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SISTEMA DE GESTION Y FACTURACION DE TRASLADOS DE FONDOS (SGFTF).

ESPECIFICACIONES DE CASO DE USO DE NEGOCIO (ECUN) GESTIONAR SOLICITUD DE TRASLADOS DE FONDOS


VERSIN 1.0

SGFTF: Sistema de Gestin y Facturacin de Traslados de Fondos. ECUN: Gestin de Traslados de Fondos.

Versin: Fecha:

1.0 16/04/2013

HISTORIAL

FECHA

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DESCRIPCION Documento Inicial del CUN:

AUTOR Villavicencio Quevedo Xavier David

16/04/13

1.0

Gestin de Traslado de Fondos

SGFTF: Sistema de Gestin y Facturacin de Traslados de Fondos. ECUN: Gestin de Traslados de Fondos.

Versin: Fecha:

1.0 16/04/2013

TABLA DE CONTENIDO

1.

INTRODUCCIN ....................................................................................... 4
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Propsito.................................................................................................. 4 Alcance .................................................................................................... 4 Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas ............................................... 4 Referencias .............................................................................................. 4 Descripcin .............................................................................................. 4

2.

CASO DE USO DE NEGOCIO .................................................................. 5


2.1 Breve Descripcin ................................................................................... 5

3. 4. 5.

METAS ...................................................................................................... 5 METAS DE FUNCIONAMIENTO............................................................... 5 FLUJO DE TRABAJO ............................................................................... 5


5.1 5.2 5.3 5.4 Flujo Bsico ............................................................................................. 5 Flujo Alternativo ...................................................................................... 7 PRE-CONDICIONES ................................................................................. 7 POST-CONDICIONES .............................................................................. 7

6. 7. 8. 9. 10. 11.

CATEGORA ............................................................................................. 7 RIESGOS .................................................................................................. 7 POSIBILIDADES ....................................................................................... 8 DUEO DEL PROCESO ........................................................................... 8 REQUERIMIENTOS ESPECIALES ........................................................ 8 PUNTOS DE EXTENSIN ...................................................................... 8

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ESPECIFICACIN DE CASO DE USO DE NEGOCIO Gestin de Traslados de Fondos

INTRODUCCIN 1.1 Propsito Describir el Caso de Uso del proceso de negocio: gestin de solicitud de traslados de fondos para evaluar cmo se realizar su automatizacin. 1.2 Alcance El alcance de este documento es el de dar a conocer en qu consiste este proceso de gestin de traslados de fondos entre agencias y para ATMs islas, definir todos los posibles escenarios que pueden llevarse acabo cuando una agencia o el administrador del ATM solicita fondos a la oficina central. 1.3 Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas Acrnimos: o SGFTF: Sistema de Gestin y facturacin de traslados de fondos. o ATM: Automatic Teller Machine (Cajero automtico) o ETV: Empresa Transportadora de Valores. Definiciones o Agencia: Sucursal o delegacin subordinada del Banco de la Nacin. o Hermes: Empresa Transportadora de Valores o Prosegur: Empresa Transportadora de Valores. 1.4 Referencias La referencia que se tiene de este proceso es bsicamente una entrevista al Analista de la divisin de Caja y Valores-Seccin Evaluacin y Autorizacin de fondos, el cual nos ha provisto de toda esta informacin. 1.5 Descripcin En lo siguiente del documento presentaremos una breve descripcin del proceso as como las metas tanto del proceso como de la organizacin que deseemos alcanzar, adems describiremos los diversos escenarios

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que posee el proceso (bsicos como alternativos) y por ltimo definiremos algunas caractersticas propias del proceso de negocio. CASO DE USO DE NEGOCIO 1.6 Breve Descripcin Este caso de uso del negocio est destinado al actor Agencia/ATM que son aquellas partes de la organizacin que solicitan los fondos a travs de sus respectivos encargados (jefe de caja o administrador de medios electrnicos) y son abastecidos con el dinero, previa evaluacin y autorizacin del pedido. METAS El objetivo del caso de uso del negocio es reducir el tiempo de atencin a las agencias/ ATM en relacin al pedido solicitado. METAS DE FUNCIONAMIENTO Obtener un eficaz y eficiente servicio en la atencin a los pedidos hechos por las agencias o sucursales de Lima y provincias. FLUJO DE TRABAJO 1.7 Flujo Bsico

1.7.1 Solicitud de requerimiento de fondos. El caso de uso comienza cuando el jefe de caja de la agencia el administrador de los Medios Electrnicos enva a la oficina central del Banco (Departamento de Operaciones-Divisin Caja y Valores-Seccin Programacin y Autorizacin de Fondos) va mail o fax los requerimientos de fondos que necesita, especificando cantidad de dinero, el lugar y la fecha lmite de entrega. 1.7.2 Evaluacin del requerimiento. Una vez se haya hecho la solicitud de los requerimientos de fondos por parte de la agencia (Jefe de Caja) o ATM (administrador) esta llega al Analista de la seccin de Programacin y Autorizacin de fondos, el cul evala la solicitud, basndose en ciertas reglas como la disponibilidad de fondos que posee actualmente la agencia o ATM solicitante, y luego procede a seleccionar a la ETV que har el traslado. 1.7.3 Envo de solicitud de cotizacin del servicio de transporte

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Despus que el Analista evala los requerimientos de fondos, ahora tiene que cotizar los costos que le va a llevar hacer en efecto el traslado para ello realiza un documento llamado solicitud de cotizacin el cual es enviado (va mail) a las 2 ETVs reconocidas en el mercado y que estn afiliadas al Banco de la Nacin las cuales son Hermes y Prosegur para licitar el servicio de traslado. En el documento especifica el modo de traslado (traslado entre agencias o transferencia de dinero a travs de la bveda de la misa ETV o la de algn Banco en la cual el Banco de la Nacin posea una cuenta), tipo de envo (terrestre o areo), la ruta (origen-destino en caso de ser traslado entre agencias o simplemente la ruta destino en otro caso), la fecha de entrega, el monto o cantidad a trasladarse y el tipo de urgencia 1.7.4 Respuesta de Solicitud y envo de Proforma e servicio Las ETVs responden la solicitud cotizacin y envan sus proformas( va mail) al Analista detallando los costos del kilometraje, pasajes, impuesto Corpac (si es pase areo), exceso de peso(si lo hubiera) , procesamiento y preparacin de remesas , materiales , indicando tambin la ruta que conforma este paquete , tambin debe indicar el nmero de das que necesitan para cumplir con los servicios( si no lo indican se asume que es un solo da) 1.7.5 Seleccin de la ETV y Aprobacin del requerimiento Una vez recibidas los proformas por parte de las ETVs el Analista las revisa y analiza la mejor opcin basndose en la de menor costo y la que tiene menos das necesarios para el traslado (eso depende la urgencia) Una vez gestionado todo el proceso de seleccin de la ETV aprueba dicha solicitud y la entrega a su jefe. 1.7.6 Autorizacin del requerimiento El jefe de la seccin de Programacin y Autorizacin de fondos le da el ltimo anlisis de viabilidad, autoriza el traslado de fondos y le informa al Analista. 1.7.7 Confirmacin a la ETV Una vez autorizada la solicitud de requerimiento de fondos, el Analista procede a enviar la carta va mail de confirmacin a la ETV seleccionada para ejecutar el traslado.

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1.8 Flujo Alternativo 1. En el punto 1.7.2 del flujo bsico: Si la disponibilidad de fondos en la agencia/ATM excede al reglamentario se negar la solicitud de fondos y se le informar al solicitante el problema.

2.

En el paso 1.7.4 del flujo bsico. Si la ETV que ha recibido la solicitud de cotizacin y no posee la capacidad necesaria para ese trabajo, le enviar al Analista un mail explicando que no tiene la cobertura necesaria para realizar ese traslado, es decir esas rutas de origen y destino no son parte de su dominio, y no va poder cotizarle el pedido. .

3. En el paso 1.7.6 del flujo bsico: Si el jefe decide denegar el pedido (a su criterio) de fondos, se le informar al Analista de la decisin para que posteriormente le saber al solicitante. 4. En el paso 1.7.7 del flujo bsico: Si la ETV no puedo realizar el pedido cotizado en la fecha prevista debido a muchos factores como la disponibilidad de la empresa o la cobertura de la misma se informar con una carta va mail al analista para su postergacin o si es urgente escoger otra ETV que pueda realizar el servicio. 1.9 PRE-CONDICIONES Se ha identificado a las agencias o ATMs como sucursales y medios electrnicos respectivamente, que pertenecen al Banco de la Nacin. 1.10 POST-CONDICIONES Se ha registrado correctamente la recepcin de fondos en la agencia o ATM. Categora Este CUN se identifica como principal. Riesgos

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Un riesgo potencial puede ser el que no se pueda trasladar los fondos a las agencias o ATMs por algn problema de asalto o robo al vehculo de la ETV que transporta el dinero. problema de bloqueos de carreteras o clima hostil que impida el traslado de fondos por parte de las ETV. Posibilidades Una posibilidad evidente de este proceso es que posee muchos subprocesos que pueden ser automatizados y con ello lograr las metas que hemos definido. Dueo del Proceso Banco de la Nacin-Departamento de Operaciones-Divisn Caja y Valores-Seccin Programacin y Autorizacin de Fondos. Requerimientos Especiales Este CUN no posee requerimientos especiales. Puntos de Extensin Este CUN no posee puntos de extensin

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