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Diagnstico situacional para la implantacin de un Sistema de Gestin Documental en el rea de Propuestas y Contratos.

1 Sinopsis: El incremento en el volumen de la informacin documental en el rea de Propuestas y Contratos expone la necesidad de implantar un sistema de gestin documental que sirva de soporte para el almacenamiento y control de los documentos. Siguiendo una metodologa con enfoque en gestin documental se ha elaborado el presente anlisis mediante el cual se han identificado las oportunidades de mejora. Se recomienda la aplicabilidad de la metodologa y el enfoque, como fase previa para la elaboracin de un diagnstico similar en cualquier rea o proceso de la organizacin. Palabras clave: Gestin Documental, Gestin de la Informacin, Gestin del Conocimiento, Informacin Documental.

Introduccin En la nueva economa, el conocimiento pasa a ser un recurso tan significativo o incluso ms que el capital y la mano de obra. La llamada economa del conocimiento otorga una gran importancia a la generacin, difusin y uso de la informacin y el conocimiento en las organizaciones. El buen uso del conocimiento determinar el nivel de xito tanto de las organizaciones como de las economas nacionales. El crecimiento de la empresa plantea nuevos retos a las diversas reas que la conforman. El rea de Propuestas y Contratos recibe y genera una voluminosa cantidad de documentos que sirven de insumo para la realizacin de sus procesos y actividades. Este volumen se viene incrementando progresivamente desde los dos ltimos aos; as mismo la demanda de informacin requiere de herramientas que ayuden a la bsqueda y recuperacin de los documentos. Aplicando una metodologa para el anlisis de la gestin documental, se ha elaborado un diagnstico, del cual identificamos que al carecer de polticas claras, herramientas y procedimientos que contemplen aspectos tcnicos en la gestin de la informacin documental, se estn produciendo diversas dificultades relacionadas a la organizacin, bsqueda y recuperacin de la informacin, duplicacin de tareas y control de los flujos de informacin. Gestionar la informacin es un paso para gestionar el conocimiento. 1. Sofa Martnez Guerrero Profesional en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin Universidad Nacional Mayor de San Marcos E-mail: sofia.martinez@gym.com.pe

Metodologa:

Para la elaboracin del presente anlisis se ha recopilado y revisado la informacin de referencia: portal corporativo, portal del conocimiento, y procedimientos del rea. Tambin se ha analizado el servidor Ficus, se han realizado 4 focus group con los colaboradores del rea y se han sostenido varias reuniones de trabajo con el personal clave que realiza los procesos actualmente, as como las consultas tcnicas con el rea de Sistemas. La metodologa aplicada es replicable en cualquier rea o proceso de la empresa, constituye una fase previa para la implantacin de cualquier solucin de gestin documental que se quiera realizar.

Finalmente, se propone la implantacin de su Sistema de Gestin Documental que contribuya a solucionar la problemtica que se ha identificado.

1. Identificar los tipos de informacin documental que maneja la organizacin. 2. Organizar los flujos de informacin en diagramas, que constituyen los mapas de informacin en la empresa. 3. Identificar el ciclo de vida de la informacin documental segn los tipos de informacin. 4. Identificar las necesidades de informacin por procesos en la organizacin. 5. Identificar las necesidades de informacin personales segn categoras (directivos, mandos medios, empleados).

Desarrollo Pez Urdaneta entiende por gestin de la informacin el manejo de la inteligencia corporativa de una organizacin con el objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas. Y por inteligencia corporativa, el total de los datos, la informacin y el conocimiento, generados endgena y exgenamente, de valor real y potencial para asegurar la cohesin interna de la organizacin con el entorno social circundante y el incremento de la productividad en las distintas funciones que contribuyen al cumplimiento de la misin de organizacin. La gestin de informacin se rige fundamentalmente por los principios derivados de las teoras de sistemas y del ciclo de vida de la informacin. Segn Ponjun Dante, la gestin de informacin es inherente a los sistemas de informacin, los cuales estn integrados por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen informacin, cuyo propsito es obtener salidas de informacin relacionadas con los procesos que componen la organizacin. La gestin documental es un conjunto de elementos y de relaciones entre ellos, diseados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la produccin, recepcin, circulacin, almacenamiento, organizacin, conservacin, disposicin final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de la organizacin. Por tanto, si la gestin de informacin y la gestin documental se asocian con el sistema de informacin de una organizacin sta debe:

6. Disear y estructurar los servicios de informacin en funcin de las necesidades. 7. Registrar, controlar y almacenar la informacin documental producida en la organizacin. 8. Difundir y socializar la informacin para la generacin de nuevos conocimientos.
Fases para la Implantacin de un Sistema de Gestin Documental:

Presentacin El rea de Presupuestos y Contratos de GyM est conformada por profesionales de diferentes especialidades. Desde el punto de vista funcional, hay dos grandes grupos que trabajan en la elaboracin de las ofertas: los que preparan los presupuestos y los que lo apoyan. En el primer grupo se encuentran los ingenieros civiles, mecnicos y elctricos y en el segundo grupo, el personal de apoyo comercial, tcnicos metradistas, dibujantes y eventualmente, los asesores tanto internos como externos.

La elaboracin de los presupuestos involucran varias especialidades, tales como: obras civiles, obras de montaje, elctricas y de instrumentacin, para lo cual se debe conformar un equipo de trabajo integrado por especialistas de las disciplinas antes mencionadas. Para esto se designa un lder de oferta, quien ser el responsable de coordinar los trabajos de cada uno, de manera que no haya duplicidad de partidas y evitar que otras se queden sin ser incluidas en el presupuesto. La preparacin de una Propuesta normalmente sigue una serie de pasos de acuerdo a procesos pre -establecidos que estandarizan nuestro modo de operar, buscando asegurar la mejor calidad de la oferta, pero sin limitar la creatividad, la investigacin de alternativas y la generacin de valor. Misin: La misin del rea de Propuestas y Contratos es ser cada vez ms asertivos y tcnicos en la elaboracin de las propuestas desarrollando alternativas de valor a travs de la ingeniera, utilizando el conocimiento de la empresa y las personas, propulsando el uso de herramientas tecnolgicas. Aspectos del Diagnstico: A. Volumtrica de almacenamiento

Cantidad de documentos almacenados en Ficus / Aos 2010 2011:

Evolucin comparativa del crecimiento en volumen documental 2010 2011:

Los documentos que llegan son registrados a diario en una hoja de clculo denominada Listado de Documentos (GyM.PPT.CD.04). Esta data generada Nos ha servido de referencia para tener una medicin aproximada del volumen documental; sin embargo, debemos tener en cuenta que hay algunos registros que hacen alusin a archivos comprimidos en formato ZIP, por lo que consideramos un margen de error de + - 10% sobre el total de documentos almacenados. El crecimiento aproximado en volumen de documentos almacenados en Ficus es de 7.5% anual; para el 2012 la proyeccin de crecimiento es similar.

B.

Organizacin [Taxonoma]

Existe un orden descrito en el Procedimiento de Estructura de la Informacin (GYM.PPT.CD.03) elaborado el ao 2008; sin embargo, para acceder al documento final que se quiere recuperar se tiene que seguir una ruta de hasta 09 niveles de carpetas. As mismo, la creacin de sub-carpetas es libre, por lo que cada usuario va creando las carpetas de acuerdo a sus criterios individuales.
Niveles de carpetas de almacenamiento actual:

La informacin se busca, el conocimiento se crea. La informacin sirve para crear conocimiento. El conocimiento gua la bsqueda de informacin.

C.

Usuarios

Los servicios de informacin son las herramientas de software que los usuarios requieren para la ejecucin de sus actividades. Se han identificado a los usuarios de acuerdo a sus posiciones (niveles de responsabilidad) y a los requerimientos de uso y acceso a los servicios de informacin:

Existen documentos que se encuentran en formato JPG cuyo contenido es texto, el cul ha sido escaneado y enviado en pginas por separado, alterando la integridad del contenido. El archivo Notificacin de Descarga, se almacena como evidencia de la recepcin de informacin. La informacin es informal (no estructurada) y se presenta de forma dispersa. El nivel de uso es estratgico para la toma de decisiones. Los accesos son privados y requieren autorizaciones internas. Campos de descripcin documental identificados: N Nombre 1 Cdigo de Selectividad 2 Nombre del Proyecto 3 Especialidad 4 5 6 7 8 9 Tipo de Documento Descripcin o ttulo del documento Sub Ttulo Fecha Descriptores Comentarios N de Caracteres 10 50 20 30 120

Tipo a b c d e f g

USUARIOS POSICIN Gerente de Propuestas y Contratos Gerente de Presupuestos Jefe de Presupuestos Comerciales Senior Presupuestadores Juniors Practicantes Trainees TOTAL GENERAL

CANTIDAD 1 1 1 7 13 12 21 1 6 63

08 20 240

Servicios de Informacin Ficus S10 / Primavera PCI ECO Auditoria Formatos Biblioteca

Usuarios a, b, c, d, e, f c, d, e c, d, e c, d, e a a, b a, b, c, d, e, f, g E. Focus Group Se realizaron 04 sesiones en dnde participaron 20 usuarios de un total de 25 convocados entre Seniors y Presupuestadores. Se aplicaron las dinmicas de pregunta respuesta y lluvia de ideas. A continuacin se describen las recomendaciones u observaciones ms resaltantes que expresaron: 1. Los usuarios invierten tiempo considerable en el ordenamiento interno de su informacin. Cada quin aplica criterios personales y renombran carpetas o archivos. Se duplican tareas, se aumenta la secuencia de carpetas y se dificulta el acceso hasta el documento a consultar. 2. Un archivo se almacena varias veces. Todas las que sean necesarias por uno o ms usuarios que necesiten esa informacin. Lo que genera que se ocupe ms espacio en el servidor e informacin almacenada de forma recurrente.

D.

Caractersticas de los documentos:

Los formatos encontrados corresponden a documentos Microsoft Office, AutoCAD, JPG, PDF y Email. El formato predominante es el PDF. Algunos documentos se encuentran en ingls.

3. Existen carpetas vacas, incluso despus de concluido el proyecto no se hace una depuracin de las carpetas vacas. 4. La lectura de los documentos almacenados en la carpeta Bases se realiza en su integridad por los presupuestadores. Las bases deben permanecer en formato original y se debe recomendar no alterar los documentos archivados. 5. Es recurrente la consulta de informacin de proyectos anteriores realizados por el rea. 6. Edificaciones ha diseado un control de actualizaciones para planos, es un formato en el cual se registra la fecha de ingreso del plano al rea, esta labor la realizan los practicantes o trainees. 7. Es necesario homologar parmetros de control e implementar el uso de estndares. 8. La herramienta a implementar debe ser simple, rpida y flexible. 9. La bsqueda de informacin es una actividad que les demanda mucho tiempo. 10. Hay mucha informacin importante que no es utilizada y cuya existencia se desconoce. 11. Se observan documentos modificados voluntaria e involuntariamente producto de descoordinaciones internas.

17. Se apela a la memoria humana para la recuperacin de la informacin, la cual actualmente se hace de forma manual. Hay mucha dificultad para la recuperacin de la informacin. 18. Se requiere que la informacin se pueda compartir y este accesible. Existen limitaciones en los accesos. Oportunidad de Mejora: El sistema de gestin documental que se propone, implica la implantacin de una herramienta que sirva de repositorio digital para el almacenamiento de la informacin documental, el cual generar un catlogo electrnico y a la vez nos brinde reportes estadsticos. As mismo, esta herramienta debe permitir el acceso a la informacin compartida y un control de perfiles de usuarios. La solucin tecnolgica que se implante debe garantizar el almacenamiento, conservacin, consulta y acceso a la informacin adaptada a los procesos y necesidades del rea. El proceso propuesto se inicia con el ingreso de la informacin documental al rea, la cual llega en correo electrnico, en CD o de forma impresa. En el caso de documentos impresos, son escaneados y luego almacenados en formato PDF. Posteriormente se asigna meta data a cada documento, y se genera un registro en el sistema. Los documentos almacenados y los datos indexados se asocian a un catlogo electrnico mediante el cual se realizarn las bsquedas.

12. Se debe implementar un criterio para almacenar los documentos en la carpeta Superados y alertar las actualizaciones de los mismos. 13. El volumen incrementando. de los documentos se est

14. Es necesario que exista un ndice o una lista de documentos referidos a un proyecto. 15. Se desconoce cul es la capacidad de almacenamiento de Ficus. Se para colgando y esa situacin les preocupa. 16. Existen archivos creados en formato Excel que tambin se almacenan en formato PDF, por ejemplo el formato denominado Selectividad, para el cual se genera una carpeta especial.

Tambin es importante la elaboracin de polticas documentales y procedimientos relacionados a la gestin documental, que cumplan con los estndares de calidad y seguridad de la informacin y que sirvan para sostener en el tiempo la solucin implantada.

Recomendaciones: 1. Considerando la aplicacin de tecnologa semntica se recomienda la indexacin manual de los documentos con meta data (datos especficos) que proporcionen una descripcin general de su contenido y sirvan para su recuperacin, priorizando que se trabaja con informacin no estructurada. 2. Es necesario contar con los recursos humanos idneos para la implantacin del proyecto, se propone la conformacin de un equipo de trabajo especializado que sirva de soporte y proporcione los servicios de informacin documental requeridos por los usuarios; as como garantice la sostenibilidad del sistema. 3. Tambin se considera la generacin de wikis, implementando un campo para que los usuarios puedan dejar sus comentarios sobre los documentos que consultan. La creacin de wikis est orientada hacia el aprovechamiento de la experiencia de los colaboradores para la generacin de nuevos conocimientos. 4. Se recomienda considerar una capacitacin a los usuarios a fin de que cumplan con la estandarizacin de procesos, el uso adecuado de la herramienta y el desarrollo de habilidades informacionales. 5. Se propone un listado de funcionalidad bsica y funcionalidad avanzada necesaria para la implantacin de la solucin.

Conclusiones: Atendiendo al marco terico, puede decirse que la informacin constituye un elemento esencial en el desarrollo de las organizaciones basadas en el conocimiento; la informacin suma valor agregado al capital humano, se despliega a travs de los nuevos ambientes apoyada en las tecnologas de informacin y las comunicaciones, y constituye un elemento clave en las estrategias de diferenciacin que asumen las organizaciones por el valor agregado que aportan al cliente y a los sistemas de inteligencia que las alimenta. Por tanto la dimensin informacional tender a crecer en aquellas empresas basadas en el conocimiento, como insumo crtico para su desempeo. El crecimiento en el volumen de la informacin documental, el nivel de gestin y el control que se requiere sobre los documentos para la toma de decisiones, es cada vez ms exigente. La aplicacin del enfoque de gestin documental es oportuna para la implantacin de una solucin derivada de la problemtica descrita y la necesidad de control que se requiere. La informacin constituye el recurso ms importante de la organizacin y debe administrarse cuidadosamente de la misma manera que se administra el capital, las tecnologas y los recursos humanos.

Referencias: 1. La gestin documental, de informacin y del conocimiento en la empresa. El caso de Cuba / Sara Artiles Bisbal. Fecha de visita: 26-04-2012. En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol19_5_09/aci02509.htm 2. Gestin del conocimiento / Miguel Angel Tramullas [et al] Zaragoza: 2002 En: http://issuu.com/tramullas/docs/gestiondelconocimiento 3. Cmo construir un mapa de conocimientos en la organizacin? / Javier Perez Capdevila. En: http://javier1963.blogspot.com/2008/05/cmoconstruir-un-mapa-de-conocimientos.html 4. El concepto Sociedad del Conocimiento / Karsten Krger

En: http://www.ub.edu/geocrit/b3w-683.htm 5. Iron Mountain y PwC presentan el primer ndice de Madurez del Riesgo de la Informacin para Europa / Revista de Gestin Documental En: http://www.revistagestiondocumental.com/2012/03/26/ir on-mountain-y-pwc-presentan-el-primer-indice-demadurez-del-riesgo-de-la-informacion-para-europa/