Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales Escuela

de Relaciones Industriales

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Enero 2014

INTRODUCCION

Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). La carta puede ser un texto diferente para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo. La finalidad de este taller es conocer La Carta y sus partes, as como tambin los Signos de puntuacin que permiten una mejor redaccin.

LA CARTA Y SU IMPORTANCIA. Definicin de carta. Del latn charta, una carta es un papel que porta un mensaje escrito y que, por lo general, suele introducirse dentro de un sobre para proteger su contenido. Las cartas son enviadas por un individuo a otro con la intencin de transmitir un mensaje. La persona que enva la carta se conoce como remitente o emisor, mientras que quien la recibe se denomina destinatario o receptor. Lo habitual es incluir los datos y la direccin postal del destinatario en el anverso del sobre, mientras que la informacin del remitente aparecen en el reverso. Importancia. La comunicacin por carta constituye uno de los gneros literarios ms antiguos, cuyos elementos esenciales no han variado apenas a travs de la historia. Esta continuidad se explica por la necesidad de suplir la comunicacin oral mediante una frmula simple que permita mantener la relacin con personas fsicamente alejadas a quien escribe. La carta es el medio ms idneo para comunicar un mensaje a quien no puede escuchar nuestra voz. Cuando por razones de tiempo, distancia o preferencia no podemos compartir la vida de nuestros familiares o visitar a nuestros amigos, es usual recurrir a la carta como medio de comunicacin. Las cartas nos ayudan a dar a conocer lo que pensamos, sentimos o estamos haciendo; y a ofrecer o solicitar atenciones y favores, creando as nuevos vnculos amistosos o fortaleciendo los ya existentes. La carta tiene un valor de gran relevancia, ya que lo que en ella se transmite permanece en el tiempo, adems rompe fronteras no importa lo distante que se encuentren las personas para establecer contacto, llegar a acuerdos, realizar negocios. La carta permite el fomento de las relaciones, los lazos de amistad, las negociaciones. En la carta caben todos los asuntos, desde las cuestiones ms triviales hasta los ms grandes negocios; desde la ms simple operacin comercial hasta las ms delicadas relaciones diplomticas. De all que sea realmente una necesidad escribir correctamente las cartas independientemente de su contenido. CARACTERISTICA Y CUALIDADES DE LA CARTA. Caractersticas.

Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud. Posee una actitud corts y amable. Busca impresionar positivamente al destinatario. Busca una reaccin favorable a los intereses del remitente Busca dar informacin completa. Utiliza frases cortas. Recurre a un vocabulario exacto y corts. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia las palabras. Utiliza una puntuacin adecuada. Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los prrafos. Cualidades. Cuando se lee una carta, sus caractersticas o cualidades influirn en el

destinatario para hacerle reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la escribi. Claridad. Una carta es clara cuando es de fcil comprensin, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Concisin. Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando stas puedan ser reemplazadas por una. La oracin puede ser ms larga o ms corta, pero siempre deber ser concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o est recargada de expresiones superfluas o palabras intiles. Resumimos afirmando que concisin es la expresin de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor exactitud. Precisin. Entendemos por precisin utilizar cada palabra en su sentido exacto.

Tono. El tono no es ms que la adaptacin de la expresin y del estilo del asunto que motiva la carta.

Correccin. Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda producir una impresin desfavorable en la mente del destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los que se comenten en el contenido de la carta como a los que se refieren a su apariencia externa.

PARTES DE LA CARTA Encabezado: nombre, direccin a quien va dirigida, fecha del da y lugar al que se dirige. Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas. Exposicin: del asunto, con los temas pertinentes. Despedida: cortesa con la que se da trmino a la carta. Firma: clara, o en sustitucin tambin puede llevar el nombre en extenso. Las cartas tambin pueden incluir: Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente). Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario). Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario. Texto: exposicin del asunto que motiva la carta. Antefirma: razn social o denominacin de la causa. Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar. Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

 Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

ESTILOS DE CARTAS Cartas de agradecimiento. Se trata de cartas en las que se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato etc. Cartas de despido: Es siempre un mal trago despedir a una persona mirndole a la cara. Una carta de despido hace la tarea ms fcil. Cartas de solicitud. Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar como objetivo principal la informacin que se solicita. Cartas de felicitacin. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar bien con los clientes, directivos, etc. Cartas de recomendacin: Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas mas cercanas, ya sean compaeros de trabajo o la persona contratante del anterior empleo. Siempre son tiles porque expresan

los detalles que el nuevo contratador no se atreve a preguntar o necesita de semanas de experiencia para constatarlos. Cartas de presentacin. Al igual que la carta anterior, aqu las

recomendaciones las damos nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en da este tipo de cartas estn perdiendo cada vez mas valor, y en pocas ocasiones se solicitan. Cartas de invitacin. Dejando de lado el tedioso sistema de llamar por telfono a una larga lista de invitados, se usa de forma muy habitual la redaccin de un modelo de carta adaptada a un grupo de personas. Carta personal: Comunicacin entre dos personas que se conocen y en la que el tema a tratar permite la utilizacin del lenguaje informal Carta formal: Comunicacin entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilizacin del lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a quien se enva la carta denominadas frmulas de cortesa. La carta comercial: es el ms importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de pos negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no slo constituye el medio de comunicacin ms eficaz y el ms usado, sino que es tambin una prolongacin de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares ms remotos. SANGRIA. Definicin. En tipografa, sangra es la introduccin de varios caracteres (espacios) en blanco al comienzo de una lnea. Se emplea en textos alineados a la izquierda (con bandera a la derecha, segn la jerga tipogrfica), que es lo general para escritos en prosa. La sangra se manifiesta como una hendidura: desde la segunda lnea del texto se comienza a la izquierda a la misma altura, de forma alineada. La que incorpora sangra lo hace de una a dos plicas o tres a cinco caracteres (por lo general) ms a la derecha.

Hay dos tipos importantes de sangra: Normal: Se sangra la primera lnea. En este caso, dos cuadratines: Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed eiusmod tempor incidunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquid ex ea commodi consequat. Quis aute iure reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint obcaecat cupiditat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. Contrariamente al uso en ingls, en espaol se suele no aplicarla en el primer prrafo de captulo o de subcaptulo. Colgante o francesa Poco usual. Prcticamente es sangra inversa, pues la primera lnea permanece completa y el resto del texto se cuelga de ella. En este ejemplo, as mismo un centmetro: Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed eiusmod tempor incidunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquid ex ea commodi consequat. Quis aute iure reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint obcaecat cupiditat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. PRRAFO Un prrafo es un grupo de palabras en un texto escrito que expresa una idea o un argumento. Est compuesto por un conjunto de oraciones que tienen cierta unidad temtica o que, sin tenerla, se enuncian juntas. Es un componente del texto que en su aspecto externo comienza con una mayscula y termina en un punto y aparte. Comprende varias oraciones relacionadas sobre el mismo subtema; una de ellas expresa la idea principal. Es el conjunto de oraciones constituidas de un texto separadas por un punto y aparte o punto y seguido. Caractersticas Un prrafo est formado por una o varias oraciones con estas caractersticas:

Oracin principal: El prrafo est constituido por una oracin principal que puede ser distinguida fcilmente, ya que enuncia la parte esencial de la cual dependen los dems. Es posible decir entonces que la oracin principal posee un sentido esencial del prrafo. La oracin principal puede aparecer en el texto de forma implcita o explcita. Cuando la oracin principal est implcita, sta no aparece por escrito en el prrafo y es necesario deducirla. En cambio, la explcita s la encontramos escrita y podemos encontrarla al principio, en el medio o al final del prrafo. Oraciones secundarias: Pueden ser de dos tipos: de coordinacin y subordinacin. Son coordinadas aquellas que estn unidas mediante conjunciones y posee en s mismo un sentido completo. Son subordinadas aquellas que solo adquieren sentido en funcin de otra. Unidad y coherencia: Consiste en la referencia comn de cada una de sus partes, es decir, que la oracin principal como las secundarias se refieren a un solo hecho. La coherencia es la organizacin apropiada de las oraciones de tal forma que el contenido del prrafo sea lgico, claro y se entienda. LOS SIGNOS DE PUNTUACIN. Delimitan las frases y los prrafos y establecen la jerarqua sintctica de las proposiciones, consiguiendo as estructurar el texto, ordenar las ideas y jerarquizarlas en principales y secundarias, y eliminar ambigedades. La puntuacin vara segn el estilo de escritura; sin embargo, las diferencias de estilo que se puedan presentar no eximen a nadie de cumplir con ciertas normas mnimas y de evitar errores generalmente considerados como inaceptables. De ah la importancia de conocer y aplicar las normas bsicas de la puntuacin. No obstante, hay que advertir que ms all de cualquier norma establecida, los signos de puntuacin componen tambin la arquitectura del pensamiento escrito. En este sentido, y tal y como sucede en poesa desde hace ms de un siglo, no existen normas exactas para reglamentar el correcto uso de los signos en las partituras, tanto narrativas como poticas. En trminos de principios y parmetros, los signos de puntuacin entraran a formar parte de los parmetros del lenguaje, y en consecuencia se sitan en un proceso de constante evolucin y son variables que pueden depender de otros factores. El punto.

El punto (.) es el signo de puntuacin que se coloca al final de los enunciados y las oraciones gramaticales en el espaol, adems en la mayora de los lenguajes con el alfabeto latino. Se escriben sin dejar espacio de separacin con el carcter que precede, pero dejando un espacio con el carcter que sigue a continuacin, a no ser que dicho carcter sea de cierre. Existen tres clases de punto: el punto y seguido, el punto y aparte y el punto final. Punto y seguido. Separa enunciados dentro de un prrafo. Quiere decir que se contina escribiendo a continuacin del punto; la primera letra escrita en este caso ir en mayscula. Por ejemplo: Historia de Espaa. El descubrimiento de Amrica. Se denomina punto y seguido, nombre ms lgico y recomendable que el tambin usual de punto seguido. Punto y aparte. Separa dos prrafos de contenido diferente dentro del texto. A continuacin hay que comenzar a escribir en lnea distinta. Para seguir las normas se debe colocar sangra a la primera lnea de texto del nuevo prrafo. Se denomina punto y aparte, aunque en algunas zonas de Amrica se dice punto aparte. Punto final. Siempre se coloca al final, cerrando un texto o enunciado. No es correcta la denominacin punto y final, creada por analoga de las correctas punto y seguido y punto y aparte. Tambin se usa el punto para indicar que la palabra anterior es una abreviatura. En este caso se escribe la abreviatura seguida del punto y se contina escribiendo de forma usual. Esta ltima clase de punto no se aplica en determinadas abreviaturas como puntos cardinales, acrnimos o medidas, que se

consideran smbolos. La coma. La coma (,) es un signo de puntuacin que seala una breve pausa dentro del enunciado. Se emplea para separar los miembros anlogos de

una enumeracin o serie, ya sean palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y,e, o, u o ni.

Hay

tendencias

que

admiten

su

uso

para

separar

dos

miembros

independientes de una oracin, haya o no conjuncin entre ellos, siempre y cuando sean realmente independientes; pues, si no, estaramos en el caso anterior: Tambin se utiliza para delimitar o aislar una aclaracin o inciso (palabras u oraciones incidentales): Dos puntos. Este signo de puntuacin (:) representa una pausa mayor que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atencin sobre lo que sigue, que siempre est en estrecha relacin con el texto precedente.3 Un uso importante y frecuente de este signo es introducir citas textuales (uso que a veces se le atribuye incorrectamente a la coma). El punto y coma. El punto y coma (;) es un signo de puntuacin; gramaticalmente, se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase (yuxtaposicin): Los parntesis. Los parntesis (en singular parntesis) son signos de puntuacin. Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer una aclaracin. Signos de interrogacin. El signo de interrogacin (?) es un signo de puntuacin que denota una pregunta. Su origen se encuentra en el latn. La palabracuestin viene del latn questio, o 'pregunta', abreviado como Qo. Esta abreviacin se transform en el signo de interrogacin. En la mayora de los idiomas se utiliza un nico signo de interrogacin al final de la frase interrogativa: How old are you? (ingls; en espaol Cuntos aos tienes?). Este fue el uso habitual tambin en espaol, hasta mucho despus de que la segunda edicin de la Ortografa de la Real Academia, en 1754, declarase preceptivo iniciar las preguntas con el signo de apertura de interrogacin invertido (), y terminarlas con el signo de interrogacin ya existente (?) (Cuntos aos tienes?) al tiempo que se ordenaba lo mismo para los signos de exclamacin () y (!). La adopcin fue lenta, y se encuentran libros, incluso del siglo XIX, que no utilizan tales signos de apertura. Finalmente se generaliz, seguramente debido a que la sintaxis

del espaol no ayuda en muchos casos a deducir en qu momento se inicia la frase interrogativa, como pasa en otros idiomas. Una variante que no lleg a generalizarse fue la de utilizar la apertura slo cuando el enunciado fuera largo, o con riesgo de ambigedad, pero no para las frases breves y claramente interrogativas, como Quin vive?. La influencia del ingls est haciendo retornar este viejo criterio. Incluso es comn que en las salas de chat o conversaciones en lnea en espaol se use solamente el signo (?) para preguntar, ya que ahorra tiempo al momento de presionar las teclas. Esto podra no tener gran importancia debido a que se est utilizando en conversaciones informales. Signos de exclamacin. Debe escribirse siempre uno para abrir () y otro para cerrar (!), independientemente de la longitud de la frase, oracin o fragmento que encierren. Se utilizan para sealar el carcter exclamativo de una oracin. Se escriben para empezar y finalizar una oracin exclamativa, exhortativa o imperativa. Tambin van entre signos de exclamacin las interjecciones. Puntos suspensivos. Los puntos suspensivos () son tres puntos sin espacios entre ellos, son un nico signo de puntuacin que se utiliza al final de una palabra, frase u oracin en lugar del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda, continuacin o en suspenso una accin y son alineados horizontalmente al nivel de la lnea base de escritura. ARCHIVO Y TIPOS. Definicin. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en l se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de los documentos. Funciones de los archivos. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa. Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.

Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa. Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe

archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De all que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos: Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados

frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes. Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin. FUNCION DE UN REGISTRO. Tiene como funcin principal anotar, archivar y distribuir la documentacin que entra y sale de cualquier empresa, corporacin, institucin y organismo pblico o privado. En registro se anotaran solamente los documentos firmados y que afecten al funcionamiento de la entidad. QUE SIGNIFICA QUE UN ARCHIVO NO DEBE CREAR CONFUSIN? Los criterios deben ser claros y nicos. Toda persona que necesite el archivo y este autoriza para acceder a l debe conocer las normas del archivo y la forma en que se organiza. La documentacin se archivara siguiendo criterios objetivos.

CONCLUSION

Una carta es un mensaje que una persona enva a otra. Se utilizan como medio de comunicacin cuando las personas se encuentran lejos. De esta forma se establece entre ambas una conversacin por escrito. Es un medio de comunicacin de gran importancia. La carta est constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una tcnica por lo tanto tiene sus normas que son de limpieza, formalidad informalidad, la ortografa, en ella estn incluidos los signos de puntuacin, la redaccin, entre otros. Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar. Se pueden identificar distintos tipos de cartas, entre ellas: familiares, solicitudes, comerciales, esquelas y telegramas. Debe contener los datos del remitente y del destinatario. La carta es un medio de comunicacin de gran importancia que en la actualidad suele usarse ms de manera comercial, dentro de las empresas a travs de correos electrnicos, para informar cualquier evento dentro de la misma, para hacerlo ms formar suele imprimirse y ser entregada directamente a la persona que se desea informar quedndose el emisor con una copia firmada como recibida por el receptor.

BIBLIOGRAFIA

http://definicion.de/carta/ http://es.wikipedia.org/wiki/Carta http://liduvina-carrera.blogspot.com/2011/02/cartas-caracteristicas-y-clasificacion.html http://www.mailxmail.com/curso-como-escribir-cartas-comerciales http://www.modelo-carta.com/tipos-de-carta.html http://www.portaleducativo.net/promocion_escolar.php?cod=10 http://www.salonhogar.net/Sagrado_contenido/La_Carta.htm