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SEPARATA 01 - MDULO VII 1. CONCEPTO DE MEJORA CONTINUA El proceso de gestin de cualquier actividad de la organizacin debe estar estructurado en cuatro tipos de actuaciones que se representan habitualmente mediante el ciclo P.D.C.A. (Plan - Do Check - Act) en espaol PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
La mejora continua es la parte de la gestin encargada de ajustar las actividades que desarrolla la organizacin para proporcionarles una mayor eficacia y/o eficiencia. Al analizar los procesos de la organizacin y sus posibilidades de mejora aparecen diferentes circunstancias: a) El proceso tiene un nivel de funcionamiento muy deficiente, con deficiencias en muchos de sus aspectos y est muy alejado del cumplimiento de sus objetivos. Tratamiento: modificacin en profundidad de su planteamiento y estructuracin (Q.F.D., Reingeniera de procesos, etc.)
Las actividades de la empresa que podrn identificar, priorizar, organizar y solucionar las oportunidades de mejora de la organizacin mediante las tcnicas de solucin de problemas son:
ACTUACIONES CLAVE PARA LA PROGRAMACIN DE LA MEJORA CONTINUA Para que la empresa pueda tener un adecuado nivel de desarrollo en la mejora continua, requiere inicialmente ser capaz de generar y organizar correctamente sus oportunidades de mejora, para lo cual debe realizar el siguiente proceso:
Estas actividades deben ser asumidas por el Comit de Direccin o Comit de Mejora de la Organizacin, para dirigir y supervisar la mejora continua de sus mbitos de responsabilidad:
IDENTIFICACIN DE LAS FUENTES DE INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN Para dotar a un sistema de mejora continua de capacidad de supervivencia, es necesario disponer de un sistema de informacin que permita la identificacin sistemtica de oportunidades de mejora relevantes para los responsables de la organizacin. - Los principales elementos de un sistema de informacin adecuado pueden ser:
Ejemplo: reas donde se observan los sntomas: Comercial, porque recibe reclamaciones Produccin, que detecta defectos. reas donde pueden estar las fuentes de los problemas: Produccin, por posibles deficiencias en el proceso productivo. Ingeniera, por deficiencias en el diseo.
SELECCIN DE EQUIPOS DE MEJORA - Para cada una de las oportunidades de mejora que la organizacin decida convertir en proyecto de mejora, se debe establecer cul es el grupo de personas que tiene una mayor capacidad para alcanzar una solucin ptima para la empresa. - El proceso a seguir ser el siguiente: a) Identificar los departamentos o reas de la organizacin ms directamente relacionados con el problema.
b) Seleccionar el nivel jerrquico que debe integrar el equipo. c) Elegir a las personas adecuadas para el equipo. Una vez elegidas reas y niveles, se selecciona a los participantes en el equipo: - Cada componente del equipo debe tener: - Conocimiento directo, detallado y personal del problema. - Tiempo para trabajar en el equipo y el proyecto. - Caractersticas y actitud adecuadas al trabajo en equipo (capacidad de comunicacin, respeto, compromiso, inters, etc.) - Representatividad en la organizacin (experiencia, representatividad, autoridad, imagen).
ASIGNACIN DE MISIN A LOS EQUIPOS DE MEJORA Una vez elegido el problema a solucionar y el equipo de mejora adecuado para solucionarlo, es necesario aportar a este equipo los datos existentes y marcarles el objetivo de mejora que deben conseguir: a) Descripcin del Problema a Resolver. La descripcin del problema se realiza: 1. Describiendo los sntomas de la existencia del mismo. Sntoma: Seal aparente y observable de la existencia de una disfuncin en la organizacin, proceso, producto o servicio.
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La Revisin Inicial es diagnosticar una Organizacin DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTOS QUE MARCA LA DIFERENCIA Una vez definido el ALCANCE y haber realizado una REVISION INICIAL de nuestra organizacin, debemos proceder con las etapas del sistema de gestin:
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I. FASE DE ELABORACION DE LA POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD Es necesario definir y establecer una poltica de seguridad y salud en el trabajo porque instituye los principios asumidos por la Alta Direccin para la mejora de las condiciones de trabajo, elevando el nivel de prevencin y de seguridad en todos sus aspectos y promoviendo la mejora constante de las condiciones de salud para todos y cada uno de los trabajadores. La Poltica del Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales debe ser coherente, realista y vinculante con la organizacin REQUISITOS: Apoyo de la alta direccin. Compromiso de mejora continua. Debe ser apropiada a la escala de riesgos laborales de la de la organizacin. Acorde a otras polticas de la organizacin (calidad, medio ambiente, etc.). Declarar el cumplimiento de todos los requisitos legales y de materia preventiva. Definir la forma de cumplir con los requisitos de seguridad y salud. Proporcionar el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos. Ser comunicada a las partes interesadas y a todas las personas que trabajan en la organizacin
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II. FASE DE PLANIFICACIN IDENTIFICACIN DE PELIGROS, EVALUACIN DE RIESGOS Y DETERMINACIN DE CONTROLES En esta fase de la implantacin se deben establecer procedimientos para la identificacin de peligros, identificacin de riesgos, evaluacin de los mismos as como la determinacin de controles necesarios para la consecucin de objetivos. Se debe planificar revisiones peridicas, por ejemplo, AUDITORIAS INTERNAS. Pasos fundamentales en sta fase de la implantacin Proceso lgico de aplicacin de las tcnicas de prevencin: (ser necesario desarrollar una metodologa de identificacin y registrar los resultados) Identificacin de peligros(considerar los distintos tipos de peligros en el lugar de trabajo) Identificacin de riesgos. Evaluacin de riesgos (Evaluar los riesgos que no se puedan evitar). Control
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Los procesos de identificacin de peligros deben aplicarse en situaciones normales, ocasionales o de emergencia. Se debe considerar tanto a trabajadores/empleados como a clientes, visitantes y contratistas. Cmo evaluar los riesgos en la organizacin o centro de trabajo Lista de verificacin y cuestionarios. Matrices de riesgo. Anlisis de los modos y efectos de fallo(es la representacin grfica de todas las posibles causas de un fenmeno).
La organizacin debe tener en cuenta en las diferentes evaluaciones los COLECTIVOS SENCIBLES Y/O vulnerables. Trabajadoras embarazadas Alguna discapacidad Trabajadores sin experiencia
Ser imprescindible conocer el NMERO DE PERSONAS EXPUESTAS. Cmo actuar ante algn cambio en la organizacin (estructura, personal, nuevas actividades, etc.) Se debe volver a identificar y evaluar los peligros y riesgos laborales. Ante los cambios es importante preguntarse: Existen nuevos peligros? Qu riesgos vienen asociados a los nuevos peligros? Qu control debo aplicar para eliminar o minimizar el riesgo?
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Ejemplo de cuestionario para evaluar los riesgos psicosociales de una entidad u organizacin. Preguntas dirigidas al trabajador:
- Requiere tu trabajo atencin constante? - Permite que aprendas cosas nuevas? - Tu trabajo requiere que tengas iniciativa? - Es necesaria mucha concentracin? - Tienes tiempo de llevar al da tu trabajo? - Es variado en cuanto a funciones y actividades? - La distribucin de tareas es irregular y provoca que se te acumule el trabajo? - Se producen en tu trabajo momentos o situaciones desgastadoras emocionalmente? - Tu trabajo requiere que tomes decisiones de forma rpida?
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Cmo fijar objetivos Mediante la implementacin de PROGRAMAS. Un PROGRAMA es un plan de accin para lograr todos los objetivos del sistema de gestin. La organizacin o centro de trabajo debe asignar responsabilidades, autoridades y fechas de finalizacin para asegurar el cumplimiento de los mismos. Se debe comunicar al personal pertinente mediante sesiones informativas.
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III. FASE DE IMPLEMENTACION Y OPERACIN DEFINICIN DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES La alta direccin debe ser el responsable en ltima instancia de la seguridad y salud en el trabajo y del sistema de gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo Es importante la alta direccin en los sistemas de gestin de prevencin de riesgos laborales Por su control directo de los recursos financieros, humanos, tecnologas especficas, infraestructuras, equipos y sistemas de informacin.
Qu fases se deben seguir en ste procedimiento Definicin de funciones, responsabilidades y autoridades. Documentacin de stas funciones, responsabilidades y autoridades. Comunicacin de funciones, responsabilidades y autoridades. Formacin e informacin de todo el personal que asegure la correcta comprensin. Participacin activa en materia de prevencin de riesgos laborales.
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COMPETENCIA.- determinar qu actividades podran tener impacto en la seguridad y salud en el trabajo. Factores que habr que tener en cuenta al determinar la competencia requerida para una tarea. Funciones y responsabilidades en el lugar de trabajo. Resultados de las investigaciones de incidentes. Capacidades individuales (grado de alfabetizacin, dominio de idioma, etc.).
TOMA DE CONCIENCIA.- Es necesaria: Para asegurar que se trabaje de manera segura. De qu procedimientos debe tomar conciencia el trabajador? Procedimientos de emergencia. Beneficios de la mejora del desempeo. Necesidad de ajustarse a la poltica de prevencin de riesgo
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Se debe comunicar sta informacin a todas las personas involucradas afectadas por el sistema (empleados, visitantes, contratistas, etc.) **Los visitantes incluyen repartidores, clientes, miembros del pblico, proveedores de servicio, etc. Con el fin de participar activamente en la prevencin. Canales de comunicacin de la informacin al personal involucrado en el Sistema Reuniones y sesiones informativas Boletines de noticias. Posters. Correos electrnicos Buzones de sugerencias. Pginas Web. Tablones de anuncios.
* CONSULTA.- Procedimiento necesario para fomentar la participacin activa y continua de los trabajadores. Qu materias se deben consultar con los empleados Introduccin de equipos nuevos o modificaciones de los mismos. Cambio de instalaciones. Uso de nuevos materiales. Nuevos procesos.
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PREPARACIN Y RECOPILACIN DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA La norma exige establecer una sistemtica que facilite el control y la localizacin de la documentacin. Documentacin del sistema de gestin que se debe controlar: Polticas y objetivos Alcance del sistema Elementos principales del sistema Registros
Es necesario llevar un control de la documentacin del sistema de gestin para asegurar la eficacia y eficiencia de la planificacin, operacin y control. Cmo podemos llevar un control de la documentacin del sistema de gestin No existe un formato concreto. Si los centros de trabajo u organizaciones ya cuentan con documentacin (por tener contratado un servicio de prevencin ajeno) podrn elaborar un documento describiendo la interrelacin entre la documentacin existente y los requisitos que exige la OSHAS 18001. CONTROL OPERACIONAL La organizacin o el centro de trabajo deben identificar aquellas actividades que estn asociadas con los peligros identificados para poder gestionarlos correctamente y cumplir con la poltica de prevencin de riesgos. Ante un RIESGO o PELIGRO Redisear el proceso para eliminar en su caso minimizar Advertir sobre dicho peligro o riesgo. Mejorar la formacin para reducir la frecuencia y duracin de la exposicin de personas a peligros. Usar equipos de proteccin Personal (EPP) para reducir la gravedad
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Debes formular este tipo de preguntas para un buen funcionamiento del sistema. Estn definidas todas las situaciones de emergencia? Se contempla en el plan, visitas, contratas o dems actores implicados? Se ha creado un equipo de primera intervencin? Se le ha dado la formacin adecuada a este equipo para ejercer como tal ante este tipo de situaciones? Se han establecido las conexiones necesarias con agentes externos (polica, bomberos, etc.)
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Cmo evaluar el cumplimiento legal Mediante auditoras Inspecciones reglamentarias Anlisis de los requisitos legales Revisiones de documentos Entrevistas Check list
La medicin es importante para conocer si se estn alcanzando los objetivos, y por tanto dando respuesta a la poltica marcada. Podemos evaluar o medir el comportamiento en materia preventiva a travs de un indicador. Qu aspectos se deben definir en un indicador Nombre del indicador y mbito en el que se encuadra. Objetivos del indicador(que va a medir) Frmula de clculo. Frecuencia de medida Responsable de realizar la medida Evolucin en el tiempo
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Indicadores de resultados: Prevalencia de actividades inseguras entre los trabajadores. Indicadores de exposicin a riesgos laborales: Prevalencia de trabajadores expuestos a factores psicosociales.
Indicadores de salud de los trabajadores: Incidencia de accidentes con baja. Incidencia de accidentes sin baja. Indicadores de bienestar en relacin con las condiciones de trabajo.
PARA QUE EXISTA UN ACCIDENTE DEBE EXISTIR LA EXPOSICION A UN PELIGRO. SI NO EXISTEN PELIGROS O SITUACIONES DE POSIBLE DAO AL TRABAJADOR, NO EXISTE RIESGO NI POSIBILIDAD DE DAO. POR TANTO TAMPOCO SERIA NECESARIO LA IMPLANTACION DE SISTEMAS DE INDICADORES. V. FASE DE VERIFICACION INVESTIGACIN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA Procedimientos para identificar y detectar los incumplimientos en accidentes e incidentes y por consiguiente poder tomar acciones inmediatas necesarias para minimizar o eliminar los daos al afectado. - Incidente.- Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podra haber ocurrido un dao, o deterioro de la salud (sin tener en cuenta la gravedad) o una fatalidad.
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- Accin correctiva.- Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o cualquier otra situacin indeseable existente para impedir su repeticin. Las acciones correctivas deben estar sometidas a un periodo de observacin o de seguimiento durante el cual se comprueba su eficacia. - No conformidad.- Cualquier desviacin de las pautas de trabajo que podra dar lugar directa o indirectamente a lesiones o enfermedades. Incumplimiento que ha de ser corregido. - Accin preventiva.- Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial, de un defecto, o de cualquier otra situacin no deseable, para prevenir que se produzca. Se deben investigar todos los incidentes y se deben investigar para determinar las causas.
Que caractersticas deben cumplir las acciones correctivas. Deben ser capaces de eliminar la incidencia ocurrida. Deben se aptas de evitar que vuelva a suceder. Informar a travs de un informe de incidencia.
Porqu realizar un informe de incidencias Para informar, investigar y analizar los incidentes. Para lograr la mejora continua y eficacia del Sistema.
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Paso 3.- Ejecucin de la auditoria a) Reunin inicial b) Recogida de evidencias c) Documentacin de los resultados d) Reunin final VI. FASE DE REVISIN POR LA DIRECCIN La alta direccin revisar el funcionamiento global del sistema y evaluar su eficiencia. No podemos dejar de revisar los siguientes documentos: Los resultados de la auditoria. Los efectos positivos o negativos de la participacin y consulta. Comunicaciones y quejas. Nivel de consecucin de objetivos.
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