Universidad de Colima Departamento de SIABUC

Mdulo de Administracin
Antes de comenzar a utilizar SIABUC9 es necesario llevar a cabo una serie de actividades que permitirn el ptimo funcionamiento del sistema, como registrar la copia de SIABUC9 a travs del Web, instalar el servidor, activar la copia, instalar el cliente de red y configurar el sistema. A continuacinsedescribencadaunadeestasactividades.

Registrar licencia de SIABUC9 a travs del Web

El propsito del registro de SIABUC9 es mantener un padrn actualizado de licencias y clientes de SIABUC, descargar el paquete de instalacin del software, enviar notificaciones de actualizaciones o eventos y nuevos servicios personalizados para nuestros usuarios. Para iniciar con el proceso de registro, debe contar con la licencia que ha recibido dentro del paquete de SIABUC9 y acceder a la siguiente direccin http://siabuc.ucol.mx/siabuc9/registro/ donde completar un formulario con los datosdesuinstitucin,verfigura1.1.

Figura1.1.Formularioderegistro.

Cuando finalice el registro active el botn [Obtener licencia], aparecer una liga electrnica para descargar el paquete de instalacin junto con una clave de identificacin de usuario y una clave de licencia definitiva. Se recomienda que dichas claves las anote en un lugar seguro, debido a quesernrequeridasduranteelprocesodeinstalacin.

Instalar el servidor de SIABUC9

El paquete de instalacin de SIABUC9 contiene tres archivos comprimidos en formato zip: instruccionesdeinstalacinSIABUC9.txt,SIABUC9_cliente.exeySIABUC9_servidor.exe. El primer paso es ejecutar el archivo SIABUC9_servidor.exe, de manera automtica se instala enlarutaC:\Archivosdeprograma\SIABUC9,lacualsepuedemodificarsisedesea,verfigura1.2.

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Figura1.2.Rutadeinstalacindelservidor.

Se crea en el men inicio una carpeta con el nombre SIABUC9, que contendr los accesos directos a cada uno de los mdulos, el nombre de la carpeta puede ser modificado pero se recomiendaqueseutiliceelasignadoporelsistema. Para continuar active el botn [Instalar], si durante el proceso el sistema detecta que en su equipo ya se encuentra alguna versin diferente de los componentes de datos MDAC 2.8 RTM (Microsoft Data Access Components), mostrar una ventana informativa mencionado que no es compatible con la versin de Windows que tiene instalada el equipo, omita el mensaje activando el botn[Cancelar].Verfigura1.3

Figura1.3.VentanaMDAC.

El asistente de instalacin lo guiar a travs de cinco pasos, el primero menciona algunas recomendaciones como: cerrar todos los programas que se encuentren en ejecucin y deshabilitar firewally/oantivirus,verfigura1.4.

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Figura1.4.Asistentedeinstalacin.

Nota
AlfinalizarlainstalacindeSIABUC9recuerdehabilitarelpuertodecomunicacincorrespondientealservidorde PostgreSQLdentrodelasexcepcionesdelfirewally/oelantivirus.

El segundo paso es generar una contrasea nicamente para iniciar el servicio de Windows (usuario de servicio) y ejecutar el servidor PostgreSQL desde el proceso de arranque del sistema operativo. El nombre de usuario PostgreSiabuc lo genera el sistema automticamente, cabe sealar que este usuario no tiene ningn otro objetivo ni privilegio adicional. La contrasea debe ser de mximo10caracteres.Verfigura1.5.

Figura1.5.CrearusuarioparainiciarelserviciodeWindows.

El tercer paso consiste en crear una cuenta para el Administrador de la base de datos, por razones de seguridad se recomienda que sea una contrasea diferente a la que proporcion para el usuario de servicios de Windows (paso dos). Este usuario tendr la tarea de administrar la base de datosyelSIABUC9,adicionalmentecontarconelperfildeSuper_Usuario. Debe proporcionar la direccin IP del servidor y el puerto de comunicacin (medio de comunicacin que existe entre el cliente y el servidor) del equipo. De manera predeterminada, en el asistente de instalacin del servidor aparece el puerto 9000, pero si ste se encuentra ocupado por otra aplicacin puede cambiarlo sin problema alguno, ver figura 1.6. El puerto que elija debe habilitarloenelfirewalldelacomputadoraservidorydelosclientes.
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Nota
EsmuyimportantequeanoteenunlugarseguroelnombreylacontraseadelUsuarioAdministradordelabase dedatos,encasodeolvidarlonopodraccederDENINGUNAMANERAalSIABUC9.

Figura1.6.Crearusuarioparaadministrarlabasededatos.

Durante el cuarto paso se verifica si existe una versin previa del servidor instalada en su equipo,secopianlosarchivosnecesarios,secrealabasededatosylastablas,etc.esunprocesoque elsistemarealizademanerainterna. El quinto paso consiste en seleccionar el idioma y la ubicacin geogrfica, es necesario que configure el uso/horario de su regin, de lo contrario se podran presentar inconsistencias en las fechas de prstamo y devolucin. Si usted radica en Mxico se recomienda seleccionar Amrica/Mxico_City,verfigura1.7.

Figura1.7.Seleccionaridiomaypas. EstedocumentofueelaboradoenelDepartamentodeSIABUCdelaUniversidaddeColima,sepermitelalibredistribucinsinfinesde lucro.

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Al finalizar la instalacin debe compartir (lectura/escritura) la carpeta ArchivosS9 que contiene las diferentes plantillas que integran los reportes de SIABUC9, la ruta de dicha carpeta es C:\ArchivosdePrograma\SIABUC9\ArchivosS9\.

Activarlicencia
ParaactivarlacopiadelSIABUC9esnecesarioqueaccedaalmduloAdministracindelServidor,para ello debe contar con una conexin a Internet y con las claves que se le proporcionaron al momento de hacer el registro Web, ver figura 1.8. Durante este proceso es importante que habilite el puerto 5432ensufirewall.

Figura1.8.Activarcopia.

Instalar el cliente
Ejecute el archivo SIABUC9_cliente.exe en las computadoras que tendrn sta funcin y active la opcin[Aceptoelacuerdo]delicenciadecdigobinariodelaUniversidaddeColima,verfigura1.9.

Figura1.9.Acuerdodelicencia.

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De forma predeterminada se crear una carpeta para la instalacin del cliente en la ruta C:\Archivos de Programa\SIABUC9, posteriormente seleccione los componentes que desea instalar, activandoodesactivandolacasilladeverificacindecadaunodelosmdulos,verfigura1.10.

Figura1.10.Seleccindeloscomponentes.

ElprogramadeinstalacingeneralosaccesosdirectosalSIABUC9enelmeninicio,verfigura 1.11.Activeelbotn[Siguiente]paracontinuarconelproceso.

Figura1.11.Procesodeinstalacin.

Una vez instalados los componentes de SIABUC9 en las computadoras cliente deber ingresar al mdulo de Administracin del servidor para crear las cuentas de los usuarios operativos y configurarelsistema.

Opciones del mdulo de Administracin

El Administrador de la base de datos es quien tendr acceso la primera vez al sistema y podr crear cuentas de usuarios operativos de SIABUC9, asignar permisos de acceso, configurar respaldos, generarlarutadelosarchivosdetrabajo,actualizarelacervo,entreotrasactividades,verfigura1.12.
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Figura1.12.Accesoalmdulodeadministracin.

Nota
Si ejecuta el mdulo de Administracin de SIABUC9 en el sistema operativo Windows Vista o superior, es recomendable hacerlo con privilegios de Administrador, seleccione la aplicacin y haga clic con el botn derecho delratnparaelegirlaopcintalcomosemuestraenlafigura1.13.

Figura1.13.Privilegiosdeadministrador.

CrearcuentasdeusuariosoperativosdeSIABUC9
Los usuarios operativos son los analistas, bibliotecarios o responsables de departamento que integrarn y/o administrarn la informacin que se ingresar en SIABUC9. Para crear, modificar o eliminarunacuentaesnecesarioactivarelbotn[Usuarios].Verfigura1.14.

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Figura1.14OpcionesdelmdulodeAdministracin.

Crear,ModificaroEliminarunUsuario
Paracrearunnuevousuario,sedebecapturarelnombrecompleto,ascomounnombredeusuarioy lacontrasea(mximo10caracteresparaambos),elsistemavalidasiutilizamaysculasominsculas enelnombredeusuarioylacontrasea,verfigura1.15.Enestemismoapartadosepuedemodificar unusuarioexistenteoeliminarlo,seleccionndolodelalistadelaizquierda.

Figura1.15.Creacindeunnuevousuario.

GruposdeusuariosdeSIABUC9
Se puede determinar el nivel de acceso al sistema o perfil de la cuenta de los usuarios, eligiendo una delassiguientesopciones:

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Super_Usuario: Tiene todos los privilegios y el acceso total a los mdulos del SIABUC, adems la posibilidad de hacer cambios directamente en la base de datos. Se recomiendaquelacuentaseasignealencargadodeldepartamentodesistemas. Administrador: A este grupo pueden pertenecer el director de la biblioteca o encargados de departamentos, puede acceder a todos los mdulos de SIABUC con todos los privilegios pero no puede hacer cambios directamente sobre la base de datos. Usuario nivel1: Usuario analista de SIABUC, solamente puede entrar a ciertos mdulos de SIABUC con permisos de lectura/escritura/modificacin. Se recomienda que integren en este grupo a los usuarios encargados de rea, sin tener perfil de Administrador. Usuario nivel2: Usuario analista de SIABUC, solamente puede entrar a ciertos mdulos de SIABUC con permisos de lectura/escritura/modificacin pero no puede hacer ciertas funciones operativas, por ejemplo: no puede condonar multas, no puede ampliar los periodos de prstamos, no puede prestar un libro cuando el usuarioestmultadoobloqueado.

Mantenimientoalabaseyrestauracindeunrespaldo
Active el botn [Herramientas] para realizar o restaurar un respaldo y dar mantenimiento a la base dedatos,figura1.16.

Figura1.16.OpcinHerramientasdelMdulodeAdministracin.

Mantenimiento a la base de datos: a travs de esta opcin, el sistema compacta e indexa la base de datos, con la finalidad de optimizar de manera interna los procesos de SIABUC9. Se recomiendaquerealiceestaactividadunavezporsemana.Verfigura1.17.

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Figura1.17.Mantenimientoalabasededatos.

Nota
El proceso de mantenimiento puede durar aproximadamente dos minutos para una base de datos con ciento cuarentaytresmilejemplares.

Respaldar base de datos: realice un respaldo manual de la base de datos (opcin anloga al Respaldador de SIABUC8), este proceso es independiente al Respaldos automticos. Active el botn [Examinar], elija la ruta y el nombre del archivo que se va a generar, termine el proceso activando el botn[Respaldar].Verfigura1.18.

Figura1.18Respaldarbasededatos.

Restaurar respaldo: para recuperar informacin de la base de datos active el botn [Examinar],seleccionelarutadelrespaldoyelijaelarchivodelrespaldomsreciente,activeelbotn [Restaurar], el sistema obtendr la informacin contenida en el archivo base.backup y enviar un mensajeinformativoindicandoquelabasehasidorestauradacorrectamente.Verfigura1.19.

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Figura1.19.Restaurarrespaldo.

Asignarpermisosdeaccesoalservidor
Defina todas las direcciones IP de las computadoras cliente que se van a conectar al servidor, as como la IP del servidor, para realizar esto tiene que acceder a la opcin [Permisos] del mdulo de Administracin,verfigura1.20.

Figura1.20.Permisos.

Se pueden configurar las direcciones IP de cada computadora o por un rango especfico, ejemplo: IP 192.168.12.65 /mascara 255.255.255.0 (una computadora). IP 192.168.12.0 / mascara 255.255.255.0(unrango).Verfigura1.21.

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Figura1.21.Permitirelaccesoalservidor.

De igual forma se puede excluir una computadora capturando la direccin IP de sta y utilizando el botn [Denegar acceso]. Para finalizar el proceso active el botn [Guardar configuracin],enesemomentosereiniciaelservidoryguardaloscambios.

Configurarrespaldosautomticos
Elperiododelrespaldolodeterminalacantidaddeinformacinquesegeneraenlabasededatosde SIABUC9enunmomentodeterminado,paradefiniresto,ayudaresponderlapreguntasiguientequ problemas tendra si pierde la informacin de un da, una semana, o de un mes? Con SIABUC9 podr generarrespaldosdeformaautomticaaccediendoalmdulodeAdministracin.Verfigura1.22.

Figura1.22.Opcinderespaldosautomticos.

Primerodebeelegirelperiododelrespaldo:diario,cadasemanaocadames.Verfigura1.23.

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Figura1.23.Respaldopaso1.

Seleccionelahoradeiniciodelrespaldoyeldaodasdelasemana.Verfigura1.24.

Figura1.24.Respaldopaso2.

Defina la ubicacin donde se va a guardar el respaldo (se recomienda que no sea una ruta de red), proporcione ladireccin IPdel servidor y el puertode comunicacin, verfigura1.25. Al finalizar elprocesoaparecerunaventanaconlainformacinacercadelrespaldo.

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Figura1.25.Respaldopaso3.

Configurarlarutadelosarchivosdetrabajo
LacarpetaArchivosS9contienelasplantillasqueseutilizanenlosdiferentesmdulosdeSIABUC,yla ubicacindestasedefineenelmdulodeAdministracin,activandolaopcin[Archivosdetrabajo]. Verfigura1.26.

Figura1.26.Archivosdetrabajo.

Active el botn [Examinar] y seleccione la ruta del archivo ArchivosCompartidos.rt, ver figura 1.27 y la figura 1.28. Para finalizar el proceso active el botn [Guardar ruta]. Podr observar que la ubicacindelarchivoquedarcomosigue:\\IPservidor\siabuc9\ArchivosS9\ArchivosCompartidos.rt.

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Figura1.27.RutadelarchivoRT.

Figura1.28.Abrirubicacin.

Actualizaracervo
Esta opcin se plantea para un escenario de trabajo de unsistema bibliotecario distribuido, donde el proceso de catalogacin del material bibliogrfico es centralizado en un departamento y las bibliotecasquebrindanlosserviciosrecibenloslibrosyacatalogados,actualizandoencadarecepcin subasededatos. EnvodeinformacindeldepartamentodeProcesosTcnicosabibliotecas.Parainiciarconel proceso de actualizacin del acervo, el departamento de Procesos Tcnicos que centraliza la informacin,tienequegenerarunarchivoquecontengalasnuevasfichasy/oejemplaresdeloslibros que enviar a una biblioteca. Active el botn [Actualizar acervo] desde el mdulo de Administracin, Verfigura1.29.

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Figura1.29.Actualizaracervo.

Active el botn [Exportar acervo] desde la ventana Actualizacin del acervo de las bibliotecas descentralizadas,verfigura1.30.

Figura1.30.Actualizaracervo:Ventanaexportar/importar.

Defina las opciones de configuracin desde la ventana Generacin de archivo de exportacin para acervo, seleccione del listado la biblioteca asociada a los ejemplares que exportar, el periodo en quefueroncreadas las fichas o modificadas y active el botnde los tres puntospara elegir la ruta donde guardar el archivo. Inicie el proceso activando el botn [Exportar acervo], ver figura 1.31. Enveelarchivogeneradoalabibliotecacorrespondiente(correoelectrnico,FTP,etc.).

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Figura1.31.Actualizaracervo:Opcinexportaracervo.

Recepcin de la informacin en las bibliotecas. Una vez que la biblioteca recibe el archivo enviado por el departamento de Procesos Tcnicos (respNm de biblioteca_fecha_hora.backup), deber realizar el proceso de importacin activando el botn [Importar acervo] desde la ventana Actualizacin del acervo de las bibliotecas descentralizadas, al desplegarse la opcin de Importacin/actualizacin del acervo debe activar el botn de los tres puntos para buscar la ruta del archivo,finaliceactivandoelbotn[Importaracervo].Verfiguras1.30y1.32.

Figura1.32.Actualizaracervo:Opcinimportaracervo.

Nota
La opcin Actualizar el acervo es anloga al proceso Transferencia del acervo completo de SIABUC8 (Exportar y Montar acervo), la diferencia radica en lo siguiente: en SIABUC8 se exportan todas las fichas y ejemplares, sustituyendo todos los registros y en SIABUC9 se puede elegir exportar las fichas y ejemplares creados en un periododeterminado.

El proceso de actualizacin del acervo se realiza de forma frecuente (cada vez que el departamentode Procesos Tcnicos enva material a bibliotecas)y permite mantener sincronizada la informacindelabasededatoscentralylasbibliotecasdistribuidas.
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Concluyendo con las actividades de instalacin del SIABUC9 y configuracin del mdulo de Administracin, se iniciar con el proceso de la informacin, ya sea partiendo de una conversin o conlacapturadelosdatosenelmduloAdquisiciones.

Obtenga mayor informacin en http://siabuc.ucol.mx/ o a travs del correo electrnico siabuc.ucol.mx UniversidaddeColima DireccinGeneraldeTecnologasparaelConocimiento DepartamentodeSIABUC Tel.01(312)3161121ext.49004y49007

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