PROCEDIMIENTO USO Y CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD

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1 OBJETIVO Establecer la metodologa para el uso y control de sellos de seguridad, con el fin de verificar que sean correctamente aplicados y evitar situaciones de riesgo para la compaa, incluido la perdida de los mismos.

2 ALCANCE Este procedimiento se debe aplicar, siempre que en un despacho, se vayan a utilizar sellos de seguridad de Blue Cargo Group

3 RESPONSABLE BLUE CARGO: Jefe de Seguridad. EXXE: Custodia principal Director Nacional de Trfico. Custodia regional Gerente o Director Regional. Colocacin del precinto Despachador, Embarcador ALDITEC: Personal de Seguridad asignado

4 DEFINICIONES Aleatorio: Sin ningn orden numrico, cuyo resultado no es previsible Precinto: Dispositivo fsico numerado que se coloca sobre mecanismos de cierre para asegurar que stos no se abran sin autorizacin. Una vez colocado, el sello no puede eliminarse sin provocar su destruccin. Sello de seguridad: Elemento fabricado con materiales especiales, y son diseados para proteger mercancas, dejando evidencia en caso de que haya existido intento de manipulacin no autorizada. Ejemplos de sellos de seguridad son precintos, barras, pasadores. 5 PROCEDIMIENTO

5.1 Control de sellos de seguridad: Precintos

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION Para los precintos, ingresar la REQUISICIN DE COMPRAS en la BLUENET cuando el stock llegue al 30% del ltimo pedido, segn el procedimiento Compras. Nota 1: El proveedor debe tener certificado ISO/PAS. Nota 2: Peridicamente debe cambiar las caractersticas de los precintos (tipo, color, formato de numeracin, etc.) Nota 3: Est prohibido comprar precintos fuera del procedimiento RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL BLUE NET RESPONSABLE DOCUMENTO GUIA REGISTRO

SOLICITUD COMPRA 1.

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No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

DOCUMENTO GUIA REGISTRO

2.

RECIBO DE SELLOS DE SEGURIDAD

Recibe los sellos de seguridad, y los almacena en un lugar seguro bajo llave, deja registro del ingreso en CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS. Una vez que el stock llegue al 30% de la ultima reposicin, enva el formato CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS al RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL

CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO REGIONAL

3.

ASIGNACIN A REGIONALES DE SELLOS DE SEGURIDAD

CORREO ELECTRNICO CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS

Si es la primera vez que va a asignar a la regional, recibe la solicitud de sellos de seguridad de las regionales. Registra en el formato CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS, tanto las entradas como las salidas, de sellos de seguridad. RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL

4.

RECIBO REGIONAL DE SELLOS DE SEGURIDAD

Confirma el recibo de los sellos de seguridad y los guarda bajo llave. Ingresa el inventario recibido al formato CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS.

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO REGIONAL

CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS

Registra la salida en CONTROL DISTRIBUCIN DE PRECINTOS.

5.

ASIGNACIN DE SELLOS DE SEGURIDAD AL DESPACHO

Nota1: La asignacin de los precintos debe ser aleatoria y de acuerdo al tipo de vehculo segn anexos. Nota2: En vehculos carpados puede asignar numeracin consecutiva de precintos, pero la ubicacin debe quedar en ngulos opuestos. Solicita que el nmero del sello de seguridad sea diligenciado en los documentos del despacho. Despus del cargue coloca los precintos segn el tipo de Vehculo

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO REGIONAL

CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS

6.

COLOCACIN DE SELLOS DE SEGURIDAD EN LA UNIDAD DE TRANSPORTE

Verifica que correctamente, apertura.

haya quedado cerrado ejerciendo presin de

RESPONSABLE DE COLOCACIN DEL PRECINTO

REMESA O MANIFIESTO

Registra en la remesa la numeracin y clase de precintos asignados. En caso de que durante el trnsito el precinto asignado sea abierto por autoridad competente, este debe ser remplazado por otro asignado por la autoridad y dejar registro de la apertura del precinto en alguno de los documentos del transporte indicando: hora, fecha, lugar, motivo, autoridad y funcionario que realiza la inspeccin.

7. SEGUIMIENTO EN TRNSITO

CONDUCTOR REMESA O MANIFIESTO

El escolta y/o conductor debe notificar en tiempo real el evento, es necesario identificar si se trata de una operacin bajo rgimen aduanero DTA y CV a fin de

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No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION garantizar que la autoridad que pretende abrir la unidad tiene la plena autoridad para abrir el sello. En caso que la autoridad no tenga el sello correspondiente es necesario dar la instruccin al conductor para que coloque un candado y as darle algn grado de seguridad al cargamento. El Auxiliar de Monitoreo debe monitorear frecuentemente el vehculo, en caso de no tener escolta o acompaante vehicular y notifica al cliente. La oficina ms cercana de la compaa debe coordinar el envo de un nuevo sello de seguridad. Cuando el vehculo llega al destino, se requiere hacer pesar el vehculo antes de la entrega y debe haber un funcionario de la compaa presenciando el descargue. Nota 1: Se debe responsabilizar al escolta sobre la seguridad del contenedor. Nota 2: Se debe llevar registro de todas las actividades con el fin de dejar registro de la trazabilidad. Antes de descargar la mercanca, se verifica que el precinto a retirar corresponda al registrado en los documentos de entrega. Si el precinto esta alterado, abierto o no se encuentra en el momento de la entrega, inicia con el procedimiento Reporte de actividades sub-estndar.

RESPONSABLE

DOCUMENTO GUIA REGISTRO

ACOMPAANTE VEHICULAR

AUXILIAR DE MONITOREO

CLIENTE

DESCARGUE 8.

DESTINATARIO

TRANSPORTADOR CORREO ELECTRNICO RESPONSABLE DE SEGURIDAD CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS

PERDIDA O HURTO 9.

Se instaura la denuncia sobre la perdida, se informa por escrito a sociedades portuarias y polica antinarcticos. Se informa a involucrados en el proceso y se anula el consecutivo en el formato CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS La regional correspondiente reporta el dao del precinto al responsable de la Custodia del Inventario Principal y realiza la devolucin a la principal. El responsable del Inventario Principal diligencia el ACTA DE DESTRUCCIN DE SELLOS DE SEGURIDAD relacionando nmeros y caractersticas y posterior realiza la destruccin.

RESPONSABLE DEL INVENTARIO REGIONAL

CORREO ELECTRNICO

10.

DAO

RESPONSABLE DEL INVENTARIO PRINCIPAL

ACTA DESTRUCCIN DE SELLOS DE SEGURIDAD

FIN

PROCEDIMIENTO USO Y CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD 5.2 Control de sellos de seguridad: Barras de seguridad
No. ACTIVIDAD DESCRIPCION Recibe los sellos de seguridad y los almacena en un lugar seguro bajo llave, deja registro del ingreso en CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD. Cada vez que enva Barras de seguridad a las regionales, diligencia el cuadro CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD, indicando el lugar donde se encuentra la barra. Antes de descargar la mercanca, se debe verificar la barra de seguridad, y tener la llave para abrir su seguro (cuando aplique). DESCARGUE Recupera la barra e informa al RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL para que alimente su control.

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RESPONSABLE

DOCUMENTO GUIA REGISTRO

CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL

CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO REGIONAL

FIN

6 ANEXOS 6.1 TIPOS DE SELLOS DE SEGURIDAD A COLOCAR SEGN UNIDAD DE TRANSPORTE 6.2 INSTRUCCIONES PARA INSTALACIN ADECUADA DE SELLOS DE SEGURIDAD 7 FORMATOS RELACIONADOS
CDIGO GR-SG-FO-21 GR-SG-FO-23 EX-SG-FO-25 TITULO CONTROL Y DISTRIBUCIN DE PRECINTOS CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD

8 CONTROL DE CAMBIOS
VERSION ITEM 10. DAO 2 1. SOLICITUD COMPRA DESCRIPCION Se incluye el manejo de precintos en caso de dao Se agrego nota donde se indica que est prohibido comprar precintos fuera del procedimiento FECHA 1/ENE/12

9 FLUJO DE APROBACIN
REVISO: ELABORO: Director Nacional Operaciones Director Sistemas Integrados de Gestin y CR Jefe de Seguridad Director Nacional de Trfico Supervisor Seguridad Gerente de Carga Expresa APROBO:

PROCEDIMIENTO USO Y CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD 6 ANEXOS

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6.1 TIPOS DE SELLOS DE SEGURIDAD A COLOCAR SEGN UNIDAD DE TRANSPORTE:

Contenedor: o Precinto de botella en la grapa izquierda de la puerta derecha y barra de seguridad. o Precinto de plstico para contenedores vacos. Furgn: o Precinto de botella, guaya o plstico, en los respectivos cierres de las puertas del furgn. Carpa: o Precinto de plstico o guaya mnimo en cada esquina.

6.2 INSTRUCCIONES PARA INSTALACIN ADECUADA DE SELLOS DE SEGURIDAD:

PRECINTO

FOTO

IMAGEN

INSTRUCCIONES

PRECINTOS TIPO GUAYA

o Ubique el precinto entre dos argollas de la carpa, o las grapas del contenedor, de tal manera que la guaya pase por el medio de las argollas de la carpa / grapa del contenedor.

o Introduzca la guaya por entre el seguro, y ejerza presin. o Ejerza presin sobre la guaya, de tal manera que la misma quede tensionada, y que no de espacio para abrir la carpa / puerta del contenedor o Ejerza presin en sentido contrario en la que asegur la guaya para verificar que el precinto haya sellado correctamente. o Guarde el sobrante de la guaya por entre la carpa, o enrllelo en las argollas de la carpa o grapa del contenedor. o Sitese sobre la barra de cierre numero tres cuntelas de izquierda a derecha. o Coloque el precinto en la mnsula de la barra de cierre numero tres. o La tapa del precinto debe estar siempre arriba.

PRECINTOS TIPO BOTELLA

Preferiblemente en la ua de la barra de cierre numero tres

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PRECINTO

FOTO

IMAGEN

INSTRUCCIONES

o Ejerza presin sobre la tapa del precinto, hasta escuchar click o Ejerza presin hacia abajo, para verificar que el precinto haya sellado correctamente.

PRECINTOS TIPO PLASTICO

o Ubique el precinto entre dos argollas de la carpa / grapas de la puerta del furgn / grapa del contenedor, de tal manera que el pasador de plstico pase por el medio de las argollas de la carpa / grapas de la puerta del furgn o contenedor.

o Introduzca el pasador plstico por entre el seguro, y ejerza presin. o Ejerza presin hacia el sentido contrario en la que asegur el precinto para verificar que haya sellado correctamente. o Corte la lengeta sobrante a raz del sello.

PRECINTOS TIPO BARRA DE SEGURIDAD

o Una vez cerrado el contenedor ubique el precinto entre las barras de cierre exteriores de las puertas del contenedor, de tal manera que el nmero del precinto quede visible.

o Instale el elemento de cierre del precinto y asegrelo con un precinto de botella o candados si es el caso.