Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para controlar los documentos internos requeridos por el SGC y el SGSI de PROMPER; con el propsito de regular la elaboracin, revisin, aprobacin y distribucin de estos documentos; la identificacin de los cambios y el estado de revisin actual, la disponibilidad de las versiones pertinentes en los puntos de uso, la permanencia de documentos fcilmente identificables y la prevencin del uso no intencionado de documentos obsoletos. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalizacin y es fuente de consulta y aplicacin para las reas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPER. El procedimiento se inicia con la identificacin de la necesidad de elaborar o actualizar un documento y finaliza con el control permanente de la vigencia de los documentos. Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las Normas ISO 9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. Reglamento de Organizacin y Funciones de la Comisin de Promocin del Per para la Exportacin y el Turismo PROMPER, aprobado por Decreto Supremo N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 0142010-MINCETUR. Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPER, aprobado por Resolucin de Secretara General N 102-2008-PROMPER/SG y modificatorias. Directiva N 002-2008-PROMPER/SG/OPP. Lineamientos para la Elaboracin de Directivas de PROMPER. Directiva N 001-2012-PROMPER/SG/OAF Lineamientos para el procesamiento, entrega, actualizacin y publicacin de la informacin de acceso pblico, aprobada por Resolucin de Secretara General N 062-2012-PROMPERU/SG. Manual de Calidad de la Direccin de Promocin de las Exportaciones. Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la Calidad. Principios y Vocabulario. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnologa de la Informacin. Tcnicas de Seguridad. Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Informacin. Requisitos.

3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

4. GLOSARIO DE TRMINOS OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto OSI: Oficial de Seguridad de la Informacin RED: Representante de la Direccin SGC: Sistema de Gestin de Calidad SGSI: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalizacin UTIN: Unidad de Tecnologas de la Informacin 5. DEFINICIONES Para caso especfico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones: 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. rea: Se refiere tanto a rganos como a unidades orgnicas de una Entidad. Documento: Informacin y su medio de soporte. Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuacin a cualquier cambio o modificacin, del que se mantiene control en la distribucin de sus copias. Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versin, por lo cual ha perdido su vigencia.

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5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9.

Documento Interno: Documento generado en el SGC o en el SGSI de PROMPER para la realizacin y prestacin de los servicios y control del SGC o del SGSI. Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuacin sobre cualquier modificacin. Asimismo, su distribucin no se registra. Solo es de carcter informativo. Equipo de Trabajo: Por lo general son las personas directamente involucradas en el proceso y conocedoras de su magnitud y complejidad. Historial del Documento: Elemento de la estructura del documento que describe las modificaciones que han originado el cambio de versin del documento desde su creacin. Nivel de Aprobacin: Es el nivel mximo de aprobacin para un documento, segn su tipo.

5.10. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeadas. 5.11. Versin: Identifica el nmero de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuntas veces se ha modificado. Asimismo, se presentan las definiciones de los documentos internos de PROMPER: 5.12. Cartilla: Documento breve y elemental que explica como se realiza algn proceso o trmite. 5.13. Directiva: Son lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones derivadas de una o varias normas de mayor jerarqua. 5.14. Documento de Gestin Institucional: Documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza una organizacin y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misin, visin y objetivos. 5.15. Ficha de Indicadores de Gestin: Es un documento que define formalmente un indicador de gestin, cuyas caractersticas bsicas son: forma de clculo, periodicidad para la medicin y el seguimiento, la forma de representacin, los responsables y el resultado esperado, entre otros. 5.16. Formato: Documento que indica la informacin que debe registrarse para mantener evidencia de la realizacin de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o informacin se convierte en registro. 5.17. Gua: Es un documento que contiene el marco conceptual, las pautas bsicas, y eventualmente la metodologa, para la ejecucin de actividades especficas. 5.18. Instructivo: Es un documento que describe en forma detallada cada paso de una tarea determinada, clarificando la forma de realizarla, siguiendo una secuencia lgica que permite evitar errores en el proceso de ejecucin. Generalmente se constituye en un elemento de apoyo de un procedimiento. Indica el Cmo se lleva a cabo? Es corto, de fcil lectura y entendimiento, puede contener imgenes y otros elementos para ayudar a la comprensin. 5.19. Manual: Es un documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemtica, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y polticas de la Entidad. Un Manual tambin puede contener un compendio de documentos normativos, aprobados con anterioridad, y que se considera conveniente agruparlos para facilitar su acceso y disponibilidad para los usuarios. 5.20. Poltica: Es un conjunto de principios generales o directrices expresadas por la Alta Direccin de la Entidad, de cumplimiento obligatorio en la toma de decisiones, a nivel institucional. 5.21. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 5.22. Reglamento: Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos de carcter general dictada por la Alta Direccin de la Entidad y de cumplimiento obligatorio. 6. CONDICIONES BSICAS 6.1. Los tipos de documentos internos establecidos en PROMPER se encuentran detallados en el Anexo C: Tipos de Documentos Internos.La figura siguiente representa de manera esquemtica la jerarqua de los documentos internos de PROMPER.

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6.2.

El procedimiento para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los documentos de gestin institucional se encuentra regulado por las normas vigentes en la materia; sin embargo, para efectos del control de las versiones, se emplear la Lista Maestra de Documentos Internos que forma parte del presente procedimiento. Por consiguiente, la regulacin de dichos documentos no forma parte del presente documento. Para la elaboracin de los documentos internos, se conformar un Equipo de Trabajo designado por el rea, el mismo que deber definir la jerarqua del documento para determinar el alcance y los niveles de aprobacin requeridos, segn el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos. El formato y presentacin de cada uno de los documentos citados a continuacin deber contemplar lo siguiente: a. Los Reglamentos, Manuales, Guas, Procedimientos, Instructivos (solo cuando estos tengan aprobacin independiente) y Cartillas (de ms de una pgina) debern contar con una cartula al inicio del documento. b. En las Polticas, Reglamentos, Manuales, Guas, Procedimientos, Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin, Instructivos y Cartillas se deber sealar la versin del documento. Cuando se trate de Polticas, Reglamentos, Guas y Cartillas la versin del documento se colocar en la parte inferior izquierda a manera de pie de pgina. c. Los Manuales debern tener, a partir de la seccin de Introduccin, en el encabezado de todas sus pginas:el Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente. d. Los Procedimientos e Instructivos (que se aprueben de manera independiente) debern tener en la cartula o encabezado de la primera pgina su Cdigo, Versin, N de Pgina y logo de la Entidad. Asimismo, debern tener en el encabezado de las dems pginas restantes su Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente. Adicionalmente, los procedimientos debern tener en las pginas anexas el identificador del Anexo correspondiente. e. Los Manuales, Procedimientos, Formatos e Instructivos debern tener en el encabezado su Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente. Asimismo, los Formatos debern incluir el logo de la Entidad.

6.3.

6.4.

6.5. 6.6.

Todos los documentos internos sern identificados por su ttulo y/o cdigo. La codificacin de los documentos deber realizarse de acuerdo a lo siguiente; quedando exceptuados los Documentos de Gestin Institucional, Polticas, Reglamentos, Guas y Cartillas, los que no sern codificadas: 6.6.1 Codificacin de Directivas: XXXXXXXPROMPER/XXX/XXX Sigla de la unidadorgnica (e) Sigla del rgano (d) Sigla de la Entidad (c) Ao (b) Nmero correlativo (a) Descripcin de campos:

a. Nmero correlativo: Campo numrico de tres(3) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento. curso.

b. Ao: Campo numrico de cuatro(4) dgitos representado por un nmero secuencial que identifica el ao en

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c. Sigla de la Entidad: Campo alfabtico que identifica la sigla de la Entidad emisora del documento. d. Sigla del rgano: Campo alfabtico que identifica la sigla del rgano que administra el documento.Ver
Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.

e. Sigla de la unidad orgnica: Campo alfabtico que identifica la sigla de la unidad orgnica que emite el
documento.Ver Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas. El enunciado del documento ser el siguiente: Nombre del tipo de documento, seguido del nmero correlativo, separado por un guin(-), el ao en curso, separado por un guin(-), la sigla de la Entidad (con letras maysculas), separada por una raya en diagonal (/), la sigla del rgano que administra el documento (con letras maysculas); y de ser el caso, separado por un guin (-), las siglas de la unidad orgnica que emite el documento (con letras maysculas). 6.6.2 Codificacin de Manuales, Procedimientos, Fichas de Indicadores de Gestin e Instructivos. XXXXXXXXXX Nmero correlativo (d) Tipo de documento (c) Nombre del proceso (b) Sigla del rgano o unidad orgnica (a) Descripcin de campos: a. b. c. d. Sigla del rgano o unidad orgnica: Campo alfabtico que identifica la sigla del rgano unidad orgnica que administra y/o emite el documento. Ver Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas. Cdigo del nombre del proceso: Campo alfabtico de tres(3) caracteres que indica el nombre del proceso al cual hace referencia el documento. Cdigo de tipo de documento: Campo alfabtico de dos(2) caracteres que representa el tipo de documento. Ver Anexo C: Tipos de Documentos Internos. Nmero correlativo: Campo numrico de dos(2) dgitos representado por un nmero secuencial que identifica al documento.

6.6.3 Codificacin de Formatos: FO-XXXXXX

Nmero correlativo (c) Cdigo del nombre del proceso (b) Cdigo del tipo de documento interno (a) Descripcin de campos: a. b. c. 6.7. Cdigo del tipo de documento interno: Para efectos de este tipo de documento, el cdigo es FO. Cdigo del nombre del proceso: Campo alfabtico de tres(3) caracteres que indica el nombre del proceso al cual hace referencia el documento. Nmero correlativo: Campo numrico de tres(3) dgitos representado por un nmero secuencial que identifica al documento.

Para la revisin de los documentos internos, se deber definir previamente la modalidad de revisin, segn el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos; la cual, podr ser de aplicacin directa ya sea por mandato o normativa interna que tenga carcter de aplicacin obligatoria sin necesidad de requerir consenso de las reas. El otro caso, es de discusin pblica, en el cual participan las reas involucradas con la finalidad de manifestar su conformidad o comunicar sus observaciones o recomendaciones, y que amerite modificar el documento, previa evaluacin.

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6.8. 6.9.

Para la aprobacin de los documentos internos, se deber definir previamente el alcance del documento y el nivel de aprobacin, segn el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos. Los documentos aprobados entrarn en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin.

7. CONDICIONES ESPECFICAS 7.1. Los cambios (entre una versin y otra) que se realicen en los Manuales, Procedimientos e Instructivos sern identificados en el mismo documento, en el captulo: Hoja de Control de Cambios. En el caso de las Polticas, Directivas, Reglamentos, Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin, Cartillas y Guas, los cambios sern identificados por comparacin con la versin anterior. Cuando se realicen modificaciones en los procedimientos se deber colocar la versin vigente en la cartula o encabezado de la primera pgina y en el encabezado de todas las pginas. Cuando se realicen modificaciones en los formatos de los manuales y procedimientos se deber colocar la versin vigente en el encabezado, sin que esto implique la modificacin de los documentos de los que forman parte. En caso que el personal de PROMPER requiera imprimir copias de documentos, quedar bajo su responsabilidad la impresin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original. En caso que el personal de PROMPER utilice copias impresas de los documentos, quedar bajo su responsabilidad la utilizacin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original. El personal de PROMPER deber mantener legibles e identificables los documentos (fsicos) que se encuentran bajo su custodia, e informar al Jefe del rgano o unidad orgnica la prdida o deterioro. El Jefe del rgano o unidad orgnica distribuir las copias controladas (fsicas) de los documentos internos que estn dentro del mbito de su competencia, debidamente identificados como Documento Controlado, a travs de la Lista de Distribucin de Documentos (Vase Anexo F), en caso sea necesario, al personal que lo requiera. El Jefe del rgano o unidad orgnica recoger y destruir las copias (fsicas) de los documentos internos que estn dentro del mbito de su competencia, que hayan sido derogados. Para la aprobacin de los documentos internos, el rgano o unidad orgnica que emite el documento deber derivarlo va memorndum a la OPP, solicitando la aprobacin del nivel de aprobacin, de acuerdo a los niveles de aprobacin establecidos por tipo de documento. La aprobacin de los Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin e Instructivos (cuando estos no tengan aprobacin independiente) ser a travs de la aprobacin de los documentos internos que los contienen.

7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7.

7.8. 7.9.

7.10. El trmite de aprobacin consistir en el llenado de las firmas de los responsables, de acuerdo a los niveles de aprobacin establecidos por tipo de documento, para ser stos aprobados mediante Resolucin de Presidencia del Consejo Directivo o de Secretara General, segn corresponda. 7.11. La publicacin de los documentos internos ser realizada de la siguiente manera: a) Los documentos internos sealados en la Directiva N 004-2011/PROMPER/SG-OPP se publicarn en el Portal Institucional; b) Los documentos internos dirigidos a personas externas a PROMPER se publicarn en el Portal de Transparencia; y, c) Los documentos internos dirigidos a personal de PROMPER se publicarn en la Intranet de PROMPER. 7.12. El Jefe del rgano o unidad orgnica verificar que el contenido de la informacin publicada en el Portal Institucional o en la Intranet sea exactamente igual a la informacin entregada. De existir diferencias, coordinar la correccin inmediata con el responsable de la publicacin en los Portales o Intranet, segn corresponda. La verificacin de la informacin de los documentos internos publicados, que se encuentren dentro del mbito de la Directiva N 004-2011/PROMPER/SG/OPP sobre Lineamientos para el Procesamiento, Entrega, Actualizacin y Publicacin de la Informacin de Acceso Pblico; se realizar en la forma establecida en dicha norma. 7.13. La UPRA comunicar a los rganos y unidades orgnicas, las actualizaciones de documentos vigentes y derogados, cuando se d una variacin en la base documental de PROMPER.

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8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N Actividad Responsable

Elaboracin del Documento Identifica la necesidad de elaborar o modificar un documento (requerido por el SGC o del SGSI, segn corresponda) para un fin especfico, verificando la existencia de otros documentos relacionados y su alcance, a fin de determinar 1 correctamente el documento a elaborar. 1.1 Si se requiere elaborar un nuevo documento, contina en el paso 2. 1.2 Si se requiere modificar un documento existente, contina en el paso 4. 2 Define e identifica la jerarqua del documento. 3 Elabora el documento, contina en el paso 7. Modificacin del Documento 4 Solicita al Jefe del rgano ounidad orgnica la modificacin del documento. Evala si procede la solicitud. 5.1 Si la respuesta es S, contina en el paso 6. 5 5.2 Si la respuesta es No; comunica al solicitante, verbalmente o por medio de un documento escrito,la(s) razn(es) de la no procedencia de la solicitud. Fin del procedimiento. 6 Modifica documento. Validacin y Revisin delDocumento Revisa el documento ntegramente. 7.1 Si el documento es conforme;somete a discusin pblica, va correo electrnico o por convocatoria a una reunin, la versin preliminar del documento con la participacin de todas las unidades orgnicas involucradas en la aplicacin del documento, generando evidencia de que el documento fue enviado a discusin pblica; el otro caso, es de aplicacin directa ya sea por mandato o normativa interna que tenga 7 carcter de aplicacin obligatoria sin necesidad de requerir consenso de las reas involucradas. Luego procede en funcin a si existen observaciones al documento: 7.1.1. Si el documento tiene observaciones, deriva el mismo al equipo de trabajo, contina en el paso 8. 7.1.2. Si el documento no tiene observaciones, contina en el paso 10. 7.2 Si el documento no es conforme, comunica sus observaciones al equipo de trabajo para su modificacin. Regresa al paso 6. Analiza las observaciones o recomendaciones y obtiene informacin para la 8 modificacin del documento. Incorpora en el documento las observaciones o recomendaciones que 9 correspondan y lo entrega al Jefe del rgano o unidad orgnica. Aprobacin del Documento 10 Deriva documento, con las firmas correspondientes, ala UPRA de la OPP para su revisin, codificacin y trmite de aprobacin. 11 Revisa formato, congruencia y consistencia del documento, a fin de que ste no se contraponga a la normatividad interna o disposiciones legales vigentes. 12 Codifica el documento (cuando corresponda) y tramita su aprobacin.

Equipo de Trabajo

Equipo de Trabajo Equipo de Trabajo Equipo de Trabajo Jefe del rgano/ Jefe de laUnidad Orgnica Equipo de Trabajo

Jefe del rgano/Jefe de la Unidad Orgnica

Equipo de Trabajo Equipo de Trabajo Jefe del rgano/Jefe de la Unidad Orgnica Unidad de Planeamiento y Racionalizacin Unidad de Planeamiento y Racionalizacin Unidad de Planeamiento y Racionalizacin Unidad de Planeamiento y Racionalizacin Unidad de Planeamiento y Racionalizacin

Archivo del Documento Archiva en medio fsico y digital el documento aprobado, garantizando que el 13 documento custodiado sea el vigente y que la documentacin derogada est debidamente identificada. Coordina, mediante memorndum dirigido a la UTIN, la publicacin del 14 documento aprobado en la Intranet, Portal Institucional o Portal de Transparencia, segn corresponda, de acuerdo con lo sealado en el numeral 7.11 del presente. Actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos, incluyendo el documento 15 aprobado y actualizando el estado de la documentacin derogada, de ser el caso.

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N Difusin del Documento 16

Actividad

Responsable Unidad de Planeamiento y Racionalizacin Representante de la Direccin/ Oficial de Seguridad de la Informacin Jefe del rgano/Jefe de la Unidad Orgnica Unidad de Planeamiento y Racionalizacin

Comunica la aprobacin del documento, va correo electrnico, al personal de PROMPER. Actualiza la base documental del SGC o del SGSI, segn corresponda, incluyendo el documento vigente en la carpeta ISO 9001/27001, segn 17 corresponda, y archiva el documento derogado en la carpeta Documentos Derogados, adicionando al nombre un sufijo que indique el nmero de versin obsoleta. 18 Difunde la inclusin de un nuevo documento o versin a todo el personal involucrado en la aplicacin del mismo. Control de Vigencia 19 En forma permanente, controla la vigencia de los documentos normativos y de orientacin en uso. Fin del procedimiento. 9. REGISTROS Descripcin Lista Maestra de Documentos Internos Lista de Distribucin de Documentos 10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS N de versin 01 01 01 03 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 1 2 3 3 3 3 4 5 5 5 5 5 6 6 6 6 N de captulo/ tem Prrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Cartula y Encabezados ----3.4 3.5 y 3.6 3.7 ----5.2 y 5.3 5.5 5.7 5.11 --6.1 y 6.2 6.5 6.5.1 y 6.5.4 6.6 Cdigo FO-MEJ-011 FO-MEJ-012 N de ejemplares 1 1

Lugar de archivo Archivo del rea Archivo del rea

Tiempo de archivo (Aos) Permanente Permanente

Modificaciones Se antepuso al nombre del procedimiento la palabra Procedimiento de. Se modific el Objetivo del procedimiento. Se modific el Alcance del procedimiento. Se remplaz el documento a consultar por la versin vigente. Se completaron los nombres de los documentos a consultar. Se modific la denominacin del Manual de Calidad de la Subdireccin de Servicios y Asistencia Empresarial por Manual de Calidad de la Direccin de Promocin de las Exportaciones. Se incorpor el nuevo documento a consultar (numeral 3.8). En el Glosario de Trminos se retiraron los trminos PROMPER, DPE, N/A, PDF y SDSAE; se incorporaron los trminos OSI y SGSI; asimismo, se remplazaron los trminos UPR por UPRA, y UTI por UTIN. Se actualizaron estos cambios en el todo el documento. Se cambi las definiciones de Documento Controlado y Documento Derogado. Se complement la definicin de Documento Controlado. Se cambi de nombre al documento interno Formulario por Formato. Se retir la definicin de Representante de la Direccin. Se adicionaron las definiciones de los tipos de documento Reglamento y Cartilla. Se juntaron en una sola condicin bsica y se actualiz el grafico que presenta la jerarqua de los documentos internos. Se hizo mayor precisin del formato y presentacin de los documentos internos. Se adicionaron los tipos de documentos Directiva, Reglamento y Cartilla. Se adicionaron los Documentos de Gestin Institucional, Reglamentos, Guas y Cartillas.

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N de versin 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 11.ANEXOS

N de captulo/ tem 6 7 7 7 8 8 8 11 11 11

Prrafo/ Figura/ Tabla/ Nota 6.6.3 7.1 7.9 --8.1 y 8.19 8.15 Anexo A Anexos B, C y D Anexo E Anexo F

Modificaciones Se adicion al cdigo del tipo de documento FO como parte de la codificacin de los formatos. Se incorporaron los documentos internos: Documentos de Gestin Institucional, Reglamentos, Cartillas para considerarlos en la forma de realizar la identificacin de cambios. Se precis acerca de la forma de aprobacin de los Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin e Instructivos. Se incorpor el numeral 7.11, precisando el lugar de publicacin de los documentos internos, de acuerdo a quien est dirigido. Se adicion al SGSI, producto del nuevo alcance del presente procedimiento. Se separ en dos pasos para mayor aclaracin. Se actualiz el diagrama de flujo. Se modificaron los documentos Siglas de rganos y Unidades Orgnicas, Tipos de Documentos Internos yNiveles de Aprobacin de Documentos Internos. Se modific el cdigo y contenido del formato Lista Maestra de Documentos Internos. Se modific el cdigo y se cambi la denominacin del formato Lista de Distribucin de Documentos Internos.

Descripcin Diagrama de Flujo Siglas de rganos y Unidades Orgnicas Tipos de Documentos Internos Niveles de Aprobacin de Documentos Internos Formato Lista Maestra de Documentos Internos Formato Lista de Distribucin de Documentos

Anexo A B C D E F

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Anexo: A

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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Control de Documentos Internos
PROMPER Equipo de Trabajo
Inicio
1

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Pg.1/1

Jefe del rgano / Jefe de la Unidad Orgnica

Unidad de Planeamiento y Racionalizacin

Representante de la Direccin/ Oficial de Seguridad de la Informacin

Identifica la necesidad de elaborar un documento

Nuevo documento? No 4 5

Solicita la modificacin del documento

6

Evala si procede la solicitud

Modifica el documento
Si
Documento modificado

Si

Procede? No 5.2

Comunica al solicitante la(s) razn(es) de la no procedencia de la solicitud

7

Revisa el documento
2
Documento revisado

C
11

Define e identifica la jerarqua del documento

3

Conforme? No

Revisa el formato, congruencia y consistencia del documento

12

7.2

Elabora el documento
Documento nuevo

Si

Comunica observaciones

Codifica el documento (cuando corresponda) y tramita la aprobacin del documento

13

7.1

Somete a discusin pblica la versin preliminar del documento, o se da su aplicacin directa

Archiva en medio fsico y virtual el documento aprobado

14 Documento

Observaciones?

Coordina la publicacin del documento aprobado (en la intranet, portal institucional o portal de transparencia)
7.1.1 15 No

Si 8

Analiza las observaciones recibidas y obtiene informacin para la modificacin

9

Deriva observaciones al equipo de trabajo

Documento observado

Actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos

10

16

17

Incorpora en el documento las observaciones que correspondan

Deriva documento para su revisin, codificacin y trmite de aprobacin

Documento revisado

Comunica la aprobacin del documento al personal de PROMPER

Actualiza la base documental del SGC o del SGSI

18

19

Difunde la inclusin del documento a todo el personal involucrado en la aplicacin del mismo A

Controla la vigencia de los documentos normativos y de orientacin en uso

Fin

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Anexo: B

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ANEXO B: SIGLAS DE RGANOS Y UNIDADES ORGNICAS SIGLA SG OAJ OPP UPRA UPRE UCIN OAF UAAD UAFI UTIN UPER OST DAAS UAPU UFEV OCI DE GCAF SPC DAPE DPAC DMDA DIMO DESE SAE DDRE DAEC DGCA DPPM DFEX SIP DIME DINE DPT STI DRNA DRCE DRSU DIPE STR DALE DMLA SECRETARA GENERAL OFICINA DE ASESORA JURDICA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIN UNIDAD DE PRESUPUESTO UNIDAD DE COOPERACIN INTERNACIONAL OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD DE ASUNTOS FINANCIEROS UNIDAD DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN UNIDAD DE PERSONAL OFICINA DE SERVICIOS TRANSVERSALES DEPARTAMENTO DE APOYO Y AUSPICIOS UNIDAD DE AUDIOVISUALES Y PUBLICACIONES UNIDAD DE FERIAS Y EVENTOS OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL DIRECCIN DE PROMOCIN DE LAS EXPORTACIONES PROYECTO GEF-CAF (CONVENIO DE APOYO A LA BIODIVERSIDAD) SUBDIRECCIN DE PROMOCIN COMERCIAL DEPARTAMENTO AGROINDUSTRIAL Y PECUARIO DEPARTAMENTO DE PESCA Y ACUICULTURA DEPARTAMENTO DE MANUFACTURAS DIVERSAS Y ARTESANAS DEPARTAMENTO DE INDUSTRIA DE LA MODA DEPARTAMENTO DE EXPORTACION DE SERVICIOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS Y ASISTENCIA EMPRESARIAL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO REGIONAL DEPARTAMENTO DE ASESORA EMPRESARIAL Y CAPACITACIN DEPARTAMENTO DE GESTIN DE LA CALIDAD DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS MULTISECTORIALES DEPARTAMENTO DE FACILITACIN DE LAS EXPORTACIONES SUBDIRECCIN DE INTELIGENCIA Y PROSPECTIVA COMERCIAL DEPARTAMENTO DE INTELIGENCIA DE MERCADOS DEPARTAMENTO DE INFORMACIN Y NEGOCIOS ELECTRNICOS DIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO SUBDIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO INTERNO DEPARTAMENTO REGIN NOR AMAZNICA DEPARTAMENTO REGIN CENTRO DEPARTAMENTO REGIN SUR DEPARTAMENTO IPERU SUBDIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO RECEPTIVO DEPARTAMENTO DE ALIANZAS ESTRATGICAS DEPARTAMENTO DE MERCADO LATINO AMRICA DESCRIPCIN

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Anexo: B

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SIGLA DMAN DMAO DMEU SMT DIMT DANE DPUB DGCW DI DPES DGMA GPRE DGPU

DESCRIPCIN DEPARTAMENTO DE MERCADO ANGLOSAJN DEPARTAMENTO DE MERCADO DE ASIA Y OCEANA DEPARTAMENTO DE MERCADO EUROPEO SUBDIRECCIN DE MERCADEO TURSTICO DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN DE MERCADOS TURSTICOS DEPARTAMENTO DE ANLISIS ESTRATGICO DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD DEPARTAMENTO DE GESTIN DE CONTENIDOS WEB DIRECCIN DE PROMOCIN DE IMAGEN PAS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESPECIALES DEPARTAMENTO DE GESTIN DE MARCA GABINETE DE PRENSA DEPARTAMENTO DE GESTIN PUBLICITARIA

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Anexo: C

Versin: 02

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ANEXO C: TIPOS DE DOCUMENTOS INTERNOS

CDIGO DG PO RE DI MA GU PR FO IN FI CA

TIPO DE DOCUMENTO INTERNO Documento de Gestin Institucional Poltica Reglamento Directiva Manual Gua Procedimiento Formato Instructivo Ficha de Indicadores de Gestin Cartilla

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Anexo: D

Versin: 02

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ANEXO D: NIVELES DE APROBACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

TIPO DE DOCUMENTO Polticas Directivas Reglamento

MODALIDAD DE REVISIN Aplicacin Directa Aplicacin Directa Aplicacin Directa

ALCANCE Institucional Institucional Institucional Institucional Oficina Unidad Direccin Subdireccin Departamento Oficina Unidad Subdireccin Departamento Departamento Unidad Institucional Oficina Unidad Direccin Subdireccin Departamento Departamento Unidad

Manuales/ Guas

Discusin Pblica

Procedimientos Instructivos
(cuando este no forma parte de otro documento)

Discusin Pblica

Discusin Pblica

NIVEL DE APROBACIN Consejo Directivo/ Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Director Director Director Jefe de Oficina Jefe de Oficina Subdirector Subdirector Subdirector Jefe de Oficina Secretaria General Secretaria General Secretaria General Director Director Director Subdirector Jefe de Oficina

Guas

Aplicacin Directa

Cartillas

Aplicacin Directa

Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo: UPRA-MEJ-PR-05

Anexo: E

Versin: 02

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ANEXO E: FORMATO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo: UPRA-MEJ-PR-05

Anexo: F

Versin: 02

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ANEXO F: FORMATO LISTA DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS