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Manual del Usuario
Profit Plus Nmina

Sistema de Gestin Empresarial
RIF: J-30551749-5
La informacin de este manual est sujeta a modificaciones sin preaviso alguno. A menos que sea especificado de otra manera, las compaas, nombres y datos utilizados en los ejemplos son ficticios. Ninguna parte de este manual puede ser reproducida ni transmitida bajo forma alguna, ni por cualquier medio, ya sea electrnico o mecnico, para ningn propsito, sin el consentimiento por escrito de Softech Consultores. 1997-2009 Softech Consultores. Todos los derechos reservados. Profit Plus es una marca registrada de Softech Consultores C.A. Profit Mvil es una marca registrada de Softech Consultores C.A. eProfit es una marca registrada de Softec h Consultores C.A. Profit Mvil is powered by JL Sistemas C.A. Crystal Report es una marca registrada de Business Objects. Microsoft, Windows, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows CE, Windows Vista, Windows 2008, Office, Word, Excel, NT Server, Windows 2000 Server, NT Workstation, SQL Server 2000, SQL Server 2005, SQL Server 2008, Internet Explorer (IE), Internet Information Server (IIS), Visual FoxPro, Visual Studio, Visual Studio .NET y el logotipo de Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation. Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV son marcas registradas de Intel Corporation.
Nmero de parte: PP-US-NOMI-2.0 Actualizado: 04/2009
Contenido
Contenido
Bienvenida ................................................................................................................... 7 Documentacin de Profit Plus Nmina 2.0 ......................................................................... 7 Requisitos de hardware y software.................................................................................... 8 Trminos de la licencia de uso ....................................................................................... 12 Ediciones de Profit Plus................................................................................................. 12 Implantacin de Profit Plus ............................................................................................ 13 Captulo 1: Caractersticas del Sistema................................ ................................ ........ 15 Caractersticas generales .............................................................................................. 15 Acceso a las opciones................................................................................................... 18 Barra de herramientas................................................................................................... 20 Barra de acceso rpido................................................................................................. 24 Bsqueda Asistida................................ ................................ ................................ ........ 25 Tipos de ventanas ................................ ................................ ................................ ........ 28 Tablas......................................................................................................................... 28 Procesos..................................................................................................................... 28 Consultar / Modificar Nmina......................................................................................... 29 Reportes ..................................................................................................................... 29 CAPTULO 2: Puesta en funcionamiento...................................................................... 31 Actividades involucradas ............................................................................................... 31 Estructura de la Nmina Profit Plus................................................................................. 33 Orden a seguir en la implantacin................................................................................... 35 Uso del generador de expresiones.................................................................................. 39 Funciones predefinidas ................................................................................................. 46 Uso de la empresa de demostracin ............................................................................... 46 Empresa..................................................................................................................... 77 Seleccionar una empresa.............................................................................................. 77 Usuario ....................................................................................................................... 78 Crear un Usuario.......................................................................................................... 79 Seleccionar un Usuario................................................................................................. 79 Seguridad de los datos.................................................................................................. 80 Mapa de acceso........................................................................................................... 81 Auditora ..................................................................................................................... 81 Personalizar idioma del sistema ..................................................................................... 83
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Contenido
Cambio de nombres del men................................ ................................ ........................ 83 Cambio de nombre de un campo, icono o carpeta............................................................. 84 Nombre de los reportes ................................................................................................. 85 Mensajes del sistema.................................................................................................... 86 Configurar impresoras................................................................................................... 88 Generando y Cerrando nminas ..................................................................................... 88 Manejo de acumulados ................................................................................................. 89 Manejo de vacaciones................................................................................................... 89 Manejo de liquidaciones................................ ................................ ................................ 91 Integracin con los productos Profit Plus ......................................................................... 93 Integracin con Profit Plus Administrativo ................................ ................................ ........ 93 Integracin con Profit Plus Contabilidad........................................................................... 95 CAPTULO 3: Trabajador............................................................................................. 99 Trabajador ................................................................................................................... 99 Banco........................................................................................................................128 Calendario..................................................................................................................129 Cargo ........................................................................................................................138 Campo de trabajador ...................................................................................................141 Contrato.....................................................................................................................144 Departamento.............................................................................................................148 Hoja de tiempo............................................................................................................149 Tipo de ficha................................ ................................ ................................ ...............151 Ubicacin...................................................................................................................153 CAPTULO 4: Nmina.................................................................................................155 Generar Nmina..........................................................................................................155 Consultar / Modificar nmina.........................................................................................160 Cerrar/Re-abrir Nmina................................................................................................164 Concepto....................................................................................................................168 Grupo de Concepto.....................................................................................................174 Asignacin de Concepto y Campo.................................................................................175 Constante...................................................................................................................177 Tabla de valor .............................................................................................................179 Agrupacin.................................................................................................................181 Relacin por Contrato..................................................................................................182 Relacin por Grupo de Conceptos .................................................................................184 Relaciones por trabajador.............................................................................................186 CAPTULO 5: Variaciones...........................................................................................189
Contenido
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Vacaciones.................................................................................................................189 Novedad por da..........................................................................................................194 Novedad por hora........................................................................................................197 Ajustes de valor por campo...........................................................................................200 Valor por Trabajador ....................................................................................................202 Valor por Campo.........................................................................................................205 Causa........................................................................................................................208 CAPTULO 6: Legal/Bancario......................................................................................209 Tarifa de I.S.L.R. .........................................................................................................209 Unidad Tributaria.........................................................................................................211 Extraer datos ..............................................................................................................212 Planilla AR-I................................................................................................................215 CAPTULO 7: Beneficios ............................................................................................221 Prstamos..................................................................................................................221 Control de Prstamo....................................................................................................227 Control de pliza.........................................................................................................232 Beneficio Social...........................................................................................................239 Generacin de Beneficio Social.....................................................................................241 Tipo de prstamo........................................................................................................243 Tipo de beneficio social................................................................................................244 Empresa de servicio ....................................................................................................245 CAPTULO 8: Reclutamiento................................ ................................ .......................249 Candidato...................................................................................................................249 Requisicin de personal ................................ ................................ ...............................258 CAPTULO 9: Formacin............................................................................................267 Curso.........................................................................................................................267 Planificacin de curso..................................................................................................268 Tipo de Curso .............................................................................................................271 CAPTULO 10: Integracin..........................................................................................273 Regla de Integracin....................................................................................................273 Contabilizar................................................................................................................277 Transferir Administrativo................................ ................................ ...............................281 CAPTULO 11: Mantenimiento....................................................................................285
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Contenido
Usuario ......................................................................................................................285 Mapas de acceso........................................................................................................289 Configurar Campo Trabajador ................................ ................................ .......................291 Consecutivos ..............................................................................................................293 Reporte......................................................................................................................294 Empresa....................................................................................................................295 Grupo Adicional...........................................................................................................301 Campo Adicional.........................................................................................................302 CAPTULO 12: Instalacin del sistema........................................................................305 Verificacin de Pre-Requisitos................................ ................................ .......................306 Internet Information Server (IIS).....................................................................................306 Instalacin de SQL Server 2005 ....................................................................................307 Creacin de usuario SQL Server ...................................................................................308 Configuracin de red....................................................................................................309 Instalacin de Profit Plus Nmina 2.0 por primera vez ......................................................310 Instalando Herramienta de Administracin ......................................................................310 Creacin de Base de datos Maestra y Demo...................................................................314 Instalacin del Servidor: ................................ ................................ ...............................317 Instalacin del Cliente: .................................................................................................323 Desinstalar Profit Plus Nmina 2.0.................................................................................330 Actualizacin de Profit Plus Nmina 2.0..........................................................................331 Registro de la licencia de uso........................................................................................331 Licenciamiento automtico (va web) ..............................................................................331 Licenciamiento manual (va telefnica) ...........................................................................333 Instalacin del Componente Administrativo .....................................................................335 CAPTULO 13: Herramienta de Administracin............................................................343 Instalacin..................................................................................................................343 Acceso al Sistema................................ ................................ ................................ .......343 General ......................................................................................................................344 Cambiar Conexin................................ ................................ ................................ .......344 Herramientas ..............................................................................................................345 Ejecutar Script.............................................................................................................345 Validar (Consistencia)..................................................................................................348 Validar (Base de Datos)................................ ................................ ...............................350 Respaldar / Recuperar (Base de datos)..........................................................................351 Respaldar / Recuperar (Reportes).................................................................................352 Importar empresa y borrar datos....................................................................................354 Importar .....................................................................................................................354
Contenido
Borrar todos los datos ..................................................................................................355 Configurar Web Server.................................................................................................355 Configuracin de Reportes ...........................................................................................357 Crear BD Maestra........................................................................................................362 Configuracin de seguridad ..........................................................................................362 Procesos Activos .........................................................................................................363 Migrar........................................................................................................................365 Generar plantilla..........................................................................................................367 Tablas........................................................................................................................369 Empresa....................................................................................................................369 Tablas........................................................................................................................372 Grupo de Reportes ......................................................................................................374 Fijos ..........................................................................................................................375 Etiquetas....................................................................................................................376 Configurar Extraccin de Datos .....................................................................................377 Reportes ....................................................................................................................382 Mapas por usuario................................ ................................ ................................ .......382 Mapas por usuarios por empresa...................................................................................382 Usuarios con sus mapas ..............................................................................................382 Pistas de auditora................................ ................................ ................................ .......383 Etiquetas por idioma ....................................................................................................383 Versin de objetos de la base de datos ..........................................................................383 Tamao base de datos.................................................................................................383 Diccionario de datos ....................................................................................................384 Diseo de la base de datos en Profit Plus ................................ ................................ .......384 CAPTULO 14: Preguntas ms frecuentes durante la instalacin..................................387 Cmo habilitar conexiones remotas en SQL?................................................................387 Por qu no puede conectarse con el IIS?......................................................................390 Por qu no puedo registrar el componente de contabilizacin?........................................400 Por qu no puedo editar el archivo de configuracin en el servidor? .................................400 Por qu no puedo modificar los reportes desde la Herramienta de Administracin?............400 CAPTULO 15: Apndice ............................................................................................403 Reglas de Integracin ..................................................................................................403 Recibos de Nmina:.....................................................................................................403 CAPTULO 16: Preguntas ms frecuentes...................................................................407
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Profit Plus Nmina - Manual del Usuario
Bienvenida
Bienvenida
Softech le da la bienvenida al Sistema de Gestin Empresarial Profit Plus Nmina . Profit Plus Nmina ha sido desarrollado por un grupo de excelentes profesionales venezolanos, utilizando las herramientas ms modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo de software. Nuestro norte consiste en proveer a la gerencia de la pequea y mediana empresa latinoamericana, una herramienta verstil y completa que contribuya con sus xitos. Con Profit Plus Nmina usted podr configurar y calcular la nmina para los diversos contratos, as como llevar un control en las reas de prstamos, vacaciones y liquidaciones. La Nmina Profit Plus es totalmente abierta y flexible lo cual unido a su intuitivo pero poderoso diseo, permite que usted cree y aplique cualquier concepto relacionado con el pago a los trabajadores, as como aquellos conceptos que desea ir acumulando para su pago posterior (prestaciones sociales, intereses sobre prestaciones etc.) Finalmente, queremos agradecerle el haber preferido Profit Plus Nmina, y le recordamos que nuestro personal se encuentra siempre a su disposicin para consultas o sugerencias sobre la Suite de Productos Profit.
Documentacin de Profit Plus Nmina 2.0

La documentacin del Sistema Profit Plus contempla el presente Manual del Usuario, as como la Ayuda Electrnica Profit. Este manual contiene la informacin necesaria para instalar y configurar Profit Plus Nmina 2.0 de acuerdo a las caractersticas de su empresa. Adicionalmente, por medio de este manual, puede hacer un recorrido por las principales opciones del sistema. Para configurarlo adecuadamente, es importante que lea los tpicos: Estructura de la nmina Profit Plus, Orden a seguir en la implantacin, Uso del generador de expresiones Uso de la empresa de demostracin, y Generando y Cerrando nminas. Una vez instalado el sistema, podr consultar la ayuda electrnica presionando la tecla F1, la cual activar la informacin correspondiente a la opcin que est utilizando en ese momento.
Requisitos de hardware y software

Para instalar y ejecutar Profit Plus Nmina en su equipo como una estacin cliente, debe tener mnimo las siguientes caractersticas: Computador Pentium IV 2.8 GHz. 512 MB de memoria RAM1. Monitor SVGA color, resolucin 800x600 Unidad de lectora de DVD. Espacio libre en el disco duro: 1 GB Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 2003 o Windows Vista Business instalado.
Para instalar y ejecutar Profit Plus como estacin de cliente, recomendamos que su equipo tenga las siguientes caractersticas: Computador Pentium IV 2.8 GHz o superior. 1 GB de memoria RAM o superior1. Monitor SVGA color, resolucin 1024x768 superior. Tarjeta de video 128 MB o superior. Unidad de lectora de DVD. Espacio libre en el disco duro: 1 GB. Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3) o Windows Vista Business instalado.
Las estaciones de cliente se conectan al servidor sobre el cual corre parte de la aplicacin, este servidor debe tener como mnimo las siguientes caractersticas: Computador Pentium IV 2.8 GHz. 1 GB de memoria RAM. Monitor SVGA color. Unidad de lectora de DVD. Espacio libre en el disco duro: 10 GB. Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 2003 o Windows Vista Business instalado.
Basado en el Sistema Operativo Windows XP Professional. Para otros sistemas operativos , favor verificar los requisitos mnimos de hardware y software.
Bienvenida
Para instalar y ejecutar Profit Plus como servidor, recomendamos que su equipo tenga las siguientes caractersticas: Computador Intel Pentium doble ncleo 1.8 GHz o superior. 4 GB de memoria RAM. Monitor SVGA color. Unidad de lectora de DVD. Espacio libre en el disco duro: 20 GB. Microsoft Windows Server 2003 R2 o una versin Win Server superior.
Consideraciones: Debe tener instalado Microsoft SQL Server 2005 (Service Pack 3), como manejador de base de datos, en el servidor. Recuerde que la versin Express de SQL Server tiene un lmite preestablecido de capacidad. En caso de adquirir la E dicin Corporativa la base de datos deber ser estndar o superior. No se admite base de datos Express. Para proceder a la integracin con Profit Plus Administrativo debe tener instalada la versin 7.0.2. Para proceder a la integracin con Profit Plus Contabilidad debe tener instalada la versin 3.1. Si adquiri la versin Desktop de Profit Plus, recuerde que sta limita el nmero de usuarios concurrentes que pueden utilizar el sistema a tres (3). Es imprescindible tener instalado en el servidor Internet Information Server (IIS) versin 6.0. En caso de que el sistema operativo no soporte la versin 6.0 se puede emplear la versin 5.0, no obstante, debe asegurarse no instalar otra aplicacin. El Internet Information Server debe tener correctamente configurado ASP.NET 2.0.
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Tanto los clientes como el servidor deben tener instalado .NET Framework 3.5. (Service Pack 1). Es necesario tener instalado el MSI Engine 3.1 o superior. El rendimiento bajo estos requisitos puede variar de acuerdo a la carga de trabajo del equipo y/o la cantidad de usuarios que acceden al servidor. Debe asegurar la correcta configuracin de su red, para permitir la comunicacin va protocolo HTTP, entre el cliente y el servidor. El sistema a nivel de servidor emplea servicios que se ejecutan bajo la cuenta AUTHORITY\SERVICIO la cual graba archivos temporales en carpetas dentro del equipo. Es necesario que esta cuenta tenga asignado los permisos necesarios de escritura y lectura sobre estas carpetas donde se generaran los archivos temporales para el correcto funcionamiento del sistema. Dichos permisos deben ser asignados por el administrador del sistema de acuerdo a las polticas de seguridad de su empresa. A continuacin se presentas dos posibles escenarios los cuales deben ser validados previamente por su administrador: Asignar los permisos de lectura y escritura directamente al usuario sobre las carpetas en la que se generan los temporales. Generalmente la carpeta se encuentra ubicado en %System32% \inetsrv o %System32%. Colocar en el grupo de administradores de la mquina al usuario: NT AUTHORITY\SERVICIO como se muestra a continuacin:
Bienvenida
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Si el problema persiste reinicie el servicio de Internet Information Server por ventana de comandos (instruccin iisreset ). En caso de Instalar sobre un Windows de 64 bit debe tener instalado y actualizado correctamente el subsistema WOW64.
La instalacin debe ser efectuada por el usuario administrador, el cual debe tener todos los permisos necesarios (full control o administrador) para ejecutar las actividades requeridas.
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Trminos de la licencia de uso

Lea los trminos de la Licencia de Uso de Profit Plus. Dichos trminos aparecen descritos en el Contrato de Licencia de Uso y Garanta que usted conseguir dentro de la caja de Profit. Plus. Si no est de acuerdo con dichos trminos, comunquese con Softech a la mayor brevedad.
Ediciones de Profit Plus

El Sistema de Gestin Empresarial Profit Plus Nmina est disponible en tres (3) ediciones: Desktop: Ideal para aquellas empresas que necesiten todo el poder y funcionalidad de Profit Plus Nmina, con un lmite de tres (3) usuarios o sesiones ejecutando el sistema la vez; permite un mximo de quince (15) trabajadores activos para la generacin de nmina. Profesional: Ideal para aquellas empresas que necesiten todo el poder y funcionalidad de Profit Plus Nmina, sin lmite de usuarios o sesiones ejecutando el sistema a la vez; permite un mximo de cincuenta (50) trabajadores activos para la generacin de nmina. Corporativa : Ideal para aquellas empresas que efectan un nmero de transacciones alto y que necesitan todo el poder y funcionalidad del sistema, sin lmites en el nmero de usuarios o sesiones que van a ejecutar el sistema a la vez. Todas las ediciones requieren la adquisicin por parte del cliente del Manejador de Base de Datos SQL Server de Microsoft 2005. Dichas ediciones funcionan bajo el paradigma Cliente/Servidor, lo que le permite manejar mayores volmenes de datos con tiempos de respuesta adecuados y una excelente confiabilidad. En trminos generales la funcionalidad de todas las ediciones es similar. Sin embargo, debe tomar en cuenta las siguientes diferencias:
1.
La edicin Desktop de Profit Plus limita el nmero de usuarios concurrentes que pueden utilizar el sistema a tres (3). Adicionalmente se limita el nmero de trabajadores activos para la generacin de nmina a quince(15).
Bienvenida
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2.
La edicin Profesional de Profit Plus no limita el nmero de usuarios concurrentes que pueden utilizar el sistema, aunque si limita el nmero de trabajadores activos para la generacin de nmina a cincuenta (50). La edicin Corporativa no limita el nmero de usuarios concurrentes que pueden utilizar el sistema, sin embargo no admite ediciones Express de base de datos.
3.
Implantacin de Profit Plus

La implantacin o puesta en funcionamiento del sistema de gestin empresarial Profit Plus en su empresa, mas que un proyecto de informtica, debe ser vista como un proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de los procesos que se ejecutan en cada departamento de la empresa (nmina, capacitacin, reclutamiento, etc.).
Para implantar el sistema es necesario ejecutar un conjunto de actividades, la gran mayora de tipo funcional y otras de ndole tcnico. Las actividades ms importantes a llevar a cabo son: Instalacin del sistema. Anlisis de los procesos actuales del negocio. Parametrizacin del sistema. Carga de datos. Diseo de los formatos de la empresa. Adiestramiento de los usuarios. Pruebas y validacin del funcionamiento del sistema.
Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los requerimientos de la empresa deben ser satisfechos mediante la configuracin o parametrizacin del sistema. Suele ocurrir con frecuencia que al implementarse el sistema, las empresas realicen evaluaciones y cambios de sus procesos. En muchas ocasiones el resultado final es la
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instalacin del sistema Profit y la aplicacin de mejoras en la forma de operar su negocio. Es vital para el xito de la implantacin que la alta gerencia de su empresa est informada y comprometida con el paradigma de implantacin de Profit Plus, as como con el cambio que la implantacin producir en la forma de ver y hacer el negocio.
Captulo 1: Caractersticas del Sistema
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En este captulo se explican los conceptos bsicos para el manejo de Profit Plus Nmina. Una vez familiarizado con dichos conceptos, puede pasar al siguiente captulo que explica todo lo necesario para configurar y poner en funcionamiento el sistema en su empresa-
Caractersticas generales
Interfaz grfica: Profit Plus Nmina 2.0 fue desarrollado utilizando las herramientas de programacin contenidas en Visual Studio 2008 de Microsoft, respetando al mximo la filosofa de diseo y las normas de operacin de las aplicaciones Windows. Su interfaz grfica, cmoda e intuitiva siguen el paradigma de cinta o Ribbon empleado por la nueva generacin de aplicaciones de escritorio de Microsoft. Dicho paradigma tiene como principal caracterstica la organizacin de las opciones bajo una ptica funcional, a fin de permitir al usuario un rpido acceso a ellas. Multi-empresa: Profit Plus Nmina 2.0 permite la creacin y manejo de tantas empresas como desee. Cada empresa puede ser configurada en funcin de sus caractersticas y su creacin puede ser efectuada partiendo desde cero o desde otra empresa que ya exista. Para crear una nueva empresa ingrese en la Herramienta de Administracin a la Base de Datos Maestra de Profit Plus. Luego seleccione la opcin Empresa del men Tablas. Para configurar la empresa actual use la opcin Empresa del mdulo Mantenimiento. Para seleccionar una empresa, utilice la opcin Seleccionar ? Empresa que se despliega desde el botn ubicado en el extremo superior izquierdo identificado con el icono del sistema. Para importar los datos de una empresa a la empresa actual, utilice la opcin Importar Empresas del men Herramientas desde la Herramienta de Administracin . Para borrar los datos de una empresa, seleccione la opcin Importar Empresas del men Herramientas desde la Herramienta de Administracin.
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Multi-Contrato: Profit Plus Nmina le permite manejar los diversos contratos que su empresa requiera. Cada contrato tiene asociados los conceptos o clculos que lo definen (asignaciones, deducciones, retenciones etc.), as como la frecuencia de clculo (semanal, quincenal, mensual, otra). Cada trabajador de la empresa debe ser asignado al contrato que le corresponda, heredando de esta forma todas las condiciones o clculos del contrato. Configurable : La arquitectura de la Nmina Profit Plus es totalmente abierta lo cual unido a su intuitivo pero muy poderoso diseo, permite que usted cree y aplique cualquier concepto relacionado con el pago a los trabajadores, incluyendo aquellos conceptos que desea ir acumulando para su pago posterior (prestaciones sociales, intereses sobre prestaciones etc.); as como la creacin de campos de trabajador para registrar valores relacionados a los trabajadores. El control y clculo de Prstamos, Vacaciones y Liquidaciones puede ser efectuado fcilmente mediante la definicin de los conceptos correspondientes. Dichos conceptos, las constantes y las tablas de valores son lo nico que debe ser modificado ante cualquier cambio en la normativa laboral. Escalable: Profit Plus Nmina est disponible en tres (3) versiones: Desktop y Profesional: Ideal para aquellas empresas que empleen un nmero de trabajadores bajo o intermedio, pero que necesitan todo el poder y funcionalidad del sistema. Usa como repositorio de datos SQL Server. Corporativa : Ideal para aquellas empresas que empleen un nmero de trabajadores alto y que necesitan todo el poder y funcionalidad del sistema. Usa como repositorio el manejador de datos SQL Server.
Integrado con Profit Plus Contabilidad y Profit Plus Administrativo: Si adquiri Profit Plus Contabilidad puede crear rpida y fcilmente los comprobantes contables asociados a todas las nminas generadas. Si adquiri Profit Plus Administrativo puede crear rpida y fcilmente las rdenes de pago y/o transferencias asociadas a cada recibo de pago y a los beneficios sociales sin carcter salarial generados a los trabajadores. La integracin entre Nmina y Contabilidad se define mediante el uso de cuentas de integracin y reglas de integracin. La integracin entre Nmina y Administrativo se define utilizando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas.
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Flexible y parametrizable: Gracias a su alta flexibilidad Profit Plus Nmina se adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos tamaos en sectores tan diferentes como comercio (mayoristas y detales), fbricas y empresas de servicios. Su gran flexibilidad lo convierte en una poderosa herramienta para la gestin de su empresa. La adaptacin del sistema a los procesos de su negocio se logra mediante la definicin de los campos y conceptos a manejar, en los diversos trabajadores y contratos. Segura y auditable: Profit Plus Nmina permite crear mapas de usuarios en los que se define en forma rpida y sencilla las opciones (tablas, procesos y reportes), que van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa. Adicionalmente Profit Plus permite seguir las Pistas de las operaciones realizadas por los usuarios, para todos las tablas y procesos del sistema, pues guarda siempre el registro de: Usuario que realiz la operacin. Fecha y hora en la que se realiz la operacin. Operacin: I = ingresar registro, M = modificar registro, E = eliminar registro. Nombre del equipo donde se efectu la operacin. Generador de formatos y reportes: Profit Plus Nmina trae incorporados ms de ciento cincuenta (150) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados haciendo uso del generador de reportes de Crystal Reports Adems, nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al men del sistema utilizando dicho generador de reportes. Adaptado a la normativa vigente: Profit Plus Nmina ha sido desarrollado en Venezuela por un grupo de profesionales altamente competentes, razn por la cual se adapta totalmente a la normativa vigente en nuestro pas en materia laboral. Diseado bajo filosofa Cliente/Servidor: Profit Plus Nmina 2.0 comprende un avanzado diseo Cliente/Servidor que le permite manejar grandes volmenes de informacin en forma eficiente y confiable. Profit Plus, en cualquiera de sus ediciones, es compatible con los sistemas operativos de red ms importantes de Microsoft,
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Acceso a las opciones

Al ingresar a Profit Plus Nmina, podr visualizar la filosofa implementada para el acceso a las distintas opciones del sistema. sta consiste en la sustitucin del men tradicional por el paradigma de cinta (Ribbon ), el cual est diseado con la finalidad de ayudar a encontrar rpidamente las opciones necesarias para culminar una tarea. Las opciones se agrupan funcionalmente en nueve (9) carpetas y cada una relacionada con un mdulo contable:
Men de inicio: ste maneja las opciones Seleccionar empresa, seleccionar usuario, Acerca de y Cambiar contrasea. Para activar este submen desde el teclado, presione la secuencia de teclas Alt + A + P o presione clic sobre el botn ubicado en la esquina superior izquierda del sistema. Trabajador : Este mdulo contiene todas las opciones que permiten el manejo de datos de los trabajadores de su empresa, tales como la ficha del trabajador, grupo familiar, valores del trabajador, currculum, experiencia laboral, experiencia acadmica, etc., las tablas de ubicacin, departamento, cargo, etc., as como los reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este mdulo desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + T . Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Tablas y Reportes.
Nmina : Este mdulo contiene todas las opciones necesarias para generar, consultar y modificar la nmina de su empresa, la creacin de conceptos, contratos, grupo de conceptos, etc., as como los reportes relacionados con cada una de las opciones. Para activar este mdulo desde el teclado, presione en secuencia las teclas
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Alt + N. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Nmina, Conceptos, Relacin por grupo y Reportes. Variaciones: Este mdulo permite registrar las variaciones en la asistencia de los trabajadores de su empresa, tales como el registro de vacaciones, novedades por da y novedades por hora (permisos, reposos, inasistencias, etc.). Maneja la tabla Causa y adicionalmente se pueden encontrar todos los reportes relacionados a cada una de las opciones . Para activar este mdulo desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + V. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Tablas y Reportes. Legal/Bancario: Este mdulo contiene las opciones que permiten el manejo de la tarifa I.S.R.L., unidad tributaria, el proceso de extraccin de datos y reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + L. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales y Reportes. Beneficios: En este mdulo encontrar las opciones de beneficios sin carcter salarial que podrn ser otorgados a los trabajadores. Permite el manejo de prstamos, control de plizas y la generacin de beneficios . Tiene acceso a las tablas tipo prstamo, tipo beneficio social y empresa de servicio, as como a reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + B. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Tablas y Reportes. Reclutamiento: Este mdulo contiene las opciones que permiten efectuar la seleccin de personal de su empresa, mediante el manejo de candidatos y la creacin de requisiciones de personal. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + R. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Tablas y Reportes. Formacin: Este mdulo podr realizar la planificacin de cursos de capacitacin para los trabajadores de su empresa. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + F. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Tablas y Reportes.
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Integracin : Este mdulo contiene todas las opciones necesarias para llevar a cabo la integracin de los productos Administrativo y Contabilidad. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + I. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes. Mantenimiento: Este mdulo permite el acceso a las opciones de configuracin de su empresa, usuarios y reportes. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + MA. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Configuracin, Apariencia y Reportes. Cabe destacar que el Ribbon tiene un comportamiento similar al empleado en las aplicaciones de escritorio de Microsoft, por ejemplo: la tecla Alt despliega informacin del acceso rpido al men, la combinacin de teclas Ctrl + F1 o doble clic oculta/muestra la cinta.
Barra de herramientas
Al seleccionar una tabla o proceso se desplegar en la parte superior de cada pantalla, un grupo de iconos que componen la barra de herramientas del sistema. Esta barra permite ejecutar funciones de forma rpida. Las funciones que no apliquen para una tabla o proceso, no sern visibles. Si desea cambiar la posicin de la barra de herramientas, haga clic sobre la misma sin precisar en ningn cono mantenga oprimido y arrstrela hasta la posicin deseada. Cabe destacar que la barra de herramientas es independiente en cada pantalla del sistema.
Primero: Esta funcin muestra el primer registro de la ventana activa segn como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Inicio.
Anterior: Esta funcin muestra el registro anterior de la ventana activa segn como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + RePg.
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Siguiente : Esta funcin muestra el siguiente registro de la ventana activa segn como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + AvPg.
ltimo : Esta funcin muestra el ltimo registro de la ventana activa segn como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Fin.
Buscar: Esta funcin despliega la pantalla de Bsqueda sencilla de registros en la ventana activa. Si la ventana activa es un proceso, debe indicar el nmero del registro y hacer clic en el botn Aceptar. Si desconoce el nmero del registro, presione la tecla F2 para activar la Bsqueda Asistida. Si la ventana activa es una tabla, debe indicar el cdigo del registro y hacer clic en el botn Aceptar. Si desconoce el cdigo del registro, presione la tecla F2 para activar la Bsqueda Asistida. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + B.
Nuevo: Esta funcin prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para agregar un registro. As por ejemplo, si la ventana activa es la tabla conceptos, debe ejecutar esta funcin cada vez que desee incluir un nuevo concepto. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + N.
Eliminar: Esta funcin elimina el registro que est en pantalla. As por ejemplo si la ventana activa es la tabla contratos, al ejecutar esta funcin eliminar el contrato que est en pantalla. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + E.
Guardar: Esta funcin graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que est en pantalla. Se debe utilizar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden registrados. Si se est incluyendo un nuevo registro en
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una tabla bsica y se presiona la tecla Enter, en el ltimo campo se disparar automticamente esta funcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + G.
Restaurar: Esta funcin descarta los cambios que se han efectuado sobre el registro que est en pantalla, si todava no se han grabado los mismos. Es decir, restaura el registro al mismo estado en que se encontraba antes de comenzar a modificarlo. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + R.
Imprimir: Esta funcin permite imprimir los reportes asociados a la v entana activa. Si por ejemplo la ventana activa es la tabla trabajadores, esta funcin permite imprimir rpidamente cualquiera de los reportes de trabajadores. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + I.
Prximo cdigo : Esta funcin genera automticamente el prximo cdigo en la tabla activa, siempre y cuando se est incluyendo un registro (para lo cual debe haber hecho clic previamente en el icono Nuevo de la barra de herramientas). Esta funcin slo aplica sobre algunas de las tablas del sistema que manejan cdigos alfanumricos. Para ejecutar esta funcin desde el teclado presione las teclas Ctrl + M.
Exportar registros: Esta funcin permite exportar a otra empresa ubicada en la misma base de datos, un grupo o rango de registros desde la tabla activa. Aplica slo sobre algunas tablas del sistema. Una vez activada esta funcin, debe indicar el nombre de la base de datos dnde se encuentra la empresa destino y el rango de registros a exportar. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + T.
Agregar rengln (antes/despus) : Esta funcin permite agregar un nuevo rengln antes o despus (dependiendo de la eleccin del usuario) del rengln actualmente seleccionado. Esta opcin es desplegada en las pantallas que manejen
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renglones (Ej.: consultar/modificar nmina.). Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione la combinacin de teclas Ctrl+ Ins.
Eliminar rengln: Esta funcin prepara la ventana activa para eliminar un rengln siempre y cuando dicha ventana sea un proceso que maneja renglones ( Ej.: consultar/modificar nmina). Antes de activar esta funcin debe hacer clic en el rengln a eliminar. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Del.
Informacin contable : Esta funcin abre una ventana en la que usted puede definir las cuentas del Plan de Cuentas que se desean utilizar en el momento de efectuar la integracin o posteo de los datos con el mdulo de Contabilidad. Esta funcin slo aparece en la barra de herramientas cuando usted tiene instalado el mdulo de Contabilidad y tiene definido el parmetro de la empresa correspondiente. La funcin est disponible tanto para las ventanas tipo tablas como para las tipo procesos, y las cuentas contables que usted indique aplican slo para el registro que est en pantalla. Para ejecutar esta funcin desde el teclado presione las teclas Ctrl+F.
Informacin contable(Rengln): Esta funcin abre una ventana en la que usted puede definir las cuentas del Plan de Cuentas que se desean utilizar en el momento de efectuar la integracin o posteo de los datos con el mdulo de Contabilidad para el rengln seleccionado. Esta funcin slo aparece en la barra de herramientas cuando usted tiene instalado el mdulo de Contabilidad y tiene definido el parmetro de la empresa correspondiente. La funcin est disponible slo en la ventana Consultar/Modificar nmina Para definir un rengln como activo haga clic encima del m ismo. Para ejecutar esta funcin desde el teclado presione las teclas Ctrl+L..
Informacin administrativa : Esta funcin abre una ventana en la que usted puede definir los datos de tipo administrativo que se desean usar en el momento de
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efectuar la transferencia de los datos con el mdulo Administrativo. Esta funcin slo aparece en la barra de herramientas cuando usted tiene instalado el mdulo Administrativo y tiene definido el parmetro de la empresa correspondiente. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl+A.. Cerrar: Esta funcin cierra la tabla o proceso activa. Si se han efectuado cambios sobre el registro que est en pantalla el sistema pregunta si desea grabarlos antes de proceder a cerrar la ventana. Para ejecutar esta funcin desde el teclado presione las teclas Ctrl+F4.
Barra de acceso rpido

Esta opcin ubicada en la parte superior izquierda de su sistema le permite de form a rpida cambiar la apariencia del sistema.
Maximizar (Max): Esta opcin maximiza todas las pantallas abiertas en el sistema y las ordena en carpetas, similar a Internet Explorer .
Normal: Esta opcin retorna al tamao original todas las pantallas abiertas en el sistema. Es la apariencia por defecto del sistema.
Web: Despliega en la parte inferior de la cinta un explorador de Internet. Los principales enlace de Mis Favoritos pueden ser consultados desde la barra de acceso rpido.
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Explorador: Despliega en la parte inferior de la cinta un explorador de archivos. Una vez desplegado se habilita el desplazamiento por las carpetas de forma similar al explorador del sistema operativo.
Adicionalmente se puede incluir de forma dinmica accesos rpidos a las pantallas, lo cual se puede efectuar a travs del men desplegado con el botn derecho del mouse (ratn) sobre el botn de la cinta al cual se le desea crear un acceso rpido.
Bsqueda Asistida
Descripcin General La Bsqueda Asistida permite encontrar rpidamente un elemento dentro de un conjunto de valores. Esta bsqueda est disponible en: Campos en los que su valor corresponda a un conjunto de elementos precargados en el sistema. En el campo cdigo de la funcin Buscar de la barra de herramientas.
Para activar la Bsqueda Asistida debe presionar la tecla F2 con el cursor posicionado en el campo sobre el que desea hacer la bsqueda. Cuando se presiona la tecla F2 con el cursor posicionado en un campo relacionado con las tablas del sistema (tales como: trabajador, banco, departamento, tipo de curso etc.), se activa la siguiente ventana:
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De forma pre-determinada la casilla Buscar desplegar el valor que para ese momento tiene el campo desde el que invoc la Bsqueda Asistida. En caso de querer consultar informacin de la pantalla anterior, podr hacerlo mediante el uso de la opcin Transparencia pantalla o empleando la rueda del ratn cuando se encuentre posicionado en la casilla Buscar. Complete el cuadro Buscar y presione la tecla Enter. El sistema proceder a mostrar todos los elementos de la lista que coincidan con el texto que usted escribi. Recorra la lista y seleccione el elemento deseado con doble clic o presionando la tecla Enter. El sistema cerrar la Bsqueda Asistida, y lo devolver a la pantalla anterior. Si desea que el texto que escribi coincida slo al inicio al final, haga clic en Opciones en los cuadros Coincida al inicio Coincida al final respectivamente. Si desea que la bsqueda se efectu a medida que usted va escribiendo, haga clic en Opciones en el cuadro Bsqueda progresiva .
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Si slo recuerda parte del cdigo, entonces haga clic en el cuadro Cualquier carcter. Si no recuerda ningn carcter que forme parte del cdigo o descripcin, simplemente realice la bsqueda y aparecer una lista completa con todos los elementos. Si desea que la bsqueda coincida exactamente con el texto que escribi, haga clic en Opciones en el cuadro Exacta.
Usted puede elegir por cual atributo del elemento puede efectuar la bsqueda mediante la opcin Bsqueda por: Cdigo/Descripcin: Permite efectuar la bsqueda por el identificador del elemento (opcin por defecto) o por su descripcin. Campo Adicional: Seleccione esta opcin y luego en la lista desplegada en la parte inferior haga uso de la opcin <Nuevo Campo>. En el mismo podr anexar a la lista de campos adicionales los atributos que conforman el elemento a buscar. Luego de anexar los atributos seleccione uno y proceda a hacer la bsqueda.
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Tipos de ventanas
Profit Plus tiene cuatro (4) tipos de ventanas: Tablas, consultar/modificar nmina, procesos y reportes.
Tablas
En Profit Plus se denominan tablas a todas aquellas opciones que permiten trabajar con los datos generales o archivos maestros (trabajadores, conceptos, departamentos, etc.) Dichas opciones pueden ser activadas utilizando los botones desplegados en la Cinta o Ribbon. Las funciones disponibles son manejadas mediante la barra de herramientas y tienen mnimo dos (2) carpetas: General: En esta carpeta se manejan los datos bsicos de la tabla, como cdigo, descripcin, etc. Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir requerimientos que no estn contemplados en el sistema.
Una de las primeras actividades que hay que efectuar para la puesta en funcionamiento del sistema, es cargar los datos asociados a las tablas, en todos los mdulos del sistema.
Procesos
En Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas opciones que utilizan los datos de las tablas para generar la nmina, cerrar la nmina, etc. Dichas opciones pueden ser activadas utilizando los botones de la cinta o Ribbon . Las funciones disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la barra de herramientas. Parte de las opciones tipo procesos tienen dos (2) carpetas: General: En esta carpeta se manejan los datos bsicos del proceso. Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no estn contemplados en el sistema.
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Algunos procesos como: Generar Nmina y Transferir Administrativo, tienen asociadas otras carpetas en donde se agrupan informacin relevante de las mismas.
Consultar / Modificar Nmina

Esta ventana de Profit Plus permite crear, editar y borrar los recibos de la nmina de los trabajadores. Dichas opciones pueden ser activadas utilizando los botones de la cinta o Ribbon. Las funciones disponibles en la opcin son manejadas mediante la barra de herramientas. Parte de las opciones tipo procesos tienen dos (2) carpetas: General: En esta carpeta se manejan los datos bsicos del recibo. Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado, para cubrir requerimientos que no estn contemplados en el sistema.
Antes de usar dicha opcin, es recomendable que estn cargados los d atos de las tablas que son usadas en el mismo.
Reportes
Los reportes pueden ser invocados desde varios lugares del sistema: Opcin Reporte ubicada en el mdulo Mantenimiento. Mediante los botones desplegados en los grupos denominados Reportes en cada uno de los mdulos de la Cinta o Ribbon. Mediante la opcin Imprimir de la barra de herramientas. En el caso de invocar formatos, el sistema obviar el despliegue de la pantalla de filtros. Cada vez que se selecciona la opcin Reporte , el sistema muestra el siguiente tipo de pantalla en donde se definen los filtros. stos se arman de forma dinmica dependiendo del reporte seleccionado en la lista:
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Reporte : Elija cual de los reportes del grupo previamente seleccionado desea imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede ser emitido. Orden: Haga clic en el orden bajo el cual desea visualizar el reporte. Esta opcin est disponible slo en algunos reportes tipo tabla. Rangos: Introduzca los rangos y condiciones bajo los cuales desea filtrar el contenido del reporte. Deje en blanco aquellos filtros que no desea utilizar. Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presione la tecla F2 p ara hacer uso de la Bsqueda Asistida . Para blanquear los filtros haga clic sobre los botones Desde y Hasta ubicados sobre los filtros. Es posible ejecutar ms de una vista preliminar en los reportes de forma independiente. Esto le permite poder tener al mismo tiempo varios reportes abiertos y seguir trabajando en el sistema. Al ejecutar la vista preliminar de un reporte, se dispone de una serie de funcionalidades entre las que destacan: Exportar informe: Esta opcin permite almacenar los reportes en distintos formatos (Excel, Word, PDF, Crystal Reports y RTF). Imprimir informe: Permite configurar y ejecutar la impresin fsica de los reportes. Mostrar/ocultar el rbol de grupos (Drill Down): A travs de esta opcin, podr visualizar un rbol lgico con los distintos g rupos de datos, para visualizarlos de forma independiente y jerrquica. Buscar texto: Empleando esta opcin es posible hacer la bsqueda sencilla de textos especficos contenidos en el reporte. Zoom: Esta opcin permite visualizar en diversos tamaos la ejecucin del reporte.
Captulo 2: Puesta en funcionamiento
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CAPTULO 2: Puesta en funcionamiento

En este captulo se explican los conceptos necesarios para poder implantar Profit Plus en su empresa. Inicialmente se detallan las actividades involucradas en la puesta en funcionamiento, para explicar los tpicos relacionados con la parametrizacin de Profit Plus con la finalidad de soportar los procesos de su empresa. Se recomienda analizar detenidamente el contenido del presente captulo antes de comenzar la carga de datos en el sistema, pues existen parmetros que no pueden ser modificados una vez efectuada la carga. Si desea usar Profit Plus Nmina integrado con Profit Plus Administrativo y/o Contabilidad no deje de leer los tpicos Integracin con los productos Profit Plus , descritos en el presente Manual.
Actividades involucradas
Las principales actividades a ser ejecutadas por parte del personal a cargo de la implantacin, para la puesta en funcionamiento de Profit Plus en su empresa son: Instalacin del sistema : Por lo general esta es la primera actividad ejecutada por el implantador o los usuarios tcnicos de la empresa. Para ejecutar esta actividad con xito el cliente, debe garantizar que los equipos (estaciones y servidor) en los cuales va a operar Profit Plus, cumplen con los requisitos mnimos requeridos por el sistema para su buen funcionamiento. Anlisis de los procesos actuales del negocio: Durante esta actividad el implantador analiza y conoce los procesos actuales del cliente en las diversas reas que van a ser automatizadas con Profit Plus. Dicho conocimiento permitir al implantador proceder ms adelante con la parametrizacin del sistema. Es vital que durante esta actividad, participen - por parte del cliente - los usuarios lderes de cada una de las reas funcionales. Parametrizacin del sistema : Una vez que el implantador conoce los procesos del cliente procede a configurar el sistema, a fin de que ste se adapte tanto como sea posible a los procesos y requerimientos del cliente
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La configuracin del sistema debe ser validada por los usuarios lderes de cada una de las reas funcionales. Durante esta actividad deben ser configurados: Los parmetros de configuracin de cada una de las empresas que el cliente maneja. La seguridad de los datos.
Suele ocurrir con frecuencia que la parametrizacin del sistema se transforma en un catalizador que dispara una evaluacin de los procesos que la empresa ejecuta como parte de su negocio. En muchas ocasiones el resultado al final es tanto el sistema configurado, como una serie de cambios y mejoras en la forma en que opera el negocio. Entrenamiento de los usuarios: Cuando la parametrizacin del sistema est avanzada, el implantador proceder a iniciar el entrenamiento de los usuarios. Es recomendable para efecto del entrenamiento clasificar a los usuarios: Los usuarios operativos sern entrenados en las opciones del sistema que estn relacionadas con los procesos que ejecutan en la empresa. El personal de informtica ser entrenado en las opciones y labores relacionadas con el mantenimiento de los datos (respaldo, validacin, etc.).
Carga de datos: Antes de poner el sistema en operacin es preciso proceder a efectuar la carga de sus datos bsicos (departamento, cargo, conceptos, etc.). Durante esta actividad el implantador orientar al cliente acerca del orden a seguir y validar los datos cargados. Si el cliente ya tiene un sistema, el implantador efectuar, cuando sea tcnicamente factible, el traslado de los datos bsicos del sistema actual a Profit Plus. Adaptacin de los reportes a la empresa : Para cumplir esta actividad el cliente entregar al implantador, copia de los formatos utilizados para la impresin de sus reportes. El implantador proceder a adaptar o disear en Profit Plus dichos reportes. Por lo general esta actividad se ejecuta en paralelo con la carga de datos. Pruebas y validacin del funcionamiento del sistema : Una vez efectuadas todas las actividades anteriores el implantador proceder, junto con los usuarios lderes de cada rea funcional, a probar y validar que el sistema est listo para entrar en funcionamiento dentro de la empresa. Para tal fin, el implantador supervisar un simulacro con datos reales de los diversos procesos del cliente. Cuando el simulacro arroje los resultados esperados, el sistema est listo para entrar en produccin dentro de su empresa.
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Estructura de la Nmina Profit Plus

La Estructura de la Nmina Profit Plus es totalmente abierta, lo cual unido a su intuitivo pero muy poderoso diseo, permite que usted cree y aplique cualquier concepto relacionado con el pago a los trabajadores, as como aquellos conceptos que desee ir acumulando para su pago posterior . Antes de proceder a parametrizar la nmina de acuerdo a las polticas de su empresa, es importante tener clara la manera en la que interactan los diversos componentes involucrados:
Los trabajadores pertenecen a un contrato agrupados en departamentos y en una ubicacin dada. Tanto el contrato, el departamento y la ubicacin permiten clasificarlos. Adicionalmente, el trabajador hereda del contrato al que pertenece todos los clculos definidos en el mismo. Todos los clculos de la nmina (asignaciones, deducciones, retenciones y otros) son ejecutados por conceptos. Todos los conceptos deben ser creados haciendo uso de la opcin Conceptos. Los conceptos al ser ejecutados calculan un valor principal (siempre) y un valor auxiliar (opcional). Los conceptos pueden ser formados a partir de: Campos bsicos. Campos adicionales Otros conceptos Tablas de valores Constantes Funciones predefinidas en Profit Plus Operadores aritmticos y relacionales Algunas funciones bsicas definidas en el Framework de .NET Los conceptos y campos deben ser agrupados en Grupos de conceptos para facilitar su asignacin a los trabajadores. Es recomendable crear un grupo de conceptos para cada conjunto de clculos orientados a un objetivo comn (por. Ejemplo "prestaciones sociales", "vacaciones" etc.). Los conceptos se asignan al grupo de conceptos utilizando la opcin Relaciones por grupo. Un contrato tiene asociados, adems de los trabajadores, los grupos de conceptos necesarios para efectuar los clculos de los trabajadores. Los grupos
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de conceptos se asignan a cada contrato utilizando la opcin Relaciones por contra to. Un concepto puede pertenecer a varios grupos, un campo puede pertenecer a varios grupos. Un grupo de conceptos puede pertenecer a varios contratos. Un trabajador slo puede pertenecer a un contrato (en un momento dado). Sin embargo dos grupos de conc eptos que vayan a ser asociados o relacionados al mismo contrato NO pueden tener campos y conceptos en comn. El trabajador hereda del contrato los grupos de conceptos del mismo, y de cada grupo de conceptos hereda los conceptos y campos. Sin embargo, cuando la realidad lo amerite, es posible asignar a un trabajador: Un campo o un concepto que no pertenezca a ningn grupo Un grupo de conceptos que no pertenezca a ningn contrato
El siguiente grfico muestra como interactan las diversas componentes usadas para parametrizar la nmina:
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Estructura de la Nmina Profit Plus
Orden a seguir en la implantacin

Una vez instalado el sistema y con la finalidad de completar la implantacin del mismo, recomendamos ejecutar los siguient es pasos en cada una de las empresas: Paso # 1 : El primer paso es crear la empresa, para lo cual debe emplear la opcin Empresa la cual est disponible en la Herramienta de Administracin . Una vez creada la empresa, proceda a seleccionarla utilizando para ello la opcin Seleccionar empresa del men de inicio o seleccionndola al ingresar al sistema.
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Si va a manejar varias empresas, recomendamos en primer lugar cumplir estos pasos, con la finalidad de poner a funcionar una de las empresas, pues probablemente las otras empresas puedan ser configuradas a partir de la primera, con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo. Una vez creada la empresa ya est listo para continuar. Paso # 2: Defina los parmetros de cada una de las empresas utilizando para ello la opcin Empresa del grupo Configuracin disponible en el mdulo Mantenimiento. Paso # 3 : Decida cuantos contratos va a manejar su empresa. Disee para cada contrato como va a estructurar los conceptos y grupos de conceptos. Disee cuando desea que sean ejecutados dichos conceptos. Paso # 4 : Analice los diversos contratos que vienen con la empresa demo y decida que grupos de conceptos, conceptos y campos pueden ser usados en su empresa. Paso # 5 : Cree todos los campos adicionales que van a manejar los trabajadores, usando la opcin Trabajador del grupo Generales disponible en el mdulo Trabajador (puede exportar desde la empresa de demostracin aquellos campos que apliquen en su empresa). Paso # 6: Cargue las constantes y tablas de valores que va a usar en la creacin de los conceptos, usando las opciones Constante y Tablas de Valor del grupo Conceptos disponible en el mdulo Nmina. Paso # 7 : Cree, usando la opcin Concepto disponible en el mdulo Nmina , los conceptos necesarios para el clculo de la nmina de cada contrato. Recuerde que debe crear, adems de los conceptos que se van a calcular al generar la nmina, aquellos conceptos que se deben calcular al cerrar y re-abrir la nmina (acumulados). Paso # 8: Cree los grupos de conceptos que va a manejar, usando la opcin Grupo, disponible en el mdulo Nmina. Paso # 9: Defina una clasificacin para los conceptos, constantes y campos de trabajador, usando la opcin Agrupacin del grupo Generales del mdulo de Nmina. Segn los permisos asignados al usuario en la opcin Configurar campo de trabajador podr visualizar y manejar los campos de trabajador pertenecientes a cada Agrupacin.
Captulo 2: Puesta en Funcionamiento
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Paso # 10 : Cree los calendarios que va a necesitar para los diversos contratos, usando la opcin Calendari o del grupo Tablas disponible en el mdulo Trabajador. Paso # 11:Cargue/complete todos los contratos que va a manejar la empresa usando la opcin Contrato disponible en el mdulo Trabajador. Paso # 12:Cargue/complete todos los departamentos, bancos y cargos de los trabajadores usando las opciones Departamento, Banco y Cargo del grupo Tablas disponible en el mdulo Trabajador. Paso # 13:Defina los tipos de fichas que va a manejar la empresa y crguelos usando la opcin Tipo de ficha disponible en el grupo Tablas del mdulo Trabajador. Paso # 14: Asigne a cada grupo los conceptos y campos que lo conforman, usando la opcin Grupo de conceptos, que encontrara en el grupo Relaciones del mdulo Nmina Paso # 15: Asigne a cada contrato los grupos de conceptos que lo conforman, usando la opcin Contrato del grupo Relaciones, disponible en el mdulo Nmina . Paso # 16: Cargue los trabajadores de cada contrato, usando la opcin Trabajador. Cuando los trabajadores son creados heredan todos los clculos y campos asociados a los grupos que estn relacionados con el contrato que se le asigna al trabajador. Paso # 17: Ingrese a cada trabajador su ficha, grupo familiar, etc. Paso # 18: Si algn trabajador necesita manejar campos y/o conceptos que son especiales y que no estn relacionados con ninguno de los grupos que tiene relacionados, haga uso de la opcin Trabajador disponible en el grupo Relaciones del mdulo Nmina. Paso # 19: Haga uso de la opcin Asignacin del grupo Generales disponible en el mdulo Nmina , para establecer la equivalencia entre los conceptos y campo creados para su empresa y los reportes que vienen incorporados con el mismo. Una vez realizados todos los pasos anteriores se debe proceder a validar toda la estructura diseada para cada uno de los contratos, para lo cual recomendamos seguir los siguientes pasos:
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1. Cargue los valores fijos de los trabajadores (Campos de variacin ocasional), usando la opcin Valor por trabajador o la opcin Valor por campo. 2. Cargue los valores variables de los trabajadores (Campos de variacin frecuente) correspondientes a una nmina en particular, usando la opcin Valor por trabajador o la opcin Valor por campo. 3. Cargue todas las novedades relacionadas con prstamos, vacaciones, reposos y permisos, que ocurrieron en la nmina que se est validando. Para ello haga uso de las opciones Prstamos, Vacaciones, Novedades por da y Novedades por hora. 4. Proceda a generar la nmina para cada contrato a la fecha que se est validando, usando para ello la opcin Generar. 5. Haga uso de la opcin Consultar/Modificar nmina para revisar los recibos generados. En caso de diferencias haga los ajustes necesarios en los conceptos y/o las relaciones y repita el proceso. 6. Una vez validados los recibos proceda a cerrar la nmina para validar los clculos o conceptos que fueron diseados para ser ejecutados con el cierre y la reapertura de la nmina, usando para ello la opcin Cerrar/R e-abrir nmina. 7. Haga uso de la opcin Valor por trabajador, Valor por campo y de los reportes Nminas generadas , movimiento de nmina y totales de nmina para revisar los totales calculados al cerrar y al re-abrir la nmina. En caso de diferencias haga los ajustes necesarios en los conceptos y/o las relaciones y repita el proceso. Una vez validados los clculos de cada contrato, y hechas las correcciones pertinentes, debe proceder a ejecutar las siguientes actividades para culminar la puesta en funcionamiento de la nmina en su empresa : 1. Defina la seguridad para cada uno de los usuarios del sistema, usando las opciones Usuarios y Mapa de acceso.
2. Cargue el saldo inicial de los valores acumulados. 3. Cargue los prstamos que estn vigentes para el momento del arranque con su saldo, usando la opcin Prstamo del mdulo Beneficio.
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4.
Si tiene en operacin Profit Plus Administrativo y desea integrarlo con Profit Plus Nmina, establezca la conexin en los parmetros de la empresa y establezca como se va a efectuar la integracin (vea integracin con profit administrativo).
5. Si tiene en operacin Profit Plus Contabilidad y desea integrarlo con Profit Plus Nmina, establezca la conexin en los parmetros de la empresa y establezca como se va a efectuar la integracin (vea integracin con profit contabilidad). 6. De forma opcional podr proceder a realizar la configuracin de los mdulos Beneficios, Reclutamiento y Formacin. La culminacin de las actividades antes descritas y un adecuado entrenamiento de los usuarios de la nmina, es todo lo que necesita realizar para poner en operacin el sistema en su empresa.
Uso del generador de expresiones

En Profit Plus Nmina todos los clculos deben tener asociado un Concepto que define el clculo. Cuando se crea un concepto se debe definir: Las caractersticas del mismo: cdigo, tipo, cuando se va a ejecutar, cual va a ser su funcin. La expresin que define cuando van a ser evaluadas las expresiones que definen los valores del concepto: aplica cuando. La expresin o expresiones que definen el clculo del concepto: valor del concepto, valor auxiliar y valor del comentario.
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Para definir las expresiones que van a ser evaluadas al evaluar cada concepto debe hacerse uso del Generador de expresiones . Es importante, para proceder a parametrizar la nmina, dominar el funcionamiento del generador de expresiones, pues esta es la principal herramienta a usar para efectuar dicha labor. El generador de expresiones se activa al hacer clic sobre el botn Una vez activado aparece una ventana con los siguientes datos:
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Editar cdigo: en el editor de texto se define el cuerpo del concepto, y est compuesto por: o rea del Encabezado (No Editable) o Libreras utilizadas. o Definicin de la clase.
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rea de definicin de mtodos y funciones, por defecto se definen cuatro funciones correspondientes a: o Aplicar: Retorna un valor de tipo bool. o Valor del concepto: Retorna un valor de tipo decimal. o Valor auxiliar: Retorna un valor de tipo string. o Comentario: Retorna un valor de tipo string.
Validar concepto: en esta opcin podr validar la correcta definicin del cdigo del concepto y a su vez, genera los valores programados de: Aplicar, V alor del Concepto, Valor Auxiliar y Comentario. Esta rea est compuesta por: o Trabajador: en est a opcin se selecciona el trabajador que servir de insumo para la generacin de los valores del concepto, bien sea ingresando el cdigo directamente o a travs de la Bsqueda Asistida presionado la tecla F2. o Validar: este botn se habilita una vez seleccionado algn trabajador y al ser accionado, el sistema valida el cdigo y en caso de estar definido correctamente, genera los valores programados del concepto y los muestra por pantalla.
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La expresin asociada a un concepto puede ser formada usando: Funciones predefinidas en Profit Plus. Campos variables y campos fijos de los trabajadores . Constantes. Otros conceptos ya creados. Operadores aritmticos y relacionales. Algunas funciones bsicas definidas en el Framework de .NET
Funciones: es un listado, en el que se encuentran todas las funciones disponibles para ser usadas dentro de la programacin de los conceptos, incluyendo las que fueron programadas internamente en el sistema. Actualmente se cuenta con un total de 161 funciones. Este listado presenta una herramienta de notas que va mostrando la informacin de cada funcin, a medida que se recorre el mismo, tal como se refleja en la imagen que se encuentra a continuacin:
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Objetos: es un listado en el que se encuentran todos los objetos que estn disponibles para ser utilizados dentro de la programacin del concepto, de acuerdo a las opciones habilitadas en la seccin Aplicar en del concepto. A continuacin se encuentran algunos objetos que estn disponibles: o Objetos de Trabajador. o Objetos de Contrato. o Objetos de Vacaciones . o Objetos de Novedades por da y por hora. o Objetos de Prstamos y Control de Prstamos .
Enumerados: es un listado en el que se encuentran todos los enumerados disponibles en el sistema.
Campos variables de trabajador: es un listado en el que se encuentran todos los campos de trabajadores, definidos en el sistema.
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Constantes: en este listado se enc uentran todas las constantes definidas en el sistema.
Conceptos: es un listado en el que se encuentran todos los conceptos definidos en el sistema.
Para crear la expresin de un concepto recomendamos cumplir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Defina cuando debe ser ejecutado el concepto, es decir, cuando aplica. Defina lo que va a calcular el concepto, el cual siempre retornar un valor numrico. Cree la informacin bsica del concepto (cdigo, tipo, etc.). Disee como va a crear la expresin del concepto: que campos va a usar o afectar, que funciones van a ser necesarias, otros conceptos involucrados, operadores etc. Cree, en caso de ser necesario y no estar creados, los campos y constantes que va a necesitar para la expresin del concepto que est creando. Cree, en caso de ser necesario y no estar creados, los conceptos que va a necesitar para la expresin del concepto que est creando. Active el generador de expresiones y proceda a seleccionar los componentes necesarios para armar la expresin del concepto (funciones, campos, operadores etc.) Una vez armada, valide la sintaxis de la expresin construida utilizando el botn " Validar" (si la validacin no retorna un mensaje de error, la sintaxis es correcta). Cuando la sintaxis de la expresin sea correcta, haga uso del botn Aceptar para salir del generador de expresiones y proceda a grabar el concepto.
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10. Proceda a validar la semntica o resultado del clculo a efectuar por la expresin del concepto (usando generar nmina, cerrar nmina etc.) dependiendo de cuando deba ser ejecutado.
Funciones predefinidas
Profit Plus viene con una gran cantidad de funciones que facilitan la creacin de las expresiones en los Conceptos. Las funciones pueden ser seleccionadas directamente en el generador de expresiones. Se dividen en dos grupos: funciones de nmina y funciones generales. Para mayor informacin de la sintaxis y el uso de las principales funciones incluidas en Profit Plus haga uso de la ayuda electrnica presionando el botn pantalla Editar Cdigo. de la
Uso de la empresa de demostracin

Profit Plus Nmina al ser instalado, permite crear una empresa de demostracin. El objetivo de dicha empresa es que sirva de gua para facilitar el entrenamiento en el uso y parametrizacin de la nmina de su empresa. En la empresa de demostracin podr visualizar los principales Campos y Conceptos involucrados en el clculo de la nmina bajo la legislacin venezolana. En dicha empresa estn creados los conceptos necesarios para el clculo de las principales asignaciones, deducciones y retenciones, as como conceptos para el manejo de prstamos, vacaciones, liquidaciones y acumulados. La empresa de demostracin debe ser vista como una manera de hacer las cosas y en ningn caso como la nica manera de programar la nmina. Nuestra recomendacin es que antes de iniciar la parametrizacin de la nmina de su empresa analice, con detenimiento, tanto la Estructura de la nmina Profit, como su parte operativa (vea, Generar y Cerrar Nmina del Captulo 4: Nmina ), empleando para dicho anlisis la empresa de demostracin como uno de los insumos.
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A continuacin se describen las convenciones utilizadas al parametrizar la empresa de demostracin:
CONVENCIONES EN LAS TABLAS:

q
Contratos Formato Long. Tipo de Dato Ejemplo 01 Empleados. 90 Utilidades. 99 2 Numrico En donde, los contratos del tipo Otros tienen un cdigo superior al valor 80.
Grupos de Conceptos Formato Long. Tipo de Dato Ejemplo ASG_BAS Asignaciones Bsicas DED_ESP Deducciones Especiales
AAA_AAA
Alfabtico
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Constantes Formato Long. Tipo de Dato Ejemplo B001 Recargo Hrs. Ext. Diurnas T002 Tope de Edad Mujeres. A9999 4 Alfanumrico En donde B y T son el tipo de constante y, 001 al igual que 002 es un correlativo numrico
Tipo de Constante B C R
Aplicacin de la Constante Uso Valores relacionados con variaciones de nmina. (Recargos Horas Extras, Bonos Especiales) Valores fijos bsicos aplicables para clculos. (Das de Utilidades, Das de Bono Vacacional, Das de Vacaciones, Bono Alimentacin) Factores de retenciones aplicables a trabajadores (SSO, LRPE, LRPVH, INCES) Constantes para aplicacin de esquemas modelos. (Utilidades sobre Sueldo Diario o Sueldo Devengado, Clculos de Intereses de Prestaciones, Retenciones al final del Mes) Topes para Clculos (Edad de Hombre, Edad de Mujeres, Tope SSO) Factores de retenciones aplicables al patrono (SSO, LRPE, LRPVH, INCES) Valores iniciales, bases de clculos (Ao Inicio de Operaciones)
T U Z
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Campos de Trabajadores Formato Long. Tipo de Dato Ejemplo A001 Sueldo Mensual. B004 Monto de Comisiones. A999 4 Alfanumrico En donde A y B son el tipo de campo acorde al esquema de uso y, 001 al igual que 004 es un correlativo numrico.
Tipo de Campo A
Uso/ bsico de Concep. Variacin ocasional Variacin frecuente Variacin ocasional Variacin frecuente Retencin Otros
Tipo de Concep. Asignacin
Aplicacin del Campo - Uso Sueldo Mensual, Bono Vehculo, Beca de Estudio. Horas Extras, Efectividad del Matrimonio, Anticipos de Beneficios. Cuota H.C.M, Cuota H.C.M Familiares . Ausencias, Exceso Celular, Descuento Anticipos. Factor ISLR. Fecha de Ultima Nmina para Utilidades, Das de Utilidades Casos Especiales. Das de Vacaciones Causadas, Acum. Intereses de Prestaciones, Acum. Inicial Prestaciones Sociales.
Asignacin
D E R V
Deduccin Deduccin Retencin Otros
Otros
Otros
50
Conceptos Formato Long. Tipo de Dato Ejemplo A002 Das de Descanso B001 Horas Extras Diurnas. A999 4 Alfanumrico En donde A y B son el tipo de concepto acorde al esquema de uso y, 001 al igual que 002 es un correlativo numrico
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Clase de Concepto
Tipo de Concepto
Ejecutar al Generar.
Aplicacin del Campo Uso Formulaciones Fijas por perodo. (Sueldo Mensual, Dias de Descanso, Feriados). Pagos variables por jornal. (Horas Extras, Efectividad del Matrimonio, Anticipos de Beneficios). Deducciones fijas por perodo. (Cuota H.C.M). Deducciones variables por jornal. (Ausencias, Exceso Celular, Anticipos). Montos calculados, para complementar procesos globales. (Sueldo Diario, Sueldo por Hora, Porcin de Bono Vacacional). Retenciones del trabajador (SSO, LRPE, LRPVH, INCES) Actualizacin de campos variables del tipo acumulados. (Das de Vacaciones Causadas, Prstamos Personales) Reversin de movimientos acumulados (Reverso Status Cierre Liquidacin, Revertir Actualizacin Prstamos Personales) Valores ais lados, complementarios del resto de conceptos. (Lunes para las Retenciones, Aos de Antigedad, Edad del Trabajador)
Asignacin (Fijo)
Normal
Asignacin (No Fijo) Deduccin (Fijo) Deduccin (No Fijo)
Normal
D E
Normal Normal
Otros
Normal
Retencin
Normal
Otros
Cierre
Otros
Reapertura
Otros
Normal
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CONVENCIONES EN LOS PROCESOS:

q
Clculo de nmina 1. Consideraciones Generales :
Un trabajador debe tener definido por lo menos el campo Sueldo Mensual, en caso contrario, bajo ningn concepto se reflejarn registros de nmina. Para complementar el proceso de puesta en marcha, usted debe alimentar los siguientes valores iniciales; dependiendo de las polticas de su empresa, habr en el listado anexo campos imprescindibles, los cuales son referidos en el proceso que les corresponde. Cod. Campo Descripcin Z001 Z002 Z003 Z004 Z005 Z006 Z007 Z008 Z009 Z010 Z011 Z012 Z013 Z014 Acum. Sdo. Ao Anterior/Das Adic. Prestaciones Acum. Inicial Prestaciones Sociales Acum. Inicial Intereses de Prestaciones Sociales Acum. Inicial Anticipos de Prestaciones Sociales Acum. Inicial Anticipos de Utilidades Acum. Inicial Utilidades Acum. Inicial Das de Vacaciones Vencidas Acum. Inicial Das de Bono Vacacional no Pagado Acum. Inicial de Intereses Prestaciones Pagados Acum. Inicial de Fondo de Ahorro Monto. Acum Inicial Sdo. Vacaciones promedio anual Acum. Inicial Das Prestaciones Acum. Inicial Das Adicionales Prestaciones Acum. Inicial Das Adicionales Vacaciones
Al generar las nminas y calcular las retenciones del trabajador, automticamente se calculan los aportes patronales correspondientes. As como la provisin del INCES, en ste ltimo caso, depender del valor que
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tenga la constante S013 (Clculos del INCES por Nminas Si(S) No(N))-por defecto viene predeterminado con la letra S. Asegrese de haber definido la constante S017 (Aplicar Retenciones al final del Mes (S)) con la letra S si usted aplica los descuentos correspondientes a las retenciones de ley, al final del mes. Si existen trabajadores a los cuales no se les aplican las retenciones de ley, debe indicar la letra N en los campos R001(No Retener SSO-SPF No(N)) y R003( No Retener LPH No(N)) respectivamente. Le acotamos que al momento de finalizar el mes , se calculan otras provisiones.
Cod. Concepto Descripcin U005 U006 U007 U008 Provisin de Bono de Fin de Ao Provisin de Utilidades Provisin de Bono Vacacional Provisin de Vacaciones
El sistema tiene una configuracin establecida que permite efectuar los clculos de nmina para el contrato de directivos, cuando este viene expresado en otra moneda, utilizando para ello el campo de trabajadores A000 y la tabla de valores nmero seis(6) ( Tasa de Otra Moneda para Sueldo). Por esta razn cuando se refiere al sueldo mensual, en otras formulaciones, lo hace mediante el concepto Q024 y no mediante el campo variable A001. La actualizacin del campo A001 (Sueldo Mensual), se realiza mediante el concepto W020 que es del tipo Cierre. 2. Conceptos para Asignaciones:
Sueldo del Perodo: el sistema , automticamente, calcula el monto del perodo tomando en cuenta tanto su fecha de ingreso, como de egreso; as como los das feriados. Da Feriado: equivalente a un sueldo diario y es calculado en funcin de los das feriados reflejados en el calendario al cual corresponde el contrato del trabajador. Bono de Vehculo: es proporcional a los das laborados por el trabajador.
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Horas Extras: calculadas sobre la base del concepto Q002 (Sueldo por Hora = Sueldo Mensual/30/8) y las definiciones de recargos establecidas en las constantes B001 y B002 (Recargo Diurnas y Recargo Nocturno Respectivamente). Otras Bonificaciones Variables: emitidas en funcin de los valores registrados en los campos variables del trabajador, como por ejemplo:
Cod. Campo A003 A004 B004 B005 B006 B007 B012 B100 B101 T012 T103 T014
Descripcin Bono vehculo/moto Beca de Estudio Monto Comisiones Bono Produccin Nmero de Hijos Nacidos Efectividad del Matrimonio Retroactivo de Sueldo Asignacin con Carcter Salarial Asignacin sin Carcter Salarial Pagar Bono por Asistencia Puntual Pagar Bono por Graduacin Pagar Prima por Hijos
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3.
Conceptos para Deducciones:
Cuotas HCM: deducidas sobre la base del monto reflejado en los valores del trabajador, tales como: Cod. Campo D001 D002 D003 D009 D020 D021 D022 D023 D024 D025 D026 D027 E010 E011 E020 E090 Descripcin Cuota H.C.M. Cuota H.C.M. Familiares Cuota Uniformes Pagar 33% Por Reposo Cuota Pliza H.C. Cuota Pliza de Vida Cuota Pliza contra Accidentes Cuota Pliza de Automvil Cuota Pliza Gastos Funerarios Cuota Pliza Gastos Odontolgicos Cuota Pliza Escolar Cuota Pliza Otros 1 Deduccin con Carcter Salarial Deduccin sin Carcter Salarial Anticipo de Quincena Exceso de Celular
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Otras Deducciones Variables: Emitidas en funcin de los montos registrados en los campos variables del trabajador, como por ejemplo: Cod. Campo D030 D031 D032 D033 E001 E002 E003 E004 Descripcin Das de Inasistencia injustificada Das de Sus pensin Das de Novedades diarias Otros 1 Das de Novedades diarias Otros 2 Horas No Trabajadas Diurnas Horas No Trabajadas Nocturnas Novedades por hora Otros 3 Novedades por hora Otros 4
4.
Conceptos para Retenci ones:
Seguro Social y Rgimen Prestacional de Empleo: Calculados en funcin de la cantidad de lunes del perodo Y003, sobre la base del sueldo semanal del trabajador (Sueldo Mensual*12/52), y el uso de las constantes del caso.
Cod. Factor R001 R002 U001 U002
Descripcin Factor del Seguro Social Obligatorio (Empleados) Factor del Rgimen Prestacional de Empleo (Empleados) Factor del Seguro Social Obligatorio(Patrono) Factor del Rgimen Prestacional de Empleo (Patrono)
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Cod. Tope T001 T002 T003 T004 T005 T006
Descripcin Tope de Edad Hombres Tope de Edad Mujeres Tope Salarios mnimos. Seguro Social Obligatorio Tope Salarios mnimos. Rgimen Prestacional de Empleo Tope del Seguro de Paro Forzoso(Empleados) Tope del Rgimen Prestacional de Empleo (Patrono)
Rgimen Prestacional Vivienda y Hbitat : calculado sobre el salario integral del trabajador en el perodo. La configuracin de la empresa de demostracin toma como base para el clculo de Rgimen Prestacional Vivienda y Hbitat aquellos conceptos a utilizar en Salario, Art. 133, por ejemplo:
Cod. Concepto. A001 A002 A003 A005 B008 D101
Descripcin Sueldo Da de Descanso Feriado Bono Nocturno Horas Extras Diurnas Inasistencia Injustificada
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Para referenciar los resultados de los clculos se emplean las siguientes constantes : Cod. Factor R003 U003 Descripcin Factor Rgimen Prestacional Vivienda y Hbitat (Trabajador) Factor Rgimen Prestacional Vivienda y Hbitat (Patronal)
Impuesto Sobre La Renta (ISLR): calculado en base a los conceptos tildados como acumulados para el perodo en ejecucin, emplendose el campo R005 (Factor ISLR) para definir el valor centesimal correspondiente al trabajador, siendo los siguientes algunos de los conceptos predefinidos:
Cod. Concepto. A001 A002 A003 A106 A300 A302 B008 B009 B111 D101 E003
Descripcin Sueldo Da de Descanso Feriado Das Adicionales Laborados Vacaciones Bono Vacacional Horas Extras Diurnas Horas Extras Nocturnas Retroactivo de Sueldo Inasistencia Injustificada Horas No Trabajadas Diurnas
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Vacaciones 1. Consideraciones Generales:
Verifique que las siguientes constantes tienen los valores establecidos segn la Ley Orgnica del Trabajo (L.O.T). De igual manera, los clculos referentes a vacaciones adicionan el valor de un (1) da por cada ao, a partir del segundo ao cumplido. Cod. Descripcin Constante C003 C013 C002 C015 Das Base de Disfrute Vacaciones Das Base a Pagar por Vacaciones Das Base de Bono Vacacional Disfrutar Das Adicionales de Vacaciones Si(S) No(N) Cantidad Mnima Das Descontar Vacaciones por Inasistencia Injustificada Pagar Sueldo en Vacaciones Si(S) No(N) Pagar Vacacin Prom. Anual(P) Sdo. Diario(D) Sdo.Mes Ant.(A) Tomar en cuenta Das del Mes Anterior/Vacaciones Si(S) No(N) Tomar en cuenta Das Calendario/Promedio Anual Si(S) No(N) Tope a Cancelar de Das de Bono Vacacional Tope de Das de Disfrute de Vacaciones Valor 15,00 15,00 7,00 S
C016
7,00
S014 S016 S018
N D S
S019
T010 T015
21,00 30,00
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Para complementar el proceso de puesta en marcha y de acuerdo a sus polticas de pago de vacaciones, usted debe alimentar los siguientes campos:
Cod. Campo V010 V011 V012 V013 V014 V016 Z007 Z008 Z011 Z014
Descripcin Das de Vacaciones a Pagar - Casos Especiales Das de Bono Vacacional - Casos Especiales Das de Vacaciones por Inasistencia Injustificada Disfrutar Das Adicionales de Vacaciones Si(S) No(N) Das de Vacaciones Disfrute - Casos Especiales Das Adicionales de Vacaciones a Pagar Sin Disfrute Acum. Inicial Das de Vacaciones Vencidas Acum. Inicial Das de Bono Vacacional No Pagado Monto Acum. Inicial Sueldo para Vacaciones Promedio Anual Acum. Inicial Das Adicionales de Vacaciones
Las retenciones aplicadas sobre el contrato de vacaciones, corresponden al perodo de disfrute del trabajador, segn los datos registrados en el proceso de Vacaciones. El sistema ejecuta todos aquellos conceptos relacionados con las tablas de vacaciones, al estar definida dicha relacin en el recuadro de Vacaciones marcado en la tabla Conceptos, especficamente en la seccin Utilizar en.
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El sistema se encarga de actualizar los siguientes campos del trabajador que son del tipo No Editables: Cod. Campo Z510 Z511 Z512 Z513 Z514 Z701 Z702 Z902 Z903 Descripcin Acum. Das Adicionales Vacaciones Causadas Acum. Das Vacaciones Disfrutados Acum. Das Vacaciones por Inasistencia Injustificada Acum. Das Adicionales Vacaciones Pagados sin Disfrute Acum. Das Bono Vacacional Pagados Acum. Das Vacaciones Causadas Acum. Das Bono Vacacional Causado Total Das Disponibles de Vacaciones Total Das Sin Cancelar de Bono Vacacional
El sistema mantiene en el campo Z510 (Acum. Das Adicionales Vacaciones Causadas), un registro que va acumulando los das adicionales de vacaciones causadas. Si el campo del trabajador V013 (Disfrutar Das Adicionales de Vacaciones Si(S) No(N)) o la constante C015 (Disfrutar Das Adicionales de Vacaciones Si(S) No(N)), tienen el valor alfanumrico S y adicionalmente el campo del trabajador V016 (Das Adicionales de Vacaciones a Pagar Sin Disfrute) presenta un valor numrico mayor que cero, el sistema asignar en la nmina de vacaciones, el pago de esos das siempre y cuando la diferencia entre los campos Z510 y Z513 sea igual o superior al especificado en el campo V016 y actualizar los acumulados de los campos Z513 y Z902. Le sealamos que el sistema mantiene en el campo Z511 (Acum. Das Vacaciones Disfrutados), un registro que va acumulado los das de vacaciones disfrutados por el trabajador. Si el trabajador disfruta de vacaciones anticipadas, el sistema actualizar este campo, al igual que el campo
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acumulado Z902 (Total Das Disponibles de Vacaciones), quedando ste ltimo con un saldo negativo hasta tanto se causen das de vacaciones. El sistema mantiene en el campo Z512 (Acum. Das Vacaciones por Inasistencia Injustificada), un registro que va acumulando los das de vacaciones que se descontarn por las inasistencias injustificadas del trabajador. Si en el campo del trabajador V012 (Das de Vacaciones por Inasistencia Injustificada) tiene un valor numrico mayor o igual que el valor definido en la constante C016 (Cantidad Mnima Das Descontar Vacaciones por Inasistencia Injustificada), entonces el sistema actualizar los siguientes campos acumulados: Z512 y Z902. Le acotamos que el sistema mantiene en el campo Z514 (Acum. Das Bono Vacacional Pagados), un registro que va acumulado los das de bono vacacional que se les han pagado al trabajador. Si el trabajador disfruta de vacaciones anticipadas y no se le ha pagado bono vacacional anticipado en ese ao, el sistema asignar el pago del bono vacacional anticipado junto con el pago de los das de vacaciones a disfrutar y actualizar este campo, al igual que el campo acumulado Z903 (Total Das Disponibles de Bono Vacacional), quedando ste ltimo con un saldo negativo hasta tanto no se causen das de bono vacacional. Tome en cuenta que el sistema mantiene en el campo Z701 (Acum. Das de Vacaciones Causadas), un registro de das de vacaciones causadas, el cual se actualiza cuando un trabajador cumple aos en la empresa y cuando toma das de vacaciones. Este campo se actualizar en base a la cantidad de das especificados en el campo del trabajador V014 (Das de Vacaciones Disfrute - Casos Especiales), en caso de no tener valor, el sistema lo tomar de la constante C003 (Das Base de Disfrute Vacaciones). Cuando se causan vacaciones, el sistema actualiza el campo acumulado Z902 (Total Das Disponibles de Vacaciones). Le sealamos que los das cancelados como vacaciones y que no corresponden con un perodo completo de nmina, se reflejan mediante el concepto D001 (Vacaciones Pagadas). El sistema mantiene en el campo Z701 (Acum. Das de Vacaciones Causadas), un registro de das de vacaciones causadas, el cual se actualiza cuando un trabajador cumple aos en la empresa y cuando toma das de vacaciones.
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El sistema mantiene en el campo Z702 (Acum. Das de Bono Vacacional Causado), un registro de das de bono vacacional causado, el cual incluye los das adicionales y se actualiza cuando un trabajador cumple aos en la empresa y cuando toma das de vacaciones. En el campo Z902 ( Total Das Disponibles de Vacaciones) se mantiene un registro de los das disponibles por trabajador, calculados en base al siguiente calculo con los campos: Z007+Z701+Z014+Z510-Z511-Z512-Z513. En el campo Z903 (Total Das Sin Cancelar de Bono Vacacional), se mantiene un registro de los das disponibles por trabajador, calculados en base al siguiente calculo con los campos: Z008+Z702-Z514. Le sealamos que la constante S014 (Liquidar con las Vacaciones el Sueldo Si(S) No(N)) determina si con el recibo de pago de las vacaciones se cancelan los das laborados del perodo. Si teniendo la condicin se cancelan los das de sueldo con las vacaciones y es cerrada la nmina de vacaciones, el campo no editable Y011, presentar una letra S, que permitir al resto del sistema controlar el pago de la siguiente nmina que se ejecute para el trabajador. La constante S017 (Aplicar Retenciones al final del Mes (S)) debe indicar la letra S si usted aplica los descuentos correspondientes a las retenciones de ley al final del mes, por tanto, en el recibo de vacaciones se descontarn los lunes transcurridos desde el ltimo perodo descontado hasta el retorno de las vacaciones. 1. Clculos del Proceso :
Verifique haber registrado el disfrute de Vacaciones en forma correcta en el proceso Vacaciones, Reposos y Permisos. 1.1. Sobre Sueldo Diario: Verifique que la constante S016 (Pagar Vacacin Prom. Anual(P) Sdo. Diario(D) Sdo.Mes Ant.(A)) este definido con la letra D. Proceda a generar la nmina del contrato 91 (Vacaciones), colocando en la fecha especificada como Hasta por lo menos el primer da de las vacaciones del trabajador. Los resultados correspondientes sern el producto del Sueldo Diario para Vacaciones Q019 por la Cantidad de Das de Vacaciones correspondientes al trabajador, como por ejemplo:
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Sueldo Mensual: Sueldo Diario: Fecha de Inicio: Fecha Final: Das en el Rango: Das de Disfrute: Das Vac. Festivos-Descanso Monto de Vacaciones: Monto Vac. Festivos -Descanso Das de Bono: Monto por Bono Vacacional:
2.500,00 83,33 19/03/2005 06/04/2005 19,00 17,00 2,00 1.416,67 166,67 9,00 749,99
1.2. Sobre Sueldo Devengado Mes Anterior Asegrese de que la constante S016 (Pagar.Vacacin Prom. Anual(P) Sdo. Diario(D) Sdo.Mes Ant.(A)) este definida con la letra A. Profit Plus Nmina tomar todos aquellos conceptos del tipo acumulados; los mismo, que forman parte del monto base para el clculo del ISLR y de la provisin del INCE. Verifique haber definido la constante S018 (Tomar en cuenta Das del Mes Anterior/Vacaciones Si(S) No(N)) con la letra S si desea que el salario diario para vacaciones no se calcule en base a treinta(30) das. Proceda a generar la nmina, del contrato 91 (Vacaciones), colocando en la fecha especificada como hasta por lo menos el primer da de las vacaciones del trabajador. Los resultados correspondientes, sern el producto del Sueldo Diario para Vacaciones Q019, que viene dado por el total devengado en el mes anterior entre el esquema definido para los das del mes para vacaciones, por la Cantidad de Das de Vacaciones correspondientes al trabajador, como por ejemplo: Devengado Mes Anterior Das del Mes Anterior Sueldo Diario para Vacaciones 2.500,00 28,00 89,28
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Fecha de Inicio: Fecha Final: Das en el Rango: Das de Disfrute: Das Vac. Festivos-Descanso Monto de Vacaciones: Monto Vac. Festivos -Descanso Das de Bono: Monto por Bono Vacacional: 1.3. Sobre Promedio Anual
19/03/2005 06/04/2005 19,00 17,00 2,00 1.517,85 178,57 9,00 803,57
Asegrese de que la constante S016 (Pagar Vacacin Prom. Anual(P) Sdo. Diario(D) Sdo.Mes Ant.(A)) este definida con la letra P. Si su esquema est fundamentado en el promedio del ao inmediato anterior al disfrute, es importante que r egistre por cada trabajador los valores iniciales en el campo Z011 (Acum. Inicial Sueldo para Vacaciones Promedio Anual ) Verifique haber definido la constante S019 (Tomar en cuenta Das Calendario/Promedio Anual Si(S) No(N)) con la letra S si desea que el salario diario para vacaciones no se calcule en base a treinta(360) das. Proceda a generar la nmina, del contrato 91 (Vacaciones), colocando en la fecha especificada como hasta por lo menos el primer da de las vacaciones del trabajador. Los resultados correspondientes sern el producto del Sueldo Diario para Vacaciones Q019, el cual viene dado por el monto devengado en el ao inmediato anterior al inicio de la vacacin, equivalente al monto definido para prestaciones, dividido entre la cantidad de das del perodo, por la Cantidad de Das de Vacaciones correspondientes al trabajador, como por ejemplo:
Devengado Ao Anterior Das del Perodo Anterior Sueldo Diario para Vacaciones
23.500,00 365,00 64,38
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Fecha de Inicio: Fecha Final: Das en el Rango: Das de Disfrute: Das Vac. Festivos-Descanso Monto de Vacaciones: Monto Vac. Festivos -Descanso Das de Bono: Monto por Bono Vacacional:
q
19/03/2005 06/04/2005 19,00 17,00 2,00 1.094,52 128,76 9,00 579,45
Utilidades 1. Consideraciones Generales : La cantidad de das de Utilidades cancelados por la empresa, debe ser registrado en la constante C001 (Das a dar de Utilidades). Los casos especiales de das de utilidades, aquellos que no corresponden con el valor global otorgado, deben tener un valor diferente de cero(0), en el campo V002 (Das de Utilidades Casos Especiales). Si usted calcula las utilidades sobre el monto devengado anual, le recordamos que el sistema cuantifica todos aquellos conceptos otorgados al trabajador durante el ao siempre y cuando el recuadro de Utilidades est marcado en la tabla Conceptos, especficamente en la seccin Utilizar en. Le resaltamos que el sistema deduce los anticipos de Utilidades, siempre y cuando stos hayan sido generados por el sistema o registrados como valores iniciales, cuando se iniciaron las operaciones. Recuerde que el contrato de Utilidades, no efectuar la provisin del INCE si la constante S013 (Clculos del INCE por Nminas Si(S) No(N)) indica la letra S. Si usted otorga una asignacin adicional a los trabajadores sin incidir en sus beneficios, debe verificar que la constante S015 (Pagar Bono de Fin de Ao -S-) indique la letra S, la cual ser calculada sobre la misma base del sueldo diario para utilidades. La cantidad de das para el bono de fin de ao viene determinada por la constante C007 ( Das de Bono de Fin de Ao), pero cuando existan
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casos extraordinarios, debe colocar la cantidad de das, en el campo del trabajador V005 ( Das de Bono de Fin de Ao - Casos Especiales ), prevaleciendo este nmero sobre el valor de la constante. 2. Clculos 2.1. Sobre Sueldo Diario: Verifique que la constante S002 (Aplicar Utilidades Sobre Devengado Anual "S") ste definida en el valor Alfanumrico con la letra N. Proceda a generar las nminas mediante el contrato 90 (Utilidades). Los resultados sern el producto del Sueldo Diario por la Cantidad de Das de Utilidades , que le correspondan al trabajador, como por ejemplo: Sueldo Mensual: Sueldo Diario: Das a Otorgar: Monto Utilidad: 440,00 14,66 60,00 880,00
2.2. Sobre Monto Devengado Anual: Verifique que la constante S002 (Aplicar Utilidades Sobre Devengado Anual "S") ste definida en el valor Alfanumrico con la letra S, mediante la cual se incluyen por defecto conceptos como:
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Cod. Concepto. A001 A002 A003 A106 A300 A302 B008 B009 B100 B110 B112 D001 D101 E003 E010
Descripcin Sueldo Da de Descanso Feriado Das Adicionales Laborados Vacaciones Bono Vacacional Horas Extras Diurnas Horas Extras Nocturnas Asignacin con Carcter Salarial Bono de Produccin Comisiones Vacaciones Pagadas Inasistencia Injustificada Horas No Trabajadas Deduccin con Carcter Salarial
En caso de no haber iniciado las operaciones de nmina al inicio de su ejercicio o perodo lectivo de utilidades, debe verificar que los devengados de sueldo inicial estn cargados en el sistema, tales como: Cod. Campo Z005 Descripcin Acum. Inicial Anticipos de Utilidades
Proceda a generar las nminas mediante el contrato 90 (Utilidades). Los resultados arrojados estn basados en el monto total devengado en el ao por el trabajador, su remuneracin integral. Adems, el sistema efecta una ponderacin del perodo de nminas que an no han sido generadas hasta el cierre de ao al 31/12/2000 mediante el concepto Q013 (Salario Estimado para Utilidades), como por ejemplo:
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Sueldo Mensual: Ultima Nmina Cerrado: Devengado Anual: Valor Estimado: Total Devengado: Das a Otorgar: Monto Utilidad:
q
440,00 15/11/2000 4.850,00 640,00 5.490,00 60,00 915,00
Prestaciones Sociales 1. Consideraciones Generales: La cantidad de das de Prestaciones Sociales viene dada por la relacin entre la constante C005 (Valor anual de prestaciones sociales) y los doce meses del ao. La cantidad de das Adicionales de Prestaciones Sociales, esta expresada en la constante C006 (Das adicionales de prestaciones). La cantidad de das de Tope para Adicionales de Prestaciones Sociales, viene expresado en la constante T009 (Tope de Das Adicionales de Prestaciones). Para complementar el proceso de puesta en marcha, usted debe alimentar los siguientes campos:
Cod. Campo Z001 Z002 Z003 Z004 Z009 Z012 Z013
Descripcin Valor Inic. Devengado Anual Sueldo para Adic. Prestaciones Monto Acum. Inicial Prestaciones Sociales Monto Acum. Inicial Intereses Prestaciones Sociales Monto Acum. Inicial Prestaciones Sociales Monto Acum. Inicial Intereses Prestaciones Sociales Pagados Acum. Inicial Das de Prestaciones Acum. Inicial Das Adicionales de Prestaciones
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Los das adicionales de prestaciones aplican a p artir del segundo ao y tienen un tope de treinta(30) das. Dependiendo de las polticas que usted, tenga establecidas para el manejo de sus prestaciones sociales, deber combinar los valores de las siguientes constantes, segn sea su caso. Cod. Constante S001 S003 S004 S005 S006 S007 S008 S009 S011 Descripcin Tomar en cuenta das del mes para prestaciones Capitalizar Intereses de Prestaciones Aplicar Adicionales de Prestaciones / Diario Calcular Intereses de Prestaciones Prestaciones Depositadas en Fideicomiso Pagar Intereses de Prestaciones Aos/antigedad para aplicar das adicionales * prestaciones Calcular Intereses sobre Base Mensual (S) Diaria (N) Aplicar Prestaciones Devengado Mensual
El sistema relaciona todos aquellos c onceptos conexos con el calculo de prestaciones, al estar definida dicha relacin en el recuadro de Prestaciones marcado en la tabla Conceptos, especficamente en la seccin Utilizar en. Para efectuar el clculo de intereses de prestaciones, usted debe registrar las variaciones de la tasa de inters segn las especificaciones del BCV (Banco Central de Venezuela), en la tabla de Valores denominada Intereses de Prestaciones. Este proceso se efecta en funcin del mes anterior, debido a la disponibilidad del valor de la tasa de intereses, adems de ser en el mes siguiente, al cual se calcula la prestacin cuando estas comienzan a devengar intereses. De igual modo, tenga presente que el valor base para intereses toma en cuenta los acumulados de anticipos de prestaciones y los intereses cancelados, segn sea el caso.
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2. Clculo de Prestaciones Sociales: Si usted maneja l calculo de prestaciones sociales sobre la base de das mensuales, debe definir la constante S001 (Tomar en cuenta das del mes para prestaciones) con la letra S. Si usted maneja el clculo de prestaciones sociales sobre la base del sueldo devengado en el mes, debe definir la constante S011 (Aplicar Prestaciones Devengado Mensual) con la letra S, considerndose:
Cod. Concepto. A001 A002 A003 A106 A111 B008 B009 B112 B100 E010
Descripcin Sueldo Da de Descanso Feriado Das Adicionales Laborados Retroactivo de Sueldo Horas Extras Diurnas Horas Extras Nocturnas Comisiones Asignacin con Carcter Salarial Deduccin con Carcter Salarial
a.) Esquema Devengado Mensual: Das a Otorgar Sueldo Base para Prestaciones Base de Das para Prestaciones Porcin de Utilidades Porcin de Bono Vacacional Monto de Prestaciones Sociales
5,00 633,52 30,00 2,29 0,35 118,82
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b.) Esquema Base Sueldo Mensual: Das a Otorgar Sueldo Base para Prestaciones Base de Das para Prestaciones Porcin de Utilidades Porcin de Bono Vacacional Monto de Prestaciones Sociales
5,00 550,00 30,00 2,29 0,35 104,90
Si usted no maneja el clculo de das adicionales de prestaciones sobre sueldo diario, debe definir la constante S004 (Aplicar Adicionales de Prestaciones / Diario) con la letra S y debe verificar que se ha registrado en el campo Z001 (Acum. Sdo. Ao Anterior/Das Adic. Prestaciones) los valores correspondientes a cada trabajador, desde su fecha de ingreso del ao anterior hasta el inicio de operaciones con el sistema, para que el sistema pondere de manera correcta el salario base para das adicionales de prestaciones. Ejemplos: a.) Esquema Das Adicionales Sobre Sueldo Diario: Das a Otorgar 2,00 Sueldo Mensual 800,00 Sueldo Diario 26,66 Porcin de Utilidades 3,33 Porcin de Bono Vacacional 0,59 Adicionales de Prestaciones 61,18 b.) Esquema Das Adicionales Sobre Devengado Anual: Das a Otorgar 2,00 Sueldo Devengado en el Ao 7.440,99 Sueldo Diario 20,66 Porcin de Utilidades 3,33 Porcin de Bono Vacacional 0,59 Adicionales de Prestaciones 49,19
3. Clculo de Intereses sobre Prestaciones Sociales: Debe definir si maneja el clculo de intereses en funcin a los das del mes o sobre la base de treinta(30) das, mediante la constante S009 (Calcular Intereses sobre Base Mensual (S) Diaria (N)), indicando con la letra S si el
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clculo es sobre la base de treinta(30) das y, con la letra N si se realiza en funcin a los das del mes. Si usted maneja los clculos de intereses de Prestaciones en su contabilidad, verifique que las siguientes constantes indican la letra N. Cod. Constante S005 S006 S007 Descripcin Calcular Intereses de Prestaciones Prestaciones Depositadas en Fideicomiso Cancelar Intereses de Prestaciones Mensual
Ejemplos de Intereses Mes de Agosto: a.) Intereses Simples Sobre Prestaciones Sociales: Tasa de Intereses Porcentual 20,00 Base Das de Intereses Mensual(30 Das) Base de Prestaciones 281,31 Monto de Intereses 4,83 Monto dado por: Tasa de Inters/12/100 * Prestaciones b.) Intereses Capitalizados: b.1) Base Das de Intereses Mensual Tasa de Intereses Porcentual Base de Prestaciones Acumulado de Intereses Monto de Intereses (30 Das) 20,00 284,56 3,24 4,89
Monto dado por: Tasa de Inters/12/100 * Prestaciones b.2) Base Das de Intereses Tasa de Intereses Porcentual Base de Prestaciones Acumulado de Intereses Monto de Intereses Das del Mes(31) 20,00 284,56 3,24 4,69
Monto dado por: Tasa de Inters/360*DasdelMes* Prestaciones
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Si usted cancela mensualmente los intereses de prestaciones, cercirese que la constante del S007 este definida con la letra S, mediante el cual se reflejar en las nminas el concepto A006 (Intereses de Prestaciones).
Bono Alimentacin 1. Consideraciones Generales: Verifique que las siguientes constantes presenten los valores actuales establecidos por la Ley Orgnica del Trabajo (L.O.T. ). Cod. Descripcin Campo C004 T012 T013 Valor del Bono Alimentacin Tope de Salarios(Cantidad) para Bono Alimentacin Tope Mximo de Salarios(Cantidad) para Bono Alimentacin Valor 0,25 3,00 3,00
Si un trabajador percibe el bono de alimentacin, adicionalmente es incrementado su sueldo y ste no supera los tres(3) salarios mnimos, conserva ste derecho, exceptundose aquellos trabajadores de nuevo ingreso con sueldo mayor a dos(2) salarios mnimos, pero menor o igual a tres(3) salarios mnimos. El proceso de clculo, independientemente del mtodo de pago aplicado, siempre toma en cuenta los das efectivos laborados, es decir, considera las variaciones por das adicionales laborados, ausencias, permisos, reposos y vacaciones tomadas. 1. Proceso de Clculo: 1.1. Cancelacin en Efectivo del Bono Alimentacin durante el mismo perodo de nmina: Cercirese de tener la constante S010 (Cancelar Bono Alimentacin Si(S) No(N)) definida con el valor S.
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Por cada perodo de nmina generado, el sistema calcula mediante el concepto A004 (Bono Alimentacin) el monto correspondiente.
1.2. Cancelacin del Bono Alimentacin, por medio de otras figuras tales como Cesta Tickets: Asegrese de tener la constante S010 (Cancelar Bono Alimentacin Si(S) No(N)) definida con el valor N. Por cada perodo de nmina generado, el sistema calcula mediante el concepto V004 (Bono Alimentacin) el monto correspondiente. Cuando usted requiera cancelar lo correspondiente al Bono Alimentacin, emita los listados de Conceptos Generados por Trabajador, verifique los clculos y continu con el procedimiento delimitado como poltica interna.
Liquidaciones 1. Consideraciones Generales: Asegrese de registrar los valores variables, segn sea el caso. Cod. Campo Z405 Z406 Z407 Descripcin Das de Bono Vacacional Pendiente Das de Preaviso Trabajados Das Adicionales Laborados
Usted puede registrar la fecha de liquidacin de un trabajador. Antes de ejecutar el contrato 92 (Liquidaciones), debe haber registrado por lo menos la fecha de egreso y el tipo de egreso. Algunos de los conceptos ejecutados al momento de liquidar a un trabajador son:
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Cod. Campo A400 A401 A402 A403 A404 A405 A406 A407 A408 A409 A410 A411 A412 D400 D401 D402 D403 D404 D405 D406 Q016 Q017 Q032 R004 R005 W009 X009 W023 W028 X023 X028
Descripcin Prestaciones Sociales Prestaciones Sociales Das Adicionales/Finiquito Intereses de Prestaciones Sociales Das Laborados / Finiquito Relacin Complemento de Presta ciones Sociales Indemnizacin Equivalente del Preaviso Art 125. Indemnizacin por Despido Injustificado Art 125. Utilidades Fraccionadas Bonificacin Adicional (Fin de Ao) Fraccionado Vacaciones Fraccionadas Bono Vacacional Fraccionado Vacaciones Pendientes Bono Vacacional Pendiente Anticipo de Prestaciones Preaviso No Trabajado Prestaciones Sociales en Fideicomiso Intereses de Prestaciones Sociales pagados Prstamos Pendientes Cuota de Control de Prstamos Pendientes Reposos Deduccin en la Liquidacin Complemento Das de Prestaciones Finiquito Monto por Indemnizacin Sustitutiva Trabajador con estabilidad laboral INCE Impuesto sobre la Renta Cambio Status Cierre Liquidacin Reverso Status Cierre Liquidacin Cierre Control Prstamos para Liquidacin Cierre de Prstamos Personales Liquidacin Reverso Control Prstamos para Liquidacin Reverso de Prstamos Personales Liquidacin
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Empresa
Profit Plus le permite manejar el nmero de empresas que usted desee. Los siguientes tpicos le explican todo lo que necesita saber para manipular sus empresas. Para mayor informacin acerca de la creacin de empresas consulte el tpico Empresa del Captulo 13: Herramienta de Administracin.
Seleccionar una empresa

Descripcin General La opcin Empresas, ubicada en el submen Seleccionar del Men de inicio, le permite cambiar de empresa sin necesidad de salir del sistema . La empresa seleccionada se transforma en la empresa actual y el sistema lo indica mostrando el nombre de la misma en la parte superior de la pantalla. Al momento de iniciar el sistema es necesario ingresar un usuario. Luego deber seleccionar la empresa con la cual se desea trabajar, para ello se deben tomar las siguientes consideraciones: Slo se muestran las empresas que tengan una prioridad menor o igual a la prioridad del usuario seleccionado. Si el usuario seleccionado tiene asignada la caracterstica Empresa por Defecto, el sistema debe ingresar directamente a la empresa seleccionada por defecto en la configuracin del usuario. Si el usuario tiene asignada la caracterstica Permitir Seleccionar Empresa , el sistema desplegar la pantalla Seleccionar Empresa . En esta pantalla slo se mostrarn las empresas a las que el usuario seleccionado tenga acceso. Si el usuario tiene asignadas ambas caractersticas, se desplegar la pantalla Seleccionar Empresa mostrando la empresa asignada por defecto en la configuracin del usuario.
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Si el usuario no tiene asignadas estas caractersticas ( Empresa por Defecto y Permitir Seleccionar Empresa), el sistema debe mostrar la pantalla Seleccionar Empresa , slo con las empresas a las que el usuario seleccionado tenga acceso. Si el usuario tiene asignada la caracterstica Permitir acceso a todas las empresas, el sistema mostrar la pantalla Seleccionar Empresa , con todas las empresas existentes cuya prioridad sea menor o igual a la del usuario. En caso contrario, sern mostradas aquellas empresas a las que el usuario se le haya dado permiso explcitamente.
Sugerencias 1. Al ejecutar el sistema es necesario escoger una empresa para comenzar a trabajar. Si ms adelante desea seleccionar otra empresa, puede hacerlo empleando esta opcin, la cual est disponible en el Men de inicio. Esta opcin no est disponible hasta que se cierren todas las ventanas activas. Cuando se est en una empresa y se selecciona otra, el sistema efecta el cambio, pero permanece en el mismo mdulo en el que se estaba trabajando y permanece como usuario actual el mismo que estaba seleccionado. Adicionalmente, son re-asignados los accesos que tiene el usuario en la nueva empresa. Un usuario dado slo puede seleccionar y visualizar aquellas empresas cuyo acceso le est permitido y que adems tengan prioridad menor o igual a su prioridad.
2.
3.
Usuario
Una vez creadas las empresas debe proceder a crear los usuarios. Cada usuario va a tener asignado un mapa de acceso por empresa y dicho mapa define que opciones va a poder utilizar. Los siguientes tpicos le explican todo lo que necesita saber para crear y configurar los usuarios de su empresa. Al momento de instalar el sistema se crean dos usuarios por defecto: Profit y 999 (Softech), cuyas contraseas son indicadas por el usuario en ese instante.
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Crear un Usuario
Descripcin General Para crear un usuario emplee la opcin Usuarios ubicada en el mdulo Mantenimiento. Dicha opcin le permite crear nuevos usuarios as como buscar, modificar y eliminar los datos de los usuarios que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crear un usuario debe estar creado el mapa de acceso del mismo, que define las opciones que ste podr utilizar. El tipo o nivel de un usuario se define mediante su prioridad y la configuracin de accesos. Para mayor informacin acerca de la creacin y configuracin de usuarios consulte el tpico Usuario del Captulo 11: Mantenimiento.
Seleccionar un Usuario
Descripcin General Esta opcin le permite identificarse como usuario autorizado del sistema, para proceder a usar las opciones del mismo, en funcin de los privilegios y restricciones que tenga asignados. El usuario seleccionado se transforma en el usuario actual y el sistema lo indica mostrando el nombre del mismo en la parte superior de la pantalla. El sistema pedir la identificacin del usuario, mediante esta opcin, cada vez que es ejecutado. Una vez introducido el cdigo del usuario, se debe introducir la clave o contrasea del mismo. Para finalizar la seleccin o identificacin del usuario presione el botn Aceptar o presione la tecla Enter. Si durante la ejecucin del sistema, desea seleccionar otro usuario puede hacerlo utilizando esta opcin la cual est disponible en el submen Seleccionar del Men de Inicio.
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Posteriormente, el sistema solicitar que se indique la empresa a la cul desea ingresar con ese nuevo usuario. Es importante mencionar que un usuario dado, slo puede seleccionar (y visualizar) aquellas empresas que no le fueron bloqueadas y que adems corresponden a prioridad menor o igual a su prioridad.
Seguridad de los datos

El sistema provee dos (2) niveles de seguridad para definir qu opciones puede utilizar un usuario dado y cmo las va a emplear: 1er. Nivel : El primer nivel de seguridad permite definir de qu empresas puede disponer el usuario y que privilegios va a tener en cada una. Este nivel se define cuando el usuario es creado mediante la asignacin de su prioridad. Mientras mayor es la prioridad de un usuario, mayores son sus privilegios. 2do. Nivel : El segundo nivel de seguridad se obtiene mediante el uso de los mapas de acceso, en el cual se permite definir: Las opciones, que pueden ser utilizadas por el usuario. Las funciones de la barra de herramientas que pueden ser activadas por el usuario en cada opcin del sistema.
Cada usuario o grupo de usuarios equivalentes, tiene asignado un mapa de acceso que define los aspectos antes mencionados. ste debe ser asignado de forma independiente a cada empresa que el usuario tenga acceso.
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Adicional a los niveles anteriores, es posible definir las polticas d e vencimiento de contrasea (bien sea por inactividad o por expiracin), el bloqueo de la cuenta de usuarios por intentos fallidos de ingreso al sistema y la duracin de dicho bloqueo, empleando para ello la opcin Configuracin de seguridad disponible en la Herramienta de Administracin.
Mapa de acceso
Descripcin General Esta opcin le permite crear nuevos mapas de acceso para los usuarios as como buscar, modificar y eliminar los mapas que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas Antes de crear los mapas de acceso, es importante clasificar o agrupar los usuarios en funcin de los privilegios o derechos de uso que van a tener dentro del sistema, para as crear slo un mapa de acceso para cada grupo de usuarios equivalentes. Para mayor informacin acerca de la creacin y configuracin de los mapas de acceso, no deje de leer el tpico Mapas de acceso del Captulo 11: Mantenimiento.
Auditora
Profit Plus permite auditar las operaciones efectuadas por los usuarios, en cada una de las tablas y procesos del sistema. Dicha auditora se pude efectuar gracias a las pistas que el sistema genera cada vez que un usuario crea, modifica o elimina algn dato o elemento dentro de una opcin. En otras palabras, para cada registro almacenado en el sistema (trabajador, recibo de nmina, etc.), el sistema registra automticamente en una bitcora todo lo ocurrido. Para consultar las pistas asociadas a un registro (por ejemplo Trabajador) debe: 1. Seleccionar la opcin. 2. Buscar el registro deseado dentro de la opcin. 3. Presionar las teclas Ctrl + U.
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Slo los usuarios con prioridad mayor o igual a noventa (90) pueden consultar las pistas. Al presionar las teclas Ctrl + U, es desplegada una pantalla e n la cual se pueden consultar: F echa y hora de creacin del registro, cdigo del usuario que cre el registro, fecha y hora de la ltima modificacin del registro y cdigo del usuario que efectu la ltima modificacin:
Para consultar una lista detallada de las operaciones realizadas sobre el registro que se est auditando presione el botn Ver pistas , y el sistema mostrar los siguientes datos: Fecha y hora en la que se hizo la operacin. Cdigo del usuario que efectu la operacin. Nombre del equipo donde se efectu la operacin. Operacin: I = ingresar registro, M = modificar registro, E = eliminar registro.
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Adicionalmente, cuando alguna de las operaciones efectuadas sobre el registro sea una modificacin (Op = M) se pueden consultar los campos que han sido modificados. Esta informacin es desplegada en forma de sub-registros, uno por cada campo modificado.
Personalizar idioma del sistema

Profit Plus le permite personalizar, por grupo de usuarios, el idioma en el cual ser desplegado la informacin, as pues usted podr: Los nombres que aparecen en el men principal del sistema para todas las opciones (tablas, procesos y reportes). Los nombres de los todos los campos, iconos y carpetas en todas las tablas y procesos del sistema. Nombre de los reportes. La mayor parte de los mensajes de informacin, advertencia y error desplegados en el sistema.
Para que esta opcin est disponible, debe ingresar a la opcin Mapa de Acceso del mdulo de Mantenimiento. Luego seleccione el idioma en el cual desea sea desplegado la informacin para aquellos usuarios que estn agrupados en dicho mapa de acceso . A continuacin se detallan los pasos a seguir para efectuar los cambios que desee:
Cambio de nombres del men

1. 2. Ingrese en la mdulo Mantenimiento, opcin Mapa de Acceso . Haga clic , con el botn derecho del ratn, sobre el nombre del men y aparecer una pantalla en donde podr colocar la nueva etiqueta, el tamao el formato del nuevo contenido de la etiqueta (itlica y/o negrita):
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Utilice este campo para cambiar el nombre del men
3. 4.
Cierre la pantalla y al finalizar los cambios salga de la opcin Mapa de Acceso . Los cambios estarn disponibles para todos los usuarios que tengan asociado el mapa de acceso que se modific.
Nota: Es importante resaltar que para los men, slo aplica la modificacin del nombre, es decir, no visualizarn en pantalla los cambios efectuados en el tamao de la letra. En caso de querer volver a desplegar el valor original de la etiqueta, debe dejar en blanco el campo valor.
Cambio de nombre de un campo, icono o carpeta

1. 2. Ingrese en el mdulo d eseado y seleccione el proceso o la tabla en donde desea hacer los cambios. Posicione el cursor en el campo, icono o carpeta que corresponda. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre del campo, icono o carpeta y aparecer una pantalla donde podr efectuar los cambios:
Cambie el tamao de la letra Coloque el nombre que desee
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3.
Cierre la pantalla y el cambio estar disponible automticamente para todos los usuarios del sistema.
Nota: El parmetro & le permitir posicionar el cursor a travs del teclado (Alt + tecla). Debe colocarlo precediendo la letra que se utilizar para esta funcin. En el caso mostrado en la pantalla anterior, el usuario podr ingresar al campo presionando simultneamente las teclas Alt + C. Adicionalmente podr emitir un reporte con todas las etiquetas almacenadas en e l sistema por idioma, para ello debe ingresar a la opcin Reportes de la Herramienta de Administracin. En caso de querer volver a desplegar el valor original de la etiqueta, debe dejar en blanco el campo valor.
Nombre de los reportes

1. 2. Ingrese a l opcin Reportes del sub-men Herramientas de la Herramienta de Administracin y seleccione el reporte que desea modificar. Presione el botn Actualizar y modifique el campo Descripcin con el nombre que desea visualizar el reporte.
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3.
Almacene los cambios y el nuevo nombre estar disponible en el reporte para todos los usuarios.
Mensajes del sistema

Algunos mensajes mostrados en las distintas pantallas del sistema, al efectuar una accin no permitida o indicar una advertencia, pueden ser personalizados usando la opcin Etiquetas de la Herramienta de Administracin, para ello debe ubicar el cdigo identificador que aparece en el ttulo del mensaje, en la lista de etiquetas. Cabe destacar que si el valor de la etiqueta es dejado en blanco, el sistema mostrar el texto definido por defecto.
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1.
Ingrese a la opcin Etiquetas del sub-men Tablas de la Herramienta de Administracin y seleccione el idioma en que est almacenado el mensaje que desea personalizar. Ubique en la lista de etiquetas, el cdigo identificador del mensaje que se muestra en el ttulo del mensaje y modifique el valor de acuerdo a sus necesidades. Almacene el registro y los cambios estarn disponibles al ingresar nuevamente al sistema.
2. 3.
Esta opcin tambin puede ser empleada para cambiar el valor del nombre de un campo, icono o carpeta, en cuyo caso el identificador es aquel que sale en el ttulo de la pantalla desplegada al cambiar la etiqueta.
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Configurar impresoras
Profit Plus permite definir cual es la impresora que se va a utilizar para emitir los reportes, as como modificar las propiedades de las impresoras que tenga definidas en Windows . Cuando se imprime un reporte el sistema asume como impresora la que est definida como predeterminada en Windows. Si desea emitir el reporte utilizando otra impresora, haga clic en el icono Impresora que est disponible en la ventana de impresin de todos los reportes, y esa impresora permanecer activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entra al sistema este toma como impresora a utilizar, la que haya sido definida como predeterminada en Windows. Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada, haga uso del icono Mi PC, opcin Impresoras de Windows.
Generando y Cerrando nminas

Una vez definidos y cargados en el sistema todos los datos (campos de los trabajadores, conceptos de cada contrato, relaciones por contrato etc.) usted puede comenzar a procesar la nmina de los diversos contratos. Profit Plus le ofrece una gran flexibilidad para el manejo de la parte operativa de la nmina, pues le permite generar y cerrar la nmina de un contrato, a una fecha dada, tantas veces como sea necesario. De igual forma una nmina que haya sido cerrada puede ser abierta y modificada, cuando las circunstancias lo ameriten. La secuencia general a seguir para procesar por primera vez una nmina es:
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La secuencia general a seguir para modificar una nmina que haba sido cerrada es:
Para mayor informacin acerca de la creacin y cierre de las nminas, no deje de leer los tpicos Generar Nmina y Consultar/Modificar Nmina del Captulo: 4 Nmina.
Manejo de acumulados
Profit Plus le permite almacenar por Trabajador, cualquier valor relacionado con la nmina que sea til para su empresa. Algunos de dichos valores no forman parte del recibo de nmina del trabajador, pero deben ser calculados y acumulados para su uso posterior (prestaciones sociales acumuladas, utilidades causadas, total sueldo devengado etc.). Para cada uno de dichos valores es necesario crear un campo y disear los Conceptos que actualicen su valor.
Manejo de vacaciones
Profit Plus trae configurado el manejo de vacaciones en el Contrato : 91 Vacaciones , que viene incorporado en la empresa de demostracin. Dicho contrato tiene todos los campos y conceptos de ley, requeridos para procesar las vacaciones. Si usted desea configurar un nuevo contrato de vacaciones o adicionar variantes al contrato existente, cumpla los siguientes pasos: 1. Cree, usando la opcin Contrato, un contrato con tipo de nmina = Otra (Sin generacin pre-establecida). Este contrato no va a tener trabajadores asociados, pero todos los campos y conceptos involucrados (grupos de conceptos) en el clculo de las vacaciones deben ser relacionados a ste contrato.
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2.
Defina, empleando las opciones Campo y Concepto, todos los campos y conceptos necesarios para ejecutar el clculo de las vacaciones bajo la ley del trabajo vigente y las polticas salariales internas (asignaciones, deducciones, retenciones). Relacione, utilizando la opcin Relaciones por grupo, todos los campos y conceptos relacionados con el clculo de las vacaciones, en uno o varios grupos de conceptos. Si usted slo desea agregar campos y conceptos al esquema predefinido en la empresa de demostracin, hgalo mediant e los grupos, DAT_ADI Datos Adicionales , para los campos de trabajadores que sern visualizados por las opciones, valores por campo y/o valores por trabajador. DAT_VAC Datos de Vacaciones, conceptos que se ejecutarn al correr el contrato 91. Si usted ha creado un nuevo esquema de vacaciones y no ha empleado alguno de los grupos antes mencionados (DAT_ADI y DAT_VAC), relacione el grupo o los grupos de conceptos con el contrato respectivo, mediante la opcin Relaciones por contrato.
3.
4.
5. Haga uso de la opcin Tomar en cuenta Das laborables para el manejo de
vacaciones de la pestaa Vacaciones y Novedades de la pantalla Contrato, para indicar que se tomaran en cuenta solo das hbiles para el calculo de vacaciones. Una vez complet ados los pasos anteriores ya est listo para efectuar el clculo de las vacaciones, para lo cual: 1. Registre en la opcin Vacaci n, el lapso de vacaciones que disfrutar el trabajador (Slo si su esquema no corresponde con el disfrute colectivo de las vacaciones). Haga uso de la opcin Generar Nmina , para ejecutar el contrato de vacaciones seleccionando el(los) trabajador(es) para el(los ) cual(es) se efectuar(n) los clculos. El proceso slo tomar en cuenta aquellos registros cuya fecha de inicio de vacaciones sea igual o menor, a la fecha indicada en la generacin de la nmina. Revise, en la opcin Consultar/Modificar nmina , los clculos efectuados para cada trabajador o emita el reporte de pre-nmina, en la opcin Nminas Generadas , empleando los c orrespondientes filtros.
2.
3.
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4.
Si existen diferencias en cuanto a los valores calculados, efecte las correcciones en los campos y/o conceptos y repita el paso dos(2) hasta que obtenga los resultados correctos. Emita el recibo de vacaciones con el formato deseado.
5.
Proceda a Cerrar la nmina y recuerde que mientras el trabajador est de vacaciones en perodos completos no le saldrn recibos. Para mayor informacin de vacaciones, no deje de leer el tpico Vacacin del Captulo 5: Variaciones .
Manejo de liquidaciones
Profit Plus trae configurado el manejo de liquidaciones en el Contrato: 92 Liquidaciones, que viene incorporado en la empresa de demostracin. Dicho contrato contiene todos los campos y conceptos de ley, requeridos para procesar las liquidaciones. Si usted desea configurar un nuevo contrato de liquidaciones o adicionar variantes al contrato existente, siga los siguientes pasos: 1. Cree, empleando la opcin Contratos, un contrato con tipo de nmina = Otra (sin frecuencia de generacin pre-establecida). Este contrato no va a tener trabajadores asociados, pero todos los campos y conceptos involucrados (grupos de conceptos) en el clculo de la liquidacin deben ser relacionados con este contrato. Defina, utilizando las opciones Campo y Concepto, todos los campos y conceptos necesarios para efectuar el clculo de la liquidacin bajo la Ley del Trabajo vigente (asignaciones, deducciones, retenciones). Defina un Concepto para ser ejecutado al cerrar la nmina, que indique el estado del trabajador como LIQUIDADO. En la empresa de demostracin el concepto que efecta dicha labor es: W009 Cambio Status Cierre Liquidacin. Utilizando la opcin Relacin por grupo , relacione todos los conceptos involucrados en el clculo de la liquidacin en uno o varios grupos de conceptos.
2.
3.
4.
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En la empresa de demostracin el grupo empleado para dicha labor es: DAT_LIQ Datos de Liquidaciones . 5. 6. Relacione el grupo o los grupos de conceptos con el contrato creado para manejar las liquidaciones, empleando la opcin Relacin por contrato. Como el contrato a utilizar no va a tener trabajadores asociados, pues su uso se va a limitar a contener los conceptos necesarios para el clculo de la liquidacin, debe verificar que todos los campos involucrados en el clculo de la liquidacin estn asociados a algn contrato al que pertenece el trabajador para la generacin de su nmina normal (en la empresa de demostracin el grupo DAT_LIA Datos para Clculo de Liquidacin contiene todos los campos necesarios y est asociado a TODOS los contratos). De lo contrario, debe relacionar directamente con los trabajadores todos aquellos campos involucrados y que no estn asociados al contrato al que pertenece el trabajador para la generacin de su nmina normal. Utilice para ello la opcin Relacin por trabajador.
Si su empresa maneja trabajadores con varios tipos de contratos y diferentes clculos a la hora de efectuar la liquidacin, debe crear para cada tipo de liquidacin un contrato con tipo de nmina = Otra y seguir los pasos anteriores. Una vez completados los pasos anteriores , ya est listo para efectuar el clculo de las liquidaciones, para lo cual debe: 1. Para cada trabajador que desee liquidar vaya a su ficha en la opcin Trabajadores y haga uso del botn Preparar Liquidacin para poner el trabajador en estado = POR LIQUIDAR , definir la fecha de egreso, tipo de liquidacin y describir la causa por la cual cesan sus labores en la empresa. Haga uso de la opcin Generar nmina para generar la nmina para el contrato creado para la liquidacin, seleccionando el o los trabajadores que se desean liquidar, as como la fecha. Slo sern calculadas las liquidaciones de aquellos trabajadores cuya fecha de egreso sea menor o igual a la fecha indicada (con estado = Por liquidar.) Revise, en la opcin Consultar/Modificar nmina , los clculos efectuados (la liquidacin de cada trabajador). Si hay errores realice las correcciones en los conceptos y/o campos y vuelva a repetir el paso # 2 hasta que el clculo de la liquidacin sea el correcto. Imprima la liquidacin con el formato deseado.
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3. 4. 5.
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6.
Para poner el estado de o l s trabajadores liquidados = Liquidado proceda a Cerrar la nmina , seleccionando el contrato diseado para tal fin. Una vez liquidado un trabajador el sistema bloquea todos sus valores, recibos y campos impidiendo su posterior modificacin.
Para informacin adicional no deje de consultar el tpico, Uso de la empresa de demostracin en el presente captulo.
Integracin con los productos Profit Plus

La integracin entre los sistemas Nmina, Administracin y Contabilidad es totalmente flexible debido a que es factible modificar las reglas de integracin que trae incorporadas el sistema y/o agregar nuevas reglas de integracin que satisfagan los requerimientos de la empresa.
Integracin con Profit Plus Administrativo

Profit Plus Nmina puede funcionar integrado con Profit Plus Administrativo. La integracin se realiza mediante la transferencia, por Contrato y fecha de nmina, de los recibos de las nminas que ya estn cerradas. Antes de efectuar la transferencia debe estar definida la informacin de tipo administrativo que se va a emplear para transferir cada uno de los recibos del contrato que se est transfiriendo. Dicha informacin puede ser definida en cada recibo (opcin Consultar/Modificar nmina ), o por Trabajador, Departamento o Contrato usando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas. Como una novedad en esta versin tambin es posible transferir al sistema administrativo los Beneficio Social Sin Carcter Salarial generados a los trabajadores a travs de la opcin Generacin de Beneficios Sociales que ya han sido cerradas. Antes de efectuar la transferencia debe estar definida la informacin de tipo administrativo que se va a usar para transferir cada uno de los renglones de la Generacin de Beneficios Sociales que se est transfiriendo. Dicha informacin puede ser definida en rengln de la Generacin de Beneficios Sociales o por Beneficio Social Sin Carcter Salarial , usando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas.
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Para efectuar la integracin cumpla los siguientes pasos: 1. 2. Haga uso de la opcin Parmetros de la Empresa (carpeta integracin) para definir el camino en donde se encuentra la empresa con la que desea integrar la nmina. Defina, en la tabla Trabajadores , Departamentos, Contratos o Beneficio Social Sin Carcter Salarial , utilizando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas, la informacin a usar (beneficiario, cuenta de egreso, forma de pago) para transferir los recibos de nmina y los beneficios sociales que se generen. Proceda a generar la nmina para los diversos contratos. Al generar los recibos de nmina el sistema le asocia, a cada recibo generado, la informacin a utilizar para su transferencia al Sistema Administrativo. Proceda a generar los beneficios sociales para los diversos contratos. Al generar los renglones del beneficio, el sistema le asocia a cada uno, la informacin a emplear para su transferencia al Sistema Administrativo. Revise en la opcin Consultar /Modificar Nmina , los datos para la integracin de cada recibo, usando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas. Haga las correcciones e indique el nmero de cheque o transferencia bancaria a utilizar en cada recibo. Revise en la opcin Generacin de Beneficios Sociales, los datos para la integracin de cada rengln, empleando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas. Haga las correcciones e indique el nmero de cheque o transferencia bancaria a utilizar en cada rengln. Cierre la nmina para los diversos contratos, usando la opcin Cerrar Nmina . Cierre la generacin de beneficio social para los diversos contratos, usando el botn Cerrar / Reabrir. Proceda a transferir por contrato los recibos de nmina o beneficios sociales, empleando la opcin Transferir Nmina al Administrativo . Este proceso al ser ejecutado genera en Profit Plus Administrativo , para cada recibo o rengln de la generacin de beneficio social: Una orden de pago por el monto a pagar del recibo o beneficio social cuando la forma empleada para pagar al trabajador es cheque o efectivo.
3.
4.
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Un movimiento de banco por el mont o a pagar del recibo o beneficio social cuando la forma empleada para pagar al trabajador es transferencia.
Para agrupar los documentos que se generan en Profit Plus Administrativo haga clic en el botn Agrupar por Informacin Administrativa .
Integracin con Profit Plus Contabilidad

Profit Plus Nmina puede funcionar integrado con Profit Plus Contabilidad . La integracin se efecta mediante la generacin, para cada recibo de nmina, de un asiento por el monto neto del recibo y uno o varios asientos por los montos de las retenciones, asignaciones, deducciones y conceptos tipo Otros contenidos en el recibo de nmina. Antes de efectuar la integracin deben estar definidas, en el sistema de nmina, las cuentas contables a utilizar. Dicha informacin es definida empleando los iconos Informacin Contable de la barra de herramientas. Para el asiento por el monto neto del recibo, las cuentas contables pueden ser definidas en: 1. Encabezado del recibo de nmina. 2. Por trabajador. 3. Por departamento. 4. Por contrato. 5. Cajas de Profit Administrativo (cuando pago es en efectivo). 6. Cuentas bancarias de Profit Administrativo (cuando el pago es en cheque o transferencia). 7. Cuentas de Integracin (en Profit Contabilidad). Para el o los asientos asociados a las asignaciones, deducciones, etc., del recibo las cuentas contables , pueden ser definidas en: 1. Renglones del recibo de nmina. 2. Encabezado del recibo de nmina. 3. Por concepto. 4. Por trabajador. 5. Por departamento. 6. Por contrato.
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7. Cuentas de Integracin (en Profit Contabilidad). Para cada asignacin, deduccin o retencin presente en el recibo de nmina debe ser definida una (1) cuenta contable, la cual va a ser empleada como contrapartida del asiento por el monto neto del recibo generado contra caja/banco. Para cada concepto tipo Otro presente en el recibo, es necesario definir dos ( 02) cuentas contables: La que va a ser utilizada para generar un asiento al Debe y la que va a ser usada para generar el asiento al Haber. En ocasiones ocurre que ciertos conceptos tipo Otro que forman parte del recibo de nmina, no requieren ser contabilizados. En estos casos , es necesario indicar dicha condicin en esos conceptos marcando el cuadro No enviar a contabilidad que se encuentra en cada concepto. Es importante destacar que la integracin con nmina se ejecuta ahora desde el sistema de Nmina aplicando la opcin Contabilizar del mdulo de Integracin y el orden en que fueron enumeradas es el orden en que dicho proceso busca la(s) cuenta(s) contable(s). Para efectuar la integracin cumpla los siguientes pasos: 1. Ejecute el sistema de Nmina e indique para cada empresa manejada, la empresa de Contabilidad con la cual se integrar. Para ello debe hacer uso de los parmetros que se encuentran disponibles en la carpeta Integracin , de la opcin Configuracin de Empresa , para indicar el servidor en donde se encuentra almacenada la base de datos de la empresa contable, el nombre de dicha empresa y el usuario y la contrasea definido en SQL.. Defina en el sistema de Contabilidad, las cuentas y las reglas que van a ser utilizadas para efectuar la integracin o generacin de los asientos contables (Vea Cuentas de integracin y Reglas de Integracin). Defina en el sistema de Nmina, usando los iconos Informacin contable de la barra de herramientas, las cuentas contables a utilizar. Proceda a generar la nmina para los diversos contratos. Cierre la nmina para los diversos contratos utilizando la opcin Cerrar Nmina .
2.
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6.
Haga uso del proceso Contabilizar en Profit Plus Nmina para generar los asientos contables asociados a los recibos de nmina. Dicho proceso dispara la ejecucin de las reglas de integracin, las cuales vienen configuradas para buscar los datos a utilizar, primero en el recibo, luego en las tabla relacionadas (Concepto, Trabajador, Ubicacin) y despus en las cuentas de integracin del sistema de Contabilidad. Sin embargo, recuerde que dichas reglas pueden ser modificadas o ampliadas empleando la opcin Regla de Integracin del sistema de Nmina.
Si maneja mltiples contratos en su empresa de nmina, al momento de realizar la contabilizacin de sus datos puede filtrar un rango de contratos, de esta forma, slo se contabilizarn los recibos de aquellos trabajadores que estn asociados al los contratos indicados .
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Captulo 3: Trabajador
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CAPTULO 3: Trabajador
Sntesis En este captulo se explican las pantallas y funcionalidades disponibles para la configuracin de los trabajadores de su empresa. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, l cual puede ser activado presionando la tecla F1.
Trabajador
Descripcin General La opcin trabajadores le permite crear y modificar los datos bsicos de los trabajadores de la empresa. Cada trabajador tiene asociado un Contrato, del cual toma o hereda los clculos para efecto de la nmina. El contrato, el departamento y la ubicacin permiten clasificar a los trabajadores. Para cada valor o dato adicional, que desee registrarse en los trabajadores, debe crearse un campo usando la opcin Campos de Trabajador. Dichos valores adicionales de cada trabajador pueden ser consultados y/o modificados usando las opciones valor por trabajador y valor por campo.
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Cada trabajador tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
Cdigo: cdigo nico identificador del trabajador, es un campo requerido de tipo alfanumrico de mximo diecisiete (17) caracteres. Cdula de identidad: campo alfanumrico de quince (15) caracteres, contiene dos botones de opcin (V y E) para indicar la nacionalidad del trabajador. Nombres: nombres del trabajador, campo de texto de mximo sesenta (60) caracteres. Apellidos: apellidos del trabajador, campo de texto de mximo sesenta (60) caracteres.
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Datos Personales: esta carpeta contempla los principales datos del trabajador. Fecha de nacimiento: campo tipo fecha para indicar el da, mes y ao en que naci el trabajador. Por defecto muestra la fecha actual . Lugar de nacimiento: campo tipo texto de veinte (20) caracteres para indicar el lugar de nacimiento del trabajador. Sexo: seleccione del campo de lista desplegable, el sexo del trabajador: Femenino Masculino. Estado civil: lista desplegable para seleccionar el estado civil del trabajador: Casado, Divorciado, Soltero, Viudo, Otro. Estos valores pueden ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo EC. Pasaporte : nmero de pasaporte del trabajador, campo alfanumrico de diecisis (16) caracteres. R.I.F.: nmero de Registro de Informacin Fiscal del trabajador, campo alfanumrico de diecisis caracteres(16). N libreta militar: campo alfanumrico de veinte (20) caracteres para indicar el nmero de libreta militar del trabajador. Profesin: lista desplegable para seleccionar la profesin del trabajador. La lista de profesiones puede ser editada desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo PRF. Nivel acadmico: campos de opciones para indicar el nivel acadmico del trabajador (Superior, Tcnica, Secundaria, Primaria, Analfabeta). Los valores puede ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo NA. Estado: campo de texto de veinte (20) caracteres para indicar el estado donde vive el trabajador. Municipio: municipio donde vive el trabajador, campo alfanumrico de veinte (20) caracteres. Parroquia : campo alfanumrico de veinte (20) caracteres para indicar la parroquia donde vive el trabajador. Direccin: direccin donde vive el trabajador, campo alfanumrico de sesenta (60) caracteres. Telfonos: campo alfanumrico de cien (100) caracteres para indicar los telfonos del trabajador. Correo electrnico: correo electrnico del trabajador, campo alfanumrico de sesenta (60) caracteres.
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Avisar en caso de emergencia a : campo de texto de sesenta (60) caracteres para indicar el nombre de la persona a avisar en caso de emergencia. Telfonos de contacto: campo de texto de sesenta (60) caracteres para indicar los telfonos de la persona a avisar en caso de emergencia. Direccin: campo de texto de sesenta (60) caracteres para indicar la direccin de la persona a avisar en caso de emergencia.
. Datos Institucionales: esta carpeta agrupa los datos del trabajador en la empresa. Contempla informacin bsica requerida para la dotacin de uniformes, datos sindicales en caso de pertenecer a alguno e informacin de vehculo.
Candidato: por defecto se muestra vaco y es un campo no editable. Al exportar los datos de una persona previamente registrada en el sistema como Candidato, el cdigo del mismo se almacena en este campo. N de carnet: campo de texto de treinta y dos (32) caracteres para ingresar el nmero de carnet de identificacin del trabajador. Fecha de ingreso : indique la fecha de ingreso del trabajador. Por defecto muestra la fecha actual. Fecha de egreso : indique la fecha de retiro del trabajador. Por defecto muestra vaco. Cargo: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla c argos, seleccione el cargo del trabajador. Este campo es obligatorio. Estado: seleccione de la lista desplegable el estado del trabajador: Activo,
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Inactivo, Liquidado, Otro, Por Liquidar, Parcialmente liquidado, todos. Los valores puede ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo E. Contrato: contrato al que pertenece el trabajador, presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla contrato. Este campo esencial para el clculo de la nmina. Departamento: para identificar departamento al que pertenece el trabajador, presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla departamento. Ubicacin: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla ubicacin. Supervisor inme diato: supervisor inmediato del trabajador. Al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador. Seleccione el supervisor inmediato del trabajador; en caso de no tener supervisor debe dejarlo en blanco. Uniformes: casilla de verificacin para indicar si el trabajador usa uniforme. Por defecto se muestra desmarcada. Tallas: contiene seis (6) campos alfanumricos que se habilitan cuando la opcin Uniforme est tildada: o Zapatos: nmero de calzado del trabajador, campo numrico de cinco (5) caracteres . o Camisa : talla de camisa del trabajador, campo numrico de cinco (5) caracteres . o Pantaln: talla de pantaln del trabajador, campo numrico de cinco (5) caracteres . o Casco: nmero de casco del trabajador, campo n umrico de mximo cinco (5) caracteres . o Otro1: campo alfanumrico de cinco (5) caracteres, nmero o talla. o Otro2: campo alfanumrico de cinco (5) caracteres, nmero o talla. Vehculo: casilla de verificacin para indicar si el trabajador tiene vehculo. Por defecto se muestra desmarcada y los siguientes campos se habilitan cuando est seleccionada la casilla: o N licencia : nmero de licencia del trabajador, campo alfanumrico de doce (12) caracteres. o Grado de licencia: campo numrico para indicar el grado de licencia del trabajador. Sindicalizado: casilla de verificacin para indicar si el trabajador pertenece o no
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al sindicato. Por defecto se muestra desmarcada. Goza de fuero sindical : casilla de verificacin. Por defecto se muestra desmarcada.
Datos Bancarios: en esta carpeta incluyen diversas opciones de cuentas: nmina, apartado de vivienda, fideicomiso y bono de alimentacin. Permite definir el banco, tipo de cuenta bancaria y su fecha de apertura y la informacin necesaria para la generacin de los archivos que se envan al banco.
Nmina : campos para indicar los datos bancarios para el pago de la nmina del trabajador: o Banco: banco por el cual se le pagar al trabajador, al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla banco. Cuenta bancaria: indique en el campo alfanumrico de treinta y dos (32) caracteres el nmero de cuenta del trabajador para el pago de la nmina. Tipo de cta : seleccione de la lista desplegable el tipo de cuenta (Corriente Ahorros ). Los valores de la lista pueden ser editados desde la herramienta de administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo TC. Fecha de apertura : indique la fecha de apertura de la cuenta de nmina del trabajador. Por defecto muestra la fecha actual.
o o
Apartado de Vivienda : campos para indicar los datos bancarios para el pago del Apartado de Vivienda del trabajador:
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Banco: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla banco, para seleccionar el banco por el cual se le realizar el apartado de vivienda del trabajador. Cuenta b ancaria : campo alfanumrico de treinta y dos (32) caracteres, para indicar el nmero de cuenta del trabajador para el depsito del aparatado de vivienda. Tipo de cta : seleccione de la lista desplegable el tipo de cuenta de apartado de nmina del trabajador. Los valores de la lista pueden ser editados desde la herramienta de administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo TC. Fecha de apertura : indique la fecha de apertura de la cuenta de apartado de vivienda del trabajador. Por defecto muestra la fecha actual.
Fideicomiso : muestra los siguientes campos para indicar los datos bancarios para el pago del fideicomiso del trabajador: o Banco: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Banco, para seleccionar el banco por el cual se le pagar el fideicomiso al trabajador. Por defecto en vaco Cuenta bancaria : campo alfanumrico (32) para indicar el nmero de cuenta del trabajador para el pago del fideicomiso. Por defecto en vaco Tipo de cta : campo de lista desplegable que muestra los tipos de cuenta de la tabla Fijos, para indicar el tipo de cuenta de fideicomiso del trabajador. Los valores de la lista pueden ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo TC. Fecha de apertura : indique la fecha de apertura de la cuenta de fideicomiso del trabajador. Por defecto muestra la fecha actual.
o o
Bono de Alimentacin: muestra los siguientes campos para indicar los datos bancarios para el pago del bono de alimentacin del trabajador: o Banco: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla banco, para seleccionar el banco por el cual se le pagar al trabajador. Cuenta bancaria: campo alfanumrico de treinta y dos (32) caracteres para indicar el nmero de cuenta del trabajador para el pago del bono de
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o o
alimentacin. Empresa : indique la empresa de bono de alimentacin, seleccionando una opcin de la lista desplegable. Fecha de apertura : indique la fecha de apertura de la cuenta de bono de alimentacin del trabajador. Por defecto muestra la fecha actual.
Datos Mdicos: esta carpeta permite registrar la historia mdica del trabajador y sus condiciones mdicas especiales, informacin requerida por la Ley Orgnica del Sistema de Seguridad Social (LOSSS) y el Consejo Nacional para las Personas con Discapacidad (CONAPDIS).
Historia Mdica : muestra los siguientes campos para indicar los datos de la historia mdica del trabajador: o o o o o o Peso : en el campo numrico de ocho enteros con tres decimales (8,3) indique el peso del trabajador. Estatura: campo numrico de ocho enteros con dos decimales (8,2) para indicar la estatura del trabajador. Zurdo: indique en la casilla de verificacin si el trabajador es zurdo. Grupo s anguneo: seleccione de la lista desplegable el grupo sanguneo del trabajador. Alrgico a : campo sin lmite de caracteres para indicar los elementos a lo que es alrgico el trabajador. Enfermedades padecidas : ingrese en el campo sin lmite de caracteres las enfermedades que ha padecido el trabajador.
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Persona con discapacidad: casilla de verificacin para indicar si el trabajador es discapacitado. Por defecto esta desmarcado. Y los siguientes campos se habilitan cuando est seleccionada la casilla. o o o o Cdigo c ertificacin: campo alfanumrico de doce (12) caracteres para indicar el cdigo del certificado del trabajador. Fecha de expedicin: indique la fecha de expedicin del carnet de discapacidad. Por defecto muestra la fecha actual. Fecha de vencimiento: indique la fecha de vencimiento del carnet de discapacidad del trabajador. Por defecto muestra la fecha actual. Tipo: seleccione de la lista desplegable el tipo de discapacidad del trabajador: Adquirida, Congnita, Hereditaria. Los valores pueden ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo TD. Clasificacin: seleccione de la lista desplegable la clasificacin de discapacidad: Visual, Intelectual, Auditiva, Mltiple, Fsico-Motora. Los valores puede ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo CD. Tratamiento: en el campo tipo Memo indique el tratamiento que recibe el trabajador discapacitado. Observaciones : campo tipo memo para indicar cualquier observacin adicional del trabajador discapacitado.
o o
Datos Oficiales : contempla informacin requerida por la Ley Orgnica del Sistema de Seguridad Social (LOSSS), el Instituto Nacional de Prevencin, Salud y Seguridad Laborales (INPSASEL), el Ministerio del Trabajo (MINTRA) y la Ley del Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (INCE).
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Seguridad Social: muestra los siguientes campos para indicar los datos de seguridad social del trabajador: o N asegurado : en el campo alfanumrico de doce (12) caracteres ingrese el nmero del trabajador en el seguro social. o Condicin: campo de lista desplegable que muestra los valores de Condicin: Activo, Por registrar, Despedido, Renuncia, Jubilado, Pensionado, Traslado a otra Empresa, Fallecimiento. Los valores de la lista pueden ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo CR. Seguridad industrial : muestra los siguientes campos para indicar los datos de seguridad industrial del trabajador: o Representante de seguridad industrial: casilla de verificacin para indicar si el trabajador es representante de los trabajadores en el Comit de Seguridad Industrial. Por defecto se muestra desmarcada. o Cdigo: campo alfanumrico de doce (12) caracteres para indicar el cdigo del representante de seguridad industrial. Por defecto se muestra vaco. MINTRA: muestra los siguiente s campos para indicar los datos del trabajador ante el ministerio del trabajo. o Tipo: seleccione la opcin para indicar el tipo de trabajador ante el MINTRA: Empleado, Obrero, Aprendiz educativo, Trabajador adolescente. o Tipo de contrato: seleccione en la lista desplegable el tipo de contrato del trabajador: Tiempo indeterminado, Tiempo determinado, Obra
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determinada. Los valores de la lista pueden ser editados desde la herramienta de administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo CT. Ocupacin : campo de lista desplegable que muestra los valores de ocupacin. Este campo se habilita cuando est seleccionado el Tipo Empleado. Los valores pueden ser editados desde la herramienta de administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo OC. Certificado Aptitud : campo alfanumrico de diez y seis (16) caracteres para ingresar el nmero de certificado de Aptitud si el trabajador es un Aprendiz Educativo o Trabajador Adolescente. Permiso al menor: campo alfanumrico para ingresar el nmero de permiso de menor para trabajadores Aprendiz Educativo o Trabajador Adolescente.
Fotografa: se presenta un cuadro de imagen para mostrar la foto del trabajador.
Haga uso de los siguientes botones: Asignar: este botn va a desplegar la ventana Abrir Imagen para que seleccione la foto del trabajador. Borrar: este botn va a permitir eliminar la imagen del trabajador del cuadro de imagen.
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Carpeta Adicionales: Se muestran ocho (8) campos alfanumricos, de mximo sesenta (60) caracteres, identificados de forma consecutiva iniciando con la etiqueta Campo 1 y finalizando en el Campo 8. Adicionalmente usted podr acceder a otras funcionalidades a travs de los botones ubicados en la parte inferior de la pantalla. El acceso a dichas funcionalidades pueden ser restringidas desde la opcin Mapas de Acceso del mdulo Mantenimiento.
: esta ventana le permite definir y consultar el contenido de las fichas para el trabajador que est en pantalla, de acuerdo a los tipos de fichas que hayan sido creados previamente.
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: haga uso de esta pantalla para ingresar datos del grupo familiar del trabajador Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Al crear un registro, se muestra el nmero 1 por defecto. Este campo es autonumrico. Cdigo: campo alfanumrico de mximo ocho (08) caracteres para indicar el cdigo nico identificador del familiar. Campo requerido. Nombre : campo tipo texto, indique el nombre del familiar del trabajador. Nacionalidad: seleccione de la lista desplegable la nacionalidad del familiar: Venezolano(a), Extranjero(a). N cdula: ingrese en la columna de campo alfanumrico el nmero de cdula de identidad del familiar del trabajador. En caso de ser menor sin cedula el sistema
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colocar por defecto 0. Fecha Nac.: ingrese la fecha de nacimiento del familiar del trabajador. Campo Obligatorio. Parentesco: seleccione de la columna de lista desplegable, el parentesco del familiar con el trabajador. Campo Obligatorio. Sexo: seleccione de la lista desplegable el sexo del familiar del trabajador: Masculino Femenino. Campo Obligatorio. Peso : columna de tipo numrico para indicar el peso del familiar del trabajador. Estatura: ingrese en la columna de tipo numrico la estatura del familiar del trabajador. Ocupacin : columna de tipo alfanumrico para indicar la ocupacin del familiar del trabajador. Guardera: casilla de verificacin para indicar si el familiar est en guardera. S.S.O.: casilla de verificacin para indicar si el familiar est incluido en el seguro social. Impuesto: columna tipo casilla de verificacin para indicar si el familiar es una carga familiar para la planilla AR-I. Representante legal: casilla de verificacin para indicar si el trabajador es representante legal del familiar. Si el familiar es Representante Legal del Trabajador en caso de ser menor de edad. Campo 1,2,3: columna de tipo alfanumrico para ingresar datos adicionales del familiar. Numrico 1,2,3: columna de tipo numrico para ingresar datos adicionales del familiar. L 1,2,3,4: columna de tipo lgico para datos adicionales de los familiares.
: segn la configuracin de campo de trabajador asociada al mapa de acceso asignado al usuario, en esta pantalla pondr consultar los valores del trabajador incluyendo los datos variables de la nmina actual (campos de variacin frecuente) y los valores acumulados (campos No editable). Podr incluir comentarios a los campos para la nmina actual.
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: esta opcin se muestran los recibos de nmina del trabajador que se encuentra en pantalla.
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: podr ingresar datos del curriculum en la plantilla para tal fin, creada previamente desde la herramienta de administracin. El sistema trae por defecto la siguiente pantalla:
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: esta opcin le permite registrar la experiencia laboral del trabajador.
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Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Empresa : en la columna de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, indique el nombre de la empresa donde el trabajador prest sus servicios. Campo Obligatorio. Direccin: campo de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar la direccin de la empresa donde el trabajador prest servicios. Telfonos: en la columna de tipo alfanumrica de treinta (30) caracteres indique el nmero de telfono de la empresa donde el trabajador prest servicios. Empleo actual : campo de lista desplegable que muestra los valores de SI/NO para indicar si el trabajador aun presta sus servicios en la empresa. Cargo ocupado: indique en la columna de tipo alfanumrico de sesenta 6 ( 0) caracteres , el cargo ocupado en la empresa donde el trabajador prest servicios. Campo Obligatorio. Funciones: columna sin lmite de caracteres para indicar las funciones efectuadas en la empresa donde el trabajador prest servicios. Fecha ingreso : columna de tipo fecha, para indicar la fecha en la que inici sus labores en la empresa donde prest servicios. Campo Obligatorio. Fecha egreso : columna de tipo fecha, para indicar la fecha en la que culmin sus labores en la empresa donde prest servicios. Campo Obligatorio. Motivo egreso : campo tipo carcter de sesenta (60) caracteres para indicar el motivo de retiro. Campo Obligatorio. Salario: campo tipo numrico para indicar el monto del salario que perciba en la empresa donde prest servicios el trabajador. Supervisor: campo tipo carcter de sesenta (60) caracteres, para indicar el nombre del supervisor del trabajador en la empresa donde prest servicios. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional, por defecto al crear un registro se muestra vaca.
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: esta opcin le permite registrar la experiencia acadmica del trabajador.
Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Estudio : columna de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar el nombre del estudio realizado por el trabajador. Campo Obligatorio. Instituto/Universidad: campo de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar el nombre del instituto o universidad donde fue realizado el estudio. Campo Obligatorio. Fecha Inicio: colum na de tipo fecha, para indicar la fecha en la que inici el estudio el trabajador. Campo Obligatorio. Fecha Fin: columna de tipo fecha, para indicar la fecha en que culmin el estudio el trabajador. Grado Aprobacin : columna de tipo alfanumrico para indicar el grado de aprobacin.
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Ttulo Obtenido: columna de tipo alfanumrico para indicar el nombre del ttulo obtenido. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional, por defecto al crear un registro se muestra vaca.
: en esta opcin podr consultar los cursos de capacitacin realizados o planificados para el trabajador.
Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Cdigo curso : columna de tipo alfanumrico que muestra el cdigo del curso. Cdigo planificacin: columna de tipo alfanumrico que muestra el cdigo de la planificacin del curso. Fecha inicio: campo tipo fecha que muestra la fecha de inicio del curso. Fecha fin: campo tipo fecha que muestra la fecha de finalizacin del curso . Confirmado: columna que muestra una casilla de verificacin donde se est
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marcada indica que si est confirmado el curso de lo contrario que no lo confirm. Culmin: columna que muestra una casilla de verificacin donde se indica si culmin el curso. Certificado obtenido: columna alfanumrica que muestra el nombre del certificado obtenido. Calificacin final: columna de tipo alfanumrica que muestra la nota obtenida en la curso. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional al curso.
: esta opcin le permitir efectuar actualizaciones en la tabla Seguridad Industrial del sistema.
Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Examen: seleccione de la columna de lista desplegable el nombre del examen
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mdico. Campo Obligatorio. Tipo: seleccione de la columna de lista desplegable el tipo de examen que se le aplic al trabajador. Campo Obligatorio. Fecha: columna de tipo fecha, para indicar la fecha de realizacin del examen mdico . Campo Obligatorio. Comentarios: columna sin lmite de caracteres para colocar algn comentario del examen. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional, por defecto al crear un registro se muestra vaca.
: esta opcin le permitir registrar las evaluacin de desempeo efectuadas al trabajador.
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Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Fecha: columna tipo fecha para indicar la fecha de la evaluacin. Campo Obligatorio. Objetivos propuestos: columna de tipo memo para indicar los objetivos propuestos. Fortalezas: columna sin lmite de caracteres para indicar las fortalezas del trabajador. Debilidades : columna sin lmite de caracteres para indicar las debilidades del trabajador. Observaciones del supervisor: columna sin lmite de caracteres para indicar observaciones. Campo Obligatorio. Comentarios del trabajador: columna sin lmite de caracteres para indicar comentario del trabajador acerca de la evaluacin. Cargo: columna de tipo alfanumrica de sesenta (60) caracteres, para indicar el cargo del trabajador si hubo algn cambio despus de la evaluacin. Muestra los valores de la tabla cargo con Bsqueda Asistida. Porcentaje de aumento : columna numrico para indicar el porcentaje de aumento. Tipo de contrato: seleccione de la columna de lista desplegable el tipo de contrato del trabajador. Sueldo final : columna de tipo numrico para indicar el monto de sueldo despus del porcentaje de aumento. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional del trabajador.
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: en esta opcin podr preparar liquidacin de trabajador.
Fecha de Egreso: campo tipo fecha para indicar la fecha de retiro del Trabajador. Por defecto muestra la fecha actual. Campo obligatorio Antigedad : o Aos: Muestra la antigedad en aos del trabajador. o Meses : Muestra la antigedad en meses del trabajador. o Das: muestra la antigedad en das del trabajador. Tipo: seleccione del campo de lista desplegable la causa de retiro del trabajador. Campo Obligatorio. Motivo: indique en el campo sin lmite de caracteres el motivo de retiro del trabajador.
Adems se muestran los botones: Aceptar: botn para que al momento de Guardar confirme los cambios. Cancelar: botn para cerrar la pantalla y cancelar la accin para regresar a la pantalla de Trabajador.
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: en esta opcin podr registrar la dotacin de uniformes entregados al trabajador.
Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Artculo: columna de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar el articulo suministrado al trabajador. Campo Obligatorio. Cantidad: campo numrico para indiciar la cantidad del artculo que se le entreg al trabajador. Campo Obligatorio. Fecha entrega : columna de tipo fecha, que indica la fecha en que fue entregado el artculo al trabajador. Campo Obligatorio. Fecha vigencia : columna de tipo fecha, que indica la fecha de vigencia del artculo entregado al trabajador. Identificador : columna de tipo alfanumrico de cincuenta ( 50) caracteres , para indicar informacin del artculo (serial, color, etc.).
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Comentarios: columna sin lmite de caracteres para colocar algn comentario del artculo entregado. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para registrar informacin adicional del trabajador.
: haga clic en este botn cada vez que desee agregar algn nuevo concepto que aplique a este trabajador. Cuando el trabajador es creado el sistema asigna automticamente los conceptos del contrato al trabajador, pero si un concepto es creado posteriormente, debe ser asignado al trabajador empleando este botn o usando la opcin Relaciones por Trabajador .
Esta opcin podr indicar si desea eliminar las asignaciones de conceptos y campos ejecutados en forma manual.
La pantalla Trabajador tiene la siguiente propiedad: : si esta opcin est seleccionada al pulsar el botn Nuevo se crear un nuevo trabajador empleando como plantilla los datos del registro que tenga en pantalla.
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Una vez guardado los datos del nuevo registro, se mostrar la pantalla Heredar caractersticas del trabajador donde podr seleccionar las dems caractersticas del trabajador que desea heredar:
Adems , se muestran los botones: Aceptar: botn para confirmar las opciones seleccionadas. Cancelar: botn para cerrar la pantalla y regresar a la pantalla de Trabajador.
Sugerencias 1. 2. Antes de crear un trabajador deben estar creados el Contrato, el Cargo, Ubicacin y el Departamento que se le va a asignar al nuevo trabajador. Para cada valor o dato adicional que desee registrarse en los trabajadores, debe crearse un campo utilizando la opcin Campo de Trabajador. Dichos valores adicionales de cada trabajador pueden ser consultados y/o modificados empleando las opciones Valor por Trabajador. Al generar la nmina el sistema genera un recibo de pago con todas las asignaciones, deducciones y retenciones del trabajador. Dicho recibo puede ser modificado y/o consultado utilizando la opcin Consultar / Modificar nmina .
3.
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4. 5. 6.
Para consultar el valor actual de los campos del trabajador que esta en pantalla haga uso del botn Valores trabajador. Al calcular la nmina, el sistema slo toma en cuenta aquellos trabajadores que estn activos , por Liquidar o estatus de tipo Otros. Las asignaciones, deducciones, retenciones y otros clculos asociados a un trabajador dado, deben ser definidos usando la opcin Conceptos. Los conceptos a su vez van a ser relacionados en Grupos de conceptos y estos van a ser asignados a contratos. Finalmente, al serle asociado un contrato, el trabajador hereda del contrato los clculos. Cuando se le asigna un trabajador a un contrato el trabajador hereda todos los clculos definidos en los grupos de conceptos asociados al contrato. Sin embargo, ocurre en ocasiones que un trabajador que pertenece a un contrato requiere, adems de los clculos del contrato, clculos adicionales o particulares. En dicho caso debe utilizar la opcin Relaciones por trabajador para asignar dichos clculos adicionales al trabajador. Todo trabajador debe tener asignado uno y solo un contrato. Sin embargo, es posible tener un contrato sin trabajadores asignados, lo cual puede ser til para agrupar en dicho contrato grupos de conceptos que no son calculados con una frecuencia predeterminada, como por ejemplo los relacionados con la liquidacin. Cuando se desee efectuar los clculos de dicho tipo de contrato se debe indicar a cuales trabajadores van a aplicar los clculos (es decir, por ejemplo a cules se va a liquidar). En caso de cambiar el departamento o el contrato del trabajador, este adoptar las relaciones y configuracin de los mismos, manteniendo los recibos de nminas ya generadas.
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9.
10. Antes de proceder a calcular con el sistema la liquidacin de un trabajador, debe hacer uso del botn Preparar Liquidacin para definir el estado del mismo como "P or liquidar". Una vez efectuada la liquidacin (ver, Manejo de liquidaciones ), el sistema pone el estado del trabajador como "Liquidado" . 11. Si tiene instalado Profit Plus contabilidad y desea asignar por trabajador la(s) cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizar, haga uso del icono Informacin contable de la barra de herramientas (ver, Integracin con Profit Contabilidad).
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12. Si tiene instalado Profit Plus administrativo y desea asignar por trabajador, la informacin para generar las rdenes de pago, haga uso del icono Informacin administrativa de la barra de herramientas (ver, Integracin con Profit Administrativo). 13. No es posible eliminar un trabajador que tenga conceptos o nminas generadas.
Banco
Descripcin General Esta opcin le permite definir la ubicacin de las cuentas bancarias de los trabajadores, as como buscar, modificar y eliminar los datos de los bancos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Cada trabajador tiene asociado los bancos que permiten definir las cuentas bancarias donde se le van a efectuar los pagos. Cada banco tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: cdigo nico identificador del banco, campo a lfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres.
Descripcin: nombre del banco, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres.
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Sugerencias 1. 2. Para generar un resumen de nmina para el banco, haga uso de los reportes Legales y bancarios. No puede eliminar un banco que posea trabajadores asociados.
Calendario
Descripcin General Esta opcin le permite crear y definir los calendarios para los diversos tipos de contratos que maneja su empresa. El calendario define los das laborables, los das feriados y los turnos de los trabajadores. Cada calendario tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: cdigo nico identificador del calendario, alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres.
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Descripcin: nombre del calendario, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Programar: presione este botn para accesar a la programacin de las jornadas del calendario. Tipo de calendario : seleccione la opcin en funcin de los das que desea program ar en el calendario, estos pueden ser de tipo Feriado o Laboral.
A continuacin se muestran las posibles relaciones para la creacin de un calendario:
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Feriado: permite registrar los das feriados nacionales y duplicarlos en la frecuencia de aos que desee, estos datos podrn ser importados a mltiples calendarios fijos o rotativos. Al asignar un da como feriado este prevalecer por encima de un da laboral.
Agregar Feriado : presione el botn derecho del mouse sobre el da en que desea registrar el feriado. Descripcin: ingrese una descripcin del da feriado. Recurrencia: indique la cantidad de aos que desea establecer de este da como feriado. Asignar: presione este botn para concluir la asignacin del da feriado en el calendario.
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Laboral: esta opcin le permitir la creacin de las Jornadas Laborales en ocho tipos de turnos y calcular la cantidad de horas diurnas y nocturnas.
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Borrar: presione este botn en el turno que desee limpiar la informacin. Borrar Todo: presione este botn para limpiar la informacin de todos los turnos. Calendario : presione este botn para accesar a la programacin de las jornadas del calendario. Aceptar: presione esta opcin si slo desea guardar la programacin de los turnos registrados. Cancelar: presione esta opcin para salir de la pantalla sin registrar cambios.
Calendario Fijo: Esta opcin le permite asignar un calendario por Departamento o Contrato. Asignar un nico turno por da. Asignar a diferentes das turnos distintos. Seleccionar el rango de fechas deseado para la asignacin de jornadas o descansos. Importar un calendario feriado o asignarlos manualmente. Calcula el total de los das asignados como laborables y descanso, y el total de horas diurnas, nocturnas y el total general de horas. Por defecto el calendario fijo muestra todos los das como laborables.
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Agregar Jornada : presione el botn derecho del mouse sobre un da d el calendario para realizar la programacin del mismo. Rango: indique el rango de fechas en el que desea hacer la programacin del calendario, independientemente del da que haya seleccionado para desplegar la opcin Registrar das. Frecuencia: indique la frecuencia en la que desea agregar turnos (Semanal, Quincenal, Mensual o Anual).
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Das: si la frecuencia seleccionada es semanal, podr indicar los das de la semana que desea agregar un turno o un descanso. Descripcin: ingrese una descripcin a la asignacin de los turnos. Jornadas: indique el turno que desea asignar. Descanso : opcin para indicar los das de descanso en el calendario. Omitir da feriado: si esta opcin esta seleccionada al realizar la programacin no se asignara turno en los das que estn marcados como feriados. Omitir da de descanso : si esta opcin esta seleccionada al realizar la programacin no se asignara turno en los das que estn marcados como descanso. Aceptar: presione este botn para concluir la programacin del calendario fijo con las opciones seleccionadas. Cerrar: presione este botn para cerrar la pantalla sin registrar cambios.
Calendario Rotativo: Esta opcin le permite crear un calendario rotativo por departamento, con programaciones distintas a los trabajadores de forma aleatoria o por grupo. Una vez creado un calendario rotativo puede ser asignado a un departamento o a un contrato, desde las tablas correspondientes. Asignar ms de un turno por da. Asignar a diferentes das turnos distintos. Permite replicar la programacin del calendario por perodos mensuales. Importar un calendario feriado o asignarlos manualmente. Calcula el total de los das asignados como laborables y descanso, y el total de horas diurnas, nocturnas y total general de horas por trabajador. Por defecto el calendario rotativo muestra todos los das como laborables.
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Departamento: indique el departamento para el cual desea crear el calendario rotativo. Asignar feriado : haga uso de esta opcin si desea asignar automticamente un calendario feriado previamente creado al calendario rotativo. Rango: indique el rango de fechas al que desea hacer la programacin del calendario. Trabajadores: seleccione a los trabajadores que le aplicara la programacin del calendario rotativo, podr seleccionarlos de forma aleatoria manteniendo presionada la tecla CTRL + clic izquierdo del Mouse sobre el trabajador a escoger, o de forma consecutiva presionando la tecla SHIFT + cursor inferior. Calendario por t rabajador: presiona el botn derecho del Mouse para realizar la programacin del calendario rotativo.
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Asignar periodicidad: en esta opcin podr indicar la cantidad de perodos que desea repetir la programacin del calendario.
Rango a repetir: debe indicar el rango de la programacin del calendario que desea repetir. Este podr ser semanal, quincenal, mensual o anual, ser determinado por el Rango a repetir que se le indique. Rango de repeticin : la repeticin de la programacin iniciar en la fecha indicada en el Rango de repeticin. Repetir para : en esta opcin deber indicar la cantidad de veces que desee que se repita la programacin del calendario, segn el Rango a repetir indicado, es decir, si el rango indicado es de un mes, deber ingresar la cantidad de meses que desea repetir la programacin del calendario. Aceptar: presione este botn para concluir la programacin del calendario rotativo con las opciones seleccionadas. Cerrar: presione este botn para cerrar la pantalla sin registrar cambios.
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Sugerencias 1. 2. 3. 4. Se recomienda utilizar el calendario fijo en aquellas empresas que tengan una jornada laboral fija, es decir, un turno por da. Se recomienda emplear el calendario rotativo en aquellas empresas que tengan una programacin diaria variable, que requiera de ms de un turno por da. Si desea agregar un turno en un da feriado deber hacerlo manualmente, ya que los das feriados prevalecen sobre los laborables. Cuando se crea un calendario nuevo el mismo queda definido con todos los das del ao como das laborables, por lo cual es importante proceder a definir los das no laborables, feriados y turnos del calendario. El trabajador hereda el calendario asignado al contrato al que pertenece. Dos contratos o departamentos diferentes pueden compartir el mismo calendario. No es posible eliminar un calendario que este asociado a algn departamento o contrato.
5. 6. 7.
Cargo
Descripcin General Esta opcin le permite crear nuevos cargos para los Trabajadores, as como buscar, modificar y eliminar los datos de los cargos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Cada trabajador tiene asociado un (1) cargo que permite clasificarlo pues el cargo puede ser utilizado como filtro en los reportes. Cada cargo tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
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Cdigo: cdigo nico identificador del cargo, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres.
Descripcin: nombre del cargo, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres.
Datos del Cargo: Cdigo ocupacin: cdigo de clasificacin del cargo, campo alfanumrico de ocho (8) caracteres. Departamento: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la t abla departamento, para seleccionar el departamento laboral al que pertenece el cargo.
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Depende del cargo: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los cargos previamente ingresados, para seleccionar el cargo del supervisor inmediato. Direccin o confianza: es una casilla de verificacin, que aplica si y solo si el cargo califica como direccin o confianza. Por defecto no est marcado. Sueldo sugerido: se refiere al sueldo sugerido para el cargo establec ido por la empresa. Campo numrico de mximo nueve (9) enteros y dos (2) decimales. Cantidad de personas sugeridas: ingrese la cantidad de trabajadores requeridos en la empresa para determinado cargo. Campo numrico de mximo nueve (9) enteros. Funcin general: campo sin lmite de caracteres, para ingresar la funcin general del cargo. Funciones especficas: campo sin lmite de caracteres, para ingresar las funciones especificas del cargo. Comentario: es un campo t sin lmite de caracteres donde podr ingresar cualquier punto a resaltar.
Higiene y Seguridad Industrial:
Riesgo: seleccione de la lista desplegable el nivel de riesgo del cargo (Riesgo mnimo, Riesgo bajo, Riesgo medio, Riesgo alto, Riesgo mximo). Los valores de la lista pueden ser editados desde la herramienta de administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo RGO. Clasificacin de riesgo: campo tipo memo sin lmite de caracteres, donde podr efectuar comentarios sobre el riesgo relacionado al cargo.
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Posibles lesiones: campo sin lmite de caracteres, para ingresar las posibles lesiones a las que est expuesto el trabajador que ocupe el cargo. Medidas preventivas: comentario de las medidas que se deben considerar para prevenir los riesgos que tiene el cargo. Campo que no tiene lmite de caracteres.
: si esta opcin est seleccionada al pulsar el botn Nuevo se crear un nuevo cargo usando como plantilla los datos del registro que tenga en pantalla.
Sugerencias 1. 2. No es posible eliminar un cargo que tenga trabajadores asociados. No es posible eliminar un cargo del cual depende otro cargo.
Campo de trabajador
Descripcin General Esta opcin le permite crear campos para registrar valores relacionados con los trabajadores. Para cada valor o atributo que se desee registrar para uno o varios trabajadores debe ser creado un campo utilizando esta opcin, excepto en aquellos casos en los que el valor o atributo ya est contemplado en el mdulo Trabajador. Los campos pueden ser empleados para formar Conceptos o simplemente para almacenar valores. Cada campo tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
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Cdigo: cdigo nico identificador del campo, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del campo de trabajador, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Tipo: seleccione una opcin en funcin del tipo de valor que va a almacenar el campo.
o o o Numrico: seleccione esta opcin si el campo que desea crear es del tipo numrico . Carcter: seleccione esta opcin si el campo que desea crear es del tipo alfanumrico, de mximo 40 caracteres. Fecha: seleccion e esta opcin si el campo que desea crear es del tipo fecha
Comportamiento del valor: seleccione una opcin en funcin a la variacin del valor del campo. o Variacin Ocasional: seleccione esta opcin si el valor que desea almacenar no vara con frecuencia, como por ejemplo sueldo, nmero de hijos, paquete anual. o Variacin Frecuente: seleccione esta opcin si el valor que desea almacenar vara con frecuencia, como por ejemplo horas trabajadas, ausencias. Estos son los campos que van a ser actualizados o ingresados antes de generar la nmina empleando la opcin Valor por trabajador. o No Editable: seleccione esta opcin si el valor que desea almacenar no debe ser modificado. Estos campos deben ser utilizados para almacenar el resultado de clculos efectuados por los conceptos al generar o cerrar la
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nmina. Por ejemplo Total de prestaciones acumuladas, Total de utilidades pagadas por adelantado. Agrupacin: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Agrupacin , seleccione el grupo de proceso al que pertenece el campo. Histrico: casilla de verificacin, que debe ser activada cuando se desee conservar el
valor del campo a travs del tiempo.
Sugerencias 1. Debe crear un campo por cada valor que desee asociar a un trabajador o grupo de trabajadores, excepto para aquellos valores ya contemplados en la tabla de trabajadores. Los campos son uno de los componentes de los Conceptos. Por lo tanto, es recomendable su creacin antes de armar los conceptos. El valor de los campos de variacin frecuente vuelven a su valor por defecto de forma automtica por el sistema cada vez que se cierra la nmina. Es por ello que si desea conservar un histrico del valor de dichos campos, debe definir el manejo de histricos marcando el cuadro Histrico. En aquellos de campos variacin frecuente que manejan histrico el sistema se encarga, al cerrar la nmina, de almacenar su valor y al reabrirla de recuperar su valor. Otra opcin para almacenar el valor de los campos de variacin frecuente es crear un concepto tipo Otros por cada campo cuyo valor desee conservar, pues el sistema si conserva el valor histrico de todos los conceptos. Los campos una vez creados, deben ser agrupados en Grupo de concepto para facilitar su asignacin a los trabajadores. Dicha asignacin se efecta empleando la opcin Relacin por grupo . Una vez creados los grupos estos son asociados a los diversos contratos y los trabajadores heredan del contrato al que pertenecen, as como los clculos y campos. Un campo puede pertenecer a varios grupos. Un grupo de conceptos puede pertenecer a varios contratos. Un trabajador slo puede pertenecer a un contrato (en un momento dado). Sin embargo dos grupos de conceptos que vayan a ser asociados o relacionados al mismo contrato no pueden tener campos y conceptos en comn.
2. 3.
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6.
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7.
El campo Agrupacin sirve de seguridad ya que segn los permisos asignados al usuario en la opcin Configurar campo de trabajador, podr visualizar y manejar slo los campos pertenecientes a las agrupaciones indicadas. No es posible eliminar un campo que forme parte de algn concepto.
8.
Contrato
Descripcin General Esta opcin le permite crear los diversos tipos de contratos que maneja su empresa. Debe crearse un contrato para cada grupo de trabajadores con un paquete de beneficios similar. Cada contrato tiene asociado: La frecuencia de clculo o pago semanal, quincenal, mensual u otra. Un calendario que define los das laborables, los das feriados y los turnos. Uno o varios grupos de conceptos que van a definir los clculos asignaciones, deducciones, retenciones y otros) a efectuar para todos los trabajadores que pertenezcan al contrato.
Los Grupos de Conceptos asociados a un contrato, deben ser asignados al contrato utilizando la opcin Relacin por Contrato. Una vez asociados los grupos al contrato, cada trabajador perteneciente al contrato hereda los clculos y campos contenidos en los grupos de conceptos del contrato. Cada contrato tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
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Cdigo: cdigo nico identificador del contrato, campo alfanumrico de mximo ocho (8) caracteres.
requerido,
Descripcin: nombre del contrato, campo alfanumrico de mximo (60) caracteres. Tipo de nmina : seleccione la frecuencia de clculo o pago :
o o Semanal: la frecuencia de pago es semanal. Quincenal: la frecuencia de pago es quincenal.
sesenta
o Mensual: la frecuencia de pago es mensual. Fecha de inicio: campo de tipo fecha, el cual indica la fecha en que se inici por primera vez el contrato. Fecha Fin: etiqueta que muestra la fecha fin de la siguiente nmina a generar de ese contrato. ltima cerrada: campo de tipo fecha, que indica la fecha de la ultima nmina que fue cerrada de ese contrato.
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Anterior a la cerrada : etiqueta que muestra la fecha de cierre de la nmina anterior a la ultima cerrada de ese contrato. Calendario: combo que muestra el cdigo y la descripcin del calendario por el que regir el contrato. Para seleccionar el calendario del contrato debe presionar la tecla F2; esta accin activa una ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla calendario.
Cada contrato tiene asociados los siguientes datos en la carpeta Vacaciones y Novedades.
Tomar en cuenta Das laborables para el manejo de vacaciones : es una opcin de seleccin, que indica que se tomarn en cuenta solo das hbiles para el clculo de vacaciones . Vacaciones: opcin de seleccin, que permitir tomar en cuenta los das de vacaciones como das trabajados. Reposos: opcin de seleccin, que permitir tomar en cuenta los das de reposo para los das trabajados. Inasistencia justificadas: opcin de seleccin, que permitir tomar en cuenta los das de permisos justificados como das trabajados.
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Inasistencias justificadas: opcin de seleccin, que permitir tomar en cuenta los das de permiso no justificado como das trabajados. Suspensiones: opcin de seleccin, que permitir tomar en cuenta los das de suspensin como das trabajados.
Sugerencias 1. 2. Antes de crear un contrato debe estar creado el calendario que se le asignar al nuevo contrato. Los clculos asociados a un contrato se ejecutan empleando la opcin Generar nmina . En dicha opcin se puede calcular la nmina de todos los trabajadores del contrato o la nmina de algunos de los trabajadores que pertenecen al contrato. El tipo de nmina del contrato define la frecuencia de generacin de la nmina de los trabajadores pertenecientes al contrato. Todo Trabajador debe tener asignado uno y solo un contrato. Sin embargo, es posible tener un contrato sin trabajadores asignados, lo cual puede ser til para agrupar en dicho contrato grupos de conceptos que no son calculados con una frecuencia predeterminada, como por ejemplo, los relacionados con la liquidacin. Cuando se desee efectuar los clculos de dicho tipo de contrato se debe indicar a cuales trabajadores van a aplicar los clculos (por ejemplo, a cules se va a liquidar). Dos contratos diferentes pueden compartir grupos de conceptos. Cuando se le asigna un trabajador a un contrato el trabajador hereda todos los clculos y campos definidos en los grupos de conceptos asociados al contrato. Sin embargo, ocurre en ocasiones que un trabajador que pertenece a un contrato requiere, adems de los clculos del contrato, clculos adicionales o particulares. En dicho caso debe emplear la opcin Relacin por Trabajador para asignar dichos clculos adicionales al trabajador. No es posible eliminar un contrato que tenga trabajadores o grupos de conceptos asociados. Si tiene instalado Profit Plus Administrativo y desea asignar por contrato, la informacin para generar las rdenes de pago y los movimientos de banco, haga uso del icono
3. 4.
5. 6.
7. 8.
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Informacin administrativa de la barra de herramientas (ver, Integracin con Profit Administrativo).
Departamento
Descripcin General En sta opcin podr crear unidades que permiten clasificar a los Trabajadores as como buscar, modificar y eliminar los datos de los departamentos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Cada trabajador tiene asociado un (1) departamento y puede ser utilizado como filtro en los reportes. Cada departamento tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
Cdigo: ingrese el cdigo nico identificador del departamento, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del departamento, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Calendario: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Calendario, para seleccionar el calendario laboral al que est asociado el departamento. En caso de utilizar un calendario rotativo y el departamento ya fue asociado desde la opcin Calendario se mostrar una etiqueta indicando el cdigo y nombre del calendario.
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Sugerencias 1. Si tiene instalado Profit Plus Administrativo y desea asignar, por departamento, la informacin para generar las rdenes de pago y los movimientos de banco, haga uso del icono informacin administrativa de la barra de herramientas (ver, Integracin con Profit Administrativo).
2. No es posible eliminar un departamento que tenga trabajadores asociados.
Hoja de tiempo
Descripcin General Esta opcin le permite consultar las jornadas, novedades y vacaciones de forma rpida y dinmica de un trabajador por mes.
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Trabajador: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador, seleccione el trabajador que desea consultar. Al seleccionar esta opcin por defecto se muestra el mes actual . Para ubicar los registros de un mes en particular debe hacer uso de los iconos:
Adems, se muestra el botn: : presione este botn para cerrar la pantalla.
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Sugerencia 1. Si desea puede imprimir la hoja de tiempo del trabajador, desde la opcin imprimir reporte.
Tipo de ficha
Descripcin General Esta opcin le permite crear tipos de fichas que van a ser utilizadas para almacenar datos del Trabajador de forma agrupada, como por ejemplo: evaluaciones, formacin acadmica etc. Al crear el tipo de ficha se debe indicar que campos la van a formar y como se van a llamar los mismos.
Cdigo: cdigo nico identificador del tipo de ficha, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del tipo de ficha, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Campos: seleccione los campos que conformaran la ficha: o Fecha: campo tipo fecha. o Memo: campo sin limite de caracteres. o Numrico 1 y 2: campos numricos identificados de forma consecutiva.
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Una vez creado un tipo de ficha este puede ser utilizado para llenar los datos de cualquier trabajador empleando el botn Ficha en la pantalla Trabajador.
Sugerencias 1. 2. 3. 4. Debe crear un tipo de ficha por cada conjunto de datos agrupados que desee asociar a los trabajadores. Un trabajador dado puede tener varias instancias de datos para cada uno de los tipos de fichas que estn definidos. Para actualizar/consultar las fichas de un trabajador dado, debe seleccionarlo en la opcin Trabajadores y despus activar el botn Ficha. No puede eliminar un tipo de ficha que tenga datos de algn trabajador.
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Ubicacin
Descripcin General Esta opcin le permite clasificar a los trabajadores, por zona, obra, proyecto entre otros, as como buscar, modificar y eliminar los datos de las ubicaciones que ya estn registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Cada trabajador tiene asociada una (1) ubicacin. Cada ubicacin tiene asociados los siguientes datos, en la carpeta General :
Cdigo: ingrese el cdigo nico identificador de la ubicacin, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres . Descripcin: ingrese el nombre de la ubicacin, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres.
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Sugerencias 1. No es posible eliminar una ubicacin que tenga trabajadores asociados.
Captulo 4: Nmina
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CAPTULO 4: Nmina
Sntesis En este captulo se explican las principales opciones y procesos de generacin y cierre de nmina. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual puede ser activado presionando la tecla F1.
Generar Nmina
Descripcin General Es el proceso encargado de efectuar los clculos de asignaciones, deducciones y retenciones de uno o ms trabajadores que pertenecen a un contrato en particular, considerando la frecuencia de pago, el calendario y los grupos relacionados al contrato; as como tambin los campos y conceptos que tengan asignados los trabajadores. Cada nmina tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
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Nmero: al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver Consecutivos del Captulo 11: Mantenimiento) Descripcin: nombre de la nmina a generar, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Contrato: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla contrato, seleccione el contrato cuya nmina desea generar. A la fecha: una vez seleccionado el contrato el sistema muestra de forma automtica la fecha de generacin actual del mismo. Campo no editable. Departamento: indique el rango de departamentos para el cual se generar la nmina. o Desde: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla departamento, seleccione el departamento que iniciara el rango. o Hasta: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla departamento, seleccione el departamento final del rango. Trabajador: indique el rango de trabajadores para el cual se generar la nmina. o Desde: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla trabajador, seleccione el
Captulo 4: Nmina
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trabajador que iniciara el rango. Hasta: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que c ontiene los valores de la tabla trabajador, seleccione el trabajador final del rango.
Adems se muestran los botones: Seleccionar trabajadores: esta opcin muestra todos los trabajadores del contrato y del departamento seleccionado, permite crear un listado de trabajadores seleccionados de forma aleatoria manteniendo presionada la tecla CTRL+clic izquierdo del mouse sobre el trabajador a escoger, o de forma consecutiva presionando la tecla SHIFT + cursor inferior, para la generacin de datos. Generar: presione esta opcin para generar la nmina Eliminar generacin: esta opcin permite eliminar la generacin si la nmina an esta abierta.
Una vez generada la nmina para un contrato el sistema genera, para cada uno de los trabajadores involucrados, un recibo con todos los clculos del trabajador (asignaciones, deducciones y retenciones). Dichos recibos pueden ser consultados y modificados usando la opcin Consultar/Modificar nmina.
Carpeta Datos Bancarios:
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Esta pestaa le permite definir los nmeros de cheques y/o transferencia a utilizar para el pago de los trabajadores. Al generar la nmina se crea un recibo por cada trabajador, y en dicho recibo se asigna cada uno de los nmeros de cheque y/o transferencia definidos en esta ventana. Dichos nmeros son usados al integrar Profit Nmina con Profit Administrativo y generar las rdenes de pago. Puede indicar hasta cinco (5) nmeros aislados o puede indicar hasta cinco (5) series de nmeros. Para indicar una serie de nmeros debe indicar en el cuadro "nmero" el primer nmero de la serie y en el cuadro "cantidad" la cantidad de elementos que van a componer la serie. Puede adems indicar un (1) nmero aislado para la transferencia o puede indicar una (1) serie de nmeros. Para indicar una serie de nmeros debe indicar en el cuadro "nmero" el primer nmero de la serie y en el cuadro "cantidad" la cantidad de elementos que van a componer la serie. Si no define los nmeros estos debern ser definidos en forma manual en cada recibo.
Sugerenci as 1. Antes de generar la nmina deben actualizarse los valores (campos) de variacin frecuente y de variacin ocasional de los trabajadores, pues dichos valores van a ser empleados como insumo por los conceptos para efectuar los clculos. Para hacer dicha actualizacin, haga uso de la opcin Valor por Campo o Valor por Trabajador . Antes de generar la nmina deben actualizarse las variaciones relacionadas con vacaciones, prstamos , reposos y permisos, de tal forma que los clculos de la nmina tomen en cuenta dichas novedades. Para efectuar dicha actualizacin haga uso de las opciones Vacacin, Prstamo, Novedad por Da y Novedad por Hora. La nmina de un contrato a una fecha dada, puede ser generada todas las veces que sea necesario. Cada vez que se genere, el sistema elimina los recibos generados en la vez anterior y crea los nuevos recibos, utilizando los mismos nmeros, siempre y cuando no se generen recibos adicionales luego de la generacin. Una vez cerrada la nmina de un contrato a una fecha dada, empleando la opcin Cerrar/Re-abrir nmina , los recibos asociados a la generacin no pueden ser modificados, slo podr modificar la Informacin Administrativa y la Informacin
2.
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Captulo 4: Nmina
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Contable, siempre y cuando no estn transferidos ni contabilizados los recibos. Si desea modificarlos debe proceder a re-abrir la nmina. 5. Cuando se crea un concepto se debe indicar cuando se desea que se ejecute, en funcin del objetivo o uso del concepto. Los momentos en los que puede ser ejecutado un concepto son: Al generar la nmina (en esta opcin). Al cerrar la nmina (en la opcin cerrar/re-abrir nmina). Al reabrir la nmina (en la opcin cerrar/re-abrir nmina). El tipo de nmina del Contrato (semanal, quincenal, mensual) define la frecuencia de generacin de la nmina de los trabajadores pertenecientes al contrato, excepto en el caso en que el tipo de nmina sea Otra . En dicho caso, el rango de das para el cual se va a generar la nmina del contrato es definido en forma manual en el momento de la generacin. Cuando se genera una nmina Semanal, Quincenal o Mensual el sistema slo toma en cuenta los trabajadores del contrato que permanecen Activos o Por liquidar. Cuando se genera una nmina tipo Otros el sistema slo toma en cuenta los trabajadores del contrato que permanecen Activos o Por liquidar. Cuando se genera la nmina el sistema slo incluye en el recibo aquellos conceptos evaluados que retornen un valor distinto de cero. En el caso de los prstamos y vacaciones se generarn, por recibo, tantos renglones como registros existan definidos en las opciones Prstamo y Vacacin. Los renglones generados en el recibo tendrn asociado un comentario cuando el concepto que gener el rengln as lo defina.
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9.
10. Al procesar nminas de tipo Otro se encontrar disponible una tercera fecha (fecha de emisin), que servir para emitir los recibos a una fecha distinta al perodo procesado. Por ejemplo, se procesa el contrato de utilidades del 01/01/2000 al 31/12/2000 pero se desea que la fecha de emisin del recibo sea 30/11/2000 (la Fecha de emisin de un recibo determina la fecha de pago, la fecha de contabilizacin y la fecha de transferencia a Profit Plus Administrativo). 11. Si tiene instalado Profit Plus Administrativo y desea transferir al mismo los recibos de nmina generados, debe proceder, antes de generar la nmina, a definir los datos administrativos a nivel de trabajador, departamento o contrato, haciendo uso del icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas. Si dicha informacin no est
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definida antes de generar la nmina, podr ser definida despus recibo por recibo o al transferir la nmina al administrativo. 12. Si tiene instalado Profit Plus Administrativo y desea transferir al mismo los recibos de nmina generados, puede hacer uso de la carpeta Datos Bancarios, para definir los nmeros de cheques y transferencias asociados a cada recibo que se va a generar. 13. Si tiene instalado Profit Plus Contabilidad y desea contabilizar al mismo los recibos de nmina generados, debe hacer uso del botn Informacin Contable de la barra de herramientas, para definir los datos contables a nivel de trabajador, concepto, departamento o contrato.
Consultar / Modificar nmina

Descripcin General Esta opcin le permite consultar y/o modificar los recibos de nmina, tanto aquellos que han sido creados por el sistema para cada trabajador al generar la nmina, as como tambin los recibos que han sido creados manualmente. El recibo de nmina contiene, para cada trabajador, todos los conceptos aplicados al mismo (asignaciones, deduc ciones, retenciones y otros).
Captulo 4: Nmina
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Al entrar en la ventana el sistema muestra el ltimo recibo generado. Para trabajar con otro recibo haga uso del botn Buscar, Siguiente y Anterior de la barra de herramientas.
Recibo: este valor es asignado automticamente por el sistema al crear un recibo, a partir la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. Fecha: fecha de la nmina a la que pertenece el recibo. Contrato: campo no editable que muestra el contrato al que pertenece el trabajador al momento en que fue generado el recibo. Trabajador: campo no editable que muestra el nombre del trabajador al que pertenece el recibo generado. Departamento: campo no editable que muestra el departamento al que pertenece el trabajador al momento en que fue generado el recibo.
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El recibo de nmina muestra una serie de renglones con los conceptos asignados al trabajador, cuyo clculo al generar la nmina result mayor a cero. Asignaciones: muestra la suma total de todas las asignaciones del trabajador. Deducciones: muestra la suma total de todas las deducciones del trabajador. Retenciones: muestra la suma total de todas las retenciones del trabajador. Otros: suma total de todos los conceptos tipo Otros del trabajador. Total: monto a pagar al trabajador (asignaciones (deducciones + retenciones)). Transferencia: nmero de la transferencia en la que se transfiri el recibo a Profit Plus Administrativo (ver Transferir Nmina a Profit Administrativo). Orden de pago: nmero de la orden de pago generada al transferir el recibo a Profit Plus Administrativo.
Adems muestra el botn: : haga clic en este botn para consultar/modificar el comentario del rengln actual seleccionado. El comentario puede ser consultado/modificado mientras no haya sido cerrada la nmina a la cual pertenece el recibo.
Sugerencias 1. Para agregar nuevos conceptos al recibo haga uso de la secuencia de teclas Ctrl+Insert. Para eliminar conceptos al recibo que est en haga uso de la secuencia de teclas Ctrl+Supr.
2. Profit Plus maneja cuatro (4) tipos de conceptos: Asignaciones : son aquellos conceptos cuyo valor va a sumar en el recibo de pago del trabajador. Deducciones : son aquellos conceptos cuyo valor va a restar en el recibo de pago del trabajador. Retenciones: son aquellos conceptos cuyo valor va a restar en el recibo de pago del trabajador, pero representan montos que la empresa debe pagar a un tercero. Otros: son aquellos conceptos que no afectan el monto total a pagar a los trabajadores. Pueden ser usados para formar otros conceptos o efectuar clculos de tipo estadstico.
Captulo 4: Nmina
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El monto a pagar al trabajador se calcula sumando todas sus asignaciones, menos las deducciones y retenciones. Dicho total es mostrado en la parte inferior de la ventana. Haga uso del botn Imprimir si desea imprimir el recibo de pago asociado al contrato generado. El sistema trae preestablecidos los siguientes recibos de pago para los diferentes contratos: Recibo de Pago. Recibo de Vacaciones. Recibo de Liquidacin. Recibo de Utilidades. Recibo de Pago (Tipo 2). Recibo de Anticipo de Prestaciones Sociales y/o Utilidades. Recibo de Desglose de Moneda. Recibo de Bono de Alimentacin. Hay conceptos que cuando son ejecutados es deseable tener, adems del valor del concepto, un valor auxiliar que muestre o indique como fue realizado el clculo del valor principal. Por ejemplo: el concepto que calcula el monto a deducir por ausencias no justificadas muestra adems de dicho monto el nmero de das de ausencia, como valor auxiliar. Dichos valores auxiliares son mostrados, en el recibo, a la derecha de cada concepto. Si se hace uso de la funcin Buscar de la barra de herramientas para ubicar un recibo de un trabajador dado, entonces el sistema mostrar, al desplazarse con las funciones Siguiente y Anterior, slo los recibos del trabajador dado. Este efecto se perder al desplazarse al ltimo o primer recibo de la pantalla o al buscar otro recibo de pago con la funcin buscar. Antes de generar la nmina deben actualizarse los valores (campos) de variacin ocasional y variacin frecuente de los trabajadores, pues dichos valores van a ser empleados como insumo por los conceptos para hacer los clculos. Para efectuar dicha actualizacin haga uso de la opcin Valor por Campo o Valor por Trabajador. La nmina de un contrato a una fecha dada puede ser generada todas las veces que sea necesario. Cada vez que se genere el sistema elimina los recibos generados en la vez anterior y crea los nuevos recibos, conservando el nmero de los recibos, siempre y cuando no se generen recibos adicionales luego de la generacin.
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Dichos recibos pueden ser consultados y modificados, mientras no se cierre la nmina.
10. Una vez cerrada la nmina de un contrato a una fecha dada, usando la opcin Cerrar/Re-abrir nmina , los recibos asociados a la generacin no pueden ser modificados, slo podr modificar la Informacin Administrativa y la Informacin Contable, siempre y cuando no estn transferidos ni contabilizados los recibos. Si desea modificarlos debe proceder a re-abrir la nmina. 11. Si tiene instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por recibo, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar, haga uso del icono Informacin Contable de la barra de herramientas (ver integracin con Profit Contabilidad). 12. Si tiene instalado Profit Plus Administrativo y desea transferir al mismo los recibos de nmina, debe proceder a definir por recibo, la informacin para generar las rdenes de pago y movimientos de banco, haciendo uso del icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas (ver Integracin con Profit Administrativo).
Cerrar/Re-abrir Nmina
Descripcin General Esta opcin le permite cerrar y re-abrir la nmina para los diversos Contratos que maneja su empresa. Una vez seleccionado el contrato debe indicar la accin a realizar: cerrar o re-abrir la nmina y el sistema mostrar la fecha de cierre actual o la fecha del ltimo cierre. Tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
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Nmero: este valor ser automticamente asignado por el sistema al crear un recibo, a partir la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver, Consecutivos ) Descripcin: ingrese el nombre de la nmina que desea cerrar, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres. Contrato: seleccione el contrato cuya nmina desea cerrar o re-abrir. Una vez seleccionado el contrato el sistema muestra en forma automtica la fecha de cierre actual. Ejecutar: haga clic en Cerrar o Re-Abrir en funcin de la accin que desee ejecutar con el contrato seleccionado. Recuperar campos fijos de histricos posteriores: casilla de verificacin que si esta activada al cerrar la nmina, el sistema actualiza automticamente los valores de los campos de variacin ocasional que manejan histricos con la informacin posterior existente. Recuperar campos no fijos de histricos posteriores: casilla de verificacin que si esta activada al cerrar la nmina, el sistema actualiza automticamente los valores de los campos de variacin frecuente que manejan histricos con la informacin posterior existente. Recuperar campos fijos de histricos anteriores: casilla de verificacin que si esta activada al re-abrir una nmina, el sistema recupera automticamente los
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valores de los campos de variacin ocasional que manejan histricos con la informacin anterior existente. Recuperar campos no fijos de histricos anteriores: casilla de verificacin que si esta activada al re-abrir una nmina, el sistema recupera automticamente los valores de los campos de variacin frecuente que manejan histricos con la informacin anterior existente.
Adems muestra el botn: : haga clic en este botn para iniciar el cierre o reapertura de la nmina. Al cerrar la nmina el sistema: Ejecuta los conceptos del contrato, que fueron diseados para ser calculados en el cierre. Devuelve a los valores por defecto para los trabajadores del contrato, todos los valores de tipo Variacin Frecuente (los valores que son cargados antes de generar cada nmina usando las opciones Valor por Trabajador y/o Valor por Campo). Devuelve a los valores por defecto para los trabajadores del contrato, el comentario de todos los valores de tipo Variacin Frecuente (los comentarios son definidos empleando la opcin Valor por Trabajador y/o Valor por Campo ). Actualiza los valores de los campos Variacin Ocasional y Variacin Frecuente que manejan histrico. Bloquea contra modificaciones todos los recibos que fueron creados al generar la nmina. Debe procederse a cerrar la nmina cuando los clculos de la misma ya fueron revisados y validados utilizando la opcin Consultar / Modificar nmina. Al re-abrir la nmina el sistema: Ejecuta los conceptos del contrato, que fueron diseados para ser calculados en la reapertura. Recupera los valores de los campos Variacin Ocasional y Variacin Frecuente que manejan histrico. Habilita para ser modificados todos los recibos que fueron creados al Generar la nmina.
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Debe re-abrirse la nmina cuando sea necesario corregir los clculos de la misma usando la opcin Consultar/Modificar nmina, o sea necesario efectuar su generacin otra vez por cambios en los conceptos o trabajadores involucrados.
Sugerencias 1. Si la empresa tiene campos de variacin ocasional y variacin frecuente que manejan valor histrico es importante que al cerrar o re-abrir la nmina siempre estn marcados los cuadros: Recuperar campos No Fijos ... y Recuperar campos Fijos ..., pues de esa manera el sistema actualiza y recupera automticamente los valores de dichos campos. Para activar el manejo de histrico a un campo dado haga uso del cuadro Histrico en la opcin Campo de Trabajador. Cuando se cierra una nmina de un contrato el sistema devuelve el valor por defecto de todos los valores de variacin frecuente de los trabajadores del contrato. Al re-abrir la nmina en el futuro, antes de volver a cerrarla, es necesario cargar nuevamente dichos valores para aquellos campos que no manejan valor histrico, usando la opcin Valor por Trabajador. Una vez cerrada la nmina de un contrato a una fecha dada, los recibos asociados a la generacin no pueden ser modificados. Si desea modificarlos debe proceder a re-abrir la nmina. Cuando se crea un concepto se debe indicar cuando se desea que este se ejecute , en funcin del objetivo o uso del concepto. Los momentos en los que puede ser ejecutado un concepto son: Al generar la nmina (en la opcin generar nmina). Al cerrar la nmina (en esta opcin). Al re-abrir la nmina (en esta opcin). Si tiene instalado Profit Plus Administrativo y desea generar las rdenes de pago asociadas a los recibos de una nmina dada, debe proceder primero a cerrar dicha nmina. Si tiene instalado Profit Plus Contabilidad y desea contabilizar los recibos de nmina, debe proceder primero a cerrar dicha nmina.
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Concepto
Definicin General Esta opcin le permite crear de manera flexible los conceptos asociados a los clculos de las Nminas o Contratos que maneja su empresa. Un concepto est formado por varias expresiones que efectan clculos y pueden retornar un valor principal, un valor auxiliar y un comentario. Un concepto puede ser creado por el usuario a partir de: Los campos de variacin ocasional del trabajador corresponden acampos que se manejan en la opcin Trabajador Los campos de variacin frecuente del trabajador: son los campos creados empleando la opcin Campo de Trabajador. Funciones predeterminadas que vienen incorporadas en el sistema. Constantes : valores creados usando la opcin Constantes . Tablas de valores: creadas utlizando la opcin Tabla de valor. Operadores aritmticos y relacionales que vienen incorporados en el sistema. Conceptos: los conceptos creados por el usuario pueden ser usados para formar nuevos conceptos . Algunas funciones bsicas definidas en el Framework de .NET
Para cada clculo que se desee efectuar debe ser creado un Concepto empleando el generador de expresiones, por lo cual la principal actividad a realizar para la puesta en funcionamiento de la nmina Profit Plus es precisamente el diseo y la creacin de los conceptos necesarios. Cada concepto tiene asociados los siguientes datos en la carpeta Genera l:
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Cdigo: cdigo nico identificador del concepto, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del concepto, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres. Funcin : esta seccin es utilizada para describir el concepto y/o para incluir los basamentos legales que se emplearon en el anlisis del mismo, bien sea del Reglamento y de la Ley Orgnica del Trabajo, del Reglamento del Bono de Alimentacin, del Reglamento del INCE, Ley del Seguro Social, entre otros . Inhabilitado: casilla de verificacin que debe ser activada si desea que el concepto no sea evaluado al generar la nmina. Tipo: uso que va a tener el concepto comprendido por cuatro(4) botones de opcin: o Asignacin: conceptos cuyo valor se van a sumar en el recibo de pago del
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trabajador o Deduccin: conceptos cuyo valor se van a restar en el recibo de pago del trabajador o Retencin: conceptos cuyo valor se va a restar en el recibo de pago del trabajador, pero representan montos que la empresa debe pagar a un tercero. o Otro: conceptos que no afectan el monto total a pagar a los trabajadores. Pueden ser utilizados para formar otros conceptos o efectuar clculos de tipo estadstico. Ejecutar al generar: cuando desea que el concepto sea ejecutado: o Normal: indica que el concepto se generar al ejecutar la nmina normal. o Cierre: indica que el concepto se generar al ejecutar el cierre de la nmina con el que est asociado o Reapertura: indica que el concepto se generar al ejecutar la reapertura de la nmina con el que est asociado. Agrupacin: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla agrupacin, seleccione a que grupo de proceso pertenece el concepto. Utilizar en: es usado por funciones del sistema, para calcular acumulados, segn las opciones que tengan habilitados los conceptos. o Salario Art. 133. o Prestaciones. o Vacaciones. o Utilidades. o Acumulados. o Prstamos. o Otros 1, 2,3,4: cuatro casillas adicionales por definir.
Entre las funciones disponibles tenemos: Info_Doc.conceptos_salario_art133(pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_prestaciones(pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_vacaciones(pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_utilidades (pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_acumulados(pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_acumulados_actual(pFecha,pCodEmpleado) Info_Doc.conceptos_otros1 (pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_otros2 (pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_otros3 (pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct)
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Info_Doc.conceptos_otros4 (pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) Info_Doc.conceptos_otros5 (pFecIni,pFecFin,pCodEmp,pContAct) ConceptoBase.concepto_variable(pUtilizarEn) Aplicar en : es utilizado para poder indicar que el concepto va a hacer uso de los objetos que hayan sido seleccionados, de manera que ste sea evaluado por cada registro que aplique y segn las condiciones que sean programadas en el Aplicar cuando. o Vacaciones. o Novedades diarias. o Novedades por hora. o Control de prstamo. o Prstamo.
Una vez definidos los datos bsicos del concepto debe activa r el generador de expresiones para crear la frmula del Aplica cuando y las frmulas asociadas a los valores que va a generar el concepto al ser evaluado (Valor del concepto, Valor Auxiliar y Valor del Comentario). Aplicar cuando: funcin en la que debe crear la condicin que se tiene que cumplir para que el concepto pueda ser evaluado y pueda devolver valores. Por defecto esta funcin es creada para que siempre retorne verdadero y se pueda evaluar el concepto. Valor del concepto: funcin en la que debe definir la frmula asociada al valor principal que va a generar el concepto al ser evaluado. Valor auxiliar: funcin en la que se define el valor auxiliar que va a generar el concepto al ser evaluado. Es importante asignar los valores de las siguientes variables: Valor_Auxiliar_Numerico y Valor_Auxiliar_Alfanumerico; por otro lado se recomienda que esta funcin retorne el valor numrico convertido en cadena, pero a travs de una variable local distinta de Valor_Auxiliar_Numerico. La razn de separar ambos valores se debe a que generalmente en otros conceptos requerimos de el valor numrico y accedemos a ste a travs de la funcin Info_Doc.valor_aux_generado(pFecha,pCod_Concepto,pTrabajador).Este valor es opcional y podr ser consultado en el recibo de pago y en los reportes que hagan referencia a los conceptos generados en la nmina. Valor del comentario: en caso de ser requerido, defina el comentario que va a generar el concepto al ser evaluado.
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: si esta opcin est seleccionada al pulsar el botn Nuevo se crear un nuevo concepto usando como plantilla los datos del registro que tenga en pantalla.
Sugerencias 1. Antes de crear los conceptos es recomendable tener creados los campos de los trabajadores, las constantes y las tablas de valores, pues estos unidos a las funciones predeterminadas son los principales insumos a usar para la formulacin del concepto (ver, Uso del generador de expresiones ). Un concepto puede ser empleado para formar otro concepto, debido a lo cual es recomendable comenzar el diseo y creacin de los conceptos por los ms simples, para despus usar estos en la creacin de los conceptos ms complejos. Los conceptos una vez creados deben ser agrupados en Grupos de Conceptos para facilitar su asignacin a los trabajadores. Dicha asignacin se efecta utilizando la opcin Relacin por Grupo. Una vez creados los grupos estos son asociados a los diversos Contratos y los Trabajadores heredan, del contrato al que pertenecen,los clculos. Un concepto puede pertenecer a varios grupos, un grupo de conceptos puede pertenecer a varios contratos. Un trabajador slo puede pertenecer a un contrato (en un momento dado). Sin embargo, dos grupos de conceptos que vayan a ser asociados o relacionados al mismo contrato no pueden tener conceptos en comn. Es recomendable disear o visualizar los grupos de conceptos que se van a manejar antes de comenzar a crear los conceptos, para evitar la creacin de conceptos redundantes. Para crear un concepto que se parece a otro que ya est creado haga lo siguiente: busque el concepto, marque el cuadro Heredar caractersticas al incluir y haga uso del botn Nuevo de la barra de herramientas. Es importante clasificar los conceptos segn su uso o funcin (Utilizar en), pues dicha clasificacin va a permitir obtener rpidamente, por ejemplo, el total acumulado de utilidades en un rango de fechas (usando la funcin pre-definida:
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conceptos_utilidades ). Esta funcin va a devolver el total generado por todos los conceptos marcados para emplear en utilidades, en el rango de fechas especificado. 8. 9. Los conceptos son evaluados al generar la nmina, pero el sistema no evaluar aquellos conceptos que estn inhabilitados. La primera expresin de un concepto que es evaluada al generar la nmina es la expresin Aplica cuando . Si esta expresin es verdadera entonces el sistema procede a evaluar las expresiones asociadas a los valores del concepto.
10. En ocasiones ocurre que un concepto no aplica para todos los trabajadores de un contrato, sino a alguno(s) de dichos trabajadores. En ese caso debe asociarse el concepto al trabajador directamente usando la opcin Relacin por Trabajador. 11. Hay conceptos en los que cuando son evaluados es deseable obtener, adems del valor del concepto, un Valor A uxiliar que muestre o indique como fue realizado el clculo del valor principal. Por ejemplo: el concepto que calcula el monto a deducir por ausencias no justificadas muestra adems de dicho monto el nmero de das de ausencia, como valor auxiliar. 12. Hay conceptos cuyo uso es asignar un valor a un campo del trabajador. Estos conceptos deben ser creados con tipo = Otro y la expresin asociada, en estos casos, no va a regresar ningn valor. 13. Por cada concepto diseado para ser ejecutado al Cerrar la nmina que actualice el valor de un campo que no maneje histrico, es necesario disear otro concepto que se ejecute al Re-abrir la nmina con el objetivo de devolver el valor del campo a su estado antes del cierre. 14. Los conceptos que se vean afectados por las vacaciones, reposos, permisos, prstamos y liquidaciones, deben ser creados haciendo uso de las funciones predeterminadas adecuadas, para que detecten dichas novedades en forma automtica. 15. Si tiene instalado Profit Plus C ontabilidad y desea asignar, por concepto, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar, haga uso del botn Informacin contable de la barra de herramientas (ver integracin con Profit Contabilidad). 16. No es posible eliminar un concepto que este asociado a algn trabajador o grupo de conceptos.
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Grupo de Concepto
Descripcin General Esta opcin le permite crear nuevos grupos para los conceptos, as como buscar, modificar y eliminar los datos de los grupos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Los conceptos y campos que estn relacionados entre s deben ser asignados al mismo grupo de conceptos, permitiendo de esta forma la rpida asignacin de todo un grupo de conceptos a un Contrato o a un Trabajador en particular. Cada grupo tiene asociado los siguientes dat os en la carpeta General:
Cdigo: cdigo nico identificador del grupo de concepto, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del grupo de concepto, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres.
Sugerencias 1. Antes de crear los grupos de conceptos debe crear los Conceptos y Campos de Trabajadores
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Es recomendable crear un grupo de conceptos por cada tipo de clculo a efectuar al generar la(s) nmina(s). A cada grupo se deben asociar todos aquellos conceptos y campos necesarios para efectuar el clculo. Dicho agrupamiento se efeca seleccionando la opcin Relaci ones por Grupo. Una vez creados los grupos y definidos los conceptos y campos que lo integran, estos deben ser asociados o relacionados con aquellos Contratos que requieren el clculo(s) asociado al grupo. Dicha relacin se efeca usando la opcin Relaciones por Contrato. En ocasiones ocurre que un grupo de conceptos no aplica para todos los trabajadores de un contrato, sino a alguno(s) de dichos trabajadores. En ese caso debe asociarse el grupo al trabajador directamente utilizando la opcin Relaciones por Trabajador. No es posible eliminar un grupo que contenga conceptos o campos asociados.
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Asignacin de Concepto y Campo

Descripcin General Esta opcin permite establecer una equivalencia entre los conceptos y campos empleados para parametrizar la nmina de su empresa y los conceptos con los cuales vienen predefinidos los principales reportes y formatos legales que trae el sistema (Ley de Poltica Habitacional, Seguro Social , Seguro de Paro Forzoso etc.). La equivalencia debe ser establecida despus de parametrizar la nmina, para lo cual basta indicar por cada definicin, cual es el concepto y el campo equivalente. Cada asignacin tiene asociado los siguientes datos en la carpeta General:
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Cdigo: cdigo nico identificador del concepto, campo alfanumrico, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del concepto, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres. Registro del s istema: casilla de verificacin no editable que indica los registros que trae el sistema. Concepto: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Conceptos. Seleccione el concepto creado equivalente al concepto preestablecidos. Campo: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla campos de trabajador. Seleccione el campo creado equivalente al concepto s preestablecidos.
Sugerencias 1. 2. La asignacin de equivalencias entre los conceptos es obligatoria. Las asignaciones precargadas no pueden ser eliminadas, ya que estn marcadas como registro del sistema. Sin embargo, los registros creados de ah en adelante si podrn eliminarse, siempre y cuando no tengan la marca Registro del Sistema Para modificar los formatos y reportes legales debe hacer uso de la opcin Reportes en el men Herramienta de la Herramienta de Administracin.
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Constante
Descripcin General Esta opcin le permite crear valores que van a permanecer constantes y que van a ser utilizados para formar Conceptos. El sistema permite la creacin de constantes tipo numrico, alfanumrico o fecha. Algunos ejemplos de constantes que pueden ser creadas: das de vacaciones, factor de poltica habitacional patrono, fecha de pago para las utilidades. Cada constante tiene asociado los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: cdigo nico identificador de la constante, campo alfanumrico, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre de la constante, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres. Tipo: seleccione una opcin en funcin del tipo de valor que va almacenar la funcin. Solo puede seleccionar un valor por fila. o Numrico: campo numrico de mximo 9 enteros y 2 decimales. o Alfanumrico: campo alfanumrico de mximo 40 caracteres. o Fecha: campo tipo fecha.
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Agrupacin: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Agrupacin . Seleccione el grupo de clasificacin para la constante.
Sugerencias 1. 2. 3. Las constantes son uno de los componentes de los conceptos. Por lo tanto , es recomendable su creacin antes de armar los conceptos. No es posible eliminar una constante que forme parte de algn concepto. El campo Agrupacin sirve de seguridad ya que segn los permisos asignados al usuario en la opcin Configurar campo de trabajador podr visualizar y manejar slo las constantes de las Agrupaciones indicadas .
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Tabla de valor
Descripcin General Esta opcin le permite crear tablas con valores que van a permanecer constantes y que van a ser empleados como parte del clculo de algunos Conceptos. Las filas de la tabla definen el rango de aplicacin de los valores, pudiendo ser el rango de tipo numrico o de tipo fecha. La columna de la tabla est definida por los valores propiamente dichos y estos pueden ser numricos, alfanumricos o fechas. Hay tablas de valores que son dinmicas, es decir se le estn agregando continuamente nuevas filas, pues los datos o valores se van generando u obteniendo a medida que pasa el tiempo (por ejemplo: intereses sobre prestaciones). Por otro lado hay tablas como das de preaviso que permanecen sin cambios hasta que la ley es reformada. Cada tabla tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
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Nmero: nmero identificador, ste valor ser automticamente asignado por el sistema al crear una tabla, a partir la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. Descripcin: nombre de la tabla de valor, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres. Rango: seleccione una opcin en funcin del tipo de valor que va a definir las filas de la tabla.
o o Numrico. Fecha .
Valor: seleccione una opcin en funcin del tipo de valor que van
almacenar
las columnas de la tabla:

o o o Numrico. Alfanumrico. Fecha .
Sugerencias 1. 2. Las tablas son uno de los componentes de los conceptos. Por lo tanto es recomendable su creacin antes de armar los conceptos. Para usar una tabla en un concepto debe hacer uso de la funcin predeterminada: valor_Tabla . Esta funcin retorna el valor asociado a la fila indicada en la tabla deseada. Por ejemplo la expresin: valor_Tabla(5,tfecfin_nom,0) busca en la tabla de valores cuyo cdigo es igual a 5 la fila (rango) que coincida con el valor tfecfin_nom y devuelve el valor correspondiente a dicha fila. Si la tabla de valores no existe, entonces devuelve cero. Cuando la funcin valor_tabla no consigue la fila (rango) que se le pasa como parmetro, entonces: si existe en la tabla una fila mayor devuelve el valor de dicha fila. si no existe en la tabla una fila mayor entonces devuelve el valor asociado a la ltima fila de la tabla. No es posible eliminar una tabla que forme parte de algn concepto.
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Agrupacin
Descripcin General Esta opcin le permite definir una clasificacin para los conceptos, constantes y campos de trabajador, as como buscar, modificar y eliminar los datos de las agrupaciones que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Cada agrupacin tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: cdigo nico identificador de la agrupacin, campo alfanumrico, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre de la agrupacin, campo alfanumrico, de mximo sesenta 60) caracteres.
Sugerencias 1. Las agrupaciones son uno de los componentes de los conceptos, constantes y campos de trabajador, por lo tanto es recomendable su creacin antes de armar los mismos. No es posible eliminar una agrupacin que tenga conceptos, constantes o campos de trabajador asociados.
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Relacin por Contrato

Descripcin General Esta opcin le permite asignar a cada Contrato los grupos de conceptos que va a manejar. Cuando un Trabajador es creado se le asigna un contrato heredando de esta manera todos sus clculos y campos. Cada relacin tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
Contrato: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla contrato, seleccione el contrato al que le va asignar los grupos de conceptos. Grupos disponibles: nombre de los grupos que todava no han sido asignados al contrato. Grupos seleccionados: nombre de los grupos que ya han sido asignados al contrato.
Adems se muestran los botones:
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: haga uso de este botn para agregar el grupo actualmente seleccionado en la columna Grupos disponibles a la columna Grupos seleccionados. : haga uso de este botn para agregar todos los grupos disponibles a la columna Grupos seleccionados. : haga uso de este botn para quitar el grupo actualmente seleccionado en la columna Grupos seleccionados. : haga uso de este botn para quitar todos los grupos seleccionados.
Sugerencias 1. 2. 3. Antes de crear las relaciones de un contrato deben estar creados y relacionados los grupos de conceptos con los que se va a corresponder el contrato. Un grupo de conceptos est formado por conceptos y campos de trabajadores. Es recomendable crear un grupo de conceptos por cada tipo de clculo a realizar, al generar la(s) nmina(s). A cada grupo se deben asociar todos aquellos conceptos y campos necesarios para efectuar el clculo. Dicho agrupamiento se realiza usando la opcin Relaciones por Grupo de Conceptos. Dos contratos diferentes pueden compartir grupos de conceptos. Cuando se le asigna un trabajador a un contrato, el trabajador hereda todos los clculos definidos en los grupos de conceptos asociados al contrato. Sin embargo, ocurre en ocasiones que un trabajador que pertenece a un contrato requiere, adems de los clculos y campos del contrato, clculos adicionales o particulares. En dicho caso debe hacerse uso de la opcin Relacin por Trabajador para asignar dichos clculos adicionales al trabajador. As mismo, ocurre e n ocasiones que un grupo de conceptos no aplica para todos los trabajadores de un contrato, sino a alguno(s) de dichos trabajadores. En ese caso, debe asociarse el grupo al trabajador directamente empleando la opcin Relacin por Trabajador.
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Relacin por Grupo de Conceptos

Descripcin General Esta opcin le permite asignar a cada Grupo de Conceptos los campos y conceptos que va a manejar. Los campos y conceptos que estn relacionados entre s deben ser asignados al mismo grupo de conceptos, permitiendo de esta forma la posterior asignacin de todo un grupo de conceptos a un contrato o a un trabajador en particular. Cada relacin tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
Grupo: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla grupo de concepto, seleccione e l grupo al que le va asignar los campos y conceptos. Campos disponibles: nombre de los campos de trabajador que todava no han sido asignados al grupo.
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Campos seleccionados: nombre de los campos de trabajador que ya han sido asignados al grupo. Conceptos disponibles: nombre de los conceptos que todava no han sido asignados al grupo. Conceptos seleccionados: nombre de los conceptos que ya han sido asignados al grupo.
Adems se muestran los botones: : haga uso de este botn para agregar el campo o c oncepto actualmente seleccionado en la columna disponibles, a la columna seleccionados. : haga uso de este botn para agregar todos los campos o conceptos disponibles a la columna seleccionados. : haga uso de este botn para quitar el campo o concepto actualmente seleccionado en la columna seleccionados. : haga uso de este botn para quitar todos los campos y conceptos seleccionados.
Sugerencias 1. Antes de crear las relaciones de un grupo deben estar creados los campos y conceptos con los que se va a relacionar.
2. Es recomendable crear un grupo de conceptos por cada tipo de clculo a efectuar al generar la(s) nmina(s). A cada grupo se deben asociar, usando esta opcin, todos aquellos conceptos y campos necesarios para efectuar el clculo. 3. Dos grupos de conceptos diferentes pueden compartir campos y/o conceptos. 4. Una vez relacionados los campos y conceptos con su grupo de conceptos, debe procederse a relacionar los grupos con los contratos, usando para ello la opcin Relacin por Contrato. 5. Cuando se le asigna un trabajador a un contrato, el trabajador hereda todos los clculos definidos en los grupos de conceptos asociados al contrato. Sin embargo, ocurre en ocasiones que un trabajador que pertenece a un contrato requiere, adems
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de los clculos del contrato, clculos adicionales o particulares. En dicho caso, debe hacerse uso de la opcin Relacin por Trabajador para asignar dichos clculos adicionales al mismo .
Relaciones por trabajador

Descripcin General Esta opcin le permite asignar a cada Trabajador los campos, conceptos y grupos de conceptos que va a tiene relacionados. Las relaciones de un trabajador definen los clculos que se le van a efectuar al generar y cerrar la nmina. Cuando el trabajador es creado se le asigna un contrato y s para ese momento, el contrato tiene sus grupos de conceptos relacionados y los grupos de conceptos tienen a su vez relacionados los campos y conceptos, entonces el trabajador adquiere en forma automtica sus relaciones: campos, conceptos y grupos. S cuando el trabajador es creado no estn definidas las relaciones del contrato que se le asigna, entonces puede utilizar esta opcin. Cuando asigna un grupo al trabajador el sistema asigna automticamente al trabajador los campos y conceptos que estn relacionados con el grupo. Cuando quita un grupo al trabajador el sistema quita automticamente al trabajador los campos y conceptos que estn relacionados con el grupo. Lo ideal es asignar al trabajador solamente grupos de conceptos. Sin embargo si desea asignar campos o conceptos de manera individual al trabajador puede hacerlo. Cada relacin tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
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Trabajador: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla trabajador, seleccione al trabajador que le va asignar los campos, conceptos y grupos de conceptos. Campos disponibles: nombre de los campos que todava no han sido asignados al trabajador. Campos del trabajador seleccionados: nombre de los campos que ya han sido asignados al trabajador. Conceptos disponibles: nombre de los conceptos que todava no han sido asignados al trabajador. Conceptos seleccionados: nombre de los conceptos que ya han sido asignados al trabajador. Grupos de conceptos disponibles: nombre de los grupos que todava no han sido asignados al trabajador Grupos de conceptos seleccionados: nombre de los grupos que ya han sido asignados al trabajador.
Adems se muestran los botones:
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: haga uso de este botn para agregar el campo, concepto o grupo de concepto actualmente seleccionado en la columna disponibles, a la columna seleccionados. : haga uso de este botn para agregar todos los campos, conceptos o grupos de conceptos disponibles a la columna seleccionados. : haga uso de este botn para quitar el campo, concepto o grupos de conceptos actualmente seleccionado en la columna seleccionados. : haga uso de este botn para quitar todos los campos, conceptos o grupos de conceptos seleccionados.
Sugerencias 1. 2. Antes de crear las relaciones de un trabajador deben estar creados los campos, conceptos y grupos con los que se va a relacionar. Cuando se le asigna un trabajador a un contrato el trabajador hereda o t dos los clculos y campos definidos en los grupos de conceptos asociados al contrato. Sin embargo en ocasiones ocurre que un trabajador que pertenece a un contrato requiere, adems de los clculos/campos del contrato, clculos y campos adicionales o particulares. En dicho caso debe hacerse uso de esta opcin para asignar dichos clculos/campos adicionales al trabajador.
Captulo 5: Variaciones
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CAPTULO 5: Variaciones
Sntesis En este captulo se explican las principales opciones y procesos del sub-men Variaciones que permiten el registro de vacaciones, reposos y permiso de los trabajadores. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual puede ser activado presionando la tecla F1, la cual activar la ayuda correspondiente a la opcin en la que se est trabajando.
Vacaciones
Descripcin General Esta opcin le permite definir las vacaciones de los trabajadores de su empresa, ya sean de forma individual (por trabajador) o colectivas (por contrato). En esta opcin debe ser indicado el rango de fechas en las que el trabajador o grupo de trabajadores pertenecientes a un contrato estarn ausentes. La pantalla vacaciones tiene asociados los siguientes datos en la carpeta Generales:
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Nmero: al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. Fecha: indique la fecha de registro de las vacaciones. El sistema indicar la fecha actual automticamente. Tipo: seleccione una opcin en funcin al tipo de vacaciones a registrar, individuales o colectivas.
Individuales
Trabajador: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador , seleccione al trabajador que desea registrarle la vacacin.
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Autorizado por: por defecto se mostrar el supervisor inmediato del trabajador. S in embargo podr seleccionar otra persona que autorice la vacacin presionando
F2.
Desde: campo tipo fecha en donde se establece la fecha de inicio de las vacaciones. Hasta : campo tipo fecha en donde se indica el ltimo da de las vacaciones.
Das: campo tipo numrico, que muestra la diferencia entre la fecha hasta y la fecha desde de das de vacaciones. De acuerdo al estado de la opcin del contrato en la pestaa de Vacaciones y Novedades, Tomar en cuenta das laborables para el manejo de vacaciones, se calcularn los das de vacaciones, es decir, si esta opcin est marcada, el sistema calcular los das de vacaciones en base a los das hbiles que se encuentren configurados en el calendario asociado, en caso contrario, el sistema los calcular en base a das continuos. Ntese que junto al campo que muestra los das de las vacaciones, se encuentra una etiqueta que indica si tales das son hbiles o continuos.
Motivo: campo sin limite de caracteres donde podr indicar el motivo de las vacaciones.
Adems se muestran los botones :
: presione este botn para consultar los valores de los campos del
trabajador. : permite calcular los das y la fecha hasta de las vacaciones del trabajador.
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Colectivas
Contrato: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Contrato, seleccione el contrato al que le va asignar vacaciones. Calendario: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Calendario, seleccione el calendario que asociado al contrato indicado. Departamento: indique el rango de departamentos al cual desea asignar las vacaciones. o Desde: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla
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Departamento, seleccione el departamento que iniciar el rango. Hasta: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Departamento, seleccione el departamento final del rango. Lista de trabajadores : se desplegar la lista de trabajadores para el contrato y departamento seleccionado. Podr crear un listado de trabajadores seleccionados de forma consecutiva o aleatoria. o
Muestra los botones: : este botn permitir seleccionar todos los trabajadores de la lista. : este botn elimina la seleccin de la lista. Autorizado por: por defecto se mostrara el supervisor inmediato del trabajador. Sin embargo, podr seleccionar otra persona que autorice la vacacin presionando F2. Desde: campo tipo fecha en donde se establece la fecha de inicio de las vacaciones. Hasta : campo tipo fecha en donde se indica el ltimo da de las vacaciones. Das: campo tipo numrico, que muestra la diferencia entre la fecha hasta y la fecha desde de das de vacaciones. De acuerdo al estado de la opcin del contrato en la pestaa de Vacaciones y Novedades, Tomar en cuenta das laborables para el manejo de vacaciones , se calcularn los das de vacaciones, es decir, si esta opcin est marcada, el sistema calcular los das de vacaciones en base a los das hbiles que se encuentren configurados en el calendario asociado, en caso contrario, el sistema los calcular en base a das continuos. Ntese que junto al campo que muestra los das de las vacaciones, se encuentra una etiqueta que indica si tales das son hbiles o continuos. Motivo: campo sin limite de caracteres donde podr indicar el motivo de las vacaciones.
Muestra el botn : : permite calcular los das y la fecha hasta de las vacaciones del trabajador.
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Cuando se efecte a l programacin de los conceptos que se ven afectados por las vacaciones, debe hacerse uso de las siguientes funciones para determinar la situacin del trabajador: dias_laborables_vacaciones(tfecini_nom,tfecfin_nom) fecha_inicio_vacaciones(tfecini_nom, tfecfin_nom) dias_semana_vacaciones(tfecini_nom,tfecfin_nom,dia) fecha_fin_vacaciones(tfecini_nom, tfecfin_nom) dias_total_vacaciones(tfecini_nom, tfecfin_nom) dias_turno_tipodia(tfecini_nom, tfecfin_nom, turno, tipodia) inf_vacaciones(pcampo,tfecini_nom,tfecfin_nom,ptipo,pnumero)
Sugerencias 1. Para el manejo de las vacaciones el sistema asumir das laborales o das calendario en funcin de lo que se defina en el parmetro Tomar en cuenta Das laborables para el manejo de vacaciones . No permitir registrar en un perodo de Vacaciones, Reposos y Permisos para un mismos trabajador.
2.
Novedad por da
Descripcin General Esta opcin permite registrar por trabajador los reposos y permisos justificados o no. Cada vez que un trabajador se encuentre en alguna de dichas situaciones , debe ser creada en esta opcin un registro, indicando el rango de fechas en las que el trabajador estar ausente. La informacin registrada en esta opcin ser utilizada en el momento de generar la nmina del trabajador, para efectuarle las asignaciones o deducciones que la empresa tenga contempladas para dichos casos. Cada novedad diaria tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
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Nmero: nmero identificador de la novedad diaria, al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir de la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver Consecutivos ) . Descripcin: nombre de la novedad diaria, campo alfanumrico, de mximo sesenta (60) caracteres. Fecha: de registro: indique la fecha de registro de la novedad. El sistema indicar la fecha actual automticamente. Novedades: campo de seleccin que determina el tipo de novedad: o Reposo o Permiso/Inasistencia justificada o Inasistencia injustificada o Suspensin o Otro 1 o Otro 2 o Da adicional diurno o Da adicional nocturno o Otro 3 o Otro 4
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Trabajador: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador, seleccione el trabajador al que desea registrar la novedad. Autorizado por: por defecto se mostrar el supervisor inmediato del trabajador. Sin embargo, podr seleccionar otra persona que autorice la vacacin presionando F2 .
Causa: este campo permite seleccionar la causa de la ausencia del trabajador,
presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Causa .
Remunerado: campo de verificacin que determina la remuneracin de la novedad. Reportar a seguridad social: es un campo de verificacin que indica que debe ser considerado para el reporte Relacin de Novedades. Desde: campo tipo fecha donde se establece la fecha inicio de la novedad diaria. Hasta: campo tipo fecha, donde se reflejar de forma automtica la fecha de
culminacin de la novedad, al colocar la fecha de inicio y la cantidad de das. Das: campo tipo numrico para indicar la cantidad de das de ausencia. Se calcula de forma automtica al indicar la fecha desde y la fecha hasta. Comentario: campo sin lmite de caracteres, que permite colocar una breve descripcin
de los motivos de la novedad diaria.
Heredar caractersticas al incluir: si esta opcin est seleccionada al pulsar el botn Nuevo se crear una nueva novedad usando como plantilla los datos del registro que tenga en pantalla.
Adems muestra el botn: : botn que permite calcular los das y la fecha hasta de la novedad diaria. Cuando se efecte la programacin de los conceptos que se ven afectados por los permisos o reposos, se debe hacer uso de las siguientes funciones para determinar la situacin del trabajador: dias_laborables_novedad(tfecini_nom,tfecfin_nom, novedad,remunerado) dias_total_novedad(tfecini_nom,tfecfin_nomi, novedad,remunerado) dias_semana_novedad(tfecini_nom,tfecfin_nom,tiponovedad,dia,remunerado) fecha_fin_novedad(tfecini_nom,tfecfin_nom, novedad) fecha_inicio_novedad(tfecini_nom,tfecfin_nom,novedad)
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Sugerencias 1. Recuerde emplear las funciones adecuadas para chequear la situacin del trabajador, en todos los conceptos (asignaciones, deducciones y retenciones) que se vean afectados por los reposos y permisos. Si un trabajador tiene definidas varias situaciones en esta opcin, el sistema generar en el recibo de pago un rengln por cada situacin (reposo, permiso etc). El uso de esta opcin para registrar las novedades del trabajador evita el tener que estar indicando dicha informacin antes de generar la nmina.
2. 3.
Novedad por hora

Descripcin General Esta opcin permite registrar por trabajador la cantidad de horas extra trabajadas y la cantidad de horas no trabajadas . La informacin registrada en esta opcin ser utilizada en el momento de generar la nmina del trabajador, para efectuarle las asignaciones o deducciones que la empresa tenga contempladas para dichos casos. Cada novedad tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
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Nmero: nmero identificador de la novedad, al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir de la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver, Consecutivos ). Descripcin: nombre de la novedad, campo alfanumrico, de mximo sesenta 60) caracteres. Fecha: de regist ro indique la fecha de registro de la novedad. El sistema indicar la fecha actual automticamente. Novedades: campo de seleccin que determina el tipo de novedad por hora: o Extra diurna. o Extra nocturna. o No trabajada diurna. o No trabajada nocturna. o Otros 1. o Otros 2. o No trabajada diurna. o No trabajada nocturna. o Otros 3. o Otros 4.
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Trabajador: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador, seleccione el trabajador al que desea registrar la novedad. Autorizado por: por defecto se mostrar el supervisor inmediato del trabajador. Sin embargo, podr seleccionar otra persona que autorice la vacacin presionando F2. Causa: este campo permite seleccionar la causa de la ausencia del trabajador, presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla causa. Desde: campo tipo fecha donde se establece la fecha de inicio de la novedad. Hasta: campo tipo fecha, en donde se establece la fecha fin de la novedad. Horas: campo tipo numrico para indicar la cantidad de horas de ausencia Comentario: campo sin lmite de caracteres, que permite colocar una breve descripcin de los motivos de la novedad. Heredar caractersticas al incluir: si esta opcin est seleccionada al pulsar el botn Nuevo se crear una nueva novedad por horas, usando como plantilla los datos del registro que tenga en pantalla.
Cuando se efecte la programacin de los conceptos que se ven afectados por las novedades por hora, debe hacerse uso de las siguientes funciones para determinar la situacin del trabajador: horas_tipoturno_tiponovedad(tfecini_nom,tfecfin_nom,tipoturno,laboradas) horas_jornadas(tfecini, tfecfin,tipojornada)
Sugerencias 1. Recuerde emplear las funciones adecuadas, para chequear la situacin del trabajador, en todos los conceptos (asignaciones, deducciones y retenciones) que se vean afectados por las vacaciones, reposos y permisos. 2. Si un trabajador tiene definidos varias situaciones en esta opcin, el sistema generar en el recibo de pago un rengln por cada situacin (Extra diurna, No trabajada diurna, etc).
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Ajustes de valor por campo

Descripcin General Esta opcin permite incrementar, disminuir o reemplazar rpidamente el valor del campo en pantalla, para todos los trabajadores o un rango de trabajadores. La opcin Ajuste de valor por campo comprende los siguientes datos:
Campo de trabajador: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla campo de trabajador, seleccione el campo que desea ajustar. Mtodo: seleccione el mtodo que desea aplicar al campo seleccionado: o Incremento: campo de seleccin, que suma al campo seleccionado el monto porcentaje indicado.
201
o Disminucin: campo de seleccin, que resta al campo seleccionado el monto porcentaje indicado. o Reemplazo: campo de seleccin, que sustituye el monto del campo seleccionado. Ajuste: indique el valor del monto o del porcent aje que aplicara para el mtodo. Condicin: tiene dos (2) campos de tipo lista de valores y dos (2) campos de tipo numrico para establecer la condicin que debe tomarse en cuenta para aplicar el ajuste. Los campos tipo lista contiene los siguientes valores precargados: Igual que =: hace referencia a la igualdad entre el valor del campo seleccionado y el campo numrico. Mayor que >: Hace referencia al valor mayor entre el valor del campo seleccionado y un de los campos numricos. Menor que <: Hace referencia al valor menor entre el valor del campo seleccionado y uno de los campos numricos. Mayor o igual >=: hace referencia al valor mayor igual entre el valor del campo seleccionado y uno de los campos numricos. Menor o igual =<: hace r eferencia al valor menor igual entre el valor del campo seleccionado y uno de los campos numricos. Diferente <> : hace referencia al valor diferente entre el valor del campo seleccionado y uno de los campos numricos. Rango: contiene los filtros a emplear en la operacin indicada. Segn los filtros seleccionados y los parmetros indicados se actualizarn todos los trabajadores que tengan asociado el campo seleccionado para el ajuste. Los filtros que puede aplicar son: o Contrato o Departamento o Ubicacin o Trabajador
Si se hace clic en desde hasta se borran los filtros ingresados segn corresponda. Adems se muestran los botones: : botn para realizar la operacin de ajuste en el campo seleccionado.
: deja sin efecto la operacin de ajuste.
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: botn para reiniciar todos los campos de la pantalla.
Sugerencias 1. 2. Slo se puede hacer ajuste a los campos de tipo numrico y con comportamiento de variacin ocasional y variacin frecuente. Los ajustes slo pueden ser efectuados a los trabajadores activos.
Valor por Trabajador

Descripcin General Esta opcin le permite consultar todos los valores de los campos de cada trabajador incluyendo los datos variables de la nmina actual (campos de variacin frecuente ) y los valores acumulados (campos no editable). As como incluir los datos variables para el clculo de la nmina actual y comentarios a los campos. La opcin valor por trabajador tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
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Filtros por trabajador: los trabajadores pueden ser filtrados en base al Contrato, Departamento, Ubicacin y al Estado (activo, inactivo, liquidado, etc.). Trabajador: seleccione al trabajador cuyos valores desea consultar y/o modificar. Agrupacin : seleccione el grupo de clasificacin de los valores que desea consultar. Tipo: seleccione una opcin en funcin del formato del valor que desea visualizar para el trabajador. o Numricos. o Alfanumrico. o Fecha. Se visualizan los valores asociados al trabajador en tres (3) carpetas segn su tipo: Variacin Ocasional: son aquellos campos cuyo valor no va a variar con frecuencia, como por ejemplo sueldo, nmero de hijos, estado civil.
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Variacin Frecuente : son aquellos campos cuyo valor va a variar con frecuencia, como por ejemplo horas trabajadas, ausencias. Estos son los campos que van a ser actualizados o ingresados antes de generar la nmina empleando esta opcin o la opcin Valores por campo. No Editables: son aquellos campos cuyo valor no va a poder ser modificado por el usuario. Estos campos son usados para almacenar el resultado de clculos efectuados por los Conceptos al generar o cerrar la nmina. Por ejemplo Total de prestaciones acumuladas, Total de utilidades pagadas por adelantado.
Muestra los botones: : botn que ejecuta la bsqueda de los campos por trabajador, de acuerdo a los valores seleccionados en los filtros. : botn que inicializa todos los filtros. : para indicar comentarios por cada uno de los campos.
Sugerencias 1. Antes de generar la nmina deben actualizarse los valores (campos) de variacin ocasional y variacin frecuente de los trabajadores, pues dichos valores van a ser usados como insumo por los conceptos para efectuar los clculos. Una vez generada la nmina para un contrato el sistema genera, para cada uno de los trabajadores involucrados, un recibo con todos los clculos del trabajador (asignaciones, deducciones y retenciones). Dichos recibos pueden ser consultados y modificados usando la opcin Consultar / Modificar nmina. El sistema permite limitar la informacin mostrada al usuario mediante la opcin Configurar campo de Trabajador, el cual filtra los valores por: Contratos. Departamento. Ubicaciones . Agrupaciones .
2.
3.
205
4.
Cuando se cierra la nmina de un contrato el sistema devuelve al valor por defecto de todos los valores de variacin frecuente de los trabajadores del contrato. Por lo tanto, si la nmina se reabre en el futuro, antes de volver a cerrarla, es necesario cargar nuevamente dichos valores, para aquellos campos que no manejan histrico. Esta opcin permite visualizar fcilmente todos los valores o campos de un trabajador, pero si lo que usted necesita es visualizar un campo o valor para todos los trabajadores, haga uso de la opcin Valor por Campo.
5.
Valor por Campo

Descripcin General Esta opcin le permite consultar el valor de cada campo para todos los trabajadores incluyendo los campos variables (campos de Variacin frecuente) de la nmina actual y los valores acumulados (campos No editables ). As como incluir los campos variables para el clculo de la nmina actual y comentarios a los mismos. La opcin valor por campo tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
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Filtros por campo: los campos pueden ser filtrados en base al Contrato, Departamento, Ubicacin, Agrupacin y al Estado (activo, inactivo, liquidado etc). Una vez activado un filtro se mostrarn solo los campos que cumplen con l mismo. Campo: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla campo de trabajador. Seleccione el campo que desea consultar y/o modificar. Tipo: seleccione una opcin en funcin del formato del valor que desea visualizar para los trabajadores. o Numricos. o Alfanumrico. o Fecha. Se visualizan los valores del campo para cada trabajador en carpetas segn su tipo: Variacin Ocasional. Variacin Frecuente. No Editables.
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Muestra los botones: : botn que ejecuta la bsqueda de los campos, de acuerdo a los valores seleccionados en los filtros. : botn que inicializa todos los filtros. : para indicar comentarios por cada uno de los campos.
Sugerencias 1. Antes de Generar la nmina , deben actualizarse los valores de variacin ocasional y de variacin frecuente de los trabajadores, pues dichos valores van a ser utilizados como insumo por los conceptos para efectuar los clculos. 2. Una vez generada la nmina para un contrato el sistema genera, para cada uno de los trabajadores involucrados, un recibo con todos los clculos del trabajador (asignaciones , deducciones y retenciones). Dichos recibos pueden ser consultados y modificados usando la opcin Consultar/Modificar nmina. 3. El sistema permite limitar la informacin mostrada al usuario mediante la opcin Configurar campo de Trabajador , el cual filtra los valores por: Contratos. Departamento. Ubicaciones . Agrupaciones . 4. Cuando se cierra la nmina de un contrato el sistema devuelve al valor por defecto de todos los valores de variacin frecuente de los trabajadores del contrato. Por lo tanto, si la nmina se reabre en el futuro antes de volver a cerrarla, es necesario cargar nuevamente dichos valores, para aquellos campos que no manejan histrico.
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Causa
Descripcin General Esta opcin permite crear la clasificacin utilizada para almacenar los diferentes tipos de novedades por da o por hora, as como consultar, modificar y eliminar las causas que ya estn registradas en el sistema, haciendo uso de la barra de herramientas. Para incluir una causa es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: cdigo nico identificador de la causa, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres.
Descripci n: nombre de la causa, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres.
Sugerencias 1. 2. Las causas deben ser creadas antes de registrar alguna novedad por hora o por da. No es posible eliminar una causa que este asociada a una novedad.
Captulo 6: Legal / Bancario
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CAPTULO 6: Legal/Bancario
Sntesis En este captulo se explican las principales opciones y procesos legales y bancarios. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual puede ser activado presionando la techa F1, este asistente corresponder a las opciones en la que este trabajando.
Tarifa de I.S.L.R.
Descripcin General Esta opcin le permite registrar y consultar las tarifas de Impuesto Sobre La Renta, haciendo uso de la barra de herramientas. El sistema al momento de crear una empresa, registra por defecto la informacin de esta tabla con lo establecido en los Artculos 50, 52 y 53 de la Ley de I.S.L.R. Cabe destacar, que no es posible efectuar dos (02) registros del mismo tipo de tarifa. En conclusin, slo deben existir tres (03) registros en esta tabla, a menos que la Ley de ISLR disponga otro tipo de tarifa. Para incluir un registro nuevo de tarifa de ISLR, es necesario registrar los siguientes datos:
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Cdigo: asigne un cdigo nico identificador de la tarifa, campo alfanumrico requerido, de mximo seis (6) caracteres. Descripcin: nombre de la tarifa, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Tipo de tarifa: tabla precargada con los siguientes valores 1, 2, 3. Dos registros no pueden tener el mismo tipo de Tarifa.
Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo asignado por el sistema. Descripcin: comentarios acerca de la tarifa. Rango Desde: cantidad mnima de unidades tributarias definida para declarar. Rango Hasta: cantidad mxima de unidades tributarias definida para declarar. %: Porcentaje de impuesto a declarar. Sustraendo U.T.: cantidad de unidades tributarias que se deben sustraer al resultado.
Captulo 6: Legal/Bancario
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Sugerencias 1. Es importante no eliminar o modificar los registros que vienen precargados, a menos que sea estrictamente necesario, para que no se alteren los clculos de las planillas generadas. Debe asegurarse de tener la informacin de esta tabla actualizada, ya que as garantiza la exactitud de los clculos en las planillas fiscales.
2.
Unidad Tributaria
Descripcin General Esta opcin le permite registrar y consultar la variacin de la unidad tributaria a lo largo del tiempo, haciendo uso de la barra de herramientas . Se deben registrar las variaciones ocurridas en la unidad tributaria en cuanto al valor y fecha de vigencia, utilizando esta opcin, las cuales son requeridas para el clculo del Bono de Alimentacin y la Planilla de Impuesto AR-I. El sistema, al momento de crear una empresa, registra por defecto la variacin de la unidad tributaria, hasta el ao 2008. Para incluir un registro nuevo de la unidad tributaria, es necesario registrar los siguientes datos:
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Ao: ao de entrada en vigencia. Gaceta oficial: nmero de la gaceta oficial en la que sali publicado el ejectese. Fecha publicacin: Fecha de la gaceta oficial en la que sali publicado el ejectese. Valor: Monto establecido para una unidad tributaria.
Sugerencias 1. Es importante no eliminar o modificar los registros anteriores, a menos que sea estrictamente necesario, para que no se alteren los clculos de las planillas generadas. Debe asegurarse de tener la informacin de esta tabla actualizada, ya que as garantiza la exactitud de los clculos en las planillas fiscales.
2.
Extraer datos
Descripcin General Esta opcin le permite realizar la extraccin de datos con el formato establecido por cada entidad financiera, utilizando los campos de archivos configurados en la pantalla Configurar Exportar Datos de la Herramienta de Administracin.
213
Configuracin de extraccin: presione la tecla F2 para seleccionar de la lista desplegable el archivo que desea generar. Rangos: se mostraran los filtros seleccionados en la ventana Configurar Exportar Datos en la pestaa Campos de Filtro de la herramienta de administracin. Muestra dos pestaas: Valores Requeridos: indica los valores de los campos de la pestaa Campos del Archivo que tienen la opcin Si en el campo Ingresado por Usuario en la ventana Configurar Exportar Datos de la Herramienta de administracin. o Parmetro: columna de tipo alfanumrico de 30 caracteres que por defecto muestra el valor de la columna Parmetro del campo requerido que se despliega en la ventana Configurar Exportar Datos de la Herramienta de administracin. o Descripcin: columna de tipo alfanumrico de 60 caracteres que por defecto
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muestra el valor de la columna Descripcin del campo requerido que se despliega al usuario en la ventana Configurar Exportar Datos de la herramienta de administracin. Valor: columna de tipo alfanumrico de 100 caracteres que muestra el valor del campo Valor por Defecto.
Valores Precargados: indica los valores de la pestaa Campos del Archivo que tienen la opcin No en el campo Ingresado por Usuario en la ventana Configurar Exportar Datos de la herramienta de administracin. o Parmetro: columna de tipo alfanumrico de 30 caracteres que por defecto muestra el valor de la columna Parmetro en la ventana Configurar Exportar Datos de los campos que no se despliegan al usuario. o Descripcin: columna de tipo alfanumrico de 60 caracteres que muestra el valor de la columna Descripcin en la ventana Configurar Exportar Datos de los campos que no se despliegan al usuario. o Valor: columna de tipo alfanumrico de 100 caracteres que muestra el valor de la columna Valor por Defecto en la ventana Configurar Exportar Datos de los campos que no se despliegan al usuario. .
Para generar el archivo utilice el botn
Si desea ver el historial de los ltimos diez 1 ( 0) archivos que se han generado presione el botn .
Botn para no generar el archivo y salir de la pantalla de Proceso de Obtencin de Datos .
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Planilla AR-I
Descripcin General En la planilla AR-I se realiza la declaracin estimada y definitiva del Impuesto Sobre la Renta de las personas naturales residentes en el pas, que se aplica sobre sueldos y salarios y dems remuneraciones cuando el enriquecimiento anual exceda de las unidades tributarias establecidas por el servicio nacional integrado de administracin aduanera y tributaria (SENIAT). Para generar la planilla, debe seleccionar esta opcin en el men, se desplegar la pantalla y podr crear una nueva utilizando la opcin de la barra de herramientas. Carpeta General
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Fecha: muestra la fecha en la que se cre el registro de la planilla AR-I. Por defecto al crear un nuevo registro muestra la fecha actual. Descripcin: nombre de la planilla, campo alfanumrico de mximo sesenta ( 60) caracteres. Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador y seleccione el trabajador que desea consultar. Cdula de identidad: campo numrico que muestra el nmero de cdula de identidad del trabajador. Nacionalidad: contiene dos botones de opcin (V y E) que muestra la nacionalidad del trabajador. Nro. de RIF del contribuyente: campo alfanumrico de (16) caracteres, muestra el nmero de R.I.F. del trabajador. Nombre de las empresas u organismos donde trabaja: son cuatro (4) campos para indicar los nombres de las empresas donde trabaja el trabajador. Por defecto,en la empresa a muestra el nombre de la empresa activa. Si es una variacin seleccione el mes que corresponda: muestra cinco ( 5) botones de opcin ( primera declaracin del ejercicio, marzo, junio, septiembre, diciembre) para seleccionar el mes en que se est presentando la variacin del porcentaje de retencin. Por defecto se muestra seleccionada la opcin Primera declaracin del ejercicio. Ao gravable: campo que contiene la fecha del ao gravable. Por defecto,muestra el ao actual.
Carpeta A-B-C-D-E:
A.
Estimacin de las remuneraciones por recibir en el Ao Gravable : Cantidad a Recibir de la empresa u organismo: muestra cuatro (4) campos para indicar el monto a percibir por cada una de las empresas indicadas en los campos Nombre de las empresas u organismos donde trabaja. Por defecto se muestra vaco. Total que estima percibir: muestra la sumatoria de los campos de cantidad a recibir de la empresa u organismo. Por defecto se muestra vaco y no editable.
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B.
Conversin de las Remuneraciones Estimadas en A a Unidades Tributarias (U.T.): muestra el valor del campo Total que estima percibir convertidos a unidades tributarias. Por defecto se muestra 0,00 y es un campo no editable. C. Desgrvamenes que estima pagar para el ao gravable: muestra cuatro (4) campos para los siguientes conceptos que deber ingresar manualmente: Institutos docentes por la educacin del contribuyente y descendientes no mayores de 25 aos. Primas de seguros de hospitalizacin, ciruga y maternidad. Servicios mdicos odontolgicos y de hospitalizacin (incluye, carga familiar). Intereses para la adquisicin de la vivienda principal o de lo pagado por alquiler de la vivienda que le sirve de asiento permanente del hogar. Total Desgravamen: campo numrico que va a contener la suma de los valores de los conceptos ingresados por el usuario. Por defecto muestra 0,00 y es un campo no editable. Conversin de los d esgravmenes estimados en C a unidades t ributarias (U.T.): muestra el valor del campo Total desgravamen convertidos a unidades tributarias. Desgravamen nico: campo numrico va a mostrar el valor fijo del desgravamen en unidades tributarias (U.T.) que se encuentra en la pantalla Configuracin de Empresa en el campo desgravamen nico de la pestaa Oficiales.
D.
E.
Carpeta F-G-H-I-J: F. Remuneraciones determinadas en B menos desgravmenes determinados en C: muestra el valor del campo B. Conversin de las Remuneraciones Estimadas en A a Unidad Tributaria (U.T.) menos el valor del campo D. Conversin de los Desgravmenes estimados en C a Unidades Tributarias (U.T.) . Clculo de Impuesto estimado para el ao gravable: campo numrico en donde se muestra el valor del impuesto estimado. Rebajas al impuesto determinado en G expresados en Unidades Tributarias (U.T.): muestra los siguientes conceptos deber ingresar manualmente.
G.
H.
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Rebaja persona na tural : campo numrico no editable, indica las unidadestributarias por rebajas de impuesto a personas naturales residentes en el pas. Por defecto se muestra el valor del campo U.T. para r ebaja de impuesto personas naturales de la pantalla Configuracin de Empresa pestaa Oficiales . Cantidad: campo numrico para indicar la cantidad de personas familiares a cargo del trabajador. Por defecto se muestra 0,00. Carga familiar: campo numrico que muestra las unidades tributarias por cada carga familiar. Por defecto se muestra 0,00 y es un campo no editable. Impuestos retenidos de ms en aos anteriores: campo numrico para indicar el valor del impuesto retenido en aos anteriores. Por defecto se muestra 0,00. U.T.: campo numrico no editable que muestra la unidad tributaria. Por defecto muestra la U.T. del ao actual de la tabla de unidades tributarias, si no existe muestra la unidad tributaria del ao anterior y se muestra un mensaje No se encontraron datos de la unidad tributaria (U.T) del ao gravable. 3. Impuesto retenido en aos anteriores a unidades tributarias: campo numrico no editable que muestra el valor del impuesto retenido en aos anteriores convertidos en unidades tributarias. Por defecto se muestra 0,00. Total Rebajas: campo numrico no editable que muestra la sumatoria de los campos de rebajas 1, 2, 3.
I.
Impuesto estimado a retener en el ao gravable: campo numrico no editable que muestra la resta del campo G. Clculo de impuesto estimado para el ao gravable menos el campo H Rebajas al impuesto determinado en G expresados en Unidades Tributarias (U.T.). Por defecto se muestra 0,00. Porcentaje de retencin inicial : campo numrico no editable que va a mostrar el valor del campo I dividido entre el campo B multiplicado por cien (100). Por defecto se muestra 0,00. Porcentaje por variacin en los datos aplicables para el resto del ao gravable : en caso de variacin en los aplicables para el resto del ao gravable debe indicar: 1. Total de Impuesto que le han retenido hasta la fecha : campo numrico para indicar el monto que se le ha retenido al trabajador hasta la fecha. Por
J.
K.
219
defecto se muestra 0,00. 2. Totales remuneraciones percibidas hasta la fecha : campo numrico para indicar el total de remuneraciones percibidas hasta la fecha. Por defecto se muestra 0,00. Porcentaje de variacin : campo numrico no editable que va a mostrar el valor del campo I multiplicado por el valor de la unidad tributaria menos el 1. Total de Impuesto que le han retenido hasta la fecha todo es to divido entre el valor del campo Total que estima percibir menos el valor del campo 2. Totales remuneraciones percibidas hasta la fecha y todo esto multiplicado por cien. Por defecto se muestra 0,00.
Se muestran los siguientes botones en la pantalla:
Al seleccionar el trabajador y presionar el botn mostrar la cdula de identidad, nacionalidad, nmero de RIF del contribuyente y el nombre de la empresa u organismo donde trabaja. Una vez actualizado los datos, se habilitan los botones de Actualizar montos, Calcular totales y Exportar campo. En la opcin el sistema va a buscar el total devengado por el trabajador, en el concepto o campo asociado en el Monto Base para Retencin de ISLR (O012) de la tabla Asignacin de Concepto y Campo, actualiza la informacin de la Cantidad de Carga Familiar del Trabajador y el Campo Unidad Tributaria segn corresponda al ao colocado en el campo Ao Gravable. Para calcular los sub-totales y totales de las planilla, presione el botn y de esta forma se mostrarn los montos de los campos calculados. La opcin traslada al campo asociado en el concepto R004 en la tabla Asignacin de Concepto y Campo, el total del campo J. Porcentaje de retencin
220
inicial reflejado en la planilla sino esta seleccionada la opcin 5. Si es una variacin seleccione el mes que corresponda, de lo contrario si est seleccionada alguna de las casillas el sistema traslada el valor del campo K. Porcentaje variable. Puede consultar los datos generados para las planillas, utilizando las opciones de bsqueda del sistema, ingresando la fecha del registro de la planilla, el cdigo del trabajador y el tipo de variacin, de esa forma podr ver la informacin contenida en los campos de la planilla, para su posterior impresin. El sistema dispone de un formato grfico en donde podr consultar la informacin por pantalla.
Sugerencias 1. Debe ingresar la informacin que no es generada de forma automtica por clculos en la planillas y que es necesaria para su correcta impresin, est os datos se deben cargar en la opcin Campos Adicionales del mdulo Mantenimiento, utilizando los distintos registros para tal fin. Es posible consultar las planillas ya declaradas, empleando la opcin Presentacin Preliminar, de la pantalla Impresin del reporte, sin necesidad de hacer el clculo de nuevo.
2.
Captulo 7: Beneficios
221
CAPTULO 7: Beneficios
Sntesis En este captulo se explican las principales opciones de beneficios que podrn ser otorgados al trabajador. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual puede ser activado presionando la techa F1, este asistente corresponder a las opciones en las que este trabajando,
Prstamos
Descripcin General Esta opcin le permite definir por trabajador, los prstamos otorgados, con el clculo de cuotas e intereses. Cada vez que a un trabajador se le otorgue un prstamo que deba ser descontado por nmina, debe ser creado en esta opcin un registro indicando la informacin y condiciones del mismo. El sistema de amortizacin d e capital a utilizar en los prstamos definidos en esta opcin es el Americano simple, en el cual los intereses se pagan peridicamente y el capital prestado se devuelve en el ltimo perodo Esta opcin permite abonar al saldo del prstamo fuera de nmina haciendo uso del botn Abonar al saldo. Los prstamos deben ser clasificados segn su tipo: Estudio, Compra de vivienda, Personal, Remodelacin de vivienda y Otros tipos. El tipo del prstamo puede ser utilizado en la formulacin de los conceptos relacionados. La informacin registrada en esta opcin ser usada en el momento de generar la nmina del trabajador, para efectuar la asignacin del prstamo en primer lugar y luego efectuar las deducciones asociadas a cada cuota del mismo
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La asignacin ser efectuada una sola vez por el monto neto del prstamo, en la fecha deseada (fecha de asignacin). La deduccin ser efectuada tantas veces como cuotas tenga el prstamo, arrancando la primera deduccin en la fecha deseada (fecha 1ra. cuota). Para registrar un prstamo nuevo, es necesario incluir los siguientes datos en la carpeta General :
Nmero: al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver, Consecutivos ). Campo numrico entero positivo, de mximo diez (10) dgitos de longitud, su valor por defecto es 0. Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla trabajador y seleccione al trabajador que desea regstrale el prstamo. Comentario: campo sin lmite de caracteres para ingresar la descripcin del prstamo. Fecha asignacin: campo tipo fecha, para indicar la fecha en la que desea asignar el monto neto del prstamo al trabajador. El sistema indica la fecha actual automticamente. Tipo: seleccione la clasificacin del prstamo segn su tipo: Estudio, Compra de vivienda, Personal, Remodelacin de vivienda y Otros tipos. Valor por defecto Personal.
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Suspendido: casilla de verificacin, haga clic en el cuadro para suspender la asignacin y/o deduccin del prstamo. Mientras el prstamo este suspendido no ser ni asignado ni deducido en el recibo del trabajador. Valor por defecto Destildado. Monto: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Ingrese el monto total del prstamo sin incluir intereses. Valor por defecto Vaco. Inters: campo numrico, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al porcentaje de inters. Valor por defecto vaco. Sobre: campo de seleccin que contiene 2 valores Monto Saldo, seleccione la opcin sobre la cual desea aplicar el inters del prstamo. Se muestra por defecto la opcin Monto. Neto: campo numrico entero positivo no editable, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Muestra el monto total del prstamo incluyendo los intereses. Es calculado automticamente por el sistema. Monto abonado: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud no editable. Muestra el monto total abonado al prstamo por parte del trabajador, mediante deducciones en nmina. Se actualiza al cerrar cada nmina si se hace uso de la funcin: actualizar_montoabono(+). Valor por defecto 0. Cuotas: campo numrico entero positivo, de mximo seis dgitos (6) de longitud. Indica la cantidad total de cuotas en la nmina en las que va a ser deducido el prstamo. Intereses: campo numrico, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto de inters generado. Valor por defecto 0. Campo no editable. Saldo: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto por pagar del prstamo. Valor por defecto 0. Campo no editable. Fecha 1era cuota: campo tipo fecha, valor por de fecto fecha actual, indica la fecha de pago de la primera cuota. Monto cuotas: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto de las cuotas. Valor por defecto vaco. Monto especial: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto a ser deducido en nmina, el valor es ingresado por el usuario, este monto sustituye una cuota; una vez que ha sido pagado, el campo se reinicia. Valor por defecto vaco. Pagadas: campo numrico entero positivo, de mximo seis (6) dgitos de longitud. Indica el nmero de cuotas pagadas por nmina. Valor por defecto 0, campo no editable.
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Cuando se efecte la programacin de los conceptos que van a asignar o deducir los prstamos, debe hacerse uso de las siguientes funciones predefinidas: prestamo_asignacion(): Devuelve el monto neto del prstamo que corresponde asignar en la nmina actual. prestamo_deduccion(): Devuelve el monto de la cuota de prstamo que corresponde deducir en la nmina actual. actualizar_cuotascanceladas(nValor): Actualiza las cuotas canceladas de los prstamos. prestamo_pendiente(): Devuelve el saldo total en prstamos de un trabajador. actualizar_montoabono(+): Actualiza el monto abonado de los prstamos. actualizar_cuotaespecial(): Actualiza el monto por cuota especial al reabrir la nmina prestamo_deduccion_total(): Devuelve el monto total de las cuotas de prstamos de la nmina actual. prestamo_pendiente_total():Devuelve el monto total de todos los Prstamos de un Trabajador.
Sugerencias 1. La asignacin del monto neto del prstamo es hecha una sola vez, para lo cual debe crear un concepto tipo Asignacin cuya expresin sea: prestamo_asignacion() La expresin anterior hace uso de la funcin predefinida prestamo_asignacion la cual devuelve el monto neto de los prstamos del trabajador, cuya fecha de asignacin se encuentre en el rango de la fecha de la nmina que se est generando. Este concepto debe ser creado para ser ejecutado al generar la nmina. Si no desea asignar los prstamos a los trabajadores en la nmina, no cree este concepto y programe solo las deducciones. 2. Para proceder a efectuar las deducciones por el monto de las cuotas de los prstamos debe crear un concepto tipo Deduccin cuya expresin sea: prestamo_deduccion()
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La expresin anterior hace uso de la funcin predefinida prestamo_deduccion la cual devuelve el monto de la cuota que corresponde deducir para aquellos prstamos, cuya fecha de deduccin sea mayor o igual a la fecha inicial de la nmina que se est generando. Este concepto debe ser creado para ser ejecutado al generar la nmina. 3. Si hace uso de las funciones para asignar y deducir prstamos, NO olvide crear un concepto para actualizar el nmero de cuotas canceladas de cada prstamo. Dicho concepto debe ser creado tipo Otro y para ser ejecutado al cerrar la nmina. La expresin de dicho concepto debe ser: actualizar_cuotascanceladas(1) Debe crear adems otro concepto para reversar el nmero de cuotas canceladas de cada prstamo. Dicho concepto debe ser creado tipo Otro y para ser ejecutado al reabrir la nmina. La expresin de dicho concepto debe ser: actualizar_cuotascanceladas(-1)
4.
Si hace uso de las funciones para asignar y deducir prstamos, no olvide crear un concepto para actualizar el monto abonado de cada prstamo. Dicho concepto debe ser creado tipo Otro y para ser ejecutado al cerrar la nmina. La expresin de dicho concepto debe ser: actualizar_montoabono(+) Debe crear adems otro concepto para reversar el monto abonado de cada prstamo. Dicho concepto debe ser creado tipo Otro y para ser ejecutado al re-abrir la nmina. La expresin de dicho concepto debe ser: actualizar_montoabono(-)
5.
Si hace uso de las funciones para asignar y deducir prstam os, y necesita saber el saldo total de los prstamos de un trabajador (al generar la liquidacin por ejemplo), haga uso de la funcin: prestamo_pendiente() Si en un momento dado desea deducir, a un trabajador que tiene un prstamo, una cuota cuyo monto sea distinto a la cuota establecida en el mismo, indique dicho monto en el campo "Monto especial" del prstamo. En el momento de generar la nmina el sistema generar la deduccin por dicho monto en vez de por el monto de la cuota. Al cerrar la nmina el sistema automticamente pondr dicho monto especial en cero (0) en el prstamo.
6.
226
7.
Es posible modificar el monto de la cuota de un prstamo que ya haya sido asignado y deducido parcialmente. Para ello simplemente busque en la tabla prstamos el prstamo deseado y cmbiele el monto de la cuota. El sistema proceder a modificar automticamente el nmero de cuotas, y en la prxima nmina se efectuar la deduccin al trabajador por el nuevo monto o cuota. Si un trabajador tiene definidos varios prstamos en es ta opcin, el sistema generar en el recibo de pago un rengln por cada prstamo. El tipo del prstamo puede ser seleccionado al parametrizar la nmina cumpliendo la siguiente sintaxis: prestamo_asignacion(tipo=1) En este ejemplo la funcin slo tomar en cuenta los prstamos que sean de tipo 1 (estudio). El tipo del prstamo es mostrado en el combo asociado al tipo de prstamo. Este filtro solo aplica en las funciones: prestamo_asignacion(), prestamo_deduccion() y prestamo_pendiente().
8. 9.
10. La tasa de inters puede ser aplicada tanto sobre el monto del prstamo como sobre el saldo del mismo:
Ejemplo sobre el monto: Monto del Prstamo: 500.000 Tasa de Inters: 10 % Monto Total a Cancelar: 550.000 Cantidad de Cuotas: 10 cuotas a 55.000 Bs. c/u. Ejemplo sobre el saldo: Monto del Prstamo: 500.000 Tasa de Inters: 1 % Monto Total a Cancelar: 500.000 Cantidad de Cuotas: 10 cuotas a 50.000 Bs. c/u 1era. Cuota 50.000, abono al saldo del prstamo 45.000 y 5.000 de intereses. 2da. Cuota 50.000, abono al saldo del prstamo 45.550 y 4.550 de intereses.
227
11. El sistema permite hacer hasta cinco (5) abonos al saldo del prstamo directamente en esta opcin, sin descontarlos en las nminas. Para hacer dichos abonos debe hacer uso del botn Abonar al saldo. No se deben omitir acentos, espacios o puntos que posean las etiquetas de los campos. No se efectan distinciones entre maysculas y minsculas. La etiqueta Monto cuota hace referencia al monto de las cuotas del prstamo. La etiqueta Tipo hace referencia a la descripcin del tipo de prstamo. La etiqueta Cuotas hace referencia al nmero de la cuota que se est cancelando al momento de generar la nmina.
Control de Prstamo
Descripcin General ste mdulo permite definir de forma mas detallada prstamos otorgados al trabajador, y con la opcin de seleccionar el mtodo que definir el sistema a utilizar
para la amortizacin de capital.
Sistema Francs: la cuota es fija, la amortizacin del capital es progresiva a medida que transcurren los perodos de tiempo, mientras que los intereses decrecen. Formulas Sistema Francs:
Interes n = capitaln *
Amortizacin =
% Interes FactorTiempo
Inters (CantidadCuotas NumeroCuota) + 1
1 +
FactorTiempo
% Inters
Cuota = Amortizaci n + Interes
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Si la Cantidad de cuotas es mayor a la frecuencia: FactorTiem po = CantidadCu otas Si la Cantidad de cuotas es menor a la frecuencia:
FactorTiem po = Frecuecia
n= hace referencia al nmero de cuota capital cancelado ejemplo:
capital (1) 100 capital (2) 80 capital (n) xxx
Amortizacin (1) 5 Amortizacin (2) 6 Amortizacin (n) xxx
Inters (1) 15 Inters (1) 14 Inters (n) xxx
Americano simple: tiene una amortizacin nica de capital al v encimiento total del prstamo, cuotas constantes e intereses constante.
Formulas Sistema Americano Simple:
Inters =
Montoprest amo * % Inters CantidadCu otas
Amortizacin = Cuota Inters
Cuota =
Montoprest amo + Inters CantidadCuota
Cada vez que a un trabajador se le otorgue un prstamo que deba ser descontado por nmina debe ser creado en esta opcin un registro, indicando la informacin y condiciones del mismo.
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Nmero: al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir de la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver, Consecutivos ). Campo numrico entero positivo, de mximo diez (10) dgitos de longitud, su valor por defecto es 0. Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla trabajador y seleccione al trabajador que desea registrarle el prstamo. Tipo: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Tipo prstamo y seleccione la clasificacin del prstamo segn su tipo. Comentario: campo sin lmite de caracteres para ingresar la descripcin del prstamo.
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Fecha asignacin: campo tipo fecha, para indicar la fecha en la que desea asignar el monto neto del prstamo al trabajador. El sistema indica la fecha actual automticamente. Asignado por nmina: casilla de verificacin. Valor por defecto destildado. Monto: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Ingrese el monto total del prstamo sin incluir intereses. Valor por defecto vaco. Inters: campo numrico, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al porcentaje de inters. Valor por defecto vaco. Abonado: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud no editable. Muestra el monto total abonado al prstamo por parte del trabajador, mediante deducciones en nmina Frecuencia: seleccione de la lista la frecuencia de pago del prstamo otorgado. Mtodo: Lista de valores fijos, que contiene por defecto los valores: francs y americano simple que define el tipo de clculo a realizar para el clculo de intereses. Valor por defecto francs. Intereses pagados: campo numrico, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto de inters pagados. Valor por defecto 0. Campo no editable. Cantidad de cuotas: campo numrico entero positivo, de mximo tres dgitos (3) de longitud, para indicar la cantidad de cuotas para el pago del prstamo. El valor por defecto es 1. Fecha 1era cuota: campo tipo fecha, valor por defecto fecha actual, indica la fecha de pago de la primera cuota. Saldo capital: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto por pagar del prstamo. Valor por defecto 0. Campo no editable. Cuotas pagadas: campo numrico entero positivo, de mximo seis (6) dgitos de longitud. Indica el nmero de cuotas pagadas por nmina. Valor por defecto 0, campo no editable. Suspendido: casilla de verificacin, haga clic en el cuadro para suspender la asignacin y/o deduccin del prstamo. Mientras el prstamo este suspendido no ser ni asignado ni deducido en el recibo del trabajador. Valor por defecto destildado. Hasta fecha: campo tipo fecha, valor por defecto vaco. Este campo se habilita solo si campo Suspendido se encuentra tildado, para indicar la fecha de fin de la suspensin.
Una vez ingresada la informacin y condiciones del prstamo presione el botn y se crear una lista indicando las cuotas a pagar en base a la
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frecuencia, el mtodo seleccionado y la cantidad de cuotas establecidas para el pago del prstamo. Tambin podr efectuar reclculos de cuotas, haciendo uso del botn
en el cual podr indicar de ser necesario un nuevo porcentaje de inters, el mtodo a utilizar, la frecuencia de los pagos, la cantidad de cuotas y la fecha de pago de la prxima cuota.
Esta opcin tambin permite abonar al saldo del prstamo fuera de nmina haciendo uso del
El botn de prstamos por trabajador.
le permitir eliminar abonos manuales en el registro
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Sugerencias 1. Al efectuar el cierre de la nmina normal, el sistema hace uso de la expresin actualizar_control_prestamo, y actualiza el monto abonado del prstamo, intereses pagados, el saldo y la cantidad de cuotas pagadas. Si un trabajar tiene cuotas por pagar y es liquidado, el saldo del prstamo ser descontado al momento de generar el contrato de liquidacin y la expresin actualizar_control_prestamo_liq se encargar de indicar que el prstamo fue Pagado. Si desea validar los clculos del prstamo puede hacer doble clic en la etiqueta Saldo capital y en caso de existir algn proceso pendiente, la accin efectuar la actualizacin del monto abonado, los intereses pagados y el monto del saldo. Si un trabajador tiene definidos varios prstamos, el sistema generar en el recibo de pago un rengln por cada prstamo. El sistema permite hacer abonos al saldo del prstamo directamente en esta opcin, sin descontarlos en las nminas. Para hacer dichos abonos debe utilizar el botn Abonos manuales e indique la fecha y el monto del abono.
2.
3.
4. 5.
Control de pliza
Descripcin General La pliza de seguro es un contrato entre un asegurado y una compaa de seguro, que establece los derechos y obligaciones de ambos, en relacin al seguro contratante. Esta opcin le permite registrar los datos del contrato de pliza de seguro e ingresar los trabajadores y los familiares pertenecientes al mismo. Para incluir una pliza es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
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Nmero: es un campo numrico entero positivo, de mximo diez dgitos (10) de longitud con el que se identifica el control de pliza. Al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir de la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver Consecutivos ). Descripcin: campo tipo alfanumrico de mximo sesenta caracteres (60) donde se colocaran datos generales de la pliza. Fecha de registro: campo tipo fecha. El sistema indica la fecha actual automticamente. Empresa: seleccione la empresa de servicio, presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Empresa de Servicio.
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Tipo de Pliza: seleccione el tipo de pliza de la lista, que contiene los siguientes campos no editables de la tabla fijo: o Pliza Hospitalizacin y Ciruga. o Pliza Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad. o Pliza de Vida. o Pliza contra accidentes . o Pliza de automviles. o Pliza Gastos Funerarios. o Pliza Gastos Odontolgicos. o Pliza Escolar. o Otro 1. Inactivo: es un campo de seleccin que para poder inactivarse, debe estar el valor Monto pliza en cero en todos los trabajadores. % Trabajador: es un campo alfanumrico, para indicar el porcentaje a cancelar por el trabajador del costo de la pliza, con un rango del 0 al 100%. % Patronal: es un campo alfanumrico, para indicar el porcentaje a cancelar por el patrn del costo de la pliza, con un rango del 0 al 100%. El % trabajador y % patronal, suma 100%.
Campo del trabajador (para deducci n): Trabajador/ Familiares: : permite seleccionar el campo de tipo numrico que debe asociarse para la deduccin de la pliza. Al presionar F2, muestra los valores provenientes de la tabla Campo de trabajador. Comentarios: campo tipo memo, sin lmite de caracteres, en donde se coloca un breve comentario o detalle puntual de la pliza. Renovaciones: Rg: nmero correlativo identificador del rengln. Desde: indica la fecha a partir de la cual comienza a tener vigencia la pliza. Hasta: columna donde se indica la fecha fin de la pliza. Costo total: columna donde se ingresa el costo de la pliza global. Es un campo alfanumrico de mximo nueve (9) enteros y dos (2) decimales. Cobertura: ingrese en esta columna el monto de cobertura de la pliza asociada a los trabajadores. Si es una pliza colectiva, no se puede cambiar la cobertura de forma individual, si realiza un cambio aplicar para todos los que se encuentres registrados en la pliza colectiva.
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Haga uso del botn
para asociar los trabajadores al contrato de pliza.
Para una misma pliza no puede estar asociado dos veces el mismo trabajador.
Nro Pliza: nmero de identificacin de la pliza. Valor por defecto ser el que este asignado en Control de Pliza. Campo no editable. Descripcin: campo tipo alfanumrico de mximo sesenta caracteres (60) que muestra la descripcin ingresada en Control de Pliza. Campo no editable. Tipo de Pliza: campo tipo texto, muestra el tipo de pliza seleccionado en Control de Pliza. Campo no editable.
Se muestra la tabla Trabajadores con las siguientes columnas:
Rg: es un nmero correlativo, que permite enumerar a los trabajadores asociados a la pliza. Cdigo Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de bsqueda asistida con la lista que contiene los valores de la tabla trabajador y seleccione al trabajador que desea asociar a la pliza. Nombre s y Apellidos: columna de tipo alfanumrico, almacena los nombres y apellidos del trabajador.
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CI: campo alfanumrico, muestra la cdula de identidad del trabajador. Fecha Nac.: campo tipo fecha, que muestra la fecha de nacimiento del trabajador. Incorporacin: campo tipo fecha en donde se establece la fecha de inclusin del trabajador en la pliza. Esta fecha debe ser mayor o igual a la fecha de ingreso del trabajador, fecha de la pliza y menor a la fecha de desincorporacin. Desincorporacin: campo tipo fecha en donde se establece la fecha de exclusin del trabajador de la pliza. % Trabajador: campo alfanumrico, cuyo rango es de 0 al 100%. Valor por defecto ser el que este seleccionado en Control de pliza. % Patronal: campo alfanumrico, cuyo rango es de 0 al 100%. Valor por defecto ser el que este seleccionado en Control de pliza. Monto pliza: campo alfanumrico, donde se coloca el monto total del costo de la pliza para ese trabajador/persona. Monto mensual trab .: campo alfanumrico, editable el cual ser calculado de la siguiente manera: (( Mto * % trabajador)/100)/12) = resultado Mto mensual. Contrato: muestra el cdigo del Contrato al que pertenece el trabajador. Departamento: muestra el cdigo del Departamento al que pertenece el trabajador. Ubicacin: muestra el cdigo de Ubicacin del trabajador.
Estado: muestra el estado del trabajador. Solo se consideran los trabajadores con estado Activo, Otros y Por liquidar.
Campo de trabajador muestra dos botones : : botn que permite explorar el Monto mensual del trab.. El campo destino ser el indicado en la pantalla Control de Pliza llamado Trabajadores del grupo Campos del trabajador (para deduccin): permite traer del Campo del trabajador seleccionado, el Monto mensual trab. que este asignado en el campo y permitir actualizar los datos en Pliza por Trabajador. En la opcin de la pantalla Control de pliza podr asociar al contrato de pliza aquellos familiares que estn registrados en el grupo familiar de los
trabajadores. Para un mismo contrato de pliza no puede estar asociado dos veces el mismo familiar.
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Nro Pliza: nmero de identificacin de la pliza. Valor por defecto ser el que este asignado en Control de Pliza. Campo no editable. Descripcin: campo tipo alfanumrico, que muestra la descripcin ingresada en Control de Pliza. Campo no editable. Tipo de Pliza: campo tipo texto, muestra el tipo de pliza seleccionado en Control de Pliza. Campo no editable.
Se muestra la tabla Familiares con las siguientes columnas:
Rg: es un nmero correlativo, que permite enumerar a los familiares asociados a la pliza. Cdigo Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de bsqueda asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador y seleccione al trabajador que desea asociar a sus familiares a la pliza. Estado: muestra el estado del trabajador. Solo se consideran los trabajadores con estado Activo, Otros y Por liquidar. Cdigo Grupo Familiar: presione la tecla F2 que muestra la ventana de bsqueda asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Grupo familiar y seleccione al familiar que desea asociar a la pliza. CI: muestra la cdula de identidad del familiar.
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Nombres y Apellidos: columna de tipo alfanumrico, almacena los nombres y apellidos del familiar. Fecha Nac.: campo tipo fecha, que muestra la fecha de nacimiento del familiar. Parentesco: muestra el vinculo filiar entre el trabajador y el familiar. Sexo: muestra el gnero del familiar del trabajador. Incorporacin: campo tipo fecha en donde se establece la fecha de inclusin del familiar en la pliza. Desincorporacin: campo tipo fecha en donde se establece la fecha de exclusin del familiar de la pliza. % Trabajador: campo alfanumrico, cuyo rango es de 0 al 100%. Valor por defecto ser el que este seleccionado en Control de pliza. % Patronal: campo alfanumrico, cuyo rango es de 0 al 100%. Valor por defecto ser el que este seleccionado en Control de pliza. Monto pliza: campo alfanumrico, donde se coloca el monto total del costo de la pliza para ese familiar/persona. Monto mensual trab.: campo alfanumrico, editable el cual ser calculado de la siguiente manera: (( Mto * % trabajador)/100)/12) = resultado Mto mensual.
Campo de Trabajador muestra dos botones: : botn que permite exportar el Monto mensual del trab.. El campo destino ser el indicado en la pantalla Control de Pliza llamado Familiares del grupo Campos del trabajador (para deduccin): este botn permite traer del Campo del trabajador seleccionado, el Monto mensual trab. que este asignado en el campo y permitir actualizar los datos en Pliza por Trabajador.
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Beneficio Social
Descripcin General En ste modulo podr registrar beneficios otorgados al trabajador, que no son incluidos en el clculo de prestaciones, utilidades, liquidaciones y vacaciones. Tales como becas de estudios, guardera, etc. As como buscar, modificar y eliminar los datos de los beneficios otorgados a trabajadores previamente registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Para registrar un beneficio a un trabajador es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
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Cdigo: asigne un cdigo nico identificador para el beneficio, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del beneficio, campo alfanumrico requerido de mximo sesenta (60) caracteres. Inactivo: casilla de verificacin, que indica si el beneficio no se encuentra activo. Valor por defecto destildado. Emisin: campo tipo fecha, para indicar la fecha de emisin del beneficio, valor por defecto fecha actual. Tipo: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida y seleccione el Tipo de beneficio socia que desea registrar. Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador, y seleccione al que desea otorgarle el beneficio. Grupo familiar: en caso de que el beneficio se otorgue a un familiar del trabajador, debe presionar F2 para seleccionar de la lista desplegable al familiar previamente registrado. Valor por defecto vaco. Empresa de servicio: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Empresa de servicio. Comentario: campo tipo texto sin limite de caracteres, para ingresar algn comentario sobre el beneficio otorgado al trabajador. Monto total: ingrese el monto del beneficio. Campo numrico, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Valor por defecto 0 % a cancelar: campo numrico donde se reflejara de forma automtica el porcentaje
a cancelar por la empresa del monto total del beneficio, al colocar el Monto a cancelar. Monto a cancelar: campo numrico donde se reflejara de forma automtica el monto a cancelar por la empresa, al colocar el % a cancelar.
Frecuencia: seleccione de la lista desplegable la frecuencia de pago del beneficio (Semanal, Quincenal, Mensual, Pago nico). Los valores de la lista pueden ser editados desde la Herramienta de Administracin en la opcin Tablas Fijos, grupo FR. Fecha prximo pago: campo tipo fecha, que indica la fecha del prximo pago del beneficio en base a la frecuencia indicada.
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Generacin de Beneficio Social

Descripcin General En ste mdulo podr generar la sumatoria de todos los beneficios otorgados a un trabajador a un grupo de trabajadores pertenecientes a un contrato, departamento o ubicacin. Una vez efectuado el cierre podr imprimir la generacin y efectuar los pagos correspondiente a cada trabajador . Introduzca los filtros necesarios en la pestaa General:
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Nmero: es un campo numrico entero positivo, de mximo diez dgitos (10) de longitud con el que se identifica generacin de beneficio. Al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir de la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento. (ver, Consecutivos ). Descripcin: campo tipo alfanumrico de mximo sesenta caracteres (60) donde se coloca el nombre de la generacin de beneficio. Contrato: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla contrato y seleccione el contrato por el cual desea filtrar la generacin de beneficio. Campo requerido. Departamento: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla departamento y seleccione el departamento por el cual desea filtrar la generacin de beneficio. Ubicacin: tambin puede hacer uso del filtro ubicacin, presione la tecla F2 y en la pantalla de Bsqueda Asistida seleccione la ubicacin por la cual desea filtrar. Trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla trabajador y seleccione al que se le desea realizar la generacin de beneficio. Tipo: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida y seleccione el tipo de beneficio social. Nro Transferencia: campo numrico entero positivo, de mximo diez (10) dgitos de longitud. Hace referencia al nmero de transferencia realizada, en el proceso de integracin con Profit Administrativo. Campo no editable A la fecha: campo tipo fecha para indicar la fecha de generacin, valor por defecto fecha actual.
Presione e l botn para realizar la generacin los datos sern anexados a la tabla Beneficios, bajo las condiciones de los filtros introducidos en la pantalla. El botn bloquea todos los campos del registro, colocndolos no editables y calcula la Fecha prximo pago del Beneficio Social segn la frecuencia indicada . Se muestra la tabla Beneficios con las siguientes columnas:
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Rg: nmero correlativo, que enumera a los beneficios social sin carcter salarial A la fecha indicada. Campo no editable. Ben. social: hace referencia al cdigo del beneficio social sin carcter salarial relacionado con el trabajador. Campo no editable Tipo: hace referencia al campo tipo de beneficio definido en el registro de beneficio social sin carcter salarial relacionado con el trabajador. Campo no editable
Empresa: hace referencia al campo empresa de servicios, definido en el registro de beneficio social sin carcter salarial relacionado con el trabajador. Campo no editable Cdigo: muestra el cdigo del trabajador que se encuentra relacionado al registro de beneficio social sin carcter salarial. Campo no editable Trabajador: nombre y apellido del trabajador que se encuentra relacionado al registro de beneficio social sin carcter salarial. Campo no editable Emisin: hace referencia a la fecha de emisin del beneficio. Campo no editable Nro. docum : campo de tipo alfanumrico, de mximo 30 caracteres de longitud. Campo editable para ingresar datos adicionales que requiera. Ejemplo: N de factura, N de recibo . Monto: hace referencia al monto a cancelar que se encuentra relacionado al registro de beneficio social sin carcter salarial. Campo no editable Mov Banco: muestra el nmero de movimiento de banco generado al realizar la transferencia con Profit Administrativo. Campo no editable. Ord.Pago: indica el nmero de orden de pago generada al realizar la transferencia con Profit Administrativo . Campo no editable. Totales: campo numrico entero positivo, de mximo doce (12) dgitos de longitud. Hace referencia al monto total de beneficios. Valor por defecto 0. Campo no editable.
Tipo de prstamo
Descripcin General Esta opcin permite crear la clasificacin utilizada para almacenar datos de prstamos de forma agrupada, lo que permite ubicarlo en un tipo determinado; as como consultar, modificar y eliminar los tipos de prstamos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas.
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Para incluir un tipo de prstamo es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: asigne un cdigo nico identificador del

alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres.
tipo de prstamo, campo
Descripcin: nombre del tipo de prstamo, campo alfanumrico requerido de mximo sesenta (60) caracteres.
Sugerencias 1. No es posible eliminar un tipo de prstamo que este asociado a un prstamo.
Tipo de beneficio social

Descripcin General En sta opcin podr crear clasificaciones para los beneficios que se otorgarn al trabajador tales como guardera, beca de estudio, etc. As como buscar, modificar y
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eliminar los datos de los tipos de beneficios que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas Cada tipo de beneficio social tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General :
Cdigo: asigne un cdigo nico identificador del tipo de beneficio social, campo
alfanumrico requerido, de mximo ocho(8) caracteres.
Descripcin: nombre de la tarifa, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Campo requerido.
Sugerencias 1. No es posible eliminar un tipo de beneficio que posea asociado un beneficio social.
Empresa de servicio
Descripcin General Esta opcin le permitir registrar empresas aseguradoras, guarderas, institutos universitarios, entre otras que prestan sus servicios de forma directa o indirecta a la empresa; as como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya estn registradas, haciendo uso de la barra de herramientas.
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Cada empresa de servicio tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: es un campo requerido alfanumrico de ocho (8) caracteres, permite guardar el cdigo con el cual estar identificada la empresa. Descripcin: campo requerido alfanumrico de 60 caracteres, que permite agregar el nombre de la empresa de servicio. Fecha del registro: campo tipo fecha. Valor por defecto la fecha actual del registro. RIF: campo requerido, alfanumrico de diecisis (16) caracteres, para ingresar el nmero de registro de identificacin fiscal de la empresa. Direccin: es un campo sin lmite de caracteres, en donde podr ingresar la direccin de la empresa. Telfonos: campo de tipo alfanumrico de 60 caracteres, donde podr ingresar los telfonos de la empresa.
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Contacto: ingrese en este campo el nombre del contacto en la empresa de servicio, campo de tipo alfanumrico de 60 caracteres. Telfono de contacto: es un campo de tipo alfanumrico de 60 caracteres, en donde se coloca los telfonos de la empresa de servicio. Direccin de contacto: es un campo de tipo sin lmite de caracteres, en donde se coloca la direccin del contacto de la empresa.
Sugerencias 1. No es posible eliminar una empresa de servicios que este asociada a un beneficio social.
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Captulo 8: Reclutamiento
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CAPTULO 8: Reclutamiento
Sntesis En este captulo se explican las pantallas y funcionalidades disponibles para la configuracin de seleccin de personal para su empresa. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual muestra la ayuda correspondiente a la opcin en la que se est trabajando y puede ser activado presionando la tecla F1.
Candidato
Descripcin General En esta opcin podr registrar a las persona que aspiran a un cargo dentro de su empresa, as como consultar, modificar y eliminar los candidatos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas . Para incluir un candidato es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
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Cdigo: asigne un cdigo nico identificador del candidato, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho(8) caracteres. Cdula: contiene dos botones de opcin (V y E) para indicar la nacionalidad del candidato. Contiene un campo numrico para indicar el nmero de cdula de identidad del candidato. Nombres: campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres para indicar los nombre del candidato. Apellidos: campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres para indicar los apellidos del candidato.
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Datos Personales Fecha nacimiento: campo tipo fecha para indicar la fecha de nacimiento del candidato. Por defecto muestra la fecha actual. Lugar de nacimiento: campo alfanumrico de mximo cincuenta (50) caracteres para indicar el lugar de nacimiento del candidato. Sexo: campo de lista desplegable que muestra los valores de Sexo de la tabla fijos: Femenino, Masculino. Fecha de registro: campo tipo fecha para indicar la fecha de registro del candidato. Por defecto muestra la fecha actual del sistema. Nivel acadmico: campo de lista desplegable que muestra los valores de Nivel acadmico de la tabla fijos: Analfabeta, Primaria, Secundaria, Tcnica, Superior, Postgrado. Estado civil: lista desplegable que muestra los valores de Estado civil de la tabla fijos: Soltero(a), Casado(a), Divorciado(a), Viudo(a). Estado: seleccione de la lista desplegable el estado del trabajador: Activo o Inactivo. Profesin: campo de lista desplegable que muestra los valores de Profesiones de la tabla fijos. Estado: campo de texto de (20) caracteres para indicar el estado donde vive el candidato. Municipio: campo alfanumrico de veinte (20) caracteres para indicar el municipio donde vive el candidato. Parroquia: campo alfanumrico de veinte (20) caracteres para indicar la parroquia donde vive el candidato. Direccin: campo alfanumrico de sesenta (60) caracteres para indicar la direccin de habitacin donde vive el candidato. Telfonos: campo alfanumrico de cien (100) caracteres para indicar los telfonos del candidato. Correo electrnico: campo alfanumrico de sesenta (60) caracteres para indicar el correo electrnico del candidato.
Datos Mdicos: Peso: campo numrico de ocho (8) enteros con tres (3) decimales, para indicar el peso del candidato. Estatura: campo numrico ocho (8) enteros con dos (2) decimales, para indicar
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la estatura del candidato. Zurdo: casilla de verificacin para indicar si el candidato es zurdo, por defecto se muestra desmarcada. Grupo sanguneo: lista desplegable que muestra los valores de Grupo sanguneo de la tabla Fijos, para indicar el grupo sanguneo del candidato. Alergias: campo sin limite de carcter, para indicar a que es alrgico el candidato. Enfermedades padecidas : campo sin limite de carcter, para indicar las enfermedades que ha padecido el candidato. Persona con d iscapacidad: casilla de verificacin para indicar si el candidato sufre alguna discapacidad. Por defecto esta des marcado. Y los siguientes campos se habilitan cuando est seleccionada la casilla: o Cdigo certificacin: campo alfanumrico de mximo doce (12) caracteres para indicar el cdigo del certificado del candidato. o Fecha expedicin: campo tipo fecha para indicar la fecha de expedicin del carnet de discapacidad. Por defecto muestra la fecha actual. o Fecha vencimiento: campo tipo fecha para indicar la fecha de vencimiento del carnet de discapacidad. Por defecto muestra la fecha actual. o Tipo: campo de lista desplegable que muestra los valores de Tipo de Discapacidad de la tabla fijos: Adquirida, Congnita, Hereditaria. Por defecto se muestra en blanco. o Clasificacin: campo de lista desplegable que muestra los valores de Clasificacin de Discapacidad de la tabla fijos: Visual, Intelectual, Auditiva, Mltiple, Fsico-Motora. Por defecto se muestra en blanco. o Tratamiento: campo sin limite de caracteres, para indicar el tratamiento que recibe el candidato discapacitado. o Observaciones: campo sin limite de caracteres para indicar cualquier observacin adicional del candidato discapacitado.
Para incluir/consultar/modificar informacin sobre el candidato que esta en pantalla haga uso de los botones : : esta opcin le permite registrar la experiencia acadmica del candidato.
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Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Estudio: columna de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar el nombre del estudio realizado por el candidato. Campo Obligatorio. Instituto/Universidad: campo de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar el nombre del instituto o universidad donde fue realizado el estudio. Campo Obligatorio. Fecha inicio: columna de tipo fecha, para indicar la fecha en la que inici el estudio el candidato. Campo Obligatorio. Fecha fin: columna de tipo fecha, para indicar la fecha en que culmin el estudio el trabajador. Grado aprobacin: columna de tipo alfanumrico para indicar el grado de aprobacin. Ttulo obtenido: columna de tipo alfanumrico para indicar el nombre del ttulo obtenido por el candidato. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional, por defecto al crear un registro se muestra vaca.
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: esta opcin le permite registrar en el sistema la experiencia laboral del candidato.
Se muestra una tabla con las siguientes columnas: Rg: nmero correlativo que indica el nmero del rengln. Empresa : en la columna de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, indique el nombre de la empresa donde el trabajador prest sus servicios. Campo obligatorio. Direccin: campo de tipo alfanumrico de sesenta (60) caracteres, para indicar la direccin de la empresa donde el candidato presta() servicios. Telfonos: en la columna de tipo alfanumrica de treinta (30) caracteres indique el nmero de telfono de la empresa donde el candidato presta() servicios. Empleo actual: campo de lista desplegable que muestra los valores de SI/NO para indicar si el candidato aun presta sus servicios en la empresa. Cargo ocupado: indique en la columna de tipo alfanumrico de sesenta (60)
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caracteres, el cargo ocupado en la empresa. Campo obligatorio. Funciones: columna sin limite de caracteres, para indicar las funciones realizadas en la empresa donde el candidato presta() servicios . Fecha de ingreso: columna de tipo fecha, para indicar la fecha en la que inici sus labores en la empresa donde presta() servicios. Campo obligatorio. Fecha de egreso: columna de tipo fecha, para indicar la fecha en la que culmino sus labores en la empresa donde prest servicios. Campo obligatorio. Motivo de egreso: campo tipo carcter de mximo sesenta (60) caracteres para indicar el motivo de retiro. Campo obligatorio. Salario: campo tipo numrico para indicar el monto del salario que percibe en la empresa donde presta() servicios el candidato. Supervisor: campo tipo carcter de sesenta (60) caracteres, para indicar el nombre del supervisor del candidato en la empresa donde presta() servicios. Campo 1,2,3,4,5: columna de tipo alfanumrica para mostrar informacin adicional, por defecto al crear un registro se muestra vaca.
: botn que despliega la pantalla dinmica del currculo vitae para registrar el resumen curricular que tiene el aspirante. La pantalla curriculum puede ser configurada desde la herramienta de administracin (Ver, Generar plantilla del Captulo 12: Herramienta de Administracin ). El sistema muestra por defecto la pantalla que se muestra a continuacin:
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: este botn despliega la pantalla Exportar a Trabajador. Transfiere los datos contenidos en los campos de candidato, a la pantalla Trabajador.
Cdigo Trabajador: indica el cdigo nico que identificar al candidato en la tabla Trabajador al ser exportado. En caso de que el cdigo ya exista en la tabla, se muestra un mensaje de error el cual indica que debe modificar el cdigo a exportar. Una vez exportado el candidato a la tabla trabajador el cdigo del mismo queda registrado en el campo Candidato de la pestaa Datos Institucionales.
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: este botn va a desplegar la pantalla Postulacin, en la cual podr consultar todas las postulaciones de un candidato, realizadas desde la pantalla Detalle de Requisicin de Personal.
Se muestra la tabla Requisicin de Personal con las siguientes columnas : Rg: columna tipo numrico, cuyo valor por defecto es el valor del campo Nmero de la Requisicin de Personal. Fecha columna tipo fecha, que muestra la Fecha de registro de la Requisicin de Personal. Cargo: mues tra el nombre del cargo registrado en la Requisicin de Personal. Resultado: muestra el resultado registrado en la pantalla Detalle de Requisicin de Personal.
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Sugerencias 1. 2. 3. No es posible eliminar un candidato que este postulado en una requisicin. No es posible eliminar un candidato que este exportado a la tabla Trabajador. Es posible que un candidato este postulado en varias requisiciones de personal.
Requisicin de personal
Descripcin General Esta opcin permite efectuar el requerimiento de personal que desempee funciones identificadas en determinados cargos dentro de su empresa, as como consultar, modificar y eliminar requisiciones que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Para incluir una requisicin es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
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Nmero: un campo numrico entero positivo, de mximo diez dgitos (10) de longitud con el que se identifica la requisicin de personal. Al crear un registro ste valor ser automticamente asignado por el sistema, a partir de la informacin registrada en la opcin Consecutivos del mdulo Mantenimiento (ver, Consecutivos ). Descripcin: es un campo alfanumrico requerido, de mximo sesenta (60) caracteres, para ingresar el nombre de la requisicin . Fecha de registro: campo de tipo fecha, cuyo valor por defecto ser la fecha actual.
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Solicitante : presione la tecla F2 que muestra la ve ntana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador y seleccione a al trabajador que desea reclutar personal. Campo requerido. Solicitud por : motivo por el cual desea realizar la solicitud . o Vacante: seleccione esta opcin si la requisicin se est registrando debido a una vacante en la empresa. o Nuevo c argo: seleccione esta opcin si la requisicin se est registrando debido a la creacin de un nuevo cargo en la empresa. Tipo de contrato: campo de tipo lista que contiene los valores de la tabla Fijos: Fijo y Temporal, para indicar el tipo de contrato al que estar asociado el cargo solicitado. Cantidad: campo de tipo numrico entero, para indicar la cantidad de personal requerido para el cargo solicitado. Cargo solicitado: presione la techa F2 y seleccione de la ventana de Bsqueda Asistida el cargo que desea solicitar. Campo requerido. Departamento: campo no editable que muestra el departamento asociado al cargo seleccionado en el campo Cargo solicitado. Ubicacin: presione la techa F2 y seleccione de la ventana de Bsqueda Asistida la ubicacin del cargo que desea solicitar. Campo requerido. Fecha deseada: campo de tipo fecha, para indicar a l fecha deseada para el ingreso del recurso. El valor por defecto del campo es la fecha actual. Observacin: campo sin limite de caracteres que permite indicar comentarios adicionales acerca de la requisicin Estado de la requisicin: o Estado : campo de tipo lista desplegable con los valores de la tabla fijos Abierta, En progreso, Aplazado, y Cerrada. Seleccione la opcin correspondiente al esta de la requisicin. o Fecha : campo de tipo fecha, cuyo valor por defecto muestra la fecha actual. o Comentarios: campo sin limite de caracteres, que permite ingresar comentarios adicionales acerca del estatus de la requisicin.
:presione este botn para ingresar a la pantalla Detalle de Requisicin de Personal.
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Requisicin: muestra por defecto el nmero y la descripcin del registro activo en la pantalla Requisicin de Personal. Este campo por defecto est bloqueado, es decir, no puede ser modificado. Cargo: muestra por defecto el cdigo y la descripcin del cargo solicitado que est asociado al registro activo en la pantalla Requisicin de Personal. Este campo por defecto est bloqueado, es decir, no puede ser modificado. Cantidad solicitada : campo de tipo numrico no editable, que muestra la cantidad de personal que se requiere para el cargo, indicado en el campo Cantidad del registro activo en la pantalla Requisicin de Personal. Seleccionados: campo de tipo numrico que muestra la cantidad total de aspirantes que tengan asignado el resultado Seleccionado. Elegibles: campo de tipo numrico que muestra la cantidad total de aspirantes
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que tengan asignado el resultado Elegible para determinado cargo (requisicin). No Elegibles: campo de tipo numrico que muestra la cantidad total de aspirantes que no son elegibles para determinado cargo (requisicin). Total aspirantes: campo de tipo numrico que muestra la cantidad total de aspirantes a determinada requisicin de personal; esta informacin corresponde a la sumatoria de los campos Seleccionados, Elegibles y No Elegibles .
Se muestra la tabla Aspirantes con las siguientes columnas que muestra informacin de las entrevistas asociadas al registro activo en la pantalla Requisicin de Personal: Rg: columna de tipo numrico entero, muestra el nmero del rengln. Cdigo responsable: columna de tipo alfanumrico, que contiene una lista de valores que muestra el cdigo de los trabajadores registrados en el sistema, para seleccionar la persona responsable de la requisicin. Nombre responsable: columna de tipo alfanumrico, que muestra el nombre del trabajador indicado en la columna Cdigo responsable. Cdig o c andidato: columna de tipo alfanumrico, que contiene una lista de valores que muestra los candidatos registrados en el sistema, para seleccionar a la persona a postular al cargo. Cdigo t rabajador: columna de tipo alfanumrico, que contiene una lista de valores que muestra el cdigo de los trabajadores registrados en el sistema, para seleccionar al trabajador a postular al cargo. Nombre candidato: columna de tipo alfanumrico, que muestra el nombre del trabajador o candidato seleccionado en las columnas Cdigo candidato Cdigo trabajador. Esta columna de slo lectura. Fecha inicial : columna de tipo fecha para ingresarla fecha de la primera entrevista. Fecha final: columna de tipo fecha para ingresar la fecha de la ltima entrevista. Resultado: columna tipo lista desplegable con los valores: Elegible, No Elegible, Seleccionado, para indicar el resultado final de la entrevista. Comentarios: columna de tipo alfanumrico, que permite ingresar comentarios adicionales acerca de la requisicin.
: botn que despliega la pantalla Entrevista, la cual permite registrar de forma detallada, todas las entrevistas efectuadas a cada aspirante.
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Candidato: muestra por defecto el cdigo y nombre seleccionado en la seccin Aspirantes de la pantalla Detalle de Requisicin de Personal. Campo no editable. Requisicin: muestra por defecto el cdigo y la descripcin del registro activo en la pantalla Resumen de Requisicin de Personal. Campo no editable. Cargo: muestra por defecto el cdigo y la descripcin del cargo solicitado que est asociado al registro activo en la pantalla Resumen de Requisicin de Personal. Este campo por defecto est bloqueado.
Se muestra la tabla Detalle con las siguientes columnas que muestra informacin de las entrevistas asociadas al aspirante seleccionado en la pantalla Resumen de Requisicin de Personal: Rg: columna de tipo numrico entero, muestra el nmero del rengln. Cd. Responsable: columna de tipo alfanumrico, que contiene una lista de valores que muestra el cdigo de los trabajadores registrados en el sistema. Seleccione de la lista al trabajador/persona que realiz la entrevista. Nombre responsable: columna de tipo alfanumrico requerido, que muestra el
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nombre del trabajador indicado en la columna Cdigo responsable. Fecha: campo para indicar la fecha de realizacin de la entrevista. Resultado: columna tipo lista desplegable con los valores: Elegible, No Elegible, Seleccionado; para indicar el resultado final de la entrevista. Comentarios: columna de tipo alfanumrico sin limite de caracteres, que permite ingresar comentarios adicionales acerca de la entrevista.
: botn que despliega la pantalla dinmica de Evaluacin Pre-empleo que permite registrar las evaluaciones previamente realizadas a un aspirante. La pantalla Evaluacin Pre-empleo puede ser configurada desde la herramienta de administracin (Ver, Generar Plantilla del Captulo 12: Herramienta de Administracin ). El sistema trae por defecto la siguiente pantalla:
: botn que despliega la pantalla dinmica de las condiciones de trabajo que se aplican a un aspirante. Puede ser configurada desde la herramienta de administracin (Ver Generar plantilla del Captulo 12 Herramienta de Administracin ). El sistema trae por defecto la siguiente pantalla:
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Sugerencias 1. No es posible eliminar una requisicin que tenga candidatos postulados. 2. Una vez postulados candidatos a una requisicin de personal, no puede ser modificada la informacin que la conforma.
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Captulo 9: Formacin
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CAPTULO 9: Formacin
Sntesis En este captulo se explican las ventanas que le permitirn realizar la planificacin de cursos de capacitacin para los trabajadores de su empresa. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual muestra la ayuda correspondiente a la opcin en la que se est trabajando y puede ser activado presionando la tecla F1.
Curso
Descripcin General Esta opcin le permite registrar los cursos de capacitacin especializada que puede realizar un trabajador, as como buscar, modificar y eliminar los datos de cursos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Para registrar un curso es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General :
Cdigo: asigne un cdigo nico identificador del curso, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho(8) caracteres.
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Descripcin: campo alfanumrico requerido, de mximo sesenta (60) caracteres, para ingresar el nombre del curso. Tipo: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Tipo de Curso , seleccione el tipo que agrupara al curso. Modalidad: campo de seleccin para indicar si el curso ser dictado dentro o fuera de la empresa.
Sugerencias 1. Antes de crear un curso debe estar creado el Tipo que se le va asignar al nuevo curso. 2. No es posible eliminar un curso que este asociado a una Planificacin
Planificacin de curso
Descripcin General Esta opcin le permite organizar de forma detallada los cursos que sern dictados a los trabajadores de su empresa , as como consultar, modificar y eliminar los datos de cursos planificados que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Para registrar una planificacin necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General :
Captulo 9: Formacin
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Cdigo: asigne un cdigo nico identificador de la planificacin, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho(8) caracteres. Descripcin: campo alfanumrico requerido, de mximo sesenta (60) caracteres, para ingresar el nombre de la planificacin por curso. Curso: al presionar la tecla F2 se muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Curso; seleccione el curso que desea planificar. Instructor: campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres para indicar el nombre del instructor del curso. Ubicacin fsica: : campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres para indicar ubicacin/direccin donde se impartir el curso . Fecha inicio: campo tipo fecha para indicar la fecha de inicio del curso. Fecha fin: campo tipo fecha para indicar la fecha de inicio del curso. Hora inicio: es un campo tipo hora, para indicar la hora de inicio del curso. Hora fin: es un campo tipo hora, para indicar la hora fin del curso. Comentario : es un campo sin lmite de caracteres, donde podr ingresar comentarios de la planificacin.
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Una vez guardado los datos bsicos del registro, presione el botn para asociar los trabajadores que participaran en dicho curso.
Se muestra una tabla Trabajadores por Curso donde debe ingresar los siguientes datos por trabajador: Cdigo trabajador: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla Trabajador; y seleccione el trabajador que participara en el curso. Nombre trabajador: muestra el nombre del trabajador seleccionado. Confirmado: columna tipo lista para confirmar la asistencia del trabajador al curso. Culmin: columna donde se indica si el trabajador culmin el curso. Certificado obtenido: columna alfanumrica para indicar el nombre del certificado obtenido. Calificacin final: columna de tipo alfanumrica para indicar la nota obtenida por el trabajador en el curso. Campo 1, 2,5: columna de tipo alfanumrica para registrar informacin adicional al curso.
Captulo 9: Formacin
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Sugerencias 1. No es posible eliminar una planificacin que este asociada a trabajadores.
Tipo de Curso
Descripcin General Esta opcin permite crear la clasificacin utilizada para almacenar datos del curso de forma agrupada, lo que permite ubicarlo en un tipo determinado; as como consultar, modificar y eliminar los tipos de cursos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Para incluir un tipo de curso es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta General:
Cdigo: asigne un cdigo nico identificador del tipo de curso, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho(8) caracteres. Campo requerido.
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Descripcin: nombre del tipo de curso, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres. Campo requerido.
Sugerencias 1. No es posible eliminar un tipo de curso que este asociado a un Curso.
Captulo 10: Integracin
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CAPTULO 10: Integracin

Sntesis En este captulo se explican las principales opciones y procesos para el manejo de la integracin de los sistemas contabilidad, administrativo y nmina. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el Manual Electrnico del Sistema, el cual puede ser activado presionando la tecla F1, la cual activar la ayuda correspondiente a la opcin en la que se est trabajando.
Regla de Integracin
Descripcin General Las reglas de integracin son las encargadas de ejecutar la contabilizacin de los documentos y transacciones registradas en Profit Plus Nmina. La contabilizacin se ejecuta utilizando el proceso Contabilizar Datos de Nmina , y dicho proceso dispara la ejecucin de las reglas de integracin. Esta opcin le permite: Consultar las reglas de integracin que trae incorporadas el sistema de nmina. Modificar dichas reglas de integracin para cambiar su funcionamiento. Agregar nuevas reglas de integracin para contabilizar situaciones particulares de la empresa. Eliminar una o varias reglas de integracin.
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Para contabilizar los recibo de nmina, el sistema ejecuta todas las Reglas de Integracin que estn definidas para dicho tipo de documento y cada una de dichas reglas genera un a siento contable. As por ejemplo, en el caso de los Recibos de Nmina el sistema viene con seis (6) reglas pre-definidas para generar los asientos correspondientes a: Neto pagado, Asignaciones, Deducciones, Retenciones, Otros (Debe), Otros (Haber).
Cada regla de integracin genera un asiento en un comprobante de diario y por lo tanto cada regla contiene todo lo necesario para crear el asiento. Cada regla tiene asociado un nmero que la identifica, un tipo que define el tipo de documento que va a contabilizar la regla (Recibo de Nmina, Recibo de Nmina Renglones, etc.), una descripcin que describe la funcionalidad de la regla y un destino que define si el asiento que genera la regla va al Debe o al Haber de la cuenta contable involucrada.
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Adem s cada regla tiene asociadas seis (6) ventanas de expresiones que definen: Aplicar cuando: La expresin contenida en esta ventana define en qu casos, dentro de los documentos definidos por el tipo de la regla, aplica la misma (es decir cuando genera el asiento). Si no hay ninguna expresin se asume que la regla aplica siempre. Monto del asiento contable: La expresin contenida en esta ventana define de donde se sacar el monto del asiento contable que se va a generar. Cuenta de Gasto: la expresin contenida en esta ventana define de donde se sacar el atributo Cuenta de gasto. Distr. Por Centros de Costo: La expresin contenida en esta ventana define de donde se va a sacar el atributo Centro de costo y su distribucin. Descripcin del asiento: La expresin contenida en esta ventana define la descripcin que va a tener, dentro del comprobante de diario, el asiento que se va a generar. Cuenta Contable: La expresin contenida en esta ventana define los lugares en los que la regla va a buscar la cuenta contable involucrada en el asiento. Para modificar las expresiones de las reglas de integracin debe hacer uso del generador de expresiones, el cual se activa al hacer clic sobre el botn:
Preguntas ms Frecuentes Qu son las reglas de integracin? Las Reglas de Integracin son las encargadas de ejecutar la contabilizacin de los documentos y transacciones registradas en Profit Plus Nmina. La contabilizacin se ejecuta aplicando el proceso Contabilizar Datos de Nmina , y dicho proceso dispara la ejecucin de las reglas de integracin. Se pueden modificar las reglas de integracin? Las Reglas de Integracin que trae incorporadas el sistema pueden ser modificadas para cambiar su funcionamiento, empleando la opcin Regla de integracin . Los aspectos que pueden ser modificados en una regla son:
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Cuando aplica la regla. Monto del asiento contable. Cuenta de gasto a usar. Centro de costo a usar y su distribucin. Descripcin (comentario) del asiento a generar. Cuenta contable que va a ser afectada
Para modificar alguno de los aspectos mencionados, debe modificar la expresin correspondiente para lo cual puede utilizar el Generador de expresiones que trae incorporado el sistema.
Sugerencias 1. 2. Las reglas de integracin slo se usan cuando Profit Plus Nmina est instalado y se requiere que funcionen integrado a Profit Plus Contabilidad. Es necesario que antes de efectuar la contabilizacin de los documentos se disee la estrategia a seguir para efectuar la misma. Para dicho fin es importante analizar y comprender las reglas de integracin que tiene incorporadas el sistema. Uno de los aspectos ms importantes a considerar durante dicho diseo es definir de dnde va a tomar el proceso de contabilizacin la cuenta contable para cada asient o a ser generado. Las reglas de integracin estn configuradas para buscar la cuenta contable cumpliendo el siguiente orden: a. b. Busca la cuenta contable en el recibo. Se ubica la cuenta contable en la tablas relacionadas con el recibo en el siguiente orden: - Concepto - Trabajador - Ubicacin Finalmente busca la cuenta contable en las cuentas de integracin del sistema Contabilidad.
3.
c. 4.
Las reglas de integracin vienen configuradas para rastrear la cuenta de gasto y el centro de costo cumpliendo el mismo orden que a plica para las cuentas contables,
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excepto que en ltima instancia en vez de buscar en las cuentas de integracin, la exploracin se hace en la propia cuenta contable involucrada en el asiento. 5. 6. Si al efectuar la integracin, la regla no consigue una cuenta contable, el sistema emite un mensaje de alerta y no se genera el asiento asociado a la regla. Las reglas de integracin pueden ser modificadas, por lo cual si lo desea puede hacer, entre otras cosas, que la regla busque la cuenta contable cumpliendo un orden diferente al pre-establecido. Cuando se est contabilizando un documento contra una cuenta contable que maneja monedas y/o tipo de documento y/o fecha de documento y/o auxiliares la regla de integracin genera el asiento tomando en cuenta la asignacin de un valor a dichos atributos. En el caso de estos atributos la informacin es tomada, por la regla, del documento o transaccin que se est contabilizando. Cuando agregue una nueva regla debe tomar en cuenta cuando va a aplicar dicha regla, para as evitar que dado un documento se ejecuten dos (2) reglas con la misma finalidad y, por lo tanto, se genere un asiento duplicado. Consulte las Reglas de Integracin pre-cargadas en el Apndice del presente Manual.
7.
8.
9.
10. Si necesita crear una nueva regla de integracin y tiene caractersticas similares a otra regla, emplee la opcin Heredar caractersticas al incluir, y de esa forma, se crear un registro nuevo con la misma informacin.
Contabilizar
Descripcin General Esta opcin le permite realizar la contabilizacin de los documentos almacenados en Profit Plus Nmina. Al efectuar la contabilizacin el sistema genera un comprobante de diario el cual contendr todos los asientos asociados a los documentos que se contabilizaron. Para efectuar la integracin de los documentos de nmina, es
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necesario crear un registro de contabilizacin, con la configuracin del proceso a llevar a cabo, indicando los siguientes datos: 1. 2. 3. 4. 5. Rango de fechas a contabilizar. Agrupamiento de los asientos en el comprobante. Validaciones a efectuar durante la contabilizacin. Orden de contabilizacin de los documentos. Documentos que se van a contabilizar.
Una vez efectuado el registro de contabilizacin, es necesario procesarlo, empleando el botn Procesar, para que as el sistema dispare la ejecucin de las reglas de integracin, las cuales son las encargadas de ejecutar la contabilizacin de los documentos y transacciones registradas en Profit Plus Nmina. Para contabilizar un documento dado, por ejemplo un Recibo de Nmina, el sistema ejecuta todas las Reglas de Integracin que estn definidas para dicho tipo de documento y cada una de dichas reglas genera un asiento contable. El orden a cumplir para efectuar la contabilizacin, puede ser:
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1. 2.
Fecha-Tipo de Documento-Referencia del documento. Tipo de documento-Referencia del documento-Fecha.
Antes de iniciar el proceso de contabilizacin, el sistema preguntar si desea que contine hasta el final en caso de ocurrir un error; es decir, si responde negativamente y durante el proceso una regla de integracin no consigue la cuenta contable en ningn sitio, el sistema no genera el asiento asociado a la regla, pero genera el comprobante con los asientos hasta el da anterior al problema. Por otro lado, si responde afirmativamente, el sistema continuar con la contabilizacin de los otros das. Al contabilizar y generar un asiento sobre una cuenta el sistema registrar adems del monto a debitar o acreditar , la descripcin del asiento y el centro de costo, el valor para todas aquellas propiedades o atributos que maneja la cuenta contable. Cada vez que se procesa la contabilizacin de un grupo de documentos, el sistema genera, el comprobante de tipo diario, cuya descripcin ser la misma indicada en el registro de contabilizacin y su origen CON, de esta forma podr ser diferenciado del resto de los comprobantes de diario. Al presionar el botn Desprocesar, el sistema elimina el comprobante de diario asociado y reversa todas las acciones segn las condiciones seleccionadas. El comprobante de diario que se genera al contabilizar puede tener alguno de los siguientes agrupamientos: Ninguno: En este caso el sistema genera un asiento individual por cada regla de integracin que es ejecutada. Global: En este caso el sistema agrupa en uno slo todos los asientos que debitan una cuenta dada. Lo mismo es realizado con todos los asientos que acreditan a la cuenta. Por lo tanto no se generan ms que dos (2) asientos por cuenta contable. Trabajador: En este caso el sistema agrupa en uno slo todos los asientos que involucran a una cuenta dada y un mismo trabajador.
Las condiciones que sern tomadas en cuenta para generar el comprobante, pueden ser las siguientes :
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Slo documentos no contabilizados previamente: Esta opcin slo toma en cuenta para la contabilizacin, todos aquellos documentos de los tipo seleccionados que no han sido contabilizados previamente. Marcar documentos contabilizados: Los documentos de Profit Administrativo y/o Nmina que han sido marcados como contabilizados, no pueden ser modificados en dichos sistemas. Esta opcin permite marcar los documentos en ambos sistemas, asignando la fecha y el nmero del comprobante generado en la integracin. No validar comprobante cuadrado: Permite generar un comprobante descuadrado. Generar comprobante por fecha: genera un comprobante por cada da seleccionado en el rango de fecha. Generar rengln de ajuste por diferencia: Al seleccionar esta opcin, se deber tildar la opcin No validar comprobante cuadrado, ya que es necesario que ambas opciones estn seleccionadas para el correcto funcionamiento. Si se encuentran diferencias entre el monto total del Debe y el Haber en el(los) comprobante(s) creado(s), se crea un rengln de ajuste por cada documento que genere diferencia. Para este rengln de ajuste el monto es la diferencia que descuadra el comprobante, respetando la cuenta contable, el centro de costo, la cuenta de gasto y el auxiliar de los renglones pertenecientes al documento que generan la diferencia. El nmero de renglones creados para efectuar este ajuste depende de la agrupacin definida al momento de contabilizar. Contabilizar nmina con auxiliar O (Beneficiario): Permite al usuario decidir si al contabilizar la Nmina se le coloca el prefijo T de Trabajador o el prefijo O de Beneficiario a los auxiliares correspondientes.
Sugerencias 1. Cuando se efecta una contabilizacin es importante que le asigne al comprobante generado la fecha en la que quiere contabilizar los asientos del mismo. 2. Es necesario que antes de efectuar la contabilizacin de los documentos se disee la estrategia a seguir para efectuar la misma. Para dicho fin es importante analizar y comprender las reglas de integracin incorporadas en el sistema. Uno de los aspectos
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ms importantes a considerar durante dicho diseo es definir de donde va a tomar el proceso de contabilizacin la cuenta contable para cada asiento a ser generado. 3. La contabilizacin genera un slo comprobante con todos los asientos (agrupados o no) asociados a los documentos contabilizados. Sin embargo si lo desea puede generar un comprobante por fecha o un comprobante por tipo de documento o ambos a la vez. 4. Los documentos de Profit Plus Nmina que han sido contabilizados no pueden ser modificados en dicho sistema. 5. Antes de proceder a efectuar la contabilizacin debe definir en la opcin Configuracin de la Empresa, la ubicacin de la empresa en Profit Plus Nmina. 6. Si desea crear un nuevo registro de contabilizacin, y tiene caractersticas similares a otro, utilice la opcin Heredar caractersticas al incluir y de esa forma, se crear un registro nuevo con la misma informacin. 7. Es necesario que el usuario que ejecute la operacin de procesar/desprocesar tenga correctamente configurados y funcionales las versiones de Profit Nmina. Esto incluye como mnimo acceso directo a la ruta de la empresa de Nmina, adems de tener permiso de acceso a las bases de datos involucradas (Cont y Nomi), dado que se mantiene el mtodo de acceso a la base de datos de versiones anteriores.
Transferir Administrativo
Descripcin General Esta opcin le permite integrar Profit Plus Nmina con Profit Plus Administrativo, generando, al hacer la transferencia, para cada recibo de pago y generacin de beneficio social, su correspondiente orden de pago o movimient o de banco, dependiendo de la forma que se escoja para pagarle al Trabajador. Slo podr efectuar 2 tipos de transferencia :
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Aquellos recibos de nminas de contrato s que ya estn cerradas. rdenes de pagos o movimiento de banco de generacin de beneficio social, que ya estn cerradas.
Antes de efectuar la transferencia debe estar definida la informacin de tipo administrativo (forma de pago, beneficiario etc.) que se va a utilizar para transferir cada uno de los recibos del contrato o generacin de beneficio social que se est transfiriendo. Dicha informacin puede ser definida en cada recibo (opcin Consultar/Modificar nmina ), o por trabajador, departamento o contrato empleando el icono Informacin Administrativa de la barra de herramientas, o en cada rengln de generacin o beneficio social, a travs del icono Informacin Administrativa .
Este proceso al ser ejecutado genera, en Profit Plus Administrativo, para cada recibo: Una rden de pago por el monto a pagar del recibo o rengln de la generacin del beneficio, cuando la forma usada para pagar al trabajador es cheque o efectivo. Un movimiento de banco por el monto a pagar del recibo o rengln de la generacin del beneficio, cuando la forma usada para pagar al trabajador es transferencia.
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Para agrupar los documentos que se generan en Profit Plus administrativo haga clic en el botn Agrupar por informacin administrativa.
Sugerencias 1. Al transferir la nmina de un contrato el sistema actualiza, para cada recibo o rengln de la generacin de beneficio transferido, el nmero de orden de pago o el nmero del movimiento de banco generado en el sistema administrativo. Dicha informacin es mostrada en la opcin consultar/modificar nmina. Aquellos recibos o beneficios sociales que no tengan definida la informacin administrativa no pueden ser transferidos. Si no desea definiendo para cada recibo la informacin administrativa, defina la misma una sola vez a nivel del trabajador, departamento o contrato y el sistema al generar la nmina incorporar dicha informacin a cada recibo en forma automtica. Si no desea estar definiendo para cada rengln de la generacin del beneficio, la informacin administrativa, defina la misma una sola vez a nivel de la tabla de Beneficios sociales y el sistema al generar el beneficio social incorporar dicha informacin a cada rengln de la generacin en forma automtica. Las rdenes de pago generadas al transferir la nmina se crean con status pendiente. Por lo tanto, debe proceder a cancelarlas empleando la opcin rdenes de pago del sistema administrativo. Para poder definir la informacin administrativa a utilizar para la transferencia, debe tener definido en la opcin parmetros de la empresa el camino de la empresa en donde estn dichos datos administrativos.
2. 3.
4.
5.
6.
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Captulo 11: Mantenimiento
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CAPTULO 11: Mantenimiento

Sntesis En este captulo se explica el manejo de usuarios, mapas de seguridad y en general, configuraciones a nivel de empresas necesarios para una buena administracin y control de la operacin del sistema.
Usuario
Descripcin General Para crear un usuario haga uso de la opcin Usuario ubicada en el mdulo Mantenimiento. Dicha opcin le permite crear nuevos usuarios as como buscar, modificar y eliminar los datos de los usuarios que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crear un usuario debe estar creado el mapa de acceso del mismo, que define las opciones que podr utilizar. El tipo o nivel de un usuario se define mediante su prioridad y la configuracin de accesos. Para crear un usuario debe incluir los siguientes datos:
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Carpeta General: Cdigo: cdigo alfanumrico de hasta seis (6) caracteres que identifican a cada usuario. No puede estar repetido y debe ser introducido cada vez que el usuario entre al sistema. Descripcin: Nombre del usuario. Puede contener hasta sesenta (60) caracteres alfanumricos. Es mostrado en la parte superior de la pantalla, cuando el usuario est activo. Prioridad: Nmero entre 0 y 100 que define la prioridad o nivel del usuario. La mxima prioridad es 100. Empresa por defecto: En el caso de querer eliminar al usuario deber seleccionar una empresa al momento de ingresar al sistema necesitar hacer uso de esta opcin. Al ser combinada con la deshabilitacin de la opcin Permitir seleccionar empresa , el usuario ingresar automticamente luego de autenticarse. La empresa debe estar incluida en la configuracin de accesos del usuario, de lo contrario no podr ingresar a la misma. Permitir seleccionar empresa: A travs de esta opcin se dar permiso al usuario de seleccionar una empresa desde la opcin Seleccionar Empresa , bien sea cuando ingrese al sistema o usando la opcin del Men de inicio.
: Haga clic en este botn para desplegar la pantalla que permitir cambiar la contrasea del usuario actual.
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Carpeta Acceso a Empresas: En esta carpeta debe realizar la configuracin de acceso que tendr el usuario, para lo cual podr elegir entre dos niveles de seguridad: Acceso genrico En esta opcin el usuario tendr el mismo nivel de acceso (mapa) a todas las empresas del sistema. Esta opcin es similar a la empleada en versiones anteriores de Profit Nmina 2.0. Para utilizar esta opcin debe emplear las siguientes caractersticas: Permitir acceso a todas las empresas: A travs de esta opcin se permitir que el usuario tenga acceso a todas las empresas registradas y por registrar en el sistema. Seleccionando esta opcin, se bloquearn las secciones de Acceso detallado y se activar la opcin Mapa .
Mapa: A travs de esta opcin puede asignar el mapa que ser utilizado para el acceso a todas las empresas registradas y por registrar en el sistema. Indique su cdigo o presione la tecla F2 para desplegar la Bsqueda Asistida. En caso que des ee que un usuario no tenga acceso a una empresa debe asignarle al usuario una prioridad menor a la de la empresa. Acceso detallado Mediante esta opcin el usuario podr tener distintos niveles de acceso (mapa), uno por cada empresa. Para hacer uso de esta opcin debe emplear las siguientes caractersticas: Empresas sin acceso: En esta seccin se listan todas las empresa a las que el usuario no tiene acceso, inicialmente cuando se crea el usuario, se listarn todas las empresas existentes. Una vez seleccionado un registro de esta seccin, ser eliminado de la misma. Mapas: El mapa de acceso define que opciones puede usar cada usuario en el sistema. En esta seccin se listan todos los mapas de acceso registrados en el sistema. Un mapa puede ser asociado a varias empresas para el mismo usuario, pero una empresa slo puede tener asignado un mapa de acceso por cada usuario.
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Empresas con acceso: En esta seccin se listan las empresas a las que el usuario tiene acceso, con su respectivo mapa o perfil de acceso . Para realizar esta configuracin debe seleccionar un registro de la seccin Empresas sin acceso, un registro de la seccin Mapas y presionar el botn Agregar, de esta forma el usuario tendr acceso a la empresa seleccionada con el mapa indicado. Si des ea eliminar la configuracin antes hecha, debe seleccionar el registro y presionar el botn Quitar.
Si desea crear un nuevo mapa de acceso, haga uso de la opcin Mapa de Acceso en el mdulo Mantenimiento. Sugerencias 1. Al ejecutar el sistema es necesario escoger un usuario para comenzar a trabajar. Si ms adelante desea seleccionar otro usuario puede hacerlo usando la opcin Usuario del submen S eleccionar del Men de Inicio. Si desea que un usuario dado no pueda trabajar con alguna(s) de la(s) empresa(s) puede hacerlo de dos maneras: 3. 4. Asgnele una prioridad menor a la de la(s) empresa(s) que desea bloquearle. Haga uso de la carpeta Acceso a empresas para definir qu empresas va a poder usar y cules no.
2.
Si desea que un usuario dado pueda cambiar su clave o contrasea, debe ingresar a la opcin Cambiar contrasea , ubicada en el Men de Inicio. Es importante que asigne diferentes prioridades a los usuarios segn su nivel, pues la prioridad define los siguientes aspectos: Un usuario no puede seleccionar una empresa con prioridad mayor a la suya. Slo los usuarios con prioridad mayor o igual a 90 pueden consultar "cuando" y "por quien" fue creado y modificado un documento dado (presionando las teclas Ctrl + U, simultneamente).
5.
El sistema trae al ser instalado dos (2) usuarios incorporados: "PROFIT" y "999". "PROFIT" es usado para entrar las primeras veces al sistema y su contrasea es indicada en la ventana de seleccin de usuarios cuando su valor es profit. Por
289
defecto los usuarios son asignados al mapa 001 (Principal), el cual no tiene restricciones de acceso a las opciones del sistema. 6. En caso de olvidar todas las contraseas de los usuarios del sistema podr reasignar un valor haciendo uso del procedimiento almacenado pCambiarContrasenhaUsuario ubicado en la base de datos maestra.
Mapas de acceso
Descripcin General Esta opcin le permite crear nuevos mapas de acceso para los usuarios as como buscar, modificar y eliminar los mapas que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Cada usuario tiene asociado un (01) mapa que define que opciones (tablas, procesos y reportes) puede utilizar de forma general en cualquier empresa o si se desea en n mapas asignados de forma explcita por empresa. El mapa de acceso adems de definir que opciones puede usar un usuario, define que puede hacer el usuario dentro de la opcin, es decir, qu iconos de la barra de herramientas puede utilizar y cules no. Una vez definido el cdigo y el nombre del mapa, debe hacer clic en el cuadro asociado a aquellas opciones, que desea bloquear para los usuarios que van a tener asignado este mapa. Si desea cambiar el ttulo de las opciones del sistema, presione el botn derecho del ratn sobre la opcin que desea modificar, guarde el mapa de acceso y podr visualizar el cambio cuando ingrese de nuevo a la opcin modificada.
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Al bloquear el botn Guardar, tambin se bloquea el botn Restaurar, por lo tanto ste ltimo no ser visualizado en la barra de herramientas de la opcin Mapas de Acceso .
Sugerencias 1. Cuando se est creando un mapa nuevo todas las opciones estn disponibles, por lo tanto debe hacer clic en el cuadro ubicado a la izquierda de aquellas opc iones cuyo uso desea bloquear. 2. No es posible eliminar un mapa que contenga usuarios asociados.
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3. Antes de crear los mapas es importante clasificar o agrupar los usuarios, en funcin de los privilegios o derechos de uso que van a tener dentro del sistema, para crear slo un mapa de acceso para cada grupo de usuarios equivalentes. 4. Cada vez que incluya un nuevo usuario en el sistema, analice si ya existe un mapa de acceso que defina los privilegios de seguridad del mismo. Si ese es el caso asgnele dicho mapa. 5. Para bloquear algn icono dentro de la barra de herramientas de una opcin, haga clic encima del nombre de la opcin y se encender la barra. Entonces haga clic encima del icono asociado a la funcin que desea bloquear. 6. Cuando se elimina acceso a un m dulo (Opcin Mdulos), esta carpeta no es visualizada por el usuario en la Cinta o Ribbon.
Configurar Campo Trabajador

Descripcin General Permite la distribucin de los permisos, que en cuanto a seguridad, sern asignados a los usuarios, para la visualizacin y manejo de las pantallas Valor por Campo y Valor por Trabajador. Una vez definido el cdigo, la descripcin y el mapa, seleccione en Comportamiento del valor los tipos de campos que desea que visualice el usuario. Para definir las opciones a las que tendr acceso el usuario haga uso de las cuatro (4) carpetas (Contratos, Departamentos, Ubicaciones y Agrupaciones) compuestas de la siguiente forma:
Una tabla que muestra el cdigo y la descripcin de los datos registrados en el sistema, en forma de lista.
Una casilla de verificacin identificada como Todos los registros , la cual se debe activar cuando se desea habilitar el acceso a todos los registros existentes en la tabla y posteriores registrados en el sistema.
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Un botn denominado Todos , el cual permite seleccionar todos los registros de la tabla, al momento de realizar la configuracin. Un botn denominado Ninguno, el cual permite eliminar la seleccin de los registros de la tabla, al momento de efectuar la configuracin.
Sugerencias 1. Antes de efectuar la configuracin deben estar creados los Campo de Trabajador.
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Consecutivos
Descripcin General A travs de esta opcin se asigna el ltimo nmero correlativo generado para: la tabla de valores, generar nmina, cerrar/re-abrir nmina, consultar/modificar nmina, vacaciones, novedades por da, prstamos, control de prstamo, beneficio social, control de plizas, requisicin personal, contabilizar y transferir al administrativo. En caso de crear un registro y dejar en blanco el valor del cdigo, ste ser automticamente asignado por el sistema, a partir la informacin registrada en esta opcin.
Sugerencias 1. Se recomienda no modificar los valores de esta tabla, para as no crear inconsistencias en los correlativos de los documentos por generar.
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Reporte
Descripcin General Esta opcin permite visualizar e imprimir todos los grupos de reportes que contiene el sistema, de esa forma podr realizar la ejecucin de los mismos sin desplazarse entre los distintos mdulos.
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Sugerencias 1. Para optimizar la seguridad en la ejecucin de los reportes, se sugiere deshabilitar esta opcin a todos los usuarios del sistema, y asignar los permisos de forma independiente por cada grupo de reportes, segn el modulo a que pertenezca.
Empresa
Descripcin General La configuracin de los parmetros permite adaptar el sistema a los requerimientos de cada empresa, por lo que se recomienda su definicin despus de efectuar el anlisis de los procesos de la empresa y antes de efectuar la carga de datos. Sin embargo, pueden ser modificados ms adelante al producirse cambios en la manera de funcionar de su empresa. Los parmetros estn distribuidos en varias carpetas: General : En esta carpeta se definen un conjunto de campos que contienen listas de valores, que hacen referencia a la tabla Agrupacin, los campos son: Vacaciones,
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Utilidades, Prestaciones Sociales, Liquidacin, Asignaciones Bsicas, Asignaciones Especiales, Deducciones Bsica, Deducciones Especiales.
Integracin Esta carpeta permite definir la informacin requerida para integrar con las operaciones almacenadas en Profit Plus Administrativo y Contabilidad: Profit Plus Administrativo: si tiene instalado Profit Plus Administrativo y quiere trasferir las transacciones registradas en dicho sistema, debe indicar en el campo URL la ruta de los servicios Web, (este debe ser de tipo HTTP.), luego establezca el cdigo de la empresa a integrar, e ingrese el usuario y contrasea (el usuario debe tener acceso a todas las empresas). Cuenta de ajuste por diferencia: lista de valores que hace referencia a la tabla Cuentas Contables, de contabilidad. Profit Plus Contabilidad: si tiene instalado Profit Plus Contabilidad y desea contabilizar los recibos de nmina, debe indicar en el campo URL la ruta de los servicios Web, (este debe ser de tipo HTTP.),luego establezca el cdigo de la
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empresa a integrar, e ingrese el usuario y contrasea (el usuario debe tener acceso a todas las empresas).
Preferencias: Esta carpeta permite definir parmetros que aplican para todas las empresas que estn definidas: Parmetros especiales: estos parmetros permiten distinguir casos particulares. Son utilizados cuando se le agregan modificaciones o cambios al sistema que son hechos a la medida de una instalacin.
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Oficiales : Esta carpeta permite definir la cantidad de unidades tributarias que aplican para casos especficos (como desgravmen nico, declaracin AR-I, etc.), as como definir la jordana laboral segn la Ley Orgnica del Trabajo. Los Parmetros de Impuesto Sobre la Renta son tomados en cuenta en los clculos de la planilla AR-I. La Jornada laboral L.O.T. es tomada en cuenta por funciones de calendario.
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Contratos: Esta carpeta abarca un conjunto de campos que contienen listas de valores, que hacen referencia a los diferentes tipos de contratos, los campos son: Empleados, Obreros, Directivos, Utilidades, Vacaciones, Liquidaciones, Prestaciones, Pago de Intereses, Bono de Alimentacin. Estos valores son utilizados por los conceptos para conocer el tipo de contrato que se est generando, y a partir de esto poder realizar las validaciones correspondientes al mismo.
300
Otros: Esta carpeta permite definir el logotipo de su empresa en formato de imgenes. Para asignar un nuevo logotipo, haga clic en el botn .
Sugerencias 1. Al seleccionar esta opcin el sistema muestra la configuracin de la Empresa actual. Para seleccionar otra empresa emplee la opcin Seleccionar empresa del Men de inicio el cual es desplegado por el botn con el logo del sistema ubicado en la esquina superior izquierda. Esta opcin no est disponible hasta que se cierren todas las v entanas activas. Mientras se est aplicando esta opcin no puede ser empleada otra opcin del sistema.
2.
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Grupo Adicional
Descripcin General Esta opcin le permite crear nuevos grupos de campos adicionales as como buscar, modificar y eliminar los grupos que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. A travs de esta opcin puede agrupar de forma organizada los campos adicionales manejados en su empresa. Para crear un grupo debe incluir los siguientes datos en la carpeta General :
Cdigo: ingrese el cdigo nico identificador del grupo, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del grupo, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres.
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Campo Adicional
Descripcin General Esta opcin le permite crear nuevos campos adicionales as como buscar y modificar el valor de los que ya estn registrados, haciendo uso de la barra de herramientas . A travs de esta opcin, es posible almacenar datos secundarios de la empresa, los cuales no pueden ser incluidos en la opcin Empresas. Estos datos pueden ser usados para llevar a cabo varios procesos del sistema, tal como la ejecucin de cualquier reporte parametrizado que amerite el uso de estos campos. Al crear una empresa, esta opcin est precargada en el sistema c on los campos adicionales necesarios para la impresin de reportes, pero debe asignar el valor correspondiente. Estos campos no pueden ser eliminados, ya que estn marcados como registro del sistema, sin embargo, los registro que sean creados de ah en adelante, si podrn eliminarse, siempre y cuando no tengan la marca Registro del sistema. Para crear un campo debe incluir los siguientes datos en la carpeta General:
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Cdigo: ingrese el cdigo nico identificador del campo adicional, campo alfanumrico requerido, de mximo ocho (8) caracteres. Descripcin: nombre del campo adicional, campo alfanumrico de mximo sesenta (60) caracteres Observacin: campo alfanumrico sin limite de caracteres para ingresar alguna observacin sobre el campo. Agrupacin: presione la tecla F2 que muestra la ventana de Bsqueda Asistida con la lista que contiene los valores de la tabla agrupacin, seleccione a que grupo de proceso pertenece el campo. Tipo: seleccione una opcin en funcin del tipo de valor que va a almacenar el campo. o Carcter: selec cione esta opcin si el campo que desea crear es del tipo alfanumrico, de mximo 40 caracteres. o Fecha: seleccione esta opcin si el campo que desea crear es del tipo fecha. o Numrico: seleccione esta opcin si el campo que desea crear es del tipo numrico. Valor del campo: campo sin limite de caracteres para ingresar el valor del campo que desea almacenar.
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Sugerencias 1. Todos los campos adicionales pueden ser utilizados en la ejecucin de reportes parametrizados, segn las necesidades de su empresa.
Captulo 12: Instalacin del Sistema
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CAPTULO 12: Instalacin del sistema

Profit Plus Nmina debe ser instalado empleando el medio electrnico que viene en la caja del sistema. La instalacin debe efectuarse a nivel de servidor y a nivel de estaciones de trabajo, previa verificacin de los pre-requisitos. El primer paso a seguir luego de instalado el sistema en el servidor es ingresar a la herramienta de administracin para crear la base de datos Maestra y Demo, as como los usuarios Profit y Softech. Una vez instalado el sistema en el cliente, al momento de iniciar su uso debe utilizar el usuario predeterminado Profit (cuya clave de acceso es definida al momento de la instalacin) y la empresa Demo. Recomendamos el estudio de la empresa Demo antes de efectuar la parametrizacin del sistema. En resumen los pasos a seguir durante la instalacin son: 1. Verificacin de Pre-Requisitos a. Configuracin de Internet Information Server(IIS). b. Configuracin de MS SQL Server 2005. c. Creacin/configuracin de cuenta MS SQL Server 2005. d. Validacin de configuracin de red. 2. Instalacin de Herramienta de Administracin a. Creacin de Base de datos Maestra y Demostracin. b. Configuracin de directorio de reportes. 3. 4. Instalacin de Componente Servidor a. Completar parmetros de archivo de configuracin. Instalacin de Componente Cliente a. Completar parmetros de archivo de configuracin.
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Verificacin de Pre-Requisitos
Internet Information Server (IIS)
Verifique que tiene instalado Internet Information Server (IIS). En caso contrario proceda a instalarlo. El siguiente paso es crear y configurar en el servidor un Web-Site, para la correcta instalacin de la aplicacin (aplica slo para la versin 6.0 de IIS). 1. 1. 2. 3. 4. 5. Ir a la opcin Herramientas Administrativas de Windows. Ingresar a la opcin Internet Information Server (IIS) Manager. Crear un Web Site en el servidor activo. Asignar una descripcin. Como estndar se recomienda: ProfitPlus. Especificar el puerto. Como estndar se recomienda 2512. Indicar la ruta en disco, donde se crear el Web Site. Como estndar se recomienda C:/Nomina _WebSite. Si no tiene esta carpeta, debe crearla. Nota: Recuerde esta ruta, ya que posteriormente en la instalacin se le solicitar cuando se encuentre instalando Nmina 2.0 Servidor. 6. Ir a la pestaa de autenticacin o seguridad de directorio y revisar que el sitio permite autenticacin annima. Adicionalmente proceda a verificar que la opcin autenticacin integrada este deshabilitada. Ir a la pestaa de ASP.NET y validar en la opcin de versin de ASP.NET se encuentre seleccionada la nmero 2 superior. Esto s lo aplica en las versiones de IIS 6 y superiores.
7.
El sistema es funcional con la versin 5 de IIS, no obstante, sta no es compatible con la creacin de un Web Site. Un Web Site ayuda a aislar diversas aplicaciones con el fin de evitar posibles problemas de compatibilidad entre ellas, por lo que se recomienda emplear una versin que soporte Web Site.
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En el caso IIS 5 no es posible seleccionar un puerto, este queda definido por defecto con el valor 80. En una direccin o URL http el puerto 80 est implcito, por lo que por ejemplo las direcciones a continuacin son equivalentes: http://www.profit.com , http://www.profit.com :80
Instalacin de SQL Server 2005

1. Instale el manejador de base de datos SQL Server 2005, tomando en cuenta los siguientes aspectos: La configuracin al instalar SQL Server debe ser la siguiente: Juego de caracteres: ISO 1252/ISO (predeterminado). Orden de diccionario: No distinguir maysculas/ Dictionary order, caseinsensitive. Intercalacin Unicode: Unicode General. Tener instalado Service Pack 3 como mnimo. Elegir como idioma predeterminado Espaol en las Propiedades del servidor en la carpeta Configuracin del servidor, a travs del Administrador Corporativo. Habilitar la opcin de Autenticacin Dual (SQL Server and Windows Authentication Mode), a travs de las propiedades del servidor SQL. Es necesario configurar el Servidor SQL para que permita las conexiones a travs del protocolo TCP/IP, antes de la instalacin. Para ello debe verificarse si el Servidor tiene habilitado el Protocolo TCP/IP. En caso de que est deshabilitado, habiltelo a travs de la ruta Inicio->Programas ->Microsoft SQL Server 2005->Configuration Tools->SQL Server Configuration Manager. 2. 3. Defina en SQL Server la permisologa a nivel de usuarios y bases de datos (vea ms adelante, Creacin de usuario SQL Server). Una vez finalizados estos pasos puede proceder a instalar Profit Plus. En el caso que decida instalar la edicin Express de SQL Server tome en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Instale la versin Advance la cual le permite instalar componentes de administracin adicionales. Durante la instalacin habilite la instalacin de los componentes de cliente:
308
2. 3. 4. 5. 6.
Connectivity Components Management Studio Express Hace uso de un solo CPU. Est limitado a 1GB de memoria RAM. Est limitado a 4GB en el tamao de la base de datos. No permite la programacin de tareas (como por ejemplo planes de mantenimiento). Por defecto SQL Express al ser instalado no permite conexiones remotas.
Creacin de usuario SQL Server

El sistema hace uso de un nico usuario SQL Server mediante el cual se ejecutan todos los accesos a la base de datos. Dicho usuario puede ser creado siguiendo los pasos descritos a continuacin: 1. 2. En la carpeta Seguridad o Security, seleccione la opcin Inicios de sesin (logins) . Presione el botn derecho del ratn y cree un nuevo inicio de sesin con las siguientes especificaciones: En la carpeta Generales especifique el nombre de inicio de sesin Profit. Marque la opcin Autenticacin SQL Server especificando la contrasea. Es importante desmarcar las opciones Enforce password expiration y User must change password at next login, la cual est marcada por defecto. En la carpeta Server Roles, especifique que el usuario Profit debe tener el privilegio de system administrators (sysadmin). Estos privilegios sern modificados ms adelante, tal como se indica en el punto Ingreso al sistema Profit Plus Nmina(por primera vez).
3.
Presione el botn Aceptar.
309
Configuracin de red
El sistema establece la comunicacin entre los clientes y el servidor mediante el protocolo http, por lo que es fundamental validar la configuracin de su red para garantizar dicha comunicacin. Existen una amplia variedad de topologas, configuraciones de red que deben ser tomadas en consideracin no obstante a continuacin exponemos algunas de las ms comunes: 1. 2. En caso de tener un firewall a nivel de cliente/servidor, valide que no bloquee el puerto/protocolo configurado durante la instalacin. En caso de tener un proxy, asegrese de configurar los clientes para no emplear el mismo al establecer comunicacin con el servidor. Una posible opcin es habilitar la opcin de obviar el servidor proxy para direcciones locales, o incluir el servidor en las excepciones.
310
Instalacin de Profit Plus Nmina 2.0 por primera vez

Instalando Herramienta de Administracin
1. 2. 3. 4. 5. Colquese en la mquina en la cual va a estar ubicado el servidor. Cierre todas las aplicaciones y reinicie Windows. Valide que cumpla con todos lo prerrequisitos del sistema. Introduzca el medio (CD) que viene en la caja del sistema. Haga clic en la opcin Nmina , luego presione Instalacin de la Herramienta de Administracin.
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6.
Luego haga clic en Siguiente .
312
7.
Seleccione la ruta de instalacin.
Nota: En la ruta seleccionada se instalarn los reportes del sistema. Se recomienda que la carpeta creada por el instalador para almacenar los reportes , sea luego compartida con los otros usuarios .
313
8.
Haga clic en Siguiente .
314
9.
Luego hacer clic a Cerrar.
Creacin de Base de datos Maestra y Demo

Luego de instalada la herramienta de Administracin, el siguiente paso es crear una Base de D atos Maestra y una Empresa de Demostracin. La base de datos maestra almacenar informacin de inters comn para todas las empresas como lo es: Usuarios, mapas de seguridad, listado de reportes, etc. A continuacin se lista los pasos a seguir en la creacin de las base s de datos: 1. Ingrese a la Herramienta de Administracin instalada previamente. Aunque no hay restricciones sobre la ubicacin de la herramienta de administracin se recomienda sea ejecutada directamente desde el servidor.
315
Nombre de la Base de Datos
Nombre del Servidor
Nota: Si no ha creado ninguna base de datos se recomienda usar Master como base de datos. 2. Ingrese a la opcin de Herramientas luego haga clic en Crear BD Maestra.
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3. Ingrese la informacin solicitada. a. Nombre de la base de datos: Ingrese el nombre de la base de datos maestra a crear. Se recomienda utilizar MasterProfit. b. Pas: Seleccione el pas sobre el cual se est ejecutando la instalacin. El sistema adoptar distintos comportamientos de acuerdo a la opcin seleccionada. Ingresar contraseas: Ingrese las contraseas de los usuarios por defecto creados en el sistema. El sistema crea por defecto dos usuario del sistema (no usuarios de base de datos), Profit (profit) y Softech (999) con los cuales deber acceder inicialmente al sistema una vez finalizado todos los pasos de la instalacin. Producto: La Herramienta de Administracin es comn a varios productos, por tal razn debe seleccionar cual producto est instalando. Debe seleccionar Nmina .
c.
d.
317
e.
Script datos empresa demo: Seleccione el archivo del cual desea se generen datos para su empresa de Demostracin. El sistema por defecto instala el archivo en el directorio raz donde se instal la herramienta de administracin. Para el caso de Venezuela el nombre del archivo es DemonVE.sql
Se recomienda por estndar, colocar el prefijo MasterProfit
Claves de Ingreso al Sistema
4. 5. 6.
Haga clic en Aceptar. El sistema desplegar una barra de progreso de creacin de la empresa maestra, empresa de demostracin y datos de la empresa de demostracin. Luego de finalizada las operaciones de la base de datos el sistema desplegar un mensaje indicando la culminacin satisfactoria del proceso.
Instalacin del Servidor:

1. 2. 3. Ubquese en la mquina que ser el servidor del sistema. Cierre todas las aplicaciones y reinicie Windows. Valide que cumple con todos lo prerrequisitos del sistema para la opcin de Servidor.
318
4. 5. 6.
Introduzca el medio que viene en la caja del sistema. Haga clic en la opcin Nmina , luego presione Instalacin de Nmina 2.0 Servidor. Haga clic en Siguiente .
7.
Complete los valores de Direccin de instalacin:
319
Sitio: seleccione el valor del Web Site descrito en los pre requisitos de IIS. Se recomienda emplear por estndar ProfitPlus. Nota: el campo Sitio debe ser asignado en caso de tener IIS 6 o superior, en caso contrario, dejar el valor por defecto. Directorio Virtual: se recomienda emplear Nomina _WebSite . 8. Haga clic en Siguiente .
320
9.
321
10. Posteriormente, se desplegar una ventana en la cual podr editar el archivo de configuracin del servidor. Seleccione el archivo de configuracin por defecto de la aplicacin web, el cual se encuentra ubicado en la carpeta del directorio virtual seleccionado previamente en la instalacin (Nomina _Website). En caso de que la instalacin se haga en el sistema operativo Windows XP, la carpeta Nomina _Website ser localizada en el directorio INETPUB, siempre y cuando el IIS tenga la configuracin por defecto.
322
11. Complete los valores de configuracin del servidor: Servidor: coloque el nombre del servidor donde est alojada la base de datos maestra. Base de datos: coloque el nombre de la base de datos maestra creada desde la Herramienta de Administracin. Por estndar se recom ienda MasterProfit. Usuario: Coloque el identificador de la cuenta de base de datos (Profit) con la cual el sistema realizar todos los accesos a la base de datos. Nueva Contrasea y Confirmar Contrasea : contrasea del usuario de base de datos.
323
Botn Probar: haga uso de este botn para probar la conexin a la base de datos. Se recomienda dejar los otros campos con sus valores por defecto. 12. Haga clic en el botn de Guardar .
13. Haga clic en Cerrar.
Instalacin del Cliente:

1. Ubquese en la mquina desde la cual desea ejecutar el sistema.
324
2. 3. 4. 5.
Cierre todas las aplicaciones y reinicie Windows. Valide que cumple con todos lo prerrequisitos del sistema para la opcin Estaciones de trabajo. Introduzca el medio que viene en la caja del sistema. Haga clic en la opcin Nmina, luego presione Instalacin del Cliente Nmina 2.0.
6.
Luego haga clic en Siguiente .
325
7.
Seleccione la ruta de instalacin. Nota: Recuerde esta ruta ya que posteriormente en la instalacin deber ubicarla para completar la instalacin.
326
8.
327
9.
Seleccione la ubicacin del archivo de configuracin del sistema, ubicado en el directorio raz donde instal la aplicacin.
328
10. Complete los parmetros de configuracin del cliente: Url Servidor Web: Introduzca la direccin donde se encuentra el servidor web que cre durante la instalacin del servidor: http://< Nombre_Servidor>:< Puerto>/<Directorio_Virtual>/ En caso de haber seguido las recomendaciones de estndares de nombre propuesto la direccin ser: http://<Nombre_Servidor>:2512/Contabilidad_WebSite/ Carpeta de Reportes : Ingrese la direccin de la carpeta donde se encuentran ubicado los reportes. Por defecto los reportes son instalados por la Herramienta de Administracin en el servidor, no obstante estos pueden ser copiados a cualquier otra direccin. Se recomienda por razones de administracin centralizar la ubicacin de los reportes en un recurso compartido en la red.
329
Defina los formatos que sern utilizados en el sistema para visualizar los campos de tipo fecha y montos: Separador de miles, decimales, de fecha y el formato de la fecha. Es importante definir de forma acertada estos parmetros, segn las necesidades de su empresa, ya que van a incidir en la emisin de reportes, formatos y vistas por pantalla. 11. Luego deber hacer clic sobre el botn Guardar.
12. Haga clic en Cerrar.
330
Desinstalar Profit Plus Nmina 2.0

Puede que en algn momento necesite eliminar el sistema en alguno de los equipos en donde fue instalado. Para esto debe seguir los pasos que se indican a continuacin: 1. 2. Cierre todas las aplicaciones y reinicie el equipo. Ingrese en Panel de control y seleccione Agregar o quitar programas, visualizar todos los programas que tiene instalados en su equipo. Ubique el que corresponde al producto que desea desinstalar: a. b. c. Profit Plus Nmina Cliente. Profit Plus Nmina Servidor. Herramienta de Administracin.
3.
Haga clic en el botn Quitar para iniciar la desinstalacin del sistema.
331
Actualizacin de Profit Plus Nmina 2.0

La actualizacin del producto es realizada de manera automtica por el instalador, el cual valida la versin actual del producto instalada. En caso reconocer que la versin instalada es inferior a la actual, se procede a su desinstalacin para luego instalar la nueva versin. La nueva instalacin sigue los mismos pasos descritos en la Instalacin por primera vez.
Registro de la licencia de uso

Al finalizar la instalacin y al ingresar por primera vez al sistema, usted deber registrar la informacin correspondiente a la licencia de uso, la cual se incluye al adquirir el paquete. En caso de cambiar alguno de los componentes o equipos donde se instala el servidor o base de datos, deber licenciar nuevamente. Esto con el fin de poner en funcionamiento la aplicacin. A continuacin se mencionan los pasos a seguir:
Licenciamiento automtico (va web)

Este proceso le permitir registrar la licencia de uso que corresponda al producto. Esto es muy importante, ya que la licencia le permitir incluir los datos reales de su empresa. Para hacer uso de este tipo de licenciamiento es necesario contar con acceso Internet desde el computador en que est solicitando la licencia. Si lo desea, puede ingresar a la demostracin del sistema presionando el botn Demo en la pantalla de inicio, con el cual podr familiarizarse con las opciones y mdulos que contiene. Es importante resaltar, que esta demostracin slo permite guardar un nmero limitado de registros.
332
A continuacin se indican los pasos a seguir para el licenciamiento automtico: 1. 2. Haga clic en el icono Profit Plus Nmina 2.0 (Cliente). Aparecer la pantalla de registro de licencia:
1. Ingrese los datos correspondientes a su Licencia 2. Ingrese el nombre de la razn social 3. Presione este botn para Registrar su Licencia
3.
Ubique los datos de su licencia de uso y presione el botn Registrarse. Aparecer una pantalla para el registro de datos:
333
Indique el cargo que corresponde a la persona que registra la licencia
Indique el nombre de la persona que est registrando la licencia
Coloque el correo electrnico al que deben llegar las notificaciones
4.
Presione el botn Aceptar. El sistema ejecutar el proceso automtico que corresponde al licenciamiento. Una vez culminado este proceso, recibir un correo electrnico de confirmacin al e-mail que haya indicado. Se presentar la pantalla de inicio de Profit Plus Nmina 2.0.
Licenciamiento manual (va telefnica)

Este proceso le permitir registrar la licencia en caso que no pueda registrarla con el proceso automtico. A continuacin se detallan los pasos a seguir:
1. 2.
Haga clic en el icono correspondiente a Profit Plus Nmina Aparecer la pantalla de registro de licencia:
334
1. Ingrese los datos correspondientes a su Licencia 2. Ingrese el nombre de la razn social
3.
Una vez indicados los datos indicados anteriormente, comunquese con el departamento de ventas de Softech Consultores para solicitar el nmero de autorizacin.
Debe tener a mano lo siguientes datos: Cdigo de Licencia, Nmero de Clave, y Nombre de la empresa (Razon Social). Los mismos estn ubicados en la caja de la aplicacin y en la pantalla de inicio. Estos sern solicitados por la persona que atienda su solicitud. En caso que est registrando una nueva versin del sistema, debe registrar la Licencia que corresponda a la actualizacin 4. Se le informar el nmero de autorizacin que fue asignado, proceda a registrar dicha informacin en la pantalla en las cuatro casillas ubicadas en la parte inferior. Haga clic sobre el botn Aceptar.
335
Adicionalmente, recibir un correo electrnico con los datos correspondientes a su licenciamiento. Mantenga a la mano esta informacin como soporte de su solicitud. Presione el botn Aceptar para visualizar la siguiente pantalla.
Instalacin del Componente Administrativo

Si desea integrar el sistema de nmina con el sistema de administracin debe instalar el paquete Profit Plus - Administrativo 7 Servidor, para ello hay que cumplir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Introduzca el medio que viene en la caja del sistema. Haga clic en la opcin Nmina , luego presione Profit Plus - Administrativo 7 Servidor. Ejecutar el instalador a travs del Setup. En el caso de no tener instalado el Pre-Requisito de Microsoft Visual FoxPro 9 se le solicitar instalarlo.
5. Seguir cada uno de los pasos del instalador
336
6. Haga clic en Siguiente .
337
7. 8.
Seleccione el nombre del sitio para alojar los servicios de administrativo.Es recomendable no modificar el nombre por defecto. Haga clic en Siguiente.
338
9. Haga clic en Siguiente.
339
10. Para concluir la instalacin haga clic en Cerrar. 11. Una vez efectuada la instalacin debe navegar en el explorador hacia la ruta en donde se instal el servicio y abrir el archivo de configuracin del servidor (Web.config).
340
12. En el archivo de configuracin del servidor ubicamos la seccin <appSettings>
341
13. ? ? ? ?
Modificamos el atributo values a los siguientes elementos: UbicacionBDsFoxPro: Ruta fsica en donde est instalado el sistema Administrativo 7.0.2. UbicacionServicesNom: URL en donde estn alojados los servicios del sistema de Nmina 2.0. Pk_Cod_Usuario: Cdigo del usuario de integracin en administrativo . Pk_Password: Contrasea del usuario de integracin en administrativo.
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Captulo 13: Herramienta de Administracin
343
CAPTULO 13: Herramienta de Administracin

El sistema de nmina cuenta con una herramienta de administracin, independiente al cliente de nmina, en donde se deben ejecutar gran parte de las labores de mantenimiento del sistema. Esta herramienta debe ser de uso restringido y slo debe ser empleada con usuarios con perfil de administrador, el cual principalmente debe contar con permisos elevados sobre la base de datos. La herramienta de administracin cuenta con un men desplegable en donde se agrupan las opciones del disponibles por: General Herramientas Tablas Reportes
Instalacin
Para mayor informacin acerca de la instalacin y configuracin de la herramienta de administracin, no deje de leer el tpico Instalando Herramienta de Administracin del Captulo 12: Instalacin del sistema.
Acceso al Sistema
El acceso al sistema es efectuado mediante la autenticacin de usuarios registrados en la base de datos. Para accesar al sistema debe ingresar mediante el acceso directo creado durante el proceso de instalacin . Luego se desplegar una pantalla en donde deber indicar los datos del usuario de forma similar a la empleada en SQL Server Management Studio.
344
Por defecto el modo de autenticacin empleado es Windows, en cuyo caso no es necesario indicar el nombre del usuario y la contrasea. Si desea accesar mediante autenticacin SQL cambie el mtodo en la opcin Autenticacin e ingrese el nombre/contrasea.
General
Cambiar Conexin
Mediante esta opcin el usuario puede conectarse a otra base de datos, sin necesidad de salir del sistema. Esta opcin le pedir autenticarse de forma similar a cuando el usuario ingresa por primera vez a la herramienta de administracin.
345
Herramientas
Ejecutar Script
Descripcin General Esta opcin permite ejecutar un script sobre una o varias base de datos de forma simultnea. El script puede ser registrado directamente por el usuario en esta pantalla o cargado desde un archivo mediante la opcin , previa seleccin de la ruta del archivo. Las sentencias de consulta pueden ser ejecutadas sin embargo est opcin no despliega dicha informacin. En caso de querer consultar un procedimiento almacenado debe emplear la opcin , la cual desplegar una lista de todos los Store Procedure de la base de datos seleccionada al momento de ingresar al sistema. Cargar SP : seleccione esta opcin para escoger de la lista, el Store Procedure requerido para su consulta.
346
Cargar Archivo: seleccione esta opcin para cargar un archivo con extensin .sql, que contienen los scripts SQL, para su posterior ejecucin. Previamente debe seleccionar la ruta del archivo.
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348
Ejecutar: seleccione esta opcin para efectuar la ejecucin de los scripts. Estos se ejecutarn en las bases de datos seleccionadas en la opcin Bases de Datos. Limpiar: seleccione esta opcin para blanquear el recuadro donde el usuario carga o inserta los scripts.
Validar (Consistencia)
Descripcin General El sistema Profit Plus Nmina cuenta con una arquitectura que le permite mantener consistencia en la informacin almacenada. Sin embargo, a pesar de los controles establecidos pueden presentarse factores que hagan que el sistema presente inconsistencias. Uno de los principales factores es la manipulacin incorrecta de los datos de forma directa por lo que no se recomienda hacer cambios en los datos de forma directa sobre la base de datos. Si el sistema est instalado en red es recomendable que no exista usuario utilizando los dat os de la empresa actual, para poder efectuar la validacin. Para acceder a esta opcin debe previamente elegir que opciones del sistema quiere validar: Reasignacin de los conceptos y campos de los trabajadores . Reconstruir saldos de control de prstamos.
349
Adicionalmente puede hacer uso de las opciones: Corregir automticamente : permite que el sistema corrija las inconsistencias encontradas en los datos de la empresa que se desean validar. Es importante destacar que hay inconsistencias que no pueden ser auto-reparadas por el sistema, y que por lo tanto, permanecern a pesar de seleccionar esta opcin. Imprimir resultados: para obtener un reporte impreso de las inconsistencias encontradas en los datos, con su descripcin. Todos: la opcin ubicada en la parte inferior de la pantalla le permite marcar todas las opciones disponibles en todos los mdulo. Ninguno : la opcin ubicada en la parte inferior de la pantalla le permite desmarcar todas las opciones disponibles en todos los mdulos. Para iniciar la validacin haga clic sobre el botn . Una vez efectuada la validacin el sistema, muestra en pantalla la descripcin de los problemas encontrados en los datos.
350
Validar (Base de Datos)

Descripcin General Mediante esta opcin se ejecuta una Database Consistency Checker(DBCC) bsico sobre la base de datos actual. Luego de ejecutada la validacin los resultados son expuestos para su verificacin por parte del usuario.
Esta opcin permite detectar algunos problemas bsicos. En trminos generales las bases de datos SQL Server no requieren de mantenimiento, no obstante si se desea implementar en su empresa planes de mantenimiento se exhorta a seguir las recomendaciones que a tal sentido expone el sobre ese tema dicho manejador de base de datos.
351
Respaldar / Recuperar (Base de datos)

Descripcin General Es importante establecer una poltica de respaldo de los datos en la empresa, pues el mismo va a permitir la recuperacin de los mismos y puesta en funcionamiento de la empresa, en caso de contingencias . A continuacin se describe en detalle cada una de las operaciones: Respaldar: seleccione esta opcin para respaldar todos los datos de la empresa actual al dispositivo de respaldo deseado. El dispositivo de respaldo es manejado por SQL Server, el cual es creado al instalar el sistema y su nombre es el cdigo de la empresa actual.
Dicho dispositivo es almacenado como un archivo .BAK en la ruta indicada al momento de crear la empres a. Todos los respaldos son almacenados en el dispositivo en forma acumulativa, razn por la cual el archivo .BAK asociado crece constantemente. Por lo tanto , es recomendable cada cierto tiempo, vaciar el dispositivo utilizando la opcin Inicializar el dispositivo. Es altamente recomendable hacer uso de las facilidades de SQL Server para programar respaldos adicionales a los que se pueden hacer con esta opcin, los cuales se ejecutarn en forma automtica y quedan almacenados en dispositivos diferentes al dispositivo de respaldo; es importante agregar al plan de respaldo en SQL Server, la base de datos de su empresa y la base de datos maestra.
352
Recuperar: seleccione esta opcin para copiar los datos de un respaldo, previamente efectuado, en la empresa actual. Es importante tomar en cuenta que la recuperacin borra todos los datos que tiene actualmente la empresa. Para efectuar la recuperacin debe indicar el dispositivo y el respaldo deseado dentro de dicho dispositivo. El dispositivo de respaldo es manejado por SQL Server y su nombre es el cdigo de la empresa actual. Dicho dispositivo es almacenado como un archivo .BAK en la ruta indicada al momento de crear la empresa. La recuperacin tambin puede ser efectuada a partir de otro dispositivo de respaldo adicional al dispositivo estndar, en caso de que uno o ms dispositivos de respaldo adicionales hayan sido creados usando SQL Server.
Respaldar / Recuperar (Reportes)

Descripcin General La importancia de respaldar los reportes radica en el hecho de no perder las modificaciones ejecutadas a los reportes que ofrece el sistema, as como los reportes y procesos adicionados efectuados . Dichos reportes estn representados por archivos fsicos, los cuales se recomienda altamente sean resguardados ante cualquier contingencia. El respaldo de los reportes debe ser complementado con un respaldo de la base de datos maestra en donde se encuentra almacenada la configuracin (meta-informacin) de cada reporte. A continuacin se describe en detalle cada una de las operaciones: Respaldar: seleccione esta opcin para respaldar todos los reportes al dispositivo de respaldo deseado. El respaldo es efectuado bajo el formato Zip, lo cual permite optimizar el espacio ocupado por el mismo.
353
Al seleccionar esta opcin el sistema presenta una pantalla para seleccionar el nombre del archivo y la ruta que contendr todos los reportes comprimidos, en caso de que el usuario decida dejar en blanco la ruta donde sern respaldados los reportes, el sistema por defecto elegir la carpeta donde estn almacenados los reportes, asignado al archivo el nombre con el siguiente formato: Ao + mes (nmero del mes en dos dgitos ) + da (en dos dgitos) + RespadoReporte.zip. Por ejemplo: 20080125RespaldoReporte.zip En la opcin Respaldar en, debe indicar en qu ruta va a efectuar el respaldo. Despus debe pulsar el botn Aceptar e inmediatamente comenzar el proceso de respaldo. Recuperar: seleccione esta opcin para copiar los reportes de un respaldo, previamente efectuado, en un directorio determinado. Es importante tomar en cuenta que la recuperacin, borra aquellos reportes que tiene actualmente la ruta y que estn en el respaldo (los reportes que no forman parte del respaldo no son afectados). Para hacer la recuperacin debe indicar la ruta en el cual se encuentra el archivo de respaldo que desea recuperar (dispositivo de la copia de seguridad), as como la carpeta donde quiere se descargue la informacin. Luego haga clic sobre el botn Aceptar para c omenzar el proceso de recuperacin.
354
Importar empresa y borrar datos

Descripcin General La opcin Importar empresas permite traer los datos de una empresa a otra, as como borrar toda la informacin de una empresa determinada. Para emplear esta opcin es necesario que ingrese a la herramienta a la base de datos maestra. Si el sistema est instalado en red, es necesario que no existan usuarios utilizando los datos de las empresas sobre las cuales va a operar.
Importar
Esta opcin le permite llevar los datos de una empresa a otra. Para hacer uso de esta opcin la empresa destino o Hasta, debe estar vaca o sin datos .
355
Seleccione en el combo Desde para seleccionar la empresa origen y en el combo Hasta para seleccionar la empresa de destino. Haga clic en el cuadro Importar slo tablas si desea importar solamente las tablas (Contrato, cargo, caledario, etc.) de la empresa origen. Haga clic en el cuadro Omitir tablas con datos, si desea importar solamente lo datos de las tablas vacas, omitiendo las tablas que en la empresa destino tengan datos.
Borrar todos los datos

Esta opcin slo debe ser empleada cuando se desee eliminar todos los datos almacenados en una empresa. Seleccione en el combo Borrar Datos la empresa sobre la cual desea se ejecute la operacin. Esta opcin es usada con frecuencia sobre la empresa destino antes del proceso Importar Empresas.
Configurar Web Server

Descripcin General Esta opcin permite editar el archivo de configuracin del servidor Web de la aplicacin. Principalmente podr accesar a las opciones de configuracin de la conexin del sistema a la base de datos. Para utilizar esta opcin es necesario que interrumpa la ejecucin del servicio.
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Haga clic en el botn junto a la caja de texto correspondiente a Archivo de configuracin, para escoger el archivo de configuracin del servicio Web. En general el archivo empleado por defecto se denomina web.config y se encuentra ubicado en el servidor en la ruta donde fue instalado el sistema. Haga clic en botn Nuevo, para crear un archivo de configuracin para el servicio Web. Haga clic en el recuadro al lado de la etiqueta que dice Instancia, para escoger el nombre del servidor SQL Server, al cual se va a conectar la aplicacin. En el recuadro Base de datos, ingrese el nombre de la base de datos Maestra perteneciente a al servidor SQL Server, al cual se va a conectar la aplicacin.
357
En el recuadro Usuario, ingrese el nombre de usuario SQL de base de datos con el cual se realizar la conexin. En el recuadro Contrasea, indique la contrasea del usuario de base de datos. En el recuadro Confirmar contrasea, confirme la contrasea elegida para el usuario. Indique en el recuadro que dice Max Pool, el nmero mximo de conexiones abiertas en base de datos. Indique en el recuadro que dice Min Pool, el nmero mnimo de conexiones abiertas en base de datos. Haga clic en el recuadro al lado de la etiqueta Tiempo de expiracin de la conexin, para indicar el tiempo mximo que dura una operacin en base de datos. Haga uso de la opcin Tiempo mximo por transaccin, para indicar el tiempo mximo de ejecucin de los procesos en el sistema, por ejemplo, si el proceso de generacin de nmina excede el tiempo indicado, la aplicacin no efectuar el proceso y mostrar un mensaje de advertencia. Haga clic en el botn P robar, para validar que el usuario y la contrasea ingresada existan el base de datos del servidor indicado. Si el usuario no existe se mostrar un mensaje indicando que el usuario no existe. Haga clic en el botn Guardar, para salvar los cambios hechos por el usuario al archivo de configuracin del servicio Web de la aplicacin.
Configuracin de Reportes
Descripcin General Esta opcin le permite definir reportes personalizados dentro del sistema. Dicha definicin abarca desde la definicin/configuracin inicial del reporte hasta su edicin. Si bien existe la posibilidad de modificar un reporte del sistema, se recomienda trabajar sobre una copia. Las actualizaciones del producto sobrescriben los datos de los reportes del sistema original, por lo que los cambios efectuados sobre los mismos no son permanentes. Para iniciar el trabajo sobre los reportes deber escoger el grupo al que pertenece el reporte que va a modificar o en el cual quiere crear uno.
358
El grupo de reportes viene pre-configurado en el sistema y no debe ser modificado por el usuario. Seguidamente se despliega la pantalla en donde son definidos el resto de componentes del reporte. A continuacin se listan los principales atributos: Descripcin: corresponde al nombre por el cual ser identificado el reporte dentro de la aplicacin. Ubicacin: nombre del archivo fsico que representa el reporte. Corresponden a archivos de Crystal Report cuya extensin es *.rpt. No se debe incluir la ruta de ubicacin. Funcin: representa el nombre del procedimiento almacenado de la base de datos que es invocado al momento de ejecutar el reporte. Producto: se indica a que producto pertenece el reporte (Administrativo, Contabilidad y Nmina). Tipo: indica si el reporte es un reporte (R) o formato (F).
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Haga uso de los botones filtros.
para modificar el orden de los campos
Configurar reporte : permite desplegar en modo de diseo el reporte. Esta es una opcin para el cliente final de la modificacin de reportes que se puede efectuar desde la herramienta de Crystal Report .
360
Esquema del reporte : permite al usuario final, modificar la meta-informacin que indica caractersticas de los datos devueltos desde el procedimiento. Esta es una opcin para la modificacin del esquema del reporte sin utilizar el ambiente de desarrollo de Crystal Report.
Criterio de ordenacin : a travs de esta opcin es posible establecer los distintos tipos de ordenacin que tendr un reporte, indicando los campos que sern tomados en cuenta para ello. El campo cdigo corresponde al valor que es pasado al procedimiento almacenado, en cuanto que descripcin ser el valor mostrado al usuario al momento de ejecutar el reporte.
Estos valores representan en esta pantalla slo etiquetas que el usuario visualizar al momento de ejecutar el reporte, por lo que es necesario establecer posteriormente en los procedimientos almacenados , la referencia cada una de ellas. El usuario tiene n formas dinmicas de ordenar el reporte. Nos referimos a rdenes dinmicos, porque el usuario podr cambiar entre uno y otro en la ejecucin, el orden en que la informacin saldr presentada.
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Campos Filtros: definen los parmetros que el usuario podr pasar al reporte y que le permiten indicar que caractersticas debe tener la informacin que desea sea presentada. Los campos filtros se componen de tres valores: Parmetro: corresponde al identificador que ser tomado en cuenta para la definicin del parmetro del procedimiento almacenado de base de datos correspondiente a este filtro. Nombre: descripcin del filtro que ser desplegada al usuario al momento de solicitar dicha informacin. Tipo: especifica el tipo de datos que ser solicitado al usuario. A continuacin se lista la tabla de posibles valores.
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Tipo Carcter Nmero Numrico Fecha Tabla Fijo
Descripcin Cadena de caracteres o String Formato tipo entero Formato tipo decimal (18,2) Formato tipo fecha Valores proveniente de tablas del sistema. Ej.:banco, cargo, etc. Lista de valores precargados en la tabla MPFijos, editable desde la Herramienta de Administracin
Cada uno de estos tipos permite, tanto la presentacin en formato nico en el cual se le pide al usuario un solo valor, as como la versin estndar en donde se le pide un valor de rango. Inhabilitar reporte: inhabilita el despliegue del reporte del sistema al usuario final. Ruta: indica la ruta donde est alojado el reporte.
Crear BD Maestra
Descripcin General La opcin de Crear BD Maestra permite la creacin de la base de datos Maestra empleada por el sistema, as como la base de datos de demostracin. Esta base de datos contiene informacin comn a todas las empresas como por ejemplo: Usuarios, mapas de seguridad, configuracin de reportes, empresas, etc.
Configuracin de seguridad
Descripcin General A travs de los distintos parmetros disponibles, es posible configurar diferentes propiedades de seguridad, para controlar el acceso de los usuarios ya registrados y por registrar en el sistema. Es posible conformar polticas de vencimiento de
363
contraseas por caducidad o inactividad, as como bloquear los usuarios despus de una cantidad configurable de intentos fallidos de entrada al sistema.
Procesos Activos
Descripcin General La opcin de Procesos Activos en el sistema permite monitorear y administrar a un alto nivel la actividad del servidor Web. En especfico se puede apreciar los procesos que se han ejecutado y su naturaleza, as como las licencias activas en un momento determinado. La pantalla procesos activos del sistema cuenta con dos listas, una de procesos que se han ejecutado desde el sistema de Nmina 2.0 con un plazo no mayor a 20 minutos de haberse culminado el proceso y otra de licencias activas con menos de 5 minutos de inactividad. La lista de procesos del sistema, le permite al Administrador poder conocer qu procesos han sido ejecutados, cules se encuentran activos e inactivos en el servidor
364
que pertenezcan al sistema de Nmina 2.0. Tambin le auxilia en la posibilidad de eliminar los procesos de manera manual uno por uno, sin importar el estado en que se encuentre el proceso. La lista de la licencias activas, proporciona la posibilidad de poder visualizar las licencias que se encuentran en uso y adicionalmente permite eliminar una por una las licencias activas.
Direccin del sitio web donde se cre
Tiempo de refrescamiento de la
pantalla
365
Migrar
Descripcin General Este proceso permite migrar los datos de una empresa creada en Profit Plus Nmina 1.8.10 edicin corporativa, a una empresa creada en Profit Plus Nmina 2.0 en cualquiera de sus ediciones. El proceso de migracin de datos, se debe llevar a cabo en dos (2) fases. La primera fase consiste en la validacin de los datos almacenados en la versin 1.8. 10 corporativa, que incluye los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Ingrese a la Herramienta de Administracin con la base de datos en versin 1.8. 10. Seleccione la opcin Validar ubicada en el sub-men Migrar->Nmina 1.8. 10. Presione el botn Aceptar para iniciar la validacin de la consistencia de los datos. En caso de que el proceso de validacin haya encontrado errores en los datos, se mostrar una lista de cada una de las inconsistencias. Proceda a corregir los errores encontrados, usando el sistema Profit Plus Nmina 1.8. 10.
366
La segunda fase consiste en la migracin de los datos desde la versin 1.8.10 a la versin 2.0, e incluye los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ingrese a la Herramienta de Administracin con la base de datos maestra. Cree una empresa en la versin 2.0, empleando la opcin Empresa del men Tablas . Borre los datos de la empresa creada en la versin 2.0, usando el proceso Borrar todos los datos, desde la opcin Importar Empresas del men Herramientas. Seleccione la opcin Migrar ubicada en el sub-men Migrar->Nmina 1.8.10. Indique el cdigo de la empresa origen (empresa en versin 1.8.10). Seleccione de la lista la empresa destino (empresa en versin 2.0). Presione el botn Aceptar para iniciar el proceso de migracin de los datos. Las tablas que se migran son las siguientes: -Trabajador -Departamento -Contrato -Constante -Grupo familiar -Cargo -Campo Trabajador -Agrupacin -Ficha de Trabajador -Banco -Integraciones -Tabla de Valor
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-Calendario -Asignacin -Prstamo -Relacin por Grupo
-Conceptos -Vacacin -Recibo -Relacin por Contrato
-Empresa -Consecutivos -Histricos -Relacin por Trabajador
Sugerencias 1. 2. Presione el botn derecho del ratn sobre la lista de resultados de la validacin de datos y podr almacenarlos como un archivo de texto. Una vez finalizado el proceso de migracin de datos, se recomienda completar/validar la nueva informacin a. Conceptos b. Recibos de nmina c. Prstamos d. Configuracin de la Empresa e. Unidad Tributaria f. Tarifa de I.S.L.R g. Mapeo h. Campos Adicionales i. Consecutivos j. Logotipo de la empresa En caso de querer cargar los datos de las nuevas tablas predefinidas del sistema de forma automtica, puede crear una nueva empresa y luego importar los datos desde esa empresa con la opcin omitir tablas con datos.
3.
Generar plantilla
Descripcin General La opcin de Generar plantilla le permite insertar, modificar y eliminar campos a las pantallas Curriculum vitae, Condiciones de contrato y Evaluaciones de pre-empleo que se muestran en el sistema de nmina.
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Podr personalizar las pantallas definiendo cada campo que conformaran a las mismas. Modifique o inserte campos en las pantallas usando las opciones disponible en el men Agregar del Generador de pantalla para Curriculum vitae, Condiciones de contrato y Evaluaciones de pre-empleo: Campo fecha : debe indicar el nombre de la etiqueta y nombre de propiedad del campo. Campo de seleccin simple: indique el nmero de opciones (radio bottoms), nombre de propiedad y el nombre de la etiqueta correspondiente a cada opcin. Campo de opcin mltiple: debe indicar el nombre de la etiqueta del check box, si estar marcado no y el nombre de propiedad. Campo de texto: indique si el campo ser tipo numrico o texto, ingrese la longitud del campo, en caso de ser numrico ingrese el nmero de decimales, indique el nombre de la etiqueta, el ancho y alto de la caja de texto y el nombre de propiedad. Etiqueta: opcin para insertar etiquetas, debe indicar el nombre de la misma. Tabla de datos: ingrese el ancho y alto de la tabla y el nmero de columnas, luego debe indicar el nombre de la columna, el tipo (Texto, N decimal, N entero, Fecha) y nombre de propiedad. Si desea guardar los cambios realizados en la plantilla, ingrese en el men Archivo y presione la opcin Guardar . Sugerencia 1. Al ingresar un nuevo campo en una plantilla, el mismo debe agregarse en la configuracin del reporte de la pantalla, de lo contrario el campo no se mostrara al imprimir el reporte.
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Tablas
Empresa
Descripcin General Para crear una empresa emplee la opcin Empresas ubicada en el sub-men Tabla de la Herramienta de Administracin. Una empresa permite agrupar operaciones, datos, transacciones de manera lgica. A nivel tcnico, el sistema al crear una empresa genera una base de datos en donde estar contenida toda la informacin, con el identificador sealado en el campo cdigo. Al momento de eliminar la empresa el sistema borrar de forma automtica la base de datos relacionada. Una vez creada la empresa debe configurar las caractersticas de funcionamiento de la misma, aplicando la opcin Configurar del mdulo Empresa ubicado en la Aplicacin del cliente.
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Cdigo: cdigo alfanumrico de hasta diez (10) caracteres que identifica a cada empresa. No puede estar repetido y define el nombre de la base de datos que se creara en la base de datos. Prioridad: nmero entre 0 y 100 que define la prioridad que debe tener un usuario para poder trabajar o seleccionar la empresa. Descripcin: nombre de la empresa. Puede contener hasta cuarenta (40) caracteres alfanumricos. Es mostrado en la parte superior de la pantalla y en el encabezado de los reportes. Es de asignacin obligatoria. R.I.F . : registro de informacin fiscal de la empresa.. Es de asignacin obligatoria. N.I.T . : nmero de identificacin tributaria de la empresa. Producto: aqu se define que tipo de empresa requiera crear, tal como: Contabilidad, Administrativo o Nmina.
Inicialmente, slo los usuarios que tengan asignada la caracterstica Permitir acceso a todas las empresas tendrn acceso a la empresa creada, para el resto, se debe configurar el acceso a travs de la opcin Usuario, del mdulo Mantenimiento. Preguntas ms Frecuentes
Qu permisos necesita el usuario que ingresa al sistema para efectuar la creacin/eliminacin de empresa?
Debido a que las operaciones que se requieren incluyen, creacin/eliminacin de base de datos, modificacin de datos en la base de datos maestra, creacin de dispositivos entre otros se sugiere hacer dicha operacin con un usuario con altos privilegios (dbcreator, diskadmin como mnimo) y acceso de escritura y lectura sobre la base de datos maestra. En caso de confrontar dificultades use un usuario con mximos privilegios (sysadmin).
Cmo crear una empresa a partir de otra?
Para crear una empresa nueva utilizando los datos (o parte de los datos) de una empresa que ya existe, cumpla los siguientes pasos: 1. Ingrese a la Herramienta de Administracin desde la base de datos maestra.
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2. 3. 4. 5. 6. 7.
Seleccione la opcin Empresas en el men Tablas. Proceda a crear la nueva empresa. Seleccione la opcin Importar Empresasdel men Herramientas. Indique la empresa origen de la cual va a ser tomados los datos y la empresa destino a la cual van a ser transferidos. Haga clic en el cuadro "Importar slo tablas" si slo desea importar los datos tipo tablas. Si desea traer todos los datos deje el cuadro en blanco. Haga clic en el cuadro Omitir tablas con datos, para proseguir con la operacin en el caso de conseguir datos en alguna tabla, en cuyo caso es obviada. Haga clic en el botn Aceptar para iniciar la importacin de los datos.
8.
Una vez finalizada la importacin de los datos ya puede empezar a usar la nueva empresa. Debido a que las empresas son creadas con datos por defecto se recomienda borrar todos los datos en la empresa destino mediante la opcin Borrar todos los datos de la opcin Importar Empresas del men de Herramientas perteneciente a la Herramienta de Administracin. Qu datos viene pre-cargados al crear la empresa?
Al momento de crear la empresa est tendr por defecto pre-cargada la siguiente informacin: o o o o o o o o Banco. Tabla de valor. Conceptos. Grupo de Conceptos. Agrupacin. Constantes . Campos de Trabajador. Relaciones por Contrato y Grupo.
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o o o o o
Asignacin de conceptos y campos. I.S.L.R. Unidad Tributaria. Grupo Adicional. Campo Adicional.
Sugerencias 1. 2. Una empresa no puede ser seleccionada por un usuario cuya prioridad sea menor que la prioridad de la empresa. Para habilitar o deshabilitar una empresa para un usuario dado emplee la carpeta Acceso a Empresas en la opcin Usuario .
Tablas
Descripcin General La opcin de Tablas permite configurar informacin sobre las tablas del sistema de nmina, adems de los valores fijos que maneja la empresa. A travs de las diferentes opciones que conforman esta opcin se pueden configurar: Procesos de la base de datos. Por ejemplo: Borrar datos, importar empresa. Configuracin de los filtros de reportes. Por ejemplo: Grupos de valores fijos, su descripcin.
Tome en cuenta que cualquier cambio en estos parmetros puede alterar el funcionamiento del sistema contable y de la Herramienta de Administracin.
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A continuacin se describen las opciones que se muestran en la tabla: Nombre : corresponde al nombre de la tabla y/o nombre del grupo de valores fijos. Descripcin: corresponde a la descripcin asociada a la tabla o al grupo de valores fijos. Campo1: corresponde al nombre del campo que est configurado como clave primaria de la tabla (slo aplica a las tablas). Campo2 : corresponde al nombre del campo que sirve como descripcin del registro asociado a la clave primaria (slo aplica a las tablas). Actualizar: actualmente est en desuso. Se mantiene por compatibilidad con versiones anteriores. TablasUse : actualmente est en desuso. Se mantiene por compatibilidad con versiones anteriores. Maneja Fijos: indica si el registro representa valores fijos de la empresa. En caso contrario se asume que el registro representa una tabla del sistema.
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Orden de Borrar 1: actualmente est en desuso. Se mantiene por compatibilidad con versiones anteriores. Orden de Borrar 2: representa el orden de cmo se deben insertar/eliminar los registros en la base de datos con el fin de no presentar conflictos de integridad referencial. Slo aplica a las tablas.
Grupo de Reportes
Descripcin General El sistema agrupa lgicamente los reportes por tipos de reportes y estos a su vez en grupos. Esta opcin permite consultar la informacin de los grupos de reporte la cual est constituida por: Cdigo del grupo de reporte, descripcin del grupo de reporte y el tipo de reporte al cual pertenece el grupo d e reporte. Esta informacin es slo de lectura por lo tanto el usuario no puede cambiar ningn registro desde la pantalla.
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Fijos
Descripcin General El sistema agrupa lgicamente los valores fijos por grupos. Esta opcin permite consultar, modificar, eliminar y agregar la informacin de los valores fijos en: Grupo: representa el cdigo del grupo de valores fijos al que pertenece el valor. Orden: representa la forma cmo van a estar ordenados los valores del grupo en las listas desplegables de las pantallas que se muestran al usuario en el sistema de nmina o en la herramienta de administracin. Cdigo: es el cdigo asociado al valor fijo, este cdigo es de uso interno del sistema. Descripcin: representa la descripcin del valor fijo, el cual es desplegado al usuario.
Uno de los principales usos de Fijos en el sistema es como tipo de filtro en reportes. Un filtro de este tipo permite restringir el valor a seleccionar por el usuario a un conjunto de valores acotados pre-determinados.
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Etiquetas
Descripcin General La opcin Etiquetas, permite configurar el idioma del sistema y sus respectivas etiquetas para adaptarlas al idioma requerido. Las etiquetas estn conformadas en gran parte por los mensajes del sistema y los textos que aparecen en las ventanas del sistema de nmina. El sistema permite cambiar dicha mensajes/textos mediante la configuracin de los parmetros de idioma y etiquetas en una misma pantalla, de la siguiente manera: Idioma Cdigo: identificador del idioma. Descripcin: descripcin del idioma.
Configurar Etiquetas Cdigo: identificador de la etiqueta. Valor: descripcin de la etiqueta que se va a ser mostrada al usuario. Tamao: configura el tamao de la letra con la que se va a visualizar la etiqueta. Italic: configura si el tipo de letra es itlica o no. Bold: configura si el tipo de letra es negrilla o no. Longitud: configura la longitud mxima de caracteres que puede permitir la etiqueta. Etiqueta: muestra una descripcin de la etiqueta, la cual sirve de referencia una vez cambiado el valor. Esta opcin es slo de lectura.
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Configurar Extraccin de Datos

Descripcin General Esta opcin permite realizar la configuracin de procesos para extraer datos a ser usados en la creacin de archivos txt o de cualquier otro tipo.
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Cdigo: campo alfanumrico requerido de mximo 6 caracteres que va a contener el cdigo. Por defecto se muestra vaco. En caso de tener habilitado la opcin de heredar caractersticas al incluir hereda el Cdigo del documento que estaba en pantalla previamente Descripcin: es un campo alfanumrico requerido, de mximo sesenta (60) caracteres que va a contener la descripcin del Archivo a exportar. Por defecto se muestra vaco. En caso de tener habilitado la opcin de heredar caractersticas al incluir hereda la Descripcin del documento que estaba en pantalla previamente.
Se muestra un campo con la etiqueta funcin que tiene las siguientes opciones : Extraer: campo de tipo alfanumrico de 60 caracteres para indicar la funcin (nombre de la dll) de extraer informacin de la base de datos. Generar: campo de tipo alfanumrico de 60 caracteres para indicar la funcin (nombre de la dll) que genera el txt. Inhabilitar reporte: es una casilla de verificacin que al ser seleccionada no permite generar dicho archivo en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos. Por defecto se muestra desmarcado.
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Heredar caractersticas al incluir: si esta opcin est seleccionada al pulsar el botn Nuevo se crear un nuevo registro con los mismos datos a los del documento que tenga en pantalla. Por defecto se muestra desmarcada.
Se muestran las tres (3) siguientes pestaas de datos: Campos del Archivo: Muestra una tabla para indicar la configuracin de los campos del archivo que se va a exportar con las siguientes caractersticas: Parmetro: columna de tipo alfanumrico de 30 caracteres para indicar el nombre del parmetro del campo. Descripcin: columna de tipo alfanumrico de 60 caracteres para indicar el nombre del campo. Por defecto se muestra vaca. Tipo de Dato: columna de lista desplegable de tipo carcter que muestra los valores de Formato de la tabla Fijo: Numrico, Alfanumrico, Alfabtico. Para indicar el formato del campo. Por defecto se muestra vaca. Longitud: columna de tipo numrico para indicar el tamao del campo. Por defecto se muestra cero. Obligatorio: columna de tipo desplegable que muestra los valores de SI/NO de la tabla fijos. Por defecto se muestra S. Valor por Defecto: columna de tipo alfanumrico de 100 caracteres. Para indicar el valor por defecto del campo. Esta columna se muestra vaca. Ingresado por Usuario: columna de tipo desplegable que muestra los valores de SI/NO de la tabla fijos. Por defecto se muestra No. Enviar al Servidor: indica si el valor es enviado al proceso de extraccin (por defecto No) Enviar al Generador: indica si el valor es enviado al archivo que se va a generar (por defecto S)
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Campos de Filtro:
Se muestra los filtros que pueden estar disponibles para obtener informacin de la base de datos Fecha: este filtro siempre debe estar seleccionado y es no editable, en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos se debe mostrar la fecha de inicio y la fecha de fin del mes actual. Trabajador: si esta opcin es seleccionada, en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos se debe mostrar dos campos de rangos que al pulsar F2 la Bsqueda Asistida de la tabla Trabajador. Departamento: si esta opcin es seleccionada, en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos se debe mostrar dos campos de rangos que al pulsar F2 la Bsqueda Asistida de la tabla Departamento. Contrato: si esta opcin es seleccionada, en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos se debe mostrar dos campos de rangos que al pulsar F2 la Bsqueda Asistida de la tabla Contrato. Ubicacin: si esta opcin es seleccionada, en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos se debe mostrar dos campos de rangos que al pulsar F2 la Bsqueda Asistida de la tabla Ubicacin . Cargo: si esta opcin es seleccionada, en la pantalla de Proceso de Extraccin de Datos se debe mostrar dos campos de rangos que al pulsar F2 la Bsqueda Asistida de la tabla Cargo. Adicionalmente se crearn en la base de datos 6 campos de filtros adicionales que no se mostrarn en la pantalla, reservados para futuras implementaciones
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Datos del Archivo:
Se muestran los datos del archivo que se va a generar: Solicitar la ruta al usuario: casilla de verificacin para indicar si se le va a pedir al usuario la ruta donde se va a guardar el archivo. Por defecto se muestra desmarcada. Nombre sugerido: campo de tipo alfanumrico para indicar el nombre por defecto del archivo que se va a generar. Por defecto se muestra vaco. Ruta por defecto: campo de tipo alfanumrico para indicar la ruta por defecto donde se va a guardar el archivo que se va a generar. Por defecto se muestra vaco. Ruta archivo: botn que despliega la ventana de Buscar Carpeta para indicar en que ruta se va a guardar el archivo que se genere. Concatenar Ao/Mes/Da en el nombre del archivo: casilla de verificacin para indicar si en el nombre del archivo se le debe concatenar el ao, el mes o da. Por defecto se muestra desmarcada. Solo Ao: botn de opcin para indicar si se concatena el ao de generacin del archivo al nombre del archiv o generado. Por defecto se muestra desmarcado. Ao / Mes : botn de opcin para indicar si se concatena el ao y el mes de generacin del archivo al nombre del archivo generado. Por defecto se muestra marcado. Ao / Mes / Da: botn de opcin para indicar si se concatena el ao, el mes y el da de generacin del archivo al nombre del archivo generado. Por defecto se muestra desmarcado.
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Reportes
Este men contiene los reportes de uso interno del sistema, que tienen como finalidad informar al usuario, el estado y caractersticas de la base de datos, informacin de seguridad y en general informacin de la tablas de la base de datos Maestra (empresa, usuario y mapas). Es importante tomar en cuenta que estos reportes no pueden ser modificados ni eliminados del sistema.
Mapas por usuario

Descripcin General Este reporte muestra los mapas de acceso por cada usuario y la empresa a la cual est asignado.
Mapas por usuarios por empresa

Descripcin General Este reporte muestra los mapas de acceso por cada empresa y con los usuarios que lo tienen asignado.
Usuarios con sus mapas

Descripcin General Este reporte despliega los usuarios con sus respectivos mapas de acceso asignados por cada empresa.
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Pistas de auditora
Descripcin General Este reporte muestra todas las pistas de auditora generadas en el sistema en un rango de fechas.
Etiquetas por idioma

Descripcin General Este reporte muestra todas las etiquetas de la empresa agrupado por idioma.
Versin de objetos de la base de datos

Descripcin General Este reporte muestra informacin segn el tipo de objetos (Funciones, Procedimientos almacenados y Tablas) sobre la versin y la fecha de creacin de los mismos.
Tamao base de datos

Descripcin General Este reporte muestra un listado por tabla con informacin sobre tamao promedio en KB y el nmero de registros que contiene.
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Diccionario de datos
Descripcin General Este reporte muestra por tabla informacin sobre los campos, describiendo su funcionamiento, el tipo de datos y la longitud mxima que puede almacenar.
Diseo de la base de datos en Profit Plus

La base de datos de Profit Plus Nmina se encuentra diseada de la siguiente manera: Los datos del sistema se almacenan en tablas maestras y en tablas de movimientos , las cuales se caracterizan por tener el prefijo SN en el nombre fsico de las mismas. Las tablas maestras son identificadas por nombres nemnicos segn la informacin que almacenan y su clave principal formar parte de los campos indispensables de las tablas de movimientos. Ejemplo: snbanco , sntipocurso, sncargo, etc. Las tablas de movimientos son aquellas donde se almacenan los procesos manejados por el sistema, estando caracterizadas por encabezados y renglones. Ejemplo: snemple, snvacaci, etc. Las claves principales de las tablas maestras son identificadas con el prefijo de co, seguido de una palabra que identifique la tabla: Ejemplo: c o_cargo: para el cdigo del cargo. Las descripciones de la tabla son identificadas con el prefijo des o la palabra descrip, seguido de una palabra que identifique la tabla. Ejemplo: des_cargo: para la descripcin del cargo. Las tablas que representan encabezados, se caracterizan por tener como clave principal un nmero cuyo campo se identifica por el siguiente sufijo _num, que adicionalmente servir de enlace entre el encabezado y los renglones. Ejemplo: reci_num : para los encabezados de recibos de nmina.
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Las tablas que representan renglones de documentos, como los renglones de la nmina, se caracterizan por tener como clave principal una clave compuesta formada por la clave principal del encabezado junto con el nmero de rengln, nmero cuyo campo se identifica por reng_num . Ejemplo: reci_num : campo del encabezado del recibo. reng_num: nmero del rengln del encabezado. Existen ocho (08) campos para los campos adicionales, identificados de la siguiente manera: campo1, campo2campo8. Existe un campo denominado validador empleado para el manejo de concurrencia. Las actualizaciones hacia la base de datos (insert, update, delete) se efectan a travs de procedimientos almacenados. En cada una de las tablas es almacenada la informacin del usuario y la fecha en que se incluy, modific o elimin un registro en la misma. Dichos campos son identificados de la siguiente manera:
co_us_in co_us_mo
fe_us_in fe_us_mo
Cdigo del usuario, la fecha y hora en que se incluy el registro en la tabla. Cdigo del usuario, la fecha y hora en que se modific el registro en la tabla.
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Captulo 14: Preguntas ms frecuentes durante la instalacin 387
CAPTULO 14: Preguntas ms frecuentes durante la instalacin

Cmo habilitar conexiones remotas en SQL?
Este problema se puede producir al no configurar SQL Server 2005 para aceptar conexiones remotas. De forma predeterminada, SQL Server 2005 Express Edition y SQL Server 2005 Developer Edition no permiten conexiones remotas. Para configurar SQL Server 2005 para permitir conexiones remotas, realice todos los pasos siguientes: Habilite conexiones remotas en la instancia de SQL Server que desea conectar desde un equipo remoto para. Active el servicio explorador de SQL Server. Configure la seguridad para permitir trfico de red relacionado a SQL Server y al servicio explorador de SQL Server.
Para habilitar conexiones remotas en la instancia de SQL Server 2005 y activar el servicio explorador de SQL Server, utilice la herramienta SQL Server 2005 Surface Area Configuration. La herramienta de configuracin de superficie se instala al instalar SQL Server 2005. En caso de querer obtener ms detalle puede dirigirse a la siguiente direccin: http://support.microsoft.com/kb/914277/es Habilite conexiones remotas para SQL Server 2005 Express o SQL Server 2005 Developer Edition 1. Haga clic en Inicio , seleccione Programas, seleccione Microsoft SQL Server 2005, seleccione Configuration Tools y a continuacin, haga clic en SQL Server Surface Area Configuration . En la pgina SQL Server 2005 Surface Area Configuration, haga clic en Surface Area Configuration for Services and Connections. En la pgina Surface Area Configuration for Services and Connections, expanda motor de base de datos, haga clic en Remote Connections, haga clic en Local and remote connections, haga clic en el protocolo apropiado
2. 3.
388
habilitar para su entorno y a continuacin, haga clic en Aplicar. Nota: Haga clic a <UITERM> en </UITERM> en Aceptar cuando recibe el mensaje siguiente: Los cambios a Configuracin de conexin no surtirn efecto hasta que reinicie el servicio de motor de base de datos. 4. En la pgina Surface Area Configuration for Services and Connections, expanda motor de base de datos, haga clic en servicio, haga clic en Detener, espere hasta que el MSSQLSERVER atienda stop y a continuacin, haga clic en Iniciar para reiniciar el servicio MSSQLSERVER.
Habilite el servicio explorador de SQL Server Si est ejecutando SQL Server 2005 utilizando un nombre de instancia y si no est utilizando un nmero especfico de puerto TCP/IP en su cadena de conexin, lo debe habilitar al servicio explorador de SQL Server que permite para conexiones remotas. Por ejemplo, SQL Server 2005 Express se instala con un nombre predeterminado de instancia de \SQLEXPRESS Nombre de equipo. Slo le es necesario para habilitar el servicio explorador de SQL Server una vez sin consideracin de cuntas instancias de SQL Server 2005 est ejecutando. Para habilitar el servicio explorador de SQL Server, siga estos pasos. 1. Haga clic en Inicio, seleccione Programas, seleccione Microsoft SQL Server 2005, seleccione Configuration Tools y a continuacin, haga clic en SQL Server Surface Area Configuration . En la pgina SQL Server 2005 Surface Area Configuration, haga clic en Surface Area Configuration for Services and Connections. En la pgina Surface Area Configuration for Services and Connections, haga clic en explorador de SQL Server, haga clic para Tipo de inicio en Automtico y a continuacin, haga clic en Aplicar. Haga clic en Inicio y a continuacin, haga clic en Aceptar .
2. 3.
4.
Cree excepciones de seguridad de Windows Estos pasos se aplican a la versin de Firewall de Windows incluido en Service Pack 2 de Windows XP (SP2) y Windows Server 2003. Si est utilizando sistema de un
servidor de seguridad diferente, vea para si su documentacin de seguridad obtiene ms informacin. Si est ejecutando un servidor de seguridad en el equipo que ejecuta SQL Server 2005, las conexiones externas a SQL Server 2005 se bloquearn a menos que SQL Server 2005 y el servicio explorador de SQL Server se puedan comunicar de la seguridad. Debe crear una excepcin de cada instancia de SQL Server 2005 que desea a ceptar conexiones remotas y una excepcin para el servicio explorador de SQL Server. SQL Server 2005 utiliza un identificador de instancia como parte de la ruta de acceso cuando instala sus archivos de programa. Para crear una excepcin de cada instancia de SQL Server, debe identificar el identificador de instancia correcta. Para obtener un identificador de instancia, siga estos pasos: 1. 2. Haga clic en Inicio , seleccione Programas, seleccione Microsoft SQL Server 2005, seleccione Configuration Tools y a continuacin, haga clic en SQL Server Configuration Manager. Administrador de configuracin de SQL Server hace clic en el servicio explorador de SQL Server en el panel derecho, hace clic con el botn secundario en el nombre de instancia en la ventana principal y a continuacin, hace clic en Propiedades. En la pgina SQL Server Browser Properties, haga clic en la ficha Avanzadas, busque el identificador de instancia en la lista Propiedad y a continuacin, haga clic en Aceptar.
3.
Para abrir Firewall de Windows, haga clic en Inicio , haga clic en Ejecutar , escriba firewall.cpl y a continuacin, haga clic en Aceptar . Cree una excepcin para SQL Server 2005 en Firewall de Windows Para crear una excepcin para SQL Server 2005 en Firewall de Windows, siga estos pasos: 1. 2. En Windows Firewall, haga clic en la ficha Excepciones y a continuacin, haga clic en Agregar programa. En la ventana Agregar un programa , haga clic en Examinar.
390
3.
Haga clic en el programa ejecutable \MSSQL\Binn\sqlservr.exe MSSQL.1 Server\ de SQL de Programa\Microsoft de C:\Program, haga clic en Abrir y a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota: La ruta puede ser diferente segn dnde se instala SQL Server 2005. MSSQL.1 es un marcador de posicin para el identificador de instancia que obtuvo en paso 3 del procedimiento anterior. Repita pasos de 1 a 3 de cada instancia de SQL Server 2005 que necesita una excepcin.
4.
Cree una excepcin para el servicio explorador de SQL Server en Firewall de Windows Para crear una excepcin para el servicio explorador de SQL Server en Firewall de Windows, siga estos pasos: 1. 2. 3. En Windows Firewall, haga clic en la ficha Excepciones y a continuacin, haga clic en Agregar programa . En la ventana Agregar un programa , haga clic en Examinar. Haga clic en el programa ejecutable Server \90\Shared \sqlbrowser.exe de SQL de Programa \Microsoft de C:\Program, haga clic en Abrir y a continuacin, haga clic en Aceptar .
Nota La ruta puede ser diferente segn dnde se instala SQL Server 2005.
Por qu no puede conectarse con el IIS?

Alternativa 1: Verifique que se encuentra instalado y activo el Internet Information Server (IIS) en el servidor. Ingrese a panel de control.
En caso de tener Windows Xp instalado: o Ingrese en Agregar o quitar programas , luego haga clic en Agregar o quitar componentes de Windows , ubquese en el componente Servicios de Internet Information Server (IIS) y vea que est marcado.
En caso de tener Windows 2003 R2 instalado: o Ingrese en Agregar o quitar programas , luego haga clic en Agregar o quitar componentes de Windows, ingrese en Application Server, ubquese en el componente Servicios de Internet Information Server (IIS) y vea que est marcado.
392
Verifique que el servicio de IIS esta en ejecucin de la siguiente manera: o o Ingrese a Panel de control , luego a Herramientas Administrativas y haga clic en Servicios de Internet. Verifique que el sitio web esta ejecutndose.
Alternativa 2 : ASP.NET se encuentre deshabilitado. Ejecute esta alternativa si tiene alguno de los sistemas operativos Windows Server. En las opciones de Web Service Extension tiene deshabilitado la ejecucin del aspnet en el servidor. 1. 2. Ingrese a la opcin Herramientas Administrativas de Windows y luego a la opcin Internet Information Server (IIS) Manager. Ingresar a la carpeta Web Service Extension y habilitar para este servidor la ejecucin del aspnet para el IIS 6.0, sta viene habilitada por defecto para la versin Windows 2003 Family.
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Alternativa 3: Verificar que el IIS est bien instalado y configurado. En caso de haber instalado el FrameWork 2.0 antes que el IIS, es posible que confronte problemas de configuracin. Para solventar la situacin podr cumplir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Ingrese a la opcin Herramientas Administrativas de Windows y luego a la opcin Internet Information Server (IIS) Manager. Ingresar a la carpeta Web Site y ubicar el creado para la ejecucin del sistema. Ingresar al directorio virtual Contabilidad_website. Seleccionar cualquiera de los Web Services y explorar su contenido. Si se muestra un error ejecutando esta accin debe cumplir los siguientes pasos. a. Ir a la consola de administracin de sistema, pulsar las teclas win + r.
b. Escribir el comando cmd. c. Ingresar al directorio c:\Windows\Microsoft.NET\Framework\ Versin del framework que tenga instalado. Esta debe ser 2.0 o superior.
d. Ejecutar el comando aspnet_regiis u.
396
e. Finalmente ejecute el comando aspnet_regiis i.
Alternativa 4: Verifique la correcta configuracin de su Web Site. La aplicacin trabaja con parmetros especficos de configuracin para el sitio Web. Asegrese tener su Web Site configurado con las siguientes caractersticas: 1. Versin del ASP.NET 2.0 o superior.
2.
Debe estar habilitado la autenticacin annima con el usuario de IIS local de la mquina y las otras opciones deben estas deshabilitadas como muestra la figura. Nota: Se recomienda por estndar no cambiar el usuario de autenticacin annima.
398
3.
Validar que no tenga bloqueada alguna mquina que quiera que tenga acceso al sitio web, se recomienda por estndar bloquear ninguna IP.
400
Por qu no puedo registrar el componente de contabilizacin?

En caso de presentar problemas al registrar el componente fox para la contabilizacin, proceda a instalar el software de estaciones . Cabe destacar que este problema, es frecuente en el sistema operativo Windows 2000.
Por qu no puedo editar el archivo de configuracin en el servidor?

Si su sistema operativo es Windows Vista y presenta problemas al editar el archivo de configuracin del sistema, debe verificar que la opcin User Account Control (UAC) est deshabilitada. En caso que el UAC est habilitado y quiera mantenerlo de esa forma, debe ejecutar la aplicacin que edita el archivo de configuracin como administrador, presionando el botn derecho del ratn sobre el archivo y seleccionar la opcin Run as administrator. Si tiene habilitado el UAC, se recomienda ejecutar de la forma indicada anteriormente, el sistema Contabilidad 3.0, para el uso eficiente de las funcionalidades exportar comprobantes a XML y exportar movimientos de una cuenta a Excel.
Por qu no puedo modificar los reportes desde la Herramienta de Administracin?

El sistema no tiene una licencia v lida o la versin de evaluacin de la licencia ha caducado. Para solventar este problema debe ejecutar la aplicacin que actualiza la licencia, la cual se encuentra almacenada en la carpeta donde est instalada la Herramienta de Administracin, y cuyo nom bre es Cr_Dev. Una vez ejecutado dicha aplicacin, podr modificar el diseo de los reportes. Otra alternativa es adicionar manualmente en la mquina el registro Keycode: 1. 2. Ir al men de Inicio/Start, escoger Ejecutar/Run y escriba regedit. Expanda HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Business 11.5\Crystal Reports. Objects\Suite
3. Seleccione la carpeta CrystalReports. 4. Dirjase al men Archivo/File, seleccione /ImportarImport, entonces preguntar por la ruta del archivo a importar. Este se encuentra en la ruta de instalacin de la herramienta de Administracin con extensin .Reg. Busque en la ruta de instalacin de la herramienta de administracin el archivo cr_dev.reg. Seleccione Aceptar/OK. Reinicie la mquina y verifique que contiene la carpeta Keycodes bajo HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE \Business Objects\Suite 11.5\Crystal Reports.
5. 6. 7.
402
Captulo 15: Apndice
403
CAPTULO 15: Apndice

Reglas de Integracin
La siguiente lista muestra todas las Reglas de Integracin que vienen incorporadas en Profit Plus con una breve explicacin de su funcionamiento:
Recibos de Nmina:
Neto Pagado (Regla N 4000): Se genera un asiento en el Haber, por el neto del Recibo de Nmina, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden: 1.- La carpeta Banco en la Informacin Contable del Documento. 2.- La carpeta "Banco" en la Informacin Contable del Trabajador. 3.- La carpeta "Cuenta temporal para Nmina" en la Informacin Contable de la Caja en la Cuenta Bancaria, en caso de que la forma de pago sea en Efectivo no, respectivamente. 4.- La Cuenta de Integracin "Banco para Nmina" N 71101.
Asignaciones (Regla N 4001): Se genera un asiento en el Debe, por el monto de cada rengln del Recibo de Nmina cuyo concepto sea del tipo Asignacin, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden: 1.- La carpeta Asignaciones en la Informacin Contable del rengln del Documento. 2.- La carpeta Asignaciones en la Informacin Contable del Documento. 3.- La carpeta "Cuenta de Gasto" en la Informacin Contable del Concepto. 4.- La carpeta "Asignaciones" en la Informacin Contable del Trabajador. 5.- La Cuenta de Integracin "Asignaciones de Nmina" N 71102.
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Deducciones (Regla N 4002): Se genera un asiento en el Haber, por el monto de cada rengln del Recibo de Nmina cuyo concepto sea del tipo Deduccin, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden: 1.- La carpeta Deducciones en la Informacin Contable del rengln del Documento. 2.- La carpeta Deducciones en la Informacin Contable del Documento. 3.- La carpeta "Cuenta de Gasto" en la Informacin Contable del Concepto. 4.- La carpeta "Deducciones" en la Informacin Contable del Trabajador. 5.- La Cuenta de Integracin "Deducciones de Nmina" N 71103. Retenciones (Regla N 4003): Se genera un asiento en el Haber, por el monto de cada rengln del Recibo de Nmina cuyo concepto sea del tipo Retencin, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden: 1.- La carpeta Retenciones en la Informacin Contable del rengln del Documento. 2.- La carpeta Retenciones en la Informacin Contable del Documento. 3.- La carpeta "Cuenta de Gasto" en la Informacin Contable del Concepto. 4.- La carpeta "Retenciones" en la Informacin Contable del Trabajador. 5.- La Cuenta de Integracin "Retenciones de Nmina" N 71104. Otros (Debe) (Regla N 4004): Se genera un asiento en el Debe, por el monto de cada rengln del Recibo de Nmina cuyo concepto sea del tipo Otro, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden: 1.- La carpeta Otros (Debe) en la Informacin Contable del rengln del Documento. 2.- La carpeta Otros (Debe) en la Informacin Contable del Documento. 3.- La carpeta "Cuenta de Gasto" en la Informacin Contable del Concepto. 4.- La carpeta "Otros (Debe)" en la Informacin Contable del Trabajador. 5.- La Cuenta de Integracin "Otros (Debe) de Nmina" N 71105. Otros (Haber) (Regla N 4005): Se genera un asiento en el Haber, por el monto de cada rengln del Recibo de Nmina cuyo concepto sea del tipo Otro, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden: 1.- La carpeta Otros (Haber) en la Informacin Contable del rengln del Documento. 2.- La carpeta Otros (Haber) en la Informacin Contable del Documento.
Captulo 16: Preguntas ms frecuentes
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3.- La carpeta "Cuenta de Provisiones" en la Informacin Contable del Concepto. 4.- La carpeta "Otros (Haber)" en la Informacin Contable del Trabajador. 5.- La Cuenta de Integracin "Otros (Haber) de Nmina" N 71106.
406
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CAPTULO 16: Preguntas ms frecuentes

En este captulo se responden algunas de las preguntas frecuentes, de tipo funcional, que los usuarios suelen hacer cuando estn usando Profit Plus nmina. En algunos casos la respuesta a dichas preguntas es mostrada bajo el esquema paso a paso para facilitar la ejecucin de la solucin al problema o inquietud planteada. En otros casos se presenta una lista de posibles causas o soluciones al problema planteado.
Cmo exportar datos de tablas a otra empresa? Para exportar uno o varios registros de alguna de las tablas (departamentos, bancos, cargos etc.) a otra empresa siga los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cierre todas las ventanas que estn abiertas excepto la tabla de la que va a exportar. Haga clic en el icono Exportar registros de la barra de herramientas. Seleccione la empresa destino indicando el directorio en donde estn sus datos (el directorio en donde se guardan los datos de una empresa tiene por nombre el cdigo de la empresa) Indique el rango de registros a exportar de la tabla mediante su cdigo. Haga clic en el botn Aceptar para efectuar la exportacin. S desea exportar otro rango de registros repita los pasos 4 y 5. Haga clic en el bot n Salir al terminar.
Cmo consultar el valor actual de un campo? Para consultar el valor actual de un campo hay tres (3) opciones: Opcin # 1: 1. 2. 3. 4. Seleccione la opcin Valor por Trabajador del men Variaciones. Indique el trabajador para el cual desea consultar el valor de un campo dado. Haga clic en Variacin Ocasional, Variacin Frecuente , No Editables o Todos segn el tipo del campo que se desea consultar. Repita los pasos 2 y 3 para cada trabajador al que le desee consultar el valor del campo(s).
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Opcin # 2: 1. Seleccione la opcin Valor por Campo del men Variaciones . 2. Indique el campo cuyo valor desea consultar. 3. El sistema mostrar el valor actual de dicho campo para todos los trabajadores. 4. Haga uso de la barra de desplazamiento vertical para visualizar el valor del campo en cada trabajador. 5. Repita los pasos 2 y 3 para cada campo al que le desee consultar el valor actual. Opcin # 3: 1. Seleccione la opcin Reporte del men Mantenimiento. 2. Si desea ver el valor de varios campos para un trabajador escoja el reporte Valores por trabajador. Si desea ver el valor de un campo para varios trabajadores escoja el reporte Valores por campo. 3. Defina el rango de trabajadores y campos a consultar usando los filtros del reporte. 4. Haga clic en el botn Aceptar para emitir el reporte.
Cmo consultar el valor calculado por un concepto? Profit Plus permite consultar el valor generado por un concepto para un trabajador dado, tanto en la nmina actual como en la nmina deseada. Para consultar dicho valor hay dos (2) opciones: Opcin # 1: 1. 2. 3. 4. Ingrese en la opcin Reporte del men Mantenimiento. Seleccione la opcin Nminas Generadas. Escoja el reporte Conceptos generados por trabajador y defina el concepto, el trabajador o el rango de trabajadores y el rango de fechas para el cual se desea consultar el valor calculado para el concepto. Haga clic en el botn Aceptar para emitir el reporte.
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Opcin # 2: 1. 2. 3. Seleccione la opcin Consultar/Modificar Nmina del men Nmina . Haga uso de la barra de herramient as para buscar el recibo o los recibos en los que aparece el concepto. Una vez seleccionado el recibo proceda a buscar el rengln asociado al concepto y tome nota del valor generado.
Cmo modificar el valor calculado por un concepto? Para modificar el valor calculado por un concepto al generar la nmina, hay dos (2) opciones: Opcin # 1: 1. 2. 3. Seleccione la opcin Consultar/Modificar nmina del men Nmina . Identifique los recibos en los que aparece el concepto con valor errado y modifique el valor del concepto en forma manual, por el valor deseado. Grabe el recibo.
Opcin # 2: 1. 2. 3. 4. Seleccione la opcin Concepto del men Nmina . Busque el concepto cuyos valores generados no son los adecuados. Modifique la expresin del concepto y grabe los cambios. Proceda a generar nuevamente la nmina, usando la opcin Generar nmina y revise los valores generados para el concepto.
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Por qu un concepto no aparece en el recibo de nmina de un trabajador? Posibles causas: El concepto est definido con tipo = Otro y en el recibo de nmina slo aparecen las asignaciones, deducciones y retenciones del trabajador. El clculo o evaluacin del concepto para el trabajador dio como resultado cero. El concepto no est relacionado con el contrato al que pertenece el trabajador. El concepto hace referencia a un campo que no est relacionado con el contrato al que pertenece el trabajador. El concepto hace referencia a un campo que no tiene valor asignado.
Por qu la nmina de un contrato no genera recibos? Posibles causas: El contrato no tiene trabajadores asignados. Ninguno de los trabajadores cumple con las condiciones establecidas en los conceptos asociados al contrato, para que les sea emitido el recibo de nmina. Los trabajadores para los cuales se est generando la nmina, no tienen el monto correspondiente al Sueldo Mensual. Por qu un trabajador no aparece en la nmina generada? Posibles causas: La fecha de ingreso del trabajador es mayor (posterior) a la fecha de generacin de la nmina. El estado del trabajador para el momento de la generacin de la nmina no era ni Activo ni Por liquidar. El trabajador no tiene conceptos relacionados o todos los conceptos que tiene relacionados al ser evaluados retornaron cero. El trabajador no tiene registrado el valor del Sueldo Mensual.
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Por qu no es posible eliminar un concepto, campo o contrato? Posibles causas: El concepto, campo o contrato ya estn relacionados. Es decir ya existen relaciones que los involucran. Existen nminas generadas previamente que involucran al concepto, campo o contrato.
Por qu no fue asignado un prstamo en la nmina? Posibles causas: No existe el concepto encargado de asignar el prstamo. La fecha de asignacin del prstamo no se encuentra entre la fecha inicial y la fecha final de la nmina generada. El prstamo se encuentra suspendido.
Por qu no fue deducida la cuota de un prstamo en la nmina? Posibles causas: Ya fue cancelado en su totalidad el prstamo. La fecha de la nmina es inferior a la fecha de la primera cuota. El prstamo esta marcado como suspendido. El concepto que deduce la cuota de prstamos, no cumple con las condiciones definidas en el aplica cuando.
Por qu no es posible relacionar un grupo de conceptos con un trabajador? Causa: El trabajador tiene relacionado algn concepto o campo que a su vez forma parte del grupo que se le desea relacionar.
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Cmo se registra automticamente un mismo valor a todos los trabajadores? Para realizar esta operacin en forma automtica, ejecute los siguientes pasos: Ingrese a: Ajuste de valor por campo en el men Variaciones. Selecciones el campo a modificar. Coloque los dos criterios de asignacin del valor. (Incremento o Disminucin, Por Porcentaje o Monto) Especifique las condiciones y rangos de campos de trabajadores deseados. Pulse el botn Aceptar. Cmo se genera la prxima nmina? Culminado el procesamiento de la nmina actual, debe ejecutar el proceso: Cerrar/ReAbrir Nminas, el cual blanquea los valores de variacin frecuente de trabajadores y actualiza la fecha del ltimo cierre en la tabla contrato. Dnde se visualizan los valores histricos de los campos de trabajadores? Para listar los valores histricos de los campos de trabajadores, ingrese a los reportes de movimientos de nmina y seleccione alguno de los siguientes reportes: Histricos por Trabajador, Histricos por Campo. Recuerde que los valores histricos de los campos, se almacenan a partir del momento en el cual se tilda el campo como Histrico. Por qu la nmina de obreros no diferencia los das feriados de los hbiles? Posibles causas: La parametrizacin de la nmina, no fue concebida bajo este criterio. No estn definidos los das feriados o descansos en el Calendario, asociado al contrato del trabajador. El concepto que refleja los das feriados est inhabilitado. Cmo se hace un abono a un prstamo, sin ser deducido en un recibo de pago? Para realizar esta operacin debe ubicar en la opcin de prstamos, el registro correspondiente y pulse el botn Abonar Saldo, en ese momento ingresa la fecha y el monto del abono.
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Por qu no es posible eliminar un registro de la opcin de vacaciones, novedad por da o novedad por hora? Posibles causas: El usuario, no tiene permiso para eliminar registros. La fecha de inicio del proceso (Vacacin, Reposo o Permiso), pertenece a una nmina que ya fue procesada. Cul es la utilidad de los conceptos del tipo Otros que aparecen en los recibos de pago y se visualizan en la opcin de Consultar/Modificar Nminas? Estos conceptos, hacen referencia a: 1. Aportes patronales, referidos a Seguridad Social, Sindicatos, Provisin de Utilidades, Otros. 2. Datos complementarios utilizados para la emisin de reportes, tales como: Das de Vacaciones en el perodo, Sueldo para Prestaciones, Lunes del Perodo, Monto Base para ISLR, Otros. 3. Montos que apoyan ciertos clculos de nmina, los cuales son almacenados para dejar constancia de los valores sobre los cuales se hicieron los clculo, tales como: Sueldo para Prestaciones, Porcin de Bono Vacacional, Tasa de Inters para Prestaciones, Otros. Por qu no es posible transferir una nmina al administrativo? Posibles causas: La nmina deseada no est cerrada. El proceso fue ejecutado anteriormente y por esta razn no aparece en la lista de fechas de nmina por transferir. Si esta ejecutando el proceso y aparece un mensaje de advertencia, luego del cual no se transfieren los datos, verifique los datos administrativos de acuerdo al contenido del texto que aparece en la ventana y ejecute las correcciones.
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Por qu no aparece en el recibo de pago, el comentario del campo? Posibles causas: No guardo los datos los coloco en otro campo, verifique el campo comentario. El concepto no est parametrizado para que almacene los datos registrados en el campo comentario. El recibo de pago que esta visualizando, no est definido de tal modo que muestre los comentarios de los conceptos. Dnde pueden visualizarse los datos contables y administrativos asignados a conceptos y trabajadores? Para obtener la informacin administrativa y contable, ingrese a la opcin Integracin del mdulo Reporte del men Mantenimiento y ejecute segn sea el caso alguno de los siguientes reportes: 1. Tablas con la Informacin Administrativa 2. Tablas con la Informacin Contable
Av. Casanova, entre calles Villaflor y Unin, Torre Banco Plaza, Nivel Planta Terraza, Sabana Grande. Caracas. 1050 Venezuela Telf.: 0501MiProfit (0501-64776348) www.miprofit.com www.softechsistemas.com soporte@softechsistemas.com
10200 NW 25th Street, Suite # 212, Miami Fl 33172 U.S.A. Telf.: +1-305-418.0088 www.miprofit.com www.softechsistemas.com soporte@softechsistemas.com

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A continuacin se describen las convenciones utilizadas al parametrizar la empresa de demostracin:

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