LLUVIA DE PROPUESTAS PARA LA ADMINISTRACIN

Germn Sergio Monroy Alvarado y Ricardo A. Estrada Garca

Publicado en Memoria 4 Seminario Internacional de Ingeniera de Sistemas, organizado por la Academia de Ingeniera, A.C. AIAC, Facultad de Ingeniera, UNAM y Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa CONACYT, pp. 5-40-44, Pto. Vallarta, Jal. Mxico, Noviembre 2002.

En la administracin de las organizaciones, ante el imperativo del cambio y de la globalizacin, han aparecido en los ltimos aos un sinnmero de propuestas alternativas respecto a modos de ver, de pensar y de actuar, para poder hacer frente a la turbulencia del medio ambiente y poder sobrevivir. As han aparecido: Mejora continua Ser excelente Ser competitivo Calidad total Justo a tiempo Benchmarking Downsizing Reingeniera Outsourcing Empowerment Cadena de valor Valor econmico agregado Tormenta de ideas Escenarios Diagramas de causa-efecto Flujogramas

Anlisis de campo de fuerzas Grfica de Pareto Matrices estratgicas Por mencionar algunas entre muchas otras, donde tambin podra incluirse el uso de Internet. La manera en que todas esas alternativas se difunden, semeja una lluvia de panaceas, a la que la administracin tiene ms que confrontarse, en vez de enfrentar los verdaderos problemas de las organizaciones. La administracin confronta esa lluvia de propuestas tratando de seleccionar las mas apropiadas, basndose slo, en la mayora de los casos, en su propia experiencia pasada y en la referenciada, as como en la necesidad de estar a la moda, pues de otro manera la organizacin no tendr una buena imagen si no aplica tales propuestas. Generalmente, las propuestas se implantan a travs de un proceso de prueba y error que a la larga deteriora ms el funcionamiento de las organizaciones, en vez de mejorarlo. Ante la dinmica del cambio que la administracin de las organizaciones tiene que enfrentar, se hace indispensable reconocer que la experiencia pasada puede ser necesaria, pero no es suficiente para hacer frente al futuro. Es indispensable desarrollar otras aptitudes y actitudes para la administracin, hay que dejar de pensar que la prctica de la administracin de manera tradicional es suficiente, hay que construir una nueva prctica de la administracin con otras bases que permitan enfrentar el futuro. Para confrontar esa lluvia de panaceas y desarrollar esas nuevas aptitudes y actitudes, esta ponencia enfatiza la utilizacin de un paraguas constituido por los conceptos de sistemas, con lo que se proporcionar a la administracin resguardo y abrigo ante la lluvia, aguacero o tormenta, para su mejor desarrollo. De entre las primeras o principales gotas de la lluvia de panaceas, destacan las propuestas respecto a uno o varios nuevos paradigmas para la administracin, que al ser formulados de manera muy general no son precisos, ni claros, en su descripcin y se llegan a confundir con otras propuestas presentadas como enfoques, weltanschauung (visin del mundo), o filosofas. A este respecto los conceptos de sistemas, han propuesto reconocer la etapa de transicin, o punto de inflexin, en que se traslapan dos eras, una que est terminando: la era de las mquinas, y otra que esta

empezando: la era de los sistemas. La era de las mquinas, conteniendo como ideas principales: el reduccionismo, el pensamiento analtico y el mecanicismo; se considera que produce la revolucin industrial, con las mquinas que ayudan al hombre en su trabajo fsico. La era de los sistemas, conteniendo como ideas principales: el expansionismo que genera el concepto de sistema, el pensamiento sistmico que primero sintetiza y despus analiza y la teleologa que enfatiza la bsqueda de fines; se considera que produce la revolucin postindustrial, con las mquinas que ayudan al hombre en su trabajo primordialmente mental de captura, registro y manipulacin de datos, transformacin a informacin, transmisin de datos e informacin. Esta manera de describir y explicar, de forma clara y precisa estas eras, permite entender la turbulencia que existe en toda transicin, en todo traslape, y enfatiza el potencial del concepto de sistemas y de las dems caractersticas de dicha era. Aqu se prefiere no hablar de una Teora (General) de Sistemas, porque frecuentemente se le califica de teora en un sentido peyorativo por creerla muy alejada de la realidad o como muy matemtica en que solo los iluminados en esa lgica pueden manejarla. Aqu se prefiere hablar de conceptos de sistemas en trminos amplios para descubrir el extenso potencial de su uso, resultante de sus caractersticas esenciales. Se podra decir que aqu se prefiere hablar de una filosofa, un pensamiento, una prctica de sistemas, pudindose as incorporar visiones limitadas, como las arriba mencionadas. S, aqu se prefiere hablar slo de sistemas , de los conceptos de sistemas, que tienen su origen en la evolucin filosfica del pensar y del hacer en y para la realidad; de los conceptos bsicos de sistemas que permiten interactuar con la realidad para generar conocimiento contestando preguntas y resolviendo o enfrentando problemas. Para empezar a entender de mejor manera el conjunto de conceptos bsicos de sistemas, se ha propuesto abordarlos, agrupndolos en tres grandes subconjuntos: --Los de enfoque, --Los de participacin, y --Los metodolgicos. Estos tres subconjuntos de conceptos bsicos de sistemas, forman en

s un sistema. La estrecha interrelacin e interaccin entre ellos dan la solidez en que se fundamenta toda la construccin que se haga utilizndolos. La aplicacin de estos conceptos en la administracin de las organizaciones, es lo que puede ayudar a entender la confusin introducida por la lluvia de alternativas promovidas como panaceas. El subconjunto de conceptos bsicos de sistemas agrupado bajo el rubro de enfoque, reconoce la existencia de diversas posibilidades de definicin de lo que es un sistema, promueve explorar las ventajas y desventajas de cada una de ellas, reconociendo sus potencialidades para ciertas circunstancias y desarrolla las capacidades para seleccionar y usar la definicin de sistema ms apropiada, en base a sus caractersticas ms significativas y a la situacin de que se trate. Una organizacin puede verse de muchas maneras: como una mquina o como un organismo; el enfoque de sistemas impulsa verla como un sistema teleolgico pleno de posibilidades en que hay que combinar y encontrar el balance mas apropiado entre los propsitos de la organizacin, los de sus partes (tambin sistemas teleolgicos plenos de posibilidades) y los propsitos del supra sistema en que se encuentre (en donde tambin existen sistemas telelgicos plenos de posibilidades). El subconjunto de conceptos bsicos de sistemas agrupados bajo el rubro de participacin, reconoce la conviccin de que la realidad no es la que existe como universal e inmutable, independiente del observador o del actor. La realidad es construida en la mente de cada ser humano, que maneja como realidad un modelo de ella, construido por l, para s mismo. El conocimiento de la realidad es funcin de cmo el individuo crea significados de sus experiencias, involucrando tanto negociacin interna como social externa. El conocimiento se va construyendo en el debatir consigo mismo sobre la interpretacin correcta de la realidad, para luego negociar con otros acerca del significado correcto de ideas o eventos. Solo a travs de la participacin social, de una participacin grupal sistmica, es como los diferentes puntos de vista de cada uno se integran en una mejor aproximacin a la realidad. El subconjunto de conceptos bsicos de sistemas agrupados bajo el rubro de metodolgicos, reconoce el desarrollo de aptitudes y actitudes para un permanente cuestionamiento, seleccin y aplicacin del como contestar preguntas, como resolver problemas y como enfrentarse a conjuntos interactuantes de problemas. Esos comos conllevan en lo ms fundamental aclarar los conceptos de metodologa, mtodo, tcnica y herramienta, para que no sean manejados como sinnimos, permitan aclarar la amplia diversidad de posibilidades de manera ordenada. Para que las alternativas propuestas no sean manejadas todas ellas mezcladas, como puestas en un solo cajn, en donde el administrador nicamente mete la mano para seleccionar algunas de ellas, actuar de esta manera es lo que hace que la

administracin est bajo una lluvia de panaceas de moda. Metodologa: Del griego mthodo: mtodo logos: tratado Estudio, tratado de los mtodos Mtodo: Del griego mthodo meta: hacia, ms all odos: via, camino Manera o modo de proceder, modo ordenado, lgico o sistemtico de indagar, instruir, presentar, etc. Por lo que mtodo es diferente de metodologa. La metodologa de sistemas no solo estudia los mtodos derivados de la ciencia o de la filosofa de la ciencia, sino que explora todo el espectro de mtodos y lo expande para proporcionar el conocimiento y el aprendizaje para poder seleccionar el mtodo mas apropiado para interactuar con la realidad. La metodologa de sistemas, en el estudio de un mtodo, busca explicitar la descripcin del mismo, determinando cuales son los insumos de los que parte para producir sus representaciones o modelos conceptuales de la realidad y explicita las condiciones que aseguran o garantizan la validez del contenido final de sus resultados. Un mtodo proporciona el camino, la va, el proceso que capacita para seleccionar y usar tcnicas y estas capacitan para seleccionar y usar herramientas. Esta conceptualizacin permite distinguir lo que tambin se maneja como sinnimo: mtodo, tcnica y herramienta; diferencindolas y permitiendo entender su interrelacin y su relatividad. Una herramienta es un medio fsico o conceptual utilizado en el proceso de indagar. Una tcnica es un modo de alcanzar un objetivo dentro del proceso de indagar y es un modo de seleccionar y usar herramientas. Un mtodo, adems de lo antes mencionado, se puede ver como una regla para seleccionar y usar tcnicas. Los tres subconjuntos de conceptos bsicos de sistemas permiten a la administracin el cuestionamiento para discernir y actuar de mejor manera

ante el sinnmero de propuestas que se presentan como panaceas de moda. La mayora de esas propuestas han sido resultado de experiencias en circunstancias especficas, que demuestran su eficiencia su eficiencia temporalmente. Son en general, propuestas sin un marco conceptual slido como el que proporcionan los conceptos bsicos de sistemas, por lo que para muchas de esas propuestas, ya han comenzado a surgir serios cuestionamientos de los efectos que producen en las organizaciones y sus entornos. La mayora de esas propuestas enfatizan ms las ideas caractersticas de la era de las mquinas que las de la era de los sistemas. El reduccionismo y el pensamiento analtico, dirigen su atencin hacia enfatizar solo como las partes de una organizacin la afectan como un todo, dejando de lado otras interacciones sistmicas, como las del todo a las partes y entre estas, as como con el entorno. En muchas de esas propuestas, la ausencia de la utilizacin de los conceptos de sistemas, as como su aplicacin como recetas, sin la reflexin indispensable, hace creer que las cosas se hacen bien, segn la propuesta, pero se estn haciendo las cosas correctas? Hay una gran diferencia! Por lo general se hacen las cosas equivocadas bien, en vez de hacer las cosas correctas bien! Slo de este ltimo modo se lograr que la administracin coadyuve al desarrollo de las organizaciones, de sus partes y del contexto social y natural. El desarrollo de todos es indispensable en una sociedad ms humana y consciente de su entorno. Bibliografa Ackoff, R.L.,Redesigning the Future-A systems approach to societal problems. Wiley, N.Y. 1974. Ackoff, R.L., Re-creating the Corporation-A design of organizations for the 21st century. Oxford, N.Y. 1999. Bertalanffy, L.V., General Systems Theory,Braziller, N.Y. 1968. Capra, F., The Turning Point- Science, society, and the raising culture,Bantam Books, N.Y. 1982. Checkland, P.B., Systems Thinking, Systems Practice, Wiley, N.Y. 1981. Churchman, C.W., The Systems Approach, Delacorte Press, N.Y. 1968. Emery, F.(Ed.), Systems Thinking-Selected Readings, Vol.1 and 2, Penguin,

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