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1.
3. ANTECEDENTES 4. RELACION DE FUNCIONARIOS O PERSONAL A CARGO DEL AREA A EXAMINAR 5. PRINCIPALES ACTIVIDADES
5.1.REA DE APOYO 5.1.1ATENCIN AL CLIENTE
VENTAJAS
7. AL AREA A AUDITAR
MISION VISION
8. SITUACION ACTUAL
8.1UBICACION 8.1.1CROQUIS 8.2RECURSOS HUMANOS 8.2.1 ADMINISTRACIN DEL PERSONAL 8.2.2 ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION IMPRESA Y DE OTRO TIPO 8.2.3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 8.2.4 SEGURIDAD DE LOS OPERADORES DEL CENTRO DE CMPUTO
8.3 RECURSOS INFORMATICOS EXISTENTES 8.3.1 HARDWARE 8.3.1.1 Inventario de hardware bsico 8.3.2 SOFTWARE 8.3.2.1 Inventario de software bsico
9. ANALISIS FODA 10. OBSERVACIONES 11. RECOMENDACIONES 12. PLAN DE TRABAJO 13. FORMATO PARA EL PLAN DE LOS AUDITORES 14. AUDITORIA EN SEGURIDAD INFORMATICA 15. INFORME DE AUDITORIA DE MANTENIMIENTO 16. ANEXOS
16.1 Croquis 16.2 Inventario del Centro de Cmputo 16.3 Manual de Software del Centro de Cmputo 16.4 Encuestas, cuestionario 16.5 Seguridad y Reglas de Centro de Cmputo
INTRODUCCIN
El propsito de la Auditoria de Mantenimiento al rea de Centro de Computo es determinar activo la organizacin que este bien implementada, a fin de fortalecer este aspecto y donde queden reas que deban ser mejoradas para que los servicios sean entregados con la calidad y la oportuna disponibilidad que son requeridos. Este instrumento provee una visin de la estructura, relaciones, procedimientos y personal, relativo a una buena prctica del mantenimiento. Este es el primer paso para decidir e implementar mejoramientos en la gestin del mantenimiento.
2. OBJETIVOS Y ALCANCE
2.1. OBJETIVO GENERAL
De acuerdo al departamento o rea de especializacin del Centro de Cmputo de la UTEA, este tiene definidas sus objetivos de desarrollo orientados ya sea a matriculas, reportes, constancias, certificado de estudios.
3. ANTECEDENTES
Toda su funcin se enfoca a cumplir los objetivos de la organizacin del Centro de Cmputo a travs de la toma de decisiones adecuadas para la automatizacin de los resultados acadmicos. Las personas encargadas de la automatizacin de esta rea deben poseer adems de conocimientos tcnicos, habilidad administrativa que requiere el Centro de Cmputo y debe entender los propsitos y metas as como las necesidades del rea, para ello se le es asignado un manual de usuario en software integral de gestin acadmico y una capacitacin del manejo de la operatividad del centro de computo.
5. PRINCIPALES ACTIVIDADES
El rea de Centro de Cmputo tendr a su cargo las siguientes funciones: Brindar atencin a los estudiantes tanto al pblico en general en relacin de sus objetivos ya mencionados. Automatizacin de control de procesos de notas, estndares de matriculas, seguridad y procesamiento de datos. Responsable de la instalacin y mantenimiento del software bsico y de software de aplicaciones requeridos, respecto al Centro de Cmputo. Informar al servicio acadmico y vice rectorado sobre las actividades del Centro de Cmputo. Participacin en equipos de trabajo de los proyectos informticos. Participacin en algunos requerimientos de asistencia tcnica especializada en aspectos de soporte tcnico.
Los operadores del Centro de Cmputo es el grupo que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, implementando los datos, notas aportados por los docentes existentes en el semestre actual o real y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los operadores del Centro de Cmputo toman las especificaciones del Jefe de la Sub Direccin de Centro de Cmputo y las transforman en datos eficientes y bien documentados para las computadoras. As mismo el Jefe de la Sub Direccin de Centro de Cmputo Ing. Cesar Alfredo Saavedra Raya es el operador y programador principal de programacin que dirige el trabajo de cada grupo de operadores del Centro de Cmputo adems de establecer y reportar el trabajo del grupo al Vice Rectorado de la UTEA.
Los operadores del Centro de Cmputo tienen los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilizacin del equipo. Su funcin es especializada por el manual de usuario en software integral de gestin acadmico del Centro de Cmputo ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo. Los requerimientos acadmicos para un operador del Centro de Cmputo son: Ser graduado de carreras profesionales o bachiller de cursos ofrecidos en programas con reconocimientos en ciencias de la computacin o equivalente. Adems de la educacin que requieren los operadores en general deben poseer las siguientes habilidades: buen trato en servicio de calidad, decisin y motivacin para realizar trabajos sin supervisin directa, paciencia para la bsqueda de errores en los programas y precisin para la optimizacin de resultados, as como creatividad para desarrollar nuevas tcnicas para la solucin de problemas.
6.1 CAPACITACIN
Bsicamente la implementacin del Software Integral de Gestin Acadmica vale decir que esta hecho por uno de los ex alumno de la carrera profesional de Ing. Sistemas e Informtica de la UTEA, Ing. Marco Aguilar Espinoza se usa el manual de usuario en Software Integral de Gestin Acadmico del Centro de Cmputo a puesta en marcha de uno de los programas que se usa de los recursos que cuenta para la facilitacin de los usuario la ejecucin de un programa del Centro de Cmputo. Algunas capacitaciones para el uso y manejo de los recursos del Centro de Cmputo a travs del Jefe de la Sub Direccin de Centro de Cmputo Ing. Cesar Alfredo Saavedra Raya.
El rea de soporte tcnico vale decir que no se encuentra en la misma instalaciones del Centro de Computo, si no en el rea de logstica, tiene como objetivo dar al personal del Centro de Cmputo el apoyo necesario (o realizar directamente las tareas) para la correcta instalacin, puesta en marcha, y mantenimiento de equipos, sistemas operativos, redes y servicios de red. Adems vale rescatar que cuando hay algn tipo de problema ya sea de software bsicamente y hardware el soporte tcnico se da ms internamente por el propio grupo de trabajo del Centro de Cmputo ya que fue sealado por todo el personal que se encuentra trabajando en esa rea a cargo del Jefe de la Sub Direccin de Centro de Cmputo Ing. Cesar Alfredo Saavedra Raya. El rea de soporte tcnico esta dado por personal que ocupa los siguientes cargos:
Base de datos
SQL 2005 SQL SERVER
VENTAJAS
Reduccin de los gastos de soporte, mejora la rentabilidad del Centro de Cmputo. Mejora la capacidad de respuesta de problemas, entre los servicios de atencin al cliente. Mejora la productividad del usuario ofreciendo, la satisfaccin de los asistentes. Esto disminuye la carga sobre los recursos internos de apoyo y permite que el equipo de trabajo y gestin se centren en las iniciativas estratgicas, del Centro de Cmputo.
7. AL AREA A AUDITAR
MISION
Somos una Universidad comprometida con la mejora continua, formamos profesionales competitivos y contribuimos con la investigacin, el desarrollo humano, social, empresarial, tecnolgico y medioambiental del pas.
VISION
Al 2015, la Universidad Tecnolgica de los Andes forma lderes en la regin andina, con carreras profesionales acreditadas y goza de prestigio nacional e internacional.
8. SITUACION ACTUAL
8.1 UBICACION
El Centro de Cmputo de la Universidad Tecnolgica de los Andes se encuentra dentro del campus universitario, ubicado en el primer piso del rea administrativa, situado en la Av. Per N 700 Urb. Las Amricas Abancay-Apurmac.
8.1.1CROQUIS Ver en ANEXOS 8.2 RECURSOS HUMANOS 8.2.1 ADMINISTRACIN DEL PERSONAL
Cuenta con un personal adecuadamente entrenado y preparado para las operaciones de informtica que tiene capacidad para llevar a cabo las operaciones, tareas y funciones
diarias del entorno informtico del Centro de Cmputo, proporcionando un entorno seguro, eficaz de trabajo, teniendo como misin de servicio la reduccin de costos y tiempo que se mantiene entre el servicio y el cliente, para dar una mejor satisfaccin y buena calidad de servicio.
Modulo
Ing. Civil, Derecho Ing. Ambiental, Contabilidad Educacin, Turismo, Odontologa Ing. Sistemas, Agronoma, Enfermera
Su funcin de los operadores en el Centro de Cmputo de la UTEA, contiene una variedad de conjuntos de habilidades con diversas responsabilidades en las tareas de esta rea. Por ejemplo: Reporte de Actas Promocionales, solicita ver las notas que han sido ingresadas que los docentes les han facilitado, una vez que entrega el docente se le da una constancia de entrega de actas sea digital o fsica de los cursos que ha dictado del semestre en curso. Proporciona la Ficha de Seguimiento de un alumno, rcor de las notas que ha estudiado, hasta el ltimo semestre. Constancia de estudios. Creditaje. Certificado de Estudios. Registro de Evaluacin. Dar el Soporte Tcnico necesario.
El rea de Centro de Computo proporcionar un lugar de trabajo cmodo relativamente, tanto para el personal como para los equipos. No cuenta con medidas de seguridad que deberan existir por estar expuestos a equipos de regular peligro.
8.3.2 SOFTWARE
Inventario del software existente en el Centro de Cmputo y en la UTEA contiene informacin acerca del software instalado. Con Licencias y Autorizacin de MICROSOFT Perpetuo.
Utiliza un SOFTWARE a medida DS CON Contable SIGAF contable 9 Mdulos - Caja - Tesorera - Cuentas por Cobrar - Contabilidad - Remuneraciones - Control Asistencia - Escalafn
SOFTWARE DE CENTRO DE CMPUTO SPAC MICROSOFT VISUAL 2002 SOFTWARE de procesamiento acadmico ACADEMIC FOX PRO 2.6 Manejo de datos histricos RANKING MICROSOFT VISUAL SQL 2008 Matriculas BACKUP Servidor nico 2 discos duros de 500 GB. 1.- Base de Datos e Imagen. 2.-Administrador de Internet q utiliza un servidor PROXY. ANTIVIRUS Con Licencia Not 32 Requerimientos de SOFTWARE se requiere a terceros por que no existe un rea exclusiva de implementacin o creacin de SOFTWARE en la UTEA. Entre los SOFTWARE sin ningn tipo de licencia WinRar Compresor de Datos
9. ANALISIS FODA
AL CENTRO DE CMPUTO DE LA UTEA FODA Fortalezas
Generacin de empleo. El personal es experto en el rea de informtica. Ubicacin estratgica. Ancho de banda. Los Operadores tienen facilidad y capacidad de realizar distintos tipos de trabajos en el rea de Centro de Cmputo. Polticas de servicios que ofrecen a los clientes de calidad, y buen trato. Servicio directo con el usuario, para un mejor servicio. Capacidad de gestin y liderazgo.
Buenos conocimientos del manejo del rea.. Recursos humanos calificados, eficientes y con polticas motivacionales para lograr sus objetivos.
Oportunidades
Actualizacin de equipos y software. Capacitacin permanente del personal. Readecuacin del espacio fsico. Mantenimiento de los equipos. Participacin y manejo de conocimientos y aprendizaje a la vez.. Mejor calidad y eficiencia debido a la motivacin de grupo de trabajo. La utilizacin de los software es muy buena adems es producto de la UTEA. El nivel de ingreso de los alumnos es potencialmente bueno.
Debilidades
Compartir el espacio fsico. Equipos insuficientes. Espacio fsico insuficiente. Poca ventilacin. Incorrecta distribucin de los equipos. En temporadas altas no se abastece de personal, para la satisfaccin de los clientes. Ignoran asesoras y capacitacin. Difcil acceso de mejoras de equipamiento software, hardware. Desconocimiento de Herramientas de organizacin y manejo de personal. No tiene una estructura organizativa definida. Carencia de aspectos legales. Desconocimiento de los mecanismos de auditora.
Amenazas
Virus. Terminacin del contrato de permisos y licencias. Falta de ingresos en pocas de vacaciones. La demanda es muy exigente en calidad y buen trato. Desplazamiento de software y hardware debido a la utilizacin de mtodos obsoletos de servicio. Exigencia del mercado en cuanto a profesionales ms calificados. El contar con un marco legal software implica incremento de costos para la UTEA precios, impuestos. Falta de confianza de la UTEA en la implementacin de nuevas tecnologas del mismo personal o de los estudiantes a fines al Centro de Cmputo. Falta de seguridad en el rea de trabajo.
10. OBSERVACIONES
1. Equipos insuficientes. 2. Falta de confianza de la UTEA en la implementacin de nuevas tecnologas del mismo personal o de los estudiantes a fines al Centro de Cmputo y de las dems areas de la UTEA. 3. Falta de seguridad de los equipos y del personal, en el rea de trabajo. 4. Desconocimiento de los mecanismos de auditora. 5. Ignoran asesoras y capacitacin. 6. No tiene una estructura organizativa definida.
11. RECOMENDACIN
1. Evaluar alternativas de equipamiento y mejoramiento del Centro de Cmputo. 2. Participacin y confianza de sus alumnos de las diferentes carreras de la UTEA en sus diferentes areas. 3. Implementar medidas de seguridad, para una mejor operatividad y calidad de servicio. 4. Implementar acciones de auditora de sistemas, basados en plan de control. 5. Evaluar alternativas de capacitacin, al personal. 6. Crear e implementar areas de apoyo, mejor organizadas para el Centro de Cmputo y dems areas de la UTEA.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8. De contar con un servidor de datos tiene: Aire acondicionado ( ) Proteccin contra el fuego ( ) (Sealar que tipo de proteccin) -------------------------------------------------------------Cerradura especial ( ) Otra
9. Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos de centro de cmputo? SI ( ) NO ( ) 10. Se tienen procedimientos que permitan la reconstruccin de un archivo en cinta a disco, el cual fue inadvertidamente destruido? SI ( ) NO ( ) 11. Se tienen identificados los archivos con informacin confidencial y se cuenta con claves de acceso? SI ( ) NO ( ) Cmo?______________________________________________________________ 12. Existe un control estricto de las copias de estos archivos? SI ( ) NO ( ) 13. Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan estos? SI ( ) NO ( ) 14. Se certifica la destruccin o baja de los archivos defectuosos? SI ( ) NO ( ) 15. Se registran como parte del inventario los nuevos dispositivos de centro de cmputo? SI ( ) NO ( ) 16 Se tiene un responsable, por turno, del centro de cmputo? SI ( ) NO ( )
17. Se realizan auditoras peridicas a los medios de almacenamiento y mantenimiento? SI ( ) NO ( ) 18. Qu medidas se toman en el caso de extravo de los activos informticos y archivos de almacenamiento? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19. Se tiene relacin del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales? SI ( ) NO ( ) 20. Existe un procedimiento para registrar los activos informticos y archivos? SI ( ) NO ( )
CUESTIONARIO DE AUDITORA DE MANTENIMIENTO AL CENTRO DE CMPUTO Este tiene como objetivo evaluar el correcto funcionamiento, as como la organizacin del centro de cmputo, tomando en cuenta los reglamentos del rea. As como tambin revisar que estos reglamentos tengan como objetivo mantener el orden del centro de cmputo. Teniendo las siguientes preguntas: 1. Indique la periodicidad con que se hace la limpieza del departamento de cmputo, y de existir cmara y ductos de aire: Semanalmente ( ) Quincenalmente ( ) Mensualmente ( ) Bimestralmente ( ) No hay programa ( ) Otra (especifique) --------------------------------------------------------------------------------------------------2. Existe un lugar asignado a las cintas y discos magnticos? SI ( ) NO ( ) 3. Se tiene asignado un lugar especfico para las computadoras, papelera y utensilios de trabajo? SI ( ) NO ( ) 4. Son funcionales los muebles asignados para las computadoras? SI ( ) NO ( ) 5. Indique la periodicidad con que se limpian las unidades de centro de cmputo: Al cambio de turno ( ) Cada semana ( ) Cada da ( ) Otra (especificar) -------------------------------------------------------------------------------------------------6. Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en el departamento de cmputo? SI ( ) NO ( ) 7. Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerdan dicha prohibicin? SI ( ) NO ( )
8. Se tiene restringida la operacin del sistema de cmputo a personas ajenas? SI ( ) NO ( ) 9. Mencione los casos en que personal ajeno al departamento de operacin opera el sistema de cmputo: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Responsabilidad
6. El tiempo que esper para recibir el servicio fue satisfactorio. 7. Se le mostr disponibilidad para atenderle. 8. Si necesit resolver algn problema, duda o inquietud, se le atendi en un tiempo adecuado.
Seguridad
9. El comportamiento demostrado de la persona que le atendi inspira confianza y seguridad. 10. 10. Se mostr igualdad de servicio para todos los clientes y usuarios. 11. Se le trat siempre con cortesa. 12. El personal que le atendi mostr conocimientos suficientes para responder sus preguntas.
Empata
13.Recibi atencin personalizada. 14. El personal toma en cuenta sus intereses. 15. El personal entendi sus necesidades especficas.
Tangibles
16.La infraestructura es suficiente (equipo de cmputo / instalaciones / herramientas, etc. segn aplique al servicio que le fue otorgado). 17. La infraestructura est actualizada (equipo de cmputo / instalaciones, herramientas, etc. segn aplique al servicio que le fue otorgado). 18. Las instalaciones son atractivas visualmente, cuidadas y aptas para brindarte el servicio. 19. Existe suficiente sealizacin para indicarte dnde obtener el servicio que requieres. 20. Los horarios de atencin son convenientes. 21. El nmero de personas que atienden es suficiente para dar servicio a los interesados. En trminos generales, considero que el servicio recibido fue: Insatisfactorio Malo Regular Bueno Satisfactorio
de informacin o programas concebidos para tal fin. Exportar los archivos de contraseas o realizar cualquier manipulacin sobre los Mismos. Modificacin de archivos que no sean propiedad del usuario aunque tengan permiso de escritura. Acceder, analizar o exportar archivos que sean accesibles a todo el mundo pero que no sean del usuario salvo que se encuentre en una localizacin que admita su uso pblico.
16.6 ERGONOMA
Comprende, ante todo, una serie de acciones o previsiones que tienden a adaptar el trabajo a las dimensiones y capacidades fisiolgicas del hombre. La Ergonoma es una ciencia aplicada que se basa, a la vez, en la medicina y la Ingeniera. Su finalidad es la adaptacin de los mtodos de trabajo, las herramientas y las condiciones del medio a la anatoma, la fisiologa y las aptitudes del hombre , con la finalidad de reducir esfuerzo innecesarios y, por consiguiente la fatiga y el desgaste prematuro del organismo. La Ergonoma no trata de modificar al hombre sino sus condiciones de trabajo y se orienta principalmente a la proteccin del trabajador, no al aumento de la produccin. La aplicacin de los principios de la Ergonoma puede hacer que un trabajo difcil deje de serlo y que su aprendizaje resulte ms sencillo. La ventaja secundaria de un trabajo ms fcil es, por lo comn, un aumento de productividad. Proteger a los trabajadores contra el agotamiento, las sobrecargas y el envejecimiento prematuro, es empresa en extremo difcil que ha suputado numerosa controversias. El creciente nmero de trabajos efectuados en postura sentada, ha incrementado el inters concedido a las posturas sentadas, malsanas. Son numerosos los que se quejan de dolores lumbares, que habitualmente trabajan en esa postura. En definitiva, Ergonoma es el estudio de la relacin existente entre el hombre, su trabajo y las posiciones resultantes. La Ergonoma, trata de establecer el confort idneo en el puesto de trabajo. Dentro de ste, tienen que concurrir varios factores y entre ellos, se puede citar: que exista una buena iluminacin; presencia de colores naturales; niveles sonoros idealesetc. El tema que nos ocupa, o mejor, que nos preocupa, es la Ergonoma en puestos informticos y es precisamente el cometido en esta parte del texto gua. Las personas que trabajan con pantallas de computador, al sentarse, adoptan posturas forzadas, de manera voluntaria o involuntaria.