CURSO PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE PCTT

BRASLIA-DF MARO 2012

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MANUAL DO PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL DA ADMINISTRAO JUDICIRIA DA JUSTIA FEDERAL DE PRIMEIRO E SEGUNDO GRAUS
APRESENTAO O principal objetivo deste Manual orientar os responsveis pela documentao institucional na aplicao do Programa de Gesto Documental da Administrao Judiciria da Justia Federal de Primeiro e Segundo Graus, consolidado pela Resoluo n. 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justia Federal, para garantir a uniformidade nos procedimentos dos arquivos administrativos setoriais e gerais das unidades da Justia Federal. um Manual de referncia capaz de habilitar o servidor, em qualquer estgio de tramitao do documento ou processo, para: Classificar os documentos no ato de sua produo ou recebimento; Organizar o acervo institucional; Analisar a documentao em seu valor intrnseco; Selecionar a documentao para a transferncia ao arquivo ou eliminao; Realizar os procedimentos de descarte da documentao at a sua triturao; Garantir a preservao dos documentos de valor histrico ou de guarda permanente para preservao da memria institucional.

SUMRIO 6 1 INTRODUO 1.1 Caractersticas dos documentos............................................................... 6 1.1.1 Gnero .................................................................................................. 7 1.1.2 Espcie.................................................................................................. 1.1.3 Natureza................................................................................................ 8 1.2 rgos de documentao......................................................................... 8 1.2.1-Museu.................................................................................. 8 1.2.2 Biblioteca................................................................................ 8 1.2.3 Arquivo.................................................................... 8 1.3 Finalidade do arquivo .............................................................................. 9 1.3.1 Classificao dos arquivos....................................................................9 1.4 Arquivo digital....................................................................................... 11 1.4 .1 Banco de dados digitalizado ............................................................... 12 1.5 Formas de cadastramento...................................................................... 12 2 GESTO DE DOCUMENTAL...............................................................15 2.1 Conceitos...............................................................................................15 2.2 Objetivos ............................................................................................... 2.3 Fases do processo de gesto..................................................................15 2.3.1 Produo..............................................................................................15 2.3.2 Uso/tramitao ....................................................................................15 2.3.3 Destinao ...........................................................................................16 2.4 Vantagens................................................................................................16 3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES .....................17 3.1 Atividades do protocolo..........................................................................17 3.2 Atividades do arquivo corrente ..............................................................17 4 SISTEMA DE CLASSIFICAO FUNCIONAL....................................19 4.1 Conceitos.................................................................................................19 4.2 Objetivo do Plano de Classificao.........................................................20 4.3 Plano de Classificao de Documentos Administrativos da Justia Federal ... 20 4.4 Aplicao do Plano de Classificao.......................................................21 4.5 Competncia para classificar ..................................................................22 4.6 Principais mtodos de arquivamento.......................................................22 4.6.1 Mtodos bsicos ..................................................................................23 4.7 Como arquivar.........................................................................................24 ................25 5. AVALIAO DOCUMENTAL ..............................................
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5.1 Objetivos .................................................................................................25

5.2 Valorao dos documentos .26 ' Pr7r' d p miArdi dos documentos.............................................................26 5 .4 Como avaliar ...........................................................................................27 6 TABELA DE TEMPORALIDADE ..........................................................28 6.1 Elaborao da tabela de temporalidade dos documentos administrativos daJustia Federal . ......................................................................................... 28 6.2 Procedimento para implantao e reviso ...............................................29 7 ELIMINAO DE DOCUMENTOS ........................................................30 7.10 processo de descarte de documentos administrativos ..........................30

8 TRANSFERNCIA.....................................................................................37 9 RECOLHIMENTO .....................................................................................38 10 DOCUMENTO DIGITAL........................................................................39 10.1 Fotografia e documentos eletrnicos......................................................39 10.2 Novas Tecnologias .................................................................................39 10.3 Controle automtico de documentos ......................................................40 11 PRESERVAO DE DOCUMENTOS ...................................................41 11.1 Conservao de documentos.................................................................... 41 11.2 Agentes de deteriorao........................................................................... 41 11.2.1 Agentes fsicos ..................................................................................... 41 11.2.2 Agentes fsico-mecnicos ....................................................................42 11.2.3 Agentes qumicos ................................................................................. 43 11.2.4 Agentes biolgicos ............................................................................... 43 12 ROTINAS DE CONSERVAO ..............................................................44 12.1 Limpeza...................................................................................................... 12.2 Controle de microorganismos e insetos.....................................................44 12.3 Remoo de fitas e etiquetas......................................................................44 12.4 Pequenos reparos.......................................................................................44 12.5 Acondicionamento e armazenamento.......................................................45 13 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................47

1. INTRODUO A Gesto Documental na Administrao Pblica est prevista na Constituio Federal de 1988:
Art. 2116. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: 1 - as formas de expresso; II - os modos de criar, fazer e viver; Iii - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; J\7 - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados manifestaes artstico-culturais; V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1 ........................................................................................... 2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

O dispositivo sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, a Lei n. 8.159/91, em seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do Poder Judicirio Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do exerccio de suas funes. O Conselho da Justia Federal, em sua sesso ordinria de 13 de dezembro de 1999, aprovou o Programa de Gesto de Documental da Administrao Judiciria da Justia Federal de Primeiro e Segundo Graus, regulamentado por meio da Resoluo n. 217, de 22 de dezembro de 1999, publicada no Dirio da Justia, Seo 1, em 29/12/99 e republicada em 22/2/2000, em 2007/2008 foram realizadas consolidaes de vrias resolues e o Programa de Gesto Documental passou a ser regulamentado ffi pela Resoluo n. 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justia Federal.

1.1 Caractersticas dos documentos

Documento a informao corporificada em qualquer suporte material de

informao (papel, fita magntica, disquete, mdia de cd, etc).

Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades especficas

desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a fonte geradora.
Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na

execuo das atividades administrativas e de apoio especializado.

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Os documentos podem ser caracterizados conforme o gnero, espcie ou natureza. 1.1.1 Gnero Gnero do documento a configurao que o mesmo assume de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...; Cartogrficos: mapas, plantas,...; Iconogrficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...; Filmogrficos ou cinematogrficos: vdeos (imagem em movimento),...; Sonoros: fitas cassetes, discos,...; Microgrficos: jaquetas, rolos, microfichas,...; Informticos: disquetes, discos ticos e outros. Museogrficos: objetos raros/ valiosos, maquetes, instrumentos e aparelhos. 1.1.2 Espcie Espcie do documento a forma que o mesmo assume de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Nos atos administrativos do poder pblico, as espcies documentais mais comuns so as seguintes: Atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria; Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrncias. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certido, atestado, traslado; Atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondncia individual ou pblica e se caracterizam por terem destinatrio declarado. Ex.: carta, circular, ofcio, aviso, memorando, notificao, telegrama, telex, alvar, edita]; Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administrao federal, estadual ou municipal parte. Ex.: tratado, convnio, contrato, termos (transaes, ajuste).

1.1.3 Natureza Os documentos podem ser: Ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao; Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. 1.2 rgos de documentao As noes de museu, biblioteca e arquivo por muito tempo se confundiram, tanto pela finalidade e forma fsica dos documentos, quanto por serem instituies com objetivos idnticos, isto , funcionavam como depsitos de documentos, de qualquer espcie, produzidos pelo homem. Porm, com a evoluo da humanidade, principalmente o advento da imprensa, os campos de atuao dessas instituies foram sendo delimitados. Seus objetivos se tornaram bem definidos, apesar de terem funes semelhantes. 1.2.1 Museu Criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. 1.2.2 Biblioteca um organismo prestador de servios de informao. Seu acervo constitudo pelo conjunto de materiais informacionais, em diversos suportes, disposto ordenadamente para consulta, emprstimo ou fornecimento de cpia, com vistas ao atendimento das necessidades de seus usurios. 1.2.3 Arquivo a acumulao ordenada dos documentos criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podem oferecer no futuro. Alm desses conceitos e do definido no art. 20 da Lei n. 8.159/91, o termo Arquivo tambm pode ser usado para designar: Mvel para guarda de documentos; Local onde o acervo documental deve ser conservado; Conjunto de documentos; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao;
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 Ttulos de peridicos; Documento eletrnico (armazenado em computador).

1.3. Finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a histria e a memria da instituio.

1.3.1 - Classificao dos arquivos A classificao do arquivo depende do aspecto sob o qual ele abordado, pode ser classificado de acordo com a fonte geradora, estgio de evoluo ou a natureza dos documentos. . De acordo com a natureza da fonte geradora, os arquivos caracterizam-se em: a) pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal; b) privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais. Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam, os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermedirio ou Permanente. Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados e, como uma reao em cadeia, o tratamento despendido aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente.

a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins

imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, conservam-se junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. Unidade administrativa ou rgo encarregado do arquivo corrente.

b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do arquivo

corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem administrao que os produziu e aguardam sua destinao final. Em geral centralizado, pois esta caracterstica permite:
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B.1) Rapidez na localizao: o fato de os documentos estarem concentrados permite uma melhor organizao (classificao, indexao etc.) e, consequentemente, maior rapidez ao acesso; B.2) Liberao de espaco fsico: em vez de ocupar espao em cada gabinete, turma ou seo, os documentos ficam concentrados em um nico local, liberando os espaos dessas reas para outras atividades dos servidores e melhorando o ambiente de trabalho (o acmulo de papis e de poeira envolve a proliferao de microorganismos, caros, fungos etc., tornando o local cada dia mais insalubre). As normas tcnicas internacionais recomendam que as salas de depsitos de documentos e de trabalho dos servidores de arquivo devam ser separadas; B.3) economia de recursos humanos: as atividades de guarda, organizao e atendimento consulta que so desenvolvidas em cada gabinete, turma ou seo mobilizam servidores que tambm trabalham em atividades especficas da rea judiciria - o julgamento e suas consequncias. A medida que se concentram os documentos em um ARQUIVO CENTRAL, necessita-se de menor nmero de pessoas para realizar essas mesmas tarefas; B.4) economia de tempo: tanto dos usurios que tm de percorrer cada gabinete solicitando cpia de documentos e informaes, quanto dos servidores que atendem a essas consultas. Se o arquivo estivesse centralizado, o usurio iria a um s local e os servidores dos gabinetes teriam mais tempo para as tarefas jurdico-administrativas; B.5) economia de recursos materiais: a concentrao de processos em um arquivo permite padronizar os mveis e material de consumo utilizados para a guarda, possibilitando uma compra mais planejada, em maior quantidade e menor preo. Diminui a guarda de duplicatas e cpias desnecessrias (de manuais, portarias, circulares etc.), reduzindo o material e equipamento envolvido nessa guarda; B.6) segurana: os arquivos devem se concentrar no trreo ou 1 1 andar, devido ao peso dos papis. Normalmente, os edifcios comuns enfrentam sobrecarga nos andares comprometendo a sua estrutura quando no h arquivo central;
c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor

histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos so inalienveis e imprescritveis. O Arquivo Permanente surge aps a realizao da avaliao dos documentos e tem um tratamento tcnico diferenciado para os documentos, bem como condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos documentos totalmente aberta ao pblico, no podendo haver restrio de acesso ao documento de valor permanente. Porm, em razo da preservao "e conservao, os
documentos de guarda permanente s podero ser retirados das unidades de arquivo em carter 11

excepcional", dispe o Art. 8 0 , 5 0 , da Res. CJF

23/08.

1.4 Arquivo digital Existe atualmente como opo aos tradicionais arquivos fsicos os de carter digitais. A reproduo de documentos de valor permanente em meios eletrnicos garante a preservao dos originais e agiliza o acesso aos pesquisadores,. Tambm permite urna melhoria no trabalho paleogrfico, permitindo uma melhor visualizao das imagens atravs de contrastes e ampliaes. Atravs deste trabalho pode-se ainda disponibilizar estas informaes em terminais de pesquisa digital e/ou por meio da Internet. Assim, os interessados podem acessar aos documentos sem locomover-se at o espao fsico do arquivo. Contudo, o arquivo ainda que digitalizado, deve manter a organicidade dos documentos, pois sem a mesma o arquivo tornar-se- apenas informao desorganizada e no servir para a pesquisa. Os arquivistas apontam algumas vantagens que a opo de digitalizao de arquivo traria: Pouco espao para sua manuteno (em comparao ao papel que necessita de estruturas gigantescas para que o arquivamento seja possvel). Fcies de copiar. E podem ser feitas diversas cpias sem isso cause danos ao documento. Rapidez e facilidade de acesso, j que centralizaria o arquivo e o mesmo documento poderia ser consultado por diversos indivduos ao mesmo tempo. Baixo custo, j que no necessitam de grandes espaos fsicos para armazenamento. Mas tambm apontam algumas desvantagens: No tem confiabilidade quanto durabilidade das informaes. Necessitam de equipamentos sofisticados, sistemas de informao seguros e tecnologia de conservao, para garantir seu funcionamento e atualizao da mdia.. A utilizao correta depende de usurios especializados, pois o uso incorreto poderia causar perda de informaes ou do sistema.

1.4.1 Banco de dados digitalizado

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Pode ser desenvolvido paralelamente aos trabalhos de Gesto Documental, conservao e digitalizao, com sistema de web para indexao e digitalizao, consulta e acesso do acervo. Este suporte permite que o contedo seja atualizado sempre pela equipe com permisso de acesso, garantindo a segurana do material informativo disponvel ali. O sistema pode ser configurado com sistema de permisses de acesso, garantindo uma hierarquia de usurios autorizados que consigam realizar alteraes e acessos determinados contedos. O custo pode ser reduzido com a utilizao de softwares livres e abertos (sem fins lucrativos), que possuem qualidade igual aos softwares pagos, mas esto disponveis para download na Internet. Este sistema web permite ao usurio: Realizar buscas atravs de palavras chaves; Disponibilizar o acesso direto ferramenta de busca A navegao seqencial por categorias aos documentos de um determinado processo Cadastrar cada processo de acordo com sua ficha descritiva'. Podendo utilizar-se de subcategorias: fotografias e texto, facilitando a organizao e acesso do acervo. Permite a configurao de imagens de menor resoluo no momento da busca, ampliando-as apenas no momento da escolha de quem pesquisa. Realizar a busca de processos e / ou documentos por palavras-chaves, utilizando os campos da "Ficha de Descritiva"; 1.5 Formas de Cadastramento Normalmente um documento j possui um cadastro dado no momento de sua produo e circulao, este primeiro cadastro tem carter administrativo e atravs dele que se d a classificao do documento, explicitando os motivos e fins pelos quais o mesmo foi produzido. O cadastramento de documentos que venham integrar o acervo de um arquivo extremamente importante, isto porque o no cadastramento destes em um sistema dificulta a localizao, as pesquisas e as consultas, podendo ocasionar a perda de informao e do prprio documento. O cada stramento a primeira fase de um processo que deve garantir o acesso informao, muito importante porque atravs dele ser possvel depois controlar e localizar os documentos no acervo, por este motivo, essencial o
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cadastro de cada fase/tramitao do documento, para uma correta localizao e conhecimento da destinao dada ao documento (eliminao/guarda permanente). O cadastramento eletrnico permite ainda como vantagem: Contagem automtica dos prazos de eliminao, transferncia e guarda de documentos, sendo apoio para todas as fases da vida do documento. Contagem automtica de prazos para devoluo de documentos Pesquisa fontica Pesquisa por sinnimos Consultas sobre emprstimo e localizao fsica do documento Com a aplicao do Programa de Gesto Documental deve-se garantir que todo documento de guarda permanente ganhe um cadastro capaz de localizar e disponibilizar a informao, pois sabemos que muitos dos documentos antigos no possuem sequer o cadastro inicial. O sistema de cadastramento uma ferramenta de pesquisa e controle, mas para que desempenhe seu papel de forma correta necessita obedecer a algumas normas no momento de cadastro: Cdigo Cadastral: cdigo relativo classificao serve para pesquisar o documento e tambm para localiz-lo no arquivo. Identificao: determina o que est sendo descrito, o nvel hierrquico que ocupa, volume, datas, cdigos e ttulos. Contexto: indica tanto os dados bsicos referentes ao produtor dos documentos em questo como procura historicizar o percurso desses documentos at o ingresso no arquivo; Contedo e estrutura: procura resumir para o consulente as principais caractersticas dos documentos em questo, destacando as potencialidades de pesquisa, a forma de organizao e a representatividade do conjunto em funo de descartes prvios ou de posteriores acrscimos de documentos; Acesso e utilizao: orienta em relao aos aspectos prticos da consulta documental, realando a situao jurdica, as condies de acesso, as possibilidades legais de utilizao e reproduo, o idioma e os instrumentos de pesquisa disponveis sobre os documentos em questo; Documentao associada - aponta a relao dos documentos em questo com suas eventuais cpias ou reprodues e com os demais documentos relacionados, tanto no prprio acervo como em outros arquivos, instituies ou publicaes.

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2. GESTO DE DOCUMENTOS-DOCUMENTAL 2.1 Conceitos Conjunto de mtodos e procedimentos administrativos referentes s atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criao at sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organizao, controle e coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais. 2.2 Objetivos Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental; Objetivo especfico: garantir a disponibilidade da informao governamental na hora e local exatos, atendendo s necessidades dos rgos e administraes; Objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, pargrafo 2, da CF de 1988: "cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; Objetivo referente preservao: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente, j tendo perdido o valor administrativo, fiscal e legal. Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalizao, automao, microfilmagem): assegurar o uso adequado da microgrfica, do processamento automatizado de dados e de outras tcnicas avanadas na rea de gesto da informao. 2.3 Fases do processo de gesto 2.3.1 Produo Deve-se ampliar a utilizao dos documentos que so necessrios, evitando-se a produo daqueles que no so essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados. 2.3.2 Uso! tramitao necessrio controlar o fluxo documental por meio de: Utilizao e conservao dos documentos; Sistemas de arquivos e de recuperao de informao; Gesto de arquivos; Gesto de correios e telecomunicaes; Seleo e gesto de copiadoras; Anlises de sistemas; Centros de arquivamento intermedirios.
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2.3.3 Destinao Deve-se avaliar a massa documental, realizando: Avaliao de documentos; Eliminao dos documentos; Transferncia de documentos. Identificao e descrio das sries de documentos; Estabelecimento de programas de conservao e preservao de documentos. 2.4 Vantagens As vantagens da aplicao da gesto dedocumental numa organizao caracterizam-se pela economia do custo operacional, assegurando a produo, tramitao, utilizao e destinao final do documento; pelo acesso rpido e disponibilidade da informao governamental e pela utilizao adequada de tcnicas avanadas, garantindo a preservao dos documentos de valores histricos e cientficos para sua guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA, estudos comprovam que a aplicao do Programa de Gesto Documental na administrao pblica federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$1.000.000 por ano em 1980 e quase U$100.000.000 por ano no final em 1998. H ainda outras vantagens: Clareza na distino dos valores dos documentos; Melhor organizao dos documentos; Maior conscincia do valor dos arquivos; Reduo considervel de custos governamentais. Menor risco de extravio e destruio de informaes importantes contidas nos documentos.

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3. GERENCLAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES essencial na administrao pblica o estabelecimento de normas para a gerncia dos documentos na fase corrente. Levando em considerao que os documentos correntes esto vinculados aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificao, controle de expedio, tramitao e arquivamento, objetivando o acesso rpido e preciso s informaes neles contidas. Todas essas operaes tcnicas caracterizam os servios de gesto dos documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gesto e serem coordenados por um gestor em cada instituio. 3.1 Atividades do protocolo Servio auxiliar, cuja principal funo informar rpida e precisamente a localizao exata da documentao em trnsito, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: Recebimento: receber a correspondncia, separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de carter sigiloso aos destinatrios, abrir os documentos ostensivos, verificando a existncia de antecedentes; Class (fica o: operao intelectual que consiste na interpretao do documento; a anlise e determinao do assunto do mesmo, conforme o plano de classificao de documentos adotado; esta atividade visa, ainda, garantir a separao entre documentos essenciais, que precisam ser guardados, e os de valor temporrio, alm de propiciar que as fases seguintes da gesto documental sejam feitas de forma mais rpida e segura. Registro e movimentao: apor carimbo de protocolo, com o nmero e data do documento, classificao e encaminhamento da documentao, por meio do devido controle, aos destinatrios; MAGRO. Expedio: receber a documentao expedida dos setores, verificando a falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cpias, e expedir o original por correio ou malote, encaminhando a cpia ao setor remetente; MAGRO. Atendimento: informar sobre a existncia de determinado documento e sua localizao/tramitao atual.

3.2 Atividades do arquivo corrente A relao das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar, com exatido, todo o trmite e contedo da documentao produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades:
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 Inspeo: verificar a existncia de despachos destinando a documentao ao arquivamento-, Limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso de grampos e clipes de ao, desdobrar folhas e verificar existncia de sujeiras, promovendo a restaurao das folhas em mau estado de conservao; ESPECIFICO PAPEL. Anlise: verificar a classificao atribuda no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a; Arquivamento: arquivar a documentao de acordo com o mtodo adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado; Emprstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde prpria essncia de sua formao, ou seja, servir administrao e histria. Aconselhase a utilizao de guia-fora em substituio ao dossi, indicando data da retirada, nome e unidade de quem a retirou bem como anotao em controle manual ou sistema informatizado. O emprstimo deve ocorrer apenas para reas internas da JF ou para consulta no prprio Arquivo, com devoluo no mesmo dia. ESPECIFICO PAPEL A avaliao dos documentos para fins de descarte comea nos arquivos correntes, quando se prepara a transferncia dos documentos ao arquivo intermedirio central. Para fins de transferncia, os documentos j classificados segundo o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade da Documentao Administrativa da Justia Federal - PCTT, so separados em duas pilhas: aqueles que j cumpriram o prazo de guarda na fase corrente e sero destinados ao descarte e aqueles que devem ser transferidos ao Arquivo Central.; (Art. 12 da Resoluo 23/2008 prev eliminao na prpria unidade geradora, sem publicao de edital). A listagem poder ser emitida automaticamente se o Sistema Informatizado estiver preparado para calcular automaticamente o vencimento dos prazos de guarda. Caso o sistema ainda no gere uma listagem automtica deve-se elaborar uma listagem manual contendo os principais dados de identificao dos documentos: Nmero do documento Cdigo e assunto de classificao no PCTT Ementa ou resumo do assunto Notao (nmero da caixa arquivo, localizao em caixa, pacote etc)

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4. SISTEMA DE CLASSIFICAO FUNCIONAL 4.1 Conceitos

Class ificao: o agrupamento de elementos de acordo com as suas

diferenas e semelhanas, determinando um local de referncia prpria a cada grupo de elementos.

Classificao de documentos de arquivo: refere-se criao de um sistema

representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada instituio, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos so agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivises. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que "os princpios de classificao determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente".

Classificao funcional: consiste na ordenao hierarquizada das funes e

atividades desempenhadas por determinada instituio, representada em classes e subdivises, segundo as quais os documentos so agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificao so as funes, as atividades e os atos.

Funo: toda competncia de um rgo ou entidade com vistas a cumprir os objetivos para os quais foram criados. So as atribuies estatutrias ou regimentais, as responsabilidades, a misso desse rgo. Atividade: urna ao desempenhada para cumprir uma determinada funo.
Divide-se em fim e meio.

Atividades - meio: so aquelas que constituem o apoio, os meios utilizados

pelo rgo para atingir seus fins. Executam funes bsicas auxiliares para a sobrevivncia de todo e qualquer rgo.

Atividades-fim: so aquelas executadas em funes especficas, prprias

daquele rgo, razo da existncia da entidade.

Atos polticos: so operaes de natureza normativa que determinam urna

diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero.

Atos execulivos: so operaes de implementao das decises decorrentes dos

atos de natureza poltica.

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 Plano de C/assf1cao: instrumento utilizado para classificar e recuperar OS

documentos por meio do qual so estabelecidos cdigos numricos representativos das diversas classes e subdivises.

Codficao: os cdigos so associados classificao a fim de facilitar o

manuseio, a memorizao e localizao visual das classes e subdivises. Podem ser usados cdigos cromticos (associao de cores s classes) e numricos (existem diversos tipos: decimal, duplex, bloco numrico, dgito-terminal, alfanumrico etc.). 4.2 Objetivo do Plano de Classificao Garantia da uniformidade no tratamento da documentao. Sua aplicabilidade traz a agilizao da recuperao da informao e orienta a elaborao da Tabela de Temporalidade. Plano de Classificao funcional, baseado nas funes e atividades do rgo, procura recriar a configurao da instituio, a sua misso e as aes desenvolvidas. Esse Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituio, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As classes e subclasses so estabelecidas para as vrias atividades e atos administrativos. Caso a instituio passe por reorganizaes administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificao continuar a mesma, j que as funes e atividades em geral no se alteram. 4.3 Plano de Classificao e Seleo de Documentos Administrativos da Justia Federal Entre as vantagens da adoo de Planos de Classificao, podemos citar as mais importantes: Conservar os documentos de maneira ordenada e acessvel; Recuperar a informao contida nos documentos com maior rapidez e segurana; Racionalizar a produo documental, por meio de um controle eficiente da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitao mais racional; Reduzir a proliferao indiscriminada de fotocpias, por meio do aumento da confiana no arquivo e seus instrumentos; Facilitar a avaliao e seleo documental, agilizando o processo de identificao e triagem dos documentos para preservao ou eliminao; Promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimizao dos recursos humanos e de informtica, por meio da racionalizao dos procedimentos, atividades e servios de arquivo;
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 Otimizar o uso do espao fsico ocupado com documentos, sobretudo nos arquivos correntes; Proporcionar aos servidores um melhor ambiente na rea dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos devido conservao de menor quantidade de documentos no local; Preservar a memria institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das aes governamentais e de proteo de direitos dos servidores e do cidado, uma vez que o plano de classificao reflete as funes e atividades desempenhadas pela instituio. 4.4 Aplicao do Plano de Classificao (Sugerimos a alterao deste item para 4.5, constando primeiro a COMPETNCIA PARA CLASSIFICAR e depois a APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO) Pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituio, quanto no Arquivo Central. O ideal trabalhar com os documentos atuais e, progressivamente ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes so mais consultados e a classificao servir para uma rpida localizao. Em segundo lugar, porque o volume menor do que o acumulado. A aplicao do Plano de Classificao nos documentos dos setores fundamental. Alm dos documentos serem consultados com mais freqncia, serve como treinamento para os servidores das diversas reas, que ao classificar, aprendam tambm a consultar com rapidez os documentos arquivados em seus arquivos correntes. Ajuda tambm a compreender o funcionamento do Plano de Classificao na prtica e garante maior autenticidade aos documentos, uma vez que so tratados prximo ao local de produo, refletindo as funes e atividades para as quais foram gerados. Os responsveis pela aplicao do Plano nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. (Sugerimos que este pargrafo conste do item - COMPETENCIA PARA CLASSIFICAR) A partir da implantao do Plano de Classificao nas unidades setoriais, o arquivo central s aceitar a transferncia de documentos previamente classificados e avaliados. Porm a massa documental acumulada ao longo dos anos no arquivo central deve tambm receber tratamento de classificao. A Classificao codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o rearquivameflt() daquele que saiu para fins de emprstimo ou consulta. Deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira pgina do documento preenchido a lpis, pois a classificao pode ser revista no momento do
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arquivamento corrente ou transferncia para o intermedirio. A codificao deve ser atribuda ao documento quando da sua expedio ou recepo e ir acompanhar toda sua vida til seja na tramitao ou arquivamento, o que confere maior segurana no desempenho das atividades arquivsticas.
O prazo definido na tabela de temporalidade considerado como tempo

mnimo para guarda do documento, caso alguma unidade necessite guardar por maior tempo isso possvel. Documentos, mesmo considerados na tabela para eliminao, que possuem muita demanda de consulta deve ser analisado pela unidade competente podendo concluir por sua em guarda permanente. O PCTT da Justia Federal e glossrio encontram-se no Anexo 1. 4.4 Competncia para classificar O Plano de Classificao pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos diversos setores da instituio, quanto no Arquivo Central. Os documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados, pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detm melhores informaes para enquadr-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada. O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento da sua autuao. Assim, sua tramitao pelas unidades, com uma definio de arquivamento padronizada, facilita o trabalho das secretarias e dos demais servidores encarregados da guarda temporria nos setores.

4.6 Principais mtodos de arquivamento A tarefa de classificar exige do responsvel ser conhecedor no s da administrao a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A escolha de um mtodo ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e pela estrutura da organizao. Os mtodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificao, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando facilitar o arquivamento e a busca/recuperao do documento. So divididos em bsicos e padronizados, pertencentes a dois grandes sistemas, direto ou indireto. Direto: busca o documento no local arquivado, sem interveno de instrumentos de pesquisas. Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para a localizao do documento. 4.6.1 Mtodos bsicos
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 Alfabtico: E direto. O acesso feito no local de guarda. Tem como modalidades de ordenao as ordens alfabtica e alfanumrica. O arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetao e regras de ordenao.

Geogrfico:
E direto. Este mtodo utilizado quando o elemento principal considerado a procedncia ou local. Suas modalidades de ordenao podem ser pela cidade (ordem alfabtica), estado (primeiro a capital, seguida de localidades em ordem alfabtica) e pas (primeiro o pas, depois a capital e as localidades em ordem alfabtica).

Numrico:
Indireto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua ordenao pode ser pelo nmero, nmero e data e dgito-terminal. Este mtodo tem como elemento principal a ser considerado o nmero, e a escolha recai nos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal.

Por assumo:
Toda organizao dispe de documentos que devem, com vantagens, ser arquivados por este mtodo utilizando o Plano de Classificao adotado. E o mtodo mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois facilita a busca j que quem procura o documento normalmente sabe em qual assunto o mesmo se encaixa. As modalidades de ordenao podem ser alfabtica ou numrica. Essa ltima exige a elaborao de ndice alfabtico remissivo. A ordenao numrica ainda pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de indexao coordenada. O unitermo utilizado, com xito, nos arquivos de materiais especiais de fotografias, microformas, discos, fitas cassetes, vdeos e mdias eletrnicas. Algumas vantagens do sistema de classificao por assunto: Agilidade no atendimento, Menor custo operacional; Facilidade na triagem dos papis descartveis; Economicidade no uso de equipamentos e de material. 4.7 Como arquivar A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos. Miolo: pasta de cartolina utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas arquivo, como um encane. Auxilia a classificao, separando os documentos segundo o melhor mtodo de arquivamento (numrico, cronolgico, alfabtico, etc.).

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Os documentos no ficam presos pasta suspensa, mas dentro do miolo, preferencial menle com prendedores plsticos, evitando a retirada da pasta suspensa do seu local no arquivo, para fins de consulta de um s documento. Esse procedimento evita os erros de arquivamento, e rearquivamento indevidamenle e a colocao de pastas suspensas fora do lugar durante o manuseio. A utilizao de miolos facilita ainda a consulta da pasta por mais de um usurio (se os documentos estiverem em miolos diferentes) e a transferncia de documentos ao arquivo central os documentos podem ser retirados das pastas suspensas e enviados ao arquivo central e a pasta permanece no arquivo da unidade. Os anexos dos documentos podem ser arquivados nas estantes em caixas arquivo, fazendo-se urna folha de referncia na pasta do assunto respectivo, para no se sobrecarregarem as pastas suspensas com volumes excessivos. Os anexos tambm devem ser classificados e carimbados.

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Ah

5. AVALIAO DOCUMENTAL Processo de anlise e seleo de documentos que a estabelece os prazos para guarda nas fases corrente e intermediria, e sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A finalidade da avaliao definir o valor documental com o objetivo maior de preservar documentos importantes. A eliminao dos documentos desprovidos de valor somente uma conseqncia. Portanto, ao realizar o descarte de documentos deve-se ter em mente identificar e guardar o que importante para a memria institucional, e nunca priorizar apenas a liberao de espao fsico. Existem tcnicas arquivsticas para estabelecer os valores dos documentos. Os prazos de guarda e a destinao final devem ser definidos em tabelas de temporalidade aprovadas por comisses permanentes de avaliao. Os prazos de prescrio de direitos (exemplo: 5 anos) no podem ser os nicos critrios para definir a eliminao documental. O valor histrico do documento deve obedecer a critrios pr-estabelecidos, de acordo com a importncia do assunto dos mesmos. Por isso importante a classificao prvia do acervo por assunto. 5.1 Objetivos So seus objetivos principais: Reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos; aumentar o ndice de recuperao da informao; Garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; Controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados para o registro da informao; Conquistar espao fsico e reduzir o peso no edifcio; Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais; Garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental. Nos arquivos setoriais, a avaliao feita pelos servidores responsveis pela classificao e arquivamento dos documentos, que devem tambm aplicar a Tabela de Temporalidade. Os documentos que devem permanecer guardados por mais tempo sero transferidos ao Arquivo Central, por meio de uma listagem, (art. 12 da Res. 23/2008) os documentos com previso de guarda apenas no arquivo corrente, sero eliminados pelas Unidades Geradoras.

5.2 Valorao dos documentos

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 Valor primrio: o valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope; Valor administrativo: valor dos documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes. Valor legal ou jurdico: valor dos documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazo, tanto do governo quanto de terceiros, e que possuem carter probatrio. Ressaltamos que o fim do prazo de prescrio de direitos no autorizao para eliminar os documentos, que podem ainda ser necessrios para outros fins. Valor fiscal: valor dos documentos relativos a operaes financeiras e comprovao de despesas e receitas. Valor secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins outros que no aqueles para os quais foram originalmente criados; o documento passa a ser fonte de pesquisa e informao sobre o prprio servio e sobre pessoas, fatos ou fenmenos, cuja memria, em termos histricos, considera-se relevante. Nas Tabelas de Temporalidade das instituies pblicas ou privadas, a guarda permanente deve abranger as seguintes diretrizes, quanto aos documentos: Relativos origem, aos direitos, s razes da existncia e aos objetivos da instituio; Que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio; Visuais e / ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio; Que firmem jurisprudncia; Que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades especficas da instituio; De divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra; Com caractersticas artstica e cultural extrnsecas.
5.3

Prazo de guarda dos documentos

Perodo de tempo em que o documento deve ser mantido no arquivo corrente e intermedirio, aguardando destinao final. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor primrio do documento, de acordo com os seguintes fatores: Existncia de legislao que regula a prescrio legal de documentos pblicos, ou seja, determinao dos prazos prescricionais; Existncia de outras fontes (documentos recapitulativos); Necessidade de guarda do documento por precauo, em virtude de prticas administrativas (prazos precaucionais); Freqncia de consulta aos documentos.
5.4

Como avaliar
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O conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos diariamente devero ser classificados com base no Plano de Classificao e avaliados com base na Tabela de Temporalidade. O nmero de classificao e o prazo de guarda na unidade so anotados no documento e lanados no sistema automatizado, se existir. O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para transferncia ao Arquivo Central ou sua eliminao. A Tabela aplica-se aos documentos produzidos em todos os perodos da Justia Federal abrangendo, portanto, os que sero gerados a partir de sua publicao, assim corno o acervo acumulado at o momento. Ela ser utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos setoriais, orientando a transferncia peridica ao Arquivo Central quanto nos documentos acumulados nesse ltimo. o nmero de vias dos documentes especificados na Tabela tem por base informaes obtidas no Levantafnente da Produo Documental mencionado. No entanto, podem ocorrer diferenas entre instituies. Caso o documento no seja expedido em tal nmero de vias, as excedentes devem ser igneradas, no efetivando seu arquivamento. Na nova verso do PCTT no h previso de vias. O prazo de guarda previsto na Tabela destina-se ao documento original. sempre corresponder ao prazo da primeira via na Tabela Fotocpias e demais vias devem podem ser eliminadas-eenideradas como vias. Documentos que se inserem em outras espcies documentais (por exemplo, atos em assentamentos funcionais, solicitaes de servios em processos administrativos etc.) devem ter a mesma destinao desses. O desentranharnento de peas dos processos ou dossis no recomendado em decorrncia do princpio arquivstico da unicidade: "qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam o carter nico em funo de seu contexto de origem". Por meio deste princpio, pode-se comprovar a autenticidade e veracidade do documento. Portanto recomendvel evitar a retirada de peas dos documentos arquivados, tanto na hiptese de serem eliminados quanto na de guarda permanente.

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6. TABELA DE TEMPORALIDADE Registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Elaborado aps anlise da documentao, determina o prazo de manuteno dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos critrios para microfilmagem / digitalizao, eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. A Tabela de Temporalidade o instrumento utilizado para a avaliao dos documentos de arquivo, atividade essencial, pois define quais os documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podem ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Visa estabelecer prazos de reteno para os documentos nas unidades setoriais, regulamentar a transferncia desses ao Arquivo Central e a definir os prazos, segundo os quais os documentos obtero uma destinao final: eliminao ou guarda permanente para fins histricos. Disciplina a documentao desde a produo, determina aqueles que podem ser eliminados e os que sero preservados devido ao seu valor como fonte para a Histria ou comprobatrio para a instituio. Alm de padronizar os procedimentos de avaliao de documentos, a Tabela de Temporalidade permite atingir as condies essenciais para a gesto de documentos, tais como a padronizao dos tipos documentais, a racionalizao na produo de documentos e o estabelecimento de cronograma de transferncia e recolhimento para os arquivos intermedirio e permanente. 6.1 Elaborao da Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da Justia Federal. A metodologia de elaborao utilizada partiu de um estudo denominado "Levantamento da Produo Documental", realizado por amostragem no STJ, CJF, TRFs - 1d e 3, SJSP e SJSC, onde foram entrevistados representantes de cada unidade produtora dos documentos. Esses dados foram sistematizados e analisados por uma Comisso de Avaliao, formada por especialistas que analisaram os prazos de reteno propostos, verificando os valores administrativo, legal, fiscal e histrico. Os resultados esto consubstanciados na Tabela de Temporalidade que, aps a anuncia de todas as instituies da Justia Federal, foi submetida aprovao do Colegiado do Conselho da Justia Federal, e divulgada por meio do ato legal que
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lhe conferiu legitimidade e publicidade, Resoluo 217/1999 - CJF (a Res. 23 apenas consolidou os diversos atos sobre Gesto Documental, o ato que conferiu legitimidade foi a resoluo 217/99). O PCTT est em sua 2a verso, atualizado em setembro/' " 009. 6.2 Procedimentos para implantao e reviso A Justia Federal deve constituir Comisses Permanentes de Avaliao e Gesto Documental nos Tribunais Regionais Federais e Comisses Setoriais de Avaliao Documental nas Sees Judicirias, com a finalidade de adequar a Tabela de Temporalidade, orientar a aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos nela citados. As comisses devem ainda, com base na Tabela, autorizar o descarte em intervalos regulares, aprovando o Termo de Eliminao elaborado pelas respectivas unidades de Arquivo e acompanhando os procedimentos necessrios para a efetiva eliminao desses. Os documentos nu assuntos no previstos no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade ou que carem em desuso devem ser atualizados em reunies peridicas das Comisses Permanentes de Avaliao Documental dos TRFs, com base nas sugestes apresentadas pelas Comisses Setoriais de Avaliao Documental das Sees Judicirias para fins de atualizao desses instrumentos. As alteraes no PCTT no devem ser ,submetidas aprovao do Cotiged.

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7. ELIMINAO DE DOCUMENTOS Refere-se destruio dos documentos que no possuam valor permanente. Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio arquivo corrente, pelos servidores daquela unidade, sob a orientao da comisso permanente ou setorial ou grupo de avaliao. De alguns documentos so eliminadas todas as vias, por no possurem qualquer interesse para guarda permanente ou porque suas informaes so importantes, mas esto recapituladas em outro documento mais condensado, justificando a guarda apenas desse (ex: o contracheque, a folha de ponto/freqncia e a folha de pagamento so eliminveis porque suas informaes esto recapituladas na ficha financeira, que ser guardada permanentemente). Segundo o art. 12 da Resoluo n.23/2008, os documentos previstos no PCTT para imediata eliminao aps o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados na prpria unidade responsvel, sem transferncia para unidade arquivstica e sem publicao de edital de eliminao. Recomenda se-no incinerar os documentos, para evitar o aumento da poluio -------- 1 em cido, formando uma polpa para reciclagem. Este proeesso geralmente executado por empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado par um servidor da instituio. 7.1 O processo de descarte de documentos administrativos O primeiro passo para descartar documentos a classificao dos mesmos segundo o PCTT. Ao classificar os documentos, estamos agrupando-os de acordo com o assunto e a eliminao vai depender da importncia desse assunto.

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Eliminao. Outro motivo para esse eadastramento facilitar o atendimento a eventuais consultas sobre aquele processo, sem o qual o Sistema no pode informar se o mesmo j foi eliminado. Se a quantidade de processos antigos fer grande, aps o cadastramento no necessrio emitir etiqueta ou trocar a capar basta anotar na capa o nmero do cadastro no Sistema. Informaes esto no item 1.5 - Formas de Cadastramento Devido grande massa documental acumulada nos arquivos sem avaliao, temos de priorizar a realizao de descartes em diversas etapas, at que o legado
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do passado passvel de eliminao seja todo avaliado. Poder ser realizado mais de um descarte por ano, desde que a Comisso de Avaliao consiga cumprir todos os procedimentos exigidos. A quantidade de documentos eliminados em cada descarte fica a critrio do arquivo central ou das Comisses Setoriais.

Sugerimos que, aps a classificao, identifique-se qual a srie documental descartvel mais volumosa, de forma que se possa liberar a maior quantidade possvel de espao fsico. No caso administrativo, a experincia demonstra que a srie mais volumosa a de processos (te pagamento de servios e compras de material. O prazo de guarda desses documentos , em mdia, de 8 12 a -10 14 anos. Eles devem ficar no arquivo corrente da rea de Controle Interno at o julgamento das contas pelo TCU, aps o que so transferidos ao arquivo central para guarda por 6 10 anos. Exemplo: se o processo de pagamento foi autuado no ano de 2000 e as contas desse ano foram aprovadas pelo TCU em 2002, a eliminao ser realizada em 2013. Recomenda-se que o Controle Interno, ao transferir os documentos para o arquivo central, inclua em cada processo uma informao relativa ao julgamento e aprovao das contas pelo TCU. Ao iniciar um procedimento de descarte administrativo, podemos comear selecionando todos os processos de pagamento cujos prazos de guarda j tenham sido cumpridos. Outras sries de fcil avaliao so os processos de pagamento de dirias e de suprimento de fundos, cujo prazo o mesmo dos pagamentos de compras e servios. Alm dos processos, podemos descartar outras espcies documentais de acordo com a Tabela de Temporalidade. Temos sries documentais volumosas representadas por diversos documentos operacionais de fcil eliminao, tais como: quadros, mapas, controles, formulrios, levantamentos, fichrios etc. Exemplo: controle do consumo de combustveis, controle de entrada e sada de pessoal, requisio/movimentao de material de consumo, controle de envio e recebimento de malotes, controle de cpias reprogrficas, livros de protocolo e controle de tramitao de documentos, controle de envio de fax, ordens de servio de manuteno de equipamentos e de imveis (eletricidade, hidrulica, ar condicionado, elevadores, marcenaria etc). Esses tipos documentais tm um prazo de guarda pequeno e ocupam muito espao fsico nas estantes, sendo recomendvel sua eliminao o quanto antes. Uma vez classificados e verificado o vencimento dos prazos de guarda, so retirados das estantes e relacionados na Listagem de Eliminao. 31

J os documentos de correspondncia, tais como ofcios, memorandos, circulares so um pouco mais trabalhosos para descartar. Devem ser classificados um a um, pois, cada ofcio /memorando expedido ou recebido possui assuntos diferentes e sua classificao diferenciada, e esse procedimento toma muito tempo dos Hi Udi IU U ei V IUUI vezes, pode desmotivar a equipe. A experincia nos mostra que a classificao deurna caixa de ofcios por um servidor experiente pode levar de um a dois dias. Nesse mesmo perodo, classifica se de 6 a 12 caixas de processos de pagamento. Por esse motivo, aconselhamos que o descarte de processos seja priorizado em relao eliminao de correspondncias. (BOAS PRATICAS / SUGESTES)
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A eliminao de sries de cpias documentais, tais como pastas de cpias de atos normativos, portarias, resolues, atas, contratos, convnios e outros, no necessitam de consignao em listagem. Os originais ficam preservados no arquivo central e as cpias so encaminhadas para descarte. O mesmo ocorre com as cpias de processos administrativos. Aconselha-se apenas conferir se os originais realmente existem e esto preservados de acordo com os prazos da Tabela. Quanto eliminao dos documentos da rea de recursos humanos, deve-se atentar para os prazos de guarda dilatados relativos a esses assuntos, onde a maioria dos documentos precisam ser guardados por 56 anos para garantir a preservao dos direitos dos servidores. Um servidor que entre na Instituio como menor-aprendiz, aos 14 anos, e se aposente compulsoriamente aos 70 anos de idade, trabalhar por 56 anos. Portanto, a maioria dos documentos relativos a sua vida funcional devem ser preservados por esse perodo. Considerando que a Justia Federal foi criada em 1966, somente em 2022 esses documentos podero ser eliminados. Mesmo os ofcios e memorandos classificados em determinados cdigos dos assuntos de recursos humanos devem obedecer a esse prazo. So poucos os documentos de RH que podero ser eliminados em prazo menor. H ainda aqueles que devem ser preservados por mais tempo, tais como os assentamentos funcionais e os processos de aposentadoria e penso. Por esse pequena. (BOAS PRTICAS 1 SUGESTES) Definidas as sries, os processos so retirados das caixas-arquivo e colocados em caixas parte destinadas a um arquivamento provisrio at a eliminao. Essas caixas devem ser numeradas de forma que na Listagem de Eliminao seja possvel a localizao do processo no caso deste ser consultado. Aps a definio do universo a ser eliminado, o prximo passo a elaborao da Listagem de Eliminao. O objetivo dessa Relao saber exatamente quais documentos foram eliminados. Se, no futuro, houver alguma consulta solicitando um processo, o arquivista deve ter condies de informar com segurana que o
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mesmo foi eliminado na data "tal", de acordo com todos os procedimentos adequados. Da Listagem de eliminao deve constar a espcie documental, o nmero do processo ou documento, a classificao do PCTT, a ementa do assunto e o nome das partes interessadas. A Listagem deve ser disponibilizada ao pblico interno e externo durante um prazo de 45 dias, cujo objetivo permitir a retirada do documento pelas partes interessadas. Mesmo que o documento no sirva mais para a memria institucional, ele pode ter ainda algum valor para os interessados. Caso mais de um interessado queira retirar o documento, este ser entregue para o primeiro que fizer a solicitao formal ao diretor da unidade administrativa qual o arquivo esteja vinculado e as demais partes recebero cpias. Em geral, as listagens so volumosas, encarecendo a sua publicao nos dirios oficiais. Por isso, convencionou-se publicar no Dirio apenas o Edital de Eliminao, remetendo os interessados para consulta na listagem publicada integralmente nos sites institucionais. As instituies que possurem um dirio da justia eletrnico podem publicar o Edital junto com a Listagem de Eliminao. Uma vez concluda a elaborao da Listagem, essa deve ser submetida aprovao da Comisso Permanente de Avaliao. Os membros dessa Comisso devero analisar a Listagem e verificar se a seleo dos documentos eliminveis est de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade, bem como verificar se os documentos possuem valor histrico intrnseco. Existem algumas situaes especficas que exigem a preservao de documentos por um prazo maior do que o previsto na Tabela. Exemplo: com a criao do Plano de Carreira do servidor do Poder Judicirio, foi criado o Adicional de Qualificao. No CJF, a representante da rea de Recursos Humanos na Comisso Permanente de Avaliao sugeriu que os processos de pagamento de cursos e demais eventos de capacitao fossem preservados. Quanto o Adicional foi implantado, houve urna grande procura desses processos para a comprovao da realizao de cursos, carga horria e diversas informaes que os servidores no possuam. Alguns processos de pagamento referem-se a fatos administrativos relevantes e devem ser preservados, por exemplo, a instalao da Primeira Rede Lgica de Computadores na Instituio. Essa seleo fica a cargo dos membros da Comisso de Avaliao a partir da Listagem de Eliminao.

A formao da Comisso definida pela Resoluo n. 23/2008, nos Art. 26 e 27.

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EflJ*11 L1I1iI* LiJMJ!JJMbi1ViiiIJ11LJi Ti hJLFIFL1 11WflITEf tTPJUJi1t l JIiT lii UL.. TiOSUJJL1L uuJ'o: -j wIIjw1r j);Iil,JI:j(fll_fl_ 1
Panigrafo nico. A critrio das Comisses, sero convidados a integr 1-as ser;idores das unidades organiacionais s quais se referem os documentos seem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que ir-ata o acervo objeto da avaliao, podendo ser substitudos aps a concluso dos trabalhos relativos s respectivas unidades ou reas de conhecimento.

a-)-erientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo dos doeumea1-es p4uidos e recebids nos respectivos rgos, para fins de guarda permanente &u-li minao;

i-ns4-fl-ucionaJs; 44aprovar o Termo de Eliminao, elaborado pela unidade de arquivo;

Lonso/i.o da Justia Fcder1--

e) analisar a proposta de guarda definitiva feita por magistrado e pronunciar se acerca de seu acolhimento; f) a Comisso poder constituir comisses setoriais nas Subsees Judicirias. - 1 Compete s Comisses Permanentes dos Tribunais Regionais Federais acompanhar a poltica de gesto documental do Tribunal e das Sees J-udei-' ias sob sua jurisdio e participar de todas as decises afetas mim-ateno do acervo, modernizao e automatiao dos arquivos setoriais e ccnrais; 21 As Comisses nas Sees Judicirias se reportaro s Comisses dos Tribunais Regionais Federais, e estas, ao Comit de Gesto Documental da Justia Federal. , 30 Os Presidentes dos Tribunais, ou o Diretor do Foro, nas Sees Judieirias podero designar juiz para atuar come consultor junte s respectivas Comisses.

Os membros devem ser indicados pelas respectivas reas, preferencialmente sendo pessoas experientes e conhecedoras dos documentos produzidos e recebidos em sua rea de atuao. Aps a indicao de todos os membros, deve ser feita uma portaria aprovando as indicaes e definindo o Coordenador ou

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Presidente da Comisso. Se algum dsses membros for transferido para lotao em rea diversa,o co. rdenador da Comisso deve solicitar suVa substituio. As atas de reunio da Comisso devem constar de um processo administrativo relativo ao descarte de documentos. A Listagem de Eliminao ser encaminhada a pelo menos um membro para anlise e, somente aps a aprovao deste todos, poder ser publicada. Caso ocorra a retirada de documentos da Listagem, deveser- informado em Ata de Reunio da Comisso -e o documento deve ser retirado das caixas de eliminao e voltar a compor o acervo do arquivo central.

Aps a aprovao da Listagem de Eliminao, a Comisso deve elaborar o Edital de Eliminao, que vai assinado pelo responsvel do rgo ou juiz presidente da comisso permanente/setorial (presidente, diretor do Foro, ect). O Edital ser publicado e deve-se aguardar o prazo de 45 dias para a manifestao dos interessados. Caso no haja nenhuma manifestao, o coordenador da Comisso de Avaliao elabora um Termo de Descarte e encaminha os documentos para reciclagem. Se houver alguma solicitao de retirada de processo, o interessado ter um prazo de 10 dias para providenciar a retirada ou envio do material as suas expensas. A no retirada dos documentos nesse prazo far com que os mesmos sejam reencaminhados para descarte. No est previsto o desentranhamento de documentos dos processos a serem eliminados. O interessado que requerer o documento para sua guarda particular dever retirar o documento na ntegra e no apenas peas desentranhadas. Os documentos eliminveis podero ser retirados apenas pelas partes interessadas. Caso haja interesse do pblico em geral ou de universidades e institutos para fins de pesquisa cientfica ou histrica, estes devem se dirigir ao arquivo permanente da instituio, onde estaro os documentos de valor relevante para a memria institucional. A eliminao de documentos institucionais realizar-se- mediante critrios de responsabilidade social e de preservao ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinao do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos (associaes de catadores, cooperativas de reciclagem e outras), conforme previsto no art. 15 da Res. 23/2008-0F. Por questo de segurana, recomenda-se a fragmentao dos documentos. Este processo geralmente executado por empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado por um servidor da instituio, sendo que o credenciamento das instituies dever obedecer a critrios estabelecidos pela Instituio. A Comisso de Avaliao poder elaborar um Termo de Doao do Material descartvel para que conste no processo de avaliao.
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As bailarinas de metal devem ser retiradas antes da triturao e descartadas. Caso a Instituio utilize bailarinas plsticas, as mesmas devem ser retiradas e encaminhadas ao almoxarifado para a reutilizao. Da mesma forma, as caixasarquivo, as pastas e capas plsticas em bom estado devem ser reutilizadas, garantindo a preservao ambiental e o princpio de economicidade no servio pblico. A responsabilidade social reeemenda a deae de material deseartvel a programas sociais e entidades sem fins lucrativos (associaes de eatadores, cooperativas de reciclagem e outras). A Comisso de Avaliao poder elaborar um Termo de Doao do Material deseartvel para que conste- no processo de avaliao. O credeneiamento das instituies dever obedecer a erit.rio6 estabelecidos pela Instituio. Aps a avaliao, os documentos administrativos considerados de valor permanente sero recolhidos ao arquivo histrico da Instituio para guarda e preservao nos termos do art. 8 1 da Resoluo n.2312008.

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8. TRANSFERNCIA a remessa dos documentos ao arquivo intermedirio, onde sero conservados por perodo predeterminado, aguardando sua destinao final: a eliminao ou guarda permanente. Nos arquivos intermedirios, ficam os documentos que, cessado ou reduzido o uso freqente nas unidades produtoras, por razes de interesse administrativo e racionalizao de recursos, so transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinao final em depsito de armazenagem temporria, e, aps, so eliminados ou recolhidos para guarda permanente em arquivos histricos, segundo os critrios da Tabela de Temporalidade Documental. No caso dos processos, a unidade responsvel pela deciso do seu arquivamento aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. No ser encaminhado para arquivamento o processo cujo teor no tenha tido soluo final. S sero recebidos no Arquivo Central documentos classificados segundo o Plano de Classificao e relacionados em guias prprias de transferncia. que devem ser emitidas ciiiduas vias. conferidas e assinadas por servidr s responsveis pela runsferncia e pelo recebimento, no Arquivo Central. Os processos transferidos ao Arquivo Central devem conter despacho determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e o carimbo da autoridade competente, com a respectiva funo, aposto na ltima folha do processo. O processo pode ser reativado, voltando a tramitar, com o seu desarquivamento requisitado pela autoridade competente. Para o desarquivamento, o servidor responsvel pelo Arquivo deve preencher o Termo de Desarquivamento, que registra a sada do processo para consulta, anlise, emisso de fotocpia ou nova tramitao.

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9. RECOLHIMENTO Remessa dos documentos de valor probatrio, histrico ou informativo para guarda permanente. A Guarda Permanente, prevista na Tabela, estabelecida de acordo com o assunto do documento, seu contedo, a funo para a qual foi criado e no apenas baseado no tipo documental ou prazo prescricional. Documentos essenciais: So os documentos previstos no art. 80 da Resoluo 23/2008, ou seja, os originais dos documentos vitais para reconstituir a memria administrativa da instituio, sua origem, desenvolvimento, funcionamento e at a extino devem ser encaminhados diretamente ao arquivo assim que sejam produzidos (ex: Portarias, Resolues, Balanos Financeiros Anuais, Relatrio Anual de Atividades etc).

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10. DOCUMENTO DIGITAL Todos os documentos elaborados so de responsabilidade do arquivo e no apenas aqueles criados no suporte papel (j que atualmente a criao de documentos est vinculada aos suportes tanto digitais quanto ao papel). Portanto, independente do suporte, devem obedecer s normas estabelecidas na Tabela de Temporalidade e Plano de Classificao. Segundo o art. 116 da Resoluo n.23/2008, a avaliao e a destinao dos documentos administrativos e autos processuais findos criados em suporte digital obedecem aos critrios previstos nos instrumentos definidos no art. 51. 10.1 Fotografia e documentos eletrnicos A fotografia um documento to importante quanto os documentos em suporte papel de carter textual, pois so tambm passveis de pesquisas e da construo da histria institucional. Assim como os demais documentos a fotografia deve conter: Classificao, dados sobre o autor, localizao (localizao fsica da produo). Ainda no h consenso por parte dos arquivistas quanto fotografia digital ser considerada corno documento arquivstico ou no porque ela no possui o suporte (no caso o filme), prova material da captao da imagem. Entretanto urna alternativa cia ssific-1 a como documento eletrnico. Documento eletrnico todo aquele que for produzido em meio eletrnico, com formato digital, processado por computador. 10.2 Novas tecnologias A implantao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade possibilita um maior conhecimento da produo e do uso dos documentos, permitindo que se defina os critrios para digitalizao dos mesmos.

Os documentos transferidos para outros suportes atravs de microfilmagem ou digitalizao, devem obedecer classificao e ao prazo de guarda e destinao previstos na Tabela de Temporalidade. O art. 20 da Res. 23, permite a eliminao se tiver a certificao digital)
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comprovadamente maior, tomando se uma opo a-mais- para a preservao de documentos importantes. (BOAS PRATICAS) 10.3 Controle automtico de documentos A informatizao de rotinas e procedimentos da rea de Arquivo pode ser otimizada, caso se interligue esse sistema com os de controle de registro de entrada e movimentao de documentos. Essa interligao entre protocolo e arquivo evita que o ltimo tenha que cadastrar novamente os dados de cada processo, quando do seu arquivamento.

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11. PRESERVAO DE DOCUMENTOS 11.1 Conservao de documentos Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrios cuidados especiais visando a sua preservao. Usurios da documentao produzida e recebida, especialmente os atos processuais, devem preocupar-se com a importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da instituio. Esse legado histrico de responsabilidade de todos. Os acervos documentais so constitudos, basicamente, por materiais orgnicos (papel, tinta etc.) e, como tais, esto sujeitos a um contnuo processo de deteriorao. A conservao no pode simplesmente suspender um processo de degradao ji instalado Poiern utilizando-se mtodos tealico-cientficos, reduz-se o ritmo ??? desse processo. A poltica moderna de conservao a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas da deteriorao, buscando um maior prolongamento da vida til de livros e documentos. 11.2 Agentes de deteriorao Alm da celulose, corantes, pigmentos, aditivos e outros materiais do papel, os documentos sofrem danos por efeitos exteriores, os quais podem estar ligados a causas de ordem fsica, fsico-mecnica, qumica e biolgica Os problemas ocorrem com o emprego de materiais inadequados na confeco dos documentos, mas tambm em situaes de uso e guarda. 11.2.1 Agentes fsicos Luz: a luz, natural ou artificial, um tipo de radiao eletromagntica capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos documentos, induzindo um processo de envelhecimento acelerado. As radiaes visveis e infravermelhas causam o esmaecimento das cores, a despolimerizao da celulose e das protenas, o endurecimento de plsticos etc. Especialmente em regies de clima tropical, a luz solar contribui de maneira intensiva para a deteriorao dos materiais arquivsticos. O aquecimento excessivo por efeitos da insolao altera, consideravelmente, as condies ambientais, alm de a ao direta da luz causar alteraes fsico-qumicas. Temperatura e umidade: com relao aos problemas de radiaes luminosas, o calor pode ser altamente nocivo aos materiais. Quanto mais alta a temperatura, mais intensivas se processam as reaes qumicas de degradao, como, por exemplo, a oxidao com ruptura das ligaes qumicas e a perda das propriedades originais dos materiais. A temperatura influencia de maneira
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determinante as alteraes da umidade do ar. A umidade relativa exprime a razo da quantidade de vapor de gua contido em um determinado volume de ar a dada temperatura e a quantidade mxima de gua que esse volume poderia conter sem se verificar o fenmeno de condensao. Para uma boa conservao do papel, do ponto de vista qumico e fsico, aconselha- se manter a temperatura (T) e a umidade relativa (UR), respectivamente, entre 18 e 2TC e 50 e 60%. Em regies de clima tropical, os valores mdios da T e UR oscilam muito acima dos ideais, exigindo tecnologia e recursos especiais para a manuteno dos parmetros recomendados. 11.2.2 Agentes fsico-mecnicos Ausncia de proteo: as formas de acondicionamento, normalmente empregadas, pouco contribuem para a preservao de nossos acervos. Encadernaes mal feitas ou em mau estado, no protegem os documentos e permitem a penetrao de poeira e de poluentes. A amarrao com barbantes, quando provoca tenso, funciona como "serrote", cortando as margens. J o cadaro, embora mais aconselhvel, pode criar o mesmo dano, quando tencionado. No caso de mapas, a falta de mapotecas especialmente dimensionadas obrigou muitas vezes a enrol-los ou dobr-los. A distenso das fibras, provocada pelo enrolamento e pela dobra, fragiliza o papel. Manuseio inadequado: os critrios para se manusear um documento (livro, gravura, mapa, etc.) so determinantes de sua vida til e de sua permanncia. Recomenda-se, portanto, a adoo de normas e procedimeitos bsicos que contribuiro consideravelmente para melhor conservao do acervo. Documentos em mal estado, mal acondicionados e sujos passam uma imagem negativa da instituio e levam muitas vezes o usurio a negligenciar as recomendaes recebidas. O uso freqente de determinadas colees fatalmente levar os documentos a um desgaste, que pode ser evitado por um programa de rnicrofilmagem para a proteo dos originais. Desastres: constituem os fatores de maior gravidade na destruio dos documentos. Arquivos, bibliotecas e museus tm sido vtimas de diversos sinistros em todo o mundo. Todo arquivo deve elaborar um "Plano de Desastres', prevenindo sua ocorrncia e planejar aes de salvamento dos documentos caso ocorram sinistros.

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11.2.3 Agentes qumicos Toda documentao sofre reaes indesejveis com grande diversidade de agentes qumicos existentes no ar ou nos materiais que empregamos para sua proteo. A ao progressiva dos poluentes percebida na rpida destruio dos bens culturais, seja papel, pedra ou metal. Os mais porosos apresentam seguramente maior vulnerabilidade. Poluentes atmosfricos: entre os principais componentes do ar encontram-se o oxignio, o nitrognio, o dixido de carbono e o hidrognio, que permitem a combusto, a fermentao, a oxidao e a hidrlise dos materiais. No interior de um edifcio, funcionam diversos servios, os quais empregam mquinas e reagentes qumicos que liberam gases e vapores nocivos sade do indivduo e preservao do acervo. As copiadoras eletrostticas tambm volatilizam solventes e liberam considervel quantidade de vapores de oznio. O correto seria a conduo desses poluentes para o exterior, por meio de exausto. Em um edifcio com sistema de ar condicionado central, com renovao de ar inadequada, agravam-se cada vez mais os problemas ambientais. Poeira: no p, esto contidas partculas de substncias qumicas cristalinas e amorfas, corno terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da combusto em geral e de atividades industriais. P no modifica somente a esttica de nossos documentos. As pequenas partculas minerais possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas superficial, ele tambm se prende aos interstcios das fibras e, ainda, absorvido por meio de ligaes qumicas. A poeira ainda potencializa a ao de agentes biolgicos, pois transporta muitos caros e microorganismos. Materiais instveis: alguns produtos usados sobre o papel podem reduzir sua durabilidade. As tintas cidas de compostos metlicos oxidantes, os grampos e clipes metlicos causam efeitos corrosivos. No deve ser esquecida a possibilidade de transferncia de elementos qumicos nocivos, pelo contato das mos, para os documentos, como o suor, resduos gordurosos e saliva. 11.2.4 Agentes biolgicos: Os ambientes midos, quentes e de pouca ventilao so os mais propcios para a multiplicao de microorganismos. Insetos e at pequenos roedores devem ser combatidos. Nas regies tropicais, onde a umidade relativa e a temperatura alcanam nveis elevados, constituem habitat ideal para sua reproduo. At mesmo o homem pode ser considerado um agente de deteriorao do documento, talvez o mais nocivo deles.
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12. ROTINAS DE CONSERVAO 12.1 Limpeza O mtodo mais simples de limpeza a remoo do p e demais sujidades a seco. Remove-se o p das lombadas e partes externas de encadernaes com aspiradores, e, para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo. Durante a limpeza, sempre que for possvel, removem-se objetos que causem danos aos documentos, tais como prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos, substituindo-os, quando necessrio, por materiais iner tes , como o polipropileno. 12.2 Controle de microorganismos e insetos O processo qumico mais efetivo para desinfestao e desinfeco de documentos a fumigao, que deve ser realizada em uma cmara a vcuo. Exigem, porm precaues extremas para seu uso por serem produtos explosivos e inflamveis quando puros, alm de extremamente txicos. Porm o ambiente do arquivo, principalmente o intermedirio, deve ser dedetizado com freqncia. 12.3 Remoo de fitas e etiquetas adesivas Os vrios tipos de fitas e etiquetas adesivas diferem quanto cola empregada. As que utilizam colas vegetais e animais podem provocar manchas escuras, mas em geral so facilmente removveis. Basta a aplicao de gua tpida, retirando, ao mesmo tempo, o resduo com papel absorvente. J as colas auto-adesivas provocam manchas de forma irreversvel e reduzem pouco a pouco a resistncia do papel no local afetado. Perdem ainda o poder de aderncia, medida que a cola penetra no papel. Deve-se evitar o uso de durex ou fita adesiva na restaurao de documentos ou capas de processos. A forma adequada de fazer esses reparos descrita a seguir. 12.4 Pequenos reparos Os rasgos que pem em risco a integridade do documento devem ser reparados com materiais durveis e reversveis, sempre precedidos de uma limpeza. Para papis no muito espessos emprega-se o papel japons ou similar, sem acidez e de baixa grarnatura (10 a 20g/m2). O adesivo mais indicado a metilcelulose ou carboxi-metilceluloSe. A goma de amido utilizada largamente em reparos e restauraes, embora seja reversvel e no cause danos aos papis,
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tem mostrado, em climas quentes e midos, a propenso para atrair microorganismos e insetos. Os papis devem ser rasgados no sentido longitudinal das fibras, isto , no sentido que se rompe com maior facilidade. Quando o papel rasgado em vez de cortado, as fibras agregam-se melhor ao documento. Passa-se o adesivo em pequena quantidade com um pincel sobre o rasgo e sobre ele cola-se a tira, fixando-a com uma esptula de osso, com movimentos circulares para no distender a ita. Pequenos pesos sobre um papel absorvente evitam a ondulao durante a secagem. Quando os papis encontram-se muito fragilizados e cidos, no devem ser reparados sem antes terem sido submetidos a um tratamento completo de restaurao. 12.5 Acondicionamento e armazenamento Em primeiro lugar, antes do acondicionamento dos documentos em caixas arquivo, recomendamos a higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos. O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve corresponder freqncia de uso dos mesmos, em funo da durabilidade e facilidade de acesso consulta. Recomendamos: Arquivos correntes ou setoriais: uso de arquivos de gavetas, preferencialmente em ao, com uso de pastas suspensas. Onde houver maior volume de documentos e falta de espao, podem ser utilizadas estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo. Recomendamos no utilizar as pastas verticais (tipo "AZ"), por danificarem os documentos. Arquivos intermedirios ou centrais: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de ao, cuja espessura da chapa seja a mais forte possvel para suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve, obrigatoriamente, ser feito em caixas-arquivo, com subdivises internas.

Arquivos permanentes ou histricos: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de ao, cuja espessura da chapa seja a mais forte possvel para suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve obrigatoriamente ser feito em caixas-arquivo de papelo alcalino, com invlucros internos tambm em papel alcalino. Os documentos de valor permanente devem estar livres de qualquer contato com material oxidante (clipes, grampos, garras metlicas, etc.).
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 O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixas arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento, ou 0,14m de largura por 0,2,7m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte ou alcalino. As caixas-arquivo comerciais no-alcalinas podem ser usadas em arquivos correntes ou intermedirios, porm, quando utilizadas em arquivos permanentes devem ser obrigatoriamente em papelo alcalino. Documentos que excedam ao padro convencional devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, podendo serem confeccionadas caixas-arquivo sob medida no prprio arquivo. Quanto ao material das caixas arquivo, a diretora da Coordenao de Conservao de Documentos do Arquivo Nacional afirma em parecer tcnico que: "para fins de preservao, certamente o polipropileno mais adequado que o papelo. O polipropileno . um material inerte, o que quer dizer que pouco reage com elementos externos.' Portanto, recomendamos, em funo da durabilidade e da possibilidade do uso de cores na classificao de documentos, o uso da caixa de polipropileno (plstico) A de papelo, apesar de mais barata, tem uma durabilidade menor (rasgando e deformando, tendo logo de ser substituda), e permite que a poeira se e entranhe e, dificilmente se consegue uma limpeza adequada, mesmo com o uso de aspirador de p. Ao contrrio do que se acreditava h pouco tempo, pesquisadores da Unicamp divulgaram que os armrios de ao no oferecem risco de desmagnetizao dos documentos eletrnicos. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devem ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez. A encadernao deve ser feita somente na unidade de arquivo, que analisar os critrios e a convenincia desse procedimento, em funo do uso e do prazo de guarda dos documentos.

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13 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS Arquivos Correntes: organizao e funcionamento. Traduzido por Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1975.166 p. (Publicaes tcnicas, srie 2! Arquivo Nacional, 35) BECK, lngrid (Coord.) Manual de preservao de documentos. Rio de janeiro: Arquivo Nacional, 1993. 75p. (Publicaes Tcnicasj Arquivo Nacional, 46) CAMARGO, Ana Maria de Almeida (Coord.). Dicionrio de terminologia arquivslica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros! Ncleo Regional de So Paulo; Secretaria de Estado da Cultura, 1996. Iv. DICIONRIO de Terminologia Arquivstica. Traduzido por Maria Odila Kahi Fonseca. Rio de Janeiro: Cenadem, 1989.1 v. DOYLE, Murielie Yfrniere, Andr. Lapreparacin de inanuales de gestin de estudio un administraciones pblicas. documentos para Ias RAMP/PG 1/UNI SIST. Paris: UNESCO, 1991. GAGLIARDI, Pedro Luiz Ricardo. Substituio de suportes papel x microfilmagem x documento digital. Revista CEJ, Braslia, v. 2, n. 6, p.119122,set!dez 1998. GAGLIARDI, Pedro Luiz Ricardo e ALMEIDA, Wilson Cndido Ferreira Lopes. Arquivos Judicirios. So Paulo: Arquivo do Estado, 1985. GOMES, Arajo F., HELLUY, Hmida R. Manual de Arquivo e Documantao. 4" Edio. Livraria Intercincia LTDA. RJ, 1976. GUINCHAT, Claire, MENOU, Michel. introduction gnrale aux sciences et techiniques de J'inforination et de Ia documentation. Paris: UNESCO, 1990. INDOLFO, Ana Celeste et ai. Gesto de documentos : conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1993. (Publicaes tcnicas, 47). HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General. teoria yprtica, Sevilia: Diputacin Provincial de Sevilla.1991. JARDIM, Jos Maria (Coord.). Introduo gesto de documentos pblicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1991 (Publicaes Tcnicas, 47). KATHPALIA, Yash Pai. Conservation and restoration of archive materiais. Paris : UNESCO, 1973. 231 p. (Documentation, libraries and archives: studies and research, 3)
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CONSTITUIO da REPBLICA FEDERATN A do BRASIL, de 1988

(Excertos) art. 216, pargrafo 2: "cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam;
LEIS E DECRETOS-LEIS

DECRETO-LEI N 25, de 30 de NOVEMBRO de 1937 Organiza a proteo do patrimnio histrico e artstico nacional. DECRETO-LEI N 2.848, de 7 de FEVEREIRO de 1940 Cdigo Penal/Captulo IV. DECRETO-LEI. N 3.365, de 21 de JUNHO de 1941 Dispe sobre desapropriaes para utilidade pblica. LEI N 5.433, de 8 de MAIO de 1968 Regula a microfilinagem de documentos oficiais e d outras providncias. LEI N5.471, de 9 de JULHO de 1968 Dispe sobre a exportao de livros antigos e conjuntos bibliogrficos brasileiros. LEI N 6.246, de 7 de OUTUBRO de 1975 Suspende a vigncia do art. 1.125 do Cdigo do Processo Civil. LEI N 6.546, de 4 de JULHO de 1978
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Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, e d outras providncias LEI N 7.115, de 29 de AGOSTO de 1983 Dispe sobre prova documental nos casos que indica, e d outras providncias. LEI N 7.627, de 1.0 de NOVEMBRO de 1987 Dispe sobre a eliminao de autos findos nos rgos da Justia do Trabalho, e d outras providncias. LEI N 8.159, de 08 de JANEIRO de 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e d outras providncias LEI N 8.394, de 30 de DEZEMBRO de 1991 Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. LEI N 905 1, de 1.8 de MAIO de 1995 Dispe sobre a expedio de certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes. LEI N 9.507/de 12 de NOVEMBRO de 1997 Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas

data.
LEI N 9.605, de 12 de FEVEREIRO de 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.
DECRETOS

DECRETO N 1.173, de 29 de JUNHO de 1994 Dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do sistema nacional de Arquivos (SINAR), e d outras providncias. DECRETO N`1.461, de 25 de ABRIL de 1995 Altera os arts. 30 e 70 do Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). DECRETO N'1799, de 30 de JANEIRO de 1996 Regulamenta a Lei n o . 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. DECRETO N 2.1134, de 24 de JANEIRO de 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. DECRETO N 2.182, de 20 de MARO de 1997 Estabelece normas para a transferncia e o recolhimento de acervos arquivsticos
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pblicos federais para o Arquivo Nacional. DECRETO N 2.942, de 18 de JANEIRO de 1999 Regulamenta os arts. ]O, 11 e 16 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos privados, e d outras providncias DECRETO N 2.910, de 29 de DEZEMBRO de 1998. Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa, e d outras providncias.
PORTARIAS

PORTARIA N 58 do MINISTRIO da JUSTIA, de 20 de JUNHO de 1996 Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15 do Decreto n 1.799, de 30/1/1996. RESOLUO 23/2008 - CJF, de 19 de setembro de 2008 Estabelece a Consolidao Normativa do Programa de Gesto Documental da Justia Federal de l e 20 graus.
RESOLUES do CONARQ

RESOLUO N 1, de 18 de OUTUBRO de 1995 Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. RESOLUO N2, de 18 de OUTUBRO de 1995 Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. RESOLUO N3, de 26 de DEZEMBRO de 1995 Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUAO N.4, de 28 de MARO de 1996 Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para OS arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. RESOLUO N5, de 30 de SETEMBRO de 1996 Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. RESOLUO N`6, de 15 de MAIO de 1997 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. RESOLUO N`7, de 20 de MAIO de 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos
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rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. RESOLUAO N 8, de 20 de MAIO de 1997 Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 04 do CONARQ. RESOLUAO N9, de 1 de JULHO de 1997 Dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). INSTRUES NORMATIVAS INSTRUO NORMATIVA N 1 de ARQUIVO NACIONAL, de 18 de ABRIL de 1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos 110 Arquivo Nacional. RESOLUES de OUTROS RGOS CONSELHO FEDERAL de MEDICINA RESOLUO CFM N 1331/89 [Pronturios mdicos] NORMAS da ABNT - rea de Documentao NBR 5892 - Norma para datar - ago./89. NBR 6021 - Apresentao de peridicos - out./94. NBR 6022 - Apresentao de artigos em publicaes peridicas - ago./94. NBR 6023 - Referncias bibliogrficas - ago./94. NBR 6024 - Numerao progressiva das sees de um documento - ago./89. NBR 6025 - Reviso tipogrfica - maio/80. NBR 6026 - Legenda bibliogrfica - mar./94. NBR 6027 - Sumrio - ago. / 89. NBR 6028 - Resumos - maio/90. NBR 6029 -Apresentao de livros - maio/93. NBR 6030 -Apresentao de ofcio ou carta formato A-4 - maio/80. NBR 6031- Correes datilogrficas - dez./80. NBR 6032 -Abreviao de ttulos de peridicos e publicaes seriadas - ago./89. NBR 6033 -Ordem alfabtica - ago./89. NBR 6034 -Preparao de ndice de publicaes - ago./89. NBR 9577 -Emprego de numerao de semanas - set./86. NBR 9578 -Arquivos - set./86. NBR 10518 -Preparao de guias de bibliotecas, centros de informao e documentao -abr./92. NBR 10519 -Critrios de avaliao de documentos de arquivo - out./88. NBR 10520 -Apresentao de citaes em documentos - abr./92. NBR 10521- Numerao internacional para livro -ISBN - out./88. NBR 10522 -Abreviao na descrio bibliogrfica - out./88.
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NBR 10523 - Entrada para nomes de lngua portuguesa em registros bibliogrficos out./88. NBR 10524 - Preparao de folha de rosto de livro - out./88. NBR 10525 - Numerao internacional para publicaes seriadas -ISSN out./88. NBR 10526 - Editorao de tradues - out./88. NBR 10719 - Apresentao de relatrios tcnico-cientficos - ago./89. NBR 12225 - Ttulos de lombada - abr./92. NBR 12256 - Apresentao de originais - abr./92. NBR 12676 - Mtodos para anlise de documentos - Determinao de seus assuntos e seleo de termos de indexao - ago./92. NBR 12899 - Catalogao na publicao de monografias - ago./93. NBR 13031 -Apresentao de publicaes oficiais - set./93.

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2008

PORTARIA N 9 CF-POR-2012100036 de 6 de fevereiro de 2012 Dispe sobre a instituio do Comit de Gesto Documental da Justia Federal. O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL, usando de suas atribuies legais, cons ide rando as disposies dos arts. 12 , 32 e 20 da Lei n. 8.159, de 1991, que estabelece a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e tendo em vista a manifestao do Conselho da Justia Federal constante do Ofcio n. 3878/2011-CEJ, de 17.08.2011, RESOLVE: Art. 1 2 Instituir o Comit de Gesto Documental da Justia Federal para elaborar propostas de automao dos procedimentos e de normas para disciplinar a autuao, tramitao, classificao, avaliao, transferncia, destinao e guarda de documentos administrativos e judiciais no mbito da Justia Federal. Art. 2 2 O Comit ser integrado pelos seguintes membros: - ANA CLAUDIA CORDEIRO - TRF 1 2 Regio - Diretora da Diviso de Arquivo Institucional; - GILMAR SARAIVA PAZ - TRF la Regio - Supervisor da Seo de Preparo Tcnico e Memria Institucional; - LENORA DE BEAUREPAIRE DA SILVA SCHWAITZER - TRF 2a Regio - Diretora da Secretaria de Documentao e Disseminao da Informao; - CARMEM LUCIA DE CASTRO - TRF 2a Regio - Diretora da Diviso de Gesto Documental; - BRUNO DE ALMEIDA MOREIRA - TRF 3 Regio - Diretor da Subsecretaria de Documentao e Divulgao; - JUREMA RITA MOLA E DIAS - TRF 3a Regio - Diretora da Diviso de Arquivo-Geral; PODER JUDICIRIO
JUSTIA FEDERAL
CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL Classif. documental 40.03.03.01 CFPOR201 200036A Assinado digitalmente por ARI PARGENDLER. Documento N 2: 620077-2019 - consulta autenticidade em

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N4, DE 28 DE MARO DE 1996

Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAL, e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s AtividadesMeio da Administrao Pblica. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 4' reunio ordinria, realizada nos dias 14 e IS de dezembro de 1995 e Considerando que a Resoluo n o i, de 18 de outubro de 1995, do CONARQ, dispe sobre a necessidade de adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes; Considerando que a reduo da massa documental indispensvel para agilizar a recuperao de informaes, garantir a preservao de documentos de valor permanente e racionalizar a produo documental; e Considerando que a avaliao e a destinao de documentos permite a conquista de espaos fsicos e reduo de custos operacionais, resolve: Art. l O - Aprovar o anexo Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: AtividadesMeio, como um modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim. 2 - Caber ao CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Classificao de Documentos, proceder atualizao deste Cdigo. Art. 21 - Aprovar os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na anexa Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. l o - Caber aos rgos e entidades que adotarem a Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinao nela definidos. 2 - Caber, ainda, aos rgos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinao de documentos relativos s suas atividades especficas ou atividadesfim. 3 - Caber ao CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos, proceder atualizao desta Tabela. Art. 3 0 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, conforme determina o art. 9 1 da Lei n

8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Art. 40 - O CONARQ poder subsidiar, os rgos e entidades integrantes do SINAR, na elaborao, anlise e aplicao de cdigos e/ou planos de classificao de documentos em fase corrente, bem como na elaborao, anlise e aplicao de tabelas de temporalidade de documentos. JAIME ANTUNES DA SILVA (Dirio Oficial da Unio, de 29 de maro de 1996)

ARQUIVO NACI-.DNAL CONSELHO NACIONAl DE ARQUIVOS RESOLUO N7, DE 20 DE MAIO DE 1997

Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS- CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8a reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e, Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.1 59, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e Considerando as recomendaes comidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo ri' 4 deste resolve: Conselho, de 28 de maro de 1996, Art. 1 0 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de

Aillik

temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo. Art. 20 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos. Art. 30 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II - quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 50 desta resoluo; e III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autor izar a eliminao no mbito do rgo ou entidade. Art. 40 Q Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencial mente: - data da eliminao; II - indicao dos atos oficiais/ legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial; lii nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificao/ mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao. Os rgos e entidades que ainda no Art. 50 elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao. Pargrafo nico - Os rgos e entidades referidos no capur deste artigo devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes: - cabealho:

a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital; II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao; c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 50, pargrafo nico, iteni II, alnea "a" desta resoluo. Art. 6 0 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado. Are. 7 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do Conselho Nacional de Arquivos (Dirio Oficial da Unio, de 23 de maio de 1997)

ANEXO 1 r LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

RGO/ENTIDADE UNIDADE/SETOR CDIGO OU ASSUNTO/SRIE N. DO ITEM UNIDADE DE ARQUIVAMENTO ESPECIFICAO QUANT. RGO/SETOR: _______ LISTAGEM N:___________ FOLHA N:______________ OBSERVAES/JUSTIFICATIVA

DATAS-LIMITE

LOCAL/DATA

LOCAL/DATA PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LOCAL/DATA i i

AUTORIZO: AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

RESPONSVEL PELA SELEO

ANEXO 2 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

do ano de , o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela Aos dias do ms de (indicar a Tabela de Temporalidade de Docu,nento.0 ou a Listagem de Eliminao de de acordo com o que consta do/da eliminao), (indicar a instituio Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titula, do/da de (indicar a data (ind/caro peridico oficial), e publicada(o) no arquivstica), por intermdio do (ind/caro documento de aprovao), de documentos relativos a (indicar a quantificao mensurao), de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar o nome do rgo ou entidade integrantes do acervo do(a) (referncia aos conjuntos documentais eliminados), datas-limite dos documentos eliminados) produtor/acumulador), do penado (indicar as (nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

N /

(indicar O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n o -, de _/_/_, publicada no do(a) (titulam) aprovada pelo (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), o peridico oficial), de _I_/_, de acordo com faz saber a quem possa interessar que a partir (Indicara instituio arquivfstc4, por intermdio do (indicar o documento de aprovao), do (300 a 450) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste (indicara unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminara os Edital no (indicar o peiidico oficial), se no houver oposio, o(a) ('indicar as datas-limite), do(a) (indicar o documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamentO de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (ind/caro rgo ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de A valia o)

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 8, DE 20 DE MAIO DE 1997

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e, Considerando a necessidade de se atualizar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, do CONARQ, publicada em decorrncia de sugestes apresentadas pelos usurios, no Suplemento n 62 do DOU, de 29 de maro de 1996, resolve: Aprovar ad referendum do Plenrio do CONARQ as seguintes alteraes: - No Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio: Quanto aos documentos cujas 1) em 020.31 Relaes com os Conselhos Profissionais, incluir a observao: informaes gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar nos assuntos especfficos; 2) ejil 021.1, onde se l "Candidato funo pblica", leia-se Candidato a Cargo Pblico; "...acumulao ilcita de 3) em 025.11 Processos Disciplinares, onde se l "...acumulao ilegal de cargos..." leia-se cargos...". li - Na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica: Os documentos cujas informaes 1) em 020.31 Relaes com os Conselhos Profissionais, incluir a observao: or,inar contenciOSoS administrativos ou judidais sero classificados nos assuntos correspondentes ao seu contedo, cujos possam originar prazos e destinao esto estabelecidos nesta Tabela; 2) em 021.1, onde se l "Candidatos a funo pblica", leia-se Candidatos a cargo pblico; opcional a alterao do suporte 3) em 024.1 Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras, incluir a observao: (micro filme ou disco tico), eliminando-se os originais a p s 5 anos de arquivamento na fase intermediria; 4) em 026.192 Assistncia Sade, retirar a observao; E opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco 5) em 029.11 Controle de Freqncia, incluir a observao: tico), eliminando-se os oirginais aps 5 anos de arquivamento na fase intermediria; 6) em 034 Requisio. Distribuio e/ou movimentao de material: na coluna referente Fase Corrente, onde se l anos", leia-se / ano, e na coluna referente Fase Intermediria retirar o prazo de 5 anos; 11 4 7) em 034.2 Extravio. Roubo. Desaparecimento: na coluna referente Fase Corrente, onde se l "At a concluso da 5 anos; apurao", leia-se Aps a concluso do caso, e na coluna referente Fase Intermediria, incluir em 034.3 Transporte de Material: na coluna referente Fase Corrente, onde se l "1 ano," leia-se 2 anos; 8) em 034.5 Recolhimento de Material ao depsito: na coluna referente Fase Corrente, onde se l "1 ano ', leia-se 9) 2 anos. III - No ndice: mantendo-se o cdigo 025.11; onde se l "legal", 1) em acumulao de cargos: onde se l "ilegal", leia-se ilcita, leia-se lcita, mantendo-se o cdigo 020.5. mantendo-se o cdigo 021 .1. 2) em candidatos funo pblica, leia-se candidatos a cargo pblico, JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ (Dirio Oficial da Unio, de 23 de maio de 1997)

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996

Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 1 7, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 61 reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e, Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do art. 50, do Anexo ao Decreto n 96.671, de 9 de setembro de 1988; Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo deste Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, Conselho; Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.5 1 9, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, resolve:

Art. 1- Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 90 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal no editar Dirio Oficial. Art. 2 - Os editais para eliminao de documentos devero consignar um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for c caso, possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos. JAIME ANTUNES DA SILVA (Dirio Oficial da Unio, de 11 de outubro de 1996) ARQUIVO NACIONAL

Conselho da Justia Federal

RESOLUO N 023, DE DE SETEMBRO DE 2008.

Estabelece a Consolidao Normativa do Programa de Gesto Documental da Justia Federal de 1 e 2 graus. O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL, usando das suas atribuies legais e tendo em vista o decidido no Processo n. 2008162493, na sesso realizada em 27 de agosto de 2008, e Considerando que a Constituio Federal de 1988 dispe no art. 216, 0 2 , que cabem administrao pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem; Considerando que a Lei n. 8.159, de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, determina que dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao; Considerando que a mencionada Lei n. 8.159, no seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do Poder Judicirio federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do exerccio das suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem corno de preservar e facultar o acesso aos documentos sob a sua guarda; Considerando que a referida lei dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e, no seu art. 10, define corno inalienveis e imprescritveis os documentos considerados de valor permanente; Considerando a importncia de manter um Programa de Gesto Documental da Justia Federal que assegure administrao e aos cidados o acesso s informaes e a proteo de direitos; Considerando que a Lei n. 9.605, de 1998, no seu art. 62, tipifica a destruio de arquivos como crime contra o patrimnio cultural; Considerando a necessidade de preservar processos e documentos de interesse para o patrimnio histrico e cultural da nao, conforme o art. 62 da citada Lei n. 9.605;

Conselho da Justia (Federal

Considerando o disposto na Lei n. 11.419, de 2006, sobre a gerao, a tramitao, o acesso e a guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrnico; Considerando a Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos Conarq ii. 26. de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio; Considerando a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurana, a preservao e o acesso de longo prazo dos documentos e processos, em face das ameaas de degradao fisica e de rpida obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, resolve:
SEO 1 DAS DISPOSIES GERAIS

Art. 10 Esta resoluo estabelece a Consolidao Normativa do Programa de Gesto Documental da Justia Federal de 1 e 2 graus. Art. 2 O Programa de Gesto Documental da Justia Federal tem a finalidade de assegurar a gesto integral, a proteo, a destinao, a guarda, a preservao e o acesso aos documentos institucionais, produzidos no exerccio de atribuies jurisdicionais e administrativas. Ari;. 3 Gesto integral de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, publicao, acesso, uso, avaliao, arquivamento, eliminao e guarda nos arquivos corrente, intermedirio e permanente. Art. 40 de responsabilidade de magistrados e servidores, no mbito das suas atribuies, a correta aplicao das normas e dos procedimentos previstos no Programa de Gesto Documental da Justia Federal. Art. 5 So instrumentos do Programa de Gesto Documental: a) o sistema inforrnatizado de gesto de documentos processuais ou administrativos; b) os metadados essenciais identificao do documento institucional de modo inequvoco e a sua relao com os outros documentos;

Conselho da Justia (Fecterat

e) o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade da Documentao Administrativa da Justia Federal - PCIT; d) a Tabela de Temporalidade das Aes Transitadas em Julgado da Justia Federal (Anexo 1); e) as Tabelas Processuais Unificadas da Justia Federal; 1) o Fluxo para Seleo de Aes Judiciais da Justia Federal (Anexo II); g) o Plano para Seleo de Amostras Representativas de Aes Judiciais (Anexo III); h) a Lista de Verificao de Pendncias Processuais Impeditivas da Baixa Definitiva de Processos (Anexo IV); i) o Manual de Gesto Documental da Justia Federal. Pargrafo nico. Os instrumentos no anexados a esta resoluo estaro disponveis e permanentemente atualizados no portal da Justia Federal, no endereo eletrnico www.j f.j us .brl. Art. 60 So requisitos essenciais para a Gesto Documental da Justia Federal: - manuteno dos documentos em ambiente seguro e implementao de estratgias de preservao desses documentos desde sua produo e pelo tempo de guarda que houver sido definido; II - padronizao de espcies e tipos documentais; III - utilizao dos instrumentos mencionados no art. 5 desta resoluo IV - gerenciamento da documentao produzida e recebida por meio de sistema que contemple a captura, movimentao, destinao e acesso dos processos e docunientos; V - avaliao documental orientada para a preservao das informaes indispensveis administrao das instituies da Justia Federal e essenciais memria nacional, bem como para a garantia dos direitos individuais;

Conselho ia Justia 'Federa(

VI - racionalizao na produo de documentos institucionais e a sua reteno somente pelo perodo estabelecido nos instrumentos de gesto documental da Justia Federal VII - adoo de critrios de transferncia e recolhimento de documentos s unidades de arquivo; VIII - orientao e treinamento de magistrados e servidores; IX - definio de responsabilidades e de nveis de acesso autorizado aos documentos; X - adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos da Justia Federal - MoReq-Jus, aprovado pela Resoluo CJF ii. 7. de 7 de abril de 2008, para garantir as qualidades de um documento institucional; XI - aplicao da poltica de segurana da informao da Justia Federal, aprovada pela Resoluo CJF n. 6. de 7 de abril de 2008. SEO II DOS DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS Art. 70 Considera-se documento institucional todo aquele gerado ou recebido pela Justia Federal no exerccio das suas funes, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido.

10 Os documentos institucionais de que trata o

classificados como:

caput deste artigo so

1 - correntes: aqueles que estiverem em tramitao, ou que, mesmo sem movimentao, constiturem objeto de consultas freqentes; II - intermedirios: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo no sendo de uso corrente pelas reas emitentes, estiverem aguardando eliminao ou recolhimento para guarda permanente; 111 - perrnanentes: aqueles de valor histrico, probatrio e informativo, que devam ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.

db

Conselho da Justia Fec(era(

2 As qualidades essenciais do documento institucional so organici dade. unicidade, confiab ilidade, integridade, autenticidade, no-repdio, tempestividade e confidencial idade.

Ari. 8 Os documentos classificados como de guarda permanente constituem o fundo arquivstico histrico da Justia Federal e devem ser guardados e disponibilizados para consulta de modo a no colocar em risco a sua adequada preservao. 1 So considerados documentos de guarda permanente: a) os atos normativos: ato, regimento, resoluo, portaria e outras normas expedidas; b) os atos de assentamento: ata, termo e outros registros oficiais sobre fatos ou ocorrncias; c) os atos de ajuste: tratado, contrato, convnio e outros acordos em que a Justia Federal for parte; d) o inteiro teor de sentenas, decises terminativas, acrdos e decises recursais monocrticas; e) as aes criminais, as aes coletivas e as que versem sobre Direito Ambienta!, desapropriaes, privatizaes, direitos indgenas, direitos humanos, tratados internacionais, opo de nacionalidade, naturalizao, usucapio e as que constiturem precedentes de smulas; 1) as aes pertencentes ao perodo de 1890 a 1973; g) outros documentos classificados como de guarda permanente nos instrumentos previstos nas alneas ""c" e "d" do art. 5 desta resoluo; h) outros documentos e processos administrativos ou judiciais classificados como de guarda permanente pelas Comisses Permanentes de Avaliao e Gesto Documental das instituies da Justia Federal. 2 Os documentos mencionados no 1, alneas "a", "b" e "e", devem ser encaminhados s unidades responsveis pelo arquivamento imediatamente aps a sua produo ou, quando for o caso, logo aps a certificao da sua publicao.

3 Os documentos relacionados no 1, alnea "d", referentes a processos no selecionados para guarda permanente, sero retirados dos autos e tero guarda permanente no seu suporte fisico ou em verso digital do seu inteiro teor,

.-, .

Conset7o da Justia (Federal

assinada e certificada por autoridade certificadora credenciada, na forma da lei.
4 Os livros de registro de sentenas podero ser eliminados sempre que houver cpia do seu inteiro teor em verso digital assinada e certificada por autoridade certificadora credenciada, na forma da lei.

Tendo em vista a conservao, os documentos de guarda permanente s podero ser retirados das unidades de arquivo em carter excepcional:

50

- por emprstimo, no mbito interno da Justia Federal, quando a disponibilizao de cpia em meio digital no for vivel ou no se apresentar como o modo mais adequado; lI - por desarquivamento, quando envolver tramitao; III - para fins de exposio ao pblico, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurana.
6 Os documentos selecionados para guarda permanente estaro disponveis para consulta local nas unidadcs de arquivo, ficando facultada a sua digitalizao para fins de consulta e fornecimento de cpia queles que a solicitarem.

SEO III DOS PROCEDIMENTOS DE GESTO DE DOCUMENTOS Art. 9 Os documentos administrativos e as aes judiciais transitadas em julgado e definitivamente arquivados no mbito da Justia Federal de 1 e 2 graus sero avaliados, para fins de guarda ou eliminao, segundo os critrios previstos nos instrumentos definidos no art. 5 desta resoluo. Pargrafo nico. As aes judiciais transitadas em julgado sero definitivamente arquivadas quando no necessitarem de nenhuma diligncia do juzo processante, da secretaria da unidade judiciria respectiva e de terceiros designados para atuarem na lide ou eventualmente alcanados pelo julgado. Ari. 10. facultada ao magistrado a formulao de proposta fundamentada Comisso Permanente de Avaliao Documental de guarda definitiva de processo em que atue. Art. 11. Ser preservada uma amostra representativa extrada do universo dos autos judiciais findos destinados eliminao, obtida com base em frmula estatstica definida no Anexo 111 desta resoluo.

Conselho da Justia (Federal

Pargrafo nico. Fica dispensada a preservao de amostra representativa dos agravos. Ari. 12. Os documentos previstos no PCTT para imediata eliminao aps o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados na prpria unidade responsvel, sem transferncia para unidade arquivstica e sem publicao de edital de eliminao. Ari. 13. A eliminao dos autos de aes judiciais transitadas em julgado e de documentos administrativos definitivamente arquivados na Justia Federal ser precedida de publicao de edital de eliminao. Art. 14. Os editais de eliminao sero publicados no veculo de publicao oficial de cada rgo, consignando-se um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possveis manifestaes das partes interessadas antes da efetiva eliminao dos processos ou documentos. administrativos a serem eliminados podero, s suas expensas, requisit-los para guarda particular, por meio de petio ao diretor da unidade administrativa qual o arquivo esteja vinculado. 2 O documento original ser entregue, aps o prazo previsto no capur deste artigo, primeira parte solicitante; s demais partes requerentes, quando houver, sero fornecidas cpias.

l O As partes interessadas nos autos findos e nos documentos

Art. 15. A eliminao de documentos institucionais realizar-se- mediante critrios de responsabilidade social e de preservao ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinao do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos. Ar!. 16. A avaliao e a destinao dos documentos administrativos e autos processuais findos criados em suporte digital obedecem aos critrios previstos nos instrumentos definidos no art. 5 desta resoluo. Ar!. 17. A gesto de documentos digitais adotar requisitos funcionais, requisitos no-funcionais e metadados estabelecidos no MoReq-Jus. Ar!. 18. Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei podero ter a sua gerao, tramitao e guarda feitas exclusivamente em sistemas informatizados corporativos, dispensada a emisso de cpia em papel.

Conselho da Justia 'Federa(

Art. 19. Os sistemas informatizados devero possibilitar a transferncia de processos e documentos digitais do arquivo corrente para os arquivos intermedirio e permanente, ficando disponveis para magistrados e servidores, de acordo com os seus nveis de responsabilidades e com as atividades que desenvolverem: Protocolo, Autuao, Classificao, Indexao, Processamento, Avaliao, Arquivamento, Eliminao, Guarda Permanente e Acesso.
1 As unidades arquivsticas so responsveis pela gesto documental. especialmente no que se refere ao recebimento, avaliao, destinao, guarda e acesso aos documentos digitais.

2 A unidade de arquivo proceder ao exame de presuno de autenticidade dos documentos arquivsticos digitais recebidos baseando-se nos metadados relacionados a esses documentos.

3 As unidades de tecnologia da informao so responsveis pelo armazenamento adequado dos documentos digitais e pela disponibilizao de frramentas de gesto documental nos sistemas informatizados corporativos.

Art. 20. Os documentos que forem transcritos para suporte digital mediante certificao por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada tero o mesmo valor dos originais. 1 Nos casos de fiel transcrio digital de documentos e processos judiciais fsicos para compor os autos processuais eletrnicos, os originais no sero remetidos s unidades de arquivo.

20 Aplica-se o previsto no documentos e processos administrativos.

caput

deste artigo, no que couber, aos

Art. 21. Os documentos institucionais digitais devero ser objeto de polticas de segurana da informao que visem garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradao fisica e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos. Art. 22. A guarda do documento, independentemente do suporte fisico, dever garantir a sua autoria, integridade e tempestividade. Ari.. 23. Os procedimentos para classificao, acesso, insero de dados nos sistemas eletrnicos, manuseio, reproduo, transporte, arquivamento e

r.Conselho da Justia Federa[

guarda de documentos e processos no mbito da Justia Federal devero assegurar, no que couber, a aplicao das normas referentes ao sigilo e segredo de justia. SEO IV DA COORDENAO E EXECUO DA GESTO DE DOCUMENTOS Art. 24. O Comit de Gesto Documental da Justia Federal ser coordenado pelo titular da Secretaria de Pesquisa e Informao Jurdicas do Centro de Estudos Judicirios do Conselho da Justia Federal e integrado pelos titulares das unidades de documentao ou arquivo do Conselho da Justia Federal e dos Tribunais Regionais Federais, indicados pelos respectivos presidentes. Pargrafo nico. O Comit, sempre que julgar necessrio, poder convidar, para integr-lo, titulares das unidades de arquivo das Sees Judicirias e servidores com formao nas reas de histria, administrao, informtica, estatstica, contabilidade, direito, arquivologia, biblioteconomia e outras. Art. 25. Compete ao Comit coordenar o Programa de Gesto Documental da Justia Federal, bem como: 1 - elaborar e atualizar manuais especficos com orientaes para a aplicabilidade das normas previstas nesta resoluo; II - promover treinamentos de servidores e magistrados; III - propor normas complementares ao Programa para aprovao do Conselho da Justia Federal; IV - atualizar e publicar, no portal eletrnico da Justia Federal, o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade da Documentao Administrativa da Justia Federal e a Tabela de Temporalidade das Aes Transitadas em Julgado da Justia Federal: V -- propor alteraes nas Tabelas Processuais Unificadas da Justia Federal; VI - acompanhar e verificar a aplicao das normas previstas nesta resoluo e, quando for o caso, sugerir ao Coordenador-Geral da Justia Federal medidas corretivas. Ari. 26. Devero ser institudas Comisses Permanentes de Avaliao e Gesto Documental no Conselho da Justia Federal, nos Tribunais Regionais Federais e nas Sees Judicirias, compostas, no mnimo, por: 1 - servidor responsvel pela unidade de documentao ou arquivo;

Conselho da Justia Federal

II - bacharel em Arquivologia ou Biblioteconomia; III - bacharel em Histria; IV - bacharel em Direito. Pargrafo nico. A critrio das Comisses, sero convidados a integr-las servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao, podendo ser substitudos aps a concluso dos trabalhos relativos s respectivas unidades ou reas de conhecimento. Art. 27. Compete s Comisses: a) orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos rgos, para fins de guarda permanente ou eliminao; b) propor alteraes nos instrumentos de gesto documental previstos 50 no art. desta resoluo; c) estabelecer prioridades para anlise e destinao de documentos institucionais; d) aprovar o Termo de Eliminao, elaborado pela unidade de arquivo; e) analisar a proposta de guarda definitiva feita por magistrado e pronunciar-se acerca do seu acolhimento; 1) a Comisso poder constituir comisses setoriais nas Subsees Judicirias. Federais acompanhar a poltica de gesto documental do Tribunal e das Sees Judicirias sob sua jurisdio e participar de todas as decises afetas manuteno do acervo, modernizao e automatizao dos arquivos setoriais e centrais;

1 Compete s Comisses Permanentes dos Tribunais Regionais

dos Tribunais Regionais Federais, e estas, ao Comit de Gesto Documental da Justia Federal.

20 As Comisses nas Sees Judicirias se reportaro s Comisses

Conselho da Justia (Federal

Os Presidentes dos Tribunais, ou o Diretor do Foro, nas Sees Judicirias, podero designar juiz para atuar corno consultor junto s respectivas Comisses.

30

Art. 28. A execuo do Programa de Gesto de Documentos da Justia Federal de 1 e 2 graus ser coordenada pelas unidades de documentao e de arquivo existentes nos rgos da Justia Federal, s quais compete: 1 - organizar e avaliar o acervo arquivstico da instituio e dar-lhe destino; II - garantir o acesso e facultar aos solicitantes a consulta e autenticao de cpias dos documentos sob a sua custdia; III - difundir as norrrias e diretrizes de gesto documental e zelar pela sua correta aplicao; IV - propor polticas referentes manuteno do acervo e modernizao e automatizao dos arquivos setoriais e centrais sob a sua jurisdio; V - acompanhar os procedimentos necessrios para a efetiva eliminao dos documentos includos no Termo de Eliminao; VI - sugerir alteraes no PCTT e na Tabela de Temporalidade das Aes Transitadas em Julgado da Justia Federal; VII - reconhecer a autenticidade de documento incorporado ao acervo em suporte digital, mediante conferncia com o original e aplicao de assinatura digital fornecida por autoridade certificadora. Pargrafo nico. Os pedidos relativos s aes judiciais transitadas em julgado cujo acesso esteja limitado pela legislao nacional, bem assim aqueles referentes ao desentranharnento de documentos e emisso de certides, so de competncia exclusiva das secretarias de varas ou turmas. SEO V DAS DISPOSIES FINAIS Art. 29. Os Tribunais Regionais Federais e as Sees Judicirias mantero Sistema de Protocolo e Controle de Tramitao dos Documentos Administrativos, integrado ao arquivo, para o recebimento, registro, distribuio e controle da movimentao dos documentos produzidos e recebidos pela Justia Federal.

Consefho da Justia Federa(

Ar!. 30. Revogam-se as Resolues n. 217, de 22 de dezembro de 1999; 359. cle29de maro de 2004; e 393, de 20 de setembro de 2004. Art. 3 1. Esta resoluo entra em vigor na data da sua publicao. am
Ministro CESAR ASFOR ROCHA

Publicada no Dirio Oficial da Unio Em 24/09/2008 Seo 1 pg 99

r:

Conse17o da Justia 'Federal

Ti po DE
FEITO

ESPCIE

CUMPRIMENTO DE SENTENA

PRAZO DE GUARDA

Com execuo do principal CAUTELAR Sem execuo do principal Com execuo do principal CONHECIMENTO ____________________________ Ttulo Executivo Judicial Sem execuo do principal

5 anos 30 anos

5 anos

30 anos

5 anos EXECUTRIAS Ttulo Executivo Extrajudicial Ttulo Executivo Fiscal Procedimentos especiais de jurisdio contenciosa 1 ESPECIAIS (CPC E LEGISLAO EXTRAVAGANTE) Com execuo do principal Sem execuo do principal Com execuo do principal Sem execuo do principal 5 anos 30 anos 5 anos

Procedimentos especiais de jurisdio vountria

30 anos Sanos

JEF(CVEL) Agravo de Execuo Penal AGRAVO

Guarda permanente

5 anos

Anexo 1

Conselho da Justia(Federa[
Anexo II FLUXO PARA SELEO DE AES JUDICIAIS DA JUSTIA FEDERAL

FASE!
Seleo dos processos de guarda permanente, conforme o art. 8 0 desta resoluo, e identificao, em destaque, Como Ia) cm suas capas.

FASE!!

Aplicao da Tabela (Anexo 1) aos processos para guarda permanente no selecionados na Fase 1.

FASE III

Aplicao do Plano Amostral (Anexo III) ao conjunto dos processos, aps o transcurso do perodo determinado na Tabela (Anexo 1).

FASE IV

Anlise final casustica dos processos selecionados para eliminao pela Comisso Permanente de Avaliao Documental de cada instituio da Justia Federal. Nessa fase tambm sero analisadas as indicaes de guarda permanente feitas por magistrados, bem como separados os processos precedentes de smulas.

F1
Conselho da Justia 'Federa(
Anexo III

PLANO PARA SELEO DE AMOSTRAS REPRESENTATIVAS DE AES JUDICIAIS 1. Consideraes gerais No presente anexo, foi elaborado um estudo estatstico para representar o universo das aes judiciais transitadas em julgado e no definidas como de guarda permanente, com base em tcnica de arnostragem estratificada para a seleo de amostras representativas. Essa tcnica consiste em dividir o universo de processos de tamanho igual a 'N" unidades em subpopulaes (estratos) constitudas de N 1 , N2,..., NL unidades, respectivamente, de modo que no haja superposio e.juntas, totalizem a populao de tamanho N. No estudo de amostragem, para se obter urna amostra estimada precisa da populao, deve-se observar prioritariamente a sua heterogeneidade. Tendo em vista os diferenciados tipos de processos arquivados, optou-se por dividi-]os em classes; cada uma representar um estrato, com a finalidade de buscar urna maior homogeneidade da populao. As suhpopulaes, denominadas "estratos", devem ter os valores N h conhecidos, pois, dentro de cada estrato. separadamente, ser selecionada uma determinada amostra A grandeza amostral para a populao corresponder a ii = n1 + 17 2 + n.,..., n4 O tamanho da amostra ser determinado a partir das estimativas da mdia e da varincia da populao. Essas mostram que a preciso da amostra estratificada para dado estrato depende de "n" cujo resultado pode ser encontrado por meio da tcnica de alocao proporcional (Sukhatme, 1970). 2. Justificativa para a escolha deste plano amostral Neste estudo. a amostragem estratificada recomendvel em decorrncia da heterogeneidade entre as classes de processos, com referncia ao tempo durante o qual cada classe tramita na Justia Federal. Assim, a estratificao pode propiciar amostras que representem melhor o universo em estudo. Caso o extrato selecionado apresente alta varincia, pode-se aplicar a amostragem estratificada em uma segunda etapa, onde o primeiro estrato ser dividido em subestratos que sero formados pelos processos que apresentam parmetros mais homogneos. Para obteno de urna amostra aleatria consistente e com baixa correlao entre os estratos, foi necessrio trabalhar com uma varivel resposta comum a todas as classes de processos e isenta de juzo de valor. A maioria dos processos na Justia Federal constituda por questes repetitivas (comuns), por isso a amostra deve representar essa caracterstica, e no qualificar o mrito ou o ineditismo de urna determinada questo. No porque um processo complexo ou indito que ele deve ser, a priori, selecionado para fins de amostragem. Esses critrios qualitarivos so relevantes e devero ser considerados para a seleo final, a ser feita pela Comisso Permanente de Avaliao e pelo grupo de avaliao de documentos de cada instituio da Justia Federal. 3. Plano amostral - amostragem estratificada Com o intuito de selecionar para cada Seo Judiciria uma amostra representativa de processos, cada seo dever ser dividida em estratos de acordo com as classes processuais. Assim, tendo como referncia o tempo de tramitao de cada processo at o momento do arquivamento, podem-se gerar as estatsticas necessrias para determinao da grandeza amostral.

Conselho da Justia Federa(

E:^ 3 Mand. Seg.

1 N do .pc.

Estratos (Classes)

T.
Iram.

Tabela utilizada para o clculo das estatsticas

onde T. tram. corresponde ao tempo de tramitao de cada processo at o arquivamento. 3.1 Valores populacionais e estimadores por estrato Para o dirnensionamento do tamanho da amostra por Seo Judiciria (ri) e por classe processual (n,,) deve-se, primeiramente, conhecer as estatsticas por estrato e as estatsticas globais (considerados os estratos conjunlamente), tendo em vista que estas permitiro avaliar a consistncia da amostra retirada. Feito esse estudo, pode-se. mediante o princpio da alocao proporcional, calcular a amostra. Diante de notaes incomuns, tem-se a seguir a caracterizao de cada uma delas: N = nmero total de processos na Seo Judiciria; N1, = nmero de processos em que o h-simo estrato foi dividido; n = nmero de processos amostrados, considerando-se todos os estratos; n i, = nmero de processos amostrados a serem medidos no h-simo estrato; Xih = valor observado da varivel resposta (tempo de tramitao do processo at o seu arquivamento) referente a i-sima unidade de amostra no h-simo estrato; W5
= =

peso do h-simo estrato;

= fator de amostragem no h-simo estrato:

= fator de expanso no h-simo estrato;

nh

L = nmero de estratos (cada estrato corresponde a uma classe de processo). A formulao da anlise estatstica a ser apresentada refere-se aplicao em cada estrato da amostra simples ao acaso. Logo, para cada estrato, tendo em vista o "n" encontrado, ser tornada uma amostra de processos com o auxlio da tabela de nmeros aleatrios. Aps a seleo, sero calculados os estimadores amostrais e populacionais, com o objetivo de demonstrar o grau de preciso da grandeza amostral encontrada.

3.1.1 Valores estimados por estrato Este conjunto de frmulas permitir encontrar os valores amostrais estimados de cada estrato como forma de avaliai a preciso da amostra retirada:
xii)

1)

=
1117

'

(Valor mdio estimado no h-sino estrato);

2) x,7 = N1 ..T,,

(Valor total estimado no h-simo estrato);

Conselho da Justia Federa(

II,,

(x17)2 17h

- y

x2
nh

3) s
= 1'h

(Valor da varincia estimada);

N,,-1

4)

= (Valor do desvio padro estimado);

5)
6)

=
' 1 h

( ' 7 ' )
NI,

( Valor da varincia da mdia estimada);

JV(,) ='

(Erro padro estimado).

3.1.2 Valores estimados considerando-se conjuntamente todos os estratos Baseado na varivel tempo de tramitao de cada processo (x) corno parmetro para o clculo da estimativas abaixo, tem-se que:
L

(7)

=
h=J

representa o valor da mdia estratificada estimada, onde

,, representa a mdia

populacional do h-sirno estrato. Vale ressaltar que, sendo a amostra em cada estrato uma amostra , , por isso natural utilizar a estatstica Xest na um estirnador no-viesado de aleatria simples, forma considerada. A fim de se obter a varincia arnostral de (8) onde S 1
S

tem-se que:

-
/,H

Ji

hS h 17 1 ,

-
11=1

Whh S

representa o valor da varincia da mdia estratificada estimada,

a varincia da populao do h-simo estrato e pode ser obtida por:

""
)2 .

Vale observar que s(varincia amostral do h-sirno estrato) representa

S2 .

i N,

um estirnador no-viesado de

Nesse sentido, um estimador no-viesado da varincia da mdia

_
h=l Whs

estratificada pode ser descrito por:

n 1,

.
/,=1

Sukhatme afirma que o subscrito

"S" em (8) permite indicar a varincia da amostra estratificada e por isso pode ser utilizada. Por ltimo, para obter-se o erro padro da mdia estratificada deve-se calcular:
(9)

j: f1
Conseflio L Justia (Federal
4. Dimensionamento da amostra

Considerando a definio da partilha proporcional, o nmero de processos arnostrados em cada estrato obtido atendendo-se seguinte proporcionalidade:

N1, nh n N

onde 17 17

^_>

ornece a amostra a ser retirada de cada estrato.

Seja E = 1.s(i 77 ) a semi-amplitude do intervalo de confiana ou expectncia do erro, ento:

E2

=t 2 .V(5 171 ). Substituindo n h = Wh .fl na frmula da varincia da mdia estratificada estimada, tem=
hSh
17=1 77.97

seque: V( )

_W.Sh
h=l

Calculando:

E2/

W17.S
n.W

W1,.SJ N

/t 2

E2 +t2(W)//
E/+iJ"/h =
l/' N
L Wh. S
2

n.W,,
Assim

l'l=

E2 +Lw.5 1v

Este valor de "n' encontrado corresponde amostra de processos de toda a Seo Judiciria. Porm, para se encontrar o valor da amostra de cada classe de processos "flh", basta utilizar o princpio da alocao proporcional.

Bibliografia

ARKIN, Herberi. iiandbook of sarnpling for auditing and accounting. USA: Mc Graw - Hill Book Company, mc, v. 1, rnethods, 1963.
BUSSAB, Nilion O. Mtodos quantitativos. Anlise de varincia e regresso. So Paulo: Atual, 1996.

Conselho da Justia FedTera(

QUEIROZ, Waldenei Travassos. Tcnicas de amostragem em inventrio florestal nos FCAP Servios de Documentao e Informao, 1998.

trpicos. Belm:

SUKHATME, Panclurang V.; SUKHATME, Balkrishna. Sampling Theoiy ofSurveys with applications. Printed in the USA. Ima State University Press, 1970. p. 82.

Conselho da Justia (Federa(

Anexo IV LISTA DE VERIFICAO DE PENDNCIAS PROCESSUAIS IMPEDITIVAS DA BAIXA DEFINITIVA DE PROCESSOS
Processo n Aplicar esta lista tambm aos apensos. 1. Verificao de pendncias: a) H determinao de arquivamento? ( ) sim ( ) no ( ) no b) Sentena de extino, ou deciso terminativa, ou acrdo transitado em julgado?( ) sim c) 1-l peties/documentos pendentes de juntada? ( ) sim ( ) no d) 1-l outros processos e recursos vinculados a estes autos (agravos, embargos, dependentes, apensos, etc. verificar referncias nos autos ou eventos lanados no sistema)? ( ) sim ( ) no e) Em caso positivo, essa vinculao est registrada no sistema processual? ( ) sim ( ) no 2. Verificao tio cumprimento dos provimentos judiciais exarados nos autos, conforme o caso: a) Pagamento de verbas de sucumbncia (honorrios, custas e despesas processuais) ( ) no ( ) no se aplica sim ( ) no ( ) no se aplica b) Suspenso do pagamento de verbas de sucumbncia (Lei n. 1.060) ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica c) Levantamento de penhora/hipoteca e fiel depositrio ( ) sim d) Levantamento de depsito (alvar/converso) ou pagamento de oficio requisitrio de pequeno valor e ( ) no ( ) no se aplica precatrio requisitrio de pagamento ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica e) Destinao de bens apreendidos ou acautelados em depsitos judiciais( ) sim ( ) no ( ) no se aplica f Traslado de peas ( ) sim g) Outros: 3. Anlise da possibilidade de guarda permanente dos autos: Corte cronolgico - processos anteriores a 1974 - novo CPC. ( ) Com recomendao de interesse histrico Por classe ou assunto: ) aes criminais; ( ) aes coletivas; ( ) Direito Ambiental; ( ) desapropriaes; ( ) privatizaes; direitos ind genas: ( ) direitos humanos; ( ) tratados internacionais; ( ) aes que constiturem precedentes de smulas: ( ) opo de nacionalidade; ( ) naturalizao; ( ) usucapio. 4. Tempo de guarda Neste quesito. deve-se trabalhar com a tabela de TEMPORALIDADE para adequar o tempo de guarda aplicado aos processos em consonncia com a natureza da ao e do provimento exarado nos autos. fl.(s)................. a) Trnsito em julgado ou decurso de prazo em h) Previso de temporalidade: ( ) 5 anos ( ) 30 anos ( ) guarda permanente S. Observaes: Ao

/_/,

6. Todas as pendncias foram sanadas? ( ) no ( ) sini - - Servidor (ii. matrcula)

CONFERNCIA PARA ELIMINAO: No h informao de peties/documentos pendentes de juntada. No h pendncias no sistema processual. No h rescisria vinculada ao processo. Processo publicado na lista para eliminao - Edital n._______ Documentos de guarda permanente extrados - fis.

ConseCho da Justia Fecfera(

Todos os eventos da gesto documental foram lanados no sistema processual

Servidor (n. matrcula)

PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA JUSTIA FEDERAL - 2011 RESOLUO N.23/2008

o
PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAO DA ADMINISTRAO JUDICIRIA FEDERAL

o W
(5 2ie
0

O (5
e

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W

((5

o e

O
(O

(5 'LL

e 0
1

Caso gere ato (art. 8 1, 1, "a", "b" e "c", Res

00.00.00.00 00.0 1.00.00 00.01 .01 .00

ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO ADMINISTRAO JUDICIRIA ORGANIZAO ADMINISTRATIVA

00.01.01.01 00.01.01.02 00.01.01.03 00.01.01.04 01101.01.05 00.01.01.06 00.01.01.07 00.01.01.08 00.01.01.09 00.01.01.10 00.01 .01.11 0001.0112 0001.01.13 00.01.01.14 002.00.00 0.02.00.01 00.02.00.02 0003.00.00 00.03.00.01 00.03 00.02 00 00.03.00.04 00.03.00.05 00.03.00.06 00.04.00.00 00.04.00.01 100,04.00.02

Modernizao Administrativa Documentos operacionais referentes modernizao Estatuto. Regulamentos. estatuto e Documentos operacionais referentes Estrutura organizacional Documentos operacionais referentes estrutura Ampliao da Justia Federal Documentos operacionais referentes ampliao da Justia
dn,injfrti"

1 1 Dossi

3 anos 2 anos os 2 anos 3anos 2 anos 3 anos

Projetos, estudos, qualidade, reengenharia e outros Guarda Permanente modelos gerenciais. Pode ser classificado pelo Eliminao Guarda Permanente Guarda Permanente Inclu^ram Eliminao o, Guarda PermanenteCria

7 Setor Competente
T T 7 7

Dossi Setor Competente Dossi Sr Competente 1 Dossi

de varas,

2 anos 1 Setor Competente 3 anos 1 Dossi Jurisdio/delimitao territorial 2 anos Documentos operacionais referentes ]risdio/deIimitaO 1 Setor Competente tarritri& Enquanto vigora 1 Setor Competente Delegaes de competncia. Procu ao Foro, Presidncia dos 10 anos 1 Processo Indicao de magistrado Diretoria do T'p a tu (me r.mflfle ria r4irarat' 10 anos Processo Escolha de magistrado para a compos 1 dos TRF's. 2 anos Setor Competente Horrio de expediente DESENVOLVIMENTO DE PESQUISA CIENT FICA durar a Dossi^En 1 Pesquisa cientifica 1 ISetor Compet2 esquisa cientifica Documentos operacionais referentes GESTO SCIO-AMBIENTAL E RESPONSA BILIDADE SOCIAL - 3 anos T Dossi Gesto Ambiental 2 anos Setor Competente T Documentos operacionais sobre gesti ambiental 3 anos Dossi 1 o Responsabilidade Social / Voluntariad 2 anos 1 Setor Competente Documentos operacionais sobre respi Dnsabilidade social! sinli ntridn 13 anos Dossi 1 Programas scio-educativos para me nores 2 anos a programas scioSetor Competente. 1 Documentos operacionais referentes PLANEJAMENTO ESTRATGICO Planejamento estratgico Documentos operacionais referentes planejamento
eri, r,tiut,C nrC
maflflrae

5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminao Guarda Permanente Eliminao suarda Permanente 1 Eliminao

i Dossi i 1 Setor Competente

3 anos 1 2 anos

Eliminao

1119

O O ( O I 1(01

e ee u.

iI IZ I 1>1

e 'o e e 'a o

Estatstica para s ubsidiar a elaborao de relatrios de Relato lt de Atividades

1 1 Setor Competente 1
i

05.00.01 00.05.00.02 00.05.00.03 00.05.00.04 nr, 0000

\TH

anos 1 Setor Competente Relatrio peridico de atividades anos 2 1 Setor Com p etente Documentos operacionais sobre relato de atividades FINANCEIRA, ORAMENTRIA, OPERACIONAL E PATRIMONIAL FISCALIZAO CONTBIL, _

2 anos 3 anos

ossi

em
1

Dados transferidos para o relatrio. Pode ser narflnflfltfl Elimi ao riCifir2I4fl C rtn cIInt Incl usive Relatrio Anual de Atividades e Relatrio de Gesto. Os documentos referenciados no Guarda Permanente Relatrio de Gesto devero ser guardados por 10 inclusive mensal, bimestral, semestr ai, etc. O _ cn (,nefan(nC n p r e Ppt.t,' Eliminao EliminacO Prazo miinimO de guarda 10 anos, conforme Art. n

romad

a de contas IGuarda Permanente

1

100.07.00.01

iso do TC1.L umentoS Qflt JUDICIAIS Aes Judiciais

informaes emaes contra o rgo, documentos

t.

Competente

Cadastro Geral

de contnouinle Juridica (CNPJ)SLuie0

100.09.00.01

Registro junto Receita Federal / Ministrio da Fazenda

1 1 ISetor Competente

100.11.01.03 00.11 0i 110 2. 00_ 00.11.02.01

- coletnea pe reuuiI'' 2 anos elease de matrias sobre a instituio a serem divulgadas 1 Setor Competente 2 anas 1 Setor Com petente Qauco Jornalstica ES, COMEMORACOES, HOMENAGENS -A OES PUBLICAS: SOLENIDAD 1 Dossi Memria da solenidade -- +nnt ^ .n00S^

3uarda Permanente nuarda Permaneflt. Guarda Permanente

discursos, palestras e 1

VIUiJK1M

00.11.0101
r 00 . 11.03.02

Ouvidoria externa Ouvidoria interna T SEGURANCA DO TRABALHO

1 1 Setor Competente

I5anOs

Eliminao

gere processo, este sera c)aSsuIsduU

lime

'..

gere

1SetorCompetente5anos

2119

o o 'e o' o e o o o.
U,

o T2.00.01 00.12 .00.02 00.12.00.03 00.12.00.04 t12.00.05 512.00.06 00 .12.00.07 00.12.00.08 12 00.09 10 120010 1 2.00 11 00. 12.00.12 10.00.00.00 QQ,QQ 1.QQI.QQ,Q1 jQ2 0000 10.02.00.01 12,QQQ2 jQ.03.00.00 lio 03.0001

\L\

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E 3 anos 2 anos 3 anos 2 anos 0Q 2 UQ 3 anos 2 anos 2 aDQ 2 anos

cc
U.

Higiene e SeaurarlC.a do traba lho Documentos operacionais sobre higiene e segurana do tahalh prevenco de acidentes de trabalho - CIPA Documentos operacionais sobre preveno de acidentes de tcahalho EcQoQWia iQ3 Qht eroonomia QpuWtP Brigada de combate ao incndio Documentos operacionais sobre brigada de combate ao IgiIDIi .flIt0 vigilncia sanitria m01Q QQ(pipo e Io idic de Doc umentos operacionais sobre jpspeceS peras

1 Setor Comp etente 1 Setor Competente 1 Setor Com petente 1 Setor Competente 1 tQC QWQte0t 1 tQ( QWtDt 1 Setor Com petente 1 Setor Competente 1 tQC .QWQte0te 1 etQ( QQ2Q5tDt 1 tQC QmQtpte 1 Setor Com petente

Guarda Permane Eliminao Guarda Permanente Eliminao vd Ermaneflt EiwiQ rm Guarda Peafleflte Eliminao ttada Ermanente. Ehmnaco ng e ato (art. 81 , 1 0, " a", "b" e "c", Res.
C
1't

gota ocr6 ria nhprrt ,flflflnaflta

ORAMENTO E FINANAS SIAFI SI AFI PROGRAMACAO ORCAMENTARIA E FINANCEIRA Plano plurianual - PPA l..ei de dirIrizeS orcamentflaS - LIDO LEI ORCAMENT RIA ANUAL - LOA Lei Oramentria Anual - LOA

Ii IUnidad

radora

12 anos lourante a vigncia 5 anos Julg. TCU 6 anos 10 anos

lEliminaco

Qie de acesso

11 Setor Competente 1 Setor Competente

1
1

anente 1Guarda Perm Elimiflaeo 1Guarda permanente Eliminac

rnentaco referente lei, inclusive propostas

Competente ISetor Qnf,,r r.nmn p t pnte

Q4UU. .04.00.03 10.04.00.04 QQQ,QO 05.00.01 10.05.00.02 Q.QQQ Q,Q 5pO05-B 10.05.00.06 0500.08 10.05.00.09

ecial ou extraordinrio. Crdito su plementar. esp Documentos operacionais relativos a crdito suplementar 1 i
cfla'ii EXECUAO ORAMENTARIA E FINANCEIRA Transferncia orcamentfla avtr,,r,4infl"

Competente 1 Setor Competente

j2 anos 1 ano 2 anos

Elimina0 1Eliminaco_ Eliminao Processo de pagamento relativos aos servios prestados por autnomos ou empresas mediante cesso de mo-de-obra ou empreitada. com retenco de INSS ou declarao de autnomo,

Transferncia financeira EQ0QLL tmkQIQ

11
1

Unidade Geradora

1
0P JuIa. TCU Jula TCU anos
JuQ. IGU

1 f
1

QQ2Q10L t gpote it [1 Declaraco de Im posto de Renda na Fonte - DIRF 2 Unidade Geradora Guia de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdencia _1 1 Setor Competente 1 QUQteD1 SoCl2I n GIl 1 Setor Competente updweptQ Je tuod Pagamento de tributos/imPostos 1 Setor Competente Documentos operacionais referentes as contas bancrias e
,.....,4.,

10 anos 10 anos 51 anos 1Q0Q anos 10 anos

EIiminaQ. Etiminaco Eliminao EIlWiO EIiminac Eliminao

Jula. TCU Julg. TCU

3/19

1 1 1 1 11

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lei elI

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cc 4 12 anos
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1

int.rnIO,

10.05.01.02

III Guias de Recolhimento

1 ISetor Competente

e o Documento de Arrecadao de Receitas Federais -

110.0600.04 } .L06.01 .00 10.06.01.01 10.06.01.02 20.00.00.00

referentes ao uso do SlGPlan rn'ii ,i pInpjn,ntn

1 Isetor Competente
1

12 anos I Julg. TCU 10 anos

Eliminao Eliminao ientrio, fsico-financeiro, patrimonial, ,entrio, fsico-financeiro, patrimonial,

onedn ncdn

IRO

Balancete Mensal Demonstrativo - Balano DE PESSOAS

1 'Setor Competente

1 1 1Setor Competente IJuIg. TCU

10 anos

gere ato (art. 8, 1, W, "b" e "e". Re

120.01.01.07

iIQLI viiiiw esga dn 1 2 l S etor 1 ltQ C o n e t e nt Ds de caraos e funces 2 I Se t o r lnteres sa d n 1 ltrQmQtent 1 t 1 1 ISetor Com petente e distnbuIeo de car gos providos e vag os e distribuio de funes comissionadas providas e 1 1 ISetor Competente

co de caraos e funces

lat a atwaliaQ ' atualizacO 1 At a atualizaco IAt a atualizao

at a a1WaFIZaQQ

Eliminao

20.02.01.02 0.02.01.03 20.02.01.04 20.02.02.00 20.02.02.01 20.02.02.02

20.02.03.04 20.02.03.05

1 lDossi Inscrio .i4Setor Com petente Avaliaco escrita e oral Documentos operacionais referentes a concurso pblico para 1 1 Setor Competente rnnictrtir fprlpr& RESSO NA MAGISTRATURA PELO QUINTO CONSTITUCION A L 1 Setor Com petente LIsta trip lice oara o q uinto constitucional Documentos operacionais referentes lista trplice para O 1 Setor Competente i,t intn rnnctitt eI NCURSO PUBLICO PARA O SERVICO FEDERAL 1 Dossi Concurso pblico para servidor 1 Setor Com petente Questionamentos. solicitaceS. recursos de candidatos 1 Candidato Convocaco de candidato a p rovado em concurso Dblico 2 Setor Com petente Convocao de candidatos aprovados em outros concursos 1 Setor Competente
ni',hlirne

1Validade do concurso l 1yalidade do concurso 1Validade do concurso1 At a posse 12 anos /alidade do concursa

Dossis dos candidatos aprovados sero

neta .a*4ntfl1flfltfl
LI

Iflt'iflflpia - (iisrcfa Pari

Eliminao jrda Pei Eliminao

'/alidade do concurso 2anQ Validade do concurso Validade do concurso 12 anos

Eliminao Eliminao

Candidatos aprovados em concurso pblico da Justia

1 Setor Competente

4119

5119

1
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02.07.03 02.07.04 02.07.05 02 07.06 02.08900_.. - 02.08.01

Guarda Permanente Inclusive avaliao e gesto 1 Assentamento Desempenho dos servidores - i,nrinflI Eliminaco 51 anos 5 anos j. Setor Com petente Estgio orobatno Guarda Permanente Assentamento 1 Promoo / Progresso funcional de servidores Ri nrinnat 2 anos ________________ Eliminaco ti Setor Com petente Documentos o p eracionais referentes a vitaliciedade e INCENTIVOS FUNCIONAIS uarda Permanente iG 7 Assentamento 1 Premiaes e medalhas Guarda Permanente 7 Assentamento Honra ao mrito, elogios, voto de louvor 1 .1 .02.08.02 I FIiminacn 2 anos Setor Competente Documentos ooeracionais referentes a incentivos funcionai .02.08.0 G DESLIGAMENTO DE MAGISTRADO uarda Emannt02.09.00_ petente anQs 10 j. Setor com Demisso de magistrado u&a Eemanents. 02 09.01 1 Setor com petente 1Q Promoco de magistrado tiarda Bmianntn2 09-02 petente 1 Setor com 1 Q flQS or aposentadoria Guarda Permanente p -Desligamento .02.09.03 10 anos j. Setor comoetente Posse de magistrado em outro caroo inacumulvel 02 09.04 Guarda Permanente 1 Assentamento Falecimento de magistrado .02.09.05

ICl)l

zU.uz. ]ti

.uo 20.02.10.07

..-' ... Falecimento de servidor

1 1Assentamento --

f5 anos

51 anos

Remoo

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Setor Competente _ anos

I!1 an os

Inclusive

dossi do

6119

7119

8119

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U j WIi (ftliUi

5
Afastamento de magistrado para frequncia a cursos ou Afastamento de magistrado para prestao de servios Afastamento de magistrado para presidir associao de
epminrine cio rsarfpirr.s.rnontn a acti tine

. .

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20.06.00.02 20.06.00.03 20.06.00.04 At a aposentadoria 95 anos Competente 1 Setor _________________ n rIoentfl0fltfl _________________________________ si i_______________ At a aposentadoria - 95 anos 1 Setor Competente At a aposentadoria 95 anos 1 Setor Competente Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminao Eliminac.o Eliminaco [ liminaco Eliminaco Etiminaco Elminaco Eliminaco Elimnaco Eliminaco Elimlnaco Eliminaco Eliminaco EIminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaro Eliminaco Eliminao lQuarcla permanente permanente IQua 1Quarda permanente 1Quarca permanente 1Qu arda Permanente 1uarda permanente 1$uarda permanente 1Quarda Permanente Eliminaco lEliminaco [ liminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminac.o

At a aposentadoria Afastamento de dias trabalhados por magistrado a ttulo de 1 Setor Competente 20.06.00 .05 ________ 5 anos . Setor Competente Afastamento por motivo de exerccio de mandato eletivo 20.06.00.06 5 anos setor Com petente Afastamento oara prestaco de depoimentos 20.06.00.07 5 anos 1 Setor Comoetente Afastamento para orestaco de assistncia como iurado 20.06.00.08 Afastamento para participao em programa de Ps. 5 anos Setor Competente 1 20.06.00.09 (2r p dui.ran Qfrirfr, Qnne,, nn n.e 5 anos Setor Comoetente 1 ou entidade rao Afastamento para servir a outro 2006.00-10 anos setor Comoetente Documentaco operacional de afastamentos 06.00.11 LICENAS ESPECIAIS 20.06.01.00 anos 1 Retor Comp etente Ucenra oara trato de interesse narticular 06A1 -01 anos 1 etor Comoetente icenca or doenca em pessoa da famlia 06.01.02 anos 1 Setor Com petente icenca para acompanhar cnivae 2006-01-03 i [ttor Comnetente anos icenca para curso de formaco 2006.01,04 anos 1 etor Comoetente icenca para caoacitaco 06.01 05 anos 1 'ttor Comoetente icenca para atividade poltica 2006-01-06 anos 1 [setor Com petente enho de mandato classista Jicenca para desem p 9006.01-07 anos 1 jetor Comoetente icenca-prmio por assiduidade 2006-01,08 .. t, ' Com p anos 1 P e tente .icenca para servico militar 2006-01,09 anos 1 etor Com petente Documentos operacionais referentes a licencas es peciais 9006.01-10 CONCESSAO PARA AUSENTAR-SE DO SERVICO O 06.02.00 5 anos etor Comp etente Ausncia ao servico por motivo de casamento 06 ()2 -01 5 anos Setor Comoetente Ausncia ao servico para doaco de san gue Q6 02-02 5 anos etente etor Com p Ausncia ao servico oor motivo de falecimento de familiares 9006-02-03 Setor Com petente_ anos s Horrio epecial 2006-02,04 Sanos etor Com petente Ausncia ao servico para alistamento eleitoral 06.02.05 Documentos operacionais referentes a concesso para 2 anos Competente O lSetor 20.06.02.06 t ieoflt,r_ca,tsCOflhirfS REGIME DISCIPLINAR 20.07.00.00 3 anos 1 IProcesso lnvesticiaco preliminar 07.00.01 5 anos ) Isetor Competente Aouraco de res ponsabilidades 2007-00,02 5 anos IProc Sindicncia 07.00.03 3 anos Justificaco de conduta 2007.00,04 5 anos 1 IProcesso Aco disci plinar (PAD 9007-00,05 5 anos 1 ]Setor Com p etente Penas disciplinares 07.00.06 3 anos 1 IProcesS Representaco 2007-00,07 3 anos 1 IProe Denncia 07.00.08 2 anos 1 ISetor Comoetente Documentos operacionais referentes a reaime disci plinar 2007-00-09 SEGURIDADE SOCIAL 008.00.00 AUXILIOS 008.01.00 ,lulo. TCU 1 Setor Com petente Auxilio-natalidade 08.01 .01 .. 1 Setor Com p luto TCU etente Auxlio-funeral 2008-01,02 lula. TCU 1 Setor Com petente Auxlio-doenca 200801.03 .juIa. TCU 1 Setor Com p etente Auxlio-recluso 20 08.01.04 .Julo. TCU 1 Setor Comoetente Auxlio-acidente 20.08.01.05 lula. TCU 1 Setor Competente Auxlio-sade 2008.01.06 Juta. TCU 1 Setor Comoetente Assistncia pr-escolar 20.08.01.07 1 Setor Comnetente Juta. TCU Auxlio transporte 2008.01.08

95 anos 51 anos 51 anos 51 anos 51 anos 51 anos

II9 9 anos anos

I9 anos anos anos anos i9 anos anos anos 1 anos Ii anos anos

anos 151 anos

10 anos 10 anos 10 anos 10 anos IQ anos 10 anos 10 anos 10 anos

Vale-transporte

9/19

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20.08.0109 20.08.01.10 20.08.02.00 20.08.02.01 20.08.02.02 200802.03 gn 08 02.04 20 0902-05 20Q8-02,06 08.02.07 O 08.03.00 2008-03-01 200803-02 03.03 03.04 03.05 .04.00 04.01 :20 ng 04.02 20.08.05.00 20.08.05.01 2008-05,02 2008-05-03 20.08.05.04 20.08.05.05 2008-05,06 20.08.06.00 08.06.01 08.06.02 9008.06-03 20.08-06,04 20.09.00.00 2009-00,01 2U09.00.02 20 09-00-03 20.09.00.04 20.10.00.00 20.10.00.01 2010-00.02 2010.00,03 10 .00.04 10.00.05 20-10.00,06 2010-00,07 2010-00,08 .10.00.09 10.00.10 120.11.00.00 .11 00.01
1

Auxilio alimentaco Documentos op eracionais referentes aos auxlios LICENAS Atestado mdico Licencq nor acidente em servico j.enca adotante Licenca oestante Licenca-patemidade 1..jenca para tratamento de sade eracionais referentes a licencas Documentos op APOSENTADORIA Anosentadona nor invalidez Aposentadoria comoulsna i Aposentadoria voluntr a Abono de permanncia Doumentos c op eracionais referentes a posentadoria PENSAO Penso estatutria Documentos operacionais referentes a penses ASSISTENCIA A SAUDE Assistncia sade Plano de sade Tratamento de sade fora do domicilio Credenciamento de profissionais e de estabelecimentos Pronturio mdico entos operacionais referentes a Assistncia Sade SERVICO SOCIAL Acompanhamento psicossocial Acompanhamento social Assistncia social Documentos operacionai referen'25-A Q servico social SINDICATOS. ACORDOS. DISSIDIOS. ASSCIACOES Sindicatos. Acordos. Dissdios Associaces Movimentos reivindicatrios Documentos operacionais referentes a Sindicatos, Acordos, FREQUNCIA E FERIAS Afastamento por motivo de suspenso de contrato de
t,,hlhn iri fl

. Setor Comnetente 1 Setor Comoetente 1 1 1 1 .1 1 1 1 1 1 1 1 1 Pronturio Mdico Setor comoetente Setor com petente Setor comnetente Setor Competente Setor com petente Setor Com petente lSetor Com petente Setor ComPetente Setor Com petente Setor Com petente Setor Com petente

lula. TCU 9 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 2 anos Julg. TJ Jula TI-1 .uIa. TOU -Julo. TCU 12 anos 15 anos 2 anos Julg. TCU Durante a vigncia 5 anos Durante a vigncia
eS

10 anos

Eliminaco Guarda Permanente

95 anos 95 anos 95 anos 95 anos 95 anos 195 anos 95 anos 95 anos 95 anos 195 anos

Eliminaco Eliminaco Eliminaco lEliminaco liminaco Eliminaco Ejiminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminao Eliminaco Mdicos, dentistas, psiclogos, fonoaudilogos, Guarda Permanente Concessn. reviso, suspenso, etc. Mdicos, dentistas, psiclogos, fonoaudlogos, ocluso 1 excluso ITS

1 Setor Com petente 1 Setor ComPetente 1 Setor competente

1
j. j. j j j

10 anos 51 anos

Setor com petente ! Setor com petente 1 Setor competente 1 Setor competente

At a aposentadoria si. .iaeljn,n,antfl 2 anos Setor Comnetente _________________ ________________ .5 anos Setor Comoetente 5 anos Setor Com petente 15 anos Setor Com netente 2 anos Setor Com petente 5 anos 5 anos 5 anos 2 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 7 anos 12 anos 110 anos

_________________ Eliminaco ________________ ________________ ________________ Guarda Permanente Guarda Permanente ________________ Guarda Permanente Guarda Permanente _________________ Guarda Permanente _________________ Guarda Permanente Eliminao 51 anos 51 anos 51 anos 51 anos Eliminao Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco lEliminaco

odem ser iuntados aos pronturios mdicos

etente 1 Setor Com p j Setor Com petente 1 Setor Com p etente 1 Setor Competente

Greves. oaralisaces. etc.

7
1 1 1 1 1 1 1 1 1

Setor Competente Setor Com p etente Setor Com petente Setor Comoetente Setor Comnetente Setor Com p etente Setor Com petente etor Com petente etor Com p etente etor Com petente

Convocaco para o TRE Compensaco de dias trabalhados para a iustica eleitoral Freouncia Planto Recesso Convocaco para atuarem Turma Es pecial Convocaco para atuar em Reg ime de Exceco - Mutiro Frias i eracionais referentes a frequncia e fr as Documentos op ESTGIOS Contrataco de estagirios

'restaco de servico eleitoral Convocaco. comoensaco. controle. etc. Convocaro. com pensaco. controle. etc. Escala. marcaco. adiamento. cancelamento, etc.

1 1 ISetor Com petente

10119

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1 Setor Comoetente Controle de freauncia de estagirios 20.11.00.02 1 1 1 15 etor Comoetente Pagamento da bolsa-est gio 20.11.00.03 1 taoiro Declaraco de estgio 20.11.00.04 1 1 Setor Com oetente Documentos operacionais referentes a estgios 20.11.00.05 ADMINISTRAO DE BENS, MATERIAIS E SERVIOS 30.00.00.00 ACOMPANHAMENTO DE LICITACOES E CONTRATAOES 30.01.00.00 ACOMPANHAMENTO DE LICITAES 30.01.01.00 j. rocesso Coleta de dados e acomoanhamento das licitaces 30. 01.01,01 1 1 Prnr p-q -qn Coleta de precos de servicos /materiais 30. 01-01,02 1 rocesso Licitaco 30 01-01,03 1 IProcesso Julgamento de or000sta 30 01-01,04 rocesso Aviso de julgamento de licitaco. adiudicaco e de 01.01.05 rocesso Recursos da deciso 30 01-01,06 Prnrpq.%n 1 1 Julgamento dos recursos 01.01.07 1 Processo Entreaa de edital s em presas interessadas 01.01.08 1 Processo Precos de itens ofertados 30 01-01.09 Processo Esclarecimentos sobre edital 30 01.01-10 Setnr Comoetente Cadastramento de fornecedores 01.01.11 Empresa Capacidade tcnica 3001.0112 Remetido Informaco sobre orodutos e servicos 30 0 1 01-13 30.01.01.13-B _____________________________________________________ 2 Setor Comoetente ACOMPANHAMENTO DE CONTRATAES 30.01.02.00 Processo Alteraco / reneaociaco de clusulas contratuais 30.01.02.01 1 Processo Acompanhamento contratual 30.01.02.02 1 Processo Anlise e conferncia de documento de cobranca. 30.01.02.03 Processo Planilha de reajuste de greco 30.01.02.04 Documentos gerais relativos cobrana / planilhas de custo, 1 Processo 30.01.02.05 Setor Comoetente Avaliaco de servicos prestados 0.01.02.06 Nota fiscal j Processo 0.01.02.07 PENALIDADES CONTRATUAIS 0.01 .03.00 1 Processo Comunicaco / solicitaco de a plicaco de penalidades 0.01.0101 1 processo Resciso Contratual 0.01.03.02 Setor Comoetente Documentos o peracionais referentes a penalidades 0.01.03.03 OBRAS E SERVIOS 0.02.00.00 OBRAS 3 0.02-01,00 1 Arquivo Permanente Projeto arquitetnico, plantas, dossi, etc. 30.02.01.01

5 anos Jula. TCU 12 anos

2 o
Caso gere ato (art. 8, 1, "a", "b" e "c", Res. O processo deve ser classificado pelo cdigo do

e o

10 anos ________________

Eliminaco Iiminaco

Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prq7n do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo ' _anos
11

Processo de contrataronclusive de licitaco/preog. etc.

I nclusive de licitaco/preao etc.

Eliminaco Eliminaco

ano

Orocesso deve ser classificado pelo cdigo do processo

liritorCe, 1 rnntrotorn

prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo 5 anos Prazo do Processo Prazo do Processo Prazo do Processo 2 anos

Procedimentos diversos pertinentes execuo do

Folha de pagamento, FGTS, INSS. 'Eliminaco

Guarda Permanente at a prxima 2 anos JuIg. TCU .Iula. TCU Julo, TCU lula TCU I u1g TCU 10 anos lO anos 10 anos 10 anos 110 anos 2 anos Eliminao Eliminao Eliminao Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminao

O projeto original e o executivo devem ser de

norrnonanta

30.02.01.02 30.02.01.03 30.02.01.04 30.02.01.05 30.02-01-06 30.02-01,07 30.02.02.00 30.02.02.01

Projeto "as built" (conforme construido) Documentos operacionais referentes ao servio de Recebimento de obra/servio para atestar concluso dos Reformas e recuneraces prediis Obras e construces Restauraces prediais SERVICOS Contratao / pagamento de servios (exceto magistrado e

1 Setor Competente 1 Setor Competente 1 Setor Competente Setor Comoetente 1 Setor Com petente Setor Comoetente 1 ISetor Competente

O documento original (aprovado) dever ser de

11119

o ________________________________

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J
'30.02.03.00 30.02.03.01 30.02.03.02 30.02.04.00 30.02.04.01 30.02.04.02 30.02.04.03 30.02.05.00 SERVIO DE TELEFONIA Servico d? telefonia Documentos op eracionais referentes ao servico de telefonia1 SERVICO POSTAL E MALOTE Servico oostal e malote Aviso de recebimento de documentos enviados pelos Documentos operacionais referentes ao servio postal e SERVIOS DE MANUTENO Manutenco - Elevadores Manutenco - Ar condicionado Manutenco - Subestaces e aeradores Manutenco - Lim peza. imunizaco. desinfestaco i mentos operacionais referentes ao seryjco de SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ORGAO i Se ry * cos execut ad os em ofic n a s do qo Restauraces. reformas e recuneraces prediais MUDANAS Para gi4rps imyi Dentro dp mesmo im vl Documentos o peracionais referente mudancas SEGURANA Transporte para Magistrados/servidores Contrataco de servicos de vigilncia Reaistro de ocorrncias / ronda Controle de chaves em oeral Porte de arma de fogo Controle de entrada/sada de veculos de paragem Utilizaco de vaaa na garagem Sinistro Insoeces peridicas de orevenco de incndio Contratao de seguros 1 1 1 1 1 1 1 Setor Comoetente Setor Com petente Setor Comi) tente Setor Comnetente Setor Com petente Setor ComPetente Setor Comoetente 1 Setor Competente Setor Comoetente 1 Setor Competente 2 anos -Jula. TCU 2 anos 2 anos at revoaaco 2 anos 2 anos At concluso da 4 anos At vigncia do nu., mm 2 anos 4 anos 4 anos 2 anos 4 anos 2 anos 10 anos 10 anos iminaco Eliminaco liminaco Etiminaco Eliminaco Iiminaco Eliminaro Guarda Permanente Eliminaco Eliminao Eliminaco Eliminaco Elirninaco Eliminaco Eliminaco Eliminao 11 1 Isetor Comoetente 1 Setor Com petente j. Processo j Processo 1 Setor Competente Juta. TCU 12 anos 1 Prazo do Processo Prazo do Processo 2 anos 110 anos 'Eliminaco Eliminaco Eliminaco Eliminao Malote. exoedico. recebimento. etc. AR - deve ser iuntado ao processo. Controles de correio, de envio e de recebimento de Elevador, ar condicionado, subestaes e gerador,

30 0205,01 30 02-05,02 30 02-05-03

02.05.04 30 02.05.05 30 02-06-00 30. 02.06,01 30. 02.06,02 30 0207-00 02.07.01 30 02-07,02 0.02.07.03 30.03.00.00 10.03.00.01 0.03.00.02 0.03.00.03 0.03.00.04 O 0100.05 0.03.00.06 3 00300-07 30.03.00.08 3003-00,09 30.03.00.10 30.03.00.11 30.03.01.00 30.03.01.01 30.03.01.02 30-0101.03 30.03.01.04 30.03.01.05 30.04.00.00 30.04.01 .00 30.04.01.01 30.04.02.00 30.04.02.01 30.04.02.02 30.04.02.03 30.04.03.00 30.04.03.01 30.04.03.02

.1. j j j.

Setor Competente Setor Com petente Setor Comoetente Setor ComPetente Setor Com petente

Jutq. TCU IJulo. TCU

i

Jula. TCU 2 anos 12 no lJulo. TCU Ijulo . TGU J qlq . TCU 12 anos

110anos 110 anos jn anos 10 anos

Eliminao Eliminaco Eliminaco E liminco a IGuarda Permanente liminpo Ijminco Eliminaco Os documentos que no envolvem pagamentos _______________________________ Caso ocorra "sin,stro. abnr processo de sindicncia

1 1 lSetor omnetente 1 1 1Processo 1 etQr GQmDetent e 1 seto r Competente 1 Setor Com petente

Eliminc

110 anos 15 anos 110 anos

T(`1

10 anos

Documentos ogracionais referentes Seauranca j Setor Com petente USO DE DEPENDENCIAS 1 Setor Comoetente Entrada/salda de pessoas - controle de portaria 1 Setor Comoetente Entrada fora do horrio de expediente 1 Setor Com petente Uso das dependncias (Controle) L Setor Com petente Utilizaco das denendncias oara outros fins Uso extraordinrio de dependncias (acionamento de 1 Setor Competente cictam pe ,r rnnrlirinn.rIp a n, ,trne ADMINISTRAAO DE BENS MOVEIS EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO DE MATERIAL 1 1 ISetor Comoetente Comunicaco de ocorrncia TRANSPORTE E MOVIMENTAAO DE MATERIAL i 1 1 lSetor GQmQetente Controle d mQvimntQ i de m at er a l 1 1 I.Setnr Gomaetente Recolhim e nto de m a ter a l ao djtQ 1 setor com petente mveis (RMBM Relatrio de movimentaco d b LOS ADMINISTRAAO E USO DE VEICUens 1 setor como tente gflrQI cpmutiyI 1 1 lSejor Com petente Manutenco e conservaro de veculos

12 anos 12 anos 12 anos Jutp. TCU 1 ano IJula. TCU

IEliminaco

10 anos 110 anos

EIimincQ EIiminac

Eliminaco

EIiniinQ
Etiminaco

Sepuisico. fornecimento. etc.

12119

21
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Licenciamentos, acidentes, infraes, multas e pagamentos

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O O Oe

e o o, e e

eL1 e III

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1 Setor Competente Julg. TCU 10 anos Eliminao

o
Pode ser gerado um processo. Acidentes envolvendo servidor, classificar como processo de

30.04.03.03 30.04.03.04

30.04.03.05 300404.00 30.04.04.01 30.04.04.02 30.04.04.03 30.04.04.04 30.04.05.00 30.04.05.01 30.04.05.02 30.04.05.03 30.04.05.04 30.04.05.05 30.04.06.00 30.04.06.01 30.04.07.00 30.04.07.01 30.04.07.02 30 . 04_08 ,00 30 04-08-01 30 -04-08,02 30 .04.08.03 0.04.08.04 0.04.08.05 .04.08.06 30 -04.09,00 104.09.01 30.04.09.02 30.04.09.03 30.04.09.04 30.04.09.05 30.04.09.06 30.04.09.07 30.04.09.08 30.04.10.00 30.0410.01 30.04.10.02 30.04.10.03 30.04.11.00 30.04.11.01 30.04.11.02

Licenciamento de Veculos MATERIAL PERMANENTE Emprstimo de material permanente Tombamento Responsabilidade sobre guarda de material permanente Solicitaco de bem por transferncia AQUISICAO DE MATERIAL PERMANENTE Aquisio por Compra (pagamento) de material permanente Aquisio por cesso de material permanente Aquisio por doao de material permanente Aquisio por permuta de material permanente Aquisio de material permanente por dao ALUGUEL. COMODATO. LEASING Contratao / pagamento de aluguel, comodato, leasing de
m,tori,l narmanonto

Controle de uso do veculo

1 Setor Cometente 1 1 lSetor Com petente 1 Setor Competente 1 Setor Competente T Setor Cometente T Setor Competente 1 Setor Competente 1 Setor Competente 1 Setor Competente 1 Setor Competente 1 Setor Competente 1 1 ISetor Competente
1

2 anos 12 anos TAt a devoluo do l'o desfazimento j3 anos j3 anos Julg. TCU 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos I Julg TCU lJulq. TCU 2 anos

Eliminaco liminaco Eliminao Eliminao Eliminaco At o desfazimento At o desfazimento At o desfazimento At o desfazimento At o desfazimento 110 anos 1 Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

documento IPVA DPVAT No se aplica a emprstimo de acervo bibliogrfico,

n
AO AO AI

Se o bem se deteriorar antes do julgamento das

Eliminao 'Guarda Permanente Inclusive pr-inventrio Eliminao 'GuardaPermanente Gua rda Permanente 1Guarda Permanente IGuarda Permanente IGuarda Permanente IGuarda Permanente

INVENTARIO DE MATERIAL PERMANENTE i ISetor Comoetente Inventrio anual de mater al oermanente 111 ISetor Competente Documentos operacionais referentes ao inventrio de rn p tori,I narrnanonto DESFAZIMENTO DE i MATERIAL PERMANENTE 1 'Setor Comoetente Cesso de mater al oermanente 1 ISetor Comnetente Alienaco nor doaco de material permanente 1 ISetor Comoetente Permanente Alienaco por Permuta i de material nor Setor Com petente Alienaco de mater al permanente daro em naaameUJoL 1 ISetor Comoetente Alienacp por venda ide material permanente 1 ISetor Competente Inutilizaco de mater al permanente MATERIAL DE CONSUMO i ' Setor Cometente Aauisico d e mater i al de consumo por compra / pagamento ISetor Com petente Aguisico de mater i al de consumo nor cesso 1Setor Competente Aguisico de mater i al de consumo por doaco ISetor Comoetente Aauisico de mater al de consumo nor Permuta ISetor Cometente Acuisico de material de consumo Por daco em naaamento i ISetor Comoetente Produco interna de mater al de consumo ISetor Comoetente Renuisico / entreGa de material ISetor Comnetente Transferncia de material de consumo INVENTARIO DE MATERIAL DE CONSUMO 1 ISetor Competente Controle de estoQue e almoxai1fado i 1 Isetor Com p etente Inventrio anual de mater al de consumo Documentos operacionais referente ao inventrio de material 1 ISetor Competente DESFAZIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO p de m a te ri a l de con s umo Alienaco de material consumo nor doaco
1

1
1

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos Julq. TCU Julg. TCU .lulg . TCU . Julq. TCU Julg. TCU Julg. TCU 1 ano .Julg. TCU [2 anos (JuIg. TCU 12 anos
L

10 anos 10 anos 10 anos 10 anos 10 anos 10 anos 10 anos 10 anos

EIiminaco Eliminaco Eliminaco Elirninaco Eliminaco Eliminaco Eliminaco Elirninaco Eliminaco Eliminaco Eliminao Iurda Permanente IGuarda Permanente

i Dados transfer dos para a estatlstica.

Inclusive inventrio trimestral

1 1 ItQrQmQetente 1 1 tSetor Comoetente

15 anos 15 anos

13119

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21

o 30.04.11.03 30.04.11.04 30.04.11.05 30.04.11.06 0.05.00.00 30.05.01.00 0.05.01.01 0.05.01.02 0.05.01.03 0.05 01.04 0.05.02.00 30.05.02.01 30.05.02.02 30.05.02.03 30.05.03.00 30.05.03.01 30.05.03.02 30.05.03.03 30.05.03.04 30.05.04.00
30 05-04-02 30. 05.04,03

Alienaco de material consumo nor oermuta Alienaco de material consumo por daco em pagamento Alienaco de material consumo nor venda Inutilizaco de material consumo BENS MOVEIS AQUISIO DE IMVEIS Aouisico de imveis nor comnr Apuisico de imveis nor cesso Aouisico de imveis nor doaco Aouisico de imveis ppr nermuta ADMINISTRACAO DE IMOVEIS Aluguel de imveis Aquisio, controle e administrao da ocupao de imveis Ocupao de imveis funcionais prprios da Unio, estados MANUTENCAO E CONDOMINIO Contas de gua e esgoto Contas de os Contas de energia eltrica Conta de condomnio ALIENAO DE IMVEIS
1

5 anos ________________ Guarda Permanente stor Com petente Guarda Permanente etor Comnetenle 15 anos Guarda Permanente 1 1 lSetor Com petente 15 anos 5 anos Guarda Permanente etor Comoetente _______________ _______________ _______________ _______________ 1 1 1 Setor Com oetente Setor Comnetente 3etor ComPetente 1 1 lSetor Comoetente 1 Setor Competente Setor Competente 1 Setor Competente 1 1 1 1 Ijula. TCU JuIg . TCU Julq. TCU IJulg. TCU At vigncia At a quitao da Enquanto durar a HO anos 10 anos 10 anos 10 anos Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente 10 anos Eliminao Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminaco Elimiriaco Eliminaco Eliminaco

O processo de aquisio de imveis feito pela

Caso a vigncia do contrato de locao seja menor que o julgamento do TCU, utilizar o prazo JuIg. TCU

__ ______ Julq . Setor Competente Julci. TH Setor Com petente Julg . TCI Setor Comnetente Julq . TCL Setor Com petente

Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes utilizar prazos dos documentos financeiros (JuIg. TCU mais 10 anos e Guarda

1 Setor Comoetente IJulq . TCU Alienaco de imveis nor venda Julq. TCU 1 Setor Com petente Alienaco de imveis por cesso Julg. TCU 1 Setor Comnetente Alienaco de imveis nor doaco 1 Setor Cometente Julg . TCU Alienaco de imveis nor permuta 05.04.04 DESAPROPRIACAO. REINTEGRAAO DE POSSE. REI VINDICACAO DE DOMNIO. TOMBAMENTO 30. 05-05,00 Desapropriao, reintegrao de posse, reivindicao de Julg. TCU 1 Setor Competente 30.05.05.01 ,l,minin riA trmh "ntr' rI ___________ INVENTARIO DE BENS IMOVEIS 30.05.06.00 J TCU 1 1 Setor Com petente lnventrio de bens imveis 30.05.06.01 GESTO DA DOCUMENTAO E INFORMAO 40.00.00.00 POLTICAS DE ACERVO 40.01.00.00 2 anos 1 Setor Com petente Seouranca da informaco 400100-01 at a atualizaco Controle terminolaico 1 'Setor Com petente 40.01.00.02 at a atualizaco 40.01 .00.02-B 2 Setor interessado 05.04.01 40.01.00.03
40 -01 -01

Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente 10 anos Guarda Permanente Guarda Permanente nclusive imveis prprios Caso gere ato (art. 80, 1, "a", "b" e "c", Res.
,I n n'1, nnnt

Padronizao de procedimentos

1 Setor Competente

5 anos 5 anos 1 ano 1 ano 2 anos

Guarda Permanente _________________ Guarda Permanente Uso pelo C-11= Eliminaco Manuais, cartilhas, etc. Detalhar procedimentos Guarda Permanente administrativos, regulamentar matria especifica, orientar servidores no desempenho das atribuies. Guarda Permanente Eliminaco ________________ Eliminaco Eliminaco 3 anos Dados transferidos para estatstica

.01.01.01 40 -01.01,02 40 .01 4 0.01.01.03-B 0.01.01.04 0.01.02.00

POLITICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS. SERVIOS AOS USUARIOS 1 1 lSetorCom petente Poltica de acesso aos documentos 1 ISetor Comoetente Solicitaco de pesquisas 1 Remetido Emprstimo de acervo biblio grfico 2. Setor Comnetente Desarouiyamento de documentos/ processos administrativos 1 Arquivo CONSERVACAO E RESTAURACAO DO ACERVO

14119

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Conservaco e restauraco do acervo Documentos operacionais referentes a conservao e

Comoetente 11 Setor Setor Competente

3 anos 1 ano

o i ______ ________________ Guarda Permanente Inclus ve relatrios de condices ambientais Eliminao

DOCUMENTACAO BIBLIOGR.AFICA Os documentos da aquisio sero classificados na Eliminao 1 ISetor Competente 12 anos Seleo de material bibliogrfico Reaffistro- catalooaco. classificaco. indexaco. etc. PROCESSAMENTO TECNICO 1 At ainformatizao Eliminao setor Competente Ficha de descrio 11 f 1 BIBLIOTECA VIRTUAL IGuarda Permanente Planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, i f setor Competente 1 2 anos Biblioteca virtual SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS PRODUQAO DE DOCUMENTOS: LEVANTAMENTO, DIAGNOSTICO E CONTROLE DE FLUXO 15 anos IGuarda Permanente 15 anos 1 1 ISetor Comoetente Estudo sobre oroduco de documentos PROTOCOLO E ARQUIVAMENTO: RECEPAO AUTUACAO, TRAMITAAO E EXPEDICAO DE DOCUMENTOS e PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 1 1Setor Comoetente 12 anos 13 anos EIimin aco Tramitaco de documento e processo administrativo . Livros ou fichas usadas anteriormente a existncia Eliminao 3 anos Competente 1 1Setor de sistemas inforn,atizados so passveis de Autuao de processo administrativo

CLASSIFICACAO E DESTINACAO Instrumentos do programa de gesto documental ANALISE. AVALIAAO. SELEAO DOCUMENTAL Descarte de documentos 1 processos MiQrQfiImQQem Dioitalizaco MEMORIA INSTITUCIONAL Pecas museolaicas Reaistro audiovisual, etc. Histria oral Reaitros de memria institucional JURISPRUDENCIA ACRDOS. ANLISE. DESCRIO. INDEXAO. PESQUISA Indexaco de iurisprudncia Acrdos orecedentes e sucessivos Acrdos - anlise e indexaco Pescuisa de iurisprudncia SUMULA. ENUNCIADO Smu. Enunciado REPOSITORIO OFICIAL Rema de Qu!icaces aos repositrios oficiais Repositrio oficial EDITORACAO E PUBLICACAO PUBLICACOES OFICIAIS Publicaes em veculos externos Material para oublcaco

i ISetor Competente 1 2 ltnteressado

1

IAt a atualizao IAt a atualizaco Ianos 5 anos

2 anos

-. Uso exclusivo do CJF (gesto das tabelas TUA, Guarda Permanente Ti II IrI('IPI I(I 8 II" Ti II4' PC'TT Permanente warda P n'nnf Guarda nermanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente A seleo de acrdos para publicao ser _________________ _________________
n,s_,-&li,.n_on_nl_nn_ni

1 I tQr C=Ptente 1 Itr GQmQtflte 1 1 ISetor Comoetente

7 Doador 2 Setor Comoetente 7 Setor Comoetente 1 Setor Competente Setor Com petente

2 anos Imediatamente aps 2anps

1: iSetor Competente j ]Setor Com petente 1 JSetor Comoetente li Setor Com petente
11

1At, a atualizaco Eliminaco 1 At a atualizaco ii ano L _________________ Eliminaco 12 anos 11 ano 2 anos ano lat a oublicaco IGuarda Permanente IFlirninaco Eliminaco Eliminao Eliminaco

Dados transferidos para a estatistica. Dados transferidos oara a estatistica.

ISetor Competente

1 ltr Corrinetente 1 i 1 [Setor Competente 1 1 Isetor Competente 1 1 Isetor Com petente

As publicaes externas ao rgo podero integrar o ,r p n,n hihiit,nrfirn

15/19

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i 40.06.01.03
40.06.02.00

ioi Publicaes do rgo

PROJETO EDITORIAL

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1 Setor Competente ! Setor Com p etente ! Setor ComPetente .1. Setor Com p etente t2 anos 12 anos - anos 50 anos 2 anos
________________

a O As publicaes do rgo, revistas, boletins, Guarda Permanente informativos, relatrios, discursos, etc., podero

40.06.02.01 40.06.02.02 40.06.02.03

40.06.02.04

4006.02-05 40.06.02.06
4006.03.00

Projeto Editorial Documentos o p eracionais de editoraco Pauta Autorizaco do autor _______________________________ __________ Artigo oriQinal do autor ISBN / lSF'J
SERVIOS GRFICOS E REPROGRAFICOS

j. Setor Comoetente _______ anos Setor Com petente .1 Setor Com petente j5 anos
1 Setor Comoetente

Guarda Permanente Lei n o 9.610. de 19I098. Eliminaco Guarda Permanente Eliminaco

Elimina__________ o

40.06.0101

40.06.03.02
40.06.03.03 40.06.03.04

Servicos grficos. diacramaco im p resso. encademaco

Controle de servicos reoroarficos Requisico de coia renroarfica

1 Setor Comoetente

2 anos 2 anos

Projetos de programao de identidade visual - logotipos, Material de distribuio, promoo e divulgao - folhetos,

Setor Comoetente 1 Setor Competente 1 Setor Competente

1 Setor Competente

2 anos
2 anos

Eliminaco

Eliminaco Guarda Permanente

_____________

Pode g erar processo

Criao, aprovao, reviso. Inclusive em meio

40.06.04.00
40.06.04.01 40.06.04.02

DISTRIBUIAO. PROMOAO. DIVULGACAO cartazes, folders, etc.

Documentos operacionais referentes a distribuio,

Guarda Permanente eletrnico. Um exemplar deve ser juntado ao dossi

2 anos Eliminao

Divulgar eventos, cursos, etc. Inclusive em meio

40.07.00.00 40-07.01,00

TECNOLOGIA DA INFORMAAO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMA

lmolantaco de sistemas Desenvolvimento de sistemas Manutenco evolutiva/corretiva/adaotativa Memria dos leiautes e funcionalidades dos diversos Metodolocia de desenvolvimento de sistemas

flrnrflflrCn_a_,I,s,s.inprCn

40.07.01.01 40.07.01.02 40.07.01.03

40.07.01.04

1 1 .j 1

40-0701,05 40.07.01.06
40.07.01.07 40.07.01.08

Setor Comoetente Setor Comoetente Setor Com p etente Setor Competente .j Setor Comnetente

5 anos 5 anos 5 anos 2 anos 5 anos

__________________

Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente

Inclus ve p ara customizaco de sistemas Inclusive pginas de internet e intranet

Documentos do sistema
Manuais de uso Anlises para utilizao de softwares Documentos operacionais referentes ao desenvolvimento de ADMINISTRACAO DE REDE Administraco de rede Cpia de securanca diria

1 Setor Competente
Setor ComPetente 1 Setor Competente 1 Setor Competente 11 lSetor ComPetente .1 Setor Comoetente 1. Setor Comoetente j Setor Comoetente

5 anos 2 anos 5 anos

2 anos

Guarda Permanente
Guarda Permanente Eliminao Eliminao
_____________________________________

Diagrama de fluxo de dados/ Modelo de entidade / pInrirn,n,antn/ fl 4 riru,6rin rio rl,dnc Os manuais dos sistemas criados e p la instituico.
Documentos relativos aquisio de software

40.07.01.09
40.07.0200 40.07.02.01 40.07.02.02

12 anos Ji ano

40.07 02.03
40.07.02.04

40.07.03.00
40.07.03.01

40.07.03.02 40.07.03.03

40.07.04.00 40.07.04.01

40.07.04.02 40.08.00.00 40i08.00.01 40.08.00.02 4008.00.03 40.08.00.04

Itens de Confiauraco SERVIOS DE TR.ANSMISSAO DE DADOS, VOZ E IMAGEM voz e ima g em misso YiQQ det rans i

Cpia de seauranca semanal Cpia de eauranca mensal SUPORTE TECNICO At e nijjm?nto e i su porte UtJl1Q s ste mas 1 jnfgrmtica Equipamentos de informtica TECNOLOGIA lnfrestrutura de InfQrmtica

]30 dias 190 dias

1 J

[Elimnaco

fEliminaco Eliminaco Eliminaco EliminaQQ IElqmina c o

Eliminaco Dados transferidos para a estatstica. Solicitaco. p edido, etc. Inclusive instalaco. manutenco. conservaco. etc.

1 1 letQrometent 1 IetQr QmQetent p tente 1 1 iSetor Com e 1 1 I tQr GQmtente 1 1 ISetor Comoetente 1 1 IS?IQ CQmDetent
* lSe^ t. r Comoetente

12 anos 12 anos 12 anos

12 a nos
15 anos 1 1 1

1Eliminaco

ve i culado na TV Justia PrQqrrn ve culado rp dio Judiciria Servico de radiofrecuncia

FrQrama

IJula. TCU 15 anos 16/19

110 anos

2M Qetente

mQtnte

1
1

Iliminaqpe lGwarda P rman e nte

Iuerda Permanente

IGuarda Permanente

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____ 50.00.00.00 60.00.00.00 70.00.00.00 80.00.00.00 90.00.00.00 90.00.00.01 90.00.00.02 90 00-00-03 90.00.00.04 90.00.00.05 .01.00.00 0.01.00.01 90 .01.01,00 0.01.01.01 90 01-02-00 90 01.02-01 .01.02.02 0.01.02.03 0.02.00.00 90.02.00.01 90.02.00.02 90.02.00.03 90.02.00.04 90.02.00.05 0.02.00.06 0.02.00.06-B 0.02.00.07 0.02.00.08 90.02.00.09

uI

VAZIO VAZIO VAZIO VAZIO ATIVIDADES FORENSES Advogados Adeso a servicos orocessuais Procuradores da Unio e Autrouico Cadastramento de jurado, perito, tradutor, intrprete, Honorrios de perito, tradutor, intrprete, advogado ,,nI,ntrin a rlafpncnr dDtis,n PROTOCOLO JUDICIARIO Petices orotocoladas e outros documentos j udiciais REGISTRO E AUTUAAO DE PROCESSOS Reaistro de processos iudiciais - tombo DISTRIBUICAO PROCESSUAL QistriPiuiQ de processos sla de distritiulco Anlise de pedidos de certido (relaco de provveis) TRAMITACAO, PROCESSAMENTO, BAIXA E ARQUIVAMENTO Providncias / informaes sobre o andamento processual Cargas de processos judiciais Entrega definitiva de autos Remessa Externa (entre os distintos rgos) Remessa Interna (entre setores do mesmo rgo) Comunicaco de decises, des pachos. iulaamentos. etc. Reaistro de Guia de Recolhimento (Criminal) Reaistro de Livramento Condicional Rol dos Culpados

1 Setor Competente
.1. Setor Com petente

At a atualizao 3 anos 2 anos 2 anos Julg. TCU 3 anos 5 anos 12 anos 12 anos 15 anos 2 anos 3 anos 3 anos 3 anos 5 anos 3 anos Prazo do processo 5 anos Sinos At a atualizao At a atualizao 5 anos Prazo do processo 5 anos At o encerramento 2 anos Prazo do processo 2 anos Prazo do processo 2 anos Prazo do processo 10 anos 5 anos 1 10 anos

Eliminao 'liminaco 'Eliminao Eliminao Eliminao lEliminaco IGuarda Permanente IFliminaco lFi*mriAco Eliminaco Eliminao Eliminao Guarda Permanente 'liminaco Eliminao ________________ climinaco 'Eliminaco Eliminaco Guarda Permanente Eliminaco Eliminaco

Caso gere ato (art. 8, 1, "a" , "b" e "c" , Res. 'yU,rtnR C I d n,r,'4 nrr,,,nnf Aes envolvendo cadastramento, alterao. inclusive advogados. redenciamento

Setor Com petente 1 Setor Competente

1 Setor Competente 1 1 ISetor Comoetente 1 1 ISetor Com petente

eoistro. pr-cadastramento. cadastramento. etc.

1 1 etor o moetente 1 Isetor Comoetente 1 [Setor Com petente 1 Setor Competente 1 Setor Competente 1 Setor Competente ] Unidade Geradora 1 Unidade Geradora

Is

Inclusive orevenco. sus peio. im pedimento, etc.

Diligncias, antecedentes, devoluo de cartas e processos, incluso em pauta, perito, clculo judicial Livro ou relao "on-line" de carga para advogado, -arif,'s MDI 1 ah' Este cdigo refere-se entrega para as partes. Classificar sob o cdigo 40.02.04.01 a entrega de i co de competncia. Inclusive baixa por decl na Inclusive guia de remessa ao arquivo. Tanto expedida. auanto recebida

S etor Comoetente 2 Processo Judicial T S etor Cornoetente 1 S etor Com petente 1 Setor Competente

10 anos 10 anos

Registro no CJF, no Rol Nacional de Culpados. Livro inclusive termo. oficio. etc. Termo de a preenso, termo de doaco Inclusive controle de entrega de mandados aos

90.02.00.09-13 9 0.02-00,10 Fianca Termo de suspenso de processo 0.02.00.11 Bens Apreendidos 0.02.00.12 Cumprimento de Diligncias 90.02.00.13 90.02.00.14 90.02.00.14-B 90.02.00.15 90.02.00.15-121 90.02.00.16 90.02.00.16-B 90 02.00.17 Editais Cartas - De Ordem. Precatria. Ro gatria Mandados Certides

2 1 Interessado 1 IR ptnr ComPetente 1 'ocesso Judicial 1 Setor Com petente 1 Setor Competente
1 Setor Comoetente 2 Processo Judicial 1 Setor Comoetente 2 Processo Judicial -.L Setor Com petente 2 Processo Judicial _L Interessado

10 anos

________________ Guarda Permanente Eliminao

_________________ Edital de leilo, de citao, de convocao, etc. Eliminaco Mandado de intimao, citao, busca e apreenso, ________________ ________________ Certido narratna ou objeto e p. neaativa. CDA

17119

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1 Processo Judicial 1 lSetor Comoetente 1 1 1 Setor Comnetente Processo Judicial 1 1 1 1 1 Setor Competente Setor Competente Setor Comnetente Setor Comi) tente Setor Competente

90.02.00.18 90.02.0019 90.02.00.20 90.02.00.20-13 90.02.01.00 9002.01.01 90.02.01.02 90,02,01.03 90 02 Q1-04 90.02.01.05 90.02.01.06 90.02.01.07 0.02.02.00 0.02.02.01 0.03.00.00 0.03.00.01 0.03.00.02 90 03-00,03 0.03.00.03-13 0.03.00.04 _______________ 0.03.00.04-13 90.03.00.05 0.03.00.06 0.03.00.07 0.03.01.00 9 0-03-01,01 0.03.01.01-B 9 0-03.01,02 03.02.00 90- 03-02-01 0102.02 03.02.03 04.00.00 0.04.00.01 0.04.00.02 0.04.00.02-13 0.05.00.00 0.05.00.01 0.05.00.02 0.05.00.03 0.05.00.04 90.05.00.05 90.05.01.00

Peties Petices no passveis de iuntada aos autos Alvars JULGAMENTO Carta de Sentenca Livro de Sentena - termo Ata de iulaamento Pauta de iul pamento Memoriais Livro de audincia Registro de audincia / sesso de julgamento PUBLICACAO Expediente (Boletim. Nota) EXECUCAO Penhora Arremataco e Adiudicaco Reaistro de Susoenso Condicional de Execuco da oena

Prazo do processo 13 anos 13 anos Prazo do processo 2 anos 3 anos aps o lano 3 anos Enquanto durar 3 anos aps o 3 anos 13 anos Prazo do processo Prazo do processo 5 anos Prazo do processo 2 anos Prazo do processo at o encerramento do processo de ataatuahzaco 3 anos T('[] IPrazodoorocesso 13 anos
IJplp.

Petio de certides, vista, etc. Devero ser 15 anos Alvar de levantamento, de soltura, etc. Guarda Permanente G uarda Permanente 1 JUlidps para restauraco de autosliminaco Eliminao Guarda Permanente Guarda Permanente Inclusive livro de transcrio de depoimentos, notas r 10 anos 5 anos ('liminaco dliminaco Eliminao Eliminao 8uto carta. etc.

1 Setor Competente 1 Setor Competente ] 1 lSetor Comoetente

1 .1. .1.

Processo Judicial Processo Judicial Setor Comoetente 2 Processo Judicial Comparecimento dos condenados com beneficio de sursis e 1 Setor Competente rlori,rnrCn rio nract2ran i,hnr,ti, Processo Judicial Controle de pena alternativa 1 Setor Competente

Setor Comoetente Controle de ru ores o ,j, Setor Competente Laudq de Avaliaco PRECATORIO 1 1 Ietor ComDeIent Precatrio ou Reauisico de Peaueno Valor (RPV 2 IPrQceoJuicil 1 1 ISetor Comoetente Controle de orecatrio CALCULOS JUDICIAIS 1 1 IProcesso uciiaI Clculo iUdiQiI 1 Iprcesp Juc1icil L2udn ludicial 1 1 ISetor Com petente Manual DEPOSITO JUDICIAL 1 Setor Competente Depsito Judicial Fiel depositrio CORREGEDORIA Reoistro de reclamaces Consultas. orientaces e providncias Representaco por excesso de orazo Avocaco Documentos operacionais referentes a avocao, INSPECAO
rarinmprCn_a_ranracant,rCn

110 anos
1

lEliminaco lEliminaco Inclusive erros, duolicidade, cancelamento. etc.

i
1

Iprazocio proesso IPzo do processo 13 anos 5 anos Enquanto o bem prazo do processo 3 anos 5 anos 3 anos 3 anos 3 anos

IGuarda Permanente iJso nelo CJF. Guarda Permanente Termo de recebimento, tombamento e remessa de 5 anos Eliminao eliminao Termo de compromisso

1 .j .j 1

Setor Competente Processo Judicial

Setor Comoetente Setor Competente Setor Comoetente j. Setor Cornoetente 1 Setor Competente

Guarda Permanente "ode ser em livro, em pastas. etc. cEliminaco Pode ser aeraclo processo. _________________ Guarda Permanente _________________ Guarda Permanente Guarda Permanente

18119

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o jarda Permanente jarda Permanente -jarda Permanente 'iminaco IGuarda Permanente IGuarda Permanente Guarda Permanente IGuarda Permanente Eliminaco

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Qn 05.01.01 9005-01,02 90- 05.01,03 05.01.04 05.02.00 90 05-02,01 .05.02.02 .05.02.03 .05.02.04 .05.02.05 90.05.03.00 90.05.03.01 90.05.03.02 90.06.00.00 90.06.00.01 90070000 90.07.00.01 90.07.00.02 90.07.00.03 90.07.00.04 90.07.00.05 90.07.00.06 90.08.00.00 90.08.00.01 90.08.01.00 90.08.01.01 90.08.01.02 90.08.01.03

Insoeco aeral ordinria Inspeco aeral extraordinria Insoeco de avaliaco Documentos operacionais referentes inspeco CORREIOAO Corr Correico cera extraordinria Correico de avaliaco Correico oarcial Documentos operacionais referentes a correico IMPEDIMENTO E SUSPEIO Impedimento / susoeico Documentos operacionais referentes a impedimento ou ESTATSTICA JUDICIARIA Documentos operacionais referente a estatstica da ADMINISTRACAO DE GABINETES Seleco de acrdos para oublicaco na Revista Sentena Inteiro teor do acrdo Decises interlocutnas orofendas Decises terminativas proferidas Decises recursais monocrticas PRAZOS PROCESSUAIS Documentos operacionais referente a prazos forenses ANO JUDICIARIO fore nse i F r as forenses Plant

rocesso rocesso 1 1 IProcesso Setor Comoetente 1 IProcesso Iprocesso IProcesso IProcesso 1ISetor Com oetente 1 1 ISetor Comoetente f 1 ISetor Competente 1 ISetor Competente .j. 'Setor Comoetente 1 Processo Judicial

anos anos 13 anos anos 13 anos j3 anos 13 anos anos 13 anos 13 anos I anos 3 anos 1 ano Prazo do processo

1 1

Art. 134 a 138, CPC e Resoluo n o 82, CNJ, 09 nnh., d p '?000 IGarda Permanente \rt. 134 a 138. CPC Art. 134 a 138, CPC Eliminao Eliminao Inclusive a produtividade de magistrados (Podem nr trcinefp rirlric, n p r rp l p t.rine on, laje',

Prazo do processo 1 Processo Judicial ___ Prazo do processo Processo Judicial Prazo do processo 1 Processo Judicial 1 Processo Judicial Prazo do processo 13 anos
13

Eliminaco Em suporte papel ou digital cfe. Art. 8 0, Res. Guarda Permanente 'Y',/'nnS e' ic voto, ementa e acrdo. Em suporte papel Guarda Permanente Relatrio, ,,, ilinifal ,-f rt 50 P ru'nr,a e' I climinaco Guarda Permanente Em suporte papel ou digital cfe. Art. 8, Res. Guarda Permanente Em suporte papel ou digital cfe. Art. 80, Res. r 1 i lEliminaco
ElimiflQ9

11

ISetor Comoetente

1 1 lSetor CQmPQtnte

1 setor CQmQetnte 1 1 lSetor Comoetente

13 anos

flQ

Eliminaco

19119

SETORIAL DE ORIGEM CAIXA N PERIODO

CLASSIFICAO

SETORIAL DE ORIGEM CAIXA N PERI000

CLASSIFICAO

020.1 - Carteira de Identidade Funcional e Outras Identificaes

020.11- Delegaes de ComPetncia Procurao

SAn - SEARO / SEO DE ARQUIVO SAn- SEARO

AVALIAO DE DOCUMENTOS NO CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL - CJF

CJF - Conselho da Justia Federal N do SIGED: 2005081757 Classificao: - 01 1 PODER JUDICIRIO

CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL

MEMO N.2005081757 - SEARQ

Braslia, 14 de junho de 2005

DA: Chefe da Seo de Arquivo PARA: Coordenador de Comunicaes ASSUNTO: Criao da Comisso de Avaliao Documental do CJF Solicitamos a V.Sa. verificar a possibilidade da criao de uma comisso com o objetivo principal de proceder eliminao dos documentos de Arquivo do Conselho da Justia Federal, de acordo com as determinaes da legislao em vigor e Resolues n. 217/2000, 359/2004 e 393/2005. A Resoluo n.217, republicada em 22.02.2000, prev em seu art.4 11, a criao de Comisses de Avaliao Documental no Conselho da Justia Federal - CJF e nos Tribunais Regionais Federais. No mbito do CJF a criao da Comiss esteve condicionada aos preparativos para a eliminao de documentos, que se encontram ultimados com a Listagem de Eliminao j elaborada, possibilitando o descarte do material selecionado de acordo com o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade da Documenta.o da Administrao Judiciria Federal e que comprovadamente no apresenta valor histrico para guarda permanente, j tendo cumprido todos os prazos legais e fiscais determinados em lei. Conforme a Resoluo n. 217/99, as Comisses devero ser compostas por: - "servidor responsvel pelo Arquivo;
- servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados; - historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; - profissional da rea jurdica responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos; - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros)."

Neste sentido cabe a cada unidade organizacional do CJF a indicao de um servidor que represente a Secretaria nas questes relativas aos seus documentos. A criao desta Comisso, alm de dar cumprimento s determinaes das normativas regulamentares, permitir a realizao do descarte de um grande volume de documentos j analisados, avaliados e criteriosamente selecionados que se encontra no momento armazenado nas dependncias da Coordenadoria de Servios Grficos, liberando um espao fsico considervel que poder ser utilizado para outros fins. Atenciosamente, ELOIZA ROCHA PEREIRA Chefe da Seo de Arquivo - SEARQ

PORTARIA N. 096, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2009. Dispe sobre alterao da composio da Comisso Permanente de Avaliao e Gesto de Documentos do Conselho da Justia Federal. O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL, usando de suas atribuies legais e tendo em vista o que consta no Processo n. 2009161228, RESOLVE: Art. i. Alterar a composio da Comisso Permanente de Avaliao e Gesto de Documentos do Conselho da Justia Federal, publicada no Dirio Oficial da Unio em 20 de agosto de 2007, Seo II, pgina 38, com o objetivo de promover a eliminao de documentos armazenados no Arquivo Central, j analisados, avaliados e selecionados de acordo com o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Judiciria Federal e exercer as demais competncias determinadas pelo art. 27 da Resoluo CJF n. 23/2008. Art. 20 A Comisso passa a ser composta pelos seguintes servidores: Jonas Lima dos Santos, Wildna Lucena de Oliveira, Antelma Neves Pereira, Pedro Martins Pimentel, Maria da Conceio de Arajo Albuquerque, Clarice Nunes da Silva Monteiro, Herclio Luiz Tavares Junior, Celso Moreno, Maria de Ftima Alves Saegussa, Roseane da Costa Moura Pessoa e Eva da Conceio Ferreira Brito. Art. 31 Designar a servidora Flvia Ucha Mascarenhas, Coordenadora de Processamento e Arquivo da Secretaria de Administrao, para coordenar os trabalhos da Comisso e a servidora Eloiza Rocha Pereira, Chefe da Seo de Arquivo da Secretaria de Administrao, para secretariar os trabalhos. Art. 40 Estabelecer o mandato dos membros acima nomeados para o perodo de dois anos, renovveis por igual perodo. Art. 50 A Comisso dever reunir-se, ordinariamente, duas vezes ao ano e, extraordinariamente, quantas vezes forem necessrias ao bom andamento das atividades propostas. Art. 6 Fica revogada a Portaria n. 61, de 17 de agosto de 2007. Art. 70 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicao.

Ministro CESAR ASFOR ROCHA

RESULTADO GERAL DO DESCARTE DE DOCUMENTO NO CJF

EM AGOSTO DE 2008

RESULTADOS

Processos eliminados Documentos avulsos eliminados de Total documentos eliminados Processos retirados para lista de preservao para Processos amostragem dos Peso documentos descartados Metros quadrados liberados lineares Metros descartados Estantes de ao liberadas arquivo Caixas liberadas Garras/prendedores liberados

4 1 DESCARTE 2 DESCARTE 3u DESCARTE 18.Dez. 2007 DESCARTE 21.Fev. 2006 13.Fev. 2007 29.Ago. 2008 2.837 2.535 5.552 2.300 .7.700 10.000 01 180 11.550 kg 12 m 2 90 m 20 555 o(documentos c/garra metlica) ____ 27.000 32.552 150 150 2.500 kg
______________

TOTAL

13.224 32.200 45.424 153 730 5.365 kg

500 3.337 01 200 800 kg

O 2.535 01 200 515 kg

08 m 2 56 m 08 270 3.000

______________ ____________ _________ 32 m2 04 m2 08 m2 56 m 08 275 2.000 21 m 03 105 o(documentos c/garra metlica) 223 m 39 1.205 5.000 __

TOTAL

CUSTOS EVITADOS OU ECONOMIA DE RECURSOS FINANCEIROS

(FALTA PREOS UNITRIOS, PEGAR COM ERONDINO)

RESULTADOS

PREO!

20 DESCARTE

VALOR UNITRIO

Processos eliminados Documentos avulsos eliminados de Total documentos eliminados Processos retirados para lista de preservao para Processos amostragem dos Peso documentos descartados Metros quadrados liberados lineares Metros descartados Estantes de ao liberadas arquivo Caixas liberadas Garras/prendedores em grampos polipropileno liberados

DESCARTE 21.Fev. 2006 2.300 .7.700 10.000 01 180 1.550 12 m2 90 m 20 555

13.Fev. 2007 5.552 27.000 32.552 150 150 2.500

30 DESCARTE 18.Dez. 2007 2.837 500 3.337 01 200 800

TOTAL

10.689 32.200 42.889 152 530 4.850 kg 28 m2 202 m 36 1.100 5.000 (r$1.800,00)

_____ ______________ 08 m2 08 m 2 56 m 08 270 3.000 (r$ ^1.080,00) 56 m 08 275 2.000 (r$720,00)

0,36

o(documentos c/garra metlica)

EDITAL 4Z12,012, 4J Lote de Precatios

Ck trn d

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ii:J i u

A rrrir d. 2/OI: 120 2