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MANUAL DO GESTOR DE CONTRATOS

Secretaria do Planejamento e Gesto do Estado do Cear

MANUAL DO GESTOR DE CONTRATOS

Secretria do Planejamento e Gesto

Desire Custdio Mota Gondim

Secretrio Adjunto
Reno Ximenes Ponte

Secretria Executiva
Lcia Carvalho Cidro

Gerardo Mrcio M. Medeiros

ASSESSOR JURDICA elaborao

Lucdio Fernandes Maia

Manoel Vital da Silva Jnior

DIAGRAMAO ORGANIZAO
Rejane Cavalcante

MANUAL DO GESTOR DE CONTRATOS

SUMRIO
1. APRESENTAO........................................................................................................................5 2. O Gestor do Contrato..........................................................................................................6 2.1. Definio................................................................................................................................6 2.2. Obrigatoriedade.....................................................................................................................6 2.3. Designao do Gestor...........................................................................................................6 2.4. Perfil do Gestor.......................................................................................................................7 2.5. Atribuies do Gestor..............................................................................................................7 2.6. Responsabilidades do Gestor..................................................................................................9 3. O Termo Contratual..............................................................................................................9 3.1. Termo Aditivo........................................................................................................................10 3.2. Termo de Apostilamento.........................................................................................................10 3.3. Resciso - Artigo 77 a 80 da Lei 8.666/93 ............................................................................11 3.4. Prorrogao da Vigncia do Contrato - Artigo 57 da Lei 8.666/93 ..........................................12 3.5. As Alteraes Contratuais - Artigo 65 da Lei 8.666/93 ...........................................................13 3.6. Alteraes Unilaterais ...........................................................................................................14 3.7. Acrscimos e Supresses .......................................................................................................14 3.8. Equilbrio Econmico-financeiro............................................................................................15 3.9. Reajuste de Preos.................................................................................................................16 3.10.Repactuao.......................................................................................................................16 3.11. Penalidades Artigo 87 da Lei 8.666/93 .............................................................................17 4. Pagamento...........................................................................................................................19 4.1 Notas Fiscais..........................................................................................................................19 4.2. Processo de Pagamento.........................................................................................................19

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1. APRESENTAO
A Lei de Licitaes e Contratos, Lei Federal n 8.666/93, prev, nas entrelinhas de seus artigos, que o Administrador Pblico deve organizar e implantar em rgos pblicos um sistema de gesto de contratos, compreendendo o gerenciamento, o acompanhamento e a fiscalizao da execuo at o recebimento do objeto. Dessa forma, diversos esforos tem sido efetuados pela Administrao do Estado do Cear no sentido de orientar e auxiliar os seus servidores da rea administrativa na execuo de suas funes cotidianas, mormente no que se refere s instrues necessrias execuo de todo o ciclo de contratao de fornecedores de produtos, mercadorias ou servios, isto , desde a elaborao do projeto bsico at o arquivamento do processo. O mais importante passo na direo do aperfeioamento da ao dos gestores dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual foi a elaborao deste Manual do Gestor de Contratos, pois o documento servir de guia de referncia para todas as etapas do desenvolvimento de uma contratao, inclusive para os aspectos legais. Evidentemente, o contedo do presente Manual no inibe ou inviabiliza a utilizao, por parte dos gestores, de formas e estilos particulares de gerenciamento que propiciem melhor eficcia, eficincia e efetividade na utilizao dos recursos pblicos sob a responsabilidade de cada rgo ou entidade. A competente atuao dos gestores essencial para que as diversas reas dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual possam exercer plenamente suas respectivas atribuies, contribuindo, assim, para o cumprimento de suas misses. O presente Manual um documento dinmico que permite atualizaes freqentes, cuja periodicidade de reviso variar conforme a ocorrncia de avanos na legislao e nos processos gerenciais aplicados Administrao Pblica, bem como por propostas dos gestores, seu pblico alvo, que sero os verdadeiros mensageiros para seu constante aperfeioamento.

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2. O Gestor do Contrato
2.1. Definio
No se deve confundir GESTO com GESTOR (FISCAL) de contrato. A gesto o servio geral de gerenciamento de todos os contratos; a fiscalizao pontual. Na gesto (Administrao de Contratos), cuida-se, por exemplo, do reequilbrio econmico-financeiro, de incidentes relativos a pagamentos, de questes ligadas documentao, ao controle dos prazos de vencimento, de prorrogao, etc. um servio administrativo propriamente dito, que pode ser exercido por uma pessoa ou um setor. J a fiscalizao exercida necessariamente por um representante da Administrao, que pode ser chamado de Gestor, especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidar pontualmente de cada contrato Assim sendo, deve agir de forma pr-ativa e preventiva, observar o cumprimento, pela contratada, das regras previstas no instrumento contratual, buscar os resultados esperados no ajuste e trazer benefcios e economia para os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual.

2.2. Obrigatoriedade Artigo 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei 8.666/93
A execuo do contrato ser acompanhada e fiscalizada por um representante da administrao, designado por meio de portaria exarada pela unidade de administrao e finanas. O gestor (fiscal) dever adotar as providncias necessrias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por parmetro os resultados previstos no contrato. As decises e providncias que ultrapassarem a sua competncia devero ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hbil, para a adoo das medidas convenientes.

2.3. Designao do Gestor:

A designao do gestor (fiscal) poder recair sobre o titular da uni-

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dade que tenha conhecimento tcnico do objeto do contrato, ou em servidor capacitado para tal, sendo necessria a sua indicao no prprio instrumento contratual ou formalizada por meio de portaria definindo suas atribuies e competncias para dar cincia Contratada. A Lei 8.666/93 atribui ao gestor autoridade para acompanhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no mbito da sua esfera de ao e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distores existentes.

2.4. Perfil do Gestor

A Lei 8.666/93 no faz referncia expressa ao perfil do gestor do contrato. Todavia, em face da relevncia do encargo, importante que o servidor designado seja dotado de certas qualificaes, tais como:

cia ou processo administrativo disciplinar;

gozar de boa reputao tica-profissional; possuir conhecimentos especficos do objeto a ser fiscalizado; no estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicn no possuir em seus registros funcionais punies em decorrncia

da prtica de atos lesivos ao patrimnio pblico, em qualquer esfera do governo;

no haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao seu rgo de origem;

a Administrao Pblica, capitulados no Ttulo XI, Captulo I, do Cdigo Penal Brasileiro, na Lei n 7.492/1986 e na Lei 8.429/1992.

no haver sido condenado em processo criminal por crimes contra

A eficincia de um contrato est diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execuo. O gestor do contrato tem grande responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela contratada, das regras tcnicas, cientficas ou artsticas previstas no instrumento contratual.
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2.5. Atribuies do Gestor

Conforme preconiza o artigo 66 da Lei 8.666/93, o contrato dever ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as clusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas conseqncias de sua inexecuo total ou parcial. Adiante, esto relacionadas as atribuies do gestor de contrato:

responsabilidade, e encaminhar a solicitao de prorrogao;

controlar o prazo de vigncia do instrumento contratual sob sua

verificar se a entrega de materiais, execuo de obras ou a prestao de servios ser cumprida integral ou parceladamente; anotar em formulrio prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados; atestar as notas fiscais encaminhadas unidade competente para pagamento; comunicar unidade competente, formalmente, irregularidades cometidas passveis de penalidade, aps os contatos prvios com a contratada; solicitar unidade competente esclarecimentos de dvidas relativas ao contrato sob sua responsabilidade;
co-financeiro;

acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma fsi estabelecer prazo para correo de eventuais pendncias na exe-

cuo do contrato e informar autoridade competente ocorrncias que possam gerar dificuldades concluso da obra ou em relao a terceiros;

encaminhar autoridade competente eventuais pedidos de modificaes no cronograma fsico-financeiro, substituies de materiais e equipamentos, formulados pela contratada.

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2.6. Responsabilidades do Gestor

O gestor do contrato, por fora de atribuies formalmente estatudas, tem particulares deveres que, se no cumpridos, podero resultar em responsabilizao civil, penal e administrativa. A Lei 1.818/2007, em seu artigo 152, prev as penalidades disciplinares a serem aplicadas aos servidores pelo exerccio irregular de atribuies a eles afetas que so:

advertncia; suspenso; demisso; cassao de aposentadoria ou disponibilidade; destituio de cargo em comisso; destituio de funo comissionada.

Na aplicao dessas penalidades, sero consideradas a natureza e a gravidade da infrao cometida, bem como os danos que dela provierem para o servio pblico. As sanes administrativas podero cumularse com as sanes civis e penais, sendo independentes entre si.

3. O Termo Contratual
Pertinncia do Termo Contratual Artigo 62, caput, da Lei 8.666/93. A contratao deve ser formalizada, obrigatoriamente, por meio de termo de contrato, nos seguintes casos:

Licitaes realizadas nas modalidades tomadas de preos, concorrncia; dispensa ou inexigibilidade de licitao, cujo valor esteja compreendido nos limites das modalidades tomada de preos e concorrncia;
turas, por exemplo: entrega futura ou parcelada do objeto, assistncia tcnica, garantia tcnica, servios a serem prestados, etapas a serem cumpridas.
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contrataes de qualquer valor das quais resultem obrigaes fu-

Nos demais casos, o termo de contrato facultativo, podendo ser substitudo pelos instrumentos hbeis, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorizao de compra ou ordem de execuo de servio. A administrao tambm pode dispensar o termo de contrato nas compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, das quais no resultem obrigaes futuras, inclusive assistncia tcnica.

3.1. Termo Aditivo

Termo Aditivo o instrumento utilizado para formalizar as modificaes nos contratos administrativos, previstas em lei, tais como acrscimos ou supresses no objeto, prorrogaes de prazos, prorrogao do contrato, alm de outras.

3.2. Termo de Apostilamento

Termo de Apostilamento o registro administrativo que pode ser feito no termo de contrato, ou nos demais instrumentos hbeis que o substituem, normalmente no verso da ltima pgina do contrato, ou ainda pode ser efetuado por meio de juntada de outro documento ao termo de contrato ou aos demais instrumentos hbeis. O registro por termo de apostilamento pode ser utilizado nos seguintes casos:

contrato;

Variao do valor contratual decorrente de reajuste previsto no

compensaes ou penalizaes financeiras decorrentes das condies de pagamento; empenho de dotaes oramentrias suplementares, at o limite do seu valor corrigido.

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3.3. Resciso - Artigo 77 a 80 da Lei 8.666/93

A inexecuo total ou parcial do contrato pode acarretar a sua resciso, com as conseqncias estabelecidas no prprio contrato e previstas em lei ou regulamento. So motivos para resciso do contrato: tratuais, especificaes, projetos ou prazos;

O no cumprimento ou cumprimento irregular de clusulas con a lentido do seu cumprimento, levando a Administrao a com o atraso injustificado no incio da obra, servio ou fornecimento; a paralisao da obra, do servio ou do fornecimento, sem justa a subcontratao total ou parcial do seu objeto, a associao do

provar a impossibilidade da concluso da obra, do servio ou do fornecimento, nos prazos estipulados;

causa e prvia comunicao Administrao;

contratado com outrem, a cesso ou transferncia, total ou parcial, da execuo do objeto, bem como a fuso, ciso ou incorporao da contratada, quando no admitida no ato convocatrio e no contrato;

o desatendimento das determinaes regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a sua execuo, assim como as de seus superiores;
o cometimento reiterado de faltas na sua execuo; a decretao de falncia ou a instaurao de insolvncia civil; a dissoluo da sociedade ou o falecimento do contratado;

a alterao social, a modificao da finalidade ou da estrutura da empresa, que prejudique a execuo do contrato; mento, justificadas e determinadas pela mxima autoridade da esfera administrativa a que est subordinada a Administrao, e exaradas no processo administrativo a que se refere o contrato; pras, acarretando modificao do valor inicial do contrato alm do limite permitido;
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razes de interesse pblico de alta relevncia e amplo conheci-

a supresso, por parte da Administrao, de obras, servios ou com11

 a suspenso de sua execuo, por ordem escrita da Administrao, por prazo superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em caso de calamidade pblica, grave perturbao da ordem interna ou guerra, ou ainda por repetidas suspenses que totalizem o mesmo prazo, independentemente do pagamento obrigatrio de indenizaes pelas sucessivas e contratualmente imprevistas desmobilizaes e mobilizaes, e outras previstas, assegurando ao contratado, nesses casos, o direito de optar pela suspenso do cumprimento das obrigaes assumidas at que seja normalizada a situao; o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administrao, decorrentes de obras, servios ou fornecimento, ou parcelas deste, j recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pblica, grave perturbao da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspenso do cumprimento de suas obrigaes at que seja normalizada a situao.

3.4. Prorrogao da Vigncia do Contrato Artigo 57 da Lei 8.666/93

O prazo contratual para a prestao de servios contnuos pode ser prorrogado por iguais e sucessivos perodos, at o limite de 60 (sessenta) meses, a fim de que se possa obter preos e condies mais vantajosos para a Administrao. Dever ser informado unidade de Controle de Contratos, nos respectivos autos, o interesse na prorrogao do(s) contrato(s) sob sua responsabilidade, apresentando:

cadolgicos que comprovem a existncia de condies e preos vantajosos para a Administrao, por meio de pesquisa de mercado realizada em pelo menos trs empresas do ramo ou em rgos da Administrao Pblica que mantenham contratos semelhantes;

avaliao de desempenho da contratada; levantamento de informaes quanto aos aspectos tcnicos e mer-

manifestao da contratada em relao prorrogao e ao reajuste de preos; 12

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 nos casos de reequilbrio financeiro-econmico de contratos de prestao de servios, anexar aos autos cpia da conveno coletiva de trabalho, devidamente registrada na Delegacia Regional do Trabalho, ou do Dissdio Coletivo;
contratada continua mantendo, em relao execuo do objeto, as condies que ensejaram sua contratao, de conformidade com a fundamentao legal pertinente. Na hiptese em que os contratos no puderem ser prorrogados em virtude de expirao do prazo limite de vigncia, dever ser solicitado a elaborao de novo Projeto Bsico visando a elaborao de novo procedimento licitatrio. Os autos, contendo o pedido de prorrogao, devero ser encaminhados antecipadamente antes da expirao da vigncia do respectivo contrato, vez que os trmites processuais obrigatrios e o prprio procedimento licitatrio necessitam de tempo considervel. Os contratos somente podero ser prorrogados caso no tenha havido interrupo do prazo de vigncia, ainda que a interrupo tenha ocorrido por apenas um dia.

nos caso de dispensa e inexigibilidade de licitao informar se a

3.5. As Alteraes Contratuais Artigo 65 da Lei 8.666/93

Os contratos podero ser alterados desde que haja interesse da Administrao, e para atender ao interesse pblico. Para que as alteraes sejam consideradas vlidas devem ser justificadas por escrito e previamente autorizadas pela autoridade competente para celebrar o contrato. As alteraes podem ser unilaterais ou por acordo entre as partes.

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3.6. Alteraes Unilaterais

A alterao unilateral pode ocorrer nas seguintes situaes:

o projeto ou as especificaes para melhor adequao tcnica aos seus objetivos;

Alterao qualitativa: quando a Administrao necessitar modificar

Alterao quantitativa: quando for necessria a modificao do valor do contrato em razo do acrscimo ou diminuio nos quantitativos do seu objeto. Alteraes por Acordo entre as Partes Podem ocorrer, por exemplo: quando for conveniente substituir a garantia efetuada para execu-

o do contrato;

quando for necessria a modificao do regime de execuo da obra ou servios ou do fornecimento; quando for necessria modificao da forma de pagamento, por imposio de circunstncias que surgirem aps a assinatura do contrato, devendo ser mantido seu valor inicial atualizado; quando for necessrio restabelecer as relaes inicialmente pactuadas, objetivando a manuteno do equilbrio econmico-financeiro inicial do contrato.

3.7. Acrscimos e Supresses

A administrao pode alterar o contrato quando forem necessrios acrscimos ou supresses nas compras, obras ou servios, desde que respeitados os seguintes limites:

25% do valor atualizado do contrato.

Para compras, obras ou servios: acrscimos ou supresses de at Para reforma de edifcio ou equipamento: acrscimos at o limite
Independentemente dessa possibilidade, muitas alteraes poderiam

de 50% do valor atualizado do contrato.

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ser evitadas se houvesse adequado planejamento para compras e servios, pois como fato no previsto, geram descontroles oramentrios. O gestor dever informar a data em que iniciar a alterao do contrato. De acordo com a Lei 8.666/93, o contratado obrigado a aceitar, nas mesmas condies do contrato original, acrscimos ou supresses, respeitados os limites admitidos. Diante da necessidade de acrescer ou suprimir quantidade de algum item do contrato, a Administrao deve considerar o valor inicial atualizado do item para calcular o acrscimo ou a supresso pretendida. Os prazos de execuo do objeto contratado podero ser aumentados ou diminudos proporcionalmente aos acrscimos ou supresses que por acaso ocorrerem.

3.8. Equilbrio Econmico-financeiro

O equilbrio econmico-financeiro consiste na manuteno das condies de pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estvel a relao entre as obrigaes do contratado e a retribuio da Administrao, para a justa remunerao da obra, servio ou fornecimento. O reequilbrio econmico-financeiro do contrato se justifica nas seguintes ocorrncias:

veis, retardadores ou impeditivos da execuo do que foi contratado;

Fato imprevisvel, ou previsvel, porm de conseqncias incalcul-

caso de fora maior, caso fortuito ou fato do prncipe, configurando lea econmica (probabilidade de perda concomitante probabilidade de lucro) extraordinria e extracontratual;

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Para que possa ser autorizado e concedido o reequilbrio econmicofinanceiro do contrato, normalmente pedido pelo contratado, dever ser verificado:

Os custos dos itens constantes da proposta contratada com a planilha de custos que acompanha o pedido de reequilbrio;
ncias incalculveis, que justifique as modificaes do contrato para mais ou para menos. O reequilbrio econmico-financeiro no est vinculado a qualquer ndice, ocorre quando for necessrio o restabelecimento da relao econmica que as partes pactuaram inicialmente.

A ocorrncia de fato imprevisvel, ou previsvel, porm de conseq-

3.9. Reajuste de Preos

Em contratos com prazo de durao igual ou superior a um ano, admitida clusula com previso de reajuste de preos. O reajuste dos preos contratuais s pode ocorrer quando a vigncia do contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da data limite para apresentao da proposta e est vinculado a ndice previamente definido no contrato. De acordo com a Lei n 10.192, de 14/02/2001, so nulos de pleno direito qualquer expediente que, na apurao do ndice de reajuste, produzam efeitos inferiores a 12 (doze) meses.

3.10. Repactuao
A repactuao uma forma de negociao entre a Administrao e a contratada, que visa adequao dos preos contratuais aos novos preos de mercado. No est vinculada a qualquer ndice. Somente os contratos que tenham por objeto a prestao de servios de natureza contnua podem ser repactuados.

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Para repactuao de preos deve ser apresentada demonstrao analtica da variao dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada. A repactuao que vise a aumento de despesa no permitida antes de decorrido, pelo menos, 01 (um) ano de vigncia do contrato. Veja quadro abaixo:
INSTITUTO REEQUILBRIO ECONMICO FINANCEIRO Recomposio de Custos REAJUSTE REPACTUAO

OBJETIVO

Restabelecer poder aquisitivo da moeda ou insumos Lei federal 10.192/01 Anual Sim

Alcanar valor de mercado Decreto federal n 2.271/97 Anual No

EMBASAMENTO LEGAL PERIODICIDADE NDICE PR DEFINIDO

Art. 37, XXI Constituio Federal. Alnea d, Inciso II, art. 65 da Lei n 8.666/93. No h No

3.11. Penalidades Artigo 87 da Lei 8.666/93

A Administrao deve prever no contrato a aplicao de sanes administrativas por inexecuo total ou parcial do objeto. A aplicao de penalidades no impede a Administrao de rescindir o contrato, e de aplicar cumulativamente ao contratado advertncia, multa, suspenso temporria ou declarao de inidoneidade. Podem ser aplicadas ao contratado as sanes a seguir:

contratar com a Administrao, pelo prazo de at 02 (dois) anos, e, no caso de Preges, pelo prazo de at 5 (cinco) anos;
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advertncia; multa, de acordo com o previsto no contrato; suspenso temporria de participar de licitao e impedimento de

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 declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administrao Pblica, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punio ou at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade.
Alm das penalidades citadas, o contratado fica sujeito s demais sanes civis e penais previstas em lei. Para validade da aplicao das penalidades, indispensvel que seja assegurado ao contratado o direito de ampla defesa e do contraditrio, no prazo de cinco dias teis. As penalidades devero estar motivadas em processo administrativo. A pena a ser imposta Contratada, pela autoridade competente, resultar sempre de documento detalhado e fundamentado, do qual constar a clusula contratual no cumprida. Caso o gestor verifique a inexecuo total ou parcial do objeto contratado, dever proceder da seguinte maneira:

concedendo prazo para manifestao da mesma;

registrar todas as ocorrncias observadas; propor oficiar a empresa contratada acerca das falhas apontadas, analisar as justificativas da empresa, e caso no sejam aceitas, enca-

minhar os autos com as devidas observaes para a unidade de controle de contratos visando, se for o caso, a abertura de procedimento administrativo para aplicao da penalidade; contratada que novas ocorrncias podero acarretar aplicao de penalidade; nifestao.

analisar as justificativas da empresa, e conforme o caso, advertir a

enviar os autos Assessoria Jurdica do rgo ou entidade para ma-

A garantia contratual pode igualmente ser retida, total ou parcialmente, em decorrncia de inadimplemento contratual. Se a garantia prestada for inferior ao valor da multa, o contratado, alm de perder o valor da garantia, responder pela diferena, que ser descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administrao.

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4. Pagamento
As notas fiscais referentes aos contratos de prestao de servios e/ou fornecimento de material devem ser encaminhadas pela empresa contratada rea gestora para as providncias necessrias conferncia e atesto dos documentos fiscais. O gestor do contrato, ao atestar a fatura/ nota fiscal, est declarando que o servio ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que o seu valor est em conformidade com o termo contratual. Aps atesto os documentos de cobrana devem ser encaminhados unidade administrativa e financeira. A fatura/nota fiscal, aps anlise da unidade administrativa e financeira, poder eventualmente ser restituda rea gestora para que a mesma interaja junto contratada objetivando a substituio ou correo do documento fiscal. Caso os documentos fiscais sejam encaminhados unidade administrativa e financeira sem que a documentao estipulada em contrato esteja completa, ser solicitado rea gestora as providncias necessrias complementao da documentao, possibilitando, assim, a liquidao e pagamento.

4.1. Notas Fiscais

4.2. Processo de Pagamento

A abertura do Processo de Pagamento de responsabilidade da unidade de anlise de faturamento e liquidao de despesas, que proceder sua abertura e composio, com os seguintes documentos: contrato, termos aditivos, nota de empenho, portaria de designao do gestor e portaria de designao da comisso de recebimento, se for o caso. Aps o recebimento e anlise dos documentos fiscais, em confronto com o termo contratual e com a legislao vigente, a unidade de anlise de faturamento e liquidao de despesas providenciar a juntada aos autos de toda a documentao obrigatria para pagamento.
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