Manual Proceso Administrativo Sancionatorio

Gua manual para el desarrollo del proceso administrativo sancionatorio fiscal Versin 2.
0 (Resolucin orgnica 5707 de 30 de diciembre de 2005)
Oficina Jurdica Director: Dr. Ivn Daro Gmez Lee
Asesor de Gestin: Patricia Manjarrs Bravo Fredy Cspedes Villa Abogados: Diana del Pilar Amzquita Nydia Parrado Forero Luz Esperanza Melo Rey Sandra Llanos Mayor Absaln Tavera Tinjac Julin Martnez M. Bogot, D.C., 2006
REPBLICA DE COLOMBIA Contralora General de la Repblica Contralor General de la Repblica Antonio Hernndez Gamarra Vicecontralor Luis Bernardo Flrez Enciso Asesor del Despacho Luis B. Carvajal Celemn Director Oficina Jurdica Ivn Daro Gmez Lee Contralora General de la Repblica Calle 17 No 9-82 Bogot, D.C., Colombia Septiembre 2005 www.contraloriagen.gov.co Oficina de Comunicaciones y Publicaciones Carlos Alberto Maestre Maya Director Oficina Coordinacin de publicaciones Liliana Gaona Garca Revisin de textos Adriana Camacho Diseo y diagramacin Yenny Liliana Prez Grupo de Diseo CGR:
Impresin: Imprenta Nacional
Contralora General de la Repblica Oficina Jurdica
Contenido
Pgina Presentacin 7
Captulo 1 Aspectos generales 1.1 La naturaleza administrativa del proceso administrativo sancionatorio fiscal 1.2 Distribucin de competencias para el desarrollo del proceso administrativo sancionatorio 1.3. Fundamentos del proceso administrativo sancionatorio fiscal 1.4 La legalidad de las sanciones aplicables 1.4.1 La amonestacin o llamado de atencin 1.4.2 La multa 1.4.3 La remocin o la terminacin del contrato por justa causa del servidor pblico 1.4.4 Multa por incumplimiento de obligaciones fiscales 1.5 Naturaleza jurdica de las multas y sanciones impuestas por la Contralora General de la Repblica, como medidas correccionales 1.6 Principios del derecho administrativo sancionatorio fiscal 1.6.1 El debido proceso 1.6.2 Principios del Cdigo Contencioso Administrativo, que tambin guan la aplicacin del proceso administrativo sancionatorio fiscal
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Captulo 2 Elementos estructurales 2.1 Elementos estructurales de la conducta reprochable 2.1.1 Legalidad 2.1.2 Culpabilidad 2.2 Otros elementos esenciales del acto que impone la sancin
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Manual Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal
Pgina 2.2.1 La motivacin 2.2.2 Evaluacin probatoria 2.2.3 Graduacin de la sancin correccional 2.2.4 Necesidad de la prueba 2.2.5 Principios de publicidad y contradiccin de la prueba 2.2.6 Carga de la prueba 2.2.7 Diferencia entre pruebas legalmente prohibidas, ineficaces, impertinentes y suprfluas 2.2.8 Pruebas de oficio 2.2.9 Validez de las pruebas cuando se revocan o anulan parte de sus actuaciones 2.2.10 Apreciacin de las pruebas 2.2.11 La acumulacin de procesos 2.2.12 La delegacin del cumplimiento de los deberes fiscales Captulo 3 Aspectos procedimentales 3.1 Etapas del proceso administrativo sancionatorio fiscal 3.1.1 El auto de iniciacin 3.1.2 Notificacin del auto de iniciacin 3.1.3 Decreto y apertura del periodo probatorio 3.1.4 Constancia de que el implicado conoce el proceso administrativo sancionatorio fiscal iniciado en su contra 3.1.5 Resolucin decidiendo de fondo 3.1.6 Auto rechazando los recursos 3.1.7 Auto resolviendo recurso de queja 3.1.8 Resolucin resolviendo recurso de reposicin 3.1.9 Resolucin resolviendo recurso de apelacin 3.1.10 Constancia de ejecutoria y firmeza 3.2 Solicitud de revocatoria directa 3.3 Publicidad de los actos administrativos de carcter general 36 37 38 40 41 41
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Pgina 3.4 Notificaciones y recursos 3.5 Los trminos del proceso administrativo sancionatorio fiscal y la caducidad Captulo 4 Aspectos complementarios 4.1 Los planes de mejoramiento 4.2 Impedimentos y recusaciones 4.3 Aspectos relacionados con la organizacin de los expedientes Anexos Anexo 1. Formato de oficio manifestando un impedimento 55
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Anexo 2. Formato de Auto por medio del cual se decide un impedimento 72 Anexo 3. Formato de citacin para notificacin personal Anexo 4. Formato de notificacin personal Anexo 5. Formato de notificacin por edicto Anexo 6. Formato de oficio informando comisin para notificacin Anexo 7. Formato de oficio informando comisin para prctica de pruebas Anexo 8. Formato de auto de iniciacin de proceso administrativo sancionatorio fiscal Anexo 9. Formato de auto de iniciacin de proceso administrativo sancionatorio fiscal por incumplimiento de obligaciones relacionadas con el SICE Anexo 10. Formato de auto que decreta la prctica de pruebas Anexo 11. Formato de auto que deniega la prctica de pruebas Anexo 12. Formato de auto que resuelve recurso de apelacin contra el auto que deniega pruebas Anexo 13. Formato de auto que resuelve recurso de queja Anexo 14. Formato de resolucin que impone sancin de multa Anexo 15. Formato de resolucin que resuelve recurso de reposicin Anexo 16. Formato de resolucin que resuelve recurso de apelacin Anexo 17. Formato de constancia de ejecutoria y firmeza (1er caso) Anexo 18. Formato de constancia de ejecutoria y firmeza (2do caso) 74 75 76 78 79
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Anexo 19. Resolucin Orgnica 5707 de diciembre 30 de 2005 Glosario Bibliografa
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Presentacin
a presente Gua Manual ha sido diseada por la Oficina Jurdica de la Contralora General de la Repblica, como una respuesta a la necesidad de unificar criterios en relacin con el proceso administrativo sancionatorio fiscal que adelantan di ferentes dependencias de este Organismo de Control Fiscal, con el fin de lograr, una actuacin eficaz y garantista. Esta herramienta facilita la comprensin del procedimiento, y pretende que su desarrollo logre la materializacin del objetivo en el cual se fundamenta la imposicin de sanciones, cuando las mismas son procedentes. Los propsitos de la nueva reglamentacin son ante todo, incorporar con mayor acierto las disposiciones constitucionales y legales vigentes, en especial aqullas del Cdigo Contencioso Administrativo que son aplicables para esta modalidad de actuacin. As, para una adecuada aplicacin de las normas legales y reglamentarias del proceso sancionatorio fiscal, en todo el pas, la Oficina Jurdica de la CGR asumi el compromiso de elaborar una Gua Manual que comprende tres captulos, mediante los cuales se realiza una explicacin detallada de los aspectos i) generales, ii) sustanciales y iii) procedimentales, en torno al proceso administrativo sancionatorio fiscal. Me corresponde dar a conocer este instrumento jurdico y hacerlo oficial para su obligatoria y debida aplicacin. Bogot, D. C., febrero de 2006 ANTONIO HERNNDEZ GAMARRA Contralor General
Captulo 1 Aspectos generales
1.1 La naturaleza administrativa del proceso administrativo sancionatorio fiscal
A efectos de poder dar aplicacin a los mecanismos sancionatorios establecidos por el legislador en los artculos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, disposiciones que desarrollan el mandato constitucional previsto en el Numeral 5 del artculo 268 de la Constitucin Poltica, la Contralora General de la Repblica, en ejercicio de su potestad reglamentaria, expidi la Resolucin Orgnica 5554 de 11 de marzo de 2004, publicada en el Diario Oficial 45499 de 23 de marzo de 2004. Como quiera que la finalidad de las normas constitucionales, legales y reglamentarias mencionadas, no es otra que facilitar el ejercicio del control fiscal, y apremiar a los sujetos de control para el correcto y oportuno cumplimiento de sus obligaciones fiscales, las facultades para adelantar el proceso, por ser de ndole sancionatoria, deben enmarcarse dentro de las disposiciones legales del derecho administrativo y del debido proceso. Las actuaciones que se desarrollen en este marco, deben ser regladas, y adems imponen incorporar de manera imprescindible la garanta del debido proceso, ajustndose tambin a los principios, directrices y normas que en general, rigen las actuaciones de la Administracin, y que dentro de nuestro ordenamiento jurdico, estn contenidas en el Libro Primero del Cdigo Contencioso Administrativo. Por lo anterior, ante cualquier vaco o confusin en la aplicacin e interpretacin de las disposiciones que reglamentan el proceso administrativo sancionatorio fiscal, se debe acudir a las cita das disposiciones, obviando cualquier remisin o referencia a cdigos, estatutos de otra naturaleza como las normas penales, disciplinarias, y otras que no son aplicables, con excepcin del Cdigo de Procedimiento Civil, en lo atinente a la materia probatoria, y a la notificacin y recursos de algunas actuaciones.
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1.2 Distribucin de competencias para el desarrollo del proceso administrativo sancionatorio
La potestad sancionatoria de la Contralora General de la Repblica, se circunscribe al mbito de aplicacin del control fiscal que ejerce, lo que significa, que los destinatarios de dicha facultad, slo pueden ser aquellos servidores pblicos o particulares que, por la naturaleza de sus funciones, tienen a su cargo el manejo de los recursos que son propiedad de la Nacin, o que son transferidos por sta, bien sea por concepto de regalas, transferencias, etc., conforme lo establecido en el inciso primero del artculo 267 de la Constitucin Poltica, sin perjuicio del control fiscal concurrente y excepcionalmente, con ocasin del ejercicio del control fiscal prevalente. A su vez, el control fiscal sobre los recursos que no son de la Nacin, sino que pertenecen a las Entidades Territoriales (fuentes endgenas), es ejercido por las respectivas Contraloras Territoriales, segn lo dispuesto en el artculo 272 de la Carta Poltica1. El control fiscal que ejerce la Contralora General de la Repblica, se desarrolla en dos niveles, el nivel central, conformado por las dependencias con sede en Bogot, y el nivel desconcentrado por las gerencias departamentales (artculo 10, Decreto Ley 267 de 2000). En el Nivel Central, la vigilancia de la gestin fiscal o control micro, se realiza a travs de las respectivas Contraloras Delegadas en los siguientes sectores: Agropecuario; Minas y Energa; Social; Infraestructura Fsica y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional; Gestin Pblica e Instituciones Financieras; Defensa, Justicia y Seguridad; y Medio Ambiente, que realizan la vigilancia fiscal de las entidades correspondientes a su sector, conforme lo dispone la Resolucin 5600 de 23 de julio de 2004. En el nivel desconcentrado, se encuentran las gerencias departamentales, que representan en la jurisdiccin correspondiente, al Contralor General de la Repblica y a los contralores delegados sectoriales, adems de ejercer la vigilancia de las entidades pblicas, mixtas o privadas que mane jen fondos o bienes de la Nacin.
En relacin con el tema, Sentencia de la Corte Constitucional C-403 de 29 de junio de 1999. Magistrado Ponente: Alfredo Beltrn Sierra.
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Ahora bien, en el artculo 2 de la Resolucin 5554 de 2004 se introducen algunas precisiones en cuanto a la competencia para adelantar el Proceso Administrativo Sancionatorio, respecto de lo que se haba dispuesto en este punto, en el artculo 3 de la derogada Resolucin 5145 de 2000. Tales cambios en la competencia, estn referidos nicamente a la imposicin de la sancin de amonestacin o llamado de atencin, puesto que para la imposicin de multa, se mantienen las reglas de competencia de la anterior Resolucin. Para el anlisis de dicha variacin, se examinar lo previsto en el artculo 100 de la Ley 42 de 1993: Artculo 100. Los contralores podrn amonestar o llamar la atencin a cualquier entidad de la administracin, servidor pblico, particular o entidad que maneje fondos o bienes del Estado, cuando consideren, con base en los resultados de la vigilancia fiscal que han obrado contrariando los principios establecidos en el artculo 9 de la presente ley, as como por obstaculizar las investigaciones y actuaciones que adelanten las contraloras, sin perjuicio de las dems acciones a que pueda haber lugar por los mismos hechos. (Subrayado fuera de texto) Pargrafo. Copia de la amonestacin deber remitirse al superior jerrquico del funcionario y a las autoridades que determinen los rganos de control fiscal. Se tiene entonces que una de las causales para imponer sancin de amonestacin, es la obstaculizacin de las indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal adelantados por las Contraloras, de manera que esta sancin es aplicable a los funcionarios que dificulten tales labores, en el tema especfico de suministrar, o facilitar las pruebas solicitadas por la Contralora General de la Repblica o por los implicados. Bajo la nueva reglamentacin, se dispuso que para imponer dicha sancin, la competencia en el nivel central, en Primera Instancia, es de los Directores de: Investigaciones y de Juicios Fiscales en la Contralora Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva, en relacin con las diligencias tramitadas por dichas dependencias, y la Segunda Instancia, corresponde al Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva, cuando la sancin sea impuesta en Primera Instancia por sta ltima, la segunda instancia corresponder al Contralor General de la Repblica, a travs de la Oficina Jurdica, en relacin con las diligencias tramitadas por dichas dependencias. En el nivel desconcentrado, la facultad para imponer la sancin de amonestacin aqu referida, fue asignada al Gerente Departamental, a solicitud de los funcionarios investigadores, y la segunda instancia, contina en cabeza del Contralor General de la Repblica, quien mediante la Resolucin 5479 de 31 de marzo de 2003, deleg la funcin de proferir las resoluciones mediante las cuales se resuelve la segunda instancia en los trmites administrativos adelantados por los Gerentes Departamentales, en el Director de la Oficina Jurdica.
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Con la Resolucin 5635 de enero 12 de 2005, proferida por el Contralor General de la Repblica, se aclar que la facultad delegada en la Oficina Jurdica, comportaba la resolucin de los recur sos de apelacin, queja y revocacin directa, al igual que el diligenciamiento de toda actuacin propia de la segunda instancia. Por lo anterior, ante cualquier vaco o confusin en la aplicacin e interpretacin de las disposiciones que reglamentan el proceso administrativo sancionatorio fiscal, se debe acudir a l as citadas disposiciones, obviando cualquier remisin o referencia a cdigos, estatutos de otra naturaleza como las normas penales, disciplinarias, y otras que aqu no son aplicables, con excepcin del Cdigo de Procedimiento Civil, en lo atinente a la materia probatoria, y a la notificacin y recursos de algunas actuaciones.
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1.3. Fundamentos del proceso administrativo sancionatorio fiscal
La potestad sancionatoria de la Contralora General de la Repblica se deriva del numeral 5 del artculo 268 de la Constitucin Poltica, desarrollada por el legislador en los artculos 99, 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, y est destinado a facilitar el ejercicio del control fiscal, lo que conlleva entonces a concluir, que el mbito de este proceso est condicionado a que el destinatario del mismo, sea un servidor pblico, o un particular que es vigilado por la Contralora General de la Repblica, cuando maneja o administra fondos o bienes del Estado. En concordancia con lo anterior, la vigilancia de la gestin fiscal de las entidades descentralizadas territorialmente, y la facultad para imponer sanciones en ese mbito compete a sus respectivas Contraloras Territoriales respecto de los sujetos que stos vigilan, conforme lo dispuesto en los artculos 272, 304 y 307 de la Carta Poltica, respecto de los cuales: Se infiere con claridad meridiana que la vigilancia de la gestin fiscal y financiera de la administracin municipal y DE SUS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS, donde haya Contraloras, le corresponde a stas. Esto significa que a la luz de dichos preceptos superiores el nico organismo que puede ejercer la fiscalizacin del manejo de los dineros pblicos que realizan las entidades descentralizadas municipales es la Contralora Municipal, cuando stas existen, o en su defecto la Contralora Departamental 2.
Con excepcin del control fiscal posterior excepcional, el cual est atribuido a la Contralora General de la Repblica, por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, 26 de la Ley 42 de 1993 y la Resolucin Orgnica 5588 de 8 de junio de 2004. En cuanto al mbito de aplicacin del Proceso Sancionatorio, en concepto 695 de 2 de marzo de 2001, la Oficina Jurdica precis: Sin embargo, es bueno anotar que antes de iniciar un proceso sancionatorio a uno de estos funcionarios se debern considerar entre otros los siguientes aspectos:
Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Seccin Primera, Santaf de Bogot, D.C., 6 de agosto de 1993. Consejero Ponente: Doctor Ernesto Rafael Ariza Muoz. Referencia Expediente 2551.
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- Que la informacin y/o documentos se hayan requerido inicialmente a quien se encuentra en el deber de suministrarlos, es decir al representante legal de la entidad o a quien ostente la calidad de ordenador del gasto y este haya sido renuente o no haya podido atender la peticin. - Que el servidor pblico a quien se requiere posteriormente, tenga dentro de sus funciones la expedicin y conservacin de la informacin y/o documentos. - Que se haya otorgado al funcionario un plazo prudencial para suministrar la informacin y/o documentos. - Si se ha obtenido respuesta parcial para el requerimiento efectuado por el o los funcionarios de la Contralora que adelantan la investigacin o la auditora.
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1.4 La legalidad de las sanciones aplicables
En aplicacin del principio constitucional de la legalidad de las sanciones, es decir, que stas slo proceden cuando han sido consagradas por una ley o un decreto con fuerza de ley, es importante indicar cuando se adelante un proceso administrativo sancionatorio fiscal, la normatividad que sirve de fundamento a sa actuacin. Para lo anterior es importante recordar, que los artculos 99, 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, establecieron como sanciones a imponer por las Contraloras, las siguientes:
1.4.1 La amonestacin o llamado de atencin

Cuando se considere como resultado de la vigilancia fiscal, que el sujeto de control obr "contrariando los principios establecidos en el artculo 9 de la presente ley, as como por obstaculizar las investigaciones y actuaciones que adelanten las contraloras".
1.4.2 La multa
A quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita les hagan las contraloras, adems cuando los sujetos de control: (...)no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurrirn reiteradamente en errores u omitan la presentacin de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisin de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contraloras o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuanta requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias sealadas por las contraloras; no cumplan con las obligaciones fiscales (artculo 101 Ley 42 de 1993).
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1.4.3 La remocin o la terminacin del contrato por justa causa del servidor pblico
Cuando ste incurra en "renuencia en la presentacin oportuna de las cuentas o informes, o su no presentacin por ms de tres (3) perodos consecutivos o seis (6) no consecutivos dentro de un mismo perodo fiscal,..", bajo la condicin que dicha renuencia o mora, hayan sido sancionadas previamente con multas. Es de resaltar adems, que de acuerdo a la Sentencia de la Corte Constitucional C- 484 de mayo 4 de 2000, las sanciones de remocin y suspensin previstas en los artculo 99 y 102 de la Ley 42 de 1993, slo proceden a solicitud de la Contralora y deben ser el resultado de un proceso disciplinario previo adelantado por la Procuradura General de la Nacin, por lo cual, la intervencin de los contralores, se limita a solicitar ante la autoridad competente la aplicacin de tales sanciones.
1.4.4 Multa por incumplimiento de obligaciones fiscales

El artculo 101 de la Ley 42 de 1993, seala la facultad de la Contralora para imponer multas por el incumplimiento de otros deberes fiscales, entendindose como tales, entre otros, los establecidos en la Ley 42 de 1993, artculo 4 de la Ley 106 de 1993 sobre cuota de fiscalizacin, artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994 modificados por la Ley 756 de 2002, artculo 44 del Decreto 111 de 1996, sobre no pago de servicios pblicos, artculo 2 de la Ley 598 de 2000, sobre el SICE, artculo 81 de la Ley 617 de 2000, artculo 89 de la Ley 715 de 2001, y las dems que determine la ley. De igual forma, se tendr en cuenta que el incumplimiento a las normas referentes a la contratacin estatal, hace parte de las causales que el legislador seal como "deberes fiscales", siendo procedente la imposicin de sanciones cuando del anlisis de las actuaciones, se encuentre que se han infringido las normas que regulan esa materia. En este sentido, la Seccin Primera, Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, en Sentencia de 20 de mayo de 1994, Expediente 00680 01, con ponencia del Doctor Rafael E. Ostau de Lafont Pianeta, se pronunci manifestando: No se puede desconocer que el concepto de gestin fiscal involucra la acepcin de "obligaciones fiscales", es decir, aquellas conductas que estn en el deber de observar los responsables del manejo, administracin o ejecucin de los recursos pblicos y que tienden a garantizar claridad y transparencia en su aplicacin, porque de ser desconocidos ponen en peligro los intereses del patrimonio pblico. En consecuencia, hacen parte de las obligaciones fiscales no slo aquellas que se encuentran contenidas en las normas que regulan lo relativo a la preparacin, aprobacin y ejecucin del presupuesto, sino adicionalmente, las disposiciones que tengan relacin
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con la utilizacin y aplicacin de los recursos pblicos. Esta posicin encuentra apoyo en lo dispuesto en el artculo 10 de la Ley 42 de 1993. Teniendo en cuenta que la responsabilidad que se deriva del incumplimiento de las disposiciones que rigen en materia de contratacin es de naturaleza fiscal, en la medida en que con ellas se pueden vulnerar las disposiciones que garantizan la transparencia que debe regir la ejecucin de los recursos pblicos, se concluye que es procedente que la Contralora Distrital de Bogot imponga sanciones por su inobservancia. Si el hecho a la luz de las disposiciones vigentes genera alguna otra clase de responsabilidad, bien esa disciplinaria o penal, ello no le impide a aquella adelantar el respectivo proceso sancionatorio fiscal e imponer la sancin correspondiente 3 (negrilla fuera de texto).
Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Seccin Primera. Expediente nm.: 25000 2324 000 2000 00680 01, de 20 de mayo de 2004. Consejero Ponente: Rafael E. Ostau de Lafont Pianeta
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1.5 Naturaleza jurdica de las multas y sanciones impuestas por la Contralora General de la Repblica, como medidas correccionales
Las actuaciones de los servidores pblicos conllevan una responsabilidad que puede ser de tipo poltico, penal, administrativo o disciplinario, civil y fiscal 4. La doctrina administrativa hace mencin indiscriminada a la responsabilidad disciplinaria y administrativa, las cuales surgen del desconocimiento del agente pblico de una obligacin administrativa que se le ha impuesto previamente. No obstante que est claramente definido que el proceso de responsabilidad fiscal tiene natura leza administrativa, resarcitoria y patrimonial 5, no sucede lo mismo frente a la naturaleza de las amonestaciones y multas impuestas por la Contralora, frente a las cuales la doctrina no ha desarrollado dicha categora, sin que ello impida que se pueda anticipar que no hacen parte del derecho administrativo sancionador propiamente dicho. Inclusive la Corte Constitucional en la Sentencia C-540 de octubre 23 de 1997, seal que la responsabilidad fiscal es independiente y autnoma de la penal y disciplinaria, sin hacer consi deraciones adicionales sobre la responsabilidad derivada del incumplimiento de las obligaciones que tienen las entidades y particulares frente a la Contralora General de la Repblica. Las referencias sobre la naturaleza de las amonestaciones y multas que impone la Contralora, estn en la Sentencia C-484 de 2000, en la cual se evalu la procedencia de la imposicin de sanciones no pecuniarias por parte de los contralores, al tenor del numeral 5 del artculo 268 de la Carta Poltica. Al respecto, la Corte concluy que los Contralores son competentes para imponer sanciones no pecuniarias como medio conminatorio fundamentado en el poder correccional del Estado"...por lo que la multa y la amonestacin se entienden como sanciones correccionales". De igual forma, se concluy que "la multa y la amonestacin que consagran las normas acusadas son medidas correccionales que pueden ser impuestas directamente por los contralores en ejercicio del control fiscal". Respecto de la sancin disciplinaria y las "medidas correccionales" se dijo que no tienen la misma naturaleza, por cuanto la primera "se impone como sancin a una
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Concepto del 29 de julio de 1996. Sala de Consulta y Servicio Civil. Consejo de Estado. Concepto 1947 de agosto 4 de 2003. Oficina Jurdica CGR.
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conducta en el servicio jurdicamente reprochable", mientras que las segundas "facilitan el ejercicio de la vigilancia fiscal". La Corte Constitucional utiliza indistintamente los trminos de "sanciones correccionales"; y "medidas correccionales" para destacar su independencia y diferencia dentro del derecho disciplinario, caractersticas que permiten concluir que las multas y las sanciones que impone la Contralora General de la Repblica tienen naturaleza de correccionales.
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1.6 Principios del derecho administrativo sancionatorio fiscal

En relacin con los principios aplicables al proceso administrativo sancionatorio fiscal, partimos de la premisa que el viejo esquema del Derecho Penal Administrativo, con orientacin del Derecho Punitivo Criminal, ha sido sustituida por la escuela del Derecho Administrativo Sancionador con claras caractersticas que le permiten proclamar su autonoma y principios propios. La Constitucin Poltica ha consagrado los siguientes principios aplicables a las actuaciones administrativas y, por ende, al proceso sancionatorio que adelanta la Contralora General de la Repblica:
1.6.1 El debido proceso

Principio rector en las actuaciones de la Administracin, conforme lo dispuso expresamente el artculo 29 de la Carta Poltica. De este principio, se desprenden una serie de garantas de imprescindible observancia: 1.6.1.1 El respeto de las formas propias de cada juicio Implica el estricto seguimiento, por parte de todos los sujetos procesales, de las garantas, etapas procesales, procedimientos y requisitos, sealados previamente por el legislador, para cada proceso en concreto. En nuestro caso, dado que el legislador no regul de manera especfica el proceso administrativo sancionatorio fiscal que desarrolla la Contralora General de la Repbli ca, se siguen los lineamientos previstos en la Resolucin Orgnica 5554 del 11 de marzo de 2004, bajo el entendido, que sta recoge plenamente las disposiciones previstas, en la Parte Primera del Cdigo Contencioso Administrativo. 1.6.1.2 El derecho de defensa Comprende diversos aspectos que conllevan en primer lugar, a que la Contralora General de la Repblica inicie proceso administrativo sancionatorio fiscal, y profiera las dems decisiones pertinentes, con slidos fundamentos probatorios, dndole a conocer al implicado desde el inicio del mismo, los cargos que se le atribuyen, y permitindole participar en el debate probatorio. Es importante anotar, que no obstante la libertad del operador jurdico para estimar la procedencia de las pruebas que aporte o solicite el encartado, su rechazo, nicamente procede en tanto stas no renan los requisitos de conducencia, pertinencia y utilidad6.
6 Sobre el tema, Conceptos de la Oficina Jurdica 1819 de 3 de julio de 2001, "Defensa Tcnica."; y Concepto 1118 de 6 de mayo de 2002, "Trmite Administrativo Sancionatorio, defensa material o tcnica del encartado". Contralora General de la Repblica
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1.6.1.3 La presuncin de inocencia ("in dubio pro-reo") Este postulado, obliga a que el operador jurdico que decide sancionar al implicado, deba eliminar cualquier duda en relacin con los presupuestos fcticos de la conducta del sujeto sancionado, y respecto de la aplicabilidad de los fundamentos de derecho que sustentan la sancin. De esta forma, la carga de la prueba la tiene el Estado, en nuestro caso, la Contralora General de la Repblica, por lo tanto, cualquier vaco probatorio que exista dentro del proceso, y que no haya podido subsanarse dentro del mismo, debe conducir a una interpretacin favorable al encartado. 1.6.1.4 El principio de cosa juzgada (non bis in dem) En virtud de este principio, la administracin est impedida para ejercer su facultad sancionadora sobre lo ya sancionado, y a desarrollar, a la vez, dos enjuiciamientos sobre una misma conducta. Con la prohibicin de la doble incriminacin, debe tenerse en cuenta que la vigilancia y control fiscal que realiza la Contralora General de la Repblica se circunscribe a perodos fiscales, razn por la cual, las sanciones y las causales se analizarn con este referente. As, si la Contralora ha iniciado o impuesto una sancin por no suministro de informacin, por hechos ocurridos durante el ao 2003, no podr imponer otra sancin por la misma causal, en el mismo perodo de tiempo. Es importante tambin tener en cuenta que el incumplimiento de la obligacin de suministrar informacin a la Contralora General de la Repblica, se origina por las siguientes causas: No rendir la cuenta No rendir los informes exigidos No rendir la cuenta en la forma y oportunidad establecidos por la Contralora No rendir los informes en la forma y oportunidad establecidos por la Contralora Incurrir reiteradamente en errores en la cuenta Incurrir reiteradamente en errores en los informes Determinar glosas de forma en la revisin de sus cuentas Sin embargo, por tratarse de conductas autnomas e independientes, durante un periodo fiscal bien puede haberse incurrido en varias de las causales sealadas, circunstancia que conlleva el adelantamiento de acciones independientes para la imposicin de una sancin, por cada una de las infracciones, sin ello signifique el desconocimiento del principio Non bis in dem.
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En el mismo sentido, si se incumplen las obligaciones, tanto de entregar el informe intermedio, como del informe final, es procedente la imposicin de dos sanciones.
1.6.2 Principios del Cdigo Contencioso Administrativo, que tambin guan la aplicacin del proceso administrativo sancionatorio fiscal
Los principios que sirven de fundamento para el ejercicio de la funcin administrativa, son los descritos en el artculo 209 de la Constitucin Poltica: igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. Algunos de ellos, ya haban sido recogidos por el legislador en el artculo 3 del Cdigo Contencioso Administrativo, como criterios orientadores en las actuaciones de la Administracin: 1.6.2.1 Eficacia En virtud del principio de eficacia, se tendr en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias. Las nulidades que resulten de vicios de procedimiento podrn sanearse en cualquier tiempo (de oficio o 7) a peticin del interesado. 1.6.2.2 Economa En virtud del principio de economa, se tendr en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan ms documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentacin personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa. 1.6.2.3 Celeridad En virtud del principio de celeridad, las autoridades tendrn el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirn los trmites innecesarios, utilizarn formularios para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y sin que ello releve a las autoridades de la obligacin de considerar todos los argumentos y pruebas de los interesados. El retardo injustificado es causal de sancin disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por queja del interesado, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al funcionario.
Aparte declarado inexequible, por la Corte Suprema de Justicia, en Sentencia de 17 de octubre de 1984.
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1.6.2.4 Imparcialidad En virtud del principio de imparcialidad, las autoridades debern actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningn gnero de discriminacin; por consiguiente, debern darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que acten ante ellos. 1.6.2.5 Publicidad En virtud del principio de publicidad las autoridades darn a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordenan este Cdigo y la Ley. En virtud del principio de contradiccin: Los interesados tendrn oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones por los medios legales. Para determinar, el contenido y alcance de los principios de igualdad y moralidad, que no han sido definidos por el legislador, se puede acudir a la definicin que de los mismos ha hecho la jurisprudencia: 1.6.2.6 Igualdad El alcance de este principio fue precisado por la Corte Constitucional, en el Fallo de Tutela T-330 de 12 de agosto de 1993, con ponencia del Magistrado Alejandro Martnez Caballero: El artculo 13 de la Constitucin consagra el principio de igualdad de todas las personas ante la ley. Este principio exige el mismo tratamiento para las personas que se encuentran cobijadas bajo una misma hiptesis y una diferente regulacin respecto de aquellas que presentan caractersticas diversas, por las condiciones en medio de las cuales actan, o por las circunstancias particulares que los afectan, pues unas u otras hacen imperativo que, con base en justificados criterios, el Estado procure el equilibrio, cuyo sentido en derecho no es otra cosa que la justicia concreta. Para que sea admisible el trato diferente y por lo mismo constitutivo de una diferenciacin constitucionalmente legtima, deben existir los siguientes requisitos: - En primer lugar, que las personas se encuentren efectivamente en diferente situacin de hecho. - En segundo lugar, que el trato diferente que se les otorga tenga una finalidad. - En tercer lugar, que dicha finalidad sea razonable, vale decir, admisible desde la perspectiva de los valores y principios constitucionales.
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- En cuarto lugar, que el supuesto de hecho, esto es, la diferencia de situacin, la finalidad que se persigue y el trato desigual que se otorga, sean coherentes entre s o, lo que es lo mismo, guarden racionalidad interna. -Y en quinto lugar, que esa racionalidad sea proporcionada, de suerte que la consecuencia jurdica que constituye el trato diferente no guarde una absoluta desproporcin con las circunstancias de hecho y la finalidad que la justifican. 1.6.2.7 Moralidad Sobre la aplicacin del Principio de Moralidad, dentro del mbito concreto de la gestin fiscal, precis el Consejo de Estado, Seccin Primera, en Sentencia 7211, proferida el 18 de abril de 2002, con ponencia del Consejero Manuel S. Urueta Ayola, lo siguiente: La gestin fiscal que cumplen los funcionarios del erario, comprendida en la rbita de la funcin administrativa, debe desarrollarse con fundamento en el principio de la moralidad que, en su acepcin constitucional, no se circunscribe al fuero interno de los servidores pblicos sino que abarca toda la gama del comportamiento que la sociedad en un momento dado espera de quienes manejan los recursos de la comunidad y que no puede ser otro que el de absoluta pulcritud y honestidad. La sociedad, a travs de los rganos de control fiscal, tiene derecho legtimo a comprobar, en cualquier momento, la conducta de sus agentes. Tambin stos tienen en su favor el derecho, de que la sociedad examine su patrimonio y sus actuaciones y, para el efecto tienen el deber y la carga de facilitar, promover y exigir el ms abierto examen de su conducta y de las operaciones realizadas. La rendicin de cuentas es una de las principales oportunidades -no la nica ni la ltima- de que dispone el funcionario y la sociedad para verificar el cumplimiento de los deberes y responsabilidades asignados. Si al organismo de control fiscal se le oculta total o parcialmente la verdad sobre la regularidad y la forma de las operaciones relativas a una cuenta no es posible atribuir al fenecimiento decretado en esas condiciones firmeza alguna. No sera moral que el funcionario de marras alegara como derecho suyo el de oponerse a un nuevo examen. Tampoco la funcin de control fiscal -a travs de la cual la sociedad entera indaga- desempeara su funcin pblica de acuerdo con el principio de la moralidad si ante este alegato -en verdad poco convincente- se inhibiera de ejercer su cometido fiscalizador. En conclusin, podemos sintetizar los principios y reglas aplicables al proceso administrativo sancionatorio fiscal, como sigue:
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Principios y reglas Legalidad Debido proceso Contradiccin Non bis in dem Doble Instancia No reformatio in pejus Buena fe Eficacia Moralidad Celeridad Imparcialidad Publicidad Economa Igualdad
Artculos 29 de la C.P. 29 de la C.P. 29 de la C.P. 29 de la C.P. 29 de la C.P. 31 de la C.P. 83 de la C.P. 209 de la C.P. 209 de la C.P. 209 de la C.P. 209 de la C.P. 209 de la C.P. 209 de la C.P. 209 de la C.P.
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Captulo 2 Elementos estructurales
2.1 Elementos estructurales de la conducta reprochable
En relacin con el tema de los elementos estructurales de las faltas, de origen y desarrollo en las ciencias penales, la orientacin doctrinal internacional propugna por que dichos temas sean asumidos por el Derecho Administrativo Sancionador desde una ptica diferente a la que gobierna la ciencia penal, bajo el entendido que son conceptos vlidos para la totalidad del ordenamiento jurdico8. "El derecho administrativo sancionador no debe ser construdo con los materiales y las tcnicas del derecho penal, sino desde el propio derecho administrativo, del que obviamente forma parte y desde la matriz constitucional y del Derecho pblico estatal"9 Con este referente conceptual desarrollaremos la legalidad y culpabilidad como elementos estructurales de la conducta reprochable:
2.1.1 Legalidad
Principio constitucional que garantiza que el destinatario de la sancin, conozca previamente cua les son las conductas reprochables y las consecuencia de sus conductas antijurdicas en el mbito administrativo. Sobre el tema, la Sala Plena de la Corte Constitucional, en Sentencia de 4 de abril de 2002, con ponencia de la Dra. Clara Ins Vargas Hernndez, manifest: Si bien sobre el principio de legalidad de la sancin esta Corporacin ha sostenido que como parte integrante del debido proceso exige la determinacin clara, precisa y concreta de la pena o castigo que se ha de imponer a quienes incurran en comportamientos, actos o hechos proscritos en la Constitucin y la ley, tambin ha dicho que no es fcil establecer de
Del Espaol Gonzalo Quintero Olivares, Citado por Jaime Ossa Arbelez, Derecho Administrativo Sancionador, Editorial Legis, Primera Edicin, 2000, Pg. xxxix op. cit., pg. 177. Del Espaol Alejandro Nieto Garca. Citado por Jaime Ossa Arbelez. Derecho Administrativo Sancionador. Editorial Legis. Pgina 177. Primera Edicin 2000.
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manera precisa cundo una norma deja de contener entre sus prescripciones los ingredientes normativos requeridos para producir la certeza en lo relativo a la definicin de la conducta, siendo eso s claro que '"se proscriben las definiciones de una generalidad, vaguedad e indeterminacin que no ofrecen la necesaria certeza requerida para hacer exigible las consecuencias sancionatorias que se derivan de la conducta descrita y que le otorgan un amplio poder discrecional a la autoridad encargada de aplicar la respectiva norma". Como quiera que el principio de legalidad rige el derecho administrativo sancionatorio, el proceso que adelanta en tal sentido la Contralora General de la Repblica, requiere que el operador jurdico identifique plenamente la norma que da origen a la imposicin de las sanciones, de manera que desde su inicio, esto es, desde que se profiere el auto de iniciacin del proceso, hasta que se adopta la decisin final y se produce la firmeza de la misma, se guarde una rigurosa identidad entre los fundamentos de hecho que generan la sancin, y el sustento normativo en el cual se fundamenta. De esta forma, los fundamentos fcticos y jurdicos con los cuales se inicia la actuacin, deben ser los mismos en torno a los cuales se surta el debate probatorio, se adopte la decisin final del proceso, y de los recursos que procedan en cada caso. Es importante resaltar, que el funcionario que adelanta la investigacin debe remitirse a las conductas establecidas en los artculos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, en concordancia con la Resolucin Orgnica 5554 de 2004, asegurndose de que proceda la exigibilidad de la conducta al implicado; pues es de recordar, que no todos los sujetos de control fiscal, tienen las mismas obligaciones frente a la Contralora General de la Repblica, ya que eso depende de su naturaleza jurdica y del carcter de los recursos que manejan. A modo de ejemplo, debe tenerse en cuenta que los sujetos de control fiscal de la Contralora General de la Repblica estn obligados a rendir cuenta, mientras que las alcaldas y gobernaciones, slo estn obligados a rendir informes, por esta razn, no es jurdicamente ajustado a las resoluciones que reglamentan la forma de rendir cuentas e informes, indicar en un auto de iniciacin o en una resolucin que impone la sancin, que un alcalde incumpli con su obligacin de rendir "la cuenta". Debe igualmente tenerse en cuenta, que en aplicacin al principio de legalidad, las sanciones indicadas en la Ley 42 de 1993, tienen un referente especfico frente al salario devengado por el funcionario pblico o particular que maneje fondos o bienes del Estado. El pargrafo del artculo 101 de la Ley 42 de 1993 autorizaba que las contraloras reglamentaran la cuanta de la multa cuando el responsable fiscal no devengare sueldo, dicha norma fue decla rada inexequible mediante la sentencia de la Honorable Corte Constitucional, C-484 de 2000, quin manifest que esta materia debe ser reglada por la Ley. Por lo tanto, en el evento que la Contralora no conozca el salario mensual del implicado, la dependencia competente deber agotar todos los mecanismos legales para obtener esa informa -
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cin teniendo presente que de acuerdo con el artculo 20 del Cdigo Contencioso Administrati vo, modificado por el artculo 20 de la Ley 57 de 1985, el carcter reservado de un documento no ser oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. De no haberse demostrado en el expediente el salario devengado por el inculpado, no ser procedente la imposicin de la sancin de multa por inexistencia de la base sobre la cual se debe tasar.
2.1.2 Culpabilidad
En el derecho administrativo sancionatorio, no basta la comisin de la conducta reprochable para endilgar responsabilidad, se requiere que previamente se realice una valoracin de la actuacin del agente, con miras a determinar su grado de participacin efectuando un examen sobre las circunstancias que pudieron haber incidido en la realizacin de tal comportamiento. Dentro de este contexto, existe un elemento en el derecho administrativo sancionatorio, que se deriva de la aplicacin del debido proceso, y es el de la culpabilidad. Tanto la doctrina como la jurisprudencia, a partir de los principios dispuestos en la Constitucin de 1991, han sealado unas directrices especficas que se deben atender, en materia de derecho administrativo sancionatorio. En este sentido, el Consejo de Estado ha manifestado que la culpabilidad debe estar demostrada, como elemento esencial e indispensable para la imposicin de sanciones administrativas10: Para la Sala la responsabilidad objetiva, est proscrita en materia sancionatoria desde la vigencia de la Constitucin de 1991, en donde se hizo extensivo el debido proceso a las actuaciones administrativas. Una sancin no puede imponerse sin observar todas las garantas del debido proceso, entre otras a que se le presuma inocente mientras no se le compruebe su culpabilidad. Igual posicin es asumida por la Corte Constitucional en sentencia de tutela 145 de 1993, Magistrado Ponente Eduardo Cifuentes Muoz: La potestad sancionatoria de la administracin debe ceirse a los principios generales que rigen las actuaciones administrativas, mxime si la decisin afecta negativamente al administrado privndolo de un bien o de un derecho: revocacin de un acto favorable, imposicin de una multa, prdida de un derecho o de una legtima expectativa, modificacin de una situacin jurdica de carcter particular y concreto, etc. En tales casos, la prdida de la situacin jurdico-administrativa de ventaja debe ser consecuencia de una
10 Consejo de Estado, seccin cuarta Expediente 12094 de 18 de abril de 2004.
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conducta ilegal y culposa cuya sancin sea impuesta al trmino de un procedimiento en el que est garantizada la participacin del sujeto y el ejercicio efectivo de su derecho de defensa. En virtud de este principio, la Contralora no puede en ningn caso proferir un acto administra tivo sancionatorio, sin dejar evidencia dentro del mismo, de la existencia del elemento subjetivo de quien realiz la conducta, esto es, de la culpabilidad del implicado, el cual, se materializa en el dolo, la imprudencia, la negligencia, el descuido, la impericia y la violacin de las normas legales o reglamentarias. La doctrina y la jurisprudencia han desarrollado la nocin de culpabilidad, a partir de la defini cin del artculo 63 del Cdigo Civil, determinando como criterio para apreciar dicho elemento, el modo de obrar de un hombre prudente y diligente, con una capacidad de previsin conforme los conocimientos que "son exigidos en el estado actual de la civilizacin, para desempear determinados oficios o profesiones"11. En aras de mantener un criterio garantista en el proceso sancionatorio, resulta relevante que desde el momento de proferir el auto de iniciacin, se establezca la presunta culpabilidad con que ha obrado el implicado, de modo que dicho aspecto pueda ser objeto de debate a lo largo del procedimiento, y permita que la decisin cuente con suficientes elementos para determinar la culpabilidad del sancionado y la ausencia de circunstancias eximentes de responsabilidad, como la fuerza mayor o el caso fortuito. El legislador al establecer la facultad de la Contralora General de la Repblica para la imposicin de la sanciones correctivas previstas en los artculos 99, 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, no distingui un grado especfico de culpabilidad a partir del cual la conducta fuere reprochable, por sta razn, bastar que la calificacin provisional en el auto de iniciacin y la calificacin definitiva en la resolucin que impone la sancin indique si la conducta se realiz a ttulo de culpa grave o dolo, dependiendo del anlisis de la actuacin consiente del implicado frente a la conducta reprochable, y los factores externos que pudieron haber incidido en la misma. No obstante lo anterior, por tratarse de una calificacin provisional de culpabilidad, ello no es bice para que el debate probatorio permita al funcionario variar dicha calificacin al imponer la sancin respectiva, siempre y cuando est suficientemente justificada y soportada. En la Resolucin 5554 de 2004, se indic en el numeral 6 del artculo 6, que uno de los requisitos del auto de iniciacin es el "anlisis de la conducta que genera la posible sancin, determinando si se actu a ttulo de dolo o culpa", con lo cual se hace claridad que la evaluacin de la culpabilidad con la que obra el implicado, es un aspecto fundamental que debe determinarse desde el inicio del proceso.
11 Sentencia de la Corte Suprema de Justicia de junio 2 de 1958.
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Esta clasificacin, tal como se expuso, por ser precaria y surgir de la evaluacin primaria de los hechos, no puede constituir una calificacin definitiva de la culpa con la que obr el agente, por tanto debe entenderse como actuacin garantista destinada a que el implicado, desde el inicio de la actuacin, conozca los hechos que se le imputan. Este examen de la culpabilidad, obliga adems a examinar si se constituye alguna causal de justificacin que la excluya, para ello, es necesario revisar los argumentos que presenta el implicado en el escrito de descargos o en los recursos y establecer si se est argumentando alguna situacin o circunstancia que haya causado la omisin que se le atribuye al implicado. Ello significa que se debe revisar si existen causales de fuerza mayor o caso fortuito, es decir circunstancias imprevisibles, que no son de normal ocurrencia, hechos extraos, no esperados ni frecuentes, y adems irresistibles, frente a las cuales nada se puede hacer para evitar su ocurrencia o variar sus consecuencias. Es de anotar que tales circunstancias deben estar plenamente acreditadas dentro del proceso, y es al implicado a quien corresponde demostrarlas, para que puedan prosperar como eximentes de responsabilidad.
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2.2 Otros elementos esenciales del acto que impone la sancin
Merece especial atencin que el operador jurdico analice los siguientes elementos sustanciales del acto que impone la sancin:
2.2.1 La motivacin
Constituye la garanta de una decisin ajustada a derecho, adoptada conforme los supuestos de hecho y la valoracin de las pruebas que obren dentro del expediente, siguiendo los principios constitucionales y la normatividad aplicable al caso concreto, excluyendo criterios subjetivos o arbitrarios por parte del operador jurdico. En este aspecto, la Corte Constitucional en el Fallo de Tutela 970 de 2 de diciembre de 1999, con ponencia del Dr. Alfredo Beltrn Sierra, expres que la ausencia de motivacin, evidencia una verdadera va de hecho: Comparte esta Corte lo expresado por el Tribunal Superior de Santa Rosa de Viterbo, en el sentido de que se evidencia una verdadera va de hecho que afecta el derecho fundamental al debido proceso, al haberse proferido una providencia "hurfana" de argumentaciones, que no analiza en forma clara y concreta los razonamientos de orden fctico, probatorio y jurdico debatidos durante todo el curso del proceso, aducidos tanto por la parte demandante como por la parte demandada. En el Proceso Administrativo Sancionatorio resulta indispensable que el Ente de Control Fiscal, en la providencia final, se pronuncie sobre la valoracin de las pruebas y manifieste los razona mientos legales en los cuales fundamenta sus conclusiones. As mismo, se requiere que se expongan consideraciones frente a todos los argumentos que en las diversas etapas, esgrime el inculpado en su defensa, de manera que en las respectivas actuaciones administrativas, se pueda establecer claramente las razones de hecho y de derecho en virtud de las cuales, se aceptan o desestiman los argumentos presentados por el encartado. La motivacin del acto administrativo constituye una obligacin ineludible, sobre todo tratndose de actos sancionatorios correccionales, en los cuales el legislador seala un rango dentro del cual se puede imponer la sancin y corresponde al operador jurdico establecer su cuantum.
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Tambin es un elemento integrante del principio de contradiccin y una manifestacin del derecho de defensa, por cuanto le permite al implicado conocer los motivos por los cuales se est tomando la decisin para que pueda cuestionarlos en sede administrativa. Si el acto omite la motivacin, hara nugatoria la posibilidad de defensa e impugnacin e impedira una apropiada censura en sede jurisdiccional. Para una adecuada motivacin del acto, se indicar como mnimo los siguientes aspectos: a. Identificacin plena y cargo del funcionario en contra del cual se impone la sancin correccional. b. Descripcin clara de los motivos y hechos que generan la sancin c. Evaluacin de las pruebas en que se fundamenta la decisin. d. Anlisis de cada uno de los hechos y pruebas impetradas por el implicado, en ejercicio de su derecho de defensa. e. Anlisis de todos y cada uno de los argumentos expuestos por el implicado en su defensa, tanto en el escrito de descargos como en los recursos de la va gubernativa f. Fundamentos que soporten la decisin, indicando normas constitucionales legales, resoluciones, circulares en que se fundamente la providencia. En el anlisis de las normas infringidas, debe tenerse especial precaucin en la identificacin de la causal que se cita como violada, por cuanto la inadecuada cita de la norma transgredida, es causal de nulidad por falsa motivacin en los trminos del artculo 84 del Cdigo Contencioso Administrativo. g. Anlisis de culpabilidad, determinando si la conducta del agente se endilga a ttulo de dolo o culpa grave.
2.2.2 Evaluacin probatoria

El trmite de las pruebas se debe desarrollar de conformidad con lo previsto en los artculos 34, 56, 57, 58 y 59 del Cdigo Contencioso Administrativo, de manera que el implicado conozca con claridad el derecho que le asiste a allegar o solicitar pruebas, las fechas dentro de las cuales se van a recaudar y el soporte jurdico de la negativa a practicarlas. As mismo, la programacin de las respectivas diligencias probatorias deber ser comunicada al implicado, a efectos de que pueda comparecer a las mismas, y hacer valer su derecho de defensa. Es de recordar, que la decisin que resuelve negar las pruebas solicitadas, debe notificarse personalmente, a efectos de que dicha decisin pueda ser impugnada en va gubernativa, de conformidad con lo previsto en los artculos 44, 45, y en el numeral 2 del artculo 50 del Cdigo Contencioso Administrativo.
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Sobre este tema, en la sentencia SU-132, de 26 de febrero de 2002, la Corte Constitucional con ponencia del Magistrado Alvaro Tafur Galvis, sostuvo: La negativa a la prctica o valoracin de un medio probatorio por un juez dentro del proceso que dirige, puede estar sustentada en la ineficacia de ese medio para cumplir con la finalidad de demostrar los hechos en que se soporta una determinada pretensin, toda vez que constituye un derecho para todas las personas presentar pruebas y controvertir las que se presenten en su contra. La Corte manifest que ...la negativa a la prctica de pruebas slo puede obedecer a la circunstancia de que ellas no conduzcan a establecer la verdad sobre los hechos materia del proceso o que estn legalmente prohibidas o sean ineficaces o versen sobre hechos notoriamente impertinentes o se las considere manifiestamente superfluas (artculos 178 CPC y 250 CPP); pero a juicio de esta Corte, la impertinencia, inutilidad y extralimitacin en la peticin de la prueba debe ser objetivamente analizada por el investigador y ser evidente, pues debe tenerse presente que el rechazo de una prueba que legalmente sea conducente constituye una violacin del derecho de defensa y del debido proceso. Con el fin de garantizar el derecho de defensa y el debido proceso, es criterio jurdico aceptable, que nicamente deben ser rechazadas las pruebas en el proceso administrativo sancionatorio, cuando existan amplias y demostradas razones para concluir que las mismas son impertinentes, inconducentes o intiles en la obtencin de una claridad necesaria para la toma de las decisiones a que haya lugar. Contra el auto que niega pruebas procede el recurso de apelacin.
2.2.3 Graduacin de la sancin correccional

En un Estado de Derecho, la actividad de la administracin debe desenvolverse en el marco de la fijacin clara de las reglas que gobiernan el actuar de las autoridades pblicas conforme a las pautas definidas por el constituyente. Es lo que se denomina "Administracin Reglada", en desarrollo de la cual las conductas reprochables deben estar previamente definidas por el legislador y debe encontrarse predeterminada la sancin a imponer. Ante la presencia de hechos constitutivos de falta, la administracin debe tener delimitado su actuar, el cual estar dirigido a la toma de una decisin previamente presupuestada por el legisla dor. El funcionario no contar con el poder de escoger entre una u otra decisin, puesto que la misma, estar sealada de antemano por las reglas jurdicas. Sin embargo, en algunas ramas del derecho, el legislador ha optado por permitir cierta discrecionalidad al juzgador, para que aplique las normas de acuerdo a las circunstancias especficas de cada hecho. Dicha facultad se traduce en las frmulas elsticas que establece la ley a travs de rangos entre los cuales la administracin puede graduar las sanciones, de acuerdo a las caractersticas especiales de cada conducta.
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Esta discrecionalidad concedida en la Ley 42 de 1993, a travs de su artculo 101, dispone la potestad de los contralores de imponer sanciones "hasta por el valor de cinco (5) salarios mnimos devengados", la cual debe ser adoptada con un criterio de razonabilidad, ajustado a los antecedentes demostrados a travs de la motivacin del acto y dirigido a "constreir e impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que permiten un adecuado, transparente y eficiente control fiscal" 12. Bajo los parmetros descritos, es criterio razonable para la Contralora General de la Repblica la imposicin de sanciones que pueden variar entre quince (15) y treinta (30) das de salario, de acuerdo a la gravedad de los hechos y al grado de afectacin de la funcin de vigilancia y control de la entidad. Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en el artculo 101 de la ley 42 de 1993. No obstante, atendiendo a las circunstancias particulares de cada caso, se debe tener en cuenta, que el legislador autoriza la imposicin de la sancin hasta por ciento cincuenta (150) das de salario. Los funcionarios de la administracin con facultad para imponer sanciones, deben hacer la gra duacin de la misma en cada caso concreto, una vez haya realizado un anlisis de las circunstancias de tiempo, modo y lugar, propias del mismo. La facultad de imponer sanciones de carcter pecuniario, no se puede utilizar en forma arbitraria, por tanto, el funcionario competente para ello, fundamentar su decisin con argumentos que atiendan no slo los criterios de justicia y equidad, sino tambin los de proporcionalidad y razonabilidad de la sancin. El principio de proporcionalidad, es una limitante al poder punitivo del Estado, en virtud del cual, la graduacin de la sancin, se har de acuerdo con la gravedad de la conducta desplegada por el posible sancionado y de acuerdo al grado de culpabilidad. El principio de razonabilidad impide la imposicin de sanciones arbitrarias. El funcionario competente, tendr en cuenta que el fin intrnseco de la sancin es facilitar el ejercicio del control fiscal, por lo cual, se conmina al administrado para que colabore con la Contralora General de la Repblica, suministrando de manera oportuna y en la forma indicada la informacin que pose e. Por lo anterior, se tendr en cuenta que la sancin que impone por la Contralora es diferente a la multa sancin y lo que busca es constreir e impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que tienen los sujetos del control fiscal. As mismo, el principio de razonabilidad se deriva de la interpretacin que se ha hecho del principio de igualdad y especialmente de la regla que establece que los casos iguales deben ser tratados por el operador jurdico del mismo modo, y los desiguales de manera diferente. En todo caso, las distinciones o diferencias que se hagan deben ser razonables.
12 Sentencia C-484 de 4 de mayo de 2000. Corte Constitucional. Magistrado Ponente Alejandro Martnez Caballero.
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Verbi gracia, si se analiza que un Alcalde no ha presentado el Informe Presupuestal Territorial que deba rendir conforme a la Resolucin Orgnica vigente al momento de los hechos, de acuerdo con el principio de razonabilidad, la multa impuesta debe ser similar a la atribuida a otros alcaldes sancionados por hechos semejantes. Tambin significa este principio que la sancin impuesta a un alcalde por no haber presentado el informe presupuestal territorial, ser diferente a la de otro alcalde que present de manera parcial el mismo informe. Para aplicar el principio de proporcionalidad, que prohbe los excesos, se considerar, bajo el mismo ejemplo, la gravedad de la infraccin administrativa y la conducta asumida del posible sancio nado, analizando todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar, para que la sancin sea la estrictamente necesaria. En nuestro proceso, tambin se utilizan como criterios de graduacin de la sancin o multa, la reiteracin de la infraccin administrativa, la falta de cuidado, simple negligencia, gravedad de la falta, relevancia del hecho, entre otras. De cualquier forma, es indispensable que la graduacin de la sancin, sea una aplicacin de la previsin contenida en el artculo 36 del Cdigo Contencioso Administrativo, disposicin en la cual se establece, que si bien existen decisiones administrativas que son discrecionales, su con tenido debe ser acorde al fin que persigue la norma en la cual se sustenta, y proporcional al hecho que la origina. En la Sentencia C-031, de 2 de febrero de 1995, la Corte Constitucional, con ponencia del doctor Hernando Herrera Vergara, precis: (...) Dentro de la facultad discrecional el poder o la competencia no tiene prefijada su decisin de manera rgida, sino que en atencin a la complejidad y variacin de los factores de los asuntos sometidos a su jurisdiccin, debe aplicar el precepto ms adecuado y justo a la decisin concreta, atenindose a los objetivos fijados por la Constitucin y la ley, ajenos a su libre capricho.
2.2.4 Necesidad de la prueba

De conformidad con el artculo 35 del Cdigo Contencioso Administrativo, toda decisin administrativa debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso. Los medios de prueba necesarios para adoptar decisiones en los trmites administrativos sancionatorios son los permitidos por el artculo 57 del mismo Cdigo y por el artculo 175 del Cdigo de Procedimiento Civil. Sirven como medios de prueba: 1. Las declaraciones de parte
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2. El testimonio de terceros 3. La inspeccin Judicial 4. Los documentos 5. Cualesquiera otros medios que sean tiles para la formacin del convencimiento del funcionario fallador, segn el prudente juicio del mismo13.
2.2.5 Principios de publicidad y contradiccin de la prueba

El principio de la publicidad, significa que debe permitrsele al inculpado conocer las actuacio nes, y conocer la decisin, analizarla, objetarla o discutirla para patentizar ante el funcionario que adelanta el procedimiento, el valor que tiene; pero significa tambin que las conclusiones del funcionario fallador sobre la prueba, deban ser conocidas por el inculpado, para que las impugne si lo considera necesario. Consecuencia obvia del principio de publicidad, es el principio de la contradiccin, segn el cual, el implicado, luego de decretada una prueba, puede intervenir en su prctica y fiscalizar su ejecucin; dicha facultad tiene que cumplirse en todo el perodo que dura la incorporacin de ella al proceso administrativo sancionatorio. As las cosas, formulada la peticin de la prctica de una prueba y decretada sta, el auto respectivo se notificar al encartado, quien podr intervenir antes y durante la prctica, por ejemplo, para contrainterrogar a los declarantes. Estos dos requisitos forman parte de la garanta constitucional del debido proceso. No se puede sancionar a una persona con base a pruebas que desconoce, o respecto a las cuales, no ha podido ejercer el derecho de contradiccin.
2.2.6 Carga de la prueba

De acuerdo a lo previsto en el artculo 177 del CPC, "Incumbe a las partes probar el supuesto de hecho de las normas que consagran el efecto jurdico que ellas persiguen". A la Contralora General de la Repblica, le corresponde probar la omisin o extemporaneidad en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Contralora. Por su parte, el encartado deber probar los motivos que expone como justificacin o excluyentes de responsabilidad.
13 Sobre el tema, Concepto de la Oficina Jurdica 1604 de 17 de mayo de 2001, "Proceso Administrativo Sancionatorio, Medios de Pruebas". Contralora General de la Repblica.
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Las pruebas se ceirn al asunto materia del proceso administrativo y el funcionario comisionado para adelantarlo rechazar in limine las legalmente prohibidas o ineficaces, las que versen sobre hechos notoriamente impertinentes y las manifiestamente superfluas (artculo 178 CPC).
2.2.7 Diferencia entre pruebas legalmente prohibidas, ineficaces, impertinentes y suprfluas

Las pruebas legalmente prohibidas son las tendientes a demostrar hechos que la ley prohbe investigar, como aqullas en defensa de la moral. Pruebas ineficaces son las practicadas por un medio por el cual es jurdica o legalmente imposible probar el hecho a que se refiere, porque se exige un medio determinado de prueba, por ejemplo, el documento y no el testimonio. Pruebas impertinentes son aqullas que tratan de probar un hecho que carece de relacin con lo discutido dentro del proceso administrativo. Pruebas superfluas son las que se tornan innecesarias en virtud de haberse practicado ya dentro del Proceso administrativo sancionatorio. Pruebas inconducentes. La inconducencia de una prueba, puede no evidenciarse al momento de decretarse, pero s cuando se est estimando en s misma y en su relacin con lo controvertido en el respectivo proceso administrativo. De ah que se deduce que la simple duda al respecto no ha de impedir que sea decretada, y que su prctica no puede negarse sino cuando esa inconducencia es desde luego manifiesta.
2.2.8 Pruebas de oficio

Las pruebas pueden ser decretadas a peticin de parte o de oficio cuando el funcionario que adelanta el proceso administrativo las considera tiles para la verificacin de los hechos relacionados con los alegatos de defensa del encartado. Sin embargo, para decretar de oficio la declaracin de testigos, ser necesario que stos aparezcan mencionados en otras pruebas o en cualquier acto procesal de las partes. Las providencias que decretan pruebas de oficio no admiten recurso alguno, por lo tanto, no son objeto de notificacin personal sino por estado, conforme a lo previsto en el artculo 321 del Cdigo de Procedimiento Civil. La ley no prohbe que el juez pueda sealar ms de un trmino probatorio adicional antes de fallar para la prctica de las pruebas que decrete de oficio (artculo 180 del Cdigo de Procedimiento Civil). Esto quiere decir, que el funcionario que adelanta el proceso administrativo no slo est
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autorizado, sino que tiene el deber de decretar oficiosamente todas las pruebas que estime necesarias para esclarecer la verdad de los hechos que se debaten en el proceso, en cuanto ellas sean pertinentes y eficaces, y no tengan el carcter de superfluas o de prohibidas por la ley. Sin embargo, es necesario tener presente que el artculo 9 de la Resolucin Orgnica 5554 de 11 de marzo de 2004, y artculos 34, 49 y 58 del Cdigo Contencioso Administrativo, sealan que las pruebas se practicarn en un perodo no inferior a diez (10) das, y mximo de treinta (30) das. El plazo que se adiciona, no podr exceder el doble del plazo inicialmente sealado. La prueba de oficio puede perseguir la mejora de un medio de prueba deficientemente practica do, por ejemplo, puede acontecer que el funcionario que adelanta el proceso, no capte inmediatamente las vaguedades e incoherencias de la versin del declarante, o del contenido de un documento; la ley expresamente faculta al fallador para que pueda en cualquier momento ampliar el interrogatorio o exigir las aclaraciones o explicaciones del contenido de un documento, y no limitarse a rechazar la prueba sin hacer el ejercicio de buscar las explicaciones o aclaraciones necesarias. Si no lo hace el funcionario de primer grado, dicha actuacin le corresponde al de segunda instancia.
2.2.9 Validez de las pruebas cuando se revocan o anulan parte de sus actuaciones
Si a pesar de la revocatoria o nulidad, la prueba estuvo decretada y practicada con sus formalidades propias, es decir, que el vicio de refiere a otros actos del proceso, y se cumpli adems el requisito de contradiccin, debe reconocerse valor a las pruebas practicadas, por cuanto renen los requisitos intrnsecos y extrnsecos de las mismas y por tanto se podrn hacer valer nuevamente, de continuarse las actuaciones tendientes a la imposicin de la sancin.
2.2.10 Apreciacin de las pruebas

Las pruebas debern apreciarse en conjunto de acuerdo con las reglas de la sana crtica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos. El funcionario fallador analizar cada una de las pruebas y expondr razonablemente el mrito que le asigne a ellas, de no ser as, su anlisis resulta no solamente ilegal sino riesgoso, porque oculta los fundamentos o razones que le sirvieron para establecer como vlida una conclusin. Sobre este aspecto, en el Fallo de Tutela T-970 de 2 de diciembre de 1999, la Corte Constitucional con ponencia del Magistrado Alfredo Beltrn Sierra, manifest que: Entonces, a juicio de la Corte, en la providencia cuestionada se omiti realizar un anlisis crtico de cada uno de los elementos probatorios que obran en el proceso, que le
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permitan al juez llegar objetivamente a una decisin, teniendo en cuenta las razones de justicia y equidad que deben orientar su criterio.
2.2.11 La acumulacin de procesos

Bajo los principios de celeridad y economa procesal, la acumulacin de los Procesos Administrativos Sancionatorios Fiscales es procedente, siempre y cuando se conserve la identidad de cada infraccin, y se determine en la parte resolutiva el monto de cada sancin, que se ha asignado para cada una de las infracciones cometidas. Sin embargo, lo que no resulta procedente, es acumular en un mismo proceso administrativo sancionatorio fiscal a varios implicados, de entidades diferentes y por hechos ajenos entre si, cuando cometen la misma infraccin, por ejemplo, abrir un slo Proceso a varios Alcaldes que no presentaron el informe sobre el sistema general de participaciones y rgimen subsidiado (Fosyga).
2.2.12 La delegacin del cumplimiento de los deberes fiscales

Es frecuente que ante la iniciacin de un proceso administrativo sancionatorio fiscal, el implicado argumente la delegacin que ha hecho de las funciones que le corresponden, en otros funcionarios subalternos de su Entidad. En este punto, ha sostenido reiteradamente la Oficina Jurdica, conforme los lineamientos sealados por la jurisprudencia nacional en materia de delegacin, que dicha figura, de ningn modo exime de responsabilidad al funcionario que tiene a su cargo la obligacin que se est haciendo exigible. En este sentido, encontramos el siguiente pronunciamiento del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Seccin Primera, Subseccin "A", en sentencia del 12 de junio de 2003, radica da bajo el No. 00-0582: (...) Pues se demostr plenamente que ... no cumpli con la obligacin de remitir oportunamente la informacin necesaria para que la autoridad competente efectuara el control fiscal a las cuentas...,hecho que no puede justificarse en la posible culpa de subalternos pues la culpa de ellos es la culpa del jefe por no vigilar y controlar el trabajo y los deberes de los ayudantes y colaboradores. Un servidor pblico es responsable por los hechos de sus dependientes (...) (subrayado fuera de texto). Igualmente, la Corte Constitucional, en sentencia C-372 del 15 de mayo de 2002, ha sostenido: 10. (...) la delegacin no constituye, de ninguna manera, el medio a travs del cual el titular de la funcin se desprende por completo de la materia delegada. Por el contrario,
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la delegacin crea un vnculo permanente y activo entre delegante y delegatario, el cual se debe reflejar en medidas como las instrucciones que se impartan al delegatario durante la permanencia de la delegacin; las polticas y orientaciones generales que se establezcan, en aplicacin del principio de unidad de la administracin, para que los delegatarios conozcan claramente y consideren en sus decisiones los planes, metas y programas institucionales; la revisin y el seguimiento a las decisiones que tome el delegatario y la oportunidad para que el delegante revoque el acto de delegacin y despoje oportunamente de la calidad de delegatarios a quienes no respondan a las expectativas en ellos fincadas. Para ello, el delegante conservar y ejercer las facultades que se le otorgan en razn de ser el titular del empleo al cual pertenecen las funciones que se cumplen por los delegatarios. (...) Por ello, es necesario efectuar un anlisis sistemtico de la Constitucin con el fin de establecer los lmites fijados por el constituyente en materia de responsabilidad del delegante, pues la expresin del artculo 211 sobre la materia no agota los diferentes escenarios en los cuales el delegante puede ser considerado sujeto responsable, pues existen otras normas constitucionales y legales que le imponen deberes de direccin, orientacin, seguimiento y control de la actuacin administrativa, en general, y del ejercicio de la delegacin, en particular (CP, artculos 1, 2, 6, 123, 124 y 209, y Ley 489 de 1998, artculos 10 y 12). (...) En suma, la expresin del artculo 211 dice que el delegante no responde por las actuaciones del delegatario, lo cual no significa que aqul no responda por sus propias acciones u omisiones en relacin con los deberes de direccin, orientacin, instruccin y seguimiento, las cuales sern fuente de responsabilidad cuando impliquen infraccin a la Constitucin y a la ley, la omisin o extralimitacin en el ejercicio de sus funciones o el incumplimiento de los principios de la funcin administrativa (CP, artculo 6, 121 y 209). (...) la expresin del artculo 211 de la Carta, segn la cual "la delegacin exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponder exclusivamente al delegatario", no constituye excusa para que la autoridad pblica acuda a la delegacin como medio para incurrir en conductas reprochables por el derecho sancionador del Estado. Resulta claro entonces que el delegante, responde tambin por las infracciones cometidas por sus delegatarios, en tanto dicha figura, no traslada su responsabilidad en la direccin, coordinacin y vigilancia del cumplimiento de las funciones que se delegan. Es un principio general que la obligacin de rendir cuenta como jefe o representante legal de la entidad es indelegable, como quiera que el deber constitucional es para el responsable del erario y no para sus delegatarios.
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Captulo 3 Aspectos procedimentales
3.1 Etapas del proceso administrativo sancionatorio fiscal
3.1.1 El auto de iniciacin

Es la actuacin que da apertura al proceso administrativo sancionatorio fiscal, y debe contener todos los requisitos establecidos en los siete (7) numerales que contempla el artculo 6 de la Resolucin Orgnica 5554 de 2004. Debe adems indicar al implicado el trmino dentro del cual puede presentar sus descargos, que es de quince (15) das hbiles (artculo 8, Resolucin Org nica 5554 de 2004).
3.1.2 Notificacin del auto de iniciacin

Como quiera que su naturaleza es de trmite, contra ste no procede ningn recurso, no obstan te lo anterior, para permitir el ejercicio del derecho de defensa, su notificacin se realizar personalmente (artculo 7, Resolucin Orgnica 5554 de 2004).
3.1.3 Decreto y apertura del periodo probatorio

Las pruebas que se soliciten de oficio y aqullas que sean solicitadas por el implicado, se decretan mediante auto de trmite, y se practicarn durante un perodo comprendido entre diez (10) y treinta (30) das hbiles (artculo 9, Resolucin Orgnica 5554 de 2004). 3.1.3.1 Auto que decreta pruebas de oficio Se notifica por estado, no proceden recursos (artculo 321 del CPC). 3.1.3.2 Auto que niega pruebas Se notifica personalmente (artculos 44 y 45 del CCA), y contra el mismo procede el recurso de apelacin (numeral 4, artculo 351 CPC). En caso de negarse el recurso de apelacin, se indicar que procede el recurso de queja, y se sealarn los trminos para la interposicin del mismo, y el funcionario ante quien se presenta.
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3.1.3.3 Auto resolviendo recurso de apelacin contra el auto que niega pruebas. Resuelto por el superior del funcionario que profiere la decisin impugnada, se notifica personalmente (artculos 44 y 45 del CCA). El recurso se resolver en el trmino de 15 das hbiles (inciso 2, artculo 13 de la Resolucin 5554 de 2004). 3.1.3.4 Auto resolviendo recurso de queja Se profiere cuando se niega el recurso de apelacin, es resuelto por el superior del funcionario que profiere la decisin impugnada (artculos 52 y 53 del CCA), se notifica personalmente (artculos 44 y 45 del CCA). La queja se resolver en el trmino de 15 das hbiles (inciso 2, artculo 13 de la Resolucin 5554 de 2004).
3.1.4 Constancia de que el implicado conoce el proceso administrativo sancionatorio fiscal iniciado en su contra
Se expide cuando el investigado no presenta explicaciones ni allega pruebas. Se acredita con la copia de la notificacin del auto de iniciacin.
3.1.5 Resolucin decidiendo de fondo

Habindose surtido el debate probatorio, que haya permitido el anlisis de todos y cada uno de los argumentos debatidos, y el esclarecimiento de los hechos que interesan al proceso, el funcionario competente de primera instancia, proferir decisin de fondo motivada mediante resolucin ordinaria. Cuando se determine la responsabilidad del implicado y se imponga sancin de multa, se indicarn los recursos que proceden (reposicin y apelacin, artculo 50 del CCA), el funcionario ante el cual se deben presentar y el trmino para dicha presentacin. Si se concluye que la multa no es procedente, se ordenar el archivo del respectivo proceso. La decisin se notifica personalmente (artculos 44 y 45 del CCA). En caso de concluir el proceso administrativo sancionatorio fiscal con multa, sin que el implicado interponga los recursos de la va gubernativa, previa declaratoria de firmeza, se realizar el traslado correspondiente a la Direccin de Jurisdiccin Coactiva.
3.1.6 Auto rechazando los recursos

Si el escrito en el cual el implicado interpone los recurso de reposicin y en subsidio apelacin, contra la resolucin que lo sanciona, no rene los requisitos de presentacin, oportunidad y conte nido, previstos en los artculos 51 y 52 del CCA, se rechazarn los mismos. Contra el rechazo del recurso de apelacin, proceder el recurso de queja (artculo 53 del CCA).
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3.1.7 Auto resolviendo recurso de queja

Se profiere cuando se niega el recurso de apelacin, es resuelto por el superior del funcionario que profiere la decisin impugnada (artculos 52 y 53 del CCA), se notifica personalmente (artculos 44 y 45 del CCA). La queja se resolver en el trmino de 15 das hbiles (inciso 2, artculo 13 de la Resolucin 5554 de 2004).
3.1.8 Resolucin resolviendo recurso de reposicin

La providencia debe referirse a todos y cada uno de los argumentos planteados por el recurrente. Aunque en principio deben resolverse de plano (artculo 56 del CCA), si el implicado lo solicita o el funcionario as lo considera, pueden decretarse pruebas que conduzcan a una total certeza para la decisin de fondo a tomar14. En cualquier caso que la Primera Instancia advierta situaciones no argumentadas por el recurrente, que sean suficientes para revocar la decisin, as lo dispondr. El recurso se resolver en el trmino de 15 das hbiles (inciso 2, artculo 13 de la Resolucin 5554 de 2004).
3.1.9 Resolucin resolviendo recurso de apelacin

La decisin debe pronunciarse sobre todos los argumentos planteados por el recurrente. Aunque en principio debe resolverse de plano (artculo 56 del CCA), si el implicado lo solicita o el funcionario as lo considera, pueden decretarse pruebas que conduzcan a una total certeza para la decisin de fondo a tomar. En cualquier caso que la Segunda Instancia, advierta situaciones no argumentadas por el recurrente, que sean suficientes para revocar la decisin, asi lo dispondr. El recurso se resolver en el trmino de 15 das hbiles, si no hay lugar a la prctica de pruebas (inciso 2, artculo 13 de la Resolucin 5554 de 2004), y se notificar personalmente.
3.1.10 Constancia de ejecutoria y firmeza

Se expedir, conforme lo sealado en el artculo 62 del Cdigo Contencioso Administrativo.
14 En este sentido, ver Sentencia 13919, de la Seccin Tercera del Consejo de Estado, de 29 de mayo de 2003, con ponencia del Consejero Ricardo Hoyos Duque.
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3.2 Solicitud de revocatoria directa
La Resolucin Orgnica 5554 de 2004 no contempl la solicitud de revocatoria directa dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal, como quiera que se trata de una situacin verdade ramente excepcional. Es un evento que puede suceder, especialmente respecto a aquellas actuaciones que no son impugnables mediante los recursos de la va gubernativa, como sucede con el auto de iniciacin. Cuando tal situacin se presente, el funcionario competente deber analizar los fundamentos de tal solicitud presentados por el implicado, y determinar si en efecto, se presenta alguna de las causales contempladas en el artculo 69 del CCA, que conlleven la consecuencia de su revocatoria, y que son las siguientes: (...) 1.- Cuando sea manifiesta su oposicin a la Constitucin Poltica o la Ley; 2.- Cuando no estn conformes con el inters pblico o social, o atenten contra el; 3.- Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona. Igualmente, se deber verificar que el auto cuya revocatoria se solicita, no haya sido impugnado a travs de los recursos de la va gubernativa, conforme lo previsto en el artculo 70 del CCA, que establece: "Artculo 70- Improcedencia. No podr pedirse la revocacin directa de los actos administrativos respecto de los cuales el peticionario haya ejercitado los recursos de la va gubernativa". La decisin que resuelve la solicitud de revocatoria se notificar personalmente al implicado, y contra ella no proceder ningn recurso15. En todo caso, la administracin puede revocar de oficio, en cualquier tiempo, asi se hayan interpuesto los recursos de Ley. Segn el artculo 1 de la Ley 809 de 2003, que modific el artculo 71 del Cdigo Contenc ioso Administrativo, el trmino para resolverla es de tres meses. En todo caso, la administracin puede revocar de oficio, en cualquier tiempo, as se hayan interpuesto los recursos de ley.
15 Sobre el tema, Concepto de la Oficina Jurdica 2203 de 6 de agosto de 2003, "Revocatoria Directa del Acto Administrativo", Contralora General de la Repblica.
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3.3 Publicidad de los actos administrativos de carcter general
Habida cuenta que las obligaciones de los sujetos de control surgen en su mayora de las resoluciones orgnicas que desarrollan la facultad otorgada al Contralor General de la Repblica en los numerales 1 y 4 del artculo 268 de la Constitucin Poltica para solicitar informes y cuentas, se ha de tener en cuenta que las solicitudes que se hagan por escrito para que se cumpla con dicha obligacin, son requerimientos supletivos, que no crean la obligacin de suministro de la obligacin ni sealan fechas de vencimientos, los cuales estn previamente indicados en las resoluciones orgnicas que han sido previamente publicadas en el Diario Oficial. La publicacin constituye el elemento vinculante frente a las obligaciones que surgen de dichas resoluciones, y por ende, ese aspecto debe ser considerado en las resoluciones que imponen sanciones. El principio de publicidad, se refiere a que las actuaciones de la administracin, pueden ser conocidas por cualquier persona, an ms cuando se trata de actos de la administracin que lo afectan directamente. Respecto a las diferentes formas concretas de realizar la publicidad de los actos administrativos atendiendo a su naturaleza y caractersticas, la Corte Constitucional en la Sentencia C-646 de 31 de mayo de 2000, ha sostenido, que en principio se deben distinguir los actos administrativos de contenido particular y concreto, de los de carcter general y abstracto, puesto que los primeros deben notificarse al afectar a un individuo en particular o a varios identificables y determinables como tal, mientras que los segundos deben ser publicados en el diario oficial, gaceta o cualquier medio oficial de divulgacin. De otra parte, esa misma Corporacin ha manifestado que la publicidad se ha establecido como una garanta jurdica con la cual se pretende proteger a los administrados, brindndoles a stos certeza y seguridad en las relaciones jurdicas que emanan de su expedicin. El artculo 43 del Cdigo Contencioso Administrativo seala que los actos administrativos de carcter general no sern obligatorios para los particulares mientras no hayan sido publicados en el Diario Oficial, o en el diario, gaceta o boletn que las autoridades destinen a ese objeto, o en un peridico de amplia circulacin en el territorio donde sea competente quien expide el acto.
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Sobre el particular el tratadista Miguel Gonzlez Rodrguez 16, sostiene que el acto administrativo, de carcter general o individual, no es obligatorio, ni por consiguiente ejecutable u oponible a los administrados, mientras no se haya llevado al conocimiento de stos por cualquiera de los medios previstos en la ley positiva. En otras palabras, el acto administrativo no publicado, no comunicado, no notificado, no surte efectos y, por ende, no es ejecutable por quien lo profiri, o por la autoridad a quien corresponda dicha ejecucin.
16 Derecho procesal administrativo, Tomo I, pgina 36 a 38
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3.4 Notificaciones y recursos
La Resolucin 5554 del 11 de marzo de 2004, trae dos aclaraciones frente a la notificacin de las actuaciones que se surten dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal. La primera se encuentra contemplada en el artculo 7 ibdem el cual seala que el auto de iniciacin del proceso sancionatorio deber notificarse conforme lo establece el artculo 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, teniendo en cuenta lo preceptuado por el artculo 49 del Decreto 01 de 1984, y siendo ste un auto de trmite no procede frente al mismo recurso alguno. La segunda es en relacin con el auto de pruebas, el cual deber ser notificado por estado de conformidad con el artculo 321 del Cdigo de Procedimiento Civil, y dicha notificacin contendr: 1. La denominacin del proceso, es decir, Proceso Administrativo Sancionatorio. 2. La indicacin del nombre del encartado. Si son varias las personas que integran una parte, bastar la designacin de la primera de ellas aadiendo la expresin: y otros. 3. La fecha del auto y el folio del expediente. 4. La fecha del estado y la firma del secretario. El estado se fijar en un lugar visible de la secretara y permanecer all durante las horas de trabajo del respectivo da. Frente al auto que deniega la prctica de unas pruebas, este deber notificarse de manera personal con base en los artculos ya citados del Cdigo Contencioso Administrativo, contra el mismo procedern los recursos de reposicin y apelacin conforme a lo preceptuado por el artculo 351 del Cdigo de Procedimiento Civil. As mismo, el artculo 12 ibdem, seala que la notificacin de la decisin que pone fin a la Actuacin Administrativa, igualmente deber notificarse conforme a lo preceptuado por los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo. Desde el inicio del Proceso Sancionatorio, con la notificacin del auto de Iniciacin, se debe solicitar al encartado el suministro de la direccin en la cual recibir las notificaciones que
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deban surtirse a lo largo del procedimiento. De igual forma, se proceder respecto del apodera do, en los casos en que hubiere lugar a ello. Al tenor de lo dispuesto en el artculo 44 del CCA, es vlido desplazarse al lugar de trabajo del funcionario implicado y practicar en su Despacho, la diligencia de notificacin personal. Cuando el implicado no suministre tales datos, se proceder de conformidad con lo previsto en el inciso 3 del artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo, esto es, mediante citacin enviada por correo certificado a la direccin que se haya indicado al intervenir por primera vez en el Proceso Sancionatorio, o en su defecto, a la que suministre la entidad o empresa a la cual est o estuvo vinculado el implicado. En cuanto a los recursos de la va gubernativa, el operador jurdico deber verificar que el implicado cumpla con los requisitos establecidos en los artculos 51 y 52 del Cdigo Contencioso Administrativo. Sin embargo, en aras del principio de eficacia que orienta el proceso administrativo sancionatorio fiscal, si se advierte la omisin de requisitos que no constituyen obstculos para proferir decisin de fondo (tales como, errores en el nombre y direccin del recurrente), ser facultativo del respectivo funcionario, decidir si desata o no la impugnacin.
Notificaciones y recursos dentro del Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal

Actuacin
Auto de iniciacin El auto que decreta pruebas de oficio Auto que niega pruebas Auto que resuelve recurso de apelacin al auto que niega pruebas Auto que resuelve recurso de queja Resolucin que culmina el proceso sancionatorio Resolucin que resuelve el recurso de Reposicin Resolucin que resuelve el recurso de apelacin Auto que niega el recurso de apelacin
Publicidad
Se notifica personalmente Se notifica por estado Se notifica personalmente Se notifica personalmente
Artculo
Artculos 44 y 45 del CCA Artculo 321 del CPC Artculos 44 y 45 del CCA Artculos 44 y 45 del CCA
Recursos
No es recurrible (artculo 49 del CCA). No es recurrible (artculo 49 del CCA). Apelacin (Numeral 3 del artculo 351 del CPC). No es recurrible (artculo 49 del CCA). No es recurrible (artculo 49 del CCA). Reposicin y Apelacin (artculo 50 del CCA). No es recurrible (artculo 49 del CCA). No es recurrible por cuanto agota la va gubernativa (artculo 63 del CCA). Procede Recurso de Queja, artculo 50 del CCA).
Se notifica personalmente Se notifica personalmente Se notifica personalmente Se notifica personalmente
Artculos 44 y 45 del CCA Artculos 44 y 45 del CCA Artculos 44 y 45 del CCA Artculo 44 del CCA
Se notifica personalmente
Artculo 44 del CCA
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3.5 Los trminos del proceso administrativo sancionatorio fiscal y la caducidad
En desarrollo de los principios de celeridad y eficacia contemplados en el artculo 3 del Cdigo Contencioso Administrativo, es deber de los funcionarios que intervienen en las diferentes actuaciones que se surten en el proceso administrativo sancionatorio fiscal, adelantar las correspondientes etapas del mismo con la mayor agilidad posible, cumpliendo estrictamente con los trminos previstos, y para el caso de aquellas actuaciones para las cuales no se previ un plazo determinado, su desarrollo se har en un tiempo razonable. Es de aclarar, que el incumplimiento de tales trminos y otras conductas que se traduzcan en dilaciones injustificadas, conllevan responsabilidad disciplinaria. Sin embargo, tales situaciones no vician el proceso administrativo sancionatorio fiscal por s mismas, salvo que haya operado la caducidad de la facultad sancionatoria de la Administracin, prevista en el artculo 38 del Cdigo Contencioso Administrativo. Es razonable que en circunstancias excepcionales se suspendan trminos mediante auto motivado, que se notifica al encartado, en donde se debe sealar el plazo perentorio dentro del cual se reanudarn los plazos ordinarios. Es pertinente aclarar que la caducidad dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal, es un aspecto que ha sido objeto de diversas interpretaciones que han generado confusin al interior de nuestra Entidad, por lo cual, se hace necesario unificar el criterio respecto a dicho trmino. En esta materia de caducidad de la facultad para imponer sanciones, el artculo 38 del Cdigo Contencioso Administrativo, dispone: "Artculo 38. Caducidad respecto de las sanciones. Salvo disposicin especial en contrario, la facultad que tienen las autoridades administrativas para imponer sanciones caduca a los tres (3) aos de producido el acto que pueda ocasionarlas". Es sta, entonces, la disposicin legal aplicable al proceso administrativo sancionatorio fiscal en materia de caducidad, por lo tanto, es al cabo del transcurso de tres aos desde la ocurrencia del hecho sancionable, que la Contralora General de la Repblica pierde la facultad para imponer sanciones. Este aspecto ha sido claramente dilucidado por en la Sentencia 5659 de 30 de septiembre de 1994, proferida por la Seccin Cuarta del Consejo de Estado, con ponencia del Consejero Jaime Abella Zrate:
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El contexto del artculo 38 del Decreto 01 de 1984, transcrito anteriormente, claramente seala que la facultad sancionatoria por parte de las autoridades administrativas, caduca si a los tres (3) aos de producido el acto que pueda ocasionarlos, no se impone la sancin. Imponer una sancin implica que la administracin mediante un acto administrativo que produzca efectos jurdicos exprese su voluntad de sancionar al infractor de una norma a la cual estaba sometido. En cuanto a los trminos en los cuales deben adelantarse las diferentes etapas que constituyen el proceso administrativo sancionatorio fiscal encontramos:
Actuacin
Auto de iniciacin
Trmino
Tan pronto como se tiene conocimiento de la presunta infraccin del investigado 5 das - notificacin personal. 10 das - notificacin por edicto 15 das
Norma
Artculo 6, Resolucin 5554 de 2004 Artculos 44 y 45, CCA. Artculo 7, Resolucin 5554 de 2004 Artculo 8, Resolucin 5554 de 2004 Artculo 58, CCA
Notificacin del auto de iniciacin
Presentacin de descargos
Periodo probatorio Resolucin que toma decisin de fondo Notificacin de la resolucin
30 das. Sin trmino, se sugieren 20 das
5 das - notificacin personal. 10 das - notificacin por edicto 5 das 15 das. Si no hay prctica de pruebas.
Artculos 44 y 45, CCA. Artculo 12, Resolucin 5554 de 2004 Artculo 51, CCA. Artculo 13, Resolucin 5554 de 2004 Artculos 44 y 45, CCA.
Interposicin de recursos Resolucin desatando reposicin
Notificacin de decisin de reposicin
5 das - notificacin personal. 10 das - notificacin por edicto 15 das. Si no hay prctica de pruebas.
Resolucin desatando apelacin
Artculo 13, Resolucin 5554 de 2004 Artculos 44 y 45, CCA.
Notificacin de decisin de apelacin
5 das - notificacin personal.1 0 das - notificacin por edicto
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Captulo 4 Aspectos complementarios
4.1 Los planes de mejoramiento
En relacin con este aspecto, que asume una gran particularidad dentro del proceso administra tivo sancionatorio fiscal, es importante reiterar en primera medida lo siguiente: El derecho sancionador cobija a la totalidad de los funcionarios pblicos a quienes corresponde estar al servicio del Estado y de la comunidad, segn prescribe el artculo 123 de la Constitucin, puesto que la administracin pblica que tiene a su cargo la funcin administrativa est sujeta a los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, morali dad, eficacia, economa, celeridad (C.P. artculo 209). Sobre este aspecto la Corte Constitucional considera: Gran parte de los cometidos del Estado social de Derecho deben ser realizados por la administracin, la cual funda su eficiencia y eficacia en cuanto los pueda traducir en hechos y obras concretos. La administracin en dicho Estado ha sido instituida para servir a los altos intereses de la comunidad, lo cual se traduce en el deber de desarrollar actividades concretas de beneficio colectivo para satisfacer las necesidades insatisfechas de sta, mediante el ejercicio de los diferentes poderes de intervencin de que dispone. Ello impone la necesidad de que la actividad de los funcionarios estatales se adecue los imperativos de la eficacia, la eficiencia y la moralidad administrativa. As se asegura el adecuado funcionamiento de los servicios estatales, el correcto manejo y la preservacin de patrimonio pblico y la buena imagen de la administracin, la cual gana legitimidad y credibilidad frente a la comunidad (Sentencia C-341 de 1996). En ejercicio del control y la vigilancia fiscales que ejerce la Contralora General de la Repblica sobre los sujetos de control, conforme las prescripciones constitucionales y legales, el ente de control ha regulado los informes que deben rendir los sujetos de control, mediante la Resolucin Orgnica 5544 de 2003, y en el caso concreto de los planes de mejoramiento, la Resolucin 5580 Orgnica de 28 de mayo de 2004. Los planes de mejoramiento, son herramientas para hacer efectivo el control fiscal, mediante la implementacin de acciones que permitan a los sujetos de control subsanar las deficiencias identificadas en las auditoras que realiza la Contralora General de la Repblica.
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Lo anterior deviene de la facultad de las autoridades para reglamentar la funcin pblica y la prestacin de los servicios en general (artculo 150-23 C.P.), lo cual se traduce en el derecho de fijar las conductas violatorias de los distintos regmenes, entre otros, el fiscal, que tutela el Estado, relativos al patrimonio pblico, la moralidad, la transparencia, la eficiencia administrativa. En este tema es importante tener en cuenta que de acuerdo con la sujecin del derecho sancionatorio a la Carta Fundamental, adems de garantizar los fines del Estado Social de Derecho, se debe reconocer los derechos fundamentales que rigen nuestro ordenamiento jurdico, y uno de ellos, por supuesto, integrante del mismo, es el de culpabilidad, que merece y exige una explicacin, de la manera como ha sido instituido en el proceso sancionatorio haciendo una aclaracin probatoria precisa de los motivos por los cuales se incurre en incumplimiento de los planes de mejoramientos, resultantes de los acuerdos originados en el proceso de Auditora integral, dada la responsabilidad especial que se le atribuye a los representantes legales de las entidades pblicas, quienes quedan sujetos a ciertas actividades de terceros. Las omisiones en consecuencia deben ser aclaradas para llegar a la conclusin inequvoca de que son absolutas, y no relativas, en estos casos. De aqu que se deba exponer, alrededor de las pruebas, un estudio de stas e igualmente un estudio de la conducta, as mismo una argumentacin razonable para sustentar la participacin del suscriptor en esos acuerdos a efecto de determinar la infraccin contenida en el precepto correspondiente. Se impone, entonces, un cuidadoso examen respecto de la alegada omisin de carcter relativo, y no echar de menos las estipulaciones normativas que suponen la aplicacin del principio de culpabilidad con las indicaciones especiales precisas de la posible trasgresin. Slo a partir de estas consideraciones es posible definir una conducta sancionable, siempre y cuando se demuestren los factores integrantes de la culpabilidad, y se garantice el debido proceso en general, y particularmente el derecho de defensa. De esta forma, la Contralora General, desea relevar la peculiaridad propia de los fallos que comporta la imposicin de sanciones, a raz de las investigaciones sobre el cumplimiento de los planes de mejoramiento, convenidos con los representantes legales de las entidades controladas 17. Las sanciones en este caso, son desarrolladas en el artculo 101 de la Ley 42 de 1993: Artculo 101. Los contralores impondrn multas a los servidores pblicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma
17 Sobre el tema, Conceptos de la Oficina Jurdica 1016 de 8 de abril de 2003, "Mecanismos de Seguimiento, Informe de Resultado, Trmite Administrativo Sancionatorio, y Concepto 2862 de 5 de octubre de 2003, "Plan de Mejoramiento, objetivos, propsito y seguimiento", Contralora General de la Repblica.
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escrita les hagan las contraloras; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentacin de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisin de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contraloras o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuanta requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias sealadas por las contraloras; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mrito suficiente para ello" (Negrilla fuera de texto). A su vez, las causales previstas para tal efecto, en la Resolucin Orgnica 5554 de 2004, artculo 4, numeral 2, son: (...) b) No rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por la Contralora; c) Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentacin de cuentas e informes; (...) h) No adelanten las acciones orientadas a subsanar las deficiencias sealadas por la Contralora Se tiene entonces, que el Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal se podr iniciar: Cuando las entidades no cumplan con la presentacin oportuna del plan de mejoramiento, en los trminos de la Resolucin Orgnica 5580 de 18 de mayo de 2004, o se incumpla el mismo, por parte de la entidad auditada, la Contralora General de la Repblica, a travs de la respectiva Contralora Delegada o Gerencia Departamental, iniciar el correspondiente proceso administrativo, con el fin de establecer responsables y sanciones. Ante la no presentacin de los planes de mejoramiento, la responsabilidad se determinar en cabeza del representante legal o quien haga sus veces, y en el Jefe o Director de la Oficina de Control Interno, o quien hagas sus veces en los sujetos de control donde la Contralora General de la Repblica haya practicado una Auditora Integral con Enfoque Integral. Ante el incumplimiento de los planes de mejoramiento, la responsabilidad se determinar en cabeza del representante legal de la entidad, y de los responsables de cada rea, segn las circunstancias de cada caso en particular. Ante la omisin en la realizacin de los exmenes sobre los planes de mej oramiento de que trata el artculo 14 de la Resolucin 5580 de 18 de mayo de 2004 y la omisin en la inclusin de dicho informe en la pagina web de la entidad, la responsabilidad se determinar en cabeza del representante legal de la entidad.
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Ante la omisin en el envo de los informes de avance los planes de mejoramiento, de que trata el artculo 15 de la Resolucin 5580 de 18 de mayo de 2004, la responsabilidad se determinar en cabeza del Jefe o Director de la Oficina de Control o quien haga sus veces. Pruebas mnimas que se deben acompaar a la solicitud de iniciar un proceso administrativo sancionatorio por incumplimiento del plan de mejoramiento: 1. Fotocopia del Informe de la Auditora Gubernamental con Enfoque Integral adelantada en la entidad. 2. Fotocopia del Plan de Mejoramiento donde aparezcan en forma legible las firmas del Re presentante Legal, del Jefe de Control Interno y de los funcionarios que se responsabilizaron en cada rea por las acciones correctivas. 3. Fotocopia de la Auditora de Seguimiento que contenga el anlisis cualitativo que contenga con claridad las medidas correctivas tendientes a subsanar cada una de las observaciones formuladas por la Contralora General de la Repblica, determinando circunstancias de tiempo modo y lugar. As mismo el anlisis cuantitativo donde se establezca de manera precisa el porcentaje de incumplimiento.
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4.2 Impedimentos y recusaciones
Como materializacin del principio de imparcialidad que gua la funcin administrativa, el artculo 30 del Cdigo Contencioso Administrativo, previ como causales de recusacin para los funcionarios de la Administracin que adelanten investigaciones, practiquen pruebas o pronuncien decisiones definitivas, adems de las contempladas en los numerales 1 y 2 de dicha norma, aquellas previstas en el artculo 150 del Cdigo de Procedimiento Civil. Estas disposiciones, establecen como causales de impedimento y recusacin las siguientes: Artculo 30 del Cdigo Contencioso Administrativo: Artculo 30. A los funcionarios que deban realizar investigaciones, practicar pruebas o pronunciar decisiones definitivas, se aplicarn adems de las causales de recusacin previstas para los jueces en el Cdigo de Procedimiento Civil, las siguientes: 1. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de eleccin popular inscritas o integradas tambin por el interesado. 2. Haber sido recomendado por l para llegar al cargo que ocupa el funcionario o haber sido designado por ste como referencia con el mismo fin. Artculo 150 del Cdigo de Procedimiento Civil: ART. 150 (Antiguo 142).-Modificado. D.E. 2282/89, art. 1, num. 88. Causales de recusacin. Son causales de recusacin las siguientes: 1. Tener el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil inters directo o indirecto en el proceso. 2. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el juez, su cnyuge o algunos de sus parientes indicados en el numeral precedente. 3. Ser el juez cnyuge o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. 4. Ser el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.
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5. Ser alguna de las partes, su representante o apoderado, dependiente o mandatario del juez o administrador de sus negocios. 6. Existir pleito pendiente entre el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 3, y cualquiera de las partes, su representante o apoderado. 7. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el juez, su cnyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o despus, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecucin de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigacin penal. 8. Haber formulado el juez, su cnyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aqullos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal. 9. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecucin de la sentencia, o amistad ntima entre el juez y alguna de las partes, su representante o apoderado. 10. Ser el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho pblico, establecimiento de crdito o sociedad annima. 11. Ser el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas. 12. Haber dado el juez consejo o concepto fuera de actuacin judicial sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en ste como apoderado, agente del Ministerio Pblico, perito o testigo. 13. Ser el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciacin del proceso. 14. Tener el juez, su cnyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestin jurdica que l debe fallar. Tal previsin, resulta de plena aplicacin en el proceso administrativo sancionatorio fiscal, como quiera que hace parte de la garanta de imparcialidad contemplada en el artculo 3 del Cdigo Contencioso Administrativo, para lo cual el funcionario que se encuentre incurso en alguna de tales situaciones, deber manifestar por escrito tal impedimento dentro de los cinco (5) das siguientes a aquel en el cual conoci el asunto, ante su superior inmediato, allegando de ser posible, prueba sumaria de las situaciones aducidas. Resulta prudente entonces,
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que el funcionario competente para adelantar el respectivo Proceso, as como el funcionario sustanciador, verifiquen la inexistencia de causales de recusacin, antes de su inicio. El superior decidir si acepta el impedimento y as lo declarar mediante auto, en el cual designar al funcionario ad hoc que continuar con el trmite, ordenando la remisin del expediente. Dicho trmite deber surtirse en el trmino de 10 das. Esta actuacin se comunicar al impedi do y al funcionario comisionado.
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4.3 Aspectos relacionados con la organizacin de los expedientes
El trmite y diligenciamiento de los expedientes de los Trmites Administrativos Sancionatorios, debe ajustarse a lo previsto en la Gua General de Gestin Documental de la Contralora General de la Repblica, adoptada mediante la Resolucin Orgnica 5281 del 14 de noviembre de 2001, especialmente a las instrucciones contenidas en el numeral 3.3.1., esto es: La organizacin de los expedientes conforme las series o subseries contenidas en las tablas de retencin; La foliacin de los documentos en orden cronolgico con sus respectivos soportes; de atrs hacia adelante, en forma de libro, de manera consecutiva, cada carpeta con un mximo de 200 folios, salvo aqullos en los que sea conveniente sobrepasar dicha cantidad, para conservar la integridad del documento. Dada la naturaleza del Proceso Administrativo Sancionatorio, la foliacin con lpiz resulta inconveniente, por lo cual, la misma se deber realizar con lapicero de tinta, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras; Cada expediente debe llevar un inventario de su contenido, ubicado en la cara interna de la primera tapa de la carpeta. Cada actuacin se adelantar en forma separada, por tanto se abrir un expediente por cada implicado. Para el tramite de la segunda instancia se remitir al superior jerrquico el original del expediente, conservando en la dependencia de origen una fotocopia del mismo.
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Anexos
Anexo 1. Formato de oficio manifestando un impedimento
Oficio por el cual se manifiesta un impedimento En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el suscrito funcionario (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), de la (dependencia), de la Contralora General de la Repblica, manifiesto que me encuentro impedido para conocer o continuar conociendo del proceso administrativo sancionatorio fiscal (No.), que se adelanta contra el seor (nombres y apellidos), en su condicin de (cargo), con base en los siguientes: 1. Hechos (Relacin de las circunstancias en las cuales se basa la manifestacin de impedimento, y las pruebas que acrediten tal situacin.). 2. Fundamentos de derecho (artculo 30 del CCA., 150 del CPC y 40, 46 de la Ley 734 de 2002) 3. Manifestacin de impedimento Por los hechos y fundamentos de derecho mencionados, manifiesto que me encuentro impedido para conocer o seguir conociendo del Proceso Administrativo Sancionatorio (No.)., por encontrarme incurso en la causal establecida en (norma). (Si el proceso ya se ha iniciado, se suspenden los trminos del mismo, mediante auto de Suspensin, y se remite al competente para resolver el impedimento). Atentamente, Firma del funcionario Nombres y Apellidos Cargo
Proyect: Revis: Radicado:
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Anexo 2. Formato de auto por medio del cual se decide un impedimento

RESOLUCIN ORDINARIA:
FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 2 Auto (No) por medio del cual se decide un impedimento
El Contralor General de la Repblica En uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en el artculo 30 del Cdigo Contencioso Administrativo, y el artculo 35 del Decreto Ley 267 de 2000, conoce y decide sobre la solicitud de impedimento manifestada por el doctor (nombres y apellidos), en su condicin de (cargo). 1. Antecedentes (datos principales del impedido y del asunto para el cual ha manifestado el impedimento). 2. Hechos en que se sustenta el impedimento 3. Consideraciones del despacho RESUELVE Artculo primero. Declarar fundado el impedimento manifestado por el doctor (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), de la Contralora General de la Repblica, para conocer y adelantar ____________________________________________________. Artculo segundo. Comisionar al doctor (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), como funcionario ad hoc, para conocer y adelantar _______________________.,
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FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 2 de 2 Auto (No) por medio del cual se decide un impedimento
el cual podr asignar funcionarios de (Contralora Delegada, Oficina Jurdica, Gerencia Departamental) para que lo apoyen en el cumplimiento de la tarea asignada. Artculo tercero. La Oficina Jurdica de la Contralora General de la Repblica librar oficio al funcionario que solicit el impedimento, dndole cuenta de lo resuelto en esta providencia, y comunicndole lo pertinente al funcionario comisionado. Auto: Fecha: Hoja nmero: pgina 2 de 2 Artculo cuarto. Contra el presente auto no procede recurso alguno. COMUNQUESE Y CMPLASE
________________________ (Firma) Antonio Hernndez Gamarra Contralor General de la Repblica

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Anexo 3. Formato de citacin para notificacin personal
Ciudad, D.C., Seor Nombres y Apellidos Direccin Ciudad Asunto: Citacin notificacin Atentamente, le solicito comparecer a la (Contralora Delegada, Oficina Jurdica o Gerencia Departamental de) de la Contralora General de la Repblica, ubicada en la (Direccin), dentro de los cinco (5) das siguientes al envo de la presente citacin, con el fin de notificarle personalmente del contenido de (la Resolucin / el auto), (Nmero y Fecha), conforme lo sealado en el artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo. De no comparecer dentro del trmino sealado, se proceder de acuerdo con lo indicado en el artculo 45 del Cdigo Contencioso Administrativo. Cordialmente,
Firma del funcionario Nombres y Apellidos Cargo
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Anexo 4. Formato de notificacin personal
(Dependencia) Diligencia de notificacin personal En la ciudad de (lugar), a los (fecha), notifiqu personalmente a (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No.), expedida en (lugar), y (portador de la Tarjeta Profesional No., del C.S. de la J., si la notificacin se hace al apoderado), en su calidad de (implicado / apoderado), del contenido de la (el) presente (Resolucin, auto), hacindole saber que contra esta providencia proceden los recursos de (reposicin y/o apelacin, segn sea el caso), que debern presentarse dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a esta notificacin, mediante escrito motivado, de conformidad con lo previsto en los artculos 51 y 52 del Cdigo Contencioso Administrativo, ante el Despacho de (funcionario). Se hace entrega en forma gratuita de fotocopia de este acto, en (No.) Folios. El notificado: Firma Nombres y Apellidos Cdula de Ciudadana Direccin Telfono El notificador: Firma del funcionario Nombres y Apellidos Cargo
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Anexo 5. Formato de notificacin por edicto
(Dependencia) EDICTO (No) El suscrito (Contralor Delegado, Gerente Departamental, funcionario de la Secretara Comn), de la Contralora General de la Repblica, con el objeto de dar cumplimiento a lo ordenado en el artculo 45 del CCA., procede a notificar por medio del presente edicto, al seor (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No.), expedida en (ciudad), si es del caso, portador de la Tarjeta Profesional (No.) del C.S. De la J., quien no compareci a la citacin envia da mediante Oficio (No. y fecha), firmado por (funcionario), que en su parte resolutiva seala: Se realiza la trascripcin textual de la parte resolutiva de la actuacin notificada: "RESUELVE ..." FIJACIN Se fija el presente edicto, en lugar pblico de este Despacho, hoy (fecha y hora)
(Funcionario competente) Firma Nombres y Apellidos Cargo
Funcionario encargado de notificacin) Firma Nombres y Apellidos Cargo
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DESFIJACIN (Funcionario competente) Firma Nombres y Apellidos Cargo (Funcionario encargado de notificacin) Firma Nombres y Apellidos Cargo
Se desfija el presente edicto, hoy (fecha y hora)
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Anexo 6. Formato de oficio informando comisin para notificacin
Ciudad Seor Nombres y Apellidos Direccin Ciudad Asunto: Comisin para Notificacin (resolucin/auto) Atentamente, se le comisiona para notificar el contenido de (resolucin /auto nmero y fecha), al seor (nombre y apellidos del implicado), en su condicin de (indicar cargo y nmero de cedula). Por lo tanto devolvemos el expediente en (nmero de folios), para que repose en sus archivos. De igual manera, le solicito dar cumplimiento a lo dispuesto en el artculo ________ de (la resolucin/el auto) antes mencionado (a), (si es del caso: y en el evento de no realizarse el pago de la sancin impuesta, en el trmino all sealado, proceder a ejecutar en forma inmediata el ttulo ejecutivo, de conformidad con la competencia asignada a las Gerencias Departamentales mediante la Resolucin 5479 de 31 de marzo de 2003 / Resolucin vigente a la fecha) Agradecemos, una vez notificada la providencia y agotados los trmites subsiguientes, favor devolver de inmediato a la (dependencia remitente) en (lugar), los siguientes documentos: Resolucin debidamente notificada al respaldo del ltimo folio, copias del oficio citatorio y/o comisorio, original del edicto y original del poder si fue necesario. Cordialmente, Firma Nombres y Apellidos Cargo (Director Oficina Jurdica, Contralor Delegado o Gerente Departamental) Anexos: uno, (expediente en (No.) folios, dos, Resolucin en (No.) folios)
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Anexo 7. Formato de oficio informando comisin para prctica de pruebas
Ciudad Seor Nombres y Apellidos Direccin Ciudad Asunto: Comisin para la prctica de unas pruebas Atentamente, en cumplimiento del artculo (No.), del auto (No, fecha), proferido dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal (No.), se le comisiona para que se sirva practicar las siguientes pruebas: Testimoniales: Documentales: Visita fiscal / inspeccin: Tales diligencias debern allegarse a este Despacho, dentro del perodo probatorio comprendido entre el da y el da de (ao). Cordialmente,
Firma Nombres y Apellidos Cargo (Director Oficina Jurdica, Contralor Delegado o Gerente Departamental ) Anexos: uno, copia auto (No.) en (No.) folios.
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Anexo 8. Formato de auto de iniciacin de proceso administrativo sancionatorio fiscal

FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 4 DEPENDENCIA: (CONTRALORA DELEGADA O GERENCIA DEPARTAMENTAL) Auto (No.) de apertura del proceso administrativo sancionatorio fiscal No.
Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (CONTRALOR DELEGADO / GERENTE DEPARTAMENTAL) En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el (Contralor Delegado para el Sector de .., / Gerente Departamental de ...), en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en especial de las contenidas en la Ley 42 de 1993, en el Decreto-Ley 267 de 2000, y en la Resolucin Orgnica No. 5554 de 11 de marzo de 2004, procede a proferir auto de Apertura del proceso administrativo sancionatorio fiscal (No.), en contra del doctor (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), previas las siguientes: CONSIDERACIONES 1. Hechos (Se describe la conducta del implicado, que ha generado la presunta falta, describiendo las condiciones de modo, tiempo y lugar). A la fecha del oficio mediante el cual se solicita la apertura del proceso sancionatorio, la entidad no ha dado cumplimiento a dichas obligaciones.
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FECHA:
2. Normas presuntamente violadas La Constitucin Poltica en su artculo 268 seala: " El Contralor General de la Repbli ca tendr las siguientes atribuciones 5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestin fiscal, e imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la Jurisdiccin Coactiva sobre los alcances deducidos de la mis ma" La Ley 42 de 1993 en su artculo 101, en concordancia con el numeral 9 del artculo 51 del Decreto-Ley 267 de 2000, faculta a los Contralores Delegados para la imposicin de multas a los servidores pblicos que manejen fondos o bienes del Estado, cuando se den entre otras, las siguientes causales: (Aquellas en las cuales se enmarque la conducta del implicado, descritas en el artculo 101 de la Ley 42 de 1993). Por su parte, el Numeral 2, artculo 4 de la Resolucin Orgnica No. 5554 de 2004 contempla las causales para la imposicin de la sancin de multa: "..." 3. Pruebas en que se fundamenta el presente auto de apertura (Prueba sumaria) Oficio (No. y fecha ), suscrito por (nombres, apellidos y cargo del funcionario), mediante el cual la (dependencia) de la Contralora General de la Repblica, comunica al doctor (nombres, apellidos y cargo del funcionario), que la entidad ( ), no ha cumplido con el deber que le asista de (conducta que se le atribuye). (Folio ___) Listado de entidades qu e no han cumplido con el deber fiscal de ( ), suministrado por ( nombre y cargo), dentro del cual se encuentra la entidad _______. (Folio ___) (...)
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FECHA:
4. Fundamentos constitucionales, legales y reglamentarios Se sealan las normas en las cuales se fundamenta la potestad sancionatoria 5. Tipicidad de la conducta Con su conducta el implicado posiblemente transgredi el artculo 101 de la ley 42 de 1993, en concordancia con los Literales e), f), i), del Numeral 2, artculo 4 de la Resolucin 5554 del 11 de marzo de 2004, normas que sealan: Artculo 101. Los contralores impondrn multas a los servidores pblicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes ( ) de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contraloras o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; (...) no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mrito suficiente para ello (segn sea el caso). 6. Culpabilidad De conformidad con lo que establece el artculo 63 del Cdigo Civil y efectuado el anlisis de los hechos, este Despacho considera que la conducta que se endilga al doctor (nombres, apellidos y cargo), presuntamente fue cometida a ttulo de culpa grave, por cuanto al parecer no ha dado cumplimiento a los deberes que le asistan de (...), sin que se advierta causal de justificacin alguna. El (Contralor Delegado para el Sector de .. / Gerente Departamental de ...), en mrito de lo expuesto: RESUELVE Artculo primero. Iniciar el Proceso Administrativo Sancionatorio (No.), en contra el doctor (nombres, apellidos y cargo), identificado con la Cdula de Ciudadana (No.)
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FECHA:
expedida en (ciudad), por los motivos expuestos en la parte considerativa del presente auto. Artculo segundo. Comisionar al doctor (nombres, apellidos y cargo) para que impulse y realice las diligencias necesarias hasta la culminacin del presente proceso administrativo sancionatorio fiscal. Artculo tercero. Notificar el presente auto, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), en la direccin ( ), ciudad de ( ). Artculo cuarto. Conceder el trmino de quince (15) hbiles contados a partir de la notificacin de este auto al investigado, para que ejerza su derecho de defensa, presente sus explicaciones, solicite y aporte las pruebas que pretenda hacer valer dentro de este Proceso. Artculo quinto. Contra el presente auto de trmite no procede ningn recurso. NOTIFQUESE Y CMPLASE
Firma del funcionario competente Nombres y Apellidos Cargo

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Anexo 9. Formato de auto de iniciacin de proceso administrativo sancionatorio fiscal por incumplimiento de obligaciones relacionadas con el SICE
FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 12 DEPENDENCIA: (CONTRALORA DELEGADA O GERENCIA DEPARTAMENTAL) Auto (No.) de apertura del proceso administrativo sancionatorio fiscal (No.)
Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (CONTRALOR DELEGADO / GERENTE DEPARTAMENTAL) En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el (Contralor Delegado para el Sector de .., / Gerente Departamental de ...), en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en especial de las contenidas en la Ley 42 de 1993, en el Decreto-Ley 267 de 2000, y en la Resolucin Orgnica 5554 de 11 de marzo de 2004, procede a proferir auto de Apertura del proceso administrativo sancionatorio fiscal (No.), en contra del doctor (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), previas las siguientes: CONSIDERACIONES 1. Hechos: El Comit para la Operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, expidi el Acuerdo 001 de 2004, "Por el cual se determina el
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FECHA:
ingreso de entidades al Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE", en el cual se indic que la entidad __________ quedaba incorporado a dicho sistema a partir del da _______, y como consecuencia deba dar cumplimiento a las obligaciones emanadas de la Ley 598 de 2000, y de su Decreto Reglamentario 3512 de 5 de diciembre de 2003, desde el da _______. Con el fin de capacitar a las entidades que ingresan al SICE, sobre el funcionamiento del mismo, y sobre las obligaciones surgidas de la incorporacin de las entidades a dicho Sistema, la Contralora General de la Repblica realiz una induccin el da _____. Una vez emanada dicha decisin de incorporar entidades al SICE, stas deban cumplir las obligaciones que surgen de tal condicin, dentro de las cuales se encontraban la de registrarse a ms tardar el da _____; elaborar los planes de compras de acuerdo a las fechas y metodologas del SICE; exigir a los proveedores que adjuntaran a las ofertas el certificado de registro al SICE, y consultar los precios de referencia del SICE, antes de realizar adjudicaciones. El da ___ ( _ ) de ________ del ao 2004, mediante oficio ___________________ ), suscrito por ( nombre y cargo), (Folio ___), el Despacho del Contralor Delegado de ______, recibe la solicitud de apertura del proceso sancionatorio, en contra el doctor (nombre y cargo), por no haber cumplido con las obligaciones surgidas de la decisin de incorporar a la entidad __________________ en el, SICE. A la fecha del oficio mediante el cual se solicita la apertura del proceso sancionatorio, la entidad no ha dado cumplimiento a dichas obligaciones. 2. Normas presuntamente violadas La Constitucin Poltica en su artculo 268 seala: "El Contralor General de la Repblica tendr las siguientes atribuciones 5. Establecer la responsabilidad que se
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FECHA:
derive de la gestin fiscal, e imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la Jurisdiccin Coactiva sobre los alcances deducidos de la misma" La Ley 42 de 1993 en su artculo 101, en concordancia con el numeral 9 del artculo 51 del Decreto-Ley 267 de 2000, faculta a los Contralores Delegados para la imposicin de multas a los servidores pblicos que manejen fondos o bienes del Estado, cuando se den entre otras, las siguientes causales: Cuando los funcionarios o servidores pblicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contraloras. Cuando los funcionarios o servidores pblicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado incumplan con sus obligaciones fiscales. Por su parte, el artculo 4 de la Resolucin Orgnica No. 5554 de 2004 contempla las causales para la imposicin de la sancin de multa, incorporando las dos causales mencionadas y aclarando para efectos de la aplicacin de dichas normas, se entien de por obligaciones fiscales los aspectos relacionados con el control fiscal, dentro de los cuales se incluye la Ley 598 de 2000, "Por la cual se crean el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el catlogo nico de bienes y servicios, CUBS, el registro nico de precios de referencia RUPR, de los bienes y servicios de uso comn en la administracin pblica y se dictan otras disposiciones". Incluir tambin el 3512 y el acuerdo. 3. Pruebas en que se fundamenta el presente auto de apertura Oficio de fecha _______, suscrito por __________, mediante el cual la Contralora General de la Repblica comunica al doctor ____________, que la entidad _______,
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FECHA:
ha sido incorporada al SICE, y que en consecuencia debe cumplir las obligaciones relacionadas con dicho Sistema. Listado de entidades que no han cumplido con las obligaciones relacionadas con el SICE, suministrado por ( nombre y cargo), dentro del cual se encuentra la entidad _______. (Folio ___) Oficio de _______ , suscrito por (nombre y cargo), en el cual se so licita la iniciacin de un proceso sancionatorio en contra de (nombre y cargo), por no haber cumplido con las obligaciones del SICE. (Folio ____) Listado de funcionarios que acudieron a la capacitacin del SICE, dentro de los cuales se encuentra el servidor ___________, de la entidad ___________. 4. Fundamentos constitucionales y legales del SICE De conformidad con el artculo 267 de la Constitucin, el control que realiza la Contralora General de la Repblica "se ejercer en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley". As mismo, el artculo 268, de la Carta seala dentro de las atribuciones del Contralor General de la Repblica: "( ) 4. Exigir informes sobre su gestin fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pblica o privada que administre fondos o bienes de la Nacin. 5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestin fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdiccin coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.
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FECHA:
() 12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades pblicas del orden nacional y territorial. 13. Las dems que seale la ley. En el marco de la funcin de exigir informes sobre su gestin fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pblica o privada que administre fondos o bienes de la Nacin, la Ley 42 de 1993, seal la facultad que tiene la Contralora General de la Repblica para crear sistemas de vigilancia y control que incorporen tecnologas de informacin: Articulo 9. Para el ejercicio del control fiscal se podrn aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del control interno, de acuerdo con lo previsto en los artculos siguientes. Pargrafo. Otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnologa, eficiencia y seguridad, podrn ser adoptados por la Contralora General de la Repblica, mediante reglamento especial. Posteriormente el legislador, acogiendo las directrices constitucionales y siguiendo las orientaciones del artculo 9 de la Ley 42 de 1993, profiri la Ley 598 de 2000, "Por la cual se crean el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el catlogo nico de bienes y servicios, CUBS, el registro nico de precios de referencia RUPR, de los bienes y servicios de uso comn en la administracin pblica y se dictan otras disposiciones", mediante la cual se cre un Sistema para incorporar en medio magntico todas las actuaciones precontractuales, contractuales y poscontractuales, de tal forma que facilite el ejercicio del control fiscal tanto de la Contralora General de la Repblica, como de las contraloras territoriales.
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FECHA:
Dicha disposicin fue sometida a anlisis constitucional y mediante sentencias de la Honorable Corte Constitucional C-892 de 2001, C-716 de 2002 y C-384 de 2003, se declar ajustado a la Carta Fundamental y se hicieron algunas consideraciones sobre su operatividad y funcionamiento. Dentro de las precisiones que efectu la Corte Constitucional, se destacan, que dicho Sistema no constituye control previo, y que en la determinacin de obligaciones relacionadas con el control a las actuaciones precontractuales y contractuales debe participar el Gobierno Nacional. En cumplimiento de sta ltima orientacin de la Corte Constitucional, el Gobierno Nacional profiri el Decreto 3512 de 5 de diciembre de 2003, "Por el cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones". En este Decreto se establecieron entre otros aspectos, los siguientes: a. Se seal el mbito de aplicacin del SICE: "El sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal, SICE, se aplica a los organismos que conforman la administracin pblica, a los particulares o entidades que manejan recursos pblicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso comn o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000 en los trminos que reglamenta el presente decreto". De la lectura de esta norma se puede establecer claramente que el SICE es aplicable a la entidad _____________, respecto de la cual se ordena iniciar el proceso sancionatorio. b. Se seala los objetivos que pretende el SICE: a) Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratacin de la administracin pblica y de los particulares o entidades que manejan recursos pblicos;
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FECHA:
b) Disear, implementar y consolidar un sistema de informacin que le facilite al pas mejorar las condiciones actuales de contratacin, aportando un nuevo marco de referencia que contribuya a la legalidad del proceso de contratacin de la administracin pblica y de los particulares o entidades que manejan recursos pblicos; c) Garantizar los principios constitucionales y legales de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social; d) Mejorar sustancialmente los procesos relacionados con la planeacin, elaboracin de planes de compras y presupuesto de las entidades pblicas; e) Optimizar los estudios de mercado en los procesos de contratacin, mediante la utilizacin de tecnologa informtica; f) Garantizar el acceso a la consulta libre por internet de la informacin de los procesos de seleccin de los proveedores; g) Impulsar y promover un cambio institucional, social y cultural frente a la corrupcin en Colombia, generando una cultura del control social sobre el proceso de contratacin pblica, mediante la adopcin de nuevos instrumentos de participacin y la promocin de una pedagoga del control de lo pblico en el pas. c. Se crea el Comit para la Operacin del SICE: "Crase el comit para la operacin del SICE que el Contralor General de la Repblica integrar con funcionarios de la Contralora General de la Repblica (...)"; y se sealan sus facultades: "(...)
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FECHA:
c) Determinar el plan de ingreso progresivo del SICE, de las entidades que conforman la administracin pblica y los particulares o entidades que manejan recursos pblicos; d) Determinar los procesos contractuales especiales que se exceptan del cumplimiento de las obligaciones del SICE, para efectos de la eficiencia en la vigilancia fiscal; e) Fijar los parmetros o condiciones de los precios de referencia para efectos del ejercicio del control fiscal; (...) d. Se sealan las obligaciones tanto de las entidades estatales que contratan con sujecin a la Ley 80 de 1993, como de las que no estn sujetas a dicha disposicin: Las entidades estatales que contratan con sujecin a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, debern cumplir las siguientes obligaciones: a) Inscripcin. Las entidades se vincularn al SICE, de acuerdo con el plan de ingreso progresivo establecido por el comit para la administracin del SICE y a las instrucciones publicadas en el portal del SICE. Surtido este trmite, el operador entregar al representante legal el password, segn los procedimientos determinados en el portal; b) Elaboracin de planes de compras. A partir de la fecha de ingreso de las entidades al SICE, estas debern elaborar, registrar y actualizar sus respectivos planes de compras en el portal del SICE, de acuerdo con las instrucciones all publicadas; c) Exigencia del certificado de registro. Las entidades debern exigir en los procesos contractuales de cuanta superior a 50 smmlv, que el proveedor
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FECHA:
referencie en su oferta el nmero de certificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado por el portal del SICE. Adicionalmente, las entidades debern verificar dicho registro mediante la respectiva consulta en el portal; d) Consulta del CUBS y del precio indicativo. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de tem en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratacin, debern consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicacin. Esta obligacin se aplica para los procesos contractuales cuya cuanta sea superior a 50 smmlv; e) Registro de contratos. Las entidades deben registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco das hbiles del mes, de acuerdo con las instrucciones all publicadas, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuanta sea superior a 50 smmlv. Esta obligacin deber cumplirse por parte de las entidades a partir del mes siguiente a su inscripcin. La entidad deber registrar, en el portal del SICE, la informacin bsica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto; f) Publicacin de contratos. La publicacin de los contratos, realizada por las entidades de acuerdo con las disposiciones legales que rigen la materia, deber contener los precios unitarios y los cdigos de acuerdo con el CUBS. La obligacin de registro de contratos se entender cumplida cuando se publiquen en la Imprenta Nacional y otros medios de publicacin estatales. En caso de que los mecanismos para la publicacin de los contratos estatales ordenada por la ley, no permitan publicar los precios unitarios y los cdigos de bienes y servicios de uso comn o de uso en contratos de obra adquiridos de conformidad con el CUBS, esta informacin se registrar directamente en el portal del SICE.
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FECHA:
Pargrafo. Cuando el estudio de precios del mercado basado en informacin del SICE no incluya las caractersticas especiales de los bienes y servicios de uso comn o de uso en contratos de obra a adquirir, la entidad, adems de la consulta en el SICE, podr efectuar los estudios de mercado adicionales que considere necesarios. Las entidades y particulares que manejan recursos pblicos con rgimen especial de contratacin cumplirn las siguientes obligaciones: a) Inscripcin. Las entidades y particulares se vincularn al SICE, de acuerdo con el plan de ingreso progresivo establecido por el comit para la administracin del SICE y a las instrucciones publicadas en el portal del SICE. Surtido este trmite, el operador entregar al representante legal el password, segn los procedimientos determinados en el portal; b) Registro de contratos. Las entidades y particulares debern registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco das hbiles del mes, de acuerdo con las instrucciones all publicadas, los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuanta sea superior a 50 smmlv. Esta obligacin, deber cumplirse por parte de las entidades y particulares, a partir del mes siguiente a su inscripcin. En mrito de lo expuesto, al existir elementos jurdicos que determinan que el funcionario (nombre y cargo) presuntamente ha entorpecido o impedido el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Contralora General; no ha suministrado oportunamente las infor maciones solicitadas, y ha incumplido con sus obligaciones en relacin con el SICE: 5. Tipicidad de la conducta Con su conducta el implicado posiblemente transgredi el artculo 101 de la ley 42 de 1993, en concordancia con los Literales e), f), i), Numeral 2, artculo 4 de la Resolucin 5554 del 11 de marzo de 2004, normas que sealan:
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FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 11z de 12 DEPENDENCIA: (CONTRALORA DELEGADA O GERENCIA DEPARTAMENTAL) Auto (No.) de apertura del proceso administrativo sancionatorio fiscal (No.)
Artculo 101. Los contralores impondrn multas a los servidores pblicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes ( ) de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contraloras o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; (...) no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mrito suficiente para ello. 6. Culpabilidad De conformidad con lo que establece el artculo 63 del Cdigo Civil y efectuado el anlisis de los hechos, este Despacho considera que la conducta que se endilga al doctor (nombres, apellidos y cargo), presuntamente fue cometida a ttulo de culpa grave, por cuanto al parecer no ha dado cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el SICE. RESUELVE Artculo primero. Iniciar el Proceso Administrativo Sancionatorio (No.), en contra el doctor (nombres, apellidos y cargo), identificado con la Cdula de Ciudadana (No.) expedida en (ciudad), por los motivos expuestos en la parte considerativa del presente auto. Artculo segundo. Comisionar al doctor (nombres, apellidos y cargo) para que impulse y realice las diligencias necesarias hasta la culminacin del presente proceso administrativo sancionatorio fiscal. Artculo tercero. Notificar el presente auto de conformidad con lo dispuesto en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad).
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FECHA:
Artculo cuarto. Conceder el trmino de quince (15) hbiles contados a partir de la notificacin de este auto al investigado, para que ejerza su derecho de defensa, presente sus explicaciones, solicite y aporte las pruebas que pretenda hacer valer dentro de este Proceso. Artculo quinto. Contra el presente auto de trmite no procede ningn recurso. NOTIFQUESE Y CMPLASE
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Anexo 10. Formato de auto que decreta la prctica de pruebas
FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 2 Dependencia: (Oficina jurdica, contralora delegada o gerencia departamental) Auto (no.) que decreta la prctica de pruebas
(Fecha) Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (DIRECTOR DE LA OFICINA JURDICA, CONTRALOR DELEGADO / GERENTE DEPARTAMENTAL) En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el (Director de la Oficina Jurdica, Contralor Delegado para el Sector de / Gerente Departamental de ), en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en especial de las contenidas en la Ley 42 de 1993, en el Decreto-Ley 267 de 2000, y en la Resolucin Orgnica No. 5554 de 11 de marzo de 2004 CONSIDERANDO (Anlisis de la los requisitos de pertinencia, conducencia y utilidad de las pruebas solicitadas por el implicado o su apoderado, o de aquellas que se estima deben ordenarse oficiosamente, en consideracin a los hechos que interesan al proceso). _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
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FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 2 de 2 Dependencia: (Oficina jurdica, contralora delegada o gerencia departamental) Auto (no.) que decreta la prctica de pruebas
RESUELVE Artculo primero. Decretar y practicar las siguientes pruebas Documentales: Testimoniales: Visita Fiscal / Inspeccin: Artculo segundo. Las pruebas decretadas en el presente auto, se practicarn durante el trmino de ( ) das hbiles, comprendidos entre el da ( ) al da ( ) del mes de ( ) de (ao). Artculo tercero. Comisionar al doctor (nombres, apellidos y cargo) para que practique las pruebas ordenadas en esta providencia. Artculo cuarto. Notificar por Estado el contenido del presente auto, de conformidad con el artculo 321 del Cdigo de Procedimiento Civil, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), y al doctor (apoderado) (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), portador de la Tarjeta Profesional (No.) del C.S. de la J. Artculo quinto. Contra el presente auto no procede recurso alguno. NOTIFQUESE Y CMPLASE Firma del funcionario competente Nombres y Apellidos Cargo
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Anexo 11. Formato de auto que deniega la prctica de pruebas
FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 2 Dependencia: (Oficina jurdica, contralora delegada o gerencia departamental) Auto (no.) que deniega la prctica de pruebas
(Fecha) Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (DIRECTOR DE LA OFICINA JURDICA, CONTRALOR DELEGADO, GERENTE DEPARTAMENTAL) En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el (Director de la Oficina Jurdica, Contralor Delegado para el Sector de .., / Gerente Departamental de ...), en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en especial de las contenidas en la Ley 42 de 1993, en el Decreto-Ley 267 de 2000, y en la Resolucin Orgnica No. 5554 de 11 de marzo de 2004 CONSIDERANDO (Anlisis de los requisitos de pertinencia, conducencia y utilidad de cada una de las pruebas solicitadas por el implicado, conforme los hechos que interesan al Proceso). _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
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FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 2 de 2 Dependencia: (Oficina jurdica, contralora delegada o gerencia departamental) Auto (no.) que deniega la prctica de pruebas
RESUELVE Artculo primero. Denegar la prctica de (descripcin de cada una de las pruebas solicitadas por el implicado), solicitadas por (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), conforme lo expuesto en la parte motiva del presente auto. Artculo segundo. Notificar el presente auto, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), en la direccin ( ), ciudad de ( ) y al doctor (apoderado) (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), portador de la tarjeta profesional (No.) del C.S. de la J., en la direccin ( ) ciudad de (). Artculo tercero. Contra el presente auto, procede el recurso de apelacin ante el Contralor General de la Repblica, el cual deber interponerse mediante escrito motivado, dentro de los cinco (5) das siguientes a la notificacin de esta providencia. Artculo cuarto. Comisionar a (nombres y apellidos del funcionario, cargo y dependencia), para que notifique el contenido del presente auto. NOTIFQUESE Y CMPLASE

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Anexo 12. Formato de auto que resuelve recurso de apelacin contra el auto que deniega pruebas
FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 3 Dependencia: (Contralora general de la repblica, oficina jurdica,) Auto (no.) que resuelve recurso de apelacin, contra el auto que niega la prctica de unas pruebas
(Fecha) Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA, DIRECTOR DE LA OFICINA JURDICA) En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el (Contralor General de la Repblica / Director de la Oficina Jurdica), en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en especial de las contenidas en la Ley 42 de 1993, en el Decreto-Ley 267 de 2000, en la Resolucin Orgnica No. (5145 de 2000 / 5554 de 2004) y 5479 de 2003, esta ltima con la cual se la funcin de proferir las resoluciones mediante las cuales se resuelve la segunda instancia en los trmites administrativos sancionatorios. CONSIDERANDO Identificacin de los datos ms relevantes del proceso, breve alusin al principio de necesidad de la prueba, a los requisitos que ella debe reunir para que sea decretada, y sntesis de los antecedentes principales del recurso, as como de los argumentos del apelante,
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FECHA:
mencionando los fundamentos de la Primera Instancia para tal decisin, as como el anlisis de la Segunda Instancia para confirmar o revocar la actuacin impugnada. RESUELVE Artculo primero. (Si as lo considera el funcionario competente): Confirmar el auto (No. y fecha, proferido por (dependencia), en el cual se denegaron la prctica de las pruebas solicitadas por (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), conforme lo expuesto en la parte motiva del presente auto. Revocar el auto (No. y fecha, proferido por (cargo del funcionario de Primera Instancia y dependencia), en el cual se denegaron la prctica de las pruebas solicitadas por (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), conforme lo expuesto en la parte motiva del presente auto. Artculo segundo. (Si lo decidido es revocar): Ordenar al (Contralor Delegado / Gerente Departamental), practique las siguientes pruebas: (se enuncian las pruebas a practicar). Para ello, (la Contralora Delegada / Gerencia Departamental) deber fijar y dar a conocer al implicado, el da y la hora sealados para la prctica de esas diligencias, de manera que ejerza su derecho de defensa dentro de las mismas. Artculo tercero. (Si lo decidido es revocar): De conformidad con el artculo 59 del Cdigo Contencioso Administrativo, el trmino para la prctica de las pruebas de que trata el presente auto, ser de (No. ) das hbiles, contados a partir de la fecha de recibo del mismo, en la (Contralora Delegada / Gerencia Departamental). Artculo cuarto. La (Contralora Delegada / Gerencia Departamental), notificar el presente auto, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), en la direccin ( ), ciudad de ( ) y al doctor (apoderado) (nombres y apellidos), identificado
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FECHA:
con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), portador de la tarjeta profesional (No.) del C.S. de la J., en la direccin ( ) ciudad de ( ), para tal efecto la Oficina Jurdica librar el Oficio del caso y remitir el expediente a la dependencia de origen. Artculo quinto. Contra la presente decisin no procede recurso alguno. NOTIFQUESE Y CMPLASE
Firma del funcionario competente Nombres y apellidos Cargo

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Anexo 13. Formato de auto que resuelve recurso de queja

FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 2 Dependencia: (Contralora General de la Repblica, Oficina Jurdica) Auto (No.) que resuelve recurso de queja
(Fecha) Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA / DIRECTOR DE LA OFICINA JURDICA) En la ciudad de (lugar), a los (fecha), el (Contralor General de la Repblica / Director de la Oficina Jurdica), en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en especial de las contenidas en la Ley 42 de 1993, en el Decreto-Ley 267 de 2000, y en la Resolucin Orgnica No. (5145 de 2000 / 5554 de 2004) y 5479 de 2003, esta ltima con la cual se delega la funcin de proferir las resoluciones mediante las cuales se resuelve la segunda instancia en los trmites administrativos sancionatorios. CONSIDERANDO Identificacin de los datos ms relevantes del proceso, y sntesis de los antecedentes principales del recurso, as como de los argumentos del quejoso, mencionando los fundamentos de la Primera Instancia para tal decisin, as como el anlisis de la Segunda Instancia para confirmar o revocar la actuacin impugnada.
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FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 2 de 2 Dependencia: (Contralora General de la Repblica, Oficina Jurdica) Auto (No.) que resuelve recurso de queja
RESUELVE Artculo primero. (Rechazar / Aceptar) el recurso de queja interpuesto por (nombres y apellidos), en su calidad de (cargo), dentro del proceso de la referencia, contra (el auto / la Resolucin), (No. y fecha, proferido por (dependencia), que deneg el recurso de apelacin interpuesto contra (resolucin / auto), conforme lo expuesto en la parte motiva del presente auto. Artculo segundo. La (Gerencia Departamental / Contralora Delegada), notificar personalmente el contenido del presente auto, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apelli dos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), en la direccin ( ), ciudad de ( ) y al doctor (apoderado) (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), portador de la tarjeta profesional (No.) del C.S. de la J., en la direccin ( ) ciudad de (), para tal efecto la Oficina Jurdica librar el Oficio del caso y remitir el expediente a la dependencia de origen. Artculo tercero. Una vez surtido el anterior trmite, la (Contralora Delegada / Gerencia Departamental), proceder de conformidad con la ley. Artculo cuarto. Contra la presente decisin no procede recurso alguno. NOTIFQUESE Y CMPLASE

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Anexo 14. Formato de resolucin que impone sancin de multa

FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 4 Dependencia: (Contralora Delegada , Gerencia departamental) Resolucin (No.) Por la cual se impone una sancin de multa
(Fecha) Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (CONTRALOR DELEGADO / GERENTE DEPARTAMENTAL) En uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en los artculos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, el Libro Primero del Cdigo Contencioso Admi nistrativo, el Decreto Ley 267 de 2000, y la Resolucin (5145 de 2000 / 5554 de 2004). 1. Antecedentes Se sealan los datos principales que identifican el proceso, el implicado, y los hechos que dieron origen al mismo. 1.1. Actuacin procesal Se narra brevemente todas las actuaciones que aparecen en el expediente, indicando la fecha y el nmero de folio.
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FECHA:
1.2. Escrito de descargos Se hace una sntesis de los descargos presentados por el implicado, as como de las pruebas por l aportadas. 1.3. El acervo probatorio Se relacionan todas las pruebas que aparecen en el expediente, con las cuales se adoptara la correspondiente decisin. 2. Consideraciones (Anlisis probatorio de cada una de las pruebas que obran en el expediente, y de cada uno de los argumentos en los cuales el implicado sustenta su defensa, motivando con coherencia el fundamento para decidir, y determinando con claridad la tipicidad de la conducta, con fundamento en el artculo 101 de la Ley 42 de 1993, y la culpabilidad, como resultado del anlisis probatorio. Igualmente, explicando los criterios tenidos en cuenta para fijar el monto de la sancin. Si lo decidido es archivar el expediente, por ausencia de responsabilidad del implicado, u otras razones, explicar el fundamento para tal decisin). RESUELVE Artculo primero. (Si lo decidido es sancionar) Imponer sancin de multa, de (No,) das de salario, equivalente a la suma de (letras y nmeros), al doctor (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), como consecuencia de los fundamentos y considerandos legalmente expuestos es esta Resolucin. (Si lo decidido es archivar): Ordenar el archivo del expediente, por no encontrar mrito para sancionar al implicado, doctor (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciuda-
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FECHA:
dana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), como consecuencia de los fundamentos y considerandos legalmente expuestos es esta Resolucin. Artculo segundo. La (Secretara Comn, Contralora Delegada), notificar personalmente el contenido de la presente Resolucin, de conformidad con los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), en la direccin ( ), ciudad de ( ) y al doctor (apoderado) (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), portador de la tarjeta profesional (No.) del C.S. de la J., en la direccin ( ) ciudad de (), (Si lo decidido es sancionar:) hacindole saber, que contra la misma procede el recurso de Reposicin, ante este Despacho, y subsidiariamente de Apelacin, ante el (Directos de la Oficina Jurdica, Contralor General de la Repblica, el cual deber ser interpuesto mediante escrito motivado, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la notificacin de esta providencia. Artculo tercero. (Si lo decidido es sancionar) El pago de la multa debe hacerse a favor de la Contralora General de la Repblica, Cuenta Corriente 0070060965-4 del Banco Agrario de Colombia, dentro de los diez das siguientes a su ejecutoria. Los recibos de dicho pago debern ser allegados a la (Contralora Delegada / Gerencia Departamental de), quien a su vez enviar las fotocopias de la consignacin a la Tesorera de la Contralora General de la Repblica. En caso contrario, la presente Resolucin prestar mrito ejecutivo por Jurisdiccin Coactiva. Artculo cuarto. (Si lo decidido es sancionar): Si transcurridos 10 das hbiles indicados en el artculo anterior, el sancionado no acredita el pago, se remitir esta Resolucin, a la Direccin de Jurisdiccin Coactiva, de (dependencia), para lo de su competencia.
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FECHA:
Artculo quinto. (Si lo decidido es archivar): Contra la presente providencia no procede recurso alguno. NOTIFQUESE Y CMPLASE

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Anexo 15. Formato de resolucin que resuelve recurso de reposicin

FECHA:
HOJA NMERO: Pgina 1 de 4 DEPENDENCIA: (CONTRALORA DELEGADA , GERENCIA DEPARTAMENTAL) RESOLUCIN ( No.) POR LA CUAL SE DECIDE RECURSO DE REPOSICIN
(Fecha) Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal: (No., ao y dependencia) Entidad: Presunto Implicado: Cargo: EL (CONTRALOR DELEGADO GERENTE DEPARTAMENTAL) En uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en los artculos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, el Libro Primero del Cdigo Contencioso Administrativo, el Decreto Ley 267 de 2000, la Resolucin (5145 de 2000 / 5554 de 200 4), decide el recurso de reposicin interpuesto por (nombres y apellidos del implicado y cargo), dentro del proceso de la referencia. 1. Antecedentes Se sealan los datos principales que identifican al implicado, el proceso, los hechos que dieron origen al mismo y la actuacin impugnada. 1.1 Actuacin procesal Se narra brevemente todas las actuaciones que aparecen en el expediente, indicando la fecha y el nmero de folio.
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1.2 La decisin impugnada Se hace un resumen de los fundamentos que originaron la imposicin de la sancin, por parte del funcionario competente. 1.3 Puntos de Impugnacin Se narra los puntos que expone el implicado, bajo los cuales expone su defensa y argumentos. 1.3.1. Peticin Lo solicitado por el sancionado en el Recurso de Reposicin, incluyendo las pruebas que pueda llegar a solicitar en esta etapa. 1.4. El acervo probatorio (opcional) Se relacionan las pruebas que aparecen en el expediente, con las cuales se adoptara la correspondiente decisin. 2. Consideraciones Se hace el pronunciamiento jurdico legal y jurisprudencial, en virtud del cual el funcionario competente confirma, revoca o modifica la Resolucin materia del Recurso. RESUELVE Artculo primero. (confirmar, revocar o modificar) la Resolucin (No.), de (fecha), proferida por la (Contralora Delegada o Gerencia Departamental de), en contra de (nombre del implicado, nmero de cdula y cargo), por la cual se le impuso sancin de multa, correspondiente a (nmero de das) de salario mensual devengado por el encartado, equivalen-
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tes a la suma de (el valor en letras y en nmeros), como consecuencia de los fundamentos y considerandos legalmente expuestos es esta Resolucin. Artculo segundo. (Si lo decidido es revocar): En consecuencia, archivar el expediente de este Proceso. Artculo tercero. (Si lo decidido es confirmar o modificar) El pago de la multa debe hacerse a favor de la Contralora General de la Repblica, Cuenta Corriente 0070060964 del Banco Agrario de Colombia, dentro de los diez das siguientes a su ejecutoria. Los recibos de dicho pago debern ser allegados a la (Contralora Delegada / Gerencia Departamental de), quien a su vez enviar las fotocopias de la consignacin a la Tesorera de la Contralora General de la Repblica. En caso contrario, la presente Resolucin prestar mrito ejecutivo por Jurisdiccin Coactiva. Artculo cuarto. La (Contralora Delegada o la Gerencia Departamental de), notificar personalmente la presente providencia al doctor (a) en (direccin, barrio y ciudad), de conformidad con lo establecido en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo, al doctor (nombres y apellidos), identificado con la cdula de ciudadana (No. y lugar de expedicin), en su calidad de (cargo y entidad), en la direccin ( ), ciudad de ( ) y al doctor (apoderado) (nombres y apellidos), identificado con la Cdula de Ciudadana (No. y lugar de expedicin), portador de la Tarjeta Profesional (No.) del C.S. de la J., en la direccin ( ) ciudad de ( ). Artculo quinto. (Si lo decidido es confirmar o modificar, y as lo estima la Primera Instancia) Conceder el Recurso de Apelacin, ante el (Contralor General de la Repblica / Director de la Oficina Jurdica), para lo cual se enviar el expediente a ese Despacho.
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Artculo sexto. (Si lo decidido es confirmar o modificar, y as lo estima la Primera Instancia) Remitir el expediente a la Oficina Jurdica de la Contralora General de la Repblica, para lo de su competencia. NOTIFQUESE Y CMPLASE
Proyect Revis Radicado
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Anexo 16. Formato de resolucin que resuelve recurso de apelacin

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HOJA NMERO: Pgina 1 de 11 Dependencia (Contralora General de le Repblica, Oficina Jurdica) Resolucin (No.) por la cual se decide un recurso de apelacin
(Fecha) Referencia: Encausado: Cargo: Entidad: Adelantado por:
EL DIRECTOR DE LA OFICINA JURDICA En uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en el Cdigo Contencioso Administrativo, artculos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, el Decreto Ley 267 de 2000 y las Resoluciones Orgnicas ____________, 5479 de 31 de marzo de 2003 y 5635 de 12 de enero de 2005, procede a resolver el recurso de apelacin interpuesto por ___________________, en contra de la Resolucin __________________, proferida por la Gerencia Departamental ____________. Antecedentes Se encuentra al despacho el proceso administrativo sancionatorio ______________, proveniente de la Gerencia Departamental de __________, radicado en esta Oficina Jurdica el _____________, bajo el nmero _________, para decidir el recurso de apelacin interpuesto en contra de la resolucin __________________, proferida por esa Gerencia, mediante la
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cual se impuso sancin de multa al seor ______________________, en su calidad ____________________. A su vez respecto de la resolucin _______________ que resuelve el recurso de reposicin. Este proceso administrativo sancionatorio fiscal se adelant en virtud de lo sealado en el numeral 5 del artculo 268 de la Constitucin Poltica, el artculo 101 de la Ley 42 de 1993, el artculo 3 del Decreto Ley 267 de 2000 y la Resolucin Orgnica _____ de _____, que establecen como objetivos de la Contralora General de la Repblica el de imponer sanciones pecuniarias, en los eventos de transgresin de las obligaciones de carcter fiscal y de los deberes establecidos para los sujetos que vigila este organismo. Las actuaciones administrativas de este proceso fueron adelantadas de conformidad con el Ttulo I del Cdigo Contencioso Administrativo y estn contenidas en el expediente en ______ folios. En el mismo se pueden apreciar los actos administrativos, pruebas y documentos que las sustentan de acuerdo con lo previsto en el mencionado cdigo y dems disposiciones legales aplicables. En desarrollo de la atribucin que el Contralor General de la Repblica le confiere al Director de la Oficina Jurdica, pasa el despacho a resolver las cuestiones que han sido planteadas en desarrollo de las diligencias citadas precedentemente: La presente actuacin tuvo inicio en el requerimiento formulado por la Gerencia Departamental de _________, con ocasin de la omisin del __________________, en la presentacin de _____________________________________ ( fls.___) La Gerencia Departamental de __________ mediante Resolucin _____________, sancion la anterior conducta con la suma de __________________________ pesos m/cte ($________), equivalente a _____ (__) das de salario mensual devengado, para la poca en que sucedieron los hechos.
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2. Consideraciones del Director de la Oficina Jurdica
2.1. Mediante Auto _______ de ____________ (fl. ____), el Director de la Oficina Jurdica orden decretar como prueba, _______________________________: I) ________________ ii) ________________ 2.2. Frente a los argumentos de defensa sea lo primero sealar que la primera instancia actu de conformidad con las facultades constitucionales y legales, que se le confieren a la Contralora General de la Repblica, sobre las cuales es necesario recordar lo siguiente: Uno de los deberes esenciales del gestor fiscal est referido a la obligacin de rendir cuentas, segn lo previsto en el artculo 268 de la Constitucin Poltica, en la ley 42 de 1993 y en las resoluciones orgnicas, que en desarrollo de esas facultades, expide la Contralora General de la Repblica. 2.2.1. Para el caso concreto ese deber se deriva de lo prescrito en la resolucin orgnica 5544 de 2003, que en su artculo ___ establece, entre otras, como obligaciones que tienen _Responsables de rendir informacin sobre el Sistema General de Participaciones y Fosyga. Se hace preciso sealar, que el Artculo 7 de la Resolucin Orgnica 05544 del 17 de diciembre de 2003, prescribe, entre otras, como obligaciones que tienen los Alcaldes Municipales: "Artculo 7. Responsables de rendir informacin sobre el Sistema General de Participaciones y Fosyga - Rgimen Subsidiado. Los gobernadores, alcaldes y particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos provenientes del Sistema General de Participaciones y Fondo de Solidaridad y Garanta (Fosyga), para los sectores de salud, educacin y propsito
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general, debern rendir informes sobre los recursos transferidos por la Nacin para estos sectores, conforme a lo establecido en el Ttulo V de la presente Resolucin. Con base en lo establecido por el artculo 1 del Decreto 1526 de julio 24 de 2002, y la Resolucin 0166 de 4 de febrero de 2003 del Ministerio de Educacin Nacional, mediante los cuales se reglamenta la administracin y condiciones del reporte del sistema de informacin del sector educativo, los municipios alimentarn su sistema con la informacin que les proporcionen las instituciones educativas. Los departamentos tambin alimentarn el sistema con la informacin que le suministren los municipios no certificados, incluyendo lo relacionado con los recursos asignados para calidad a cada uno de ellos. La Contralora General de la Repblica recibir la informacin de los distritos, de los municipios certificados y de los departamentos la consolidada de los municipios no certificados. No obstante lo anterior, cuando lo requiera, solicitar informacin directamente a los municipios no certificados y a las instituciones educativas." De igual forma, el Artculo 24 de la misma Resolucin, establece: "Artculo 24. De la informacin anual sobre Sistema General de Participaciones y Fosyga Rgimen Subsidiado, Educacin y Propsito General. El trmino para la presentacin de los Informes sobre el sistema general de participaciones a 31 de diciembre, ser hasta el da 28 de febrero del ao siguiente." Ahora bien los artculos 52, 53, 54 y 57 ibdem sealan: "Artculo 52. Contenido del informe sobre los recursos del Sistema General de Participaciones para el sector educacin. Los gobernadores, alcaldes y particulares que manejen recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para educacin, anualmente deben presentar la siguiente informacin: 1. Informacin contractual (Formato No. 5; 5-A y 5-B)
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2. Informacin presupuestal (Formato No. 20; 20-A; 20-B y 20-C) 3. Informacin Estadstica (Formato No. 17) 4. Informe de Ejecucin de Gastos de Personal (Formato No. 17-A) 5. Distribucin de recursos SGP Sector Educacin (Formato No. 17-B) 6. Informe sobre los fondos de servicios educativos (Formato No. 17-C) Artculo 53. contenido del informe sobre los recursos del Sistema General de Participaciones para el sector salud. Los gobernadores, alcaldes y particulares que manejen recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para salud, anualmente deben presentar la siguiente informacin: 1. Informacin presupuestal (Formato No. 20; 20-A; 20-B y 20-C) 2. Informacin Estadstica (Formato No. 18) 3. Informacin Descentralizacin (Formato No. 18-A) 4. Informacin Contractual (Formato No. 18-B; 18-C y 18-D) 5. Informe sobre Distribucin de recursos por componentes (Formato No. 18-E) Artculo 54. Contenido del informe sobre los recursos del Sistema General de Participaciones para propsito general. Los gobernadores, Alcaldes y particulares que manejen recursos del Sistema General de Participaciones para propsito general, anualmente deben presentar la siguiente informacin: 1. Informacin presupuestal (Formato No. 20; 20-A; 20-B y 20-C)
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2. Informe sobre distribucin de recursos de propsito general (Formato No. 24) " Artculo 57. Contenido del informe sobre recursos de regalas directas. Los gobernadores, alcaldes y particulares que manejen recursos de regalas, anualmente deben presentar la siguiente informacin: 1. Presupuesto aprobado y ejecutado de las regalas por proyecto. (formato No. 19) 2. Niveles de cobertura certificados por la autoridad competente. 3. Relacin de contratos por proyecto, especificando: (formato No. 19 - A) Nombre o razn social del contratista y su identificacin o NIT. Objeto del contrato Clase de contrato (servicio, suministros, obra, mantenimiento, etc.) Modalidad de contratacin (Licitacin, adjudicacin Directa, otras.) Valor inicial del contrato Adiciones al valor del contrato. Trmino del contrato Prrroga del contrato. Interventor Tcnico Porcentaje de ejecucin Lugar de ejecucin del contrato. Fecha de terminacin.
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Fecha de liquidacin. 4. Informar los rangos de contratacin de licitacin, concurso de mritos con o sin formalidades. Ahora bien, el Artculo 12, seala, los requisitos para la presentacin de la informacin solicitada por la Contralora General de la Repblica: "Artculo 12 Inobservancia de los requisitos en la presentacin. Se entender por no presentada la cuenta y la informacin, cuando no cumpla con lo previsto en esta Resolucin, en los aspectos referentes a lugar de presentacin, forma, perodo, contenido y firmas". Es de importancia, el artculo 91, el cual seala: "Artculo 91. Los dems departamentos, distritos y municipios. Los responsables de presentar los informes sobre el Sistema General de Participaciones y Fosyga Rgimen Subsidiado, de que trata el Ttulo V de la presente Resolucin, podrn solicitar prrroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contralora General de la Repblica. Dicha solicitud, deber ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) das hbiles antes de su vencimiento. El Gerente Departamental, podr otorgar la prorroga de los plazos establecidos, por un mximo de 10 (diez) das hbiles y tendr un plazo de 3 (tres) das hbiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prorroga para resolverla, fecha despus de la cual si no existe pronunciamiento, se entender otorgada". Es clara la Resolucin antes citada cuando seala al Alcalde del Municipio, en calidad de Representante Legal del ente territorial, como el responsable de rendir el Informe sobre el Sistema General de Participaciones y Fosyga - Rgimen Subsidiado, el cual cubrir hasta el
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31 de diciembre de la vigencia que debe rendir. Igualmente el mismo deber presentarse a ms tardar el 28 de febrero del ao siguiente de la vigencia. Con base en los Artculos precedentes, se infiere que el investigado slo present del informe requerido por este Ente de Control, el formato 5A debidamente, diligenciado, dentro del trmino sealado por la Resolucin; entonces, es evidente que tena conocimiento tanto del contenido de la Resolucin 5544 de 2003, de los plazos all fijados para la entrega del mismo, al igual que de lo preceptuado por el artculo 12 en el sentido que entender por no presentado el informe cuando, no cumpla con lo previsto en la citada Resolucin en los aspectos referentes a lugar de entrega, forma, perodo, contenido y firmas; estas razones son suficientes para demostrar su omisin en el cumplimiento del deber como responsable del Ente Territorial, entrabando de esta forma la funcin fiscalizadora de este rgano, pues es evidente, que an existiendo un mecanismo alternativo para solicitar la prrroga en la entrega del mismo, Artculo 91 ibdem, fue necesario iniciar el presente Proceso Sancionatorio, para que alegara una supuesta ausencia del proceso de empalme entre el Alcalde saliente y entrante, circunstancias que debieron ser invocadas mucho antes de vencerse el plazo para la entrega del Informe. Es claro para este Despacho, al igual que para la primera instancia, que _____________________________________________________ De otra parte, la primera instancia destac respecto al argumento planteado por el recurrente en el sentido que _________________________. Con base en lo expuesto este despacho acoge lo sealado por la Gerencia Departamental, y por consiguiente, ___________________________________. El recurrente plantea que _________________________
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Como se observa dentro del plenario _________________________________ 2.2.2. Frente a lo manifestado por el procesado en el sentido que _____________________________. Para que la Contralora General de la Repblica, ________________________
A su vez ________________________ Por su parte, _____________________________________ Esta instancia considera que _________________________ Comparte este despacho lo sostenido por la primera instancia cuando advierte ______________________________ Ahora bien la omisin referida por parte ____________________________ es una conducta reprochable desde el punto de vista de las obligaciones mnimas que debe cumplir un funcionario pblico que tiene a su cargo el manejo y administracin de recursos pertenecientes a una empresa como _______________________________, En estas condiciones la conducta tipificada por el artculo 101 de la ley 42 de 1993, que es desarrollado por la resolucin orgnica __________, en el artculo ___ como conducta sancionable la siguiente:" ___________________________" Demostradas como estn las garantas superiores propias del debido proceso y del derecho de defensa y comprobada la conducta lesiva del __________________________, procede la segunda instancia a confirmar la resolucin objeto de impugnacin, y la que resuelve el recurso de reposicin.
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2.2.3. En el planteamiento formulado por el recurrente en el sentido de _________________, observa este Despacho que _______________________ 2.2.4. Sobre el asunto expuesto en el recurso _____________, considera esta Instancia __________________ En mrito de lo expuesto el Director de la Oficina Jurdica,
RESUELVE: Artculo primero: ______________ las Resoluciones _______________ y ___________________, actos proferidos por la Gerente Departamental de ____________, por medio de los cuales se le impone multa al ______________________, identificado con cdula de ciudadana ___________, expedida en Bogot en su calidad _________________, correspondiente a _____ (__) das de salario mensual devengado, equivalente a la suma de ___________________________________ pesos m/cte ( $______), como consecuencia de los fundamentos y consideraciones legalmente expuestos en esta Resolucin. Artculo segundo: El pago de la multa mencionada debe hacerse a favor de la Contralora General de la Repblica, Cuenta Corriente 0070060965-4 del Banco Agrario de Colombia, dentro de los diez (10) das siguientes a su ejecutoria. Los recibos de dicho pago debern ser allegados a la Gerencia Departamental de __________, quien a su vez enviar las fotocopias de la consignacin a la Tesorera. En caso contrario la presente Resolucin prestar mrito ejecutivo por Jurisdiccin Coactiva. Artculo tercero : La Gerencia Departamental de _________, notificar personalmente la presente providencia a___________ _____________________________, en la _____________ en la ciudad de ________, de acuerdo con lo ordenado en el artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo. De no ser posible, se proceder conforme con lo previsto en el Art-
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culo 45 Ibdem y agotar los trmites subsiguientes, para tal efecto la Oficina Jurdica remitir el expediente a la Gerencia Departamental de __________. Artculo cuarto: Remitir fotocopia de la presente Resolucin al Fondo de Bienestar de la contralora General de la Repblica, para la correspondiente contabilizacin de las multas. Artculo quinto: Contra la presente Resolucin, no procede ningn recurso por haberse agotado la Va Gubernativa. NOTIFQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los
IVN DARO GMEZ LEE Director Oficina Jurdica

Proyect: ____________ Revis: ________ Radicado: ________
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Anexo 17. Formato de constancia de ejecutoria y firmeza (primer caso)
(Dependencia) CONSTANCIA DE EJECUTORIA Y FIRMEZA (primer caso: decisin de recursos de la va gubernativa) Ciudad y fecha Agotados los trminos de notificacin y decididos los recursos interpuestos contra la Resolucin (No.), de (fecha), expedida por este Despacho, esta queda debidamente ejecutoriada conforme lo previsto en el artculo 62 del Cdigo Contencioso Administrativo.
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Anexo 18. Formato de constancia de ejecutoria y firmeza (segundo caso)
(Dependencia) CONSTANCIA DE EJECUTORIA Y FIRMEZA (primer caso: decisin de recursos de la va gubernativa) Ciudad y fecha Agotados los trminos de notificacin y decididos los recursos interpuestos contra la Resolucin (No.), de (fecha), expedida por este Despacho, esta queda debidamente ejecutoriada conforme lo previsto en el artculo 62 del Cdigo Contencioso Administrativo.
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Anexo 19. Resolucin Orgnica 5707 de diciembre 30 de 2005
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Glosario
Accin de nulidad: Accin contenciosa administrativa por medio de la cual se solicita la nulidad de un acto administrativo que infringe las normas a las que debi estar sujeto, fue expedido por autoridad incompetente o en forma irregular, esta falsamente motivado o se dict con desviacin de las atribuciones propias del funcionario o corporacin que lo profiere. Actos administrativos: Conductas o abstenciones de la autoridad, capaces de producir efectos jurdicos, en cuya realizacin influyen directa e inmediatamente la voluntad o la inteligencia. Son uno de los medios a travs de los cuales se cumple la actividad administrativa. Segn su contenido, los actos administrativos se clasifican en generales e individuales. Los primeros son los que crean situaciones jurdicas abstractas impersonales u objetivas. Los segundos, aquellos que crean situaciones jurdicas concretas o subjetivas. Acto de trmite: El que se produce dentro de una actuacin administrativa con el fin de impulsarla hacia su conclusin, pues sirve de preliminar a la decisin final. Tambin se le llama acto preparatorio. El acto de trmite pone fin a una actuacin cuando hace imposible continuarla. Por regla general no hay recursos gubernativos contra acto de trmite. Sin embargo, ste es impugnable si pone fin a la actuacin por tener el efecto arriba sealado. Debido proceso: Garanta constitucional del derecho de toda persona a ser oda pblicamente y con justicia, en condiciones de plena igualdad, por un tribunal independiente e imparcial, para la determinacin de sus derechos y obligaciones o para el examen de toda acusacin en materia penal. Dolo: Vicio del consentimiento que se da cuando una de las partes hace uso de algn artificio o maniobra para que la otra se engae. El dolo no se presume sino en los casos previstos por la ley, debiendo ser probado en los dems. El dolo consiste en la intencin positiva de inferir injuria a la persona o propiedad de otro. Edicto: Escrito que se hace ostensible en la secretara de un despacho judicial o de una oficina pblica, con el fin de notificar providencias o decisiones cuya notificacin personal no haya sido posible.
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Efecto devolutivo: Caso en el cual no se suspende el cumplimiento de la providencia apelada ni el curso del proceso. Efecto suspensivo: La competencia del inferior se suspende desde que la ejecutoria el acto que la concede hasta la notificacin del de obedecimiento a lo resuelto por el superior. Expedientes: Conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolucin administrativa de un mismo asunto. Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie el conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestin, actividad o procedimiento. Cada expediente o carpeta deber contener hasta 200 foli os. Exceptuando aquellos casos en que se pueda perder la integridad de objeto del documento, caso en el cual se puede sobrepasar el nmero de folios establecido. Cada expediente o carpeta llevar un inventario detallado de su contenido el cual se co locar en la cara interna de la primera tapa de la carpeta. La foliacin se har de acuerdo a la disposicin de los documentos en el expediente de arriba hacia abajo. Se utilizar un lpiz de mina negra blanda o roja para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. Multa: Pena Pecuniaria que consiste en la obligacin de pagar una suma de dinero al tesoro nacional. Notificacin: Accin y efecto de hacer saber, a un litigante o parte interesada en un juicio, cualquiera sea su ndole, o a sus representantes y defensores, una resolucin judicial u otro acto de procedimiento. Notificacin de actos administrativos: Procedimiento mediante el cual se hace saber al interesado - o a su representante legal - la decisin que pone trmino a una decisin administrativa cuyo contenido no exige ser comunicado a travs de su publicacin. Notificacin por estado: Cuando se cumple por medio de anotacin elaborada por el secretario en papel comn, que se fija en lugar visible de la secretara y all permanece fijada durante las horas de trabajo del respectivo da. Prueba: Se entiende hecho que se da por supuesto como verdadero, y que se considera como debiendo servir de motivo de credibilidad acerca de la existencia o no existencia de otro hecho.
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Pruebas legalmente prohibidas: Son aquellos medios de prueba que por mandato legal no son aceptables para hacer alguna demostracin en un determinado proceso. Pruebas judiciales: Elementos de conviccin llevados formalmente a un proceso para ser apreciados por el juez antes de tomar su decisin. Toda decisin judicial debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso. Pruebas inconducentes (impertinentes): Los hechos articulados en el proceso, los que constituyen el tema a probar, deben tener incidencia sobre lo que se va a concluir en el proceso (la existencia de la obligacin, la responsabilidad), el juicio que en la sentencia va a expresar el juez. Esa relacin, esa incidencia, se llama en Colombia conducencia o pertinencia. Hay, pues, hechos o pruebas conducentes y hechos o pruebas inconducentes, segn que incidan o no sobre lo que se discute en el proceso, se tiene entonces que las inconducentes no son propiamente excepciones al tema a probar, al objeto de prueba en general, sino que resultan inadmisibles por razones de economa procesal. Recursos: Peticiones de quien es parte en un proceso para que examine de nuevo la materia fctica y/o jurdica de una resolucin judicial que, no habiendo pasado en autoridad de cosa juzgada formal, resulte perjudicial para el sujeto jurdico que recurre, con la ltima finalidad de que dicha resolucin se sustituya por otra favorable al recurrente. Medios establecidos por el legislador para obtener la revocacin, aclaracin, reforma o modificacin de una providencia judicial o de una decisin administrativa. Recurso de apelacin: En trminos generales puede decirse que es el que se interpone ante el juez superior para impugnar la resolucin del inferior. En la legislacin habitual se da contra las sentencias definitivas, las sentencias interlocutorias y las providencias simples que causen un gravamen que no pueda ser reparado por la sentencia definitiva. Recurso de queja: Es definido generalmente como el que se interpone ante el tribunal superior, cuando el inferior incurre en denegacin o retardo de justicia. Recurso de reposicin: Lo define Vicente y Caravantes diciendo que tal recurso es el que interpone el litigante que se considera perjudicado por una providencia interlocutoria para ante el mismo juez que la dict, a fin de que, dejndola sin efecto, o reponindola por contrario imperio, quede el pleito en el mismo estado que tena antes. Recursos administrativos: Medios de impugnacin sealados para los procesos ante la jurisdiccin en lo contencioso administrativo, son los siguientes: El de Reposicin, Apelacin, Queja, Suplica y el de Revisin. Revocatoria directa: Facultad de la administracin para extinguir o eliminar un acto que ella misma dict, por haber adoptado con respecto a l un nuevo criterio de apreciacin de su legalidad o conveniencia.
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La revocacin se distingue de la anulacin en que sta slo puede resultar de un fallo judicial. Los actos administrativos deben ser revocados, por los mismos funcionarios que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores, de oficio o a solicitud de parte, en cualquiera de estos tres casos: Cuando se a manifiesta su oposicin a la Constitucin Poltica o a la ley. Cuando no estn conformes con el inters pblico o social, o atenten contra el mismo. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona. Sin embargo, cuando un acto administrativo haya creado o modificado una situacin jurdica de carcter particular y concreto, o reconocido un derecho de igual categora, no podr ser revocado sin el consentimiento expreso y escrito del respectivo titular. La revocacin de los actos administrativos puede cumplirse en cualquier tiempo, incluso en relacin con actos que estn ya en firme o aun cuando se haya acudido a la jurisdiccin en lo contencioso administrativo. En este ltimo caso, mientras no se haya dictado el auto admisorio de la demanda. Trmino: Tiempo que la ley seala para cumplir una actuacin procesal o administrativa. Por regla general los trminos son perentorios o fatales. Se llaman as porque su transcurso extingue o hace caducar el derecho o la facultad que durante el tiempo sealado no se ejercit. Cuando no existe el trmino legal para un acto, el juez o funcionario debe sealar el que estime necesario para la realizacin del mismo, de acuerdo con las circunstancias. Podr tambin prorrogarlo por una sola vez, siempre que considere justa la causa invocada y que la solicitud se formule antes del vencimiento. Todo trmino empieza a correr desde el da siguiente al de la notificacin de la providencia que lo conceda. Trmino judicial: Cualquiera de los previstos para una actuacin en la ley procesal. Trmino legal: Todo el que se halla fijado por ley o norma de equiparable obligatoriedad.
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Bibliografa
Diccionario Bsico de Trminos Jurdicos, Mario Madrid-Malo G., Fondo Editorial Legis. Diccionario de Ciencias Jurdicas, Polticas y Sociales, Editorial Heliasta S.R. L. Manuel Osorio Abogado. Diccionario Jurdico Espasa, Editorial Espasa Calpe S.A. Madrid 1998. Conceptos Plan de Mejoramiento: 28435 de 24-05-05 Obligacin de presentar plan de mejoramiento EE 14211 de 11 de marzo de 2005 EE 10683 de 23 de febrero de 2005 EE 36289 de 27 de septiembre de 2004 Defensa tcnica en el proceso administrativo de conocimiento de la Contralora General de la Repblica. No obligatorio. Concepto 25010 de 10-05-05 Ley 617 de 2000, Lmites de gastos-Incumplimiento. Trmite administrativo sancionatorio Viabilidad. Concepto 52302 de 20 de diciembre de 2004. Rendicin de cuentas. Informe de gestin de alcaldes y gobernadores. Concepto Jurdico IE 1345 de 8 de marzo de 2005. Sentencias Nom bis in idem. Sentencia T-520 de 1992 Violacin C-194 de 1998 Responsabilidad objetiva: Proscripcin: Sentencia- C-148 de 1998. Responsabilidad objetiva: Proscripcin: Sentencia C -320 de 1998.
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Oficina Jurdica Director: Dr. Ivn Daro Gmez Lee

Impresin: Imprenta Nacional

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