DEPARTAMENTO DE COMPRAS

CONTENIDO El presente manual esta dirigido a un rea especifica, es decir, se refiere nicamente al departamento de Compras de la empresa armacias el A!orrador S"A" de C"#" Este manual es un compendio particular cu$o contenido no se opondr al manual general esta%lecido en la empresa $ as& se someter a sus disposiciones generales" El manual de Compras estar integrado por los siguientes cap&tulos' (" )ntroducci*n' este apartado inclu$e una %re+e descripci*n de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las acti+idades del departamento de Compras" As& mismo, se inclu$e el o%,eti+o general $ los o%,eti+os particulares del departamento de Compras" -" Organi.aci*n' en esta secci*n se descri%en los puestos $ perfiles necesarios" Comprende toda informaci*n relati+a a los lineamientos integrantes de la misma, tales como' cuadros de organi.aci*n, descripci*n de funciones, listas de o%ligaciones con las cuales se asignan por escrito los de%eres, responsa%ilidades $ autoridad, correspondientes a todas las personas /ue componen la gerencia" 0" Pol&ticas' se inclu$en los lineamientos espec&ficos /ue se o%ser+aran en la toma de decisiones, so%re pro%lemas /ue se repiten una $ otra +e. dentro del departamento de Compras" 1" Procedimientos' sern incluidos todos los procedimientos organi.ados en la misma rea de Compras" Dic!os procedimientos esta%lecen la secuencia de los pasos /ue !an de seguir las operaciones del departamento de Compras, tratando de simplificar $ orientar las la%ores respecti+as" Adems se presenta un flu,ograma de dic!os procedimientos" 2" ormatos o ane3os' se inclu$en todos los formatos /ue se necesitan utili.ar en cada una de las operaciones /ue se reali.an dentro del departamento de Compras"

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INDICE
INDICE...................................................................................................................................2 INTRODUCCION..................................................................................................................2 MANUAL DE COMPRAS.....................................................................................................3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS......................................................................................3 OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................4 OBJETIVOS PARTICULARES.............................................................................................4 ORGANIZACIN..................................................................................................................4 DESCRIPCIN DEL PUESTO..............................................................................................5 POLTICAS............................................................................................................................7 POLTICAS GENERALES....................................................................................................7 POLTICAS DE ABASTECIMIENTO..................................................................................8 POLTICAS DE PRECIO Y CALIDAD................................................................................8 POLTICAS DE REQUISICIN...........................................................................................8 POLTICAS DE RECEPCIN............................................................................................... POLTICAS DE GUARDA Y ACOMODO........................................................................!" PROCEDIMIENTOS............................................................................................................!! PROCEDIMIENTO DE COMPRAS....................................................................................!! #LUJOGRAMA....................................................................................................................!4 #ORMATOS.........................................................................................................................!5

INTRODUCCION

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MANUAL DE COMPRAS Es uno de los elementos, con el /ue de%e contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgnica de la misma" El manual de compras es la gu&a oficial para la organi.aci*n $ funcionamiento del rea de compras" En este manual se inclu$en todos a/uellos aspectos in!erentes a la organi.aci*n $ operaci*n del Departamento de Compras, di+idiendo por cap&tulos a/uellos aspectos /ue podr&an ser suscepti%les de separaci*n en otros manuales, tales como los de organi.aci*n, los de pol&ticas, de procedimientos, etc" Su finalidad consiste en ele+ar la eficiencia de la operaci*n al definir responsa%ilidades $ facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las pol&ticas $ al instruir respecto a las operaciones a desarrollar dentro del departamento de compras" Sir+e adems de medio coordinador entre las di+ersas reas $ de consulta para resol+er conflictos de operaciones de carcter rutinario"

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Dentro del Departamento de Compras se entender por 4compra5 lo siguiente' Ad/uirir %ienes $ ser+icios de la calidad adecuada, en el momento $ al precio adecuado $ del pro+eedor ms apropiado" Compras aporta a$uda +aliosa para ela%orar planes, $a sea para lan.ar nue+os productos, para planear la producci*n, etc" Adems de /ue el %ienestar de
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la empresa depende de la rotaci*n de sus in+entarios $ de la me,or forma de utili.aci*n de su capital" Es por esto /ue este departamento tendr como una de sus funciones a$udar a producir ms utilidades a la empresa"

O67ET)#O 8ENERA9 Proporcionar a la empresa los productos /ue solicite, en las me,ores condiciones $ tiempo, con la calidad apropiada, a %uen precio $ de los pro+eedores ms apropiados"

O67ET)#OS PART)C:9ARES Mantener la continuidad de a%astecimiento" Procurar mercanc&as al precio ms %a,o posi%le compati%le con la calidad $ el ser+icio re/ueridos Mantener los ni+eles de calidad en las mercanc&as ad/uiridas"

ORGANIZACIN Personal del departamento de compras'

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7E E DE COMPRAS

8ESTOR DE COMPRAS

SECRETAR)A

A:=)9)AR CONTA69E

A:=)9)AR ADM)N)STRAT)#O

P9AN) )CAR 9AS COMPRAS

REDACC);N DE 9OS PED)DOS

CONTRO9 DE ACT:RAS

SE8:)M)ENTO DE PRO#EEDORES

DESCR)PC);N DE9 P:ESTO Descripci*n del puesto (" Nom%re' 7efe de Compras -" <rea' Compras 0" Posici*n en la estructura 7efe inmediato' Director Administrati+o
2

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1"

Su%ordinados Planificar

directos' las compras con los otros sectores o

Comprador, Secretar&a, Au3iliar conta%le, Au3iliar administrati+o" unciones' departamentos de la empresa, anali.ar $ efectuar las ordenes de pedidos" Es el encargado de las compras de %ienes de in+ersi*n por la empresa >e/uipamiento? $ de %ienes de uso por la empresa, es decir, los frmacos" Descripci*n del puesto (" Nom%re' 8estor de Compras -" <rea' Compras 0" Posici*n en la estructura 1" 7efe inmediato' 8estor de Compras Su%ordinados directos' Secretar&a, Au3iliar conta%le, Au3iliar administrati+o" unciones' Es responsa%le de procurar $ ad/uirir oportunamente a nom%re de la empresa, los me,ores t@rminos de precio, calidad $ ser+icio, los frmacos para las operaciones de la empresa de acuerdo a las pol&ticas $ procedimientos esta%lecidos, $ mantener una coordinaci*n armoniosa de todos los miem%ros del departamento"

Descripci*n del puesto (" Nom%re' Secretaria -" <rea' Compras 0" Posici*n en la estructura' 7efe inmediato' 7efe de compras
A

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1"

unciones' atender al gerente en todo lo /ue se refiere a comunicaci*n con pro+eedores proporcionando la informaci*n /ue reci%a en materia de Administraci*n interna $ relaciones con otros departamentos"

Descripci*n del puesto (" Nom%re' Au3iliar Conta%le -" <rea' Compras 0" Posici*n en la estructura 1" 7efe inmediato' 7efe de Compras los

unciones' lle+ar un control e3!austi+o de las facturas de adecuada las entregas de frmacos $ el pago a dic!os pro+eedores

pro+eedores para posteriormente concentrarse en controlar de manera

Descripci*n del puesto B" Nom%re' Au3iliar Administrati+o C" <rea' Compras" D" Posici*n en la estructura 7efe inmediato' 7efe de Compras

(E" unciones' es el encargado de dar seguimiento a los pro+eedores $ si !u%iese algn pro%lema se encargar de reclamar a estos para solucionar el pro%lema"

POLTICAS PO9FT)CAS 8ENERA9ES El presente Manual es de aplicaci*n o%ligatoria para el Departamento de Compras"
B

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Es o%ligaci*n de todo el personal el cumplir $ aplicar las pol&ticas contenidas en el presente Manual" No se permitir la entrada a personas a,enas al Departamento" El encargado del Departamento +erificara el cumplimiento de dic!as pol&ticas"

PO9FT)CAS DE A6ASTEC)M)ENTO No tener un solo pro+eedor Cuando se !aga un trato con el pro+eedor asegurarse de la seriedad del mismo 6uscar pro+eedores /ue den un %uen ser+icio Para tomar la decisi*n de comprar, se tiene /ue comparar constantemente los precios $ la disponi%ilidad de los pro+eedores para entregar los productos

PO9FT)CAS DE PREC)O G CA9)DAD Antes de comprar re+isar precios, calidad, cantidad de mercanc&a, tiempos de entrega Negociar con los pro+eedores el precio de las mercanc&as 6uscar las me,ores condiciones de pago Antes de comprar +erifi/ue la calidad de las mercanc&as /ue se tienen en e3istencia O%ser+ar $ estudiar la competencia

PO9FT)CAS DE REH:)S)C);N 9as re/uisiciones para a%astecer el stocI del almac@n de farmacia de%er ser ela%oradas por el encargado del Departamento de almac@n"
C

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9as re/uisiciones para a%astecer el stocI de art&culos del almac@n se efectuara con %ase en los consumos anuales del e,ercicio inmediato anterior, tomando en cuenta, en su caso, las consideraciones so%re necesidades e3traordinarias /ue las sucursales +a$an a re/uerir"

9as re/uisiciones complementarias tomarn como referencia el consumo de los meses anteriores, en el mismo e,ercicio anual" El ,efe del Departamento reali.ara el seguimiento $ depuraci*n de las re/uisiciones pendientes de surtir" No comprar mercanc&as de ms Hue nunca !aga falta de mercanc&as para e+itar decir al cliente /ue no se tiene

PO9FT)CAS DE RECEPC);N Para reci%ir mercanc&as se re/uiere lo siguiente' Hue cumpla con las caracter&sticas descritas en el pedido oficial, tales como' unidad, medida, maraca, numero de serie, formula, etc" Hue el pro+eedor presente documentaci*n compro%atoria $a sea factura o remisi*n, de%idamente costeada $ totali.ada, seJalando el nmero de re/uisici*n $ pedido /ue ampara en original $ tres copias" Se anotara al momento de reci%ir la mercanc&a /ue cumpla con lo solicitado en el pedido, en la factura respecti+a, el folio del almac@n /ue corresponda a la entrada /ue la entrega origine" De no cumplir con los re/uisitos anteriormente mencionados se promo+er su rec!a.o, considerando para el efecto /ue la mercanc&a no !a sido entregada"

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Al momento de generarse la entrada, correspondiente"

el

almac@n sellar $ codificara la factura o remisi*n con el folio de entrada Se sellara la factura o remisi*n su,eta a re+isi*n en los siguientes casos' (" Cuando no se cuente con el pedido oficial" -" Cuando el lote sea +oluminoso $ no permita una re+isi*n e3pedita" 0" Cuando por defecto de alguna partida proceda una de+oluci*n" A efecto de registrar oportunamente las entradas, las facturas podrn ser recogidas $ posteriormente sustituidas" No se reci%irn %ienes cu$a caducidad sea menor a un aJo" Toda de+oluci*n de mercanc&as, de%er ser notificada al titular del Departamento de Compras" El !orario de recepci*n para las mercanc&as ser de C'EE a (0'EE !oras de lunes a +iernes" 9as e3cepciones sern autori.adas por el Departamento de Compras"

PO9FT)CAS DE 8:ARDA G ACOMODO El acomodo de mercanc&as se reali.ara tomando en cuenta las condiciones especiales de cada frmaco como' temperatura, lu. o refrigeraci*n" El acomodo de%e efectuarse conforme al sistema Primeras entradasK Primeras salidas" 9as mercanc&as su,etas a caducidad, se acomodaran por fec!a de caducidad cu$a +igilancia ser permanente" El acomodamiento en los ana/ueles se efectuara con el nom%re de la mercanc&a !acia el frente"

(E

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PROCEDIMIENTOS PROCED)M)ENTO DE COMPRAS )" DEPARTAMENTO DE COMPRAS (" Reci%e las re/uisiciones de compras, es decir, atiende las operaciones en cuanto a in+entarios se refiere" -" Anali.a detalladamente las fuentes de a%astecimiento, tomando en cuenta todos los pro+eedores acti+os $ potenciales con los cuales la empresa mantiene relaciones comerciales" 0" En+&a las solicitudes de coti.aci*n, descri%iendo detalladamente los materiales /ue se desean ad/uirir a los pro+eedores /ue !an sido preseleccionados por el departamento" 1" Reci%e $ anali.a las coti.aciones de los pro+eedores, es decir, reali.a un estudio riguroso de cada pro+eedor por separado en un formato /ue contendr los siguientes elementos' cantidad, precio unitario, precio total, calidad, tiempo de entrega $ condiciones de pago" 2" Selecciona el me,or pro+eedor /ue cumpla con ma$or cantidad de especificaciones, resultado del anlisis anteriormente efectuado" ))" DEPARTAMENTO DE CONTRO9 DE CA9)DAD

A" Se encarga de re+isar la calidad de los medicamentos, para garanti.ar /ue en cual/uiera de las sucursales, el cliente encuentre la misma calidad, imagen $ ser+icio" B" Lace una re+isi*n f&sica de los medicamentos, $ los manda a anali.ar a un la%oratorio autori.ado por la Secretar&a de Salud /uien acta como una tercer&a en materia de garant&a"

((

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)))"

DEPARTAMENTO DE A9MACEN

C" Reci%e del Departamento de Compras una copia de cada pedido efectuado" D" Entrega al encargado de control de e3istencias la documentaci*n" (E" Entrega al au3iliar del Almac@n la mercanc&a comprada para /ue los acomode en los respecti+os estantes, cada uno identificado por rengl*n" ((" Registra las entradas $ salidas en tar,etas de e3istencias" (-" )ndica al Super+isor del Almac@n so%re la carencia de algunos productos" (0" Coloca los medicamentos en sus respecti+os lugares de almacenamiento" (1" Transporta $ entrega la mercanc&a a la sucursal solicitante >farmacia?"

)#"

DEPARTAMENTO DE #ENTAS

(2" Super+isa el tra%a,o de cada +endedor" (A" Sol+entar de la me,or manera cual/uier pro%lema /ue se presente con un cliente determinado" (B" Reali.ar los pron*sticos de +enta por mes" #" DEPARTAMENTO DE CONTA6)9)DAD

(C" En+iar los c!e/ues a los pro+eedores, una +e. /ue los materiales solicitados sean entregados" (D" Se encarga del papeleo interno para dar entrada en el in+entario a las nue+as mercanc&as solicitadas a los pro+eedores" -E" Comprue%a los asientos $ las sumas en las facturas $ registra los detalles financieros de las operaciones" -(" Retiene el pago de los pro+eedores, cuando la mercanc&a ad/uirida est su,eta, antes de ser aceptada, a inspecci*n $ prue%a"
(-

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

--" Reci%e informaci*n por parte del Departamento de Compras, en caso de /ue la mercanc&a aceptada est@ defectuosa $ el Departamento de Compras !a$a negociado con el pro+eedor alguna re%a,a" #)" DEPARTAMENTO DE A9MACEN

-0" Reci%e $ re+isa el pedido, para constatar /ue cumpla ca%almente con las especificaciones estipuladas en la orden de compra" -1" Descarga la mercanc&a ad/uirida" -2" Procede al almacenamiento" -A" Re+isa las condiciones de la mercanc&a ad/uiridos" En caso de /ue, parte de ella este daJada, notifica de inmediato al Departamento de Compras para iniciar las re%a,as con el pro+eedor" -B" Notifica al Departamento de Compras, en caso de /ue la mercanc&a comprada est@ en %uenas condiciones para /ue pueda pagarse la factura" #))" DEPARTAMENTO 9E8A9

-C" Re+isa las clusulas de los Contratos, puesto /ue todas las *rdenes de compras son contratos legales" Este procedimiento es reali.ado por un a%ogado" #)))" DEPARTAMENTO DE 8ERENC)A

-D" #igila el normal funcionamiento $ cumplimiento de las la%ores de cada uno de los departamentos anteriormente mencionados"

(0

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FLUJOGRAMA
)N)C)O MERCANC)A

A9MACEN CONTRO9 DE MA=)MOS G M)N)MOS RECEPC)ON DE MERCANC)AS

DEPTO" DE COMPRAS REC)6E, RE8)STRA, C9AS) )CA REH:)S)C)ONES 9OCA9)MA :ENTES PRO#EEDORAS SO9)C)TA COT)MAC)ONES A PRO#EEDORES E9A6ORA C:ADRO OMPARAT)#O DE COT)MAC)ONES NE8OC)A COND)C)ONES DE COMPRA SE9ECC)ONA PRO#EEDOR

PRO#EEDOR PROPORC)ONA COT)MAC)ONES, NE8OC)A PREC)OS, ENTRE8A MC)AS, E ECT:A CO6ROS

REH:)S)C)ON

ENTRE8A DE CLEH:ES

ACT:RA

ORDEN DE COMPRA ORDEN DE PA8O

SE8:)M)ENTO DE ORDENES DE COMPRA COMPRO6AC)ON DE MERCANC)AS #S" 9O SO9)C)TADO EN#)AN 9AS MERCANC)AS A 9AS S:C:RSA9ES H:E 9AS REH:)R)ERON DEPTO" DE CONTRO9 DE CA9)DAD RE#)SAR 9A CA9)DAD DE 9AS MERCANC)AS REPORTA A9 DEPTO DE CONTA6)9)DAD 9AS COMPRAS

DEPTO" DE CONTA6)9)DAD RE8)STRA CONTA69EMENTE G A:TOR)MA ACT:RAS

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TERM)NAC)ON

CA7A E9A6ORA CLEH:ES G E ECT:A PA8OS

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FORMATOS 9as formas constitu$en un medio para o%tener, guardar, registrar, $ transmitir la informaci*n con ma$or uniformidad $ simplicidad, la gerencia de compras re/uiere del esta%lecimiento de un catlogo de todas las formas usadas en la misma $a sean e3ternas o de origen interno" El esta%lecimiento de un control de formas, dentro de la gerencia de compras, e+itar la duplicidad, as& como la determinaci*n de la utilidad de cada forma" 9os formatos /ue a continuaci*n se ane3an son los utili.ados por el Departamento de Compras en cada una de las compras reali.adas" Estos formatos de%en contener todos los re/uisitos necesarios para poder utili.arlos en la compra de frmacos"

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