1. O que Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP um sistema de gesto empresarial que gerencia as informaes relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciais das empresas. O Objetivo de um Sistema ERP centralizar as informaes e gerir o seu fluxo durante todo processo de desenvolvimento da atividade empresarial, integrando os setores da organizao e possibilitando aos gestores acesso gil, eficiente e confivel s informaes gerenciais, dando suporte tomada de decises em todos os nveis do negcio. Construdos sobre um banco de dados centralizado, os sistemas ERP consolidam todas as operaes de uma empresa em um nico sistema, que pode residir em um servidor centralizado, ser distribudo em unidades de hardware autnomas em rede local ou ser hospedado remotamente via web. Os sistemas ERP abrangem cada passo da operao, desde as compras, provises, planejamento, manufatura, formao de preos, contas a pagar e receber, processos contbeis, controle de estoque, administrao de contratos, venda de servios e todos os nveis de comrcio varejista ou atacado, passando pela gesto eficaz dos relacionamentos com clientes e fornecedores, ps-venda, anlise de resultados e muitos outros fatores personalizados, altamente adaptveis a qualquer empresa, em qualquer ramo de negcios. O uso de um Sistema ERP em uma empresa d a seus gestores o controle total sobre a empresa, auxiliando na tomada de decises e fornecendo todas as informaes vitais de maneira acessvel e clara.

2. Quais so os objetivos da implantao de um Sistema ERP?

Os Principais objetivos da implantao de um sistema ERP so: - Automatizao de tarefas manuais; - Otimizao de processos; - Controle sobre as operaes da empresa; - Disponibilidade imediata de informaes seguras; - Reduo de custos; - Reduo dos riscos da atividade empresarial; - Obteno de informaes e resultados que auxiliem na tomada de decises e permitam total visibilidade do desempenho das reas da empresa.

3. Quais os Benefcios da implantao de um Sistema ERP em uma empresa?

- Aumento na eficincia do uso da capacidade instalada; - Blindagem contra fraudes e furtos; - Reduo de erros; - Eliminao de retrabalho; - Melhor proximidade e conhecimento sobre os clientes (CRM); - Informao precisa e segura, sincronizada em tempo real com as operaes da empresa; - Padronizao dos processos em todas as reas, com integrao e uniformidade; - Reduo de despesas administrativas, gerais e de vendas; - Queda nos custos de estoque; - Reduo em custos de materiais; - Reduo do ciclo de venda; - Reduz o lead time de produo e entrega; - Diminuio de impresso em papel; - Eliminao de erros de sincronizao entre diferentes sistemas; - Controle sobre processos de negcios que envolvem diferentes departamentos; - Segurana da informao atravs da definio de permisses de acesso e log de alteraes; - Facilita o aprendizado do negcio e a construo de vises comuns; - Favorece o desenvolvimento, a implantao e utilizao de SGQs (Sistemas de Gesto da Qualidade) e adequao a normas como ISO e outras.

4. Como deve ser a preparao para a implantao de um ERP?

As empresas fornecedoras de sistemas ERP projetam suas solues para atender s variantes mais comuns dos processos empresariais, baseados nas boas prticas de negcio. Contudo, nem sempre a totalidade das atividades da empresa contemplada pelo ERP. Por isso, as empresas que desejam implementar um sistema ERP precisam adaptar seus processos para que o pacote ERP possa contemplar os processos existentes, de forma que esses mesmos processos sejam aprimorados e tornados mais eficientes pelo uso do Sistema Integrado. Negligenciar o mapeamento dos processos atuais antes de iniciar a implantao do sistema uma das principais razes para o fracasso de projetos ERP. Portanto, crucial que as organizaes executem um processo de profunda anlise do negcio antes de escolher um fornecedor de ERP e do inicio da implantao do sistema. Esta anlise deve delinear todos os processos atuais, possibilitando a seleo de um sistema ERP, cujos mdulos padro estejam mais bem alinhados com a realidade da empresa.

5. Como a implantao do Sistema ERP?

As empresas de ERP atendem a um vasto leque de aplicaes e processos empresarias; para tanto, produzem sistemas ERP complexos, que geralmente requerem mudanas significativas nos processos da empresa que implanta um software desta envergadura. A implantao de um sistema ERP realizada normalmente pela prpria empresa fornecedora do sistema. Existem 3 tipos de servios que podem ser empregadas na implantao: Consultoria, Customizao e Treinamento. O tempo necessrio para implementar um sistema ERP depende do tamanho do negcio, o nmero de mdulos, a extenso da customizao e da disposio de todos os setores da empresa durante a implantao. Os sistemas ERP so modulares, de modo que nem todos precisam ser implementados de uma s vez. Ele pode ser dividido em vrias fases conforme a demanda da empresa no momento. Devido complexidade do processo de implantao de um sistema ERP, as empresas costumam procurar a ajuda de um fornecedor de ERP ou de empresas de consultoria terceirizadas.

6. Como a configurao do Sistema ERP?

Configurar um sistema ERP fundamentalmente uma questo de equilibrar a maneira que sua empresa requer que o ERP funcione e o alcance que a flexibilidade do sistema permite. O primeiro passo decidir quais mdulos sero utilizados; em seguida, adaptar o sistema para atingir o melhor ajuste possvel aos processos da empresa, ou desenhar processos eficientes dentro das melhores prticas de negcio, muitas vezes conforme j contemplado pelo Sistema ERP escolhido. Alguns mdulos bsicos so necessrios a todas as empresas que implantam sistemas corporativos; outros, porm, no so necessrios para algumas empresas e, portanto, no so habilitados. Algumas empresas no adotam um determinado mdulo, por j utilizarem sistema prprio para aquela funo, que considerem suficiente para seus propsitos. De um modo geral, um maior nmero de mdulos a serem implantados traz maiores benefcios pela integrao das informaes, mas tambm aumenta o investimento e a profundidade das mudanas envolvidas. Ento, quando as opes de configurao que o sistema ERP permite no so suficientes para atender ao que a empresa requer, necessrio contratar desenvolvimento especfico, o que aumenta o tempo e o investimento requerido pela implantao. Por isso importante buscar uma soluo ERP que seja mais ampla, aderente e personalizvel o possvel. Pela considerao desses fatores, naturalmente desejvel e perfeitamente possvel que se obtenha, numa implantao feita com qualidade e critrio, o sistema ERP pode atingir o sincronismo perfeito com as atividades da empresa, como se houvesse sido feito sob medida, ou at mesmo superando um sistema desenvolvido especificamente por agregar recursos e possibilidades ainda no explorados pela empresa at ento.

7. Devo contratar consultoria em ERP?

Muitas empresas no tm os recursos e habilidades internas suficientes para implantar um projeto ERP. Por isso muitas empresas fornecedoras de ERP tambm oferecem servios de consultoria em implantao. Normalmente, uma equipe de consultoria responsvel pela implantao do sistema ir atuar em: - Planejamento; - Treinamento; - Implantao; - Testes; - Entrega. Aps a implantao, existem ainda consultorias sobre criao de processos e relatrios de conformidade, formao de produtos, workflow e consultoria especializada para melhorar a forma como o ERP utilizado na empresa, visando otimizar o uso sistema e ajudar no processo de deciso, a partir dos dados extrados pelo ERP.

8. Quais so os custos da implantao de um Sistema ERP?

Os custos da implantao de um sistema ERP variam conforme o nmero de licenas, de mdulos que sero implantados, a complexidade das operaes da empresa, a quantidade de horas de desenvolvimento especfico e a quantidade de horas de treinamento dos usurios no sistema. Como so muitos servios envolvidos na implantao de um ERP, uma boa empresa de sistema ERP tem bastante flexibilidade em negociar os valores cobrados e vrias modelos possveis de implantao, portanto, negocie!

9. Como a atualizao do Sistema ERP?

Um bom sistema ERP deve ser evolutivo, para que, alm de suprir as necessidades presentes de uma empresa, estejam atualizados para atender s novas demandas e ao crescimento do negcio. O sistema ERP tambm deve manter-se atualizado com as inovaes tecnolgicas em hardware, sistemas operacionais, softwares complementares, novas prticas estabelecidas de negcios e exigncias legais. Portanto, um sistema ERP deve atender s necessidades que surjam da evoluo natural da atividade empresarial e tambm introduzir a possibilidade de utilizar recursos at ento inexistentes, agregando o valor ao negcio.

10. Qual a relao entre um Sistema ERP e a segurana das informaes?

O sistema ERP possui recursos de segurana que, alm de evitar falhas humanas, protegem a empresa contra crimes de sabotagem, espionagem, invases de hacker e utilizao indevida de informaes privilegiadas. Os principais mecanismos de controle consistem em criptografia, senhas individuais, limitao de acesso dos usurios e gerao de histrico de uso, o que possibilita identificar os responsveis por eventual m utilizao do sistema. Os sistemas ERP tambm disponibilizam ferramentas para realizao de cpias de segurana e gerenciamento de Bancos de Dados, garantindo a guarda e a manuteno das informaes que formam a "vida" da empresa em todos os aspectos. Alm da segurana interna tambm existem nos sistemas ERPs mecanismos para identificao de cheques fraudados, identificao de pessoas ou empresas com crdito negativado, conferncia eletrnica de informaes, conexes seguras com servios online de bancos e rgos governamentais, garantindo tambm a confiabilidade das informaes trocadas por esse meio; backup interno peridicos prprogramados para resguardar as informaes relativas as operaes da empresa.