CV-TLS012 Taller Virtual de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos Unidad 05 Caso Prctico v1

CASO PRCTICO N 05

1. OBJETIVO
El desarrollo del Caso Prctico N 05 busca lograr los siguientes objetivos en el participante: Actualizar el cronograma del proyecto. Elaborar el Informe de Desempeo del Proyecto.

2. TEMAS A DESARROLLAR
El Caso Prctico N 05 desarrolla los siguientes temas: Actualizacin del progreso de las tareas. Elaborar el Informe de Desempeo del Proyecto.

Nota

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 05, recordamos revisar la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso.

The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

Para desarrollar el Caso Prctico de la Unidad 05 utilice el archivo MS Project - CP05.mpp.

FIGURA 1: Vista de las tareas del proyecto. Verificamos el estado del proyecto mediante la Informacin del proyecto, para as verificar los datos macro del proyecto (duracin, trabajo y costo), el resultado debe ser similar al que se muestra en la Figura 1.

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FIGURA 2: Informacin del proyecto. METODOLOGA DE CARGA DE DATOS La informacin recibida durante la ejecucin del proyecto debe consolidarse peridicamente, segn los intervalos de medicin de estado y rendimiento que se definan para el proyecto. Para nuestro ejemplo los intervalos de medicin son cada dos (2) semanas. Los responsables de la ejecucin de las tareas del proyecto tienen que reportar el avance de las tareas cada semana, dicha informacin se actualiza en el cronograma del proyecto, y en base a esta informacin se emiten los informes de estado del proyecto. Se recomienda guardar los diferentes archivos (MS Project, reportes en Excel o PDF) en una carpeta diferente cada semana, como se observa en la Figura 3.

FIGURA 3: Carpeta Semanales del Proyecto. Para los archivos semanales recomendamos usar la siguiente estructura: <Semana N XX> - <Nombre de Archivo>.

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ACTUALIZACIN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Control de la Semana 01 y 02 Realizaremos el control de la Semana 01 y 02 por el mtodo del porcentaje completado, es el modo ms sencillo para hacer el seguimiento del progreso de las tareas es indicar el porcentaje completado. Para el desarrollo del caso prctico suponemos que todas las actividades del proyecto se estn desarrollando de acuerdo a lo programado. Ahora haremos el control de la Semana 01 y 02, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Primero filtramos las tareas correspondientes a la Semana 01 y 02, que estn comprendidas en el periodo del 01 al 14 de Enero del 2012. Para ello vamos a la pestaa Vista, nos ubicamos en el grupo Datos, y clic en la opcin Filtro, y seleccionamos la opcin Intervalo de fechas, como se observa en la Figura 4.

FIGURA 4: Carpeta Semanales del Proyecto. 2. En el primer cuadro seleccionamos la fecha 01 de enero del 2012, clic en Aceptar, y en el siguiente cuadro ingresamos la fecha 14 de enero del 2011, clic en Aceptar.

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FIGURA 5: Carpeta Semanales del Proyecto. Las tareas involucradas en la Semana 01 y 02 son:

FIGURA 6: Tareas filtradas de la Semana 01 y 02. 3. Ahora ingresamos la fecha de estado, para ello nos ubicamos en la pestaa Proyecto, clic en Informacin del proyecto, y en el campo Fecha de estado ingresar el 14 de enero del 2012.

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FIGURA 7: Fecha de estado. 4. Ahora aplicaremos la actualizacin por porcentaje completado, asumiendo que el avance real es igual al avance planeado, para ello primero seleccionamos las tareas que previamente hemos filtrado de las dos semanas, luego nos ubicamos en la pestaa Tarea, vamos al grupo Programacin, y hacemos clic en la opcin Actualizar segn programacin.

FIGURA 8: Actualizar tareas del proyecto.

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5. El resultado que obtendremos ser igual al que se aprecia en la Figura 9. Notar que en la columna Indicadores cuando una tarea se encuentra al 100% se representa un visto bueno, y en la barra de las tareas (ubicada en el rea grfica) se dibuja una lnea de color negro en la parte media de la tarea la cual es de acuerdo al % completado de la tarea.

FIGURA 9: Resultado de actualizar tareas. Control de la Semana 03 y 04 Ahora realizaremos el control de la Semana 03 y 04 por el mtodo de introduccin de duraciones reales y restantes, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Primero filtramos las tareas correspondientes a la Semana 03 y 04, que estn comprendidas en el periodo del 15 al 28 de Enero del 2012. Para ello vamos a la pestaa Vista, nos ubicamos en el grupo Datos, y clic en la opcin Filtro, y seleccionamos la opcin Intervalo de fechas, e ingresamos las fechas mencionadas, el resultado que obtenemos ser similar al que se observa en la Figura 10.

FIGURA 10: Tareas filtradas de la semana 03 y 04.

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2. Ingresamos la fecha de estado, para ello nos ubicamos en la pestaa Proyecto, clic en Informacin del proyecto, y en el campo Fecha de estado e ingresar el 28 de enero del 2012. 3. Luego mostramos la tabla Lnea base, haciendo clic derecho en la parte superior de la tabla y en el men emergente hacemos clic en ms tablas, y en nueva lista elegimos la opcin Lnea base y clic en Aplicar.

FIGURA 11: Insertar tabla Lnea base. 4. Agregar los campos Duracin real y Duracin restante a la tabla. Nuestro escenario inicial es similar al que se muestra en la Figura 12.

FIGURA 12: Escenario inicial de la Semana 03 y 04. Actualizaremos la informacin de la duracin real, como se observa en la Figura 13.

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FIGURA 13: Escenario actualizado de la semana 03 y 04. Control de la Semana 05 y 06 Ahora realizaremos el control de la Semana 05 y 06 por el mtodo de introduccin del trabajo completado real y restante, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Verificamos que estamos trabajando con la Vista Diagrama de Gantt, y activamos la Tabla Trabajo, para ello hacer clic derecho en el extremo superior izquierdo de la tabla de MS Project y en el men emergente hacer clic a la opcin Trabajo.

FIGURA 14: Visualizar tabla Trabajo. 2. Ahora filtramos las tareas correspondientes a la Semana 05 y 06. Para ello vamos a la pestaa Vista, nos ubicamos en el grupo Datos, y clic en la
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opcin Filtro, y seleccionamos la opcin Intervalo de fechas, e ingresamos el intervalo del 29 de enero al 11 de febrero del 2012, el resultado que obtenemos ser similar al que se observa en la Figura 15.

FIGURA 15: Escenario inicial de la Semana 05 y 06. 3. Asignamos como fecha de estado el 11 de febrero del 2012, y luego actualizamos los valores de las columnas real y restante con la informacin que se muestra en la Figura 16.

FIGURA 16: Escenario actualizado de la Semana 05 y 06. Control de la Semana 07 y 08 Ahora realizaremos el control de la Semana 07 y 08 por el mtodo de % de trabajo completado, para ello seguimos trabajando con la tabla Trabajo, y realizamos los siguientes pasos: 1. Filtramos las tareas correspondientes a la Semana 07 y 08, del 12 al 25 de febrero, y ponemos como fecha de estado 25 de febrero del 2012. Nuestro escenario ser el siguiente:

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FIGURA 17: Escenario inicial de la Semana 07 y 08. 2. Actualizamos el % de trabajo completado, con la informacin que se muestran en la Figura 18.

FIGURA 18: Escenario actualizado de la Semana 07 y 08. Control de la Semana 09 y 10 Ahora realizaremos el control de la Semana 09 y 10 por el mtodo de introduccin del trabajo real por periodos de tiempo, este tipo de asignacin es ms complejo que la actualizacin por tareas, pues requiere mayor detalle de la informacin a ingresar a las tareas. Ahora trabajaremos con la Vista Uso de tareas y la tabla Trabajo, y realizamos los siguientes pasos: 1. Filtramos las tareas correspondientes a la Semana 09 y 10, del 26 de febrero al 10 de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 10 de marzo del 2012. Nuestro escenario ser el siguiente:
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FIGURA 19: Escenario inicial de la Semana 09 y 10. 2. Ahora en la tabla del lado derecho, activamos la visualizacin del trabajo real, para ello damos clic derecho en cualquier lado de la tabla y en el men emergente seleccionamos la opcin trabajo real, como se observa en la Figura 20.

FIGURA 20: Inserta campo trabajo real.

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3. Actualizamos los valores de las columnas Real y Restante con los valores que se muestran en la Figura 21.

FIGURA 21: Escenario actualizado de la Semana 09 y 10. Hemos visto 5 maneras de actualizar el cronograma del proyecto, algunas son ms sencillas de realizar y otras ms complejas por el detalle de la informacin que se necesita, en el Caso Prctico del Curso estamos trabajando con un proyecto pequeo, pero imagnese como sera actualizar un proyecto de mayor tamao, el trabajo sera ms demandante. Se recomienda usar la manera que ms se adece a su proyecto (dependiendo de la informacin que maneja). Los periodos de actualizacin tambin deben adecuarse a su proyecto, pudiendo ser semanales, quincenales, mensuales, etc. Y por cada actualizacin que haga en el cronograma del proyecto usted puede utilizar cualquiera de las formas de actualizacin que hemos visto, no tiene que limitarse sola a una en todo el transcurso del proyecto.

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ELABORAR EL INFORME DE DESEMPEO DEL PROYECTO El Informe de Desempeo del Proyecto nos permite conocer cul es el estado actual del proyecto en un periodo determinado, este informe nos muestra: La situacin del alcance. La eficiencia del cronograma y del costo. El cumplimiento de los objetivos de calidad (si hubiera en el proyecto). Los problemas y pendientes, por tratar y los programados por resolver.

Para obtener la informacin necesaria para elaborar el Informe de Desempeo del Proyecto nos ubicamos en el Diagrama de Gantt y en la Tabla de Valor Acumulado, para poder visualizar esta tabla hacemos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la parte superior derecha de la tabla y hacemos clic derecho, en el men emergente seleccionar la opcin Ms tablas, como se observa en la Figura 22.

FIGURA 22: Visualizar otra tabla. 2. En la nueva ventana seleccionar la opcin Valor acumulado, y clic en Aplicar.

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FIGURA 23: Visualizar tabla Valor Acumulado. 3. Obtenemos el siguiente resultado:

FIGURA 24: Tabla Valor acumulado. A continuacin describimos los principales campos que se muestran en la tabla de Valor Acumulado: Valor Planeado: PV (CPTP), en MS Project el CPTP es el costo presupuestado del trabajo programado, en trminos de gestin de proyectos equivale al Valor Planeado o Planificado. Valor Acumulado: VA (CPTP), por error en la aplicacin del Project figura dos veces CPTP, pero en el caso del VA debe hacer referencia al CPTR. En MS Project el CPTR es el costo presupuestado del trabajo realizado, en trminos de gestin de proyectos equivale al Valor Ganado. AC (CRTR), en MS Project el CRTR es el costo real del trabajo realizado, en trminos de gestin de proyectos equivale al Costo Real.

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Se recomienda elaborar el Informe de Desempeo del Proyecto conjuntamente con cada actualizacin del cronograma del proyecto. Sin embargo por esta vez, y por fines didcticos haremos slo un informe que corresponda al periodo desde las Semana 01 a la Semana 10. Luego que ya nos ubicamos en la Tabla de Valor Acumulado, filtramos las tareas del periodo de la Semana 01 a la Semana 10, es decir, del 02 de enero al 10 de marzo del 2012, el resultado sebe ser similar al siguiente:

FIGURA 25: Tabla Valor acumulado. El BAC se obtiene de las Estadsticas del proyecto, especficamente del valor Costo Previsto, como se muestra en la Figura 24.

FIGURA 26: Estadsticas del proyecto BAC. Utilizamos los valores obtenidos y aplicamos las frmulas que se muestran en el Informe de Desempeo del Proyecto que esta en los documentos del Caso Prctico, y obtenemos el siguiente resultado:

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ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO: COMO EST EL PROYECTO A LA FECHA DE CORTE DEL PERIODO
1.- SITUACIN DEL ALCANCE
INDICADOR FRMULA CLCULO RESULTADO

% AVANCE REAL % AVANCE PLANIFICADO 2.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA

INDICADOR

EV / BAC PV / BAC
FRMULA

9,871.25 / 12,397.50 9,885.00 / 12,397.50

CLCULO

0.796 0.797
RESULTADO

SV (VARIACIN DEL CRONOGRAMA) SPI (NDICE DE RENDIMIENTO DEL

CRONOGRAMA) INDICADOR

EV PV EV / PV
FRMULA

9,871.25 9,885.00 9,871.25 / 9,885.00

CLCULO

-13.750 0.999
RESULTADO

3.- EFICIENCIA DEL COSTO CV (VARIACIN DEL COSTE) CPI (NDICE DE RENDIMIENTO DEL COSTE) EV AC EV / AC 9,871.25 10,007.50 9,871.25 / 10,007.50 -136.25 0.986

4.- CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD

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