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2009
Gerencia General
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__________________________________________________________________________ PRESENTACIN
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Empresa de Generacin Elctrica Machupicchu S.A. -EGEMSA- es un Documento Tcnico Normativo que describe la funcin general y especfica a nivel de cargo o puesto de trabajo concordantes con la Estructura Orgnica y Funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), as como en base a los cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP).
El Manual de Organizacin y Funciones considera los siguientes aspectos: Determina las funciones generales y especficas, responsabilidades, autoridad de los cargos dentro de la Estructura Orgnica de cada dependencia. Proporciona informacin a los Trabajadores de la Empresa sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la Empresa, as como sobre las interrelaciones formales que corresponda. Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal que ocupan los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de procedimientos; y Facilita el proceso de interaccin de personal nuevo y de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo asignado, as como aplicar programas integrales de capacitacin. Establece en documento anexo los requisitos mnimos de los cargos dentro de la Estructura Orgnica.
El presente Manual de Organizacin y Funciones (MOF) cumple con lo dispuesto por las Normas de Control Interno emitidos por la Contralora General de la Repblica y se constituye en una herramienta de Gestin, propiciando una organizacin funcional estructurada que permita cumplir a EGEMSA con la Visin y Misin definidos en el marco del desarrollo sostenido e integral de la Cultura Empresarial.
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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CONTENIDO
DEL MANUAL.
4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 8 9 9 9 9 9 9 9 9 10 12 12 12 12 13 16 16 16 17 18 18 18 18 20 47
CAPITULO II 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.4
BASE LEGAL. FUNCIONES GENERALES. ORGANIZACIN. RGANO DE GOBIERNO. RGANO DE CONTROL. RGANO DE DIRECCIN. RGANO DE ASESORAMIENTO. RGANOS DE LNEA. RGANO DE COORDINACIN. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL. DEL RGANO DE GOBIERNO.
OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL. ORGANIGRAMA. CONFORMACIN DEL ORGANO DE CONTROL. FUNCIONES GENERALES. RGANO DE DIRECCIN
GERENCIA GENERAL ORGANIGRAMA. CONFORMACIN DE LA GERENCIA GENERAL FUNCIONES GENERALES. RGANO DE ASESORAMIENTO.
ORGANIGRAMA DEL ORGANO DE ASESORAMIENTO. CONFORMACIN DEL ORGANO DE ASESORAMIENTO. FUNCIONES GENERALES.
CAPITULO VII DE LOS RGANOS DE LNEA. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 GERENCIA DE ADMINISTRACIN ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN. CONFORMACIN DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN. FUNCIONES GENERALES GERENCIA DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO EMPRESARIAL
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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7.2.1 7.2.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 ORGANIGRAMA DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO EMPRESARIAL. CONFORMACIN DE GERENCIA DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO EMPRESARIAL GERENCIA COMERCIAL. ORGANIGRAMA DE GERENCIA DE COMERCIAL. CONFORMACIN DE GERENCIA COMERCIAL FUNCIONES GENERALES. LA GERENCIA DE OPERACIONES. ORGANIGRAMA DE GERENCIA DE OPERACIONES. CONFORMACIN GERENCIA OPERACIONES JEFE CENTRAL HIDROELCTRICA MACHUPICCHU FUNCIONES GENERALES 47 47 65 65 65 66 80 80 80 105 106
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
CAPITULO I
1.1 FINALIDAD.
DEL MANUAL.
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Empresa de Generacin Elctrica Machupicchu EGEMSA tiene como finalidad estructurar funcionalmente el organigrama establecido en concordancia con el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).
Como documento Tcnico Normativo, orienta y regula las actividades de la Empresa para el logro de la eficiencia, eficacia y calidad de servicio al cliente en el marco de la Misin y Desarrollo Empresarial.
1.2
ALCANCE. El mbito de aplicacin del presente Manual de Organizacin y Funciones (MOF) corresponde a la totalidad de los Trabajadores integrados en las diferentes reas de la Estructura Orgnica de la Empresa de Generacin Elctrica Machupicchu EGEMSA.
1.3
APROBACIN Y ACTUALIZACIN. El Manual de Organizacin y Funciones fue aprobado mediante Resolucin de Gerencia General N G-082-2003 del 27 Agosto del 2003 y en instancia superior fue aprobado por el Directorio de la Empresa en Sesin N 235 del 19 de Diciembre del 2003.
En sesin de Directorio N 253 del 03 setiembre 2004, se aprob la nueva Estructura Orgnica de EGEMSA; en tal consideracin, la actualizacin del Manual Organizacin y Funciones (MOF) fue aprobado en sesin de Directorio N 260 de fecha 05 Diciembre 2004.
En sesin de Directorio No. 294 de fecha 05 de mayo de 2006, se aprob la modificacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF y de la Estructura Orgnica de EGEMSA.
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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En sesin No. 295 de fecha 25 de mayo de 2006, se aprob la modificacin del Manual de Organizacin y Funciones y del Cuadro de Asignacin de Personal CAP.
En sesin No. 381 de fecha 30 de junio de 2009, se aprob la modificacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF, de la Estructura Orgnica, del Manual de Organizacin y Funciones y del Cuadro de Asignacin de Personal CAP.
CAPITULO II
2.1
DE LA EMPRESA.
BASE LEGAL. R. S. N 165 -93 PCM, autoriza constitucin de EGEMSA. R. S. N 173 - 93 PCM, transferencia de activos y pasivos de ELECTROPERU y ELECTRO SUR ESTE S.A. R. S. N 076 - 94 EM, Concesin de Generacin Elctrica. Decreto Legislativo N 674 y Estatuto de EGEMSA.
2.2
FUNCIONES GENERALES. Las descritas en el Art.1 del Estatuto y documentos legales. a. Prestar servicios de generacin de energa elctrica, eficiente, eficaz y de calidad. b. Prestar servicios de consultora en las diferentes reas ligadas a la Ingeniera Elctrica. c. Prestar servicios de contrastacin de medidores elctricos. d. Importacin de bienes y servicios que se requieren para la generacin, transmisin o distribucin de energa elctrica. e. Promover, administrar, desarrollar y evaluar programas de capacitacin y perfeccionamiento de los trabajadores de la Empresa. f. Proteger el medio ambiente como lineamiento fundamental integrado a la Cultura Empresarial.
2.3
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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2.3.1 RGANO DE GOBIERNO. DIRECTORIO.
2.3.2
2.3.4
GERENCIA DE ADMINISTRACIN. DIVISIN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. DIVISIN DE RECURSOS HUMANOS. DIVISIN DE LOGSTICA. REA DE TESORERA. REA DE PRESUPUESTO. REA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIN.
GERENCIA DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO EMPRESARIAL. DIVISIN DE SGI Y RESPONSABILIDAD SOCIAL. DIVISIN DE PROYECTOS. OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS.
GERENCIA DE OPERACIONES. DIVISIN DE MANTENIMIENTO DIVISIN DE MANTENIMIENTO SUB ESTACIONES Y LNEAS DE TRANSMISIN. DIVISIN DE MANTENIMIENTO MECNICO Y TALLER.
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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JEFATURA DE LA CENTRAL HIDROELCTRICA DE MACHUPICCHU TURNO I Y II DIVISIN DE PRODUCCIN TURNO I Y II.
2.3.6
RGANO DE COORDINACIN.
EL COMIT DE GERENCIA.
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Manual de Organizacin y Funciones EGEMSA
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2.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.
Directorio
ORGANIGRAMA 2009
Gerencia General
Gerencia de Administracin
Gerencia Comercial
Gerencia de Operaciones
Divisin de Contratos
Divisin de Estudios
Divisin de Transferencias
Divisin de Logstica
Divisin de Obras
Divisin de Mantenimiento Sub Estaciones y Lneas de Transmisin Divisin de Mantenimiento Mecnico y Taller
DIRECTORIO
PRESIDENTE
3.1.2 ESTRUCTURA. El Estatuto de la Empresa determina las funciones del Directorio, encargando todas las facultades de gestin y representacin legal necesarias para la administracin de la Empresa. La estructura del Directorio es:
CAPITULO IV
4.1
4.1.1. ORGANIGRAMA.
DIRECTORIO
PRESIDENTE
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4.1.3. FUNCIONES GENERALES. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES : JEFE OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL : DC
FUNCIN GENERAL: Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las acciones orientadas a verificar la correcta administracin de los recursos, materiales y financieros, as como evaluar la eficiencia del Sistema de Control Interno. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Formular y proponer el Plan Anual de Control, para la presentacin y aprobacin del Directorio y de la Contralora General de la Repblica e informacin a la Inspectora General del Ministerio de Energa y Minas. 2. Planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones de control y actividades de control, con sujecin a las Normas de Auditoria Gubernamental. 3. Planear, organizar, dirigir y controlar las acciones de control que disponga la Presidencia del Directorio; as como realizar inspecciones tcnicas en las diferentes reas de la Empresa. 4. Planificar, organizar, dirigir y controlar los exmenes especiales solicitados por el Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado (FONAFE), sobre el cumplimiento de las Normas de Gestin y Proceso Presupuestario, Ley de Nepotismo, Normas de Austeridad, Convenio de Gestin y la aplicacin de la Bonificacin de Productividad en coordinacin con la Contralora General de la Repblica. 5. Coordinar y supervisar a la Sociedad de Auditora Externa, encargada de efectuar la auditora financiera, presupuestaria y operativa anual de la Empresa. 6. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas de los exmenes y auditorias efectuados por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control. 7. Examinar y evaluar la eficiencia empresarial y el funcionamiento de los sistemas de gestin en los aspectos de: Personal, Abastecimientos, Tesorera, Presupuesto, Contabilidad y Finanzas, Generacin, Transmisin y Comercializacin. 8. Participar en los procesos de seleccin para la contratacin y adquisicin de bienes y servicios en calidad de veedora. 9. Realizar arqueos inopinados a los responsables de los fondos en efectivo. 10. Preparar los trminos de referencia y participar en la seleccin de la Empresa de Auditoria Externa para la evaluacin de los Estados Financieros de cada ejercicio. 11. Mantener informada a las reas pertinentes, sobre las disposiciones, Normas y Procedimientos de gestin que regulen la actividad de Control Institucional. 12. Cumplir y hacer cumplir las Normas de Auditoria Gubernamental, el Manual de Auditoria Gubernamental, las Normas de Control Interno y las Normas de Auditorias generalmente aceptadas. 13. Asesorar sin carcter vinculante, al Directorio en asuntos de su competencia. 14. Informar oportunamente sobre la evaluacin del Plan Anual de Control a la Contralora General de la Repblica y a FONAFE, de acuerdo a la normatividad vigente. 15. Emitir los informes de exmenes, hojas informativas y controles efectuados y remitirlos a la Presidencia del Directorio y a la Contralora General de la Repblica. 16. Informar sobre las acciones de control y actividades de control .a la Inspectora General del Ministerio de Energa y Minas, con la autorizacin expresa de la Presidencia del Directorio.
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17. Evaluar el sistema de control interno de la Empresa. 18. Proponer acciones y recomendaciones para el mejor funcionamiento de cada rea organizacional en lo que compete a los objetivos del sistema de control. 19. Cumplir y hacer cumplir los Procedimientos, Instrucciones, Planes de Calidad y Registros del SGI (Sistema de Gestin Integrado), establecidos por la Empresa. 20. Otras funciones que le asigne el Directorio y que sean competentes con las Normas del Sistema Nacional de Control.
: : :
Contralora General de la Repblica / Directorio. Ninguno. Al Interior de Egemsa: Presidente del Directorio, Gerente General, Gerentes de Lnea, Jefes de Divisin y Personal de la Empresa. Al Exterior de Egemsa: Contralora General de la Repblica, FONAFE, Inspectora del Ministerio de Energa de Minas y Sociedades de Auditoria.
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Manual de Organizacin y Funciones MOF 11
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CAPITULO V
5.1
RGANO DE DIRECCIN
GERENCIA GENERAL
5.1.1
ORGANIGRAMA.
DIRECTORIO
PRESIDENTE
GERENCIA GENERAL
COMIT DE GERENCIA
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Manual de Organizacin y Funciones MOF 12
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FUNCIN GENERAL: Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades administrativas, tcnicooperativas y financieras de la Empresa, as como resolver los asuntos que requieran su intervencin, de acuerdo con las facultades delegadas por el Directorio y la Junta General de Accionistas. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. 2. Ejercer la representacin legal y administrativa de la Empresa, de acuerdo a las atribuciones establecidas por la Junta General de Accionistas y el Directorio. Programar, supervisar y controlar el cumplimiento de todas las operaciones y actividades que la Junta General de Accionistas o el Directorio decidan emprender, con sujecin a la ley y al Estatuto. Ejecutar administrativamente los acuerdos de Junta General de Accionistas y de Directorio, con sujecin a las disposiciones contenidas en el Estatuto y la ley. Proponer al Directorio los proyectos necesarios para la correcta conduccin de la Empresa; as como presentar los informes y reportes que le sean requeridos. Proponer, presentar a consideracin y aprobacin del Directorio documentos ligados a la gestin, operacin y produccin de la Empresa; as como los instrumentos de gestin, Plan Estratgico, Plan Operativo, Presupuesto y Convenios de Gestin. Tomar en consideracin las orientaciones del Directorio en lo que respecta a las acciones referidas al Plan Estratgico y Plan operativo as como a los planes de gestin y de trabajos especficos de la Empresa. Preparar informacin y proporcionar al Directorio la documentacin y estudios necesarios para facilitar y posibilitar las mejores decisiones. Preparar y proporcionar al Directorio, informacin sobre la situacin econmica financiera de la Empresa con periodicidad (trimestral); contrastando el respectivo informe con el correspondiente al trimestre anterior y con las metas previstas para el perodo. Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar todas las actividades de la Empresa, utilizando en forma eficiente y eficaz los recursos. Implementar y gerenciar los Programas de Mejoramiento Continuo de la Calidad Garantizar que la gestin empresarial este centrada en un eficiente y eficaz sistema de produccin, transmisin y comercializacin de la energa elctrica. Establecer y mantener una buena imagen empresarial, que permita orientar la organizacin hacia el logro de resultados. Planificar, organizar, dirigir, y controlar el rgimen funcional de la Empresa sobre la base del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), Manual de Organizacin y Funciones (MOF) y otros instrumentos normativos de Gestin. Sustentar y poner a consideracin y aprobacin del Directorio los proyectos sobre modificacin a los reglamentos y manuales operativos y de facultades de la Empresa. Sustentar y proponer al Directorio la contratacin de los funcionarios, que fuera requerido.
3. 4. 5.
6.
7. 8.
14. 15.
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Manual de Organizacin y Funciones MOF 13
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16. Proponer al Directorio para su aprobacin los Estados Financieros, el Presupuesto Anual, el Plan de Gestin de la Empresa, as como sus modificaciones y otros propios de la administracin. 17. Atender las observaciones de Auditorias Interna y Externas, en coordinacin con los responsables de las reas de la organizacin. 18. Establecer y mantener un ptimo sistema de evaluacin y control, a fin de garantizar el logro de los objetivos fijados, en las mejores condiciones de calidad, oportunidad y costo. 19. Presidir el Comit de Gerencia. 20. Establecer y definir las responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestin Integrado SGI. 21. Cumplir y hacer cumplir los Procedimientos, Instrucciones, Planes de Calidad y Registros del SGI (Sistema de Gestin Integrado), establecidas por la Empresa. 22. Otras funciones que le asigne el Presidente del Directorio o el Directorio.
: Directorio : Gerentes de: Administracin, Comercial, Planificacin y Desarrollo Empresarial, Operaciones, Asesor Legal y Secretaria. : Al Interior de EGEMSA: Presidente del Directorio, Miembros del Directorio, Gerentes de Lnea, Jefes de Divisin, Personal en general. Al Exterior de EGEMSA: FONAFE, MEM, MEF, OSINERGMIN, COES, CGR, Municipios, y otras instituciones.
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FUNCIN GENERAL: Prestar asistencia secretarial a la Gerencia General realizando actividades administrativas y aplicando tcnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeo acorde con los objetivos de la Gerencia General. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Recibir, registrar, clasificar y tramitar la documentacin que se cursa a las diferentes reas de la Empresa. 2. Organizar, mantener y custodiar los archivos de la documentacin remitida y recibida, debidamente clasificada. 3. Apoyar como secretaria en las reuniones, preparando y enviando las citaciones respectivas, as como la documentacin pertinente. 4. Tomar dictado y redactar los documentos que se le encargue. 5. Redactar correspondencia, informes, memorndums, oficios y documentos varios. 6. Atender, orientar correcta y oportunamente a las personas que visiten la Gerencia. 7. Atender el telfono, controlando las llamadas de larga distancia, bajo su responsabilidad. 8. Llevar los registros de actas, informes y expedientes. 9. Revisar y ordenar los casos o temas que van a ser incluidos en la agenda de Gerencia y reuniones en las que participe. 10. Revisar y analizar expedientes administrativos, cuando el caso lo amerite. 11. Tramitar citas, entrevistas y solicitudes del Gerente General con otros organismos, personalidades, etc. 12. Organizar eventos sociales, relacionados con el trabajo y convocados por el Gerente General. 13. Tramitar solicitud, pasajes, alojamiento, viticos, en caso de movilizacin del Gerente General o personas autorizadas por el mismo. 14. Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas. 15. Cumplir con los Procedimientos, Instrucciones, Planes de Calidad y Registros del SGI (Sistema de Gestin Integrado), establecidas por la Empresa. 16. Dems funciones que le asigne el Gerente General.
: : :
Gerente General Ninguno Al Interior de Egemsa: Secretarias de las gerencias de reas. Al Exterior de Egemsa: Con organismos, empresas pblicas y privadas y/o instituciones nacionales y extranjeras, a fin de apoyar lo relativo a la Gerencia General.
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GERENCIA GENERAL
6.2. CONFORMACIN DEL ORGANO DE ASESORAMIENTO. Asesor Legal (Responsable de la Oficina de Asesora Legal)
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6.3. FUNCIONES GENERALES. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES : ASESOR LEGAL : GENERAL : GA
FUNCIN GENERAL: Brindar asesoramiento jurdico legal permanente a la Alta Direccin y a la Administracin de la Empresa; as, como a las diferentes dependencias. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. 2. 3. 4. 5. Asesorar en materia legal y jurdica a la Alta Direccin y la Gerencia General. Emitir opinin jurdica sobre los asuntos de inters empresarial. Efectuar la supervisin de los diferentes procesos judiciales de la Empresa. Participar en los Comits de Especiales de Contrataciones y otros Comits. Efectuar el seguimiento de los distintos procesos judiciales en materia civil, penal, laboral, constitucional; procesos administrativos y procesos arbitrales iniciados por o en contra de EGEMSA. Efectuar la supervisin y el control de los trabajos encomendados a los Asesores Legales Externos. Representar y patrocinar los procesos judiciales en materia civil, penal, laboral y constitucional. Redactar contratos derivados de los procesos de seleccin de la Ley de Contrataciones del Estado. Redactar convenios que debe suscribir EGEMSA. Redactar contratos de suministro de Energa Elctrica en coordinacin con la Gerencia Comercial. Redactar resoluciones de Gerencia General. Cumplir y hacer cumplir los Procedimientos, Instrucciones, Planes de Calidad y Registros del SGI (Sistema de Gestin Integrado), establecidos por la Empresa. Dems funciones encargadas por la Gerencia General o Directorio.
: : :
Gerente General Asesores legales externos Al Interior de Egemsa: Gerentes de Lnea, Jefes de Divisin, Control Institucional, Especialistas u otras dependencias cuando el caso requiera Al Exterior de Egemsa Tribunales de Justicia, Notaras, Clientes, Proveedores, Gobernaturas, Instituciones Pblicas, Pblico en General.
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Manual de Organizacin y Funciones MOF 17
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CAPITULO VII
7.1
GERENCIA DE ADMINISTRACIN
GERENCIA DE ADMINISTRACIN
PRESUPUESTO
TESORERIA
TECNOLOGIAS DE INFORMACION
DIVISION DE LOGISTICA
7.1.2 CONFORMACIN DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN. Gerente de Administracin Secretaria de Gerencia de Administracin Especialista de Presupuesto Especialista de Tesorera Especialista de Tecnologas de la Informacin Asistente de Tecnologas de la Informacin Jefe de Divisin de Contabilidad y Finanzas Especialista de Control de Obligaciones Especialista de Contabilidad Jefe de Divisin de Recursos Humanos
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