MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DIGARMAS DE FLUJO EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Mara Patricia Ugalde R !er

PRESENTACION
El vertiginoso ambiente que envuelve a todas las organizaciones, la creciente complejidad en sus estructuras, la adopcin de tecnologa avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan, la variada cantidad de recursos que se les asignan y el aumento generalizado en la demanda por sus productos y servicios, ha generado una nueva dimensin en las funciones directivas clsicas: la administracin del cambio. a redefinicin de roles y funciones en las organizaciones, conlleva indefectiblemente a la redefinicin funcional al interior de ellas. a tarea es determinar qu! hacemos, de qu! forma lo ejecutamos y qu! labores requieren ser creadas, modificadas o eliminadas. "e desprende de inmediato que las nuevas estructuras institucionales, requieren la implantacin e implementacin de un nuevo estilo de gestin, que implica la transformacin del antiguo modelo de gestin por normas a uno de gestin por resultados. En el seno de todas las organizaciones especficamente en nuestros archivos, se vuelve imperativa la necesidad de contar con instrumentos administrativos como los Manuales de Procedimientos, que apoyen la atencin del quehacer cotidiano, de modo que, en forma ordenada, planificada y oportuna consigan la comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativas eficientes. a solucin al problema del cambio constante, no radica en un individuo con perfil de h!roe que deslumbre a todos los integrantes de la organizacin hasta lograr que lo secunden fielmente en su propsito. En el mundo moderno, hablar de transformacin implica considerar procesos estandarizados, debidamente estructurados y esquematizados que permitan transmitir al nuevo empleado y reforzar en los antiguos, en forma gil y oportuna la cambiante dinmica laboral. #entro de esta perspectiva de cambio, las organizaciones demandan colaboradores cada vez ms comprometidos y partcipes del quehacer

organizacional y es precisamente aqu, donde debe surgir el profesional en archivstica como soporte y facilitador de la dinmica institucional. El archivista posee, adems de su potencial acad!mico sobre t!cnicas y procesos rigurosamente establecidos, la mayor fuente de poder que e$iste en la actualidad la informacin porque es precisamente en los archivos, especialmente de gestin donde se llega a dominar al pie de la letra todas las actividades, movimientos y secuencia de las operaciones que se ejecutan en la oficina, as como sus interrelaciones con otras dependencias. %onscientes del papel fundamental que representa el archivista en la &rganizacin, se pretende en este trabajo, dotar a este profesional de los aspectos metodolgicos bsicos de anlisis administrativo, para el dise'o, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y actualizacin permanente de (anuales de )rocedimientos y #iagramas de *lujo de uso diario en cualquier proceso archivstico que se quiera estandarizar y simplificar. Es conveniente anotar que no se pretende abarcar toda la gama de manuales administrativos que e$isten ni todas las posibilidades para su formulacin. +ntes bien, se propone aportar elementos de juicio especficos para la elaboracin de (anuales de )rocedimientos y #iagramas de *lujo que puedan ser verdaderamente ,tiles a archivistas o cualquier persona que desee estandarizar y agilizar la ejecucin de sus actividades cotidianas. )ara efectos didcticos, el trabajo se esquematiza en seis apartados. El primero, e$pone las generalidades sobre manuales administrativos, concepto, importancia y objetivos que persiguen. El segundo apartado se refiere a la clasificacin de manuales y contiene una breve e$plicacin de cada uno de ellos. El tercer apartado para mejor interpretacin del lector, e$pone en forma especfica y detallada en que consisten los (anuales de )rocedimientos, su contenido y pautas esenciales a considerar para su elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y actualizacin permanente. El cuarto apartado presenta uno de los formatos ms utilizados para la elaboracin de (anuales de )rocedimientos. El quinto apartado enfoca los aspectos ms relevantes sobre #iagramas de *lujo o *lu$ogramas, definicin, ventajas de la t!cnica de diagramacin, algoritmos utilizados y su elaboracin. )or ,ltimo, el sexto apartado enlaza los (anuales de )rocedimientos con su insercin en la %ultura &rganizacional, como instrumentos esenciales para aplicar

cambios trascendentales en la &rganizacin y erradicar viejas prcticas y procedimientos obsoletos. I. MANUALES A MINISTRATI!OS "." Concepto de Manua#es Administrati$os os manuales administrativos, son documentos de uso diario. "on documentos que contienen informacin vlida y clasificada sobre una determinada materia de la organizacin. (anual ...es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporcionan informacin rpida y organizada sobre prcticas administrativas. ontiene datos e informacin respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio etc. ! ".% Importancia de #os Manua#es Administrati$os + lo largo del quehacer diario en toda clase de organizacin, se adoptan reglas, normas de servicio, instrucciones, rdenes y formas de hacer las cosas, que los empleados deben conocer para realizar en forma satisfactoria su trabajo. Estas instrucciones son comunicadas a las personas en el momento oportuno, en muchos casos verbalmente, pero con el paso del tiempo aun cuando consten en soportes escritos, informticos magn!ticos o cualesquiera que sean, son archivadas y, por lo general, caen en el olvido por falta de consulta, por no saber donde estn o por desconocimiento por parte de nuevas personas. %on el tiempo las normas y reglamentos cambian, algunos son reemplazados por otros y su contenido se hace cada vez ms disperso. -o hay control y los empleados no saben en realidad cuales estn en vigencia y cuales no, tienen dudas de cmo proceder en su trabajo ocasionando con ello: p!rdida de tiempo, trabajos incompletos o incorrectos, bajas en los parmetros de control de calidad y lo que es peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y continuados por otros empleados y que con el paso del tiempo ocasionan p!rdidas irreparables que desvirt,an a la empresa o institucin. En respuesta a lo antes mencionado, surgen los manuales administrativos como documentos que sirven de medio de comunicacin y coordinacin entre los diferentes niveles de la organizacin, registrando en forma ordenada y sistemtica, toda la informacin de la organizacin: legislacin, estructura, historia, objetivos, polticas, procedimientos e instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor desempe'o de labores cotidianas de todos y cada uno de los miembros de la organizacin.

Idalberto Chiavenato. Administracin de Recursos Humanos. Tercera Edicin. Mxico: Mc Graw Hill, 19 , !. 9".

".& O'(eti$os de #os Manua#es Administrati$os )resentar una visin de conjunto de la organizacin .individual, grupal o sectorial/. )recisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para establecer responsabilidades, evitar duplicidad de trabajo y detectar omisiones. )ropiciar la uniformidad del trabajo para su correcta ejecucin. +horrar tiempo y esfuerzos en la realizacin de labores encomendadas al personal, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. *acilitar el reclutamiento y la seleccin de personal. +gilizar el estudio de la organizacin. )romover el uso racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. *uncionar como medio de coordinacin con otras organizaciones. Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos de la organizacin. "ervir a la organizacin como instrumentos de diagnstico y anlisis administrativo. *uncionar como medio informativo para los usuarios e$ternos de la organizacin .proveedores, consultores, auditores y otros/ "istematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y ejecucin de los cambios requeridos en la organizacin.

II. CLASI)ICACION

E MANUALES A MINISTRATI!OS

%." Por su natura#e*a o +rea de ap#icaci,n Macr ad!i"i#trati$ #% "on instrumentos que tienen informacin de ms de una organizacin. Me# ad!i"i#trati$ #% "on documentos que contemplan a todo un sector o grupo, o a dos o ms de las organizaciones que lo componen. Micr ad!i"i#trati$ #% "on los que competen a una sola organizacin en su totalidad o parte de ella, como un rea, departamento o unidad especfica. %.% Por su contenido E$iste gran variedad de manuales administrativos y t!cnicos. ms utilizados son los siguientes: 0. 1. 3. 4. #e &rganizacin y *unciones #e 2istoria de la &rganizacin #e )uestos #e )olticas 5. 7. 8. 9. "in embargo los

6!cnicos #e )ersonal #e *inanzas #e )rocedimientos

Ma"&al de Orga"i'aci(" ) F&"ci "e#% :e,ne informacin clasificada sobre la naturaleza, legislacin, antecedentes, objetivos, el organigrama, la estructura de objetivos y funciones de cada una de los departamentos que componen la organizacin. El siguiente esquema presenta un ejemplo de manual de organizacin. ES-UEMA SIMPLI)ICA O OR.ANI/ACION EL PO ER 0U ICIAL
CORTE PLENA PRESIDENCIA CONSEJO SUPERIOR AMBITO ADMINISTRATIVO AMBITO JUDICIAL AMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA

#ireccin Ejecutiva: #epto. )roveedura #epto. *inanciero %ont. #epto. ;nformtica

"alas de la %orte 6ribunales "uperiores <uzgados

&rg.de ;nv. <udicial #efensores ),blicos Escuela <udicial (inisterio ),blico

#epto. "erv. =enerales #epto. "eguridad #epto. )ublicaciones >iblioteca <udicial +rchivo y :egistro

%entro inf. <urisp.

#epto. )ersonal #epto. +uditoria #epto. ;nformacin #epto. )lanificacin -ota: Este esquema no incluye niveles de jerarqua ni de subordinacin. *uente: Escuela <udicial. (anual de ;nduccin al nuevo empleado.

&

Ma"&al de Hi#t ria de la I"#tit&ci("% "on instrumentos que detallan los antecedentes de la organizacin, como su creacin, crecimiento, logros, evolucin, estructura, situacin y composicin. Este tipo de manuales proporciona al nuevo empleado una visin de la organizacin y su cultura, lo que facilita su adaptacin y ambientacin laboral. "irve de mecanismo de enlace con otras organizaciones, usuarios o clientes y proveedores. Ma"&ale# de P&e#t #% 6ambi!n conocidos como instructivos de trabajos. :e,nen la informacin referente a las clases, naturaleza, objetivos, funciones, responsabilidades asignadas y requisitos de cada uno de los puestos de la organizacin, con el respectivo perfil deseado. )ueden clasificarse por clase, nomenclatura alfab!tica, categora salarial o por departamento. Ma"&al de P ltica#% %ontempla el conjunto de polticas institucionales ms relevantes. "e pueden clasificar por materia, alfab!tico o por unidades. "irven de marco de actuacin para la realizacin de acciones en una organizacin.

'

Ma"&ale# T*c"ic #% %ontienen la informacin clasificada sobre la operacin o estructura de un determinado equipo y su mantenimiento .6?, radio, computadoras/. )or lo general contienen mucha informacin grfica. @sualmente se dirigen a un p,blico muy amplio por lo que se confeccionan en varios idiomas. Ma"&ale# de Per# "al% 6ambi!n conocidos como manuales de induccin al nuevo empleado. %ontempla las reglas de empleo, informacin sobre las condiciones de trabajo, servicios que ofrece la organizacin, derechos laborales y otros. Ma"&ale# de Fi"a"'a#% :espaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de la organizacin en todos sus niveles, en particular en las reas responsables de su captacin, administracin y control. Ma"&ale# de Pr cedi!ie"t # & O+eraci "e#% "on documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que se desarrollan para una determinada labor, con sus respectivos algoritmos o flu$ogramas, as como el perfil del producto o servicio resultante y los formularios utilizados como instrumentos de apoyo. El manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades de los funcionarios respecto al cumplimiento de los objetivos de la organizacin. "e confeccionan a partir del diagnstico de los procedimientos actuales con la finalidad de eliminar a partir de ellos, las operaciones y papelera innecesarias reduciendo as los costos y agilizando las actividades. %ontar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que propicia la disminucin de fallas u omisiones y por ende el incremento de la productividad o eficiencia del servicio que se brinde. + modo de ejemplo, un manual de procedimientos para la elaboracin de 6ablas de )lazos para la %onservacin y Eliminacin de #ocumentos, nos indica en forma secuencial y esquematizada, las actividades a ejecutar para su confeccin y los responsables de la ejecucin de cada funcin.

III. MANUALES

E PROCE IMIENTOS U OPERACIONES

&." 1-u2 son procedimientos3 "on la sucesin cronolgica o secuencial de operaciones concatenadas, que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para ejecutar una funcin. :epresentan la rutina del trabajo, la forma cotidiana de hacer las cosas. "n procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio determinado. # &.% Prop,sito de #os procedimientos ;ntegrar la documentacin bsica usada para la administracin de las actividades. )roporcionar formalidad a la ;nstitucin o empresa. ;dentificar responsabilidades. ;nterrelacionar al personal que administra, ejecuta, verifica o revisa el trabajo. !enta(as de tener #os procedimientos documentados Estandarizar y uniformar el desempe'o de las personas. "implificar los procesos. +gilizar el funcionamiento de la ;nstitucin o Empresa, al evitar p!rdidas innecesarias de tiempo. )erdurar en el tiempo. +l documentar procedimientos garantizamos su permanencia en el tiempo, evitando con ello que nuevos empleados por olvido, desconocimiento o mala intencin dejen de hacer esa labor.

&.&

&.4 Contenido de# Manua# de Procedimientos 0. 1. 3. 4. ;dentificacin. ;ndice. ;ntroduccin. &bjetivos de los procedimientos. 5. +lcance de los procedimientos.
2

7. :esponsables. 8. )olticas o normas de operacin. 9. %onceptos. A. #escripcin de las operaciones.

Carlo( Hern)nde* +ro*co. Anlisis Administrativo. Tcnicas y Mtodos. Tercera rei,!re(in. -an .o(, Co(ta /ica: E01E2, 2""2, !. 1"#.

0B. *ormularios o impresos. 00. #iagramas de flujo.

01. =losario de t!rminos.

,-.-/ Ide"ti0icaci(" %ontiene la siguiente informacin: 0. ogotipo de la organizacin. 1. -ombre de la organizacin. 3. -ombre de la unidad o seccin .si es especfico/. 4. ugar y fecha de elaboracin. 5. @nidades responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin. 7. %lave de la forma. )rimero las siglas de la organizacin, siglas de la unidad donde se utiliza el manual y por ,ltimo el n,mero de la forma. Entre siglas y n,mero se coloca un guin o diagonal. ,-.-1 I"dice#isposicin de los captulos que conforman el documento. ,-.-, Pr(l g i"tr d&cci("-

E$posicin sobre el documento, su contenido, objetivo general, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. )uede incluir mensajes de la m$ima autoridad. ,-.-.- O23eti$ #)ropsitos especficos que se pretende cumplir con el manual. )or ejemplo: El manual de procedimientos para el recibo, archivo y pr!stamo de documentos en los archivos de gestin, tiene como objetivo unificar y estandarizar el manejo de la documentacin en todos los archivos de la ;nstitucin. ,-.-4 Area de a+licaci(" alca"ce-

Esfera de accin que cubre el manual. En el ejemplo anterior: 6odos los archivos de gestin de la ;nstitucin. ,-.-5 Re#+ "#a2le#@nidad administrativa yCo puestos que intervienen en los procedimientos en todas y cada una de las fases. -o se indican nombres de personas pues, lo que intenta dejar claro es el puesto que tiene asignada la ejecucin de esa labor y no la persona que momentneamente realiza esa labor. En nuestro caso especfico, nos interesa conocer las funciones y la forma en que debe ejecutarlas el encargado de archivo, no la persona que en ese momento ocupa el puesto. ,-.-6 P ltica# " r!a# de +eraci("-

1"

%riterios o lineamientos necesarios para ejecutar lo descrito. *acilita la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. %omo ejemplo, en un manual de procedimientos para la elaboracin de 6ablas de )lazos de %onservacin y Eliminacin de #ocumentos, es imprescindible anotar su fundamento legal, a saber: ey -D 81B1, del "istema -acional de +rchivos y leyes o normas pertinentes en la ;nstitucin. ,-.-7 C "ce+t #6!rminos de carcter t!cnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su grado de especializacin requieren mayor informacin o ampliacin de su significado, para ser ms accesible al usuario la consulta del manual. En nuestro caso, es importante aclarar los conceptos de: +rchivo de gestin, archivo central, archivo final, ndices, catlogos, inventarios, listas de referencia y otros. ,-.-8 Pr cedi!ie"t # 9de#cri+ci(" de +eraci "e#:)resentacin secuencial por escrito de cada una de las operaciones que se realizan para un determinado procedimiento. E$plica en que consiste la operacin, cmo se efect,a dnde, con qu! materiales, formularios, herramientas o equipos y en cunto tiempo se ejecuta, se'alando los responsables de llevarlas a cabo. %uando se describe un procedimiento general, solo se anotan las unidades que intervienen y no los puestos involucrados. "i se trata de un manual especfico dentro de una unidad administrativa, se debe indicar el puesto responsable para cada operacin. Re;&i#it # +ara la redacci(" de l # +r cedi!ie"t #% os procedimientos se redactan en tiempo presente. os t!rminos y sus definiciones se mantienen a lo largo de todo el documento, y deben ser conocidos y entendidos por el personal encargado de su ejecucin. a descripcin de las actividades debe ser clara y concisa. i!+re# #-

,-.-/< F r!&lari #

"on las formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del manual o se adjuntan como ap!ndices. En la descripcin de operaciones, debe hacerse referencia especfica a las frmulas utilizadas, empleando n,meros indicadores que permitan asociarlas en forma correcta. "e puede adicionar los instructivos para su llenado. + modo de ejemplo, si mencionamos en los manuales la utilizacin de listas de referencia, es importante que el lector tenga claro su concepto, que conozca su formato, la informacin contenida y la forma correcta de llenarla. ,-.-// Diagra!a# de 0l&3 -

11

%onsisten en la representacin grfica matricial de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento yCo el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas .en procedimientos generales/, o los puestos que intervienen .procedimientos especficos/, en cada operacin anotada. os diagramas de flujo presentados en forma sencilla y accesible, dan una descripcin clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensin. "e recomienda el empleo de smbolos yCo grficos simplificados. os diagramas de flujo, son un elemento de decisin invaluable para los individuos y para la organizacin. )ara los colaboradores porque les permite percibir en forma clara y detallada la secuencia de las actividades que deben realizar. )ara la organizacin porque posibilita el seguimiento de las operaciones ms relevantes con sus respectivos responsables por procesos. )or otra parte, al descomponer procesos complejos en partes, se revela visualmente la duplicidad de actividades y los trmites engorrosos permitiendo as la simplificacin del trabajo. ,-.-/1 Gl #ari de t*r!i" #ista general de conceptos de carcter t!cnico o muy especficos relacionados con el contenido y t!cnicas de elaboracin de los manuales. "on de ndole global. ,-4 I"terr ga"te# +ara el di#e= de Ma"&al de Pr cedi!ie"t # )ara hacer un estudio detallado de procedimientos, el analista debe estar seguro que tiene respuestas a preguntas especficas, tales como: 0. EFu! es lo que haceG EFu! propsito tiene esta operacinG 1. E%mo se haceG .teniendo en cuenta la aplicacin de los principios de economa de movimientos/ 3. EFui!n hace el trabajoG EFui!n podra hacerlo mejorG 4. E#nde se haceG E)odra hacerse en alguna otra parte en forma ms econmicaG 5. E%undo se haceG E)odra hacerse mejor en otro momentoG 7. E)or qu! se haceG EFu! podra suceder si no se hicieraG E"on todas las partes del trabajo necesariasG &tras preguntas ms generales tendientes a constatar que el procedimiento es funcional y respeta el esquema organizativo, son: 8. E"e ha proyectado el procedimiento para promover el logro de los objetivos de la ;nstitucinG "i la respuesta es afirmativa: E "e ha ejecutado en forma efectivaG 9. E&pera el procedimiento dentro del esquema que se ha organizadoG

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A. E)roporciona el procedimiento actual, de forma efectiva los mecanismos de control que permitan el m$imo rendimiento al mnimo costo y esfuerzoG 0B. E as rutinas anotadas en el procedimiento revelan una secuencia lgicaG 00. EEl procedimiento abarca todas las funciones necesariasG 01. E"e pueden hacer modificaciones que agilicen las actividades y logren efectividadG a respuesta clara y concreta a estas preguntas, garantizan al analista la seguridad de no omitir aspectos importantes del procedimiento adems de contar con todos los elementos que se deben considerar para proponer modificaciones en las rutinas de trabajo. ,-5 C ! de#cri2ir acti$idade# %ada operacin o conjunto de operaciones que sean realizadas por una unidad responsable, debern quedar claramente indicadas en el diagrama. as operaciones a desarrollar, debern e$presarse en forma breve, precisa y con el smbolo correspondiente. %ada operacin se numerara en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia indicada en la descripcin narrativa. #entro del smbolo de documento se deber indicar el nombre del formato, documento, reporte, etc.

1#

I!. )ORMATOS

E MANUALES

E PROCE IMIENTOS.

.-/ F r!at detallad Nombre de la organizacin

Fecha De fecha Fecha De fecha Sustituye a

Logotipo

Manual de Nombre del procedimiento Procedimientos Responsable Descripcin

%lave . /

Elabor

Revis

Autoriz

1$

4.% )ormato a're$iado PROCE IMIENTO5 ACTUAL PROPUESTO5 O)ICINA5 77777777777777777777777777

PASO N6 NOM8RE RESPONSA8LE EL PROCE IMIENTO. ESCRIPCI9N

N6 "."

:eferencias. .-, C "0ecci(" del Ma"&al de Pr cedi!ie"t #-

os objetivos primordiales por los cuales nos damos a la tarea de confeccionar (anuales, son: en primer lugar e#ta"dari'ar +r cedi!ie"t # y en segundo lugar, poder $i#&ali'ar &"a !e3 r 0 r!a de e3ec&tar la# acti$idade# que forman parte de un procedimiento. El siguiente apartado, pretende concretar todo lo e$puesto, partiendo de una situacin presente para visualizar un procedimiento ideal, en el cual se eliminen actividades que lejos de ayudar a alcanzar procedimientos efectivos, obstaculizan y socavan los esfuerzos por alcanzar objetivos. .-,-/ Ma"&al de Pr cedi!ie"t # PROPUESTON !2re% Arc>i$ de d c&!e"t # ad!i"i#trati$ #PROCE IMIENTO5 ACTUAL NOM8RE5 ARC:I!O PROPUESTO XXX N6 "."

E OCUMENTOS A MINISTRATI!OS ;a<.

O)ICINA5 Arc=i$o de gesti,n.

PASO N6 I. REUNION 0 Encargado del +rchivo .E.+/ .b/ .E.+/ :ecibe del jefe de la oficina yCo personal autorizado, documentos varios para archivar. ?erifica que cada documento tenga impreso el Sell de Arc>i$ y que contenga la correspondiente informacin. RESPONSA8LE ESCRIPCION

1%

#evuelve el documento al <efe de &ficina yCo al personal autorizado, si no posee la autorizacin respectivaH en caso contrario coloca el documento en una carpeta de manila rotulada con la frase Ipara +rchivarJ. II. CLASI)ICACION 3 4 .E.+/ .E.+/ 6oma un documento de la carpeta indicada en el )aso -D 1, lo lee y analiza su contenido. @tiliza el Pla" de cla#i0icaci(" para determinar el nombre o asunto bajo el cual es ms probable que pidan el documento. #e ser solicitado de diferentes formas, establece las referencias necesarias.

III. 5 7 8

ESCRIPCION .E.+/ .E.+/ .E.+/ +nota en el espacio colocado dentro del "ello de +rchivo, el nombre, asunto o cdigo donde colocar el documento. %onfecciona las li#ta# de re0ere"cia necesarias, seg,n la determinacin realizada en el )aso -D 4. :epite los )asos -D 3, 4, 5 y 7 tantas veces como lo demande la cantidad de documentos contenida en la carpeta mencionada en el )aso -D 1.

PROCE IMIENTO5 ACTUAL NOM8RE5 ARC:I!O

PROPUESTO

XXX

N6 ".%

E OCUMENTOS A MINISTRATI!OS ;a<.

O)ICINA5 Arc=i$o de gesti,n.

PASO N6 RESPONSA8LE ESCRIPCI9N

I!. OR ENACION 9 .E.+/ +grupa los documentos y las hojas de referencia, de acuerdo con el sistema de clasificacin y m!todo de ordenamiento utilizados para los diferentes tipos documentales. %oloca el grupo en el espacio que as lo identifica dentro del respectivo mueble .carpetero, archivador de cartn, etc./, manteniendo al frente el documento ms reciente.

!. ARC:I!O A

.E.+/

a/ "e refiere a los distintos tipos documentales en uso por las oficinas, tales como: oficios, informes, estudios, formularios, e$pedientes, etc. )ara cada uno de ellos se recomienda su conservacin por separado, a efecto de facilitar su posterior localizacin y transferencia al +rchivo %entral.

1&

b/ %orresponde al archivista que, aparte de sus labores cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la conservacin y custodia de la documentacin en la oficina.

1'

!.

IA.RAMAS

E )LU0O

4-/ C "ce+t "on una herramienta fundamental para la elaboracin de los procedimientos, permiten visualizar grficamente y en forma consecutiva las actividades de un procedimiento determinado. 4-1 4-, Ve"ta3a# de la t*c"ica de diagra!aci(" E$plica las actividades que componen un procedimiento a trav!s de smbolos y te$tos condensados )ermite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida la manera de realizar eficazmente sus actividades *acilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico. ?C(! #e diagra!a@

)ara representar un algoritmo se puede recurrir a un m!todo grfico, en el cual cada uno de los pasos a seguir est representado por un smbolo acorde al tipo de instruccin que se debe ejecutar. os smbolos se enlazan entre s por medio de flechas que indican desde y hacia donde va el flujo de la informacin, o sea, el orden lgico en que deben ejecutarse las instrucciones. "eguidamente, se muestra la simbologa bsica para el dise'o y el tipo de plantilla clsica que se emplea. 4-. Si!2 l ga de di#e= FUNCION Proceso ecisi,n SAMBOLO DESCRIPCION :epresenta una instruccin que debe ejecutarse. &peracin. Eleccin. :epresenta una pregunta e indica el destino del flujo de informacin con base en respuestas alternativas de s y no. )reparar. +condicionar. ;mplica un proceso predefinido. )uede ser parte o un todo de otro sistema. ;ndica lectura de alg,n documento. %asi siempre se refiere a un producto impreso.

Preparaci,n

ocumento

Entrada > Sa#ida

Arc=i$o

6rmite u operacin burocrtica de rutina. ;mplica entrada o salida de informacin por cualquier parte del sistema. ;mplica guardar o almacenar documentos, productos, materiales u otros. "ignifica Isacar del archivoJ o desalmacenar productos, materiales u otros. :epresentan flujo de informacin. ;ndican direccin que sigue el flujo en el sistema.

Extracci,n e arc=i$o )#ec=as

19

Si!2 l ga de di#e= % FUNCION Conector Interno SAMBOLO DESCRIPCION %one$in con otro paso. "e utiliza para asociar partes o pasos dentro de un mismo sistema, pero que por razones de dise'o sea poco asequible. %one$in con otro proceso. El conector e$terno se usa para unir un sistema o una parte de !l, con otro sistema. :epresenta inicio C fin del sistema. ;ndica donde comienza y donde termina el algoritmo. :epresenta una tarjeta, ficha o cheque. :epresenta una cinta magn!tica de grabacin o video. "e utiliza un crculo con una tangente.

Conector Externo Termina#

Tar(eta

Cinta Magn2tica

2"

4-4

Diagra!a de 0l&3 +r +&e#t - Arc>i$ ad!i"i#trati$ O0ici"a 9#:% Arc>i$ de ge#ti("ARCHIVO ADMINISTRATIVO "6 Etapa5 Reuni,n de documentos

RESPONSA8L E Encargado de archivo .E.+/

ACTI!I A ES

inicio

:ecibe documentos

:evisa que tenga informacin en el sello de +rchivo

est autorizad oG

";
%oloca doc. )ara archivar

-&
#iagnstico #evuelve al <efe o personal autorizado 1

ARCHIVO ADMINISTRATIVO %6 Etapa5 C#asi?icaci,n de documentos

RESPONSA8LE Encargado de archivo .E.+/ ACTI!I A ES
1 +naliza contenido del documento +nota el tipo documental seg,n ndice de archivo %

#iagnstico

ARCHIVO ADMINISTRATIVO &6 Etapa5 escripci,n de documentos

RESPONSA8LE Encargado de +rchivo .E.+/ ACTI!I A ES

+nota el nombre, asunto o cdigo donde colocar el documento.

%onfecciona las hojas de referencia necesarias.

:epite el proceso por cada documento que ingrese.

2oja de referencia

21

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 46 Etapa5 Ordenamiento de documentos

RESPONSA8L E Encargado de archivo .E.+/ ACTI!I A ES

+grupa los documentos y las hojas de referencia seg,n la clasificacin y m!todo de ordenamiento.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO @6 Etapa5 Arc=i$o de documentos

RESPONSA8L E Encargado de +rchivo .E.+/ ACTI!I A ES

+rchiva los grupos de documentos seg,n se identifique .carpetero, archivador, etc/.

*;-

"oport e indica do

a t!cnica de diagramacin, es una gran ayuda visual que permite evidenciar aquellas actividades que interrumpen o dificultan la efectividad de los procedimientos.

22

!I. MANUALES

E PROCE IMIENTOS A CULTURA OR.ANI/ACIONAL

El objetivo primordial de este captulo radica en ayudar al lector a comprender que la estandarizacin de procesos mediante la confeccin de (anuales de )rocedimientos, tiene dos componentes. El primero, se refiere al proceso de elaboracin y aprobacin. El segundo componente se asocia con la fuerza que impulsa el cambio: erradicar los viejos procedimientos y establecer los nuevos, como la forma usual de $acer las cosas en la %rganizacin. En una frase: Bi!+lica ! di0icar la C&lt&ra Orga"i'aci "alC5-/ ?D&* e# c&lt&ra rga"i'aci "al@

%ultura se refiere a las formas de comportamiento y valores compartidos entre grupos de personas, en pocas palabras: Ila forma de hacer las cosas en la organizacinJ. as normas de comportamiento constituyen formas de actuar comunes o persistentes que se observan en un grupo y que prevalecen porque los integrantes del mismo tienden a comportarse en formas que imparten estas prcticas a los nuevos miembros, recompensando a quienes se adaptan al grupo y sancionando al que no lo hace. a forma de ejecutar las labores en una unidad u organizacin, generan costumbres compartidas que constituyen intereses y objetivos comunes a la mayora de personas que componen el grupo y tienden a normar el comportamiento del grupo y prevalecer por largo tiempo. Es com,n encontrar en los archivos, sobre todo de gestin, la vieja prctica de clasificar la documentacin seg,n lo acostumbrado por los antiguos encargados, encontrndonos no en pocos casos con asuntos que ya no e$isten o que responden a funciones que han sido modificadas con el tiempo o lo que es peor una espeluznante carpeta de asuntos varios en donde a trav!s del tiempo se acumularon todos aquellos documentos que no acoplaban en el tradicional sistema de clasificacin. La c&lt&ra e# + der #a + r tre# ! ti$ # e#e"ciale#% os individuos estn acostumbrados e indoctrinados en procedimientos que han ejecutado durante largos perodos. a cultura se afirma a trav!s de las acciones de cientos o miles de personas. 6odo esto ocurre sin que e$ista una intencin consciente y por ello resulta difcil desafiar o incluso discutir el hecho. "e hacen las cosas por ItradicinJ. El impedimento ms grande para generar el cambio en la forma de hacer las cosas en un grupo de trabajo, es la cultura. )or lo tanto, el primer paso en una transformacin fundamental consiste en alterar las normas y los valores mediante una sana y encausada motivacin. @na vez que la cultura se empieza a transformar, lo que falta del esfuerzo de cambio se torna ms factible y resulta fcil llevar a cabo el establecimiento de nuevos procedimientos.

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a cultura se transforma ,nicamente despu!s de que se han alterado con !$ito las acciones de las personas, despu!s de que los nuevos procedimientos generan alg,n beneficio para un grupo durante un tiempo y despu!s que la gente percibe la cone$in que e$iste entre las nuevas acciones y la mejora en el desempe'o. 5-1 Fac&ltar a l # c la2 rad re# +ara ;&e a+li;&e" l # "&e$ # +r cedi!ie"t # %apacitar a los empleados en materia de actitudes, es tan importante como la capacitacin en materia de habilidades. a capacitacin debe ir dirigida a que el empleado entienda que se le va a confiar parte importante del cambio y se le va a capacitar para que asuma su nueva responsabilidad. El empleado no solo debe saber cmo ejecutar una labor, tambi!n debe saber por qu! se ejecuta de esa manera. +s por ejemplo, los individuos encargados de elaborar las 6ablas de )lazos para la %onservacin y Eliminacin de #ocumentos, no solo deben conocer al pie de la letra las actividades secuenciales que deben ejecutar, adems deben conocer la legalidad detrs de su aprobacin y sus implicaciones a nivel histrico y cultural. os empleados motivados, a los que se les han confiado responsabilidades, convierten a las empresas en organizaciones triunfadoras en un mbito econmico en vas de globalizacin. )ara la transformacin, se requiere, la estructura, la capacitacin, los sistemas y los supervisores adecuados para construir una visin comunicada de manera adecuada. &a asesor'a que le debe brindar el supervisor a su subalterno es fundamental para que (ste aprenda con la prctica. )ing*n programa de esta naturaleza producir verdaderos resultados, a menos que el supervisor reconozca y acepte su responsabilidad en el proceso de formacin del trabajador, quien debidamente motivado, encontrar, de frente a la realidad, suficientes oportunidades para desarrollar sus aptitudes. + F r!a# de 0ac&ltar a la ge"te +ara i!+la"tar "&e$ # +r ce# # C !&"icar e" 0 r!a #e"#ata l # "&e$ # +r cedi!ie"t #% los empleados deben contar con un sentido de propsito compartido para lograr un objetivo com,n. )or ejemplo: +gilizar y facilitar el desempe'o de sus funciones. Hacer ;&e la# e#tr&ct&ra# #ea" c !+ati2le# c " la $i#i("% las estructuras que no estn alineadas obstaculizan las acciones necesarias para emprender el cambio. (uchos empleados desearan brindar productos y servicios superiores, sin embargo, la estructura organizacional le impide poder actuar y en muchos casos se ve limitado por la pared de las funciones de otra unidad o departamento. Pr + rci "ar la ca+acitaci(" "ece#aria% los jefes y encargados deben cambiar su vieja visin de creer que su funcin solo consiste en tomar decisiones, los nuevos retos se'alan

3l4redo 5ar67ero Corrale(. Administracin de Recursos Humanos (II Parte). 88 1". rei,!. de la I. ed. -an .o(, C. /.: E01E2, 2""2, !. 11&.

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que todos los empleados deben ser facultados para decidir. as personas deben contar con las habilidades y actitudes adecuadas para poder asumir nuevos retos. Ali"ear l # #i#te!a# de i"0 r!aci(" ) rec&r# # >&!a" # c " la $i#i("% los sistemas de informacin y recursos humanos generalmente son organismos burocrticos en donde se desalienta cualquier indicio de liderazgo, sin embargo, deben constituirse en la plataforma sobre la cual los nuevos procedimientos se impulsan. C "0r "tar a l # #&+er$i# re# ;&e # ca$a" el ca!2i "ece#ari % el papel del jefe es vital en el sentido que del depende el empuje y motivacin que el empleado pueda tener. "e debe confrontar mediante el dilogo honesto a aquellos jefes reactivos a cooperar y motivarlo en virtud de los beneficios individuales que recibir si se convierte en fuente impulsora del cambio de procedimientos. 5-, Rec !e"daci "e# +ara di0&"dir l # "&e$ # +r cedi!ie"t # Re;&iere !&c>a c !&"icaci("% el apoyo verbal y su reafirmacin contribuyen a fortalecer el arraigo. @na vez aprobado, el manual debe distribuirse en lugares estrat!gicos para que sirva como medio de orientacin a los nuevos y antiguos empleados. De2e ge"erar re#&ltad # a c rt +la' % los nuevos procedimientos se arraigan una vez que han demostrado que funcionan y que son mejores que los viejos. E#ti!&lar !edia"te el e3e!+l ) ! ti$aci("% os propulsores de los nuevos procedimientos, deben despertar el inter!s de los colaboradores en el manual mediante su propio ejemplo, la consulta frecuente y la revisin peridica y participativa, hasta que los nuevos procedimientos se conviertan en la forma cotidiana de hacer las cosas en la organizacin. A+ ) ) #eg&i!ie"t de l # 3erarca#% os nuevos procedimientos sin el apoyo de los jerarcas, acabarn por desaparecer, imponi!ndose los viejos procedimientos. )or ello, requieren su constante reafirmacin y seguimiento. Arraig de "&e$ # +r cedi!ie"t # e" la c&lt&ra rga"i'aci "al Oc&rre al 0i"al " al +ri"ci+i % las transformaciones mayores y que generan cambios transcendentales en la organizacin, ocurren al final y no al inicio. De+e"de de l # re#&ltad #% los nuevos procedimientos se arraigan una vez que han demostrado que funcionan y que son mejores que los viejos m!todos. P&ede i!+licar r taci(" de +er# "al% a veces la ,nica forma de transformar la cultura es rotar elementos claves en el desempe'o de las nuevas funciones. Hace ;&e la# deci#i "e# # 2re la# #&ce#i "e# e" el rga"igra!a #ea" cr&ciale#% si los procesos de sucesin no se modifican de modo que sean compatibles con las nuevas prcticas, las viejas costumbres se volvern a imponer. Es vital que los nuevos jefes compartan los nuevos procedimientos a fin de que estimulen con su ejemplo su ejecucin y arraigo.

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)ara concluir, se deduce que ante esta era de constantes cambios, los archivos debern ajustarse a la evolucin vertiginosa de la ciencia y de la tecnologa, dando paso a nuevos archivos con procesos rigurosamente establecidos, revisados y reglamentados acorde las nuevas e$igencias del entorno. %ada da es ms inminente la necesidad en los archivos de actualizar procedimientos, estrategias y propuestas en pos de seguir brindando el fundamental servicio que le es inherente: la conservacin del patrimonio documental, la proteccin de la las identidades culturales y el resguardo de los cimientos de la memoria colectiva. ?ayamos hacia el futuro con criterios modernos y avancemos hacia una nueva realidad archivstica fuertemente cimentada y con respaldo de todo su quehacer. @tilicemos los manuales de procedimientos y hagamos de esta ,til herramienta una necesidad institucional. 8I8LIO.RA)IA >arquero %orrales, +lfredo. ,dministracin de -ecursos .umanos . K K0B. reimp. de la 0. ed. "an <os!, %. :.: E@-E#, 1BB1. %hiavenato, ;dalberto. ,dministracin de -ecursos .umanos. 6ercera =raL 2ill, 0A99. Edicin. (!$ico: (c

MMMMMMMMN /ntroduccin a la 0eor'a 1eneral de la ,dministracin. 6ercera Edicin. %olombia: (c =raL 2ill, 0A99. %osta :ica. )oder <udicial. Manual de /nduccin al nuevo empleado. "an <os!: #epartamento de )ublicaciones e ;mpresos del )oder <udicial, 0AAA. MMMMMMMMMMMN Manual de Procedimientos. "an <os!: #epartamento de )lanificacin del )oder <udicial, 0AA9. #omnguez, 6ala. ,rc$ivonom'a, 0eor'a y Prctica. (!$ico: (c=raLK2ill ;nteramericana de (!$ico, ". +. #e %. ?., 0AAB. *ranOlin, Enrique. %rganizacin de 2mpresas. ,nlisis, dise3o y estructura. )rimera Edicin. (!$ico: (c =raL 2ill, 0AAA. 2all, :ichard. %rganizaciones4 2structura y Proceso. 6ercera edicin. (!$ico #.*., )renticeK2all 2ispanoamericana, ". +., 0A98. 2ernndez, %arlos. ,nlisis ,dministrativo. 0(cnicas y m(todos. 6ercera reimpresin de la )rimera Edicin. "an <os!, %osta :ica: E@-E#, 1BB1. <im!nez, Pilburg. /ntroduccin al estudio de la 0eor'a ,dministrativa. (!$ico: imusa, 0A98.

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Qotter, <ohn ). 2l 5actor &iderazgo. Espa'a: Ediciones #az "antos, ". +., 0AAB. MMMMMMMMN 2l &'der del ambio. "n plan de accin del especialista en liderazgo de negocios ms afamado del mundo. (!$ico: (c =raLK2ill, 0AA8. -,'ez *ernndez, Eduardo. %rganizacin y gestin de arc$ivos. Espa'a: Ediciones 6rea, ". ., 0AAA

2'

ANECO N6". MANUAL E PROCE IMIENTOS A IA.RAMA E )LU0O. PROCESO5 ECPE IENTES PERSONALES.

Ma"&al de Pr cedi!ie"t # PROPUESTON !2re% Arc>i$ de eE+edie"te# +er# "ale#PROCE IMIENTO5 ACTUAL PROPUESTO XXX N6 "."

NOM8RE5 ECPE IENTES PERSONALES ;a<. O)ICINA5 Arc=i$o de .esti,n.

PASO N6 RESPONSA8LE ESCRIPCION

I. RECEPCI9N E INSPECCI9N 0 1 Encargado del +rchivo .E.+/ .b/ .E.+/ :ecibe del jefe de la oficina yCo personal autorizado, e$pedientes de personal de reci!n ingreso para archivar. ?erifica que cada e$pediente contenga toda la documentacin de ingreso, a saber: &ferta de servicio, fotografa, recomendaciones, currculo, declaracin jurada y contrato de trabajo. +parta los e$pedientes que no satisfagan los requisitos indicados en el )aso -D1 devolvi!ndolos al jefe de la oficina yCo personal autorizado. (antiene en su escritorio los e$pedientes que re,nan los requisitos mencionados.

.E.+/

II. RE.ISTRO 4 5 III. CO I)ICACION 7 .E.+/ "iempre en el Si#te!a I"0 r!Ftic de C "tr l de EE+edie"te#G registra para cada e$pediente el cdigo de estado actual del e$pediente: ACTIVO. . c /. .E.+/ .E.+/ ;ngresa al Si#te!a I"0 r!Ftic de C "tr l de EE+edie"te# y registra el e$pediente por su nombre completo y n,mero de c!dula. #e tener varios nombres .conocido como/, establece las referencias necesarias. +nota en el ;ndice de E$pedientes el nombre completo y n,mero de c!dula del empleado.

I!. OR ENACION 8 9 .E.+/ .E.+/ +grupa los e$pedientes ya incluidos en el Si#te!a I"0 r!Ftic de C "tr l de EE+edie"te# , de acuerdo con su n,mero de c!dula. :epite los )asos -D 3, 4, 5 y 7 tantas veces como lo demande la cantidad de e$pedientes que ingresen.

PROCE IMIENTO5 ACTUAL

PROPUESTO

XXX

N6 ".%

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NOM8RE5 ECPE IENTES PERSONALES ;a<. O)ICINA5 Arc=i$o de .esti,n.

PASO N6 !. ARC:I!O A .E.+/ %oloca los grupos de e$pedientes as dispuestos en el )aso -D 8 en su correspondiente anaquel de custodia, seg,n el n,mero de c!dula. RESPONSA8LE ESCRIPCION

a/ Este procedimiento es vlido para aquellos e$pedientes de personal nuevo o que reingresa. b/ El encargado de archivo, aparte de sus funciones cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la conservacin y custodia de los e$pedientes personales. c/ os e$pedientes, adquieren la condicin de +%6;?& una vez que se firme el contrato de trabajo y mantiene esa condicin hasta que se produzca una renuncia, despido, renuncia tcita .por abandono de trabajo/, fallecimiento o jubilacin del empleado. El resto de e$pedientes que no cumplen alguna de las condiciones citadas, se consideran ofertas de servicios y se mantienen en el >anco de Elegibles de la &ficina de :eclutamiento y "eleccin de )ersonal.

#"

Diagra!a de 0l&3 +r +&e#t - EE+edie"te# +er# "ale#O0ici"a 9#:% Arc>i$ de Ge#ti("EHPEDIENTES PERSONALES "6 Etapa5 Recepci,n e Inspecci,n
RESPONSA8LE Encargado de archivo .E.+/
;nicio

ACTI!I A ES
:ecibe e$pediente s :evisa que cada e$pediente contenga toda la documentacin de ingreso

";
Est completo

9 -&

%oloca e$pedientes para archivar.

E$pedient e personal

#evuelve al <efe o personal autorizado

"

DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA %6 Etapa5 Registro

RESPONSA8LE -& Encargado de archivo .E.+/ ACTI!I A ES
:egistra en el "istema ;nformtico el nombre y n,mero de c!dula del empleado +nota en el ;ndice de E$pedientes, el nombre completo del empleado y n,mero de c!dula.

"
N O

;ndice de e$pedientes

DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA &6 Etapa5 Codi?icaci,n

RESPONSA8LE Encargado de +rchivo .E.+/ ACTI!I A ES
+nota en el "istema ;nformtico el cdigo para cada e$pediente como: +%6@+ . :epite el proceso por cada e$pediente que ingrese.

&

#1

DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA 46 Etapa5 Ordenaci,n

RESPONSA8LE Encargado de archivo .E.+/ ACTI!I A ES

+grupa los e$pedientes ya incluidos, de acuerdo con su n,mero de c!dula

:epite el proceso por cada e$pediente que ingrese.

DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA @6 Etapa5 Arc=i$o

RESPONSA8LE Encargado de archivo .E.+/ ACTI!I A ES
6oma cada grupo de e$pedientes distribuidos por n,mero de c!dula +rchiva los e$pedientes por n,mero de c!dula

)IN

+naqu el -Dc!d ula

#2