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Modelamiento de Datos
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Las Bases de Datos pueden tener objetos secundarios; stos son creados a partir de las tablas y sern usados en Proyectos de Base de Datos. Los objetos secundarios de una Base de Datos suelen ser: Consultas, Formularios, Informes.
QU ES MICROSOFT ACCESS?
Es un Gestor de Base de Datos Relacional, nos permite disear y administrar Tablas de informacin; realizar consultas, crear interfaces grficas (formularios) para el ingreso dinmico de informacin y la creacin de informes o reportes. Se dice Base de Datos Relacional por que las Tablas se encuentran vinculadas entre s.
OBJETO TABLAS
Para crear Tablas, lo ms recomendable es usar la Vista Diseo, ya que sta nos permite indicar el tipo de datos de los campos y establecer las propiedades de los campos. Para crear una Tabla en Vista Diseo, seleccione la ficha Crear y Objeto Tabla, elija Nueva Tabla
A continuacin tendr que ingresar los nombres de los campos y al lado derecho indicar el
Tipo de Datos de cada campo. Opcionalmente puede colocar una descripcin para aquellos campos cuyos nombres no sean comunes. Ejm.
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La desventaja de la creacin de una Tabla en Vista Hoja de Datos es que no permite indicar el Tipo de Datos de cada campo
ni sus propiedades.
Si desea editar las tablas en vista diseo, debe dar click sobre el botn Diseo (Barra de Herramientas de la Base de Datos) Es recomendable que los nombres de los campos se escriban en minsculas, sin tildes y sin espacios en blanco por cuestiones de
compatibilidad con otros idiomas y tambin para facilitar las consultas en SQL.
TIPOS DE DATOS:
1. Texto (alfanumrico): Este campo admite letras y nmeros con una longitud mxima de 256 caracteres. 2. Memo: Nos permite almacenar informacin alfanumrica a grandes proporciones que supere los 256 caracteres de longitud. Se utiliza para colocar descripciones, observaciones, comentarios, o bibliografa. 3. Numrico: Almacena informacin numrica de todo tipo, para tener acceso a las variantes numricas la propiedad Tamao del Campo que se encuentra en la parte inferior de la vista diseo. 4. Fecha/Hora : Almacena informacin de tipo fecha u hora.
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Moneda: Guarda informacin numrica pero antepone el smbolo monetario. Autonumrico: Almacena informacin numrica pero tiene la caracterstica de auto incrementarse.
7. 8. 9.
SI / NO: Almacena tipos de datos lgicos en donde los valores sern verdaderos o falsos. Objeto Ole: Almacena grficos, imgenes y archivos de cualquier tipo. Hipervnculo: Nos permite guardar informacin de tipo URL (direccin web)
3. Mscara de Entrada.- Viene a ser la forma de cmo se mostraran e ingresaran los datos
en los campos.
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Mscara ? L 9 0 a A C & > < Significado Letra (opcional) Letra (obligatorio) Nmero (opcional) Nmero (obligatorio) Alfanumrico (opcional) Alfanumrico (obligatorio) Caracter (opcional) Caracter (obligatorio) Maysculas Minsculas
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>AA??? >L&09
A4abc E-52 S-3 sa43 s-342 7-12 X X 11ab X
4. Ttulo.- Viene a ser el Alias de un campo; el texto que ingrese ser mostrado como
etiqueta cuando trabaje con formularios y tambin ser visto en el lugar del nombre del campo.
6. Regla de Validacin.- Es una expresin que limita los valores que pueden introducirse en
un campo.
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>=0 and <=20 20 or 40
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ingresar un numero entre 0 y 20 ingresa un valor
>=15 and <=20 or >=30 and <=40 ingresa un valor entre 15 y 20 o entre 30 y 40. <> 0 >= 1000 o es nulo como a???? en a >=#1/1/96# and <# 1/1/97# ingresar una fecha del ao 1996 dato diferente de cero que el nmero sea mayor a 1000 o que est vaco. ingresar una cadena de 5 caracteres, que comience
8. Requerido.- Si elige la opcin Si, hace obligatoria la entrada de datos en este campo
ORDENAR TABLA
Dar clic derecho en el nombre del campo.
FILTROS
Los filtros seleccionan informacin en base a criterios.
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Cuando trabaja con filtros puede usar caracteres comodines y rtulos lgicos AND, OR y NOT; tambin puede trabajar con operadores de comparacin > ; >= ; < ; <= ; < > Para realizar filtros, debe dar click derecho en cualquier registro del campo que desea filtrar; elegir la opcin Filtrar por e introducir los criterios deseados. Para restaurar toda la tabla, dar click derecho en cualquier registro de un campo y elegir la opcin Quitar Filtro u Orden
EJERCICIOS:
Tabla Clientes (B.D. neptuno) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pas Polonia Ciudad sea Lion, Gnova y Londres Pas no sea Alemania Pas no sea Francia y Brasil Pas que comienzan con E y con F Cargo de Contacto que comienza en A Cargo de Contacto que comienza en A y termina en S
Tabla Pedidos (B.D. neptuno) 8. 9. Cargo de compra sea menor a 100 Cargo de compra que este en el rango de 300 a 500
10. Cargo de compra con rango de 200-300 y de 400-500 11. Filtrar las Fechas de pedido correspondientes a Agosto de 1996 (31 das) y abril del 1997. (30 das) Respuestas: 1. 1. 2. 3. Polonia Pol*a Lion or Gnova or Londres L*n or G* or Lo*s (Filtra clientes de Polonia) (Filtra clientes de Polonia) (Filtra las Ciudades Lion, Gnova y Londres) (Filtra las Ciudades Lion, Gnova y Londres)
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3. 3. 4. 4. 4. 5. 6. 7. S) 8. 9. < 100 >=300 and <=500 < > Alemania not Ale* not Fran* and not Br*l < > Francia and < >Brasil not (Francia or Brasil) E* or F* A* A*S
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(Filtra todos los pases menos Alemania) (Filtra todos los pases menos Alemania) (Filtra todos los pases excepto Francia y Brasil) (Filtra todos los pases excepto Francia y Brasil) (Filtra todos los pases excepto Francia y Brasil) (Filtra los pases que comienzan con E y con F) (Filtra Cargo de Contacto que comienza en A) (Cargos de Contacto que comienzan en A y terminan en
(Cargo de Compra que sea menor a $100) (Cargo de Compra que este en el rango de $300 a $500) (Cargo de Compra que este en el rango de $200 a $300 y de $400 a $500 )
11. >= #1/8/1996# and <= #31/8/96# or >= #1/4/1997# and <= #30/4/97#
1. Definir las Entidades (Tablas que conformarn a la Base de Datos). 2. Indicar cules sern los Atributos de cada entidad (Campos de cada Tabla). 3. Elaborar el Diseo de la Base de Datos en papel estableciendo las claves principales. 4. Crear la Base de Datos en Access llevando a la computadora todo lo que se diseo en
papel.
5. Relacionar las Tablas. 6. Crear Campos de Bsqueda. 7. Finalmente ingresar los datos en las tablas principales y despus en las tablas de datos
externos.
Nota:
Las Tablas Principales son aquellas que no requieren extraer informacin de otras Tablas. Las Tablas de Datos Externos, extraen informacin de otras tablas.
CREACIN DE LA BASE DE DATOS LIBRERA ABC
Una Librera podra tener las siguientes entidades:
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1. Informacin de Autores 2. Informacin de Editoriales 3. Informacin de Clientes 4. Informacin de Empleados 5. Informacin de Libros 6. Informacin de Ventas 7. Informacin de los Detalles de Venta
Ahora debemos indicar cuales sern los atributos de cada entidad: Ejm. Atributos de la Tabla Autores
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1. Tabla Autores:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado 8 35 15 =AU-&medio(NmAleat();3;5) > > > Formato
2. Tabla Editoriales:
Nombre Campo
Formato
> >
<
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telefono Texto 10
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3. Tabla Clientes:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado 9 35 byte =CL-&medio(NmAleat();3;6) > Formato
idcliente nombre edad sexo direccion ciudad dni ruc telefono fechains fotografia
Texto Texto Numrico Si/No Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/Hora Objeto Ole
50 20 8 11 10 =ahora( )
> >
Fecha corta
4. Tabla Empleados:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado 5 35 Byte =EM-&medio(NmAleat();3;2) > Formato
idempleado nombre edad sexo direccion ciudad fechaing dni ruc telefono cargo sueldo fotografia
Texto Texto Numrico Si/No Texto Texto Fecha/Hora Texto Texto Texto Texto Moneda Objeto Ole
50 20 =ahora( ) 8 11 10 15
>
5. Tabla Libros:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado Formato
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10 50 8 7 Entero Byte =LI-&medio(NmAleat();3;7) >
Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico Moneda Numrico Tabla Ventas:
Entero
Tamao Campo
del
Valor Predeterminado
Formato
* *
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RELACIONAR TABLAS
Las tablas deben estar interrelacionadas con la informacin de ests, las relaciones vinculan una tabla con otra. Universalmente existen tres tipos de Relacin:
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Relacin de uno a Muchos.- Este es el tipo de relacin que se da con mayor frecuencia para ello
se relaciona una clave primaria (principal) con su respectiva clave fornea. La tabla principal tendr una Clave Principal sin Duplicado, qu estar relacionada con un campo de la tabla de datos externos cuyo tipo de datos sea el mismo. Ejm
Tabla Principal
2. Relacin de uno a uno.- Es una relacin poco frecuente donde se vincula un campo de datos sin Duplicados con otro campo que tambin tiene datos sin Duplicados. Este tipo de relacin se da para fraccionar una tabla en 02, cuando la tabla posee muchos campos. Algunos no emplean este tipo de relacin y prefieren colocar todos los datos en una misma y nica tabla.
Tabla Clientes
3. Relacin de Muchos a Muchos.- Se da solo en un mbito lgico, por tanto para que sea efectivo en un modelo fsico se requiere de una "Tabla de Unin" que permitir relacionar las 02 entidades. Las tablas principales tendrn claves principales (Sin Duplicados) y la tabla de unin tendr claves compuestas pero con duplicados para efectuar esta relacin la clave principal de la tabla principal estar relacionada con la clave principal de la tabla de Unin
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Tabla 1
Tabla de Unin
Tabla 2
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-En la opcin "Mostrar Control" elegir "Cuadro combinado. -En la opcin Origen de la fila, debe indicar el nombre de la tabla de donde desea extraer informacin; tambin puede introducir una sentencia SQL -En la opcin "Numero de Columnas" indicar cuantas columnas desea mostrar en el "combo box". -En "Ancho de Columnas" debe colocar la longitud de cada columna en cm. -La opcin "Ancho de la Lista" debe contener la sumatoria del ancho de cada columna. -Finalmente Guardar los cambios pulsando Ctrl+G.
CONSULTAS EN SQL
Abrir la Base de Datos Neptuno.mdb La ruta de la B.D:(c:/Archivos de Programa/ Microsoft Office/ Office/ Samples/ Neptuno.mdb) Seleccionar el Objeto Consultas
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Dar 2click sobre en el vnculo Crear una consulta en vista Diseo Cerrar la ventana Mostrar Tabla
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SELECT Campo1, Campo2, Campon FROM Tabla SELECT Tabla.Campo, Tabla.Campo FROM Tabla
Muestra ciertos campos de una tabla especfica. Ejm
Select Idcliente as [Cdigo del Cliente], NombreContacto as [Nombre del Contacto], CargoContacto from Clientes
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SELECT Campo1, Campo2, CampoN FROM Tabla WHERE [texto de la ventana de dilogo]=campo
Muestra consultas en donde el usuario puede introducir datos a travs de una ventana de dilogo; stos sern buscados en las tablas. Ejm
Select Idcliente, NombreContacto, NombreCompaa, CargoContacto from Clientes where NombreContacto like"a*"
SELECT Campo1, Campo2, CampoX FROM Tabla WHERE campo LIKE [texto de la ventana de dilogo]
Muestra consultas en donde el usuario puede introducir datos a travs de una ventana de dilogo; stos sern buscados en las tablas. La ventaja es que con esta modalidad puede usar comodines, es decir el asterisco y el signo de interrogacin. Ejm
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QU ES UNA BASE DE DATOS? .......................................................................................................... 1 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS ...................................................................................................... 1 QU ES MICROSOFT ACCESS?............................................................................................................ 2 OBJETO TABLAS ................................................................................................................................... 2 ASIGNAR CLAVE PRINCIPAL ................................................................................................................. 3 TIPOS DE DATOS: ................................................................................................................................. 3 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS: ......................................................................................................... 4 ORDENAR TABLA ................................................................................................................................. 6 FILTROS................................................................................................................................................ 6 EJERCICIOS:.......................................................................................................................................... 7 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS .......................................................................................... 8 CREACIN DE LA BASE DE DATOS LIBRERA ABC ................................................................................ 8 RELACIONAR TABLAS......................................................................................................................... 12 PASOS PARA RELACIONAR TABLAS ................................................................................................... 14 CREAR CAMPOS DE BSQUEDA ........................................................................................................ 14 CONSULTAS EN SQL ........................................................................................................................... 15 SENTENCIAS MAS COMUNES EN SQL................................................................................................ 17
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