploracin minera, etc.; esta informacin no se tiene guardada en SIIGO. Teniendo en cuenta los cambios consagrados en la Resolucin Medios Magnticos Ao Gravable 2011 y sus anexos (se adjuntan a este documento), sobre el contenido y las especificaciones tcnicas de la informacin exgena a reportar del ao gravable 2011, en SIIGO, se presenta a continuacin los parmetros y funcionalidad definida en SIIGO para generar los medios magnticos ajustados de acuerdo a esta resolucin.

Contents 1. 2. 3. 4. CATLOGO DE TERCEROS .............................................................................. 3 INTERFASE IMPORTACIN CATALOGO DE TERCEROS ...................................... 4 APERTURA DE CIUDADES ............................................................................. 6 INFORME DE MEDIOS MAGNTICOS ............................................................. 7 4.1 Archivo informe medio magntico................................................................. 8 4.2. Cdigos DIAN ........................................................................................... 8 4.3. Calcula Saldos ........................................................................................ 13 4.4. Genera archivo temporal .......................................................................... 16 4..3.1. Imprime .......................................................................................... 17 4..3.2. Modifica o adiciona ........................................................................... 26 4.4. Generar archivo plano de la DIAN .............................................................. 29 4.5. Genera archivos XML de la DIAN: .............................................................. 31

1. CATLOGO DE TERCEROS Ruta: Contabilidad - Administracin de Terceros Apertura a. Al repasar el terceros se visualiza la ventana de Datos informacin exgena, en donde se puede indicar si el nombre del tercero corresponde a una razn social. Adems se puede separar el nombre en Nombre 1, Nombre 2, Apellido 1 y Apellido 2, requerido para las personas naturales. Tambin se puede indicar la identificacin del tercero cuando se trata de operaciones del exterior, ya sea porque digita la identificacin 444.444.001 a 444.445.000 o la identificacin real del tercero de acuerdo a si existe acuerdo fiscal o no con el pas de origen del tercero.

b. En los tipos de identificacin de documentos se visualizan adems de los tipos de documentos convencionales, tambin el tipo de identificacin extranjero.

2.

INTERFASE IMPORTACIN CATALOGO DE TERCEROS Ruta: Interfases importacin contabilidad catlogo de terceros informacin exgena

Con el nimo de facilitar a nuestros clientes, la actualizacin de los datos que comnmente pueden ser errados como la marca de razn social, la separacin de nombres y apellidos, la direccin, cdigo de actividad econmica y cdigo de ciudad, se encuentra la opcin que permite incorporarla desde un archivo plano. Se debe tener en cuenta que el tercero a modificar debe existir en el catalogo de terceros y adems solamente se remplazan los datos indicados en la interfaz. La estructura de esta interfase ya fue incluida en el INTERFAS.DOC y es la siguiente:. 001 013 NIT:13 posiciones numricas(este Nit ya debe estar creado en el archivo de NIT) 014 016 SUCURSAL:3 posiciones numricas. Siigo valida automticamente que el nit maneje sucursales. 017 017 RAZON SOCIAL:1 posicin alfanumrica.Valor S (si tiene Razn Social), N (no tiene razn social) 018 032 NOMBRE1: 15 posiciones alfanumricas y se llena cuando el Nit NO tiene Razn Social, y este campo es obligatorio 033 047 NOMBRE2: 15 posiciones alfanumricas y se llena cuando el Nit NO tiene Razn Social. Es opcional 048 062 APELLIDO1: 15 posiciones alfanumricas y se llena cuando el Nit NO tiene Razn Social. Es obligatorio 063 077 APELLIDO2: 15 posiciones alfanumricas y se llena cuando el Nit NO tiene Razn Social. Es opcional 078 086 IDENTIFICACION DEL EXTRANJERO: 9 087 186 posiciones numricas y corresponde a 187 187 la identificacin del cliente en el 188 190 extranjera, si no existe dato se debe 191 194 llenar con ceros. 195 195 DIRECCIN:100 posiciones 196 200 alfanumricas TIPO IDENTIFICACIN:1 posicin alfanumrica. Valor: C (cdula) ,N (nit), U(Numero nico ide. Personal), E (cedula Extranjera), T (tarjeta Identidad), G (Registro Civil), P (Pasaporte) o X (Tarjeta extranjeria) CODIGO PAIS: 3 posiciones
4

numricas, y corresponde al cdigo de pas del tercero (debe estar creado previamente en SIIGO) CODIGO CIUDAD: 4 posiciones numricas, y corresponde al cdigo de pas del tercero (debe estar creado previamente en SIIGO) DIGITO DE VERIFICACION : 1 posicin alfanumrica, y corresponde al dgito de verificacin del tercero ACTIVIDAD ECONOMINA: 5 posiciones numricas, este cdigo debe estar creado previamente en SIIGO Debe incluirse la ruta del archivo plano (mximo 15 caracteres):

Al finalizar el proceso, muestra el informe con los datos incorporados y/o de las inconsistencias encontradas:

3.

APERTURA DE CIUDADES

Ruta: parametrizacion apertura de ciudades.

En esta opcin se indica el cdigo internacional del pas y el cdigo DANE establecido para las ciudades, el cual es requerido para algunos formatos que reportan esta informacin para los terceros.

4.

INFORME DE MEDIOS MAGNTICOS

Ruta: Contabilidad Informes Oficiales Informe de Medios Magnticos Al ingresar a esta opcin se encuentra la separacin para generar los formatos de personas obligadas naturales y jurdicas (formato 1001 a 1012) y la generacin de los formatos propios de Contratos de mandato o administracin delegada (1016, 1017, 1018, 1027, 1054 y 1055).

Al ejecutar cualquiera de las dos opciones este programa, se muestra la siguiente ventana:

Desde la opcin Archivo Informe Medio Magntico, s e realiza la captura de los conceptos a reportar, la asociacin de las cuentas a los conceptos, as como los procesos de clculo y revisin de los valores calculados.
7

Desde la opcin Genera Archivo plano de la DIAN, el programa llevar los clculos rea lizados a archivos planos, de acuerdo con los formatos a generar. Desde la opcin Genera Archivos XML de la DIAN, el programa llevar los datos incluidos en los archivos planos y generar los respectivos XML con la estructura correspondiente a cada formato.

4.1 Archivo informe medio magntico

Al ingresar a la opcin Archivo Informe Medio Magntico, llama la siguiente ventana:

4.2. Cdigos DIAN Desde esta opcin, deben parametrizarse los conceptos a reportar por cada formato, con sus respectivos rangos de cuentas y definicin de los valores que desean tenerse en cuenta para el proceso. Al chequear este campo, muestra la siguiente ventana:

Para crear un nuevo concepto, debe darse clic en el botn

e ingresar los datos que se solicitan en la o con tecla F5,

siguiente ventana. Para eliminar un concepto ya creado, debe darse clic en el botn siempre y cuando dicho concepto NO tenga asociadas cuentas.
8

Concepto: se indica el cdigo del concepto con el cual debe reportarse determinada informacin, segn especificaciones de los anexos a la resolucin. Ej: Para el formato 1001 de Pagos o Abonos en Cuenta, el concepto con el cual debe reportarse la informacin de los Salarios y dems pagos laborales es el 5001. Tipo Monto: Lista desde donde debe definirse el tipo de monto a tener en cuenta, segn la cuanta que se debe reportar. Para el caso del cdigo 5001, por ejemplo, es un concepto que se definira como Salarios y la cuanta que tendra en cuenta en el proceso sera de $10.000 .000. Los tipos de monto que permite seleccionar son: 1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos que se deben reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001 y formato 1016), diferentes a Salarios. 2 = Salarios: Aplica para los conceptos que se deben reportar como salarios y dems pagos laborales (formato 1001 y 1016). 3 = Ingresos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1007 - 1017 Ingresos Recibidos. 4 = Pasivos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1009- 1018 Saldo Cuentas por Pagar. 5 = Cuentas por Cobrar: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 10081027 Saldo Cuentas por Cobrar. 6 = Sin tope General: Aplica para los conceptos que se deben reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 se deben informar (formatos 1003, 1004, 1005, 1006, 1010, 1011, 1012, 1054). 7 = Base de impuestos generados: Aplica para los conceptos de IVA generado que se deben reportar validando el tope de ingresos (formatos 1006 y 1055)

Descripcin: Campo donde se digita el nombre con el cual se va a identificar al concepto. La descripcin digitada en este campo, NO interviene dentro de los planos ni los XML. Formato: Lista desde donde debe definirse el formato en el cual se va a reportar la informacin del concepto que se est creando. Los formatos que permite seleccionar son: Desde la ejecucin para personas obligadas naturales y jurdicas o 1001 Pagos o Abonos en Cuenta o 1003 Retenciones que le practicaron o 1004 Descuentos Tributarios o 1005 Impuesto Descontable o 1006 Impuesto Generado o 1007 Ingresos Recibidos o 1008 Cuentas por Cobrar o 1009 Cuentas por Pagar o 1010 Socios y Accionistas o 1011 Declaraciones Tributarias o 1012 Declaraciones Tributarias Desde la ejecucin para Contratos de Administracin delegada o 1016 Pagos o Abonos en Cuenta o 1027 Cuentas por Cobrar o 1018 Cuentas por Pagar o 1017 Ingresos Recibidos o 1054 Impuesto Descontable o 1055 Impuesto Generado

Teniendo en cuenta lo anterior, un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un formato por cada ejecucin, mientras que un formato SI puede tener varios conceptos asociados. Todos los campos de esta ventana son obligatorios. La informacin capturada desde esta pantalla, se guarda en un archivo de datos llamado Z279CPNN, en donde NN es el numero del ao en el que se esta parametrizando la informacin. Este archivo se guarda en el directorio de datos de la empresa. A medida que se van capturando los conceptos, van apareciendo dentro de la lista y pueden consultarse con el icono excel. y/o imprimirse con el icono . Este informe puede generarse por vista preliminar o

Una vez capturados los conceptos, al dar clic en cualquiera de ellos, el programa permite asociar los rangos de cuentas relacionadas con el concepto. Para esto, muestra la siguiente ventana:

10

Aqu, muestra a nivel informativo los datos previamente capturados y permite definir todos los rangos de cuentas que desean tenerse en cuenta para ese concepto. Por cada rango de cuentas, debe definirse el tipo de valor a sumar (Sumar Dbitos, Sumar Crditos, Dbitos Crditos, Saldo Inicial y Saldo General), segn el caso. NOTA: La captura de cuentas puede hacerse desde la seleccin realizada desde la consulta alfabtica (F2) o numrica (F3) de cuentas, digitando LOS 10 DIGITOS DE LA CUENTA, de lo contrario mostrar mensaje NO EXISTE CUENTA. La informacin de las cuentas asociadas desde esta pantalla, se guarda en un archivo de datos llamado Z279CTNN, donde NN es el ao en el que se esta guardando la informacin, que se guarda en el directorio de dato de la empresa. Con el icono , se pueden visualizar las cuentas que ya hayan sido asociadas:

11

As mismo a partir del ao 2011 se visualiza para algunos formatos un campo adicional llamado Categoria, el cual permite clasificar el rango de cuentas indicado en una categora, que llena un campo especifico en el formato a reportar. Las categoras a visualizar son: o Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1001 o Valor del pago deducible Valor del pago no deducible IVA como mayor valor de costo o gasto deducible IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible Retencin en la fuente practicada Renta retencin en la fuente asumida Retencin en la fuente practicada Iva

Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1005 Impuesto descontable IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas

Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1006 Impuesto generado IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1007 - Ingresos propios - Ingresos a travs de consorcios o uniones temporales - Ingresos a travs de contratos de administracin delegada - Ingresos a travs de exploracin y explotacin de minerales - Ingresos recibidos a travs de fiducias - Ingresos recibidos a travs de terceros - 12 Devoluciones, rebajas y descuentos

Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1016 Pago o abono en cuenta IVA como mayor valor de costo o gasto deducible Retencin en la fuente practicada Renta Retencin en la fuente asumida Retencin en la fuente practicada Iva

Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1054 - Impuesto descontable - IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Si el cdigo DIAN est asociado al formato 1055 - Impuesto generado - IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas

Para los dems formatos 1003, 1004, 1008, 1009, 1011, 1012, no se activa el combo de categora pues no es requerida esta clasificacin de informacin.

4.3. Calcula Saldos

Desde esta opcin, se indica al programa que ejecute el clculo de los valores de acuerdo a los conceptos, formatos, cuantas y cuentas contables previamente definidos, con respecto a la informacin contable del respectivo ao. Al ingresar, muestra la siguiente ventana, desde la cual muestra las cuantas a informar vigentes para este ao. Estos valores los sugiere el programa cada vez que se ejecuta esta opcin, pero es posible modificarlos, si el usuario as lo desea:

13

As mismo, sugiere el ao del cual generar la informacin (corresponde al ao de ingreso al programa), y finalmente la confirmacin de continuar con el proceso. Posterior el sistema visualizar una ventana llamada calculos de menores cuantas, que presenta los siguientes check box seleccionados pero que permite deseleccionarlos si se requiere NO realizar el calculo de cuantias menores para este formato. EL calculo de cuantias menores es el proceso que depura la informacin a presentar para que solo se generen los archivos con informacin superior al tope indicado. Por ejemplo, en el formato 1007 se deben reportar los terceros con movimiento superior a 1.000.000, sin embargo si se desmarca en esta ventana este formato, el sistema no realizara esa depuracin y reportara la totalidad de terceros con movimiento en cuentas asociados a este formato. Los checks son los siguientes cuando el clculo se realiza por el acceso de la opcin informacin personas obligadas naturales y jurdicas : 1001 - Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas 1007 - Ingresos Recibidos 1006 - Impuestos a las Ventas por Pagar (Generado) 1008 - Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre 1009 - Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre

14

Los checks son los siguientes cuando el clculo se realiza por el acceso de la opcin Informacin de contratos de mandato o administracin delegada : 1016 1017 1018 1027 1055 Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas en Admon. Delegada Ingresos Recibidos por Administracin Delegada Informacin de saldos de cxc al 31 de diciembre en Admon. Delegada Informacin de saldos de cxp al 31 de diciembre en Admon. Delegada Impuesto a las Ventas por Pagar (generado) en Admon. Delegada

Despus de esta ventana, el programa advierte que para el formato 1010 los valores deben capturarse desde la opcin Adicionar, pues en este formato debe reportarse informacin de Socios y Accionistas, y esta NO existe en SIIGO:
15

Al decir Ok, realiza el proceso. Al finalizar, muestra el siguiente mensaje:

Al ejecutar el proceso, genera dentro del directorio SIIWINN unos archivos temporales llamados T279F1 y T279F2 con sus *.idx, que incluyen los respectivos clculos. Cada vez que se ejecute esta opcin, estos archivos son inicializados y se rescriben con nuevos clculos.

4.4. Genera archivo temporal

Esta opcin permite visualizar, modificar y/o adicionar datos de los temporales generados con el Calcula Saldos. Al ejecutar este programa, muestra la siguiente ventana:

16

4..3.1. Imprime Desde esta opcin, es posible generar la impresin de los valores guardados en los temporales, para un formato especfico o para todos, segn la seleccin, tanto por vista preliminar, como en excel:

Para lo anterior, permite seleccionar una, de la siguiente lista de opciones: o o o o o o o o o o o o 1001 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 1012 9999 Pagos o Abonos en Cuenta Retenciones que le practicaron Descuentos Tributarios Impuesto Descontable Impuesto Generado Ingresos Recibidos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Socios y Accionistas Declaraciones Tributarias Declaraciones Tributarias Todos los formatos

17

De acuerdo con el formato seleccionado, el programa muestra datos para las columnas marcadas con X en el siguiente cuadro: Cuadro 1:
1 0 0 1 X X X X X X X X X X X X X X X X X 1 0 0 3 X X X X X X X X X X X X 1 0 0 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 1 0 0 5 1 0 0 6 1 0 0 7 X X X X X X X X X X 1 0 0 8 X X X X X X X X X X X X X X 1 0 0 9 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 1 0 1 0 1 0 1 1 X 1 0 1 2 X X X X X X X X X X 1 0 1 6 X X X X X X X X X X X X X X X X 1 0 1 7 X X X X X X X X X X 1 0 1 8 X X X X X X X X X X X X X X 1 0 2 7 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 1 0 5 4 1 0 5 5

FORMATO CPT TDOC NID DV APL1 APL2 NOM1 NOM2 RAZ EMPL DIR PAIS DPTO MUN PAGO VABO RETA RETP VPAG VDES VIMP IPRO DEV SAL VAL POR PNDED IDED INDED COMUN

X X X X X X X X X X X X X X X X X18 X X X X X X

SIMP NDOM IVA ICON IMAN IEXP IFID ITER DEC IVADE IMP PRAC ASUM SIMPL IMPD IVAR IGEN IREC ING

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X

Es importante que desde este informe, el usuario verifique para los formatos en los que debe reportarse la direccin, el departamento y el municipio (1001, 1002, 1008, 1009 y 1010), que la totalidad de los terceros tengan estos datos, pues en los XML son obligatorios. Algunos aspectos a tener en cuenta en el informe que se genera son los siguientes: o FORMATO = Correspondiente al cdigo del formato, que se asoci desde la opcin Cdigos DIAN, al concepto (CPT) de la respectiva fila. CPT = Correspondiente al cdigo del DIAN.. Concepto capturado desde la opcin Cdigos

TDOC = Campo de 2 caracteres numricos, correspondiente al Tipo de nit guardado en para cada tercero a reportar, dichos caracteres son los siguientes para cada tipo de documento: o 11 - Registro Civil o 12 - Tarjeta de identidad o 13 - Cdula o 21 - Tarjeta de Extranjera o 22 - Cdula de Extranjera o 31 - Nit o 41 Pasaporte o 42 Tipo de Identificacin del extranjero o 43 - Cuantias Menores y Operaciones del exterior

19

NID = Corresponde al NIT del tercero del cual se reporta la informacin. NO INCLUYE CODIGO DE SUCURSAL. Cuando un NIT tiene sucursales y desde el calcula saldos encuentra informacin para una o ms sucursales, la informacin se acumula en el NIT PRINCIPAL y los dems datos (razn social, direccin, departamento, municipio, etc) los toma de dicho nit.

DV = Corresponde al dgito de verificacin del tercero del cual se reporta la informacin. Es importante que el usuario ANTES de generar los planos y los XML, verifique que todos los terceros identificados como 31 Nit, tengan su dgito de verificacin, pues el prevalidador de la DIAN, toma este campo como obligatorio para este tipo de documento. APL1 = Corresponde al Apellido 1 del tercero del cual se reporta la informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo, lo muestra en blanco. Si hay un dato almacenado en este campo, pero actualmente el tercero tiene marcado que es Razn Social, tambin lo muestra en blanco. APL2 = Corresponde al Apellido 2 del tercero del cual se reporta la informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo, lo muestra en blanco. Si hay un dato almacenado en este campo, pero actualmente el tercero tiene marcado que es Razn Social, tambin lo muestra en blanco. NOM1 = Corresponde al Nombre 1 del tercero del cual se reporta la informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo, lo muestra en blanco. Si hay un dato almacenado en este campo, pero actualmente el tercero tiene marcado que es Razn Social, tambin lo muestra en blanco. NOM2 = Corresponde al Nombre 2 del tercero del cual se reporta la informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo, lo muestra en blanco. Si hay un dato almacenado en este campo, pero actualmente el tercero tiene marcado que es Razn Social, tambin lo muestra en blanco. RAZ = Corresponde al Nombre del Tercero del cual se reporta la informacin:

Si hay un dato almacenado en este campo, pero actualmente el tercero NO tiene marcado que es Razn Social, lo muestra en blanco.
20

DIR = Corresponde a la Direccin del Tercero del cual se reporta la informacin. Si no existen datos, lo muestra en blanco. DPTO = Corresponde a los dos primeros dgitos del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se reporta la informacin. Si no existen datos, lo muestra como 00. MUN = Corresponde a los dgitos 3, 4 y 5 del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero. Si no existen datos, lo muestra como 000.

Las siguientes columnas, son campos que corresponden a los diferentes valores que se muestran en los formatos, tal como lo muestra el Cuadro 1. Se muestran POSITIVOS y ENTEROS: 4.1.3.1.1. FORMATO 1001 Pagos y abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas PAGO: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Valor del pago deducible PNDED: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Valor del pago no deducible IDED: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA como mayor valor de costo o gasto deducible INDED: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible RETP: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada Renta RETA: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de retencin en la fuente asumida COMUN: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada Iva. En este campo solamente se reporta los terceros que en apertura de terceros estn categorizados como rgimen comn SIMP: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada Iva. En este campo solamente se reporta los terceros que en apertura de terceros estn categorizados como rgimen simplificado NDOM: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada Iva. En este campo solamente se reporta los terceros que en apertura de terceros estn categorizados como rgimen simplificado no residente y No residente en el pas
21

4.1.3.1.2. FORMATO 1003 Retencin en la fuente que le practicaron VALOR: En esta columna se reporta el valor de la base de retencin sobre la que se calculo. RET: valor de la retencin reportada proveniente de la asociacin de cuentas a los cdigo DIAN de este formato, tomando el tipo de suma establecida en cada caso. 4.1.3.1.3. FORMATO 1004 descuentos tributarios VPAG: valor proveniente de la asociacin de cuentas a los cdigo DIAN de este formato, tomando el tipo de suma establecida en cada caso. VDES: se reporta el mismo valor proveniente de la asociacin de cuentas a los cdigo DIAN de este formato, tomando el tipo de suma establecida en cada caso. 4.1.3.1.4. FORMATO 1005 Impuesto a las Ventas por Pagar (Descontable) VIMP: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Impuesto descontable 22

IVADE: En esta columna e reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas

4.1.3.1.5. FORMATO 1006 Impuestos a las Ventas por Pagar (Generado) IMP: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Impuesto generado IVA: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas para este formato. 4.1.3.1.6. FORMATO 1007 Ingresos Recibidos IPRO: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Ingresos propios ICON: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Ingresos a travs de consorcios o uniones temporales. IMAN: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Ingresos a travs de contratos de administracin delegada. IEXP: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Ingresos a travs de exploracin y explotacin de minerales. IFID: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Ingresos recibidos a travs de fiducias. ITER: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Ingresos recibidos a travs de terceros. DEV: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Devoluciones, rebajas y descuentos. 4.1.3.1.6. FORMATO 1008 Saldos de cuentas por cobrar SAL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. 4.1.3.1.7. FORMATO 1008 Saldos de cuentas por pagar SAL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. 4.1.3.1.8. FORMATO 1010 Socios o accionistas VAL: Se reporta el valor digitado en este campo por la opcin de modifica o adiciona informacin exgena para los Cdigos DIAN asociados a este formato
23

POR: Se reporta el valor digitado en este campo por la opcin de modifica o adiciona informacin exgena para los Cdigos DIAN asociados a este formato. Este campo permite digitar hasta 5 decimales. DEC: Se reporta la cantidad de decimales indicada en el campo POR incluido por la opcin de modifica o adiciona informacin exgena para los Cdigos DIAN asociados a este formato

4.1.3.1.9. FORMATO 1011 Informacin de las declaraciones tributarias SAL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. 4.1.3.1.10. FORMATO 1012 Declaraciones tributarias VAL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. 4.1.3.1.11. FORMATO 1016 Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas en Contratos de Mandato o de Administracin Delegada PAGO: En esta columna e deben reportar los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Pago o abono en cuenta IVA: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA como mayor valor de costo o gasto deducible PRAC: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada Renta ASUM: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de retencin en la fuente asumida COMUN: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada Iva. En este campo solamente deben reportar los terceros que en apertura de terceros estn categorizados como rgimen comn SIMPL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada IVA. En este campo solamente deben reportar los terceros que en apertura de terceros estn categorizados como rgimen simplificado NDOM: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Retencin en la fuente practicada IVA . En este campo solamente deben reportar los terceros que en apertura de terceros estn categorizados como rgimen simplificado no residente y No residente en el pas
24

4.1.3.1.12. FORMATO 1018 Saldos de cuentas por cobrar SAL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. 4.1.3.1.13. FORMATO 1027 Saldos de cuentas por pagar SAL: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. 4.1.3.1.14. FORMATO 1017 Ingresos ING: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. Cuando se asocian a los cdigos DIAN cuentas de tablas de inventario el sistema toma el movimiento de la cuenta marcada como ventas. Si la cuenta no es de tabla de inventario toma el movimiento crdito de las cuentas asociadas a los conceptos DIAN DES: En esta columna se reporta los valores calculados para cada tercero por cuentas que se asociacin a cdigo DIAN de este formato. Cuando se asocian a los cdigos DIAN cuentas de tablas de inventario el sistema toma el movimiento de la 25

cuenta marcada como devolucin. Si la cuenta no es de tabla de inventario toma el movimiento debito de las cuentas asociadas a los conceptos DIAN 4.1.3.1.15. FORMATO 1054 Impuesto a las Ventas por Pagar (Descontable) en Contratos de Mandato o de Administracin Delegada IMPD: Columna existente antes llamada VAL. En esta columna se deben reportar los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Impuesto descontable IVAR: nueva columna. En esta columna se deben reportar los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas

4.1.3.1.16. FORMATO 1055 Impuestos a las Ventas por Pagar (Generado) en Contratos de Mandato o de Administracin Delegada IGEN: Columna existente antes llamada VAL. En esta columna e deben reportar los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de Impuesto generado IREC: nueva columna. En esta columna se deben reportar los valores calculados para cada tercero por cuentas que se clasificaron en la asociacin de cuentas a cdigo DIAN en la categora de IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas para este formato.

4..3.2. Modifica o adiciona

Desde esta opcin, es posible cambiar y/o adicionar datos al archivo temporal de todos y cada uno de los Conceptos correspondientes al contenido del respectivo formato asociado nicamente. De acuerdo con el formato asociado al concepto digitado, activa nicamente los campos marcados con X en el Cuadro 1 de este documento. Para lo anterior, al ingresar a esta opcin, muestra la siguiente ventana:

26

Cpt: Se indica el cdigo del concepto a modificar o adicionar datos. Al digitar un dato vlido en este campo, muestra de forma informativa, tal como se muestra en la ventana anterior, el respectivo formato al cual se encuentra asociado dicho concepto. Nid: Se indica la identificacin del tercero a la cual se desea modificar el registro o adicionarlo. Desde aqu se hacen las respectivas validaciones para que acepte nits que efectivamente existan. Tdoc: El programa sugiere tipo de nit del catalogo del tercero, pero este valor se puede modificar. Dv: sugiere el digito de verificacin del tercero. Apl1: Cuando este campo se deje en blanco, al digitar enter, pasar al campo Raz, de lo contrario, al dar enter, pasar al campo Apl2. Apl2: se activar nicamente cuando el campo Apl1 NO haya quedado en blanco. NO es OBLIGATORIO. Al dar enter, pasar al campo Nom1. Nom1: se activar nicamente cuando el campo Apl1 NO haya quedado en blanco. Es OBLIGATORIO. Al dar enter, pasar al campo Nom2. Nom2: se activar nicamente cuando el campo Apl1 NO haya quedado en blanco. NO es OBLIGATORIO. Al dar enter, pasar al campo Dir. Raz, se activar nicamente cuando el campo Apl1 NO haya quedado en blanco. Es OBLIGATORIO. Al dar enter, pasar al campo Dir, al dar ESC se devolver al campo Dv. Dir: es OBLIGATORIO en los formatos en los que se activa. Dpto: es OBLIGATORIO en los formatos en los que se activa. Mun: 27 es OBLIGATORIO en los formatos en los que se activa.

Los dems campos de esta ventana son campos que se activan de acuerdo con el formato asociado al concepto que se est modificando (Ver Cuadro 1). Son campos numricos de hasta quince caracteres, donde aceptar valores en cero al dar clic en el icono o con la tecla F9. Toma y muestra automticamente los separadores de miles (estos separadores NO van al archivo plano ni al XML). En esta ventana se muestran los siguientes iconos: Se activa nicamente en el campo Cpt. Al dar clic sale completamente de esta ventana. La tecla ESC cumple la misma funcin desde este campo. Se activa nicamente en los campos de valor. Al dar clic deja el campo en ceros. La tecla F9 cumple la misma funcin desde dichos campos. Se activa en todos los campos de esta ventana, a excepcin de los campos Cpt, Nid y Tdoc, permite terminar con la captura de datos del concepto actual y digitar uno nuevo. La tecla F1 cumple la misma funcin desde dichos campos. Se incluyo adems, la funcin F5 o botn Elimina (en el campo DV) para cuando se quiere eliminar un registro que ya existe. Si se trata de un formulario 1004 o 1011 este botn se habilita en el valor correspondiente ya que para estos formularios no existe el campo DV. La informacin es acumulada por Concepto + Nid + Tipo de Documento, estos tres datos son importantes en la captura o modificacin para saber si el registro existe. Si existe un registro previamente creado con los datos que estn en el recuadro, inmediatamente se despliega la informacin asociada al mismo, para que estos sean modificados: Si los datos digitados ya no se encuentran previamente grabados en el temporal, indica que es un registro nuevo y se trata de una creacin:

28

4.4. Generar archivo plano de la DIAN

Al marcar esta opcin, el programa muestra la siguiente ventana, desde la cual el usuario ingresa los datos del encabezado del formato, cada vez que la ejecute: Ao de Envo: Campo numrico de 4 caracteres, corresponde al ao en que se esta enviando la informacion. Para este caso sera 2007. Aqu, el programa sugiere el ao de ingreso a SIIGO. Es un dato OBLIGATORIO. Cdigo Concepto: Campo Obligatorio tipo Lista con las siguientes opciones: o Insercin: Se selecciona esta opcin cuando la informacin se va a presentar por primera vez. o Reemplazo: Se selecciona esta opcin cuando es una correccin de informacin ya presentada. Cdigo Formato: Campo obligatorio tipo lista con las siguientes opciones: o Desde la ejecucin para personas obligadas naturales y jurdicas o 1001 Pagos o Abonos en Cuenta o 1003 Retenciones que le practicaron o 1004 Descuentos Tributarios o 1005 Impuesto Descontable o 1006 Impuesto Generado o 1007 Ingresos Recibidos 29

o o o o o o

1008 1009 1010 1011 1012

Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Socios y Accionistas Declaraciones Tributarias Declaraciones Tributarias

Desde la ejecucin para Contratos de Administracin delegada o 1016 Pagos o Abonos en Cuenta o 1027 Cuentas por Cobrar o 1018 Cuentas por Pagar o 1017 Ingresos Recibidos o 1054 Impuesto Descontable o 1055 Impuesto Generado

- Numero de Envo: Es obligatorio. Corresponde a un nmero consecutivo por ao para los formatos que el usuario enve a la DIAN. Se digita manualmente. - Est seguro de realizar el proceso: Check box que se activa luego de digitar el Nmero de Envo. Al marcarse contina con el proceso y genera dos archivos *.prn, uno para el encabezado y otro para el contenido del XML, en el directorio TEMP de la respectiva empresa:

NOTA: En los archivos planos ENCABEZ-10NN.PRN se alimentan todos los datos del encabezado a excepcin de la fecha y hora de envo. En la ejecucin de la opcin Genera Archivos XML de la DIAN es desde donde se cargarn adems de los datos del plano, los correspondientes a fecha y hora de envo del encabezado que deben ir al XML, segn hora y fecha del equipo desde donde se ejecute el proceso. El orden de los datos y de las posiciones, en los archivos planos de contenido (FORMATO-10NN.PRN), vara segn el formato y se presentan exactamente en el mismo orden en que se pueden visualizar en el informe DATOS INFORMACIN EXGENA generado desde el Z279E.

30

4.5. Genera archivos XML de la DIAN:

Al marcar esta opcin, el programa realiza el llamado al DIANXML.exe (convertidor de archivos a XML, ubicado en directorio SIIGO Windows), para lo cual debe haberse instalado dicho programa tal como se describe en el documento 00.231.052, en el equipo desde donde se ejecutar el proceso. En la ejecucin desde SIIGO, el convertidor valida la existencia de los planos de encabezado y contenido, en el directorio TEMP de la respectiva empresa, para TODOS los 12 formatos. Cuando, no exista alguno de ellos, generar los Dmuisca*.xml de los formatos que haya encontrado, mostrar el siguiente mensaje e incluir los respectivos comentarios en el DIANXML.LOG:

El DIANXML.LOG se genera siempre en el directorio SIIGO Windows, en este archivo se mostrar la descripcin de los *.prn no encontrados y la ruta donde se buscaron. Esto quiere decir, que si el proceso se ejecuta desde la empresa 01, mostrar SIIWI01\TEMP, si es desde la empresa 02, mostrar SIIWI02\TEMP.:

31

Cuando el proceso se ejecute y existan los 24 archivos planos (12 de encabezado y 12 de contenido), Se generan los respectivos archivos Dmuisca*.xml dentro del directorio SIIWINN\Dmuisca de acuerdo con las especificaciones detalladas en los anexos a este documento, y finalmente muestra el siguiente mensaje:

NOTA: Siempre que se ejecute este proceso, se generarn los 12 archivos XML para los 12 formatos.

Una vez generados los XML, es posible verificar que el archivo est bien formado, es decir, que cumpla con las especificaciones tcnicas mnimas requeridas por la DIAN para que un archivo sea aceptado. Esto es posible hacerlo a travs del prevalidador que suministra la DIAN como herramienta para validarlo antes de su entrega y poder realizar las respectivas correcciones. El prevalidador es gratuito y se puede descargar de la pgina www.dian.gov.co, al instalarlo, queda disponible la respectiva gua de instalacin y uso.
32

Si desea verse el contenido del XML, basta con abrir el archivo, se ver como en la siguiente pantalla el cual es el ejemplo del XML para el formato 1001 generado desde SIIGO:

Cuando se van a validar los archivos que se generan desde SIIGO, en el prevalidador debe seleccionarse el respectivo formato desde la seccin Validar:

33

Debe incluirse la ruta del archivo Dmuisca*.xml y finalmente seleccionar la opcin Validar:

Al terminar el proceso, cuando el archivo est bien formado, muestra el siguiente mensaje de confirmacin:
34

A partir de este momento, el usuario puede remitir los archivos a la DIAN con el trmite correspondiente.

ACLARACIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS XML Los documentos XML constan de dos elementos: un ENCABEZADO y el CONTENIDO. Para el envo se conserva el orden del encabezado y luego los registros del contenido. Encabezado: Las columnas que se muestran en el encabezado de TODOS los formatos son las mismas y son las siguientes: - Datos que se capturan: Los siguientes datos del encabezado se capturarn en la opcin Generar Archivo de la DIAN: Ao Cdigo Concepto Cdigo Formato Numero de Envo

- Datos quemados o que se calculan: - Versin: De acuerdo a cada formato se indica el cdigo de versin respectiva. - Fecha de Envo: Fecha del equipo en el momento de la generacin del archivo. Formato: AAAA-MM-DDTHH:MM:SS - Fecha Inicial: Formato: AAAA-MM-DD, donde AAAA es el ano de proceso de la informacin, 35

MM-DD siempre ser 01-01 - Fecha Final: Formato: AAAA-MM-DD, donde AAAA es el ano de proceso de la informacion, MM-DD siempre ser 12-31 - Valor Total: Corresponde a la sumatoria de los valores reportados de acuerdo con el formato. -Cantidad de registros: Corresponde al nmero total de registros (debe validar que por cada archivo vayan hasta 5000 registros. Contenido: Los datos de contenido pueden variar segn el formato. Validaciones: Para todos los conceptos creados, los clculos se realizan teniendo en cuenta los rangos de cuentas asociados a cada uno de ellos y al parmetro capturado desde la opcin Cdigos DIAN respecto a (Suma Dbitos, Suma Crditos, Dbitos Crditos, , Saldo General), tal como funciona actualmente para los medios magnticos del ao 2004. Adicional a lo anterior, cada tipo de formato tiene validaciones especficas, las cuales se detallan a continuacin: - Formato 1001 y 1016 PAGOS O ABONOS EN CUENTA 1. Para salarios y dems pagos laborales, se reporta con cada NIT lo que supere la respectiva cuanta (Z2791E $20.000.000), los menores se reportan con el NIT 222222222 y razn social CUANTIAS MENORES. Para los costos y deducciones, se reporta con cada NIT lo que supere la respectiva cuanta (Z2791E - $1.000.000), los menores se reportan con el NIT 222222222 y razn social CUANTIAS MENORES. NOTA: Las validaciones para determinar las CUANTIAS MENORES continan siendo por TIPO DE CODIGO y por TERCERO. Cuando los valores calculados son MAYOR O IGUAL AL TOPE, se reportan con el respectivo Nit del Tercero. 1. El tipo de documento que se asigna al 222222222 es 43 Nit. 2. Los datos de direccin, departamento y municipio, para los Nits 222222222 y 444444NNN se generan en blanco. 3. El proceso de Calcula Saldos acumula en un solo registro todos los valores que encuentre para el respectivo formato, que correspondan al mismo nit extranjero, es decir, que si por ejemplo se tiene un saldo en el Nit. 800.100.200 de $100 y en el Nit 899.123.456 de $200, ambos son extranjeros y ambos tienen el nit 444444444, en el formato se reportarn $300 del Nit 444444444, con razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. Si, en el mismo ejemplo anterior, el nit extranjero del 800.100.200 fuera 444444441 y el nit extranjero del 899.123.456 fuera 444444442, en el formato se reportar un registro diferente por cada uno, con la razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. 4. Los valores a reportar por los Nits del exterior, NO manejan cuanta, es decir, se reportan todos los valores >0 donde el programa encuentre saldos.
36

5. El proceso de calcula saldos, cuando encuentra valores en diferentes sucursales de un mismo nit (incluida la sucursal 000), acumula la informacin de todas estas y las reporta en un solo registro, SIN SUCURSAL, con los datos de la sucursal 000 (Razn social o nombres, tipo de documento, direccin, departamento y municipio).

- Formato 1003 RETENCIONES EN LA FUENTE Y RETEIVA QUE LE PRACTICARON Anexo 4 1. Para este formato NO aplica la validacin de cuantas. 2. El proceso de Calcula Saldos acumula en un solo registro todos los valores que encuentre para el respectivo formato, que correspondan al mismo nit extranjero, es decir, que si por ejemplo se tiene un saldo en el Nit. 800.100.200 de $100 y en el Nit 899.123.456 de $200, ambos son extranjeros y ambos tienen el nit 444444444, en el formato se reportarn $300 del Nit 444444444, con razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. Si, en el mismo ejemplo anterior, el nit extranjero del 800.100.200 fuera 444444441 y el nit extranjero del 899.123.456 fuera 444444442, en el formato se reportar un registro diferente por cada uno, con la razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. 3. 4. No reporta base, solo reporta el valor retenido en el campo ret El proceso de calcula saldos, cuando encuentra valores en diferentes sucursales de un mismo nit (incluida la sucursal 000), acumula la informacin de todas estas y las reporta en un solo registro, SIN SUCURSAL, con los datos de la sucursal 000 (Razn social o nombres y tipo de documento).

- Formato 1004 DESCUENTOS TRIBUTARIOS SOLICITADOS Todos los datos a reportar en este formato, corresponden a datos de la declaracin de renta, por lo tanto, lo normal es que no se asocien cuentas a los conceptos de este formato y se incluyan los datos por la opcin Adiciona. Sin embargo, cuando se incluyan, el valor calculado lo muestra tanto en este campo VPAG como en el VDES. En este formato la informacin NO se reporta por tercero, por lo tanto, las cuentas que se asocien pueden estar o no marcadas como S Tercero. - Formato 1005 y 1054 IVA EN COMPRAS 1. Para este formato NO aplica la validacin de cuantas. 2. El proceso de Calcula Saldos acumula en un solo registro todos los valores que encuentre para el respectivo formato, que correspondan al mismo nit extranjero, es decir, que si por ejemplo se tiene un saldo en el Nit. 800.100.200 de $100 y en el Nit 899.123.456 de $200, ambos son extranjeros y ambos tienen el nit 444444444, en el formato se reportarn $300 del Nit 444444444, con razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. Si, en el mismo ejemplo anterior, el nit extranjero del 800.100.200 fuera 444444441 y el nit extranjero del 899.123.456 fuera 444444442, en el formato se reportar un registro diferente por cada uno, con la razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR.
37

3. El proceso de calcula saldos, cuando encuentra valores en diferentes sucursales de un mismo nit (incluida la sucursal 000), acumula la informacin de todas estas y las reporta en un solo registro, SIN SUCURSAL, con los datos de la sucursal 000 (Razn social o nombres y tipo de documento). 4. Para este formato no se reporta ningn concepto, sin embargo se creo el concepto 5555 Valor del impuesto sobre las ventas descontable - Formato 1006 y 1055 IVA EN VENTAS 1. Para este formato el sistema presentara los IVAs reporta con cada NIT los IVAs causados de los ingresos acumulados hasta la cuanta (Z2791E $5.000.000), los menores se reportan con el NIT 222222222 y razn social CUANTIAS MENORES. Para ello se creo el concepto 9998 amarrado al formato 9998 Base impuesto generado. Esto concepto debe validar el tope 7Base impuesto generado.

A este nuevo concepto se amarraran las cuentas contables que generaron el iva que se va a reportar.

38

Adems se tiene creado el concepto 6666 Valor del impuesto sobre las ventas generado sin tope general y asociado este al formato 1006.

39

A este concepto se relacionan las cuentas de iva generado. El sistema internamente calculara los ingresos por terceros con base en el concepto 9998 comparndolos con el tope establecido ($1.000.000). Aquellos terceros que superen el tope en ingresos sern reportados con su correspondiente valor de iva y aquellos que no se acumularan en cuantas menores, - Formato 1007 y 1017 INGRESOS 1. El proceso de Calcula Saldos acumula en un solo registro todos los valores que encuentre para el respectivo formato, que correspondan al mismo nit extranjero, es decir, que si por ejemplo se tiene un saldo en el Nit. 800.100.200 de $100 y en el Nit 899.123.456 de $200, ambos son extranjeros y ambos tienen el nit 444444444, en el formato se reportarn $300 del Nit 444444444, con razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. Si, en el mismo ejemplo anterior, el nit extranjero del 800.100.200 fuera 444444441 y el nit extranjero del 899.123.456 fuera 444444442, en el formato se reportar un registro diferente por cada uno, con la razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. 3. Los valores a reportar por los nits del exterior, NO tienen cuanta. 4. El proceso de calcula saldos, cuando encuentra valores en diferentes sucursales de un mismo nit (incluida la sucursal 000), acumula la informacin de todas estas y las reporta en un solo registro, SIN SUCURSAL, con los datos de la sucursal 000 (Razn social o nombres y tipo de documento). 5. Se reporta con cada NIT lo que supere la respectiva cuanta (Z2791E - $5.000.000), los menores se reportan con el NIT 222222222 y razn social CUANTIAS MENORES. NOTA: Las validaciones para determinar las CUANTIAS MENORES continan siendo por TIPO DE CODIGO y por TERCERO. Cuando los valores calculados son MAYOR O IGUAL AL TOPE,
40

se reportan con el respectivo Nit del Tercero. 6. El tipo de documento que se asigna al 222222222 es 43 7. Los datos de direccin, departamento y municipio, para los Nits 222222222 y 444444NNN se generan en blanco.

- Formato 1008 y 1018 SALDO A 31 DIC CUENTAS POR COBRAR 1. El proceso de Calcula Saldos acumula en un solo registro todos los valores que encuentre para el respectivo formato, que correspondan al mismo nit extranjero, es decir, que si por ejemplo se tiene un saldo en el Nit. 800.100.200 de $100 y en el Nit 899.123.456 de $200, ambos son extranjeros y ambos tienen el nit 444444444, en el formato se reportarn $300 del Nit 444444444, con razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. Si, en el mismo ejemplo anterior, el nit extranjero del 800.100.200 fuera 444444441 y el nit extranjero del 899.123.456 fuera 444444442, en el formato se reportar un registro diferente por cada uno, con la razn social OPERACIONES DEL EXTERIOR. 2. Los valores a reportar por los nits del exterior, NO tienen cuanta. 3. El proceso de calcula saldos, cuando encuentra valores en diferentes sucursales de un mismo nit (incluida la sucursal 000), acumula la informacin de todas estas y las reporta en un solo registro, SIN SUCURSAL, con los datos de la sucursal 000 (Razn social o nombres y tipo de documento). 4. Se reporta con cada NIT lo que supere la respectiva cuanta (Z2791E $5.000.000), los menores se reportan con el NIT 222222222 y razn social CUANTIAS MENORES. NOTA: Las validaciones para determinar las CUANTIAS MENORES continan siendo por TIPO DE CODIGO y por TERCERO. Cuando los valores calculados son MAYOR O IGUAL AL TOPE, se reportan con el respectivo Nit del Tercero. 5. El tipo de documento que se asigna al 222222222 es 43. 6. Los datos de direccin, departamento y municipio, para los Nits 222222222 y 444444NNN se generan en blanco. Nota Adicional: Para este formato, lo normal es que se defina que se muestre el SALDO los DEBITOS CREDITOS de las cuentas del grupo 13 cuentas por cobrar, el programa reporta los valores SIN SIGNO, de tal forma que si existen tercer cuyo saldo de la cuenta est a favor, el programa lo mostrar positivo. Tcnicamente, si lo mostrara negativo, hara que lo acumulara dentro de los valores que encuentre como CUANTIAS MENORES en el nit 222222222, por lo tanto, es importante que antes de generar la informacin, el cliente verifique su informacin contable y tenga en cuenta esta anotacin al momento de comparar la informacin calculada para reportar. - Formato 1009 y 1027 SALDO A 31 DIC Pasivos Aplican las mismas validaciones mencionadas para el formato 1008.
41

- Formato 1010 SOCIOS Y ACCIONISTAS 1. En este formato, tal como se advierte al correr el calcula saldos, los valores los deja en ceros. Lo anterior, debido a que como ya se mencion, la informacin a reportar en este formato NO existe en SIIGO y los valores se deben capturar desde la opcin Adicionar. 2. 3. Para este formato NO aplica la validacin de cuantas. Los valores a reportar por los Nits del exterior, NO manejan cuanta, es decir, se reportan todos los valores >0 donde el programa encuentre saldos.

- Formato 1011 INFORMACION DECLARACIONES TRIBUTARIAS - Anexo 11 Todos los datos a reportar en este formato, corresponden a datos de la declaracin de renta, por lo tanto, lo normal es que no se asocien cuentas a los conceptos de este formato y se incluyan los datos por la opcin Adiciona. Sin embargo, cuando se incluyan, el valor calculado lo muestra en el campo SAL. Para este formato adems se incluyo una nueva opcin en la asignacin de las cuentas a los conceptos llamado SALDO INICIAL la cual aplica para el concepto 1401 Valor del inventario inicial del ao para inventarios peridicos y permanentes. En este formato la informacin NO se reporta por tercero, por lo tanto, las cuentas que se asocien pueden estar o no marcadas como S Tercero. - Formato 1012 INFORMACION DECLARACIONES TRIBUTARIAS Anexo 12 1. Segn lo establecido, par algunos cdigos de este formato, se reporta el saldo a 31 de Diciembre de las cuentas corrientes y de ahorro que se posean en el pas (Bancos) con la razn social y el respectivo nit de la entidad financiera. Para que as lo muestre, en SIIGO el cliente debe marcar para las cuentas de Bancos, el parmetro que se encuentra definido en el catalogo de la cuenta denominado Cuenta de Bancos, al seleccionar este campo debe asociar el nit del Banco. Para los valores de las cuentas asociadas, que NO tengan incluidos estos datos, mostrar en el informe de DATOS INFORMACIN EXGENA, en la columna RAZ, la razn social NO HA ASOCIADO NIT DE BANCO A LA CUENTA y con Nit 0. Cuando ms de una cuenta contable, tenga los mismos datos de Nit de Banco, Ej: la 11100501 y la 11100502 tienen asociado el Banco de Bogot, se acumularn los valores por Nit de Banco y se reportarn en un solo registro. Cuando los bancos sean del exterior, en la cuenta contable se asociar el nit del Z08AAAA correspondiente al Banco, pero adems, desde la apertura de terceros, debe asignarse al banco el respectivo Nit de Identificacin del Extranjero, para que as mismo reporte la informacin.

42