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INSTITUTO UNIVERSITARIO CARLOS SOUBLETTE

DIVISIN DE INVESTIGACION, POSTGRADO Y PRODUCCIN
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION Y PRODUCCIN
COORDINACIN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
VALENCIA ESTADO CARABOBO

SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DEL

PROCESO DE INSCRIPCIN Y DISTRIBUCIN DE LOS ALUMNOS DE LA
TERCERA ETAPA DE LA U.E.O.S.MONSEOR JUAN BAUTISTA
SCALABRINNI, VALENCIA, ESTADO CARABOBO

Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de

Tcnico Superior Universitario en Sistemas de Informacin

Valencia, febrero del 2007

INDICE GENERAL:
PAGINAS
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................03
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACIN..........................................06
OBJETIVO: GENERAL Y ESPECIFICOS............................................07
ALCANCE.............................................................................................08
MARCO REFERENCIAL......................................................................09
TIPO DE INVESTIGACION..................................................................10
POBLACION Y MUESTRA..................................................................11
TCNICAS E INSTRUMENTOS..........................................................12-14
REFERENCIAS....................................................................................15

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

El sector educativo en Venezuela cuenta, a nivel nacional, el Sistema de

Gestin Educativa Nacional (SIGEDUN) cuyo objetivo primordial es el de
mantener un registro de los planteles educativos a nivel nacional, tantos
oficiales como privados, de igual forma, disponer de la matricula estudiantil, en
sus diferentes etapas, desde preescolar hasta media diversificada y
profesional, en la modalidad de regular, adultos y especial, as como el registro
de las calificaciones del rgimen regular y adultos, con la finalidad de cubrir las
necesidades educativas para el registro, control, evaluacin de estudios,
atendiendo los requerimientos de los Planteles Educativos, Distritos Escolares
y Zonas Educativas adscritas al MED, adems de obtener de forma veraz
estadsticas educacionales en lnea.
Sin embargo la Unidad Educativa Obra Social Monseor Juan Bautista
Scalabrinni,

al igual que otras

a nivel nacional, se ve afectada por la

desorganizacin, as como la lentitud en sus procesos de inscripcin y

distribucin de alumnos, especficamente en el departamento de control de
estudios de la tercera etapa. En el punto de la distribucin de los alumnos cabe
destacar que se despliega en cinco procesos: distribucin por grado,
distribucin por seccin, distribucin por edad, distribucin por sexo y
distribucin por rendimiento acadmico; es algo compleja sta distribucin en
vista de que no se cuentan con los equipos automatizados para ser ejercidas
de forma rpida, segura y exacta. Mientras que en el punto de las inscripciones
se manifiestan fallas tales como prdida de informacin, ya que al ser manual
pueden perderse datos y ocurrir traspapeleos; ingreso de datos incorrectos, se
originan problemas y equivocaciones por mala interpretacin de la ortografa
del transcriptor.

Esta institucin se encuentra ubicada en el municipio Miguel Pea de la

Ciudad de Valencia, Estado Carabobo. Es una institucin semi-privada, ya que
depende por una parte de recursos provenientes del gobierno y por otra de la
Asociacin Venezolana de Escuelas Catlicas (AVEC). Esta constituida por
tres etapas en su nivel educativo, como lo son I, II y III etapa de educacin
bsica. Esta investigacin est delimitada slo a la III etapa de educacin
bsica, puesto que su departamento de control de estudios es el que presenta
fallas considerables, ya que a diferencia de las otras etapas, no cuenta an con
la implantacin de un sistema automatizado y realiza los procesos de
inscripcin y distribucin de alumnos de forma manual.
Se originan varias interrogantes tales como: Este problema de
desorganizacin puede afectar el rendimiento de los alumnos?, puede
perjudicar el desarrollo psicosocial y cultural de los alumnos, tomando en
cuenta que se encuentran en la etapa adolescente? Pero estas interrogantes
no se delimitan a lo que es en s este proyecto, aunque pueden servir para abrir
otras investigaciones que estn relacionadas con en este campo.
Cuando estos problemas ocurren se produce un gran desorden y mucha
inestabilidad en el ambiente educativo, porque hay muchos cambios de
horarios, profesores, equivocaciones en las notas por consecuencia de que las
bases de datos poseen archivos del alumno incorrectos y/o modificados.
Hay que resaltar tambin que el ambiente climticamente no es el
adecuado, porque las instalaciones de ste departamento no poseen un
sistema de aire acondicionado que permita mantener refrigeradas las
computadoras, originndose as temperaturas por encima de los 35 C,
causando recalentamiento en los equipos, agotamiento en los operarios y
lentitud en los procesos. El departamento cuenta con dos computadoras sin
ninguna conexin entre s que permita el flujo y retroalimentacin de

informacin, ocasionando que ambas estn desactualizadas, puesto que existe

informacin contenida en una mquina que no posee la otra, y viceversa.
En conclusin, la solucin para agilizar los procesos de inscripcin y
distribucin de los alumnos que son controlados desde el departamento de
control de estudios de la III etapa es, el diseo e implantacin relativa de un
sistema automatizado en lenguaje de programacin Visual Fox Pro, donde se
incluyan mejoras de las condiciones climticas de las instalaciones y la
conexin de las computadoras que all laboran, permitiendo un mayor
rendimiento en los procesos y asegurando la exactitud y resguardo de los datos
vaciados en las bases de datos. Uno de los mtodos que se pueden emplear
es la aplicacin de encuestas en el departamento de control de estudios de la
III etapa y una auditoria del mismo, para as conseguir parte de la informacin
requerida en la realizacin de tablas estadsticas y tomas de decisiones.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN:

sta investigacin es conveniente ya que sirve para detectar las causas

de los problemas que se registran en el departamento de control de estudios de
la III etapa de la

Unidad Educativa Obra Social Monseor Juan Bautista

Scalabrinni, mediante la aplicacin de encuestas que faciliten la interpretacin

de las fallas y un procedimiento de auditoria que pueda manifestar los errores
mas significativos que arroje el sistema.
Es tambin de gran relevancia social, puesto que permitir a otros
investigadores incentivarse a realizar investigaciones similares, o respondiendo
a las interrogantes que se formularon en el planteamiento del problema, as
como solucionar una problemtica estudiantil que se presenta en la institucin.
Sus alcances pueden llegar al punto de proponer aspectos tales como: La
ineficiencia actual en el desempeo laboral de profesionales, puede ser causa
de haber recibido una mala orientacin, educacin y la falta de una buena
implantacin de valores de puntualidad, responsabilidad y proactividad (por
mencionar los ms importantes), durante los estudios cursados en la III etapa
de educacin bsica, que es donde el alumno se encuentra en un nivel de
desarrollo muy importante y modelador de personalidad, cualidades, destrezas,
desempeos, capacidades, intelecto, formacin cultural, social y religiosa. Es
por esto que se puede extender sta investigacin a muchos puntos que tienen
una gran relacin, y que pueden ayudar a solucionar grandes problemas
organizacionales.

OBJETIVO GENERAL:

Disear un sistema automatizado que permita agilizar los procesos de

inscripcin y distribucin de alumnos en el departamento de Control de
Estudios de la Unidad Educativa Obra Social Monseor Juan Bautista
Scalabrinni, garantizando la seguridad y exactitud de los datos que se
manejen.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Mantener un registro actualizado en la base de datos del departamento

de Control de Estudios.

Llevar un mayor control en la distribucin de alumnos por grado,

seccin, edad, sexo y rendimiento acadmico, para lograr un equilibrio
en la matrcula estudiantil.

Optimizar los procesos para la inscripcin, alcanzando un mayor

rendimiento en el sistema y una mayor satisfaccin en la atencin que
se brinda al estudiante.

ALCANCE:

El alcance principal del sistema es

tener registrada una completa

informacin de las notas, horarios, datos de inscripciones, documentos

requeridos, secciones, profesores y grados que cursan los alumnos, as como
brindar un ejemplo de buena organizacin y control no slo en el departamento
de Control de Estudios de la III etapa,

sino en todo el plantel, a otras

instituciones educativas, tanto oficiales como privadas.

MARCO REFERENCIAL:

www.wikipedia.com : sistemas de redes, sistemas automatizados.

www.siegedun.com : objetivos, alcance y propsito del sistema SIGEDUN en el
estado Carabobo.

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TIPO DE INVESTIGACIN:

Esta investigacin

est orientada hacia un tipo de proyecto factible,

puesto que los requerimientos para desarrollar el sistema y su implantacin

alternativa, estn al alcance econmico de la organizacin, adems de no
originar grandes gastos.

El desarrollo de sta investigacin se encuentra

dentro de un lapso de tiempo relativamente corto, contribuyendo as a la rpida

solucin de los problemas que sufren los procesos de inscripcin y distribucin
de alumnos en sus diferentes tipos (distribucin de alumnos por seccin, grado,
sexo, edad y rendimiento acadmico)
asignacin de horarios y profesores.

as como un mayor control en la

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POBLACIN Y MUESTRA:

El tipo de poblacin que se analiza en esta investigacin est compuesta

por, los alumnos del 9no grado seccin U y los operarios del departamento
de Control de Estudios de la III etapa, mediante la aplicacin estratgica de
encuestas contempladas dentro de un plan de actividades.
El lugar de las encuestas realizadas a los alumnos ser en el aula del
9no grado seccin U, y las encuestas aplicadas a los operarios del sistema
de Control de Estudios tendrn lugar en las instalaciones del departamento de
Control

de

Estudios

de

la

III

etapa

de

U.E.O.S.Monseor Juan Bautista Scalabrinni.

Educacin

Bsica

de

la

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TCNICAS E INSTRUMENTOS:
Las tcnicas e instrumentos que se utilizaran para este proyecto, sern
las encuestas presentadas a continuacin:
PARA LOS ALUMNOS SE REALIZARA LA ENCUESTA A:
RESPONDE SI / NO

1) Consideras que el sistema de control de estudios de la III etapa de tu institucin es

ineficiente? ____
2) Te has visto afectado por estos problemas? ____
3) Cundo haces una solicitud los procesos son rpidos? ____
4) Requieres un perodo largo de tiempo para obtener tus solicitudes? ____
5) Los procesos de inscripcin son rpidos? ____
6) Se han perdido datos o documentos de tu matrcula? ____
7) Se han perdido datos o documentos de tus notas? ____

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

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PARA LOS OPERARIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

ESTUDIOS SE APLICARA LA ENCUESTA B:

RESPONDE SI / NO
1) El sistema presenta fallas en general? ____
2) Los procesos de inscripcin son lentos? ____
3) Se pierden datos e informacin con frecuencia? ____
4) Hay recarga de trabajo? ____
5) Los procesos de distribucin de los alumnos, profesores y horarios son
relativamente lentos, largos e inseguros? ____
6) Consideras que la propuesta de implantar un sistema automatizado en el
departamento es la mejor opcin para solucionar estos problemas y tener la
informacin ms segura y exacta? ____

TAMBIEN SE REAIZARA UNA AUDITORIA EN EL DEPARTAMENTO

DE CONTROL DE ESTUDIOS:
SE REALIZARA EL SIGUIENTE CUESTIONARIO, CON LA FINALIDAD DE
OBTENER INFORMACION QUE SIRVA PARA AUDITAR EL SISTEMA, ASI
COMO TAMBIEN DETECTAR SUS PRINCIPALES FALLAS Y APORTAR
RECOMENDACIONES PARA SU MEJORACIN.
1. NOMBRE DEL PUESTO:
2. PUESTO DEL JEFE INDEMIDATO:
3. PUESTO AL QUE REPORTA:
4. DESCRIBE BREVEMENTE LAS ACTIVIDADES DIARIAS DE SU
PUESTO:

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5. ACTIVIDADES PERIODICAS:
6. ACTIVIDADES EVENTUALES:
7. CON QUE MANUALES CUENTA PARA EL DESEMPEO DE SU
PUESTO?:
8. CULES POLTICAS TIENEN ESTABLECIDAS PARA EL PUESTO?:
9. EN CASO DE QUE EL ENTREVISTADO MENCIONE CARGAS DE
TRABAJO, CMO LAS ESTABLECE?:
10. CMO LAS CONTROLA?:
11. CMO

SE

DECIDEN

LAS

POLTICAS

QUE

IMPLEMENTARSE?:
12. CON QU FRECUENCIA RECIBEN CAPACITACIN?:

VAN

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REFERENCIAS:

PAGINA WEB DEL MINISTERIO DE EDUCACION: www.me.gob.ve

ENCICLOPEDIA VIRTUAL WIKIPEDIA: www.wikipedia.com