IEDGE Gestionando varios proyectos a la vez con Microsoft Project

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IEDGE Gestionando varios proyectos a la vez con Microsof Project

Jueves, 22 de noviembre de 2012 por Jos Barato, archivado en Project Management

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Alguna vez ha tenido que preparar un Project que sirviera para visualizar a la vez varios subproyectos, tambin gestionados con Project cada uno? Ha tenido la tentacin de copiar y peg tareas resumen, duraciones y fechas? Lo ha hecho? Por qu ha malgastado as su valioso tiempo? Veamos un ejemplo sencillo. Tenemos estos 2 proyectos por separado:

Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser ms simple: Hay que abrir una nueva ventana seleccionando los 2 proyectos:

Y obtenemos este nuevo proyecto combinado, que podramos grabar como otro fichero de Project:

Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos maestros y subdocumentos. Aparte de no perder ningn tiempo en visualizar varios proyecto a la vez ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lgicas entre distintos proyectos (cuando gestionan por separado aparecen tareas fantasma). Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto X, esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:

Y cuando vemos los proyectos por separado, las dependencias aparecen representadas por tareas fantasma (ghost tasks), que no pueden editarse:

La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder visualizar la informacin de tiempos global, es gestionar recursos compartidos. Para esto Project aporta concepto de pool de recursos. Un pool de recursos no es otra cosa que un fichero de Project que contiene solo informacin de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R que se utiliza a la vez los 2 proyectos X e Y, el fichero del pool de recursos podra contener esta informacin:

Ahora cuando abrimos los ficheros Proyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que comparten los recursos del pool:

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Si asignamos el recurso R a la actividad B del proyecto X y a la actividad D del proyecto Y:

En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este recurso est sobreasignado a partir del 7 de mayo:

Quedo a la espera de vuestros comentarios!

Jose Barato Profesor del rea de Direccin de las Operaciones * Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor. Pronto grandes sorpresas en Facebook, Twitter y Youtube!: Sganos en Twitter Hgase fan en Facebook (IEDGE The European Business School es la Escuela de Negocios en espaol con mayor nmero de fans.. Averige por qu!) Acceda a nuestros videos en Youtube

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