Gerenciadelos Recursos Humanosdel Proyecto

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
Expositor: Vctor Reyna Vargas, PMP Ingeniero de Sistemas vreynav@gmail.com
Junio 2006 Lima, Per
Agenda

Introduccin Planificar los ecursos !umanos "d#uirir el $#ui%o del Proyecto &esarrollar el $#ui%o del Proyecto 'estionar el $#ui%o del Proyecto
Taller de Gerencia de Proyectos
ntroduccin
Taller de Gerencia de Proyectos ()ctor eyna (argas, P*P Ingeniero de Sistemas
ntroduccin
Gerencia de Proyectos
Gerencia de la Integracin
Gerencia del Alcance
Gerencia del Tiempo
Gerencia del Costo
Gerencia de la Calidad
Gerencia de los Recursos Humanos
Gerencia de las Comunicaciones
Gerencia de los Riesgos
Gerencia de la Logstica
!orma para GdP de un Proyecto

Procesos de un ,rea de -onocimiento Iniciacin 6. 'erencia del /iem%o del Proyecto 'ru%o de Procesos de 'erencia de Proyectos Planificacin $.ecucin Seguimiento y -ontrol 6.6 -ontrolar -ronograma el -ierre
6.0 &efinir las actividades 6.2 $sta1lecer la secuencia de actividades

6.+ $stimar recursos de "ctividades 6.2 $stimar duracin de "ctividades 6.3 &esarrollar -ronograma los las la las el los el de la 5.2 "segurar -alidad la
4. 'erencia del -osto del Proyecto
4.0 $stimar -ostos 4.2 Pre%arar Presu%uesto -ostos 5.0 Planificar -alidad
4.+ -ontrolar los -ostos
5. 'erencia de la -alidad del Proyecto 6. 'erencia de los ecursos !umanos del Proyecto
5.+ -ontrolar -alidad
la
6.0 Planificar los ecursos !umanos
6.2 "d#uirir el $#ui%o del Proyecto 6.+ &esarrollar el $#ui%o del Proyecto
6.2 'estionar el $#ui%o del Proyecto
'ru%os de Procesos de Planificacin

Grupo de Procesos de Seguimiento y $ontrol Planear "lcance !e#inir "lcance 'stimar recursos de las acti(idades $rear %&S 'stimar costo Planear gerencia de riesgos Identi#icar riesgos "nali*ar riesgos +ualitati(amente "nali*ar riesgos +uantitati(amente Planear compras y ad+uisiciones Presupuestar costo Plani#icar los Recursos )umanos Planear calidad Planear comunicaci n Planear contrataci n Planear respuesta a riesgos 'stimar la duraci n de las acti(idades Secuenciar las acti(idades
Grupo de Procesos de Iniciaci n
!esarrollar Plan de Gerencia del Proyecto
!e#inir acti(idades
!esarrollar el cronograma
Grupo de Procesos de ',ecuci n
Grupo de Procesos de $ierre
'ru%os de Procesos de $.ecucin
Grupo de Procesos de Iniciaci n !irigir y Gerenciar la e,ecuci n del proyecto
Reali*ar aseguramiento de calidad "d+uirir al e+uipo del proyecto !esarrollar al e+uipo del proyecto Solicitar respuesta de pro(eedores !istri.uir in#ormaci n
Grupo de Procesos de Monitoreo y $ontrol
Grupo de Procesos de Plani#icaci n
Seleccionar pro(eedores
Grupo de Procesos de $ierre
'ru%os de Procesos de Seguimiento y -ontrol

Veri#icar el alcance $ontrolar el cronograma Re(isar y $ontrolar el Tra.a,o del Proyecto $ontrolar la calidad $ontrolar el alcance $ontrolar el costo Gerenciar al e+uipo del proyecto In#ormar del rendimiento Seguimiento y control de riesgos Grupo de Procesos de $ierre
Grupo de Procesos de Iniciaci n
Grupo de Procesos de Plani#icaci n
Grupo de Procesos de ',ecuci n
$ontrol Integrado de $am.ios
Gerenciar sta0e1olders
"dministrar el contrato
ntroduccin
Procesos necesarios %ara organi7ar y dirigir el e#ui%o del %royecto. Procesos de la 'erencia de los ecursos !umanos del Proyecto

6.0 6.2 6.+ 6.2
Planificar los ecursos !umanos "d#uirir el $#ui%o del Proyecto &esarrollar el $#ui%o del Proyecto 'estionar el $#ui%o del Proyecto
ntroduccin
Gerencia de los Recursos Humanos
9.1 Plani icar Recursos Humanos
los
9.! Ad"uirir el #"uipo del Proyecto

6.tener los recursos 1umanos necesarios para concluir el proyecto
9.$ %esarrollar el #"uipo del Proyecto

Me,orar las competencias y la interacci n de los miem.ros del e+uipo para lograr un me,or entendimiento del proyecto
Identi#icar y documentar los roles del proyecto, las responsa.ilidades y las relaciones de in#orme5 $rear el Plan de Gesti n de Personal
9.& Gestionar el #"uipo del Proyecto

)acer un seguimiento del rendimiento de los miem.ros del e+uipo, proporcionar retroalimentaci n, resol(er pol7micas y coordinar cam.ios para me,orar el rendimiento del proyecto
34
nteracciones entre los Grupos de Procesos
'i(el de Interaccin entre procesos
Grupos de Procesos de Iniciaci n
Grupos de Procesos de Plani#icaci n
Grupos de Procesos de ',ecuci n
Grupos de Procesos de Seguimiento y $ontrol
Grupos de Procesos de $ierre
Inicio
TI#)P*
8inali*aci n
33
"#$ Plani%icar los Recursos Humanos
02
"#$ Plani%icar los Recursos Humanos

!. Herramientas y T,cnicas 1.
35 25 95
#ntradas
8actores "m.ientales de la 'mpresa "cti(os de los Procesos de la 6rgani*aci n Plan de Gesti n del Proyecto
35 25 95
6rganigramas y !escripciones de $argos $reaci n de $one:iones Teora de la 6rgani*aci n
$. +alidas
35 25 95 Roles y Responsa.ilidades 6rganigramas del Proyecto Plan de Gesti n del Personal
39
"#$ Plani%icar los Recursos Humanos & $# Entradas

0.
8actores "m1ientales de la $m%resa
Partici%acin de las organi7aciones en los roles y res%onsa1ilidades "ctuales disci%linas t9cnicas e interacciones %ersonales -ultura y estructura de la organi7acin:

;rgani7ativos /9cnicos Inter%ersonales Log)sticos Pol)ticos
estricciones en la %lanificacin de
$structura de la organi7acin -onvenios colectivos de tra1a.o -ondiciones econmicas
!!
34

2.
"ctivos de los Procesos de la ;rgani7acin
educen tiem%o de %lanificacin y evitan omisin de res%. Plantillas

;rganigramas del %royecto &escri%ciones de cargos $valuaciones del rendimiento del %royecto $nfo#ue est<ndar de gestin de conflictos oles y res%onsa1ilidades comunes del %royecto -om%etencias t)%icas Programas de formacin eglas 1<sicas del e#ui%o -onsideraciones so1re seguridad Pol9micas de cum%limiento IdeasTaller so1rede recom%ensas Gerencia de Proyectos
Listas de control

35

+.
Plan de 'estin del Proyecto

e#uisitos de recursos de las actividades &escri%ciones de las actividades de gestin del %royecto:

"seguramiento de calidad 'estin de riesgos y ad#uisicin
36
"#$ Plani%icar los Recursos Humanos & '# Herr y Tec

0.
;rganigramas y &escri%ciones de -argos
&ocumentan los roles y res%onsa1ilidades e#ui%o &iagramas de ti%o .er<r#uico

del
$structuran los cargos y relaciones en un formato gr<fico descendente $structura de desglose de la organi7acin =;>S? La matri7 de asignacin de res%onsa1ilidades = "*? ilustra las cone@iones entre el tra1a.o a reali7ar y los miem1ros del e#ui%o &escri%ciones detalladas de las res%onsa1ilidades del e#ui%o, autoridad, com%etencias y calificaciones egistro de riesgos Taller de Gerencia de Proyectos Plan de comunicacin
&iagramas 1asados en una matri7
8ormatos orientados al te@to
;tras secciones del %lan de gestin del %royecto

3-
3/

2.
-reacin de -one@iones
Interaccin informal: forma constructiva de com%render factores #ue tendr<n un im%acto en la gestin del %ersonal "ctividades: corres%ondencia %roactiva, almuer7os de negocios, conversaciones informales y conferencias es%eciali7adas Pro%orciona informacin de las formas en #ue se com%ortan las %ersonas, los e#ui%os y las unidades de la organi7acin "%licando %rinci%ios se reduce la cantidad de tiem%o necesaria %ara crear las salidas del %roceso y me.orar la %ro1a1ilidad de una %lanificacin efectiva
Taller de Gerencia de Proyectos 32
2.
/eor)a de la ;rgani7acin
"#$ Plani%icar los Recursos Humanos & (# )alidas

0.

oles y
es%onsa1ilidades
Aecesarios %ara concluir el %royecto ol: Parte de un %royecto de la cual una %ersonal es res%onsa1le =$.m. Ingeniero de caminos, enlace con los tri1unales, analista de negocios, etc.? "utoridad: &erecBo de a%licar los recursos del %royecto, tomar decisiones y firmar a%ro1aciones =$.m. Seleccin de m9todos, ace%tacin de calidad, etc.? es%onsa1ilidad: /ra1a.o #ue se es%era #ue realice un miem1ro del e#ui%o del %royecto %ara com%letar las actividades de un %royecto -om%etencia: !a1ilidad y ca%acidad necesarias %ara com%letar las actividades del %royecto

2.
;rganigramas del Proyecto
e%resentacin gr<fica de los miem1ros del e#ui%o del %royecto y sus relaciones de informe 8ormal o informal, muy detallado y am%liamente es1o7ado &escri1e cu<ndo y cmo se cum%lir<n los re#uisitos de !! -once%tos #ue de1en tenerse en cuenta:

+.
Plan de 'estin de Personal
"d#uisicin de %ersonal !orarios -riterios de li1eracin Aecesidades de formacin econocimiento y recom%ensas -um%limiento Taller de Gerencia de Proyectos Seguridad
23
22
Inicio
TI#)P*
8inali*aci n
29
"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto
22
"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto
!. Herramientas y T,cnicas 1. #ntradas

35 25 95 45 55 8actores "m.ientales de la 'mpresa "cti(os de los Procesos de la 6rgani*aci n Roles y Responsa.ilidades 6rganigramas del Proyecto Plan de Gesti n del Personal 35 25 95 45 "signaci n Pre(ia =egociaci n "d+uisici n '+uipos Virtuales
$. +alidas
35 25 95 "signaciones del Personal del Proyecto !isponi.ilidad de Recursos Plan de Gesti n del Personal ;act<
25
"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto & $# Entradas

0.
8actores "m1ientales de la $m%resa
8uentes internas y e@ternas %ara la ad#uisicin del e#ui%o del %royecto -aracter)sticas %ara la asignacin de %ersonal:

&is%oni1ilidad -a%acidad $@%eriencia Intereses -osto
2.
Pol)ticas, gu)as o %rocedimientos %ara la asignacin de %ersonal &e%artamento !! ayudan en el reclutamiento, contratacin y orientacin del e#ui%o del %royecto
"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto & $# Entradas

+.
oles y
es%onsa1ilidades
&escritos en 6.0.+.0 &escritos en 6.0.+.2 &escrito en 6.0.+.+
+. +.
Plan de 'estin del Personal
2-
"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto & '# Herr# y Tec#

0.
"signacin Previa

-onocimiento, %royecto *otivos:

con
antici%acin,
del
e#ui%o
del
Parte de una %ro%uesta com%etitiva &e%endencia de la e@%eriencia de determinadas %ersonas Incluidos en el "cta de -onstitucin del %royecto
0.
Aegociacin
Las asignaciones de %ersonal se negocian con:

'erentes funcionales ;tros e#ui%os de gestin del %royecto
La ca%acidad de e.ercer influencia so1re otros desem%eCa un rol im%ortante en la negociacin de asignacin de %ersonal -uando no de e@iste %ersonal interno necesario %ara2/ Taller Gerencia de Proyectos concluir el %royecto, los servicios necesarios se
0.
"d#uisicin
"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto & '# Herr# y Tec#

2.
$#ui%os (irtuales

'ru%os de %ersonas #ue cum%len sus roles con %oco o nada de tiem%o en reuniones cara a cara La comunicacin electrnica Ba BecBo via1le la e@istencia de estos e#ui%os $l e#ui%o virtual Bace %osi1le:

8ormar e#ui%os de la misma com%aC)a #ue viven en <reas geogr<ficas diferentes "%ortar e@%eriencia es%ecial con el e@%erto fuera del <rea geogr<fica Incor%orar em%leados #ue tra1a.an en oficinas en sus domicilios 8ormar e#ui%os de diferentes turnos u Borarios Incluir %ersonas con disca%acidades de movilidad "van7ar en %royectos %otencialmente ignorados de1ido a los gastos de via.es
Im%ortancia de la %lanificacin de las comunicaciones en el entorno del e#ui%o virtual

"#' Ad*uirir el E*uipo del Proyecto & (# )alidas

0.
"signaciones del Personal del Proyecto
&irectorio del e#ui%o del %royecto, memorandos a los miem1ros del e#ui%o y otras %artes del %lan del %royecto
2.
&is%oni1ilidad de
ecursos
&ocumentar los %er)odos de tiem%o #ue cada miem1ro %uede tra1a.ar en el %royecto Influye en la creacin de un cronograma final fia1le =Seccin 6.3.+.0? -am1ios en el %lan segn se cum%lan los roles y res%onsa1ilidades ;tros motivos: ascensos, .u1ilaciones, enfermedades, %ol9micas de rendimiento y cam1ios Tallerde de Gerencia en la carga tra1a.o de Proyectos
+.
Plan de 'estin del Personal =actuali7acin?
94
"#( +esarrollar el E*uipo del Proyecto
+0
"#( +esarrollar el E*uipo del Proyecto

35 25 95 "signaciones del Personal del Proyecto Plan de Gesti n del Personal !isponi.ilidad de Recursos 35 25 95 45 55 65 )a.ilidades de !irecci n General 8ormaci n "cti(idades de !esarrollo del '+uipos Reglas &>sicas Reu.icaci n Reconocimiento y Recompensas
$. +alidas
35 '(aluaci n del Rendimiento del '+uipo
92
"#( +esarrollar el E*uipo del Proyecto & $# Entradas

0. 2.
&escritas en 6.2.+.0 &escrito en 6.0.+.+ Identifica estrategias y %lanes de formacin %ara desarrollar el e#ui%o del %royecto Se agrega: recom%ensas, retroalimentacin, formacin adicional y acciones disci%linarias

+.
&is%oni1ilidad de
ecursos
&escrita en 6.2.+.2
99
"#( +esarrollar el E*uipo del Proyecto & '# Herr y Tec

0.
!a1ilidades de &ireccin 'eneral
Las Ba1ilidades inter%ersonales son de es%ecial im%ortancia %ara el desarrollo del e#ui%o $m%at)a, influencia, creatividad y facilitacin del gru%o son activos valiosos en la gestin del e#ui%o del %royecto "ctividades diseCadas %ara me.orar al e#ui%o del %royecto 8ormal o informal La formacin %rogramada se reali7a segn lo esta1lecido en el %lan de gestin del %ersonal La formacin no %rogramada se reali7a como resultado de o1servaciones, conversaciones y Taller de Gerencia de Proyectos evaluaciones del rendimiento del %royecto
0.
8ormacin
94

+.
"ctividades de &esarrollo de $#ui%os
(ariadas

3 minutos durante una reunin de revisin del estado del %royecto $@%eriencia fuera del lugar del tra1a.o
"lgunas actividades de gru%o =&esarrollar $&/? %ueden aumentar la coBesin del e#ui%o cuando se estructura y facilita correctamente Im%ortante: alentar la comunicacin y actividades informales entre el e#ui%o (aliosas cuando los miem1ros tra1a.an virtualmente
2.
eglas ><sicas
$@%ectativas claras acerca del com%ortamiento ace%ta1le %or %arte de los miem1ros del e#ui%o educeTaller los malos de entendidos y aumenta la de Gerencia Proyectos %roductividad
95

3.
eu1icacin
-olocar a los miem1ros del e#ui%o en el mismo lugar %ara me.orar su ca%acidad de actuar como e#ui%o /em%oral o a lo largo de todo el %royecto
6.
econocimiento y
ecom%ensas
econocer y recom%ensar el com%ortamiento desea1le Se desarrollan en la %lanificacin de los !! $l otorgamiento de %remios se dan a trav9s de evaluaciones del rendimiento ecom%ensar slo el com%ortamiento desea1le 8omentar la recom%ensa ganar D ganar y no ganar E %erder /ener en cuenta las diferencias culturales
96
"#( +esarrollar el E*uipo del Proyecto & $# )alidas

0.
$valuacin del

endimiento del $#ui%o
$valuar efectividad del e#ui%o del %royecto La evaluacin incluye indicadores como:

*e.oras en las Ba1ilidades de una %ersona %ara reali7ar las actividades de forma m<s efectiva *e.oras en las com%etencias y los sentimientos #ue ayudan al e#ui%o a me.orar su rendimiento *enor )ndice de rotacin de %ersonal
9-
Inicio
TI#)P*
8inali*aci n
9/
"#, Gestionar el E*uipo del Proyecto
+6
"#, Gestionar el E*uipo del Proyecto

35 25 95 45 55 65 -5 /5 "cti(os de los Procesos de la 6rgani*aci n "signaciones del Personal del Proyecto Roles y Responsa.ilidades 6rganigramas del Proyecto Plan de Gesti n del Personal '(aluaci n del Rendimiento del '+uipo In#ormaci n so.re el Rendimiento del Tra.a,o In#ormes de Rendimiento 35 25 95 45 6.ser(aci n y $on(ersaci n '(aluaciones del Rendimiento del Proyecto Gesti n de $on#lictos Registro de Pol7micas
$. +alidas
35 25 95 45 55 $am.ios Solicitados "cciones $orrecti(as Recomendadas "cciones Pre(enti(as Recomendadas "cti(os de los Procesos de la 6rgani*aci n ;act< Plan de Gesti n del Proyecto ;act<
44
"#, Gestionar el E*uipo del Proyecto & $# Entradas

0.
Ftili7ar %ol)ticas, %rocedimientos y sistemas de recom%ensa de los em%leados &e1e %onerse a dis%osicin del e#ui%o de gerencia:

-enas de reconocimiento de la organi7acin -ertificados de agradecimiento >oletines informativos /a1leros de anuncios Sitios Ge1 $structura de 1onificaciones Indumentaria de la em%resa ;tros 1eneficios e@tra
2.
&escritas en 6.2.+.0

+.
oles y
es%onsa1ilidades
&escritos en 6.0.+.0 &escritos en 6.0.+.2 &escrito en 6.0.+.+ Per)odos de tra1a.o del e#ui%o Planes de formacin, re#uisitos de certificacin
+. +.

6.
$valuacin del

endimiento del $#ui%o
&escrita en 6.+.+.0 Permite resolver %ol9micas, modificar la comunicacin, tratar los conflictos y me.orar interaccin del e#ui%o
42

4.
Informacin so1re el

endimiento del /ra1a.o
;1servar directamente el rendimiento del e#ui%o /ener en cuenta =durante la o1servacin?:

Partici%acin del miem1ro del e#ui%o en las reuniones Seguimiento de %untos de accin -laridad de comunicacin
4.
Informes de
endimiento
Pro%orcionan documentacin acerca del rendimiento en com%aracin con el %lan de gestin del %royecto "yudan a determinar los re#uisitos futuros de recursos Bumanos, reconocimiento y recom%ensa, actuali7aciones del %lan de gestin de %ersonal
"#, Gestionar el E*uipo del Proyecto & '# Herr y Tec

0.
;1servacin y -onversacin
Fsadas %ara mantenerse en contacto con el tra1a.o y las actitudes de los miem1ros del e#ui%o del %royecto
0.
$valuaciones del
endimiento del Proyecto
&e%endientes de:

&uracin del %royecto -om%le.idad del %royecto Pol)tica de la organi7acin e#uisitos de los contratos de tra1a.o -antidad y calidad de la comunicacin regular
Los miem1ros reci1en retroalimentacin de las %ersonas #ue su%ervisan su tra1a.o del %royecto ;1.etivos de las evaluaciones del rendimiento:
"clarar roles y res%onsa1ilidades
44

"clarar roles y res%onsa1ilidades -ontar con un tiem%o %ara #ue los miem1ros reci1an retroalimentacin %ositiva &escu1rir %ol9micas desconocidas o no resueltas &esarrollar %lanes de formacin individuales $sta1lecer o1.etivos es%ec)ficos %ara futuros %er)odos
+.
'estin de -onflictos
*ayor %roductividad y relaciones la1orales %ositivas cuando se reali7a de manera e@itosa 8uentes de conflictos:

ecursos escasos Prioridades del cronograma $stilos de tra1a.o %ersonales
/ratarse en las fases tem%ranas y en %rivado usando un enfo#ue directo y construtivo


2.
egistro de Pol9micas
&ocumentar #ui9nes son las %ersonas res%onsa1les de resolver %ol9micas es%ec)ficas antes de una fecBa "yuda a su%ervisar las %ol9micas Basta el cierre La resolucin de %ol9micas trata los o1st<culos #ue im%iden #ue el e#ui%o logre sus o1.etivos
46
"#, Gestionar el E*uipo del Proyecto & (# )alidas

0.
-am1ios Solicitados
-am1ios de %ersonal %ueden afectar el %lan del %royecto Procesados a trav9s del -ontrol Integrado de -am1ios
2.
"cciones -orrectivas

ecomendadas
-am1ios en el %ersonal 8ormacin adicional "cciones disci%linarias
+.
"cciones Preventivas
ecomendadas
8ormacin cru7ada %ara reducir %ro1lemas durante las ausencias de miem1ros "claracin de los roles %ara asegurar res%onsa1ilidades Taller de Gerencia de Proyectos /iem%o %ersonal adicional en %revisin del tra1a.o
4-
"#, Gestionar el E*uipo del Proyecto & (# )alidas

2.
"ctivos de los Procesos de la ;rgani7acin =act.?
$ntrada de las evaluaciones de rendimiento de la organi7acin &ocumentacin so1re lecciones a%rendidas

;rganigramas del %royecto, descri%ciones de cargos y %lanes de gestin de %ersonal =%lantillas? eglas 1<sicas, t9cnicas de gestin de conflictos y eventos de reconocimiento #ue fueron tiles Procedimiento %ara e#ui%os virtuales, reu1icacin, negociacin, formacin y desarrollo de e#ui%os !a1ilidades y com%etencias Pol9micas y soluciones documentadas
3.
Plan de 'estin del Proyecto =actuali7aciones?
-omo resultado de las solicitudes de cam1ios y acciones correctivas a%ro1adas Taller de Gerencia de Proyectos
4/
Gestin del 0osto del Proyecto
-in de la Presentacin
. Preguntas /####
42

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