Las Organizaciones Son estructuras sociales diseadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos

o de la gestin del talento humano y de otro tipo. Estn compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito especfico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administracin, a su vez de otras disciplinas como la Sociologa, la Economa y la Psicologa.

Clasificacin de las Organizaciones Finalidad: Con fin de lucro (Empresas). Sin fin de lucro (ONG). Con fines administrativos, representativos, de resolucin o servicios

(Organismos Gubernamentales) Estructura: Formales. Informales. Tamao: Grande. Mediano. Pequeo.

Microemprendimiento.

Localizacin: Multinacional internacional. Nacional. Local o regional. Produccin: Bienes. Servicios. Propiedad: Pblica. Privada. Mixta. Grado de integracin: Totalmente integrada. Parcialmente integrada. Actitud frente a los cambios: Rgido. Flexible.

Toma de decisiones: Centralizada. Descentralizada. Jerarqua: Organizacin jerrquica. En red. Organizacin formal Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada. Organizacin informal: Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el desempeo de los cargos. La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal.

Jerarquizacin y Departamentalizacin Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que realicen. La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisin. Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza. 1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mnimos e indispensables. 2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Departamentalizacin Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: 1 Listar todas las funciones de la empresa. 2 Clasificarlas. 3 Agruparlas segn un orden jerrquico. 4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. 5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. 6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. 7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las

necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas. De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales son:

Organigramas Tambin conocidos como Cartas o Grficas de organizacin, son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que

muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Teora de la organizacin y tipos Tipologa de la Organizacin Organizacin Lineal o Militar. Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarn a un slo jefe. Ventajas: 1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas. 2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. 3. Es claro y sencillo. 4. til en pequeas empresas. 5. La disciplina es fcil de mantener. Desventajas: 1. Es rgida e inflexible. 2. La organizacin depende de hombres clave, lo que origina

trastornos. 3. No fomenta la especializacin.

4. Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operacin. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Organizacin Funcional o de Taylor Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones. Ventajas: 1 Mayor especializacin.

2. Se obtiene la ms alta eficiencia de la persona. 3. La divisin del trabajo es planeada y no incidental. 4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. 5. Disminuye la presin sobre un slo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la organizacin. Desventajas: 1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las ordenes. 2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusin y conflictos. 3. La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior

Organizacin Lneo - Funcional En sta se combinan los tipos de organizacin lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservndose de la funcional la especializacin de cada actividad en una funcin, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a travs de un slo jefe por cada funcin en especial. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Organizacin staff Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, proporciona informacin experta y de asesora. Ventajas: 1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de direccin. 2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especializacin del staff. Desventajas: 1. Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede

producir una confusin considerable en toda organizacin. 2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la

aplicacin de sus recomendaciones. 3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.

Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Organizacin por Comits Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen para discutirlos y tomar una decisin en conjunto. Clasificacin: a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa. b) Ejecutivo; Es nombrado por el comit directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman. c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa. d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictmenes sobre asuntos que les son consultados. Ventajas: 1. Las soluciones son ms objetivas, ya que representan la conjuncin de varios criterios. 2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comit, no recayendo aquella sobre una sola persona. 3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen. 4. Se aprovecha al mximo los conocimientos especializados. Desventajas: 1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardas.

2. Una vez constituido el comit, es difcil disolverlo. 3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comit para que se haga responsable de sus propias actuaciones. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Organizacin Matricial Consiste en combinar la departamentalizacin por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organizacin porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes. Ventajas: 1. Coordina la satisfaccin de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento. 2. Propicia una comunicacin interdepartamental sobre las funciones y los productos. 3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario. 4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad tcnica. Desventajas: 1. Existe confusin acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitacin de autoridad. 2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.

3. Funciona a travs de muchas reuniones, lo que supone prdidas de tiempo. 4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad. 5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior

Niveles Jerrquicos de la Empresa

Nivel directivo

Las funciones

principales

son;

legislar

polticas,

crear

normas

procedimientos que debe seguir la organizacin. As como tambin realizar reglamentos, decretar resoluciones que permitan el mejor desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este organismo constituye el primer Nivel jerrquico de la empresa, formado principalmente por la Junta General de Accionistas. Nivel ejecutivo

Es el segundo al mando de la organizacin, es el responsable del manejo de la organizacin, su funcin consistente en hacer cumplir las polticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. As como tambin planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la empresa.

Este nivel, se encarga de manejar

Planes, Programas, Mtodos y otras

tcnicas administrativas de alto nivel, en coordinacin con el nivel operativo y auxiliares, para su ejecucin. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y necesarios para el funcionamiento de la organizacin. El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o Gerente. Nivel asesor

No tiene autoridad en mando, nicamente aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurdica, econmica, financiera, contable, industrial y dems reas que tenga que ver con la empresa. Nivel auxiliar o de apoyo

Apoya a los otros niveles administrativos, en la prestacin de servicios, en forma oportuna y eficiente. Nivel operativo

Constituye el nivel ms importante de la empresa y es el responsable directo de la ejecucin de las actividades bsicas de la empresa, siendo el pilar de la produccin y comercializacin. Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de las actividades encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar autoridad, ms no responsabilidad. Coordinaciones

Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar autoridad, ms no responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de departamentos independientes para perseguir las metas de la organizacin con eficacia. El grado de coordinacin depender de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades

Cuando el intercambio de informacin es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interaccin entre departamentos o secciones. Un grado importante de coordinacin con toda probabilidad beneficiar un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, Puestos operativos

Es la parte fundamental en la produccin o realizacin de tareas primarias y/o. No tiene autoridad ni delega responsabilidad. Organigrama Se define como la agrupacin de la organizacin mediante la

representacin grfica de la estructura, las interrelaciones, obligaciones y autoridad para visualizar la agrupacin detallada dentro de ella. Tipos de organigrama Vertical: Muestra las jerarquas segn una pirmide, de arriba abajo. Horizontal: Muestra las jerarquas de izquierda a derecha. Mixto: Es una combinacin entre el horizontal y el vertical. Circular: La autoridad mxima est en el centro, y alrededor de ella se forman crculos concntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes. Escalar: Se usan sangras para sealar la autoridad, cuanto mayor es la sangra, menor es la autoridad de ese cargo. Tabular: Es prcticamente escalar, solo que el tabular no lleva lneas que unen los mandos de autoridad.

Se entiende por organigrama a la representacin grfica de la organizacin de una entidad, empresa o actividad. A partir de este se puede presentar informacin general sobre las caractersticas de la empresa as como tambin realizar un anlisis de su estructura organizacional. Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos. Algunos de ellos son: - Segn su naturaleza: Microadministrativos: pertenecen a una sola organizacin, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: son la representacin grfica de ms de una entidad.

Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

- Segn el mbito: Generales: aqu se representa a una cierta organizacin en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Especficos: representan a un departamento o rea puntual de la entidad y cmo este se organiza.

- Segn la presentacin: Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante lneas horizontales y las jerarquas se ordena en columnas.

Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquas se despliegan de manera escalonada. escalonada.

Mixtos: estos son una combinacin de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.

- Segn el contenido: Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerrquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

Funcionales: a los elementos de los integrales se le agrega una resea de las funciones ms importantes de cada rea.

De puestos, plazas y unidades: en estos se seala qu puestos se necesitan para cada unidad, el nmero de plazas que existen y que se requieren. A veces incluyen los nombres de quienes integran las plazas.

Ventajas y Desventajas de los Organigramas Ventajas Al ser una representacin grfica, de un vistazo podemos ver cmo est compuesta la organizacin, los distintos niveles de jerarqua que existen en ella y las maneras en que se relacionan formalmente. Esta informacin debe ser compartida con todo el equipo de trabajo. Se puede aplicar a cualquier tipo de organizacin: un partido poltico, un pequeo grupo de personas que desarrolla un proyecto comunitario, una pyme, una multinacional, entre otras cosas. Al hacer el primer diagrama y comparar "lo que es" con "lo que debera ser" se notan a primera vista los errores e incongruencias y pueden ser tomadas decisiones importantes al mismo tiempo que se va dibujando el diagrama.

Permite establecer cierto orden dentro de la organizacin, sobre todo relacionado con las lneas de mando, es decir, a quin cada persona debera rendir cuentas y sobre quines puede influir.

Permite definir mejor las funciones de cada miembro de la organizacin. Facilita el trabajo en equipo y evita la duplicacin de tareas o la "mltiple jefatura" (una persona que debe rendir cuentas a muchos jefes a la vez), entre otras cosas.

Unida a la planificacin estratgica (misin, visin, valores y objetivos a largo plazo), sirve para llevar a la prctica los planes y obtener resultados.

Desventajas Cuando una persona o grupo disea un organigrama, tiene la tendencia de disear "lo que es" o "cmo funcionan las cosas" y no cmo "debera ser o funcionar" la organizacin.

Se representan las relaciones formales entre las distintas funciones y departamentos, no as las relaciones informales que existen entre ellas y que afectan tambin a la eficiencia, nivel de pertenencia, adhesin y compromiso de los miembros de la organizacin.

Las dimensiones que puede tener la organizacin pueden dificultar la representacin grfica de la misma. Por ejemplo, a una empresa pequea, le es difcil disear su organigrama, porque solamente ve reflejadas las personas que trabajan en ella y no las funciones que se desarrollan en la misma.

Cuando la organizacin es chica, muchas veces una persona realiza dos a cuatro funciones ella misma. Por otro lado, una organizacin grande presenta diseos complejos que, a menudo, deben ser simplificados o fraccionados para ser mejor entendidos visualmente.

No indica cunta autoridad tiene cada cargo. Por ejemplo, dentro de una misma lnea de jerarqua (gerencia de produccin, gerencia de comercializacin, gerencia administrativa y gerencia de recursos humanos), pueden existir ciertos puestos que gozan de mayor autoridad frente a otros y, por lo tanto, de mayor poder.

Si bien es una herramienta flexible, muchas veces se diagrama el organigrama y este queda all. * Se realizan cambios en la

planificacin estratgica de la empresa y en su estructura, y el organigrama queda olvidado como herramienta. No se actualiza y pierde su vigencia y efectividad de reflejar cmo debe funcionar la organizacin. Algunos lo utilizan como un elemento decorativo o lo diagraman porque es un requisito para cumplir con cierta norma o solicitud.

Si la persona que diagrama el organigrama no conoce el mecanismo para hacerlo y el lenguaje simblico que tiene el mismo, puede representar un diseo equivocado de la realidad. Adems, como la mayora de las personas que miran un organigrama no conocen este "lenguaje", no pueden apreciar la diferencia entre un organigrama bien hecho y uno que contiene errores de formato.

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