III Congresso Consad de Gesto Pblica

PADRONIZAO DAS DESCRIES DE MATERIAIS (PDM)

Aristides Julio da Silva Gomes

Painel 08/031

Experincias inovadoras em gesto de suprimentos

PADRONIZAO DAS DESCRIES DE MATERIAIS (PDM)

Aristides Julio da Silva Gomes

RESUMO Durante anos, as Unidades operacionais da administrao pblica do Estado da Bahia enfrentaram vrios problemas que, em ltima anlise, eram provenientes de um Catlogo de Materiais com especificaes inadequadas e sem critrios de padronizao. Conseqentemente, passou a ser frequente a ocorrncia de vrios problemas repetitivos, no somente para as diversas comisses de licitaes existentes no Estado, para os mais de trezentos almoxarifados que recebem e conferem os materiais adquiridos, mas, tambm, para o rgo central que se via diante de fatos repetitivos e de procedimentos que, em realidade, no resolviam os problemas na fonte. A anlise das causas das dificuldades e dos problemas enfrentados pela administrao levou necessidade de se implantar novos procedimentos, em busca da melhoria da qualidade dos servios prestados s unidades gestoras e sociedade. Na rea de compras, verificou-se que grande parte dos problemas resultava da dificuldade em se traduzir as necessidades das unidades para o mercado fornecedor, devido falta de qualidade das especificaes dos itens. Um catlogo de materiais problemtico e que no garante a qualidade da compra, nasce e se desenvolve pela falta de padres que obriguem o registro dos atributos imprescindveis para a caracterizao de cada tipo de material. Em contraposio a esse cenrio, um catlogo padronizado pode garantir maior qualidade, agilidade e preciso no processo de suprimento de materiais, resultando em eficincia e eficcia. Com a estratgia de melhoria do gasto pblico, do atual governo, tornou-se necessrio implementar medidas que resolvessem as causas primrias dos problemas, visto que continuar operando em um crculo vicioso era uma evidente situao de aumento de custos desnecessrios. Seria, portanto, improdutivo pensar em melhorias processando materiais com descries erradas, incompletas, confusas ou duplicadas. Como conseqncia, foi elaborado o Projeto PDM (Padronizao das Descries de Materiais) que, ao longo dos prximos 12 meses, tem por principais objetivos reduzir o tempo e os custos dos processos de compras, reduzir compras erradas e devolues de materiais, bem como alinhar a comunicao entre os rgos do Estado e os fornecedores. Entende-se por PDM, no Projeto, o documento impresso ou eletrnico que contem os atributos necessrios e indispensveis para se descrever, satisfatoriamente, determinados materiais, agrupados segundo o seu nome bsico e modificador. Por nome bsico entende-se a nomenclatura mais elementar de um material e que o individualiza, de forma clara e objetiva, sem restar dvidas. Por nome modificador entende-se a complementao do nome bsico, destinada a estabelecer uma diferenciao entre itens de materiais de mesmo nome bsico. O mtodo de anlise que deu sustentao para a elaborao do Projeto foi a metodologia de gesto por processos, especificamente, para se identificar os processos crticos dentro do macroprocesso logstico de materiais do Estado. Com isso, identificou-se que o Catlogo de Materiais no se

relaciona apenas com o processo de compras, mas um fator crtico para outros processos, sendo que a falta de padronizao das especificaes dos materiais interferem, diretamente, na qualidade daqueles processos, ao longo da cadeia, como segue: gera duplicidade/multiplicidade de um mesmo item com cdigos diferentes; dificulta as consultas dos usurios no sistema informatizado; aumenta o tempo de processamento das compras; gera compras erradas e devolues a fornecedores; gera, no mercado fornecedor, falta de entendimento do objeto da licitao, provocando impugnaes; gera itens com descries genricas, impossibilitando sua identificao; cria problemas de relacionamento entre governo e fornecedores pela falta de informaes precisas sobre os materiais requeridos; cria problemas para os usurios quando do recebimento, conferncia e inspeo dos materiais. Como metodologia para a elaborao do Projeto, analisou-se todas as etapas do processo logstico de materiais, suas distores, limitaes, as principais causas dos problemas, as potencialidades do atual sistema informatizado e as capacidades das partes interessadas. De imediato, concluiu-se ser absolutamente indispensvel o treinamento de todo o pessoal do Estado, diretamente, envolvido na composio das descries de materiais e na inspeo do recebimento dos produtos, pois no seria possvel garantir a melhoria dos processos sem a verificao da conformidade dos materiais recebidos. Nesse sentido, o programa do Curso no somente incluiu o conhecimento tcnico dos materiais bsicos na cadeia de suprimentos, mas, tambm, o conhecimento tcnico da realizao das inspees por amostragem e a aquisio de competncias pessoais no somente para executar o Projeto, mas, tambm, para se trabalhar com catalogao de materiais. Em complementao, ficou evidente a necessidade de considerar o Catlogo de Materiais no apenas como uma ferramenta auxiliar para as unidades gestoras do Estado adquirirem materiais no mercado, mas como um processo com variados relacionamentos com outros processos e com forte demanda de gesto. Tal mudana de postura veio ao encontro da prpria misso da Secretaria de Administrao, qual seja a de Prover a administrao estadual de solues integradas e otimizadas em gesto pblica, contribuindo para a excelncia na prestao de servios sociedade. Neste contexto, verificou-se ser indispensvel inserir no escopo do Projeto uma reavaliao total dos critrios de identificao, classificao, atribuio de unidades de medidas e procedimentos para a avaliao e a substituio de materiais que causam grande impacto no meio ambiente, durante sua utilizao e descarte. O estimento no Projeto PDM mostrou-se muito pequeno, em termos financeiros, e representar apenas uma frao da economia que seus resultados podero proporcionar e o seu retorno ser imediato. Em verdade, o Projeto demanda muita vontade, determinao e apoio da alta administrao.

SUMRIO

INTRODUO........................................................................................................... 04 1 SITUAO ATUAL DO CATLOGO DE MATERIAIS........................................... 07 2 OBJETIVOS DO PROJETO.................................................................................... 08 3 METODOLOGIA UTILIZADA NO GERENCIAMENTO DO PROJETO.................. 09 4 ETAPAS DA EXECUO DO PROJETO.............................................................. 10 4.1 Treinamento do pessoal envolvido...................................................................... 11 4.2 Padronizao de nomes bsicos e modificadores............................................... 15 4.3 Padronizao das unidades de medida............................................................... 15 4.4 Codificao dos itens de materiais...................................................................... 16 4.5 Multiclassificao dos materiais........................................................................... 17 4.6 Glossrio tcnico para os PDM............................................................................ 24 4.7 Estruturao dos PDM......................................................................................... 24 4.8 Cadastramento dos itens de materiais................................................................. 25 4.9 Elaborao e divulgao de normas de catalogao.......................................... 26 5 CONCLUSES....................................................................................................... 27 REFERNCIAS.......................................................................................................... 29

INTRODUO Padronizar um meio de assegurar qualidade e, normalmente, resulta, tambm, em reduo de custos. Nesse sentido, a padronizao das descries dos materiais conduz reduo da variedade de materiais utilizados na administrao pblica. Por conseqncia, resulta em simplificao do controle dos estoques, em diminuio do espao dos almoxarifados e em diminuio dos custos de estocagem, tais como o custo do armazenamento fsico (rea ocupada, instalaes etc.), do manuseio e da distribuio (equipamentos, utenslios etc.) e da obsolescncia (perdas). Um aspecto importante da padronizao de materiais o de basear-se em padres tcnicos (ABNT, ISO, DIN, SAE etc.) que permitam adquirir produtos com maior segurana, principalmente, quando os padres so exigidos pela legislao. Outro fator da padronizao o mercado, isto , deve-se dar preferncia a materiais que sejam facilmente encontrados no mercado fornecedor sem, entretanto, ferir a vedao legal de direcionamento para marcas, de itens sem similaridade ou com caractersticas e especificaes exclusivas. Em sntese, sem critrios de padronizao bem definidos, impraticvel obter-se uma boa catalogao dos materiais. A catalogao em uma organizao de primordial importncia, apesar dessa atividade nem sempre ser cuidada da forma como deveria ser. Sem uma boa catalogao, muito difcil realizar compras com qualidade, existir um controle eficiente dos estoques e uma operacionalizao correta dos almoxarifados. Dentre as muitas vantagens da catalogao criteriosa, encontra-se a possibilidade de reduzir a diversidade de itens, desde que as especificaes dos materiais possibilitem o melhor entendimento entre os usurios e os fornecedores quanto aos produtos que realmente desejam obter. Os sistemas de catalogao de materiais que estamos acostumados a ver na rea pblica resumem-se na elaborao de descries de materiais para atenderem, exclusivamente, as compras pblicas. Equivale dizer que, uma vez concludo, com xito, o processo licitatrio, considera-se concludo o processo de aquisio. Em alguns rgos, essa viso to radical que o prprio rgo de compras passa a elaborar as descries de materiais que ele mesmo haver de adquirir, o que, para o Projeto, no a melhor alternativa.

Na realidade, o processo licitatrio apenas um passo indispensvel e importante para atender um objetivo maior que a necessidade dos usurios internos das organizaes. Importa pouco que se tenha especificaes de materiais consideradas muito bem elaboradas, com o objetivo de atender as necessidades dos licitantes, que se consiga concluir um processo licitatrio com sucesso, se, no final da linha, o produto no entregue no tempo certo, na quantidade certa, no local devido e na qualidade requerida. Se um catlogo de materiais no mbito da administrao pblica segue esta linha de pensamento, est fadado a criar mais problemas do que resolv-los de forma preventiva. Sendo a composio de itens no catlogo de materiais o primeiro passo a ser dado para atender as necessidades dos usurios, necessrio, ento, pensar o catlogo no apenas como uma ferramenta de compras, mas como a porta de entrada de todos os processos logsticos de materiais, cujas inconsistncias e problemas iro desaguar no processo de recebimento dos materiais. Em ltima anlise, significa dizer que preciso fazer gesto de catlogo e produzir sadas de boa qualidade ou conforme, segundo as necessidades dos processos subseqentes. Assim sendo, o catlogo no deve ser considerado como uma ferramenta exclusiva para o processo de compra, mas passar a ser visto sob os critrios de abrangncia, flexibilidade e praticidade. Quanto abrangncia, o catlogo de materiais deve tratar da maior gama possvel de atributos teis que otimize as aes de todos os usurios ao longo do macroprocesso de gesto de materiais. Com a flexibilidade, pretende-se criar procedimentos e informaes tcnicas conforme as novas necessidades, em substituio viso weberiana de que uma vez otimizado um processo, ele est timo para sempre. Do ponto de vista da praticidade, a viso de que o bom catlogo no , necessariamente, aquele com longas especificaes, com atributos extremamente detalhados, como pressuposto de que se obter produtos de boa qualidade. O catlogo deve ser prtico, ou seja, deve conter descries diretas e simples, com os atributos suficientes para o entendimento do mercado fornecedor, para a realizao da compra com sucesso e que permita, objetivamente, decidir pela aceitao ou rejeio do produto, de forma objetiva, no ato do recebimento, da conferncia ou da inspeo.

legislao

brasileira,

concernente

ao

processo

licitatrio,

absolutamente precisa quanto a esses trs critrios abordados. A Lei do Estado da Bahia no 9.433, de 01 de maro de 2005, no artigo 10 1o, no direcionando as especificaes dos materiais, exclusivamente, para atender s compras, mas estendendo o conceito de especificao para atender, tambm, os almoxarifados, diz: O catlogo disponibilizar as especificaes e cdigos para efeito de solicitao de material e de servio e controle de estoque. Tratando sobre a identificao do objeto licitado, o artigo 79 inciso I da Lei determina: O edital conter,..., obrigatoriamente, o seguinte: I descrio clara e precisa do objeto licitado, que permita seu total e completo conhecimento;. Referindo-se ao prego, o inciso II do artigo 113, da mesma Lei, detalha a exigncia de uma forma ainda mais objetiva, ao exigir: Na fase interna ou preparatria do prego, o servidor responsvel pela formalizao do processo licitatrio dever adotar, sem prejuzo de outras, as seguintes providncias: II definir o objeto a ser contratado, de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem ou frustrem a competio ou a realizao do contrato;. A clareza e objetividade das descries dos materiais catalogados, conforme diz a smula n 177 do Tribunal de Contas da Unio, publicada no Dirio Oficial de 09/11/82, pgina 2088 regra indispensvel da competio, at mesmo como proposta do postulado de igualdade. A fim de caminhar nessa linha de pensamento, o Projeto PDM tem como diretrizes a padronizao da nomenclatura dos materiais e o correto detalhamento dos seus atributos, isto , das suas caractersticas necessrias e suficientes para sua caracterizao.

1 SITUAO ATUAL DO CATLOGO DE MATERIAIS Antes da elaborao do Projeto, tornou-se necessrio avaliar a quantidade de itens ativos no Catlogo, segregando os de uso comum e os de uso especfico. Levantou-se, tambm, a mdia mensal de novas composies de itens feitas pelas unidades gestoras do Estado e quanto dessas novas composies so, efetivamente, cadastradas. Verificou-se que quase metade das solicitaes de cadastramento de novos itens no so, realmente, necessrias. Verificou-se, ainda, que a falta de padronizao das descries a causa principal de retrabalhos que, alm de gerar desperdcios, causa demora na liberao dos itens no cadastro e, comumente, era o motor das insatisfaes das unidades gestoras.

2 OBJETIVOS DO PROJETO Alm dos propsitos j evidenciados, o Projeto PDM fixou como objetivo principal, padronizar as especificaes dos materiais catalogados com critrios que eliminem ou reduzam, significativamente, os riscos de impugnaes de licitaes, os questionamentos, a demora no andamento dos processos de compras, a multiplicidade de itens cadastrados, as dificuldades de inspeo dos materiais por ocasio do recebimento e o alinhamento da comunicao entre os rgos usurios do Estado com os fornecedores e com o prprio rgo central. Nesse sentido, o Projeto deve ser executado com a indispensvel participao das unidades gestoras do Estado e, em especial, quando se tratar da catalogao de itens de materiais de uso especfico daquelas.

3 METODOLOGIA UTILIZADA NO GERENCIAMENTO DO PROJETO O Projeto PDM adotou a prpria Metodologia de Elaborao e Gerenciamento de Projetos, de forma a ter validao corporativa, consistncia e padronizao. Desse modo, para que o Projeto fosse gerenciado de forma criteriosa e eficiente, acordou-se levar em considerao alguns princpios, como: a) Ter um lder de Projeto designado formalmente, tendo sido indicado o Coordenador do Catlogo de Materiais e Banco de Preos; b) Trabalhar com planejamento e acompanhamento. Nesse sentido, o planejamento incluiu um cronograma do Projeto, tendo cada uma das suas etapas datas de incio e de fim; c) Envolver todas as partes interessadas. Nenhum PDM deve ser homologado sem a devida participao de todas as reas que sero por ele afetadas. Em especial, quando se tratar de itens de materiais de uso especfico de uma rea (sade, segurana etc.), preferencialmente, os PDM sero elaborados com a participao mnima de um representante da rea e um do rgo central da administrao.

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4 ETAPAS DA EXECUO DO PROJETO Espera-se que a execuo do Projeto PDM contemple as fases esboadas na figura que segue.
Normatiza Normatizao o Cadastramento Treinamento

Espera-se, ainda, que esse seja o momento crtico do processo, pois imprevistos sempre podem surgir quando chega o momento de colocar em prtica o que foi planejado. A fim de se ter uma
Padroniza Padronizao o Unidades medida

Elabora Elaborao o dos PDM Gloss Glossrio tcnico

Projeto PDM

Padroniza Padronizao o nomenclatura

garantia

mnima

de

que

execuo no ser descontinuada, foi solicitada a alocao de um Especialista em Polticas Pblicas

MultiMulticlassifica classificao o

Codificao

e Gesto Governamental para, juntamente com a equipe que trabalha com catlogo, trabalhar com o Projeto em tempo integral, a fim de cumprir o cronograma. Impe-se ao lder do Projeto, dentre outras responsabilidades, identificar as atividades crticas e tomar providncias para que no haja atraso no cronograma e identificar e monitorar as atividades que dependem de outros setores, tais como as que envolvem melhorias no sistema informatizado. Cumpre, semanalmente, realizar reunies de acompanhamento do projeto ou, extraordinariamente, se for identificado algum ponto de risco no decorrer do projeto que demande uma medida corretiva ou tomada de deciso. So etapas do Projeto PDM: 1) O treinamento de todo o pessoal envolvido (partes interessadas) no processo de gesto dos materiais, desde o subprocesso de composio de itens, passando pelo processamento das compras at o recebimento, a conferncia e a inspeo dos produtos, subprocesso este que, para o Projeto, encerra a cadeia de suprimento de materiais para o Estado. 2) A padronizao das informaes emanadas do catlogo de materiais, compreendendo:

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Padronizao dos nomes bsicos e dos nomes modificadores dos materiais; Padronizao das unidades de medida; Reavaliao e definio do sistema de codificao dos materiais; Criao de um sistema de classificao em substituio ao Federal Supply Classification; Criao de um sistema de multiclassificao (taxonomia). 3) Criao de Glossrio Tcnico para o PDM. 4) Criao de tabela com orientaes para descarte de materiais utilizados e de embalagens e acondicionamentos no meio ambiente. 5) Padronizao das descries dos materiais com a criao de PDM para cada conjunto nome bsico + nome modificador; 6) Novo cadastramento dos itens de materiais. 7) Elaborao e divulgao de normas de catalogao de materiais.

4.1 Treinamento do pessoal envolvido O treinamento do pessoal envolvido foi iniciado em novembro e dezembro de 2009 com duas turmas formadas pelo pessoal da Diretoria de Material e pelos servidores das Secretarias com maior volume de composio de itens no sistema. Com turmas de 30 pessoas e carga horria de 16 horas, deve-se oferecer novas turmas, ao longo do ano de 2010, para os servidores que trabalham com a composio de descrio de itens, pessoal de compras e de recebimento, conferncia e inspeo dos almoxarifados, sendo que o convite poder ser estendido Procuradoria do Estado, se assim for julgado necessrio, bem como para o pessoal envolvido com licitaes e elaborao de editais, inspees e auditorias. Com a viso de que o processo de compras s encerra com o efetivo recebimento, conferncia e inspeo dos materiais, o contedo do Curso engloba no apenas a elaborao dos prprios PDM, mas, tambm, os procedimentos relativos aos almoxarifados quando da entrega das mercadorias por parte dos fornecedores.

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Foi definido como por objetivo principal do Curso desenvolver, junto com os participantes, os contedos relativos s tcnicas de inspeo dos materiais recebidos e a metodologia de elaborao de descries de materiais bsicos, com qualidade. Com o treinamento, espera-se que o Estado obtenha os seguintes benefcios: Reduzir erros de recebimento. Diminuir gastos com perdas e obsolescncia, faltas e excesso de estoques. Agregar valor ao processo do Catlogo de Materiais. Reduzir erros de especificaes, retrabalhos, reclamaes e conflitos com as Unidades. Identificar oportunidades de melhorias. Foi, tambm, explicitado alguns benefcios para os participantes como: Aumentar sua capacitao com conhecimentos tcnicos de materiais, indispensveis ao seu melhor desempenho na sua rea especfica. Adotar procedimentos lgicos e prticos para inspeo dos materiais e ser capaz de diagnosticar problemas de qualidade. Com o objetivo de alertar para o fato de que a administrao de materiais deve ser vista como um processo e que a sua gesto deve ser participativa, envolvendo todas as partes interessadas, o contedo da primeira parte do Curso foi assim estruturada: 1) Contextualizao inicial Viso holstica e enfoque sistmico. Gesto por processos e PDCA (ferramenta da qualidade cuja abreviatura corresponde plan, do, check, action). O processo de gesto de materiais e as funes do processo logstico de materiais. 2) Inspeo dos materiais recebidos Quando materiais de baixa qualidade no so um problema gerado apenas pelos fornecedores. Viso geral do Controle Estatstico de Processo (CEP) e seus efeitos no recebimento. Inspeo quantitativa e qualitativa dos materiais catalogados e adquiridos.

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Recebimento provisrio e definitivo. A responsabilidade dos governos em relao aos fabricantes de fundo de quintal. Viso geral da norma da ABNT especfica de inspeo de materiais. Nvel de qualidade aceitvel. Conceitos de atributos, lote, amostragem e amostra; como escolher uma amostra; classificao dos defeitos; tipos de inspeo; inspeo 100% e inspeo por amostragem; sistemas de inspeo; planos de inspeo; plano de amostragem simples para materiais recebidos no almoxarifado. Quando aceitar ou rejeitar lotes de materiais adquiridos. A segunda parte do programa trata, especificamente, da elaborao dos PDM e tem por objetivo divulgar alguns conhecimento bsicos indispensveis para quem trabalha em catalogao de materiais e as suas conseqncias nas compras e no recebimento. Nessa parte, os participantes so muito estimulados a continuarem o aprofundamento nos estudos sobre a rea de especificaes de materiais, compreendendo sua vastido e necessidade de atualizao permanente. Apesar do contedo est estruturado conforme abaixo, em realidade, o instrutor apresenta aos participantes uma lista de assuntos que so bsicos para quem trabalha com materiais, ocasio em que eles selecionam, em sala de aula, os temas que consideram ser mais relevantes: Descries de materiais e PDM As conseqncias das especificaes ruins para compras, almoxarifado, unidades usurias, procuradorias, auditorias e demais reas. Regras de padronizao: estrangeirismos e glossrio de termos; padronizao de nomes bsicos, modificadores e de unidades de fornecimento. O PDM como ferramenta de controle no direcionamento de marcas. Saneamento de duplicidades em catlogos de materiais. Conhecimentos bsicos sobre: Sistemas de cores; padres mais utilizados; Tipos e aplicaes de madeiras naturais; madeiras industriais;

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Materiais de transformao metlicos: aos, lato, alumnio, bronze, cobre, barra, chapa, perfis; Principais tipos de extremidades de tubos e conexes; Principais tipos de roscas e schedule. Elaborao de Padres de Descrio (PDM) para os principais itens abaixo, com exerccios prticos em sala de aula: a) Mveis: armrios, balces, mesas, cadeiras, estantes, sofs; b) Ferragens: parafusos, porcas, arruelas e pregos; c) Tubulao: tubos e conexes; flanges, ts, curvas, joelhos, luvas, redues, buchas, tampes. Vlvulas, partes de vlvulas; d) Materiais eltricos: fusveis; cabos e fios eltricos; eletrodutos, conexes e caixas de passagem. Lmpadas e tipos de bases; e) Elementos de mquinas: engrenagens, vedao: juntas, anis, gaxetas e retentores; f) Materiais administrativos: papis, propriedades gerais, como calcular a gramatura de papis. Alm do conhecimento tcnico que se deseja que os participantes obtenham, o treinamento, tambm, enfatiza bastante a necessidade de planejamento e de monitoramento das aes operacionais. Juntamente com o foco em gesto dos processos e em melhorias contnuas, enfatiza, ainda, que os servidores, ao longo da execuo e aps a finalizao do Projeto, precisam: Continuar investindo nas suas competncias pessoais e no conhecimento tcnico; Executar atividades que agreguem valor aos servios e eliminar aquelas, que no sendo exigncias legais, apenas aumentam custos e provocam retrabalhos; Orientar-se para processos, pessoas e resultados; Desenvolver o esprito de inovao e de melhoria contnua. correias, polias e correntes. Rolamentos e mancais. Acoplamentos. Elementos de

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4.2 Padronizao de nomes bsicos e modificadores Sendo o nome bsico a primeira definio na descrio de um item, a sua falta de padronizao a porta de entrada para todos os erros que podem ocorrer no processo de catalogao. Ele no pode ser genrico e deve identificar, de imediato, a que material se refere. Dentro dessa concepo, por exemplo, o termo veculo, por ser genrico, no seria o nome bsico correto a ser utilizado, sendo caminho o nome bsico mais adequado, caso se tratasse desse tipo de veculo. No exemplo dado, carreta, ba e tanque seriam nomes modificadores apropriados para identificar a que tipo de caminho estamos nos referindo. Padronizar nomes bsicos e seus modificadores uma tarefa muito delicada para o sucesso do Projeto e ela deve ser exercida com muito cuidado, sempre levando em considerao o entendimento por parte dos compradores, dos usurios e do mercado fornecedor. O Projeto PDM do Estado tem como meta padronizar 4.784 nomes bsicos existentes no cadastro (base janeiro de 2010). Para se ter uma idia do que isso representa, se considerarmos que 10% desse total estiverem fora de padro, cerca de 500 nomenclaturas devero estar erradas ou em duplicidade. Dependendo do nmero de itens arrolados a cada nome bsico mais seu modificador correspondente, a quantidade de itens com descrio fora de padro, apenas considerando essas duas nomenclaturas, poder chegar a centenas.

4.3 Padronizao das unidades de medida Em geral, os sistemas de administrao de materiais permitem que cada item tenha apenas uma unidade de medida. Isso nem sempre desejvel, visto que, em algumas situaes, a administrao tem dificuldades de compatibilizar a unidade de medida, normalmente, utilizada no mercado com a unidade interna da organizao. Para sanar tal dificuldade, alguns sistemas permitem o cadastramento de mais de uma unidade para cada item. Quando isso acontece, os sistemas possuem uma funo de converso de uma unidade em outra com o clculo adequado para ajustar as quantidades.

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Tal facilidade, entretanto, no est disponvel no atual sistema de materiais do Estado, razo pela qual na execuo do Projeto PDM est previsto a anlise cuidadosa sobre que unidades de medida devero ser utilizadas, a fim de compatibilizar a realidade do mercado com as embalagens comumente oferecidas, as necessidades de compras para ressuprimento de estoques e as necessidades dos almoxarifados do Estado no que se refere distribuio interna para os usurios. Entretanto, claro est que sero eliminadas diversas unidades hoje utilizadas, no somente por no se configurarem como unidades, mas tambm por gerarem problemas operacionais para os almoxarifados. Dentre estas, citam-se caixa, fardo, pacote, rolo, tubo etc., que devero ser revistas e substitudas pelas unidades legais de medida do Sistema Internacional de Unidades (SI), seus mltiplos e submltiplos, adotado pelo Brasil em 1962 e ratificado pela Resoluo n 12 de 1988 do Conselho Nacional de Metrologia, Normalizao e Qualidade Industrial (Conmetro), tornando-se de uso obrigatrio em todo o territrio Nacional.

4.4 Codificao dos itens de materiais Existem, basicamente, trs sistemas de codificao de materiais: o sistema alfabtico, o sistema alfanumrico e o sistema decimal. No sistema alfabtico, o material codificado com as letras do alfabeto, estando esse sistema em desuso pelas limitaes em termos de quantidade de itens. O sistema alfanumrico combina letras com algarismos e permite a codificao de uma quantidade maior de itens. O sistema decimal o mais utilizado e, normalmente, os cdigos atribudos aos itens so do tipo estruturado em grupos, classes ou famlias, um nmero seqencial e, muitas vezes, acrescidos de um dgito verificador ou de controle. Alguns ainda acrescentam a essa estrutura outros nmeros para representarem o rgo que primeiro requisitou no item de material, a classificao contbil financeira etc. Esse o sistema adotado pelo Federal Supply Classification, amplamente adotado na administrao pblica. Espera-se que como produto dessa etapa, o Projeto ratifique a idia, j predominante na equipe que trabalha com o Catlogo do Estado, de que o cdigo dos itens no deve ser estruturado, isto , contemplando grupos, famlias etc., mas que seja um nmero seqencial, puro e simples, para identificar cada item.

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4.5 Multiclassificao dos materiais Na rea de administrao de materiais, comumente, utiliza-se um nico critrio para a classificao, qual seja, o de agrupar itens semelhantes por sua natureza, funo ou aplicao. Alguns sistemas de classificao, ao utilizarem uma classificao nica, normalmente, estruturam suas classes ou famlias de modo inadequado, resultando em duplicidades de classes ou famlias ou mesmo a possibilidade de se enquadrar o mesmo item em mais de um agrupamento. Esse procedimento causa vrios problemas anlise e consultas e propicia a duplicidade de itens no catlogo. A multiclassificao tem por objetivo, adotar tantas classificaes quanto necessrias, cada uma delas contemplando um critrio especfico. Trabalhando nessa diretriz, deve-se adotar, durante a execuo do Projeto, quatro critrios independentes para a classificao dos itens, o que no esgota outras possibilidades futuras, como segue: I) Classificao dos materiais pela sua natureza; II) Classificao dos materiais pela sua funo; III) Classificao pelas aplicaes dos materiais no Estado; IV) Classificao pela periculosidade dos materiais.

4.5.1 Classificao dos materiais por natureza ou funo H cerca de dez anos, o Estado da Bahia vem adotando como metodologia de classificao de materiais o Federal Supply Classification, com base na Portaria n 2050, de 18/05/92, da Secretaria da Administrao Federal do ento Ministrio do Trabalho e da Administrao. Denominada naquela norma como Matriz de Classificao de Materiais, pretendia-se otimizar os processos de aquisio de bens e servios para o setor pblico, uniformizar procedimentos para se obter uma melhor gesto das compras governamentais e adotar uma linguagem uniformizada na rea de Administrao de Materiais, possibilitando a elevao do grau de confiabilidade das informaes e viabilizando programas de racionalizao e controle de estoques. O Federal Supply Classification (FSC), desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos, em 1945, possibilitou um sistema de catalogao de

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suprimentos para as foras armadas daquele pas, mas no voltado para as empresas ou outras instituies da administrao pblica. No Brasil, foi adotado pela Petrobrs, visto no existir outra alternativa, na poca. Posteriormente, as empresas seguiram na mesma linha da Petrobrs. Em seguida, os rgos pblicos federais incorporaram aquele modelo de classificao. Ao longo do tempo, porm, o FSC mostrou-se insatisfatrio para atingir os objetivos esperados, gerando, em realidade, vrios problemas no gerenciamento dos catlogos e dificuldades nas consultas, tornando-se incompatvel com a realidade do Estado. A prpria Petrobrs, a partir de 1999, adotou um programa de melhoria das especificaes de cerca de 150.000 itens de materiais, abandonando o FSC e adotando como modelo de classificao a UNSPSC, abaixo citada. Tomando-se, por exemplo, o cadastramento de um item de material qumico para limpeza, o FSC nos oferece vrias opes para a catalogao, em diferentes grupos e famlias de materiais, como segue: Famlia de material 6810 6840 6850 Ttulo da catalogao Produtos qumicos (solventes base de nafta etc.) Pesticidas e desinfetantes (desinfetantes, produtos de higienizao etc.) Especialidades qumicas diversas (solventes para limpeza a seco etc.) Compostos e preparados para limpeza e 7930 polimento (gua sanitria, detergentes, tintas para calados etc.) Tintas, vernizes e produtos correlatos (diluentes e 8010 removedores para tintas, solventes, tintas para tecido etc.) Observa-se no quadro anterior como o FSC traz trs critrios diferentes de classificao, podendo o item selecionado ser enquadrado em qualquer das cinco famlias de materiais. As famlias 6810 e 8010 classificam o item pela sua natureza, isto , a de ser um produto qumico ou um removedor de tinta. As famlias 6840 e 6850 classifica-o segundo a sua funo, ou seja, a de poder atuar como um

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desinfetante ou um solvente, apesar de ser um produto qumico. E, por ltimo, o item pode ser enquadrado na famlia 7930 pela sua aplicao, quer dizer, a de ser um preparado para limpeza, apesar de ser, tambm, um produto qumico ou um removedor ou um solvente etc. Essa forma de classificar os itens cria muitos problemas para a consulta, a emisso de relatrios e uma causa potencial para a gerao de duplicidade de itens no catlogo de materiais. Existem outros modelos de classificao muito citados na literatura que trata sobre a administrao de materiais, quais sejam: I) Classificao UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification), classifica os itens dentro de certas ramificaes, de acordo com uma hierarquia de importncia baseada na natureza dos materiais. II) Classificao NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), criada pelo Ministrio das Relaes Exteriores e elaborada para facilitar as transaes entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo tarifas comuns, sendo que no Brasil, est relacionada com a tabela de incidncia de IPI. III)Sistema OTAN de catalogao (SOC), criado com a finalidade de facilitar o apoio logstico entre as Foras Armadas da Organizao do Tratado do Atlntico Norte, evitar diferentes identificaes dos mesmos materiais e sinalizar que itens so intercambiveis. IV) Sistema Militar de Catalogao (SISMICAT), criado para dar suporte s atividades de catalogao de materiais e de servios de uso das Foras Armadas Brasileiras e suas empresas fornecedoras, tendo por principais objetivos aumentar a eficincia dos sistemas logsticos, minimizar seus custos e aumentar a capacidade operacional nas operaes combinadas. V) Classificao Nacional de Atividades Econmicas (CNAE) que um instrumento de classificao, em mbito nacional, que padroniza os cdigos de atividades econmicas e serve de critrio de enquadramento pelos diversos rgos da Administrao Tributria do pas. Na Secretaria da Receita Federal, o cdigo informado na Ficha

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Cadastral de Pessoa Jurdica (FCPJ) que alimenta o Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica/CNPJ. Desse modo, a CNAE aplicada a todos os agentes econmicos envolvidos na produo de bens e de servios, compreendendo empresas privadas e pblicas, estabelecimentos agrcolas, organismos pblicos e privados e pessoas fsicas autnomas. A Tabela CNAE tem como estrutura vinte e uma Sees, subdivididas em Classes e Subclasses, detalhando todas as atividades econmicas, nas quais os fornecedores so enquadrados, como segue: Agricultura, pecuria, produo florestal, pesca e aquicultura Indstrias extrativas Indstrias de transformao Eletricidade e gs gua, esgoto, atividades de gesto de resduos e descontaminao Construo Comrcio; reparao de veculos automotores e motocicletas Transporte, armazenagem e correio Alojamento e alimentao Informao e comunicao Atividades financeiras, de seguros e servios relacionados Atividades imobilirias Atividades profissionais, cientficas e tcnicas Atividades administrativas e servios complementares Administrao pblica, defesa e seguridade social Educao Sade humana e servios sociais Artes, cultura, esporte e recreao Outras atividades de servios Servios domsticos Organismos internacionais e outras instituies extraterritoriais. VI) Sistema Ecl@ss, que iniciou como um padro dentro da indstria alem de energia, sendo uma estrutura hierrquica de quatro nveis, agrupando os materiais de acordo com Segmentos, Grupos Principais,

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Grupos e Classes de Artigos e que, em ltima anlise, uma classificao para a troca de informaes entre clientes e fornecedores. Aps anlise das opes existentes, definiu-se que o Projeto dever criar um sistema de classificao especfico para o Estado da Bahia, que agrupe os materiais, unicamente, por sua natureza ou funo e de modo que um item tenha apenas uma nica possibilidade de ser classificado no sistema. A classificao dever atender no somente as necessidades da Secretaria da Administrao, quanto gesto do Catlogo, mas, tambm, que venha resolver as dificuldades enfrentadas pelo rgo que, no sistema informatizado, relaciona as famlias de materiais com os fornecedores cadastrados no Estado. Dentro dessa diretriz, a nova tabela de classificao de materiais, dentro do possvel, ser gerada em consonncia com a classificao CNAE, mais especificamente em funo das Classes de Indstrias Extrativas, Indstrias de Transformao e de Comrcio. Assim, a classificao resultante dever: a) facilitar as aquisies mediante o cruzamento de informaes do catlogo com o cadastro de fornecedores; b) facilitar a anlise gerencial e o planejamento dos nveis de estoques dos almoxarifados e possibilitar estudos mais precisos de reduo de estoques; c) facilitar a identificao dos materiais nas consultas feitas no sistema; d) a critrio de cada almoxarifado, servir de base para a organizao das reas de estocagem. Atualmente, com a utilizao do FSC, existem 73 Grupos e 537 Famlias de materiais. Aps a execuo do Projeto espera-se uma grande simplificao do sistema de classificao e uma significativa reduo do nmero de grupos e famlias, conforme quadro abaixo. FSC Grupos Famlias 73 537 Previso novo sistema 25 230 Diferena -48 -307 Reduo 65,7% 57,1%

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4.5.2 Classificao por aplicaes e por periculosidade Em complementao multiclassificao, o Projeto tem como proposta classificar os materiais quanto s suas Aplicaes e quanto Periculosidade. A classificao quanto s Aplicaes, ter como objetivo identificar as destinaes de cada item de material, em funo de mquinas, equipamentos, instrumentos, sistemas, instalaes, reas, unidades, projetos, processos e outras vinculaes que se fizerem necessrias, fornecendo condies de se obter consultas ou relatrios gerenciais. Para as reas de gesto dos estoques e de manuteno, por exemplo, o cdigo de aplicao dos itens, poder permitir a anlise de sobressalentes de determinado equipamento. Permitir, tambm, quando for o caso, excluir itens de equipamentos desativados pelas unidades ou que no sero mais fabricados e oferecidos pelo mercado. Ou ainda, poder indicar quais os materiais intercambiveis existentes no catlogo. Ainda para as reas de manuteno, os cdigos de Aplicaes podero permitir: a) O planejamento de manutenes preventivas, aumentando a produtividade e reduzindo as ocorrncias de falta de materiais; b) A obteno de relatrios com histrico de consertos; c) Relatrios de consumos e de custos com o consumo de materiais pelas diversas aplicaes; d) Relatrio de itens disponveis, cuja mquina, equipamento, rea, instalao etc., de aplicao ser submetido a um servio contratado ou no. A classificao quanto Periculosidade, ter por objetivo sinalizar que itens de materiais oferecem riscos s seguranas fsica, patrimonial e ao meio ambiente. Para os almoxarifados do Estado, essa classificao ter muita utilidade na armazenagem, movimentao e manuseio dos materiais perigosos. O Projeto dever contemplar a classificao conforme a norma NBR-7502 da ABNT permitindo administrao identificar onde se localiza, qual o volume de estoque e como esto sendo gerenciados produtos explosivos, inflamveis, txicos, infectantes, corrosivos, radioativos, cancergenos, alrgicos e outros que vierem a ser de interesse ao longo da execuo do Projeto ou aps ela.

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Futuramente, com base nesse critrio de classificao, poder o Estado elaborar um manual de alerta e de orientao quanto estocagem e a proteo individual dos servidores, no apenas para os almoxarifados, mas, tambm, para os gestores do catlogo de materiais e de compras verificarem se existem, no mercado, outras opes de materiais no perigosos. Tambm, permitir anlises de adequao de embalagens ou acondicionamentos que minimizem os riscos. Devido importncia do setor pblico na questo dos materiais agressivos ao meio ambiente e por conta do volume de compras realizado pelo Estado, a classificao de materiais perigosos conduz o Projeto a sinalizar para a administrao que itens de materiais so passveis de monitoramento e, conseqentemente, de se identificar produtos alternativos centrados na promoo do consumo e produo sustentveis e orientar e fiscalizar o descarte dos materiais utilizados, suas embalagens ou acondicionamentos. Nesse sentido, espera-se que o Projeto venha incentivar a tomada de aes e elaborao de procedimentos de compras pblicas sustentveis, provocar discusses quanto aos hbitos de consumo etc., levando preferncia institucionalizada por produtos certificados ou por produtos que causem menor agresso natureza. Acredita-se que a simples indicao informativa no catlogo geral de materiais do Estado possa conduzir os servidores a trabalhar de forma integrada, com troca de informaes tcnicas importantes, fazendo estudos de reduo de consumo de produtos no sustentveis, levando os cidados e a sociedade a verem que o Estado, como um grande consumidor de produtos, est atuante na questo ambiental. De um modo geral, uma vez que se identifique no catlogo os materiais perigosos, a qualquer tempo, podero ser avaliados por quaisquer rgos do Estado os seguintes aspectos: Vida til prolongada de um item e sua resistncia a fatores climticos; Menor consumo energtico para sua produo, uso e manuteno (atualmente, antes de um item de material ser cadastrado no sistema, j feita uma anlise de eficincia energtica quanto ao consumo, mediante convnio com a Companhia de Eletricidade do Estado da Bahia); Existncia de substncias txicas ou que possam causar danos sade humana e ao meio ambiente;

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Possibilidade de reciclagem; Atendimento s normas de qualidade. Atualmente, j existe um movimento importante na Secretaria da Sade do Estado, no sentido de identificar e divulgar uma lista de produtos cadastrados no sistema de materiais que possam ser classificados como Consumo Consciente (papel reciclado, papel reflorestado, equipamentos com Etiqueta Nacional de Conservao de Energia (ENCE), impressoras que imprimem frente e verso etc.) com o objetivo de serem consultados por todos os rgos de Sade.

4.6 Glossrio tcnico para os PDM proporo que for padronizada a nomenclatura dos nomes bsicos e modificadores dos materiais e definidos os atributos de cada tipo de item, deve-se inserir em uma tabela de glossrio os termos tcnicos utilizados, inclusive os de lngua estrangeira em uso comum no mercado, quando for o caso. Essas informaes tcnicas sero, extremamente, teis e estaro disponveis para todos os usurios que tiverem acesso s descries dos materiais.

4.7 Estruturao dos PDM Os PDM devero ser estruturados com as caractersticas tcnicas dos materiais, identificando as obrigatrias e as complementares optativas. Em relao ao processo licitatrio, as caractersticas obrigatrias devero ser aquelas indispensveis para a identificao dos itens, necessrias para descrever precisamente os itens de forma precisa, suficiente e clara, sem especificaes excessivas, irrelevantes e desnecessrias que possam limitar ou frustrar a competio ou a realizao do contrato.

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Na prtica, as requisies de compras e as autorizaes de fornecimento a serem entregues aos fornecedores sero emitidas com a descrio completa, isto , a obrigatria e a complementar. Concomitantemente, do ponto de vista dos almoxarifados, as caractersticas obrigatrias devero, em princpio, ser aquelas passveis de conferncia e inspeo, sem o que no possvel emitir parecer circunstanciado sobre o recebimento, nem identificar, corretamente, falhas ou incorrees. Sendo indispensvel o cadastramento de atributo que no seja passvel de conferncia ou inspeo nos almoxarifados, os PDM devero fazer constar como obrigatria a apresentao de certificados ou laudos, ou ainda, a realizao de ensaios, testes ou outras provas exigidas por normas tcnicas, para a boa execuo do objeto do contrato. No caso da legislao do Estado da Bahia, tais exigncias feitas pela administrao correm por conta dos contratados. Em sntese, os PDM devero ser, assim estruturados: Nome bsico padro Nomes modificadores padro (para seleo daquele desejado pelo usurio) Descrio tcnica obrigatria (com os atributos obrigatrios) Descrio tcnica complementar (no obrigatria) Unidade de medida padro Cdigo do item de material Multiclassificao: Classe/famlia do material por natureza ou funo Classes de aplicaes do material Classe de periculosidade do material Indicaes para o transporte, estocagem, preservao e manuseio do material Instrues para o recebimento, conferncia e inspeo do material.

4.8 Cadastramento dos itens de materiais

Uma vez criado o PDM para cada tipo de material, torna-se possvel cadastrar os itens relacionados com a nova formatao. Nesse sentido, deve-se

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definir com a rea de sistemas qual a melhor estratgia de cadastramento, se criar, imediatamente, novos itens no catlogo ou gerar uma massa de dados a ser tratada de uma s vez.

4.9 Elaborao e divulgao de normas de catalogao As novas normas devero revisar as existentes e definir novos conceitos, polticas e procedimentos relacionados com a manuteno do cadastro de materiais no Estado. Elas devero nivelar o conhecimento entre os servidores envolvidos nos processos, demonstrar os aspectos relevantes da catalogao, alertar para a identificao de duplicidades de itens, para o saneamento dos estoques e para os processo de controle. Tambm, devero estabelecer procedimentos para revises peridicas e atualizao do catlogo, considerando que as mudanas tecnolgicas so cada vez mais rpidas, tornando obrigatrio que as atividades sejam realizadas de modo contnuo.

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5 CONCLUSES Todas as anlises realizadas para a elaborao do Projeto PDM, levaram concluso de que nenhuma instituio pblica pode fazer gesto de materiais ou pretender introduzir melhorias ou inovaes sem padronizar e estruturar o seu catlogo de modo a atender s necessidades de todas as partes interessadas. Caso um sistema de catlogo no seja contemplado com as diversas informaes a serem geradas pelo Projeto, no haver possibilidade de criar indicadores para efeito de se comparar com os resultados esperados. Nesse caso, somente aps a execuo do Projeto ser possvel, de forma abrangente, avaliar os seguintes resultados: a) Todo o pessoal do Estado envolvido com a composio das descries de materiais, devidamente treinado na elaborao dos PDM e no conhecimento bsico das tcnicas de inspeo de materiais; b) Todos os nomes bsicos dos materiais padronizados e, como subproduto, uma tabela de nomes padronizados e sinnimos ou os nomes correspondentes mais utilizados no mercado e pelas pessoas que lidam com materiais no dia-a-dia; c) Todos os nomes modificadores dos materiais padronizados e, como subproduto, uma tabela de nomes padronizados e sinnimos ou nomes correspondentes mais utilizados no mercado e pelas pessoas que lidam com materiais no dia-a-dia; d) Uma tabela de unidades de medidas padronizadas, priorizando as unidades do Sistema Internacional de Unidades (SI), seus mltiplos e submltiplos; e) Um glossrio dos termos tcnicos utilizados nas especificaes dos materiais catalogados, disponvel para consulta; f) Um novo sistema de classificao dos materiais, por sua natureza ou funo, em substituio ao Federal Supply Classification ou outro sistema de classificao inadequado; g) Um sistema de multiclassificao dos materiais para propiciar informaes gerenciais para as suas aplicaes nas unidades usurias, para os critrios de armazenamento nos almoxarifados, para a

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periculosidade

no

manuseio

ou

movimentao,

para

seu

monitoramento voltado para a identificao de produtos alternativos centrados na promoo do consumo e produo sustentveis e para o descarte dos materiais utilizados e suas embalagens ou acondicionamentos; h) Uma coletnea de PDM elaborados para cada conjunto de nome bsico mais nome modificador; i) Itens, efetivamente, catalogados conforme seus respectivos PDM; j) Participao do Catlogo na reduo do tempo de processamento das compras; k) Reduo de compras erradas e de devolues aos fornecedores; l) Reduo de multiplicidade de itens no catlogo; m)Facilidade na composio de itens para as unidades gestoras; n) Melhoria da qualidade das consultas e dos relatrios; o) Melhoria da qualidade da comunicao entre todas as partes interessadas.

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REFERNCIAS BAHIA. Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia. Conceituaes e base terica da metodologia de gerenciamento de projetos. Salvador, 2a verso. PRODEB, 2004. _______. Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia. DIAS, Marco Aurlio Pereira. Administrao de materiais: princpios, conceitos e gesto. 6 ed. So Paulo: Atlas, 2009. GONALVES, Paulo Srgio. Administrao de materiais. 2 ed. So Paulo: Campus, 2007. NOGUEIRA, Elton; GOMES, Aristides. Suprimento: Mtodos & Tcnicas Classificao de materiais. Salvador: Estrutural, 1985.

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AUTORIA Aristides Julio da Silva Gomes Licenciado em Pedagogia, com Especializao em Superviso Pedaggica, e ps-graduado em Planejamento Educacional. Especialista em Polticas Pblicas e Gesto Governamental e Coordenador do Catlogo de Materiais e do Banco de Preos da Secretaria da Administrao do Estado da Bahia. Endereo eletrnico: aristides.gomes@saeb.ba.gov.br