UN ENFOQUE ANALTICO Y PRCTICO SOBRE LA GESTIN DEL TIEMPO Hoy en da contamos con tecnologas avanzadas que deberan ahorrarnos

tiempo y, sin embargo, una de las quejas ms generalizadas es la de no disponer de ste. No obstante, slo podemos lamentarnos por cmo usamos el tiempo y no por no tenerlo, ya que todos contamos con el mismo: ni ms ni menos que 24 horas. En el entorno profesional, cuando se habla de escasez de tiempo, las quejas se centran en los dems: son los otros lo que me interrumpen, no para de sonar el telfono... cuando en realidad mi enemigo soy yo mismo. Para ello deberamos plantearnos: Es el tiempo el que nos controla o nosotros lo controlamos a l? A continuacin se exponen una serie de hbitos generalizados que derivan en una prdida de tiempo: No saber negarse: Una tendencia excesiva a satisfacer a los dems o no ofenderlos, adems de hacerle manipulable, le llevar a emplear su tiempo en actividades que no le interesan. Actividad constante: Nos parece que estamos siendo efectivos cuando la actividad que desarrollamos implica movimiento, accin. Sin embargo la accin slo es inteligente cuando va precedida de la adecuada reflexin. (Se dice que una hora de planificacin ahorra tres de ejecucin). Posponer tareas: Cierto tipo de actividades, generalmente las menos gratificantes o ms difciles, son postergadas para cuando tenga tiempo, pero la realidad es que nunca se acaba de disponer de dicho tiempo, conviertindose en un grave problema, ya que las tareas importantes son claves y no suelen parecer demasiado urgentes. Una solucin para poder llevarlas a cabo es implantar un periodo de tiempo exclusivo paraello, bloqueando diariamente una parte de nuestra jornada, como si se tratara de cualquier otro compromiso o reunin externa. Perfeccionismo exacerbado: Si necesita hacer todo a la perfeccin le dedicar ms tiempo y esfuerzo a los asuntos que no lo merecen.

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Dejar las cosas para resolver en el ltimo minuto: Muchas personas parecen disfrutar cuando finalizan, en el ltimo minuto, determinadas tareas, aadiendo a la rutina una ligera excitacin, ya que exponerse a no conseguirlo provoca las mismas reacciones corporales que las actividades de riesgo, (consecuencia fisiolgica del fluir de la adrenalina en sangre). Estrs negativo: La productividad crece con el estrs hasta alcanzar el punto ptimo (estrs positivo), rebasado el cual, el aumento de estrs, (estrs negativo), hace disminuir el rendimiento cada vez ms deprisa (recuerde el refrn popular de: visteme despacio...). El estrs, entre otros motivos, nos viene generado porque vivimos pendientes del reloj pensando que no llegamos, cuando deberamos transformar nuestra mentalidad y cambiar nuestro reloj por una brjula, es decir, saber qu se quiere alcanzar, cual es nuestro horizonte. Para conseguir aprovechar el tiempo al mximo, es esencial una buena organizacin ya que nos permitir alcanzar los objetivos propuestos, al priorizar las tareas, dedicndoles el tiempo adecuado y no ms. Una mala organizacin, adems de malgastar nuestro tiempo, influir negativamente en la toma de decisiones, en la gestin de nuevos proyectos y, en definitiva, en el funcionamiento de la Empresa, pudiendo afectar tambin al mbito personal.

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CMO MEJORAR LA GESTIN DEL TIEMPO No hay un nico modelo sobre cmo gestionar el tiempo, pero hay una serie de principios aplicables a una variedad de circunstancias. LA PLANIFICACIN Planificar es la base sobre la que se sustenta la gestin del tiempo y aunque aparentemente parece que consume ste, finalmente supone un ahorro de dedicacin, esfuerzo y dinero. Para elaborar una planificacin efectiva pueden seguirse una serie de pasos: Identificar metas a largo plazo para obtener un sentido ms claro de la orientacin. Deben ser metas realistas y alcanzables en un tiempo razonable. Marcar prioridades. Repartir las metas en fases medibles. Considerar las posibles vertientes y variables que pudiesen aparecer.

ESTABLECER METAS PROFESIONALES Y FIJAR OBJETIVOS De modo espontneo se tiende a resolver lo ms urgente, lo ms fcil, lo ms agradable, lo que conocemos mejor, lo ms corto, lo primero o lo ltimo que nos piden. Para organizar nuestro tiempo, una vez establecidas nuestras metas y objetivos, hay que determinar qu acciones o tareas son las ms importantes. Por importantes entendemos aqullas que inciden en las reas estratgicas de la empresa, en los objetivos, en los costes o ingresos. Comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. Es ms efectivo decidir a diario qu le va a reportar ms beneficios y empezar por ello. Piense en convertirse en un corredor de fondo y no en apagar fuegos o realizar multitud de carreras cortas. Por tanto, el factor esencial para planificar nuestros pasos es la importancia, la repercusin de la actividad que se va a abordar.

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Es esencial distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente y el orden en el que debe realizar las tareas es el siguiente: 1. Urgente + / importante +: Tarea muy urgente y muy importante. 2. Urgente - / importante +: Tarea poco urgente y muy importante. 3. Urgente + / importante -: Tarea urgente y menos importante. 4. Urgente - / importante : Tarea poco urgente y de menor importancia. Una tarea muy urgente y muy importante (urgente + / importante +), debe priorizarse frente a otra es tarea ms urgente y poco importante ( urgente + / importante -). Adems si atiende slo urgencias, genera a la larga ms urgencias. La mejor manera de disminuir las urgencias no es slo atendindolas sino realizando aquellas tareas que en un futuro disminuirn las urgencias, que habitualmente sern las tareas que clasificaramos como menos urgente y ms importante (urgente - / importante +) como, por ejemplo, planificar la capacidad de produccin en vez de preocuparse solamente por producir y solucionar problemas. Existen una serie de trucos prcticos para conseguir que nuestro trabajo sea ms eficaz: 1-Llevar una planificacin en la agenda diaria y dejar constancia del desarrollo del da: antes de iniciar la jornada destinar unos minutos al da, a la planificacin de nuestra propia agenda y preparar un programa de trabajo. Anotar todos los temas a resolver, los imprevistos que surjan durante el da, elaborando unas fichas de control de clientes o proyectos para poder consultarlos, evitando as olvidos y confusiones. 2- Realizar una lista de prioridades: Puede simplificarse el proceso con una lista nica con un orden segn la importancia de las tareas y una vez realizadas irlas eliminando, o desarrollarse varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de baja prioridad para tareas que le gustara hacer cuando tenga tiempo. 3- Centralice su atencin en una nica tarea: Evite encarar mltiples cuestiones a la vez (recuerdo el dicho de quin mucho abarca, poco aprieta), evite la dispersin. Prefiera centrarse en una sola, solucionarla, y pasar a la siguiente. Tampoco deje temas sueltos, sin resolver.

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4- Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relacin entre ellos facilita la atencin y la agilidad en su resolucin. 5-Dividir los trabajos grandes en tareas manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso, le ayudar a conseguir finalizar cualquier proyecto con menos estrs. 6-Cuente con sus colaboradores: por algo son sus colaboradores, es decir, sepa cuando debe solicitarles un tiempo para aislarse y poder trabajar individualmente, as como ejerctese en la delegacin de tareas, coordinndose con ellos y determinando las responsabilidades de cada uno, sin asumir funciones que no le corresponden ni asignar otras que le son propias. 7-Valore su capacidad real: para realizar un trabajo de calidad y de forma profesional, debe tener en cuenta su capacidad y la de su equipo; hay que saber y aprender a decir no en determinados momentos, tanto de cara al personal que trabaja en la organizacin, como a su cliente. Siempre ser mejor una negativa inicial que crear expectativas o establecer compromisos que finalmente no se cumplirn. 8-Benefciese de sus ritmos biolgicos: Para sacar el mayor partido a tu tiempo, trate de realizar los trabajos ms difciles, aquellos que requieren la mxima concentracin, en los momentos del da en los que sus niveles de energa y atencin son mayores y viceversa. 9-Dedicar un momento de su da a planificar nuevas estrategias. No permita que la dinmica diaria le impida pensar sobre su futuro. 10- Convierta desperdicios en productos: Emplee las interrupciones, los minutos con los que nadie cuenta, esos minutos sueltos presentes en la vida diaria. Son tan pequeos y tan poco sistemticos que casi nadie los toma en cuenta y se pierden, a saber, viajes, reuniones que empiezan tarde o en las que tiene que estar aunque usted slo tiene que ver con una parte de sta, mientras espera la devolucin de una llamada, descargando un programa de Internet, cuando estando con un cliente ste habla por su telfono mvil y tiene que esperar, cuando no llega su taxi...

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En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los estn regalando. Las posibilidades para utilizarlo son infinitas: Tenga a mano revistas, artculos sueltos, folletos tcnicos, informes pendientes de revisin, correspondencia por leer, libros, etc. Puede responder a cartas, informes, libros, elaborar el acta de una reunin... Planificar: Preparar el proyecto de ejecucin de una tarea,"descargar" ideas, iniciativas o sueos. Haga una auto-tormenta de ideas sobre todo si usted es del tipo creativo. Liquidar tareas que requieren muy poco tiempo para su ejecucin y que a usted le conviene o necesita hacer, tngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefnicas, contestar un cuestionario, firmar documentos etc.

O simplemente, reljese, respire hondo, piense en los planes que va a realizar durante el prximo fin de semana... El tiempo es suyo.

Beatriz Arraiza Sada

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