DIVERSOS MEDIOS UTILIZADOS A TRAVS DE LOS TIEMPOS PARA ARCHIVAR El hombre de la antigedad sinti la imperiosa necesidad de adoptar un sistema.

Gancho o Espigon: Se usa de la siguiente manera los papeles se insertan el gancho o clavo a medida que se reciben las desventajas que ofrece esta forma de archivo son: Los papeles no se protegen contra el polvo o algn otro deterioro. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto u otro orden que ayude a la localizacin de los documentos. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles lo que ocasiona perdida de tiempo. Se necesita perforado cuando se coloca y esta perforacin puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.

Casilleros o nido de paloma: Otro mtodo antiguo en el documento que consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamao carta o de documentos ms pequeos en estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada divisin se le asigna una letra del alfabeto.

Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con gancho de presin para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy da se usa en las oficinas del registro civil, las notarias tribunales de justicia, hospitales tambin la usan los empleados que prestan servicios al aire libre.

Archivos de Caja: El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la gua para ordenar alfabticamente este sistema consiste en una caja pequea de madera plstica o de metal; dentro de est se usa un juego de guas y se ordena alfabticamente colocando cada carta o tarjeta detrs de la letra que le corresponde por el apellido.

Carpeta Fuelle o de expansin: se le denomina de fuelle por que se asemeja a un acorden; consiste en una carpeta de Manila o cartn slido con varias divisiones, cada una de las cules tiene una letra en orden alfabtico.

Archivo Horizontal: El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las

carpetas, consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocndolos uno encima del otro este sistema, desde luego, resulta incmodo porque no se pueden localizar con facilidad los documentos ya que es necesario buscar los papeles. FORMAS PARA ARCHIVAR A medida de la evolucin la empresas ha ido sintindose. Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma ms usada en las oficinas ya que su caracterstica principal es la de que todos los documentos se guardan juntos en posicin vertical lo que hace que sean ms fcilmente localizados. Adems se presta para tener ms exactitud al buscar en ellos. Pueden ser: Carpetas colgantes: El archivo vertical ha sufrido una evolucin en cuanto a las carpetas que se usan actualmente se usa la carpeta colgante; esta forma de carpeta tiene unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazn estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarlos fcilmente al tamao que tenga la gaveta del archivador. Carpetas colgantes de boldillo: aun la forma vertical que utiliza carpetas colgantes ha sufrido un cambio o mejoramiento ya que han aparecido proveedores de equipo para el archivo con las carpetas colgantes de bolsillo. El cambio sufrido consiste en que la carpeta tiene una barra de metal aproximadamente de de pulgada de ancho. Archivo Kardex: Tambin se conoce como archivo de bandeja o archivos visible consiste en que todas las tarjetas quedan en forma instantnea expuestas a la vista, lo que permite que la informacin deseada se localice con rapidez y eficiencia tambin hay modelos de archivadores Kardex. Archivo Lateral: en el mundo moderno se est buscando constantemente ahorrar espacio y esfuerzo por ejemplo, el archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado mientras maneja el archivo, evitando as darle la espalda al publico o a los que llegan a la oficina; las gavetas tienen un espacio hacia el fondo ms corto, mientras que son ms espaciosas a lo ancho. Archivo para estados de cuentas de contabilidad: el mundo financiero de una empresa acumula un sin nmero de documentos uno de los pasos finales en las

transacciones comerciales, se reduce a la recopilacin de los datos sobre el estado de cuenta de los clientes, por eso encontramos que en casi todas las empresas comerciales se usarn archivadores para guardar estos estados. Archivos de plano: Con la constante construccin de edificios, que puede apreciarse en nuestro medio, se hace necesario archivar los planos que preparan los arquitectos e ingenieros. Esta necesidad hace que una secretaria o un oficinista domine tambin el arte de manejar ese documento. Archivo giratorio o Rotatorio: esta forma se usa para el archivo de tarjetas rotatorias de cualquier tamao y actualmente hay modelos manuales, la industria y a las finanzas.

Microfilme: se conoce tambin como el nombre de micropelcula o microfotografa desde que se inicio la comunicacin y siempre ha sido motivo de preocupacin buscar un medio que le permita conservar todos los datos relacionados con la humanidad. No solo ofrece la ventajas de la reduccin de espacio al 98% con la disminucin de errores, sino que ahorra tiempo porque el empleado con solo apretar el botn necesario obtiene en 30 segundos la informacin deseada de entre cuatro millones de datos; adems ofrece la ventaja de que con solo apretar otro botn inmediatamente se obtiene una copia seca del documento. En todos los campos comerciales y administrativos se necesita la microfilmacin ms de 200 clase de industrias estn valindose de la microfilmacin. Hoy da en Panam, el archivo microfilme ha recibido gran aceptacin y hoy da ms de noventa empresa locales cuentan con este valioso y moderno servicio tales como los bancos, empresa particulares y del gobierno.
LOS ARCHIVOS DIGITALES Un archivo digital, tambin denominado Fichero, es una unidad de datos o informacin almacenada en algn medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora. Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y una extensin que lo identifica. Esta extensin sera como el apellido y es lo que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo. De esta manera, un archivo de texto, podr tener la extensin .txt (el nombre completo sera: ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imgenes, .jpg, .gif; y lo mismo ocurre con cada formato. Por otra parte, al estar conformados por caracteres, de la cantidad que contenga depender el tamao del archivo, el que se podr medir en Bytes, Kilobytes, Megabytes, etc.

TIPOS DE ARCHIVOS Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o segn su funcin. 1.4.1. - SEGN SU FUNCION. Se define por: a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se dividen en: Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo. De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada. Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en el tiempo. b.- Archivos de Movimiento Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos. c.- Archivo de Maniobra o Transitorio Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

VISIN Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visin se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratgicas de crecimiento junto a las de competitividad. Segn Arthur Thompson y A. J. Strickland, el simple hecho de establecer con claridad lo que est haciendo el da de hoy no dice nada del futuro de la compaa, ni incorpora el sentido de un cambio necesario y de una direccin a largo plazo. Hay un imperativo administrativo todava mayor, el de considerar qu deber hacer la compaa para satisfacer las necesidades de sus clientes el da de maana y cmo deber evolucionar la configuracin de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores estn obligados a ver ms all del negocio actual y pensar estratgicamente en el impacto de las nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas condiciones del mercado y competitivas, etc... Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dnde quieren llevar a la compaa y desarrollar una visin de la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir. Ejemplo: Ser la primera operadora de telecomunicaciones mviles en el Guatemala. Misin: La misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una empresa u organizacin porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que acta, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quin lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,

los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas. Complementando sta definicin, citamos un concepto de los autores Thompson y Strickland que dice: "Lo que una compaa trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misin de la compaa. Una exposicin de la misma a menudo es til para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compaa y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir". Ejemplo: Alcanzar el liderazgo en el mercado nacional de telefona mvil con el fin de exceder los objetivos financieros y de crecimiento de nuestros accionistas. Para lograr estos objetivos debemos anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes y superar sus expectativas de servicio. Generando bienestar y desarrollo personal y profesional de quienes lo hacemos posible. Siempre vinculados al desarrollo de nuestra comunidad. POLTICA
La poltica es una rama de la moral que se ocupa de la actividad, en virtud de la cual una sociedad libre, compuesta por hombres libres, resuelve los problemas que le plantea su convivencia colectiva. Es un quehacer ordenado al bien comn. Algunos autores presentan al uso legtimo de la fuerza como la caracterstica principal de la poltica. Siguiendo con esta definicin la poltica es el ejercicio del poder que busca un fin trascendente. Esta promueve la participacin ciudadana ya que posee la capacidad de distribuir y ejecutar el poder segn sea necesario para promover el bien comn. Ejemplo:

La empresa cumplir los requisitos acordados con los clientes