ORGANIZAO DE EVENTOS E FESTAS

Apresentao Este negcio consiste em organizar eventos e festas. Quando o assunto for gerenciamento de congressos, convenes, workshops, lanamento de produtos, inaugurao de f ricas, coletivas de imprensa e adalados happ! hours, almoos, co"uet#is, simpsios, confer$ncias, feiras, inauguraes, solenidades de posse ou "ual"uer outro evento "ue tenha como meta %dar certo sem dar tra alho% # melhor procurar uma empresa especializada neste assunto. Mercado & mercado de organizao de eventos no 'rasil est em ascenso, ( "ue cada vez mais # reconhecida a import)ncia da realizao de eventos para divulgar ou fi*ar uma marca, estreitar relacionamento com clientes. +onhecer e caracterizar "uem so seus futuros clientes, o "ue eles compram e por "ue eles compram, como so feitas as compras, "uando eles compram e as tend$ncias de compra deles # essencial ao sucesso de seu negcio. , maioria das empresas em sucedidas esto constantemente em mudanas, oferecendo oportunidades e apresentando ameaas. +onhecer e analisar os consumidores, concorrentes, fornecedores, e o am iente macroecon-mico, # muito importante para revisar e se adaptar aos novos desafios e oportunidades do mercado. .ma viso de fora para dentro em seu futuro negcio e uma analise do prprio mercado em "ue voc$ vai entrar, # um instrumento estrat#gico para seus o (etivos. /ua empresa precisa identificar os segmentos de mercado espec0ficos "ue voc$ dese(a con"uistar. ,nalisar o potencial do mercado onde ser iniciado seu negcio # muito importante, nessa analise pode1se verificar a renda, idade, classe social dos futuros consumidores. Local !ao , escolha do local e do espao f0sico necessrio para instalar seu negcio # uma deciso muito importante para o sucesso do empreendimento. & local deve oferecer uma infra1 estrutura necessria para sua instalao e ainda propiciar o seu crescimento, ter acesso fcil para os clientes e ser um ponto de vendas atrativo. Estr"t"ra

, estrutura sica deve contar com um escritrio apenas, ( "ue tudo "ue se # usado para a organizao de eventos # terceirizado. E#" pa$entos &s e"uipamentos sicos so a"ueles usados no escritrio, tais como2 computadores, fa*, impressoras, linhas telef-nicas e mveis e utens0lios. In%est $ento In c al +onforme a estrutura do empreendimento, o valor estimado, para o empreendedor iniciar esse tipo de negcio, pode ficar em torno de2 34 56 mil. 78o es"uea do 9lano de 8egcios. Le& slao &s passos para registro de uma empresa prestadora de servios Ve'a ta$()$ &s riscos da informalidade Qualidades do Empresrio de /ucesso *lano de Ne&+c o /ugerimos sua participao no9rograma 8egcio +erto: & 8egcio +erto # um programa de ,uto1,tendimento oferecido pelo /E'3,E:/+ gratuitamente, por meio digital ou material impresso, especialmente destinado as pessoas "ue uscam orientaes prticas so re plane(amento, a ertura e gesto de novos negcios. 8este programa voc$ acessa um 'anco de ;d#ias de 8egcios com informaes so re 6<< diferentes negcios voltados para o am iente de micro e pe"uenas empresas e =s tend$ncias atuais do mercado, considerando investimentos compat0veis ao perfil de negcio do cliente. ,l#m da internet o 9rograma 8egcio +erto /e rae, disponi ilizar as informaes em2 1 estaes de auto1atendimento nas ag$ncias do /e rae em /anta +atarina> 1 em +? 3om, 1 em material impresso "ue podem ser solicitados atrav#s do ,-,,./01,0,2 *essoal +onforme o direcionamento dado = empresa, o "uadro das pessoas envolvidas poder contemplar maior ou menor n@mero de pessoas. /eguindo este princ0pio, o "uadro poder ser formado 1 em alguns casos de forma opcional e em outros de forma o rigatria 1 por recepcionistas ilingAes ou trilingAes, recepcionistas de %stand%

BCodelos e Cane"uinsD, secretrias e*ecutivas, coordenador de montagem de %stand%, coordenadores de plenria, protocolo, recepo, copeiras, digitadores, fotgrafos, garons, guias de turismo, int#rpretes, assessoria de ;mprensa , mestre de cerim-nia , seguranas , motoristas para recepo E;9, operadores de recursos audiovisuais, etc. .ma fartura de profisses "ue pode assustar, mas "ue em estruturas necessariamente en*utas, devero ser e*ercidas por um n@mero menor de pessoas.Fodas as pessoas "ue tra alham na sua empresa devem ter algumas caracter0sticas para sa er atender em, tais como a ha ilidade em ouvir e atender os clientes, naturalidade na orientao dos clientes, oa vontade, persist$ncia e paci$ncia, sa er negociar, e"uil0 rio emocional, identificar as necessidades dos clientes, iniciativa, agilidade e presteza no atendimento, identificar o perfil do usurio. Essas caracter0sticas podem ser ad"uiridas atrav#s de treinamentos o "ue deve ocorrer periodicamente entre seus funcionrios, cursos tipo2 %Gesto de 9essoas%, 9raticando Qualidade, +ativando o +liente com um ,tendimento de Qualidade, &ratrio 1 , ,rte de falar em 9@ lico, entre outros. Fornecedores Cais do "ue o preo, deve1se uscar a e*cel$ncia ao selecionar fornecedores, afinal, "uem estar apresentando o produto final 1 %composto% por diversos produtos, de diversos fornecedores 1 ao cliente, # a empresa de promoo de eventos, responsvel pelo resultado final. Ser% os , gama de servios a ser ofertada # muito grande, servios esses, "ue so asicamente a organizao de2 seminrios, workshops, lanamento de produtos, inaugurao de f ricas, coletivas de imprensa e adalados happ! hours, almoos e co"uet#is para empresas, etc. Em alguns casos de empreendimentos de maior porte, so agregados servios de uf$, decorao, segurana, limpeza, estacionamento com mano ristas, servios de filmagem, fotografia, sonorizao, iluminao, v0deo em circuito fechado de FE e at# um servio de .F; mvel. Fudo depender do volume de investimento dispon0vel. Etapas do processo ,pesar de no haver uma rotina espec0fica, # necessrio contar com muita disciplina e organizao. ?e maneira geral, as etapas sicas para a organizao de um evento so2 reunies para determinar a necessidade do cliente> ela orao do pro(eto em si Binclusive levantamento de custosD> apresentao da proposta ao cliente para discusso e a(ustes da aprovao> contratao de prestadores de servio de divulgao Bmala direta, imprensaD e superviso do tra alho dos fornecedores. Enfim se d em tr$s estapas2 1 ,ntes do evento. 7 Ela orar processos de patroc0nio e captao de recursos> 7 ,ssessorar na escolha da transportadora a#rea oficial e dos hot#is a serem conveniados ao evento> 7 +riar logotipo, peas administrativas e de divulgao do evento> 7 ?esenvolver estrat#gia de m0dia, definindo ve0culos e cronograma de divulgao> 7 +riar e:ou ampliar o %mailing% B anco de dados de clientes potenciais ou virtuaisD> 7 3emeter : controlar : ar"uivar a correspond$ncia postada e rece ida> 7 ?esenvolver %la!1out% Barran(o f0sicoD de auditrios, secretarias, salas E;9, imprensa,

coordenao, etc> 7 Ela orar plane(amento para seleo, compra ou locao de materiais, servios e e"uipamentos de terceiros. 1 ?urante o evento. 7 Contar a estrutura f0sica conforme %la!1out%> 7 +ontrolar a instalao e operacionalizao diria dos servios contratados> 7 ,ssessoria no desenvolvimento do cerimonial da a ertura > 7 +oordenao dos servios de secretaria e*ecutiva> 7 +ontrole das condies f0sicas do am iente> 7 ,companhamento e superviso dos servios de %coffe reak%, limpeza e organizao. 1 ?epois do evento. 7 ,presentar relatrios e contas> 7 9ostar cartas de agradecimento = patrocinadores, cola oradores e fornecedores> 7 &rganizar ar"uivos de documentao geral do evento. H importante frisar "ue oa parte dos servios podem ser terceirizados Bfotografia, v0deo, uf$, decorao, apresentador do cerimonial, garons, e"uipe de som, recepcionista, confeccionador de souvenirs, iluminadores, etc.D. *art c pao e$ e%entos .m om comeo # participar de feiras, congressos e seminrios. /e relacionar com pessoas1chave nas reas de marketing e relaes p@ licas de empresas a(uda, pois so elas "ue, normalmente, re"uisitam os servios de organizao de eventos. 3o$o ser $el4or #"e os o"tros 9ara se alcanar uma posio diferenciada no mercado a empresa deve criar mecanismos "ue ofeream garantias espec0ficas do "ue foi contratado pelo cliente. +om esta prtica cria1se uma relao de confiana, essencial para "ue o tra alho se(a produtivo. 9ensando nisto, discriminar os servios ofertados Be pelos "uais a empresa # responsvelD, o compromisso com os cuidados para preservao do imvel, dentre outras "uestes, atrav#s de um contrato "ue contemple todas estas "uestes, apresenta1 se como uma prtica aconselhvel. &utras dicas interessantes2 ter um % riefing% BresumoD do evento, adotar um "uestionrio "ue identifi"ue as reais necessidades do contratante e identifi"ue eventuais falhas %ps1evento%. *or #"e no d5 certo6 9rincipalmente, por"ue o empreendedor comete pecados capitais2 no plane(a o passo a passo do evento, a rindo espao para imprevistos inconce 0veis, desconhece t#cnicas de organizao de eventos, mo iliza inade"uadamente o p@ lico para o tipo de evento, divulga de forma e"uivocada, se entrega ao amadorismo e = improvisao, ou a re espao para a pro(eo oramentria incorreta. Estas so algumas falhas "ue o eliminam do mercado. *ara alcanar o s"cesso 8o caminho para o sucesso, esto o plane(amento t#cnico do evento, com definio de o (etivos, p@ lico, estrat#gias, gesto econ-mico1financeira e resultados> profissionalismo> transpar$ncia no relacionamento com o cliente e na divulgao do evento> conhecimento das normas de cerimonial, protocolo e regras de eti"ueta>

gerenciamento do evento> melhorias de resultados e da relao custo: enef0cio> atualizao e reciclagem de empreendedores e profissionais. Enfim, o importante # tra alhar com muito profissionalismo, ter e*peri$ncia em diversas reas, manter uma ampla rede de contatos selecionar em os fornecedores e, principalmente, ter disponi ilidade integral. D %"l&ao & ditado popular diz "ue a propaganda # a alma do negcio, devemos nos preocupar em comunicar so re nossos servios tanto com os clientes e*ternos "uanto com os internos "ue no caso so seus prprios funcionrios. Eoc$ precisa atingir os consumidores e garantir as vendas, para isso dever plane(ar o seu marketing, o tendo uma noo realista dos custos de seus servios, adaptando e otimizando os recursos para melhor posicionar os seus servios, motivando os consumidores e estruturando sua comercializao de modo a atingir seu mercado1alvo com sucesso. & marketing deve ser cont0nuo e sistemtico. 8um plano de marketing # importante o conhecimento de elementos como preo, produto BservioD, ponto BlocalizaoD e promoo. ,valiar os dese(os e necessidades de seus clientes ou usurios em relao a funes, finanas, facilidade, feeling e futuro. Le$(rete $portante H importante lem rar "ue o sucesso de um evento depende de "uem est por trs dele. 9ortanto, neste ramo, ser amador ou mero organizador de festinhas, est fora de "uesto. 8o h lugar para improvisaes.8uma economia "ue tende = esta ilizao, sa er definir o preo certo dos servios oferecidos # uma das decises mais importantes na sua futura empresa. & dese(o do consumidor e a e*pectativa de ganho do proprietrio 1 & consumidor sempre dese(a pagar menos e ter mercadorias de "ualidade, en"uanto o sonho do empresrio # o ter o melhor retorno, com o menor risco. Essas informaes podem ser ad"uiridas atrav#s de cursos tipo 1 %Iormao de preos%. D cas & empreendedor dever uscar informaes em outras ;d#ias de 8egcio do tipo2 'ar, 3estaurantes, entre outros. E ainda fazer elvantamento de preos (unto as empresas de aluguel de e"uipamentos, mesas, cadeiras, toalhas de mesa, garos, etc.