Administracin del tiempo

UNIDAD 1
1. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO 1.1 CONCEPTOS

EXPLICAR
1.1.1 ADMINISTRACIN DEL TIEMPO 1.1.2 EFICIENCIA 1.1.3 EFECTIVIDAD 1.1.4 CONTROL 1.1.5 URGENTE E IMPORTANTE 1.1.5 MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO 1.1.6 PLANEACIN DEL TIEMPO 1.1.7 HERRAMIENTAS a) AGENDA EJECUTIVA b) MATRIZ DE ADMINISTRACIN

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UNIDAD 1
1.2 PLANIFICADOR DEL TIEMPO IDENTIFICAR

1.2.1 OBJETIVOS 1.2.2 METAS 1.2.3 LISTA DE PENDIENTES 1.2.4 LISTA DE ACTIVIDADES 1.2.5 HORARIOS 1.2.6 HOLGURAS

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UNIDAD 1
1.3 HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO IDENTIFICAR Y EXPLICAR

1.3.1 TIEMPO DE RESPUESTA Y TIEMPO DISCRECIONAL 1.3.2 PRINCIPIO 10-90 1.3.3 CICLO DE PRODUCTIVIDAD 1.3.4 LEY DE PARKINSON 1.3.5 HERRAMIENTAS DE GESTION DEL TIEMPO a) DELEGACIN b) MANEJO DE INTERRUPCIONES c) ASERTIVIDAD d) GESTIN DEL ESTRS: solucin de problemas, desensibilizacin sistemtica, sensibilizacin encubierta, visualizacin. 1.3.6 REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS a) Objetivos, horario, participantes, agenda , requerimientos, informacin previa, minuta de acuerdos.

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Ponderacin
Examen 40 % Proyecto 50% Ser 10%

PARCIALES

SEMANA

PRIMERO
SEGUNDO

27 AL 31 ENERO
17 AL 21 FEBRERO

TERCERO
CUARTO

18 AL 21 MARZO
7 AL 11 ABRIL

Administracin del tiempo - Conceptos

Tiempo
Medicin de la duracin o separacin de acontecimientos, flujo sucesivo de microsucesos. El tiempo se concibe como una magnitud absoluta, una escala, cuya medida es idntica para todos los observadores.

Administracin
Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos para lograr sus objetivos con la mxima productividad. (Proceso administrativo: planeacin, organizacin, direccin, control) Administracin del tiempo Es el arte de hacer que sirva para beneficio de las personas y de las sociedades. Es el manejo adecuado de los recursos en todo momento.

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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
Es la gestin de uno de los recursos no renovables, el tiempo; y sobre el cul se planean las actividades en los procedimientos y procesos, asimismo como la distribucin de los recursos. La prdida del tiempo y su control genera tambin prdida de otros recursos y la posibilidad del incumplimiento de los objetivos establecidos en un plan. Ante la falta de un objetivo y un plan en cualquier mbito, se obtendr inevitablemente desperdicio de los recursos y una imposibilidad de mejorar.

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PRINCIPIOS BSICOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO 1. Esta comprobado que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. 2. Una tcnica funcional es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. 3. Para resultados efectivos es necesario contar con objetivos y programas planeados.

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4. El tiempo se planea de acuerdo a la prioridad de las actividades. 5. El establecer tiempos o fechas lmites para cumplir con las actividades, ayuda a todo el equipo a cumplir con los objetivos establecidos. 6. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. 7. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular. 8. Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas.

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9. Las actividades de rutina de bajo valor deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. 10. Reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas. 11.El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. 12. El registro de cmo se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es perjudicial.

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EFICIENCIA
Es la capacidad de lograr o alcanzar los objetivos establecidos de un plan. La mejora continua se basa en la eficiencia. Es alcanzar los objetivos por medio de la eleccin de alternativas que pueden suministrar el mayor beneficio, paso a paso.
A mayores resultados, mayor eficiencia. Si se obtiene mejores resultados con menor gasto de recursos o menores esfuerzos, se habr incrementado la eficiencia. Dos factores se utilizan para medir y evaluar la eficiencia:

1. Costo 2. Tiempo

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EFICACIA Es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera (metas, objetivos, resultados). La eficacia busca optimizar los recursos a pasos agigantados, a travs de otros mtodos o procesos. Adems corrige contingencia de tiempo, aunque el costo aumente, lo importante es alcanzar los resultados. La falta de eficacia no puede ser reemplazada con mayor eficiencia porque no hay nada ms intil que hacer muy bien, algo que no tiene valor. No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia). Eficacia es la capacidad de escoger los objetivos apropiados. El administrador eficaz y eficiente ser aquel que selecciona los objetivos correctos para trabajar en el sentido de alcanzarlos con el menor costo y valor posible.

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La suma de la eficiencia y la eficacia se logra la efectividad de la organizacin. Cuando una empresa logra mantener un sistema de mejora continua y cubrir satisfactoriamente las urgencia y cumplir en tiempo y forma, se dice que es una empresa efectiva.

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Eficiencia nfasis en los medios (recursos) Hacer las cosas correctamente Resolver problemas

Eficacia nfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Lograr objetivos

Ahorrar gastos
Cumplir tareas y obligaciones Capacitar a los subordinados Enfoque reactivo (Del pasado al presente) Cmo podemos hacer mejor lo que hacemos?

Crear ms valores
Obtener resultados Proporcionar eficacia a subordinados Enfoque proactivo (Del futuro al presente) Pregunta principal? Qu es lo que deberamos estar haciendo?

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CONTROL Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

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IMPORTANCIA DEL CONTROL 1. Establece medidas para corregir las actividades. 2. Se puede aplica a todo; a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Detecta y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, y registra para prevenir eventos posteriores.

4. Localiza a los sectores responsables de las desviaciones y establece medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicacin incide directamente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

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CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Planificacin: es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar. Plan: es programa o procedimiento para conseguir un determinado objetivo. Objetivo: es el punto que se establece a alcanzar. Los objetivos deben de ser claros, precisos, concretos y medibles. Los objetivos generales se apoyan de objetivos especficos o metas para alcanzarlos. Existen objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Meta: son fines especficos a alcanzar. Un conjunto de metas alcanzan un objetivo. Las metas son los puntos intermedios medibles.

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URGENTE E IMPORTANTE
Urgente: es aquello que necesita de nuestra atencin inmediatamente, algo que no puede esperar. Necesita de una accin inminente. Por lo que se convierte importante. De acuerdo al grado de impacto en los objetivos de la organizacin es el grado importancia. Importante: son aquellos asuntos cuya repercusin afecta ms a las metas y objetivos a corto, mediano y o largo plazo. Al no atender las cosas o asuntos importantes en su debido momento, posteriormente se convertir en urgente, a un costo y desperdicio de recursos mayor.

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PERCEPCIN POR CUADRANTE

1. 2. 3. 4.

Supervivencia: presionado y angustiado Liderazgo: control de la realidad Engao: frustrado Desperdicio: ocioso e improductivo

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LADRONES DE TIEMPO

Impuestos
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Interrupciones Esperar por respuestas Indefinicin del trabajo a realizar Trabajo excesivo Comunicaciones deficientes Cambio continuo de prioridades Procesos burocrticos Reuniones innecesarias Baja moral en la empresa Fallas frecuentes en los equipos Jefe desorganizado Prioridades en conflicto

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LADRONES DE TIEMPO

Autoimpuestos
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Incapacidad para delegar Desorden personal Falta de concentracin No saber escuchar Falta de autodisciplina No tomar decisiones No completar las tareas ya iniciadas Postergar frecuentemente las tareas Fatiga Excesiva socializacin en el trabajo Actitud negativa hacia el trabajo No deshacerse rpidamente de los documentos que le llegan El uso del correo e internet

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DIEZ FALSOS MITOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

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MITOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO 1.El Tiempo puede Administrarse Falso, se administran las actividades

2.La buena administracin del Falso, es hacer lo verdaderamente tiempo implica hacer ms en menos importante de manera eficaz tiempo 3.Las listas de cosas para hacer, son el elemento fundamental para una buena administracin del tiempo Falso, lo primero es tener un objetivo, pensar en el resultado para poder jerarquizar las actividades.

4.Es necesario un planificador o alguna herramienta de administracin del tiempo para estar organizado

Falso, la administracin del tiempo efectiva es fruto de forjar hbitos de excelencia en nuestra actitud con respecto al tiempo

5.Ceirse a un programa estricto de Falso, el programa estricto no da planificacin es la mejor manera resultados, el desarrollarlo de esa para producir resultados manera si da resultados efectivos

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MITOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

6.La clave para lograr resultados en Falso, el planificador solo es una la administracin del tiempo, es parte; comprometerse con el plan planificar llevarlo a cabo al pie de la letra, brinda los resultados
7.Los mayores ladrones del tiempo incluyen el interrupciones telefnicas, visitas, reuniones y proyectos urgentes 8.Es ms efectivo trabajar en una misma tarea hasta tenerla totalmente completada Falso, los mayores ladrones son los autoimpuestos

Falso, es mucho ms efectivo dividir todo el proyecto para tener mayor control sobre ste

9.Debe tenerse un planificador para Lo correcto es tener un planeador el trabajo y otro para los temas integral, aunque estn plantillas o personales archivos distintos 10.El Tiempo es dinero Si, pero es ms que dinero, es vida

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PLANEACIN DEL TIEMPO La base de la administracin del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, son los detalles de las actividades que describen responsables, tiempos de ejecucin y plazos. Sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar. En el caso de una organizacin, la administracin del tiempo est centrada en como se utilizar el tiempo, para contribuir con el logro de los objetivos. En este sentido se debe partir de los objetivos que tiene la organizacin y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que se debe de realizar para alcanzarlos.

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Planificar Es tomar decisiones por anticipado. Enfoque proactivo trabajo del futuro al presente. Los objetivos deben ser:

1. 2. 3. 4.

Realistas Estimulantes Flexibles Verificables

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CONSEJOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO 1. Establecer objetivos 2. Seleccionar la herramienta o sistema del plan 3. Detectar y determinar los tiempos ms productivos

4. Cumplir las prioridades establecidas

5. Controlar los tiempos de inicio, desarrollo y trmino las actividades 6. Delegar actividades segn prioridad

7. Verificar y evaluar resultados frecuentemente

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ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Objetivo general Metas por rea Lista de actividades por rea con responsables Lista de las actividades con recursos requeridos Semforo de actividades (priorizacin) Cronograma (incluyendo holguras o mrgenes) Formatos de control de tiempo Resultados de eficiencia y eficacia con ajustes y correcciones Planes de contingencias en ruta crtica

Los planes para administrar el tiempo pueden varias sus elementos de acuerdo a las exigencias de la estrategia, organizacin o personal. Pero todos los planes deben contener: objetivos, metas, listado de actividades priorizadas y cronograma.

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INSTRUMENTOS QUE AYUDAN A ADMINISTRAR EL TIEMPO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Agenda ejecutiva Matriz del tiempo Cronograma Grfica de Gant Ruta crtica Software de control de actividades Plantillas y formatos

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ENFOQUE RESPUESTA Y DISCRECIONAL

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ENFOQUE RESPUESTA Y DISCRECIONAL Tiempo de respuesta

Es el que obliga a estar en funcin de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultneo, impredecible y disperso. (No planeado / urgente-importante)
Tiempo Discrecional

Es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atencin solamente en una cosa. (Planeado / no urgenteimportante)
Nota: es importante no planificar todo el tiempo, ya que parte de el es utilizado para el tiempo de respuesta.

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FBULA

La antigua fbula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacin que toda persona u organizacin debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Maana".

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La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina.

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En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene tambin la desaparicin de su riqueza. Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestin de la sostenibilidad y el uso del tiempo. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina).