AGENCIA ESPAOLA DE PROTECCIN DE DATOS Registro General de Proteccin de Datos Manual del formulario electrnico de notificacin de ficheros de titularidad

pblica

MANUAL DEL FORMULARIO ELECTRNICO DE NOTIFICACIN DE FICHEROS DE TITULARIDAD PBLICA

Fecha ltima revisin

20 de mayo de 2008

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La presentacin de las solicitudes de inscripcin de ficheros podr realizarse indistintamente en soporte papel, informtico o telemtico, aunque en cualquiera de los casos, su cumplimentacin debe realizarse a travs del formulario electrnico de NOtificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA). Las hojas de solicitudes correspondientes a las notificaciones de ficheros enviadas por Internet podrn ser firmadas electrnicamente, debiendo presentarse en el Registro Telemtico de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos (AEPD), de acuerdo con las normas y requisitos establecidos en la Resolucin de creacin del mismo. Las notificaciones tambin podrn continuar envindose por Internet sin firma electrnica, si bien, en ese caso, deber cumplimentarse y firmarse la hoja de solicitud de inscripcin generada por el formulario, que habr de presentarse en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, o en cualquiera de los registros y oficinas a que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Cuando la notificacin se efecte a travs de Internet la informacin se transmitir cifrada y se alojar en un servidor seguro. Por ltimo, podr presentar notificaciones en formato en papel, con la seguridad de que han sido correctamente cumplimentadas. Este formato de presentacin incluye un cdigo ptico de lectura para agilizar su inscripcin.

Obtencin del formulario electrnico de NOtificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA)

El formulario interactivo NOTA en formato .pdf permite la presentacin de notificaciones a travs de Internet con y sin certificado de firma electrnica y puede obtenerse de forma gratuita en la pgina web de la Agencia (www.agpd.es). El formulario electrnico no requiere una instalacin previa en su equipo por lo que puede ser cumplimentado desde la pgina web de la AEPD. Tambin puede optar por guardarlo en su equipo y cumplimentarlo desde el propio PDF. En ambos casos, la notificacin se enviar cifrada a travs de un canal seguro mediante protocolo SSL (Secure Socket Layer). En el caso de que su ordenador se conecte a Internet mediante un servidor proxy, deber enviar la notificacin a travs del formulario electrnico NOTA abierto en su navegador. Para abrir el formulario NOTA desde su navegador existen varias opciones que difieren en funcin del navegador y sistema operativo utilizado. Una de las ms comunes es abrir el formulario PDF mediante la opcin Archivo/abrir de su navegador. No obstante, si no se conecta a Internet mediante un servidor proxy, pero no puede enviar su notificacin desde el propio PDF, puede enviarla a travs del formulario electrnico NOTA abierto en su navegador, tal y como se ha indicado anteriormente. El formulario electrnico presenta el mismo aspecto visual de un formulario en soporte papel y puede ser cumplimentado desplazndose a travs de las distintas pginas por medio de la barra de desplazamiento lateral. Tambin puede acceder a una pgina concreta del formulario a travs del acceso directo que le proporciona la pestaa denominada Pginas donde aparecern las hojas que configuran el formulario en cada fase de cumplimentacin. Se recomienda mantener actualizada la versin del formulario NOTA con el fin de asegurarse de que utiliza la versin que incorpora los ltimos cambios. No obstante, al presentar la notificacin a travs de Internet el sistema le informar en el caso de que deba proceder a descargar una nueva versin del formulario. El formulario electrnico NOTA incorpora funcionalidades de dinamismo que requieren la instalacin de Adobe Reader versin 7. No obstante, se recomienda instalar la ltima versin disponible de Adobe Reader.

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Pasos para la cumplimentacin del formulario

1. Responder a las preguntas iniciales del asistente dependiendo del tipo de solicitud y forma de presentacin elegido. 2. Cumplimentar los apartados de la notificacin. Se recomienda guardar la notificacin antes de pasar a la siguiente fase de cumplimentacin, ya que una vez que se haya optado por cumplimentar la Hoja de solicitud no se podrn realizar nuevos cambios en la notificacin. 3. Cumplimentar la Hoja de solicitud. 4. Generar/Enviar la notificacin: En el caso de presentacin a travs de Internet con certificado de firma electrnica, deber antes Finalizar y Firmar la notificacin con su certificado de firma electrnica reconocido. En el caso de presentacin en formulario en papel, deber pulsar el botn Finalizar formulario que se encuentra al final de la Hoja de solicitud generndose el cdigo de barras bidimensional PDF 417 (nube de puntos), as como el correspondiente cdigo de envo que establece la correspondencia entre el contenido que figura en cada una de las pginas que componen el modelo de notificacin y la nube de puntos generada. 5. En las presentaciones a travs de Internet, deber recibir el acuse de recibo de la AEPD del envo realizado. La no recepcin del mensaje de confirmacin, o en su caso, la recepcin de un mensaje de indicacin de error implica que no se ha producido la recepcin del mismo, debiendo realizarse la presentacin en otro momento o utilizando otros medios. 6. Enviar la Hoja de solicitud firmada a la AEPD. En el caso de presentacin a travs de Internet con certificado de firma electrnica no ser necesario remitir la Hoja de solicitud. En el caso de presentacin en formulario en papel, se presentar la Hoja de solicitud con el cdigo bidimensional correctamente impreso, as como las dos pginas con el contenido de la notificacin en las que deber figurar el cdigo de envo generado por el formulario electrnico.

a) Preguntas iniciales del asistente

Inicialmente, y con el fin de preparar el formulario electrnico especficamente al tipo de solicitud y forma de envo que tiene previsto realizar, el asistente le formular varias preguntas sobre: Tipo de solicitud de inscripcinDeber sealar la casilla que corresponda, en funcin de si va a notificar una nueva inscripcin, una modificacin de un fichero que ya figura inscrito en el Registro General de Proteccin de Datos (RGPD) o una supresin de un fichero que, igualmente, ya figura inscrito en el RGPD. Tanto para notificar una modificacin como una supresin, deber conocer determinados datos de la inscripcin del fichero (cdigo de inscripcin y CIF del responsable con el que el fichero figura inscrito en el RGPD). Modelo de declaracin Puede optar por utilizar una de las notificaciones tipo precumplimentadas que aparecen en el formulario o bien por utilizar el formulario electrnico vaco para ser cumplimentado de forma completa por Vd. Forma de presentacin Por ltimo, deber sealar la casilla correspondiente a la forma de envo que va a utilizar: A travs de Internet con certificado digital de firma electrnica. A travs de Internet con presentacin convencional de la Hoja de solicitud. Mediante formulario en soporte papel con cdigo de barras bidimensional PDF 417.

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b) Cumplimentacin de la notificacin Tanto si ha elegido utilizar una notificacin tipo como un formulario vaco, deber cumplimentar los apartados del formulario que describan el fichero que va a ser notificado. El formulario electrnico de NOtificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA) de titularidad pblica se compone de 2 pginas de detalle y la correspondiente Hoja de solicitud. En este formulario son de cumplimentacin obligatoria, adems de la correspondiente Hoja de solicitud, los apartados de: Responsable del fichero, Disposicin general de creacin, modificacin o supresin, Identificacin y finalidad del fichero, Origen y procedencia de los datos, Tipos de datos, estructura y organizacin del fichero y Medidas de seguridad. Son de cumplimentacin opcional los apartados de: Derechos de oposicin, acceso, rectificacin y cancelacin, Encargado del tratamiento, Cesin o comunicacin de datos y Transferencias internacionales. En todos los apartados se encuentra disponible la ayuda correspondiente a dicho apartado, as como una opcin que le permitir verificar si el mismo ha sido cumplimentado correctamente. Se recomienda guardar la notificacin antes de pasar a la siguiente fase de cumplimentacin, ya que una vez que se haya optado por cumplimentar la Hoja de solicitud no se podrn realizar nuevos cambios en la notificacin. Puede imprimir un borrador de la notificacin teniendo en cuenta que esta impresin no podr ser presentada para su inscripcin en la Agencia. Tenga en cuenta que cualquier cambio que necesite hacer en la notificacin deber realizarse mediante el formulario electrnico ya que en cualquiera de las formas de presentacin la informacin consignada mediante dicho formulario electrnico prevalece sobre cualquier anotacin realizada de forma manual.

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c) Cumplimentar y firmar la Hoja de solicitud Una vez que se ha comprobado que los distintos apartados han sido cumplimentados correctamente, deber cumplimentar la Hoja de solicitud. Deber indicar los datos identificativos de la persona que firma la solicitud y el cargo o la condicin del firmante de esta solicitud en relacin con el responsable del fichero. Seale tambin la direccin completa a efectos de notificaciones. Esta direccin debe cumplimentarse en todos los casos, an cuando coincida con la del responsable del fichero, entendiendo que la identidad y el domicilio para practicar la notificacin de la resolucin de inscripcin debe de ser la declarada por la persona fsica que solicita la inscripcin, todo ello a tenor del artculo 70 de la Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de la Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Si ha optado por presentar la notificacin a travs de Internet con certificado digital de firma y dispone de una direccin electrnica a efectos de notificaciones del Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras (https://notificaciones.administracion.es/portalciudadano/inicio.asp) podr indicar este extremo en el apartado de Direccin electrnica servicio de notificaciones, donde se notificarn la inscripcin del fichero. En cualquier otro caso, la notificacin ser realizada a la direccin que a estos efectos se haga constar en el apartado correspondiente de la Hoja de solicitud. Antes de realizar el envo de la notificacin deber leer y aceptar la informacin relativa a los deberes que conlleva la firma de la Hoja de solicitud.
De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, solicito la inscripcin en el Registro General de Proteccin de Datos del fichero de datos de carcter personal al que hace referencia el presente formulario de notificacin. Asimismo, bajo mi responsabilidad manifiesto que dispongo de representacin suficiente para solicitar la inscripcin de este fichero en nombre del responsable del fichero y que ste est informado del resto de obligaciones que se derivan de la LOPD. Igualmente, declaro que todos los datos consignados son ciertos y que el responsable del fichero ha sido informado de los supuestos legales que habilitan el tratamiento de datos especialmente protegidos, as como la cesin y la transferencia internacional de datos. La Agencia Espaola de Proteccin de Datos podr requerir que se acredite la representacin de la persona que formula la presente notificacin.

Por ltimo, si ha optado por presentar la notificacin a travs de Internet con certificado digital de firma deber proceder a firmar la notificacin mediante su certificado de firma.

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d) Generar o enviar la notificacin Dependiendo de la forma de presentacin elegida, la notificacin podr ser presentada a travs de los siguientes medios:

Presentacin a travs de Internet con certificado de firma reconocido.

Una vez cumplimentada la notificacin y la Hoja de solicitud de forma correcta, ser necesario indicar al formulario que no se van a realizar ms cambios mediante el botn Finalizar formulario para proceder a la firma de la notificacin. De esta manera el formulario establecer el control de la integridad de la notificacin que se va a enviar. En este momento aparecer un icono en el lugar previsto para la firma de la persona que efecta la notificacin.

Pulsando el icono que aparece, se firmar la notificacin con el certificado de firma reconocido correspondiente a la persona que, con representacin suficiente del responsable del fichero, formula la notificacin. Su sistema le informar de los certificados de firma de los que dispone, ya sea instalados en su navegador o en su tarjeta criptogrfica. Una vez firmada, se enviar la notificacin mediante el formulario electrnico al Registro Telemtico de la AEPD. Una vez recibida la notificacin en el Registro Telemtico de la AEPD, se emitir por el mismo medio un mensaje de confirmacin de la solicitud, en el que constarn los datos proporcionados por el interesado, junto con la acreditacin de la fecha y hora en que produjo la recepcin y una clave de identificacin de la transmisin. El mensaje de confirmacin se configurar de forma que pueda ser impreso o archivado informticamente por el interesado y que garantizar la identidad del registro y tendr el valor de recibo de presentacin a efectos de lo dispuesto en el artculo 6.3 del Real Decreto 772/1999.

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La no recepcin del mensaje de confirmacin, o en su caso, la recepcin de un mensaje de indicacin de error implica que no se ha producido la recepcin del mismo, debiendo realizarse la presentacin en otro momento o utilizando otros medios. La presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones al Registro Telemtico podr realizarse durante las 24 horas de todos los das del ao. A los efectos del cmputo de plazo, la recepcin en un da inhbil se entender efectuada el primer da hbil siguiente. En este caso, en el asiento de entrada se inscribirn como fecha y hora de presentacin aqullas en que se produjo efectivamente la recepcin, constando como fecha y hora de entrada las cero horas y un segundo del primer da hbil siguiente. El calendario de das inhbiles a efectos de este Registro Telemtico ser el que se determine en la resolucin anual publicada en el Boletn Oficial del Estado para todo el territorio nacional por el Ministerio de Administraciones Pblicas, segn lo dispuesto en el artculo 48.7 de la Ley 30/1992. Puede consultar la relacin de certificados de firma vlidos para presentar notificaciones a la AEPD en la pgina web de la Agencia (www.agpd.es).

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A travs de Internet sin certificado de firma electrnica reconocido.

Una vez cumplimentada la notificacin y la Hoja de solicitud de forma correcta, deber enviar la notificacin mediante el formulario electrnico pulsando el botn Generar/Enviar que se encuentra en la Hoja de solicitud. El formulario le indicar que se est conectando con el servidor de la AEPD y, acto seguido, el sistema le enviar la Hoja de solicitud (en formato PDF) que confirma que la notificacin ha sido enviada correctamente. Dicha Hoja de solicitud, firmada por la persona que efecta la notificacin, es la que deber remitir a la AEPD.

Cuando la notificacin se enve a travs de Internet sin certificado de firma reconocido, no se considerar recibida la notificacin efectuada por Internet, sino desde la fecha en la que tenga entrada en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos la hoja de solicitud firmada de forma manual, careciendo de efecto alguno las notificaciones enviadas por Internet sin certificado de firma reconocido si la hoja de solicitud de inscripcin, debidamente cumplimentada y firmada, no hubiera sido presentada en la Agencia Espaola de

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Proteccin de Datos o en alguno de los Registros y oficinas a los que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992. La direccin de la AEPD es: Agencia Espaola de Proteccin de Datos c. Jorge Juan, 6 28001- Madrid

Mediante formulario en papel con cdigo de barras bidimensional PDF 417.

Una vez que haya cumplimentado la Hoja de solicitud, para obtener el modelo que puede ser presentado en la AEPD, deber pulsar el botn Finalizar formulario que se encuentra al final de la Hoja de solicitud. En el caso de la presentacin en papel, se generar el cdigo de barras bidimensional PDF 417 (nube de puntos), as como el correspondiente cdigo de envo que establece la correspondencia entre el contenido que figura en cada una de las pginas que componen el modelo de notificacin y la nube de puntos generada. Este sistema garantizar que la notificacin ha sido cumplimentada de forma correcta y que se inscribir en el RGPD de forma gil, rpida y segura. Tal y como le informar la siguiente pantalla, asegrese de que la nube de puntos aparece bien impresa y de que no se relazan marcas sobre ella. En el caso de que tenga que realizar cambios en la notificacin, deber cumplimentar una nueva notificacin y generar la correspondiente nube de puntos y cdigo de envo. A continuacin se muestra el aspecto que debe tener la Hoja de solicitud despus de haber sido generada correctamente. Una vez cumplimentada la notificacin y la Hoja de solicitud de forma correcta, se imprimir la correspondiente notificacin en la que figurar el cdigo de barras bidimensional PDF 417 (nube de puntos) Una vez firmada la Hoja de solicitud por la persona que, con representacin suficiente del responsable del fichero, formula la notificacin, se presentar en la AEPD o en alguno de los Registros y oficinas a los que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992. La direccin de la AEPD es: Agencia Espaola de Proteccin de Datos c. Jorge Juan, 6 28001- Madrid

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Cumplimentacin de los apartados del formulario de titularidad pblica

A continuacin se incluye informacin de carcter general para facilitar la cumplimentacin de cada uno de los apartados del formulario.

Apartado 1: Responsable del fichero:

Este apartado, de cumplimentacin obligatoria, deber completarse teniendo en cuenta los siguientes extremos: Se indicar en este apartado la persona fsica o jurdica de naturaleza pblica o el rgano administrativo responsable del fichero que decida sobre la finalidad, contenido y uso del fichero. Una persona que trabaja bajo la dependencia o autoridad directa del responsable del fichero, ya sea por su condicin de funcionario o debido a una relacin contractual dentro del mbito del derecho laboral, no tiene la consideracin de responsable del fichero a los efectos de la LOPD. Cuando el responsable del fichero no est establecido en el territorio de la Unin Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio espaol, deber designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de trnsito, un representante en Espaa, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento. En este caso, deber cumplimentar obligatoriamente los datos de su representante en Espaa en el apartado 2. Derechos de Oposicin , acceso, rectificacin y cancelacin. Seale el tipo de administracin en que se encuentra encuadrado el rgano responsable del fichero. Si ha sealado Autonmica, rellene el campo Cdigo de comunidad autnoma. Para el encuadramiento administrativo del rgano se han previsto tres niveles jerrquicos, que deben rellenarse teniendo en cuenta lo indicado en el apartado correspondiente de la disposicin general de creacin del fichero. Si slo existe un nivel, repetir la denominacin del responsable en los tres campos. Si slo existen dos, repetir la denominacin del responsable en el segundo y tercer niveles. El telfono, fax y direccin de correo electrnico son de cumplimentacin voluntaria.

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Apartado 2. Derechos de oposicin, acceso, rectificacin y cancelacin.

Este apartado nicamente deber cumplimentarlo en el caso de que la direccin dnde se prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos de oposicin, acceso, rectificacin y cancelacin sea diferente a la indicada en el apartado 1. Responsable del fichero. Cumplimente el nombre de la dependencia u oficina y la direccin completa de la misma. Si existen varias o son determinables, indique la oficina principal o dependencia a la que se dirigir el afectado para el ejercicio de sus derechos. El telfono, fax y direccin e-mail son de cumplimentacin voluntaria.

Apartado 3. Disposicin general de creacin, modificacin o supresin.

Indique la disposicin general publicada en el Boletn Oficial del Estado, o diario oficial correspondiente, relativa a la creacin, modificacin o supresin de ficheros de las Administraciones Pblicas. El contenido de la disposicin debe adecuarse a lo previsto en el artculo 54 del Reglamento de la LOPD (RD 1720/2007).

Apartado 4. Encargado del tratamiento

Este apartado nicamente habr de cumplimentarse cuando un tercero realiza el tratamiento por cuenta del responsable, e implique una ubicacin del fichero distinta a la indicada en el apartado 1. Responsable del fichero. La realizacin de tratamientos por cuenta de terceros deber estar regulada en un contrato que deber constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebracin y contenido, establecindose expresamente que el encargado del tratamiento tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicar o utilizar con

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fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicar, ni siquiera para su conservacin, a otras personas. Una persona que trabaja bajo la dependencia o autoridad directa del responsable del fichero, debido a una relacin contractual dentro del mbito del derecho laboral, no tiene la consideracin de encargado del tratamiento a los efectos de la LOPD. nicamente se consignarn en dicho apartado los datos de uno de los encargados del tratamiento o una ubicacin del fichero distinta a la indicada en el apartado 1. Responsable del fichero. Se recomienda que se haga constar la denominacin del encargado que realice el tratamiento de datos que pueda implicar una mayor duracin en el tiempo, o riesgos mayores segn el tipo y la cantidad de datos tratados. El telfono, fax y direccin de correo electrnico son de cumplimentacin voluntaria. Consigne el nombre del pas, en caso de que ste no sea Espaa. Si esta direccin se encuentra fuera de la Unin Europea deber cumplimentar obligatoriamente el apartado de Transferencias internacionales.

Apartado 5. Identificacin y finalidad del fichero

Indique el nombre que identifique el fichero y una descripcin detallada de la finalidad y usos previstos. Seleccione la/s tipificacin/es que se corresponda con dicha descripcin disponible en la lista del formulario. Se aconseja consultar toda la lista de finalidades del modelo con el fin de poder seleccionar aquellos valores definidos que mejor determinen la finalidad y usos del fichero. Para visualizar los textos que exceden del tamao de la ventana posicione el cursor en la tipificacin correspondiente. En caso de que ningn valor refleje las finalidades y usos previstos, seleccione el valor Otro tipo de finalidad Los datos de carcter personal slo se podrn recoger para su tratamiento, as como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relacin

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con el mbito y las finalidades determinadas, explcitas y legtimas para las que se hayan obtenido Los datos de carcter personal objeto de tratamiento no podrn usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. La relacin de tipificaciones de finalidades se encuentra disponible en este mismo anexo.

Apartado 6. Origen y procedencia de los datos

Procedencia de los datos. Se marcar al menos una de las casillas correspondientes al origen de los datos de carcter personal del fichero Fuentes accesibles al pblico: Aquellos ficheros que pueden ser consultados por cualquier persona sin ms limitacin que, en su caso, el abono de una contraprestacin. Tienen la consideracin de fuentes de acceso pblico, exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefnicos en los trminos previstos por su normativa especfica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan nicamente los datos de nombre, ttulo, profesin, actividad, grado acadmico, direccin e indicacin de su pertenencia al grupo. Asimismo, tienen el carcter de fuentes de acceso pblico, los diarios y boletines oficiales y los medios de comunicacin (Art. 3.j LOPD). Colectivos o categoras de interesados: Seleccione de la lista los colectivos o personas origen de la informacin del fichero, tanto si el colectivo o grupo de personas est recogido explcita o implcitamente en el fichero. En el caso de que el colectivo no se encuentre identificado en la lista, seale la casilla correspondiente a Otros colectivos y descrbalo de forma breve. La relacin de tipificaciones de colectivos se encuentra disponible en este mismo anexo. Derecho de informacin en la recogida de los datos (Art. 5 LOPD) Los interesados a los que se soliciten datos personales debern ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequvoco: De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carcter personal, de la finalidad de la recogida de stos y de los destinatarios de la informacin. Del carcter obligatorio o facultativo de la respuesta. De las consecuencias de la obtencin de los datos o de la negativa a suministrarlos. De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin.

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De la identidad y direccin del responsable del tratamiento, o en su caso, del representante. Si los datos no se obtienen directamente del interesado, ste deber ser informado de forma expresa, precisa e inequvoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos.

Apartado 7. Tipos de datos, estructura y organizacin del fichero

Datos especialmente protegidos El tratamiento de datos especialmente protegidos de ideologa, afiliacin sindical, religin o creencias, slo puede realizarse si se ha recabado el consentimiento expreso y por escrito del afectado. No obstante, la LOPD excepta de esta norma general a los ficheros mantenidos por los partidos polticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin nimo de lucro, cuya finalidad sea poltica, filosfica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a

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sus asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesin de dichos datos precisar siempre el previo consentimiento del afectado. Otros datos especialmente protegidos Para tratar datos especialmente protegidos de origen racial, salud o vida sexual, ser obligatorio recabar el consentimiento expreso del afectado o que, por razones de inters general, as lo disponga una Ley. Datos de carcter identificativo Marque todos y cada uno de los tipos de datos contenidos o tratados en el fichero. En caso de tratarse de datos no descritos expresamente en los tipos indicados en el modelo de notificacin, seale la casilla Otros tipos de datos y especifquelos de forma resumida. Cualquier fichero de datos de carcter personal debe contener al menos algn dato de carcter identificativo. Otros tipos de datos Seleccione los tipos de datos de carcter personal incluidos en el fichero de la lista disponible en el formulario. En el caso de que los datos incluidos en el fichero no se encuentren identificados en la lista, seale la casilla correspondiente a Otros tipos de datos y descrbalos de forma breve. La relacin de tipificaciones de Otros tipos de datos se encuentra disponible en el anexo II. Sistema de tratamiento Se entiende por sistema de tratamiento el modo en que se organiza la informacin o utiliza un sistema de informacin. Atendiendo al sistema de tratamiento, los sistemas de informacin podran ser automatizados, no automatizados (manual) o parcialmente automatizados (mixto).

Apartado 8. Medidas de seguridad

En este apartado se indicar el nivel de medidas de seguridad exigible al fichero. De conformidad con lo establecido en el Reglamento de la LOPD (RD 1720/2007), estas medidas se clasifican en tres niveles: bsico, medio y alto. Se sealar el nivel bsico para cualquier fichero de datos de carcter personal, excepto aquellos que estn incluidos en alguno de los niveles siguientes. Debern implantarse, adems de las medidas de seguridad de nivel bsico, las medidas de nivel medios en los siguientes ficheros de datos de carcter personal: Los relativos a la comisin de infracciones administrativas o penales. Aquellos de los que sean responsables Administraciones Tributarias y se relacionen con el ejercicio de potestades tributarias. Aquellos de los que sean responsables las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y se relacionen con el ejercicio de sus competencias. De igual modo, aquellos de los que sean responsables las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

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Aquellos que contengan un conjunto de datos de carcter personal que ofrezcan una definicin de las caractersticas o de la personalidad de los ciudadanos y que permitan evaluar determinados aspectos de la personalidad o del comportamiento de los mismos.

Se sealar el nivel alto para cualquier fichero de datos de carcter personal que se refieran a datos de ideologa, afiliacin sindical, religin, creencias, origen racial, salud o vida sexual, los que contengan o se refieran a datos recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas, as como los que contengan datos derivados de actos de violencia de gnero. Excepcionalmente podrn implantarse las medidas de nivel bsico en ficheros que traten datos especialmente protegidos cuando: dichos datos se utilicen con la nica finalidad de realizar una transferencia dineraria a las entidades de las que los afectados sean asociados o miembros, o se trate de ficheros no automatizados en los que de forma incidental o accesoria se contengan datos especialmente protegidos sin guardar relacin con su finalidad.

Tambin podrn implantarse las medidas de seguridad de nivel bsico en los ficheros o tratamientos que contengan datos relativos a la salud referentes, exclusivamente, al grado de discapacidad o la simple declaracin de la condicin de discapacidad o invalidez del afectado, con motivo del cumplimiento de deberes pblicos. En cualquier caso, al menos est obligado a tener implantadas las medidas de seguridad catalogadas como de nivel bsico.

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Apartado 9. Cesin o comunicacin de datos

Este apartado nicamente ha de cumplimentarse en el caso de que se prevea realizar cesiones o comunicaciones de datos. No se considerar cesin de datos la prestacin de un servicio al responsable del fichero por parte del encargado del tratamiento. La comunicacin de los datos ha de ampararse en alguno de los supuestos legales establecidos en la LOPD. La comunicacin de los datos slo podr realizarse para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legtimas del cedente, previo consentimiento del interesado. Este consentimiento no ser preciso cuando exista una Ley que autorice la cesin, cuando los datos hayan sido recogidos de fuentes accesibles al pblico y el destinatario sea una Administracin Pblica, cuando el tratamiento responda a la libre y legtima aceptacin de una relacin jurdica cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la comunicacin, cuando la comunicacin tenga por destino al Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal, los Jueces o Tribunales o el Tribunal de Cuentas o a sus equivalentes autonmicos, cuando la cesin se realice entre Administraciones Pblicas y tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines histricos, estadsticos o cientficos, o cuando los datos personales de salud sean necesarios para solucionar una urgencia o para realizar estudios epidemiologa. Entre Administraciones Pblicas, los datos no podrn cederse para el ejercicio de competencias diferentes o de competencias que versen sobre materias distintas, salvo cuando la comunicacin tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines histricos, estadsticos o cientficos, o cuando los datos hayan sido obtenidos o elaborados por una Administracin Pblica con destino a otra. Destinatarios de las cesiones: Seleccione de la lista los destinatarios o categoras de destinatarios de las cesiones. En el caso de que los destinatarios no se encuentren identificados en la lista, seale la casilla correspondiente a Otros destinatarios y descrbalo de forma breve. La relacin de tipificaciones de destinatarios de las cesiones se encuentra disponible en este mismo anexo. Para visualizar los textos que exceden del tamao de la ventana posicione el cursor en la tipificacin correspondiente.

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Apartado 10. Transferencias internacionales

Este apartado nicamente ha de cumplimentarse en el caso de que se realice o est previsto realizar un tratamiento de datos fuera del territorio del Espacio Econmico Europeo. En el caso de que la transferencia internacional tenga como destino un pas que no proporcione un nivel de proteccin adecuado al que presta la LOPD, deber tener en cuenta que la LOPD establece que las previsiones para realizar transferencias internacionales son diferentes, dependiendo de que los pases destinatarios tengan un nivel de proteccin adecuado o no Se consideran pases que proporcionan un nivel de proteccin adecuado, los estados miembros de la Unin Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega o un Estado respecto del cual la Comisin de las Comunidades Europeas haya declarado que garantiza un nivel de proteccin adecuado, estando incluidos, hasta la fecha, entre estos ltimos, Suiza, Argentina, las entidades estadounidenses adheridas a los principios de Puerto Seguro, Guernsey, Isla de Man y Canad respecto de las entidades sujetas al mbito de aplicacin de la ley canadiense de proteccin de datos. (La relacin actualizada de Estados que la Comisin Europea ha declarado que garantizan un nivel de proteccin adecuado puede consultarse en el sitio web de la AEPD www.agpd.es ). En el caso de que la transferencia tenga como destino un pas que no proporcione un nivel de proteccin adecuado al que presta la LOPD, dicha transferencia deber ampararse en alguna de las excepciones previstas en el art. 34 LOPD: Cuando la transferencia internacional de datos de carcter personal resulte de la aplicacin de tratados o convenios en los que sea parte Espaa. Cuando la transferencia se haga a efectos de prestar o solicitar auxilio judicial internacional. Cuando la transferencia sea necesaria para la prevencin o para el diagnstico mdicos, la prestacin de asistencia sanitaria o tratamiento mdicos o la gestin de servicios sanitarios. Cuando se refiera a transferencias dinerarias conforme a su legislacin especfica. Cuando el afectado haya dado su consentimiento inequvoco a la transferencia prevista. Cuando la transferencia sea necesaria para la ejecucin de un contrato entre el afectado y el responsable del fichero o para la adopcin de medidas precontractuales adoptadas a peticin del afectado. Cuando la transferencia sea necesaria para la celebracin o ejecucin de un contrato celebrado o por celebrar, en inters del afectado, por el responsable del fichero y un tercero. Cuando la transferencia sea necesaria o legalmente exigida para la salvaguarda de un inters pblico. Tendr esta consideracin la transferencia solicitada por una Administracin fiscal o aduanera para el cumplimiento de sus competencias.

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Cuando la transferencia sea precisa para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Cuando la transferencia se efecte, a peticin de persona con inters legtimo, desde un Registro Pblico y aqulla sea acorde con la finalidad del mismo.

A los efectos de la existencia del consentimiento del afectado a la transferencia se deber tener en cuenta que para que dicho consentimiento tenga la consideracin de inequvoco, exigencia prevista en el artculo 34 e) de la LOPD, ser obligatorio que en la solicitud del mismo conste, adems del destinatario de la transferencia, el pas de destino, as como, la finalidad especfica y determinada para la que se transfieren los datos de carcter personal. Si la transferencia internacional de datos no se encuentra amparada en ninguno de los supuestos citados en este apartado, deber solicitar la preceptiva autorizacin del Director de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos. Destinatarios de las transferencias: Seleccione de la lista los destinatarios o categoras de destinatarios y el pas o la categoras de pases donde se tiene previsto realizar las transferencias. En el caso de que los destinatarios no se encuentren identificados en la lista, seleccione el pas o la categora de pases e indique el destinatario o categora de destinatarios. La relacin de categoras de destinatarios de transferencias internacionales se encuentra disponible en este mismo anexo. Para visualizar los textos que exceden del tamao de la ventana posicione el cursor en la tipificacin correspondiente.

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Hoja de solicitud

Deber indicar los datos identificativos de la persona que firma la solicitud y el cargo o la condicin del firmante de esta solicitud en relacin con el responsable del fichero. Seale tambin la direccin completa a efectos de notificaciones. Esta direccin debe cumplimentarse en todos los casos, an cuando coincida con la del responsable del fichero, entendiendo que la identidad y el domicilio para practicar la notificacin de la resolucin de inscripcin debe de ser la declarada por la persona fsica que solicita la inscripcin, todo ello a tenor del artculo 70 de la Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de la Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Si ha optado por presentar la notificacin a travs de Internet con certificado digital de firma y dispone de una direccin electrnica a efectos de notificaciones del Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras (https://notificaciones.administracion.es/portalciudadano/inicio.asp) indicar este extremo en el apartado de Medio de notificacin, donde se notificarn la inscripcin del fichero.

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El formulario le informar de que es preciso disponer de una Direccin Electrnica nica del Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras (MAP) y haberse suscrito dentro del mencionado servicio al procedimiento NOTA. Puede encontrar ms informacin en https://notificaciones.administracion.es/portalciudadano/inicio.asp. Si ha seleccionado ser notificado telemticamente y no cumple estos requisitos, la notificacin ser realizada en soporte papel y enviada por correo ordinario. Antes de realizar el envo de la notificacin deber leer y aceptar la informacin relativa a los deberes que conlleva la firma de la Hoja de solicitud.

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, solicito la inscripcin en el Registro General de Proteccin de Datos del fichero de datos de carcter personal al que hace referencia el presente formulario de notificacin. Asimismo, bajo mi responsabilidad manifiesto que dispongo de representacin suficiente para solicitar la inscripcin de este fichero en nombre del responsable del fichero y que ste est informado del resto de obligaciones que se derivan de la LOPD. Igualmente, declaro que todos los datos consignados son ciertos y que el responsable del fichero ha sido informado de los supuestos legales que habilitan el tratamiento de datos especialmente protegidos, as como la cesin y la transferencia internacional de datos. La Agencia Espaola de Proteccin de Datos podr requerir que se acredite la representacin de la persona que formula la presente notificacin.

Por ltimo, si ha optado por presentar la notificacin a travs de Internet con certificado digital de firma deber proceder a firmar la notificacin mediante su certificado de firma.

Modificacin de la inscripcin

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Este apartado nicamente se cumplimentar en caso de notificar la modificacin de un fichero previamente inscrito en el Registro General de Proteccin de Datos. Para ello se deber indicar el cdigo de inscripcin del fichero asignado por la Agencia Espaola de Proteccin de Datos y los datos identificativos del responsable del fichero, sealando aquellos apartados que se modifican respecto a la notificacin anterior. Los apartados sealados que se pretendan modificar deben cumplimentarse por completo, indicando todos los datos y no slo los modificados respecto a notificaciones previas, ya que esta notificacin es sustitutiva a efectos de inscripcin en el Registro General de Proteccin de Datos. Tenga en cuenta que para modificar el NIF/CIF o la denominacin social del responsable del fichero, deber acompaar documentacin que justifique el cambio.

Supresin de la inscripcin

Este apartado nicamente se cumplimentar en caso de notificar la supresin de un fichero previamente inscrito en el Registro General de Proteccin de Datos. Para ello se deber indicar el cdigo de inscripcin del fichero asignado por la Agencia Espaola de Proteccin de Datos y los datos identificativos del responsable del fichero. Adems, debe indicar el motivo de la supresin en el texto correspondiente, y el destino de la informacin en el siguiente campo. Si va a proceder a destruir el fichero, indique las previsiones adoptadas para ello. Cuando se notifique la supresin de un fichero por responsable distinto del que figura inscrito en el Registro General de Proteccin de Datos deber acompaar documentacin fehaciente que justifique el cambio del titular.

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Notificaciones tipo de titularidad pblica

Mediante esta opcin del formulario electrnico se pueden notificar de forma simplificada una serie de ficheros relacionados con la gestin de la agenda de relaciones institucionales, gestin de profesores y alumnos, control de acceso, gestin econmica, historial clnico, gestin de nminas y de recursos humanos padrn de habitantes y registro de entrada salda de documentos. El formulario electrnico le mostrar una notificacin precumplimentada en la que, adems de aadir los datos especficos de su notificacin, puede realizar algunos cambios. Una vez revisada la notificacin, deber firmarla y enviarla a la AEPD en cualquiera de las formas de presentacin establecidas. En el caso de que la notificacin tipo prevista por la AEPD no se adapte al fichero que pretende notificar, deber optar por realizar una notificacin normal.

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Tablas para cumplimentar el formulario electrnico de titularidad pblica de Notificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA)

Cdigos de comunidades autnomas

Cdigo
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Comunidad Autnoma
ANDALUCA ARAGN PRINCIPADO DE ASTURIAS ILLES BALEARS CANARIAS CANTABRIA CASTILLA LA MANCHA CASTILLA Y LEON CATALUA COMUNIDAD VALENCIANA EXTREMADURA GALICIA LA RIOJA COMUNIDAD DE MADRID REGIN DE MURCIA NAVARRA PAS VASCO CEUTA MELILLA

Cdigos de Diarios y Boletines oficiales Cdigo

1 2 4 3

Boletn
BOLETN OFICIAL DEL ESTADO BOLETN OFICIAL DE COMUNIDADES AUTNOMAS BOLETN OFICIAL DE LA PROVINCIA OTROS

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Tipificacin correspondiente a la finalidad y usos previstos Cdigo

300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 399

Descripcin
RECURSOS HUMANOS GESTIN DE NMINA PREVISIN DE RIESGOS LABORALES HACIENDA PBLICA Y GESTIN DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA GESTIN ECONMICA-FINANCIERA PBLICA GESTIN CONTABLE, FISCAL Y ADMINISTRATIVA JUSTICIA SEGURIDAD PBLICA Y DEFENSA ACTUACIONES DE FUERZAS Y CUERPOS DE SEGURIDAD CON FINES POLICIALES VIDEOVIGILANCIA TRABAJO Y GESTIN DE EMPLEO SERVICIOS SOCIALES GESTIN Y CONTROL SANITARIO HISTORIAL CLNICO INVESTIGACIN EPIDEMIOLGICA Y ACTIVIDADES ANLOGAS EDUCACIN Y CULTURA FUNCIN ESTADSTICA PBLICA PADRN DE HABITANTES GESTIN DE CENSO PROMOCIONAL FINES HISTRICOS, ESTADSTICOS O CIENTFICOS SEGURIDAD Y CONTROL DE ACCESO A EDIFICIOS PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PUBLICACIONES GESTIN SANCIONADORA PRESTACIN DE SERVICIOS DE CERTIFICACIN ELECTRNICA OTRAS FINALIDADES

Colectivos o categoras Cdigo

50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64

Descripcin
EMPLEADOS CIUDADANOS Y RESIDENTES CONTRIBUYENTES Y SUJETOS OBLIGADOS PROVEEDORES ASOCIADOS O MIEMBROS PROPIETARIOS O ARRENDATARIOS PACIENTES ESTUDIANTES REPRESENTANTES LEGALES PERSONAS DE CONTACTO SOLICITANTES BENEFICIARIOS INMIGRANTES DEMANDANTES DE EMPLEO CARGOS PBLICOS

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Otros tipos de datos Cdigo

1 2 3 4 5 6 7

Descripcin
CARACTERSTICAS PERSONALES CIRCUNSTANCIAS SOCIALES ACADMICOS Y PROFESIONALES DETALLES DEL EMPLEO INFORMACIN COMERCIAL ECONMICOS, FINANCIEROS Y DE SEGUROS TRANSACCIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Categoras de destinatarios de las cesiones Cdigo

50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73

Soporte
ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL HACIENDA PBLICA Y ADMINISTRACIN TRIBUTARIA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA REGISTROS PBLICOS ORGANOS JUDICIALES TRIBUNAL DE CUENTAS O EQUIVALENTE AUTONMICO ORGANOS DE LA UNIN EUROPEA OTROS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN DEL ESTADO OTROS RGANOS DE LA COMUNIDAD AUTNOMA DIPUTACIONES PROVINCIALES OTROS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN LOCAL SINDICATOS Y JUNTAS DE PERSONAL COLEGIOS PROFESIONALES CAMARAS DE LA PROPIEDAD CAMARAS DE COMERCIO INDUSTRIA Y NAVEGACIN NOTARIOS, ABOGADOS Y PROCURADORES CLUBES DEPORTIVOS Y FEDERACIONES ASOCIACIONES Y ORGANIZACIONES SIN NIMO DE LUCRO FUERZAS Y CUERPOS DE SEGURIDAD BANCOS, CAJAS DE AHORRO Y CAJAS RURALES ENTIDADES ASEGURADORAS OTRAS ENTIDADES FINANCIERAS ENTIDADES SANITARIAS INTERESADOS LEGTIMOS

Categoras de destinatarios de las transferencias internacionales Cdigo

50 51 52 53 54 55 56

Categora
UNIVERSIDADES Y CENTROS EDUCATIVOS OTROS RGANOS PBLICOS DE OTROS ESTADOS ORGANISMOS INTERNACIONALES ENTIDADES SANITARIAS RGANOS JUDICIALES ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES ENTIDADES FINANCIERAS

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