Guia de Operacion Smartpos

GUIA DE OPERACI SISTEMA SMART POS
A&D C.A D&M Consultores C.A.
GUIA DE OPERACI DEL SISTEMA SMARTPOS
MODULO DE VE TAS POS
Gua de uso exclusivo de Usuarios del Sistema Smartpos, copyright 2009, todos los derechos reservados.
TABLA DE CO TE IDO
Aclaratorias Inciales Encendido de la mquina. Identificar el Cliente Facturacin de un solo artculo. Por scanner o lector de cdigo de barra Por PLU o Cdigo del Artculo 5. Por su nombre o descripcin Facturacin de ms de un artculo con el mismo cdigo Por cantidad 6. Otras Opciones (Operario de Caja y Supervisor) Anulacin del ltimo artculo facturado Anulacin de artculos que hacen parte de una factura abierta Manejo de Cuentas en Espera Anulacin de toda una factura en curso Cambio de precio 7. Formas de Pago 8. Nota de Crdito 9. Cambio de Precio 10.Reimprimir facturas 11.Salir del Sistema
1. 2. 3. 4.
1.1 ACLARATORIAS I ICIALES:
En la presente gua se presentarn Smbolos para poder entender rpidamente el contenido, se utilizan con el propsito de agilizar la explicacin y comprensin del mismo. SIMBOLOS: !!!, Debe prestarse atencin ya que lo siguiente es parte fundamental de la explicacin, cuando se quiera resaltar una idea se precede de signos de exclamacin. En el sistema los mensajes a los cuales se les debe prestar particular atencin vienen con este signo y en una ventana con fondo amarillo son llamados de alerta. 1.2 Tipiar Teclas Especiales: <TECLAS>: Se presenta el nombre o imagen que representa a una tecla o conjunto de teclas por ejemplo: <E TER>: Debe teclearse la tecla de Entrada
Implica la accin de: <ESC>: Se debe teclear, la tecla de Escape generalmente para salir de una ventana determinada.
<CTRL>: Se pulsa esta tecla (Generalmente seguida de Otra)
<F1>: Se Debe pulsar la tecla de F1
<*>: Se tipia la tecla asterisco
1.3 Tipiar nmeros o Letras. [ ] Se debe tipiar un nmero o letra determinado. EJEMPLO: [9][9] Significa pulsar el numero 9 y a continuacin el numero 9.
1.4. "Mensaje" Lo que este encerrado en comillas son respuestas o mensajes del sistema:(Grafico 1)
El recuadro corresponde con un error, en el sistema, en este caso el uso de una licencia no autorizada, debe en este caso comunicarlo al personal de informtica para que resuelva el caso. Grafico 2.
En este caso en el manual se indica que se despliega el mensaje: Escogi Almacn Sin Existencia La imagen desplegada en el grafico 2, corresponde con lo que ver en la pantalla del POS. 1.5 (Aclaratoria) las citas en parntesis pretenden aclarar el contenido del prrafo que intenta explicarse. 1.6 {Opcin} El sistema hay que seleccionar en algunos casos entre varias opciones, esto indica que existe una alternativa y que se ha de seleccionar el elemento citado como opcin. 1.7 Grafica no xxx: imagen de como se observa la pantalla del sistema en un caso en particular. Como puede observarse en la grfica 2 desplegada en esta misma pgina.
2) E CE DIDO DE LA MAQUI A Grafico 3.
Consideraciones:
Sus equipos Pos cuentan con un conjunta de dispositivos, que deben encenderse en primera instancia antes de que el CPU. (Estos son la impresora fiscal, el Scanner de Mesa o de Mano si estos tuvieran fuentes de alimentacin de energa independientes al CPU,etc.) Recuerde que siempre debe tener la autorizacin de Informtica, ya que el Servidor de Red debe encontrarse encendido y en Lnea!!!! Pasos: 2.1 - Verifique que su impresora fiscal, tiene papel y est en lnea.!!! - Verifique que su Scanner est encendido y en lnea. (si tiene fuente independiente).!!! - Valide si tiene autorizacin de informtica para encender el POS.!!! - Proceda a apretar el botn de encendido del CPU o unidad central del Equipo POS hgalo con cuidado (recuerde que algunos de ellos son sensibles y no es necesaria mucha presin.)
Grafico 4.
- Espere algunos segundos el sistema har una validacin interna y le presentar el siguiente Formulario semitransparente, con el ttulo Login del Sistema:
Grafico 5.
Nota: Si despus de esperar un tiempo razonable no aparece este formulario, notifique a Informtica. Debe proceder en el campo correspondiente al Cdigo, tipiar cuatro caracteres que lo identifican como operador:
[9][9] [9] [9]

(Cuatro caracteres numricos.) En el capo Contrasea debe:
[9][9] [9] [9] [9] [9]

(Hasta seis caracteres numricos.) Importante que al escribir la clave se mostrar en pantalla solo asteriscos.
Grafico 5. Recuerde no compartir su clave, todas las acciones que se realicen con la misma son sujeto de auditora y sern atribuidas al usuario designado !!!
Puntos Importantes: 1) El CPU del POS debe encenderse posterior a los perifricos. 2) El Equipo POS debe encenderse luego de que el Server de la Red. 3) El Equipo POS debe apagarse antes que el Server de la Red.
Si el usuario y la clave son correctas, el sistema despus de hacer diferentes validaciones internas le mostrar la pantalla de Ventas y en la misma aparece el detalle que el Sistema est ONLINE, si no es as notifique a Informtica. 3) {IDE TIFCA DO EL CLIE TE} EL Sistema Smartpos tiene la posibilidad de pedir la identificacin del cliente al momento de comenzar cada venta, de hacerlo de manera opcional mediante la tecla <F5>, la cual despliega el formulario de identificacin o hacerlo al final cuando se encuentra en el formulario de pagos. 3.1 Puntos Importantes: - La normativa fiscal hace innecesario que a personas naturales se le identifique en el proceso de ventas, cuando las mismas son registradas por impresoras fiscales (impresoras con memoria fiscal). - Las personas jurdicas deben estar siempre identificadas durante el proceso de ventas. - El momento de identificar al cliente es relevante, solo s en virtud a la identidad del cliente, se producen condiciones diferenciales, como por ejemplo descuentos o recargos en productos, consideraciones de envo etc. - Al finalizar la venta, en la ventana de pagos, se puede identificar al cliente, en esta misma pantalla se presenta el mdulo de convenios en caso de que est contratada esa opcin.
Formulario de Identificacin del Cliente: Grafica 6.

Tal como aparece en la Grafica 6, all debe digitar los datos del Rif, el primer digito corresponde a V, si es persona natural, J a persona jurdica y G a un ente gubernamental, seguido del nmero correspondiente: Ejemplo:
[J][8] [9] [7] [9] [6] [4]

Summa Sistemas C.A.
En este caso recupera los datos de
En el caso de estar registrado en la base de datos el sistema recupera los datos y los muestra en el formulario en caso contrario los solicita para proceder a la venta. En este punto el POS est listo para la venta. (Cliente con condiciones especiales como crdito debe registrarse por el proceso adecuado en el subsistema de BackOffice de Smart)
Cuando se digita este botn (Buscar) o las teclas
<ALT> [4]
(De manera simultanea)
Aparecer el formulario de bsqueda para acceder a los clientes ya registrados en la base de datos del sistema. 1) PROCESO DE VE TAS. 4.1 Pantalla de ventas:
En la versin Notouch screen se presenta la siguiente pantalla para la venta:
Grafica 7- Aqu pueden observarse en el recuadro superior izquierdo los datos si se han identificado al cliente, y datos administrativos de la venta como estacin, fecha, hora, etc. - El recuadro central muestra la lista en proceso de Ventas. - Los recuadros inferiores muestran el subtotal del rengln o producto y el subtotal acumulado en la venta hasta ese momento. ( esta informacin es la misma que se muestra en el visor para cliente) - En la parte inferior de la pantalla se muestran las funciones disponibles durante la venta. ( Estas dependen de la configuracin de cliente usuario de Smartpos) 4.1 FACTURACIO DE U ARTCULO.
Por scanner o lector de cdigo de barra: Todos los artculos deben tener el cdigo de Barra de proveedor o de la tienda, para incluirlo en la venta, solo colquelo delante del scanner de la forma que se muestra en la grafica 8. . Grafico 8.
El sistema registrar el producto asocindolo a la venta en proceso, muestra el detalle en pantalla y los subtotales, quedando list listo o para el prximo producto o accin. (En el caso de Scanner de mesa que funcionan por pasada o de mano el procedimiento depende de las caractersticas del scanner consulte con el departamento de informtica al respecto) {Por Por PLU o Cdigo del Artculo Artculo} Tambin tiene la opcin de vender el producto digitando o tipiando do el cdigo interno de 6 (seis) dgitos, , el cual debe tener todos los artculos rotulado en su parte exterior (En el caso que no tenga impreso o etiquetado el cdigo de barras)
[0] [0] [0] [0] [1] [2]

En este ejemplo se incorpor a la venta el artculo cuyo PLU o Cdigo Interno es: 000012.
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( Debe tratar al mximo de vender los productos por su cdigo de Barras asociado, lo cual disminuye los errores e incrementa la velocidad del chequeo de la venta!!!) {Por su nombre o descripcin} < F2> Para realizar una bsqueda por nombre o descripcin de producto se debe digitar o tipiar esta tecla de funcin y aparecer el formulario de bsqueda asociado a esta funcin. Grafico 9.
Para realizar la bsqueda se incorporan las siguientes opciones: 1) En el campo descripcin se digita: PEGA*100 , ESTO ES:
[P][E][G][A][*][1] [0] [0]

y el sistema automticamente colocar en el recuadro todos los artculos que contengan en su descripcin los mnemnicos PEGA y tambin 100 y Obtendremos:
Grafico 10. Si queremos ir al recuadro de seleccin desde el campo de descripcin para seleccionar alguno de los productos de esa lista tipiamos la tecla <E TER>.
En este punto nos podemos mover en el recuadro con las teclas:
Para ir hacia arriba y hacia abajo en el recuadro. Una Vez encontrado el producto en el formulario se incorpora a la venta posicionndose en el cuadro y haciendo click sobre la tecla: O la secuencia de teclas < ALT> [A] O LA TECLA <E TER>. Siempre y cuando est posicionado en el recuadro, sobre el producto que se desea incorporar a la venta!!!
En este caso se incorpora el producto de la siguiente manera:
Grafico 11. NOTA: En el formulario de Seleccin de artculos, en el caso que el tem buscado no tiene existencia puede ser incorporado a una lista de fallas digitando la tecla<F3>, con <F4> podemos ver detalles de la existencia en todos los depsitos del negocio.
Incorpora a Lista de Fallas.
Muestra los detalles de las existencias del artculo en todos los depsitos.
5) {FACTURACIO DE MAS DE U ARTCULO A LA VEZ}
En algunas oportunidades el cliente desea llevar ms de un artculo de algn cdigo y en los procedimientos de la tienda se permite el chequeo de varios articulos de una sola vez entonces de procede a: En la pantalla de Ventas se digita la tecla Y aparecer una ventana solicitando la cantidad de artculos que se vendern a la vez:
Aqu se digita la cantidad de artculos que se vendern a la vez y se teclea <E TER> o la secuencia <ALT> [E] Por ejemplo si se desean vender 12 unidades del articulo dado se digita [1] [2] Luego:
Grafico 12. Posterior a esto o se precisa el articulo del cual se vendern las 12 unidades, y el mismo se puede introducir en la venta por cualquiera de los mtodos ya revisados, esto es a travs de su cdigo de barras, a travs del PLU interno o buscndolo por descripcin. (Consulte en el punto 4 de esta gua!!!) 6) OTRAS OPCIO ES DURA TE LA VE TA 6.1 Reversin de ltimo articulo incluido en la Factura Ciertas configuraciones tienen la opcin de revertir el ltimo artculo vendido esto a travs de la tecla <BACKSP> Aparecer la pantalla donde se solicita la autorizacin de llave de supervisor o formulario para autorizacin con clave de supervisor. Mostraremos aqu la pantalla de Control con la llave supervisor:
Grafico 13.
Aqu el supervisor, siguiendo las instrucciones del sistema autoriza al cajero a realizar esta devolucin en ventas.
En otras configuraciones se trabaja con claves de supervisor:
Aqu el supervisor de la misma manera, siguiendo las instrucciones del sistema autoriza al cajero a realizar esta devolucin en ventas.
Nota1: Este procedimiento de autorizacin se sigue en todas las actividades donde el operario de caja, requiere autorizacin del Supervisor o jefe de Caja. Nota: esta opcin de reversin a pesar que se puede configurar no se recomienda, ya que en el ambiente de puntos de venta de alto trfico pudiera ocasionar errores!!!
6.2 Reversin de Algn artculo incluido en la Factura En la pantalla de Ventas se puede verificar todos los tems incluidos en la factura y es posible revertir alguno de ellos mediante la funcin que es llamada al oprimir la tecla en la venta de ventas. Despus de la
correspondiente validacin con el supervisor a travs de su llave o con clave aparece la siguiente ventana:
Grafico 14. Aqu siguiendo las instrucciones, mostradas en el formulario, a travs de las teclas mencionadas se navega hasta el tem que se desea revertir y se oprime <E TER> para realizar la reversin.
Se utilizan para navegar a travs de la lista del artculo o el tem incluidos en la venta. Posicionados en el tem a revertir, esta se hace efectiva oprimiendo esta tecla. Cuando se oprime esta tecla, se sale del formulario, no se realiza la reversin y se regresa a la ventana de ventas. (NOTA: Es muy importante recalcar que la reversin en la factura se guarda en archivo de auditora, y es realizada en forma conjunta por el supervisor de caja y el cajero, por lo cual ambos son responsables de tal accin.)
6.2.1 Revisin de Artculo incluidos en la Factura Al igual que la opcin anterior al presionar la tecla:
Se activa el men de revisin de toda la factura el cual opera de la misma manera, pero no permite realizar reversin sobre la venta en proceso. 6.3 Reversin Toda la Factura en Curso En algunas ocasiones es necesario revertir toda la factura en curso, para ello el operario de caja debe solicitarlo al Supervisor o Jefe de Caja el cual la har en su presencia. Para ello debe presionar la tecla<->: La Cual despliega el men del supervisor.
Grafico 15 All se selecciona la opcin Anulacin de Venta, la cual revierte la venta en proceso. Esta operacin es sujeta a auditoria y guarda los datos del cajero u operario de caja que la solicita y el supervisor que la ejecuta. 6.4 Manejo de cuentas en Espera
En algunas instalaciones se permite utilizar la opcin de cuentas en espera, esto significa que la venta en curso se guarda para procesarla posteriormente y proseguir con otras ventas de manera inmediata. Para ello en las instalaciones donde se permite se presiona la tecla: Una vez presionada esta tecla, el sistema a travs de su modulo de seguridad solicita la autorizacin del supervisor o jefe de caja, a travs de llave fsica o clave. Luego se muestra el siguiente mensaje: Desea Guardar esta transaccin S/N? Si responde que Si, el sistema guardar la venta en proceso y le mostrar la siguiente ventana:
Donde se le indica el nro. bajo el cual se guarda esta venta en proceso o en espera. Nota Importante: (Si al momento de guardar la transaccin en proceso bajo la figura de venta en espera, no se ha identificado al comprador, el sistema solicitar los datos tal como se muestra en el punto 3- grafica 6.) Nota 2: Algunas configuraciones permiten emitir una orden o pre despacho con los tems de la cuenta en espera. Si se responde que no a la pregunta ya mencionada Desea Guardar esta transaccin S/ ? , se contina en el proceso de venta. !!! RECUPERAR CUE TA E ESPERA Para recuperar o volver a la ventana de ventas la cuenta en espera solo se presiona la tecla
Luego del chequeo de seguridad de rigor se despliega la ventana:
Grafico 16 En este formulario se le digita el nro. De la cuenta en espera a recuperar y se presiona <E TER>, si esta cuenta existe se recupera hacia la venta, en el formulario se muestra el cliente, fecha, hora y valor acumulado en la venta, esto con la finalidad de evitar errores. 6.4 Consulta de Precios y Existencia Como ya se observ en el punto 4, se puede buscar y consultar un artculo de la base de datos utilizando la descripcin. Pero la manera ms eficiente de hacer una consulta rpida sobre el precio de Ventas y la existencias es utilizando el cdigo de Barras. Para ello se presiona la tecla: Lo cual despliega el formulario de consulta que se muestra a continuacin: Grafico 17
Aqu simplemente se pasa el producto por el lector de cdigo de barras y el sistema mostrar los datos que contiene este formulario, el producto se puede incluir en la venta en proceso, con la tecla y Se deja de incluir en la factura presionando la tecla Lo cual nos devuelve a la ventana de ventas sin ningn cambio. 7) FORMULARIO DE PAGO Una vez que se ha finalizado de chequear los productos, debe realizarse los pagos correspondientes, para ello se digita la tecla formas de pago. En algunas configuraciones que no utilizan equipos POS, esta tecla est generalmente asociada con < / >, Y al presionarla mostrar el formulario de medios de pagos el cual contiene diversas funciones. En este punto se puede adicionar el cliente, llamar datos sobre convenios y finalizar la venta.
Grafico 18
Como puede observarse en este formulario, los pagos en efectivo se colocan en el campo superior, si solo se paga en efectivo, el sistema automticamente determina el vuelto al verificar que se est pagando con un monto valido superior a la compra. Si hay mltiples formas de pago se introduce 0 en el campo superior y se entra en la grilla de mltiples formas de pago, all se van introduciendo una a una las distintas formas de pagos, las cuales sern validadas de acuerdo a los criterios operativos idneos. Una vez cubierto el monto de la venta, se puede presionar el botn de pago. -En este formulario se puede acceder al modulo de descuentos globales, a la bsqueda de clientes y se pueden identificar clientes. -Al Presionar el botn de Regreso se vuelve a la ventana de ventas y se puede proseguir introduciendo tems en la factura. -Una vez pagada la factura el sistema apertura automticamente la gaveta de efectivo y emite la factura fiscal.
7.1 PAGO DE LA FACTURA SOLO CO EFECTIVO

Cuando el pago de la factura, solo ha de realizarse con la forma de pago en efectivo solo debe realizarse la siguiente accin en el formulario de pagos: Por ejemplo con un consumo de 90 Bs, el cliente podra pagar con un billete de 100 Bs., por lo tanto debemos:
[1][0] [0] [.] [0] [0]
Se registra un pago de 100 Bs. El sistema anuncia un cambio de 10 Bs y se posiciona en el botn de pagar , el cual completa la venta, emite la factura fiscal e d inicio a una nueva transaccin. Es importante tener en cuenta, que el sistema no permitir finalizar la transaccin con un monto inferior al total de la venta. Tampoco se permitir un valor que exceda en un monto mayor al papel moneda de mas alta denominacin + un porcentaje de la venta. En este caso no podra pagarse con 500 Bs., ya que tendra que devolver un valor de mayor denominacin que el valor de la venta, es decir tendira que dar en cambio 400 Bs. 8) OTAS DE CREDITO
Una vez emitida la factura fiscal la nica forma de reversar una venta es a travs de la emisin de una Nota de Crdito ( C) fiscal, para ello se debe cumplir dos condiciones. - Que la NC se realice en el mismo POS donde se encuentra la impresora fiscal que realiz la factura original.
- Que la factura sea identificable, y que esta operacin la realice el Jefe de Caja.
Nota: Los comercios minoristas establecen sus reglas, acerca de la forma y oportunidad de realizar estas NC!!!! Deben guardarse los documentos respectivos a los efectos de auditoras. La funcin que realiza estas opciones se activa con la tecla:
El formulario que se despliega es el siguiente: Grafico 19
Aqu se identifica el nmero de transaccin de los sistemas, y se mostrar el contenido de la factura y los datos fiscales que han de ser corroborados. Nota1: La emisin de NC, depende de las polticas de la empresa cliente Nota2: Esta accin es responsabilidad compartida Jefe de Caja y Operario de Caja.
9) CAMBIOS DE PRECIOS DURA TE LA VE TA Y DESCUE TOS
Como hecho excepcional en algunos clientes, y como realidad cotidiana en otros, pueden realizarse cambios de precios que apliquen solo a la factura en curso, o la aplicacin de descuentos por productos especficos (Ya se mencion en el punto 7 que pueden hacerse descuentos globales al momento de finalizar la factura o formulario de pago). Para ello por supuesto se definen los controles convenientes para cada cliente usuario de Smartpos, se muestra el formulario donde se realizan tales acciones, el mismo se activa una vez adicionado el producto a la venta presionando la tecla: ACTIVA FORMULARIO DESCUENTOS. Grafico 20 CAMBIO DE PRECIOS Y
Este formulario incluye la posibilidad de realizar varias operaciones, cambio a los precios a incluir en la factura, descuentos porcentuales y precios de mayoreo, obviamente esto contiene el modulo de seguridad indicado y los controles acordados previamente con el cliente sobre el margen de utilidad por producto. 10) REIMPRESIO DE FACTURA FISCAL
La reimpresin de factura, es un documento no fiscal que contiene los datos de la factura fiscal original, esta opcin es responsabilidad de Jefe de Caja y puede ser solicitada por el operario en algunas circunstancias. Se realiza por el men de supervisor, en la opcin de consulta de facturas (Ver grafico 15 de esta gua) La reimpresin de la factura fiscal, al no ser un documento fiscal, es una referencia fiel del original, pero no posee sus cualidades jurdicas.
11)
SALIR DEL SISTEMA Al presionar esta tecla se sale del sistema, esto no es permitido si hay tems en factura en progreso. (Debe ser con la instruccin de Informtica en Tienda)

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1.1 ACLARATORIAS I ICIALES:

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<CTRL>: Se pulsa esta tecla (Generalmente seguida de Otra)

<F1>: Se Debe pulsar la tecla de F1

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<*>: Se tipia la tecla asterisco

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2) E CE DIDO DE LA MAQUI A Grafico 3.

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[9][9] [9] [9]

[9][9] [9] [9] [9] [9]

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Formulario de Identificacin del Cliente: Grafica 6.

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[J][8] [9] [7] [9] [6] [4]

En este caso recupera los datos de

Cuando se digita este botn (Buscar) o las teclas

(De manera simultanea)

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[0] [0] [0] [0] [1] [2]

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[P][E][G][A][*][1] [0] [0]

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En este punto nos podemos mover en el recuadro con las teclas:

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En este caso se incorpora el producto de la siguiente manera:

Incorpora a Lista de Fallas.

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