Manual Supervision

MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Septiembre de 2012
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DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y CONTRACTUAL 42 B 52 - 106 Piso 10, oficina 1015 - Tels: (4) 3839013/3839008 Centro Administrativo Dptal Jos Mara Crdova (La Alpujarra) Medelln - Colombia - Suramrica
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA GOBERNACIN
DECRETO NM ERO 2302 DE 2012 (13 de septiembre) POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA PARA EL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA, en uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas en la Constitucin Poltica, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 0734 de 2012, y
CONSIDERANDO
1. Que el desarrollo de la actividad contractual del Departamento de Antioquia, debe ceirse a los postulados consignados en la Constitucin Poltica, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, y las dems normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, correspondindole al Gobernador dirigir la accin administrativa y asegurar el cumplimiento de los fines de la contratacin estatal, adoptando las medidas necesarias para el ejercicio de la vigilancia y control de la ejecucin y cumplimiento de los contratos. 2. Que el artculo 8.1.11 del Decreto 0734 de 2012, establece que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica debern contar con un manual de contratacin, en el que se sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. 3. Que el artculo 209 de la Constitucin Poltica establece que la funcin administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. 4. Que la Ley 1474 de 2011 dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica, introduciendo importantes cambios relacionados con
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la Contratacin Estatal, en particular los asuntos que tienen que ver con las labores propias de los Supervisores e Interventores de los contratos estatales, suscritos tanto con particulares como con entidades y personas jurdicas de derecho pblico y privado. 5. Que efectuada una encuesta a los Supervisores, la misma arroj como diagnstico el desconocimiento de la existencia de un manual o reglamento de su actividad, as como de los procedimientos incorporados dentro del Sistema Integrado de Gestin, lo cual se refleja en inobservancia del diligenciamiento de las evidencias de los actos propios de su funcin. 6. Que las actividades desempeadas por los Supervisores e Interventores de los Contratos Estatales, son fundamentales en la direccin general y en el ejercicio del control y la vigilancia de la ejecucin de los contratos, con miras a garantizar el cumplimiento de la misin institucional, la continua y eficiente prestacin de los servicios y actividades que le son propias, es por ello que el presente manual es de obligatorio cumplimiento en los contratos celebrados por el Departamento de Antioquia, tanto con particulares como con entes y personas jurdicas de derecho pblico y privado. 7. Que se hace necesario estructurar un documento gua, que sirva de referencia para ilustrar de manera ptima a todos los comprometidos en la contratacin del Departamento de Antioquia, articulando la actividad de Supervisin e Interventora con el Sistema Integrado de Gestin. En mrito de lo expuesto, EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA, DECRETA ARTCULO PRIMERO. ADOPCIN DEL MANUAL. Adoptar el Manual de Supervisin e Interventora, el cual rige para todos los contratos que suscriba el Departamento de Antioquia, en calidad de contratante o contratista, para funcionarios y particulares que se desempeen como Supervisores o Interventores, cuyo texto se anexa formando parte integral del presente decreto. PARGRAFO: El presente Manual, deber incorporarse al Sistema Integrado de Gestin, previo agotamiento del procedimiento previsto para tal fin. ARTCULO SEGUNDO. MBITO DE APLICACIN. Las disposiciones del presente decreto aplican para todos los contratos que adelanten las distintas dependencias y organismos del Departamento de Antioquia. ARTCULO TERCERO. PUBLICACIN. El presente decreto ser publicado en Intranet institucional, en la pgina Web del Departamento de Antioquia www.antioquia.gov.co y en la Gaceta Departamental.
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ARTCULO CUARTO. DEROGATORIA. Dergase el Decreto N 2133 del 27 de agosto de 2009 y las disposiciones que le sean contrarias. ARTCULO QUINTO. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. Dado en Medelln a los 13 das del mes de septiembre.
PUBLQUESE Y CMPLASE
SERGIO FAJARDO VALDERRAMA Gobernador de Antioquia
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MANUAL DE SUPERVISIN E INTERVENTORA
1. GENERALIDADES
PRINCIPIOS DE LA FUNCIN ADMINISTRATIVA Art. 209 C.N
Principio de Responsabilidad
Principio de transparencia en la ejecucin contractual: Lucha contra la corrupcin
Cumplimiento de los fines de la contratacin, vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del contrato
2. MODELO GERENCIAL EN SUPERVISIN E INTERVENTORA El Modelo Gerencial en Supervisin y/o Interventora consiste en la implementacin de una estrategia gerencial que integra: la capacitacin y acompaamiento del Supervisor (Interventor Interno), la reorganizacin de las actividades dentro del proceso de Adquisiciones (ciclo PHVA), la implementacin de una estructura adecuada a las necesidades de la organizacin, la construccin de un plan, la automatizacin de las actividades, la actualizacin del manual y el fortalecimiento al seguimiento y control de ejecucin de los contratos.
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3. APLICACIN El presente manual de supervisin e interventora tiene como objetivo principal, servir de herramienta de trabajo a las personas naturales o jurdicas que ejercen las labores de supervisin e interventora de los diferentes contratos celebrados por el Departamento de Antioquia. Aplicarlo en debida forma contribuye a garantizar la calidad de los productos, bienes, obras y/o servicios contratados por el Departamento. El presente manual es un documento dinmico, susceptible y accesible a los cambios y modificaciones que se puedan desprender de correcciones, observaciones, normas y ajustes a las polticas institucionales, dentro de los estndares de calidad.
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4. FINALIDAD DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA De conformidad con lo establecido por el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, el objetivo de la supervisin e interventora en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y tutelar la transparencia de la actividad contractual. La supervisin e interventora contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.
Direccin general y responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecucin del contrato
Vigilancia permanente de la correcta ejecucin del objeto contratado
SUPERVISIN E INTERVENTORA
4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA La interventora, implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones, la interventora debe ser consecuente con sus objetivos principales: Absolver: En cuanto a este objetivo y en virtud del principio de inmediacin, la interventora es la encargada de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecucin de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicacin entre las partes, el contratista no puede ser totalmente autnomo y la entidad no se puede desentender del desarrollo de la obra o del servicio. Colaborar: La interventora y el contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden tcnico, jurdico, administrativo y financiero. El supervisor/interventor en consecuencia desarrollar mejor su funcin integrndose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades especficas o prdida de su autonoma e independencia frente al contratista.
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Controlar: Este objetivo es el ms importante y se logra por medio de una labor de inspeccin, asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del desarrollo del contrato si la ejecucin se ajusta a lo pactado. Exigir: En la medida que la funcin de la interventora encuentre que en desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas pactadas, adquiere la obligacin, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfaccin de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de voluntades y las garantas ofrecidas para asegurar el cumplimiento. Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no est destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la interventora logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluacin previa a la iniciacin de las obras. Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el supervisor/interventor pide al contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato. Esta facultad la ejerce tambin cuando solicita la imposicin de una sancin por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prrroga, modificacin o adicin contractual, entre otros temas. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicacin de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado y solucin de problemas. 5. DESIGNACIN DE LA SUPERVISIN Y/O INTERVENTORA La designacin del supervisor y/o interventor le corresponde al ordenador del gasto de la dependencia correspondiente de la Gobernacin de Antioquia y se establecer mediante oficio, determinando el alcance, funciones y el grado de responsabilidad como consecuencia de su inobservancia.
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6. CONCEPTO SUPERVISIN Seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por el respectivo organismo con delegacin para contratar, cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisin, la entidad estatal podr contratar personal de apoyo, a travs de los contratos de prestacin de servicios profesionales que sean requeridos. INTERVENTORA Seguimiento tcnico que realiza una persona natural o jurdica sobre el cumplimiento del contrato, contratada para tal fin por el Departamento cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la dependencia contratante lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico, financiero, contable y jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.
Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones de supervisin e interventora. Sin embargo, el Departamento puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la entidad a travs del supervisor. En todo caso, el contrato de interventora debe ser supervisado directamente por la entidad estatal. 7. OBLIGATORIEDAD INTERVENTORA DE CONTAR CON SUPERVISIN Y/O
Las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, segn corresponda. De conformidad con lo establecido por el numeral 1 inciso segundo del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, en los contratos de obra pblica que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitacin, la interventora
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deber ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista. Para los contratos, diferentes a los de obra pblica adelantados por medio de licitacin pblica, cuyo valor supere la menor cuanta de la entidad, con independencia de la modalidad de seleccin, en los estudios previos, el Comit Asesor y Evaluador deber pronunciarse sobre la necesidad de contar con interventora, conforme a lo consagrado por el pargrafo 1 del artculo 83 de la Ley 1474 de 2011. En general todos los contratos que suscriba el Departamento deben contar con supervisin o interventora segn corresponda, independientemente del rgimen bajo el cual se suscriban. 8. PERFIL DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR La designacin del supervisor y/o interventor debe recaer en una persona natural o jurdica idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado segn el objeto del contrato que requiere la coordinacin, control y verificacin. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al supervisor y/o interventor, deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, cuente con la disponibilidad y logstica necesaria para desarrollar las funciones, actividades y labores propias de la interventora, as como la naturaleza del objeto contractual, la cuanta y el numero de supervisiones asignadas, entre otros. 9. MODALIDADES: La supervisin y/o interventora puede ser interna o externa: Interna: Cuando las actividades propias de la supervisin se ejercen directamente por los servidores pblicos del Departamento de Antioquia. La designacin se informar por escrito a quien habr de ejercerla, sealando las funciones que ello conlleva y las consecuencias que se derivan de la misma. Externa: Cuando las actividades propias de la interventora son ejercidas por personas naturales o jurdicas contratadas por el Departamento de Antioquia. El contrato de consultora por medio del cual se contratan los servicios de un interventor externo, para su inspeccin, vigilancia y control debe contar a su vez con un supervisor interno designado por la entidad.
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10. PLAN DE SUPERVISIN E INTERVENTORA El plan de supervisin e interventora es un instrumento de poltica que permite conocer con anticipacin las clases y tipos de interventora y/o supervisin, los perfiles requeridos, las cargas de trabajo y los costos de la interventora en los procesos de contratacin plasmados en el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica institucional, a fin de poder planear y controlar el seguimiento a la ejecucin de los contratos. 10.1. Objetivos del Plan de Supervisin e Interventora
Disminuir la improvisacin: La supervisin y/o interventora no ser ms esa actividad endilgada de manera coyuntural al servidor, mediante este plan se har una actividad organizada y presupuestada. Asegurar la calidad de la ejecucin de los contratos: Uno de los elementos ms importantes en la elaboracin del plan de supervisin e interventora ser la idoneidad con la cual se designe el interventor y/o supervisor, asegurando con esto la ejecucin contractual y presupuestal. Realizar una distribucin equitativa de responsabilidades: Mediante una planificacin de la actividad de supervisin y/o interventora se ajustarn las cargas laborales de los servidores. Incluir en la formulacin de los proyectos de inversin y funcionamiento, las partidas presupuestales para cubrir los costos de las interventoras.
OBJETIVOS
Con el cumplimento de estos objetivos se fortalece el seguimiento y control a la ejecucin de los contratos y se asegura la calidad de los bienes o servicios recibidos. 10.2. Elaboracin La formulacin del plan de supervisin e interventora se hace de manera simultnea con el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica e involucra el mismo equipo de trabajo en su elaboracin. TIPOS DE INTERVENTORA 1. TIPO A: Para contratos superiores a 1.000 SMMLV y/o cuyo objeto sea complejo, la cual de acuerdo con la necesidad puede ser:
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Interventora integral: cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, financiero, tcnico, jurdico y contable. A su vez el contrato de interventora ser supervisado directamente por la entidad estatal. Interventora tcnica: cuando se requiera un conocimiento especializado se podr contratar el seguimiento tcnico, y se contar con un supervisor por parte de la entidad que a su vez podr apoyarse en un equipo de trabajo interdisciplinario (contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin), para realizar el seguimiento administrativo, contable, financiero y jurdico. 2. TIPO B: Para contratos entre 100 SMMLV y 1.000 SMMLV y/o cuyo objeto sea de mediana complejidad, la cual de acuerdo con la necesidad puede ser: Interventora tcnica cuando se requiera un conocimiento especializado se podr contratar el seguimiento tcnico, y se contar con un supervisor por parte de la entidad para realizar el seguimiento administrativo, contable, financiero y jurdico. Supervisin colegiada: requiere varios funcionarios con calidad de supervisores para el seguimiento tcnico, jurdico, contable y financiero. El seguimiento administrativo corresponder al funcionario que hace las veces de coordinador del equipo. 3. TIPO C: Para contratos de mnima cuanta y/o cuyo objeto sea de baja complejidad. Se requiere nicamente de un supervisor que debe ser un funcionario de planta. 10.3. Anlisis Una vez elaborados los planes por cada una de las dependencias y revisados por los ordenadores del gasto, en el mbito de sus respectivas competencias, le corresponde a la Subsecretara Logstica consolidar el plan de supervisin e interventora de la entidad.
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10.4. Adopcin
El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin validar y adoptar el plan institucional de supervisin e interventora previamente consolidado por la Subsecretara Logstica de la Secretara General. El referido Comit evaluar y recomendar las modificaciones al mismo. Ser responsabilidad de cada ordenador del gasto, adoptar y/o efectuar las modificaciones a los planes especficos.
10.5. Evaluacin y seguimiento
La evaluacin del plan de supervisin e interventora se har de manera peridica de acuerdo con lo establecido en las normas internas emitidas por el Departamento Administrativo de Planeacin. El seguimiento debe hacerse en sesin del Comit Asesor de Supervisin e Interventora, y posteriormente enviarse a travs de la Subsecretara Logstica al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, tal como lo establecen los Decretos Departamentales 008 y 009 de 2012.
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11. LINEAMIENTOS GENERALES La comunicacin entre el supervisor/interventor y el contratista, y de ste ltimo, con el supervisor y/o interventor, es absolutamente formal, es decir siempre, deber constar por escrito y debe estar debidamente radicada en el Archivo Central del Departamento de Antioquia. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los hay. Adems deben estar acompaados de sus soportes y estar archivados en la carpeta del contrato que para el efecto lleve el Archivo de Gestin del respectivo organismo, en forma secuencial, foliados y registrados, excepto los originales de los documentos que sean soporte para pago, los que reposarn en la Direccin de Contabilidad. El supervisor y/o interventor revisar que los sitios de entrega de elementos, y ubicacin de materiales, localizaciones, etc., corresponda al sealado en los pliegos de condiciones. Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, sern elaboradas por el supervisor y/o interventor, y sern suscritas por l, el contratista y el ordenador del gasto (cuando as sea requerido). Las actas sern numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo da en que sucede el evento. En ningn caso el supervisor y/o interventor podr suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificacin de cantidades, cambio de especificaciones, aprobacin de tems y fijacin de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificacin de su valor, plazo u objeto del contrato. Cuando sea preciso la adicin del valor contractual, se deber gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la correspondiente modificacin del valor, para su posterior recomendacin en el Comit Interno de Contratacin y de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, acorde con lo dispuesto por el Decreto Departamental N 0008 de 2012. En todo caso, la Adicin debe ser suscrita por el Ordenador del Gasto. Para las adiciones en valor debe darse estricto cumplimiento a lo regulado por el pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993, esto es,
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los contratos no podrn adicionarse en ms del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado ste en salarios mnimos legales mensuales, salvo en el evento previsto por el inciso primero del artculo 85 de la Ley 1474 de 2011, que seala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de vigilancia, el contrato de interventora podr ajustarse sin que resulte aplicable la limitacin prevista por la citada norma. Para efectos de determinar si se observa o no el tope mximo legal de la adicin, bastar con traducir el valor del contrato inicial a salarios mnimos legales mensuales vigentes para la fecha en que se celebr el contrato, pues este ltimo es el criterio adoptado por el artculo 24 de la Ley 80 de 1993. Vale decir entonces, que la adicin no se har en trminos del valor del contrato, sino de los salarios mnimos a que ascenda este; significa ello que el tope mximo de la adicin, no est dado por el valor del contrato, sino por su conversin a salarios mnimos legales mensuales vigentes para la poca en que se efecta la adicin, siendo esa la razn por la cual, en ocasiones la adicin puede superar el 50% del valor contable del contrato inicial. Aquellos contratos que se suscriban en virtud de la Ley 1508 de 2012, por la cual se establece el rgimen jurdico de las Asociaciones Pblico Privadas, las adiciones no podrn superar el veinte por ciento (20%) del valor del contrato originalmente pactado. (Artculo 13). En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor y/o interventor dar traslado de las peticiones al Ordenador del Gasto para decidir conjuntamente al respecto, dentro de sus competencias legales y contractuales. El supervisor y/o interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio. Los recibos parciales del objeto contratado, se consideran realizados a satisfaccin; por lo tanto, el supervisor y/o interventor es responsable frente al Departamento de Antioquia por los recibos que realice, sin eximir al contratista de sus responsabilidades, por los daos o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o en todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial. En todos los contratos de tracto sucesivo, (aquellos cuya ejecucin se prolongue en el tiempo y en los dems que lo requieran), se suscribirn
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actas de iniciacin, terminacin, recibo definitivo y liquidacin. En los contratos de compraventa slo se requiere la orden de pedido y el acta de recibo en la que conste que ste se dio a satisfaccin. De conformidad con el artculo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, en los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin no ser obligatoria la liquidacin. Reajuste de precios: Dicha figura surge con ocasin a aquellos contratos de tracto sucesivo o de ejecucin diferida (especialmente mediana o larga duracin), en razn de que se presentan eventos como la inflacin o la devaluacin, y donde nicamente por el transcurso del tiempo podra presentarse un incremento en el valor de las variables o rubros que conforman los precios unitarios, siendo afectados de tal manera que el contratista va a incurrir en mayores costos de los presupuestados en un inicio, cuando present su oferta y donde en el momento de ejecutar el contrato, los materiales, equipos y mano de obra no tendrn el mismo valor al de la fecha en que se present el estudio de mercado (presupuesto), donde se analiz y calcul los costos de sta. As las cosas, y siendo sta una situacin previsible para las partes, se hace necesario incluir en el contrato frmulas, mediante las cuales con la respectiva revisin, se pueden reajustar dichos precios unitarios, observando las variaciones de sus componentes en el mercado de manera que correspondan con la realidad.1 El supervisor y/o interventor deber promover, impulsar y atender la participacin ciudadana, recibiendo la informacin suministrada a travs de este medio y trasmitindola para un mejor desarrollo de los proyectos. Informar oportunamente al ordenador del gasto, los atrasos que puedan dar origen a la aplicacin de sanciones, segn lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicacin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al procedimiento establecido por el artculo 86 de la Ley 1474 de 2010, con el apoyo de un servidor pblico abogado, para llevar a cabo la audiencia. En todo caso la interventora debe elaborar un informe, estableciendo y justificando su concepto.
Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Seccin Tercera, Subseccin B, Consejero Ponente: Danilo Rojas Betancourth. Radicacin nmero: 66001-23-31-000-1993-03387-01(16371), 29 de febrero de 2012. Calle DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y CONTRACTUAL 42 B 52 - 106 Piso 10, oficina 1015 - Tels: (4) 3839013/3839008 Centro Administrativo Dptal Jos Mara Crdova (La Alpujarra) Medelln - Colombia - Suramrica
Controlar la vigencia de las garantas, cuando stas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales. Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones. Apoyar al abogado de la dependencia responsable del contrato o delegado de la Direccin de Procesos y Reclamaciones de la Subsecretara Jurdica, en la atencin de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliacin y demandas, que se originen con ocasin del contrato objeto de supervisin y/o interventora, presentando los informes que se le requieran, as como los soportes documentales necesarios para fundamentar la decisin que adopte la Entidad, con el apoyo del Comit Asesor en Interventora en la Administracin Departamental, en la forma dispuesta por el Decreto N 0009 de 2012. Adelantar los trmites necesarios para la liquidacin del contrato dentro del trmino pactado en el mismo. Si se vence el plazo para la liquidacin bilateral y posteriormente unilateral, el interventor y/o supervisor debe solicitar a la Direccin de Procesos y Reclamaciones de la Subsecretara Jurdica la liquidacin por va judicial. La ausencia de realizacin y suscripcin del acta de liquidacin del contrato en el plazo previsto en el mismo, o en su defecto, en el sealado en la ley, genera acciones disciplinarias y las dems acciones legales pertinentes. El supervisor y/o interventor deber verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se estipule en el contrato. El supervisor y/o interventor deber verificar que en la carpeta del contrato se encuentren como mnimo los siguientes documentos, siempre y cuando apliquen: a) b) c) d) e) f) g) Contrato debidamente legalizado, con todos sus antecedentes. Cronograma de actividades. Garantas del contrato. Auto aprobatorio de las garantas contractuales. Acta de inicio. Actas de suspensin y reiniciacin, cuando sea del caso. Comunicaciones a la Compaa Aseguradora o al Garante, sobre el inicio del contrato, o la suspensin o reinicio del mismo. h) Documentos soporte de prrroga, adicin o modificacin del contrato. i) Documentos soporte de la autorizacin de trabajos o actividades adicionales.
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j) Informes de supervisin y/o interventora. k) Informes de ejecucin del contratista de acuerdo con la periodicidad pactada en el contrato. l) Recibos tcnicos por parte de las autoridades respectivas Secretaras de Planeacin, Obras Pblicas, Empresas de Servicios Pblicos Domiciliarios, Curaduras y dems, segn sea el caso. m) Acta de entrega y recibo final. n) Acta de Liquidacin. o) Dems documentos relacionados con la ejecucin del contrato que se consideren importantes a juicio del supervisor y/o interventor. NOTA: Sobre las actas de recibo de contratos de obra y en cumplimiento del mandato legal o contractual, se deben calcular los efectos presentados en el valor de las obras ejecutadas por causa de las variaciones de los costos de los insumos de la construccin dentro de los procesos inflacionarios de la economa. Normalmente se calculan con base en frmulas o procesos matemticos estipulados contractualmente con miras a restablecer el equilibrio o ecuacin contractual. Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas en el curso de la ejecucin del contrato a la mayor brevedad posible, evitando que se configure el silencio administrativo positivo previsto por el artculo 25 numeral 16 de la Ley 80 de 1993 y de las sanciones que ello conlleva. El supervisor y/o interventor realizar evaluacin previa a la finalizacin de los trabajos, bienes y/o servicios, e indicar al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el perodo restante para el vencimiento del plazo contractual. Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada, memorias y/o manuales de operacin, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de Interventora. Exigir al contratista al finalizar la obra o la ejecucin del contrato, adecuar la pliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, segn el caso, ampliacin de la pliza de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobacin por parte del servidor que desempee el rol jurdico, previa suscripcin del acta de liquidacin del contrato.
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En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse dentro del trmino sealado en el pliego de condiciones o en el contrato. Corresponde al supervisor y/o interventor, segn sea el caso, realizar la confrontacin de la obra, del bien o servicio que recibe, con respecto a lo contratado, respondiendo por las irregularidades presentadas. Recibo de las obras, bienes y servicios: El supervisor/interventor deber recibir y aceptar las obras, los bienes y servicios contratados, de conformidad con las especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, y dentro de los trminos all sealados. Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio. Informar a la Compaa Aseguradora o Garante cualquier modificacin que sufra el contrato y vare las condiciones del riesgo: Notificar por escrito al asegurador los hechos o circunstancias no previsibles que sobrevengan con posterioridad a la celebracin del contrato y que, conforme al criterio consignado en el inciso primero del artculo 1058, del Cdigo de Comercio signifiquen agravacin del riesgo o variacin de su identidad local. (Artculo 1060 C.Cio). Prestar apoyo al contratista orientndolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informndolo sobre los trmites, procedimientos y reglamentos internos del Departamento de Antioquia. Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecucin aprobado. Para lograr la ejecucin oportuna del proyecto, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, exigir al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo con el contratista Llevar un registro de las novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante la ejecucin del contrato y recomendar los ajustes necesarios. Elaborar y presentar al ordenador del gasto, los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecucin.
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Imprevistos o Gastos Contingentes: Se deben atender las directrices establecidas en el Decreto Departamental nmero 1699 del 16 de julio de 2012, el cual crea el Comit de Reclamaciones Contractuales, cuya funcin consiste en dirimir de manera gil y oportuna las situaciones tendientes a restablecer el equilibrio econmico, as como las reclamaciones por la causacin de posibles imprevistos que se puedan presentar en el desarrollo de la actividad contractual hasta la etapa de liquidacin del contrato. De conformidad con el decreto sealado y siguiendo las pautas all establecidas, le corresponde al Comit Interno de Contratacin acompaado por el supervisor y/o interventor, analizar la reclamacin realizada por el contratista y el informe que sobre sta presenta el supervisor y/o interventor. Una vez se estudie el asunto en cuestin, el Comit Interno recomendar al ordenador del gasto la posicin que se debe asumir sobre la procedencia o no de la reclamacin presentada. Le corresponder al lder gestor en contratacin la remisin de la reclamacin con todos los documentos soportes y el acta del Comit Interno de Contratacin con el visto bueno del ordenador del gasto al secretario tcnico del Comit de Reclamaciones Contractuales para que a su vez se agende el tema y se cite al Comit para su estudio. Exigir para la ejecucin del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estn conformes con las normas y especificaciones establecidas en los pliegos de condiciones. De igual forma debe verificar que el contratista suministre la marca ofrecida y no permitir cambios sin su autorizacin. Reportar los daos que aparezcan en los trabajos ejecutados, sealando sus causas; ordenar la suspensin temporal de los trabajos que se estn ejecutando en forma irregular, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato. Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deber analizar y conceptuar sobre las alternativas de solucin propuestas, a efectos de que sean aprobadas por el Departamento de Antioquia. Cuando se requiera el cambio del supervisor y/o interventor, deber proceder a suscribirse un acta de entrega, suscrita por el supervisor/interventor saliente y el entrante, en la que se consignarn todos los aspectos tcnicos, econmicos, jurdicos, sociales y dems de relevancia en la ejecucin contractual.
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El supervisor y/o interventor, segn sea el caso, deber hacer entrega de toda la documentacin correspondiente del contrato al ordenador del gasto para su correspondiente archivo. Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, tcnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, ser reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y tcnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisin y/o interventora del contrato. Verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas del proyecto. Para tal efecto ordenar todos los anlisis, ensayos y pruebas de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topogrficos y dems que considere necesarios para establecer exactamente las condiciones tcnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobacin si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos. Verificar que el contratista realice la obra con el equipo y maquinaria que relacion en su propuesta, el cual deber encontrarse en perfecto estado de funcionamiento y exigir el cambio del mismo, en caso de que no cumpla, por uno de iguales o superiores caractersticas. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra, previniendo accidentes para quienes all laboran y de quienes ocasionalmente transiten en los alrededores de la obra. Constatar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos profesionales (ARP) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. Para lo cual deber tener en cuenta, en los contratos de prestacin de servicios, que cuando el contratista perciba ingresos por varios contratos, deber cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningn caso el ingreso base de cotizacin sea inferior a un salario mnimo mensual vigente ni superior a veinticinco salarios mnimos mensuales vigentes. As mismo, en caso de que el trmino del contrato de prestacin de servicios sea superior a un (1) mes, es obligatoria la afiliacin al sistema de riesgos profesionales; su afiliacin estar a cargo del contratante y el pago a cargo del contratista. En cuanto a los contratos que suponen
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actividades denominadas de alto riesgo, la afiliacin y el pago correr por cuenta del contratante, as lo dispuso la Ley 1562 de 2012, Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional. Para la autorizacin del ltimo pago pactado, el contratista deber aportar los certificados de paz y salvo del personal que utiliz para su desarrollo. En aquellos contratos en los cuales el contratista deba utilizar personal, al momento de elaborar al acta de inicio, deber consignar una relacin del personal que se destinar por parte del contratista, su remuneracin y constancias de afiliacin a la seguridad social. Velar por la seguridad y conservacin de los productos generados en los contratos de consultora. Informar a la Direccin de Adquisiciones, Bienes y Seguros el recibo de bienes, para su correspondiente incorporacin en el inventario del Departamento, marcacin y aseguramiento si es el caso. Velar porque una vez terminado el plazo del contrato, no se contine con la prestacin del servicio. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las rdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificacin al objeto o plazo contractual. Una vez ocurrido un siniestro, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, informar de inmediato o a ms tardar al da hbil siguiente de la ocurrencia, al ordenador del gasto, para que inicie las acciones correspondientes, contando para ello con la asesora de quien cumple con el rol jurdico en su dependencia. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carcter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.
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Enviar a la respectiva compaa aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.
12. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR Para cumplir con la supervisin, control, coordinacin y vigilancia de la interventora en la ejecucin de los contratos suscritos por el Departamento de Antioquia, le corresponde al supervisor y/o interventor verificar que las especificaciones y normas tcnicas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales y ambientales se cumplan de acuerdo a lo establecido en los pliegos de condiciones, las normas que rigen la materia y dems documentos del respectivo proceso contractual. Para ello, el supervisor y/o interventor adelantar las siguientes actividades, actuaciones y adquirir las responsabilidades que se describen a continuacin: En el desarrollo administrativo y tcnico de la ejecucin del contrato: Le corresponde al supervisor y/o interventor, segn sea el caso, supervisar y verificar la ejecucin del objeto del contrato, atendiendo las siguientes observaciones: a) Revisin de la Informacin tcnica contenida en los documentos: Una vez recibida la comunicacin de designacin como supervisor o la iniciacin del contrato de interventora externa segn sea el caso y legalizado el contrato objeto de la supervisin y/o interventora, deber revisar y analizar en forma completa y detallada: los estudios previos y justificacin de la contratacin, los pliegos de condiciones, las adendas, el contrato, estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, pronunciamientos de la autoridad ambiental competente, memorias de clculo, planos de diseo, propuesta del contratista, estudios, cantidades de obra, fuentes de materiales, especificaciones de la herramienta y maquinaria, aspectos ambientales, permisos y licencias previas, plizas de garanta y los actos administrativos proferidos dentro de la contratacin y dems documentacin pertinente, lo que ser proporcionado por la dependencia responsable del proceso de contractual. Revisar para su aplicacin las normas de construccin y calidad, las de medio ambiente, las contractuales, las de sealizacin y seguridad industrial y todas las que sean aplicables al desarrollo del objeto del contrato.
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En caso de encontrar inconsistencias, deber informar de inmediato a la dependencia responsable para que se realicen los ajustes pertinentes. b) Elaboracin de Informes Corresponde al supervisor y/o interventor, en cumplimiento de sus funciones, preparar los informes tanto en lo relativo a la ejecucin fsica como a la ejecucin financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la bitcora o libro de interventora. Todos los informes de seguimiento, avance y dems aspectos relevantes referidos al contrato sobre el cual se ejerce la supervisin y/o interventora, deben ser enviados al Ordenador del Gasto. Entre estos informes se destacan: Informe Parcial: Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecucin del contrato. El supervisor y/o interventor debe elaborarlo y enviarlo durante los cinco (5) primeros das hbiles de cada mes al ordenador del gasto. Los informes parciales deben ser presentados por el supervisor y/o interventor, especificando las actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas, los bienes suministrados, los servicios prestados y las obras ejecutadas, incluyendo la descripcin de las actividades, cantidad y precios unitarios, con el fin de evaluar el cumplimiento del contratista de obra, suministro de bienes o servicios en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato. Adicionalmente en este informe mensual se debe incluir el seguimiento ambiental, con el fin de asegurar el cumplimiento de los compromisos y alcances ambientales adquiridos por el contratista de obra. El informe parcial debe contener de manera concisa y precisa la informacin que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto. En este informe se debe incluir: Estado y avance del proyecto, entrega de bienes, servicios y/o productos, especificando la cantidad, volumen, calidad y dems condiciones, nivel de ejecucin presupuestal, y los atrasos con respecto a la programacin establecida en caso de presentarse. El estado del contrato en el mbito financiero y presupuestal: anticipo, facturacin mensual, estado de avance financiero.
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Trabajos ejecutados: Descripcin general de las tareas ejecutadas, estado de avance (en trminos monetarios y de unidades fsicas), modificaciones del proyecto en cantidades, precios unitarios. Cumplimiento del contratista de sus obligaciones con relacin al pago de seguridad social integral y parafiscales. Igualmente, la verificacin de su compromiso con respecto al personal mnimo de trabajo propuesto. Permanencia, estado y utilizacin del equipo tcnico ofrecido en la propuesta. Retrasos, inconvenientes presentados y asuntos pendientes por resolver. Comentarios, conclusiones y recomendaciones. c) Aspectos tcnicos que deben relacionarse en el informe parcial Modificaciones, problemas y soluciones adoptadas. Control de Calidad: Cuadro resumen de calidad y estado de entrega y recibo de los productos, y/o servicios, pruebas de laboratorio, en el que se describen las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el abscisado y/o localizacin y los resultados obtenidos; as mismo, se incluirn los resultados de los ensayos de laboratorio, los anlisis y conclusiones correspondientes y dems informacin relacionada con el tipo de contrato. Desarrollo del contrato y comportamiento segn la programacin. d) Aspectos administrativos que deben relacionarse en el informe parcial Aspectos varios: Registros fotogrficos cuando sea procedente, registro del estado del tiempo, actas, anexos e informacin adicional relacionada con el proyecto, bienes y/o servicios. Requerimientos de autoridades ambientales, administrativas y judiciales. Sntesis de quejas y trmite dado a las mismas. Comentarios y conclusiones. En los aspectos anteriormente referenciados debe especificarse y estudiarse los puntos crticos o relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto. e) Informe final Una vez terminada o recibida la obra, proyecto, bien o servicio, la supervisin y/o interventora, segn sea el caso, debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del mismo. El informe deber estar
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debidamente foliado, con una presentacin metodolgica adecuada (ndices, anexos, pie de pgina, etc.). El informe final de supervisin y/o interventora, de obra, proyecto, bien o servicio debe contener una relacin mnima de documentos y anexos, adems de lo que el Ordenador del Gasto considere pertinente. El informe final debe contener como mnimo: Datos completos del contratista y supervisor y/o interventor, segn sea el caso (nombre, telfono, fax, e-mail y direccin). Identificacin del contrato, de las modificaciones, adiciones, prrrogas, suspensiones y/o sanciones que tenga el contrato. Relacin de la garanta nica, (incluye estabilidad de obra, cuando sea necesaria) y certificado de modificacin. En caso de tratarse de un CONTRATO DE OBRA PBLICA, el informe final deber contener adems: Memoria descriptiva de la ejecucin/desarrollo del contrato. Actas de terminacin, entrega y recibo final de obra, liquidacin, pago final, modificaciones, tanto en tems como en precios unitarios. Descripcin de los trabajos de especificaciones tcnico-constructivas, diseo del pavimento u obra, seccin tpica de la estructura de diseo, condiciones del subsuelo, situaciones tcnicas encontradas, procedimientos aplicados, relacin de metas fsicas ejecutadas debidamente abscisadas y localizadas. Ensayos de laboratorio. Registro fotogrfico, antes, durante y a la terminacin de la obra. Original de la bitcora de obra. Antecedentes y descripcin general de la obra, ubicacin, caractersticas geolgicas, geogrficas, topogrficas, estructurales, entre otras. Proceso de construccin: rendimiento del personal, equipos y materiales utilizados, cantidades de obras ejecutadas, relacin de metas fsicas ejecutadas y no ejecutadas, porcentajes de obra ejecutada y por ejecutar, ensayos realizados. Costos de construccin por tem y porcentajes de cada tem en relacin con el costo total. Actas suscritas. Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que sean necesarios para la conservacin de las obras. Informe final de aspectos ambientales.
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Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte del supervisor y/o interventor, o los que en particular sean requeridos por el ordenador del gasto. 13. Elaboracin de actas A travs de las actas, la supervisin y/o interventora registrar todos los compromisos, acuerdos o discrepancias que llegaren a surgir entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecucin del contrato. En desarrollo de la supervisin y/o interventora le corresponde elaborar y suscribir las siguientes actas en los casos en que haya lugar, las cuales deber presentar y/o suscribir conjuntamente con el Ordenador del Gasto (cuando sea requerido, por tratarse de una condicin que altera las condiciones de tiempo, modo, lugar, plazo y valor) para ser remitidas al expediente del contrato que reposa en el archivo de gestin del respectivo organismo. Acta de Iniciacin: Esta acta marca el inicio del desarrollo y ejecucin del contrato y por lo tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento del supervisor y/o interventor, segn sea el caso. sta deber ser suscrita entre el contratista y el interventor y/o supervisor, segn sea el caso, y no se requiere la suscripcin del Ordenador del Gasto. El acta de inicio slo podr ser suscrita despus de la expedicin del acto aprobatorio de las garantas, en el evento de que stas hayan sido requeridas como requisito para la ejecucin contractual. Por medio de esta acta se har entrega del sitio de la obra y verificar la efectiva iniciacin del proyecto, obra o actividad y si es el caso, se proceder a la actualizacin de la programacin de los trabajos previstos en la propuesta. Una vez suscrita el acta de inicio deber informarse a la compaa aseguradora o al garante. Actas de Vecindad: Es el documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vas y dems elementos existentes en la vecindad directa del proyecto. Cuando el contrato es de obra pblica, deber suscribir con el contratista y propietarios de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro fotogrfico, si fuere necesario. Estas actas son suscritas por el supervisor y/o interventor y no es necesaria la firma del Ordenador del Gasto.
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Actas de recibo y pago parcial: Previa cuantificacin de los trabajos ejecutados por el contratista, elaborar y suscribir, con base en los cortes peridicos pactados en el contrato, las actas de recibo parcial de obra, suministro o servicios y todos los hechos que sucedan en su ejecucin, las cuales suscribir conjuntamente con el contratista, adjuntando los respectivos soportes. Actas de reajuste (revisin o actualizacin de precios): Documento jurdico financiero donde, con base en los cuadros para reajustes automticos o revisin de precios del contrato, cuando a ello hubiere lugar, se elaboran las actas requeridas, en las cuales conste el valor de stos y el del acta de recibo correspondiente, la cual ser suscrita conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto. En ellas se especificar el tem a ajustar y se aplicar la ecuacin de equilibrio contractual para obtener el valor ajustado. Trmite para el reajuste: Concepto: Se considera la revisin de precios como una tcnica jurdica que busca mantener la equivalencia econmica y las condiciones iniciales del contrato ante las variaciones verificables de costos producidas dentro de una economa inflacionaria y que asegura el cumplimiento del objeto contractual. En tal contexto se hace necesario contar con un mtodo o sistema que permita reconocer fcilmente estas variaciones producidas en los costos de las obras pblicas. La mayor parte de las entidades del Estado adoptan frmulas matemticas que hacen parte del clausulado contractual e involucran los diferentes rubros de los insumos y recursos que concurren en la construccin de una obra. Estos rubros son la base del clculo de la revisin de precios puesto que a nivel estatal o a nivel gremial se informa sobre la variacin mensual de costos de los mismos y cuya base matemtica est sustentada en clculos de ndices que reflejan los efectos mensuales de la inflacin y devaluacin. *MTODOS: Reajustes Automticos, el cual requiere para su aplicacin un previo desglose de todos los tems que hacen parte de la propuesta del contratista y su clculo corresponde a cantidades porcentuales dentro de la totalidad del valor de la misma. Se establecen coeficientes de participacin de dichos tems, dentro de los cuales se pueden incluir a manera de ejemplo, mano de obra, maderas,
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cemento, acero, agregados, ladrillo, instalaciones sanitarias, pintura, entre otros. Este procedimiento puede ser aplicado en la etapa precontractual, una vez ha sido adjudicado el contrato y se aplica sobre el formato de resumen de la propuesta o presupuesto presentado por el adjudicatario en donde se han discriminado los costos directos de materiales, equipos y mano de obra para cada precio unitario de tem de construccin as como los costos indirectos. Como resultado se obtendr la participacin de cada uno de los tems representados en coeficientes que debern ser incorporados al contrato principal antes de su suscripcin o mediante un contrato adicional u otros posteriormente a sta. Aplicacin de revisiones de precios, con base en un ndice total de la construccin que involucra todos los aspectos que hacen parte de una obra y el cual es aplicable especialmente para contratos a precio global. Para ste no hay necesidad de realizar disgregacin de coeficientes puesto que la frmula matemtica se aplica directamente sobre el valor del acta o del contrato suscrito. La frmula matemtica es incorporada al texto contractual y corresponde al clculo de dos operaciones relacionadas entre s. Vr (valor de la revisin) Vr = VR Vo VR (valor revisado del acta) Vo (valor del acta que se revisa) El valor revisado del acta se calcular sobre la siguiente frmula: VR=Vo r/o, en donde VR es el valor revisado del acta, Vo es el valor del acta a revisar, r es el ndice total de la construccin para el mes del acta en revisin y, o es el ndice total de la construccin para el mes de suscripcin del contrato. Para la utilizacin de alguno de los mtodos sealados, se deben seguir las indicaciones en la dependencia donde se adelanta el proceso, donde el mtodo ser determinado de conformidad con la experiencia en este tipo de contrataciones, a su vez, el procedimiento a seguir dentro de la etapa contractual ser: 1. Diligenciamiento de documento donde se haga constar las operaciones de clculo del reajuste o revisin con base en los ndices a utilizar para el efecto (Camacol, Dane, Mintransporte, etc.) tanto para la fecha de licitacin o suscripcin del contrato
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(Segn se haya establecido en el clausulado contractual) como para la fecha del acta de recibo. 2. Es condicin esencial, para la aplicacin de las revisiones o reajustes, el cumplimiento de las fechas establecidas en la programacin de obra y flujo de caja presentada por el contratista y aprobada por la entidad, es decir, haber cumplido con la meta mensual de avance de obra.2 Acta de suspensin: El contratista elaborar la solicitud de suspensin temporal del contrato indicando claramente las circunstancias que le dan lugar y la justificacin de la peticin. Una vez recibida la comunicacin el supervisor y/o interventor deber dar traslado de esta al ordenador del gasto quien la valorar y de ser aceptada previa proyeccin del acta, suscribir la misma conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto. Idntico procedimiento se seguir cuando sea la administracin quien determine la suspensin del contrato. Copia del acta suscrita deber ser enviada a la Compaa Aseguradora o al garante, por parte del supervisor y/o interventor, segn sea el caso. Acta de reinicio: Superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensin del contrato y vencido el plazo pactado de suspensin, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, elaborar el acta de reiniciacin del contrato la cual ser suscrita por ste, el contratista y el ordenador del gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensin temporal y del vencimiento final del contrato. Copia del acta suscrita deber ser enviada a la Compaa Aseguradora o al garante, por parte del supervisor y/o interventor, segn sea el caso. Acta de terminacin: Una vez terminado el contrato, por alguna de las causales previstas en la ley o en el acuerdo de voluntades, el supervisor y/o interventor, proceder a elaborar y suscribir con el contratista el acta de terminacin. Acta de recibo definitivo: El supervisor y/o interventor, proceder a elaborar el acta de recibo definitivo del contrato, en la que se dejar constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron; otorgando la respectiva aprobacin de los estudios y diseos, si el contrato es de construccin o diseo, los suministros o los servicios.
Edgar Fernando Vargas Cantor. Interventora de obras Procedimentalizacin. Ed.Ibaez. 2da Edicin. Pgs. 120 121. Calle
pblicas.
Conceptualizacin
Mediante la suscripcin de sta acta, el contratista y el supervisor/interventor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la informacin en ella contenida. Acta de pago final: Elaborar y suscribir con el contratista y el ordenador del gasto el acta de pago final del contrato. Acta de liquidacin: El supervisor y/o interventor, segn sea el caso, verificar con la Secretaria de Hacienda la relacin de pagos efectuados al contratista. Con base en sta informacin y la relacin del estado en que se recibe los bienes, servicios u obra, constatar el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripcin de su estado y los dems datos que exija el Estatuto Contractual vigente, elaborar y remitir al ordenador del gasto el proyecto del acta de liquidacin del contrato, dentro del mes siguiente a la fecha de suscripcin del acta de recibo definitivo. El acta de liquidacin deber ser suscrita por el contratista y el ordenador del gasto, su trmite estar a cargo del el supervisor y/o interventor, y deber llevar su visto bueno y de quien desempee el rol jurdico en la dependencia. Si el contratista no se presentare a suscribir el acta de liquidacin, o se abstuviere de firmarla, sta ser firmada por el ordenador del gasto, procediendo el abogado asignado a la dependencia a elaborar el proyecto de resolucin para la liquidacin unilateral. El supervisor y/o interventor, deber estar dispuesto a atender las aclaraciones que se requieran durante este proceso. El Contratista tendr derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidacin unilateral slo proceder con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Acta de Obra Extra: Entendindose por obra extra, aquellos trabajos extraordinarios cuya ejecucin compete realizar al contratista por ser esenciales e indispensables para cumplir con el desarrollo, ejecucin y entrega de los bienes, servicios u obra contratadas y que no forman parte del proyecto inicial. Esta acta ser suscrita por el contratista, el supervisor o interventor con el visto bueno del ordenador del gasto. Acta de obra adicional: La obra adicional es la consecuencia de una discrepancia entre los clculos realizados inicialmente por la entidad, con base a los cuales se adjudico el contrato, y los volmenes reales
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encontrados en el campo. El acta luego de convenirse los precios entre el contratista y el supervisor o interventor, ser suscrita por los mismos con el visto bueno del ordenador del gasto. 14. OBLIGACIONES ESPECFICAS DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR SEGN EL TIPO DE CONTRATO En los contratos de prestacin de servicios personales y/o profesionales, asesoras y consultoras: Adems de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, debe: Verificar que la cotizacin al sistema integral de seguridad social se aplique sobre el IBC correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente y en condicin de trabajador independiente. Elaborar el acta de entrega de bienes necesarios para la ejecucin de sus obligaciones contractuales y elaborar el acta de recibo de bienes una vez finalice el contrato (equipo de cmputo, telfono, cmara digital entre otros). Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, tcnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, ser reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y tcnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisin y/o interventora del contrato. Cuando se requiera cambio de equipo, el supervisor y/o interventor, exigir su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro del plazo que disponga el interventor, de no darse cumplimiento, deber informar al ordenador del gasto, para la aplicacin de las medidas necesarias, previos los requerimientos a que haya lugar. As mismo, verificar que el contratista mantenga actualizada una relacin diaria del personal y equipo a emplear. En los contratos de obra: Adems de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, deber: Visita al sitio de la obra: Realizar visita previa al sitio de la obra o de ejecucin del contrato, en compaa de quienes realizaron los presupuestos y los diseos con el fin de identificar los requerimientos especficos del proyecto, obra o actividad y poder as conocer las caractersticas del sitio, su ubicacin, vecindades y accesos, reas de
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trabajo y de almacenamiento y todas las dems condiciones de la obra, los servicios domiciliarios y aspectos de ocupacin, ambientales, de seguridad industrial, etc. Ajuste de estudios, diseos, planos: Proponer y coordinar de manera oportuna el ajuste a los diseos y planos generales, as como los detalles indispensables para la ejecucin del proyecto. Las modificaciones surgidas, segn su complejidad, deben ser coordinadas con el proyectista y dems consultores tcnicos o servidores pblicos que hayan intervenido en los diseos, quienes debern realizar los ajustes necesarios para la ejecucin. Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares del proyecto estn debida y completamente definidas. Vallas: Cuando se requiera, velar por que se cumpla con la colocacin de valla de sealizacin, la cual debe contener identificacin del sitio, fecha de inicio y entrega; igualmente debe contener la informacin que permita identificar al contratista, a la entidad contratante y el costo de la obra, segn especificaciones dadas por la Oficina de Comunicaciones y por la dependencia encargada del proceso de contratacin segn decreto de delegacin. Adicionalmente deber tenerse en cuenta la normatividad vigente sobre uso y manejo del espacio pblico, en especial sobre instalacin y exhibicin de vallas y avisos en va y espacio pblico. Informacin a la comunidad: Al iniciar el proyecto, el supervisor y/o interventor, debe informar a las organizaciones que representan la comunidad sobre la ejecucin del mismo, denotando el alcance y beneficios que reportar para la comunidad. Si los trabajos afectan el suministro de servicios pblicos, el uso de las vas o establecimientos, deber informarse a los usuarios mediante un aviso en los medios de comunicacin, volantes, sealizacin o cualquier otro medio idneo, con la suficiente anterioridad por una sola vez. La determinacin acerca de quien asumirn los costos que generen las anteriores actuaciones, deber ser prevista en el correspondiente contrato. Trmite ante otras entidades: Verificar la presentacin de los documentos por parte del contratista ante las entidades de las que se pretenda obtener un permiso o autorizacin para la ejecucin del
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proyecto: Permisos ante las empresas prestadoras de servicios pblicos y/o autoridades de trnsito, etc. o verificar la existencia y vigencia de los que sean requeridos con antelacin a la ejecucin del objeto contratado. Sealizacin: Exigir y verificar que el contratista coloque y mantenga en su rea de trabajo seales de acuerdo a la normatividad vigente y todas aquellas necesarias para garantizar la seguridad a quienes all laborarn y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra. Visita al sitio de la obra en compaa del contratista: Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecucin de la localizacin y el replanteo del proyecto, el diseo y ubicacin de los campamentos y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades preliminares de la construccin. Personal Auxiliar: Orientar y programar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de Interventora de la obra. Permanencia, estado y utilizacin del equipo tcnico ofrecido en la propuesta: Cuando se requiera cambio de equipo, el supervisor y/o interventor, exigir su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro del plazo que disponga el interventor, de no darse cumplimiento, deber informar al ordenador del gasto, para la aplicacin de las medidas necesarias, previos los requerimientos a que haya lugar. As mismo, verificar que el contratista mantenga actualizada una relacin diaria del personal y equipo a emplear. Mediciones Peridicas: Efectuar, dentro del transcurso de la ejecucin de la obra, mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacer constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido, su ubicacin en la obra (identificando ejes de construccin), unidad y cantidad medida. Con base en estas medidas deber efectuar cortes mensuales o quincenales de obra. Impacto ambiental: Velar por el cumplimiento de las medidas de manejo consagradas en el Estudio de Impacto Ambiental y/o Plan de Manejo del Estudio de Impacto Ambiental, en la resolucin de Licencia Ambiental y los pronunciamientos de la autoridad ambiental competente. Para ello debe presentar informes mensuales sobre el avance y cumplimiento del Plan de Manejo del Medio Ambiente. Lo anterior, sin
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perjuicio de la responsabilidad que tiene al respecto el contratista y dems personas que participen en la ejecucin de la obra. Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecucin de las obras, de acuerdo con los estudios ambientales del proyecto. Revisiones tcnicas peridicas: El supervisor y/o interventor, segn sea el caso, deber verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas del proyecto. Para tal efecto ordenar todos los anlisis, ensayos y pruebas de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topogrficos y dems que considere necesarios para establecer exactamente las condiciones tcnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobacin si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos. Programacin de trabajo y flujo de inversiones: Realizar un control al avance de obra, detectar atrasos, reprogramar, cuantificar los recursos invertidos y visualizar las actividades de ruta critica. En el momento que se detecten atrasos en la obra, la supervisin y/o interventora, segn sea el caso debe manifestarlos por escrito al contratista, con el fin de se tomen las medidas necesarias para garantizar el total cumplimiento de la programacin de la obra. El supervisor/interventor deber recomendar al ordenador del gasto, las modificaciones cuando por razones tcnicas o segn la naturaleza de la obra, se haga necesario, sin cambiar el plazo inicial o el adicionalmente pactado en el contrato. Cualquier recomendacin de modificacin deber acompaarse de la respectiva programacin de la obra y el flujo de caja correspondiente a sta, as como de la justificacin escrita y el visto bueno del diseador si es del caso. Mayor cantidad de obra y obras adicionales: Presentar al ordenador del gasto, para el trmite de aprobacin y con la anticipacin suficiente los estudios que indiquen la realizacin de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas. Estos informes corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos.
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Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los tems cuyos valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos anlisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que presenten para la aprobacin al ordenador del gasto, quien anexar a estos estudios el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la Secretaria de Hacienda. Legalizada la adicin del contrato, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, podr ordenar la ejecucin de las obras que hayan sido contratadas adicionalmente. A su vez, deber ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y de los elementos que se vayan a utilizar en la construccin de la obra adicional. Siempre deber presentarse los documentos suficientes y necesarios que permitan demostrar la solicitud y aprobacin de obra extra o adicional. Bitcora: Registrar, con tinta indeleble, con el contratista y/o el residente de la obra o representante de aquel, en el sitio de ejecucin del contrato, en la "Bitcora o Libro de Obras", las acciones diarias realizadas en ella, las rdenes, observaciones e instrucciones, el avance de los trabajos, los inventarios peridicos de materiales, equipo y personal; as como las actas de los comits tcnicos de obra o administrativos que peridicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formar parte integral de los documentos del contrato y de la Interventora. Aqu tambin deber reposar los conceptos tcnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algn motivo se invitaron a dar conceptos. Cada nota en el libro de la obra llevar la fecha y las firmas del supervisor/ interventor y de quien recibe la orden o instruccin. Reuniones Tcnicas: Organizar y realizar peridicamente reuniones de seguimiento, citando al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboracin del proyecto o a los consultores que sea necesario citar en algn momento durante la marcha de la obra, a fin de analizar los temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato y acordar soluciones prcticas y oportunas, as mismo para efectuar seguimiento a los compromisos pactados en actas anteriores y evaluar la gestin del proyecto. De lo tratado se dejar constancia en actas, suscritas por los asistentes.
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En los contratos de suministro: Adems de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso debe: Tramitar y hacer seguimiento a las entregas y recibos conforme a los pedidos y rdenes de suministro que integran el contrato. Verificar y controlar cantidades, calidades y dems condiciones y caractersticas de los elementos, bienes y/o servicios contratados y que sean entregados. Vigilar, controlar y verificar con las diferentes dependencias del Departamento de Antioquia el desarrollo de los compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la programacin establecida y con el cumplimiento del objeto contractual. Verificar permanentemente la calidad de los servicios que se estipule en el contrato. Velar porque se cumplan las normas, especificaciones tcnicas y procedimientos respecto del objeto contractual. Impartir rdenes al contratista, sealando un trmino dentro del cual deber realizar la entrega de elementos que se requieran de manera urgente por parte del Departamento de acuerdo con lo sealado en el pliego de condiciones. En caso de recibirse bienes defectuosos o de mala calidad, proceder dejando constancia escrita de la devolucin de los mismos, informando en que consisten las fallas encontradas y otorgando al contratista un trmino dentro del cual deber hacer la entrega de los elementos con la calidad y cantidad indicada en el contrato. La recepcin y entrega de los nuevos elementos corrern por cuenta del contratista. Realizar de forma aleatoria control de calidad a los bienes suministrados, constatando que los mismos correspondan a las caractersticas de los estipulados en el contrato. Exigir al contratista que los medios de transporte utilizados para el traslado de los bienes, cumplan con las caractersticas y condiciones sealadas en el pliego de condiciones.
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En los contratos de cesin, adquisicin, permuta y arrendamiento de bienes: Adems de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor y/o interventor, segn sea el caso debe: Verificar que el asunto haya sido sometido a estudio del Comit de Administracin de Bienes, en caso de requerirse su recomendacin. En caso contrario, ponerlo en conocimiento del responsable de la Direccin de Adquisiciones, Bienes y Seguros del Departamento de Antioquia. (Decreto 1258 de 2012). Revisar los documentos y ttulos de propiedad de los bienes. Estudiar los certificados de libertad y tradicin. Verificar la existencia del avalu de los bienes cuando proceda. Verificar que se realicen las ofertas de compra, conforme a lo establecido en la Ley, as como la insinuacin y dems trmites legales, propios de la naturaleza del contrato. En el desarrollo financiero de la ejecucin del contrato: Le corresponde al supervisor y/o interventor, segn sea el caso, supervisar y verificar lo relacionado con las inversiones, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de economa, eficiencia y responsabilidad, lo cual implica tomar las decisiones que eviten sobrecostos, actividades, bienes, servicios u obras que en el desarrollo del contrato se detecten como innecesarios. Para ello atender los siguientes lineamientos: Velar porque se efecte una adecuada programacin financiera del contrato, rindiendo los informes por escrito sobre el comportamiento financiero del contrato. El supervisor y/o interventor, segn sea el caso, llevar el control del estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, as como de las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo, requiriendo peridicamente informacin sobre estos aspectos al contratista. Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato a travs de un cuadro de control financiero, en el que describir las actas financieras que se ha tramitado durante la ejecucin del contrato, el monto gastado, la cantidad de presupuesto sobrante y la cantidad de obra (en trminos de dinero) que falta por ejecutar. Controlar y verificar los rendimientos financieros generados en el contrato y exigir al contratista el reintegro de los mismos al Departamento de Antioquia. Comunicar veraz y oportunamente al ordenador del gasto, la liberacin de los dineros que no sern utilizados durante la vigencia fiscal
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correspondiente, las adiciones y deducciones presupuestales del contrato. Deber conocer las reservas presupuestales existentes, e informar oportunamente sobre las necesidades de adiciones al valor y al plazo contractual, si es el caso. Cuantificar en las rdenes de pago, las labores realizadas durante el perodo a cancelar, con base en ello, revisar los valores a pagar al contratista. En el desarrollo legal de la ejecucin del contrato: Le corresponde al Supervisor y/o Interventor, segn sea el caso adelantar el control y seguimiento a los aspectos jurdicos del contrato y la ejecucin del mismo, dentro de los cuales se incluyen los plazos, las garantas, los compromisos laborales, las sanciones, los contratos adicionales o modificatorios y todo tipo de novedad que acompae al contrato inicialmente pactado; para ello atender los siguientes lineamientos: Cumplir y hacer cumplir los estudios previos, los pliegos de condiciones, las adendas, la propuesta presentada y las clusulas contractuales. Verificar la aprobacin de las plizas exigidas para cada contrato, las modificaciones realizadas al inicio del contrato, al igual que las variaciones que se presenten durante la marcha del mismo. Informar al ordenador del gasto, el incumplimiento de las obligaciones contractuales, para que se determine, si hay lugar a la aplicacin de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad administrativa, de acuerdo a su justificacin y evaluacin. Informar por escrito sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de estas o a la terminacin bilateral del contrato. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas o declaratorias de incumplimiento total o parcial. Verificar la aprobacin de plizas de estabilidad de la obra cuando se requiera. Exigir peridicamente al contratista la presentacin de los contratos de trabajo, las planillas de afiliacin y pago al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, Administradora de Riesgos Profesionales, seguro de vida o pliza colectiva (cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y dems conceptos para con sus trabajadores, durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin. Informar a la Compaa aseguradora o garante cualquier modificacin que altere las condiciones pactadas en el contrato inicial.
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15. FACULTADES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR: Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual y sern responsables por mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. 16. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR El marco de actuacin del supervisor/interventor debe ceirse a diversos postulados legales, que denotan su responsabilidad. Los supervisores/Interventores respondern en materia penal, disciplinaria, fiscal y patrimonial, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventora. a. RESPONSABILIDAD PENAL El Cdigo Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) consagra varias conductas, referidas al rgimen contractual, que entraan sanciones de carcter penal, estableciendo en el CAPITULO CUARTO los delitos relacionados con la celebracin indebida de contratos, estos son: Violacin del rgimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. El servidor pblico que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitacin, aprobacin o celebracin de un contrato con violacin al rgimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrir en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de cinco (5) a doce (12) aos. (Art. 408 del Cdigo Penal modificado por el artculo 33 de la Ley 1474 de 2011). Inters indebido en la celebracin de contratos. El servidor pblico que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operacin en que deba intervenir por razn de su cargo o de sus funciones, incurrir en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin
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para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de cinco (5) a doce (12) aos. (Artculo 409 del Cdigo Penal modificado por el artculo 33 de la Ley 1474 de 2011). Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor pblico que por razn del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrir en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de cinco (5) a doce (12) aos. (Artculo 410 del Cdigo Penal modificado por el artculo 33 de la Ley 1474 de 2011). Acuerdos Restrictivos de la Competencia: El que en un proceso de licitacin pblica, subasta pblica, seleccin abreviada o concurso se concertare con otro con el fin de alterar ilcitamente el procedimiento contractual, incurrir en prisin de seis (6) a doce (12) aos y multa de doscientos (200) a mil (1000) salarios mnimos legales mensuales vigentes e inhabilidad para contratar con entidades estatales por ocho (8) aos. (Artculo 410 A. adicionado por el Art. 27 de la Ley 1474 de 2011). As mismo, el Cdigo Penal Colombiano, establece el CAPITULO QUINTO, otro delito en el que pueden incurrir los servidores pblicos en general, y los supervisores y/o interventores en particular, este es, el denominado trfico de influencias. Trfico de influencias de servidor pblico. El servidor pblico que utilice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la funcin, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor pblico en asunto que ste se encuentre conociendo o haya de conocer, incurrir en prisin de cuatro (4) a ocho (8) aos, multa de cien (100) a doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de cinco (5) a ocho (8) aos. . (Art. 411 del Cdigo Penal modificado por el artculo 33 y el artculo 134 de Ley 1474 de 2011) Otros delitos en los que puede incurrir el supervisor y/o interventor: Se encuentran consagrados en los siguientes artculos del Cdigo Penal Colombiano: Enriquecimiento ilcito. (Artculo 412, artculo 33 de Ley 1474 de 2011). modificado por el artculo 29 y el
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Prevaricato por accin. (Artculo 413, modificado por el artculo 33 Ley 1474 de 2011). Prevaricato por omisin. (Artculo 414, modificado por el artculo 33 de la Ley 1474 de 2011). Abuso de autoridad por acto arbitrario e injusto. (Artculo 416). Abuso de autoridad por omisin de denuncia. (Artculo 417). Revelacin de secreto. (Artculo 418). Utilizacin de asunto sometido a secreto o reserva (Artculo 419). Utilizacin indebida de informacin oficial privilegiada. (Artculo 420). Utilizacin indebida de informacin obtenida en el ejercicio de funcin pblica. (Artculo 431). Utilizacin indebida de influencias derivadas del ejercicio de funcin pblica. (Artculo 432). Igualmente, los supervisores y/o interventores debern abstenerse de incurrir en las conductas tipificadas en el CAPITULO TERCERO del Cdigo Penal, en los artculo 286 a 296 ( Falsedad ideolgica en documento pblico, falsedad material en documento pblico ,obtencin de documento pblico falso, falsedad en documento privado, uso de documento falso, destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico, destruccin, supresin u ocultamiento de documento privado, falsedad para obtener prueba de hecho verdadera y falsedad personal) . b. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA De conformidad con lo establecido por el artculo 44 de la Ley 1474 de 2011, nuevo Estatuto Anticorrupcin el rgimen disciplinario, tambin se aplica a los particulares que cumplan labores de interventora o supervisin en los contratos estatales, dicha disposicin modific el artculo 53 de la Ley 734 de 2000 Cdigo Disciplinario nico La Ley 1474 de 2011 artculo 84, modific el numeral 34 del artculo 48 de la Ley 734 de 2000, estableciendo como Falta Gravsima en las que pueden incurrir los interventores y supervisores, las siguientes: 1) No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias. 2) Certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
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3) Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Para el caso de las interventoras adelantadas por funcionarios pblicos, se aplica el rgimen de prohibiciones y de sanciones a que est sujeto todo empleado pblico. 1) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitucin; los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. 2) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestacin del servicio a que est obligado. As mismo, la Ley 1474 de 2011 artculo 45 modific el numeral 11 del artculo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cules de las conductas en las que pueden incurrir los interventores, constituyen faltas disciplinarias gravsimas. El rgimen disciplinario establece como faltas gravsimas, las siguientes: 1) Realizar cualquier conducta consagrada en la ley como delito sancionable a ttulo de dolo, cuando se cometa en razn con ocasin o como consecuencia de la funcin o cargo, o abusando del mismo. 2) Dar lugar a que por culpa gravsima se extraven, pierdan o daen bienes del Estado o a cargo del mismo, en cuanta igual o superior a quinientos (500) salarios mnimos legales mensuales; Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga. 3) Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiacin o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. 4) Celebrar contrato de prestacin de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones pblicas o administrativas que requieran dedicacin
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de tiempo completo e impliquen subordinacin y ausencia de respecto del contratista, salvo las excepciones legales.
autonoma
5) Intervenir en la tramitacin, aprobacin, celebracin o ejecucin de contrato estatal con persona que est incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitucin o en la ley o con omisin de los estudios tcnicos, financieros y jurdicos previos requeridos para su ejecucin o sin la previa obtencin de la correspondiente licencia ambiental. 6) Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio pblico, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratacin estatal y la funcin administrativa contemplados en la Constitucin y en la ley. 7) Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello. 8) Dar aplicacin a la figura de la Urgencia Manifiesta para la celebracin de los contratos sin existir las causales previstas en la ley. 9) No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias o certificar como recibida a satisfaccin obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 10) Dar lugar a la configuracin del silencio administrativo positivo. En ste caso debe recordarse que la Ley 80 de 1993 permite la configuracin del mismo cuando no se ha dado respuesta a una peticin de un contratista dentro de los tres meses siguientes a su presentacin. 11) Influir en otro servidor pblico, prevalindose de su cargo o de cualquier otra situacin o relacin derivada de su funcin o jerarqua para conseguir una actuacin concepto o decisin que le pueda generar directa o indirectamente beneficio de cualquier orden para s o para un tercero. 12) Igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita. Igualmente, para los particulares que cumplan labores de interventora en los contratos estatales, desarrollando una actividad a favor del estado. 13) Realizar una conducta tipificada objetivamente en la ley como delito sancionable a ttulo de dolo, por razn o con ocasin de las funciones.
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14) Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad, impedimento o conflicto de intereses establecidos en la Constitucin o en la ley. 15) Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulacin, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pblica titular de la funcin. 16) Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos pblicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente. 17) Ofrecer u otorgar ddivas o prebendas a los servidores pblicos o particulares para obtener beneficios personales que desven la transparencia en el uso de los recursos pblicos. 18) Abstenerse de denunciar a los servidores pblicos y particulares que soliciten ddivas, prebendase cualquier beneficio en perjuicio de la transparencia del servicio pblico. 19) Ejercer las funciones con el propsito de defraudar otra norma de carcter imperativo. 20) Abusar de los derechos o extralimitarse en las funciones. Estas faltas son sancionables a ttulo de dolo o culpa, y se sancionan con multa de diez a cien salarios mnimos mensuales legales vigentes al momento de la comisin del hecho y, concurrentemente segn la gravedad de la falta, inhabilidad para ejercer empleo pblico, funcin pblica, prestar servicios a cargo del Estado, o contratar con este de uno a veinte aos. Cuando la conducta disciplinaria implique detrimento del patrimonio pblico, la sancin patrimonial ser igual al doble del detrimento patrimonial sufrido por el Estado. Cuando la prestacin del servicio sea permanente y la vinculacin provenga de nombramiento oficial, ser de destitucin e inhabilidad de uno a veinte aos. Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el pargrafo del artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 El servidor pblico que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los trminos antes dichos, incurrir en causal de mala conducta que ser sancionada con arreglo al rgimen disciplinario vigente.
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c. RESPONSABILIDAD FISCAL Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposicin de sanciones fiscales. Al contratarse se dispone de recursos pblicos, adems de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurdicas que causen dao a los contratistas, caso en el cual la entidad debe pagar el dao emergente y el lucro cesante. (Ley 610 de 2000) d. RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL. Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes sealadas, los supervisores e interventores, puede ser sometidos a la llamada Accin de Repeticin, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una accin u omisin de ste, y del mismo modo, ser llamado en garanta, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra de la Entidad. (Ley 678 de 2001 y artculo 90 de la Constitucin Poltica) 17. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. Adems de la inhabilidades e incompatibilidades de carcter constitucional o legal, que sean aplicables en cada caso particular, los supervisores e interventores que incumplan el deber de entregar informacin a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, quedarn inhabilitados para contratar con el Estado. Esta inhabilidad se extender por un trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que as lo declare, previa la actuacin administrativa correspondiente. As mismo, quien haya celebrado un contrato estatal de obra pblica, de concesin, suministro de medicamentos y de alimentos su cnyuge, compaero o compaera permanente, pariente hasta el segundo grado de
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consaguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las annimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artculo 2 de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecucin y hasta Ia liquidacin del mismo, no podrn celebrar contratos de interventora con la misma entidad. 18. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES INTERVENTORES Y OTROS SERVIDORES PBLICOS E
Establece el pargrafo 3 del artculo 84 del Estatuto Anticorrupcin, que SERN SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daos que le sean imputables. 1) El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con ste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor. 2) El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el inters general y Ios recursos pblicos involucrados. 19. COMPETENCIA PARA LIQUIDACION DEL CONTRATO: Se encuentra establecida por el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artculo 217 del Decreto 019 de 2012 y el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007: a. Por mutuo acuerdo de las partes. Conforme con lo dispuesto por el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Departamento de Antioquia liquidar de mutuo acuerdo los contratos dentro del trmino fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato, o a la expedicin del acto que ordene la terminacin o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisin y anlisis efectuados, el Interventor o Supervisor del contrato proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.
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b. Unilateralmente. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin, previa notificacin o convocatoria que la haga el Departamento, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Departamento tiene la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del trmino para liquidar el contrato de forma bilateral o por mutuo acuerdo. Contra el Acto Administrativo que ordena la liquidacin unilateral procede el recurso de reposicin. Si no se procediere a efectuar la liquidacin del contrato dentro de ste perodo, antes del vencimiento, el supervisor o interventor deber exigir al contratista la ampliacin de la garanta. En el evento de resultar sumas de dinero a favor del Departamento y a cargo del contratista, el Acta suscrita (liquidacin bilateral) o la resolucin proferida (liquidacin unilateral) prestar mrito ejecutivo. c. Liquidacin Judicial. Si vencido el plazo anteriormente establecido (esto es, los dos (2) meses para liquidacin unilateral) no se ha realizado la liquidacin, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos aos siguientes, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto por el artculo 141 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, esto es, cualquiera de las partes podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar dentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar. En caso de optar por la liquidacin va judicial, el supervisor y/o interventor deber remitir toda la documentacin pertinente a la Direccin de Procesos y Reclamaciones de la Secretara General. 20. SOLUCION DE CONTROVERSIAS El artculo 68 de la Ley 80 de 1993 exhorta a las entidades estatales y a los contratistas para que busquen la manera de solucionar de manera gil, rpida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Agrega, la disposicin, que para el efecto acudirn a los mecanismos de solucin previstos a la ley y a la conciliacin, amigable composicin y transaccin. La solucin de controversias puede empezar por la posibilidad de regular en el contrato mismo, el procedimiento de arreglo directo, donde las partes
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acuerdan mecanismos para resolver de manera directa las controversias. En caso de no llegarse a un acuerdo, las partes pueden optar por acudir al mecanismo de la Conciliacin prejudicial ante el Agente del Ministerio Pblico, la cual debe ser ratificada por el Tribunal Administrativo del lugar. Por su parte del artculo 70 de la misma ley, establece la posibilidad de incluir en el contrato la Clusula Compromisoria que consiste en someter a decisin de rbitros las diferencias que puedan surgir por razn de la celebracin del contrato y de su ejecucin, desarrollo, terminacin o liquidacin. Cuando dicha clusula no se hubiera pactado, cualquiera de las partes puede solicitar la suscripcin de un Compromiso para la convocatoria de un Tribunal de arbitramento (Artculo 71 ibdem). Como otro mecanismo de solucin de conflictos el artculo 74 , establece que se podr pactar que las diferencias de carcter exclusivamente tcnico, se sometan al criterio de expertos designados directamente por ellas o al parecer de un Organismo Consultivo del Gobierno, al de una asociacin profesional o a un centro docente universitario o de enseanza superior.
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GLOSARIO ACTA. Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunin o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecucin. Las mismas deben numerarse siguiendo el respectivo orden cronolgico. ACTIVIDAD CONTRACTUAL. Conjunto de tareas realizadas en el tiempo comprendido entre la suscripcin del acta de inicio y al acta de liquidacin, una vez cumplido el objeto contractual. ADICIN CONTRACTUAL. Acuerdo celebrado entre el Departamento de Antioquia y el contratista para ampliar el valor de un contrato, cuando se requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratacin. AMPLIACIN: Acuerdo celebrado entre el contratante y el contratista para ampliar el plazo de ejecucin de un contrato. ANTICIPO: Es un prstamo que el Departamento de Antioquia hace al contratista para efectos de iniciar la actividad contractual por lo que requiere plan de inversin y administracin en cuenta bancaria separada a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos as entregados, pertenecen al Departamento de Antioquia. (Artculo 8.1.18 del Decreto 0734 de 2012) Para los contratos de obra, concesin, salud o los que se realicen por Licitacin Pblica, el contratista deber constituir una fiducia o un patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecucin del contrato correspondiente. La constitucin de la fiducia o patrimonio autnomo irrevocable no aplica cuando se trate de contratos de menor o mnima cuanta. (Artculo 91 de la Ley 1474 de 2011) Para el tratamiento del Anticipo ver Circular 000260 del 21 de junio de 2012 de la Secretara de Hacienda, en la cual se hace una descripcin del paso a paso cuando se pactan anticipos. AVANCE DEL CONTRATO. Relacin controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
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CADUCIDAD. Contenida en el artculo 18 de la Ley 80 de 1993, definida como la estipulacin en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa le ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir a su paralizacin, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dar por terminado y ordenar su liquidacin en el estado en que se encuentre. En caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptar las medidas de control e intervencin necesarias, que garanticen la ejecucin del objeto contratado. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP). Documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible, libre de toda afectacin presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiacin presupuestal. CLUSULAS EXCEPCIONALES. Son potestades que tiene la administracin con el exclusivo objeto de evitar la paralizacin de los servicios a su cargo y asegurar la continua y eficiente prestacin de los mismos, las cuales se encuentran consagradas en los artculos 14, 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993. CLUSULA PENAL. Es una forma de regulacin contractual de los efectos del incumplimiento de un contrato, bien sea para prevenirlo, para sancionarlo o para indemnizarlo. La ley le permite a las partes, que al margen de sus mandatos, incluyan algunas estipulaciones con estas finalidades. CONSULTOR. Persona natural o jurdica, consorcio o unin temporal a quien se le ha adjudicado un contrato de consultora, como es el caso de estudios y diseos para proyectos o estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos. CONSORCIO. Asociacin de dos o ms personas naturales o jurdicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos u omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.
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CONTRATISTA. Persona natural o jurdica, consorcio o unin temporal con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio, entre otros. CONTRATO. Acuerdo celebrado entre el DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA y el oferente favorecido con la adjudicacin de una convocatoria, concurso de mritos, invitacin, licitacin pblica o contratacin directa, en el cual se fijan los valores, cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su liquidacin. CONVENIO. Acuerdo suscrito entre dos o ms personas jurdicas de derecho pblico o entre una o varias entidades pblicas y una o varias personas jurdicas privadas sin nimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo comn. CONTRATO DE CONCESIN. Contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestacin, operacin, explotacin, organizacin o gestin, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o uso pblico, as como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestacin o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneracin que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorizacin, o en la participacin que se le otorgue en la explotacin del bien, o en una suma peridica, nica o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestacin que las partes acuerden. CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS. Contrato que se suscribe para apoyo a la gestin administrativa, se realizarn cuando se trate de fines especficos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. CONTRATO DE OBRA. Contrato celebrado con un contratista para la construccin, mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago. CONTRATO DE SUMINISTRO. Contrato que se suscribe con un proveedor para el suministro de bienes o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados con el cumplimiento de la misin institucional de las entidades. CONTRATO DE EJECUCION INSTANTANEA: Son contratos de ejecucin instantnea los que originan una obligacin de un tracto nico, los que son susceptibles de cumplimiento total e inmediato de cada una de las
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obligaciones, es decir, que se cumplen en un solo momento, siendo indiferente que se cumpla desde el momento mismo de la celebracin del contrato o con posterioridad a l y por ambas partes, si el contrato es bilateral. Lo que caracteriza que el hecho de que las obligaciones de las partes se cumplen en un solo acto, de golpe. CONTRATO DE TRACTO SUCESIVO: El contrato es de tracto sucesivo cuando las obligaciones de las partes o de una de ellas a lo menos, consisten en prestaciones peridicas o continuas. Se caracteriza porque una de las obligaciones de las partes a lo menos se desarrolla continuamente en el tiempo, las prestaciones que ella envuelve se van desarrollando a medida que el tiempo transcurre. Es de absoluta necesidad que el tiempo transcurra para que la prestacin se pueda cumplir. A diferencia del contrato de ejecucin instantnea en el que la obligacin se cumple en el momento preciso en que la prestacin se ejecuta, en los contratos de tracto sucesivo, es menester el transcurso del tiempo, porque la obligacin consiste en proporcionar a la otra parte el goce eficaz, del que es condicin el tiempo, que permite su desarrollo. El ejemplo tpico es el del contrato de arrendamiento y el contrato de suministro. CUENTA DE ANTICIPO. Cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el Departamento de Antioquia, para ser manejada conjuntamente por el contratista y el interventor y/o supervisor. GARANTA. Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades pblicas con ocasin de la presentacin de los ofrecimientos, los contratos y su liquidacin, as como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pblica contratante derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Puede consistir en: Pliza de seguros; Fiduciaria mercantil en garanta; Garanta bancaria a primer requerimiento; Endoso en garanta de ttulos valores y Depsito de dinero en garanta. IMPREVISTOS. Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente contratadas que debern ejecutarse previo acuerdo del justo precio de acuerdo a las especificaciones tcnicas. INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR. Persona natural o jurdica que representa al Departamento de Antioquia ante el contratista y que est encargada del control tcnico, administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la
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vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato durante la ejecucin de un proyecto. INTERPRETACIN UNILATERAL. Si durante la ejecucin del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretacin de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralizacin o a la afectacin grave del servicio pblico que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la entidad estatal, si no se logra acuerdo, interpretar en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o clusulas objeto de la diferencia IVA. Impuesto al valor agregado. MODIFICACIN UNILATERAL. Si durante la ejecucin del contrato y para evitar la paralizacin o la afectacin grave del servicio pblico que se deba satisfacer con l, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la entidad en acto administrativo debidamente motivado, lo modificar mediante la supresin o adicin de obras, trabajos, suministros o servicios. Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o ms del valor inicial, el contratista podr renunciar a la continuacin de la ejecucin. En este evento se ordenar la liquidacin del contrato y la entidad adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminacin del objeto del mismo. MULTA. La multa en los contratos estatales tiene por objeto apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones, mediante la imposicin de una sancin de tipo pecuniario en caso de mora o incumplimiento parcial. Su imposicin unilateral por las autoridades estatales se asocia normalmente a las necesidades de direccin del contrato y de aseguramiento de los intereses pblicos. OBRAS COMPLEMENTARIAS. Obras que no estn incluidas en las condiciones iniciales del contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto del contrato o son necesarias para su ejecucin y que por lo tanto corresponden a tems no previstos, cuya forma de pago deber pactarse con el contratista antes de su ejecucin, mediante un contrato adicional. ORDEN DE PAGO. Documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del cual se efecta el pago por parte del Departamento de Antioquia, al contratista / consultor /proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas durante el perodo respectivo y su liquidacin de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato.
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OTROS. Documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea adicionando o suprimiendo estipulaciones en l contenidas. PAGO ANTICIPADO. Es un pago realizado a favor del contratista para la ejecucin del contrato, al que se le efectan las retenciones que ordena la ley por concepto de impuestos que graven dicho ingreso. Como es un pago anticipado, el contratista no tiene que reintegrarlo a medida que se ejecute el contrato. El valor del pago anticipado en ningn caso puede superar el 50% del valor total del Contrato. PLAZO. Perodo comprendido entre la fecha de iniciacin y el vencimiento del trmino para la ejecucin del contrato o de una de las etapas del contrato. PROVEEDOR. Persona natural o jurdica con quien se suscribe un contrato de Suministro. REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO (RP). Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiacin afectada en forma definitiva, garantizando que no ser desviada a ningn otro fin. Se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecucin del compromiso. REVERSIN. En los contratos de explotacin o concesin de bienes estatales se pactar que, al finalizar el trmino de la explotacin o concesin, los elementos y bienes directamente afectados a la misma pasen a ser propiedad de la entidad contratante, sin que por ello sta deba efectuar compensacin alguna. (Art. 19) SUSPENSIN. Interrupcin por un tiempo determinado de la ejecucin del contrato. TERMINACIN UNILATERAL. Una ms de las clusulas excepcionales, contenida en el artculo 17 del mismo ordenamiento, as: La entidad en acto administrativo debidamente motivado dispondr la terminacin anticipada del contrato en los eventos consignados en el artculo 17 de la Ley 80 de 1993. UNIN TEMPORAL: Asociacin de dos o ms personas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se
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impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de la unin temporal. VALOR FINAL DEL CONTRATO. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidacin del contrato, incluyendo los reajustes.
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MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA

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