LA APOSTILLA ELECTRNICA

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Informes de Modernizacin Judicial en Espaa

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Edita: Ministerio de Justicia NIPO: 051-11-071-X

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NDICE
1. PRESENTACIN............................................................................................. 5 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURA.................................................................... 6 3. RESUMEN EJECUTIVO................................................................................... 8 4. CONTEXTO Y ANTECEDENTES: JUSTIFICACIN.......................................... 9 5. ESTRATEGIA Y DESARROLLO DEL PROYECTO.......................................... 12 5.1. Componente legal.................................................................................. 12 5.2. Componente tecnolgico....................................................................... 13 5.2.1. Subsistema de tramitacin de Apostillas electrnicas ..................... 15 5.2.2. Subsistema de publicacin en Internet............................................ 16 5.3. Despliegue............................................................................................. 21 5.3.1. Formacin....................................................................................... 21 5.4. Comunicacin y Sensibilizacin.............................................................. 22 6. RESULTADOS Y MEJORAS OBTENIDAS...................................................... 25 6.1. Retos y lecciones aprendidas................................................................. 26 7. PROYECCIN INTERNACIONAL DEL PROYECTO: EXPORTABILIDAD........ 27

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NDICE FIGURAS
Figura 1. Apostilla electrnica con documento pblico embebido............................................15 Figura 2. Pantalla de bsqueda de una Apostilla en el Registro electrnico de Apostillas............19 Figura 3. Mdulos del sistema de e-APP e interacciones entre los mismos........................20 Figura 4. Arquitectura de despliegue del sistema de e-APP.........................................................22 Figura 5. Conmemoracin del Convenio sobre Apostilla. Paris, octubre de 2011.....................25

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1. PRESENTACIN

La legalizacin de documentos pblicos mediante Apostillas, segn prev el Convenio de La Haya de 1961 sobre la Eliminacin del Requisito de la Legalizacin de Documentos Pblicos Extranjeros (Convenio sobre Apostilla) del que Espaa es parte desde 1978, pretende simplificar y agilizar el trfico jurdico internacional de documentos. A tal fin, el Convenio reemplaza las formalidades, muchas veces engorrosas y costosas, de la legalizacin diplomtica (certificacin en cadena) de un documento pblico, por medio de la simple emisin de una Apostilla. Dado el aumento de los movimientos internacionales y de las comunicaciones y transacciones transfronterizas, el uso de la Apostilla como medio de legalizacin de documentos entre Estados firmantes del Convenio de La Haya de 1961 ha adquirido especial relevancia en los ltimos aos. Del mismo modo, con el aumento del trfico internacional ha aumentado tambin el riesgo de falsificacin de documentos pblicos que, a menudo, los ciudadanos necesitan presentar para hacer valer en otros pases (certificados de nacimiento, defuncin o matrimonio, patentes, documentos judiciales, certificados, etc.). Asimismo, el cada vez ms frecuente recurso a Internet y a las tecnologas de la informacin y la comunicacin en la relacin de los ciudadanos con las Administraciones Pblicas, junto con el creciente nmero de documentos electrnicos emitidos por las Administraciones Pblicas, ponen de manifiesto la necesidad de adaptar el trmite de la legalizacin nica o Apostilla a la realidad actual de la sociedad de la informacin. Diferentes iniciativas a nivel internacional tratan de impulsar la aplicacin de las Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin (TIC) en el mbito de la legalizacin nica o Apostilla. En nuestra legislacin nacional, la Ley 11/2007, de Acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, aboga por la creacin de canales de comunicacin electrnicos entre los ciudadanos y las Administraciones Pblicas. Hacindose eco de las recomendaciones sobre la materia a nivel internacional, y, de acuerdo con lo previsto en el Plan Estratgico de Modernizacin del Sistema de Justicia 2009-2012 en su Eje Estratgico 3, Espaa ha desarrollado un sistema de Apostilla electrnica que incluye, tanto la emisin de Apostillas electrnicas, como la creacin de un Registro Electrnico de Apostillas para la consulta de las Apostillas emitidas por las autoridades competentes en Espaa por parte de cualquier interesado. El desarrollo de este sistema de Apostilla electrnica (e-APP) en Espaa, se ha realizado en el marco de la iniciativa conjunta con la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado que ha recibido el respaldo de la Unin Europea. El presente documento expone la estrategia seguida por el Ministerio de Justicia en el desarrollo de su sistema de Apostilla electrnica (e-APP), as como las principales caractersticas del mismo y los resultados y beneficios derivados de su implantacin.

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2. DEFINICIONES Y ABREVIATURA

TRMINO

DEFINICIN Con carcter general: acotacin que comenta, interpreta o completa un texto (DRAE).

Apostilla En el contexto del presente documento, siempre que se mencione el trmino Apostilla debe entenderse como Apostilla de La Haya. Trmite de legalizacin nica y simplificada de documentos pblicos estipulado en el Convenio n 12 de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961. Documento que se adosa a un documento pblico en cumplimiento de dicho trmite. Apostilla de La Haya realizada por medios electrnicos, y sobre un documento pblico electrnico. Apostilla Electrnica Se tratat de la versin electrnica del certificado de Apostilla en PDF, firmado electrnicamente, que contiene el documento pblico apostillado embebido. Funcionarios competentes para realizar la legalizacin nica o Apostilla de La Haya. Cdigo alfanumrico asociado a un documento electrnico que puede ser utilizado para la identificacin y la autenticacin del ejercicio de la competencia en la actuacin administrativa automatizada, estando vinculado a la Administracin Pblica, rgano o entidad que lo emite y, en su caso, a la persona firmante del documento, y permitiendo en todo caso la Comprobacin de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrnica correspondiente (Ley 11/2007 Ley de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios publicos). organizacin intergubernamental de carcter mundial, crisol de diversas tradiciones jurdicas, elabora instrumentos jurdicos multilaterales que responden a necesidades mundiales principalmente en materia de derecho civil y mercantil, al tiempo que garantiza su seguimiento. Documento redactado en soporte electrnico que incorpore datos que estn firmados electrnicamente (Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica). Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado (Ley 11/2007 LAECSP).

Apostilla de La Haya

Autoridades competentes

Cdigo Seguro de Verificacin (CSV)

Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Priivado

Documento electrnico

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TRMINO

DEFINICIN En general: el que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha (DRAE). En el contexto del Convenio de la Haya, se consideran documento pblico los siguientes: Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdiccin del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Pblico, de un secretario, oficial o agente judicial Los documentos administrativos

Documento pblico

Los documentos notariales Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas Por el contrario, el Convenio no aplica a: Los documentos expedidos por agentes diplomticos o consulares; Los documentos administrativos que se refieran directamente a una operacin mercantil o aduanera. Electronic Apostille Pilot Programme: programa piloto de Apostillas electrnicas. Programa promovido desde 2006 por la Conferencia de La Haya de Derecho iInternacional Privado, en cooperacion con la asociacin nacional de notarios de EEUU. tiene dos componentes:

e-APP

Por una parte, desarrollar, promover y facilitar la emisin y la utilizacin de apostillas electrnicas, Y, por otra, la utilizacin de registros electrnicos de apostillas. Denomina tambin, por extensin, a los sistemas que incorporan ambos componentes del programa piloto. Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante de un documento (Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica). Formato de documento electrnico creado en 1993 por la compaa Adobe, cuya estructura es de dominio pblico y cuyo uso est ampliamente extendido. Sistema de software diseado para permitir interoperatibilidad mquina a mquina en una red. Cualquier sistema de software diseado para soportar interaccin mquina a mquina sobre una red. Permite comunicacin entre diferentes mquinas, con diferentes plataformas y entre programas distintos. Esta comunicacin se logra a travs de la adoptacin de diversos estndares abiertos.

Firma electrnica

PDF (Portable Document Format)

Servicio Web

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3. RESUMEN EJECUTIVO
La legalizacin nica o Apostilla, segn prev el Convenio de La Haya de 1961 sobre la Eliminacin del Requisito de la Legalizacin de Documentos Pblicos Extranjeros (Convenio sobre Apostilla), pretende simplificar y agilizar el trfico jurdico internacional de documentos emitidos en un Estado firmante del citado Convenio para que puedan surtir efectos en otro. Diferentes iniciativas a nivel internacional tratan de impulsar la aplicacin de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin en el mbito de la legalizacin nica o Apostilla. En Espaa, la implantacin de un proyecto de Apostilla electrnica (o de e-APP), enmarcado dentro del Eje Estratgico 3 del Plan Estratgico de Modernizacin del Sistema de Justicia 2009-2012, se ha estructurado en dos pilares: 1 La puesta en funcionamiento de un sistema automatizado de emisin de Apostillas que incluye la posibilidad de emitir Apostillas electrnicas y Apostillas en soporte papel. 2 La creacin de un Registro electrnico central de todas las Apostillas emitidas en Espaa.

El proyecto de Apostilla electrnica del Ministerio de Justicia se ha desarrollado en el marco de una iniciativa conjunta con la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, que ha recibido el respaldo de la Unin Europea. El nuevo sistema espaol de Apostilla electrnica se ha desarrollado con la idea de que pudiera servir de modelo para otros Estados parte del Convenio sobre Apostilla interesados en implementar un sistema de Apostilla electrnica. Por lo tanto, desde su diseo inicial, el sistema de Apostilla electrnica del Ministerio ha sido desarrollado bajo la premisa de poder ser utilizado, adems de por las autoridades competentes en Espaa, por autoridades competentes en otros Estados interesados. Con el desarrollo de este innovador sistema de e-APP, Espaa se ha convertido en un referente internacional en la materia. En los diferentes foros en los que se ha presentado el nuevo sistema espaol de e-APP, Espaa ha puesto a disposicin de cualquier Estado interesado, la experiencia y la tecnologa desarrolladas en el marco del proyecto de Apostilla electrnica. Dicho ofrecimiento ha recibido una excelente acogida y varios Estados han expresado su inters en adoptar y adaptar el sistema espaol de Apostilla electrnica.

Con la implantacin de este proyecto se pretende incrementar las garantas ligadas a las Apostillas y permitir un control exhaustivo de todas las Apostillas emitidas a travs del Registro electrnico de Apostillas, contribuyendo as a reforzar la seguridad en la circulacin internacional de documentos pblicos, a la par que se mejora la calidad del servicio prestado al ciudadano con una respuesta ms gil, ms segura y ms accesible.

Con el desarrollo de este innovador sistema de e-APP, Espaa se ha convertido en un referente internacional en la materia.

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4. CONTEXTO Y ANTECEDENTES: JUSTIFICACIN

La legalizacin nica o Apostilla de La Haya nace en el mbito del Derecho Internacional Privado, con el nimo de irrogar y atribuir plena validez y garanta jurdica a los documentos pblicos de un Estado ante la jurisdiccin de otro. Esta se aplica a todos los documentos pblicos que han de surtir efecto en Estados firmantes del Convenio de La Haya de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalizacin de los Documentos Pblicos Extranjeros. La filosofa que inspira este Convenio radica en simplificar y agilizar, por una parte, el trfico jurdico internacional de documentos pblicos entre los Estados firmantes del mismo, mediante la supresin de la legalizacin diplomtica o consular de los documentos pblicos, al mismo tiempo que conferir e impulsar, por otra, la seguridad jurdica en la circulacin internacional de documentos pblicos. Desde la entrada en vigor del Convenio sobre Apostilla, ha sido el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre - por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalizacin nica o Apostilla prevista por el XII Convenio de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961 -, la norma que ha enmarcado su funcionamiento en Espaa. De acuerdo con dicho texto, se establecan como autoridades competentes en Espaa:

Los secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, o quienes les sustituyan legalmente, respecto de los documentos autorizados por las autoridades o funcionarios judiciales competentes. Los decanos de los Colegios Notariales respectivos, o quienes hagan sus veces reglamentariamente, en relacin con los documentos privados, cuyas firmas hayan sido legitimadas por notario. El jefe de la Seccin Central de la Subsecretara del Ministerio de Justicia (en la actualidad, la Seccin de Legalizaciones y Apostillas de la Subdireccin General de Informacin Administrativa e Inspeccin General de Servicios de la Subsecretara de Justicia), respecto de los documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de la Administracin Central. Dado el aumento de los movimientos internacionales y de las comunicaciones y transacciones transfronterizas, el uso de la Apostilla como medio de legalizacin de documentos entre Estados firmantes del Convenio de La Haya de 1961 ha adquirido especial relevancia en los ltimos aos. Del mismo modo, con el aumento del trfico internacional ha aumentado tambin el riesgo de falsificacin de documentos pblicos que, a menudo, los ciudadanos necesitan presentar para hacer valer en otros pases (certificados de nacimiento, defuncin o matrimonio, patentes, documentos judiciales, certificados, etc.). Asimismo, el cada vez ms frecuente recurso a Internet y a las tecnologas de la informacin y la comunicacin en la relacin de los ciudadanos con las Administraciones Pblicas, como el creciente nmero de documentos electrnicos emitidos por estas, ponen de manifiesto la necesidad de adaptar el trmite de la legalizacin nica o Apostilla a la realidad de la sociedad actual.

El cada vez ms frecuente recurso a Internet y a las tecnologas de la informacin y la comunicacin en la relacin de los ciudadanos con las Administraciones Pblicas, como el creciente nmero de documentos electrnicos emitidos por estas, ponen de maniesto la necesidad de adaptar el trmite de la legalizacin nica o Apostilla a la realidad de la sociedad actual

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Diferentes iniciativas a nivel internacional tratan de impulsar la aplicacin de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin en el mbito de la legalizacin nica o Apostilla. Se ha constatado por las partes firmantes del Convenio de La Haya y la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado que el propio texto y espritu que inspir el Convenio de La Haya de 1961, no slo no devienen incompatibles con la implementacin y desarrollo de las nuevas tecnologas en el mbito de las Apostillas, sino que confieren una mayor seguridad jurdica a las propias Apostillas, contribuyendo a aumentar la confianza entre las partes afectadas. En desarrollo de las anteriores recomendaciones, la Conferencia de Derecho Internacional Privado de La Haya, junto con la Asociacin Nacional de Notarios, lanz en abril de 2006 el programa piloto de Apostillas electrnicas (e-Apostille Pilot Program, e-APP), con el propsito de desarrollar, promover y facilitar la implementacin de modelos de software operativos, seguros y de bajo coste para la emisin y la utilizacin de Apostillas electrnicas y la utilizacin de registros electrnicos de Apostillas. Ese programa piloto propona un modelo de registro electrnico que permita a las autoridades competentes registrar electrnicamente, de una manera fcil y segura, toda Apostilla expedida en soporte papel o electrnico. Asimismo, propona un modelo de software para la emisin de Apostillas electrnicas. Desde el lanzamiento de dicho programa de e-APP, varios Estados parte del Convenio sobre Apostilla han implementado uno o ambos componentes del e-APP en todo o en parte de su territorio [N1]. Espaa, a travs de la Secretara de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Murcia, emiti su primera Apostilla electrnica en 2008, limitada, inicialmente, al mbito de los documentos emitidos por la Administracin Autonmica, en materia de adopcin internacional de menores. Esta experiencia, aunque careca de un Registro electrnico que permitiera realizar un seguimiento ulterior de las Apostillas emitidas, obtuvo un gran reconocimiento internacional como consecuencia de haber supuesto ante la comunidad jurdica el primer caso de expediente digital internacional completo que integra documentos con firma electrnica desde su misma solicitud. De manera adicional a las recomendaciones sobre la materia a nivel internacional, la iniciativa de implantacin de un programa de Apostilla electrnica en Espaa, recogida en el Plan Estratgico de Modernizacin del Sistema de Justicia 20092012, responde asimismo a las exigencias inferidas de la legislacin nacional sobre expansin y consolidacin de la Sociedad de la Informacin en el mbito de la Administracin Pblica, tal como dispone, entre otros, la Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos. La Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos prev la necesidad de establecer canales de comunicacin electrnicos entre los ciudadanos y las Administraciones Pblicas, constriendo, del mismo modo, a dichas Administraciones a establecer sedes electrnicas en las que los ciudadanos puedan iniciar y tramitar los distintos procedimientos administrativos de forma telemtica. Del mismo modo, la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrnica confiere a la firma electrnica la misma virtualidad y validez que a la firma olgrafa. As pues, dicha normativa insta a las Administraciones Pblicas a establecer frmulas de comunicacin y tramitacin telemtica, a fin de ofrecer un mejor
[N1] A noviembre de 2011, alrededor

de 60 Autoridades Competentes en los siguientes 12 Estados parte del Convenio sobre Apostilla han implementado uno o ambos componentes del e-APP en todo o en parte de su territorio: Andorra, Blgica Bulgaria, Colombia, Espaa, Estados Unidos de Amrica, Georgia, Mxico, Nueva Zelanda, Per, Repblica Dominicana, y la Repblica de Moldova. Una tabla actualizada de la puesta en prctica del e-APP est disponible en la Seccin Apostilla de la pgina web de la Conferencia de La Haya <www.hcch.net>.

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servicio pblico a los ciudadanos, erigiendo, por otra parte, a la firma electrnica en un instrumento garantizador de las comunicaciones y tramitaciones realizadas por esta va. Hacindose eco de las conclusiones a nivel internacional fruto de los foros promovidos por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado en el marco de su Programa Piloto de Apostillas electrnicas (e-APP), as como a las exigencias de nuestra legislacin nacional, Espaa ha promovido la implantacin de un sistema que integra ambos componentes del programa piloto de e-APP de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado: la Apostilla electrnica y el Registro electrnico de Apostillas. El proyecto se ha desarrollado como fruto de la iniciativa conjunta con la Conferencia de La Haya e-APP para Europa, que ha recibido el respaldo de la Comisin Europea en el marco de su programa de Justicia Civil. Este proyecto europeo es parte del proyecto general del e-APP lanzado en 2006 por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado. El proyecto, de 18 meses de duracin, comprendidos entre mayo de 2010 y noviembre de 2011, inclua, en particular: 1 la celebracin del Sexto Foro Internacional del e-APP, que tuvo lugar en Madrid el 29 y 30 de junio de 2010. 2 el desarrollo e implementacin de un sistema de e-APP en Espaa, que se describe en estas pginas. 3 la celebracin de tres reuniones regionales de toda Europa (Helsinki, Praga y Pars) para alentar a todos los Estados participantes a implementar el e-APP, y, en particular, los Registros electrnicos de Apostillas. La Apostilla electrnica ofrece una mayor seguridad jurdica en el trfico internacional, reduciendo las posibilidades de fraude, al tiempo que permite agilizar los trmites para la expedicin de Apostillas y mejorar y fortalecer el servicio pblico que las Administraciones Pblicas brindan al ciudadano mediante la emisin de Apostillas. El Registro electrnico aporta tambin un plus importante de seguridad, ya que permite la verificacin en lnea de todas las Apostillas emitidas en Espaa, sean estas en soporte papel o electrnico. En resumen, los objetivos de la implantacin de un programa de Apostilla electrnica en Espaa son los siguientes: Incrementar las garantas ligadas a las Apostillas, como resultado de sustituir el soporte papel de las tradicionales Apostillas por la emisin de Apostillas en soporte digital. Permitir un control exhaustivo de todas las Apostillas emitidas en soporte electrnico, mediante la creacin de un Registro electrnico de todas las Apostillas que se hayan expedido. Potenciar la seguridad jurdica en la circulacin internacional de documentos pblicos al permitir, a todos los ciudadanos y autoridades receptoras de la Apostilla, acceder al Registro electrnico de Apostillas, a fin de conocer si un documento ha sido o no debidamente apostillado.

El desarrollo del proyecto de Apostilla electrnica en Espaa se ha estructurado, por lo tanto, en dos pilares: La puesta en funcionamiento de un sistema automatizado de emisin de Apostillas que incluye la posibilidad de emitir Apostillas electrnicas y Apostillas en soporte papel. La creacin de un Registro electrnico central de todas las Apostillas emitidas en Espaa.
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Reducir las posibilidades de fraude en la emisin de Apostillas, como resultado de aplicar las garantas intrnsecas a las Apostillas electrnicas. Mejorar y fortalecer el servicio pblico que las autoridades competentes brindan mediante la emisin de Apostillas.

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5. ESTRATEGIA Y DESARROLLO DEL PROYECTO

5.1. Componente legal
Sin perjuicio de la relevancia del componente tecnolgico en el proyecto de Apostilla electrnica, ha resultado igualmente necesario tomar en consideracin diversos elementos de ndole jurdica que han debido ser impulsados, de forma paralela al desarrollo tecnolgico, a fin de garantizar la plena vigencia del soporte legal del componente tecnolgico.

Revisin del Real Decreto de Autoridades Competentes A la luz del importante desfase temporal desde la publicacin del Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalizacin nica o Apostilla prevista por el XII Convenio de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961, se decidi aprovechar el marco de la realizacin del proyecto de Apostilla electrnica para instar la publicacin de un nuevo Real Decreto de designacin de Autoridades Competentes para la emisin de Apostilla, ms acorde a la propia realidad institucional y territorial del modelo espaol y que incorporara asimismo las novedades derivadas de las nuevas tecnologas aplicadas al trmite de Apostillas. El nuevo Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, reordena los funcionarios o autoridades competentes para realizar el trmite de legalizacin nica o Apostilla e incorpora novedades derivadas de las nuevas tecnologas aplicadas al trmite de Apostilla. En este sentido, el nuevo Real Decreto introduce una importante novedad: la posibilidad de que, dentro del mbito nacional, puedan emitirse Apostillas con independencia del lugar geogrfico en que el documento pblico a apostillar hubiera sido emitido. Asimismo, el nuevo Real Decreto introduce la posibilidad de, que tanto las autoridades competentes judiciales, administrativas como notariales puedan emitir Apostillas en soporte papel o electrnico de los documentos administrativos. Asimismo, se supera la divisin entre autoridades competentes judiciales y administrativas que podrn apostillar indistintamente documentos judiciales y administrativos. Con esta nueva configuracin, se supera la antigua y estanca divisin entre documentos pblicos y autoridades competentes para apostillar, en virtud de la cual, cada autoridad competente poda nicamente apostillar los documentos emitidos en su mbito geogrfico concreto al no contar ms que con las fichas de firmas y sellos de los firmantes de documentos pblicos de su mbito territorial. De esta forma, se cumple el doble objetivo de acercar el servicio pblico de apostillado de documentos a los ciudadanos, evitando traslados innecesarios, a la par que se agiliza el servicio prestado, resultando en una Administracin Pblica ms eficiente y accesible.

As, a la par del desarrollo tecnolgico del presente proyecto, se ha impulsado la revisin del marco jurdico aplicable en Espaa para la emisin de Apostillas.

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Estas novedades introducidas por el presente Real Decreto han sido tcnicamente posibles gracias a la creacin de una base de datos centralizada de todas las autoridades pblicas firmantes de documentos pblicos susceptibles de ser apostillados. Esta base de datos constituye una parte esencial de la nueva aplicacin informtica para la emisin de Apostillas electrnicas y en soporte papel. En la actualidad, se encuentran en preparacin los ajustes tcnicos a la base de datos que permitirn la consulta por parte de las autoridades competentes en cualquier punto del territorio nacional de todos los sellos y firmas de las autoridades firmantes de documentos pblicos susceptibles de ser apostillados, dando cumplimiento a lo dispuesto en el Real Decreto 1497/2011.

Orden Ministerial de creacin del Registro electrnico de Apostillas Por otra parte, con el fin de dotar de cobertura legal al nuevo Registro electrnico de Apostillas y regular la emisin de Apostillas en soporte papel y electrnico, se promovi la publicacin de la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, que reconoce asimismo la validez de las Apostillas electrnicas vlidamente emitidas en otros Estados parte del Convenio sobre Apostilla.

5.2. Componente tecnolgico

El sistema espaol de Apostilla electrnica (tambin llamado sistema de e-APP al integrar los dos elementos recogidos en el programa piloto e-APP de la Conferencia de La Haya: la Apostilla electrnica y el Registro electrnico de Apostillas) se constituye como una aplicacin en arquitectura web J2EE que reside en servidores centralizados, y a la que los usuarios finales, en cada autoridad competente judicial y administrativa para la emisin de Apostillas, acceden a travs de un navegador. Este hecho ha contribuido a facilitar el despliegue en todas las autoridades competentes judiciales y administrativas en Espaa. Las principales caractersticas del sistema de Apostilla electrnica son las que se describen a continuacin: Se establece un sistema automatizado para la emisin de Apostillas, que permite la emisin, tanto de Apostillas electrnicas, como de Apostillas en soporte papel. Pese al creciente nmero de documentos pblicos electrnicos para los que resulta indudable la ventaja de emitir Apostillas electrnicas, los documentos pblicos en papel constituyen todava la mayora de los documentos emitidos en nuestro pas, por lo que se consider esencial que el sistema de e-APP previera tambin la posibilidad de emitir Apostillas en papel. Las Apostillas en papel se generan a travs de la aplicacin, se imprimen y debern unirse fsicamente al documento pblico por lo medios tradicionales (sellado, grapado, impresin en el reverso del documento pblico, etc.). El sistema es muy verstil ya que permite la emisin de Apostillas electrnicas, tanto para documentos pblicos electrnicos como para documentos emitidos en soporte papel, digitalizados, a peticin del solicitante de la

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Apostilla, por parte de la autoridad competente para la emisin de Apostillas. Se sustituye la firma manual sobre la Apostilla por la firma electrnica, lo que aade un plus de seguridad al trmite en s. Cabe destacar que, en sentido estricto, se considera Apostilla electrnica a la versin electrnica del certificado de Apostilla en PDF. Es por tanto un documento electrnico, firmado electrnicamente, que contiene el documento pblico apostillado embebido. Esta Apostilla electrnica cumple, por tanto, con las exigencias del Convenio sobre Apostilla, al estar indisolublemente unida al documento cuya firma legaliza (documento pblico embebido). La unin entre la Apostilla electrnica y el documento pblico est garantizada por la firma electrnica sobre la Apostilla. No es, por lo tanto, una Apostilla electrnica el certificado de Apostilla por s slo que se anexe a un documento pblico en papel, aunque est firmado electrnicamente.

La posibilidad de consultar en lnea la validez de las Apostillas emitidas en Espaa aumenta la seguridad en el trmite y contribuye a minimizar el riesgo de rechazo de la Apostilla.

Figura 1. Apostilla electrnica con documento pblico embebido.

El sistema incorpora la puesta en funcionamiento de un nico Registro electrnico (e-Register) de todas las Apostillas emitidas en Espaa a travs del nuevo sistema, tanto electrnicas como en soporte papel, que puede ser consultado a travs de la Sede Electrnica del Ministerio de Justicia. Cabe destacar que el Registro electrnico de Apostillas puesto en marcha por el Ministerio de Justicia, es pionero en el mundo al ser el primero en reunir de manera centralizada la informacin de todas las Apostillas emitidas en diferentes jurisdicciones nacionales. De acuerdo con lo dispuesto en la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, por la que se crea y regula el Registro Electrnico de Apostillas del Ministerio

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de Justicia y se regula el procedimiento de emisin de apostillas en soporte papel y electrnico, el Consejo General del Notariado se encuentra realizando los desarrollos tecnolgicos precisos que permitan enviar las Apostillas realizadas por las autoridades competentes notariales al Registro Electrnico de Apostillas. Con la incorporacin de las Apostillas emitidas por los notarios, el Registro electrnico de Apostillas del Ministerio de Justicia recoger la informacin de todas las Apostillas emitidas en Espaa.

El sistema dispone de una base de datos centralizada de firmantes que reemplaza a los tradicionales ficheros de firmantes en papel que cada autoridad competente conservaba para el cotejo visual de las firmas sobre los documentos pblicos a apostillar. Adems de las ventajas evidentes de eliminar dichos archivos en papel, como la mayor disponibilidad de espacio fsico y una mayor facilidad para la consulta, esta base de datos centralizada a nivel nacional permite que las autoridades competentes que tengan acceso al sistema, puedan ver las firmas y sellos de las autoridades firmantes de documentos pblicos en todo el territorio nacional, eliminando la estanca divisin territorial y material que exista entre autoridades competentes. Esta base de datos incorpora tambin los credenciales digitales de autoridades cuya firma haya de ser reconocida y comprobada por la autoridad competente, lo que permitir la comprobacin automtica por parte del sistema de la firma electrnica sobre documentos pblicos electrnicos que se presenten para apostillar.

Esta base de datos centralizada a nivel nacional permite que las autoridades competentes que tengan acceso al sistema, puedan ver las rmas y sellos de las autoridades rmantes de documentos pblicos en todo el territorio nacional, eliminando la estanca divisin territorial y material que exista entre autoridades competentes.

Con respecto a las Apostillas electrnicas, el sistema introduce una importante novedad. El ciudadano, tras haber solicitado una Apostilla electrnica ante la autoridad competente, podr descargarla a travs de la sede electrnica del Ministerio de Justicia dentro de un plazo de 30 das desde su notificacin. Este hecho contribuye a mejorar el servicio que se presta al ciudadano, eliminando desplazamientos innecesarios y contribuyendo a reducir progresivamente la afluencia de pblico ante las Autoridades Competentes.

A continuacin se expone de manera sucinta la composicin de la aplicacin de Apostilla electrnica (o de e-APP) desarrollada por el Ministerio de Justicia. El sistema est constituido por dos subsistemas que se descomponen, a efectos funcionales, en diversos mdulos:

5.2.1. Subsistema de tramitacin de Apostillas electrnicas

Este subsistema es de uso interno de los usuarios en las autoridades competentes para la tramitacin de Apostillas electrnicas y Apostillas en papel. Los usuarios acceden a este subsistema a travs de un navegador.

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Mdulo de emisin de Apostillas en soporte papel y Apostillas electrnicas (e-Apostille): Este mdulo permite generar las Apostillas (electrnicas y en soporte papel) y firmarlas electrnicamente. El proceso consiste en el registro de la solicitud de Apostilla, la verificacin de la firma (olgrafa o electrnica) sobre el documento pblico a travs de la consulta de la base de datos de sellos firmantes, la emisin y firma de la Apostilla y la notificacin al solicitante.

Mdulo de base de datos de sellos firmantes: A travs de este mdulo se lleva a cabo el alta, la baja y la modificacin de las imgenes de firmas olgrafas digitalizadas y de firmas electrnicas de autoridades cuya firma haya de ser reconocida y comprobada por la autoridad competente. Esta base de datos es una pieza clave en el nuevo sistema. En una operacin centralizada se digitalizaron alrededor de 40.000 fichas en papel que contenan los sellos y firmas que las autoridades competentes judiciales y administrativas conservaban en su sede para el cotejo visual con la firma sobre el documento pblico a apostillar. Pasada esta digitalizacin inicial, la actualizacin de la base de datos de sellos firmantes se realiza de manera descentralizada por cada autoridad competente, segn instrucciones establecidas a tal efecto.

Mdulo de gestin de Apostillas: Este mdulo permite las consultas internas el mantenimiento y edicin de los datos de las solicitudes de Apostillas, as como la eliminacin de solicitudes (antes de su emisin) y la obtencin de listados de Apostillas.

Mdulo de gestin de usuarios: Permite el alta, baja, modificacin y asignacin de perfiles de los usuarios en las autoridades competentes de los distintos mdulos del subsistema de tramitacin de Apostillas.

5.2.2. Subsistema de publicacin en Internet

Este subsistema est disponible a travs de Internet y permite realizar las siguientes acciones mediante un navegador: Mdulo de Registro electrnico de Apostillas (e-Register): En el Registro electrnico quedan grabadas automticamente y clasificadas todas las Apostillas emitidas tanto en formato papel como electrnico. A travs de este modulo se hace posible la consulta y verificacin de las Apostillas emitidas a travs del sistema de Apostilla electrnica

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por parte de cualquier interesado o cualquier autoridad receptora de una Apostilla emitida en Espaa. El Registro electrnico conserva los datos de las Apostillas emitidas a largo plazo (30 aos, segn la Orden Ministerial JUS/1207/2011 de creacin del e-Register) lo que supone una gran ventaja en comparacin con los registros en formato papel. Con el fin de facilitar el acceso al mayor nmero posible de usuarios, el Registro electrnico no requiere la autenticacin del usuario mediante credenciales digitales. Sin embargo, con el fin de reforzar la seguridad y limitar el posible acceso por parte de usuarios a informacin sobre Apostillas que no han recibido, para poder acceder al Registro electrnico se requiere insertar tres datos que vinculan de manera nica a cada Apostilla y que constan sobre la misma, por lo que slo la persona en poder de la Apostilla (sea el solicitante o la autoridad receptora) podr acceder al Registro electrnico para comprobar su validez. Estos datos son los siguientes: -- Nmero de la Apostilla -- Fecha de emisin -- Cdigo Seguro de Verificacin Una vez introducidos los datos, el interesado tiene acceso a diferentes modalidades de verificacin de los datos sobre la Apostilla, en funcin de si se trata de una Apostilla en soporte papel o una Apostilla electrnica.

a Validar la Apostilla: Esta opcin confirma que efectivamente existe una Apostilla en el sistema con los datos suministrados y permite visualizar una imagen de la Apostilla para su cotejo visual con la recibida. La imagen mostrada no contendr la firma electrnica ni, en caso de tratarse de una Apostilla electrnica, el documento pblico embebido. Esta opcin est disponible para la validacin de todas las Apostillas, tanto aquellas en soporte electrnico, como aquellas en soporte papel. Una mejora en preparacin consiste en aadir, al mensaje de confirmacin que se obtiene en caso de una bsqueda exitosa en el Registro electrnico, una pequea informacin sobre el documento pblico apostillado, como el tipo de documento de que se trata (certificado de antecedentes penales, partida de nacimiento, etc.). Esto contribuir a reforzar an ms la seguridad en el trmite, al relacionar la Apostilla que se muestra con el documento pblico apostillado.

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Figura 2. Pantalla de bsqueda de una Apostilla en el Registro electrnico de Apostillas.

Otras dos funcionalidades adicionales estn disponibles para la verificacin de Apostillas electrnicas a travs del Registro electrnico: b Verificar la firma de la Apostilla: Si el receptor de una Apostilla electrnica no dispone de una herramienta con capacidad para abrir y verificar la firma de documentos PAdES (por ejemplo, el Adobe Reader versin X), o, por cualquier otra cuestin no es capaz de verificar la firma electrnica sobre la Apostilla con su propio software, y con el fin de facilitar ms el acceso, el interesado puede proceder a cargar el fichero de Apostilla electrnica y, mediante esta opcin, la firma de la Apostilla es verificada (incluyendo la posible revocacin del certificado con el que se firm) en el servidor del Ministerio de Justicia.

c Validar el Documento Pblico: Si el interesado ha recibido una Apostilla electrnica, es decir, aquella que contiene la propia Apostilla en formato electrnico (PDF) con el documento pblico en formato electrnico embebido, adems de la propia Apostilla, puede verificar mediante esta opcin que dicho documento pblico coincide exactamente con el que fue apostillado. Para ello, el interesado deber cargar el fichero del documento pblico; el mdulo e-Register computar una huella digital electrnica (cdigo hash) de dicho fichero y lo comparar con la huella que tiene almacenada asociada al documento pblico que corresponde a esa Apostilla. Si ambas huellas coinciden, informar al interesado de que el documento pblico subido es exactamente el mismo que se apostill.

Mdulo de descarga de la Apostilla electrnica a travs de la Sede electrnica del Ministerio de Justicia: Para este trmite, el solicitante deber

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autenticarse con los cdigos que, a tal efecto, le haya proporcionado la autoridad competente en el momento de la solicitud. El solicitante de la Apostilla deber indicar expresamente a la autoridad competente que desea descargar la Apostilla electrnica y tendr 30 das naturales para hacerlo desde la fecha de la notificacin. El sistema se apoya en servicios del Ministerio de Justicia que le proporcionan funciones bsicas necesarias, tales como la plataforma de firma electrnica o el servicio de generacin de Cdigos Seguros de Verificacin y, a su vez, expone servicios que permitirn, una vez realizados los ajustes necesarios, integrarse con otras aplicaciones a travs de la denominada capa de integracin (arquitectura SOA). Los mdulos mencionados y sus interacciones pueden representarse mediante el siguiente diagrama:

Figura 3. Mdulos del sistema de e-APP e interacciones entre los mismos.

El sistema de e-APP dispone adems de una capa de integracin en forma de Servicios Web, que permite el acceso a las funciones del sistema desde otros sistemas de integracin. En esta capa de integracin, pueden distinguirse dos Servicios Web: Servicio Web de integracin con el mdulo de tramitacin de Apostillas electrnicas y en papel (e-Apostille): Este servicio web permite comunicar con el sistema de Apostilla electrnica del Ministerio de Justicia a las aplicaciones generadoras de documentos pblicos electrnicos en otros organismos de la Administracin. Se encuentra en preparacin la conexin con los Registros Civiles, as como con las aplicaciones emisoras de certificados electrnicos de antecedentes penales, ltimas

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voluntades y contratos de seguro de vida emitidos por el Ministerio de Justicia. Se abre tambin la posibilidad de conectar progresivamente la aplicacin de Apostilla electrnica con otros organismos emisores de documentos pblicos electrnicos cuyos documentos sean frecuentemente apostillados. Esto supondr una enorme ventaja para el ciudadano, que, en un futuro, podr solicitar una Apostilla sin necesidad de desplazarse a la autoridad competente. Una vez est disponible esta posibilidad, al realizar la solicitud de un documento pblico electrnico ante el organismo correspondiente, el ciudadano podra indicar que lo desea apostillado. Esto contribuir tambin a reducir la afluencia de pblico ante las autoridades competentes, contribuyendo a la prestacin de un servicio ms gil y de ms calidad al ciudadano.

Servicio Web de integracin con el Registro electrnico: Permite la inclusin de todas las Apostillas emitidas de manera automtica en el e-Register. Este servicio web, que est siendo actualmente ultimado, permite a su vez el uso del Registro electrnico de manera independiente del mdulo de tramitacin de Apostillas, haciendo posible, entre otras actuaciones, la integracin de las Apostillas emitidas por las autoridades competentes notariales en el Registro electrnico de Apostillas.

La arquitectura de despliegue del sistema de e-APP puede representarse mediante el siguiente diagrama:

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Figura 4. Arquitectura de despliegue del sistema de e-APP.

5.3. Despliegue
La implantacin de la nueva aplicacin de Apostilla electrnica comenz el 13 de mayo de 2011 con su despliegue en dos sedes piloto: las Secretaras de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Regin de Murcia y CastillaLa Mancha. El despliegue continu progresivamente hasta incorporar a todas las autoridades competentes judiciales y administrativas designadas en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre. Estas incluyen, tanto a autoridades competentes en el mbito del Ministerio de Justicia, como a aquellas en el mbito de las Comunidades Autnomas que han asumido competencias en materia de Administracin de Justicia.

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El Consejo General del Notariado se ha incorporado tambin a este proyecto, de acuerdo con lo dispuesto en la Orden JUS/1207/2011, por la que se crea y regula el Registro Electrnico de Apostillas del Ministerio de Justicia y se regula el procedimiento de emisin de Apostillas en soporte papel y electrnico, que prev la incorporacin de las Apostillas emitidas por las autoridades competentes notariales al Registro electrnico de Apostillas.

5.3.1. Formacin
Para la adecuada capacitacin de los usuarios finales en las diferentes autoridades competentes judiciales y administrativas en la utilizacin del nuevo software de Apostilla electrnica y para apoyarles en la adaptacin a esta nueva herramienta de trabajo, se llevaron a cabo diferentes eventos organizados en las fases que se describen a continuacin:

I Fase I: Formacin a personal tcnico, formacin de formadores y formacin del Centro de Atencin a Usuario CAU De manera previa al despliegue de la nueva aplicacin de Apostilla electrnica, en febrero de 2011 se form al personal encargado de dar soporte tcnico y formacin a las diferentes autoridades competentes judiciales y administrativas. Se organizaron tres jornadas en total en las que particip: -- Personal encargado de la formacin y soporte tcnico a las Secretaras de Gobierno en el territorio de Comunidades Autnomas que no han asumido competencias en materia de Administracin de Justicia. -- Personal de la Divisin Informtica y Tecnologas de la Informacin del Ministerio de Justicia, encargados de la formacin y soporte tcnico a la Seccin Central de Legalizaciones y Apostillas de la Subsecretara y las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia. -- Personal de las Comunidades Autnomas encargado del soporte tcnico y de formacin a las Secretaras de Gobierno en territorio de Comunidades Autnomas que han asumido competencias en materia de Administracin de Justicia. De manera adicional, se realiz una jornada de formacin destinada al personal del Centro de Atencin al Usuario (CAU) del Ministerio de Justicia, con el fin de dotarle de las herramientas necesarias para responder a las solicitudes de los usuarios.

II Fase II: Formacin centralizada a usuarios del nuevo sistema de

Apostilla electrnica
En el momento inmediatamente previo al despliegue de la nueva herramienta de Apostilla electrnica, en mayo de 2011 se organizaron dos jornadas presenciales de formacin en el Centro de Estudios Jurdicos, destinadas a los usuarios finales de la aplicacin en las diferentes Autoridades Competentes. Se form a un total de 84 usuarios de la Seccin Central de Legalizaciones

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y Apostillas del Ministerio de Justicia, Gerencias Territoriales y Secretaras de Gobierno en la utilizacin prctica de la nueva aplicacin de Apostilla electrnica. La formacin de los usuarios restantes en las diferentes Autoridades Competentes corri a cargo de los formadores que asistieron a la formacin de formadores organizada en la Fase I descrita anteriormente.

III Fase III Soporte in situ a los usuarios en las diferentes Autoridades Competentes En el momento de la implantacin del nuevo sistema de Apostilla electrnica, las diferentes Autoridades Competentes contaron con el apoyo tcnico in situ de los tcnicos formados durante la Fase I.

IV Formacin e-learning sobre rma electrnica De manera complementaria a la formacin centralizada destinada a los usuarios de la aplicacin de Apostilla electrnica, el Ministerio de Justicia puso a disposicin de todos aquellos usuarios con la autorizacin de firmar Apostillas, un curso de e-learning sobre firma electrnica que completaba la formacin recibida.

V Formacin al Centro de Atencin al Ciudadano A travs de la Subdireccin General de Informacin Administrativa e Inspeccin General de Servicios del Ministerio de Justicia, se proporcion al Centro de Atencin al Ciudadano informacin relevante sobre las novedades introducidas en el trmite de Apostilla con la implantacin del nuevo sistema de Apostilla electrnica, con el fin de dotarle de las herramientas necesarias para responder a las solicitudes de los ciudadanos.

5.4. Comunicacin y Sensibilizacin

Durante todo el proceso de desarrollo del proyecto se ha informado regularmente a las autoridades competentes del estado del mismo, a travs de comunicaciones de la Direccin General de Modernizacin de la Administracin de Justicia a las Secretaras de Gobierno, y de la Subdireccin de Informacin Administrativa e Inspeccin General de Servicios a la Seccin Central de Legalizaciones y Apostillas y las Gerencias Territoriales. La pgina web del Ministerio de Justicia, as como la seccin relevante de la sede electrnica del Ministerio, han sido debidamente actualizadas para reflejar las nuevas posibilidades telemticas en relacin con el trmite de Apostilla. A su vez, se han publicado artculos en la Newsletter de la Oficina Judicial informando del desarrollo de los principales hitos del proyecto. Se ha publicado tambin un artculo divulgativo sobre el proyecto en un medio jurdico digital y varias entradas sobre la materia en el Blog de Modernizacin judicial.

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Por otra parte, el Ministerio de Asuntos Exteriores ha sido informado en detalle sobre el nuevo sistema de Apostilla electrnica y, por su parte, este ha informado a las representaciones de Espaa en el exterior sobre el funcionamiento de la nueva Apostilla electrnica y los principales beneficios que se esperan de su instauracin. Las Embajadas y Consulados de Espaa pueden jugar un papel importante en relacin con la aceptacin de las Apostillas emitidas a travs del nuevo sistema, ya que, segn la informacin recibida, en ocasiones son consultadas por las autoridades del pas receptor de la Apostilla o por los propios solicitantes de Apostilla. A nivel internacional, el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Pases Bajos, como depositario del Convenio sobre Apostilla, ha sido debidamente informado de la introduccin de las novedades tecnolgicas aplicadas al trmite de la Apostilla electrnica en Espaa, y aquel ha divulgado la informacin entre los dems Estados parte del Convenio. La informacin est tambin disponible en la pgina web de la Conferencia de La Haya. Con el fin de disponer de una herramienta eficaz de comunicacin sobre las principales caractersticas del proyecto de Apostilla, se desarroll un video divulgativo sobre el mismo, disponible en Youtube en espaol y en ingls. A su vez, se han preparado tutoriales sobre la utilizacin de la aplicacin, que constituyen herramientas eficaces de comunicacin sobre su contenido y que han sido utilizadas en diferentes eventos de formacin y de divulgacin del proyecto. Por otra parte, uno de los componentes del mencionado proyecto europeo e-APP para Europa implementado como iniciativa conjunta con la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, ha sido la celebracin de tres reuniones regionales en Europa para alentar a todos los Estados participantes a implementar el sistema e-APP, en particular, los Registros electrnicos de Apostillas.

Figura 5. Conmemoracin del Convenio sobre Apostilla. Paris, octubre de 2011.

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El modelo espaol ha sido presentado en detalle en cada una de las tres reuniones celebradas en Helsinki, Praga y Pars, a las que asistieron numerosos representantes de Estados participantes del Convenio sobre Apostilla provenientes de Europa y de otras regiones. Puede consultarse informacin detallada sobre dichos eventos, as como las conclusiones y recomendaciones adoptadas en los mismos en la pgina web de la Conferencia de La Haya, en su seccin sobre Apostilla. Por otra parte, en cooperacin con la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional al Desarrollo (AECID), en el marco del Programa Iberoamericano de Formacin Tcnica Especializada, el Ministerio de Justicia realiz un seminario de formacin sobre Nuevas Tecnologas: Apostilla electrnica en La Antigua, Guatemala, en julio de 2011.

Figura 6. Seminario Nuevas Tecnologas: Apostilla Electrnica. Guatemala, julio de 2011.

El seminario puso a disposicin de los Estados de Iberoamrica la experiencia ad quirida y la tecnologa desarrollada en Espaa del nuevo sistema de Apostilla electrnica. La implantacin en estos pases de un novedoso sistema de Apostilla electrnica como el espaol, contribuira a reforzar la seguridad en la circulacin internacional de documentos p blicos y la confianza entre Espaa e Iberoamrica, al tiempo que se modernizara el servicio prestado al ciudadano en los pases de la regin.

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6. RESULTADOS Y MEJORAS OBTENIDAS

Uno de los principales logros del proyecto ha sido la implantacin del sistema de Apostilla electrnica en todas las autoridades competentes judiciales y administrativas en Espaa

Uno de los principales logros del proyecto ha sido la implantacin del sistema de Apostilla electrnica en todas las autoridades competentes judiciales y administrativas en Espaa. Desde el despliegue de la nueva herramienta de Apostilla electrnica en mayo de 2011 hasta el 30 de noviembre de 2011, se han emitido ms de 82.300 Apostillas, de las cuales 6.500 son Apostillas electrnicas. Cabe esperar que con el creciente nmero de documentos electrnicos y la mayor familiaridad de los ciudadanos con esta nueva posibilidad, el nmero de Apostillas electrnicas se incremente en un plazo breve de tiempo. Asimismo, constituye un hito importante para el proyecto, y para Espaa en general, la puesta en funcionamiento de un Registro electrnico central de Apostillas que, en breve, integrar la informacin de todas las Apostillas emitidas en Espaa, una vez finalicen los preparativos en curso del Consejo General del Notariado. El Registro electrnico de Apostillas de Espaa es el primero en el mundo en recoger y registrar informacin de Apostillas emitidas en mltiples jurisdicciones internas. Es tambin el primer Estado en el mundo en haber desarrollado ambos componentes del e-APP, la Apostilla electrnica y el Registro electrnico de Apostillas, de manera integrada, convirtindose en un referente internacional en la materia. De entre las principales mejoras obtenidas de la implantacin de este nuevo sistema, cabe destacarse las siguientes: Mayor seguridad en el trmite con la utilizacin de la Apostilla electrnica, cuya unin al documento apostillado viene garantizada mediante la firma electrnica. Mayor seguridad en el trmite, al poder comprobar la validez de todas las Apostillas a travs del Registro electrnico. Si antes de la implantacin del Registro electrnico de Apostillas, las autoridades competentes en Espaa reciban, a lo sumo, de 3 a 5 solicitudes por ao para verificar la validez de una Apostilla, desde el despliegue del nuevo sistema hasta el 30 de noviembre de 2011, la pgina de la sede electrnica del Ministerio de Justicia, a travs de la que se accede a la descarga de Apostillas electrnicas y al Registro electrnico, ha sido consultada 34.119 veces, por un total de 22.105 usuarios. Ello da muestras del importante grado de utilizacin de este Registro electrnico para permitir comprobar la validez de todas las Apostillas emitidas. Mayor accesibilidad y mejora del servicio al ciudadano: La implantacin del nuevo sistema de Apostilla electrnica y, en especial, la base de datos de sellos y firmas contenida en la aplicacin, ha permitido, a su vez, incorporar mejoras importantes en el servicio prestado al ciudadano en el trmite de Apostilla, como la posibilidad de que las autoridades competentes apostillen los documentos con independencia del lugar del territorio nacional en el que aquellos hubieran sido emitidos. La posibilidad para el ciudadano de descargar en lnea las Apostillas electrnicas constituye otra

El Registro electrnico de Apostillas de Espaa es el primero en el mundo en recoger y registrar informacin de Apostillas emitidas en mltiples jurisdicciones internas.

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importante ventaja al disminuir el nmero de desplazamientos necesarios. Mayor rapidez en el envo de documentos apostillados al extranjero: la Apostilla electrnica permite una mayor rapidez en el envo de los documentos a las autoridades en el pas receptor, que podrn recibirlos en formato electrnico.

6.1. Retos y lecciones aprendidas

Por una parte, la implantacin en todo el territorio nacional del nuevo sistema de Apostilla electrnica desarrollado por el Ministerio de Justicia, ha requerido el esfuerzo conjunto de diferentes niveles de la Administracin. Gracias a una comunicacin fluida, y a los esfuerzos de sensibilizacin y comunicacin realizados, todas las Autoridades Competentes judiciales y administrativas pueden utilizar hoy el sistema de Apostilla electrnica. Esto ha permitido que la validez de todas las Apostillas emitidas en Espaa pueda ser comprobada en el Registro electrnico de Apostillas, una vez se incorporen las Apostillas emitidas por las autoridades competentes notariales. Si bien las Apostillas emitidas en Espaa a travs del sistema de Apostilla electrnica han sido aceptadas en la gran mayora de los Estados parte del Convenio sobre Apostilla, se han presentado casos de rechazos de estas Apostillas por parte de autoridades de la Federacin de Rusia, alegando el incumplimiento de una serie de criterios formales. Con el fin de aclarar la cuestin, el Ministerio de Asuntos Exteriores ha dirigido una comunicacin formal a las autoridades de la Federacin de Rusia y se han realizado una serie de ajustes en la aplicacin para resolver algunas de las inquietudes planteadas. Hasta que la cuestin haya quedado resuelta y, para evitar causar perjuicios a los solicitantes de Apostillas, de manera provisional, se ha acordado firmar manualmente las Apostillas dirigidas a ese pas. Asimismo, se ha traducido al ruso la informacin sobre el trmite de Apostilla y las novedades introducidas por la Apostilla electrnica disponible en la pgina web del Ministerio y en la seccin de la sede electrnica dedicada a la Apostilla electrnica. Cabe destacar que, en el pasado, las autoridades de la Federacin de Rusia han rechazado Apostillas tradicionales de diferentes Estados, alegando la falta de ciertos requisitos formales. Dichos rechazos han sido injustificados, de acuerdo con la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, y se han tomado medidas al respecto.

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7. PROYECCIN INTERNACIONAL DEL PROYECTO: EXPORTABILIDAD

El proyecto de Apostilla electrnica del Ministerio de Justicia se ha desarrollado como parte de una iniciativa conjunta con la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, que ha recibido el respaldo de la Comisin Europea. Uno de los principales objetivos del proyecto era el desarrollo e implementacin de un sistema de e-APP en Espaa, que pudiera servir de modelo para otros Estados parte del Convenio sobre Apostilla interesados en implementar un sistema de Apostilla electrnica.

Desde su diseo inicial, el sistema de Apostilla electrnica del Ministerio ha sido desarrollado bajo la premisa de poder ser utilizado, adems de por las autoridades competentes en Espaa, por autoridades competentes en otros Estados interesados.

Por lo tanto, desde su diseo inicial, el sistema de Apostilla electrnica del Ministerio ha sido desarrollado bajo la premisa de poder ser utilizado, adems de por las autoridades competentes en Espaa, por autoridades competentes en otros Estados interesados. Para ello, ha sido diseado de forma modular y utilizando los paradigmas de inyeccin de dependencias (conectores) y de orientacin a servicios, que permiten reemplazar con sencillez algunos de sus componentes por otros que se adecuen a las necesidades y requisitos tecnolgicos del organismo en el que se va a implantar, as como ofrecer una arquitectura abierta y altamente interoperable. En los diferentes foros internacionales donde ha sido presentado el proyecto, Espaa ha puesto a disposicin de cualquier Estado interesado la tecnologa y la experiencia adquiridas en el desarrollo del sistema espaol de Apostilla electrnica. El Ministerio de Justicia ha preparado informacin tcnica detallada, sobre la posibilidad de adaptar el sistema espaol de Apostilla electrnica a las necesidades y a la arquitectura tecnolgica de cualquier Estado interesado. El sistema espaol de e-APP se compone de un software desarrollado por el Ministerio de Justicia de Espaa, as como de componentes de fuentes abiertas. Se apoya tambin en una serie de componentes comerciales, elegidos debido a los requerimientos institucionales del Ministerio de Justicia. El software desarrollado por el Ministerio de Justicia, junto con sus componentes de fuentes abiertas, se distribuir a cualquier Estado interesado de manera gratuita, bajo la Licencia Pblica de la Unin Europea. Los Estados interesados tendrn que adquirir los componentes comerciales utilizados en el sistema espaol o, basndose en la documentacin tcnica sobre la exportabilidad del sistema espaol, sustituir estos componentes con otros de fuentes abiertas o con componentes comerciales de su eleccin. Varios Estados, como la Repblica Checa, Portugal o Uruguay, han manifestado ya su inters en examinar la posibilidad de adoptar el sistema espaol de Apostilla electrnica.

Espaa ha puesto a disposicin de cualquier Estado interesado la tecnologa y la experiencia adquiridas en el desarrollo del sistema espaol de Apostilla electrnica.

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