LA IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS EN EL RUC

JUSTIFICACION. La seguridad, la salud en el trabajo, as como la gestin del medio ambiente, deben ser considerados por las empresas, cmo un valor fundamental. Por lo anterior, la gestin de la misma, debe ser realizada de manera proactiva, mediante la identificacin y evaluacin de los peligros asociados a todas las tareas de la empresa, actividad que se alimenta adicionalmente de las normas que le son aplicables a ella.

ELABORACIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS LEGALES. El procedimiento para la identificacin de requisitos legales, tiene por objeto, describir las actividades que debe desarrollar la empresa, tendientes a la identificacin y actualizacin de los requisitos legales y de otra ndole aplicable a la misma. De la misma manera, en l se establecen los criterios y responsabilidades, para la gestin de los requisitos legales aplicables relacionados con HSE, as como otros requisitos que se deben tener en cuenta por impactar a la organizacin, e incluye: Identificacin: Obtencin peridica de la legislacin nacional y/o jurisdiccional aplicable, (Incluidos los requisitos aplicables por razn de convenios, relacin con terceros). Tratamiento. Estudio de la informacin adquirida, con el fin de identificar de toda ella, solamente aquella que aplica a la empresa. Comunicacin. A todos los niveles de los requisitos identificados. Evaluacin de Cumplimiento. Anlisis interno que hace la empresa sobre el cumplimiento que, de cada uno de los requisitos, se hace.

ALCANCE. La identificacin de los requisitos legales, debe cubrir a todas las actividades y servicios que se prestan por la organizacin, incluyendo las de contratantes que puedan con sus propios factores de riesgos, afectar la salud y seguridad de los trabajadores de la empresa.

DEFINICIONES. En este tem se colocan aquellas definiciones que la empresa considera trascendentes dentro de su sistema de gestin. Si son legales, como, accidente de trabajo, enfermedad laboral, debe colocarse la definicin tal como la ensea la Ley.

IDENTIFICACION Y ACTUALIZACIN La identificacin de los requisitos legales y de otra ndole, se hace en forma peridica mediante el anlisis de peligros que conllevan las actividades y los servicios de la empresa, as como con el estudio de la legislacin vigente aplicable que es expedida por las autoridades competentes o de los requisitos que deben ser cumplidos por provenir de las partes interesadas. En los aspectos ambientales, se tienen en cuenta los impactos que por la actividad se tendr en medio ambiente, fundamentndose en las consecuencias que estas tienen. Por ejemplo, vertimientos, emisiones atmosfricas, manejo de sustancias peligrosas, entre otras. Por su parte la actualizacin, se hace mediante la incorporacin en la matriz de requisitos legales y de otra ndole, de los requisitos aplicables, incluidos aquellos que lo son, por modificaciones en las operaciones, en las actividades y/o en los proyectos. La actualizacin se hace con una periodicidad de., mediante la revisin de la informacin que es recibida con una periodicidad dey/o el anlisis de las pginas WEB especializadas en la materia. GESTION DE REQUISITOS LEGALES. RESPONSABLE. Ser responsable de las actividades de identificacin, actualizacin y verificacin de cumplimiento .. (Depende de cada empresa. Ser el Gerente HSE, el Coordinador HSE.). INDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES. El .., es el encargad o de identificar los requisitos legales y de otra ndole en cuanto a HSE , y de comunicarlos a las reas impactadas para su respectiva aplicacin. REGISTRO DE INFORMACION: La informacin se registra en la matriz REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE FUENTES DE INFORMACIN PARA ACTUALIZACIN Y CONSULTA DE LOS REQUISITOS LEGALES SE TIENEN LOS SIGUIENTES. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Ministerio de Salud y Proteccin Social.

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Ministerio de Transporte. Consejo Colombiano de seguridad: www.laseguridad.ws RUC Legislacin expedida por el Ministerio de Minas y Energa

ACTUALIZACION El . es responsable de mantener al da la matriz legal de requisitos legales y otros requisitos, para lo cual proceder a una revisin de los mismos por lo menos ..mes y siempre que se produzca una modificacin en los requisitos aplicables , y en los objetivos y polticas de la empresa las consigna en la MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA NDOLE EN HSE . En todo caso, la matriz ser revisada mediante la auditoria interna anualmente, Una vez revisado el contenido del requisito legal y las implicaciones desde el punto de vista tcnico, el ..determinar las acciones a seguir para cumplir el requisito legal. Cuando se requiera una interpretacin especfica desde el punto de vista jurdico el se asesorar de una persona jurdicamente competente y de los temas tratados en estas reuniones se dejaran consignados en el Formato Acta de Reunin. En todo caso, actualizada la matriz, la informacin se distribuir a todas aquellas personas, sean estas trabajadores, contratistas o terceros involucrados cuya funcin dentro del sistema de gestin pueda verse afectada. COMUNICACIN. El informar a todo el personal que ingrese a trabajar a la empresa, sobre todas las normas de salud ocupacional que deben cumplir y la forma de hacerlo. De la misma manera, el ., cuando se produzca un requisito nuevo, lo informar a los encargados de todas las reas impactadas, actividad que se desarrollar en reuniones espordicas de acuerdo a la generacin del requisito, si todo el personal que se requiere no est presente, a quienes no asistan les ser entregado va correo electrnico para su respectivo conocimiento posteriormente.

SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO. Al menos con una periodicidad as como en el momento de efectuar la revisin del Sistema por la Gerencia, se proceder a evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, para lo cual se servir de la informacin que le suministra por

. Para el efecto, el .., har la evaluacin de actividades que se encuentra en la matriz de peligros, con la periodicidad que en el mismo documento se seala. En cada registro se dejar la fecha de verificacin. En caso de que se encuentre alguna desviacin, se dejar la nota correspondiente, as como el plan de accin, de lo cual se levantar acta, sealando plazo para la correccin y responsable de la misma. Todos los requisitos legales nuevos o modificados que pueden implicar cambios en los procedimientos operativos correspondientes sern evaluados con la Gerencia, para evaluar si afectan algn proceso o actividad de la empresa y en caso afirmativo planificar su cumplimiento.

REVISION POR LA GERENCIA. La Gerencia General revisar mediante reuniones gerenciales cadameses el cumplimiento de los requisitos legales as como del presente procedimiento, actividad de la cual quedar un acta suscrita por el Gerente encargado.

REGISTROS Y ARCHIVO Los documentos recolectados en medio magntico e impreso debern ser archivados y mantenidos por elen una AZ en el mismo orden en que se consignaron en la matriz de requisitos legales. Al mismo tiempo, se dejar en medio magntico la transabilidad de los cambios, en especial la periodicidad en que los mismos se han hecho en la Matriz de requisitos legales y de otra ndole de HSE.