(NORMA GENERAL) NORMA PARA EL USO Y CONTROL DE VEHICULOS CODIGO VERSION FECHA INICIAL DE VIGENCIA 08/01/2013 NOMBRE Juan

Medina Vigil FECHA 20/12/2012 14:31:45 08/01/2013 09:23:50 08/01/2013 09:33:37 FECHA FINAL DE VIGENCIA

FIN-ACR-NG-006 CARGO ELABORADO Supervisor de POR: Adquisicin y Servicios REVISADO Ejecutivo Senior de POR: Administracin e Infraestructura APROBADO Gerente Central de POR: Administracin y Finanzas

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Carolina Navarro Sanchez Salazar Patricia Gastelumendi Lukis

NORMA PARA EL USO Y CONTROL DE VEHCULOS 1. Objetivo: El presente documento tiene como finalidad poner en conocimiento a todo el personal de Ferreyros SA, las normas y sanciones para el control, uso y cuidado de las unidades mviles arrendadas y de propiedad de la empresa. 2. Referencia o concordancia: Norma General: REGLAMENTO DE TRANSITO DE VEHCULOS ASIGNADOS A PERSONAL DE FERREYROS -CDIGO: GEN-PER-NC-001. Manual de Prevencin de Prdidas SEG-PI-004. 3. Alcance: La presente norma es general y est bajo la responsabilidad de la Gerencia Central de Administracin y Finanzas a travs de su Dpto. de Administracin e Infraestructura y se aplica a todos los colaboradores de Ferreyros SA que tengan asignadas camionetas arrendadas, a todos los colaboradores que requieran alquilar alguna mvil a terceros de manera temporal o permanente y a todos los colaboradores que tengan asignada alguna camioneta de propiedad de Ferreyros S.A. 4. Definiciones: Empresa Arrendadora de Unidades de Flota: Son las empresas comerciales cuya actividad principal es el alquiler de flotas de vehculos, para lo cual cuenta con un contrato de Arrendamiento como perodo regular hasta a 2 aos; pudiendo haber excepciones dependiendo del tipo de vehculo y el acuerdo entre ambas partes. Pgina 1 de 8

 Empresa Tercera Arrendadora de Unidades: Son empresas comerciales cuya actividad principal es el alquiler de vehculos por perodos cortos. Para que una empresa tercera pueda alquilar vehculos a la compaa deber contar con un Contrato Marco de Arrendamiento. Contratos Marco: Acuerdo donde se detallan las condiciones generales que deben cumplir las empresas terceras de Arrendamiento de vehculos, asimismo se define la lista del personal autorizado para la firma en los diferentes frentes. Check List: Formato obligatorio a ser llenado por el conductor antes de la salida y retorno de una unidad desde y hasta cualquier sede de las compaas del grupo Ferreycorp. En el caso que las unidades sean trasladadas por personal de los talleres del arrendador, ser responsabilidad de las personas asignadas para recibir y despachar camionetas las que debern llenar el check list. Este formato cuenta con 3 copias: Administracin, seguridad /garita y conductor segn se muestra en el Anexo 1. Compaa de Seguro: Es una entidad que asume el valor asegurado segn el detalle de la Pliza Vehcular contratada. Ver Anexo 2. Deducible: Es la cantidad de dinero que No asumen las compaas de Seguro con la finalidad de que el asegurado tenga corresponsabilidad en los gastos que un accidente o una enfermedad generan. Siniestro: Destruccin fortuita o prdida importante que sufren las personas o las cosas por causa de un accidente, estos suelen ser indemnizados por las aseguradoras. Tambin es considerado como un siniestro los golpes que daen las unidades, ya sea por una mala maniobra, eventualidades, despistes o fallas de la unidad. Faltantes: Accesorios y equipos propios que son extraviados o retirados de la unidad. Negligencia: Descuido, omisin e imprudencia del conductor de un vehculo que desencadena en un siniestro o lesin a terceros. Daos Fortuitos: Dao ocasionado a la unidad durante su operacin cuya causa no es por negligencia del conductor Ej. Rotura de luna o faro al saltar una piedra. 5. Contenido de la Norma: 5.1. Flota de Alquiler mediante Leasing Operativo. 5.1.1. El Dpto. de Administracin e Infraestructura tendr la Pgina 2 de 8

responsabilidad de convocar a concurso a empresas arrendadoras de unidades mviles a nivel nacional; en dicho concurso se seleccionar a las empresas a contratar, as como la distribucin de los lugares asignados para brindar el servicio, plazo forzoso de arrendamiento y tarifas a pagar. 5.1.2. La Gerencia Legal deber elaborar los contratos de alquiler por leasing operativo, as como las adendas a los mismos; la informacin respecto a la cantidad de camionetas, inclusiones o exclusiones al contrato deber ser proporcionada por el Dpto de Administracin e Infraestructura. 5.1.3. La solicitud de los vehculos por reas deber ser autorizado por cada gerencia y remitido al Dpto. de Administracin e Infraestructura una vez al ao; cuando dicho departamento lo requiera (aproximadamente en el mes de octubre), con la finalidad que se gestionen con los proveedores las unidades adicionales respectivas, as como la renovacin o no de los contratos que vencern el siguiente ao. 5.1.4. Las unidades de flota mediante Leasing Operativo adicionales al contrato son adquiridos mediante el formato solicitud de unidades nuevas, segn se detalla en el Anexo 3. 5.1.5. El Dpto. de Administracin e Infraestructura deber recepcionar las unidades nuevas de flota de arrendamiento de acuerdo a cronograma acordado con la empresa arrendadora, verificando su equipamiento. Estas camionetas sern recepcionadas en Lima o provincia segn lo acordado. 5.1.6. El Dpto. de Administracin e Infraestructura deber coordinar con el arrendador los auxilios mecnicos y todos los documentos necesarios de las unidades siniestradas. 5.1.7. El Dpto. de Administracin e Infraestructura deber coordinar con el arrendador la cotizacin y colocacin de accesorios faltantes en las unidades en uso. La valorizacin y adquisicin de los faltantes sern realizadas en un concesionario autorizado de la marca de la unidad o a travs del arrendador con repuestos originales y/o alternativos de ptima calidad y de reconocidas marcas: con la finalidad de buscar la mejor calidad y el mejor precio. 5.1.8. En caso de Accidentes de Trnsito se deber cumplir con lo estipulado en el SEG- PI 004 Reporte e Investigacin de Accidentes a fin de determinar las causas inmediatas y bsicas que ocasionaron el evento. 5.1.9. El Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente junto a las gerencias o jefaturas de las reas responsables, determinarn cual fue la causa de un determinado accidente, consignando e indicando en su informe final si el siniestro se dio por Negligencia o Caso Fortuito. 5.1.10. El Dpto. de Administracin e Infraestructura de acuerdo al resultado de las investigaciones elaboradas por Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente, deber elaborar un cuadro a la Gerencia Central de Recursos Humanos con los detalles de los costos por deducible o la totalidad de estos que deber cobrar la Cia de Seguros. Pgina 3 de 8

5.1.11. La Gerencia Central de Recursos Humanos de acuerdo al resultado de las investigaciones es la que define quien asume el costo del deducible del seguro o la totalidad del siniestro. 5.1.12. Est prohibido llevar o recoger en el camino a personas ajenas a la empresa. 5.1.13. El transporte de terceros (clientes, proveedores, otros) ser autorizado por el jefe o supervisor inmediato por escrito. 5.1.14. Ferreyros S.A. no podr ceder ni subarrendar total o parcialmente los vehculos sin la autorizacin expresa y por escrito del Arrendatario. 5.2. De los Seguros 5.2.1. Es obligacin del jefe responsable y/o el mismo usuario dar aviso de cualquier siniestro de manera inmediata a la Compaa de seguros, al arrendador y al Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente con copia al Dpto. de Administracin e Infraestructura; asimismo debern cumplir los plazos especificados en la clusula 5.6 de la presente norma. 5.2.2. Todas las camionetas deben contar con pliza de Seguros contra accidentes; segn lo dispuesto en el Anexo 2 5.3. Alquiler de Flota a Empresas Terceras. 5.3.1. Es requisito indispensable contar con un contrato marco con la empresa arrendadora para poder alquilar vehculos de empresas terceras; debiendo contar con el Soat y la Pliza de Seguro de acuerdo a el anexo 2 de la presente norma. Cualquier excepcin deber ser revisada y aprobada por la Gerencia Central de Administracin y Finanzas. 5.3.2. La elaboracin de los Contratos Marco por el alquiler de unidades a empresas terceras a nivel nacional son coordinados con la Gerencia Legal, debiendo consignar la informacin de dichas empresas (razn social completa, nmero de RUC, direccin completa, nombres, cargos de sus representantes que firmarn el contrato Marco, nmero de DNI, y copia de sus poderes inscritos en registros pblicos). 5.3.3. Las condiciones y periodos de arrendamientos por cada vehculo sern establecidos segn el Anexo 4 de los contrato Marco. 5.3.4. Durante la vigencia de los contratos Marco, el arrendador mantendr vigentes las plizas de Seguro cuyas condiciones se encuentran especificadas en el Anexo 2. 5.3.5. Ferreyros no podr ceder ni subarrendar total o parcialmente los vehculos sin la autorizacin expresa y por escrito del arrendatario. 5.3.6. Los arrendadores de alquiler de vehculos no deben tener una clasificacin adversa como deudor en Infocorp. 5.3.7. No debe existir lmite al kilometraje diario, el alquiler es estrictamente por da. 5.4. Obligaciones de las jefaturas a cargo de las camionetas. Pgina 4 de 8

5.4.1. Verificar que al momento de la asignacin de unidades los usuarios responsables cuenten con la licencia de conducir vigente a partir de la categora A1 la autorizada para vehculos pick up, AIIa y/o AIIb para vehculos de 8 a ms pasajeros, adems de contar obligatoriamente con el Curso de Manejo Defensivo dictado por el Departamento de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de Ferreyros S.A., que Autoriza a conducir las camionetas de la Corporacin. 5.4.2. El Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente es la nica rea que puede cancelar transitoriamente o definitivamente la autorizacin de Manejo Defensivo. 5.4.3. Conservar los vehculos arrendados con la mayor diligencia, y utilizarlos conforme a su naturaleza, propsito y destino, siguiendo las instrucciones, recomendaciones, especificaciones de funcionamiento y buen manejo contenidas en el manual del fabricante, asimismo adoptar las medidas necesarias para que el personal a su cargo les d el correcto uso a las mismas. 5.4.4. Comunicar a la empresa arrendataria y al Dpto. de Administracin e Infraestructura, cuando hayan trasladado las unidades a ubicaciones geogrficas diferentes a las originalmente fueron asignadas. 5.4.5. Controlar y coordinar l envi de las unidades a los talleres para el servicio de mantenimiento preventivo cada 5,000 Km, ya que el fabricante no asume los daos por desperfectos en las unidades cuando no ingresan a los mantenimientos preventivos programados. 5.4.6. Es obligacin del jefe responsable el mismo usuario dar aviso de cualquier tipo siniestro (entindase accidentes o daos por golpes) de manera inmediata a la Compaa de seguros; al arrendador y al Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente con copia al Dpto. de Administracin e Infraestructura; asimismo debern cumplir los plazos especificados en la clusula 5.6 de la presente norma. 5.4.7. El jefe responsable deber hacer seguimiento a los reportes de velocidad (GPS) de la empresa Perutrak y aplicar las medidas correctivas o sanciones respectivas a los conductores que excedan la velocidad mxima permitida que es de 95 km/h. En caso detecten un mal funcionamiento de los equipos GPS, ya sea por una informacin errada emitida por estos equipos o por que no se est recibiendo ningn Reporte de Evento desde el correo DETEGIS, el jefe responsable deber comunicarse al rea de Servicio al Cliente de la empresa Perutrak con copia al Departamento de Administracin e Infraestructura de FSA. 5.4.8. Coordinar un programa de lavado de unidades antes y despus de un determinado viaje, o trabajos dentro de operaciones mineras. 5.5. Obligaciones de los conductores de las camionetas. 5.5.1. Elaborar el check list a las unidades vehiculares tanto a la salida y retorno de un determinado viaje as como al ingreso y recojo de los talleres, verificando principalmente los niveles Pgina 5 de 8

bsicos como el lquido de freno e hidrolina, estado y ajuste de los pernos de las llantas, estado ptimo del parabrisas. 5.5.2. Las camionetas no deben salir de viaje de trabajo, si alguno de los tems crticos del check list resaltados en color rojo tiene alguna observacin (estn rotos, en mal estado, averiadoetc.). 5.5.3. En viajes de rutas largas verificar que el vehculo en especial el radiador este limpio, libre de lodo u otros residuos que puedan causar obstruccin en la ventilacin de la unidad. 5.5.4. Utilizar las herramientas del vehculo con el fin para el que fueron diseadas, no usar herramientas hechizas o en mal estado y solicitar el cambio de las herramientas defectuosas. 5.5.5. Manejar con atencin evitando distracciones y prisas respetando las seales de trnsito de las rutas dispuestos por el MTC y la velocidad establecida en Ferreyros S. A., que es 95km/h 5.5.6. Prohibido hablar por celular o enviar mensajes de texto mientras maneja, aplicando en todo momento criterios de manejo defensivo. 5.5.7. Realizar pausas activas cada 2 horas de manejo, por un lapso de 10 minutos. 5.5.8. Reducir la velocidad ante condiciones climticas adversas. 5.5.9. Los trabajadores que hicieron uso de las camionetas debern dejar las unidades en el proyecto minero, sucursal sede correspondiente, al trmino de su labor. No est permitido el uso de las camionetas para diligencias personales. 5.5.10. El usuario de la unidad tiene la obligacin de reportar a su jefe inmediato si se ha hecho acreedor a una infraccin o multa al reglamento de trnsito y pagar la misma dentro de los 7 das hbiles siguientes, enviando al Dpto de Administracin e Infraestructura copia del depsito de pago. Si se tratara de una infraccin no avisada al usuario, administracin se encargar de realizar el pago correspondiente y enviar la boleta a la Gerencia Central de Recursos Humanos para el descuento respectivo. 5.5.11. Los usuarios estarn obligados a llevar las camionetas para que permanezcan en horas no laborables dentro de la compaa, en las distintas localidades a nivel nacional. 5.5.12. Respetar las disposiciones respecto a la seguridad en el manejo de vehculos asignados a personal de Ferreyros -CDIGO: GEN-PER-NC-001. 5.6. Medidas a tomar en cuenta en caso de siniestro. 5.6.1. El conductor de un vehculo que preste servicios a Ferreyros S.A. y que est involucrado en un accidente de trnsito, deber informar inmediatamente lo sucedido a su Jefe inmediato, al Arrendador (si es alquilado) a la compaa de seguros, al Departamento de Seguridad, Salud y Medio Ambiente y al Departamento de Administracin e Infraestructura por el medio ms rpido. 5.6.2. Una vez ocurrido el siniestro el conductor responsable a quien se le asign la unidad vehicular deber acercarse a la comisara ms cercana del lugar de los hechos en un plazo no mayor a 4 horas y deber proceder de la siguiente manera: Pgina 6 de 8

 Gestionar una Denuncia Policial. (dentro de las 24 horas) Hacerse Dosaje Etlico (dentro de las 4 horas) Gestionar que la Polica Nacional realice el Peritaje Policial de daos. Solicitar a la Polica Nacional el Acta de entrega del vehculo y el Acta de situacin (constancia de estado e inventario de la unidad) si tuviera que dejar el vehculo en la comisara. 5.6.3. Una vez realizada la denuncia policial el conductor responsable a quien se le asign la unidad vehicular deber entregar la siguiente documentacin a su jefe inmediato superior en un plazo no mayor de 12 horas: Informe interno del siniestro. Fotos de la unidad. Copia de DNI y Licencia de Conducir del usuario responsable del siniestro. 5.6.4. El Supervisor y/o Jefe del rea responsable deber presentar Notificacin Incidente (NOI) al Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente con copia al Dpto de Administracin e Infraestructura en un plazo mximo de 24 horas posteriores al suceso, segn lo indicado en el SEG-PI-004 Reporte e Investigacin de Accidentes del Manual de Prevencin de Prdidas. 5.6.5. El Supervisor y/o Jefe del rea responsable enviar al Departamento de Administracin e Infraestructura, ya sea va correo electrnico o en un sobre cerrado, copia de los siguientes documentos: Denuncia Policial Dosaje etlico Peritaje Policial Fotos de la unidad DNI y Licencia de Conducir del conductor responsable del siniestro. NOTA: De no enviarse alguno de los documentos mencionados la empresa aseguradora no asumir la reparacin del vehculo. 5.7. Consideraciones de Seguridad. 5.7.1. Los usuarios responsables debern contar con la licencia de conducir vigente a partir de la categora A1 la autorizada para vehculos pick up, AIIa y/o AIIb para vehculos de 8 a ms pasajeros, adems de contar obligatoriamente con los cursos de manejo defensivo dictados por el Departamento de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de la compaa. 5.7.2. El Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente junto a las gerencias o jefaturas de las reas responsables, determinarn quin o que fue la causa de un determinado accidente, consignando e indicando en su informe final si el siniestro se dio por Negligencia o Caso Fortuito. 5.7.3. El Dpto. de Administracin e Infraestructura de acuerdo al resultado de las investigaciones elaboradas por Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente, deber elaborar y emitir un informe a la Gerencia Central de Recursos Humanos con los detalles de las ocurrencias de siniestros cuando el arrendador informe los costos por deducible o la totalidad de estos. Pgina 7 de 8

5.7.4. La Gerencia Central de Recursos Humanos de acuerdo al resultado de las investigaciones es la que define quien asume el costo del deducible del seguro o la totalidad del siniestro. 5.7.5. En caso que el trabajador responsable a quien se le asign la unidad vehicular asuma el costo del deducible y/o reparacin de la unidad, la jefatura del rea responsable del vehculo en coordinacin con la Gerencia Central de Recursos Humanos evaluarn y definirn la forma de pago que asumir el responsable. 5.8. De las sanciones 5.8.1. En lo que se refiere a las faltas que puedan cometer los conductores, as como, los responsables de su control, estas se ceirn a lo estipulado en las normas emitidas por la Direccin General de Trnsito, el monto de la sancin multa ser informada a la gerencia de RRHH para que proceda con el descuento respectivo. 5.9. Del uso de las Unidades: 5.9.1. No est permitido el uso de las unidades para fines ajenos a los intereses de la Compaa. 5.9.2. Est prohibido llevar o recoger en el camino a personas ajenas a la empresa. 5.9.3. El transporte de terceros (clientes, proveedores, otros) ser autorizado por el jefe o supervisor inmediato por escrito. 5.9.4. No se podr efectuar ninguna modificacin en las unidades sin la autorizacin expresa del arrendador. 5.9.5. Evitar conducir la unidad con el nivel mnimo de combustible (menor a de tanque de combustible), para evitar problemas con los inyectores, bomba de combustible, filtros y sistema de inyeccin. 5.9.6. Evitar en lo posible abastecer de combustible en grifos de dudosa procedencia. 5.9.7. No transitar las unidades con barro en los paneles del radiador ya que puede ocasionar recalentamiento de motor. 5.9.8. En caso de Recalentamiento de motor, se deber detener la unidad y esperar a que retome su nivel normal de temperatura sin apagar la unidad por 5 minutos aproximadamente, para luego apagar el motor, pedir auxilio mecnico e indicaciones. 5.9.9. No cargar ni remolcar ms de 700Kg en las unidades. 5.9.10. No se podr ceder las unidades ni subarrendarlas, ni permitir que sean usadas por terceros bajo ningn acuerdo, contrato o forma legal, sin la debida autorizacin escrita del arrendador. 5.9.11. No se podr llevar las unidades fuera de territorio nacional. 5.9.12. El Dpto. de Administracin e Infraestructura podr coordinar con el proveedor un cronograma de cursos de manejo defensivo 4x4.

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