Mii U1

Informtica IV
Informtica IV
Mdulo II. Conociendo Microsoft Excel
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D.R. Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey, Eugenio Garza Sada 2501 Sur, Col. Tecnolgico, Monterrey, N.L. Mxico. 2013
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Introduccin al mdulo
En cursos anteriores, aprendiste a trabajar en distintos programas del paquete Microsoft Office, como Word y PowerPoint. Ahora, te adentrars en el uso de un nuevo programa del mismo paquete de oficina, llamado Microsoft Excel. Este programa, consta de una hoja de clculo electrnica, la cual tiene una larga lista de funciones, desde las ms sencillas como organizar datos en columnas, hasta las ms complicadas como realizar anlisis estadsticos y graficar resultados. Microsoft Excel ofrece muchas ventajas a sus usuarios, puesto que es una manera muy sencilla de organizar y analizar datos. Lo que aprenders en este curso sobre la hoja de clculo electrnica, podrs utilizarlo para organizar diversos datos de tu vida, tanto aquellos relacionados con el mbito laboral, como aquellos relacionados con tu vida personal.
Competencias del mdulo

Las competencias que desarrollars en este mdulo son las siguientes: Crear una hoja de clculo en Microsoft Excel y guardarla de la manera adecuada para posteriormente trabajar con ella. Demostrar habilidad para navegar a travs de la hoja de clculo para evidenciar el conocimiento de la distribucin de la misma.
Revisa a continuacin las unidades que componen este mdulo:
Unidad 1. Unidad 2. Unidad 3.
Generalidades de Microsoft Excel Creando una hoja de clculo Conociendo la hoja de clculo
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Informtica IV Unida 1 Generalidades de Microsoft Excel

Introduccin
La hoja de clculo ha sido utilizada en profesiones como la administracin y contabilidad desde antao. Pero no fue hasta finales de los 70s cuando se utiliz la hoja de clculo electrnica para la administracin de presupuestos de las empresas. Hoy en da, no es necesario ser el administrador o contador de una empresa para tener acceso al uso de una hoja de clculo electrnica, adems, la hoja de clculo de Microsoft Excel, ofrece muchas ms utilidades que la hoja de clculo de hace ms de 30 aos.
Competencias
Las competencias que desarrollars en esta unidad son las siguientes: Conocer los principales usos de una hoja de clculo para identificar los que sern de utilidad en su vida diaria. Acceder correctamente al programa Microsoft Excel para trabajar en una hoja de clculo electrnica. Conocer la pantalla principal de Microsoft Excel y los mens de herramientas para identificar las funcionalidades del programa. Revisa a continuacin los temas que componen esta unidad: Tema 1. Tema 2. Tema 3. Qu es una hoja de clculo? Cmo iniciar Microsoft Excel? Pantalla principal de Microsoft Excel
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Tema 1. Qu es una hoja de clculo?
La hoja de clculo electrnica, es un programa utilizado para organizar datos numricos o alfanumricos en columnas y renglones, los cuales posteriormente pueden ser analizados de manera matemtica, estadstica o probabilsticamente. Ejemplos comunes de su uso: Contabilidad personal Contabilidad empresarial Organizacin de ingresos y egresos en columnas Clculo correspondiente al rubro administrative Anlisis de informacin mediante grficas en peridicos y noticias
En el siguiente grfico podrs observar cmo ha cambiado la hoja de clculo a travs del tiempo, antes de ser lo que ahora conocemos como Excel. Evolucin de la Hoja de Clculo Electrnica Primera hoja de clculo electrnica En los aos 60s, se cre la primera hoja de clculo electrnica, la cual realizaba operaciones matemticas y algunos algoritmos. Sin embargo, no se les fue otorgada una patente para su proyecto, puesto que se consideraba que era una rplica del algoritmo original, y no un descubrimiento nuevo. Viscalc Hasta finales de los 70s se patent la primera hoja de clculo, llamada Visicalc, cuando un profesor llamado Dan Bricklin, realiz un clculo largo en una pizarra, y tras identificar un error, se dio cuenta que tena que borrar toda la pizarra y volver a comenzar, decidi que si realizaba una hoja de clculo electrnica, no tendra que pasar por esto. Y fue as como en el ao 1979 se consolid la hoja de clculo Visicalc para la compaa Apple, un software que, hasta ahora, se cree que convirti la computadora personal en un elemento imprescindible para la administracin de cualquier empresa, pese a que para entonces, solo realizaba algunas funciones matemticas bsicas. Lotus 1-2-3 Posteriormente, se desarroll la hoja de clculo Lotus 1-2-3 para Microsoft DOS, la cual tena ms utilidades que Visicalc, como el acomodo y sorteo de los datos acomodados por columnas.
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A travs de la historia, la hoja de clculo ha ido evolucionando, para realizar cada vez funciones ms sofisticadas, hasta llegar a la hoja de clculo ms popular a la fecha, Excel. Antes de que existiera la hoja de clculo electrnica, los contadores y administradores se vean obligados a realizar clculos manuales, o con algunas calculadoras antiguas, utilizando una hoja de clculo, la cual an conocemos, las venden en las papeleras, de hecho Microsoft Excel tiene una organizacin similar a estas hojas de clculo utilizadas anteriormente por los contadores. Microsoft Excel es una herramienta de la paquetera Microsoft Office que permite al usuario organizar datos en columnas y renglones, para posteriormente analizarlos utilizando funciones matemticas o estadsticas, o con el mero fin de organizacin. Sabas que En los 60s no se patentaban los softwares que creaban los programadores, puesto que no se consideraban inventos, sino aplicaciones de un algoritmo. Hace varias dcadas, no exista la compatibilidad de documentos entre Mac y PC, por lo tanto, no se poda abrir un documento de un sistema operativo en otro. Antes de la hoja de clculo, la computadora no era considerada como un elemento indispensable para una oficina. Ejemplos de los usos de Microsoft Excel Como se mencion anteriormente, Microsoft Excel es de gran utilidad para la administracin econmica de ingresos y egresos. El siguiente esquema muestra una pequea clasificacin de las diferentes reas donde es usada sta herramienta.
Empresarial Administracin econmica de ingresos y egresos. Realizacin de inventarios. 5

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Organizacin de listas de precios. Registro de ventas.
Educativo Registro de calificaciones de los alumnos. Realizacin de promedios y estadsticas de manera organizada.
Personal Organizacin de sus datos personales. Control de sus propios ingresos y egresos. Clculo de pagos de impuestos.
Deportivo Clculo de estadsticas de los equipos durante una temporada de juego.
Podramos seguir enlistando las diversas reas de uso de esta herramienta, sin embargo, con las nombradas anteriormente te puedes dar una idea de todos los usos que tiene la hoja de clculo electrnica. En este curso descubrirs la utilidad de la hoja de clculo electrnica en situaciones aplicables a tu vida laboral y personal. Por agregar otro ejemplo, Microsoft Excel cuenta con una serie de plantillas predefinidas que podemos utilizar para realizar nuestra agenda, un calendario, o hasta para realizar facturas para un negocio.
Ejemplo de una hoja de clculo utilizada para llevar record de las ventas realizadas en un negocio.
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Tema 2. Cmo iniciar Microsoft Excel?
Como comentamos anteriormente, Microsoft Excel es una herramienta del paquete de oficina Microsoft Office. Por lo tanto, podrs acceder a Excel a travs de dicho paquete. En el botn de inicio de Windows, encontrars una opcin llamada Todos los Programas, si haces clic en esa opcin, te aparecern los programas del Sistema. En ellos encontrars el paquete de Microsoft Office. Dentro del mismo men, puedes acceder a todas las herramientas de oficina de Microsoft Office. Te aparecer una lista similar a la mostrada:
Existen varias herramientas del paquete Microsoft Office, pero la que nos interesa en este momento es Microsoft Excel. Si seleccionas de esta lista Microsoft Excel, acceders al mismo. Si la computadora que ests usando tiene una versin diferente de Windows, te encontrars con un men muy similar, y Microsoft Excel se encuentra dentro de la carpeta Microsoft Office.
Al acceder a Microsoft Excel, aparecer en la pantalla una hoja de clculo. A continuacin analizaremos la pantalla principal de Excel, describiendo sus elementos principales. 7
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rea de trabajo En esta rea aparecern los datos capturados en cada una de las celdas. Esta es nuestra rea de trabajo. Las celdas se clasifican por letra (columna) y nmero (rengln). Los datos capturados aparecern en la celda. Tambin aqu se desplegarn los resultados de cualquier ecuacin realizada, las grficas y los resultados de cualquier anlisis. Se puede navegar a travs del rea de trabajo utilizando las barras de desplazamiento horizontales y verticales. Barra de ttulo Como cualquier otro documento, en esta rea se muestra el nombre de la hoja de clculo, junto con el nombre del programa. Si la hoja de clculo no ha sido guardada con su nombre, aparecer como Libro1 (Book1). Si se crea ms de una hoja de clculo y ninguna de ellas ha sido guardada, la segunda aparecer con el nombre Libro2 (Book2) y as sucesivamente. Barra de frmulas Esta barra es de suma importancia, puesto que aqu se captura el dato o frmula que deseamos colocar en alguna celda. En la imagen coloreada que se mostr anteriormente, aparece el dato A2, lo cual quiere decir que estamos posicionados en la celda A2. Aprenderemos sobre la distribucin de celdas ms delante. El botn fx se utiliza para insertar una funcin de Excel en determinada celda, hablaremos de las funciones ms delante. 8
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Barra de mens Los mens de herramientas de Excel, como en cualquier otro programa, tienen diversas funcionalidades, explicaremos brevemente el uso de cada en las siguiente pginas.
Nombre de la hoja En esta rea de la hoja de clculo, aparecen pestaas con el nmero de hoja en el que ests trabajando. Un solo documento de Excel puede contener varias hojas.
Acercamiento Esta es una barra que se desliza hacia los lados con la finalidad de ampliar o reducir la imagen del rea de trabajo. Botn de ayuda, minimizar y maximizar El botn minimizar sirve para esconder la hoja de clculo, cuando se est trabajando con varios documentos a la vez. Se puede restablecer la hoja de clculo haciendo clic al botn de maximizar. En esta rea tambin se puede cerrar la hoja de clculo, sin la necesidad de cerrar el programa, y acceder a la funcin de Ayuda. El men de ayuda es muy til, como se muestra en la siguiente imagen, puedes teclear una palabra o pregunta sobre alguna funcin de Microsoft Excel, y se te desplegarn los resultados como ocurrira en cualquier buscador.
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Tema 3. Pantalla principal de Microsoft Excel
Siguiendo con la explicacin de los elementos principales, revisaremos un poco ms a profundidad la Barra de mens, describiendo cada uno de ellos. a) Botn de Microsoft Office b) Inicio (Home) c) Insertar (Insert) d) Diseo de pgina (Page Layout) e) Frmulas f) Datos (Data) g) Revisar (Review) h) Vista (View)
a) Botn de Microsoft Office
Este men contiene las funciones referentes al documento en s. Es decir, aqu podemos crear una nueva hoja de clculo, guardar una hoja de clculo, recuperar una hoja de clculo guardada con anterioridad, imprimirla o salir de Excel. Tambin nos permite enviar las ojas de clculo por va correo electrnico.
b) Inicio (Home)
Inicio contiene las opciones copiar, cortar y pegar el contenido de una o varias celdas a otra(s) celda(s), ya sea el contenido alfa numrico, o la frmula que contiene la celda. Tambin se puede modificar el tipo, tamao, color y formato de letra. Respecto a la celda, podemos cambiar el color de la celda y elegir delinear la celda con lneas, a manera de tabla, o dejarla sin lneas. Desde ste men se nos permite modificar la alineacin del texto dentro de una o varias celdas, as como su posicin en la misma. Podemos combinar celdas para hacer una sola. Adems encontramos un espacio que nos sirve para notificarle a Excel qu tipo de nmero estamos utilizando: unidades monetarias, porcentaje, decimales, etc. Ms delante, dentro de este mismo men tambin encontramos un espacio para eliminar e insertar celdas, as como determinar el tamao de la misma.
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El men de Inicio, tambin nos permite realizar funciones matemticas sumatorias bsicas directamente desde el men, y buscar un dato alfabtico o numrico, e incluso filtrar los datos contenidos en una columna. a) Insertar (Insert)
El men Insertar nos permite, como su nombre lo dice, insertar distintos objetos en nuestra hoja de clculo: tablas, imgenes, imgenes prediseadas, figuras, grficas, hipervnculos, cuadros de texto y ecuaciones smbolos. b) Diseo de pgina (Page Layout)
En este men, encontramos algunas funciones para modificar el despliegue de la pantalla, de la hoja de clculo, y del rea de impresin. Desde los mrgenes, la orientacin de la hoja a imprimir , el tamao de hoja que se utilizar para imprimir. c) Frmulas
En este men, como su nombre lo indica, encontramos la diversidad de funciones que Microsoft Excel ofrece: frrmulas matemticas, financieras, lgicas, de texto, de fecha, as como todas las opciones relacionadas con las frmulas. d) Datos (Data)
En este men, existen diversas opciones para organizar y analizar datos, como filtrar, acomodar, importar y exportar datos, as como realizar anlisis estadsticos. a) Revisar (Review)
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Aqu encontraremos funciones para la revisin del documento, ortogrfica y gramtica, as como un diccionario y un traductor. Tambin se pueden agregar comentarios sobre cada celda, sin ocupar espacio de las mismas. f) Vista (View)
Aqu encontrars funciones respecto a la hoja de clculo, como acercamiento, la vista de pantalla, divisin de pantalla, y comparacin con otra hoja de clculo.
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Cierre de la Unidad
Estas son solamente las generalidades de Microsoft Excel, es importante que domines estas funcionalidades generales para poder avanzar. Dado que ya conoces cmo se trabaja con otros programas de la paquetera Microsoft Office, te ser sencillo, ya que las generalidades son similares. En la siguiente unidad realizaremos ejercicios en el rea de trabajo, dando formato y realizando operaciones.
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Deportivo Clculo de estadsticas de los equipos durante una temporada de juego.

a) Botn de Microsoft Office

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