10 PASSOS PARA

UMA REUNIO MAIS PRODUTIVA

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Sumrio
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Introduo Marque com antecedncia Estabelea incio e fim Faa uma pauta prvia Faa a pauta completa Priorize participaes Sugira que desliguem o celular Evite entrar em detalhes prticos Estimule a participao equilibrada Deixe assuntos extras para outra reunio Faa uma ata
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introduo
Reunies
so momentos preciosos e importantes para o andamento de um projeto. No entanto, so tambm ralos por onde escoam a produtividade da equipe e a sua. Sempre tem a pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela que monopoliza a discusso e no d oportunidade aos outros darem sua opinio. O tempo das pessoas envolvidas em reunies custa muito caro, especialmente quando envolve a diretoria. preciso botar esse custo na ponta do lpis para comprovar a necessidade de encontros mais objetivos. Entendemos que reunies so um mal necessrio. Para melhor aproveitamento delas, vamos listar 10 passos para tornar esses encontros mais produtivos.
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introduo
Antes de tudo, analise se a reunio realmente necessria. Em alguns casos, um simples e-mail ou contato por telefone pode resolver. Em tempos de facilidade de uso dos comunicadores gratuitos distncia via web (Google Hangout, Skype, etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for imprescindvel, sugerimos um planejamento prvio e uma coordenao atenta, para que os assuntos sejam discutidos em ordem de prioridade, e no de polmica que gera. Vamos aos 10 passos:
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1. Marque com antecedncia

No adianta marcar uma reunio para daqui a meia hora. Os envolvidos no tero tempo de se preparar e o encontro, provavelmente, ser improdutivo.

D tempo para que os participantes tomem cincia da pauta para que possam contribuir presencialmente.
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2. Estabelea incio e fim

Geralmente, as reunies tm horrio para comear, mas no para acabar. O papo se estende e, quando voc se d conta, Foram para o ralo horas preciosas de sua equipe. Deixe claro no agendamento do encontro qual o horrio previsto para encerrar a reunio. A pauta deve ser pensada para se encaixar entre uma atividade e outra. Com prazo para terminar, as pessoas internalizam a necessidade de ser mais objetivas.
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3. Faa uma pauta prvia

Identificada a necessidade da reunio, faa uma lista simples
dos assuntos que sero discutidos em grupo e trace um objetivo para o encontro. Pode ser comunicar uma alterao, fazer brainstorming ou tomar uma deciso. No precisa entrar em muitos detalhes nesse momento. A pauta prvia serve para que os convidados a participar saibam do que se trata, analisem a importncia D tempo para que os participantes tomem cincia da de estarem presentes, pauta para que possam contribuir presencialmente. verifiquem em suas agendas a possibilidade de comparecimento e se www.projectbuilder.com.br preparem para o debate.

4. Faa a pauta completa

Com todos os confirmados, agora possvel fazer uma pauta mais detalhada. Acrescente as sugestes de assuntos que os convidados tenham enviado, se for o caso. Faa a lista dos participantes, d o horrio de incio e fim e informe o local. Caso seja um lugar novo, esclarea como chegar ou d referncias e dicas de onde estacionar, por exemplo. Recomende que as pessoas cheguem minutos antes para evitar atrasos. Importante: sempre comece a reunio no horrio agendado. Isso educa os atrasadinhos a no repetir o comportamento.
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5. Priorize participaes
Em determinadas reunies, nem todos os convidados precisam estar presentes durante todo o perodo do encontro. s vezes, s interessa um ponto ou outro. Com a pauta bem desenhada, voc pode convidar e dispensar pessoas de momentos em que no so necessrias. Quanto mais gente envolvida, maior a complexidade da discusso. Evite perdas de tempo com debates infrutferos. Priorize a participao de quem est diretamente envolvido no assunto. H casos em que a leitura da ata j basta para o entendimento do que foi decidido. Importante: no exclua os tcnicos para que a diretoria no tome decises fora da realidade prtica do negcio.
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6. Sugira que desliguem o celular

As reunies tm tanta fama de ser improdutivas que bastante comum as pessoas levarem seus celulares para tratar de outros assuntos alheios ao encontro presencial em que esto. Isso uma perda de tempo absurda, alm de ser deselegante com os outros. Se o grupo decidiu reunir-se, de bom tom que todos estejam concentrados naquela atividade. Claro que no d para contar apenas com o bom senso. Ento deixe claras as regras logo de incio: pode atender o celular ou no, prefervel deixar o aparelho desligado, ou somente o envio de mensagens permitido. Esclarea que para o bem de todos.
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7. Evite entrar em detalhes prticos

Logo aps a tomada de uma deciso, bastante tentador para os tcnicos discutir como ser feita a implantao. No fuja da pauta! Se o objetivo da reunio era discutir o que fazer e no como fazer, esclarea educadamente aos participantes e agende uma prxima reunio para detalhar o assunto. Mas no deixe que a empolgao tome conta, ou vocs no vero o fim do encontro to cedo.

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8. Estimule a participao equilibrada

Por questo de caractersticas pessoais, uns gostam de falar mais e outros no se sentem to vontade para dar sua opinio. Fique atento ao andamento do debate.

Evite que pessoas dominem a discusso e estimule que os mais calados contribuam com seus pontos de vista. Procure equilibrar a conversa.
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9.

Deixe assuntos extras para outra reunio

A dinmica do encontro possibilita que apaream outros assuntos que no estavam previstos anteriormente na pauta. Mesmo que sejam bastante pertinentes e envolvam diretamente os participantes da reunio, no fuja da pauta. Agende para um outro momento a discusso sobre os assuntos que surgiram.
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10. Faa uma ata

No preciosismo. Fazer atas de reunies de suma importncia para que o encontro presencial vire um documento que possa balizar aes e ser comunicado aos que no estavam presentes. Voc ficar agradecido por ter esse registro. Tenha um secretrio da reunio. Pode ser um dos presentes ou um convidado especfico para isso. Ele deve: acompanhar a pauta, anotar as decises e comunicar aos presentes seus registros ao final, se possvel. Defina se a ata ser assinada pelos participantes, se ser divulgada ou no. Um modelo interessante de ata contm as seguintes partes: assunto; objetivo ou motivo; informaes de data, hora e local; participantes; itens discutidos, encaminhamentos e responsabilidades.
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