Apunte Prueba 1.Pdf0

TEORA DE SISTEMAS
Acadmico: Marianela Llanos Ortiz.
Versin 3.0
Universidad Arturo Prat
Departamento Ingeniera Industrial
ndice General
Captulo I Captulo II Captulo III Sistmica y Conceptos de Sistema Ciberntica de Organizaciones Modelo Sistema Viable 3 24 35
Teora de Sistemas
Captulo I
Sistmica y conceptos de sistemas
Teora de Sistemas
ndice Captulo I Introduccin El mtodo Cientfico Problemas para la Ciencia La Complejidad Las Ciencias Sociales La Administracin Ideas y Conceptos de Sistemas El Movimiento de Sistemas Metodologas Hard y Soft en el pensamiento de sis temas Participacin de la Ingeniera Industrial como disciplina de la gestin en estas problemticas El espectro metodolgico Metodologas Hard Metodologas Soft Conceptos de Organizacin y Estructura Organizacin Estructura Las Organizaciones y el Observador 15 17 18 19 19 19 21 5 5 5 5 6 7 7 11 13 14
Teora de Sistemas
Introduccin El enfoque de sistemas y su carcter holstico es un paradigma emergente para estudiar la complejidad de la presente sociedad. El mtodo cientfico con su enfoque reduccionista fue y an es, un paradigma dominante. Paradigma es usado en el sentido de una completa constelacin de creencias, valores, tcnicas que son compartidas por los miembros de una comunidad dada. Existen varios Enfoques de Sistemas. No es una disciplina monoltica, la var iedad de enfoques que reconocemos hoy, es la expresin del pensamiento de sistemas. Algunos enfoques son casi filosficos, otros son directas expresiones, de disciplinas como la ingeniera del control. El Mtodo Cientfico Al hacer uso del mtodo cientfico, se puede REDUCIR la complejidad y variedad del mundo real a experimentos cuyos resultados son validados por la posibilidad de REPETICIONES adicionales del experimento y de all construir nuevo conocimiento gracias a la REFUTACIN de hiptesis. El mtodo cientfico, como mtodo de la ciencia, se relaciona directamente con el desarrollo de la tradicin del pensamiento racionalista, como una forma de encontrar el conocimiento del mundo objetivo. Problemas para la Ciencia. El mundo real, es decir el mundo en que los fenmenos que distinguimos ocurren, obedece al universo de la fenomenologa. La ciencia, o mejor las disciplinas cientficas pertenecen al universo del discurso, en el cual creamos explicaciones de los fenmenos que distinguimos en el mundo. Lo que se quiere enfatizar es que el denominado mundo real no es ni fsico, ni qumico, ni biolgico, ni sistmico, solo presenta condiciones que nos permiten a los seres humanos distinguir fenmenos a explicar desde un mundo de abstracciones que dan origen a un mundo explicativo de los fenmenos que observamos. A este mundo explicativo es al que llamamos universo del discurso, y a l pertenecen todas las disciplinas de la ciencia, como tambin aquellas que no son denominadas cientficas. El trabajo del mtodo cientfico, que ha demostrado gran efectividad para atacar y explicar fenmenos naturales, ha mostrado su debilidad al enfrentar o explicar fenmenos que se caracterizan por su gran efectividad para atacar y explicar fenmenos que se caracterizan por su gran complejidad, o por la presencia activa de los seres humanos. El predominante paradigma cientfico se encuentra con tres grandes reas problemas: La Complejidad, La Administracin y Las Ciencias Sociales. La Complejidad Nuestro reconocimiento del mundo es necesariamente dividido en diferentes materias o disciplinas. Estas cambian as como cambian nuestro conocimiento, debido a que es el hombre quien las hace en forma arbitraria. Teora de Sistemas 5
Existen varios principios que subyacen a la clasificacin, ellos son: El orden histrico con que fueron apareciendo. El hecho de que cada una de ellas descansa en la que precede y prepara el camino para la que sigue. El creciente grado de complejidad de la materia en estudio, y La creciente facilidad con que los hechos estudiados por una ciencia en particular pueden cambiar. Otra dificultad relacionada con la complejidad est en cmo funciona la explicacin de la ciencia. Por ejemplo la fsica puede proporcionar una descripcin de los mecanismos de algunos fenmenos qumicos, pero no puede explicar la existencia de los problemas de la qumica como tal. A un nivel superior a la qumica, los problemas de desarrollo de embriones y problemas hereditarios son problemas de biologa. Las explicaciones en trminos de qumica aunque son bienvenidos, no explican la biologa; quedamos en un nivel de complejidad que se caracteriza por sus propios problemas autnomos. Para ilustrar lo anterior se expondr la siguiente cita de Popper: Yo planteo de que no hay proceso biolgico que no pueda relacionarse o correlacionarse en detalle con un proceso fsico y que no pueda ser analizado en forma progresiva en trminos fsico - qumicos. Pero ningn tema fsico - qumico puede explicar la aparicin de nuevos problemas. . . . . los problemas de los organismos no son fsicos; no son fsicas, ni leyes fsicas, ni hechos fsicos. Son realidades biolgicas especficas y son reales en el sentido de que sus existencias pueden causar efectos biolgicos. Por otro lado, llegando a un nivel mayor de complejidad, Pantin en el ao 1986 distingue entre ciencias restringidas y no restringidas. Entre las primeras encontramos la fsica y la qumica, y se caracterizan por estudiar fenmenos para los cuales se pueden realizar experimentos reduccionistas diseados en el laboratorio, y es probable testear mediante medidas cuantitativas, hiptesis de largo alcance expresadas en forma matemtica. Para las segundas los efectos bajo estudio son tan complejos que a menudo no son posibles experimentos diseados con controles. Las ciencias sociales debieran ser consideradas, al igual que la biologa y la geologa, como ciencia no restringida presentando para la ciencia y su mtodo un nuevo tipo de dificultad que esta ms all de la mera complejidad. Las Ciencias Sociales. Las ciencias naturales no restringidas se encuentran frecuentemente con fenmenos complejos que dificultan su estudio. Los problemas que involucran estos fenmenos generalmente se deben slo a problemas de instrumentacin, debido a que las variables son independientes de las predicciones. Distinto es el caso de las ciencias sociales, en las que se hace imposible encontrar regularidades objetivas ya que la interpretacin de los fenmenos dependen de las operaciones de quienes las estudian. Teora de Sistemas 6
Tambin se debe considerar que el componente central de estudio en las ciencias sociales es el ser humano, y an cuando nosotros lo despersonalicemos como un actor cumpliendo un rol, el ser el participante activo en el fenmeno inve stigado, aportando significados y modificando la situacin. Por lo tanto se hace fundamental considerar las percepciones de los actores involucrados en cualquier fenmeno social estudiado. Otro aspecto que se debe tener en cuenta respecto a las ciencias sociales es la dificultad de afirmar predicciones, debido a que el conocimiento de estas puede cambiar el comportamiento del fenmeno y por ende su resultado. La mezcla de efectos intencionados y no intencionados de las ciencias sociales no permite la generacin de leyes ni predicciones, lo que si se hace posible es la bsqueda de tendencias que nos entreguen la lgica de la situacin. Lo anterior nos ilustra que el mtodo cientfico, tan poderoso en las ciencias naturales, no ha sido an y no ser fcilmente aplicado a la investigacin de los fenmenos sociales. La Administracin. En general las llamadas Ciencias de la administracin son ms una disciplina prctica que una ciencia. Lo que persigue es rendimiento en vez de conocimiento. La nica disciplina relacionada con la administracin que hace uso del mtodo cientfico corresponde a la investigacin de operaciones. Esta no permite generar las decisiones irracionales que dentro del mbito de la administracin a menudo es buena, debido a que la I.O. entrega lo que se podra caracterizar como recetas racionales ptimas. Ideas y Conceptos de Sistemas. En primer lugar, definiremos el concepto de mayor relevancia que es sistema. Un complejo de componentes que interactan (BERTALANFFY) Un conjunto de objetos relacionados entre s (SINGLETON) Un todo organizado y complejo: una combinacin de cosa o partes que forman un complejo o todo unitario (KAST & ROZENWEING) Conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre s, contribuyen a un fin determinado (Diccionario) De acuerdo a estas definiciones un sistema debe contener elementos relacionados de manera tal que definan una entidad diferente a la mera aleacin de tales elementos. Esta definicin puede aparecer como generalizada. An cuando define y distingue lo que es de lo que no es un sistema, al mirar a nuestro alrededor vemos que casi todo se puede definir, desde un ngulo u otro, como sistema. La definicin de sistemas segn Russell Ackoff, profesor de la Wharton School de la Universidad de Pensilvania, es la siguiente: Un sistema es un conjunto de dos o ms elementos interrelacionados de cualquier especie; Consecuentemente, no es un todo indivisible, sino un todo divisible en sus Teora de Sistemas 7
componentes. Los elementos del conjunto y el conjunto de los elementos que forman un sistema tienen las tres siguientes propiedades. 1. Las propiedades o el comportamiento de cada elemento del conjunto tienen un efecto en las propiedades o el comportamiento del conjunto tomado como un todo. 2. Las propiedades y comportamiento de cada elemento, y la forma en que afectan al todo, dependen de las propiedades y comportamiento al menos de otro elemento en el conjunto. En consecuencia, no hay parte alguna que tenga un efecto independiente en el todo y cada una est afectada al menos por alguna otra parte. 3. Cada subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades: cada uno tiene un efecto no independiente en el total. En consecuencia, no se puede descomponer el total y por lo tanto, no se puede subdividir un sistema en subsistemas independientes. Debido a estas tres propiedades, un conjunto de elementos que forma un sistema siempre tiene determinadas caractersticas o puede mostrar cierto comportamiento que no puede exhibir ninguno de sus otros componentes o subgrupos. Un sistema es ms que la suma de sus partes. Visto estructuralmente, un sistema es un todo divisible; pero visto funcionalmente es un todo indivisible en el sentido que sus propiedades esenciales se pierden cuando se desmiembra. Las partes propias de un sistema pueden ser sistemas y cada sistema puede por s mismo ser parte de otro mayor. Una de las mayores virtudes del enfoque de sistemas es su aplicabilidad en un amplio rango de campos; justamente, porque en la casi totalidad de las reas del conocimiento y del que hacer, es posible encontrar sistemas. En el mundo real, los elementos interactan con otros de una manera compleja. Se establecen largas cadenas de relaciones que terminan por conectar elementos de la ms variada naturaleza y ubicacin con respecto a la clasificacin del conocimiento que ya poseemos. Prcticamente no existen elementos aislados en la naturaleza, puesto que de algn modo stos afectan y/o son afectados por otros elementos en algn momento. Continuando con el concepto de sistemas, incluimos en este al universo, que contiene todo en su interior. Frente a esto nos surge la interrogante sobre la utilidad de este concepto puesto que al empezar a identificar los elementos de un sistema guindonos por las relaciones que stos mantienen con otros, tendramos que terminar por incluir todo, o casi todo el universo. Sabemos que hacer tal cosa es posible y adems no conduce a nada. Sin embargo, el enfoque de sistemas no tiene ese objetivo. Para aclarar este primer misterio debemos hacer una distincin muy relevante en el estudio de sistemas. Existen dos reas diferentes, una es el universo de la fenomenologa y la otra es lo que se ha dado en llamar el universo del discurso, el universo de la fenomenologa es lo que comnmente llamamos el mundo real, esto es donde los fenmenos realmente ocurren. El universo del discurso en cambio, es aquel de nuestro entendimiento, el de la percepcin y conceptualizacin que nosotros hacemos de lo que sucede en el universo de la Teora de Sistemas 8
fenomenologa. Esto significa que an cuando los mecanismos fisiolgicos que hay detrs de nuestro percibir y razonar pertenecen al universo de la fenomenologa, su resultado, que es nuestro entendimiento, pertenecen al universo del discurso. Los sistemas no existen en realidad, estos pertenecen al universo del discurso, lo mismo que la fsica, la qumica y la ingeniera. Los sistemas son abstracciones del mundo que nos rodea. Esto indica que para identificar un sistema es necesaria la presencia de un observador en cuyo universo del discurso puedan formalizarse las representaciones de los elementos y de las relaciones que se perciban entre ellos. Dos observadores con distinta capacidad de observacin y/o razonamiento pueden definir dos sistemas diferentes, mientras observan el mismo conjunto de elementos. Esta situacin es lo suficientemente familiar a todos nosotros como para que necesite mayores explicaciones. Sin embargo, existe otra posibilidad donde dos observadores pueden identificar dos sistemas diferentes, an cuando sean igualmente perceptivos. Esto ocurre cuando los observadores asocian objetivos diferentes al sistema en estudio, situaciones de esta naturaleza son comunes en nuestro tiempo.
. . . es as como dos expertos generales de bandos opuestos, haciendo el balance despus de una batalla y habiendo observado prcticamente el mismo cuadro de esta, sacaron conclusiones muy diferentes. Lo que para uno fue bueno es exactamente lo que para el otro fue malo
Sin embargo, la mayora de las veces los observadores no necesitan discrepar tan marcadamente como en estos ejemplos para producir sistemas diferentes. Detengmonos por un momento en el proceso por el cual se produce la discrepancia. El observador al describir un propsito determinado al sistema, inicia un proceso que lo obliga a seleccionar de entre las relaciones conocidas aquellas que sean relevantes al propsito establecido. En el otro extremo de una relacin identificada como relevante, habr un elemento que deber pasar a formar parte del sistema. Probablemente, tal elemento tendr sentido dentro del sistema solo en cuanto a otras caractersticas que pueda poseer. De este modo y al final del ejercicio se ha seleccionado un conjunto de elementos que son un estereotipo de lo que existe en la realidad. Otro observador, o el mismo, pero con otro objetivo inminente, parte con otro criterio de seleccin y, si el ejercicio es bien llevado, deber terminar con un sistema diferente, puesto que habr usado las reglas para escoger entre los elementos y relaciones en el mundo real. El observador es por tanto una caracterstica fundamental del enfoque de sistemas. El observador es quien aporta el propsito del sistema y determina criterios de seleccin. Sin l, el sistema no puede definirse. Un detalle interesante de explicar aqu, es aquel de la seleccin que toma lugar haciendo uso de la descripcin del propsito del sistema en estudio. A la luz de este propsito la complejidad real de interacciones en el mundo real se nos revela de manera diferente dentro de una perspectiva que destaca ciertos aspectos y atena otros. Teora de Sistemas 9
Como resultado obtendremos una red de interacciones diferentes a la inicial donde un conjunto de elementos altamente relacionados entre s destaca del resto. Este conjunto es, en general el sistema. Sin embargo el proceso de estudio no termina aqu, la definicin del sistema requiere algo ms de precisin. Por ejemplo, en este conjunto de elementos dependiendo del uso del sistema, ser necesario distinguir entre aquellos elementos que establecen relaciones de mutua dependencia con el resto y aquellos que solo afectan en comportamiento del resto. Los primeros debern entenderse como partes del sistema, en cambio los segundos conformarn el medio ambiente del sistema. Es importante hacer notar que una de las tareas ms difciles es aquella de trazar la lnea divisoria entre stos. El observador es por lo tanto, un elemento esencial en el enfoque de sistemas. Por observador, no debe entenderse un ser voluntarioso y caprichoso capaz de cobijar los ms estrambticos propsitos, sino la interfase entre el universo de la fenomenologa y el entendimiento. El resultado del ejercicio de identificacin y seleccin que lleva a cabo el observador es la separacin de un conjunto de elementos relacionados entre s. Sin embargo, la tarea de identificar un sistema no estara definida con la precisin requerida si nos limitramos a exigir que las partes del sistema estuvieran relacionadas entre s. Es necesario agregar una distincin fundamental al carcter de las relaciones que se establecen entre los elementos que aparecen como relevantes al propsito que inspira al sistema. As mismo es necesario separar aquellos que no se ven influenciados por stos. Estos ltimos elementos constituyen el medio ambiente del sistema. El sistema no afecta en forma apreciable al medio ambiente mientras persigue un propsito. El proceso por el cual la separacin de estos elementos se lleva a cabo es lo que se conoce como identificacin de los bordes del sistema y por lo tanto concluye con la definicin del sistema. La definicin de los bordes del sistema es una de las etapas metodolgicamente ms interesantes del enfoque de sistemas. Desde el punto de vista metodolgico que debemos recalcar, es que la definicin del sistema requiere de esta etapa. Con el fin de aclarar la manera de identificar lo que pertenece al sistema, es de utilidad presentar otro concepto. Este es el concepto de clausura. La clausura se refiere a las relaciones que existen entre los elementos de un sistema. Ms precisamente se refiere a que las relaciones entre los elementos de un sistema deberan cerrarse en s misma. En otras palabras, la manera en la cual el sistema responde a una perturbacin exterior debe estar contenida en la red de relaciones que existe entre los elementos del sistema. Para encontrar la respuesta del sistema a un cambio en el medio ambiente debe bastar con conocer los mecanismos internos de interaccin del sistema. Si esto no es posible significa que el sistema no tiene clausura y, por lo tanto, deben encontrarse las partes y/o relaciones que expliquen tal respuesta. El concepto de clausura es de gran utilidad y se transforma en una herramienta metodolgica cuando se utiliza como criterio para establecer los bordes del sistema. Teora de Sistemas 10
El Movimiento de Sistemas. Una descripcin sistemtica de este mundo observado y un enfoque sistmico de sus problemas se encuentran en varias de sus diferentes disciplinas; todos estos esfuerzos en conjunto constituyen lo que se denomina El movimiento de sistemas. Es el conjunto de intentos en todas las reas de estudio por explorar las consecuencias del pensamiento holstico ms que reduccionista. El programa del movimiento de sistemas, puede ser descrito como una prueba a la conjetura de que estas ideas nos capacitarn para tratar los problemas del mtodo que la ciencia encuentra muy difcil, denominados problemas de complejidad organizacional. Podra haber sucedido que la exploracin del sistema holstico, se desarrollara en las diferentes disciplinas usando un lenguaje apropiado a cada uno de los diferentes temas. Lo que de hecho sucedi es que los temas en varias diferentes reas de estudio, desde la geografa, fsica y sociologa, han sido estudiadas usando las ideas y el lenguaje apropiado a sistemas de cualquier tipo. El principal logro de Ludwing Von Bertalanffy es una federacin libre de intereses similares, unidos por el concepto de sistemas. La mayor contribucin individual a es ta revolucin intelectual menor de los aos cuarenta es probablemente la de Norvert Wiener. Pero fue Bertalanffy quien insisti que en la emergencia de ideas en varios campos podran ser generalizadas en el pensamiento de sistemas, de ah que sea l el reconocido como fundador de este movimiento. El punto de vista de Bertalanffy, que podra ser considerado como su visin, fue que debera lograrse como resultado de su trabajo, una meta teora de sistemas de alto nivel en los diferentes campos, expresada matemticamente. Esta aspiracin se ve clara en los documentos de la fundacin de lo que hoy en da se conoce como Sociedad para la investigacin general de sistemas. La teora general, prevista por los fundadores, ciertamente no ha emergido, y la T.G.S. en s recientemente ha sido objeto de fuertes ataques, por parte de Berlinski y Liliefield. Incluso Naughton lo ha considerado una mescolanza de visiones internas, teoremas, tautologas y presentimiento. . .. El problema de la T.G.S. es que paga su generalidad con una falta de contenido. El progreso en el movimiento de sistemas parece ms bien venir del uso de las ideas de sistemas dentro de reas problemas especficos, ms que por el desarrollo de una teora englobadora. Aunque la T.G.S. no provee los medios de representar la totalidad del trabajo realizado en el movimiento de sistemas, la distincin hecha recientemente (entre el desarrollo del pensamiento de sistemas como tal y la aplicacin del pensamiento de sistemas dentro de otras reas, u otras disciplinas) puede ser entendida para entregar un mapeo razonable de toda la actividad del movimiento. Para construir el mapa de la Figura 1, se deben hacer algunas distinciones. En primer lugar hacer una distincin entre el desarrollo de las ideas como tal (por ejemplo la ciberntica), y la aplicacin de las ideas de sistemas dentro de una disciplina existente (como en el caso del reescrito de la geografa desde un punto de vista de sistema por parte de un gegrafo de Cambrige). Esto ofrece dos grandes reas en el trabajo de sistemas. En segundo Teora de Sistemas 11
lugar, dentro del trabajo de pensamiento de sistemas como tal, distinguir entre el desarrollo de ideas de sistemas puramente, tericas y sus interrelaciones y el trabajo basado en la nocin del desarrollo de las ideas en busca de la Ingeniera de Sistemas en el mundo real, usando la palabra en el ms amplio sentido. La T.G.S. es un ejemplo de lo primero y el desarrollo de las metodologas de la Ingeniera de Sistemas Hard, es slo un ejemplo del desarrollo del pensamiento de sistemas en intentos por resolver problemas. Existen otras, y esto nos lleva a una tercera distincin entre: a) La ingeniera de sistemas Hard como tal; b) El uso de sistemas para ayudar a la toma de decisiones (como en el caso de la investigacin de operacional) c) Usar el pensamiento de sistemas para abordar problemas no estructurados, Soft. Estas distinciones se presentan a continuacin. Estas siete actividades del movimiento de sistemas conforman el cuadro de la figura 1. Adems se indica cuales tienen mayor influencia sobre otra. Se puede ver que la ingeniera de sistemas Hard ha sido afectada en gran medida por el desarrollo de la teora del control y teora de la informacin, en la forma en que estas han sido desarrolladas por los ingenieros de comunicacin; y la ingeniera de sistemas, en s dio un poderoso mpetu al trabajo en la metodologa de sistemas Soft, para problemas no estructurados. Es significativo el hecho de que falta una flecha desde el 3.1 al 4.2; en todo el mundo de la ciencia administrativa RAN/O.R., no han sido afectadas por el desarrollo terico del pensamiento de sistemas. En apariencia ha sido ms sistemtico, a pesar de la insistencia del primer libro de Investigacin operativa en la comprensin que el enfoque de la I.O. es un ejemplo de un enfoque de sistemas, y el admirable sentimiento de la investigacin operativa est relacionada en gran medida con el sistema total y con todo lo que abarca dentro de las coacciones y constreimiento de tiempo y recurso. Las influencias explicadas son internas al movimiento de sistemas. Sin embargo las influencias tambin pueden ser extendidas a las que se relacionan con cuerpos externos del conocimiento. Esto se muestra en la figura 1, en lo que indica por ejemplo, que las mayores influencias en el anlisis de sistemas RAND, I.O., y ciencias de la administracin generalmente han sido los mtodos de las ciencias naturales, entendible esto dado el origen histrico de la investigacin operacional, la Economa y la Ingeniera. Es importante tener ahora el status de este mapa del movimiento de sistemas. Como tal no es un cuadro del movimiento de sistemas del mundo real; cualquier proyecto de sistemas del mundo real, bien puede atravesar varias categoras del mapa. En s, el mapa no es ms que un conjunto de distinciones lgicas. Es un cuadro del movimiento de sistemas que mapea la actividad de sistemas en el mundo real, sus esfuerzos intelectuales y su literatura y adems permite que cualquier trabajo y literatura pueda ser ubicado en el contexto como un todo. (Ver figura 1)
Teora de Sistemas
12
Figura 1. El Movimiento de Sistemas Metodologas Hard y Soft en el Pensamiento de Sistemas La observacin del desarrollo de lo que llamamos Sociedades Urbanas Modernas nos permite distinguir una aparente bsqueda en la mejora de la calidad de vida de sus componentes fundamentales; los seres humanos. Por lo menos eso se declara en los debates cientficos, polticos y econmicos y eso se pretende medir en los indicadores presentados en esas conversaciones. En general, los problemas como salud, educacin, justicia, etc. han acompaado al ser humano desde sus inicios de vida en comunidad. Mientras mayor es el nivel de desarrollo de una comunidad (en el contexto antes visto) estos fenmenos muestran mayor complejidad y cobertura. De esta manera se incrementa significativamente el costo social y obliga a desviar altos niveles de recursos para poder hacerles frente. Desde una mirada organizacional, en un contexto global de la estructura social, estas situaciones problemticas quiebran el enfoque actual que clasifica los problemas de este tipo como salud, justicia, educacin, defensa, etc. Transformndolo en un problema de todos. Desgraciadamente toda accin a aunar estas posiciones diversas en estrategias concretas, suelen llevarse a niveles de reuniones y comisiones intersectoriales en las cpulas ministeriales. All se establecen polticas y normas olvidando por lo general consolidarlas en acciones que produzcan cambios reales en la base social de la comunidad, que es donde estas problemticas se hacen sentir. Teora de Sistemas 13
Figura 2. El contexto del movimiento de sistemas Participacin de la Ingeniera Industrial como Disciplina de la Gestin en estas Problemticas. Antes hicimos notar que estas problemticas por lo general afectan a todos los seres humanos de una comunidad, careciendo de un nico dueo. La Ingeniera Industrial (como hoy se le entiende), es una disciplina de la ingeniera que enfrenta las organizaciones desde una perspectiva sistmica (el todo y las partes) y tiene por ende una participacin en estas problemticas. Lo que s se hace necesario distinguir es de qu modo participa en la regulacin de estos fenmenos: sus diferencias y semejanzas con las dems disciplinas participantes. La Ingeniera Ambiental, tiene como propsito en una mirada sistmica mantener los equilibrios entre la organizacin y su entorno aplicando sus conocimientos al desarrollo sustentable de la industria nacional y mundial. La formacin de este profesional lo faculta para desarrollar, dirigir, controlar, evaluar y en general planificar proyectos de ingeniera, que aporten soluciones tecnolgicas necesarias para prevenir, resolver y manejar problemas ambientales sobre el medio natural. Cuando se menciona a la Ingeniera Industrial, se refiere a ella como una rama de la ingeniera que bajo una mirada de sistemas, hace frente a problemas que se presentan en organizaciones de todo tipo, modelndolas, estudiando sus estructuras (sistemas de informacin) e interviniendo en ellas, siempre con el propsito de buscar la efectividad organizacional. Tambin, cuando se habla de organizacin se entiende como tal Una red de Teora de Sistemas 14
interacciones humanas que definen una unidad independiente de las personas que la componen (ESPEJO 1989). Frente a problemticas complejas, encontramos muchas instituciones reunidas en cosmovisiones diferentes y muchas veces desencontrados, las cuales se aglutinan en la estructura de la nacin al alero de los diferentes organismos ministeriales y de gobierno. La Ingeniera Industrial participa frente a las problemticas desde una mirada organizacional, buscando intervenir en el diseo o la adecuacin de la estructura para permitir acciones eficientes y efectivas de regulacin. Para lograr esto, y debido a la complejidad que enfrenta, se hace necesario previamente conocer estas problemticas, estructurarlas y modelarlas conceptualmente, previo a cualquier intervencin. (Ver figura 3)
Figura 3. El Espectro Metodolgico. (Espectro de problemas) En nuestra vida como personas inmersas en un ambiente social, tenemos diariamente sensaciones positivas y negativas de cmo se nos presenta el devenir. A las primeras emociones las llamamos oportunidades y a las segundas, amenazas. Tampoco podemos negar que tanto oportunidades como amenazas nos involucran preocupacin y esfuerzo, ya sea para alcanzar los ansiados deseos de logro de metas posibles, como tambin para solucionar los Teora de Sistemas 15
entuertos en que nos vemos envueltos. En resumen y a nuestro pesar, las oportunidades y las amenazas que observamos en nuestro medio terminan presentndonos un mundo problemtico que debemos solucionar para nuestra estabilidad individual y social. Esta condicin de los seres humanos, como es la de vivir solucionando problemas, nos transforma en constante analista de ellos. Esto obliga a la bsqueda de herramientas metodolgicas que nos ayuden a intervenir adecuadamente en el complejo mundo que nos rodea. Como un parntesis explicatorio cabe hacer notar que cuando se menciona metodologa se refiere a cualquier tipo de consejo dado a un analista de cmo ellos deberan proceder para intervenir en el mundo real (JACKSON & KEYS 1985) Estos problemas que enfrentamos diariamente tienen distintos orgenes y naturaleza, por tanto no podemos caracterizarlos como del mismo tipo, as como tampoco podemos encontrarles un mtodo nico de solucin. Desde la perspectiva del pensamiento de sistemas, es posible caracterizar los problemas del mundo real en un espectro cuyos extremos los componen por un lado los problemas llamados Hard o Duros, y en el otro los llamados Soft Blandos o Agiles. Una explicacin de este espectro de problemas se expone en la figura 4, especificando adems las caractersticas que identifican un problema en hard o soft. Como ejemplo de problemas Hard podemos presentar una dieta alimenticia y tambin la optimizacin de un proceso no industrial no extensivo en mano de obra. En el otro extremo, como ejemplos de problemas Soft debemos remitirnos a las problemticas relacionados con el comportamiento humano en sociedad. Corresponde explicar, para evitar confusin, que en general los problemas que distinguimos en el mundo real no son absolutamente Soft ni tampoco Hard. Ellos estn desplazados hacia alguno de los extremos del espectro, manteniendo en cierta medida caractersticas del otro. Es decir, podemos jugar con nuestro espectro desplazndolos desde cualquier extremo hacia el centro, dependiendo solamente de la naturaleza del problema percibido. Sin embargo, cuando de resolver estos problemas se trata, se originan dos pensamientos de sistemas bien definidos segn su tradicin. Ellos son el pensamiento de sistemas Hard, ms relacionado con las dcadas de los aos 50 y 60, y el pensamiento de sistemas Soft con mayor relacin a los aos 80 y la dcada que recin comienza. Los aos 70 y los primero de los 80 podramos considerarlos como una etapa de transicin entre ambas tradiciones. Con el propsito de ilustrar las diferencias entre estos pensamientos de sistemas, en el cuadro de la figura 3 se muestran las caractersticas que identifican a cada uno de ellos. Ambas tradiciones del pensamiento de sistemas han dado origen en la prctica a metodologas que permiten intervenir para solucionar los problemas del mundo. Estas metodologas son coherentes con los pensamientos que las originan y son conocidas (segn, CHECKLAND) como metodologa Hard y Soft.
Teora de Sistemas
16
Figura 4. Espectro metodolgico Metodologa Hard Las aproximaciones metodolgicas, asociadas a la tradicin del pensamiento de sistemas Hard, han sido dadas por el desarrollo de la investigacin operacional y el anlisis de sistemas. Sus caractersticas principales se enmarcan en el hecho que presentan slo un punto de vista frente al fenmeno en estudio y se basan fundamentalmente en modelos simblicos que buscan soluciones ptimas. Para ilustrar con un ejemplo estas metodologas, en la figura 4 se presenta lo propuesto por los autores Churchman, Arkoff y Arnof en 1957. Estos desencuentros entre analistas y los fenmenos que ellos enfrentaban, gener la preocupacin de muchos investigadores a postular una nueva forma de pensamiento de sistemas y en la prctica nuevas formas de metodologas, que dieran cuenta de estos vacos. De este modo se dio origen al pensamiento de sistemas Soft y en particular a las metodologas representativas de esta tradicin.
Teora de Sistemas
17
Figura 5. Metodologa Hard Metodologa Soft Estas metodologas son representativas del pensamiento Soft de sistemas y se enmarcan dentro de la sistmica. Se caracterizan por considerar la participacin de los diferentes actores involucrados en los fenmenos a estudiar. A partir de la interaccin hecha con las personas e instituciones involucradas se definen los sistemas relevantes, se caracterizan y se efectan modelos conceptuales. A partir de este aprendizaje, se presentan soluciones que cumplan con la condicin de ser sistmicamente deseables y culturalmente factibles. Muy lejos de nuestro inters est el dejar una sensacin de dos tradiciones de sistemas extremas y antagnicas. En la prctica estas tradiciones son complementarias y podramos decir que las metodologas Hard son un caso particular de las metodologas Soft en que slo se considera una visin particular en relacin al fenmeno en estudio. La metodologa Soft, segn Checkland, permite generar diferentes aproximaciones para materias especficas. Esto se puede notar en el trabajo de Brian Wilson (U. de Lancaster), quien dio una aproximacin metodolgica orientada al diseo de sistemas de informacin. Tambin Ral Espejo (U. de Aston) gener la que llam Metodologa Ciberntica, que ayuda a los analistas de organizaciones en la diagnosis y diseo de stas en un contexto de Efectividad organizacional.
Teora de Sistemas
18
Conceptos de Organizacin y Estructura. Organizacin. La organizacin de una unidad compuesta, es la configuracin de relaciones entre componentes que la definen como una unidad de una cierta clase. Es la configuracin de relaciones entre componentes lo que hace a una silla, silla y, por ende, miembro de la clase silla. La palabra organizacin viene del vocablo griego ORGANON, que significa instrumento, Maturana la usa para referirse a las relaciones entre componentes que son instrumentales en definir la entidad de clase de una unidad compuesta. La organizacin es definitoria de la clase a la cual pertenece la unidad compuesta, por lo tanto, la organizacin de una unidad es siempre un invariante; si la organizacin de la unidad cambia, la unidad se desintegra y otra u otras unidades aparecen en su lugar. Cuando algo se desorganiza ya no existe ms, se desintegra y pierde su identidad de clase. La muerte de un ser vivo consiste en la prdida de la organizacin propia de lo vivo en aquella unidad compuesta que era un ser vivo. En general, un sistema se desintegra, muere, cuando pierde la organizacin que define su identidad de clase. Estructura. Es una palabra que viene del verbo latino STRUERE, que quiere decir construir. Basndose en esto Maturana usa la palabra estructura para referirse al modo particular como una cierta unidad compuesta est hecha. La estructura de una silla es el modo como una silla est hecha como una silla particular. Es decir, los componentes y las relaciones entre ellos que concretamente constituyen a una silla como un miembro particular de la clase silla, es la estructura de una silla. Dos sillas, en cuanto a sillas deben tener la misma organizacin, puesto que son dos sillas, pero en cuanto a unidades distintas tienen distintas estructuras. La organizacin de una unidad es invariante mientras conserva su identidad, su estructura, en cambio puede variar, y de hecho est en continuo cambio en una unidad dinmica. Ms an, la organizacin de una unidad se realiza a travs de su estructura, por esto, si la estructura de una unidad cambia de modo que deja de realizar su organizacin, la unidad se desintegra y desaparece. Todo lo que a Uds. les ha pasado desde nios hasta adultos como seres humanos han sido cambios estructurales con conservacin de la organizacin homosapiens. Esto es aparente en el hecho que uno en general conserva el mismo nombre a lo largo de la vida, aunque el nombre a veces hace referencia a otras identidades de uno que si se pueden perder sin morir, como en el caso de las identidades que definen los distintos roles que uno juega o las distintas funciones que uno cumple.
Teora de Sistemas
19
En resumen: la estructura de una unidad puede cambiar sin prdida de identidad, la organizacin no. Las unidades simples no tienen ni organizacin ni estructura; solamente las unidades compuestas tienen organizacin y estructura. Lo que pasa a las unidades compuestas est siempre determinado por su estructura. El que los seres vivos sean determinados estructuralmente tiene las siguientes consecuencias: 1) QUE SU ESTRUCTURA DETERMINA LO QUE OCURRE EN ELLOS EN CADA INSTANTE. 2) QUE SU ESTRUCTURA DETERMINA QUE ADMITEN PERTURBACIN O COMO UNA INTERACCIN DESTRUCTIVA. COMO UNA
3) QUE UN AGENTE EXTERNO SOLO PUEDE DESENCADENAR, GATILLAR, EN ELLOS UN CAMBIO DE ESTADO O UNA DESINTEGRACIN QUE ESTA DETERMINADA EN SU ESTRUCTURA. No es la luz lo que determina lo que pasa en el ojo, es el ojo lo que determina lo que es la luz y lo que pasa con la luz. Un observador puede afirmar que hay una relacin entre algo que l o ella llama externo, la luz y los fotoreceptores tiene que ver con como ellos estn hechos, y es l como ellos estn hechos lo que especfica lo que puede perturbarlos. Si las clulas que llamamos fotoreceptores estuviesen hechas de otra manera tendran otros cambios y admitiran otras perturbaciones. Es el cmo est hecho el fotoreceptor lo que determina que sean ondas electromagnticas las que lo afectan y, dentro de ciertos lmites, que no sean ondas sonoras. Ahora bien, del mismo modo que el fotoreceptor, todas las clulas del organismo operan como sistemas determinados estructuralmente. Por esto, no debiera sorprendernos el descubrir que todo lo que ocurre en nosotros ocurre determinado por nuestra estructura bajo condiciones de continuo cambio estructural. Pero, si nuestra estructura, si el cmo estamos hechos determina lo que pasa con nosotros, debiera ser fundamental comprender como estamos hechos y que nos pasa con nuestra estructura a lo largo de la vida, para comprender como ocurre nuestro devenir y el devenir de nuestro conocer.
Las Organizaciones y el Observador La tnica predominante en la mayor parte de los estudios que hasta hoy se han realizado con respecto a las organizaciones de actividad humana, dan un sentido al referirse a ellas, como si hablaran de algo que existe independiente de las personas que observan o estudian este fenmeno, en otras palabras los transciende. Esto permite considerarlo como perteneciendo a un mundo de objetos. Por lo tanto, un observador (sujeto) solo debe representar la organizacin bajo estudio, su estructura, sus lmites y su medio. Obviamente, pensando de esta manera, cualquier observador independiente observar y representar ms o Teora de Sistemas 20
menos el mismo sistema acercndose a la verdad organizacional y por lo tanto la discusin se debe centrar en la forma de manipular ese objeto para lograr un rendimiento ptimo. Esto es lo que representa el pensamiento de Sistemas Duros (Checkland p., 1981,1990).
Figura 6. El observador en Sistmica El modo por el cual se observarn las organizaciones (Figura 6), es aceptando al observador que la define como un ser humano determinado estructuralmente con todas las implicancias y consecuencias biolgicas que ello le imprime al tratar de dar una representacin de verdad a algo que solo es configurado en l segn las distinciones que su propia historia de interacciones con el mundo y los dems seres humano le permiten. Por otro lado, adems de las dimensiones biolgicas establecidas, este observador no puede representar la organizacin como un objeto externo, ya que el nico modo por el cual tiene acceso a ella es por intermedio de los contactos que desarrolle con los dems observadores adscritos o relacionados con la organizacin. De este modo, la forma por la cual este observador puede tener acceso a la organizacin es acoplndose estructuralmente con ella compartiendo un medio, que tiene sentido para l en este espacio de interaccin. Entonces, el observador solo puede observar de la organizacin aquellas comunicaciones que el mismo distingue y que se dan entre la organizacin y el entorno que comparten lo que se devela -. Siguiendo esta idea, se puede inferir, que diferentes observadores con historias distintas, descubrirn obviamente organizaciones y estructuras distintas para el mismo fenmeno enfocado.
Teora de Sistemas
21
Figura 7. El observador como analista y sus mapas mentales. Ejemplificando (Figura 7) lo antes expresado que representa al modo blando de sistemas y suponiendo que el fenmeno en estudio lo representa una empresa productiva, ante cualquier descripcin o modelo de la empresa productiva, vale la siguiente interrogante: Este modelo corresponde al pensar o sentir del Directorio, la Gerencia, algn empleado de confianza, del Sindicato, los clientes o solo al capricho del Analista de Sistemas?
Las organizaciones y el Mtodo Cientfico Al parecer, toda esta problemtica nace al tratar el fenmeno organizacional de igual forma que los fenmenos naturales, aplicando el mtodo cientfico. Este mtodo y su caracterstica reduccionista, han demostrado ser muy poderoso para el estudio y generacin de leyes en los fenmenos de la naturaleza, pero se ha encontrado con problemas al tratar de dar cuenta de aquellos fenmenos relacionados con lo social y lo administrativo. Cuando se examina un fenmeno natural, o alguna reproduccin fsica hecha por el hombre siguiendo las leyes adscritas al comportamiento de la naturaleza y entregadas por la ciencia y su mtodo no se hace difcil consensuar en una comunidad de observadores el sentido, o los sentidos posibles de diferenciar en la constitucin de dicho fenmeno. Este fenmeno permite su estudio ya que no cambia su comportamiento segn nuestras predicciones, como si lo hace las personas adscritas a organizaciones de actividad humana. Esta definicin consensuada del fenmeno le da sentido y constituye al objeto, entregndole por ende una identidad. Como consecuencia de lo anterior se hace posible clasificar a todos aquellos objetos con la misma identidad dentro de una entidad de clase determinada, es decir, una organizacin. Es as como el vaso (genrico) y cualquier vaso (unidad) dentro de nuestra cultura sirve y se fundamenta en la contencin de lquidos para beberlos su identidad. Ms difcil se hace este estudio cuando del fenmeno organizacional se trata, debido a que se estudia el comportamiento de sujetos por sujetos y por tanto los sujetos estudiados Teora de Sistemas 22
pueden cambiar el modo de actuar segn los resultados del estudio, incluso mentir u ocultar intenciones, errores y aspiraciones. Y finalmente como las organizaciones de actividad humana son ideas de accin conjunta entre personas cargadas de subjetividad, sus estructuras no siguen leyes cientficas que sean posibles de formular sin tomar en cuenta la presencia de los observadores, y su validez slo muestra sentido en el medio que ellos comparten con el fenmeno organizacional, lo que representa el dominio de validez de las explicaciones y modelos planteados. Estas leyes o invariantes explicativas varan segn cambian las personas que componen la organizacin de actividad humana. De aqu que todo el desarrollo hacia el diseo organizacional ha seguido leyes empricas que al poco operar son refutadas, ya que solo representan experiencias particulares, de observadores particulares y en un dominio de accin tambin particular.
Teora de Sistemas
23
Captulo II
Ciberntica de organizaciones
Teora de Sistemas
24
ndice Captulo II Introduccin Eficiencia y Efectividad Conceptualizacin de la Ciberntica Ciberntica Principales Conceptos Control Ciberntico Concepto de Caja Negra Concepto de Retroalimentacin o Feedback La Retroalimentacin Negativa y Sistemas de Control Retroalimentacin Positiva Sistemas desviacin Amplificacin Modelo de Autoorganizacin 26 26 26 27 27 27 28 28 28 31 31 32
Teora de Sistemas
25
Introduccin Los sistemas de actividades humanas estn inmersos en ambientes que estn cambiando muy rpidamente. Los cambios sociales y tecnolgicos son responsables fundamentalmente por la turbulencia actual en el medio ambiente. Los sistemas de actividades humanas, se encuentran con desafos no experimentados previamente y su sobrevivencia depende de estos desafos. El rendimiento de un sistema de actividad humana no puede ser mayor que el nivel definido por su complejidad interna. El sistema puede, solamente hacer lo que su organizacin le permite hacer. Sin embargo, este nivel de rendimiento ser mantenido o mejorado solamente si la organizacin conoce como aumentar su complejidad a una tasa al menos igual a la tasa a la cual la complejidad prolifera en su medio ambiente relevante. De ah la necesidad de entender los sistemas de actividades humanas como organizaciones en un continuo proceso de aprendizaje. Eficiencia y Efectividad. Frecuentemente la eficiencia organizacional est relacionada a la idea de hacer como se debe las cosas y efectividad a hacer las cosas que se debe. Estas son interesantes definiciones, sin embargo ellas son tiles solamente si conocemos que es lo que se hace o si lo que se est haciendo es a lo que ellas se refieren. Inquirir acerca del qu hacer, de la organizacin, es equivalente a preguntar, En qu la organizacin est?, o, En qu negocio estamos? Si lo que nos preocupa es la eficiencia y efectividad organizacional, entonces es necesario prestar atencin sobre el qu hacer de la organizacin. El rendimiento de las actividades del qu hacer define el nivel al cual la organizacin absorbe la complejidad del medio ambiente. Todas las otras actividades organizacionales son servicio para, o administracin del quehacer organizacional. Es claro que la administracin puede cuestionar a travs del tiempo si el quehacer de hoy es el qu hacer correcto, considerando la viabilidad del mediano y largo plazo. Esa es la esencia del problema de efectividad. Conceptualizacin de la Ciberntica La ciberntica es la ciencia del control y de la comunicacin en el animal y en la mquina, tambin podra definirse como el estudio de sistemas abiertos en cuanto a la energa y cerrados en cuanto a la informacin y al control, es decir, sistemas de informacin hermticamente cerrados. Su rea de inters es el comportamiento, pretende encontrar los elementos comunes al funcionamiento de las mquinas automticas y al sistema nervioso de los seres humanos y desarrollar una teora que sea capaz de abarcar todo el campo del control y la comunicacin en las mquinas y en los organismos vivientes.
Teora de Sistemas
26
La ciberntica tiene sus propios fundamentos, el empleo de ella nos ofrece como ventaja la utilizacin de un vocabulario nico y un nico conjunto de conceptos adecuados para representar los ms diversos tipos de sistemas. Este conjunto de conceptos tiene correspondencia exacta en cada rama de la ciencia y por lo tanto puede ponerlas en relacin exacta. Ciberntica Alrededor de 1943, Norvert Wiener y otros profesores de la universidad de Harvard, iniciaron una serie de debates para esclarecer las llamadas casillas vacas en el mapa de la ciencia. La ciencia que en sus orgenes, se inici con generalistas (Gauss, Darwin, Newton), se estaba encaminando hacia especialidades aisladas y restringidas, dejando de lado fecundas reas fronterizas del conocimiento humano, que impeda al cientfico conocer lo que ocurra en otros campos de la ciencia. Para el estudio de estas reas Wiener propone el trabajo en equipo de cientficos de diversas especialidades con conocimientos razonables del trabajo de sus colegas para la creacin de una ciencia que orientara el desarrollo de todas las dems. Las primeras innovaciones en ingeniera, fsica, medicina y otras, exigieron mayores vnculos entre esos nuevos dominios (mayor intercambio de descubrimientos). Esta ciencia era la ciberntica: un nuevo campo de comunicacin y control. Principales Conceptos Stafford Beer, uno de los ms consagrados especialistas de la ciberntica de la segunda generacin, luego que Wiener, define ciberntica como: Ciencia de la comunicacin y del control, que permite que descubrimientos y conocimientos de una ciencia puedan tener condiciones de aplicacin a otras. H. Frank distingue tres reas en la ciberntica que corresponden a tres campos de investigacin de sistemas informales: los sistemas fsico, biolgico y el de las ciencias humanas, todos agrupados alrededor de la ciberntica general o formal. La ciberntica comprende la teora matemtica de los procesos y sistemas de transformacin de la informacin. Su ncleo est compuesto por los sistemas de control y de procesamiento de mensajes. Esto conduce a examinar la conducta especial de los sistemas: su autocontrol y los mecanismos o comportamientos diseados para llevar a cabo esta actividad Control Ciberntico. Para poder llevar a cabo esta funcin es indispensable que se desarrolle una capacidad de adaptacin con el medio o entorno que rodea al sistema, es decir, que lleguen a poseer los mecanismos necesarios para modificar su conducta a medida que las exigencias del medio lo requieran. Esto significa que el sistema deba estar capacitado para observar ese medio, para estudiar su conducta respecto a l e informarse de los resultados y consecuencias de esa Teora de Sistemas 27
conducta para la existencia y la vida futura de ese sistema. En otras palabras debe controlar, su conducta con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. La orientacin a la caracterstica ciberntica es a travs de autorregulacin u homeostasis. Esto se lleva acabo a travs de la Caja Negra. Concepto de Caja Negra La Caja Negra permite reducir la variedad de un sistema transformando los problemas complejos en cajas negras que podemos manejar a travs de sus inputs y outputs, este concepto forma parte importante dentro de la ciberntica ya que nos permite concentrarnos en los sistemas de control en s y no en los problemas existentes dentro del sistema. La caja negra como su nombre lo indica acta como un filtro, es decir, oculta al sistema para que el observador no se distraiga con los detalles, complejos, internos del sistema y coloque atencin en las entradas y salidas de l en coherencia con el propsito. Esto significa que quien est realizando el estudio no necesita ser experto en los diversos procesos internos del sistema a estudiar, por lo tanto la metodologa de cajas negras es una herramienta potente para el estudio de anomalas para los ingenieros industriales. Concepto de Retroalimentacin o Feedback Mecanismo segn el cual una parte de la energa de salida de un aparato vuelve a la entrada. Retroalimentacin, Feedback o retroaccin, es un Sistema de Comunicacin que produce una accin en respuesta a una entrada de informacin. Este sistema contiene dispositivos capaces de reaccionar a un evento externo, de un modo determinado, hasta alcanzar un estado particular. Ejemplo: La Segunda Guerra Mundial abri las puertas al desarrollo de la artillera area, surgiendo el concepto de Retroalimentacin o Feedback (un instrumento detectaba el patrn de movimiento del avin y se ajustaba a l, autocorrigiendo su funcionamiento. El movimiento del avin funcionaba como entrada de datos). El sistema de retroalimentacin, produce una reduccin tal en los errores del sistema hasta llegar a un nivel de HOMEOSTASIS (equilibrio permanente). La retroalimentacin sirve para comparar la manera como un sistema funciona con relacin a un patrn establecido para su funcionamiento. Tambin confirma el cumplimiento del objetivo, lo cual es esencial para el equilibrio del sistema. La retroalimentacin negativa y sistemas de control La retroalimentacin es opuesta al desvo, tendiendo a amortiguarlo. Accin por la cual el efecto refluye sobre la causa, trabndola. Se ha sealado que en general, los sistemas tienden a mantenerse en equilibrio, sea estadstico, u homeosttico (estado permanente) y que actan sobre ellos dos fuerzas: una que trata de impedir los cambios bruscos y otra que impulsa al sistema a cambiar, pero en forma lenta y evolutiva. Por otra parte, cuando hablamos de la comunicacin de retroalimentacin, sealamos que este tipo de informacin tiende a mantener al sistema dentro del programa o plan que este Teora de Sistemas 28
se haba fijado para alcanzar su objetivo. En otras palabras, cuando el sistema se desva de su camino, la informacin de retroalimentacin advierte este cambio a los centros decisionales del sistema y stos toman las medidas necesarias para iniciar acciones correctivas que deben hacer retornar al sistema a su camino original. En general, para su control apropiado, la comunicacin de retroalimentacin debe ser siempre negativa.
X F(X) (-) F (Y)
Figura 1. Funcin Retroalimentacin La figura 1, ilustra cmo la funcin de retroalimentacin negativa se agrega a la funcin de conversin a travs de la corriente de entrada para producir una corriente de salida modificada. En este caso, observemos que parte de la corriente de salida retroalimenta a la corriente de entrada. En el inferior F(Y) determina cunto y en qu forma ser retroalimentada la corriente de salida. La corriente de entrada X se encuentra representada por una flecha en sentido positivo, mientras que la retroalimentacin est indicada por una flecha negativa. En este caso, la corriente de entrada es reducida por la cantidad de retroalimentacin negativa y el efecto sobre la corriente de salida ser limitarla o modificarla. Generalmente un sistema con retroalimentacin es frecuentemente denominado sistema con circuito cerrado. Un buen ejemplo de este sistema de control a travs de comunicacin de retroalimentacin negativa es la conduccin de un automvil. Supongamos que viajamos de Santiago a Valparaso, y decidimos cruzar la recta de Casablanca a una velocidad de 100 Km. /H. Este es nuestro objetivo. En este c aso, la corriente de entrada X ser la presin que ejerce nuestro pie en el acelerador. La funcin de conversin F(X) ser el motor, especialmente aquellos subsistemas que se relacionan con la velocidad del vehculo. La corriente de salida Y ser justamente la velocidad. El marca kilmetros, al indicar nuestra velocidad (es decir, al medir la corriente de salida) acta como comunicacin de retroalimentacin, la que es captada por nuestro aparato sensor: la vista. Supongamos que el marca kilmetros indica 110 Km. /H. Entonces esta informacin captada por nuestra vista va al cerebro donde sufre una conversin F(y) y del cerebro sale una orden dirigida al pie que tenemos en el acelerador cuyo efecto ser corregir la presin que ejerce este sobre el pedal. As, a la presin inicial que constitua la corriente de entrada (x), la retroalimentacin aplica una nueva presin (esta vez negativa) cuya suma algebraica da como resultado una menor Teora de Sistemas 29
presin, es decir, una menor cantidad de energa como corriente de entrada. Indudablemente que, ante un cambio en la corriente de entrada, la corriente de salida tambin sufre un cambio: la velocidad disminuye. Si ahora llega a 100, que es nuestro objetivo, la comunicacin de retroalimentacin se hace cero. Esto significa que vamos bien encaminados. Toda esta operacin ser repetida cuando nuevamente recibamos una comunicacin de retroalimentacin que indique una nueva diferencia. Todo este mecanismo constituye lo que se ha dado en denominar sistemas (o subsistemas) de control. Generalizando lo dicho hasta aqu podemos distinguir varios aspectos o partes que constituyen un sistema de control. Ellos son: a) Una variable: que es el elemento o programa de objetivo que se desea controlar, en nuestro caso la variable la constituye la velocidad a que avanza el automvil b) Mecanismos sensores: que son sensibles para medir las variaciones o los cambios de la variable. En el caso presentado estos mecanismos sensores son el instrumento marca kilmetros, nuestra vista y las funciones interpretativas de nuestro cerebro. c) Medios Motores: a travs de los cuales se puedan realizar las acciones correctivas. En nuestro caso ellos son las neuronas y el sistema muscular que mueven el pie para una mayor o menor presin. d) Fuente de Energa: que entrega la energa necesaria para cualquier tipo de actividad. Por ejemplo la energa almacenada en nuestro cuerpo para poder llevar a cabo el movimiento de nuestro pie sobre el pedal. Tambin debemos considerar la energa que mueve al motor. e) Retroalimentacin: mediante la cual, a travs de la comunicacin de la variable por los sensores, se logran llevar a cabo las acciones correctivas. En el caso del automovilista, stas son las decisiones del cerebro, una vez que recibe la informacin (de retroalimentacin) proporcionada por el marca kilmetros y transmitidas por la vista y los nervios correspondientes. Estos cinco elementos se encuentran en cualquier sistema de control. Desafortunadamente, no siempre es posible identificar con facilidad las partes especficas del sistema a que corresponde cada una de estas actividades. Otra caracterstica de este sistema de control basado en la comunicacin de retroalimentacin negativa es que sus elementos (los cinco recin sealados) deben ser lo suficientemente sensitivos y rpidos como para satisfacer los requisitos especficos para cada funcin o elementos de control. A travs de este sistema de control, basado en la retroalimentacin negativa, los sistemas tienden a mantener una conducta relativamente estable, ya que este mecanismo est constantemente vigilando el comportamiento del sistema y est tomando las medidas necesarias para que se mantenga dentro de los lmites deseados. En otras palabras, se trata Teora de Sistemas 30
que la variable (nuestro elemento controlado) est oscilando siempre dentro de los valores o estados permitidos. Mientas el sistema se mantenga dentro de esos estados, no se tomarn acciones correctivas. Estas slo aparecern cuando la variable cruce y salga de los lmites impuestos. Estas ideas del control por retroalimentacin negativa han dado origen a numerosos sistemas de control por excepcin dentro de los sistemas sociales industriales. En general podemos sealar que, cuando se modifica la conducta del sistema y se dejan constantes los objetivos, nos encontramos frente a la retroalimentacin negativa. Cuando se mantiene la conducta del sistema y se modifican los objetivos entonces nos encontramos ante la retroalimentacin positiva. Retroalimentacin positiva Cuando la accin sigue a la recepcin de la comunicacin de retroalimentacin, va dirigida a apoyar la direccin o el comportamiento inicial, tenemos una retroalimentacin positiva. O, en otras palabras, como lo indicbamos anteriormente, cuando mantenemos constante la accin y modificamos los objetivos estamos utilizando la retroalimentacin en sentido positivo. Tratndose de la retroalimentacin positiva el control es prcticamente imposible, ya que no poseemos estndares de comparacin, pues los objetivos fijados al comienzo prcticamente no son tomados en cuenta, debido a su continua variacin. Como la conducta de la variable es errtica es difcil planear las actividades y coordinar stas con otras. Definitivamente, la retroalimentacin positiva tiende a eliminar todo esfuerzo de programacin y planificacin. La conducta humana muchas veces se ve influida por la retroalimentacin positiva. Se dice que un profesor da buenas o malas clases, de acuerdo con su audiencia. En efecto, cuando un profesor encuentra que su audiencia es motivante, el se motiva generalmente, elevando la calidad de su enseanza, especialmente en la presentacin de su materia. Esto hace que la audiencia se motive ms, informacin que es retroalimentada hacia el profesor quin le pone ms empeo y as sigue la cadena. Por el contrario, cuando el profesor encuentra que la audiencia no lo motiva, generalmente comienza a perder inters en la clase, lo que repercute en sus alumnos, los que menos se motivan y as contina el curso que puede terminar sbitamente por el abandono del profesor o de la mayora (o todos) sus alumnos. En ambos casos, el profesor consciente o inconscientemente ha actuado sobre la base de la retroalimentacin positiva. Tambin se puede observar una conducta similar en un candidato a una eleccin, cuando se enfrenta y habla en una manifestacin. El busca la reaccin de su auditorio a travs de alguna forma de retroalimentacin. Cuando la respuesta es de apoyo (retroalimentacin positiva) l se dejar llevar por sus impulsos, mientras que si recibe una retroalimentacin negativa, es probable que se conduzca con mayor cautela, si es que desea decir lo que tiene planeado.
Teora de Sistemas
31
Sistemas desviacin amplificacin Estos procesos (figura 2) parecen ser opuestos a aquellos en que la desviacin es corregida y se mantienen en equilibrio. Pero ambos tienen una caracterstica esencial en comn. Los elementos del sistema se influencian entre s ya sea en forma simultnea o alternativa. La diferencia est en que los sistemas desviacin correccin poseen una retroalimentacin negativa entre sus elementos mientras que los sistemas desviacinamplificacin poseen una retroalimentacin positiva. En general, es posible resumir las siguientes caractersticas de un sistema de control: 1. Un control estable requiere la presencia de la influencia de una retroalimentacin negativa. 2. Control estable de una variable en un punto fijo generalmente significa mantener a la variable de modo que no se aleje ms all de ciertos lmites aceptables alrededor de cierto punto. 3. Para que un control de cualquiera variable sea efectivo, el sistema de control debe ser diseado de modo que tenga respuestas que sean adecuadas para la aplicacin especfica que hace de l.
Entrada
Salida
Referencias Comparador Comparador
Figura 2: Modelo de Autorregulacin
Teora de Sistemas
32
Modelo de Autoorganizacin. La ciberntica nos permite construir modelos organizacionales que muestren una dinmica considerando aspectos internos y externos (Figura 3). Esto permite descubrir aspectos ineficientes o anomalas de una organizacin. Para entender el modelo explicaremos los elementos que en l se encuentran: La caja negra: representa el proceso de transformacin de la organizacin en donde podemos distinguir entradas o input que se traducen en materias primas, tecnologa, mano de obra, recursos econmicos, entre otros que son necesarios para el proceso de transformacin. Y salidas u output siendo estos el producto o servicio declarado en el propsito de la organizacin. Sobre la caja negra se encuentran las perturbaciones las cuales son variables no controlables por el administrador y que actan sobre el proceso de transformacin llevndolo a un estado de inestabilidad. Para que el sistema cumpla su propsito, el administrador debe contar con mecanismos de retroalimentacin, es decir debe medir la eficiencia y eficacia de ste. En los output de la caja negra se encuentran sensores que registran las salidas comparndolas con las referencias para saber si el sistema tiene la conducta deseada. Las referencias son estndares, ndices. o variables determinadas y cuantificadas por el controlador de la caja negra, es decir su administrador. Cada vez que existe una brecha entre salida y referencia el administrador interviene para realizar un ajuste a travs de dos caminos: o El primero modificando las variables de entrada, si con esta medida an no logra rectificar las salidas deber intervenir en la caja negra. o Deber abrir la caja negra y estudiar el proceso utilizando la metodologa de cajas negras. Hasta aqu hemos mirado la organizacin desde una perspectiva operativa o tctica siendo necesario considerar tambin el mbito estratgico. La alta gerencia se preocupa de mirar el paisaje organizacional y en base a esta informacin genera perturbaciones al administrador. Estas perturbaciones afectan las normas y polticas, es decir, se definen nuevas estrategias, se visualizan posibles amenazas y oportunidades del entorno.
Paisaje organizacional representa el mercado, las otras organizaciones del mismo rubro, polticas gubernamentales, otros mercados, entre otros. Teora de Sistemas 33
Finalmente se puede apreciar el mecanismo de adaptacin que contiene el ajustador de la organizacin y el ajustador de la retroalimentacin, es decir, estos representan las conversaciones entre la alta gerencia y el administrador para enfrentar amenazas y oportunidades considerando fortalezas y debilidades.
Figura 3. Modelo de Autoorganizacin Nuevas Tendencias: La ciberntica de segundo orden o ciberntica de la ciberntica nace unos treinta aos despus de la ciberntica de primer orden, a principios de 1970. La ciberntica de segundo orden estudia ya no solo el sistema o concepto ciberntico, sino tambin al cibernetista, es decir, al observador, como parte del sistema mismo. Esta nos introduce en la observacin del observador. El objeto de estudio pasa a constituirse en el observador observando su propia observacin. Von Foerster est interesado en explicar la naturaleza de la vida, los procesos cognitivos, el problema de la percepcin, del conocimiento de los objetos y la naturaleza del lenguaje, para lo cual incursiona en las matemticas la neurofsica, la computacin y la ciberntica. La ciberntica de segundo orden abre un espacio para la reflexin sobre el propio comportamiento y entra directamente en el territorio de la responsabilidad y la tica. Dado que se fundamenta en la premisa de que no somos descubridores de un mundo exterior a nosotros, sino inventores o constructores de la propia realidad, todos y cada uno de nosotros somos fundamentalmente responsables de nuestras propias invenciones.
Teora de Sistemas
34
Captulo III
Modelo de Sistema Viable
Teora de Sistemas
35
ndice Captulo III Modelo de Estructura Organizacional La Organizacin, su Administracin y su Medio El Sistema Viable y la Ley de Variedad Obligada Mecanismos para la Viabilidad Mecanismos de Adaptacin Funcin Inteligencia Funcin Cohesin Despliegue de la Complejidad de las Tareas Mecanismo de Monitoreo El modelo de Sistema Viable Recursividad Estructural 36 36 36 36 36 38 39 40 41 43 45
Teora de Sistemas
36
Modelo de Estructura Organizacional El modelo es propuesto como referencia estructural para apoyar a los responsables de la organizacin, corresponde al Modelo del Sistema Viable y representa un modo distinto al de la administracin tradicional de ver las organizaciones de actividad humana, que se ha basado en el organigrama. Esto es debido a que la carta organizacional (organigrama), como fundamento del estudio estructural, ha sido cada da ms sobrepasada por las complejidades internas y externas que deben enfrentar las organizaciones hoy. El modelo especifica aquellos criterios funcionales mnimos por los cuales un administrador puede disear las conversaciones que permitan regular las acciones que mantengan a la organizacin como teniendo una existencia separada, es decir, que se le identifique. Este modelo fue creado por S. Beer con el propsito de entregar una alternativa cientfica real para apoyar a la Administracin de las organizaciones de actividad humana, mediante el estudio de sus organizaciones, bajo la premisa de cumplir o buscar que cumpla con la condicin de perseguir su viabilidad como nico requisito. La Organizacin, Su Administracin Y Su Medio. La organizacin tiene sentido para un observador o un conjunto de observadores, quienes ordenan tareas, transacciones, productos y acciones segn una coherencia que le da la identidad. Por lo tanto la organizacin (desde este punto de vista) ser viable a medida que conserve estable la identidad definida. Esto ser as cuando esa identidad se distinga de lo dems, su medio. El punto de vista que ser examinado corresponde al del (de los) responsable(s) por la administracin de sta. De este modo se ha podido distinguir tres conceptos que son fundamentales en la situacin que define un sistema como viable: El Medio, que corresponde a lo que no es el sistema viable -su entorno-. El Sistema viable, que corresponde a una actividad humana definida por una comunidad de observadores que se renen para cuidarla. En particular se modelar el sistema definido por los responsables de la administracin de esta actividad. La Administracin, que corresponde al organismo (persona o personas) responsable por el cuidado del sistema viable. El estudio de la complejidad organizacional, en relacin a cada uno de los aspectos examinados antes (Medio, Sistema Viable y Administracin), lleva a la conclusin intuitiva que ella es mucho mayor en el medio que en el sistema viable y a su vez es tambin muy superior en el sistema viable si se compara con su administracin. Por lo tanto, la administracin debe efectuar diseos en las estructuras comunicacionales que permitan dar cuenta de este desbalance de complejidad. El Sistema Viable Y La Ley De Variedad Obligada. La herramienta fundamental para hacer frente al desbalance de complejidad corresponde a la ley establecida por R. Ashby y conocida como Ley de Requisito de Variedad. Ashby define la variedad como la medida de la complejidad, y postula que el nico modo de hacerle frente a la variedad perturbadora (regulacin y control de sistemas) es con una cantidad de variedad equivalente. En los casos en que la naturaleza de una situacin sobrepase en variedad a la otra se deben construir amplificadores y reductores de variedad Teora de Sistemas 37
entre las Comunicaciones de estas dos situaciones, de modo de equilibrar las variedades entre ellas. En particular cuando del diseo organizacional se trata, y dando cuenta del desbalance de complejidad entre administracin del sistema viable, el sistema y su entorno, se debern construir elementos que amplifiquen la variedad entre la administracin y el sistema viable por un lado, y entre el sistema viable y el medio por otro. Adems en el sentido inverso de las comunicaciones debern establecerse los filtros que reduzcan las correspondientes variedades. Para ilustrar que elementos sirven para disear filtros y amplificadores en organizaciones se darn algunos. Como ejemplos de dispositivos de amplificacin entre el sistema viable y el medio se tienen: La publicidad, promociones, cadenas de distribucin, publicaciones, etc. Como ejemplos de reductores de variedad desde el medio al sistema viable se pueden nombrar segmentacin de mercado, encuestas a consumidores, definir carteras de proveedores, etc. En lo relativo a amplificar la variedad de la administracin al sistema viable se pueden indicar: jefaturas, circulares, rdenes de trabajo, pizarras informativas, etc. Cuando se trata de filtrar la variedad del sistema viable hacia la administracin es posible utilizar elementos como: sistemas de informacin, jefaturas, pruebas (en el mbito docente), etc. Cuando aquello por modelar es la estructura organizacional, es importante considerar que el diseo conceptual de estos filtros y amplificadores de variedad estn definidos en los mecanismos reguladores de Adaptacin y de Monitoreo-Control (R. Espejo; 1988,1989) y en su conjunto dan origen al Modelo del Sistema Viable. Esto ser explicado con mayor extensin en los puntos que siguen. El Modelo del Sistema Viable. El modelo del Sistema Viable fue diseado por S. Beer y consta de cinco funciones: Implementacin, Coordinacin-Monitoreo, Cohesin, Inteligencia y poltica. 1. Funcin de Implementacin. La funcin implementacin (Figura 1), para permitir la flexibilizacin organizacional, debe tener un grado de autonoma de gestin por parte de sus responsables afn a las necesidades de adaptacin. En el hecho, en cualquier sistema de actividad humana, podemos observar que el proceso de implementacin implica una cascada de niveles con autonoma de gestin, cada uno absorbiendo parte de la complejidad de las actividades organizacionales, siempre dejando los niveles menores con la autonoma para responder a las rfagas tremendas de complejidad ambiente. Esto permite comprender el por que se hace tan relevante preocuparse tanto de la Universidad como un todo como de un Departamento acadmico en particular. Cada nivel estructural tiene para s mismo una alta complejidad de la que debe dar cuenta: Universidad, Facultad, Departamentos Acadmicos y Acadmicos.
Teora de Sistemas
38
Figura 1. Funcin de Implementacin Consecuentemente, se define un despliegue de complejidad. As los responsables del cuidado a cada nivel definen sus polticas a travs de las tareas a implementar y que son definidas por los responsables de las tareas a ese nivel de complejidad del sistema viable (ver figura 2.). La implementacin en el sistema viable se constituye por la definicin de varias partes o tareas (tambin llamadas subsistemas, operaciones o divisiones), cada una con la responsabilidad de amplificar sus polticas particulares. El problema de los responsables por la administracin del sistema viable es mantener la organizacin, esto es que las partes con autonoma definidas en su interior estn integradas segn la coherencia establecida para el todo. El quehacer organizacional identifica la tarea compleja del administrador y representa la identidad del sistema viable. Corresponde a una definicin en el lenguaje que hacen los responsables de la tarea o cualquier observador comprometido de alguna manera con la organizacin. Este quehacer, desde el punto de vista de los responsables, corresponde precisamente a la funcin de implementar las polticas del sistema de actividad humana por ellos definido. Se llamar a este quehacer la funcin de implementacin del sistema viable.
Teora de Sistemas
39
Figura 2. Despliegue de Complejidad 2. Funcin Cohesin Se est haciendo aquello definido como el quehacer organizacional de acuerdo a los estndares definidos por la administracin y acordados con sus ejecutores? El responder esta pregunta y los compromisos de accin que permitan que ello ocurra sita a los responsables del cuidado de la organizacin frente al control de las tareas del sistema viable. La Cohesin tiene como misin proveer a los administradores del sistema una visin sinptica en relacin al control sinrgico de las tareas que se han definido como aquellas necesarias para realizar la viabilidad organizacional. Su preocupacin es por el aqu y el ahora buscando situar al sistema viable en los criterios de estabilidad con su medio que se hallan definido. La integracin de las partes como un todo, es posible solamente si la estructura administrativa tiene requisito de complejidad para absorber la complejidad de la funcin de implementacin. Aspecto de la administracin, especficamente relacionados con la cohesin de la funcin de implementacin son agrupados bajo la funcin de cohesin (Figura 2). Una estrategia extrema para llevar a cabo control es comandar cada simple aspecto de la tarea para ser implementada.
Teora de Sistemas
40
Figura 2. Funcin Cohesin Esto significa una atenuacin extrema de la complejidad de las unidades operacionales; ellas no seran capaces para generar ms complejidad que la de la funcin de cohesin. Esto es el enfoque autoritario y esta en conflicto con la verdadera esencia de sta funcin. El otro extremo es dejar a las unidades operacionales hacer lo que ellas quisieran o les gustase hacer. Esto es el enfoque anrquico el cual le pena al todo. Entonces es sugerido que para polticas viables hay, a lo menos en teora, un nivel de comando, el cual mientras maximiza la autonoma de las unidades operacionales an permite el llevar a cabo los objetivos corporativos. Un mayor nivel que ste, implicara una atenuacin innecesaria de la complejidad operacional, impidiendo rendimiento. Si un menor nmero de comandos fueran usados las unidades iran fuera de control, tambin afectando el rendimiento. 3. Funcin de Coordinacin-Monitoreo La integracin de las tareas u operaciones definidas para realizar la identidad como un todo, es posible solamente si quienes administran tienen requisito de variedad para absorber la complejidad de dichas tareas. Aquellos aspectos de la administracin especficamente relacionados con el control de las operaciones son agrupados bajo la FUNCIN COHESIN (figura 2) como se mencion anteriormente. Existen diferentes estrategias segn las cuales es posible ejercer el control de las implementaciones. Ellas pasan desde lo autoritario hasta lo anrquico dependiendo ello del estilo de control por parte de los administradores y tambin del diseo de la estructura de gobierno. Teora de Sistemas 41
Una estrategia extrema para llevar a cabo el control (cohesin) es que quienes administran estn constantemente supervisando el desarrollo de cada simple aspecto de la tarea a ser implementada. Esto se entender, como control va comando y significa una atenuacin extrema de la complejidad de las operaciones. Si as fuera, los que llevan a cabo las tareas no seran capaces para generar ms variedad de accin que la que permitan efectuar quienes son parte de la funcin Cohesin, adems de las frustraciones que como personas sufren al ver coartadas las posibilidades de mostrar su capacidad e iniciativa. Este es el enfoque autoritario de administrar y est en conflicto con la verdadera esencia de dicha funcin. El otro extremo es que quienes ejercen el control (cohesin) dejen a los que llevan a cabo las operaciones lo que ellos quieran o les guste hacer. Esto es el enfoque anrquico de administrar el cual perjudica al todo. Entonces, es sugerido que para administrar polticas viables hay, a lo menos en teora, un nivel de comandar, el cual mientras maximiza la autonoma en la auto-administracin de las divisiones an permite el llevar a cabo los objetivos que los responsables del sistema viable se han definido. Una acentuacin en el nivel de control coercitivo (comando), hacia las operaciones, superior al que aconsejan una sana relacin humana y tcnica, implicara una atenuacin innecesaria de la complejidad de la operacin, impidiendo un rendimiento estable. Por otro lado, si se disminuye drsticamente esta forma de ejercer control, dejando el hacer a voluntad de las operaciones, estas iran fuera de lo esperado para la cohesin institucional, afectando tambin el rendimiento. Si como es esperado, se otorga a las diferentes operaciones la posibilidad de actuar y decidir con autonoma en su accin, existe el peligro de que los intereses particulares de cada operacin alejen su desempeo en relacin a los intereses de las otras operaciones, lo que producira fuertes oscilaciones frente a la cohesin institucional y al cuidado de la identidad global. Ello obliga a que los responsables del control, diseen sistemas que les permita coordinar las operaciones como un todo sinrgico. A esto es lo que se le conoce como funcin de coordinacin. Esta funcin es diseada de modo que permita lenguajes y protocolos de comunicacin y conversaciones entre operaciones que cuiden la consolidacin y cohesin del sistema viable en la realizacin de sus tareas. Mientras ms efectiva es la autorregulacin que permite la autonoma divisional, menores son las demandas sobre quienes efectan la funcin cohesin. De all que la Coordinacin se transforma en un elemento que les permite a los controladores atenuar la complejidad que es responsabilidad de la funcin cohesin (figura 5.). Solamente, por excepcin, cuando las divisiones no pueden llegar a acuerdo, el control es ejercido. Como ejemplos de posibles diseos de elementos componentes de funciones coordinadoras encontramos procedimientos de contabilidad, polticas de personal, procedimientos administrativos y sistemas de informacin. Todos ellos muestran algunas de las posibles formas de coordinacin para apoyar la autorregulacin en sistemas de actividad humana.
Teora de Sistemas
42
Figura 5: Funcin de Coordinacin-Monitoreo
La COORDINACIN filtra la variedad divisional haciendo que la tarea de quienes representan la funcin control sea ms aliviada. Sin embargo, esto no entrega respuestas acerca de la manera en que los recursos son usados. Para ello es necesario que los controladores se formulen las siguientes preguntas: Es el rendimiento de las divisiones acorde a su capacidad funcional? Son los criterios de rendimiento bien fundados en la realidad de las divisiones? Son las divisiones capaces de hacer ms, o estn ellas quizs desplegando sus recursos a una tasa peligrosa? Para responder estas preguntas la funcin de control debe tener una capacidad de MONITOREAR el rendimiento de las divisiones. El monitoreo no implica mayores comandos sino un esfuerzo espordico, inesperado pero conocido por las operaciones para hacer efectiva la verificacin de cualquier nivel de distorsin que ha perturbado la autorregulacin de ellas. Las auditorias, las inspecciones a la operacin y las verificaciones de calidad en planta representan algunos ejemplos de monitoreo. En general estos mecanismos no gozan de las simpatas a nivel operativo, sin embargo, ellos son necesarios para una cohesin organizacional. En la Figura 3, tenemos una representacin del mecanismo de coordinacinmonitoreo tal como lo presenta R. Espejo (Espejo 1989). 4. Funcin Inteligencia Est la organizacin -a juicio de los responsables de su manejo y cuidado- haciendo las cosas que le permitirn mantenerse en correspondencia con su medio? La bsqueda de respuestas a esta pregunta podra ser la mayor preocupacin de los Administradores del sistema y representa una continua tarea para los responsables del cuidado de cualquier organizacin de actividad humana. Los cambios en tecnologas, en las actitudes sociales y en muchos otros factores sugieren un continuo proceso de adaptacin. Los Teora de Sistemas 43
responsables de conducir este proceso son los encargados del hacer INTELIGENCIA en el sistema. Ellos deben buscar distinguir en el medio las situaciones que para la identidad organizacional definida, signifiquen oportunidades y amenazas y balancear estas con la capacidad de proyeccin que permitan las actuales actividades organizacionales. La inteligencia es el fundamento para la adaptacin de la organizacin y por tanto debe combinar un modelo del sistema constituido por sus actores -el que incluye a su vez un modelo de s mismo- en bsqueda de futuros de los estados distinguibles en el presente, construyendo escenarios futuros factibles -culturalmente y como proceso- con diferente grado de probabilidad. Sin embargo, esto obliga a un balance de recursos tales como: dinero, tiempo, vigilancia, atencin y recompensa entre la actividad de hoy y la anticipacin futura, como tambin un aprendizaje que permita abrir o despertar las potencialidades inhibidas de la actividad humana en la organizacin. El no hacerlo podra generar el colapso de ella. En general, la Inteligencia debe preocuparse tanto por las tendencias de lo que ocurre en aspectos como mercados, productos, tecnologas, precios y mecanismos de promocin como tambin de estar alerta a las novedades e innovaciones que se produzcan en el medio relacionado al sistema y modificar as su estructura organizacional interna a estos nuevos desafos. Esta misin de crear futuros involucra: La construccin de escenarios futuros con diferentes grados de probabilidad de ocurrencia. La existencia de una conciencia, por quienes gestionan el sistema, que la inteligencia no es ajena a la capacidad funcional de la propia organizacin. La necesidad de conseguir que las personas que integran el sistema adquieran los compromisos para fortalecer el desempeo personal en un clima concordante con las exigencias y polticas de la organizacin como un todo. Esto es lo que se entiende como aprendizaje organizacional.- Y finalmente que el proceso del hacer inteligencia debe ser: i) Imaginativo.- Debe estar alerta a novedades. ii) Iterativo.- Debe repetir constantemente el desarrollo de los modelos y tendencias. iii)Recursivo.- Involucra a todos los niveles estructurales de la organizacin. iv) Humano.- Toma en cuenta que el desarrollo organizacional es llevado a cabo por personas que cifran en su trabajo intereses, expectativas, deseos y esperanzas de premio. v) Continuamente abortivo.- Se debe estar alerta a cambiar los cursos de accin frente a nuevas novedades del medio. 5. Funcin Poltica Quienes definen las polticas no tienen la suficiente complejidad para lidiar con los detalles de una organizacin. Una efectiva definicin de polticas implica equilibrio entre las complejidades de la funcin de inteligencia y cohesin, esto es lo que se llama mecanismo de adaptacin (ver Figura 7). Esta es por lo tanto la manera efectiva de equilibrar las consideraciones de corto y largo plazo.
Teora de Sistemas
44
Mecanismo de Adaptacin. Los responsables por la administracin del sistema, para lograr una gestin efectiva, deben abrir un debate, entre quienes integran la organizacin, para responder y definir compromisos frente a las siguientes interrogantes: Cmo definir el quehacer de la organizacin para constituir lo que ella es? La organizacin, est haciendo aquellas acciones que la colocan en correspondencia con el medio que se ha definido, para permitir realizar la definicin anterior? La organizacin, est haciendo las cosas que ya se ha decidido que debe hacer, segn los diseos y estndares establecidos por sus administrativos y acordados con sus ejecutores? Las respuestas dadas a estas tres preguntas y la bsqueda de compromisos en acciones y recursos entre los integrantes que mueven estas tareas, comprometen la accin de delinear o direccionar en trminos constitutivos a la organizacin, y definen por tanto el sistema a hacer viable. La conduccin de este espacio de conversaciones descrito y los compromisos establecidos segn esto, representan el hacer polticas en la organizacin. El examen de las preguntas anteriores, lleva a distinguir dos naturalezas de complejidad distintas a enfocar cuando abrimos la conversacin por la conservacin de la identidad del sistema, una est enfocada al devenir y por lo tanto busca compromisos de futuro -al maana y entonces- y la otra enfoca el presente del sistema con compromisos por la accin da a da -el aqu y ahora-. Se denomina, como se mencion antes, Funcin Inteligencia o Inteligencia Ciberntica al dominio comprendido por el proceso de generacin de espacios futuros y a las conversaciones que dan origen a los compromisos para la materializacin de esos espacios. La Funcin cohesin o cohesin Ciberntico es el proceso de comunicacin mediante conversaciones que permitan dar cumplimiento a los compromisos por la accin mediante mecanismos que velen por ello. El hacer de polticas, apoyado en su accin reguladora a partir del mecanismo de adaptacin debe velar por el balance entre el hacer inteligencia y el hacer de cohesin, actuando por excepcin frente a los desequilibrios en los diseos de comunicacin entre estos dos procesos. Quienes definen las polticas no tienen la suficiente complejidad para lidiar con los detalles de la organizacin. Una efectiva definicin de polticas implicar equilibrar las complejidades entre las tareas de inteligencia y cohesin, significando lo que se llama el mecanismo de adaptacin (ver figura 6.) y representando por lo tanto la manera efectiva de equilibrar las consideraciones de corto y de largo plazo.
Teora de Sistemas
45
Figura 6. Mecanismo De Adaptacin
El Modelo Del Sistema Viable. (Figura 7) Al efectuar una sinapsis entre ambos mecanismos reguladores en un conjunto nico se da origen al modelo del sistema viable, el que se compone entonces de 5 funciones o subsistemas: i) Sub-sistema 1.- Funcin Implementacin. ii) Sub-sistema 2.- Funcin de Coordinacin-Monitoreo. iii)Sub-sistema 3.- Funcin de Cohesin. iv) Sub-sistema 4.- Funcin Inteligencia. v) Sub-sistema 5.- Funcin Poltica. Estos sub-sistemas o funciones descritos anteriormente representan los cinco criterios esenciales -planteados por S. Beer- que agregados a los mecanismos que permiten la regulacin se deben tener en cuenta frente a cualquier conversacin por el diseo de sistemas que se quieran hacer viables.
Teora de Sistemas
46
Figura 7: Modelo del Sistema Viable
Recursividad Estructural. Solo resta decir que debido a la cascada de niveles con autonoma descritos Beer reconoce lo que enuncia como el Teorema de los Sistemas Recursivos. Este teorema dice que Todo Sistema Viable contiene y est contenido en otro Sistema Viable . De esta manera el sistema enfocado y constituido por quienes cuidan la organizacin, poseer subsistemas, los que a su vez contendrn otros sub-sub-sistemas y as sucesivamente hasta la capacidad de distinciones de los observadores. Si se piensa en la universidad, podemos diferenciar dentro de ella sistemas que pueden ser considerados viables, como son las Facultades, las que a su vez se componen de otros sistemas viables que seran los Departamentos acadmicos. El final de la cadena la entregan los acadmicos quienes estn inmersos dentro de los Departamentos Acadmicos y que sin duda son sistemas altamente viables -tienen sistema nervioso.
Teora de Sistemas
47
Recursividad Figura 7.
Teora de Sistemas
48

Apunte Prueba 1.Pdf0

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Apunte Prueba 1.Pdf0

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

TEORA DE SISTEMAS

Acadmico: Marianela Llanos Ortiz.

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Sistmica y conceptos de sistemas

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

X F(X) (-) F (Y)

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial

Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniera Industrial