PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

1.

OBJETIVO
Asegurar el cumplimiento de las estrategias de ejecucin diseadas en la etapa de Planeamiento1 y mejorar la Productividad a travs de la reduccin de prdidas en los ujos. La Rutina de Programacin se soporta en la utilizacin de las siguientes herramientas de gestin: Look Ahead de Produccin Look Ahead de Materiales Anlisis de Restricciones Plan Semanal Plan Diario Anlisis de Conabilidad

2.

HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

2.1. Look Ahead de Produccin

Es un cronograma de ejecucin a mediano plazo, que cubre el horizonte de tiempo ms conveniente para el Proyecto, el cual suele ser de 3 a 6 semanas. Este horizonte se dene en funcin de las caractersticas de cada Proyecto (duracin, ubicacin, Plazo de Abastecimiento, etc.). En general, la duracin mnima del horizonte depender del Plazo de Abastecimiento y la duracin mxima de la variabilidad que pueda afectar el Planeamiento del Proyecto, tal como cambios de ingeniera, plazos de llegada de suministros permanentes, etc.

Requisitos: Debe partir del Cronograma General actualizado. Debe ser elaborado con la participacin del ejecutor. Debe tener una ventana de tiempo apropiada para el Proyecto. Debe actualizarse al menos semanalmente.

Las actividades del Look Ahead deben desprenderse del Cronograma General2 de ejecucin del Proyecto actualizado y luego deben ser explotadas a un mayor nivel de detalle si fuera necesario. Esto se muestra en la gura 01. Cada responsable de produccin debe elaborar el Look Ahead correspondiente a su frente o rea. Los Look Aheads deben ser entregados semanalmente al Ocina Tcnica para su registro y distribucin durante las reuniones de produccin semanales del Proyecto3.

1 2 3

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.08 Introduccin: Planeamiento Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 Cronograma General Ver procedimiento GYM.SGP.PG.20 Reuniones de Programacin

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Figura 01 Relacin entre cronograma y Look Ahead de Produccin.

Para consultas sobre rendimientos y duracin de las actividades que se plasman en el Look Ahead, consultar el numeral 4.1 Mejores Prcticas del presente documento.

2.2. Anlisis de Restricciones

El Anlisis de Restricciones consiste en analizar todas las actividades del Look Ahead de Produccin, del horizonte determinado, e identicar los posibles obstculos o limitaciones que pudieran hacer que las actividades consideradas en el mismo, no puedan ser programadas en su oportunidad. Tiene por nalidad identicar y proveer con adecuada anticipacin de todo aquello que falta para poder ejecutar una tarea. Esto es mostrado en la gura 02.

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

REGISTRO GESTION DE PROYECTOS

Revisin: Fecha: Pagina: NRO. REGISTRO UBICACIN PAD - YANACOCHA 5

LOOKAHEAD
CODIGO DE PROYECTO 1535 NOMBRE DE PROYECTO YANACOCHA 05
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD UND DEL 08/07/2006 AL 04/08/06 CANT.

AREA / DPTO PRODUCCIN CLIENTE MINERA YANACOCHA SRL

SEMANA 1 FECHA DE INICIO PLANEADA L
08/07/06

SEMANA 2 S
13/07/06

SEMANA 3 S
20/07/06

M
09/07/06

M
10/07/06

J
11/07/06

V
12/07/06

D
14/07/06

L
15/07/06

M M
16/07/06 17/07/06

J
18/07/06

V
19/07/06

D
21/07/06

L M M J V S D
22/07/06 23/07/06 24/07/06 25/07/06 26/07/06 27/07/06 28/07/06

L
29/07/06

SEMANA 4 M M J V S
30/07/06 31/07/06 01/08/06 02/08/06 03/08/06

D
04/08/06

AREA 1 EXCAVACIN DE TOP SOIL EXCAVACIN DE UNSUITABLE RELLENO CON MATERIAL GRANULAR COLOCACIN DE SOIL LINER COLOCACIN DE GEOMEMBRANA COLOCACIN DE PL

M3 M3 M3 M2 M2 M2

10,000 20,000 15,000 20,000 10,000

08-07-06 08-07-06 15-07-06 22-07-06 29-07-06

REGISTRO GESTIN DE PROYECTOS

ANALISIS DE RESTRICCIONES
AREA / DPTO PRODUCCIN CLIENTE MINERA YANACOCHA SRL FECHA INICIO PLANEADA DESCRIPCION DE LA RESTRICCION NO. REGISTRO UBICACIN YANACOCHA 5 FECHA DE LEVANTAMIENTO

Revisin: Fecha: Pagina:

CODIGO PROYECTO / PROPUESTA 1535 NOMBRE PROYECTO / PROPUESTA YANACOCHA 05 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL 15/07/06 AL 11/08/06 AREA 1 COLOCACIN DE PL 05/08/2006

RESP.

Falta de material en cantera, necesidad de incrementar 02 excavadoras mas. Falta de Aprobacin de Calidad del Material: Granulometra.

03/08/2006

JEFE DE CANTERAS JEFE DE CALIDAD

03/08/2006

Figura 02 Relacin entre Look Ahead de Produccin y anlisis de restricciones.

Requisitos: Debe partir del anlisis de cada actividad del Look Ahead. Debe ser hecho entre el Ocina Tcnica y produccin. Cada restriccin, para su levantamiento, debe ser asignada a un responsable con un plazo razonable denido. Debe abarcar todo tipo de temas: Contractuales, Logsticos, Ingeniera, etc.

Los criterios o tipos de restricciones (enunciativos ms no limitativos) son los siguientes: Informacin: Evaluar si se cuenta con la informacin necesaria (planos, especicaciones, normas tcnicas, procedimientos constructivos, etc.). Materiales: Evaluar si se cuenta con los materiales y consumibles necesarios. Para ello, el ingeniero de Produccin deber elaborar el Look Ahead de Materiales segn se describe en el numeral 2.7 del presente documento. Recursos Humanos: Evaluar si se cuenta con los recursos humanos necesarios (empleados, obreros, terceros, etc.) con la especialidad, la experiencia y en cantidad suciente. Equipos y Herramientas: Evaluar si se cuenta con los equipos y herramientas necesarias (propias y/o alquiladas). Actividades Predecesoras: Evaluar si las actividades predecesoras ya estn ejecutadas o se ejecutarn con anterioridad al inicio de esta actividad. Permisos o Licencias: Vericar si se cuentan con los permisos municipales o los que correspondan. Cliente/Supervisin: Vericar si existen aprobaciones o permisos que deban ser otorgados por el cliente y/o la supervisin.

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Luego de hacer todas las evaluaciones, se registran para cada actividad del Look Ahead de Produccin las correspondientes restricciones, los responsables y las fechas lmite de levantamiento de cada una, en el formato de Anlisis de Restricciones. Para la asignacin de los responsables del levantamiento de las restricciones planteadas por los responsables de produccin, es necesaria la elaboracin de un listado de responsables por tipo de restriccin denido en el Proyecto. Un ejemplo de este listado se presenta en la gura 03.

Figura 03 Ejemplo de listado de responsables por tipo de restriccin denido en el Proyecto.

Aquellas actividades que no presentan restricciones estaran listas para ser programadas e incluidas en los planes semanales correspondientes. Las restricciones determinadas por el rea de Produccin debern ser centralizadas por una persona responsable, la cual ser asignada durante la personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto4. Esta funcin queda denida de manera formal y la persona que la asuma podra ser la misma que lidere la Reunin Semanal de Produccin5. Las restricciones identicadas y analizadas sern enviadas a los responsables de levantarlas. Cada Proyecto tendr la facultad de disear el ujo de informacin de las restricciones de produccin hacia las reas de Soporte, as como del estado de levantamiento de las restricciones desde las reas de Soporte hacia los responsables de produccin. En la Reunin Semanal de Proyecto6 se determinar a los responsables de hacer el seguimiento al levantamiento de cada una de las restricciones.

4 5 6

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.10 Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto Ver procedimiento GYM.SGP.PG.20 Reuniones de Programacin Ver procedimiento GYM.SGP.PG.20 Reuniones de Programacin

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN
2.3. Plan Semanal

En la medida que se levanten las restricciones detectadas en el anlisis anteriormente descrito se irn generando actividades listas para ser programadas en las semanas siguientes. El Plan Semanal se confecciona en base a las actividades libres de restricciones que cada ingeniero responsable de rea se comprometa a ejecutar en la semana siguiente; no basta con duplicar la primera semana del Look Ahead. Esto es mostrado en la gura 04.
REGISTRO GESTION DE PROYECTOS LOOKAHEAD CODIGO DE PROYECTO 1535 NOMBRE DE PROYECTO YANACOCHA 05 DESCRIPCION DE ACTIVIDAD DEL 23/05/2007 AL 19/06/2007 SISTEMA PUESTA A TIERRA TANQUE DIESEL Excavacin con retroexcavadora Relleno con material y bentonita Colocacin de cable Soldado de cable Relleno con material y bentonita Relleno con material propio SECTOR DE TANQUES DIESEL RELLENO TANQUE 1 Relleno de arena (capa de 0.15). 62.5 m3 RELLENO TANQUE 2 Colocacin de geotextil Colocacin de geomembrana Relleno de piedra (detencin de fugas) Relleno de arena (capa de 0.15). 62.5 m3 MUROS DE CONTENCION Zapatas Paos 1-17 Excavacin retroexcavadora Compactacin terreno natural 95% Solado de 15 MPA (0.05 m) Acero de construccin Encofrado zapata Concreto 20 MPA CANALETA Acero de construccin Encofrado (inc. Tecnoport 1", deltalock) Concreto 20 MPA BASES DE SOPORTES Excavacin manual (1.40 m) Solado 0.05 m Acero de construccin Encofrado (inc. deltalock, pernos) Concreto 20 MPA (inc. curado) Relleno terreno natural (bordes de pedestal) ELABORADO POR: NOMBRE CARGO: FECHA: AREA / DPTO PRODUCCIN CLIENTE MINERA YANACOCHA SRL. FECHA DE SEMANA 1 UND CANTIDA D INICIO L M M J V S D L 6 M 7 UBICACIN PAD - YANACOCHA 05 SEMANA 3 SEMANA 2 M 8 J 9 V S D L M M J V S D NRO. REGISTRO Revisin: Fecha: Pagina:

LOOK AHEAD

PLANEADA 23 24 25 26 27 28 29

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

m3 m3 ml ml m3 m3

600.00 500.00 200.00 200.00 300.00 500.00

23-May 24-May 24-May 25-May 26-May 27-May

x x x

x x x x

x x x x

x x x x

x x

m3 ml ml m3 m3

100.00 100.00 100.00 150.00 150.00

31-May 30-May 01-Jun 31-May 02-May x

x x x

x x

x x x

m3 m3 m3 ml m2 m3 ml m2 m3

5,000.00 5,000.00 70.00 150.00 200.00 130.00 150.00 200.00 130.00

02-Jun 03-Jun 04-Jun 06-Jun 07-Jun 10-Jun 15-Jun 16-Jun 18-Jun 02-Jun 04-Jun 06-Jun 08-Jun 10-Jun 13-Jun APROBADO POR: NOMBRE: CARGO: FECHA:

x x x x

x x x x

x x x x

x x x

ANLISIS DE RESTRICCIONES
x x x x x x x x x x x x x x

x x x

m3 50.00 m3 20.00 ml 50.00 m2 70.00 m3 100.00 m3 100.00 FIRMA:

x x x

x x x

ACTIVIDADES SIN RESTRICCIONES

PLAN SEMANAL 23MAY - 28MAY ESTACIN DE DESPACHO Y ALMACENAMIENTO DIESEL YANACOCHA

x x x

x x

x x x

x x FIRMA:

x x x

x x

Contrato No: Contratista:

MYSRL-GEP-031/05 GyM SA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD FECHA DE INICIO PLANEADA MAY2007 MAY2007 SEMANA 35 L M M J V S 23 24 25 26 27 28 OBSERVACIONES

Fecha: 29-Ago-05 RESPONSABLE

SISTEMA PUESTA A TIERRA TANQUE DIESEL Excavacion con retroexcavadora Relleno con material y bentonita Colocacin de cable Soldado de cable Relleno con material y bentonita Relleno con material propio

Nota: Precisar coordenadas 23-May 25-May 27-May 27-May 23-May 24-May X X X X X X X X X X Suministro de Cable Cu 2/0 mm2 Tripode para soldar siempre en obra Planchas compactadoras operativas en obra

JLP/WP

EV EV EV

Figura 04 Obtencin del plan semanal.

El ejercicio a travs del cual se establece el Plan Semanal, permite denir detalladamente las tareas que se ejecutarn en la semana y asignar los recursos necesarios para la ejecucin de las tareas considerando rendimientos adecuados, estableciendo as los compromisos de produccin para la semana.

Requisitos: Debe contener tareas que estn listas para ser ejecutadas; es decir, libres de restricciones. La descripcin de las tareas debe ser especca y cuanticable. El cumplimiento de las tareas deber ser medido. Debe ser hecho por el Ocina Tcnica y Produccin para que reeje compromisos asumidos por los ejecutores.

Se puede denir tambin actividades de reserva, backlog o colchn, que sirvan para redistribuir al personal obrero y equipos por si algn trabajo del Plan Semanal no pudiera ser ejecutado. Es importante establecer el programa al inicio de cada semana, porque el porcentaje de cumplimiento de las actividades programadas ser medido sobre ste. En esta medicin no se toman en cuenta las actividades de reserva.

2.4. Plan Diario

Se podr usar un Plan Diario (el cual podra reemplazar al Plan Semanal) en aquellos casos que lo requiera el Proyecto, en funcin de sus caractersticas y/o metodologa de programacin elegida.

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

El Programa Diario consiste en la elaboracin de un programa que contemple las actividades de produccin a efectuar en el da, y se elaborar de acuerdo a los mismos criterios con los que se elabora el Plan Semanal. Se presenta un ejemplo en la gura 05.

2.5. Anlisis de Conabilidad

El anlisis de conabilidad tiene como objetivos: Medir la conabilidad del sistema de programacin, es decir, la precisin con la que podemos predecir lo que se har en la semana. Identicar y eliminar las causas que no permiten obtener el 100% del cumplimiento del plan semanal. Aprender sistemticamente de las experiencias que se estn obteniendo en el Proyecto, con el n de no cometer errores repetitivos.

Para conseguir estos objetivos se utilizan las siguientes herramientas: PPC (Porcentaje del Plan Completado) Anlisis de Causas de Incumplimiento. Anlisis Peridico de Causas de Incumplimiento.
REGISTRO GESTIN DE PROYECTOS PLAN DIARIO NOMBRE DE PROYECTO YANACOCHA DESCRIPCION DE ACTIVIDAD Metrado Tpico UND. REND. Obreros N de por cuadrilla cuadrilla Velocidad Prod. Cuad./da Total Total obreros horas Nombre de Cuadrilla Horario Observaciones

Fecha:

CONCRETO - I. URIARTE CONCRETO - Zapatas Bases Tinglado de Bombas Recep/Desp CONCRETO Pedestales Tinglado de Bombas c/Incendio ENCOFRADO - P. OCHOA DESENCOFRADO Base Tanque Diesel 2 ENCOFRADO - Base Tanque contra incendio COLOCACIN ANCLAJES - Bases Tinglado de Bombas c/Incendio ENCOFRADO Pedestales Losa de Recep/Desp ACERO - TORIBIO FLORES TRANSPORTE DE ACERO Losas Plataforma Intermedia HABILITACIN - Losas de medicin y Losa separadora de agua aceite HABILITACIN - Losa de Recep/Desp

186.00

m3

20

200.00

20

9.30

C1

13:00 - 13:30

Verificar antes saldo de concreto Coordinar el sumnistro de la fibra de polipropileno

186.00

m3

20

200.00

20

9.30

C1

13:30 - 14:00

186.00 186.00

m2 m2

1 1

20 20

1 1

200.00 200.00

20 20

9.30 9.30

E1 E1

07:00 - 10:00 10:00 - 18:00 Generar requerimiento de concreto

186.00

und

20

200.00

20

9.30

E2

07:00 - 10:00

186.00

m2

20

200.00

20

9.30

E2

10:00 - 18:00

186.00

Kg

20

200.00

20

9.30 A1 y A2

07:00 - 08:30

186.00

Kg

20

200.00

20

9.30

A1

08:30 - 18:00

El habilitado se realizar in-situ El habilitado se realizar in-situ

186.00

Kg

20

200.00

20

9.30

A2

08:30 - 18:00

Figura 05 Ejemplo de plan diario.

PPC (Porcentaje de Plan Completado) El clculo del PPC se hace en base al Plan Semanal o Programa Diario y se debe tomar en cuenta que: Se obtiene de dividir el nmero de tareas completadas durante la semana entre el nmero de total de tareas asignadas en el Plan Semanal o Programa Diario.

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Slo se consideran las tareas 100% completadas, no se toma en cuenta el % parcial de avance de las mismas. Tener en cuenta que la informacin plasmada en el Plan Semanal deber ser especca y cuanticable para su medicin. Lo que se quiere medir no es el avance sino la efectividad y conabilidad del Plan Semanal, es decir, la calidad de la Programacin. Si durante la semana se tiene que descartar una tarea y hacer otra, esta nueva tarea no entra al conteo de tareas completadas, as como las actividades de reserva o backlog programadas.

El PPC semanal (o diario) y acumulado se calcula en una tabla como la que se muestra en la gura 06:
CUMPLIMIENTO
HASTA MES SEMANA EL DIA SEMANAL ACUMULADO SEMANAL ACUMULADO SEMANAL ACUMULADO TAREAS PROGRAMADAS TAREAS REALIZADAS PPC

Ago-05

SEM 5 SEM 6 SEM 7 SEM 8

07-Ago 14-Ago 21-Ago 28-Ago 04-Sep 11-Sep 18-Sep 25-Sep

20 18 26 22 23 8 24 41

20 38 64 86 109 117 141 182

11 16 19 15 20 6 15 31

11 27 46 61 81 87 102 133

55% 89% 73% 68% 87% 75% 63% 76%

55% 71% 72% 71% 74% 74% 72% 73%

Sep-05

SEM 9 SEM 10 SEM 11 SEM 12

Figura 06 Clculo del PPC.

Anlisis de Causas de Incumplimiento

Este anlisis consiste en identicar las razones o causas de incumplimiento de las actividades del Plan Semanal que no se completen al nal de la semana, as como llevar un registro estadstico de las mismas para entender la frecuencia de su ocurrencia y buscar soluciones para las ms importantes. Los responsables de determinar las causas de incumplimiento son los jefes de cada frente de produccin. Dichas causas deben ser validadas por el Ocina Tcnica, y/o Ingeniero Residente, y/o Gerente de Proyecto. A n de uniformizar la informacin generada por medio de este anlisis, se ha denido las siguientes categoras de causas de incumplimiento como obligatorias para tener en cuenta dentro del anlisis: Programacin (PROG): Errores en la programacin, cambios en programacin, etc. Logstica de Materiales (LOG MAT): Ausencia o insuciencia de materiales en el Proyecto. Incumplimiento de otro frente (IOF): Retrasos en actividades previas. Cliente/Supervisin (CLI): Compromisos del cliente que no han sido realizados. Externo (EXT): Eventos extraordinarios como huelgas sindicales, accidentes.

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Adems de estas categoras mnimas tenemos un listado adicional de causas de incumplimiento que son particulares en cada Proyecto, por lo que se hace necesario identicar la aplicabilidad de cada una de estas. Entre estas tenemos: Ingeniera (ING); Cambios en la ingeniera durante el desarrollo del Plan Semanal, incongruencias de los planos con la realidad del campo. Mantenimiento de Equipos (EQ); Averas o fallas en los equipos. Subcontratas (SC); Incumplimiento en la entrega de algn recurso o servicio subcontratado. Logstica de equipos (LOG EQ); Falta de equipos. Topografa (TOP); Falta de replanteo topogrco. Logstica de Personal (LOG PER); Problemas en el reclutamiento de personal. Permisos (PER); Incumplimiento de los organismos responsables de otorgar las licencias o permisos solicitados de antemano por el Proyecto. Errores de ejecucin (EJEC); Retrabados durante el proceso constructivo. Control de Calidad (QA/QC); Fallas o atrasos del rea de control de calidad del Proyecto.

Estas categoras son estndar para todos los Proyectos, y la modicacin de las mismas por requerimientos especcos de algn Proyecto deber ser validada por el rea de Control de Gestin de Proyectos. Una gua para la correcta clasicacin de las causas segn las categoras presentadas se ofrece con la Matriz de Causas de Incumplimiento, la cual se adjunta al presente procedimiento. Un ejemplo de cmo llevar la estadstica de las causas de incumplimiento se muestra en la gura 07.

Figura 07 Ejemplo de estadsticas de causas de incumplimiento.

En general, cada causa de incumplimiento debe generar una medida correctiva, las cuales deben ser establecidas formalmente con la Gerencia de Proyectos y quedar plasmadas en el Acta de Compromisos de la Reunin de Produccin, donde se indique el responsable y la fecha a llevar a cabo dicha accin correctiva. El seguimiento de estas acciones correctivas es responsabilidad del Ocina Tcnica, y/o Ingeniero Residente, y/o Gerente de Proyecto, as como de los Ingenieros de Produccin. El objetivo es incrementar el PPC tomando accin sobre las causas de incumplimiento para evitar que se repitan. Un grco como el mostrado en la gura 08 nos puede mostrar las causas de incumplimiento ms recurrentes para actuar sobre ellas. Debemos entender que las causas de incumplimiento fueron en su momento restricciones no detectadas.

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Figura 08 Ejemplo de anlisis de causas de incumplimiento.

2.6. Look Ahead de reas de Soporte

El Gerente de Proyecto y/o Ingeniero Residente determinar si las reas de Soporte (Administracin, Equipos, etc.) tambin van a elaborar Look Aheads en funcin a las necesidades del Proyecto. El input directo de estos Look Aheads son las restricciones del rea de Produccin (ver gura 09). Los horizontes de tiempo sern determinados por las jefaturas de estas reas en coordinacin y con la aprobacin del Gerente de Proyecto y/o Ingeniero Residente.

PRODUCCIN

SOPORTE

Elaboracin de Lookahead Generacin de Plan Semanal Elaboracin de PPC Anlisis de Restricciones Lookahead de Soporte Elaboracin de PPC Generacin de Plan Semanal

Figura 09 Esquema de interrelacin entre Produccin y reas de Soporte.

En la gura 10 se muestra un ejemplo de Look Ahead de rea de soporte, en este caso, de equipos:

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

REGISTRO GESTION DE PROYECTOS LOOKAHEAD DESCRIPCION DE ACTIVIDAD DEL 23/05/2007 AL 19/06/2007 UND CANTIDAD FECHA DE INICIO PLANEADA SEMANA 1 SEMANA 2 L M M J V S D L M M J V 23 24 25 26 27 28 29 29 30 31 1 2 S 3

Revisin: LOOKAHEAD Fecha: Pagina: DE SEMANA 3 D L M M J V S D PRODUCCIN 4 5 6 7 8 9 10 11

SECTOR DE TANQUES DIESEL RELLENO TANQUE 1 Relleno de arena RELLENO TANQUE 2 Colocacin de geotextil Colocacin de geomembrana Relleno de piedra Relleno de arena MUROS DE CONTENCION Zapatas Paos 1-17 Excavacin retroexcavadora Compactacin terreno natural 95% Solado de 15 MPA (0.05 m) Acero de construccin Encofrado zapata Concreto 20 MPA

m3 ml ml m3 m3

100.00 100.00 100.00 150.00 150.00

30-May 29-May 31-May 30-May 01-Jun x

x x x

x x

x x x

m3 m3 m3 ml m2 m3

5,000.00 5,000.00 70.00 150.00 200.00 130.00

29-May 29-May 29-May 29-May 30-May 02-Jun

x x x x

x x x x

x x x x

x x x

x x x

x x x

x x x

REGISTRO GESTIN DE PROYECTOS ANALISIS DE RESTRICCIONES DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL 23/01/06 AL 29/01/06 FECHA INICIO PLANEADA

Revisin: ANLISIS DE Fecha: RESTRICCIONES Pagina:

FECHA DE LEVANTAMIENTO

DESCRIPCION DE LA RESTRICCION

RESP.

SECTOR DE TANQUES DIESEL RELLENO TANQUE 1 Relleno de arena RELLENO TANQUE 2 Colocacin de geotextil Colocacin de geomembrana Relleno de arena MUROS DE CONTENCION Zapatas Paos 1-17 Excavacin retroexcavadora Compactacin terreno natural 95% Acero de construccin Encofrado zapata

30-May 29-May 31-May 01-Jun

Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsa Geotextil Pavco 1100 (100 gr/m2) Geomembrana PVC de 1.0 mm Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsa

25-May 25-May 26-May 25-May

JC SB SB JC

29-May 29-May 29-May 30-May

Retrocargador s/Llantas 75-90 hp Cargador Frontal s/Llantas 200-22 Rodillo Liso Vibr. Autopropulsado Fierro Corrugado Curador Qumico Desmoldante Triplay Lupuna 4'x8'x18 mm Cemento

20-May 20-May 20-May 25-May 26-May 26-May 26-May 26-May

JC JC JC NM NM NM NM NM

REGISTRO GESTION DE PROYECTOS LOOKAHEAD CODIGO DE PROYECTO 1535 NOMBRE DE PROYECTO YANACOCHA 05 DESCRIPCION DE LA RESTRICCIN AREA / DPTO CLIENTE EQUIPOS MINERA YANACOCHA SRL. UND FECHA DE CANTIDA LEVANTAMI D ENTO SEMANA 1 L M M J V S D L M M J NRO. REGISTRO UBICACIN

LOOKAHEAD DE Revisin: Fecha: EQUIPOS Pagina:

PAD - YANACOCHA 05 SEMANA 2 V S D L 1 M 2 SEMANA 3 M 3 J 4 V 5 S 6 D 7

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

MOVILIZACIN A OBRA Retrocargador s/Llantas 75-90 hp, 1 yd3 Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado Cargador Frontal s/Llantas 200-225 hp Plancha Compactadora 7 hp, P=160 kg MANTENIMIENTO Camin Cisterna 3000 gln 4x2 (Agua) Cargador Frontal s/Llantas 200-225 hp Tractor de Orugas 160-190 hp REPARACIN Reparacin Camin Volquete 15 m3 Excavadora Cat 320 ELABORADO POR: NOMBRE CARGO: FECHA:

UND. UND. UND. UND.

1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

20-May 20-May 20-May 01-Jun 26-May 22-May 05-Jun 28-May 03-Jun

X X X X X X X X APROBADO POR: NOMBRE: CARGO: FECHA: FIRMA:

UND. UND. UND. UND. UND.

FIRMA:

Figura 10 Ejemplo de look ahead de rea de soporte.

2.7. Look Ahead de Materiales

Con base en las actividades programadas en el Look Ahead de Produccin, los ingenieros de Produccin elaborarn semanalmente el Look Ahead de Materiales, que consiste en programar los consumos semanales de todos los materiales estndares7 correspondientes a cada actividad programada, como se muestra en la gura siguiente:

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.36 Sistema Logstico

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

LOOK AHEAD DE PRODUCCION

REGISTRO GESTION DE PROYECTOS LOOKAHEAD DE MATERIALES CODIGO DE PROYECTO NOMBRE DE PROYECTO DESCRIPCION DEL MATERIAL ENCOFRADO CONCRETO SIMPLE Alambre Negro # 8 Madera Tornillo Triplay Lupuna Curador Quimico Desmoldante Clavo para Madera Hormign Piedra Grande de 4" Cemento Tipo I PAETEO DE CIMENTACION Cemento Tipo I SOLADO f'c=100 kg/cm2, e=10 cms Arena Gruesa Piedra Chancada 1/2" Cemento Tipo I Gasolina 84 Oct
ELABORADO POR: NOMBRE: CARGO: FECHA:

Revisin: LOOK AHEAD Fecha: DE MATERIALES Pagina: NRO. REGISTRO UBICACIN

AREA / DPTO CLIENTE

LOGSTICA

UND.

CANT.

SEMANA 1

SEMANA 2

SEMANA 3

kg p2 pl gln gln kg

403.00 333.00 383115.00 298650.00 86215.00 465.00 427.00 1320.00 94.00 9458.00 106260.00 105600.00 6810.00 29791.00

242.00 200.00 229869.00 179190.00 51729.00 279.00 342.00 1056.00 75.00 1892.00 0.00 0.00 0.00 0.00
APROBADO POR: NOMBRE: FECHA:

161.00 133.00 153246.00 119460.00 34486.00 186.00 85.00 264.00 19.00 7566.00 48300.00 48000.00 3405.00 13541.00
FIRMA:

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 57960.00 57600.00 3405.00 16250.00

CONCRETO CICLOPEO 1:10 + 30% P.G. m3 m3 bls

bls

m3 m3 bls gln
FIRMA:

Figura 11 Ejemplo de look ahead de materiales.

La elaboracin del Look Ahead de Materiales ser presentada conjuntamente con el Look Ahead de Produccin en las Reuniones de Produccin8, donde ser recibido por el Responsable del Control Logstico para la generacin de los pedidos correspondientes9.

3.

RUTINAS DE PROGRAMACIN
Se establecer una Rutina de Programacin que mantenga una secuencia denida en funcin de las caractersticas particulares de cada Proyecto, de tal manera que se garantice un oportuno ujo de informacin para efectuar las reuniones de programacin. En la Figura 12 se presenta un ejemplo de lo mencionado lneas arriba:

8 9

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.20 Reuniones de Programacin Ver procedimiento GYM.SGP.PG.37 Programacin de Pedidos de Materiales

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

VIERNES
CONSOLIDADOS:

SBADO

DOMINGO
8:00 AM

LUNES
LIDER DE RESTRICCIONES 10:00 AM CONSOLIDADO DE RESTRICCIONES y DISTRIBUCIN POR RESPONSABLE

MARTES
8:00 AM ENVO DE RESTRICCIONES A OT POR PARTE DE: EQUIPOS LOGSTICA ADMINISTRACIN OT CONSOLIDA RESTRICCIONES DE AREAS DE SOPORTE PARA PRESENTARLO EN REUNION

PRODUCCIN 10:00 AM ENVIO A OT DE INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

MAANA

EQUIPOS LOGSTICA ADMINISTRACIN

ENVO DE CONSOLIDADO SOPORTE ACTUALIZADO REVISIN DE PROGRAMACIN POR PARTE DE OT

SOPORTE 6:00 PM 6:00 PM

PRODUCCIN

2:00 PM REUNIN SEMANAL DE PRODUCCIN TIP PdR (semanal) COMIT DE PdR (mensual)

ENVO DE CONSOLIDADOS DE SOPORTE A PRODUCCIN y LIDER DE LAS RESTRICCIONES

ENVO DE INFORMACIN DE PROGRAMACIN (incluye look ahead de materiales) a OT Y LIDER DE LAS RESTRICCIONES

TARDE

4:00 PM
REUNIN SEMANAL DE PROYECTO

Figura 12 Ejemplo de herramientas de programacin.

Se denen dos rutinas para llevar a cabo el proceso de programacin. Ambas rutinas son anlogas y se diferencian en funcin de las herramientas de programacin a ser utilizadas. Su aplicacin es denida durante la Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto10 por el Gerente de Proyecto. Es posible que las caractersticas del Proyecto denan que ambas rutinas puedan ser utilizadas en determinadas etapas y/o frentes dentro del mismo Proyecto.

3.1. Rutina 1
Es la rutina ms general y que se aplica a la mayora de Proyectos. Se utiliza cuando el planeamiento del Proyecto ha quedado plasmado en un Cronograma General, a partir del cual se elabora el Look Ahead, el anlisis de restricciones y el plan semanal o diario. Puede esquematizarse de la manera siguiente.

CRONOGRAMA GENERAL

LOOKAHEAD

LOOK AHEAD DE MATERIALES Desarrollo en detalle de los materiales a utilizar en las actividades programadas en el look ahead.

ANLISIS DE RESTRICCIONES Anlisis de las actividades del lookahead para dar tratamiento a las restricciones de Produccin.

PLAN SEMANAL Compromiso de Produccin para la semana, en funcin de las actividades libres de restriccin.

EJECUCIN

PPC CAUSAS DE INCUMPLIMIENTO Se evala la calidad de la Programacin y se toman acciones sobre las causas de incumplimiento.

Desarrollo en detalle del Cronograma General bajo un horizonte determinado.

Figura 13 Secuencia de programacin - Metodologa 1.

10

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.10 Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Matriz de Responsabilidades
GP 1. Elaborar Look Ahead de Produccin por frente / rea 2. Elaborar Look Ahead de materiales 3. Elaborar Look Ahead de reas de Soporte 4. Determinar la aplicabilidad del Look Ahead de reas de Soporte 5. Denir responsables por tipo de restriccin 6. Elaborar Anlisis de Restricciones 7. Centralizar, consolidar y distribuir Look Aheads de Produccin y Restricciones 8. Seguimiento de levantamiento de Restricciones 9. Elaboracin de Plan Semanal 10. Clculo del porcentaje de cumplimiento (PPC) 11. Determinar las causas de incumplimiento 12. Validar las causas de incumplimiento 13. Establecer acciones correctivas 14. Seguimiento de acciones correctivas GP: Gerente de Proyecto PR: Responsable de Produccin OT: Ocina Tcnica AS: reas de Soporte PR OT AS

3.2. Rutina 2
Es una rutina particular para Proyectos o sectores de las mismas caractersticas, cuya naturaleza permite plasmar el Planeamiento en un Tren de Actividades11 a un nivel de detalle suciente, sobre el cual puede aplicarse directamente el anlisis de restricciones y los planes diarios. Puede esquematizarse de la manera siguiente:
TREN DE ACTIVIDADES

Se escoge el horizonte de tiempo ms conveniente.

LOOKAHEAD

LOOK AHEAD DE MATERIALES Desarrollo en detalle de los materiales a utilizar en las actividades programadas en el look ahead.

ANLISIS DE RESTRICCIONES

PROGRAMA DIARIO

EJECUCIN

PPC CAUSAS DE INCUMPLIMIENTO Se evala la calidad de la Programacin y se toman acciones sobre las causas de incumplimiento.

Detalle de la secuencia constructiva para un horizonte determinado.

Anlisis de las actividades del lookahead para dar tratamiento a las restricciones de Produccin.

Actividades de Produccin a efectuar en el da (actividades libres de restriccin).

Figura 14 Secuencia de programacin - Metodologa 2.

11

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 Cronograma General

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Matriz de Responsabilidades:
GP 1. Tomar el horizonte de tiempo ms conveniente 2. Elaborar Look Ahead de materiales 3. Elaborar Look Ahead de reas de Soporte 4. Elaborar Anlisis de Restricciones 5. Denir responsables por tipo de restriccin 6. Determinar la aplicabilidad del Look Ahead de reas de Soporte 7. Centralizar, consolidar y distribuir Restricciones 8. Seguimiento de levantamiento de Restricciones 9. Elaborar el Programa Diario 10. Clculo del porcentaje de cumplimiento (PPC) 11. Determinar las causas de incumplimiento 12. Validar las causas de incumplimiento 13. Establecer acciones correctivas 14. Seguimiento de acciones correctivas GP: Gerente de Proyecto PR: Responsable de Produccin OT: Ocina Tcnica AS: reas de Soporte Pr OT AS

4.

REFERENCIAS Y ANEXOS

4.1. Mejores Prcticas

Las duraciones y metrados a consignarse en los Look Aheads deben obtenerse del cronograma actualizado12, de modo que se garantice el cumplimiento del plan en relacin al plazo. En la gura 15 se muestra un ejemplo. La asignacin de recursos para cumplir con esas tareas debe hacerse en funcin a las cuadrillas y rendimientos previstos por el presupuesto meta13, o en su defecto por la ltima proyeccin de costos14, de modo que se garantice el cumplimiento del plan en relacin al costo.

12 13 14

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 Cronograma General Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta Ver procedimiento GYM.SGP.PG.31 Control de Costos

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

CRONOGRAMA GENERAL
ACTIVIDAD Excavacin Masiva Actividad 2 Actividad 3
UND CANT. FECHA INICIO PLANEADA MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6

m3 m3 m3

100,000 50,000 3,000

LOOKAHEAD DE PRODUCCIN
SEMANA 1 SEMANA 2 S D L M M J V S D SEMANA 3 L M M J V S D L SEMANA 4 M M J V S D

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD UND DEL 08/07/2006 AL 04/08/06 CANT.

08/07/06

09/07/06

10/07/06

11/07/06

12/07/06

13/07/06

14/07/06

15/07/06

16/07/06

17/07/06

18/07/06

19/07/06

20/07/06

21/07/06

22/07/06

23/07/06

24/07/06

25/07/06

26/07/06

27/07/06

28/07/06

29/07/06

30/07/06

31/07/06

01/08/06

02/08/06

03/08/06

EXCAVACIN MASIVA EXCAVACIN MASIVA AREA 1 EXCAVACIN MASIVA AREA 2 EXCAVACIN MASIVA AREA 3 EXCAVACIN MASIVA AREA 4 EXCAVACIN MASIVA AREA 5

M3 M3 M3 M3 M3 M3

25,000

4,000 9,000 7,000 3,000 2,000

08-07-06 08-07-06 15-07-06 22-07-06 29-07-06

PLAN SEMANAL
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD UND DEL 08/07/2006 AL 04/08/06 CANTIDAD
08/07/06 09/07/06 10/07/06 11/07/06 12/07/06 13/07/06 14/07/06

FECHA DE INICIO PLANEADA

M'

SEMANA 30 J

EXCAVACIN MASIVA EXCAVACIN MASIVA AREA 1 EXCAVACIN MASIVA AREA 2

M3 M3 M3

25,000

2,000 3,000

08-07-06 08-07-06

Figura 15 Asignacin de plazos y cantidades.

Se recomienda apoyarse en el checklist de programacin, el cual se encuentra anexado a este documento, para revisar los puntos ms importantes a tener en cuenta para una buena elaboracin de las herramientas de programacin. La Ocina Tcnica (o GP) se encargar de realizar revisiones peridicas acerca de la utilizacin de las herramientas de programacin, esto servir como medicin de la calidad de las herramientas de programacin elaboradas en el Proyecto. (apoyndose en el checklist) En adicin al anlisis semanal y acumulado de las causas de incumplimiento, se ha identicado la necesidad de realizar un anlisis a mayor profundidad con cierta periodicidad (puede ser mensual, bimestral, etc.); con el n de realizar un mayor anlisis de las causas de incumplimiento que vienen afectando en el ltimo periodo determinado e identicar y erradicar las causas raz de las mismas. Este anlisis se denomina Anlisis Peridico de Causas de Incumplimiento. Parte del hecho que el porcentaje acumulado de estas causas de incumplimiento a lo largo de toda el Proyecto no necesariamente reeja la incidencia de cada una de las causas en el ltimo periodo a analizar. Esto se demuestra en la gura 16:
CAUSA DE SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 5 SEM 6 SEM 7 SEM 8 SEM 9 SEM 10 SEM 11 SEM 12 INCUMPLIMIENTO TOMA DE DATOS Causa A Causa B Causa C TOTAL Causa A Causa B Causa C Causa A Causa B Causa C Causa A Causa B Causa C 12 5 3 20 60% 25% 15% 60% 25% 15% 12 8 3 23 52% 35% 13% 56% 30% 14% 14 5 7 26 54% 19% 27% 55% 26% 18% 17 5 8 30 57% 17% 27% 56% 24% 20% 56% 24% 20% 15 7 5 27 56% 26% 19% 56% 24% 20% 12 6 6 24 50% 25% 25% 55% 24% 21% 8 4 7 19 42% 21% 37% 53% 24% 23% 6 9 8 23 26% 39% 35% 50% 26% 25% 43% 28% 29% 6 8 9 23 26% 35% 39% 47% 27% 26% 6 7 4 17 35% 41% 24% 46% 28% 26% 6 12 3 21 29% 57% 14% 44% 31% 25% 6 6 2 14 43% 43% 14% 44% 32% 24% 33% 44% 23%

ESTADSTICAS SEMANALES ESTADSTICAS ACUMULADAS ESTADSTICAS ACUMULADAS MENSUALES

Figura 16 Anlisis peridico de causas de incumplimiento.

04/08/06

FECHA DE INICIO PLANEADA

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

Como se puede apreciar segn el acumulado nal, la causa de incumplimiento A es la ms incidente; sin embargo, se puede demostrar que en el ltimo mes la causa de incumplimiento B es la ms incidente y por lo tanto es la prioridad en la toma de medidas correctivas. Por el contrario, la causa de incumplimiento A ha ido disminuyendo en su incidencia mes a mes y esto nos podra decir que las medidas correctivas adoptadas cada semana fueron las acertadas y que su implementacin est en buen camino. Se recomienda programar de manera peridica (por ejemplo, mensual o bimestral) una reunin formal para realizar el Anlisis Peridico de Causas de Incumplimiento. En ella se presentarn anlisis y estadsticas de ese ltimo periodo, con las cuales se puedan tomar acciones correctivas que minimicen o anulen dichas causas de incumplimiento. Finalmente, se sugiere llevar una estadstica del cumplimiento de la elaboracin de las herramientas de programacin por cada responsable. Se muestra un ejemplo en la gura 17.
Proyecto Sedapal 7 - Puente Piedra Cumplimiento de Herramientas de Programacin PPC %PPC Ingeniero Sem. 41
AGUA Ing. Csar Miyashiro / Sureos Ing. Roberto Glvez / Cercado Ing. Ramiro Carranza / La Grama

Semana 42 Del 16 al 22 de Octubre Observaciones Lookahead Sem. 42 Observaciones Anlisis de Restricc. Observaciones Plan Sem. 42 Observaciones % CUMP

x x x x

26.67%

Sin observaciones

x x x x

Sin observaciones

x x x x

Muchas restricciones con poco tiempo para levantar Sin observaciones Definiciones poco precisas. Restricciones con poco tiempo para levantar Restricciones con poco tiempo para levantar

x x x x

Se incluyen muchas actividades con restricciones pendientes Sin observaciones Se incluyen muchas actividades con restricciones pendientes Se incluyen muchas actividades con restricciones pendientes Aparecen ms cuadrillas que las que han son realmente Sin observaciones

100% 100% 100%

14.30%

Sin observaciones

Sin observaciones

98.11%

Incorrecta causa de incumplimiento Hay un tipo de causa de incumplimiento que no est dentro de la bolsa: O

Sin observaciones

Ing. Blas Rosales / AntrtidaAlameda Norte ALCANTARILLADO Ing. Csar Moore / Sureos

0.00%

Sin observaciones

100%

x x x x

se tienen 3 cuadrillas, 85.14% como va a haber PPC de 4 cuadrillas? 13.73% Sin observaciones

x x x x

Aparecen ms cuadrillas que las que han son realmente Metrado no concuerda con los das a ejecutar Sin observaciones

x x x x

Sin observaciones Restricciones con poco tiempo para levantar Sin observaciones

x x x x

100% 100% 100% 100%

Ing. Luis Reyes / Cercado Ing. Richard Bonilla / La Grama Ing. Johann Garca / Antrtida - Alameda Norte ROCA Ing. Arturo Vera

Falta poner TIPO de 68.00% causa de incumplimiento Verificar si PROG es para todo o como es 33.33% tren a partir de la 2 debera ser ACT PRE

Sin observaciones

Sin observaciones

Poco tiempo para gestionar permisos

Sin observaciones

0.00%

La act. Previa debe iniciar con un tipo de causa por ser tren

Se ve que no est programado hasta el final de las 4 semanas

No hay fechas de inicio planeadas ni fechas de levantamiento

Sin observaciones

100%

OBRAS ELECTROMECNICAS Ing. Mario Cpeda

16.67%

Sin observaciones

Sin observaciones. El cronograma general debe actualizarse la prxima semana

Sin observaciones

Sin observaciones

100% 100%

PPC Semanal

35.60%

Figura 17 Ejemplo de estadstica de cumplimiento de elaboracin de herramientas de programacin.

4.2. Documentos relacionados

GYM.SGP.PG.10 GYM.SGP.PG.13 GYM.SGP.PG.15 GYM.SGP.PG.20 GYM.SGP.PG.31 GYM.SGP.PG.33 GYM.SGP.PG.36 GYM.SGP.PG.37 Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto Cronograma General Presupuesto Meta Reuniones de Programacin Control de Costos Control de Productividad Sistema Logstico Programacin de Pedidos de Materiales

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HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

4.3. Software
Se ha desarrollado una herramienta basada en un software, el cual se incluye en el CD junto con su instructivo. Esta herramienta funciona sobre el S10 y requiere la elaboracin del Cronograma General en MSProject para su uso.

Figura 18 Pantalla de la herramienta en S10 para programacin.

4.4. Anexos
GYM.SGP.PG.19-A01 Matriz de Causas de Incumplimiento GYM.SGP.PG.19-F01 Lookahead de Produccin GYM.SGP.PG.19-F02 Anlisis de Restricciones GYM.SGP.PG.19-F03 Lookahead de Materiales GYM.SGP.PG.19-F04 Plan Semanal y Anlisis de Conabilidad GYM.SGP.PG.19-F05 Plan Diario GYM.SGP.PG.19-F06 Checklist Revisin de Herramientas de Programacin