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FUNASA

VIGILNCIA EPIDEMIOLGICA

Manual de Procedimentos do Sistema de Informaes sobre Mortalidade

Manual de Procedimentos do Sistema de Informaes Sobre Mortalidade

Braslia, agosto de 2001

2001. Ministrio da Sade. Fundao Nacional de Sade. 1 Edio permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte. Editor: Assessoria de Comunicao e Educao em Sade - Ascom Setor de Autarquias Sul, Quadra 4, Bl. N, 5 Andar Sala 517 CEP .: 70.070-040 Braslia/DF Distribuio e Informao: Coordenao Geral de Anlise de Informaes em Sade Centro Nacional de Epidemiologia, FUNASA/MS SAS - Setor de Autarquias Sul, Quadra 04, Bl. N, 6 Andar, Sala 616 Telefones: (061) 225.5938 / 314.6230 E-mail: sim@funasa.gov.br CEP .: 70.070-040 Braslia/DF Tiragem: 6.000 exemplares. Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Manual de procedimento do sistema de informaes sobre mortalidade : Braslia : Ministrio da Sade : Fundao Nacional de Sade, 2.001. 36 p. il.: 21 x 14,5cm 1. Mortalidade. 2. Sistema de Informaes. I. Brasil. Ministrio da Sade. II. Brasil. Fundao Nacional de Sade, III.

Apresentao

O Sistema de Informaes sobre Mortalidade (SIM) um sistema de vigilncia epidemiolgica nacional, cujo objetivo captar dados sobre os bitos do pas a fim de fornecer informaes sobre mortalidade para todas as instncias do sistema de sade. O documento de entrada do sistema a Declarao de bito (DO), padronizada em todo o territrio nacional (anexo I). O Centro Nacional de Epidemiologia (Cenepi), da Fundao Nacional de Sade (FUNASA), o gestor, em instncia federal, do SIM, de acordo com o inciso IV do art. 1 da Portaria n 130/GM, de 12 de fevereiro de 1999. Suas atribuies so cumpridas pela Coordenao Geral de Anlise de Informaes em Sade (CGAIS). Em 1999, passou a ser utilizada uma nova verso do SIM, para a qual foi desenhada uma nova Declarao de bito (DO) e desenvolvida uma nova verso do aplicativo informatizado para seu tratamento. O objetivo deste manual, elaborado pela CGAIS, orientar os profissionais que esto envolvidos na operacionalizao do SIM sobre os principais procedimentos do sistema, incluindo o fluxo dos documentos e rotinas decorrentes do processamento dos dados, bem como as diversas atribuies de cada instncia (federal, estadual e municipal). Para orientar o preenchimento da Declarao de bito (DO), a CGAIS preparou o Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito (1). Os dados so coletados pelas secretarias municipais de sade, por meio de busca ativa nas Unidades Notificadoras. Depois de devidamente processados, revistos e corrigidos, so consolidados em bases de dados estaduais, pelas secretarias estaduais de sade. Essas bases so remetidas CGAIS, que as consolida, constituindo uma base de dados de abrangncia nacional. A Base Nacional de Informaes sobre Mortalidade de acesso pblico. Os dados do SIM podem ser obtidos no s no Anurio de Estatsticas de Mortalidade, como em CD-ROM ou na INTERNET, na pgina da FUNASA http:/ /www.funasa.gov.br/sis/sis00.htm.

Sumrio

1. Histrico do sistema .............................................................. 7 2. Documento-padro ............................................................... 9 3. Fluxo da declarao de bito ................................................ 3.1. Para bitos naturais ocorridos em estabelecimentos de sade ....................................................................... 3.2. Para bitos naturais no ocorridos em estabelecimentos de sade ........................................... 3.3. Para bitos por causas acidentais e/ou violentas ........... 4. Principais procedimentos do SIM ........................................... 4.1. Nas unidades notificadoras ........................................... 4.2. Nas secretarias municipais de sade ............................. 4.3. Nas secretarias estaduais de sade ............................... 4.4. No centro nacional de epidemiologia ............................ 11 12 12 13 15 15 16 19 21

5. Atribuies federais .............................................................. 23 6. Atribuies estaduais ........................................................... 25 7. Atribuies municipais ........................................................... 27 8. Referncias bibliogrficas ...................................................... 29 9. Anexos .................................................................................. Anexo I - Modelo da declarao de bito ....................... Anexo II - Fluxo de distribuio do documento-padro ... Anexo III - Fluxo da informao........................................ Anexo IIIa - bitos por causas naturais em localidades sem mdico .................................................... 30 30 31 32 33

1. Histrico do sistema(*)

O Sistema de Informao sobre Mortalidade (SIM) foi desenvolvido e implantado no Brasil pelo Ministrio da Sade em 1975, envolvendo alguns estados que j coletavam essas informaes, com o ajuste dos respectivos sistemas, e todos os municpios de capital. Essa iniciativa estava inserida no conjunto definido como bsico e essencial para a criao de um sistema de vigilncia epidemiolgica para o pas (2). Os primeiros dados de mortalidade por causa foram publicados no Brasil em 1944 e se referiam aos bitos ocorridos em municpios de capital desde 1929. Como essas informaes vinham de iniciativas prprias dos municpios e, mais raramente, do estado, no incio da dcada de 1970 existiam, reconhecidos como modelos oficiais, mais de 40 tipos diferentes de atestados de bito. Alm de estipular um modelo nico de declarao de bito (DO) e declarao de bito fetal, o Ministrio definiu ainda os fluxos dos documentos e a periodicidade dos dados a serem computados. O Departamento de Epidemiologia da Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So Paulo (USP) ficou encarregado da realizao dos cursos especializados para treinamento de codificadores da causa bsica, e o Centro de Processamento de Dados da SES/RS da elaborao do sistema computacional que daria suporte informatizado ao SIM para todo o pas. Em 1976 foi criado o Centro Colaborador da OMS para Classificao das Doenas em Portugus, mais conhecido como Centro Brasileiro de Classificao de Doenas (CBCD) com sede na USP. Desde sua criao at a presente data o CBCD vem trabalhando continuamente com o Ministrio da Sade, secretarias estaduais de sade e secretarias municipais de sade em assuntos relacionados ao uso da Classificao Internacional de Doenas e Estatsticas de Mortalidade, principalmente treinamento de recursos humanos (2).

(*) Texto extrado do artigo Grandes Sistemas Nacionais de Informao em Sade, de Da Mara de Carvalho, publicado no Informe Epidemiolgico do SUS, em 1997(2).

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Em 1992, foi desenvolvido por tcnicos da Fundao Nacional de Sade/MS, e implantado nas secretarias estaduais de sade, um sistema destinado a microcomputadores que tornava obsoletas as Planilhas para Codificao da Declarao de bito, uma vez que os dados passaram a ser digitados diretamente para uma tela de entrada. Isso propiciou maior agilidade ao sistema, alm de sua descentralizao para o estado. Ainda com vistas a esses objetivos, a partir de 1994, passou a ser desenvolvido um novo mdulo para o sistema, que automatizasse a codificao das causas bsicas a partir dos diagnsticos lanados pelo mdico no bloco Atestado Mdico da DO. Esse mdulo, que recebeu o nome de Seletor de Causa Bsica (SCB), encontra-se j testado e em pleno funcionamento. A continuidade da operao do SIM, com um maior volume de dados a cada ano e com o conseqente aumento de banco de dados, ocasionou uma lentido no sistema. Com a deteco freqente de problemas no programa, surgiu a necessidade de uma reformulao de todo o sistema, utilizando recursos tecnolgicos mais modernos. Em 1998, foi desenhada uma nova verso da Declarao de bito (DO), acompanhada do desenvolvimento de um novo aplicativo informatizado e da elaborao de manuais para sua utilizao, que entraram em vigor em 1999.

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2. Documento-padro

O documento-padro do SIM a Declarao de bito (DO) (anexo I), utilizada pelos Cartrios para emisso da Certido de bito. A Declarao de bito composta por nove blocos, com um total de sessenta e duas variveis: Bloco I - Cartrio: com seis variveis Bloco II - Identificao: com 14 variveis Bloco III - Residncia: com cinco variveis Bloco IV - Ocorrncia: com sete variveis Bloco V - bito Fetal ou menor de um ano: com 10 variveis Bloco VI - Condies e Causas do bito: com sete variveis Bloco VII - Mdico: com seis variveis Bloco VIII - Causas Externas: com cinco variveis Bloco IX - Localidade sem Mdico: com duas variveis. Cada um dos blocos e suas variveis so detalhados no Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito (1). O preenchimento do documento, em princpio, deve estar sob a responsabilidade do mdico, conforme pareceres dos Conselhos Federal e Regionais de Medicina, mas freqentemente os mdicos se atm apenas s variveis que tm ligao direta com sua atividade profissional, como tipo de bito, local da ocorrncia e, mais especialmente, ao atestado mdico. O bloco da DO relativo ao atestado mdico segue o modelo internacional para anotao das causas que contriburam para o bito, aprovado pela OMS, e contm informaes sobre as condies mrbidas presentes ou preexistentes no momento da morte, utilizando a Classificao Internacional de Doenas (CID-10) (5). Para um aprofundamento sobre o problema de falsidade de atestados mdicos, recomenda-se a leitura da pesquisa Atestado Mdico Falso (7).

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3. Fluxo da Declarao de bito

A Declarao de bito (DO) impressa, em trs vias pr-numeradas seqencialmente, pelo Ministrio da Sade, por intermdio do Centro Nacional de Epidemiologia (Cenepi), da Fundao Nacional de Sade (FUNASA), e distribudas, conforme apresentado no anexo II, s secretarias estaduais de sade para subseqente fornecimento s secretarias municipais de sade, que as repassam aos estabelecimentos de sade, institutos mdicolegais, servios de verificao de bitos, cartrios de registro civil e mdicos, denominados Unidades Notificadoras. No anexo III est apresentado o fluxo da informao preconizado pelo Ministrio da Sade para a Declarao de bito. O fluxograma pode ser adaptado por cada unidade, para atender suas caractersticas operacionais, desde que fique garantido o envio das informaes para as instncias estadual e federal. O destino de cada uma das trs vias o seguinte: 1 Via : recolhida nas Unidades Notificadoras, devendo ficar em poder do setor responsvel pelo processamento dos dados na instncia municipal ou estadual; 2 Via : entregue pela famlia ao cartrio do registro civil para emisso da Certido de bito, onde ficar retida para os procedimentos legais; 3 Via : permanece nas Unidades Notificadoras, em casos de bitos notificados pelos estabelecimentos de sade, IML ou SVO, para ser anexada documentao mdica pertencente ao falecido. No entanto, o fluxo ser diferente, dependendo do local em que ocorreu e do tipo de bito, como pode ser observado no anexo III e detalhado a seguir:

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3.1. Para bitos naturais ocorridos em estabelecimentos de sade O estabelecimento onde ocorreu o falecimento deve preencher a DO em suas trs vias. A primeira via retida, para posterior recolhimento em busca ativa pelos setores responsveis pelo processamento, nas secretarias estaduais e/ou municipais de sade. A segunda via entregue aos familiares, que a levaro ao cartrio do registro civil para o competente registro e obteno da Certido de bito; esta via fica retida no cartrio, para os procedimentos legais. A terceira via permanece na Unidade Notificadora para ser apensada aos registros mdicos do falecido. 3.2. Para bitos naturais no ocorridos em estabelecimentos de sade casos de mortes naturais com assistncia mdica: A Declarao de bito, aps preenchimento pelo profissional, dever ter a seguinte destinao: a) mdico atestante encaminhar a primeira e a terceira vias para a secretaria municipal de sade; b) a segunda via ser entregue famlia, que a apresentar ao cartrio do registro civil, para obteno da Certido de bito; c) Cartrio do Registro Civil reter a segunda via para os procedimentos legais. casos de mortes naturais sem assistncia mdica, em local com mdico: ocorridos geralmente em domiclio, estes bitos devero ficar sob a responsabilidade do Servio de Verificao de bitos (SVO), cujo mdico preenche a DO, que deve ser recolhida pelo rgo responsvel. Quando no existe SVO, qualquer mdico tem obrigao de preencher o documento, que segue o fluxo descrito no item anterior;

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casos de mortes naturais em local onde no haja mdico: o responsvel pelo falecido, acompanhado de duas testemunhas, comparece ao cartrio do registro civil, que preenche as trs vias da DO. O oficial do registro deve conseguir a informao correspondente a cada item do documento. O cartrio retm a segunda via para os procedimentos legais e, quando da busca ativa, entrega a primeira e a terceira vias ao rgo de processamento da Secretaria de Sade. 3.3. Para bitos por causas acidentais e/ou violentas O legista do Instituto Mdico Legal (IML) ou, no caso de no existir na localidade o IML, o perito designado para tal preenche a DO, que segue o seguinte fluxo: a primeira via retida, para posterior recolhimento em busca ativa pelos setores responsveis pelo processamento, nas secretarias estaduais e/ou municipais de sade. A segunda via entregue aos familiares, que a levaro ao cartrio do registro civil para o competente registro e obteno da Certido de bito; esta via fica retida pelo cartrio, para os procedimentos legais. A terceira via permanece retida no Instituto Mdico-Legal (IML), para ser apensa aos registros mdicos do falecido.

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4. Principais procedimentos do SIM


Neste item so apresentados os principais procedimentos do Sistema de Informaes sobre Mortalidade (SIM) ao longo do fluxo percorrido pela informao da Declarao de bito (DO) (anexo III), desde a Unidade Notificadora, passando pelas instncias municipal e estadual, at ser consolidada, pelo Cenepi, na Base Nacional de Informaes sobre Mortalidade. 4.1. Nas Unidades Notificadoras So consideradas Unidades Notificadoras: estabelecimentos de sade (para os bitos hospitalares), institutos mdico-legais (para os bitos por violncia), servios de verificao de bitos (para bitos naturais sem assistncia mdica), cartrio do registro civil (para falecimentos ocorridos em localidades sem mdico) e os prprios mdicos, que devero seguir as determinaes dos conselhos federal e regionais de medicina sobre o assunto. Estabelecimentos de sade, institutos mdico-legais e servios de verificao de bitos Uma vez verificado o bito, o mdico responsvel preenche uma Declarao de bito. O preenchimento dever ser completo, abrangendo todos os campos, e correto, com informaes confiveis, no devendo ser omitidas variveis essenciais como tipo de bito, sexo, idade, municpios de ocorrncia e residncia, etc. O preenchimento do Atestado Mdico (Bloco VI da DO) deve ser feito com cuidado especial, considerando que a so anotados os diagnsticos que contriburam para o bito. recomendvel a leitura do Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito (1) e de Laurenti: O Atestado de bito (4). Aps o preenchimento, o responsvel destaca a primeira via do conjunto, que ser retida no estabelecimento at a coleta por busca ativa, realizada pela SMS. A segunda via dever ser entre-

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gue aos familiares, enfatizando-se a necessidade do comparecimento ao Cartrio do Registro Civil, para o competente assentamento, necessrio lavratura da Certido de bito, indispensvel para o sepultamento, conforme conceitua o art. 77 da Lei n 6.216/75 (6). A terceira via segue o fluxo descrito no item 3. Cartrios do Registro Civil O cartrio recebe dos familiares do falecido a segunda via da DO, para a competente lavratura da Certido de bito. Esta via ser retida para os procedimentos legais do cartrio. Em casos de morte sem assistncia mdica e em localidade sem mdico, de acordo com o art. 77 supracitado, o cartrio deve preencher uma DO com os dados fornecidos pelo declarante, tentando conseguir o maior nmero possvel de informaes sobre o falecido. O cartrio arquiva a segunda via, retendo a primeira e a terceira para recolhimento pela SMS. 4.2. Nas secretarias municipais de sade As secretarias municipais de sade constituem o primeiro elo da cadeia de processamento dos dados do SIM, sendo responsvel pelos seguintes procedimentos: Distribuio dos documentos Os formulrios de Declarao de bito (DO), recebidos da instncia estadual, so distribudos para as Unidades Notificadoras. Recebimento das declaraes A SMS deve providenciar o recebimento das declaraes, realizando periodicamente uma busca ativa nas Unidades Notificadoras. Reviso A DO preenchida nas Unidades Notificadoras dever passar, no setor responsvel, por uma reviso acurada em seus campos, quando alguns erros mais evidentes logo podero ser detectados. Se estiverem em branco variveis consideradas essenciais, sem uma explicao plausvel, recomenda-se a devoFUNASA - agosto/2001 - pg. 16

luo do documento para a unidade geradora, objetivando o preenchimento dos respectivos campos. A mesma rotina dever ser seguida quando se tratar de erros de preenchimento, para as devidas correes. Durante a reviso, para acelerar posteriormente a digitao, podem ser atribudos os cdigos relativos a algumas variveis que esto anotadas por extenso na DO. So eles: Cdigo do cartrio (campo 1); Cdigo da ocupao habitual (campo 20); Cdigos dos Bairros/Distritos de ocorrncia e de residncia (campos 23 e 30); Cdigos dos municpios de ocorrncia e de residncia (campos 24 e 31); Cdigo do estabelecimento de sade onde ocorreu o bito (campo 27) e Cdigo de ocupao da me, em caso de bito fetal ou menor de um ano (campo 35). Codificao Corresponde transposio dos diagnsticos contidos no Bloco VI para os cdigos correspondentes na CID-10(5) e seleo da causa bsica. Esta seleo feita segundo as regras de classificao de causas bsicas de mortalidade, constantes do Volume II da CID-10, e melhor aprendidas nos cursos para formao de tais especialistas. A codificao deve ser feita nos setores que possuam os tcnicos qualificados. No caso da inexistncia de tcnicos capacitados na SMS, aps a reviso inicial e correo, os documentos devero ser encaminhados para a instncia estadual (DIRES ou SES). Em 1967, a 20 Assemblia Mundial de Sade definiu as causas de morte a serem registradas no Atestado Mdico como todas as doenas, afeces mrbidas ou leses que ou produziram a morte, ou contriburam para ela, e as circunstncias do acidente ou violncia que produziram quaisquer de tais leses (5). Esta definio no inclui sintomas e modos de morrer, como insuficincia cardaca ou insuficincia respiratria. Do mesmo modo, a causa bsica foi definida como a doena ou leso que iniciou a cadeia de acontecimentos patolgicos que conduziram diretamente morte, ou as circunstncias do acidente ou violncia que produziram a leso fatal (5). Ressalte-se que a funo do Codificador no se restringe codificao das causas constantes do Bloco VI, nem da seleo da causa bsica. Cabe a ele

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uma reviso mais fina e apurada do que a inicialmente feita, examinando a consistncia ou cruzamento de certas variveis. Algumas destas inconsistncias devero ser solucionadas com o mdico que assinou a DO, nico que tem a faculdade de alter-las sem que perca o crdito e a confiabilidade. Isto pode ser feito por qualquer meio de comunicao, preferivelmente por escrito. Embora a maior parte dos erros s possa ser sanada pelo mdico responsvel pelas informaes, algumas inconsistncias podem ser detectadas por um estudo da prpria DO, antes da fase de digitao. Como exemplo, citamos os seguintes tipos de inconsistncias: - Tipo de bito x idade: tipo de bito um (fetal), com idade superior a 000; - Tipo de bito x estado civil: tipo de bito um (fetal) com qualquer tipo de estado civil; - Idade x estado civil: faixas etrias baixas com qualquer tipo de estado civil. Usa-se quase sempre a alternativa Solteiro; - Causa bsica x tipo de bito: este tipo de cruzamento deve ser tratado com muito cuidado, especialmente quando se tratar de bitos fetais, sendo responsvel por um acentuado nmero de inconsistncias, principalmente com os cdigos P (algumas afeces originadas no perodo perinatal); - Causa bsica x sexo: C53 (neoplasia de colo de tero) em sexo masculino, C61 (neoplasia de prstata) em sexo feminino; - Restries de causas bsicas com referncia idade; - Causas bsicas improvveis : X35 (vtima de erupo vulcnica). Digitao Esta fase consiste na transposio dos dados da Declarao de bito diretamente para o computador, nos setores que dispem do sistema informatizado. Deve ser feita com cuidado, pois uma digitao apressada poder acarretar em erros que consumiro mais tempo com a correo e redigitao.

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Relatrio de crticas Esta fase consiste na emisso de um Relatrio de Crticas, rotina operacional constante do programa, para deteco de erros cometidos durante a codificao ou mesmo durante a digitao. Alm das inconsistncias mencionadas acima, outras sero detectadas, como causas bsicas invlidas ou inexistentes, erros na codificao dos bairros, municpios (invlidos ou inexistentes), etc. A correo das inconsistncias dever ser feita vista da Declarao de bito e anotada no prprio relatrio, para redigitao. Remessa dos dados Uma vez cumpridas as fases anteriores, os dados devero ser remetidos para a instncia estadual: diretorias regionais de sade ou, em sua falta, diretamente para as secretarias estaduais de sade, dentro dos prazos estabelecidos pelas SES. Os dados sero remetidos por qualquer um dos meios usuais disponveis. 4.3. Nas secretarias estaduais de sade Os procedimentos do SIM sob a responsabilidade da instncia estadual variam dependendo do grau de descentralizao dos municpios e do funcionamento das diretorias regionais no estado. Os principais procedimentos so: Recebimento de documentos (formulrios de DO e manuais): o Cenepi remete, para as secretarias estaduais de sade, uma quantidade de Declaraes de bito correspondente ao nmero de falecimentos do ltimo ano considerado, acrescida de 20%; Distribuio dos documentos: a SES faz a distribuio dos formulrios da DO para todos os municpios do estado, por intermdio das diretorias regionais ou, em sua ausncia, diretamente, em quantidade superior ao quantitativo de bitos informados pelos mesmos;

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Controle da distribuio: a SES deve dispor de um sistema interno de controle dos documentos, com informaes sobre o nmero remetido e o retornado. Devem ser anotados os nmeros inicial e final de cada remessa, para controle de futuras solicitaes. Cabe a cada elemento recebedor fazer o controle de seu estoque, informando SES sobre o total recebido e encaminhando a relao de declaraes rasuradas, anuladas, substitudas ou mesmo extraviadas; Recebimento das Declaraes de bito: a SES recebe as declaraes das diretorias regionais de sade e/ou diretamente dos municpios, quando estas duas instncias tiverem o seu processamento centralizado na SES; Processamento das declaraes de bito: a SES processa as Declaraes de bito recebidas das secretarias municipais que no dispem do sistema informatizado; Reviso das Declaraes de bito: a SES procede reviso das declaraes no que se refere a campos incorretamente preenchidos ou incompletos; Recebimento dos arquivos: a SES recebe os dados processados pelas diretorias regionais de sade ou pelos municpios que dispem do sistema informatizado; Consolidao dos dados: a SES consolida os arquivos recebidos e os criados internamente, formando uma base de dados estadual; Encaminhamento dos dados: a SES encaminha, trimestralmente, ao Cenepi, sob as formas usuais (disquete compactado, BBS ou Internet), todos os dados que j estiverem revisados e corrigidos, mesmo que ainda faltem declaraes do perodo; Remessa de dados sobre mortalidade: a SES tem a responsabilidade de enviar, para as instncias regional e municipal, a base de dados estadual; Recebimento do aplicativo: a SES recebe, pelos meios usuais (BBS, Internet ou diretamente do Cenepi), as verses atualizadas do sistema informatizado;

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Instalao e operao do sistema informatizado: a SES utiliza o aplicativo informatizado (itens 5 e 6). 4.4. No Centro Nacional de Epidemiologia (Cenepi) A Fundao Nacional de Sade, por intermdio do Cenepi, o gestor nacional do sistema, sendo o elo final da cadeia de processamento dos dados dos sistemas e do controle das providncias quanto documentao, ao sistema informatizado e aos dados. As atribuies do Cenepi, no que diz respeito ao Sistema de Informaes sobre Mortalidade (SIM), so cumpridas pela Coordenao Geral de Anlise de Informaes em Sade (CGAIS). O Cenepi recebe, de todos os estados, os dados sobre mortalidade e faz a consolidao na Base Nacional de Dados sobre Mortalidade, disponvel para acesso pblico. As informaes so divulgadas das seguintes formas: Anurio de Estatsticas de Mortalidade, com dados desde 1977; Internet, pela pgina da FUNASA www.funasa.gov.br/sis/ sis00.htm. CD-ROM; Listagem fornecida, pela CGAIS, mediante solicitao. Quanto ao sistema informatizado, o Cenepi faz as especificaes para atualizao do aplicativo desenvolvido pelo Datasus, rgo da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade. A cada nova verso, o Cenepi promove a distribuio para as secretarias estaduais, bem como o treinamento, quando necessrio. No que se refere documentao, responsabilidade do Cenepi a distribuio dos documentos e manuais do sistema para as secretarias estaduais de sade e outros rgos definidos como responsveis pelas estatsticas de sade. Especificamente quanto aos formulrios da Declarao de bito, o Cenepi realiza os seguintes procedimentos: Elaborao do modelo: a DO tem passado por alteraes, com atualizao, introduo ou excluso de variveis, atendendo s solicitaes encaminhadas e avaliadas pelo Cenepi. A ava-

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liao feita com o apoio do Centro Brasileiro de Classificao de Doenas em Portugus e do Departamento de Epidemiologia da Faculdade de Sade Pblica da USP, que vm acompanhando o sistema desde sua primeira implantao. Em princpio, as alteraes entram em vigor no incio do ano estatstico; Providncias para impresso: a impresso dos formulrios est sob a responsabilidade da Fundao Nacional de Sade, mas futuramente sero estudadas alternativas de viabilizao da impresso pelos estados; Recebimento e armazenamento: aps a impresso, os formulrios de DO so armazenados em dependncias da FUNASA, para distribuio aos usurios; Distribuio: a distribuio feita gratuitamente, de modo fracionado, considerando as peculiaridades de armazenamento das secretarias estaduais. O Cenepi remete as Declaraes de bito (DO) para as secretarias estaduais de sade, em quantidade 20% superior aos bitos informados no ano anterior. O controle desta distribuio feito pelos nmeros inicial e final de cada remessa.

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5. Atribuies federais

Em resumo, no que diz respeito ao SIM, a instncia federal, representada pelo Cenepi, por intermdio da Coordenao Geral de Anlise de Informaes em Sade , tem as seguintes atribuies: Quanto documentao: - Declarao de bito DO: a) alteraes no modelo e elaborao; b) providncias para impresso; c) distribuio para as secretarias estaduais de sade (anexo II); d) controle da distribuio. - Manuais do sistema: Manual de Procedimentos do SIM; Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito. a) elaborao, reviso e atualizao; b) providncias para impresso; c) distribuio para as secretarias estaduais de sade; d) controle da distribuio. Quanto ao sistema informatizado: - recebimento, do Datasus, das verses atualizadas do sistema, bem como das instrues para a sua operao; - distribuio das verses diretamente para as secretarias de sade ou indiretamente (Internet, BBS, etc); - recebimento de informaes sobre problemas relacionados com a operao; - entendimento com o rgo responsvel, para a soluo dos problemas; - divulgao das solues para os problemas; - informao aos usurios sobre alteraes ocorridas.

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Quanto aos dados: - recebimento, pelos meios usuais, dos dados encaminhados pelas secretarias estaduais de sade ou outros rgos responsveis pelo seu processamento; - reviso crtica dos dados; - remessa das inconsistncias para o setor de origem, para correo; - agregao dos dados estaduais corrigidos e revisados. - colocao dos dados na rede do Cenepi; - formao da Base Nacional de Dados sobre Mortalidade; - providncias para disponibilizao dos dados pelos meios usuais; - fornecimento de dados a usurios, quando solicitados. As secretarias estaduais de sade, disponibilizaro os dados para a FUNASA, consolidados trimestralmente, nos seguintes prazos, conforme preceitua o art. 14 da Portaria n 474, de 31.08.2000 (8). I1 trimestre: at 10 de abril; II2 trimestre: at 10 de julho; III- 3 trimestre: at 10 de outubro; e IV- 4 trimestre: at 10 de janeiro do ano seguinte. Pargrafo nico. O fechamento do ano estatstico pela FUNASA dever ocorrer at o dia 30 de junho de cada ano, relativamente aos dados do ano anterior.

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6. Atribuies estaduais

A instncia estadual representada pelas secretarias estaduais de sade ou outros rgos definidos como responsveis pelas Estatsticas Vitais. Pode estar dividido em diretorias de sade (ou equivalentes), que representam uma instncia intermediria entre as secretarias estaduais e as secretarias municipais de sade. Em resumo, no que diz respeito ao SIM, so atribuies da instncia estadual: Quanto documentao: - recebimento, do Cenepi, dos documentos referentes ao Sistema (formulrios da DO e manuais); - distribuio dos documentos, conforme o anexo II; - controle da distribuio. Quanto ao sistema informatizado: - recebimento, pelos meios usuais (BBS, Internet ou diretamente do Cenepi), das verses atualizadas; - instalao e operao do aplicativo; - informao ao Cenepi sobre os problemas detectados durante a operao. Quanto aos dados: - recebimento dos dados municipais, em meio magntico ou no; - reviso dos dados por meio dos Relatrios de Crticas, com envio do Relatrio de Inconsistncias aos rgos de origem para correo; - encaminhamento trimestral ao Cenepi, sob as formas usuais (disquete compactado, BBS ou Internet), de todos os dados revisados e corrigidos, mesmo que ainda faltem declaraes do perodo (anexo III); - utilizao plena dos dados;

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- remessa, para as instncias regional/municipal, da Base Estadual de Dados sobre Mortalidade.

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7. Atribuies municipais

Esta instncia representada pelas secretarias municipais de sade, que podem dispor ou no do sistema informatizado para o processamento das Declaraes de bito (DO). As atribuies das secretarias municipais de sade, no que diz respeito ao SIM, em resumo, so: Quanto documentao - recebimento, da instncia estadual, dos documentos e manuais do SIM, conforme apresentado no anexo II; - distribuio das Declaraes de bito para as Unidades Notificadoras: estabelecimentos de sade, institutos mdicolegais e servios de verificao de bitos, cartrios do registro civil e mdicos; - distribuio do Manual de Preenchimento (1) para as Unidades Notificadoras; - distribuio do Manuais de Procedimentos para os usurios; - controle da distribuio das Declaraes de bito. Quanto ao sistema informatizado (para os municpios que processam a DO): - instalao do aplicativo SIM; - dar conhecimento instncia estadual dos problemas detectados durante a operao. Quanto aos dados: - recebimento das declaraes das Unidades Notificadoras; - reviso das declaraes recebidas das Unidades Notificadoras; - codificao dos diagnsticos, se dispuser de codificador devidamente qualificado; - as fases Digitao, Relatrio de Crticas e Remessa dos Dados sero realizadas quando o municpio dispuser do siste-

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ma informatizado, realizando o processamento das declaraes; - encaminhamento das Declaraes de bito para a instncia estadual, a fim de que os dados possam ser processados, quando o municpio no dispuser do sistema informatizado (anexo III).

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8. Referncias bibliogrficas

1. BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito. Braslia : 2000. 2. _________. Mortalidade Brasil 1995. Braslia : 1998. 3. CARVALHO, D. M. Grandes Sistemas Nacionais de Informaes em Sade. Informe Epidemiolgico do SUS, v. 4, p. 7-46, 1997. 4. LAURENTI, R.; JORGE, M. H. P . M. O Atestado de bito. So Paulo : Centro da OMS para Classificao de Doenas em Portugus, 1994. (Srie Divulgao, 1). 5. OMS. Classificao Estatstica Internacional de Doenas e Problemas Relacionados Sade : CID 10. So Paulo : EDUSP , 1994. 6. REGISTROS pblicos : Lei n 6.015, de 31.12.1973, com alteraes introduzidas pela Lei n 6.216, de 30.06.1975. So Paulo : SARAIVA, 1980. 7. SILVEIRA, R. M. J. Atestado Mdico Falso. So Paulo : Centro da OMS para Classificao de Doenas em Portugus, 1994. (Srie Divulgao, 1). 8. _________. Ministrio da Sade, Portaria/FUNASA n 474, de 31/08/2000. Dirio Oficial, de 04/09/2000. Regulamenta a coleta de dados, fluxo e periodicidade de envio das informaes sobre bitos para o Sistema de Informaes sobre Mortalidade SIM.

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Anexo I

9. Anexos

Modelo da Declarao de bito

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Anexo II Fluxo de Distribuio do Documento-Padro

CENTRO NACIONAL DE EPIDEMIOLOGIA CENEPI

SECRETARIA ESTADUAL DE SADE SES


DIRES *

SECRETARIA MUNICIPAL DE SADE SMS

ESTABELECIMENTO DE SADE **

CARTRIOS

MDICOS

Observao: ------- Quando no existirem DIRES * ou equivalentes *** Inclui IML e SVO

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Anexo III Fluxo da Informao bitos Hospitalares

HOSPITAL PREENCHE

1 VIA 2 VIA 3 VIA ENCAMINHA FAMLIA

SECRETARIA DE SADE

CARTRIO DE REGISTRO CIVIL

ARQUIVA

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ANEXO IIIa bitos por Causas Naturais em Localidades sem Mdico


CARTRIO DO REGISTRO CIVIL

PREENCHE

1 VIA 2 VIA 3 VIA ENCAMINHA ARQUIVA

SECRETARIA DE SADE

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Contatos Em caso de dvidas, sugestes, colaboraes ou esclarecimentos, utilize as seguintes formas de contato: Cenepi CGAIS - Coordenao Geral de Anlise de Informaes em Sade Setor de Autarquias Sul, Bloco N, 6 andar, Sala 616 CEP 70.070-040 - Braslia - DF FAX: (061) 322-1786 e-mail: sim@funasa.gov.br Visite as pginas do Ministrio da Sade na Internet: http://www.saude.gov.br/ http://www.funasa.gov.br/ http://www.datasus.gov.br/ Elaboradores: Hlio de Oliveira/CGAIS/Cenepi/FUNASA Nbia Vieira dos Santos/CGAIS/Cenepi/FUNASA Roberto Men Fernandes/CGAIS/Cenepi/FUNASA Ivana Poncioni de A. Pereira/CGAIS/Cenepi/FUNASA Maria Helian Nunes Maranho/CGAIS/Cenepi/FUNASA Colaboradores: Fbio de Barros Correia Gomes/CGAIS/Cenepi/FUNASA Silvia Rangel dos Santos Diagramao, Normalizao Bibliogrfica, Reviso Ortogrfica e Capa: Ascom/Pre/FUNASA

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