AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD COMO VALOR AGREGADO EN LAS EMPRESAS

Se habla mucho acerca de la importancia de agregar valor durante las auditoras de sistemas de gestin de la calidad (SGC), pero qu significa esto realmente? Es posible agregar valor sin comprometer la esencia de una auditora ni caer en una consultora? Existen varias definiciones de valor, pero todas se centran en el concepto de algo que es til. Por lo tanto, agregar valor significa hacer que algo sea ms til. Algunas organizaciones han usado la serie de normas ISO 9000 para desarrollar sistemas de gestin de la calidad que se integran en sus formas de hacer negocios, y son tiles facilitndoles alcanzar sus objetivos estratgicos de negocios en otras palabras, ellos agregan valor a la organizacin. Cmo podemos garantizar que una auditoria es til para que una organizacin mantenga y mejore su SGC? Para agregar valor, una auditora interna debera ser til: Para la organizacin certificada: a) Suministrando informacin a la alta direccin con relacin a la capacidad de la organizacin para cumplir los objetivos estratgicos, b) Identificando problemas que, si se resuelven, mejorarn el desempeo de la organizacin, c) Identificando las oportunidades de mejora y las posibles reas de riesgo; Para los clientes de la organizacin: aumentando la capacidad de la organizacin para suministrar productos conformes; Para el organismo de certificacin mejorando la credibilidad del proceso de certificacin. El enfoque para agregar valor debiera estar en funcin del nivel de madurez de la cultura de calidad de la organizacin y de la madurez de SGC con respecto a los requisitos de ISO 9001:2008.

VALOR EN DISTINTOS CONTEXTOS Cultura de calidad se refiere al grado de conciencia, compromiso, actitud colectiva y comportamiento de la organizacin con respecto a la calidad. Conformidad con ISO 9001:2008 se relaciona con la madurez del SGC de la organizacin y la medida en que cumple los requisitos de ISO 9001:2008.

La agregacin de valor se relaciona con la manera en que se desarrollan los conceptos anteriores y por esto existen varias situaciones: Empresas con Madurez baja de la cultura de calidad; SGC inmaduro, no conforme con ISO 9001:2008 En el caso de una organizacin que tiene poca o ninguna cultura de calidad y un SGC no conforme con ISO 9001:2008, la expectativa de cmo puede una auditoria agregar valor podra implicar que a la organizacin le gustara recibir consejo sobre cmo implementar el sistema de gestin de la calidad y/o resolver cualquier no conformidad detectada. Lo que el auditor puede hacer es asegurarse de que dondequiera que se hallen no conformidades, el auditado entienda claramente lo que exige la norma, y por qu se presenta la no conformidad. Empresas con Madurez baja de la cultura de calidad; SGC maduro, conforme con ISO 9001:2008 En estos casos, por lo comn, es posible que el SGC se haya implementado bajo presin de los clientes y se haya construido alrededor de los requisitos de la norma en lugar de las necesidades y expectativas de la organizacin. Como resultado de ello, el SGC puede estar operando en paralelo con la forma en que la organizacin efecta sus operaciones de rutina, generando redundancia e ineficiencia. Para agregar valor en estas circunstancias, el objetivo primario del auditor debera ser actuar como un catalizador para que la organizacin construya sobre su sistema de gestin de la calidad basado en ISO 9000 e integre el sistema en sus operaciones del da a da. Aunque un auditor de certificacin no puede dar recomendaciones sobre cmo cumplir los requisitos de ISO 9001:2008, se acepta y en efecto es una buena prctica motivar y estimular (pero no exigir!) que la organizacin vaya ms all de los requisitos de la norma. Los interrogantes que formula el auditor (y la forma en que interroga) pueden proporcionar comprensin de gran valor para la organizacin sobre la manera en que el SGC podra ser ms eficiente y til. Empresas con Madurez de la cultura de calidad; SGC maduro, conforme con ISO 9001:2008 En el caso de organizaciones que tienen una cultura de calidad madura y han sido certificadas frente a una de las normas de la serie ISO 9000 para un periodo de tiempo significativo, la expectativa de cmo una auditora podra agregar valor podra ser la ms retadora para el auditor. Un reclamo comn entre este tipo de organizaciones es que las visitas de seguimiento rutinarias por parte del auditor pueden ser superfluas y hacer poco para agregar valor segn el punto de vista de la organizacin. En estos casos, la alta direccin se convierte en un cliente importante del proceso de certificacin. Por lo tanto, es importante que el auditor entienda claramente los objetivos estratgicos de la organizacin y pueda ubicar la auditora del SGC dentro de ese contexto. Es necesario que el auditor dedique tiempo a las discusiones detalladas con la alta direccin, con el objeto de definir sus expectativas para el SGC e incorporarlas en los criterios de auditora. CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CMO AGREGAR VALOR Planificacin de la auditora:

Entender las expectativas/cultura corporativa del auditado. Se han de tratar todos los asuntos especficos (resultados de auditoras previas?

Anlisis de riesgos del sector industrial/especficos para la organizacin. Pre-evaluacin de requisitos legales / reglamentarios. Seleccin adecuada del equipo auditor para lograr los objetivos de la auditora. Asignacin adecuada de tiempo.

Tcnicas de auditora:

Enfocarse ms en el proceso y menos en los procedimientos. Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin, etc. pueden ser necesarios para que la organizacin planifique y controle sus procesos, pero la fuerza impulsora debera ser el desempeo del proceso. Enfocarse ms en los resultados y menos en los registros. De manera similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organizacin suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debera estar consciente y dar crdito a otras formas de evidencia. Tener siempre presente los 8 Principios de la gestin de la calidad. Usar el enfoque Planificar Hacer Verificar Actuar para evaluar la eficacia de los procesos de la organizacin. Se ha planificado el proceso? Se est llevando a cabo de acuerdo con el plan? Se estn logrando los resultados planificados? Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?

Corrigiendo las no conformidades, Identificando las causas principales de los problemas e implementando la accin correctiva, Identificando las tendencias y la necesidad de accin preventiva, por medio de la innovacin. Adoptar un enfoque holstico en la recoleccin de evidencia durante toda la auditoria, en lugar de enfocarse en las clusulas individuales de la norma ISO 9001:2008. Anlisis y decisin

Poner los hallazgos en perspectiva (evaluacin de riesgos/sentido comn). Relacionar los hallazgos con el efecto en la capacidad de la organizacin para suministrar un producto conforme.

Informe y seguimiento Reporte sensible de los hallazgos de auditora : Se pueden requerir enfoques diferentes dependiendo de: la madurez de la organizacin, el nivel de confianza en el SGC de la organizacin, los riesgos involucrados, la actitud y el compromiso del auditado con el proceso de auditora, (Proactivos o Reactivos), - Asegurar que todos los aspectos culturales sean tenidos en cuenta., enfatizar los hallazgos positivos, segn el caso y finalmente,

- Ser til la solucin propuesta por la organizacin en respuesta a los hallazgos negativos? Los informes deberan sean objetivos y centrarse en la audiencia correcta. (La alta direccin probablemente tenga expectativas que son diferentes de las del representante de la direccin). Si desea profundizar ms sobre las auditoras internas de calidad, vea el video adjunto