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La herramienta Obtener datos externos nos va a permitir llevar a Excel datos que proceden de otras fuentes de datos, como archivos de texto o bases de datos, para su posterior tratamiento y anlisis con la hoja de clculo. Para poder utilizar las herramientas de importacin de datos, lo haremos desde la barra de mens accediendo a Datos Obtener datos externos. El men de Obtener datos externos es el siguiente:
Los comandos ms importantes de este men son Importar datos y Nueva consulta de base de datos. Bsicamente, vamos a importar datos a Excel de dos formas: 1. Directamente desde el archivo de origen que, normalmente, ser un archivo de texto o un archivo de base de datos. 2. Utilizando consultas que realizaremos con un asistente o con Microsoft Query. El comando Importar datos permite obtener datos de otras fuentes como archivos de texto o bases de datos de diferentes tipos. El comando Nueva consulta de base de datos nos permite filtrar datos y realizar consultas para obtener los datos que queremos importar a Excel. Podemos realizar consultas utilizando el asistente o bien con la herramienta Microsoft Query.
Vamos a distinguir dos tipos de archivos de texto, dependiendo de la forma en la que se delimitan los campos de datos: 1. Delimitados: los campos estn separados por un carcter delimitador que puede ser una coma, un punto y coma, un espacio, una tabulacin, etc. 2. De ancho fijo: cada campo tiene una anchura preestablecida. El comando Importar datos no permite realizar ningn tipo de filtro ni de seleccin previa de los datos a importar.