C. COMPARACIN DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA a.

Discrepancias Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de informacin, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisin. Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades: 1 La contabilidad administrativa est organizada para producir informacin de uso interno de la administracin. Por e!emplo: "ormular, me!orar y evaluar pol#ticas. $onocer dentro de la empresa las reas que son eficientes y aqu%llas que no lo son. Planear y controlar las operaciones diarias. $onocer los costos de los diferentes productos o procesos. &tros usos. La labor de administrar una organizacin requiere, por parte de su responsable, una serie de datos que no son los mismos que se presentan a los interesados e'ternos relacionados con la organizacin,, como los accionistas, las instituciones de cr%dito, etc. (llo obliga a que e'ista un sistema de informacin especializado para ayudar a tomar decisiones de todo tipo. La diferencia b sica radica en la forma como se presenta la informacin )acia el e'terior, que difiere de la requerida para usos internos. La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato espec#fico, como es el caso en la contabilidad financiera. * La contabilidad administrativa est enfocada )acia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera informacin sobre el pasado o )ec)os )istricos de la organizacin; obviamente, esta ultima informacin se utiliza como punto de referencia para planificar con vistas al futuro. La contabilidad administrativa se orienta )acia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del e!ecutivo es la planeacin, dirigida al dise+o de acciones que proyectan a la empresa )acia el porvenir. Para realizar dic)o dise+o de acciones es necesario contar con informacin )istrica que diagnostique la situacin actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, para que se fi!en las rutas y estrategias a seguir. , La contabilidad administrativa no est regulada por principios de contabilidad, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la informacin que se genera con fines e'ternos tiene que ser producida con determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario est% plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas e'iste uniformidad en lo relativo a su presentacin y, por tanto, puede )aber comparabilidad; por esto es necesario que la informacin est% plenamente regulada. (n cambio, la informacin requerida por los administradores se a!usta a las necesidades de cada uno de ellos; por e!emplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o ignorar la depreciacin para fi!ar precios, etc%tera. - La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre con la contabilidad administrativa, que es un sistema de informacin opcional. .e acuerdo con nuestra legislacin mercantil, deben presentarse a la consideracin de la asamblea de accionistas los resultados del e!ercicio tres meses despu%s del cierre de %ste, obligando de esta forma a que e'ista la contabilidad financiera. La misma informacin es requerida por las instituciones de cr%dito para llevar a cabo sus an lisis. (n cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la contabilidad administrativa: no e'iste obligatoriedad. Prueba de ello es que slo un peque+o porcenta!e de las empresas me'icanas se )an dado a

la tarea de dise+ar un sistema interno de informacin para toma de decisiones. / La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la precisin de la contabilidad financiera. La contabilidad administrativa otorga m s relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el an lisis de las decisiones que, en muc)os casos, son apro'imaciones o estimaciones que se efect0an para predecir el futuro de la empresa, no siendo necesario preocuparse por la e'actitud y precisin que regula a la contabilidad financiera para determinar correctamente la utilidad. 1 La contabilidad administrativa )ace )incapi% en las reas de la empresa como c%lulas o centros de informacin 2como divisiones, l#neas de producto, etc.3 para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen, m s que de toda la empresa vista globalmente, tarea que tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos ocurridos en la empresa. 4 La contabilidad administrativa, corno sistema de informacin administrativo, recurre a disciplinas como la estad#stica, la econom#a, la investigacin de operaciones, las finanzas, etc%tera, para completar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los 15 problemas de la organizacin; de a)# que e'ista gran relacin con otras disciplinas, circunstancia que no sucede en la contabilidad financiera. b. Simili !"es en re la c#n abili"a" a"minis ra i$a % la c#n abili"a" &inanciera $omo se )a comentado al )ablar de las diferentes ramas o reas de la contabilidad, e'iste tambi%n gran similitud entre ellas: 1 6mbas se apoyan en el mismo sistema contable de informacin:3 las dos parten del mismo banco de datos 2ser#a ilgico e incosteable mantener un sistema de captacin de datos diferentes para cada rea3. $abe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos, seg0n las necesidades espec#ficas que se quieran cubrir. * &tra similitud es que ambas e'igen responsabilidad sobre la administracin de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dic)a labor a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo )ace por reas o segmentos. D. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACIN La actividad de planeacin )a cobrado vital importancia en la actualidad, debido al desarrollo tecnolgico, la econom#a cambiante, el crecimiento acelerado de las empresas, el desarrollo profesional y la disponibilidad de informacin relevante que se posee actualmente en las empresas. (n esta actividad, tomar en cuenta los futuros #ndices de inflacin es indispensable para lograr me!or proyeccin del futuro, sobre todo al considerar la liquidez y rentabilidad. La planeacin se )ace necesaria por diferentes motivos: 1 Para prevenir los cambios del entorno, de suerte que anticip ndose a ellos, sea m s f cil la adaptacin de las organizaciones. * Para integrar los ob!etivos y las decisiones de la organizacin. , $omo medio de comunicacin, coordinacin y cooperacin de los diferentes elementos que integran la empresa. 6l realizar una adecuada planeacin de las organizaciones, se lograr mayor efectividad y eficiencia en las operaciones y me!or administracin.

6nte las diferentes definiciones de planeacin, vale la pena elegir la siguiente: 7.ise+o de acciones cuya misin ser cambiar el ob!eto de la manera en que %ste )aya sido definido7. .e acuerdo con esta definicin, podemos planear o dise+ar acciones a corto y a largo plazo. 8i pensamos en funcin de la: dimensin temporal, la clasificacin anterior puede concebirse tambi%n como planeacin t ctica o de operacin, y planeacin estrat%gica. La planeacin que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es b sicamente la de operacin, que consiste en el dise+o de acciones cuya misin es alcanzar los ob!etivos que se desean en un periodo determinado, b sicamente en lo referente a la operacin de la empresa, usando diferentes )erramientas tales como los presupuestos, el modelo costo9 volumen9utilidad, etc%tera. .efiniremos el presupuesto como la )erramienta que traduce a un lengua!e cuantitativo las acciones que formula la alta administracin, y cuyo fin es colocar la organizacin en determinada situacin financiera deseada durante cierto periodo. Los dos tipos de planeacin, la operativa y la estrat%gica, recurren a otra )erramienta esencial conocida como el modelo costo9volumen9utilidad. (se modelo permite a la direccin utilizar el m%todo de simulacin sobre las variables, costos, precios y volumen. (sa t%cnica facilita la eleccin de un correcto curso de accin, ya que permite analizar los posibles efectos en las utilidades al tomar la empresa determinada decisin. (ste modelo tiene la capacidad de interrelacionar esas tres variables, fundamentales para una planeacin de operacin adecuada. $onsiderar un incremento de los precios o modificar la estructura de costos como resultado de alguna decisin implica un an lisis profundo de la repercusin de esas acciones en las utilidades futuras y en el flu!o de efectivo. (ste an lisis se puede realizar mediante un modelo de simulacin que relacione las variables relevantes y de %l se pueden seleccionar las acciones que permitan llevar a la empresa a su ob!etivo. : sicamente, los presupuestos y el modelo costo9volumen9utilidad son los instrumentos que apoyan desde el punto de vista informativo la planeacin; no puede des9conocerse, empero, que e'isten otras )erramientas contables que tambi%n sirven a tales efectos. 6unque la ayuda de la contabilidad administrativa en la planeacin a corto plazo o t ctica es m s notable, la informacin generada por la contabilidad es de vital importancia en la planeacin a largo plazo o estrat%gica con el fin de realizar proyecciones, para efectuar mediante modelos econom%tricos la planeacin a cinco o diez a+os de las organizaciones. 9 E. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO La %poca actual se caracteriza por la comple!idad econmica en la administracin de los recursos, que tanto a nivel macroeconmico como microeconmico son escasos, lo que e'ige efectividad y eficiencia de los profesionales comprometidos en la administracin, a fin de lograr un uso ptimo de los insumos. (ntenderemos por control administrativo el proceso mediante el cual la administracin se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los ob!etivos planeados por la organizacin. La informacin que proporciona la contabilidad administrativa puede ser 0til en el proceso de control de tres maneras: 13 $omo medio para comunicar informacin acerca de lo que la direccin desea que se )aga. *3 $omo medio de motivar a la organizacin a fin de que act0e en la forma m s adecuada para alcanzar los ob!etivos empresariales. ,3 $omo medio para evaluar los resultados, es decir, para !uzgar qu% tan buenos resultados se obtienen. La presencia de la contabilidad administrativa se )ace necesaria para obtener me!or control.

;na vez que determinada operacin )a sido concluida, se miden los resultados y se comparan con un est ndar fi!ado previamente con base en los ob!etivos planeados, de tal suerte que la administracin pueda asegurarse de que los recursos fueron mane!ados con efectividad y eficiencia. (l est ndar establecido previamente surge al utilizar cualquiera de las siguientes )erramientas: los costos est ndar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc%tera. (l control administrativo se efect0a a trav%s de los informes que genera cada una de las reas o centros de responsabilidad; esto permite detectar s#ntomas graves de desviaciones y conduce )acia la administracin por e'cepcin por parte de la alta gerencia, de tal modo que al ponerse de manifiesto alguna variacin, se puedan realizar las acciones correctivas consideradas prudentes para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos con que cuenta la organizacin. (n nuestros pa#ses, entre m s dif#cil es la econom#a, se )ace m s patente, el principio administrativo que dice 78istema que no se controla sistema que se degenera7 de a)# la relevancia de esta funcin. F. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DECISIONES (n la definicin de contabilidad administrativa se e'plic que %sta facilita la toma de decisiones. 8e ver a)ora cmo realiza esta labor. Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el m%todo cient#fico, que se puede desglosar de la siguiente manera: ' An(lisis a3 <econocer que e'iste un problema. b3 .efinir el problema y especificar los datos adicionales necesarios. c3 &btener y analizar los datos. ) Decisi*n a3 Proponer diferentes alternativas b3 8eleccionar la me!or. + P!es a en pr(c ica a3 Poner en pr ctica la alternativa seleccionada. b3 <ealizar la vigilancia necesaria para control del plan elegido. .entro de este modelo de toma de decisiones, es en las etapas 1 y * donde la contabilidad administrativa ayuda para que la decisin sea la me!or, de acuerdo con la calidad de la informacin que se posea. (n dic)as etapas se deben simular los distintos escenarios y analizarlos a la luz de los diferentes #ndices de inflacin esperados, dependiendo del tipo de industria y actividad de que se trate. (n toda organizacin se toman decisiones diariamente. ;nas son rutinarias, como contratar un nuevo empleado; otras no son repetitivas, como introducir o eliminar una l#nea de producto. 6mbas requieren adecuada informacin. (s obvio que la calidad de las decisiones en cualquier empresa, peque+a o grande, est en funcin directa del tipo de informacin disponible; por tanto, si se desea que una organizacin se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de informacin. 6 me!or calidad en la informacin, se asegura una me!or decisin. (l modelo ideal de un sistema de informacin administrativo es el de contabilidad por productividad 2accountability3, que consiste en utilizar todas las )erramientas de contabilidad administrativa, integradas en un solo suprasistema de informacin cuantitativo.

Hacia este sistema integrado se dirigir el desarrollo de este libro, de tal manera que a su t%rmino, el estudiante ser capaz de entender y mane!ar cada una de las )erramientas de contabilidad administrativa, as# como de integrarlas dentro del suprasistema de contabilidad por productividad. 6unque la informacin que genera la contabilidad es usada por la administracin en la toma de decisiones, es importante )acer notar que no proporciona respuestas autom ticas a los problemas gerenciales. (s precisamente el elemento )umano quien elige la me!or alternativa, ya que la e'periencia profesional y sus conocimientos, !unto con la informacin contable, le permiten elegir correctamente.