Manual de Usuario SISGEDO 2.0 Pasco

Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.
MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA SISGEDO 2.0.0
2012
Gobierno Regional Pasco / Sub Gerencia de Racionalizacin y Sistemas TIC
Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0
PREGUNTAS Y SUGERENCIAS
sisgedo@regionpasco.gob.pe
CENTRO DE SOPORTE SISGEDO Sub Gerencia de Racionalizacin y Sistemas TIC

- Ing. Oscar E. Zenteno Lazo Directo (063)-597070 (063)-597060 anexo 2059
Unidad de Sistemas
- B/Ing. Jos Santos Livia Ubaldo Directo (063)-597071 (063)-597060 anexo 2042
Especialista Web
- B/Ing. Gorki K. Valerio Mateo (063)-597060 anexo 2085
Asistente Administrativo
- Tec. Comp. Nataly Anco Salome (063)-597060 anexo 2043
INDICE
Pgina Concepcin del Sistema........................................................................................................................... 04 Opciones Generales........................................................................................................ ............................. 05 Control Buscar ........................................................................................................................................ 07 Ingresando al Sistema ............................................................................................................................. 09 Documentos en Proceso .......................................................................................................................... 12 Documentos por Recibir .......................................................................................................................... 21 Documentos Archivados/Procesados ....................................................................................................... 23 Buscar ..................................................................................................................................................... 24 Cambiar Contrasea ................................................................................................................................ 26 Catlogos ................................................................................................................................................ 27 Reportes ................................................................................................................................................. 29 Administracin ........................................................................................................................................ 33 Salir del Sistema ...................................................................................................................................... 34 Comunicacin con el Administrador del Sistema Web .............................................................................. 35
INTRODUCCIN
El Sistema de Gestin Documentaria - SISGEDO 2.0.0 es una aplicacin WEB que ha sido implementada en el Gobierno Regional Pasco para efectuar el registro, control, seguimiento detallado y estricto de todos los documentos que se procesan en la Institucin, tanto externos como internos. El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los servicios del SISGEDO en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad. El Sistema de Gestin Documentara (Versin2.0.0) est desarrollado con el propsito de tener un control de documentos a nivel de Entidad Pblica a todo nivel, contar con el seguimiento de documentos en todas sus etapas desde la creacin hasta su posterior archivamiento. El SISGEDO permite efectuar el registro, control y seguimiento detallado y estricto de todos los documentos que se procesan en la Institucin, tanto externos como internos. El sistema est diseado en un entorno web permitiendo un manejo fcil y amigable al usuario, as como la posibilidad de ser accedido desde cualquier PC con acceso a Internet.
CONCEPTOS BASICOS DE SISGEDO

La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera: 1. Documentos en Proceso Todos aquellos documentos que se encuentran registrados o recibidos en una Unidad Orgnica u oficina y estn a la espera de ser atendidos.
2. Documentos por Recibir Todos aquellos documentos que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta ltima. Una vez recibidos estos documentos pasan a estar en el estado de documentos en Proceso.
3. Documentos Archivados/Procesados Todos los documentos que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados. Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cules y cuntos son los documentos que un usuario u oficina tiene en proceso, por recibir y archivados.
OPCIONES GENERALES
Los diversos mdulos y pantallas del sistema se componen de objetos y pginas web cuyas caractersticas de operacin son las mismas, por tanto a continuacin detallamos algunos controles y formas de operacin que se aplicarn para cualquier mdulo donde estos se presenten. MEN PRINCIPAL
* Pestaa o solapa principal. Haga clic en la pestaa o solapa principal para ver el sub Men. Cada solapa tiene su propio submen. Indicador de Unidad Orgnica al cual corresponde el usuario logeado en el sistema. Cuadro de texto, para buscar por el nmero de documento o por el nmero de expediente
Figura 1: Men Principal
SUB GERENCIA DE RACIONALIZACIN Y SISTEMAS TIC
Administrador [ADMIN]
Iconos de acceso rpido

Submen Salir del Sistema Web Inicio. Desde donde se encuentre, haga click en este link para ir a la pgina principal.
Identificacin del usuario en el sistema. Si es un visitante se le identifica como ANONIMO.
NOTA: * Cada pestaa activa un submen.
Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 PANTALLA Y OPERADORES DE BSQUEDA Aparecen los formularios de bsquedas y son los que acompaan a los criterios de bsqueda.
Figura 2: Ejemplo de formulario
GRILLA Y COMPONENTES PRINCIPALES La grilla es un objeto del sistema que se carga para mostrar registros de datos. Esta aparece en todas las opciones del sistema permitiendo efectuar bsquedas y dar mantenimiento a los datos. Leyenda de datos intermitente
Para las grillas en las que aparece Leyenda en la parte inferior izquierda. Ubique el Mouse sobre este link y aparecer la leyenda de datos en el centro de la grilla brindando informacin importante, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Figura 3: Leyenda
CALENDARIO Este elemento se muestra en los campos tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo identifica con el siguiente icono:
Figura 4: Icono de control de tipo fecha
Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Haga click sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguiente imagen:
Figura 5: Control calendario
Este calendario permite la seleccin de un dato tipo fecha, solo haga click sobre el da y el sistema seleccionar la fecha. Tambin puede cambiar el mes y el ao solo haga click sobre el campo correspondiente. CONTROL BUSCAR Y CONTROL DE SELECCION DE REGISTRO En algunas pantallas de ingreso y edicin de datos, aparece este control Buscar.
Figura 6: Control buscar
Control Buscar
En este control, usted puede: 1. Registrar directamente el cdigo si lo conoce 2. Puede seleccionar el dato desde el combo o tambin puede hacer click en el icono para buscar ms detalladamente. Al hacer click en este icono, segn el dato que est ingresando, presentar la siguiente pantalla:
Figura 7: Formulario de bsqueda de datos
Campo check de seleccin de registros.
Botones de Control, para aceptar el dato seleccionado o cancelar y cerrar la ventana sin devolver ningn dato.
Luego de ubicado el dato registro en este cuadro de bsqueda, se selecciona mediante un click en el campo check, luego al dar click en el botn Aceptar, el cdigo del registro seleccionado es pasado al formulario de edicin que llam al cuadro de bsqueda, quedando de la siguiente manera:
Figura 8: Formulario de bsqueda
INGRESANDO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema, luego de iniciar su navegador de Internet preferido (se recomienda Firefox), debe digitar la siguiente direccin URL en la barra de direcciones. http://www.regionpasco.gob.pe Y luego haga click en el ICONO SISGEDO.
Figura 9: Portal Institucional Acceso al SISGEDO
Click en
Click en
Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 USUARIO VISITANTE La primera pantalla principal que muestra el sistema al ingresar es la siguiente:
Figura 10: Pantalla principal SISGEDO
Ingreso para usuarios registrados. Bsqueda por nmero de expediente.
Bsqueda de expediente por fecha, por remitente, por asunto, etc.
A esta pantalla del sistema tiene acceso cualquier usuario visitante de la web que desee consultar el estado de su documento, si usted conoce el nmero de registro de su documento, podr digitarlo en el cuadro de texto correspondiente y obtener el trmite y estado actual de su documento. Si por alguna razn no cuenta con el nmero de registro de su documento puede buscar su documento teniendo en cuenta otros parmetros, para esto ingrese al link BSCALO AQU y le presentar el siguiente formulario:
Figura 11: Formulario de bsqueda de documentos
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Aqu podr elegir los parmetros que usted crea conveniente y luego de hacer click en el botn BUSCAR; el sistema mostrar una lista de los documentos que se ajustan a sus requerimientos.
Figura 12: Exploracin de documentos
2. Click para ver su trmite.
1. Seleccione su expediente.
En esta lista de registros usted deber seleccionar el documento deseado y luego hacer click en el botn Ver trmite Y obtendr el trmite de su documento.
Figura 13: Formulario de hoja de tramite
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 USUARIO REGISTRADO Para ingresar al sistema como usuario registrado, en la primera pantalla principal del sistema debe hacer click en el link Ingresar al Sistema, luego de lo cual el sistema le pedir llenar sus datos de ingreso correspondientes en el formulario.
Figura 14: Ingreso a SISGEDO
1 Ingrese su usuario 2 Ingrese su contrasea 3 Ingrese cdigo de verificacin 4 Click para ingresar
El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:

Figura 15: Escritorio de trabajo del usuario
Salir del sistema
Iconos de acceso rpido para ingresar rpidamente a las opciones ms usadas del sistema.
Las opciones ms usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo.
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DOCUMENTOS EN PROCESO
Figura 16: Icono documentos en proceso
Administrador [ADMIN]
DOCUMENTOS EN PROCESO
Esta opcin es la misma del sub men En proceso del men Documentos. En esta opcin tendr acceso y se mostrar todos los documentos en proceso que tiene el usuario. Luego de hacer click en Documentos en Proceso se mostrar el siguiente cuadro de bsqueda de documentos:
Figura 17: Bsqueda de documentos en proceso
En esta pantalla podr digitar el nmero de registro de documentos que est buscando o puede elegir el usuario del cual desea ver sus documentos en proceso. El Sistema solo le permitir efectuar alguna operacin con estos documentos siempre y cuando estn en su poder; es decir slo podr visualizar que documentos tienen en proceso otros usuarios de su misma oficina, pero no podr efectuar ninguna operacin con estos. Si usted desea procesar un documento que fue adjuntado a otro, debe colocar el nmero de registro que contiene al deseado y hacer click en el Check Ver adjuntados, esto le permitir procesar por separado cualquier documento adjuntado.
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Si desea ver todos los Documentos en Proceso, debe seleccionar la opcin Todos en Documentos del Usuario.
Figura 18: Bsqueda de documentos en proceso
Por defecto el sistema muestra su Nick o Nombre de usuario para que al presionar en el botn BUSCAR le muestre slo sus documentos en proceso en la siguiente pantalla.
Figura 19: Resultado de la bsqueda de documentos en proceso
NOTA: Los documentos que se muestran en un fondo de color verde, nos indica que ya han sido derivados y hace falta que sean recepcionados, los dems (con fondo blanco) los tenemos en proceso y debemos efectuar la operacin correspondiente con ellos. Las operaciones que podemos efectuar con estos registros se efectuarn mediante la siguiente barra de botones.
Figura 20: Barra de opciones de documentos en proceso
Editar Luego de seleccionar un registro mediante activar el campo check de la parte izquierda y pulsar el botn EDITAR, usted podr editar el registro con el fin de corregir algn dato mal ingresado. Esto ser solo posible s y solo s usted ha registrado el documento, de lo contrario el sistema le impedir efectuar cualquier modificacin. Detalle Si los datos que se muestran en la grilla no son suficientes, usted podr ver todos los campos y detalles del documento con este botn, previa seleccin del registro que desea.
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Buscar Al hacer click en este botn mostrar la misma pantalla inicial de bsqueda que se muestra cuando se ingresa a la opcin de Documentos en Proceso, que ya ha sido explicada al inicio de este apartado. Derivar Con esta opcin podr derivar sus documentos a otras oficinas que crea conveniente. Luego de seleccionado el registro o registros que desea derivar y hacer click en este botnCERRAR, se le mostrar el siguiente formulario:
Figura 21: Formulario de derivacin
Parte no editable del documento; solo informativo
Controles a rellenar para la derivacin (indicar el destino)
En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del documento que ha seleccionado de manera no editable, con el fin de asegurarse que es el documento que usted desea derivar. En la parte inferior, el sistema mediante campos y objetos editables le solicita el destino o destinos que tendr este documento. Usted debe seleccionar: 1. La forma del documento que derivar, si es el original o una copia del documento. 2. La Unidad Orgnica a la cual derivar el documento, sta podr seleccionarla directamente del combo o mediante la ventana de bsqueda al presionar el icono de bsqueda. Este objeto con su ventana de bsqueda se explica en el apartado OPCIONES GENERALES en el tema Objeto Bsqueda. En el campo detalle podr ingresar si as lo desea algn detalle del destino al que deriva del documento. Este campo por lo general deber ingresarse el dato correspondiente cuando usted derive un documento a la oficina Secretaria General - Trmite Documentaria con el fin de que este documento sea tramitado fuera de la institucin. En este campo podr detallar el destino de su documento. 3. Finalmente en el campo Provedo de atencin debe indicar las acciones que deber efectuar con el documento la oficina destino a la cual deriva el documento.
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Estos primeros 4 pasos, se puede hacer de manera repetitiva de acuerdo a la cantidad de derivaciones a realizar.
4. Luego de ingresados los datos antes mencionados, debe hacer click en el botn Aadir para que se
aada un registro de derivacin al documento.
5. Presione el botn Grabar Derivaciones, para que se graban en la base de datos los registros.
Luego de presionar el botn Grabar derivacin se le mostrar la siguiente pantalla.
Figura 22: Mensaje de documento derivado
Terminar derivacin de documento, le devolver a la pantalla de la grilla con sus expedientes en proceso.
Explorar documentos en proceso, se mostrar la pantalla inicial de bsqueda de expedientes en proceso en la cual podr establecer los parmetros correspondientes.
Archivar Esta opcin le servir para archivar sus documentos que ya los ha atendido. Luego de seleccionar el registro o registros que desea archivar, y pulsar el botn ARCHIVAR se le presenta el siguiente formulario.
Figura 23: Formulario para archivar documentos
En la parte superior se muestra la lista de registros que sern archivados y en la parte inferior, el sistema le solicita el archivador donde archivar el documento y las ltimas acciones tomadas al archivar. Los archivadores debe crearlos en el men principal Catlogos y sub men Archivadores.
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Eliminar Derivacin Con esta opcin podr eliminar las derivaciones grabadas realizadas a destinos equivocadas. Luego de seleccionar slo los documentos derivados, hacer click en el botn eliminar derivacin y mostrar un mensaje del sistema.
Figura 24: Formulario de eliminacin de derivacin
Si confirma mediante aceptar que est seguro de la eliminacin de estas derivaciones, el sistema eliminar solo las derivaciones seleccionadas. Adjuntar Esta opcin le sirve cuando desea adjuntar uno o varios documentos en otro. Esto se efecta para aquellos documentos que se relacionan con otros, permitiendo as que se efectan las operaciones slo ya en el documento contenedor de todos. Luego que ha seleccionado los registros que desea adjuntar y hacer click en el botn ADJUNTAR, el sistema presentar el siguiente formulario:
Figura 25: Formulario para adjuntar documentos
En la parte superior muestra la lista de registros que se van a adjuntar y en la parte inferior el sistema le solicita el registro del documento hacia el cual sern adjuntados los documentos; as mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los documentos, luego procede a grabar esta operacin.
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 NUEVO DOCUMENTO Con esta opcin podr ingresar un nuevo documento al sistema para efectuar el trmite correspondiente.
Figura 26: Nuevo documento
Hacer click en esta Nuevo Documento y se mostrar el siguiente formulario solicitndole los datos necesarios para su nuevo documento.
Figura 27: Registro de nuevo documento
Tipo de prioridad Origen del documento Documento de unidad orgnica o documento personal Fecha del documento Para cada tipo de documento, la primera vez que te registra SISGEDO permite que le escriba el nmero del documento, para las veces posteriores automticamente asigna el nmero. Ver nota pag. 20 Tipo del documento Para conocer ms sobre las unidades orgnicas y de siglas remtate a:
http://sisgedo.regionpasco.gob.pe/siglas/index.htm
Asunto
N de folios Controles para derivacin (opcional)
Grabar el nuevo documento/expediente y las derivaciones si las hay
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Algunos datos necesarios entenderlos y a tener en cuenta en esta pantalla son los siguientes: En la seccin ORIGEN debe seleccionar si su documento es interno o externo; as mismo si es de tipo Personal. Usted podr notar que segn lo que elija los datos siguientes solicitados son activados o desactivados. Por ejemplo en la pantalla anterior, el origen del documento es interno, por tanto los campos Unidad Orgnica, Firma y Cargo no son editables ya que el sistema los asigna automticamente segn el usuario que est ingresando los datos. Si no es un documento personal el sistema coloca el nombre del jefe o representante de la oficina, asumiendo as que el documento que se ingresa, es institucional pertenece a la oficina, por lo tanto quien firma es el jefe de la oficina. Por otro lado, si selecciona el check indicando que es un documento personal, el sistema cambiar los datos de quien Firma y el Cargo, colocando all los datos correspondientes al usuario que ingresa el documento, tal como muestra el siguiente formulario:
Habilitado como personal
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Es importante que usted se asegure que estos datos, tanto cuando se trata de un documento personal como un documento institucional (el nombre del responsable de la unidad orgnica, su cargo), sean los correctos, de lo contrario comunique al administrador del sistema. En el formulario que se muestra a continuacin se ha activado el origen del documento como Externo.
Habilitado como externo
Listado de entidades externas
Vemos ahora que los datos solicitados por el sistema cambian, ahora el sistema solicita la Unidad Orgnica, el Detalle, quien Firma y el Cargo de quien firma. Entonces estos datos ahora ya, cuando el documento es externo, es necesario ingresarlos. En el campo Detalle puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la Entidad Externa origen del documento. En la seccin Datos del Documento, considere tambin que segn el origen que ha elegido, el sistema asignar el nmero correlativo de los documentos segn su tipo. Es decir, si usted indica que el documento que est ingresando es de origen interno, el sistema asignar el nmero correlativo en forma automtica segn el tipo de documento que seleccione, de la misma manera ser si el documento es de origen interno y a la vez de tipo personal. NOTA: El sistema controla de forma automtica los nmeros correlativos de los documentos segn su tipo. La primera vez que seleccione un tipo de documento, el sistema le asignar el nmero 1, solo en esta ocasin usted podr cambiar este nmero para indicarle al sistema qu nmero le corresponde generar en ese tipo; a partir de ese momento el sistema lleva el control de los correlativos de ese documento y ya no
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 se le permitir modificar. Por lo tanto asegrese bien del nmero correlativo que le corresponde ingresar la primera vez segn su tipo de documento elegido. En esta misma pantalla de ingreso del documento, existe la seccin Destino(s) - Derivacin del documento donde usted podr, si lo desea, derivar su documento en el mismo momento que lo est registrando. Por lo tanto al dar por registrado su documento ya aparecer como derivado.
DOCUMENTOS POR RECIBIR

Figura 30: Formulario principal SISGEDO
DOCUMENTOS POR RECIBIR
Esta opcin es la misma del sub men Por Recibir del men Documentos. Aqu usted podr visualizar y recepcionar los documentos que han sido derivados a su usuario u oficina Al hacer click en esta opcin se presenta el siguiente formulario:
Figura 31: Formulario de documentos por recibir
En este
Recibir un documento dirigida a la unidad orgnica o a un usuario en particular
formulario debe digitar el Registro y seleccionar los Documentos del Usuario (Su usuario o Todos).
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Luego debe hacer click en el botn Buscar y aparecer un cuadro de bsqueda.
Figura 32: Formulario de documentos por recibir
Recepcionar. Para dar por recibido los registros seleccionados. Si se ha seleccionado varios registros, todos ellos pueden ser recepcionados en un solo paso
Buscar. Para buscar un registros a recepcionar.
Una vez que ha seleccionado los registros que desea recepcionar, debe hacer click en el botn Recepcionar y aparece el siguiente cuadro de registro:
Figura 32: Formulario de recibir documento
En esta pantalla debe verificar la lista de registros que sern recepcionados, luego de lo cual presiona el botn Grabar para recibirlos y estos documentos pasarn a estar en sus documentos en proceso. Si desea Buscar un documento por recibir en especial, puede hacer click para establecer los parmetros apropiados de bsqueda.
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DOCUMENTOS ARCHIVADOS / PROCESADOS

Figura 34: Formulario principal
DOCUMENTOS ARCHIVADOS/ PROCESADOS
Esta opcin es la misma del sub men Archivados del men Documentos. Aqu usted podr visualizar los documentos archivados/procesados por usted y su oficina. Hacer click en esta opcin se presenta el siguiente formulario:
Figura 35: Bsqueda de expedientes archivados
En esta pantalla debe seleccionar el usuario y el archivador de los cuales desea visualizar los documentos archivados. Hacer click en el botn Buscar y aparece el siguiente cuadro de bsqueda.
Figura 36: Resultado de la bsqueda
Todos los documentos archivados/procesados (se incluyen aqu los que han sido adjuntados a otro documento) se muestran en esta lista.
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Si desea devolver a EN PROCESO algn documento debe seleccionarlo luego hacer click en la opcin Devolver a En Proceso y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin:
Figura 37: Mensaje
Si usted confirma el proceso, los documentos seleccionados pasan a estar nuevamente en el estado EN PROCESO.
BUSCAR
Seleccione esta opcin para buscar documentos segn diversos parmetros de bsqueda.
BUSCAR
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Al Hacer click se mostrar el siguiente formulario de bsqueda que pertenece al submen Explorar Documentos del men principal Buscar.
Figura 39: Formulario de bsqueda de documentos
Al establecer los parmetros adecuados segn lo que requiera, el sistema efectuar la consulta y mostrara la lista correspondiente de los documentos que se ajusten a sus requerimientos.
Figura 40: Formulario de resultado de la bsqueda
Permite ver la hoja de trmite del registro seleccionado
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En esta pantalla de resultados, podr elegir el documento que desee y visualizar su trmite y situacin actual, al presionar en el botn Ver Trmite.
Figura 41: Hoja de tramite
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CAMBIAR CONTRASEA
CAMBIAR CONTRASEA
Cada usuario que se registra en el sistema, para su acceso se le asigna una contrasea, de acuerdo al criterio adoptado como estndar por el supervisor y administrador de SISGEDO. Luego que este usuario nuevo ingresa al sistema, debe cambiar su contrasea de acceso en esta opcin, con el fin de asegurar sus datos y que su cuenta de usuario no pueda ser usada por otras personas. Hacer click en esta opcin se presenta el cuadro de registro.
Figura 43: Formulario de actualizacin de datos y contrasea
En este cuadro muestra los Datos Personales correspondientes al usuario, los que slo podr visualizarse. Como usuario usted debe asegurarse que estos datos se encuentren registrados correctamente, de no ser as comunquese con el Administrador del Sistema. En la seccin Datos de la Cuenta, usted podr modificar su Password o Contrasea y luego hacer click en el botn Actualizar para grabar los cambios efectuados.
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Manual de Usuario SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA - SISGEDO 2.0.0 Una vez efectuada esta operacin, su prximo ingreso al sistema debe ser con su nueva contrasea.
CATLOGOS
En este men, podr registrar y controlar sus Archivadores, Tipos de Documentos, Formas de recepcin y Tipos de Prioridades, segn las opciones del submen que usted elija.
CATLOGOS
El manejo de todos estos submens es el mismo. Al hacer click en cualquiera de ellos aparece primero la pantalla de bsqueda, luego de lo cual, si lo desea establece algunos parmetros de bsqueda o los deja en blanco y presiona Buscar; aparece la pantalla con la lista de todos los registros grabados. En esta lista ya podr editar eliminar o ingresar nuevos registros.
Figura 45: Formulario de bsqueda de archivadores
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SUB MEN: ARCHIVADORES Si deseamos agregar un nuevo Archivador, debe dar un click en la opcin Nuevo Archivador, entonces se presenta el siguiente formulario, donde deber ingresar los datos solicitados.
Figura 46: Formulario de registro de nuevo archivador
Como puede notar, debe indicar si el archivador a crear es un archivador personal o institucional, el sistema muestra automticamente la oficina donde se crea el archivador. Usted debe ingresar la Descripcin y el Periodo al que pertenece. Luego debe presionar en el botn Registrar para que el archivador quede grabado y pueda ser usado al momento de archivar documentos. SUB MEN: TIPOS DE DOCUMENTOS En esta opcin registrar y controlar todos los tipos de documentos que se usen en el sistema. SUB MEN: FORMAS DE RECEPCIN En esta opcin se registran las formas de recepcin de los documentos. SUB MEN: TIPOS DE PRIORIDADES En esta opcin controlar los tipos de prioridades que se establecer para cada documento registrado.
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REPORTES
Debe elegir este men para imprimir o visualizar reportes. Al dar un click en esta opcin, el sistema presentar una lista de Reportes con sus respectivos formularios.
Figura 47: Formulario de registro de nuevo archivador
En esta pantalla, en la parte superior usted debe seleccionar el reporte que desea, luego de lo cual el sistema en la parte inferior le mostrar o solicitar los parmetros para dicho reporte. En estos parmetros, usted debe ingresar los parmetros que desee y luego presionar en el botn Imprimir para obtener su reporte.
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ADMINISTRACIN
A este men tiene acceso slo quien es el Administrador del Sistema. Los sub mens que contiene son los siguientes:
Figura 48: Pantalla principal Administracin
ENTIDADES EXTERNAS Para efectuar el registro y control de las Unidad Orgnicas externas desde donde proceden documentos hacia la institucin.
Figura 49: Formulario entidades externas
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SALIR DEL SISTEMA

SALIR DEL SISTEMA
Para salir del sistema o finalizar sesin, debe hacer click en cualquiera de estas opciones.
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COMUNICACIN CON EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA WEB

Para cualquier sugerencia, duda o crtica constructiva, puede comunicarse directamente con el Administrador del Sistema Web SISGEDO.
Para comunicacin con el Administrador del Sistema Web.
Al hacer click en el link, el sistema presenta la siguiente pantalla.
Figura 52: Formulario de mensaje nuevo al administrador
Aqu debe ingresar los datos solicitados y presionar el botn Enviar. Su mensaje ser recibido por el Administrador y recibir la respuesta correspondiente.
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GOBIERNO REGIONAL PASCO
Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
Sub Gerencia de Racionalizacin y Sistemas TIC
1. ING. KLEVER URIBE MELENDEZ GAMARRA.

PRESIDENTE DEL GOBIERNO REGIONAL PASCO.
2. CPC ANGLICA CAMPOS PURIS DE ZANABRIA.

GERENTE REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL.
3. ING. OSCAR EZEQUIEL ZENTENO LAZO.

SUB GERENTE DE RACIONALIZACIN Y SISTEMAS TIC.
4. BACH. ING. JOS SANTOS LIVIA UBALDO.

JEFE DE SISTEMAS TIC. 5. BACH. ING. GORKI
K VALERIO MATEO TEC. COMP. NATALY ANCO SALOME
EQUIPO DE PRODUCCION DE LA SGRSTIC
EL PRESENTE DOCUMENTO FUE ELABORADO POR EL EQUIPO DE PRODUCCIN DE LA SUB GERENCIA DE RACIONALIZACIN Y SISTEMAS TIC.
CERRO DE PASCO, MAYO DE 2012
3 5

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CENTRO DE SOPORTE SISGEDO Sub Gerencia de Racionalizacin y Sistemas TIC

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CONCEPTOS BASICOS DE SISGEDO

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Figura 1: Men Principal

SUB GERENCIA DE RACIONALIZACIN Y SISTEMAS TIC

Iconos de acceso rpido

Identificacin del usuario en el sistema. Si es un visitante se le identifica como ANONIMO.

NOTA: * Cada pestaa activa un submen.

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Campo check de seleccin de registros.

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Figura 8: Formulario de bsqueda

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Ingreso para usuarios registrados. Bsqueda por nmero de expediente.

Bsqueda de expediente por fecha, por remitente, por asunto, etc.

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Figura 12: Exploracin de documentos

2. Click para ver su trmite.

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El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:

Salir del sistema

Las opciones ms usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo.

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Parte no editable del documento; solo informativo

Controles a rellenar para la derivacin (indicar el destino)

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N de folios Controles para derivacin (opcional)

Grabar el nuevo documento/expediente y las derivaciones si las hay

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Habilitado como personal

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Habilitado como externo

Listado de entidades externas

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DOCUMENTOS POR RECIBIR

DOCUMENTOS POR RECIBIR

Recibir un documento dirigida a la unidad orgnica o a un usuario en particular

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Buscar. Para buscar un registros a recepcionar.

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DOCUMENTOS ARCHIVADOS / PROCESADOS

DOCUMENTOS ARCHIVADOS/ PROCESADOS