Estructura de Costos

Existen distintos tipos de costos. Saber analizarlos ayuda a ser ms eficiente en la gestin operativa del negocio. Veamos cmo se origina cada tipo de costo: Costos variables: son los gastos que aumentan o disminuyen proporcionalmente con las variaciones de la actividad de la empresa. Costos fijos: son los gastos que se mantienen constantes, sin importar la variacin de la actividad o produccin de la empresa. Costos variables o directos Son aquellos que varan en proporcin al volumen total de la produccin o la prestacin de un servicio. Se originan como consecuencia de la actividad de un negocio. Algunos ejemplos: la materia prima, la mano de obra, impuestos sobre ingresos, comisiones sobre ventas. Caractersticas de los costos variables:

No existe costo variable sin produccin de artculos o prestacin de servicios. La magnitud de costo variable suele ser proporcional al nivel de ventas.

Costos fijos Son aquellos que en su magnitud permanecen constantes o casi constantes, independientemente de las fluctuaciones en los volmenes de produccin y venta. Algunos ejemplos: amortizaciones, alquileres de locales, honorarios por servicios, etc. Caractersticas de los costos fijos

Tienden a permanecer igual dentro de ciertos mrgenes de capacidad, sin que importe el volumen de produccin lograda de artculos o servicios. Se verifican en funcin del tiempo. La cantidad de un costo fijo no cambia bsicamente sin una modificacin significativa y permanente en la empresa, ya sea para producir artculos o para prestar servicios. Estos costos son necesarios para mantener la estructura de la empresa.

Costos semivariables o semifijos Son los que varan de acuerdo con aumentos en saltos de la produccin.

Algunos ejemplos: las amortizaciones, cuando se excede la capacidad de produccin y es necesario invertir en maquinaria. Despus de diferenciar los tipos de costos, estamos en condiciones de ver un Estado de Resultados. En el cuadro que sigue se encuentran desglosados los distintos resultados en las cuentas que pueden llegar a afectarlos. La conformacin de estas cuentas tiene que ver con el tipo de negocio: si se trata de una actividad productiva -compra de materia prima para transformarla en un producto final- o si se trata de una actividad comercial -venta de un producto o servicio sin un proceso productivo detrs. Modelo de un Estado de Resultados
2010 Ventas Costos variables De productos vendidos (CMV) Papelera y tiles Fletes Publicidad Margen de contribucin Costos fijos Sueldos Cargas sociales Gastos de personal Honorarios profesionales Alquileres Amortizaciones Gastos de movilidad Electricidad, agua y otros servicios Gastos bancarios Seguros Resultado de explotacin Resultados financieros Egresos Ingtereses Impuestos a los dbitos y crditos bancarios Otros Resultado Postfinanciero Resultados extraordinarios Venta de bien de uso Resultado $ %

Consultora

Cmo seleccionar al mejor proveedor para tu negocio

La cuidadosa seleccin de sus proveedores, constituye un factor de relevancia para que toda empresa sea capaz de brindar a sus clientes productos de primera calidad, acordes a sus necesidades especficas. Precio y calidad, adems de otros factores, son los elementos a conjugar para seleccionar al mejor.
Por SoyEntrepreneur 06-01-2009 Relacionadas

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Una empresa no puede vivir sin insumos y por lo tanto tampoco sin proveedores. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital importancia puesto que repercuten en los resultados de costos de la empresa. La negociacin se convierte en factor clave para conseguir productos de calidad a un buen precio. As por ejemplo las alianzas estratgicas y convenios nos permiten conseguir por volumen un precio especial. En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos los factores que debemos tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; y tratar que haya un equilibrio de estos componentes en la eleccin. De nada nos sirve conseguir un excelente precio si la calidad no es buena, ya que a corto o largo plazo esto har que baje la calidad de nuestro producto y seguramente las ventas. Tambin debemos analizar cul de todos es el ms importante segn nuestra compaa, la calidad, que entreguen a tiempo, el financiamiento. Sin dudas este es un proceso esencial para el eficiente funcionamiento de tu empresa. Una correcta eleccin debe estar precedida de 4 fases, que debes realizar con mucho cuidado siguiendo la frmula que te explicamos a continuacin. Slo as te asegurars la mejor seleccin. 1. Bsqueda de informacin. Algunas de las fuentes de informacin que puedes utilizar para localizar proveedores son las siguientes: - Internet. - Pginas amarillas. - Prensa de informacin general. - Radio y televisin. - Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa. - Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro. - Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector. - Asociaciones empresariales y profesionales. - Cmaras de comercio. - Bases de datos de organismos pblicos (ministerios, comunidades autnomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etctera). - Informacin obtenida de empresas especializadas en gestin de bases de datos. - Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y tcnicos en los productos 2. Solicitud de informacin. Adems de la informacin que consigas recabar a travs de los medios mencionados anteriormente, debes realizar una solicitud de informacin. Esta accin es muy til para establecer el primer contacto con los potenciales proveedores. Las formas ms frecuentes para desarrollar esta fase son 3:

- Visitas de representantes comerciales. Las entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes pueden constituir una de las fuentes ms valiosas de informacin. Se debe recibir a tantos representantes de ventas como sea posible. Es indispensable el desarrollo de buenas relaciones con los proveedores, las cuales se inician con una actitud amistosa, corts, y franca hacia la persona del agente de ventas. sta es la fuente ms productiva, pues permite hablar directamente, escuchar, preguntar caractersticas como precio, calidad, a qu otras empresas surten, etctera. - Visitas a las empresas de los proveedores. En algunos casos, un representante del departamento de compras podr visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinin mediante la observacin directa, respecto al equipo y al personal del proveedor. Se considera una prctica sana que tales visitas sean realizadas en equipo, junto con los expertos tcnicos y financieros, cuando se desee efectuar una evaluacin ms completa de una empresa y sus productos. - Cartas de solicitud de informacin. Es conveniente que en las cartas que se enven o en la negociacin los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas. 3. Evaluacin y Seleccin. Esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminacin sucesiva basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la informacin que recabes en el proceso de seleccin debes realizar el siguiente trabajo: - Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarn las caractersticas de los artculos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. - Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la informacin recabada. 4. Seleccin. Una vez elaborado un cuadro comparativo con las caractersticas de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se proceder a la eleccin del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones ms adecuadas a las necesidades de la empresa. Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsicamente criterios econmicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinacin de ambos. - Criterios econmicos. La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegir el proveedor cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos productos reunan las mismas condiciones econmicas, se elegir el de mayor calidad.

- Criterios de calidad. Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artculos, stos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus caractersticas tcnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etctera. Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese momento. De todos modos, recuerda que no siempre la oferta ms barata es la ms conveniente, puesto que tambin se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garanta, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atencin al cliente, etctera. Tambin se toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administracin. www.SoyEntrepreneur.com

Claves para elegir proveedores

La eleccin de un buen proveedor es una de las decisiones ms importantes que se toman a la hora de poner en marcha la actividad de una nueva empresa. Saber cmo elegir proveedor no es fcil ya que son varios los elementos a tener en cuenta. Para encontrar al mejor o mejores proveedores para una empresa es necesario revisar cuidadosamente todas las alternativas y seleccionar el que mejor se ajuste tus las necesidades. Saber cmo elegir proveedor no es una tarea sencilla y requiere de tiempo de recopilacin de informacin y anlisis.

Puntos bsicos para saber cmo elegir proveedor:

Ten varias alternativas antes de elegir un proveedor. Es importante tener una serie de candidatos entre los que seleccionar a tu proveedor o proveedores. Es posible que vayas a necesitar los servicios de varios de ellos, o que no quieras jugrtelo todo a una carta. Recopila toda la informacin que puedas. Cunto ms sepas del proveedor, ms datos tendrs para tomar la mejor decisin. Precio, calidad, transporte, experiencia, reputacin dentro del mercado, mtodos de pago, situacin econmica Cualquier informacin es til. Para ello puedes recurrir a su pgina web, empresas que tambin trabajen con l o solicitarla directamente del proveedor. Elige proveedor con toda la informacin posible. Debes tener claro cul va a ser el precio de venta para ti y cmo influir a la hora del precio final de tu producto o servicio. El precio de las materias o productos que necesitas del proveedor puede negociarse e incluso puedes obtener descuentos por grandes volmenes de compras. Muy relacionado con el precio est la calidad. Por ello selecciona proveedores cuyos productos te den garantas de calidad. Ten en cuenta que los productos con los que trabajes influirn el la satisfaccin de tus clientes. Evala las formas y plazos de pago a proveedor que te ofrece, intentando encontrar la que ms te convenga. Intenta averiguar si existe la posibilidad de financiacin, aplazamientos o si existe un coste adicional por el retraso en el pago de la factura. La ubicacin del proveedor influir en el tiempo de transporte y en el coste del mismo. Adems, muchas empresas tienen rutas o tarifas de transporte establecidas. Debers encontrar el punto de flexibilidad que te Elige un proveedor que te de fiabilidad y estabilidad a la hora del reparto y abastecimiento, ya que la forma y los plazos de reparto debers tenerlo estipulados. Tambin puedes fijarte en la experiencia de la futura empresa proveedora, ya que es un factor que consolida y da reputacin.

Estos son slo una serie de pequeos consejos, pero existen ms que te ayudarn a elegir proveedor. Cuanto antes escojas proveedor, mejor para centrarte en la gestin diaria de tu empresa.

Ejecutar los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del servicio. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo.

Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federacin de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias. Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creacin de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. Realiza solicitudes de dotacin de equipos y materiales para la dependencia. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. Realiza registro contable. Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorndum con los factores de justificacin de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. Elabora y tramita solicitudes de autorizacin de modificacin presupuestaria. Realiza trmites de solicitud de verificacin presupuestaria, ante la Unidad de Planificacin y Programacin Presupuestaria. Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. Entrega cheques correspondientes a la nmina y revisa los recibos y enva al archivo general. Tramita los depsitos bancarios y mantiene registro de los mismos. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, mquinas y/o equipos de la dependencia. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. Lleva control de la caja chica. brinda apoyo logstico en actividades especiales. Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. Atiende e informa al pblico en general. Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.

Recibe licitaciones y/o licitacin de los proveedores. Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las rdenes de compras. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la informacin relacionada con el proceso de compras. Hace seguimiento a las rdenes de compras y la recepcin de mercancas. Calcula los datos para las rdenes de compras y rdenes de pago. Desglosa y distribuye las rdenes de compra a las unidades involucradas. Informa a los proveedores sobre la cancelacin de las facturas. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores. Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institucin. Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. Enva planillas de recaudacin de impuesto al Ministerio de Hacienda. Realiza clculos de rdenes de pagos de las planillas correspondientes. Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorera nacional. Elabora la relacin del resumen de las planillas correspondientes. Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que estn disfrutando del beneficio de beca. Controla que se haga efectiva la retencin de impuestos. Elabora relacin mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. Elabora la relacin de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institucin a prove

Capacitar a los empleados

Gaeber es un recurso en lnea para los empresarios, ste indica que se debe capacitar a los empleados para que tomen decisiones difciles, incluso cuando no pueden contactar al gerente. Asegrate de entrenar bien a los empleados para que puedan tomar buenas decisiones y que no tengan cuestionamientos al tomarlas. Mantn a los empleados entusiasmados con ofrecer un servicio de calidad al cliente elogindoles cuando tomen decisiones positivas y el cliente se muestre satisfecho. Del mismo modo, contrata empleados competentes que sean amables y entusiastas. Las personas que naturalmente tienen una visin ms positiva tienen ms probabilidades de tratar bien a un cliente, incluso en las situaciones ms difciles.

Practica el servicio al cliente

Aunque solo unos pocos empleados pueden realmente entrar en contacto con los clientes, los empleados de todos los niveles deben centrarse en el servicio al cliente. Las ventas, la manufactura, los servicios, la ingeniera y los equipos directivos juegan un papel en mantener al

cliente satisfecho. Aunque los ingenieros o los fabricantes puede que nunca hablen con un cliente, ensales la importancia de comprender las necesidades del cliente e inclcales un sentido de orgullo por su producto o servicio.

Valorar las necesidades de los clientes

El ACA group, es una empresa que brinda capacitacin en servicio al cliente para las empresas, dice que antes de resolver los problemas de servicio al cliente, los empresarios deben saber primero lo que sus clientes necesitan y cmo se sienten respecto al producto. Las encuestas realizadas en la web pueden ayudar a una empresa a obtener las opiniones de muchos clientes a la vez, pero un propietario de un negocio tambin puede llamar a un cliente y preguntarle personalmente sobre su experiencia. Esto podra ser particularmente til si un cliente hizo recientemente un pedido grande. Establecer una conexin personal con este cliente podra hacerle sentir como si su negocio y opiniones son importantes para la empresa.

Aadir pequeos detalles

Aade pequeos detalles tales como notas de agradecimiento para mantener contentos a los clientes y hacer que estn dispuestos a compartir tu negocio con un amigo. El sitio web Gaebler, dice que los clientes que se les da un servicio excepcional tienen ms probabilidades de permanecer en el lugar por ms tiempo y de gastar ms dinero que aquellos que solo se les brinda un buen servicio. Sorprende a los clientes con bonos o regalos especiales siempre que sea posible.

Cmo mejorar la gestin de la atencin al cliente

Tags: empresas | marketing | atencion al cliente | Publicado por Celestino Martnez 21-01-2013 (09:05:11) Segn algunos autores, hasta un 70% de las decisiones que toma un cliente estn relacionadas con la forma en que son tratados.

La atencin al cliente es uno de los elementos que mayor capacidad de diferenciacin aporta al proceso de venta. Una buena atencin al cliente es, adems, imprescindible para conseguir su fidelidad.

Sin embargo, no es fcil de definir lo que es una buena atencin al cliente, ni cules son sus componentes, pero podemos intentarlo:

Confiabilidad. La capacidad de inspirar confianza es algo imprescindible para que la atencin al cliente pueda ser definida como buena. Generalmente, se consigue cumpliendo lo que se promete, incluso superando las expectativas del cliente. Credibilidad. Muy relacionada con la confiabilidad, se gana actuando siempre en inters del cliente y siendo honesto, aunque esto suponga, en ocasiones, perder una venta (puntual) ante un competidor deshonesto. Profesionalidad. Cuando un vendedor no sabe lo que est vendiendo ni cmo lo tiene que vender, por mucha buena disposicin que tenga, no ser confiable ni creble. Por ello es importante contar con un programa formativo adecuado. Disposicin. Combinada con la diligencia, es tener una actitud orientada a satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente, y hacerlo de manera rpida. Cortesa. El trato corts, en el sentido ms amplio, de todas las personas de la empresa en todos los puntos de contacto con el cliente, por encima de cualquier condicionante personal o profesional, es otro de los puntos importantes. Es importante que esta cortesa sea creble y natural, si es exagerada y artificial despertar sospechas.

Por otro lado, existen muchos estereotipos acerca de la calidad de la atencin al cliente en funcin del tipo de comercio. Uno de los ms conocidos es el de que el trato al cliente es ms cercano en el comercio tradicional y ms distante en los centros comerciales o grandes cadenas.

Por su propio modelo, es ms fcil y natural ofrecer un trato cercano en un comercio tradicional, ya que la clientela suele ser, en gran parte, habitual. Tambin el tipo de venta que se hace en uno y otro lugar determinan una relacin diferente. A pesar de que los sistemas de venta de uno y otro formato se van acercando, el proceso de venta en un comercio tradicional est planteado para ser dirigido por el vendedor. En una tienda de un centro comercial o una gran cadena es el montaje de la tienda y el producto el que dirige la venta, siendo la funcin del vendedor menos activa.

En el comercio tradicional, he visto aplicar durante aos diferentes adjetivos a la atencin al cliente que ofrecen: cercano, cordial, amable, familiar...

En algunos casos, estos adjetivos eran adecuados y se ajustaban a la realidad. En otros, haba una gran distancia entre la percepcin del trato que tenan el cliente y el vendedor. La razn es que la cercana o la amabilidad son difciles de administrar, y para hacerlo correctamente se necesita un gran conocimiento del cliente.

Incluso con la mejor de las intenciones, el trato que un da se percibi como excelente puede ser hoy percibido como molesto, intrusivo o inadecuado, sobre todo cuando una parte de la atencin al cliente incluye un acercamiento personal. Partiendo de que no hay dos personas iguales, y de que hay muchos condicionantes que pueden intervenir en las reacciones de un cliente, observaremos alguno de los condicionantes ms generales:

Maana o tarde. Por la maana es ms fcil que el cliente tenga prisa, por lo que preferir ser atendido rpidamente. Adems, si es temprano, es probable que no tenga muchas ganas de charla. Sin embargo, por la tarde pueden haber desaparecido estos condicionantes, aunque es conveniente estar atento al lenguaje corporal del cliente para saber interpretar seales de impaciencia, incomodidad u otras. Solo o acompaado. El grado o el tipo de acercamiento aceptado por el cliente suele ser mayor, o simplemente diferente, cuando est solo que cuando est acompaado. Laborable o festivo. En das laborables, la mayora de los clientes estn ms ocupados y, por lo tanto, estarn menos receptivos a cualquier atencin extra. En sbados o das festivos, estar ms relajado, por lo que aumentar su receptividad. Tienda vaca o llena. Cuando la tienda est vaca, se puede dedicar ms tiempo tanto al proceso de venta como a otras atenciones extraordinarias, siempre estando atento al lenguaje corporal del cliente, para interpretar seales que puedan transmitir aburrimiento o tensin en el cliente. Si la tienda est llena, o hay clientes esperando, cualquier atencin percibida como suplementaria puede incomodar al cliente que est siendo atendido y a los que estn esperando.

Como deca antes, cada persona y cada negocio son diferentes, pero se pueden dar unas recomendaciones generales, como este declogo extrado de Los diez mandamientos para la gestin de clientes, de Kelly Mooney y Laura Bergheim:

1. Gnese mi confianza. 2. Inspreme. 3. Simplifquelo. 4. Djeme a cargo. 5. Gueme. 6. 24/7: Disponibilidad total. 7. Conzcame. 8. Exceda mis expectativas. 9. Compnseme. 10. Qudese conmigo.