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Costituzione di una societ a responsabilit limitata in Polonia

I quesiti che si pongono gli investitori stranieri interessati ad operare in Polonia generalmente sono i seguenti: quali societ si possono costituire in Polonia? ci sono delle discipline speciali applicate nel caso di capitale straniero? quali sono i requisiti concernenti il numero dei soci nonch gli organi societari? Con questo documento siamo lieti di esporVi i requisiti necessari per la costituzione di una s.r.l. in Polonia. 1. INFORMAZIONI G N RA!I Per lesercizio di attivit economiche in Polonia generalmente gli operatori scelgono di costituire una societ a responsa ilit limitata. !uesto tipo di societ pu" essere costituita da uno o pi# soci$ tuttavia una s.r.l. non pu" essere costituita esclusivamente da unaltra s.r.l. con un socio unico. I soci non rispondono personalmente per le o ligazioni societarie% comunque sono o ligati a versare il capitale sociale che non pu& essere in'eriore a P() *.+++ ,c.a. -./ 0.1++ al 12 settem re 1+003. (a societ a responsa ilit limitata risponde soltanto con il suo patrimonio per le o ligazioni sociali. Inoltre 4 anche soggetta a I/P-5.

(a societ a responsa ilit limitata viene costituita attraverso lespletamento dei seguenti adempimenti: redazione dellatto costitutivo della societ per atto notarile$ versamento dellintero capitale sociale prima del deposito della richiesta di iscrizione nel registro delle imprese$ nomina degli organi sociali$ registrazione nellapposito registro delle imprese.

(a s.r.l. acquista personalit giuridica nel momento della registrazione nel registro delle imprese. 6uttavia la s.r.l. pu" svolgere la sua attivit 'ino a 7 mesi prima della

AL JANA PAWA II 80/58 00-175 VARSAVIA TEL. +48 22 250 11 22 FAX +48 22 250 11 26 INFO@MORAWSKI.EU WWW.MORAWSKI.EU

sua

registrazione

sotto

'orma

di

8s.r.l.

in

'ase

di

organizzazione9.

:nche se teoricamente tale tipo di societ pu& legittimamente agire per la stipulazione di validi contratti$ nei casi concreti la gestione di una s.r.l. in 'ase di organizzazione pu& presentare delle di''icolt di natura pratica.

". CO#$I$%ZION ,03 Il primo adempimento per costituire una s.r.l. in Polonia 4 la sottoscrizione dellatto costitutivo per atto notarile che deve avvenire in Polonia in presenza di un notaio. Contestualmente 4 necessario sottoscrivere una dichiarazione avente ad oggetto i con'erimenti delle quote. (atto costitutivo deve indicare: o o la denominazione e la sede della societ% lattivit che costituisce loggetto sociale$ speci'icata nella

Classi'icazione Polacca delle :ttivit ,PKD3$ sostanzialmente simile alla Classi'icazione -uropea dell:ttivit% o o o la durata della societ$ se costituita per un tempo determinato% lammontare del capitale sociale% la speci'icazione espressa nel caso in cui un socio pu" avere pi; di una quota% o il numero e il valore nominale delle quote sottoscritte da ciascun socio. In pratica 4 consiglia ile che latto contenga$ oltre che il contratto di societ$ una deli erazione di nomina del primo Consiglio di :mministrazione nellipotesi in cui ci& sia previsto dal contratto di societ. (atto viene redatto in lingua polacca e nel caso in cui i soggetti 'irmatari non conoscano tale idioma$ sar necessaria la presenza di un traduttore giurato al 'ine di assicurare la comprensione del contenuto degli atti. Inoltre$ se uno dei soci 4 una persona giuridica$ 4 richiesta una visura camerale dellapposito registro delle imprese$ dalla quale si evinca la 'acolt della persona 'irmataria a rappresentare la persona giuridica.

tal

punto

della

procedura

sar la

opportuno

che

neonominati societ.

amministratori successivamente costitutivo. ,13

richiedano al notaio lautenticazione delle loro 'irme necessaria per registrazione della

(autentica delle 'irme pu& essere contestuale alla sottoscrizione dellatto

Il secondo adempimento consiste nel sottoscrivere il capitale sociale. <uccessivamente tutti i mem ri del Consiglio di :mministrazione rilasceranno in 'orma scritta una dichiarazione attestante che il capitale sociale 4 stato interamente versato.

,=3

In ultimo 4 necessario predisporre la domanda di registrazione nel /egistro )azionale delle <ociet ,>/<3. (a domanda viene compilata su appositi moduli corredati dai seguenti allegati: una dichiarazione sottoscritta da tutti i mem ri del Consiglio di :mministrazione sul versamento dellintero capitale sociale% la lista dei soci 'irmata da tutti i mem ri del Consiglio di :mministrazione% le 'irme autenticate dei mem ri del Consiglio di :mministrazione% i nomi$ cognomi e indirizzi dei mem ri del Consiglio di

:mministrazione. ,23 :ssieme alla domanda di registrazione della societ 4 necessario depositare: la domanda di rilascio del numero statistico ,/-5?)3 emesso dall.''icio statistico centrale$ la domanda di rilascio del numero di identi'icazione 'iscale ,)IP3$ la noti'ica allIstituto delle :ssicurazioni sociali. - il 6ri unale del /egistro che provvede a trasmettere le suddette domande allapposito .''icio 'iscale nonch all .''icio statistico centrale. .na volta ottenuti i numeri identi'icativi sopra indicati$ 6ri unale del /egistro ,>/<3 provveder a noti'icare tali in'ormazioni allIstituto delle :ssicurazioni sociali. &. A$$O CON#$I$%$I'O (#$A$%$O) (atto costitutivo pu" limitarsi soltanto a indicare i requisiti di cui al punto 1 del presente memorandum oppure contenere diverse altre disposizioni. - consiglia ile

che le disposizioni relative allamministrazione della societ siano disciplinate in modo dettagliato$ Per alcune includendovi deli erazioni dei <oci. la del (e precisa Cd: divisione 4 dei poteri tra il Consiglio da di :mministrazione$ l:ssem lea dei <oci e il Collegio sindacale ,se nominato3. necessaria che unautorizzazione richiedono parte dell:ssem lea deli erazioni lautorizzazione

dell:ssem lea dei <oci dovranno essere indicate nellatto costitutivo. Inoltre$ a nostro avviso$ risulta di particolare utilit includere nellatto costitutivo alcune soluzioni che 'acilitino il 'unzionamento della societ nonch contri uiscano a ridurre i costi. ,a3 @enominazione$ sede e oggetto sociale (atto costitutivo include la denominazione della s.r.l.$ la sede e lattivit che costituisce loggetto sociale. - da sottolineare che i soci concordano la denominazione sociale che pu& essere li eramente scelta e deve distinguersi da quelle degli altri imprenditori che operano sullo stesso territorio. (a denominazione sociale deve contenere lindicazione di societ a responsa ilit limitata$ cio4 A<p&BCa z ograniczonD odpoEiedzialnoFciDA$ a reviata come 8<p. z o.o.9.

(oggetto sociale deve essere de'inito secondo la classi'icazione delle attivit$ che sostanzialmente 4 la medesima della Classi'icazione -uropea delle :ttivit. , 3 Capitale sociale$ valore delle quote Il capitale sociale minimo 4 di P() *.+++. ,c.a. -./ 0.1++ al 12 settem re 1+003 4 pu" essere versato in con'erimenti in denaro oppure in natura. Il valore nominale di una quota sociale non pu& essere in'eriore a P() *+. Il capitale sociale 4 diviso in quote che possono essere di valore uguale o diseguale. (atto costitutivo della s.r.l. deve espressamente speci'icare la 'acolt di un socio di essere titolare di una o pi; quote. )el caso in cui 4 possi ile avere pi; quote$ tali quote devono avere valore uguale ed essere indivisi ili. ,c3 :umento del capitale sociale (atto costitutivo pu" prevedere che non sia necessaria una deli erazione dell:ssem lea dei <oci nel caso di aumento di capitale sociale e''ettuato entro un determinato periodo e non superiore ad un certo ammontare. 6ale

soluzione permettere

e di aumentare il capitale sociale senza dover

convocare l:ssem lea dei <oci ed emendare latto costitutivo. In 'orza di tale meccanismo si risparmiano i costi per la redazione dellatto notarile necessario per la ver alizzazione dell:ssem lea. ,d3 Con'erimenti aggiuntivi Inoltre latto costitutivo pu" prevedere la possi ilit dell:ssem lea dei <oci di o ligare i soci a con'erire i cosiddetti con'erimenti aggiuntivi 'ino ad un ammontare de'inito nellatto costitutivo. I con'erimenti aggiuntivi non 'anno parte del capitale sociale e possono essere restituiti ai soci con unapposita deli erazione dell:ssem lea. ,e3 @ividendi I dividendi possono essere distri uiti ai soci una volta allanno$ dopo lapprovazione del ilancio consuntivo. (atto costitutivo pu" sta ilire tuttavia la possi ilit di distri uire ai soci$ rispettati tutti i requisiti previsti dalla legge$ un acconto di dividendo. Il Consiglio di :mministrazione deli erer in merito a tale distri uzione dellacconto dividendo. ,'3 Consiglio di :mministrazione Pu" essere composto da uno o pi; mem ri$ che possono essere nominati per uno o pi; anni o per un tempo indeterminato. (atto costitutivo pu" prevedere varie soluzioni di rappresentanza. : titolo esempli'icativo$ in caso di Consiglio composto da pi; persone$ la s.r.l. pu" essere rappresentata: da un mem ro del Consiglio% dal Presidente del Consiglio ,i mem ri Gordinari del Consiglio sare ero autorizzati alla rappresentanza solo se agiscono congiuntamente3% da due ,o pi;3 mem ri del Consiglio che agiscono congiuntamente% da un mem ro del Consiglio che agisce congiuntamente con unaltro mem ro del Consiglio oppure con uninstitore ,prokurent3. (atto costitutivo pu" disciplinare la convocazione del Consiglio di

:mministrazione oppure le modalit di assunzione delle deli ere.

,g3

Procura Il consiglio di amministrazione pu& nominare il cosidetto prokurent ,lequivalmente pi# vicino in Italia sare e linstitore3 il quale rappresenta la societ a nome proprio ad eccezione delle operazioni di vendita o acquisto della propriet come anche dellacquisto o la concessione delluso dellazienda. (a procura del prokurent amministrazione. deve essere registrata presso il registro delle imprese$ in ogni caso il prokurent non 'a parte del consiglio di

,h3

Collegio sindacale .na societ a responsa ilit limitata pu" istituire il Collegio sindacale ,oppure il cosiddetto Comitato di /evisione3$ al quale latto costitutivo pu" delegare alcuni poteri di controllo. Il Collegio sindacale pu" risultare di particolare utilit nel caso di stipulazione di contratti tra i mem ri del Consiglio di :mministrazione e la societ perch in tali situazioni$ in mancanza del Collegio sindacale$ la societ pu" essere rappresentata soltanto da un procuratore nominato dall:ssem lea dei <oci. )elle s.r.l. il cui capitale supera i P() *++.+++ e in cui ci sono pi# di 1* soci$ listituzione del Collegio sindacale ,o della commissione di revisione3 4 o ligatoria.

,i3

:ssem lea dei <oci <econdo il codice delle societ commerciali polacco richiedono una deli era dell:ssem lea dei <oci: ,03 lesame e lapprovazione della relazione del Consiglio di

:mministrazione sullattivit della societ e del

ilancio sociale per

lesercizio precedente nonch concessione del voto di 'iducia ai mem ri del Consiglio di :mministrazione ,e del Collegio sindacale se nominato3 per lesercizio delle loro 'unzioni% ,13 ,=3 la distri uzione degli utili oppure la copertura delle perdite% le decisioni concernenti le pretese di risarcimento dei danni causati durante la costituzione della societ$ la sua amministrazione o le''ettuazione dei controlli% ,23 la vendita o la''itto dellimpresa oppure di ramo dazienda ovvero la costituzione di un diritto reale limitato%

,*3

la restituzione dei con'erimenti aggiuntivi ,se previsti dallatto costitutivo3%

,73

la stipulazione da parte della societ di un contratto di credito$ di prestito o di 'ideiussione o simile$ di cui siano parte i mem ri del Consiglio di :mministrazione$ i prokurent o i liquidatori o siano stipulati a loro 'avore%

,H3

lacquisizione o la vendita di unimmo ile oppure di una quota di immo ile o altre immo ilizzazioni$ anche se latto costitutivo pu" derogare a tale regola sta ilendo che per tali operazioni non 4 richiesto il consenso dell:ssem lea dei <oci%

,I3

la conclusione entro 1 anni dalla costituzione della societ da parte della societ di un contratto di acquisizione di unimmo ile$ di una quota in unimmo ile o di altre immo ilizzazioni il cui costo sia superiore di J del capitale sociale$ tuttavia non in'eriore a *+.+++ P()$ salvo diverse disposizioni a proposito nellatto costitutivo%

,K3

altre

questioni

che

sono

state

riservate

alle

competenze

dell:ssem lea dei <oci nellatto costitutivo. Vogliamo sottolineare che un contratto stipulato senza la de ita approvazione dell:ssem lea dei <oci 4 nullo$ ad eccezione delle materie in cui 4 richiesto il consenso dell:ssem lea dei <oci dal contratto sociale e non dalla legge L in questultimo caso si tratta solo di responsa ilit personale dei mem ri del consiglio di amministrazione che hanno agito oltre i limiti delle loro attri uzioni. @altra parte il codice delle societ commerciali polacco prevede lo ligo del

Consiglio di :mministrazione di ottenere il consenso dell:ssem lea dei <oci in merito alla conclusione di ogni contratto il cui valore ecceda due volte il valore del capitale sociale. In questo caso per" un contratto concluso senza un consenso dell:ssem lea dei <oci sare Consiglio di :mministrazione rispondere e valido$ mentre i mem ri del ero nei con'ronti della societ per i ligo.

danni causati. (atto costitutivo pu" derogare al suddetto o

<econdo il codice delle societ commerciali polacco la noti'ica per l:ssem lea dei soci deve essere inviata almeno 1 settimane prima dell:ssem lea a mezzo corriere$ lettera raccomandata oppure e-mail L questultima 'orma di noti'ica 4 ammissi ile solamente se previamente accettata dal socio.

(o stesso codice inoltre prevede che l:ssem lea dei <oci pu" svolgersi nella sede della societ% altri luoghi devono essere previsti dallatto costitutivo oppure sta iliti dall:ssem lea dei <oci ,l:ssem lea ovviamente si pu& svolgere con la partecipazione dei rappresentanti dei soci$ che agiscono in ase ad apposita procura3. ,M3 Vendita delle quote$ aumento del capitale sociale$ diritto di prelazione Il codice delle societ commerciali polacco$ in caso di aumento del capitale sociale prevede che i soci hanno il diritto di priorit$ che per" pu" essere escluso dallatto costitutivo o da deli era dell:ssem lea dei <oci. @altra parte in caso di vendita delle quote il diritto di prelazione pu" essere previsto soltanto nellatto costitutivo. ,C3 .lteriori questioni (atto costitutivo pu" regolare altre questioni di rilevante importanza per i soci$ ad esempio: modalit di rim orso delle quote% clausole di non-concorrenza tra i soci% clausola compromissoria% regole di distri uzione del patrimonio nel caso di scioglimento della societ% privilegi nel campo di distri uzione dei dividendi oppure numero di voti collegati alle quote% regole di successione delle quote. NNN !ualora 'oste interessati a costituire una )eECo oppure vorrete essere assistiti nel campo del diritto societario$ Vi preghiamo di contattare *li autori del presente documento: a++. Adam Mora,s-i. Mana*in* Partner 6el: ,O2I3 11 1*+ 00 11 --mail: adamPmoraEsCi.eu

a++. Anna /or-o,s-a. !e*ale Associato 6el: ,O2I3 11 1*+ 00 11 --mail: a. orCoEsCaPmoraEsCi.eu

Al0io Mancani. !e*ale Associato Responsabile 1ip. Italiano 6el: ,O2I3 11 1*+ 00 11 --mail: a.mancaniPmoraEsCi.eu

(e in'ormazioni contenute nel presente documento sono autentiche ed aggiornate al momento della pu licazione. In ogni caso esse non costituiscono un parere legale$ il quale potr essere 'ornito dai nostri legali esclusivamente su richiesta e con ri'erimento ad una 'attispecie concreta.