PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETIVO Definir los criterios de uso y manejo de los registros generados en cada una de las reas de la institucin. 2. ALCANCE Todos los registros creados por el Sistema de Gestin de la Calidad de la entidad. 3. RESPONSABLES Coordinadores de reas Coordinador de Calidad 4. DESARROLLO 1. CLARIDAD 2. IDENTIFICACIN Todos los registros son impresos o generados en medios magnticos, con el fin de asegurar la claridad y total comprensin de los mismos. El personal encargado de elaborar o modificar un procedimiento o registro, debe reali ar las siguientes acti!idades" #dentificar con nombre y cdigo a cada uno de ellos. $signar la !ersin del documento. $l reali ar alg%n cambio a cual&uier formato, el responsable informara al Coordinador de Calidad, el cual registra la modificacin en el formato de Control de Cambios y ser el encargado de 'acer entrega del nue!o documento al personal in!olucrado en el proceso. (os registros impresos se encontraron almacenados en los arc'i!os correspondientes )dependiendo su naturale a* y organi ados como lo decida el responsable del mismo. +or otra parte los registros digitales sern almacenados en el e&uipo del Coordinador de Calidad. (os coordinadores de cada proceso son los responsables de decidir el lugar ms adecuado para arc'i!ar los registros, tomando en cuenta las medidas de seguridad &ue se debe seguir para pre!enir su deterioro. De igual forma la difusin de los registros e,pirados o !igentes a terceros ser responsabilidad %nicamente del encargado del mismo. Todos los registros impresos o digitales, deben estar arc'i!ados en lugares accesibles, permitiendo su ubicacin oportuna y clasificacin en forma ordenada, ya sea en

3. MODIFICACIN

4.ALMACENAMIENTO

5. PROTECCIN

6. RECUPERACIN

7. VIGENCIA

8. ELIMINACION DE REGISTROS

orden alfabtico, numrico, por asunto, materia, etc. (os responsables de cada registro son los encargados de establecer el tiempo en &ue se podr arc'i!ar cada uno de ellos, teniendo en cuenta la informacin registrada y el uso de la misma. Este es decidido por los coordinadores de cada proceso, tomando en cuenta su uso y !igencia. (os registros sern eliminados por el responsable de este.

Cdigo: F-AP-02

CONTROL DE LOS REGISTROS

Revisin: 1 Fech : Agos!o 200"

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Cdigo
RDE- 01

cen +ien!o Dis&osicin

ARCHIVO GENERAL

No+$%e de# Regis!%o

REVISIN POR LA DIRECCIN

Res&ons $#e
DIRECTOR EJECUTIVO

Es! do
Im.

,$ic cin

Acceso

ARCHIVO RESTRIN MINIMO 2 A!OS DIRECCIN GIDO EJECUTIVA DIRECCT OR EJECUTI VO, COORDIN ADOR DE CALIDAD

R-F-0.

RESULTADOS EVALUACIN DE COMPETENCIAS

JEFE JURIDICO, DIR, EJECUTIVO

Im./ Mg.

ARCHIVO GENERAL (FOLDER HOJA DE VIDA ARCHIVO CONTABILI DAD (FOLDER PROVEEDO RES

JEFE JURIDICO SEG"N CONTRATO , COOR. CALIDAD

ARCHIVO GENERAL

REP-01

RESULTADOS EVALUACIN DE PROVEEDORES

COORDINAD OR DE CONTABILID AD

Im. /Mg.

RESTRIN MINIMO # A!OS GIDO COOR. CONTABI LIDAD. COOR. CALIDAD . COORDIN ADOR DE ACTUALI$ACIN CALIDAD PERMANENTE COSERVANDO COPIA ANTERIOS

ARCHIVO GENERAL

RAC-0/

RESULTADOS AUDITORIA ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

COORDINAD OR CALIDAD

Im.

ARCHIVO CALIDAD

ARCHIVO GENERAL

RCC-02

ACCIONES CORRECTIVAS

COORDINAD OR DE CALIDAD

Im.

ARCHIVO CALIDAD

ACTUALI$ACIN COORDIN PERMANENTE ADOR DE COSERVANDO COPIA CALIDAD ANTERIOS

ARCHIVO GENERAL

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I+: I+&%eso)